commit to user
i
KEARSIPAN KREDIT
PADA BANK TABUNGAN NEGARA
CABANG SURAKARTA
TUGAS AKHIR
Diajukan Untuk memenuhi Sebagian Persyaratan Dalam Memperoleh Sebutan
Vokasi Ahli Madya (A.Md) Dalam Bidang
Manajemen Administrasi
Oleh
Mursito
D1508106
PROGRAM DIPLOMA III MANAJEMEN ADMINISTRASI
FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK
UNIVERSITAS SEBELAS MARET
SURAKARTA
commit to user
commit to user
commit to user
iv Motto
Berani SUKSES Artinya Berani Mengambil Resiko.
Kesuksesan hidup tidaklah berhenti pada apa yang kita miliki sekarang, siapa kita sekarang, dimana kita sekarang, dan seberapa banyak orang
yang mengenal kita sekarang, namun kesuksesan hidup akan lebih berarti
dari apa yang kita pikirkan dan lakukan sekarang demi menyongsong
masa depan.
Barang siapa yang berjalan untuk menuntut ilmu, maka Allah akan
memudahkan baginya jalan menuju surga.
commit to user
v
PERSEMBAHAN
Tugas Akhir ini, saya persembahkan kepada :
Bapak dan Ibu tercinta, berjuta syukur anakmu panjatkan kehadiran Allah SWT dan juga ungkapan bakti dan terima kasih buat Bapak dan Ibu yang
telah mendoakan dan menyayangiku sepenuh hati.
Keluargaku yang telah mendoakan , menyayangi dan mendukungku.
Sahabat-sahabat dan teman-temanku di UNS yang selalu memberikan
dukungan dan bantuaan selama ini.
Seseorang yang selalu memberiku semangat dalam menyelesaikan Tugas
commit to user
vi
KATA PENGANTAR
Assalamualaikum Wr. Wb.
Dengan memanjatkan puji syukur kehadirat Allah SWT karena atas berkat,
rahmat, dan hidayah-Nya, serta dengan usaha yang sungguh-sungguh, penulis
dapat menyelesaikan Laporan Tugas Akhir yang berjudul “Kearsipan Kredit pada Bank Tabungan Negara Cabang Surakarta“ ini sebagai salah satu syarat untuk memperoleh sebutan profesional Ahli Madya (A.md) Program Diploma III
Manajemen Administrasi di Fakultas Ilmu Sosial dan Politik pada Universitas
Sebelas Maret Surakarta.
Dalam penyusunan Laporan Tugas Akhir ini penulis tidak lepas dari
bimbingan, dukungan, dan bantuan dari berbagai pihak yang sangat berarti bagi
penulis dalam kelancaran penyusunan Laporan Tugas Akhir ini. Untuk itu dalam
kesempatan ini penulis ingin mengucapkan rasa terima kasih yang tulus kepada
semua yang telah membantu baik secara langsung maupun tidak langsung hingga
selesainya Laporan Tugas Akhir ini. Ucapan terima kasih penulis haturkan
kepada:
1. Drs. H. Sakur, MS selaku pembimbing Laporan Tugas Akhir yang selama ini
telah membantu memberikan arahan dan bimbingan kepada penulis sehingga
dapat menyelesaikan Laporan Tugas Akhir ini.
2. Drs. Muchtarhadi, M.Si selaku pembimbing akademik.
3. Drs. Prof. Drs. Parwito, Ph.D selaku Dekan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu
Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.
4. Drs. Sudarto,M.Si selaku ketua pogram DIII Manajemen Administrasi.
5. Bapak/ibu dosen dan seluruh karyawan Fakultas Ilmu Sosial dan Politik yang
telah membimbing dan membantu penulis selama kuliah di Universitas Sebelas
Maret Surakarta.
6. Bapak Hendratno selaku kepala PT. Bank Tabungan Negara Cabang Surakarta,
yang telah mengijinkan penulis melakukan magang.
7. Ibu Tutik, Bapak Sarju, Ibu Anjar, Bapak Aris , Bapak Toni Wahyu, Bapak
commit to user
vii
pengarahan selama pelaksanaaan magang, serta membantu penulis dalam
mendapatkan informasi dan pengumpulan data.
8. Bapak Heru Setyanto selaku Kepala Staff Operation yang juga telah membantu
penulis dalam mendapatkan informasi sehingga terselesainya Laporan Tugas
Akhir ini.
9. Seluruh staff karyawan dan karyawati Bank BTN Cabang Surakarta.
10. Dan untuk semua yang telah membantu penulis, yang tidak dapat penulis
sebutkan satu persatu, terima kasih untuk semuanya.
Penulis menyadari bahwa dalam penulisan Laporan Tugas Akhir ini masih
terdapat kesalahan, baik dari cara penulisan, materi yang disampaikan, maupun
bahasa yang digunakan. Untuk itu penulis mengharapkan kritik dan saran yang
membangun untuk perbaikan Laporan Tugas Akhir ini agar lebih baik. Semoga
Laporan Tugas Akhir ini dapat bermanfaat bagi pihak-pihak yang berkepentingan.
Wassalamualikum Wr. Wb.
Surakarta, 23 Juni 2011
commit to user
3. Keadaan Fisik dan Operasional PT. Bank Tabungan Negara Cabang Surakarta ... 27
4. Visi dan Misi Bank Tabungan Negar... 28
5. POLA PRIMA, Nilai-Nilai Dasar, Etika Perorangan dan Pedoman Pegawa…...… 29
6. Struktur Organisasi BTN Cabang Surakarta... 31
7. Produk dan Jasa Bank Tabungan Negara(BTN) Cabang Surakarta ... 35
B. Kegiatan Magang ... 48
1. Lokasi Kegiatan Magang ………..…….………. 48
2. Aktivitas Magang ……… 48
BAB IV HASIL PENGAMATAN DAN PEMBAHASAN ... 50
A. Penerimaan dan Pencatatan Dokumen Kredit... 51
commit to user
x
DAFTAR PUSTAKA ... 70
commit to user
xi
DAFTAR GAMBAR
Gambar 3.1 Struktur Organisasi BTN ... 32
Gambar 4.1 Bagan Proses Arsip Kredit Masuk ... 54
Gambar 4.2 Almari arsip Kredit di Bank Tabungan Negara 60
Gambar 4.3 Alur Kearsipan kredit ... 63
commit to user
xii
DAFTAR LAMPIRAN
A. Sertifikat Tanda Bukti Hak ... 71
B. Sertifikat Hak Tanggungan ... 72
C. Akta Pemberian Hak tanggungan ... 73
D. Perjanjian Kredit ... 74
commit to user
xiii ABSTRAK
MURSITO, D1508106, KEARSIPAN KREDIT PADA BANK TABUNGAN NEGARA CABANG SURAKARTA, Tugas Akhir, Program Studi Manajemen Administrasi, Program diploma III, Fakultas Ilmu Sosial dan Imu Politik, Universitas Sebelas Maret Surakarta, 2010, 70 Halaman.
Pengamatan ini bertujuan untuk mengetahui kerasipan kredit pada Bank Tabungan Negara Cabang Surakarta. Adapun Latar belakang masalah yang mendorong penulis melakukan pengamatan ini adalah berdasarkan kenyataan masih banyak organisasi atau instansi yang masih belum memahami tentang arti pentingnya arsip, sehingga kearsipan kurang dilaksanakan dengan baik. Maka dipandang perlu untuk memberikan saran kerja yang praktis tentang kearsipan yang baik.
Pelaksanaan pengamatan ini menggunakan pengamatan deskripsi kualitatif yaitu dengan menggambarkan Kearsipan kredit pada Bank Tabungan Negara Kantor Cabang Surakarta yang dituangkan dalam bentuk kalimat-kalimat dan berdasarkan fakta-fakta yang ada. Teknik pengumpulan data diperoleh melalui wawancara dengan pegawai, Observasi, dan arsip penunjang lainnya. Sumber data yang diperoleh berdasarkan informan, peristiwa atau aktifitas serta dokumen dan arsip.
Dari hasil pengamatan menunjukkan bahwa Kerarsipan Kredit pada Bank Tabungan Negara Cabang Surakarta dimulai dengan penerimaan dan pencatatan dokumen kredit serta formulir permohonan kredit ke bagian Loan Service Unit. Selanjutnya dokumen kredit diserahkan kepada bagian finance document untuk dilakuka proses kearsipan lebih lanjut. Proses kerasipan meliputi pencatatan ulang, penyimpanan, perawatan, pemeliharaan, sampai dengan penyusutan.
commit to user
1 BAB 1
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah
Dalam suatu organisasi baik itu organisasi pemerintah maupun
organisasi swasta mempunyai tujuan tertentu, dimana dalam pencapaian
tujuan tersebut menggunakan cara-cara tertentu yang terbaik dan
sistematis. Setiap oranisasi baik organisasi pemerintah maupun organisasi
swasta menginginkan agar kegiatan organisasinya dapat berjalan dengan
baik dan lancar. Untuk itu setiap unit kerja hendaknya direncanakan,
dikendalikan, dibina, di sempurnakan dan ditata dengan sebaik-baiknya.
