118
DAFTAR PUSTAKA
A. Buku
Amsyah,Zulkifli,2005, Manajemen Sistem Informasi. Jakarta : PT Gramedia Pustaka Utama
Siswosoediro,Hendry S, Mengurus Surat-surat kependudukan Visimedia,Jakarta,2008
Kansil,C.S.T,Penganta Ilmu HukumBalai Pustaka, Jakarta.
Johny ibrahim,teori penelitian hukum normatif, malang : banyumedia publishing,2005),
Lutfi Effendi,pokok-pokok Hukum Administrasi, Bayu Publishing, Malang,, 2003
Mertokusumo,Sudikn, Hukum Perdata Indonesia edisi kelima Liberty Yogyakarta 2002
Pitlo,A pembuktian dan Daluarsa, terjemahan M. Isa Arif, Jakarta : Intermasa, 1978
Ridwan HR, 2006. Hukum Administrasi Negara, Jakarta : PT Raja Grafindo Persada
Ridwan,HR Hukum Administrasi Negara,UII press,Yogyakarta, 2003
Rahardjo,sutjipto Hukum dan masyarakat, Angkasa,Bandung,2009
Subekti,R,pokok-pokok hukum perdata,penerbit PT.Intermasa, Jakarta,1980
Siswosoediro,Hendry S, Mengurus Surat-surat kependudukan Visimedia,Jakarta,2008
Soekarno, Mengenal Administrasi dan Prosedur Catatan Sipil. CV Coriena.Jakarta 1985
Soerjono Soekanto, 2001. Penelitian Hukum Normatif (Suatu Tinjauan Singkat), Jakarta:
PT. Raja Grafindo Persada
B. Peraturan Perundang-undangan
Peraturan Presiden Republik Nomor 25 Tahun 2008 tentang persyaratan dan tata cara pendaftaran penduduk dan pencatatan sipil
Pokok pikiran Undang-Undang No.24 Tahun 2013 Tentang perubahan atas undang-undang
119
Qanun No.2 Tahun 2009 TentangPeruahan Atas Qanun Kabupaten Aceh Tengah No. 20 Tahun 2008 Tentang Susunan Organisasi Dan Tata Kerja Dinas – Dinas Daerah
Kabupaten Aceh Tengah
Qanun No.9 Tahun 2010 Tentang Penyelenggaraan Administrasi Kependudukan
Qanun Kabupaten Aceh Tengah No. 20 Tahun 2008 Tentang Susunan Organisasi dan Tata Kerja Dinas-dinas daerah Kabupaten Aceh Tengah
Undang-undanng no23 tahun 2006 Tentang administrasi kependudukan
C. Internet
https://id.wikipedia.org/wiki/Qanun
peraturan.go.id/uu/nomor-24-tahun-2013.html
http://disdukcapil. go.id/426/dinas-kependudukan
http//www.bi.go.id
.hukumonline.com › ... › Pelayanan Kependudukan
http://disdukcapil./produk-layanan/akta-pencatatan-sipil/
://www.jurnalhukum.com/lembaga-catatan-sipil/
http://disdukcapil.lintasgayog.go.id/produk-layanan/akta-pencatatan-sipil/
https://legiantengah.wordpress.com/info.../informasio-pelayanan-akta-manfaat
http://disdukcapil.acehkab.go.id/index.php/multisite/page/12
http://www.kompas.daerah.com/-kependudukan aceh.com
Jurnal.fh.unila.ac.id/index.php/han/article//128/125
http://www.academia.edu/9746445/Analisi_Pelaksanaan_Pelayanan_Pembuatan_Akta_ Kelahiran_oleh_Dinas_Kependudukan_dan_Catatan_Sipil
BAB III
PROSEDUR PENERBITAN AKTA CATATAN SIPIL BERDASARKAN QANUN
KABUPATEN ACEH TENGAH NO.9 TAHUN 2010 TENTANG
PENYELENGGARAAN ADMINISTRASI KEPENDUDUKAN
A. Gambaran Umum Dinas Kependudukan Dan Catatan Sipil Kabupaten Aceh Tengah
Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Aceh Tengah merupakan salah satu unit kerja teknis yang menyelenggarakan administrasi kependudukan sesuai yang diatur dalam Qanun Kabupaten Aceh Tengah No.9 Tahun 2010. Sesuai dengan tugas pokok dan fungsi Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten
Aceh Tengah mempunyai Tugas Pokok melaksanakan sebagian urusan
Pemerintahan di bidang kependudukan dan pencatatan sipil. Untuk melaksanakan
tugas pokok tersebut Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil mempunyai fungsi
a. Perumusan kebijakan teknis di bidang kependudukan dan pencataan sipil.
b. Penyeleggara urusan pemerintahan dan pelayanan umum di bidang kependudukan dan pencatatan sipil.
c. Pembinaan dan pelaksanaan tugas di bidang kependudukan dan pencatatan sipil.
d. Melaksanakan kesekretaitan Dinas
berkedudukan di bawah dan bertanggungjawab kepada Bupati melalui Sekretaris Daerah. Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil mempunyai tugas melaksanakan urusan rumah tangga Pemerintah Daerah dan tugas pembantuan di bidang Kependudukan dan Pencatatan Sipil.
Tujuan yang hendak dicapai Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil yang telah menyelaraskan apa yang harus dilaksanakan sesuai dengan sumber daya dan kemanpuan yang dimiliki serta kebijakan yang diambil, adalah merupakan implementasi dari Misi yaitu :
1. Meningkatkan kesadaran hukum masyarakat dibidang Administrasi Kependudukan
2. Memberi pelayanan prima kepada masyarakat ( yang mudah, tepat dan Cepat ) 3. Mewujudkan sumber informasi kependudukan yang akurat bagi publik dan
Pemerintah
4. Meningkatkan tertib Administrasi Kependudukan.
Secara keseluruhan sasaran dan program Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil dapat dijabarkan sebagai berikut :
1. Meningkatnya kesadaran hukum masyarakat dibidang Administrasi Kependudukan
2. Terlayaninya masyarakat dengan pelayanan Prima
3. Terwujudnya sumber informasi Kependudukan yang akurat bagi Publik dan Pemerintah
5. Terpenuhinya sarana dan Prasarana pendukung Dinas yaitu ruang arsip yang memadai dan kebutuhan Dinas terpenuhi.
Untuk mewujudkan tujuan dan sasaran yang hendak dicapai diperlukan Kebijakan. Adapun Kebijakan Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Aceh Tengah adalah sebagai berikut :
1. Meningkatkan pembinaan dan penyuluhan untuk meningkatkan kesadaran Hukum Masyarakat.
2. Meningkatkan Kinerja Personil untuk melayani masyarakat. 3. Melaksanakan pelayanan Prima ( mudah, tepat, dan cepat ) 4. Pemenuhan sarana dan prasarana Dinas.
Dalam rangka pencapian tujuan dan sasaran tentunya dibutuhkan sebuah strategi kebijakan yang harus diterapkan, dalam hal ini Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Aceh Tengah
Menerapkan strategi kebijakan sebagai berikut :
1.) Menjadikan faktor kependudukan sebagai titik sentral pembangunan yang berkelanjutan, hal ini dicapai dengan pemahaman bahwa :
dengan mengedepankan hak-hak penduduk dan perlindungan social serta pemberian pemahaman tentang pembangunan yang berwawasan kependuduka n.
2.) Menyelenggarakan administrasi kependudukan untuk mendorong terakomodirnya hak-hak penduduk serta perlindungan social, hal ini dapat dicapai dengan cara: a). Menjadikan pelayanan pendaftaran penduduk, pencatatan sipil dan pengelolaan informasi dilaksanakan dalam rangka memenuhi kebutuhan masyarakat. b.) Menerbitkan identitas dan dokumen kependudukan dilaksanakan untuk memberikan kepastian hukum serta kemudahan dalam pelayanan social lainnya. c.) Mencegah segala macam bentuk penyalahgunaan pelayanan yang merugikan masyarakat.
3.) Menciptakan sistem administrasi kependudukanmelalui komitmen berbagai pihak dan peran serta masyarakat.
a). Dalam proses pendaftaran penduduk dan pencatatan sipil melibatkan peran serta masyarakat baik secara langsung maupun tidak langsung.
b.) Pembentukan forum koordinasi dan komunikasi antar berbagai pihak dalam memecahkan permasalahan administrasi kependudukan.
c.) Pengembangan pusat data terpadu sebagai muara pengumpulan biodata penduduk dari hasil pendaftaran dan pencatatan kejadian vital.
4.) Mengelola program dan kegiatan dengan prinsip-prinsip good governance, hal ini dicapai dengan cara :
b.) Pengelolaan seluruh program dilaksanakan oleh tenaga yang memiliki integritas, dedikasi dan kompetensi serta kemampuan yang professional.
Sebagai langkah tindak lanjut dalam pelaksanaan strategi kebijakan secara teknis Dinas Kependuduka n dan Pencatatan Sipil Kabupaten Aceh Tengah berusaha melakukan analisa terhadap faktor-faktor kunci keberhasilan dengan mendekatkan analisis, sebagai media mengidentifikasi faktor-faktor internal maupun eksternal pada Dinas Kependudukan dan mengidentifikasi faktor-faktor internal maupun eksternal pada Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Aceh Tengah.
Qanun Kabupaten Aceh Tengah Tahun 2009 Tentang Perubahan Atas Qanun Kabupaten Aceh Tengah Nomor 20 Tahun 2008 Tentang Susunan Organisasi dan Tata Kerja Dinas-Dinas Kabupaten Aceh Tengah Yang Terdiri Dari :
(1) Susunan Organisasi Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil, terdiri dari: a. Kepala Dinas
b. Sekretariat
c. Bidang Pendaftaran Penduduk d. Bidang Pencatatan Sipil
e. Bidang Pengolahan Data dan Dokumen Penduduk f. UPTD
g. Kelompok Jabatan Fungsional. (2) Sekretariat, terdiri dari :
(3) Bidang Pendaftaran Penduduk, terdiri dari : a. Seksi Indentitas Penduduk;
b. Seksi Perpindahan dan Pendataan Penduduk. (4) Bidang Pencatatan Sipil, terdiri dari :
a. Seksi Penerbitan Akte
b. Seksi Pengelolaan Dokumen dan Pelaporan.
