i
elektronik yang dapat menggantikan atau meringankan tugas manusia dalam proses untuk menyimpan data, memproses data dan menyajikan data ke dalam sebuah informasi dalam waktu yang cepat dan akurat. Cahaya Kencana Motor adalah merupakan perusahaan yang bergerak di bidang penjualan mobil bekas, dalam proses pembelian dan penjualan masih menggunkan cara manual. Seperti dalam pembuatan laporan pembelian, data stok barang, laporan penjualan, data kendaraan, data konsumen dan data supplier masih menggunakan cara manual yaitu menggunakan media tertulis. Tujuan pembuatan skripsi ini adalah membuat suatu sistem yang dapat membantu sistem pengolahan data yang akurat dan mudah serta pembuatan laporan pembelian dan penjualan yang lebih praktis dan akurat agar dapat meningkatkan efisiensi waktu.
Metode penelitian yang digunakan adalah Metode Penelitian Deskriptif. Suatu metode yang membuat gambaran secara sistematis, berupa suatu sistem pemikiran ataupun suatu peristiwa pada masa sekarang, karena lebih memfokuskan pada masalah yang aktual sehingga dapat membuat prediksi dan menarik kesimpulan serta berusaha memenuhi jawaban sebagai pengujian.
Hasil yang ingin dicapai adalah dapat merancang suatu sistem yang diharapkan mampu memberikan kemudahan pada perusahaan untuk melakukan proses pengolahan data pembelian dan penjualan serta dalam pembuatan laporan pembelian dan laporan penjualan dengan cepat dan akurat dan juga mengatasi atau meminimalisir segala kesalahan yang selama ini sering terjadi di showroom Cahaya Kencana Motor.
ii ABSTRACT
Along with the progress of time and the advent of technology and science on the computer at this time brings a great influence on the development of the business world. Computer is one electronic device that can replace or relieve human tasks in the process of storing the data, process the data and present the data into an information in a fast and accurate. Cahaya Kencana Motor is a company engaged in the sale of used cars, in the process of buying and selling are still using manual way. As in making purchasing reports, inventory data, sales reports, vehicle data, customer data and data suppliers are still using manual way is to use the written media. The purpose of making this thesis is to create a system that can help the data processing system is accurate and easy and making purchases and sales reports are more practical and accurate in order to improve the efficiency of time.
The method used is Descriptive Research Methods. A method of making a picture of systematic, form a system of thought or an event in the present, as it focuses on the actual problems that can make predictions and draw conclusions and try to meet the answers as testing.
Results to be achieved are able to design a system that is expected to provide ease in the company to perform the data processing of purchase and sale as well as in making the report purchases and sales reports quickly and accurately and also overcome or minimize any errors that have been common in the showroom Cahaya Kencana Motor.
1 1.1 Latar Belakang Penelitian
Seiring dengan kemajuan zaman dan Kehadiran teknologi dan ilmu pengetahuan mengenai komputer pada saat sekarang ini membawa pengaruh yang besar terhadap perkembangan dunia bisnis. Komputer merupakan salah satu alat elektronik yang dapat menggantikan atau meringankan tugas manusia dalam proses untuk menyimpan data, memproses data dan menyajikan data ke dalam sebuah informasi dalam waktu yang cepat dan akurat. Oleh sebab itu computer banyak digunakan dalam bidang bisnis, administrasi di perusahaan pemerintah maupun perusahaan swasta dalam menyelesaikan masalah administrasi. Sistem informasi dapat menunjang kemjuan usaha bisnis apabila dikelola dengan baik sesuai dengan standar yang berlaku. Sebuah organisasi atau perusahaan membutuhkan sistem informasi pembelian dan penjualan untuk menghasilka n informasi yang dibutuhkan.
2
Selain dari banyaknya keluaran mobil terbaru, ada beberapa hal yang mendorong bisnis penjualan mobil bekas di Indonesia terus meningkat, yaitu harga mobil baru yang semakin tinggi. Selain itu salah satu faktor yang menentukan harga jual kendaraan baru adalah nilai tukar rupiah terhadap US Dollar atau Yen Jepang. Jika nilai tukar rupiah melemah, maka produsen mobil di Indonesia terpaksa menaikan harga jual kendaraannya. Hal ini membuat harga mobil baru terus meningkat. Sehingga calon pembeli yang kemampuan daya belinya tidak terlalu kuat, dapat membeli mobil bekas merupakan salah satu pilihannya.
Alasan lainnya, konsumen tidak ingin menunggu mobil baru yang terlalu lama. Pada beberapa tipe mobil yang laris di pasaran, masa tunggu kendaraan keluar dari showroom kadang terlalu lama. Sehingga banyak calon pembeli yang tidak sabar menunggu masa indent tersebut, akhirnya lebih memilih mencari alternatif lain dengan membeli mobil bekas yang bisa langsung pakai. Hal ini berlaku ketika kapasitas produksi atau kuota impor suatu model tidak lagi sesuai dengan banyaknya permintaan pasar. Contohnya pada mobil Toyota Avanza, Daihatsu Xenia, Nissan Grand Livina, Honda Jazz, dan lain- lain.
Cahaya Kencana Motor merupakan suatu perusahaan yang bergerak dibidang penjualan mobil bekas, cahaya kencana motor tidak hanya melayani pembelian kendaraan secara tunai (cash) tetapi melayani penjualan kendaraan secara kredit. Dalam proses penjualan kredit cahaya kencana motor menjalin kerjasama dengan perusahaan yang bergerak di bidang perkreditan kendaraan
(Leasing). Dalam hal proses pembelian dan penjualan kendaraan masih
menggunakan proses manual, seperti dalam pembuatan laporan pembelian , data stok barang, laporan penjualan, data kendaraan, data konsumen masih dilakukan secara manual. Hal ini terjadi karena di cahaya kencana motor belum mempunyai sebuah sistem informasi yang mendukung dalam proses pembuatan laporan dan transaksi pembelian dan penjualan sehingga menyebabkan kurang efektifnya dan tidak efisiennya kinerja perusahaan. Hal tersebut terkadang menyulitkan bagian administrasi untuk memberikan laporan pembelian maupun laporan penjualan terhadap pemilik perusahaan..
Berdasarkan latar belakang diatas maka dari itu peneliti akan mencoba merancang sebuah penelitian yang berjudul “Sistem Informasi Pe mbelian dan Penjualan Mobil Bekas Di Cahaya Kencana Motor”. Untuk mempermudah pengolahan data maka diperlukan suatu sistem yang dapat mengolah pencatatan data tersebut menjadi suatu sistem informasi.
1.2 Identifikasi dan Rumusan Masalah
4
pertanyaan untuk dijawab dengan harapan dapat memperoleh solusi dari permasalahan yang terjadi.
1.2.1 Identifikasi Masalah
Penulis akan mengidentifikasikan masalah yang menjadi pedoman penelitian dalam membuat suatu sistem informasi. Adapun permasalahan yang menjadi kendala bagi perusahaan cahaya kencana motor saat ini adalah sebagai berikut:
1. Kesulitan memperoleh informasi laporan pembelian dan penjualan barang apabila pemilik perusahaan memerlukan laporan tersebut.
2. Proses pencatatan transaksi pembelian dan penjualan masih menggunakan media tertulis sehingga belum terintegrasi dengan komputer.
3. Proses pembuatan laporan penjualan kurang cepat karena banyaknya faktur yang tersimpan dan tidak terkontrol.
1.2.2 Rumusan masalah
Adapun dasar yang digunakan untuk membangun sistem informasi pembelian dan penjualan di cahaya kencana motor yaitu :
1. Bagaimana sistem pengolahan data pembelian dan penjualan yang sedang berjalan di cahaya kencana motor.
3. Bagaimana pengujian sistem informasi pengolahan data pembelian dan penjualan di cahaya kencana motor.
4. Bagaimana implementasi pengembangan sistem informasi pengolahan data pembelian dan penjualan di cahaya kencana motor ke dalam program aplikasi pembelian dan penjualan.
1.3 Maksud dan Tujuan Penelitian
Dalam pelaksanaan penelitian ini peneliti memiliki maksud dan tujuan sebagai berikut :
1.3.1 Maksud Penelitian
Maksud dari penelitian ini adalah merancang dan membuat sistem informasi pembelian dan penjualan di cahaya kencana motor. Yang dimaksudkan untuk memudahkan perusahaan dalam melakukan pengarsipan data kendaraan , data konsumen, data penjualan, serta memudahkan konsumen dalam melakukan pencarian data penjualan.
Serta sebagai sarana pengembangan kualitas diri dan keilmuan serta menambah wawasan, pengalaman dan pengetahuan dalam dunia kerja.
1.3.2 Tujuan penelitian
Adapun tujuan dari penelitian ini adalah sebagai berikut :
6
2. Untuk merancang sistem informasi pembelian dan penjualan yang akan di bangun di cahaya kencana motor.
3. Untuk melakukan pengujian terhadap sistem informasi pembelian dan penjualan yang telah di buat di cahaya kencana motor.