Apabila tidak diatur dengan baik, maka menjadi suatu kumpulan aktivitas
yang tidak menentu. Yang mengakibatkan terjadinya kesimpangsiuran
dalam menyediakan keterangan-keterangan yang diperlukan oleh
organisasi. Bukannya membantu terselesainya pekerjaan melainkan
merintangi, mungkin pula menyebabkan lambatnya pelaksanaan kegiatan
administrasi lainnya, yang pasti adalah menyebabkan penghamburan
berbagai sumber kerja (pikiran, tenaga, waktu ,ruang, termasuk uang).
Untuk mengatasi hal ini perlu adanya pemikiran baru terhadap cara-cara
bekerja yang telah ada serta mengubah kebiasaan – kebiasaan yang selama ini canderung kearah pemborosan kerja.
Setiap organisasi selalu berusaha mencapai tujuan yang telah
ditetapkan sebelumnya. Dalam pencapaian tujuan tersebut menghendaki
pengorbanan yang sekecil mungkin dengan harapan menapatkan hasil
sesuai dengan tujuan yang telah ditetapkan. Keberhasilan suatu organisasi
dalam pencapaian tujuan tersebut dipengaruhi oleh beberapa faktor, salah
satunya adalah pengelolaan arsip, karena arsip merupakan ingatan atau
pusat memori dalam suatu organisasi yang dapat membantu memperlancar
kegiatan kantor.
Keberadaan arsip pada lingkungan perkantoran tidak dapat
commit to user
2
organisasi. Arsip tercipta secara otomatis sebagai hasil pelaksanaan
kegiatan administrasi atau transaksi, serta sebagai salah satu bukti
barjalannya suatu fungsi instansi atau organisasi. Sehingga arsip bukanlah
hal yang diciptakan secara khusus. Arsip disimpan karena diperlukan oleh
organisasi untuk barbagai kaperluan, sampai saatnya disingkirkan karena
tidak diperlukan lagi.
Arsip mengandung berbagai data dan informasi yang sesuai dengan
keanekaragaman kegiatan yang dilakukan oleh organisasi. Data dan
informasi yang terkandung didalamnya diperlukan untuk memperlancar
kegiatan organisasi dalam melaksanakan fungsi dan tugasnya, baik itu data
yang mencerminkan kegiatan pokok organisasi maupun yang bersifat
penunjang .
Kearsipan merupakan bidang yang sangat penting dan sama
pentingnya dengan bidang yang lainnya. Dengan demikian peranan
kearsipan sangatlah potensial dan tidak dapat diabaikan begitu saja dalam
menunjang dan melancarkan kegiatan administrasi dalam sebuah instansi
atau oraganisasi. Kearsipan merupakan urat nadi dari seluruh kegiatan
dalam suatu organisasi atau kantor. Bagi setiap organisasi atau kantor
tanpa pelaksanaan sistem kearsipan yang baik dan teratur maka hampir
keseluruhan kegiatan administrasi akan terhambat bahkan macet.
Bidang kearsipan tidak boleh diabaikan begitu saja dan tidak boleh
sembarangan orang di tempatkan di posisi ini, maka orang-orang yang
bekerja di sini adalah orang-orang yang terpilih yang memang mempunyai
kemampuan dan keahlian di bidang kearsipan. Dengan begitu Arsiparis
dapat mengelola arsip dengan baik dan akan mengurangi bahkan
menghindari kerugian baik dalam bentuk kerugian tenaga, biaya maupun
waktu.
Mengingat begitu pentingnya arsip bagi kelangsungan hidup suatu
organisasi, maka diperlukan adanya suatu penataan terhadap
informasi-informasi itu dengan baik untuk membantu kelancaran kerja dan
commit to user
3
oleh peralatan pendukung yang memadai dan tenaga-tenaga yang
profesional dan menguasai di bidang kearsipan, sehingga masalah-masalah
yang sewaktu-waktu muncul dapat diantisipasi dan dengan baik.
Meskipun Kearsipan mempunyai peranan yang sangat penting
dalam organisasi atau kantor, namun ironisnya dewasa ini masih banyak
dijumpai kantor-kantor yang belum melaksanakan penataan arsip dengan
baik. Mereka menganggap arsip adalah sekedar tumpukan naskah atau
benda lain yang kurang bernilai, seakan-akan arsip hanyalah barang masa
lalu yang hanya pantas di simpan di gudang. Sehingga banyak tumpukan
arsip yang hanya disimpan digudang, dan tidak tertata dengan rapi,
akibatnya arsip mudah rusak dan sulit ditemukan ketiaka sewaktu-waktu
diperlukan kembali. Hal ini juga sering kita jumpai dalam kehidupan
sehari-hari, dimana banyak kertas/berkas arsip yang dipergunakan sebagai
kertas pembungkus barang. Padahal apabila dilihat dari segi waktu/tanggal
pengeluaran masih tergolong berkas yang baru. Sering pula orang
menunggu lama untuk mendapatkan pelayanan dari sebuah instansi
dikarenakan petugas sulit atau lambat dalam menangani berbagai jenis
arsip yang berhubungan dengan kegiatan pelayanan tersebut. Banyak
kantor/instansi yang menyimpan arsip-arsipnya tetapi pada waktu
diperlukan sulit untuk ditemukan.
Beberapa faktor yang menyebabkan instansi-instansi belum atau
tidak melakukan penataan arsip-arsip sebagaimana mestinya antara lain
adalah kurang adanya kesadaran dari para pegawai, khususnya pihak
pimpinan instansi akan pentingnya arsip di dalam administrasi.
Kemungkinan lainnya adalah tidak tersedianya tenaga atau pegawai yang
ahli dalam bidng kearsipan.
Penulisan tugas akhir ini mengambil lokasi di BTN
SURAKARTA, dengan alasan PT. BTN (persero) SURAKARTA
merupakan salah satu instansi yang bergerak dalam bidang perbankan,
dimana kegiatannya salah satunya adalah melayani masyarakat dengan
commit to user
4
Adapun produk-produk kredit yang dihasilkan oleh BTN Cabang
Surakarta antara lain :
1. Produk Kredit : Kredit perseorangan, dan koperasi
Kredit perseorangan : KPR bersubsidi, KPR Griya Utama, KPR
BTN Platinum, KPA, Kredit Griya Multi, Kredit Ringan Batara,
Kredit Pemilikan Rumah Toko, Kredit Swa Griya, Kredit Swadana.
Namun untuk sementara waktu jenis kredit yang diminati
masyarakat adalah KPR, KGM, dan KGU. Untuk jenis kredit yang
lainnya belum diminati oleh masyarakat.
Berdasarkan hal tersebut penulis tertarik mengetahui kearsipan
dokumen-dokumen kredit dan tidak membahas Kearsipan secara
keseluruhan di BTN Cabang Surakarta, karena akan terlalu luas
lingkupnya.
Dari hasil pengamatan, penulis mengetahui bahwa pengelolaan
arsip kredit di BTN Cabang Suakarta menggunakan asas sentraliasasi yaitu
arsip yang berupa dokumen –dokumen kredit disimpan secara terpusat pada satu ruangan.
Berdasarkan uraian diatas, maka penulis terdorong untuk
mempelajari lebih dalam mengenai Kearsipan dokumen-dokumen kredit di
BTN Cabang Surakarta. Maka Penulis mengambil judul “KEARSIPAN
KREDIT PADA BANK TABUNGAN NEGARA CABANG
SURAKARTA”
B. Perumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang yang telah disebutkan di atas, maka
dapat disusun suatu perumusan masalah : “Bagaimana Kearsipan kredit pada Bank Tabungan Negara Cabang Surakarta?”
C. Tujuan Pengamatan
Sesuai dengan perumusan masalah diatas maka tujuan pengamatan
commit to user
5
1. Tujuan Operasional :
Untuk mengetahui Kearsipan dokumen Kredit pada Bank
Tabungan Negara Cabang Surakarta.
2. Tujuan Fungsional :
Agar pengamatan ini bermanfaat bagi semua pihak yang
membutuhkan, khusunya bagi BTN Cabang Surakarta, baik itu
sebagai pengetahuan, saran, dan bahan pertimbangan dalam
melaksanakan kegiatan yang berhubungan dengan Pengarsipan
dokumen-dokumen, khususnya dokumen Kredit di BTN Cabang
Surakarta. Disamping itu agar hasil pengamatan itu bermanfaat
bagi masyarakat ataupun instansi / organisasi lainnya, dalam hal ini
masyarakat dan instansi lainnya agar dapat mengetahui Kearsipan
yang ada di BTN Cabang Surakarta.
3. Tujuan Individual :
Untuk memenuhi syarat dalam memperoleh sebutan Ahli Madya
Program Diploma III Manajemen Administrasi Fakultas Ilmu
commit to user
6 BAB II
TINJAUAN PUSTAKA DAN METODE PENGAMATAN
A. Kearsipan dan Kredit
1. Kearsipan
Arsip berasal dari bahasa Yunani yaitu dari kata arche, kemudian
berubah menjadi archea dan yang selanjutnya mengalami perubahan lagi
menjadi archeon. Arche artinya permulaan dan berarti juga jabatan atau
fungsi/ kekuasaan peradilan. Sedangkan archea artinya dokumen atau
catatan mengenai permasalahan, dan archeon berarti Balai Kota. (Thomas
Wiyasa,43:2003)
Pengertian arsip menurut MC. Maryati (2008:114) adalah setiap
catatan tertulis baik dalam bentuk gambar atau bagan yang memuat
keterangan-keterangan mengenai suatu pokok persoalan atau peristiwa – peristiwa yang masih berguna dan diperlukan sewaktu-waktu dimasa
mendatang.