(5) Bidang Pengolahan Data dan Dokumen Penduduk, terdiri dari : a. Seksi Teknis dan Pengembangan Aplikasi
b. Seksi Analisa Data dan Pelayanan Informasi.
Ketentuan Pasal 55 ayat (1) diubah, sehingga Pasal 55 ayat (1) berbunyi sebagai berikut : Pasal 55
(1) Dinas Kependukukan dan Pencatatan Sipil adalah perangkat daerah sebagai unsur pelaksana teknis pemerintah kabupaten dibidang kependudukan dan pencatatan sipil, Ketentuan Pasal 56, Pasal 57 dan Pasal 58 diubah, sehingga Pasal 56, Pasal 57 dan Pasal 58berbunyi sebagai berikut :26
Pasal 56
Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil mempunyai tugas melaksanakan tugas umum pemerintahan dan pembangunan di bidang pendaftaran penduduk, pencatatan sipil,
pengelolaan data dan informasi sesuai dengan peraturan perundang-undangan.27
_______________________________
26
Pasal 55Qanun No.2 Tahun 2009
27
Pasal 57
Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud pada Pasal 56, Dinas Kependudukan danPencatatan Sipil mempunyai fungsi:
a. pelaksanaan urusan ketatausahaan Dinas
b. penyusunan program kerja tahunan, jangka menengah dan jangka panjang
c. perumusan kebijakan teknis di pendaftaran penduduk, pencatatan sipil, pengelolaan datadan informasi
d. penyelenggaraan tugas di bidang pendaftaran penduduk, pencatatan sipil, pengelolaan data dan informasi termasuk perizinan dan pelayanan umum
e. pembinaan, pengawasan dan pengendalian terhadap pelaksanaan tugas di bidang pendaftaran penduduk, pencatatan sipil, pengelolaan data dan informasi
f. pelayanan informasi kependudukan dan pencatatan sipil
g. pengelolaan data kependudukan dan pencatatan sipil yang berskala kabupaten h. pelaksanaan koordinasi dengan instansi dan atau lembaga terkait lainnya di bidang
pendaftaran penduduk, pencatatan sipil, pengelolaan data dan informasi i. pembinaan UPTD
j. pelaksanaan tugas-tugas kedinasan lainnya yang diberikan oleh Bupati sesuai dengan tugas dan fungsinya.28
_______________________________
28
Pasal 58
Untuk menyelenggarakan fungsi sebagaimana dimaksud pada Pasal 57, Dinas Kependuduk andan Pencatatan Sipil mempunyai kewenangan:
a. melaksanakan koordinasi penyelenggaraan kependudukan dan pencatatan sipil
b. menyusun petunjuk teknis di bidang pendaftaran penduduk, pencatatan sipil, pengelolaandata dan informasi sesuai dengan peraturan perundang-undangan
c. membina dan melakukan sosialisasi di bidang pendaftaran penduduk, pencatatan sipil,pengelolaan data dan informasi
d. melaksanakan pungutan bukan pajak sesuai dengan ketentuan yang berlaku30
e.melimpahkan sebagian tugas kepada kecamatan dan kampung untuk menyelenggarakanurusan administrasi pendaftaran penduduk, pencatatan sipil, pengelolaan data daninformasi berdasarkan asas tugas pembantuan
f. menerbitkan dokumen atau akta di bidang pendaftaran penduduk, pencatatan sipil, pengelolaan data dan informasi.
Ketentuan Pasal 72 diubah dan ditambah dua ayat, sehingga Pasal 72 berbunyi sebagaiberikut :
Pasal 72
(1). Bagan struktur organisasi dinas merupakan bagian yang tak terpisahkan sebagaimana tercantum dalam lampiran lampiran qanun ini
(2). Rincian Tugas Pokok Fungsi Pemangku Jabatan Struktural pada masing-masing dinasdiatur dengan Peraturan Bupati
_______________________________
29
(3). Uraian Jabatan masing – masing dinas diatur dengan Peraturan Bupati
(4). Rincian Tugas Pokok dan Fungsi serta Uraian Jabatan Struktural diatur lebih lanjut dengan Peraturan Bupati
(5). Bagan struktur organisasi dinas sebagaimana tercantum dalam lampiran-lampiran, merupakan bagian tak terpisahkan dengan qanun ini.
Dengan berlakunya qanun ini, maka qanun Kabupaten Aceh Tengah Nomor 20 Tahun2008 tentang Susunan Organisasi dan tata kerja dinas-dinas daerah Kabupaten AcehTengah masih berlaku sepanjang tidak bertentangan dengan qanun ini.Qanun ini mulai berlaku pada tanggal diundangkan.Agar setiap orang mengetahuinya, memerintahkan Mengundangkan.30
Bidang Pendaftaran Penduduk, terdiri dari : a. Seksi Indentitas Penduduk
b. Seksi Perpindahan dan Pendataan Penduduk.
Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil mempunyai tugas melaksanakan tugas umum pemerintahan dan pembangunan di bidang pendaftaran penduduk, pencatatan sipil,pengelolaan data dan informasi sesuai dengan peraturan perundang-undangan.
Bagan struktur organisasi dinas merupakan bagian yang tak terpisahkan sebagaimana tercantum dibawah ini yaitu bagan struktur organisasi dan tata kerja dinas kepndudukan dan akta catatan sipil Kabupaten Aceh tengah. Rincian Tugas Pokok Fungsi Pemangku Jabatan Struktural pada masing-masing dinasdiatur dengan Peraturan Bupati.
_______________________________
30
BAGAN STRUKTUR ORGANISASI DAN TATA KERJA DINAS KEPENDUDUKAN DAN PENCATATAN SIPIL
KABUPATEN ACEH TENGAH
_______________________________
31
B. Mekanisme Penerbitan Akta Catatatan Sipil Kabupaten Aceh Tengah
Penerbitan Pendaftaran Penduduk (1) Setiap penduduk diberikan NIK.
(2) NIK diterbitkan setelah dilakukan pencatatan biodata penduduk. (3) NIK berlaku seumur hidup dan selamanya.
(4) NIK tidak berubah serta tidak mengikuti perubahan domisili. (5) NIK sebagaimana dimaksud pada ayat (3)
(6)Diberlakukan setelah terkoneksi Sistem Informasi Administrasi Kependudukan (SIAK).
(7) NIK dicantumkan dalam setiap dokumen kependudukan dan dokumen lainnya sesuai peraturan perundang-undangan. Pencatatan dan Penerbitan Biodata Penduduk Kartu Keluarga, Kartu Tanda Penduduk dan Surat Keterangan Tempat Tinggal Pencatatan dan Penerbitan Biodata Penduduk32
1) Penduduk Warga Negara Indonesia wajib melapor kepada Dinas melalui Kepala Kampung dan Camat untuk dicatatkan biodatanya.
2) Warga Negara Indonesia yang datang dari luar daerah atau luar negeri karena pindah wajib melapor kepada Dinas untuk dicatatkan biodatanya
3) Orang Asing yang datang dari luar daerah atau luar negeri karena pindah, wajib melapor kepada Dinas untuk dicatatkan biodatanya.
4) Pencatatan Biodata Penduduk dilakukan sebagai dasar pengisian dan pemutakhiran database kependudukan.
_______________________________
32
Pencatatan biodata sebagai dasar penerbitan Biodata Penduduk. Penerbitan Kartu Keluarga (KK)
(1) Penduduk Warga Negara Indonesia wajib melaporkan susunan keluarganya kepada Dinas melalui Kepala Kampung dan Camat sebagai dasar untuk penerbitan KK. (2) Orang Asing yang memiliki Izin Tinggal Tetap wajib melaporkan susunan
keluarganya kepada Dinas, sebagai dasar untuk penerbitan KK. (3) KK diterbitkan oleh Dinas dan ditanda tangani oleh Kepala Dinas.
(4) Dalam hal Kepala Dinas berhalangan, penandatanganan KK dapat dilakukan oleh Pejabat yang ditunjuk Bupati.
Penerbitan KTP
(1) Setiap penduduk Warga Negara Indonesia dan Orang Asing yang memiliki Izin Tinggal tetap dan telah mencapai umur 17 (tujuh belas) tahun atau sudah kawin atau pernah kawin wajib memiliki KTP.
(2) KTP diterbitkan oleh Dinas dan ditanda tangani oleh Kepala Dinas.33
(3) Dalam hal Kepala Dinas sebagaimana dimaksud pada ayat (2) berhalangan, penandatanganan KTP dapat dilakukan oleh Pejabat yang ditunjuk Bupati. Penerbitan Surat Keterangan Tempat Tinggal
(1) Setiap Orang Asing yang bertempat tinggal di Daerah dan telah memiliki Izin Tinggal terbatas wajib memiliki Surat Keterangan Tempat Tinggal.
(2) Surat Keterangan Tempat Tinggal diterbitkan dan ditanda tangani oleh Kepala Dinas. (3) Orang Asing yang telah memiliki Surat Keterangan Tempat Tinggal wajib membawa
_______________________________ 33
Pembetulan dan Pembatalan KK dan KTP
(1) Pembetulan KK dan KTP dilakukan untuk KK dan KTP yang mengalami kesalahan tulis redaksional pada Dinas yang menerbitkan KK dan KTP, baik atas inisiatif Kepala Dinas atau diminta oleh pemohon paling lambat 90 (sembilan puluh) hari sejak diterima oleh pemohon.
(2) Berdasarkan laporan sebagimana dimaksud pada Kepala Dinas membuat KK dan KTP baru untuk menggantikan KK dan KTP dimana terdapat kesalahan tulis redaksional dan menarik serta mencabut KK dan KTP lama dari pemohon.
Pencabutan KK dan KTP
(1) Pencabutan KK dan KTP dilakukan oleh Kepala Dinas yang menerbitkan KK dan KTP.