4. Untuk mengetahui implementasi sistem informasi pembelian dan penjualan di cahaya kencana motor ke dalam program aplikasi pembelian dan penjualan..
1.4 Kegunaan Penelitian
Setiap penelitian pasti memiliki suatu atau beberapa kegunaan, baik itu untuk peneliti sendiri, pihak yang terlibat dalam penelitian, maupun orang lain yang termasuk peneliti lain. Dibawah ini akan diuraikan kegunaan - kegunaan dari penelitian ini.
1.4.1 Kegunaan Praktis
Penelitian yang dilakukan mempunyai kegunaan bagi beberapa pihak termasuk dalam bidang praktis yaitu sebagai berikut :
a. Pihak Perusahaan
1. Mempermudah perusahaan dalam mengarsipkan data kendaraan, data konsumen , data penjualan dan pembelian.
2. Mempercepat perusahaan dalam melakukan pencarian data kendaraan. 1.4.2 Kegunaan Akademis
a. Bagi Pengembangan Ilmu
Sebagai pengembangan ilmu yang diperoleh pada Jurusan Sistem Informasi khususnya dalam sistem informasi pembelian dan penjualan pada cahaya kencana motor.
b. Bagi Peneliti Lain
Dapat menjadi bahan referensi untuk perbaikan atau pengembangan bagi peneliti lainnya yang akan meneliti dibidang / masalah yang sama.
c. Bagi penulis
Penelitian ini dapat menambah pengetahuan dalam mengembangkan teori dan penerapannya pada dunia praktik, khususnya dalam sistem informasi penjualan. Serta untuk memenuhi syarat kelulusan / tugas akhir bagi pengembangan ilmu.
1.5 Batasan Masalah
Dalam suatu perusahaan terdapat berbagai masalah yang mungkin dihadapi, akan tetapi pada kesempatan ini penulis membatasi ruang lingkup pembahasan terarah pada pokok permasalahan sebagai berikut :
a. Laporan yang dihasilkan dalam sistem ini merupakan data pembelian dan penjualan serta data kendaraan yang dijual.
b. Pembayaran dilakukan secara tunai, tidak membahas tentang penjualan secara kredit.
c. Belum membahas tentang biaya perbaikan kendaraan, komisi penjualan dan pembelian kendaraan.
8
1.6 Lokasi dan Waktu Penelitian
Lokasi yang dilakukan untuk penelitian dalam pembuatan laporan Skripsi ini adalah :
1.6.1 Lokasi Penelitian
Lokasi pelaksanaan penelitian dilakukan di Showroom Cahaya Kencana Motor yang beralamat di Jl. Kebon Kopi No.123 Cimahi Hp 083820710748. 1.6.2 Waktu Penelitian
2014 October 2014 November 2014 Dese mber 2014
Operasional
Menguji Sistem
10 BAB II
LANDASAN TEORI
2.1 Pengertian Sistem
Sistem dapat didefinisikan menurut dua kelompok pendekatan sistem, yaitu yang melakuakan pada prosedurnya dan yang menekankan pada komponen atau elemen. Definisi sistem berdasarkar pendekatan yang menekankan prosedur adalah sebagai berikut :
Menurut Jogiyanto, H.M (2005:2) : “Sistem adalah kumpulan elemen-elemen yang saling berinteraksi satu sama lain untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Sebuah sistem terdiri dari bagian-bagian yang saling berkaitan yang beroperasi bersama untuk mencapai beberapa sasaran atau maksud, tujuan dan sasaran yang sama”.
Dari pengertian tersebut, terdapat dua kelompok pendekatan di dalam mendefinisikan sistem, yaitu menekankan pada prosedurnya dan menekankan pada komponen atau elemennya. Dapat disimpulkan bahwa sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen atau prosedur-prosedur yang saling berhubungan dan memiliki tujuan.
2.1.1 Karakteristik Sistem
(components), batas sistem (boundary), lingkungan sistem (Environment), penghubung (Interface), masukan (Input), keluaran (Output), pengolah (Proses), dan sasaran (Objective), dan tujuan (Goal).
1. Komponen Sistem (components)
Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, yang artinya saling bekerja sama membentuk satu kesatuan. Komponen sistem atau elemen - elemen sistem dapat berupa suatu subsistem atau bagain – bagian dari sistem. Setiap subsitem mempunyai sifat – sifat dari sistem untuk menjalankan suatu fungsi tertentu dan mempengarui suatu sistem secara keseluruhan.
2. Batas Sistem (boundary)
Batas sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lain atau dengan lingkungan luarnya. Batas sistem ini memungkinkan suatu sistem di pandang sebagai satu kesatuan. Batas suatu sistem menunjukan ruang lingkup dari sistem tersebut.
3. Lingkungan Luar Sistem (environments)
Lingkungan luar dari sistem adalah apapun diluar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem. Lingkungan luar sistem dapat bersifat menguntungkan (harus dijaga dan merupakan energi dari sistem) dan dapat bersifat merugikan (harus ditahan dan dikendalikan).
4. Penghubung Sistem (interface)
sumber-12
sumber daya mengalir dari subsistem ke subsistem yang lainnya. Keluaran
(output) dari satu subsistem akan menjadi masukan (input) untuk
subsistem yang lainnya melalui penghubung, dengan penghubung satu subsistem dapat berinteraksi yang lainnya membentuk satu kesatuan.
5. Masukan Sistem (input)
Masukan (input) adalah energi yang dimasukan ke dalam sistem. Masukan dapat berupa masukan perawatan (maintenance input) dan masukan sinyal
(signal input). Maintenance input adalah energi yang masukan supaya
sistem tersebut dapat beroperasi. Signal input adalah energi yang diproses untuk didapatkan keluaran.
6. Keluaran Sistem (Output)
Keluaran adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan. Keluaran dapat merupakan masukan subsistem yang lain atau kepada supersistem.
7. Pengolah Sistem (Process)
Suatu sistem dapat mempunyai bagian pengolah yang akan merubah masukan menjadi keluaran.
8. Sasaran Sistem (objectives)
2.1.2 Klasifikasi Sistem
Menurut Tata Sutabri (2005:22) Sistem merupakan suatu bentuk integrasi antara satu komponen dengan komponen lain karena sistem memiliki sasaran yang berbeda untuk setiap kasus yang terjadi yang ada di sistem tersebut. Sistem dapat di klasifikasikan dari beberapa sudut pandang siantaranya :
1. Sistem Abstrak dan Sistem Fisik
Sistem Abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide- ide yang tidak tampak secara fisik, misalnya sistem teologia, yaitu sistem yang berupa pemikiran hubungan antara manusia dengan Tuhan, sedangkan sistem fisik merupakan sistem yang ada secara fisik, misalkan sistem komputer, sistem produksi, sistem penjualan, sistem administrasi personalia dan lain sebagainnya.
2. Sistem Alamiah dan Sistem Buatan Manusia
Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses alam; tidak dibuat oleh manusia misalnya sistem perputaran bumi, terjadinya siang malam, pergantian musim. Sedangkan sistem buatan manusia merupakan sistem yang melibatkan interaksi manusia dengan mesin yang disebut
human machine sistem. Sistem informasi berbasis computer merupakan
contoh human machine sistem karena menyangkut penggunaan computer yang berinteraksi dengan manusia.
3. Sistem Determinasi dan Sistem Probabilistik
14
tingkah lakunya dapat dipastikan berdasarkan program-program computer yang dijalankan, sedangkan sistem yang bersifat probabilistic adalah sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat dipredisksi karena mengandung unsure probabilistic.
Menurut Jogiyanto, H.M (2005:6) sistem dapat diklasifikasikan dari beberapa sudut pandangan, diantaranya adalah sebagai berikut ini :
1. Sistem diklasifikasikan berdasarkan sebagai sistem abstrak (abstract
system) dan sistem fisik (physical system). Sistem abstrak adalah sistem
yang berupa pemikiran atau ide- ide yang tidak nampak, misalnya sistem teologi. Sistem fisik adalah sistem yang ada secara fisik misalnya sistem komputer. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem alamiah (natural system) dan sistem buatan manusia.
2. Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses alam dan tidak di buat manusia. Misalnya sistem perputara bumi. Sistem buatan manusia adalah sistem yang di rancang oleh manusia yang melibatkan interaksi manusia dengan mesin yang disebut dengan human-machine system atau
man-machine system.
sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat dipredisikan karena mengandung unsur probabilitas.
4. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem tertutup (closed system) dan sistem terbuka (open system). Sistem tertutup adalah sistem yang tidak berhubungan dan tidak terpengaruh dengan lingkungan luarnya. Sistem ini bekerja secara otomatis tanpa adanya turut campur tangan dari pihak luarnya. Secara teoritis sistem tertutup ini ada, tetapi kenyataannya tidak ada sistem yang benar-benar tertutup, yang ada hanyalah relatively closed
system (secara relatif tertutup, tidak benar-benar tertutup).