Menurut The Liang Gie dalam bukunya Ida Nuraida (2008:92)
arsip adalah suatu kumpulan warkat yang disimpan secara sistematis
karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat secara
tepat ditemukan kembali.
Zulkifli Amsyah, MLS (2004:2) juga menjelaskan pengertian arsip.
Arsip adalah catatan yang tertulis, tercetak, atau ketikan, dalam bentuk
huruf, angka atau gambar, yang mempunyai arti dan tujuan yang tertentu
sebagai bahan komunikasi dan informasi, yang terekam pada kertas (kartu,
formulir), kertas film (slide, film-stip,disket), kertas photocopy, dan
lain-lain. Sesuai dengan perkembangan kemajuan peralatan data dan informasi
yang sudah sampai kepada era komputerisasi, maka arsip masa kini dapat
terekam pada kertas,kertas film (celluloid),dan media komputer (disket,
commit to user
7
Pengertian arsip juga dirumuskan dalam Undang-Undang No. 7
Tahun 1971 tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan dalam Pasal 1
menetapkan bahwa yang dimaksud dengan arsip adalah :
a) Arsip-arsip dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga Negara dan
badan-badan pemerintah dalam bentuk corak apapun beik dalam
keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan
kehidupan pemerintahan.
b) Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh bdan-badan swasta
dan atau perorangan dalambentuk corak apapun baik dalam
keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan
kehidupan kebangsaan.
Kebanyakan orang dalam suatu organisasi selalu meremehkan
kearsipan, padahal jika kita pelajari lebih mendalam kearsipan ini sangat
mempengaruhi perkembangan dalam organisasi baik swasta maupun
pemerintah. Karena kearsipan memiliki peran sebagai pusat ingatan dan
sumber informasi bagi suatu organisasi dalam mengambil suatu keputusan
secara tepat mengenai suatu masalah yang sedang dihadapi. Agar tujuan
organisasi tersebut dapat tercapai dengan maksimal, maka dibutuhkan
adanya kearsipan yang dapat dikelola dengan baik, tertib dan teratur
sehingga dalam penemuan kembali arsip dapat dilakukan dengan mudah
dan cepat. Dari penjabaran diatas dapat diketahui bahwa kearsipan
mempunyai tujuan dan peranan yang sangat penting bagi organisasi.
Tujuan Pengarsipan menurut Maryati (2008:115) adalah :
Sebagai referensi atau bukti legalitas sewaktu-waktu arsip
dibutuhkan.
Sebagai sumber data yang berarti arsip merupakan sumber
informasi yang sangat diperlukan dalam mendukung pengambilan
keputusan.
Sebagai data historis yang dapat digunakan untuk mengetahui
commit to user
8
Dalam suatu organisasi, arsip disimpan secara baik dan
kelompokkan menurut jenisnya. Pengelompokan tersebut bermaksud agar
mudah dalam pencarian atau penyusutan arsip yang sudah tidak terpakai.
Maryati (2008:115) juga menjelaskan jenis-jenis arsip menurut
keperluannya yaitu :
Arsip aktif, yaitu arsip yang masih dalam proses penyelesaian. Atau arsip sering dikeluarkan untuk keperluan tertentu.
Arsip pasif, yaitu arsip yang jarang digunakan karena sudah selesai
diproses dan jarang digunakan.
Arsip Abadi, yaitu arsip penting dan berlaku untuk selamanya
Dari berbagai definisi-definisi di atas dapat disimpulkan bahwa
file, archive, ataupun warkat kita artikan dengan istilah arsip, agar kita
tidak terkacaukan oleh istilah-istilah tersebut. Dengan demikian dapat
diambil kesimpulan bahwa arsip adalah segala sesuatu yang memuat
keterangan-keterangan baik yang berupa tulisan, gambar maupun
benda-benda lain yang dapat membantu ingatan dan memiliki nilai informasi
sehingga memiliki kegunaan yang sangat baik bagi kepentingan organisasi
maupun kepentingan perorangan yang di simpan sedemikian rupa sehingga
mudah dan cepat ditemukan kembali apabila diperlukan. Maka yang
dimaksud dengan kearsipan adalah kegiatan mengatur, mengurus, dan
mengelola benda-benda arsip yang dimulai dari kegiatan penerimaan,
pencatatan, penyimpanan, penyusutan, pemeliharaan, sampai dengan
pemusnahan.
2. Kredit
Istilah kredit berasal dari bahasa yunani yaitu “credere” yang berarti kepercayaan (truth atau faith) atau dalam bahasa latin “creditium” yang berarti kepercayaan atau kebenaran. Oleh karena itu dasar dari kredit
adalah kepercayaan. Seseorang atau badan usaha yang memberikan kredit
percaya bahwa penerima kredit akan sanggup memenuhi segala sesuatu
yang telah disepakati bersama. Pengertian kredit menurut undang-undang
commit to user
9
sebagaimana telah diubah menjadi undang-undang No.10 tahun 1998
tentang perbankan: adalah penyediaan uang atau tagihan-tagihan yang
dapat dipersamakan dengan itu, berdasarkan kesepakatan atau persetujuan
pinjam-meminjam antara bank dan pihak lain yang mewajibkan pihak
peminjam untuk melunasi utangnya setelah jangka waktu tertentu dengan
jumlah bunga, imbalan atau pembagian hasil keuntungan.”
Menurut Eric L.Kohler dalam bukunya Hasanuddin rahman
(2000:12) kredit adalah sebagai kemampuan untuk melaksanakan suatu
pembelian atau mengadakan suatu pinjaman dengan suatu janji
pembayaran akan dilakukan ditangguhkan pada suatu jangka waktu yang
disepakati.
Menurut Undang-undang No 14 tahun 1967 tentang Pokok – pokok
Perbankan, yang dimaksud dengan kredit adalah penyediaan uang atau
tagihan-tagihan yang dapat disamakan dengan itu berdasarkan persetujuan
pinjam-meminjam antara bank dengan pihak lain dalam hal mana pihak
peminjam berkewajiban melunasi utangnya setelah jangka waktu tertentu
dengan jumlah bunga yang telah ditetapkan.
Berdasarkan definisi di atas dapat disimpulkan bahwa pengertian
kredit adalah :
a. Adanya penyerahan uang atau barang yang dapat menimbulkan
tagihan kepada pihak lain. Dengan tambahan adanya tambahan
nilai dari pokok pinjaman berupa bunga sebagai pendapatan bagi
pihak yang memberikan pinjaman.
b. Proses kredit didasarkan pada suatu perjanjian yang telah
disepakati bersama. Kedua belah pihak telah percaya bahwa
masing-masing pihak akan memenuhi kewajibannya.
c. Kredit diberikan apabila ada jaminan bahwa pelunasan hutang
pokok dan bunga akan dilunasi dalam jangka waktu yang telah
commit to user
10
B. Kearsipan Kredit
Salah satu macam pekerjaan kantor yang banyak dilaksanakan pada
berbagai kantor adalah pekerjaan menyimpan warkat atau surat-surat dan
dokumen-dokumen lainnya. Kegiatan menyimpan warkat inilah yang
sering dikenal dengan istilah Kearsipan. Apa saja yang menyangkut arsip
sering disebut juga dengan istilah kearsipan. Dalam istilah yang lebih
popular, kearsipan sering disebut dengan filing.
Kearsipan sangat perlu dilaksanakan oleh kantor-kantor pemerintah
maupun swasta, salah satunya kantor-kantor yang bergerak dalam bidang
perbankan. Bank merupakan salah satu perusahaan yang melayani
masyarakat dalam bidang perbankan, salah satunya adalah pelayanan
kredit kepada masyarakat. Kredit tersebut dapat berupa Kredit Pemilikan
rumah (KPR), Kredit Griya Utama (KGU), Maupun Kredit Griya Mandiri
(KGM).
Seiring berjalannya waktu semakin banyak orang berumah tangga
dan pada akhirnya membutuhkan rumah untuk bertempat tinggal.
Sehingga Bank memberikan pelayanan berupa Kredit kepada masyarakat,
khususnya kredit pemilikan rumah. Dan semakin tahun persentase Kredit
yang masuk semakin meningkat. Sehingga perlu diadakannya pengarsipan
dokumen kredit untuk menjaga dokumen tersebut agar tidak hilang atau
rusak.
Berdasarkan pengertian Kearsipan dan Kredit yang telah diuraikan
diatas, maka Kearsipan Kredit adalah kegiatan mengatur, mengurus, dan
mengelola arsip/ dokumen kredit yang dimulai dari kegiatan penerimaan,
pencatatan, penyimpanan, penyusutan, pemeliharaan, sampai dengan
pemusnahan.