(2) Pencabutan KK dan KTP dilakukan karena : a. Kesalahan teknis
b. KTP yang telah habis masa berlaku
c. KK dan KTP yang diterbitkan secara tidak sah Legalisasi KK dan KTP
(1) Dinas hanya melegalisasi fotocopy KK dan KTP yang diterbitkan di daerah.
(2) Legalisasi KK dan KTP sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan oleh Kepala Dinas.34
Pencatatan Kelahiran
Prosedur Penerbitan Akta Kelahiran
_______________________________
34
Pada dasarnya prosedur penerbitan akta kelahiran tidaklah sulit, hanya saja harus melalui ketentuan yang telah ditetapkan di dalam peraturan yang berlaku.
ketentuan atau peraturan yang harus dipatuhi untuk mendapat akta kelahiran antara lain adanya batas waktu pelaporan setelah kelahiran terjadi. Selambat-lambatnya :
60 (enampuluh) hari sejak tanggal kelahiran
60 (enampuluh) hari yang dimaksud adalah 60 (enampuluh) hari kerja, dimana hari minggu dan hari-hari besar lainnya tidak dihitung.
Selain jangka waktu pelaporan yang telah ditentukan, ada beberapa syarat lain yang harus dipenuhi pula oleh warga yang akan membuat akta kelahiran di Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten Aceh Tengah., yaitu saat pendaftaran kelahiran yang dilakukan oleh ayah atau ibu atau orang yang mengetahui kelahiran tersebut , mereka harus membawa dua orang saksi yang dapat dipilih sendiri oleh mereka, asalkan saksi-saksi tersebut telah dewasa dengan membawa bukti fotocopy Kartu Tanda Penduduk (KTP) mereka.
Prosedur penerbitan akta kelahiran baru antara lain dapat dijelaskan sebagai berikut : (1) Pemohon mendatangi Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten aceh
tengah, kemudian mengisi dan menandatangani formulir pencatatan kelahiran dari Dinas, yang diketahui Lurah dan Camat dimana orang tua bertempat tinggal.
(2) Pemohon datang dengan melampirkan syarat-syarat sebagai berikut
(a) Surat keterangan kelahiran dari Lurah akau Kepala Desa dimana orang tua tercatat sebagai penduduk tetap.
(c) Fotocopy surat nikah atau akta perkawinan orang tua yang dilegalisir oleh instansi yang berwenang, (khusus legalisir surat nikah / akta perkawinan yang diterbitkan dari luar Kota Surakarta dapat diganti dengan menunjukkan aslinya dan mengisi formulir pernyataan yang bermeterei cukup).
(d) Fotocopy KTP dan KK pemohon atau orang tua yang dilegalisir instansi yang berwenang atau menunjukkan aslinya.
(e) Dua orang saksi hadir dengan melampirkan fotocopy KTP yang dilegalisir oleh instansi yang berwenang atau menunjukkan aslinya.
(f) Apabila akta perkawinan atau surat nikah orang tua belum tercatat sebagai WNI maka dilengkapi bukti kewarganegaraan orang tua yang diterbitkan oleh instansi yang berwenang.
(g) Surat kuasa yang bermeterei cukup, bagi yang menguasakan.
(h) Bagi pemohon kelahiran baru yang dikuasakan mengisi surat kuasa pencatatan kelahiran bermeterei cukup.
(i) Petugas Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil akan menerima dan meneliti persyaratan tersebut.
(j) Setelah persyaratan tersebut lengkap dan benar, maka selanjutnya akan dicacat dan diproses oleh petugas Dinas Kependudukan Dan Catatan Sipil dalam register kelahiran.Setelah itu pemohon dan saksi-saksi menandatangani register akta tersebut dan diterbitkan kutipan akta kelahiran.
oleh Kepala Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil dan kutipan akta kelahiran akan diserahkan kepada pemohon.
(l) Jangka waktu penyelesaian akta kelahiran adalah tujuh hari kerja.
Setelah mengetahui prosedur penerbitan akta kelahiran baru, maka selanjutnya akan diuraikan prosedur penerbitan akta kelahiran terlambat/dispensasi.
Prosedur Penerbitan Akta Kelahiran terlambat / dispensasi / Istimewa
Persyaratan yang diperlukan untuk pencatatan kelahiran yang terlambat pencatatan dan dispensasi adalah :
(1) Formulir pencatatan dan pemberitahuan kelahiran di kabupaten aceh tengah yang dibuat rangkap dua untuk kepentingan :
(a) Statistik vital (b) Arsip
(2) Surat keterangan kelahiran dari Lurah atau Kepala Desa dimana orang tua tercatat sebagai penduduk tetap.
(3) Surat keterangan dari orang yang menyaksikan dan / atau yang membantu proses kelahiran.
(4) Fotocopy surat nikah atau akta perkawinan orang tua yang dilegalisir oleh instansi yang berwenang
Fotocopy KTP dan KK pemohon atau orang tua yang dilegalisir instansi yang berwenang atau menunjukkan aslinya.
Foto copy ijasah bagi anak yang tamat pendidikan sekolah.
Dua orang saksi hadir dengan melampirkan fotocopy KTP yang dilegalisir oleh instansi yang berwenang atau menunjukkan aslinya.
Permohonan persetujuan penerbitan akta catatan sipil bermeterei cukup.
Permohonan persetujuan penerbitan akta kelahiran terlambat bermeterei cukup.
Surat kuasa bermeterei cukup bagi yang menguasakanApabila pencatatan kelahiran melebihi jangka waktu sebagaimana dimaksud, yaitu 60 (enampuluh) hari maka harus adanya Persetujuan Kepala Dinas
(1) Setiap kelahiran yang terjadi di Daerah wajib dilaporkan oleh orang tuanya atau pihak lain yang diberi kuasa oleh orang tuanya ke Dinas atau UPTD Instansi Pelaksana melalui Kepala Kampung paling lambat 60 (enam puluh) hari sejak tanggal kelahirannya.
(2) Pencatatan kelahiran dilakukan dengan memperhatikan
a. tempat domisili ibunya bagi penduduk Warga Negara Indonesia
b. Diluar tempat domisili ibunya bagi penduduk Warga Negara Indonesia c. tempat domisili ibunya bagi penduduk Orang Asing
d. Diluar tempat domisili ibunya bagi penduduk Orang Asing e. Orang Asing pemegang Izin Kunjungan
f. Anak yang tidak diketahui asal usulnya atau keberadaan orang tuanya.
(4) Dalam hal bukti perkawinan, namun perkawinan sah secara agama dengan menunjukkan bukti, pencatatannya tetap dilaksanakan sebagai anak dari suami istri. (5) Dalam hal pencatatan kelahiran bagi anak yang tidak diketahui asal usulnya atau
keberadaan orang tuanya, pencatatannya tetap dilaksanakan tanpa menuliskan nama orang tuanya.
(6) Pencatatan kelahiran) tanpa dipungut biaya, kecuali anak ke-II (dua) dan seterusnya.
Pencatatan Perkawinan
Prosedur Penerbitan Akta Perkawinan
Dalam Pasal 37 Qanun No. 9 Tahun 2010 tentang Penyelenggaraan penduduk dan akta catatan sipil dijelaskan bahwa setiap perkawinan yang telah dilangsungkan oleh Pemuka Agama selain agama Islam agar perkawinan sah secara agama dan juga sah secara hukum Negara, maka harus dicatatkan pada Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil selambat lambatnya 60 (enam puluh) hari sejak perkawinannya.
Pencatatan akta perkawinan baik untuk yang umum mapun yang terlambat.tidak ada perbedaaan atau konsekuensi khusus dalam prosedur penerbitannya. Tidak seperti halnya akta kelahiran dan akta kematian yang ada konsekuensinya jika terlambat mendaftarkan
Prosedur untuk penerbitan akta perkawinan di Dinas kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten Aceh Tengah adalah sebagai berikut :
Pemohon mengajukan permohonan secara tertulis dengan menggunakan formulir permohonan pencatatan perkawinan dari Dinas Kependudukan Dan Catatan Sipil
Petugas Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil akan menerima permohonan dan meneliti berkas persyaratan, apakah sudah sesuai dan benar atau belum.
Setelah berkas lengkap dan benar maka akan diproses oleh Kasi Perkawinan dan Perceraian 10 (sepuluh) hari sebelum pelaksanaan pencatatan akan diadakan pengumuman perkawinanSetelah diketahui tidak ada sanggahan atau keberatan terhadap perkawinan yang telah diumumkan, maka petugas pencatat akan akan segera meminta persetujuan dari Kepala Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil melangsungkan sidang pencatatan perkawinan.
Setelah itu akta perkawinan akan segera diproses, dan diterbitkan kutipannya. Kemudian register dan kutipan akta tersebut akan di paraf oleh Kasubdin Catatan Sipil, setelah itu akan ditandatangani oleh Kepala Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil. Petugas akan segera memulai sidang pencatatan perkawinan.
Akta perkawinan akan disimpan di Dinas, sedangkan kutipan akta perkawinan akan diberikan kepada pemohon.
Jangka waktu penyelesaian paling lambat adalah 7 tujuh hari kerja.
(1) Setiap perkawinan yang dilaksanakan berdasarkan peraturan perundang-undangan wajib dilaporkan oleh yang bersangkutan ke Dinas atau UPTD Instansi Pelaksana, paling lambat 60 (enam puluh) hari sejak tanggal perkawinan.
(2) Berdasarkan laporan Pejabat Pencatatan Sipil mencatat pada registrasi Akta Perkawinan dan menerbitkan Kutipan Akta perkawinan.
(3) Kutipan Akta perkawinan masing-masing diberikan kepada suami istri. (4) Pelaporan dilakukan oleh Penduduk yang beragama Islam kepada KUAKec.
(6) Hasil pencatatan data tidak memerlukan penerbitan kutipan akta Pencatatan Sipil. Pencatatan Perkawinan Berdasarkan Penetapan Pengadilan
1) Pencatatan Perkawinan yang dilaporkan kepada Dinas, termasuk perkawinan yang
telah ditetapkan oleh Pengadilan Negeri meliputi :
a. Perkawinan yang dilakukan antar umat yang berbeda agama b. Perkawinan yang tidak dapat dibuktikan dengan akta perkawinan.