5. Sistem terbuka adalah sistem yang berhubungan dan terpengaruh dengan lingkungan luar atau subsistem yang lainnya. Karena sistem sifatnya terbuka dan terpengaruh oleh lingkungan luarnya, maka suatu sistem harus mempunyai suatu sistem pengendalian yang baik. Sistem yang baik harus dirancang sedemikian rupa, sehingga secara relatif tertutup karena sistem tertutup akan secara otomatis dan terbuka hanya untuk pengaruh yang baik.
2.2 Pengertian Informasi
Menurut McFadden, dkk (1999) dalam buku Abdul Kadir (2003:31) mendefinisikan informasi sebagai data yang telah diproses sedemikian rupa sehingga meningkatkan pengetahuan seseorang yang menggunakan data tersebut.
16
penerimanya dan bermanfaat dalam pengambilan keputusan saat ini atau saat mendatang.
Dari pengertian tersebut dapat disimpulkan bahwa informasi adalah hasil dari pengolahan satu atau beberapa data yang memberikan arti dan manfaat. Informasi yang diperoleh dari pengolahan data dapat dinilai berdasarkan sifatnya. Sifat informasi yang menentukan nilai informasi adalah sebagai berikut :
1. Kemudahan dalam memperoleh 2. Sifat luas dan kelengkapannya 3. Ketelitian (accuracy)
4. Kecocokan dengan pengguna (relevance)
5. Ketepatan waktu 6. Kejelasan (clarity)
7. Fleksibilitas/keluwesannya 8. Dapat dibuktikan
9. Tidak ada prasangka, dan 10. Dapat diukur
2.2.1 Konsep Dasar Informasi
Kualitas
Sumber : Analisis dan Design Sistem Informasi, Jogiyanto, H.M (2005:10) 1. Akurat
18
a. Kelengkapan (Completeness) Informasi
Informasi yang dihasilkan terdiri dari satu kesatuan informasi yang menyeluruh dan mencangkup berbagai hal yang terkait di dalamnya. Karena apabila informasi yang dihasilkan sebagian-sebagian tentunya akan mempengaruhi dalam pengambilan keputusan atau menentukan tindakan secara keseluruhan, sehingga akan berpengaruh terhadap kemampuannya untuk mengontrol atau memecahkan suatu masalah dengan baik.
b. Kebenaran (Correctness) Informasi
Informasi yang di hasilkan oleh proses pengolahan data, haruslah benar sesuai dengan perhitungan-perhitungan yang ada dalam proses tersebut.
c. Keamanan (Security) Informasi
Sebuah informasi harus aman, dalam arti hanya di akses oleh pihak-pihak yang berkepentingan saja sesuai dengan sifat dan tujuan dari informasi tersebut.
2. Relevan
3. Tepat pada waktunya
Beberapa informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat. Informasi yang sudah usang tidak akan mempunyai nilai lagi karena informasi merpakan landasan di dalam mengambil keputusan.
2.3 Pengertian Sistem Informasi
Informasi merupakan suatu hal yang sangat penting bagi manajemen didalam mengambil keputusan informasi tersebut diperoleh dari sistem informasi. Sistem Informasi ini dapat didefinisikan sebagai berikut:
Menurut Jogiyanto, H.M (2005:11) Sistem informasi merupakan suatu sistem dalam suatu organisasi untuk mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan- laporan yang diperlukan.
Menurut Abdul Kadir (2003:11) Informasi merupakan suatu hal yang sangat penting bagi manajemen didalam mengambil keputusan informasi tersebut diperoleh dari sistem informasi. Sistem Informasi ini dapat didefinisikan sebagai berikut:
20
Menurut Bodnar dan Hopwood (1993) dalam Buku Abdul Kadir (2003:11) Sistem informasi adalah kumpulan perangkat lunak yang dirancang untuk menstransformasikan data ke dalam bentuk informasi yang berguna.
Menurut Gelinas, Oram, dan Wiggins (1990) dalam buku Abdul Kadir (2003:11) Sistem informasi adalah suatu sistem buatan manusia yang secara umum terdiri atas sekumpulan komponen berbasis computer dan manual yang dibuat untuk menghimpun, menyimpan, dan ngelola data serta menyediakan informasi keluaran kepada pemakai.
Menurut Hall (2001) dalam buku Abdul Kadir (2003:11) S istem informasi adalah sebuah rangkaian prosedur formal dimana data dikelompokan, diproses menjadi informasi, dan didistribusikan kepada pemakai.
Menurut Turban, McClean, dan Wetherbe (1999) dalam buku Abdul Kadir (2003:11) Sebuah sistem informasi mengumpulkan, memproses, menyimpan, menganalisis, dan menyebarkan informasi untuk tujuan yang spesifik.
Menurut Wilkinson (1992) dalam buku Abdul Kadir (2003:11) Sistem informasi adalah kerangka kerja yang mengkoordinasikan sumber daya (manusia, komputer) untuk mengubah masukan (input) menjadi keluar-an (informasi), guna mencapai sasaran-sasaran perusahaan.
2.4 Komponen Sistem Informasi
a. Perangkat keras (hardware) : mencakup peranti-peranti fisik seperti computer dan printer.
b. Perangkat lunak (Software) atau program : sekumpulan instruksi yang memungkinkan perangkat keras untuk dapat memproses data.
c. Prosedur : sekumpulan aturan yang dipakai untuk mewujudkan pemrosesan data dan pembangkitkan keluaran yang dikehendaki.
d. Orang : semua pihak yang bertanggung jawab dalam pengembangan sistem informasi, pemrosesan, dan penggunaan keluaran sistem informasi. e. Basis data (database) : sekumpulan tabel, hubungan, dan lain- lain yang
berkaitan dengan penyimpanan data.
f. Jaringan komputer dan komunikasi data : sistem penghubung yang memungkinkan sesumber (resources) dipakai secara bersama atau diakses oleh sejumlah pemakai.
2.5 Deskripsi Teoritis
Teori - teeori yang menunjang untuk membangun perancangan sistem informasi ini diantaranya :
2.5.1 Pengertian Sistem informasi Penjualan
Menurut Bunafit Nugroho (2007:138) Sistem informasi penjualan adalah sistem informasi yang mengatur tentang penjualan baik yang dilakukan secara puitang maupun secara tunai.
22
yang terdiri dari serangkaian kegiatan yang meliputi permintaan (demand), mencari calon pembeli, negosiasi harga dan syarat pembayaran.
2.5.2 Pengertian Pe mbelian
Menurut Sofjan Assauri (2008:223) Pembelian merupakan salah satu fungsi yang penting dalam berhasilnya operasi suatu perusahaan. Fungsi ini dibebani tanggung jawab untuk mendapatkan kuantitas dan kualitas bahan-bahan yang tersedia pada waktu dibutuhkan dengan harga yang sesuai dengan harga yang berlaku. Pengawasan perlu dilakukan terhadap pelaksanaan fungsi ini, karena pembelian menyangkut investasi dana dalam persediaan dan kelancaran arus bahan ke dalam pabrik.
2.5.3 Pengertian Penjualan
Penjualan merupakan pembelian sesuatu (barang atau jasa) dari suatu pihak kepada pihak lainnya dengan mendapatkan ganti uang dari pihak tersebut. Penjualan juga merupakan suatu sumber pendapatan perusahaan, semakin besar penjualan maka semakin besar pula pendapatan yang diperoleh perusahaan.
Aktivitas penjualan merupakan pendapatan utama perusahaan karena jika aktivitas penjualan produk maupun jasa tidak dikelola dengan baik maka secara langsung dapat merugikan perusahaan. Hal ini dapat disebabkan karena sasaran penjualan yang diharapkan tidak tercapai dan pendapatan pun akan berkurang.
Pengertian penjualan menurut Henry Simamora (2000:24) Penjualan adalah pendapatan lazim dalam perusahaan dan merupakan jumlah kotor yang dibebankan kepada pelanggan atas barang dan jasa.
Penjualan adalah suatu proses berpindahnya suatu hak atas barang atau jasa untuk mendapatkan sumber daya lainnya seperti kas atau janji untuk membayar sesuai harga yang telah disepakati. Menurut Soemarso SR (2004:35) mengatakan bahwa pada saat perusahaan menjual suatu barang dagangannya maka ia menghasilkan pendapatan. Jumlah yang dibebankan kepada pembeli untuk barang dagangan yang diserahkan merupakan pendapatan perusahaan yang bersangkutan.
2.5.4 Pengertian Database
Menurut Connolly (2010:65) Database adalah suatu kumpulan data yang saling berhubungan secara logis dan penjelasan tentang data yang terhubung tersebut dirancang sedemikian rupa sehingga dapat memberikan informasi yang diperlukan oleh organisasi.
Menurut Whitten dan Beently (2007:548), Database adalah sekumpulan file yang saling terkait, database tidak hanya kumpulan file. Record pada setiap file harus memperbolehkan hubungan- hubungan untuk menyimpan file lain.