Pekerjaan kantor tidak lepas dari kearsipan. Hasil pekerjaan kantor
adalah arsip. Dan arsip juga merupakan alat bantu dalam pelaksanaan
pekerjaan kantor. Arsip mempunyai banyak golongan, dimana setiap
golongan mempunyai fungsi dan lama penyimpanan yang berbeda.
commit to user
11
1. Arsip vital yaitu sangat penting dan tidak dapat diganti kembali
bilamana dimusnahkan. Arsip ini harus disimpan abadi diperkantoran
yang bersangkutan. Contoh : akte pendirian perusahaan.
2. Arsip penting, yaitu arsip ini melengkapi kegiatan rutin dan dapat
diganti dengan biaya tinggi dan lama. Arsip ini disimpan di file aktif
selama lima tahun dan di file inaktif selama 25 tahun. Contoh : arsip
bukti-bukti keuangan.
3. Arsip berguna yaitu arsip ini berguna sementara dan dapat diganti
dengan biaya rendah. Di simpan di file aktif selama 2 tahun dan file
inaktif selama 10 tahun. Contoh : surat pesanan.
4. Arsip tidak berguna yaitu arsip yang dapat dimusnahkan sesudah
dipakai sementara. Paling lama arsip ini disimpan 3 bulan di file
inaktif. Contoh : undangan rapat.
Berdasarkan penjelaskan golongan arsip diatas banyak disebutkan
mengenai file aktif dan file inaktif. Yang dimaksud dengan file aktif
adalah file (tempat arsip) yang berisikan arsip-arsip yang masih aktif dan
banyak dipergunakan di dalam pekerjaan sehari-hari. Sedangkan arsip
inaktif adalah file yang arsipnya sudah jarang dipergunakan dalam
pekerjaan.
Untuk jenis Arsip kredit seniri termasuk pada golongan Arsip
berguna karena arsip ini berguana sementara, dan disimpan sekitar 2
sampai 10 tahun, tetapi juga menyesuaikan lama peminjaman kredit
tersebut. Apabila Kredit sudah terlunasi oleh kreditur, dan sudah tidak
mempunyai kewajiban lagi kepada debitur atau Bank, maka dapat
dilakukan penyusutan arsip kredit berupa pemusnahan dokumen.
Proses kerja kearsipan kredit dalam suatu bank adalah mulai dari
penerimaan sampai dengan pemusnahan. Kegiatan-kegiatan yang termasuk
dalam kearsipan adalah penerimaan dan pencatatan, penyimpanan,
pemeliharaan, penyusutan dan pemusnahan benda-benda arsip. Di samping
itu juga terdapat peralatan dan perlengkapan, tata ruang, serta pegawai
commit to user
12
1. Penerimaan dan Pencatatan
Penerimaan Dokumen ataupun surat masuk sebaiknya ditangani
oleh suatu unit tersendiri, yaitu unit kearsipan. Sistem penerimaan
dokumen masuk semacam ini kita namai sistem satu pintu atau kebijakan
satu pintu.
Semua surat/dokumen masuk, harus segera diteruskan kepada
pencatat. Petugas penerima kredit tidak dibenarkan menyimpan atau
membiarkan dokumen – dokumen menumpuk diatas meja. Dokumen yang
masuk seharusnya dicek terlebih dahulu apakah syarat-syarat nya sudah
terpenuhi semuanya. Setelah itu dilakukan penyortiran dokumen kredit.
Menyortir adalah mengelompokkan warkat-warkat untuk persiapan
kelangkah terakhir yaitu penyimpanan. (Zulkifli Amsyah, 2005:66)
Sedangkan di Bank Tabungan Negara, dokumen yang masuk
seharusnya dicek terlebih dahulu apakah syarat-syarat nya sudah terpenuhi
semuanya, syarat yang dimaksud adalah syarat pengajuan kredit. Apabila
belum lengkap, dapat dikembalikan kepada bagian penerima calon
kreditur.
Penyortiran dokumen Kredit meliputi mengelompokan jenis
Kreditnya. Untuk di BTN Cabang surakarta sekarang ini baru terdapat
dokumen Kredit Pemilikan Rumah, Kredit Griya Utama, dan Kredit Griya
Multi.
Setelah Penyortiran Dokumen Kredit, Kegiatan yang dilakukan
selanjutnya adalah pencatatan. Pencatatan Dokumen kredit dilakukan
sebelum dokumen kredit tersebut di sampaikan kepada pejabat yang
bersangkutan. Dokumen Kredit dicatat di lembar pengantar yang nantinya
akan dikomputerisasikan. Sehingga akan lebih mudah dalam mencari
commit to user
13
2. Penyimpanan
Penyimpanan yaitu menempatkan dokumen sesuai dengan sisitem
penyimpanan dan peralatan yang dipergunakan. (Zulkifli Amsyah,
2005:67)
Penyimpanan arsip dilakukan sebagai salah satu upaya untuk
melindungi arsip. Penyimpanan arsip hendaknya dilakukan dengan
mempergunakan sistem tertentu agar arsip dengan mudah ditemukan saat
diperlukan. Selain itu agar dapat dilakukan pengambilan dan
pengembalian dengan mudah, sehingga arsip tidak akan cepat rusak karena
sering diambil dari tempat penyimpanannya.
Sistem Penyimpanan adalah sistem yang dipergunakan dalam
penyimpanan warkat agar kemudahan kerja penyimpanan dapat
diciptakan dan penemuan warkat yang sudah disimpan dapat dilakukan
dengan cepat bilamana warkat tersebut sewaktu-waktu diperlukan.
(Zulkifli Amsyah, 2005:71)
Ada empat sistem standar yang sering dipilih salah satu sebagai
sistem penyimpanan, yaitu sistem abjad, geografis, subjek, dan numerik.
1. Sistem Abjad adalah sistem penyimpanan arsip dengan
mempergunakan abjad sebagai kode penyimpanan . Abjad di
ambilkan dari abjad nama (nama orang, nama organisasi, nama
tempat, dan sebagainya).
2. Sistem Geografis adalah Suatu sistem penyimpanan arsip
berdasarkan pembagian wilayah.
3. Sistem Subjek adalah Suatu sistem penyimpanan arsip dengan
menggunakan isi atau pokok masalah sebagai pedoman untuk
mengaturnya.
4. Sistem Numerik adalah Suatu sistem penyimpanan arsip dengan
menggunakan angka-angka sebagai pedoman untuk mengaturnya.
commit to user
14
Untuk di BTN sendiri ,sistem yang digunakan dalam penyimpanan
dokumen kredit adalah menggunakan sistem numerik dan Subjek.
Pelaksanaan penyelenggaraan penyimpanan arsip dikenal dengan 3
asas, meliputi :
a. Asas Sentrlisasi
Asas sentralisasi adalah asas dimana semua dokumen di
simpan di pusat penyimpanan. Unit bawahannya yang ingin
menggunakan dokumen dapat menghubungi untuk mendapatkan
dan menggunakan sesuai dengan keperluan yang dimaksud. (Badri
M. Sukoco,S.E. 2007:97)
Manfaat menggunakan asas Sentralisasi :
1. Mencegah duplikasi dokumen
2. Layanan yang lebih baik
3. Adanya keseragaman sistem penyimpanan arsip
4. Menghemat waktu (tidak perlu mendatangi bagian-bagian lain
hanya untuk mencari data)
5. Menghemat ruangan, peralatan, dan alat tulis kantor.
Kerugian asas Sentralisasi :
1. Adanya ketakutan akan hilangnya dokumen
2. Sentralisasi arsip hanya sesuai untuk organisasi yang kecil
3. Pemakai tidak langsung memperoleh dokumen bila diperlukan.
b. Asas Desentralisasi
Sistem ini menyerahkan pengelolaan dan penyimpanan
dokumen pada masing-masing unit.
Keuntungan menggunakan asas Desentralisasi antara lain :
1. Dekat dengan pemakai, sehingga lebih mudah dalam
mengawasi, disisi lain lebih pemakai dapat langsung
memakainya tanpa kehilangan waktu maupun tenaga untuk
mendapatkannya.
2. Sistem ini sangat cocok bila informasi rahasia yang berkaitan
commit to user
15
Kerugian asas Desentralisasi antara lain :
1. Pengawasan relatif sulit untuk dilakukan
2. Terjadi banyak penduplikasian dokumen, ruangan,
perlengkapan, dan alat tulis kantor.
3. Layanan kurang memuaskan
c. Asas Kombinasi
Asas kombinasi merupakan asas dimana dalam pelaksanaan
penyimpanan dokumen, masing-masing bagian menyimpan
dokumennya sendiri dibawah kontrol sistem terpusat. (Badri M.
Sukoco,S.E. 2007:99)
Keuntungan menggunakan asas Kombinasi:
1. Adanya sistem penyimpanan dan temu balik yang seragam
2. Menekan duplikasi dokumen
3. Meminimum kesalahan pemberkasan serta dokumen yang
hilang
kesalahan diperlukan peralatan dan perlengkapan yang sanggup
menjalankan fungsi setiap sistem dan metode dengan sebaik-baiknya.
a. Kriteria Pemilihan Peralatan
Sebelum memutuskan pilihan terhadap sesuatu peralatan yang
akan dibeli, beberapa kriteria perlu dipertimbangkan , yaitu :
1. Bentuk alami dari arsip yang akan disimpan, termasuk
ukuran,jumlah,berat, komposisi fisik, dan nilainya.