2) Dalam hal perkawinan disahkan atas dasar penetapan pengadilan negeri dalam
Register Akta perkawinan dan Kutipan Akta Perkawinan, pencatatannya berdasarkan penetapan pengadilan negeri bukan berdasarkan pengesahan salah satu agama. 35
Pencatatan Perceraian
Prosedur Penerbitan Akta Perceraian
Prosedur penerbitan akta perceraian adalah sebagai berikut :
a) Pemohon mengajukan gugatan cerai di Pengadilan Negeri tempat pemohon berdomisili
b) Setelah mendapat putusan pengadilan, pemohon datang ke Dinas Kependudukan c) Catatan Sipil untuk mengajukan permohonan secara tertulis dengan menggunakan
formulir permohonan dari Dinas.
d) Catatan Sipil untuk mengajukan permohonan secara tertulis dengan menggunakan formulir permohonan dari Dinas.
Pemohon melampirkan persyaratan-persyarataan, yang meliputi :
_______________________________
35
(1) Fotocopy KTP pemohon (2) Pengantar dari pengadilan
(3) Salinan putusan dari pengadilan yang telah mempunyai kekuatan hukum tetap
(4) Kutipan akta perkawinan e) Pemohon membayar biaya retribusi.
f) Petugas Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil akan menerima permohonan dan meneliti berkas persyaratan
g) Apabila persyaratan sudah lengkap, maka petugas akan mencatatat dalam register akta perceraian dan ditandatangani oleh pemohon dan diterbitkan kutipan akta perceraian untuk diberikan kepada pemohon
h) Jangka waktu penyelesaian adalah 7 tujuh hari kerja
(1) Setiap perceraian wajib dilaporkan oleh yang bersangkutan kepada Dinas atau UPTD Instansi Pelaksana paling lambat 60 (enam puluh) hari sejak putusan pengadilan tentang perceraian memperoleh kekuatan hukum tetap.
(2) Berdasarkan laporan sebagaimana Pejabat Pencatatan Sipil pada Dinas atau UPTD Instansi Pelaksana mencatat pada Register Akta Perceraian dan menerbitkan Kutipan Akta perceraian.
(3) Dinas atau UPTD Instansi Pelaksana memberitahukan perceraian kepada dinas atau UPTD Instansi Pelaksana tempat pencatatan peristiwa perkawinan.
Pencatatan Kematian
Seperti halnya kelahiran seseorang yang wajib didaftarkan di Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil, maka suatu peristiwa kematian juga harus dilaporkan dan sesegera mungkin didaftarkan di Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil untuk mendapatkan kutipan akta kematian. Penyelenggaraan Pendaftaran Penduduk dan Akta Catatan Sipil dijelaskan bahwa setiap kematian wajib dilaporkan oleh instansi yang terkait berdasarkan visum rumah sakit atau puskesmas dengan mencantumkan diagnosa untuk membangun statistik yang vital.Setiap kematian wajib dicatatkan oleh pihak-pihak terkait, yaitu orang tua / suami / isteri / anak / kuasanya selambat-lambatnya :
a) 30 (tiga puluh) hari sejak tanggal kematian.
Apabila pencatatan kematian melebihi jangka waktu sebagaimana dimaksud, yaitu 60 (enampuluh) hari maka harus mendapatkanPersetujuan Kepala DinasApabila pelaporan melebihi batas waktu maka akan dikenakan retribusi sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
Persyaratan secara umum yang diperlukan untuk pencatatan kematian antara lain : Formulir pencatatan dan pemberitahuan kematian di Kabupaten Aceh Tengah yang dibuat rangkap tiga yaitu untuk :
Pelapor / keluargaDinasUPTD.
Surat keterangan kematian dari rumah sakit atau puskesmas dan kelurahan dimana orang yang meninggal berdomisili yang mencantukan diagnosa
Fotocopy surat nikah atau akta perkawinan apabila yang meninggal sudah menikah Fotocopy akta kelahiran yang meninggal dunia
Fotocopy KK dan KTP pelapor
Apabila yang meninggal WNA maka harus dilengkapi dengan dokumen imigrasinya Dua orang saksi dengan melampirkan fotocopy KTP yang dilegalisir oleh instansi yang berwenang atau menunjukkan aslinya
Surat kuasa bermeterei cukup bagi yang menguasakannya.
Prosedur penerbitan akta kematian baik akta kematian baru maupun akta kematian terlambat atau dispensasi pada dasarnya hampir sama dengan prosedur penerbitan akta kelahiran.
(1) Setiap kematian penduduk wajib dilaporkan oleh keluarga atau yang mewakili kepada Dinas atau UPTD Instansi Pelaksana melalui Kepala Kampung paling lambat 30 (tiga puluh) hari sejak tanggal kematian.
(2) Pencatatan kematian sebagaimana dimaksud pada ayat (1), dibedakan antara : a. Penduduk daerah;
b. Penduduk di luar daerah.
(3) Berdasarkan laporan Pejabat Pencatatan Sipil mencatat pada Register Akta Kematian dan menerbitkan Kutipan Akta Kematian.
Berikut ini akan diuraikan prosedur penerbitan akta kematian baru
Prosedur Penerbitan Akta Kematian Baru
Prosedur penerbitan akta kematian baru dapat dijelaskan sebagai berikut :
(2) Pemohon datang dengan melampirkan syarat-syarat
(3) Surat keterangan kematian dari rumah sakit atau puskesmas dan kelurahan dimana orang yang meninggal berdomisili yang mencantukan diagnosa.
(4) Fotocopy surat nikah atau akta perkawinan apabila yang meninggal sudah menikah (5) Fotocopy akta kelahiran yang meninggal dunia
(6) Apabila akta catatan sipil belum mencantumkan WNI maka dilengkapi bukti Pewarganegaraannya
(7) Fotocopy KK dan KTP pelapor
(8) Dua orang saksi dengan melampirkan fotocopy KTP yang dilegalisir oleh instansi yang berwenang atau menunjukkan aslinya
(9) Surat kuasa bermeterei cukup bagi yang menguasakannya
a) Pegawai Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten Aceh Tengah akan menerima permohonan dan kemudian akan meneliti semua persyaratan, apakah semua persyaratan yang diperlukan sudah lengkap atau belum.
b)Setelah persyaratan sudah lengkap dan benar maka selanjutnya akan dicatat dalam register kematian dan ditandatangain oleh pemohon dan saksi, setelah itu akan diterbitkan kutipan akta kematian.
c)Kemudian register kematian dan kutipan akta tersebut akan di paraf oleh Kasubdin Catatan Sipil, setelah itu akan ditandatangani oleh Kepala Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil dan kutipan akta kematian akan diserahkan kepada pemohon
Diuraikan Prosedur Penerbitan Akta Kematian Terlambat / Dispensasi
(a)Pemohon mendatangi dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten Aceh Tengah, kemudian mengisi dan menandatangani formulir pencatatan dan pemberitahuan kematian di surakarta yang diketahui Lurah dan Camat dimana orang yang meninggal berdomisili.
(b) Pemohon datang dengan melampirkan syarat-syarat sebagai berikut :
1.Surat keterangan kematian dari rumah sakit atau puskesmas dan kelurahan dimana
orang yang meninggal berdomisili yang mencantukan diagnosa.
2.Fotocopy surat nikah atau akta perkawinan apabila yang meninggal sudah menikah.
3.Fotocopy akta kelahiran yang meninggal dunia.
4.Apabila akta catatan sipil belum mencantumkan WNI maka dilengkapi bukti Pewarganegaraannya.
5.Fotocopy KK dan KTP pelapor.
6.Dua orang saksi dengan melampirkan fotocopy KTP yang dilegalisir oleh instansi yang berwenang atau menunjukkan aslinya.
7.Surat kuasa bermeterei cukup bagi yang menguasakannya.
Pemohon membayar biaya retribusi pencatatan kematian terlambat atau dispensasi
2. Petugas Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil akan menerima permohonan dan meneliti seluruh persyaratan.
3. Setelah itu Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil akan menerbitkan keputusan Kepala Dinas tentang persetujuan pencatatan kematianterlambat.
4. Setelah mendapat persetujuan Kepala Dinas, selanjutnya akan dicatat dalam register kematian dan ditandatangani oleh pemohon dan saksi-saksi setelah itu akan diterbitkan kutipan akta kematian.
5. Kemudian register akta kematian dan kutipan akta tersebut akan di paraf oleh Kasubdin Catatan Sipil, setelah itu akan ditandatangani oleh Kepala Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil dan kutipan akta kematian akan diserahkan kepada pemohon.
Jangka waktu penyelesaian akta kematian terlambat paling lambat tujuh hari kerja
Pencatatan Pengangkatan Anak
(1) Setiap Pengangkatan anak di daerah wajib dilaporkan oleh orang tua angkatnya kepada Dinas atau UPTD Instansi Pelaksana paling lambat 30 (tiga puluh) hari setelah salinan penetapan Pengadilan diterima oleh penduduk.
(2) Berdasarkan laporan sebagaimana dimaksud pada ayat (1), Pejabat Pencatatan Sipil membuat catatan pinggir pada Register Akta kelahiran Kutipan Akta kelahiran. (3) Bagi anak yang akta kelahirannya diterbitkan oleh Dinas di luar Daerah, pencatatan
Pelaporan Pengangkatan Anak
Di Luar Wilayah Negara Kesatuan Republik Indonesia Pasal 50
(1) Setiap Pengangkatan anak Warga Negara Asing oleh Warga Negara Indonesia diluar wilayah Negara Kesatuan Republik Indonesia, dilaksanakan berdasarkan peraturan perundangundangan, wajib dilaporkan ke Dinas atau UPTD Instansi Pelaksana, paling lambat 30 (tiga puluh) hari sejak yang bersangkutan kembali ke Daerah.
(2) Pejabat Pencatatan Sipil pada Dinas atau UPTD Instansi Pelaksana mengukuhkan Surat Keterangan Pengangkatan Anak.