24
2.5.5 Pengertian Flowmap
Menurut Al- Bahra bin Ladjamudin (2005), Flowmap adalah bagan-bagan yang mempunyai arus yang menggambarkan langkah- langkah penyelesaian suatu masalah. Flowmap merupakan cara penyajian dari suatu algoritma.
Bagian alir terdiri dari lima macam, yaitu : a Bagan alir sistem (systems flowmap) b Bagan alir dokumen (document flowmap)
Bagan alir dokumen atau disebut juga bagan alir formulir atau paperwork
flowmap merupakan bagan alir yang menunjukan arus dari laporan dan formulir
dan termasuk tembusan-tembusannya. Pada penyusunan penelitian ini, penulis menggunakan bagan alir seperti berikut :
c. Bagan alir skematik (schematic flowmap) d. Bagan alir program (program flowmap) e. Bagan alir proses (prosess flowmap) 2.6 Perangkat Lunak Pendukung
Perangkat lunak yang digunakan untung membangun perancangan sistem informasi ini diantaranya
2.6.1 Java NetBeans IDE 7.1.2
terbuka NetBeans pada bulan Juni 2000 dan terus menjadi sponsor utama. Saat ini terdapat dua produk NetBeans IDE dan NetBeans Platform. The NetBeans IDE adalah sebuah lingkungan pengembangan - sebuah kakas untuk pemrogram menulis, mengompilasi, mencari kesalahan dan menyebarkan program. Netbeans IDE ditulis dalam Java - namun dapat mendukung bahasa pemrograman lain. Terdapat banyak modul untuk memperluas Netbeans IDE. Netbeans IDE adalah sebuah produk bebas dengan tanpa batasan bagaimana digunakan. Tersedia juga NetBeans Platform sebuah fondasi yang modular dan dapat diperluas yang dapat digunakan sebagai perangkat lunak dasar untuk membuat aplikasi desktop yang besar. Mitra ISV menyediakan plug- in bernilai tambah yang dapat dengan mudah diintegrasikan ke dalam Platform dan dapat juga digunakan untuk membuat kakas dan solusi sendiri. Kedua produk adalah kode terbuka (open source) dan bebas (free) untuk penggunaan komersial dan non komersial. Kode sumber tersedia untuk guna ulang dengan lisensi Common Development and Distribution License
(CDDL).
Sumber : https://netbeans.org/index_id.html/ 8 Mei 2014 2.6.2 MySQL
MySQL adalah sistem manajemen database SQL yang bersifat Open
Source dan paling populer saat ini. Sistem Database MySQL mendukung
26
Ulf Micheal Widenius adalah penemu awal versi pertama MySQL yang kemudian pengembangan selanjutnya dilakukan oleh perusahaan MySQL AB. MySQL AB yang merupakan sebuah perusahaan komersial yang didirikan oleh para pengembang MySQL.
Berikut ini beberapa kelebihan MySQL sebagai database server antara lain : 1. Source MySQL dapat diperoleh dengan mudah dan gratis.
2. Sintaksnya lebih mudah dipahami dan tidak rumit. 3. Pengaksesan database dapat dilakukan dengan mudah.
4. MySQL merupakan program yang multithreaded, sehingga dapat dipasang pada server yang memiliki multiCPU.
5. Didukung programprogram umum seperti C, C++, Java, Perl, PHP, Python, dsb.
6. Bekerja pada berbagai platform. (tersedia berbagai versi untuk berbagai sistem operasi).
7. Memiliki jenis kolom yang cukup banyak sehingga memudahkan konfigurasi sistem database.
8. Memiliki sistem securityyang cukup baik dengan verifikasi host. 9. Mendukung ODBC untuk sistem operasi Windows.
Sumber: http://hastomo.net/php/pengertian-dan-kelebihan-database- mysql/, 24 Juni 2014
2.6.3 iReport
Salah satu komponen penting dalam sebuah Sistem Informasi adalah output atau merupakan informasi yang dihasilkan dari sebuah proses pengolahan data dan telah diolah dengan cara tertentu sesuai kebutuhan, sehingga didapat berbagai format laporan, baik berupa teks maupun grafik di dalam implementasinya, sering ditemukan client / perusahaan yang menginginkan bentuk report atau format yangberbeda dengan format standar yang dimiliki oleh aplikasi. Untuk mengakomodasi kebutuhan ini, Retail Soft memilih aplikasi
iReport. iReport merupakan‘Visual Report Designer’ untuk JasperReports yang
merupakan salah satu aplikasi open source popular untuk reporting yang berbasis teknologi Java, iReport bersifat free dan dapat dipergunakan untuk merancang dan menghasilkan report dari berbagai sumber data dan dapat menghasilkan
report yangdapat ditampilkan di layar atau di eksport ke pdf, html, xml, open
office (odf), text, csv atau bahkan word (rtf). iReport menggunakan library yang
dimiliki oleh JasperReports, dimana library ini dapat diintegrasikan dengan berbagai aplikasi bisnis.
28 BAB III
OBJEK DAN METODE PENELITIAN
3.1 Objek Penelitian
Dalam penyusunan laporan penelitian yang menjadi objek penelitian yaitu Showroom Cahaya Kencana Motor yang beralamat di Jl. Kebon Kopi no.123 Cimahi - Bandung telp. 083820710748.
3.1.1 Sejarah Singkat Perusahaan
Cahaya Kencana Motor merupakan perusahaan perorangan yang bergerak dibidang jual-beli mobil bekas. Perusahaan ini dirintis pada tahun 2002, pada awalnya showroom cahaya kencana motor ini bernama Cibeureum Mobil, showroom cibeureum mobil ini memiliki showroom yang terletak di jalan cibeurem samping hotel endah parahyangan. Showroom ini berkembang cukup cepat di bidang jual beli mobil bekas ini, hingga showroom ini membuka cabang di jalan abdul rivai pada tahun 2007. Namun seiring dengan kemajuan yang dialami showroom ini ada permasalahan intern yang membuat showroom cibereum mobil ini terpecah, hingga pada awal tahun 2011 showroom cibeurem mobil berubah nama menjadi cahaya kencana motor yang beralamat di jalan kebon kopi no. 123 cimahi hingga saat ini.
sumber daya manusia yang cukup berpengalaman. Cahaya Kencana Motor selalu mengedepankan kualitas unit yang dijual keluar sesuai dengan moto perusahaan “Kepuasan konsumen merupakan prioritas dan akan menjadi jembatan kesuksesan”.
3.1.2 Visi dan Misi A. Visi Pe rusahaan
Menjadi showroom mobil bekas yang sukses dan dikenal luas oleh masyarakat. Serta menjadikan showroom Cahaya Kencana Motor sebagai showroom mobil bekas yang terpercaya karena kualitas unit yang di jual merupakan kualitas terbaik..
B. Misi Perusahaan
1. Menjual mobil - mobil bekas yang berkualitas dengan harga yang terjangkau
2. Memberikan pelayanan terbaik kepada pelanggan dalam proses jual – beli 3. Mempromosikan perkembangan perusahaan secara berkesinambungan dan
berkelanjutan.
30
3.1.3 Struktur Organisasi
Gambar 3.1 Struktur Organisasi 3.1.4 Deskripsi Ke rja
Adapun fungsi dan tugas dari struktur organisasi pada showroom Cahaya Kencana Motor adalah sebagai berikut :
1. Pemilik perusahaan, berfungsi sebagai pemimpin perusahaan dalam mengelola perusahaan secara keseluruhan dan menentukan kebijakan -kebijakan jangka panjang bagi perusahaan.
2. Bag. Administrasi, bertugas mengatur, mengawasi, dan mengevaluasi cash
flow perusahaan, bertanggung jawab atas pencatatan dan laporan
pembelian kendaraan dan laporan penjualan kendaraan, serta berhak menentukan kisaran harga jual sesuai dengan harga pasaran penjualan mobil, dan sebagainya, berkoordinasi dengan pemilik perusahaan.
3. Bag Pemeliharaan, bertugas memelihara kelayakan unit baik dari segi kebersihan maupun kondisi unit agar tetap dalam kondisi baik dan siap jual.
PEM ILIK PERUSAHAAN
3.2 Metode Penelitian
Dalam penulisan penelitian skripsi ini, peneliti menggunakan Metode Kualitatif yaitu dimana suatu proses penelitian dan pemahaman yang berdasarkan pada metodologi yang menyelidiki suatu fenomena sosial dan masalah manusia. 3.2.1 Desain Penelitian
Desain atau rancangan penelitian yang penulis lakukan dalam penelitian ini yaitu deskriptif dengan pendekatan studi kasus di Cahaya Kencana Motor.
3.2.2 Jenis dan Metode Pengumpulan Data
Dalam penelitian ini penulis melakukan berbagai metode untuk penggumpulan data sebagai referensi atau bahan acuan untuk pembangunan system informasi yang akan di bangun berikut ini adalah jenis dan metode penggumpulan data yang dilakukan penulis.