2. Frekuensi penggunaan arsip
3. Lama arsip disimpan
commit to user
16 5. Besar ruangan arsip
6. Tingakat perlindungan terhadap arsip yang disimpan.
b. Tipe Peralatan Penyimpanan
Peralatan yang dipergunakan bagi penyimpanan arsip yang
berjumlah banyak dapat dikelompokkan dalam 3 (tiga) jenis alat
penyimpanan, yaitu :
1. Alat penyimpanan tegak (vertical file)
Peralatan tegak adalah jenis yang umum dipergunakan dalam
kegiatan pengurusan arsip. Jenis ini sering disebut dengan almari
arsip (filing cabinet). Almari arsip yang standar terdapat 2 laci,4
laci, 5 laci,atau 6 laci.
Ada 2 macam almari arsip :
a. Almari arsip untuk diisi folder biasa
b. Almari arsip untuk folder gantung yang mempunyai tempat
untuk gantungan folder.
Di Bank Tabungan Negara Cabang Surakarta, memakai alamari
dengan 4 laci dan menggunakan folder biasa.
2. Alat penyimpanan menyamping (lateral file)
Walaupun sebenarnya arsip diletakkan juga secara vertikal, tetapi
peralatan ini tetap saja disebut file lateral, karena letak map-map
nya menyamping laci. Dengan begini file ini dapat lebih
menghemat tempat dibanding file kabinet.
3. Alat penyimpanan elektrik (power file)
Walau bukan model baru, tetapi penggunaan file elektonik
berkembang pesat di berbagai kantor. Harga dari file ini lebih
mahal dibanding file-file model lain. Alat ini menggunakan tenaga
listrik untuk memutar tempat file hingga bagian file yang
diinginkan dekat kepada petugas sehingga mudah mencari arsip
yang dipergunakan.
commit to user
17
Peralatan untuk menyimpa media magnetik sangat bervariasi,
hampir sama juga dengan peralatan untuk arsip kertas. Floppy disk
dan kartu magnetik sering disimpan di dalam kotak yang dipesan
khusus dengan desain yang sesuai dengan keperluan pada
pabrik-pabrik peralatan pada umumnya. Peralatan ini berada diatas meja
para petugas operator pada waktu diperlukan.
5. Alat Penyimpanan untuk media Komputer
Ada 2 (dua) macam media informasi yang merupakan hasil dari
pekerjaan komputer, yaitu media komputer dan catakan komputer
(print-out). Menghadapi begitu banyak media komputer yang perlu
disimpan dan dapat dicari dengan cepat bila mana diperlukan ,
banyak badan yang mempergunakan peralatan rak mobil otomatis .
Dengan menekan suatu tombol, seorang petugas dapat
menggerakkan sederetan rak yang berisi media komputer, sehingga
diperoleh suatu gang diantara rak-rak untuk menemukan media
yang dicari . Cetakan komputer yang berukuran besar biasanya
disimpan pada folder-folder yang sesuai dan diletakkan dalam
rak-rak almari. Untuk memperkecil rak-rak, cetakan komputer dapat
difotokopi ukuran kecil.
c. Perlengkapan Penyimpanan
Kebanyakan kantor menyediakan perlengkapan untuk
penyimpanan arsip.
1. Penyekat
Penyekat adalah lembaran yang dapat dibuat dari karton atau
tripleks yang digunakan sebagai pembatas dari arsip-arsip yan
disimpan. (Zulkifli Amsyah ,2004:188)
Pada penyekat ditempelkan label yang berisikan kata tangkap
sebagai penunjuk (guide) sesuai dengan sistem penyimpanan yang
digunakan. Tujuan dari penunjuk yang terdapat pada penyekat
adalah sama pada semua sistem, yaitu membimbing mata dalam
commit to user
18 2. Map (Folder)
Folder-folder juga dapat diperoleh dalam berbagai model dan
bahan. Jimlah dan jenis dokumen yang di file, serta cara pembuatan
dokumen didalamnya hendaknya dijadikan pedoman dalam
menentukan pilihan. Folder-folder biasanya berlpat dibagian bawah
untuk memungkinkan membesar . Sebagaimana perkembangan
jumlah dokumen, lipatan baru dapat dibuat disepanjang dasar folder
agar dasar folder lebih lebar.
3. Penunjuk (Guide)
Penunjuk mempunyai fungsi sebagai tanda untuk
membimbing dan melihat cepat kepada tempat-tempat yang
diinginkan di dalam file. Penunjuk terdiri dari tempat label (tab)
yang menjorok keatas dibuat dalam berbagai bentuk, yang disebut
tonjolan.
4. Kata Tangkap
Judul yang terdapat pada tonjolan dsebut juga kata tangkap.
Bilamana memilih kata tangkap, baik ia berupa huruf
abjad,nama,maupun subjek, haruslah diingat untuk memuatnya
sesingkat mungkin sehingga dapat dibaca dengan mudah dan cepat.
Pada umumnya penunjuk menggunakan kata tangkap tunggal dan
pasangan. Kata tangkap tunggal berarti bahwa hanya terdapat satu
huruf atau satu kombinasi huruf pada tiap tonjolan. Dan disebut kata
tangkap pasangan apabila kata tangkap tersebut menunjuk pengertian
mulai huruf ini sampai dengan huruf itu atau mulai kata ini sampai
dengan kata itu.
4. PENYUSUTAN ARSIP
Tidak semua warkat memiliki nilai guna abadi. Sebagian warkat
pada suatu saat tertentu akan habis kegunaannya. Dengan demikian tidak
semua warkat harus disimpan terus menerus, melainkan ada sebagian yang
harus dipindahkan atau bahkan dimusnahkan. Penyusutan arsip dapat
commit to user
19
pemusnahan. Hal ini sesuai dengan salah satu ciri yang harus ada pada
suatu arsip yaitu warkat yang memiliki guna tertentu. Bila ada warkat yang
tidak memiliki guna tertentu masih tetap disimpan berarti mengingkari
pengertian arsip, atau setidak-tidaknya tidak memenuhi salah satu ciri
arsip. (Sutarto,1992:255)
Tujuan Penyusutan
a. Menghindari pencampuran antara arsip aktif dan arsip yang tidak
aktif.
b. Memudahkan pencarian kembali arsip, jika sewaktu-waktu
diperlukan.
c. Menghemat biaya, baik untuk membeli peralatan, pemeliharaan,
kepegawaian, dan lain-lain
d. Tempat yang digunakan untu menyimpan arsip menjadi longgar
(Sutarto, 1992 : 256)
a. Penilaian arsip
Penilaian dilakukan terhadap setiap jenis arsip agar dapat
ditentukan berapa lama jenis arsip bersangkutan disimpan di file aktif dan
file inaktif, serta apakah jenis aktif tersebut kemudian dimusnahkan atau
masih tetap disimpan.
4 Golongan arsip menurut ALFRED (Administrative Value (Nilai
Administrasi), Legal Value (Nilai Hukum), Financial Value (Nilai Uang),
Research Value (Nilai Penelitian), Educational Value (Nilai pendidikan),
Documentary Value (Nilai Dokumentasi)), yaitu :
1. Arsip Vital (Presentase nilai 90-100)
Yaitu penting bagi kehidupan bisnis dan tidak dapat diganti
kembali bilamana dimusnahkan. Arsip ini tidak boleh
dipindahkan atau dimusnahkan dan disimpan abadi selamanya.
Contoh : Akte pendirian Perusahaan.
2. Arsip Penting (Presentase nilai 50-89). Arsip ini melengkapi
bisnis rutin dan dapat diganti dengan biaya tinggi dan
commit to user
20
file in aktif dua puluh lima tahun. Contoh : Arsip bukti-bukti
keuangan.
3. Arsip Brerguna (Presentase 10-49)
Arsip jenis ini berguna sementara dan dapat diganti dengan
biaya rendah. Disimpan di file aktif selama dua tahun dan di
file in aktif selama sepuluh tahun. Contoh :Surat pesanan.
4. Arsip tidak berguna (presentase 0-9) . Arsip ini dapat
dimusnahkan sesudah dipakai sementara. Paling lama arsip ini
disimpan tiga bulan di file aktif. Contoh : Undangan rapat. (Ida
Nuraida, 2008: 105)
b. Pemindahan dan Pemusnahan
Seperti yang diuraikan diatas, peralihan arsip aktif menjadi arsip
in-aktif dapat dilakukan setelah suatu periode kegiatan tertentu, dimana suatu
arsip sudah tidak / jarang digunakan tetapi masih harus disimpan.
Dan tidak semua arsip yang telah dipindahkan akan disimpan
sebagai arsip in-aktif untuk selamanya. Ada beberapa jenis arsip yang
dapat dimusnahkan setelah jangka waktu tertentu. (Ida Nuraida, 2008:
106)
5. PEMELIHARAAN
Arsip merupakan sesuatu yang memberikan informasi kepada kita,
oleh karena itu kita berkewajiban untuk memelihara dan menjaga
arsip-arsip tersebut dari segala kerusakan dan kemusnahan.