Pencatatan Pengakuan Anak
(1) Setiap Pengakuan anak di daerah wajib dilaporkan oleh orang tua kepada Dinas atau UPTD Instansi Pelaksana paling lambat 30 (tiga puluh) hari sejak tanggal Surat Pengakuan Anak oleh ayah dan disetujui oleh ibu dari anak yang bersangkutan. (2) Berdasarkan laporan Dinas atau UPTD Instansi Pelaksana mencatat dalam Register
Akta pengakuan anak dan menerbitkan Akta Pengakuan anak serta membuat cacatan pinggir pada Register Akta kelahiran Kutipan Akta kelahiran.
(3) Bagi anak yang akta kelahirannya diterbitkan oleh Dinas di luar Daerah, pencatatan Pengakuan anak dilakukan oleh Dinas atau UPTD Instansi Pelaksana yang menerbitkan akta kelahiran.
Pencatatan Pengesahan Anak
(1) Setiap Pengesahan anak wajib dilaporkan oleh orang tuanya kepada Dinas atau UPTD Instansi Pelaksana tempat tinggal pemohon pada saat pencatatan perkawinan orang tuanya atau paling lambat 30 (tiga puluh) hari sejak tanggal pencatatan perkawinan orang tua
(2) Pencatatan pengesahan anak yang dilaksanakan pada saat pencatatan perkawinan orang tua dicatat pada Register Akta perkawinan, sedangkan pencatatan pengesahan anak yang dilaksanakan setelah pencatatan perkawinan dicatat dalam bentuk catatan pinggir pada Register Akta Perkawinan.
(3) Berdasarkan pencatatan pengesahan anak Dinas atau UPTD Instansi Pelaksana membuat cacatan pinggir pada Register Kutipan Akta Kelahiran Anak.
(4) Pelaporan dikecualikan bagi orang tua yang agamanya tidak membenarkan pengesahan anak yang lahir diluar hubungan perkawinan yang sah. 36
Dari hal di atas jelas bahwa pengakuan dan pengesahan anak berbeda dengan pengangkatan anak atau yang biasa disebut Adopsi. Walaupun keduanya masih sama-sama menjadi kewenangan dari Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil.
Status seorang anak sepanjang mengenai anak-anak luar kawin banyak dikupas dalam kitab Undang-Undang perdata. Demikan pula Undang-undang perkawinan menyikap pula adanya kenyataan yang tumbuh dan berkembang dalam mayarakat tetang hal pengesahan anak tersebut.
_______________________________
36
Karena saat ini masyarakat masih sulit atau rancu dalam membedakan antara adopsi dan pengakuan serta pengesahan anak. Padahal jelas bahwa untuk pengakuan dan pengesahan anak, anak yang diakui dan disahkan notabenya adalah anak kandung yang lahir diluar perkawinan. Sedangkan untuk pengangkatan anak atau adopsi, anak yang diangkat bukan anak kandung dan harus melalui putusan pengadilan Pengakuan dan pengesahan anak.
Prosedur penerbitan akta pengakuan dan pengesahan anak dapat dijelaskan sebagai berikut :
a) Pemohon datang ke Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil atau UPTD Instansi pelaksana dan mengajukan permohonan secara tertulis dengan menggunakan formulir dari Dinas
b) Pemohon melampirkan semua persyaratan, antara lain : (1) Akta kelahiran anak
(2) Fotocopy KK dan KTP orang tua yang memohon pengakuan dan pengesahan anak.
(3) Penetapan dari Pengadilan Negeri dalam hal jika orang tua lalai dalam permohonan sehingga pencatatan dilakukan setelah perkawinan (untuk pengesahan anak).
d) Setelah persyaratan benar dan lengkap, maka akan dilakukan catat pinggir di register dan akta kelahiran anak untuk pengakuan anak dan akta perkawinan orang tuanya untuk pengesahan anak.
e) Setelah persyaratan benar dan lengkap, maka akan dilakukan catat pinggir di register dan akta kelahiran anak untuk pengakuan anak dan akta perkawinan orang tuanya untuk pengesahan anak.
f) Kutipan akta pengakuan dan pengesahan anak diberikan pada saat pencatatan perkawinan orang tuanya.
Sebenarnya selain pengakuan dan pengesahan anak, bisa juga hanya pengakuan anak saja, jadi anak hanya sebatas diakui saja, tidak di sahkan dan orang tuanya tidak menikah. Prosedurnya hampir sama dengan penerbitan akta pengakuan dan pengesahan anak, sama-sama diberikan catatan pinggir dalam akta kelahiran anak,.tetapi harus memerlukan penetapan Pengadilan Negeri. Berikut ini adalah bagan prosedur penerbitan akta pengakuan dan pengesahan anak
Legalisasi Akta Pencatatan Sipil
(1) Dinas atau UPTD Instansi Pelaksana hanya melegalisasi fotocopy kutipan akta pencatatan sipil yang diterbitkan di daerah.
(2) Legalisasi fotocopy kutipan akta pencatatan sipil dilakukan oleh Pejabat Pencatatan Sipil. Legalisasi fotocopy kutipan akta pencatatan sipil yang diterbitkan di luar daerah atau Perwakilan Republik Indonesia di Luar Negeri dapat dilakukan oleh pejabat pencatatan sipil dengan menunjukkan kutipan aslinya apabila :
a. Tidak terdapat coretan
Pelaporan Perkawinan Warga Negara Indonesia di Luar Wilayah Negara Kesatuan Republik Indonesia
Pasal 40
1.)Setiap perkawinan Penduduk Warga Negara Indonesia yang terjadi diluar wilayah Negara Kesatuan Republik Indonesia dan dilaksanakan berdasarkan ketentuan perundang-undangan, wajib dilaporkan oleh yang bersangkutan ke Dinas atau UPTD Instansi Pelaksana paling lambat.30 (tiga puluh) hari sejak yang bersangkutan kembali ke Daerah.
2) Pejabat Pencatatan Sipil pada Dinas atau UPTD Instansi Pelaksana mencatat dan menerbit Tanda Bukti Pelaporan Warga Negara Indonesia di Luar Wilayah Negara kesatuan Republik Indonesia.37
Pelaporan Perceraian Warga Negara Indonesia di Luar Wilayah Negara Kesatuan Republik Indonesia
Pasal 43
(1) Setiap perceraian Penduduk Warga Negara Indonesia yang terjadi diluar wilayah Negara Kesatuan Republik Indonesia dan dilaksanakan berdasarkan ketentuan perundang-undangan,wajib dilaporkan oleh yang bersangkutan ke Dinas atau UPTD Instansi Pelaksana paling lambat 30 (tiga puluh) hari sejak yang bersangkutan kembali ke Daerah. 38
(2) Pejabat Pencatatan Sipil pada Dinas atau UPTD Instansi Pelaksana mencatat dan menerbitkan Tanda Bukti Pelaporan perceraian diluar wilayah Negara Kesatuan Republik Indonesia.
_______________________________
37
Pasal 40 Qanun No.9 Tahun 2010
38
Pencatatan Kematian Seseorang Karena Hilang atau Mati Tetapi Tidak Ditemukan Jenazahnya
Pasal 46
(1) Pencatatan kematian seseorang karena hilang atau mati tetapi tidak ditemukan jenazahnya dicatat pada Dinas atau UPTD Instansi Pelaksana di tempat tinggal pelapor setelah adanya penetapan pengadilan tentang kematian dimaksud.
(2) Pejabat Pencatatan Sipil pada Dinas atau UPTD Instansi Pelaksana sebagaimana dimaksud pada ayat (1), mencatat pada Register Akta Kematian dan menerbitkan Kutipan Akta Kematian.39
Pencatatan Kematian Ditemukan Jenazahnya Tetapi Tidak Diketahui Identitasnya
Pasal 47
(1) Pencatatan kematian seseorang ditemukan jenazahnya tetapi tidak diketahui Identitasnya dilaksanakan oleh Dinas atau UPTD Instansi Pelaksana di tempat ditemukan jenazahnya berdasarkan Surat Keterangan Catatan Kepolisian.
(2) Pejabat Pencatatan Sipil pada Dinas atau UPTD Instansi Pelaksana sebagaimana dimaksud pada ayat (1), memberikan Surat Keterangan Kematian. 40
_______________________________
39
Pasal 46 Qanun No.9 Tahun 2010
40
Pelaporan Kematian
di Luar Wilayah Negara Kesatuan Republik Indonesia Pasal 48
(1) Setiap kematian Penduduk diluar wilayah Negara Kesatuan Republik Indonesia dicatat sesuai dengan ketentuan perundangundangan, wajib dilaporkan oleh orang tua atau keluarga ke Dinas atau UPTD Instansi Pelaksana, paling lambat 30 (tiga puluh) hari sejak tanggal kematian penduduk.
(2) Pejabat Pencatatan Sipil pada Dinas atau UPTD Instansi Pelaksana mencatat dan menerbitkan Tanda Bukti Pelaporan Kematian Luar Negeri 41
Pencatatan Perubahan Nama Pasal 53
(1) Setiap perubahan nama wajib dilaporkan yang bersangkutan kepada Dinas atau UPTD Instansi Pelaksana yang menerbitkan kutipan akta pencatatan sipil, paling lambat 30 (tiga puluh) hari sejak diterimanya salinan penetapan pengadilan negeri mengenai perubahan nama.
(2) Berdasarkan laporan sebagaimana dimaksud pada ayat (1), Dinas atau UPTD Instansi Pelaksana membuat cacatan pinggir pada Register Akta Pencatatan Sipil dan Kutipan Akta Pencatatan Sipil. 42
_______________________________
41
Pasal 48 Qanun No.9 Tahun 2010
42
Pencatatan Perubahan status Kewarganegaraan di Daerah Pasal 54
(1) Setiap perubahan status kewarganegaraan dari WNA menjadi Warga Negara Indonesia, wajib dilaporkan oleh yang bersangkutan kepada Dinas atau UPTD Instansi Pelaksana peristiwa perubahan status, paling lambat 60 (enam puluh) hari sejak berita acara pengucapan sumpah atau pernyataan janji setia oleh pejabat.