3.2.2.1 Sumber Data Primer
Metode pengumpulan data yang digunakan oleh peneliti adalah :
1. Observasi, merupakan peninjauan dan pengamatan secara langsung terhadap bahan kajian dan objek yang diteliti, hal ini dilakukan untuk mendeskripsikan masalah di Showroom Cahaya Kencana Motor.
32
3.2.2.2 Sumber Data Sekunder
Sumber data sekunder merupakan sumber data yang informasinya kita dapatkan dari media atau sumber-sumber yang telah ada. Pada sumber data sekunder, penulis mengumpulkan data dengan cara melakukan studi pustaka dan data-data fisik dari perusahaan tersebut berupa data kendaraan, data konsumen, data penjualan, data pembelian, data penjual, data stok barang, laporan pembelian dan laporan penjualan.
3.2.3 Metode Pendekatan dan Penge mbangan Sistem
Metode penelitian yang digunakan oleh penulis adalah Metode Penelitian
Deskriptif. Suatu metode yang membuat gambaran secara sistematis, berupa suatu
sistem pemikiran ataupun suatu peristiwa pada masa sekarang, karena lebih memfokuskan pada masalah yang aktual sehingga dapat membuat prediksi dan menarik kesimpulan serta berusaha memenuhi jawaban sebagai pengujian.
3.2.3.1 Metode Pendekatan Sistem
Dalam penelitian ini metode pendekatan yang penulis gunakan yaitu menggunakan pendekatan terstruktur. Pendekatan terstruktur memerlukan prosedur dan pendataan yang baku dan jelas atau paling tidak memerlukan metodologi yang akan dipakai dalam mengembangkan sistem informasi. Struktur dapat menentukan perintah serta dapat meningkatkan kemampuan pemahaman terhadap sistem yang rumit.
terstruktur adalah Flow Map, Diagram Konteks, Data Flow Diagram (DFD), Kamus Data, Normalisasi, Entity Relation Diagram (ERD) dan Rancangan Input/ Output.
3.2.3.2 Metode Pengembangan Sistem
Untuk metodelogi pengembangan sistem, penulis menggunakan pendekatan prototype (Prototyping Paradigma) karena metode ini terdiri dari tahap-tahap yang memberikan kemudahan, jika pada satu tahap tidak sesuai maka dapat kembali ke tahap sebelumnya serta pengujian dilakukan oleh pembuat atau programmer.
3.2.3.3 Alat Bantu Analisis dan Perancangan
Adapun alat Bantu yang digunakan dalam penelitian ini adalah sebagai berikut :
1. Flow Map
Flowmap merupakan diagram alir dokumen yang digunakan untuk
menggambarkan hubungan antara entity yang terlibat berupa aliran-aliran dokumen yanga ada. Untuk menjalankan prosedur sistem, digunakan flowmap
yang terbentuk dari analisis prosedur. 2. Diagram Konteks
34
atau user yang kurang menguasai bidang komputer untuk mengerti sistem yang dijelaskan.
3. Data Flow Diagram
Data Flow Diagram adalah suatu alat yang menggambarkan sistem sebagai sebuah jaringan dari proses-proses yang dihubungkan oleh aliran data.
Simbol-simbol yang digunakan dalam pembuatan DFD:
a. Kesatuan Luar (External Entity)
Merupakan kesatuan (external entity) dilingkungan luar sistem dapat berupa orang, organisasi atau sistem lainya yang menerima input atau memberi input dari sistem.kesatuan luar digambarkan dalam bentuk kotak.
b. Arus Data (Data Flow)
Menuju arus dari data yang dapat berupa input bagi sistem disimbolkan dengan bentuk panah.
c. Proses (Process)
Kegiatan yang dilakukan oleh sistem dari arus data yang masuk untuk menghasilkan arus data keluaran, proses disimbolkan dengan bentuk lingkaran.
d. Data Simpanan (Data Store)
disimbolkan dengan garis horizontal pararel yang ditutup salah satu ujungnya.
4. Kamus Data
Kamus data sering disebut juga dengan sistem data dictionary adalah katalog fakta tentang data dan kebutuhan – kebutuhan informasi dari suatu sistem informasi. Kamus data berfungsi membantu pelaku sistem untuk mengartikan aplikasi secara detail dan mengorganisasi semua elemen data yang digunakan dalam sistem secara persis sehingga pemakai dan penganalisis sistem mempunyai dasar dan pengertian yang sama tentang masukan, keluaran, penyimpanan dan proses.
5. Perancangan Basis Data
36
a. Normalisasi
Normalisasi merupakan proses yang berkaitan dengan modal data relasional untuk mengorganisasikan himpunan data dengan ketergantungan dan keterkaitan yang erat. Hasil dari proses normalisasi adalah himpunan-himpunan data dalam bentuk normal (normal form). Ada beberapa tahapan dalam pembentukan normalisasi yaitu :
1. Bentuk Tidak Normal (Unnormalized Form)
Yaitu bentuk ini merupakan kumpulan data yang tidak ada keharusan mengikuti format tertentu, dapat saja data tidak lengkap atau terduplikasi.
2. Bentuk Normal satu (First Normal form) 1/NF
Yaitu bila relasi tersebut mempunyai nilai data yang atomik, artinya tidak ada lagi kerangkapan data.
3. Bentuk normal dua (Second normal form) / 2NF
Yaitu bila relasi tersebut merupakan 1NF dan setiap atribut tergantung penuh pada primary key.
4. Bentuk normal tiga (Third normal form) / 3NF
b. Tabel Relasi
Relationship dalam database menunjukkan relasi antar tabel-tabel.
Dengan adanya relasi data dari beberapa tabel dapat ditampilkan sebagai satu kasatuan informasi dalam bentuk query, formatau report.
Sebuah relasi dibentuk dengan menyamakan data pada key field
dari dua tabel, biasanya field yang memiliki nama yang sama pada kedua tabel, dimana field tersebut biasanya merupakan primary key dari table pertama, yang memiliki nilai unique untuk setiap record, dan menjadi
foreign keypada tabel kedua.
3.2.4 Pengujian Software
Pengujian software adalah proses untuk memastikan apakah semua fungsi sistem bekerja dengan baik, dan mencari apakah masih ada kesalahan pada sistem.Pengujian atau testing software sangat penting untuk dilakukan. Pengujian ini bertujuan untuk menjamin kualitas software, dan juga menjadi peninjauan terakhir terhadap spesifikasi, disain dan pengkodean.
Terdapat dua pendekatan dalam melakukan pengujian software , yaitu : 1. Pendekatan black-box testing
Pendekatan ini melakukan pengujian terhadap fungsi operasional software.
38
2. Pendekatan white-box testing
Metode ini dilakukan oleh orang yang memahami cara kerja operasi internal
software yang membentuk keseluruhan operasi software.
2.3 Analisis Sistem yang Berjalan
Analisis sistem bertujuan untuk mengevaluasi suatu permasalahan yang sedang berjalan didalam sistem. Kelebihan dan kekurangan sistem tersebut dapat diidentifikasi sehingga dapat membangun perangkat lunak yang lebih mudah dari sistem yang lama maka akan ditemukan beberapa data dan fakta yang akan dijadikan bahan uji dan analisa menuju pengembangan sebuah aplikasi sistem yang diusulkan.
3.3.1 Analisis Dokumen
Dokumen - dokumen yang berhubungan dan terlibat dengan sistem informasi pembelian dan penjualan di cahaya kencana motor adalah sebagai berikut :
1. Nama : Formulir Pembelian Fungsi : Arsip Untuk Perushaan Sumber : Administrasi
Item Data : No_Form, Nama_Konsumen, Alamat, No_Telp, No_Polisi
2. Nama : Persyaratan ( Foto kopi KTP suami- istri, Kartu keluarga, Rekening Listrik, Rekening PBB, Slip Gaji
Item Data : No_Ktp, Nama_konsumen, Alamat, No_Telp, 3. Nama : Nota Penjualan
Fungsi : Arsip Untuk Perusahaan Sumber : Administrasi
Item Data : No_Nota, Nama_konsumen, No_Polisi, Jenis_Kendaraan, Merk, Tahun, No_Rangka, No_Mesin, No_Bpkb, Warna, Tanggal_Beli, Harga_Beli.
4. Nama : Nota Uang Muka (Credit) Fungsi : Arsip Untuk Perusahaan Sumber : Administrasi
Item Data : No_NotaDP, Nama_konsumen, No_Polisi,
Jenis_Kendaraan, Merk, Tahun, No_Rangka, No_Mesin, No_Bpkb, Warna, Tanggal_Beli, Jumlah_DP.