Arsip sering kali rusak karena berbagai serangan, yaitu :
a. Kelembaban udara yang tidak terkontrol
b. Udara yang terlampau kering
c. Sinar ultraviolet pada sinar matahari sangat berbahaya bagi
kertas-kertas arsip
d. Bermacam –macam debu, baik itu debu dari kain, asap , maupun debu yang dibawa angin.
e. Jamur dan sejenisnya
commit to user
21
Cara menjaga arsip agar terjaga dan tetap awet, antara lain :
a. Membersihkan ruangan, sekurang-kurangnya seminggu sekali,
dengan menggunakan vacium cleaner (alat penyedot debu).
b. Pemeriksaan ruangan setidak-tidaknya 6 bulan sekali untuk
mengawasi apabila terdapat serangga, rayap , dan sejenisnya.
c. Menggunakan racun serangga
d. Larangan makan dan minum serta merokok
e. Rak penyimpanan arsip sebaiknya terbuat dari bahan logam
f. Membersihkan arsip seminggu sekali dengan vacium cleaner
g. Mengeringkan arsip yang basah (Basir Barthos, 1990:51-59)
6. RUANG ARSIP
Ruang tempat penyimpanan arsip henaknya selalu dalam keadaan
bersih dan kering agar arsip dapat aman dari berbagai jenis akibat
kerusakan. Pengamanan (konservasi) arsip dapat dilakukan dengan dua
cara, yaitu pencegahan sebelum terjadi kerusakan (preventive) dan
perbaikan sesudah kerusakan terjadi (restoration).
Dasar pemikiran dari pencegahan adalah menciptakan lingkungan
dimana musuh-musuh bahan arsip seperti kutu buku, rayap, serangga,
jamur, cahaya matahari, dan lain-lain tidak dapat secara leluasa merusak
fisik arsip. Pencegahan dapat dilakukan dengan pengaturan temperatur,
kelembaban udara, polusi, penyimpanan yang benar, pengaturan cahaya
matahari, pengaturan penetrangan buatan (lampu), pemeliharaan ruangan,
dan lain-lain.
Pengaturan udara ruangan arsip yang terbaik adalah menggunakan
AC (Air Conditioner). Temperatur ruangan arsip yang ideal antara
600-750 F dengan kelembaban relatif antara 50-60%.
7. PEGAWAI BAGIAN KEARSIPAN
Suatu Tata Kearsipan tidak akan berjalan dengan baik apabila tidak
dilengkapi dengan tenaga-tenaga pegawai arsip yang memadahi dan cakap.
commit to user
22
sebagai sumber keterangan dan pusat ingatan yang melancarkan
perkembangan organisaasi.
Pengorganisasian yang berdasarkan asas Sentralisasi menghendaki
personil yang bertugas khusus untuk pekerjaan kearsipan saja. Sedangkan
pada asas desentralisasi diharapkan personil dapat melakukan pekerjaan
lain disamping melaksanakan pekerjaan kearsipan.
Mengingat besarnya tanggung jawab yang dibebankan pada
pegawai kearsipan, doperlukan orang –orang yang dapat dipercaya dan dapat memikul tanggung jawab tersebut dengan disiplin kerja yang tinggi
dan jujur.
METODE PENGAMATAN
1. Lokasi Pengamatan
Dalam pengamatan ini penulis memilih lokasi di PT Bank
Tabungan Negara Cabang Surakarta yang berlokasi di Jalan Slamet Riyadi
No.282 Surakarta. Penulis memilih Bank Tabungan Negara tersebut
karena Bank tersebut merupakan salah satu bank dengan fokus pelayanan
pada kredit perumahan. Karena banyaknya kredit yang masuk, maka
banyak dokumen kedit yang harus diarsipkan. Dalam pengamatan ini
penulis akan mengamati tentang Kearsipan Kredit pada Bank Tabungan
Negara Cabang Surakarta.
2. Jenis Pengamatan
Jenis pengamatan ini merupakan observasi berperan aktif,
maksudnya pengamatan ini dilakukan dengan bertanya dan terjun langsung
ke lapangan. Sehingga jenis laporan pengamatan ini bersifat deskriptif
kualitatif yaitu untuk menangkap berbagai informasi kualitatif dengan
deskripsi teliti dan penuh nuansa, yang lebih berharga dari pada sekedar
pernyataan jumlah atau frekuensi dalam bentuk angka tentang Kearsipan
commit to user
23
Dengan menggunakan metode pengamatan deskriptif kualitatif,
maka penulis berharap memperoleh informasi-informasi dengan utuh
sehingga dapat menggambarkan realitas yang ada.
3. Sumber Data
Sumber data pengamatan ini diperoleh dari Nara sumber (
Informan )
Adapun narasumber yang memberikan informasi dalam
pengumpulan data ini terdiri dari bagian Loan Service Unit, Loan
Administration & document sub unit, Collection Work Out dan Tempat
atau lokasi
Informasi mengenai kondisi dari lokasi peristiwa atau aktifitas
dilakukan bisa dicari lewat sumber lokasinya baik merupakan tempat
maupun lingkungannya. Penulis memilih lokasi di PT. Bank Tabungan
Negara Cabang Surakarta yang berlokasi di jalan Slamet Riyadi 282 pada
bagian Loan Service.
4. Teknik Pengumpulan Data
Kecermatan dalam memilih dan menyusun serta mengumpulkan
data sangat berpengaruh kepada obyektifitas hasil penelitian. Penulis
dalam usaha memperoleh data menggunakan wawancara, teknik observasi
dan mengkaji dokumen dan arsip (Sutopo,2002:58-70).
a. Wawancara atau intervew
Yaitu teknik pengumpulan data dengan menggunakan Tanya jawab
secara lisan dan langsung terhadap informan sehingga memperoleh
penjelasan dan keterangan yang berhubungan dengan masalah yang
diteliti. Dalam wawancara ini penulis melakukan wawancara terstruktur
dan tidak terstruktur. Informan dalam pengamatan ini adalah petugas
bagian dokumen kredit di Bank Tabungan Negara Cabang Surakarta.
b. Observasi
Teknik pengumpulan data dengan menggali data dari sumber data
yang berupa peristiwa, tempat atau lokasi dan benda serta rekaman
commit to user
24
langsung yaitu mengumpulkan dan menggali data tentang Kearsipan
Kredit pada Bank Tabungan Negara Cabang Surakarta.
5. Teknik Analisis Data
Dalam teknik Analisis data penulis menggunakan model analisis
interaktif (interaktif model of analisis), yaitu data yang dikumpulkan akan
dianalisa melalui tiga tahap yaitu pengumpulan data, mereduksi data,
menyajikan data dan menarik kesimpulan. Dalam model ini dilakukan
suatu proses siklus antar tahap-tahap, sehingga data yang terkumpul akan
berhubungan dengan satu sama lain dan benar-benar data yang mendukung
penyusunan laporan penelitian.
commit to user
25 BAB III
DESKRIPSI LOKASI
A. Gambaran Umum Perusahaan
1. Sejarah Berdirinya Bank Tabungan Negara (Persero)
Dengan maksud mendidik masyarakat agar gemar menabung,
pemerintah Hindia Belanda melalui Koninjklijk Besluit no. 27 tanggal 16
Oktober 1987 mendirikan POSTSPAARBANK, yang kemudian terus
hidup dan berkembang dan tercatat hingga tahun 1939 telah memiliki 4
(Empat) cabang yaitu jakarta, Medan, Surabaya, dan Makasaar. Pada
tahun 1940 kegiatannya terganggu, sebagai akibat penyerbuan Jerman atas
Netherland yang mengakibatkan penarikan tabungan besar-besaran dalam
waktu yang relatif singkat (rush). Namun demikian keadaan keuangan
POSTSPAARBANK pulih kembali pada tahun 1941.
Tahun 1942 Hindia Belanda menyerah tanpa syarat kepada
pemerintah Jepang, Jepang membekukan kegiatan POSTSPAARBANK
dan mendirikan TYOKIN KYOKU. Sebuah bank dengan tujuan untuk
menarik dana masyarakat melalui tabungan. Usaha pemerintah Jepang ini
tidak sukse karena dilakukan dengan paksaan. TYOKIN KYOKU hanya
mendirikan satu cabang yaitu cabang Yogyakarta.
Proklamasi kemerdekaan RI 17-08-1945 telah memberikan
inspirasi kepada Bp. Darmosoesanto untuk memprakarsai pengambil
alihan TYOKIN KYOKU dari pemerintah jepang ke pemerintah RI dan
terjadilah penggantian nama menjadi KANTOR TABUNGAN POS dan
bapak Darmosoetanto ditetapkan oleh pemerintah RI sebagai Direktur
yang pertama. Tugas pertama KANTOR TABUNGAN POS adalah
melakukan penukaran uang jepang dengan Oeang Republik Indonesia
(ORI). Tetapi kegiatan KANTOR TABUNGAN POS tidak berumur
panjang, karena agresi belanda (Desember 1946) mengakibatkan
didudukinya semua kantor, termasuk kantor cabang dari KANTOR
TABUNGAN POS hingga tahun 1949. Saat KANTOR TABUNGAN POS
commit to user
26
menjadi BANK TABUNGAN RI. Sejak kelahirannya dan sampai berubah
nama BANK TABUNGAN POS RI, lembaga ini bernaung di bawah
Kementrian Perhubungan.