(2) Berdasarkan laporan sebagaimana dimaksud pada ayat (1), pejabat pencatatan sipil membuat catatan pada Register Akta pencatatan sipil Kutipan Akta pencatatan sipil.43
Pencatatan Perubahan status Kewarganegaraan Bagi Pemegang Kewarganegaraan Ganda
Pasal 55
(1) Setiap anak yang memiliki kewarganegaraan ganda dan telah memilih salah satu kewarganegaraannya, wajib melaporkan ke Dinas atau UPTD Instansi Pelaksana yang menerbitkan kutipan akta pencatatan sipil, paling lambat 14 (empat belas) hari sejak tanggal batas waktu yang ditentukan berdasarkan peraturan perundang-undangan untuk memilih kewarganegaraan berakhir.
(2) Berdasarkan laporan sebagaimana dimaksud pada ayat (1), pejabat pencatatan sipil membuat catatan pada pinggir Register Akta pencatatan sipil Kutipan Akta pencatatan sipil. 44
_______________________________
43
Pasal 54 Qanun No.9 Tahun 2010
44
C. Peristiwa Penting Yang Dicatatkan Oleh Dinas Kependudukan Dan Catatan
Sipil Aceh Tengah Berdasarkan Qanun No.9 Tahun 2010
Pada umumnya kedudukan seseorang dimulai pada saat di lahirkan sangat perlu seseorang itu memiliki dan memperoleh suatu bukti diri dalam kedudukan hukumnya, supaya mudah mendapatkan kepastian tentang kejadian-kejadian tersebut. Dan untuk itu lembaga catatan sipil ini bertujuan untuk memungkinkan pencatatan yang selengkap-lengkapnya dan oleh karenanya memberikan kepastian sebesar-besarnya tentang kejadian peristiwa tadi. Semua kejadian-kejadian atau peristiwa-peristiwa tersebut dibukukan, sehingga baik yang bersangkutan sendiri maupun orang-orang lain yang berkepentingan, mempunyai bukti tentang kejadian-kejadian tersebut, karena mungkin juga ada orang ketiga mempunyai kepentingan untuk mengetahui tentang kelahiran, perkawinan, perceraian, kematian, pengakuan anak, pengesahan anak dang anti nama.45
1.Perkawinan
Telah terjadinya kodratnya bahwa setiap umat manusia didunia ini yang berlainan jenis hidupbersama, maka kedua jenis insan tersebut wajar dan layak melangsungkan perkawinannya untuk hidup bersama membentuk suatu keluarga yang bahagia yang bertujuan mengumpulkan danmengembangkan keturunannya agar kehidupan manusia tersebut tidak terputus. Pengertian ikatan lahir batin dalam perkawinan adalah ikatan atau hubungan antar seseorang pria dengan seorang wanita untuk hidup bersama sebagai suami istri, sedangkan hubungan ikatanlahir tersebut, merupakan hubungan yang formal sifatnya nyata
_______________________________
45
baik bagi yang mengikatkan dirinya maupun bagi orang lain atau masyarakat.
Dalam pengertian perkawinan itu tercantum pula tujuan perkawinan yaitu untuk membentuk keluarga atau rumah tangga yang bahagia dan kekal, ini berarti bahwa perkawinan dilangsungkan bukan untuk sementara atau untuk jangka waktu tertentu yang direncanakan, akan tetapi untuk seumur hidup atau selama-lamanya, dan tidak boleh diputuskan begitu saja. Karena tidakdiperkenankan perkwinan yang hanya dilangsungkan untuk sementara waktu saja seperti kawin kontrak. Kemudian dalam rumusan perkawinan juga dinyatakan dengan tegas bahwa pembentukan keluarga atau rumah tangga yang bahagia dan kekal itu berdasarkan ketuhanan yang maha esa. Ini berarti bahwa perkawinan harus didasarkan pada agama dan kepercayaan. Oleh sebab itulah perkawinan adalah sah, apabila dilakukan menurut hukum masing-masing agama dan kepercayaan.Maksud dilakukannya pencatatan perkawinan itu adalah untuk menjadikan peristiwa perkawinan itu menjadi jelas, baik bagi yang bersangkutan, maupun bagi orang lain dan masyarakat, hal ini dapat dibaca dalam suatu surat yang bersifat resmi dan termuat pula dalam daftar khusus yang disediakan untuk itu, sehingga sewaktu-waktu dapat digunakan dimana perlu, terutama sebagai alat bukti tertulis yang otentik. Dengan adanya surat bukti otentik, dapatlah dibenarkan atau dicegah suatu perbuatan yang lain.Kewenangan dari pencatatan perkawinan dilakukan oleh dua instansi pemerintah yaitu:
1. Pegawai pencatatan nikah, talak dan rujuk yaitu pegawai kantor urusan agama (KUA), untuk orang-orang yang beragama islam
(2) Kelahiran
Bagi keluarga yang baru dibentuk itu akan dimungkinkan anak yang diharapkan sebagai akibat perkawinan mereka yang kemudian anak yang lahir inilah yang disebut sebagai penerus generasi dari orang tuanya, sebagai konsekuensi dari kelahiran anak tersebut maka kedua orang tuanya wajib memelihara dan mendidik anak-anak mereka sebaik-baiknya dan begitu juga anak-anak wajib menghormati orang tua dan mentaati kehendak mereka yang baik.Selanjutnya jika orang tua anak tersebut meninggal dunia, maka anak tersebut akan tampil sebagai ahli waris dari kedua orang tuanya yang telah meninggal dunia. Akan tetapi dalam hak kewarisan terjadi hal-hal yang sangat merumitkan ahli waris yang sebenarnya, karena adanya pihak ketiga yang ingin mengesampingkan ahli waris yang sebenarnya. Namun demikian hal ini dapat diatasi dengan baik apabila anak tersebut menunjukan bukti-bukti yang kuat dan otentik bahwa dirinya adalah anak sah dari almarhum orang tuanya.Alat bukti yang sah tentunya adalah satu bukti tertulis yang otentik yang menerangkan tentang suatu hal, agar hal tersebut mempunyai dasar hukum yang pasti dan kuat. Demikian pula dengan peristiwa kelahiran seseorang, peristiwa kelahiran itu perlu mempunyai bukti tertulis dan otentik. Karena untuk membuktikan identitas seseorang yang pasti dan sah adalah dapat kita lihat dari akta kelahirannya yang dikeluarkan oleh lembaga yang berwenang mengeluarkan akta tersebut yaitu lembaga catatan sipil. Maka setiap peristiwa kelahiran yang ada ditengah-tengah keluarga hendaknya didaftarkan ke catatan sipil guna mendapatkan akta kelahiran. Hal ini agar kedudukan hukum dan status seseorang itu dapat dilihat sewaktu-waktu kebenarannya, agar ia dapat melakukan suatu perbuatan hukum tertentu.
Dalam hal pengakuan anak ataupun pengesahan anak dituangkan dalam suatu dokumen otentik yang dibuat oleh pencatatan sipil yang pada prinsipnya lebih ditujukan untuk maksud menciptakan hubungan hukum perdata antara anak yang diakui dengan sipelaku. Status seorang anak sepanjang mengenai anak-anak luar kawin banyak dikupas dalam kitab Undang-Undang Hukum Perdata. Demikan pula Undang-Undang perkawinan menyikap pula adanya kenyataan yang tumbuh dan berkembang dalam masyarakat tentang hal yang dimaksud.Secara biologis tidak mungkin seorang anak todak mempunyai ayah, maka demi kepentingan hukum yang menyangkut segala akibatnya dibidang pewarisan, kewarganegaraan, perwalian dan lain sebagainya, maka melalui pengakuan dan kewarganegaraan anak ini di timbulkan hubungan hukum perdata baru. Biasanya dengan dilangsungkannya perkawinan orang tuanya, di terbitkan akta pengakuan anak.Dari bentuk akta pengesahan anak itu sendiri, sebenarnya bukan merupakan sutu akta dalam bentuk tersendiri. Pada awalnya akta kelahiran biasa, dengan pengesahan anak kemudian di cantumkan data pengesahan anak yang dikenal dengan istilah “catatan pinggir”. Disebut catatan pinggir karena memuat catatan tentang perubahan status anak tersebut dicatat pada bagian pinggir dari akta kelahiran semula, “catatan pinggir” pada suatu akta catatan sipil pada dasarnya berisi perubahan data dan informasi atas akta semula.Lembaga catatan sipil adalah juga lembaga yang berwenang melakukan pengesahan anak. Peristiwa pengakuan/pengesahan anak tidak dapat dilakukan secara diam-diam tetapi harus dilakukan dimuka pegawai pencatatan sipil, dengan pencatatan dalam akta kelahiran anak tersebut,atau dalam akta perkawinan orang tuanya (yang berakibat pengesahan) atau dapat juga dalam suatu akta tersendiri dari pegawai pencatatan sipil.
Salah satu peristiwa dalam suatu keluarga yang sangat memalukan adalah perceraian. Kejadian ini dapat dibayangkan, karena sekian lamanya perkawinan itu dibina dalam kemesraan dan kebahagiaan antara suami dan istri ternyata harus berantakan dan terpisah dengan penuh kehancuran.Ditentukan bahwa perceraian hanya dapat dilakukan di depan sidang pengadilan setelah pengadilan yang bersangkutan berusaha dan tidak berhasil mendamaikan kedua belah pihak suami istri tersebut. Jika permohonan perceraian tersebut diputus atau dikalbulkan oleh hakim pengadilan dan setelah 14 hari sejak diputuskan cerai masing-masing pihak tidak melakukan upaya hukum, maka pengadilan membuat surat keterangan tentang terjadinya perceraian tersebut telah mempunyai kekuatan hukum tetap.
Selanjutnya surat keterangan itu dikirimkan kepada pegawai pencatatan di tempat perceraian itu terjadi untuk diadakan pencatatan perceraian dalam buku register yang disediakan untuk itu, sedangkan kepada yang bersangkutan diberikan masing-masing kutipannya dan kutipan akta perceraian inilah yang digunakan oleh yang bersangkutan sebagai bukti tertulis dan otentik bahwa mereka itu telah putus perkawinannya dengan perceraian.