5. Nama : Nota Pembelian
Fungsi : Arsip pembelian barang Sumber : Administrasi
Item Data : No_beli, No_polisi, type, merk, tahun, warna, No_rangka No_mesin, No_bpkb, harga_beli
6. Nama : Data Kendaraan
Fungsi : Data Arsip Kendaraan Untuk Perushaan Sumber : Bag.Administrasi
40
7. Nama : Buku Transaksi Pembelian
Fungsi : Data Arsip Transaksi Pembelian Untuk Perushaan Sumber : Bag.Administrasi
Item Data : No_Polisi, Jenis_Kendaraan, Merk, Tahun, No_Rangka, No_Mesin, No_Bpkb, Warna, Tgl_Beli, Harga_Beli 8. Nama : Buku Transaksi Penjualan
Fungsi : Data Arsip Transaksi Penjualan Untuk Perushaan Sumber : Bag.Administrasi
Item Data : No_Polisi, Jenis_Kendaraan, Merk, Tahun, No_Rangka, No_Mesin, No_Bpkb, Warna, Tgl_Beli, Harga_Beli, Tgl_Jual, Harga_Jual
9. Nama : Buku Stok Barang
Fungsi : Data Persediaan Barang di Cahaya Kencana Motor Sumber : Bag. Administrasi
Item Data : No_Polisi, Merk, Type, Tahun, Warna, No_Rangka, No_Mesin, No_Bpkb, Nama_Supplier, Tgl_Beli 10. Nama : Laporan Pembelian
Fungsi : Laporan Pembelian Bagi Pemilik Perusahaan Sumber : Bag.Administrasi
Item Data : No_Polisi, , Jenis_Kendaraan, Merk, Tahun, Warna, Tanggal_Beli, Harga_Beli, Total_Beli
11. Nama : Laporan Penjualan
Sumber : Bag.Administrasi
Item Data : No_Polisi, Jenis_Kendaraan, Merk, Tahun, Warna, Tanggal_Jual, Harga_Jual
3.3.2 Analisis Prosedur Yang Sedang Berjalan
Analisis prosedur pembelian dan penjualan yang sedang berjalan adalah menganalisa proses yang sedang berjalan pada sistem pembelian dan penjualan yang ada di Cahaya Kencana Motor. Dengan ini, maka akan diketahui kelemahan atau kesalahan dari sistem yang sedang berjalan. Berikut adalah prosedur sistem yang berjalan di Cahaya Kencana Motor :
3.3.2.1 Analisis Prosedur Pe mbelian dan Penjualan Kendaraan
Berikut ini adalah prosedur sistem informasi pembelian kendaraan yang sedang berjalan di Cahaya Kencana Motor :
1. Penjual membawa kendaraan beserta surat-surat kendaraan ke bagian administrasi.
2. Bagian administrasi akan mengecek kendaraan beserta surat-surat kendaraan dan juga bernegosiasi harga dengan penjual.
3. Jika proses pengecekan dan negosiasi harga gagal, maka bagian administrasi akan mengembalikan kendaraan beserta surat-surat nya kepada penjual.
42
Pembelian, serta bagian administrasi akan menyimpan surat-surat kendaraan.
5. Setelah itu bagian administrasi akan membuat nota pembelian kendaraan sebanyak 2 rangkap, rangkap ke-1 diberikan kepada penjual sebagai bukti pembayaran kendaraan, rangkap ke-2 difungsikan sebagai arsip perusahaan.
6. Bagian administrasi akan mengupdate kendaraan baru tersebut ke buku stok kendaraan.
7. Kemudian bagian administrasi akan membuat laporan pembelian kendaraan, laporan pembelian barang tersebut akan diberikan kepada pemilik perusahaan.
8. Pemilik perusahaan akan menerima laporan pembelian kendraan dari bagian administrasi.
SI Pembelian yang Berjalan
A1 : Arsip Surat-surat Kendaraan A4 : Buku Stok Barang A2 : Arsip Buku Transaksi Pembelian A5 : Arsip Laporan Pembelian A3 : Arsip Nota Pembe lian
Gambar 3.2
44
Sedangkan prosedur sistem informasi penjualan Kendaraan yang sedang berjalan di Cahaya Kencana Motor adalah sebagai berikut :
1. Bagian administrasi memberikan form pembelian kepada konsumen, Konsumen mengisi form pembelian yang sudah diisi dan kemudian menyerahkan form pembelian beserta persyaratan ke bagian administrasi. 2. Bagian administrasi melakukan pengecekan barang yang diinginkan
konsumen dengan melihat ke arsip buku stok barang, apakah barang tersebut ada atau tidak.
3. Apabila ada, bagian administrasi akan memperlihatkan mobil serta membuatkan nota penjualan, kemudian nota penjualan tersebut akan diserahkan kepada konsumen. Apabila barang yang diminta tidak tersedia, bagian administrasi akan memberitahu bahwa stok barang yang diinginkan konsumen tidak tersedia, bagian administrasi akan mengembalikan form pembelian dan persyartan kepada konsumen serta akan mencatat daftar kekosongan barang sebagai data rencana barang yang akan dibeli.
4. Kemudian bagian administrasi mencatat penjualan yang terjadi, serta membuat laporan penjualan untuk diserahkan kepada pemilik perusahaan
SISTEM INFORMASI PENJUALAN YANG BERJALAN
YG SUDAH DI ISI
A5
A5 : Arsip nota penjualan A7 : Arsip Laporan Penjualan A6 : Arsip Buku Transaksi penjualan A4 : Arsip Persyaratan Konsumen
Gambar 3.3
46
3.3.2.2 Diagram Konteks
Diagram Konteks merupakan langkah awal dari analisis struktur dan level teratas dari diagram arus data dan merupakan penggambaran sistem secara garis besar. Diagram konteks menggambarkan hubungan aliran-aliran data ke dalam dan ke luar sistem atau entitas-entitas yang terletak di luar sistem (output) atau menerima data dari sistem tersebut (input).
Diagram konteks pada Sistem Informasi pembelian dan Penjualan mobil bekas di cahaya kencana motor sebagai berikut:
SI
Diagram konteks berjalan di cahaya kencana motor
3.3.2.3 Data Flow Diagram
PENJUAL Update ke buku
stok barang
DFD Level 1 Pembelian yang Berjalan di Cahaya Kencana Motor
Berikut gambar 3.6 merupakan data flow diagram level 1 analisis sistem Penjualan yang berjalan :
KONSUMEN Nota Penjualan, Nota Uang Muka
Nota Penjualan
48
3.3.3 Evaluasi Sistem
Berdasarkan hasil penelitian, penulis dapat mengevaluasi sistem berdasarkan sistem penjualan yang sedang berjalan di Cahaya Kencana Motor yang masih terdapat permasalahan - permasalahan, yaitu:
Tabel 3.1 Masalah dan Rencana Pemecahan Masalah Sistem di Cahaya Kencana Motor.
Tabel 3.1
Permasalahan dan Rencana Pemecahan Masalah
No Permasalahan Solusi
1 Proses pencatatan transaksi pembelian dan penjualan masih menggunakan media tertulis, seperti menulis di buku transaksi hal ini mengakibatkan pengolahan data yang berjalan di cahaya kencana menjadi kurang efisien, sehingga bisa mengakibatkan hilangnya arsip transaksi di cahaya kencana motor.
Dengan dibangunnya Sistem Informasi Pembelian dan Penjualan Proses pencatatan transaksi pembelian dan penjualan menjadi efektif, karena tidak perlunya mecari-cari data kendaraan lagi karena di sistem ini sudah otomatis tersedia data kendaraan.
2 Sistem informasi pembelian dan penjualan di Cahaya Kencana Motor Masih menggunakan sistem manual belum menggunakan suatu sistem yang bisa mempermudah proses
pengolahan data seperti sistem yang menggunakan komputer.
waktu pekerjaan dalam pengolahan data pembelian dan penjualan.
3 Media penyimpanan setiap transaksi masih dilakukan media tertulis seperti pembukuan dan arsip-arsip, sehingga sering terjadinya kehilangan data karena banyaknya arsip sehingga proses pencarian memerlukan waktu yg cukup lama.
Dibuatkan media penyimpanan
Databaseuntuk memudahkan dalam
penyimpanan dan pencarian data.
4 Proses pembuatan laporan penjualan kurang cepat karena banyaknya faktur yang tersimpan dan tidak terkontrol.
Dibuatkan Sistem yang dapat membantu proses pembuatan laporan pembelian dan penjualan secara cepat
5 Kesulitan memperoleh informasi laporan pembelian dan penjualan barang apabila pemilik perusahaan memerlukan laporan tersebut.
50 BAB IV
HASIL DAN PEMBAHASAN
4.1 Perancangan Sistem
Perancangan sistem yang akan dibangun dimulai setelah tahap analisis terhadap sistem selesai dilakukan. Perancangan dapat didenifisikan sebagai penggambaran, perencanaan dan pembuatan sketsa atau pengaturan dari beberapa elemen yang terpisah ke dalam satu kesatuan yang utuh dan berfungsi.