Banyak kejadian bernilai sejarah sejak tahun 1950 tetapi yang
substantif bagi sejarah BTN adalah dikeluarkannya UU Darurat no.9 tahun
1950, tanggal 9 februari 1950 yang mengubah nama
“POSTSPAARBANK IN INDONESIA” berdasarkan staatsblat no.295
tahun1941 menjadi BANK TABUNGAN POS dan memindahkan induk
kementrian dari kementrian Perhubungan ke Kementrian Keuangan
dibawah Menteri Urusan Bank Sentral. Walaupun dengan UU darurat
tersebut masih bernama BANK TABUNGAN POS, tetapi tanggal 9
februari 1950 ditetapkan sebagai hari dan tanggal lahir BANK
TABUNGAN NEGARA. Nama BANK TABUNGAN POS menurut
undang-undang darurat tersebut dikukuhkan dengan UU no.36 tahun 1953
tanggal tanggal 18 Desember 1953. Perubahan nama dari BANK
TABUNGAN POS menjadi BANK TABUNGAN NEGARA didasarkan
pada PERPU no.4 tahun 1963 tanggal 22 juni 1963 yang kemudian
dikuatkan dengan UU no.2 tahun 1964 tanggal 25 Mei 1964.
Penegasan status BANK TABUNGAN NEGARA sebagai bank
milik negara ditetapkan dengan UU no.20 tahun 1968 tanggal 19 desember
1968 yang sebelumnya (sejak tahun 1964) BANK TABUNGAN
NEGARA menjadi BNI unit V. Jika tugas utama saat pendirian
POSTSPAARBANK (1897) sampai dengan BANK TABUNGAN
NEGARA (1968) adalah bergerak dalam lingkup penghimpun dana
masyarakat melalui tabungan, maka sejak tahun 1974 BANK
TABUNGAN NEGARA ditambah tugasnya yaitu memberikan pelayanan
KPR dan untuk pertama kalinya penyaluran KPR terjadi pada tanggal 10
Desember 1976, karena itulah tanggal 10 Desember diperingati sebagai
hari KPR bagi BTN. Perkembangannya terus melejit, sampai sekarang
commit to user
27
Sampai sekarang BTN di kenal sebagai salah satu bank yang
bergerak di bidang keuangan yang terkemuka dibidang pembiayaan
perumahan, baik dalam hal penguasaan pasar, layanan maupun produk
yang ditawarkan, karena Bank Tabungan Negara (Persero) juga
merupakan bank fokus pada pembiayaan perumahan dan merupakan bank
yang memegang komitmen untuk mensukseskan program pemerintah di
bidang perumahan melalui pemberian Kredit Pemilikan Rumah (KPR)
bagi masyarakat yang ingin memiliki rumah sesuai dengan keinginan dan
kemampuan.
2. Sejarah Bank Tabungan Negara Cabang Surakarta
PT Bank Tabungan Negara Cabang Surakarta merupakan
perpanjangan dari kantor pusat, yang pertama kali berdiri tanggal 17
desember 1990, yang beralamat di jalan Slamet Riyadi No.232 dan
diresmikan oleh Bacelius ruru, Pejabat Direktorat Jenderal Lembaga
Keuangan. Kantor PT Bank Tabungan negara cabang Surakarta pada tahun
1993 pindah ke Beteng Plaza Blok A11-12 Jalan Kapten Mulyadi sampai
akhir tahun 1997. Kedudukan di kantor tersebut masih berstatus sewa
sama seperti pada kantor sebelumnya. Awal tahun 1998 PT Bank
Tabungan Negara pindah alamat ke jalan Slamet Riyadi No.282 yang
berstatus hak milik dengan luas tanah ±3000 m2, luas bangunan ±800 m2
dan terdiri dari 3 (tiga) lantai.
3. Keadaan Fisik dan Operasional PT. Bank Tabungan Negara Cabang
Surakarta
Bank Tabungan Negara Cabang Surakarta beralamat di jalan
Slamet Riyadi No.282, Surakarta 57141, telepon (0271)726930, fax
(0271)726931, 226939, email btn-slo@slo.meganet.id
Bank Tabungan Negara Cabang Surakarta mempunyai luas tanah
2.800 m2 dan luas bangunan 1.500 m2 dengan sertifikat No.104 serta IMB
No.601/581/pi/1995. Gedung kantor ini memiliki fasilitas-fasilitas kantor
pada umumnya yaitu tempat parkir, mushola, alarm, koperasi, serta ruang
commit to user
28
Lantai I :Customer Service, Teller service dan processing, ruang
Accounting And Control Unit, ruang Selling Officer, ruang
komputer, dan ruang Section head.
Lantai II : Ruang Branch Manager, ruang rapat, ruang sekretaris, Loan
Service, ruang Loan Administrasion, ruang General Branch
Administration dan Mushola.
Lantai III : Ruang Loan recovery, aula, ruang dokumen dan arsip, gudang
ATK.
Bank Tabungan Negara Cabang Surakarta wilayah kerjanya se-eks
karisedinan Surakarta yang meliputi Kotamadya Surakarta, Kabupaten
sragen, Kabupaten karanganyar, kabupaten Sukoharjo, kabupaten
Wonogiri, Kabupaten Klaten dan kabupaten Wonogiri.
Dalam rangka untuk memasyaratkan dan mendukung kegiatan
operasionalnya, maka Bank BTN Cabang Surakarta sampai saat ini telah
memiliki 5 kantor pelayanan, yaitu :
1. Kantor Cabang Pembantu Kentingan UNS.
2. Kantor Cabang Pembantu Mojosongo.
3. Kantor Cabang Pembantu klaten.
4. Kantor Cabang Pembantu Palur.
5. Kantor Cabang Pembantu Sukoharjo.
4. Visi dan Misi Bank Tabungan Negara
Visi Bank BTN adalah
Menjadi Bank yang terkemuka dan menguntungkan dalam pembiayaan
perumahan.
Misi Bank BTN adalah :
1. Memberikan pelayanan unggul dalam pembiayaan perumahan dan
industri ikutannya kepada lapisan masyarakat menengah ke bawah,
serta menyediakan produk dan jasa perbankan lainnya.
2. Menyiapkan dan mengembangkan sumber daya manusia Bank BTN
commit to user
29
3. Memenuhi komitmen kepada pemegang saham, yaitu menghasilkan
laba dan pendapatan per saham yang tinggi serta ikut mendukung
program pembangunan perumahan nasional.
4. Menyelenggarakan manajemen perbankan yang sesuai dengan prinsip
kehati-hatian dan good corporate governance.
5. Mempedulikan kepentingan masyarakat dan lingkungannya.
5. POLA PRIMA, Nilai-Nilai Dasar, Etika Perorangan dan Pedoman
Pegawai
a. Pelayanan Prima (Service Excellence)
b. inOvasi (Innovation)
c. keteLAdanan (Role Model)
d. PRofesionalisme (Professionalism)
e. Integritas (Integrity)
f. KerjasaMA (Teamwork)
1. Nilai- Nilai Dasar Budaya dan 12 Perilaku Utama
a. Pelayanan Prima
Ramah, sopan dan bersahabat
Peduli, pro aktif dan cepat tanggap b. Inovasi :
Berinisiatif melakukan penyempurnaan
Berorientasi menciptakan nilai tambah
c. Keteladanan :
Menjadi contoh dalam berperilaku baik dan benar
Memotivasi penerapan nilai-nilai budaya kerja
d. Profesionalisme :
Kompeten dan bertanggung jawab
Bekerja cerdas dan tuntas
e. Integritas :
Konsisten dan disiplin
Jujur dan berdedikasi
commit to user
30
Tulus dan terbuka
Saling percaya dan mengharga
2. Nilai – Nilai Dasar
Nilai –nilai dasar yang dianut oleh jajaran Bank BTN untuk mewujudkan dan melaksanakan Pola Prima adalah sebagai berikut :
a. Sebagai orang yang beriman dan bertaqwa, pegawai Bank BTN taat
melaksanakan dan mengamalkan ajaran agamanya masing –masing
secara khusuk
b. Pegawai Bank BTN selalu berusaha untuk menimba ilmu guna
meningkatkan pengetahuan dan keterampilannya demi kemajuan
Bank BTN
c. Pegawai Bank BTN mengutamakan kerjasama dalam melaksanakan
tugas untuk mencapai Tujuan Bank BTN dengan kinerja yang
terbaik
d. Pegawai Bank BTN selalu memberikan yang terbaik secara ikhlas
bagi Bank BTN dan semua stakeholders, sebagai perwujudan dari
pengabdian yang disadari oleh semangat kesediaan berkorban tanpa
pamrih pribadi.
e. Pegawai Bank BTN selalu bekerja secara prfesional yang kompeten
dalam bidang tugasnya.