5. Kematian
sebagai umat manusia yang masih terikat dengan sifat keduniawian sehingga peristiwa kematian ini penting sekali didaftarkan pada suatu lembaga guna mendapatkan suatu akta, agar kepada orang-orang yang masih hidup mengetahui siapa-siapa sebenarnya anggota keluarga almarhum terdekat dan menjadi ahli waris almarhum (pewaris) demikian pula terhadap yang ditinggalkannya.
Sebuah bukti yang tertulis dan otentik yang berupa akta yang dikeluarkan oleh sebuah lembaga yang ditunjuk oleh Negara, serta mempunyai wewenang untuk menyelenggarakan dan menerbitkan akta kematian tersebut yang ditinggalkannya. Pencatatan kematian merupakan salah satu wewenang dari lembaga catatan sipil tetapi dalam prakteknya terutama didesa-desa pencatatan kematian dilakukan oleh kepala desa yang akan membuat surat keterangan kematian, tetapi sebelumnya harus ada pengantar dari kepala dusun.Sedangkan yang melakukannya pendaftaran peristiwa ini dilakukan oleh para ahli warisnya atau keluarganya dengan melengkapi semua persyaratan yang telah ditentukan untuk keperluan itu.46
6. Ganti Nama
Seringkali terjadi juga dalam kehidupan seseorang itu mengganti namanya, baik bagi warga Negara indonesia asli maupun warga Negara keturunan. Dalam hal ini terdapat perbedaan yaitu :
A. Setiap perubahan nama wajib dilaporkan yang bersangkutan kepada Dinas atau UPTD
_______________________________
46
Instansi Pelaksana yang menerbitkan kutipan akta pencatatan sipil, paling lambat 30 (tiga puluh) hari sejak diterimanya salinan penetapan pengadilan negeri mengenai perubahan nama.
B. Berdasarkan laporan Dinas atau UPTD Instansi Pelaksana membuat cacatan pinggir pada Register Akta Pencatatan Sipil dan Kutipan Akta Pencatatan Sipil sedikit mengenai prosedur mengubah atau mengganti nama antar warga Negara asli dengan warga Negara Indonesia keturunan atau non pribumi:
1. Warga Negara Indonesia asli
Biasanya dalam prakteknya diawali atau didahului dengan upacara adap dan keagamaan. Kemudian baru yang bersangkutan mengajukan permohonan secara tertulis kepada pengadilan negeri didaerah hukumnya dimana ia dilahirkan agar mengesahkan perubahan nama itu dengan membawa:
a.Akta kelahiran
b.Akta perkawinan dan surat-surat lainnya yang masih memakai nama lama dan perlu disesuaikan dengan nama baru
c.Saksi-saksi
Apabila permhonan tersebut dikabulkan, maka dalam penetapannya pengadilan negeri atau memerintahkan pegawai catatan sipil untuk mengubah atau mengganti nama yang tercatat dalam register catatan sipil sesuai dengan nama baru.
2.Warga Negara Indonesia Keturunan
a. Surat pernyataan ganti nama rangkap tiga, yang berisi nama lama yang lengkap, tanggal, tempat kelahiran dan alamat serta nama baru yang akan dipakai.
b.Surat keterangan melepaskan kewarganegaraan, untuk menjadi Warga Negara Indonesia.
Bila permohonan ganti nama itu dikabulkan oleh bupati maka, kepada pemohon akan diberikan keputusannya dan yang berkepentingan menyerahkan kepada pegawai catatan sipil. Pegawai catatan sipil akan menuliskan pada sebelah pinggir dari pada data tersimpan padanya dan memberikan kutipan baru sesuai dengan nama barunya.47
1. Setiap Pencatatan peristiwa penting lainnya wajib dilaporkan penduduk ke Dinas atau UPTD Instansi Pelaksana ditempat terjadinya peristiwa penting lainnya, paling lambat 30 (tiga puluh) hari sejak diterimanya salinan penetapan Pengadilan negeri.
2. Berdasarkan Pejabat Pencatatan Sipil membuat catatan pinggir pada Register Akta PencatatanSipil dan dinas pencatatan sipil.
Diperolehnya suatu nama sesuai dengan ketentuan-ketentuan dalam keempat pasal yang lalu, sekali-kali tidak boleh diajukan sebagai bukti adanya hubungan sanak-saudara. Penjelasan : Apabila seseorang sudah mendaptkan pengesahan nama yang di ajukan dan telah tercatat di kantor Pencatatn Sipil, maka seseorang tidak dapat mengkalim bahwa dia adalah saudara dari orang lain.Maksud dari pasal tersebut adalah ketika seseorang ingin merubah nama depannya atau menambahnama depannya biasanya terjadi pada
penambahan nama keturunan maka tidak boleh dilakukan tanpa seijin dari pengadilan _______________________________
47
negeri dan harus melakukannya sesuai dengan prosedur.
Bila pengadilan negeri mengizinkan penggantian atau penambahan nama depan, maka surat penetapannya harus disampaikan kepada pegawai catatan sipil tempat tinggal si pemohon, dan pegawai itu harus membukukannya dalam daftar yang paling akhir, dan mencatatnya pula pada tepi akta kelahiran.49
Pencatatan pelaporan perubahan nama dilakukan pada Instansi Pelaksana atau UPTD Instansi Pelaksana yang menerbitkan Akta Pencatatan Sipil.
(2) Pencatatan perubahan nama dilakukan dengan memenuhi syarat berupa :
a. Salinan penetapan pengadilan negeri tentang perubahan nama;
b. Kutipan Akta Catatan Sipil;
c. Kutipan Akta Perkawinan bagi yang sudah kawin;
d. Fotokopi KK; dan
e. Fotokopi KTP.
Bahwa ketika seorang warga Negara Indonesia ingin melakukan perubahan nama, penambahan nama depan ataupun menyangkut nama yang lainnya,tidak semena-mena merubahnya dan menggunakan nama tersebut untuk melakukan peristiwa hukum.
Pelaksanaan berdasarkan penetapan pengadilan tempat pemohon, wajib dilaporkan oleh penduduk kepada instansi pelaksana yang menerbitkan akta pencatatan sipil
Pencatatan perubahan nama dilakukan dengan mencoret data lama pada register dan kutipan akta-akta catatan sipil dan menuliskan data baru sebagai catatan pinggir pada register dan kutipan akta-akta catatan sipil
_______________________________
48
BAB IV
HAMBATAN YANG TIMBUL DALAM PENERBITAN AKTA CATATAN
SIPIL OLEH DINAS KEPENDUDUKAN DAN CATATAN SIPIL
KABUPATEN ACEH TENGAH
C. Hambatan Yang Di Hadapi Dalam Penerbitan Akta Catatan Sipil Oleh Dinas
Kependudukan Dan Catatan Sipil Kabupaten Aceh Tengah
Dinas kependudukan dan Catatan Sipil Kabupaten Aceh Tengah sebagai lembaga pemerintah yang mempunyai tugas untuk menyelenggarakan pelayanan publik di bidang kependudukan dan akta catatan sipil. Khusus di bidang catatan sipil mempunyai fungsi untuk memberi pelayanan dalam bidang pencatatan kelahiran, perkawinan, perceraian, kematian, pengakuan dan pengesahan anak.
Pelayanan yang profesional di bidang akta catatan sipil merupakan tuntutan karena seiring dengan perkembangan jaman akta catatan sipil dirasakan semakin dibutuhkan oleh masyarakat sebagai alat bukti yang sah di hadapan hukum.
Dalam melaksanakan pelayanan akta catatan sipil masih sering dijumpai hambatan dan permasalahan yang sering terjadi dalam kaitannya dengan penerbitan akta catatan sipil. Adapun hambatan dan permasalahan yang sering terjadi di Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil kabupaten aceh tengah antara lain :
ketika anaknya membutuhkan akta kelahiran dan tidak mau disebut anak luar kawin. Contoh yang paling sering terjadi di masyarakat adalah apabila seseorang melakukan perceraian, banyak yang tidak langsung dicatatkan di Dinas kependudukan dan Catatan Sipil. Putusan perceraian dari Pengadilan Negeri baru ditindaklanjuti dengan pembuatan akta perceraian apabila ia akan menikah lagi. a) Kurang pahamnya masyarakat tentang persyaratan dan prosedur pembuatan akta
catatan sipil.
Sampai sekarang ini masih ada anggapan masyarakat bahwa mengurus prosedur penerbitan akta catatan sipil berbelit-belit, karena banyaknya persyaratan yang harus dipenuhi sebagai bukti pendukung. Sebagai contoh adalah bahwa salah satu persyaratan menerbitkan akta kelahiran adalah surat nikah orang tuanya. Apabila tidak ada surat nikah orang tua, maka pemohon harus melampirkan surat keterangan tidak kawin sah yang diketahui Lurah dan Camat. Sehingga akta kelahiran anak akan berbunyi : anak dari seorang perempuan, dan bukan anak dari suami isteri. Hal tersebut menimbulkan anggapan bahwa persyaratan dipersulit hanya karena tidak dapat menunjukkan surat nikah orang tua. Padahal, sebenarnya dengan adanya persyaratan surat nikah orang tua, maka akan jelas kepastian dan status hukum seseorang.
Dinas Kependuduka n dan Catatan Sipil sebagai instansi pemerintah yang bertugas melakukan pencatatan dan penerbitan akta-akta catatan sipil belum dibekali dengan aturan dasar yang bersifat universal bagi seluruh rakyat Indonesia.
negara Indonesia. Hal ini mengakibatkan masyarakat merasa ada diskriminasi dalam pelayanan akta catatan sipil.
Faktor-faktor yang menjadi penghambat dalam pembuatan akta kelahiran pada dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten Aceh Tengah.
Pemberian pelayanan kepada masyarakat tentu mempunyai faktor yang menghambat sebuah instansi dalam memberikan pelayanannya baik itu dari faktor yang mendukung maupun faktor yang menjadi kendala dalam memberikan proses pelayanan. Faktor-faktor yang dikemukakan diatas juga sejalan dengan pemikiran mengenai aspek-aspek yang mempengaruhi baik tidaknya suatu pelayanan seperti :
1.Reability : kemampuan untuk memproduksi jasa sesuai yang di inginkan secara tepat 2. Assurance : pengetahuan dan kesopansantunan serta kemampuan menyakinkan
pelanggan. Di sini pegawai harus memiliki pelayanan yang memang mengutamakan pelanggan, meskipun instansi pemerintah hendaknya bekerja seperti pemerintah swasta atu usaha pribadi.