4.1.1 Tujuan Perancangan Sistem
Perancangan sistem merupakan bagian dari metodologi pengembangan suatu perangkat lunak yang dilakukan setelah melalui tahapan analisis. Perancangan dimaksudkan untuk memberikan gambaran secara terperinci. Pada tahapan perancangan sistem ini juga akan dibuat suatu flowmap, diagram kontek, diagram aliran data dan turunannya. Tahap perancangan ini akan memberikan gambaran mengenai aliran informasi dan proses yang berjalan dalam sistem. 4.1.2 Gambaran Umum Sistem Yang Diusulkan
yaitu bagian penjualan saja sedangkan lingkungan luar sistem yang mendapatkan hasil dari sistem yaitu pembeli dan owner. Selain itu, sistem tersebut dapat mengolah semua data masukkan yang ada dalam sistem kemudian dapat menghasilkan suatu keluaran yang sesuai dengan kebutuhan seperti data stok kendaraan, laporan transaksi pembelian dan penjualan mobil dan laporan pembelian dan penjualan mobil.
4.1.3 Perancangan Prosedur Yang Diusulkan
Perancangan prosedur merupakan hasil dari perubahan dan pengkoreksian dari sistem yang berjalan, dimana sistem yang diusulkan dapat menutupi kekurangan-kekurangannya, sehingga dapat memberikan kemudahan bagi pemakai. Berdasarkan pada hasil evaluasi sistem yang berjalan maka sistem yang telah ada perlu dikembangkan. Pengembangan sistem dilakukan dengan cara mengubah atau memperbaiki sistem yang belum terkomputerisasi kedalam sistem terkomputerisasi, dengan menambahkan aplikasi untuk pengolahan data. Gambaran mengenai prosedur atau flowmap usulan sistem informasi pembelian dan penjualan mobil bekas adalah sebagai berikut :
4.1.3.1Flow Map
52
SI Pembelian yang Diusulkan
PEMILIK ADMINISTRASI
PENJUAL
Surat-surat Kendaraan Surat-surat Kendaraan
Sesuai Surat-surat Kendaraan
SI Pengelolaan Data Jual Beli CKM
Mencetak Nota Pembelian Input Data Pembelian Kendaraan & Data Supplier Tidak
Update Barang Beli ke Stok Barang Mengecek
surat - Kendaraan
Ket :
A1 : Arsip Surat-surat Kendaraan A3 : Arsip Nota Pembelian A4 : Arsip Laporan Pembelian
Gambar 4.1
Sedangkan prosedur Pengelolaan data penjualan Mobil Bekas yang diusulkan di Cahaya Kencana Motor adalah sebagai berikut :
SI Penjualan yg Diusulkan
Pemilik
Input Data Calon Pembeli
SI Pengelolaan Data Jual Beli
CKM
A2 : Arsip Nota Penjualan A5 : Arsip Laporan Penjualan
Gambar 4.2
54
4.1.3.2Diagram Konteks
Diagram konteks adalah lingkup suatu sistem, yaitu keterkaitan sistem dengan lingkungan. Lingkup ini ditentukan dari besarnya pengaruh data yang diterima dan informasi yang dihasilkan lingkungan ini diwakili oleh entitas-entitas luar, dimana digambarkan tentang entitas yang memberikan sesuatu kepada atau dari sistem.
SI Pengelolaan data Pembelian dan Penjualan CKM Diusulkan PENJUAL
KONSUMEN PEMILIK
Form.Pembelian Nota pembelian
Lap.Penjualan,
Surat-surat Kendaraan
Nota Penjualan
Persyaratan Lap.Pembelian
Gambar 4.3
Diagram Konteks yang diusulkan pada Cahaya Kencana Motor
4.1.3.3Data Flow Diagram
4.1.3.3.1 Data Flow Diargam (DFD) level 1 Pembelian
DFD Level 1 Pembelian yang diusulkan
4.1.3.3.2 Data Flow Diagram (DFD) level 2 proses 1 pembelian
PENJUAL
1.1 Pengecekan Kendaraan &
Surat-Surat
SURAT – SURAT KENDARAAN Surat-surat Kendaraan,
Ktp Supplier Surat-surat Kendaraan
1.2
56
4.1.3.3.3 Data Flow Diagram (DFD) level 2 proses 2 pembelian
T. Pembelian
Data Pembelian Laporan Pembelian PEMILIK
Gambar 4.6
DFD Level 2 proses 2 Pembelian yang diusulkan
4.1.3.3.4 Data Flow Diargam (DFD) level 1 Penjualan Berikut ini gambar DFD untuk penjualan yang diusulkan :
KONSUMEN
4.1.3.3.5 Data Flow Diagram (DFD) level 2 proses 1 penjualan
KONSUMEN
1.1 Input Data Calon
Konsumen
Data Konsumen Persyaratan,
Ktp Konsumen Data Konsumen
Gambar 4.8
DFD Level 2 proses 1 Penjualan yang diusulkan
4.1.3.3.6 Data Flow Diagram (DFD) level 2 proses 4 penjualan
T. Penjualan
Data Penjualan Laporan Penjualan PEMILIK
Gambar 4.9
DFD Level 2 proses 4 Penjualan yang diusulkan
4.1.3.4Kamus Data
Kamus data adalah penjabaran dari aliran-aliran data yang ada di dalam sebuah data flow diagram dan merupakan entitas-entitas yang akan dibuat dalam sebuah Entity Relationship Diagram.
Kamus Data proses Pembelian :
58
Aliran Data : Proses 1.0 – T.Pembelian – Proses 2.0 Proses 1.3 – T.Pembelian – Proses 1.4 T.Pembelian – Proses 2.1 – Proses 2.2 Nama Alias : -
Struktur Data : NoPembelian, NoPenjual, NamaPenjual, Alamat, Telp, KodeMobil, NoPolisi, Merk, Type, JenisKendaraan,
Tahun, Jumlah, HargaBeli, TotalBayar, UangBayar, UangKembali.
2. Nama : Nota Pembelian Aliran Data : Proses 1.0 – Pemilik
Proses 1.4 – Penjual Nama Alias : -
Struktur Data : NoPembelian, NoPenjual, NamaPenjual, Alamat,
Telepon, NoPolisi, Merk, Type, JenisKendaraan, Tahun, Warna, HargaBeli, NoRangka, NoMesin, NoBpkb,
TglBeli, TotalBayar, UangBayar, UangKembali 3. Nama : Data Penjual
Aliran Data : Proses 1.2 – Data Penjual Nama Alias : -
Struktur Data : NoPenjual, NamaPenjual, Alamat, Telepon 4. Nama : Data Kendaraan
Struktur Data : KodeMobil, NoPolisi, Merk, Type, Tahun, Warna, NoRangka, NoMesin, NoBpkb
5. Nama : Laporan Pembelian
Aliran Data : Proses 2.0 – Laporan Pembelian Proses 2.0 – Pemilik
Proses 2.2 – Pemilik Nama Alias : -
Struktur Data : TglCetak, NoPembelian, NoPolisi, Merk, Type, Tahun HargaBeli, TglBeli, Total
Kamus Data proses Penjualan :
1. Nama : Data Konsumen
Aliran Data : Proses 1.1 – Data Konsumen Nama Alias : -
Struktur Data : NoKtp, NamaKonsumen, Alamat, Telepon 2. Nama : Form Pembelian
Aliran Data : Konsumen – Proses 1.0 Proses 1.0 – Proses 2.0 Proses 2.0 – Konsumen Proses 2.0 – T.Stok Kendaraan Nama Alias : -
Struktur Data : JenisMobil, Merk, Type, Warna, Tahun 3. Nama : Data Stok Kendaraan
60
Nama Alias : -
Struktur Data : KodeMobil, NoPolisi, Merk, Type, JenisKendaraan, Tahun, Warna, HargaJual, Status
4. Nama : Data Penjualan
Aliran Data : Proses 2.0 – Proses 3.0 Proses 3.0 – T.Penjualan T.Penjualan – Proses 4.0 T.Penjualan – Proses 4.1 Proses 4.1 – Proses 4.2 Nama Alias : -
Struktur Data : NoPenjualan, NoKtp, NamaKonsumen, Alamat, Telp, KodeMobil, NoPolisi, Merk, Type, JenisKendaraan,
Tahun, Jumlah, HargaJual, TotalBayar, UangBayar, UangKembali.
Nama : Nota Penjualan
Aliran Data : Proses 3.0 – Konsumen Nama Alias : -
Struktur Data : NoPenjualan, NoKtp, NamaKonsumen, Alamat,
Telepon, NoPolisi, Merk, Type, JenisKendaraan, Tahun, Warna, HargaJual, NoRangka, NoMesin, NoBpkb, TglJual, TotalBayar, UangBayar, UangKembali 6. Nama : Laporan Penjualan
Proses 4.0 – Pemilik Proses 4.2 – Pemilik Nama Alias : -
Struktur Data : TglCetak, NoPenjualan, NoPolisi, Merk, Type, Tahun HargaBeli, TglJual, Total
4.1.4 Perancangan Basis Data
Sebagai penunjang sistem pengolahan data bantuan komputer, maka harus ditentukan bagaimana bentuk rancangan database yang digunakan. Perancangan
database ini dimaksudkan untuk mengidentifikasi kebutuhan-kebutuhan file basis
data sistem yang diperlukan. 4.1.4.1Normalisasi
Normalisasi merupakan suatu proses pengelompokan data elemen menjadi tabel-tabel yang menunjukan entity dan relasinya yang berfungi untuk menghilangkan redudansi data, menentukan key yang unik untuk mengakses data atau merupakan pembentukan relation sedemikian rupa sehingga database
tersebut mudah dimodifikasi.