3. Etika Perorangan
Etika perorangan pegawai Bank BTN adalah sebagai berikut :
a. Patuh dan taat pada ketentuan perundang-undangan dan
peraturan yang berlaku
b. Melakukan pencatatan yang benar mengenai segala transaksi
yang bertalian dengan kegiatan Bank BTN
c. Menghindari diri dari persaingan yang tidak sehat
d. Tidak menyalahgunakan wewenangnya untuk kegiatan pribadi
e. Menghindari diri dari keterlibatan dalam pengambilan
keputusan dalam hal terdapat pertentangan kepentingan.
commit to user
31
g. Memperhitungkan dampak yang merugikan dari setiap
kebijakan yang diterapkan Bank BTN terhadap keadaan
ekonomi, social dan lingkungannya
h. Tidak menerima hadiah atau imbalan yang mempekaya
keluarganya
i. Tidak melakukan perbuatan tercela yang dapat merugikan citra
profesinya.
4. Pedoman Pegawai
Pedoman untuk semua pegawai Bank BTN :
a. Kita layani secara IKHLAS, SOPAN dan SANTUN semua
langganan Bank BTN dengan SENYUM, SALAM dan SAPA
b. Dalam menunaikan tugas kita pedomani 3 JANGAN
b.1 jangan TERLAMBAT atau MENUNDA pekerjaan
b.2 Jangan membuat KESALAHAN
B.3 jangan MENERIMA apalagi MEMINTA atau MENGAMBIL,
sesuatu yang bukan haknya.
c. Kita laksanakan semua tugas dengan baik secara
PROFESIONAL supaya Bank BTN MAJU, BERKEMBANG,
SOLID, dan SEHAT sehingga KESEJAHTERAAN pegawai
dan keluarga MENINGKAT.
6. Struktur Organisasi Bank Tabungan Negara Cabang Surakarta.
Organisasi merupakan perserikatan orang-orang yang masing-masing
memiliki peranan tertentu dalam suatu sistem kerja dan pembagian kerja.
Struktur Organisasi adalah mekanisme-mekanisme formal yang
menunjukkan kerangka dan susunan perwujudan pola tetap hubungan
diantara fungsi-fungsi, bagian-bagian atau posisi maupun orang-orang yang
menunjukkan kedudukan, tugas, wewenang dan tanggung jawab yang
berbeda-beda dalam suatu organisasi. Oleh sebab itu, dengan adanya
struktur organisasi yang baik dan teratur maka efisiensi kerja dapat terwujud
commit to user
32
masing-masing karyawannya. Jadi tujuan disusunnya struktur organisasi
antara lain yaitu :
1. Membantu pencapaian tujuan-tujuan organisasi secara efektif.
2. Setiap bagian dalam organisasi dapat mengetahui tugas,
wewenang, dan tanggung jawabnya masing-masing.
3. Mendorong terwujudnya keharmonisan kerja dan menghindari
terjadinya kekosongan kerja.
Untuk mengetahui lebih jelasnya, penulis menyajikan skema struktur
organisasi PT Bank Tabungan Negara Cabang Surakarta pada gambar 3.1
Gambar .3.1
Struktur Organisasi BTN Cabang Surakarta
Sumber : Bagian SDM PT Bank Tabungan Negara Cabang Surakarta
Pembagian tugas dan tanggung jawab bagian-bagian yang ada dalam struktur
commit to user
33
A. Branch Manager (Kepala Cabang)
1. Pengembangan bisnis Cabang
a) Mengelola hubungan dengan nasabah.
b) Menyiapkan rencana bisnis untuk cabang.
c) Membimbing kampanye promosi dan upaya-upaya pemasaran.
2. Perencanan dan penyusunan kebijakan
a) Menyusun kebijakan cabang sesuai dengan kebijakan pusat.
b) Menetapkan target kerja untuk seluruh unit kerja cabang.
c) Membuat perencanaan sumber daya manusia.
3. Pengawasan dan persetujuan bisnis cabang
a) Mengambil keputusan bisnis.
b) Memotivasi bawahan dan rekan kerja.
c) Memberikan persetujuan terhadap transaksi yang tidak lazim
B. Retail Service
1. Loan Service (Layanan Kredit)
a) Melakukan fungsi layanan kredit, pelunasan dan penyelesaian
klaim debitur.
b) Menganalisa permohonan kredit.
c) Melakukan fungsi layanan permohonan pembayaran ekstra dan
advance.
d) Menyelenggarakan realisasi kredit.
2. Teller Service (Layanan Teller)
a) Melayani setoran tunai angsuran kredit cabang sendiri maupun
cabang lain.
b) Mengelola proses kas cabang.
c) Melayani setoran dan pembayaran deposito.
d) Melayani penyetoran dan penarikan tabungan tunai.
e) Menerima transaksi giro.
3. Customer Service (Layanan Nasabah)
a) Memberikan informasi kepada nasabah.
commit to user
34
c) Melayani proses pembukuan rekening rupiah dan valas.
C. Operation Section Head
1. Personalia
a) Melakukan manajemen personalia dan administrasi pajak
karyawan.
b) Melakukan logistik, perawatan dan pemeliharaan gedung.
c) Memastikan cabang mengikuti kebijaksanaan dan prosedur.
2. Loan Administration & document
a) Mendokumentasikan kredit.
b) Administrasi Negara.
c) Memproses aplikasi kerdit.
d) Mengarsipkan document kredit
3. Transaction Processing
a) Melakukan proses transaksi operasional non tunai.
b) Melakukan proses transaksi yang merupakan tindak lanjut atas
transaksi yang dilakukan oleh unit kerja lain.
4. Kliring
a) Melakukan kegiatan yang berkaitan dengan kliring di Bank
Indonesia atau bank yang ditunjk sebagai tempat kliring, mulai dari
pesiapan, kliring penyerahan dan kliring tolakan.
b) Entry data warkat kliring keluar pada sistem kliring Bank
Indonesia.
c) Melakukan proses efektif kliring.
D. Accounting & Control
1. Reporting Control
a) Mempersiapkan laporan keuangan.
b) Menganalisa laporan keuangan.
c) Menerima dan mengecek kebenaran laporan keuangan ke kantor
pusat dan Bank Indonesia.
d) Mengadministrasikan pelaporan cabang.
commit to user
35
E. Collection Work Out
a) Melakukan identifikasi terjadinya tunggakan.
b) Melakukan pembinaan kredit retail.
c) Memantau kelancaran pembayaran kredit.
d) Memantau data KPR untuk kebutuhan pembinaan debitur.
e) Memberikan alternatif pembinaan kredit.
f) Melakukan pencetakan laporan KPR yang berkaitan dengan
kebutuhan pembinaan.
g) Melakukan proses restrukturisasi kredit retail dan kredit umum.
F. Secretary
a) Memanajemen kegiatan yang dilakukan oleh Branch manager.
b) Meregistrasi surat masuk dan keluar.
c) Meregistrasi faks.
7. Produk dan Jasa Bank Tabungan Negara(BTN) Cabang Surakarta
Bank Tabungan Negara menyediakan beberapa produk dan jasa, antara
lain adalah sebagai berikut :
1. Produk Dana
a) Tabungan Batara
Tabungan Batara adalah tabungan bebas yang bersifat multiguna
dan fleksibel yang diperuntukkan bagi semua lapisan masyarakat
baik perseorangan maupun kolektif.
Manfaat Tabungan Batara adalah :
1. Mendapatkan kartu ATM Batara.
2. Penyetiran dan penarikan dapat dilakukan di semua kantor
cabang (online).
3. Bunga bersaing.
4. Fasilitas rekening bersama (joint account).
5. Fasilitas asuransi jiwa maksimal 25 juta.
6. Dapat dijadikan jaminan kredit.
7. Fasilitas Auto Debet
commit to user
36
b) Tabungan E-Batara Pos
Tabungan E-Batara pos adalah merupakan produk tabungan yang
diselenggarakan atas kerjasama antara PT Bank Tabungan negara
dengan PT Pos Indonesia melalui seluruh loket kantor pos yang
telsh on-line di seluruh indonesia.
Manfaat E-Batara Pos adalah :
1. Penyetoran dan penarikan dapat dilakukan di otlet BTN dan
kantor pos online.
2. Memperoleh kartu ATM.
3. Dapat dipergunakan untuk berbagai transaksi.
c) Tabungan Haji Nawaitu
Tabungan Haji Nawaitu adalah merupakan tabungan yang
diperuntukkan bagi calon jemaah haji dalam rangka persiapan
biaya perjalanan ibadah haji.
Manfaat haji nawaitu adalah :
1. Memperoleh nomor alokasi porsi keberangkatan beribadah
haji.
2. Dapat di buka di loket bank BTN yang terhubung dengan
Siskohat Departemen Agama.
3. Penarikan dan penyetoran dapat dilakukan di seluruh loket
bank BTN.
d) Tabungan Batara prima
Tabungan Batara Prima adalah merupakan produk tabungan yang
banyak memberikan keuntungan dan manfaat tersendiri bagi
nasabah.
Manfaat Tabungan Batara prima adalah :
1. Bunga bersaing.
2. Memperoleh bonus apabila tidak menarik dana selama 2
bulan.
3. Memperoleh fasilitas point reward yang dapat ditukarkan