3. Emphaty : tingkat perhatian tensi individual yang diberikan kepada pelanggan.
1. Kurang responsif
2. Tidak memperhatikan masyarakat 3. Tidak berfokus pada pelanggan
4. Tidak keterlibatan secara total, dalam artian tidak melibatkan semua orang yang terkait dalam pelayanan
5. Tidak ada pengukuran, dalam artian tidak ada peenyusunan ukuran-ukuran dasar dalam pelayanan atau standar yang telah ditentukan.
6. Tidak ada perbaikan yang berkesinambungan, dalam artian hal-hal dibawah ini tidak diperhatikan.
Dalam Pelaksanaan pelayanan cakupan penerbitan Kartu Keluarga dari target 80% yang mempunyai KK ada baru 70 % yang mempunyai sedangkan sisanya masih gabung KK dengan orang tua; tidak melakukan pelaporan updating KK baru, tidak terdaftar data base sebagai satu keluarga karena nikah siri dsb.
keputusan Mahkamah Kosntitusi Tentang Pencabutan ketentuan penetapan pengadilan dalam pelaporan akte kelahiran yang terlambat diharapkan partisipasi masyarakat lebih aktif untuk tertib dokumen mengurus akte kelahiran
a) Belum optimalnya regulasi yang mendukung kemanfaatan dokumen kependudukan dan pencatatan sipil di semua sektor
b ) Terbatasnya SDM pelayanan yang berkualitas
c) Terbatasnya kewenangan pengelolaan keuangan daerah d) Peluang
Dalam melaksanakan tugas pokok dan fungsinya, Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kabupaten aceh tengah menemui berbagai macam hambatan maupun kendala yang disebabkan oleh beberapa faktor baik internal maupun eksternal. Misalnya, a. Hambatan yang dihadapi oleh petugas catatan sipil dalam penerbitan akta kelahiran
anak luar perkawinan di Kabupaten aceh tengah
1. Persyaratan kelengkapan dokumen tidak lengkap, biasanya pemohon tidak melengkapi surat keterangan dari desa, bahwa yang bersangkutan hanya menikah siri atau pemohon sebagai kepala keluarga.49
2. Para pemohon menggunakan jalan pintas.
3. Pemalsuan dokumen, dalam hal ini pemohon menggunakan buku nikah orang lain yang diganti menggunakan nama mereka, atau menggunakan kartu keluarga orang lain untuk
melengkapi dokumen yang ada.
4. Nama tidak jelas antara buku nikah dan yang ada di KTP, hal ini disebabkan oleh permasalahan di atas.
_______________________________
49
b. Hambatan Yang Dihadapi Pemohon Dalam Memperoleh Akta Kelahiran Anak Diluar Perkawinan Adapun hambatan yang ditemui oleh responden adalah:
1. Tidak lengkapnya dokumen persyaratan yang mereka miliki, yakni buku nikah dan kartu keluarga
2. Minimnya informasi yang diperoleh untuk pengurusan akta kelahiran anak seorang ibu tersebut.
3. Bagi beberapa responden, jarak tempuh yang jauh dan biaya transportasi menjadi hambatan pemohon.
Hambatan atau permasalah yang sering terjadi pada peneritan akta catatan sipil di kabupaten aceh tengah terhadap masyarakat yang kurang mengerti prosedur-prosedur nya yaitu :
c) Tidak lengkapnya dokumen yang dibawa oleh si pemohon.
sangatlah berbelit-belit, belum lagi ditambahbiaya yang mahal padahal untuk pembuatannya sudah tidak dipungutbiaya apapun.
d). Ketidaksesuaian antara dokumen yang satu dengan dokumen yang lain.
Hal ini sering terjadi, terutama oleh pemohon keturunan Misalnya, dalam akta kelahiran orangtua si anak disebutkan bahwakeduanya atau salah satu diantaranya merupakan Warga Negara Asing,namun dalam akta nikah status kewarganegaraannya sudah bergantimenjadi Warga Negara Indonesia.Apabila terjadi hal demikian, maka pihak Catatan Sipil akan memintabukti kepada pemohon berupa surat keterangan yang menyatakan bahwapemohon benar-benar telah menjadi warga negara Indonesia.Keterangan perubahan warga negara dari WNA menjadi WNI ini,diperoleh dari Pengadilan Negeri tempat pemohon untuk memohonkanperubahan kewarganegaraan. Setelah ada penetapan dari PengadilanNegeri, pemohon harus datang ke Catatan Sipil untuk mencatatkandirinya sebagai Warga Negara Indonesia. Pihak Catatan Sipil akanmembuat keterangan tentang perubahan tersebut pada akta lahir atausurat ganti nama yang bersangkutan.
Sipil, sehingga saat surat-surat yang akan digunakan sebagaipersyaratan pembuatan akta kelahiran diperiksa dan ternyata yangbersangkutan memang belum mencatatkan maka oleh pihak CatatanSipil akan diselesaikan terlebih dahulu sebelum perrmohonanpembuatan akta kelahiran bagi anaknya diproses.
Pada kondisi masyarakat seperti sekarang ini, masih mungkinkah pendekatan hukum diterapkan ditengah kompleksitas masyarakat dan tingginya kebutuhan masyatakat akan kepastian hukum peristiwa-peristiwa penting yang mereka alami. Keragu-raguan sikap pemerintah yang ditunjukan dengan mendiamkan kondisi belum adanya pengangkatan pegawai pencatat sipil pada Dinas Daerah, sementara di dinas daerah sendiri merasa penandatanganan oleh kepala dinas sudah cukup.
Contoh lain yang sering terjadi adalah terdapat pengubahan nama kecil,nama muda dan nama tua dalam dokumen-dokumen yang bersangkutan,sehingga pihak Catatan Sipil harus meminta kepada yang bersangkutanuntuk memilih salah satu nama yang akan dipakai dalam akta kelahiransi anak yaitu dengan cara membuat surat pernyataan dengan persetujuansi pemohon diatas materai tentang nama yang akan dipilihnya. Halseperti ini juga dianggap oleh sebagian warga dengan proses yangberbelit-belit, sehingga terkadang pihak Catatan Sipil harus menjelaskanlagi prosedurnya.50
e) Adanya perantara dalam Pembuatan Akta Kelahiran.Keberadaan perantara atau orang yang dikuasakan untuk mengurus aktakelahiran sebenarnya bukanlah suatu hal yang negatif, namun perantaradapat menjadi masalah apabila ia tidak melaksanakannya sesuai denganketentuan yang ada. Misalnya, seorang perantara/ yang dikuasakan
_______________________________
50
untuk membuatkan akta kelahiran oleh orangtua si anak ke kantorCatatan Sipil telah dibawakan syarat-syarat lengkap termasuk surat
kuasa di atas materai juga biaya pembuatan akta, padahal untuk aktakelahiran sudah tidak dipungut biaya. Warga yang tidak mengetahui halini akan menganggap bahwa pembuatan akta masih dikenai biaya mahal.
Selain itu, apabila ada permasalahan yang menyangkut syarat-syaratdalam permohonan akta kelahiran, orang yang menguasakan (orangtua anak) tidak akan tahu apa yang sebenarnya terjadi, yang terkadang haltersebut membawa dampak pada keabsahan akta yang dibuat nantinya,yang mereka tahu adalah syarat-syarat telah dipenuhi dan akta harus jadidalam beberapa hari. Juga dalam hal percepatan pembuatan aktakelahiran, orang yang menguasakan akan meminta biaya lebih dari yangmenguasakan. Dalam hal si pemohon meminta agar pembuatan aktadipercepat karena ada keperluan yang mendesak, pihak Catatan Sipilhanya bisa memberikannya dalam jangka waktu tiga hari setelah prosespermohonan, karena biasanya adalah tujuh hari dan percepatan ini tetapgratis tanpa dikenai biaya apapun. Dengan alasan jarak tempat tinggal si pembuat akta yang cukup jauh dari Kantor Capil menjadi alasan beberapa warga yang malas mengurus akta kelahiran bagi anaknya. Terkadang ada beberapa orang yang mengeluhkan persyaratan yang diberikan harus lengkap, padahal tempat tinggal mereka berada sejauh 30 km dari Kantor Capil. Maka denganalasan biaya transport yang semakin mahal mengurungkan niat mereka untuk mengurus pembuatan akta kelahiran. Sehingga muncullah perantara-perantara dalam membuat akta kelahiran.
Dari faktor internal hambatan dan permasalahan yang dihadapi antara lain :
2. Sarana dan Prasarana Kantor yang kurang memadai, diantaranya peralatan yang sudah usang
3. Terbatasnya jumlah ruangan kantor, sehingga kurang representatif jika dipergunakan untuk kegiatan pelayanan
4. Tidak terdapatnya ruangan yang bisa digunakan sebagai gudang penyimpanan dokumen permohonan penerbitan akta yang bersifat aktif sepanjang masa maupun gudang sebagai tempat penyimpanan blangko dan formulir dokumen kependudukan.
Dari faktor eksternal, kendala dan permasalahan yang dihadapi antara lain :
1. Letak geografis Kabupaten Madiun yang berupa pegunungan dan hutan 2. Rendahnya pemahaman masyarakat akan arti penting dokumen kependudukan
B. Solusi Dalam Mengatasi Hambatan Yang Timbul Dalam Penerbitan Akta
Catatan Sipil Kabupaten Aceh Tengah
Dalam mengatasi hambatan dan permasalahan tersebut diperlukan solusi untuk perbaikan kinerja pelayanan di bidang akta catatan sipil. Solusi tersebut antara lain :
a) Diadakan sosialisasi dan kerjasama dengan berbagai Stake Holder, sehingga dapat meningkatkan kesadaran masyarakat tentang arti penting dan manfaat akta catatan sipil.