1. Bentuk Tidak Normal (Unnormalisasi)
62
{ NoKtp, NamaKonsumen, Alamat, Telepon, NoPenjualan, NoKtp, NamaKonsumen, Alamat, Telepon, TglJual, TotalBayar, UangBayar, UangKembali, NoPenjualan, KodeMobil, NoPolisi, Merk, Type, JenisKendaraan, Tahun, Jumlah, HargaJual, NoPolisi, Merk, Type, JenisKendaraan, Tahun, Warna, NoRangka, NoMesin, NoBpkb, KodeMobil, NoPolisi, Merk, Type, JenisKendaraan, Tahun, Warna, HargaSatuan, Status, NoPembelian, NoPenjual, NamaPenjual, Alamat, Telepon, TglBeli, TotalBayar, UangBayar, UangKembali, NoPembelian, KodeMobil, NoPolisi, Merk, Type, JenisKendaraan, Tahun, Jumlah, HargaBeli, NoPenjual,NamaPenjual, Alamat, Telepon}
2. Bentuk normal pertama (1st NF)
Dalam normalisasi pengelolaan data pembelian dan penjualan mobil bekas bentuk normal pertama atau First Norm Form (1NF) yaitu :
{ NoKtp, NamaKonsumen, Alamat, Telepon, NoPenjualan, TglJual, TotalBayar, UangBayar, UangKembali, KodeMobil, NoPolisi, Merk, Type, JenisKendaraan, Tahun, Jumlah, HargaJual, Warna, NoRangka, NoMesin, NoBpkb, HargaSatuan, Status, NoPembelian, NoPenjual, NamaPenjual, TglBeli, HargaBeli, }
3. Bentuk Normal ke Dua (2nd NF)
Dalam normalisasi pengelolaan pembelian dan penjualan mobil bekas bentuk normal kedua atau Second Norm Form (2NF) yaitu :
Tabel Pembelian = {NoPembelian*, NoPenjual**, NamaPenjual, Alamat, Telepon, TglBeli, TotalBayar, UangBayar, UangKembali} Tabel Detail Pembelian = {NoPembelian**, KodeMobil**, NoPolisi**, Merk,
Type, JenisKendaraan, Tahun, Jumlah, Hargabeli} Tabel StokKendaraan = {KodeMobil*, NoPolisi**, Merk, Type,
JenisKendaran, Tahun, Warna, HargaSatuan, Status} Tabel Kendaraan = {NoPolisi*, Merk, Type, JenisKendaraan, Tahun, Warna,
NoRangka, NoMesin, NoBpkb}
Tabel Penjualan = {NoPenjualan*, NoKtp**, NamaKonsumen, Alamat, Telepon, TglJual, TotalBayar, UangBayar, UangKembali} Tabel Detail Penjualan = {NoPenjualan**, KodeMobil**, NoPolisi**, Merk,
64
4.1.4.2Relasi Tabel
Proses ini merupakan hubungan antar file yang satu dengan yang lainnya yang saling berhubungan. Adapun gambarannya adalah sebagai berikut :
4.1.4.3Entity Relationship Diagram
ERD merupakan gambaran hubungan antar entitas yang satu dengan yang lain yang salig berhubungan dan saling berinteraksi satu dengan yang lain. Gambar ERD sebagai berikut:
PENJUALAN KONSUMEN 1 MELAKUKAN 1
DETAIL PENJUALAN
DETAIL PEMBELIAN 1 DIMILIKI N
PEMBELIAN 1 MEMILIKI 1
PENJUAL
Entity Relationship Diagram
Kamus Data :
66
Tabel Pembelian = {NoPembelian, NoPenjual, NamaPenjual, Alamat,
Telepon, TglBeli, TotalBayar, UangBayar, UangKembali} Tabel Detail Pembelian = {NoPembelian, KodeMobil, NoPolisi, Merk,
Type, JenisKendaraan, Tahun, Jumlah, Hargabeli} Tabel StokKendaraan = {KodeMobil, NoPolisi, Merk, Type,
JenisKendaran, Tahun, Warna, HargaSatuan, Status} Tabel Kendaraan = {NoPolisi, Merk, Type, JenisKendaraan, Tahun, Warna,
NoRangka, NoMesin, NoBpkb}
Tabel Penjualan = {NoPenjualan, NoKtp, NamaKonsumen, Alamat,
Telepon, TglJual, TotalBayar, UangBayar, UangKembali} Tabel Detail Penjualan = {NoPenjualan, KodeMobil, NoPolisi, Merk,
Type, JenisKendaraan, Tahun, Jumlah, HargaJual} 4.1.4.4Struktur File
Struktur file merupakan urutan isi atau data-data item yang ada pada file
database. Rancangan struktur ini dimaksudkan untuk dapat melakukan
kegiatan-kegiatan dalam pencarian data untuk mempermudah kerja sistem. Struktur file
yang terdapat pada komputerisasi sistem informasi pengelolaan data pembelian dan penjualan di Cahaya Kencana Motor adalah sebagai berikut :
Field Name Type Size Key
NoKtp VARCHAR 16 PRIMARY
Nama Konsumen VARCHAR 35
Alamat TEXT
Telepon VARCHAR 12
Tabel 4.3 Tabel Penjualan
Field Name Type Size Key
NoPenjualan VARCHAR 10 PRIMARY
NoKtp VARCHAR 16
NamaKonsumen VARCHAR 35
Alamat VARCHAR 35
Telepon VARCHAR 12
TglJual DATE
Totalbayar VARCHAR 12
UangBayar VARCHAR 12
UangKembali VARCHAR 12
Tabel 4.4
Tabel Detail Penjualan
Field Name Type Size Key
NoPenjualan VARCHAR 10
KodeMobil VARCHAR 10
NoPolisi VARCHAR 12
Merk VARCHAR 20
Type VARCHAR 20
JenisKendaraan VARCHAR 15
68
Jumlah VARCHAR 12
HargaBeli VARCHAR 12
Tabel 4.5 Tabel Kendaraan
Field Name Type Size Key
NoPolisi VARCHAR 12 PRIMARY
Merk VARCHAR 20
KodeMobil VARCHAR 12 PRIMARY
NoPolisi VARCHAR 20
HargaSatuan VARCHAR 12
Tabel 4.7 Tabel Penjual
Field Name Type Size Key
NoPenjual VARCHAR 16 PRIMARY
NamaPenjual VARCHAR 35
Alamat TEXT
Telepon VARCHAR 12
Tabel 4.8 Tabel Pembelian
Field Name Type Size Key
NoPembelian VARCHAR 10 PRIMARY
NoPenjual VARCHAR 16
NamaPenjual VARCHAR 35
Alamat TEXT
Telepon VARCHAR 12
TglBeli DATE
TotalBayar VARCHAR 12
UangBayar VARCHAR 12
UangKembali VARCHAR 12
Tabel 4.9
Tabel Detail Pembelian
Field Name Type Size Key
NoPembelian VARCHAR 10
KodeMobil VARCHAR 10
NoPolisi VARCHAR 12
70
Type VARCHAR 20
JenisKendaraan VARCHAR 15
Tabel 4.9
Tabel Detail Pembelian (Lanjutan)
Field Name Type Size Key
Tahun VARCHAR 4
Jumlah VARCHAR 12
HargaBeli VARCHAR 12
4.1.4.5Kodifikasi
Kodefikasi atau pengkodean digunakan untuk menjabarkan item-item data yang bersifat unik. Dalam perancangan ini penulis melakukan pengkodean sebagai berikut :
a. Kendaraan No Polisi : XX-YYYY-ZZZ Keterangan :
X : 1-2 digit merupakan kode wilayah pendaftaran kendaraan. Y: 4 digit merupakan nomor urut pendaftaran sesuai jenis kendaraan
Bermotor.
Z : 2-3 digit merupakan kombinasi dari kode wilayah, jenis kendaraan.
b. Pembelian No Pembelian : XX-XXXXXX A B C Keterangan :
A : merupakan kode nama showroom CK ( Cahaya Kencana ) B : merupakan kode pembelian PB ( Pembelian )
C : merupakan nomor urut pembelian
Misalkan CK-PB1234 berarti pembelian dengan nomor urut 1234 c. Stok Kendaraan
KodeMobil : XXXXXX A B Keterangan :
A : merupakan kode nama showroom CKM ( Cahaya Kencana Motor ) B : merupakan nomor urut kendaraan
Misalkan CKM001 berarti Kode Barang dengan nomor urut 001 d. Penjual
No Penjual :
