UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS EKONOMI
PROGRAM S1 EKSTENSI MEDAN
SKRIPSI
PERANAN PERENCANAAN DAN PENGAWASAN
PERSEDIAAN
DALAM KEPUTUSAN MANAJEMEN
PADA PT. RAJAWALI NUSINDO CABANG MEDAN
OLEH :
NAMA : WAHYU SRI SIDABUTAR
NIM : 050522102
DEPARTEMEN : AKUNTANSI
GUNA MEMENUHI SALAH SATU SYARAT MEMPEROLEH GELAR SARJANA EKONOMI
PERNYATAAN
Dengan ini saya menyatakan bahwa skripsi yang berjudul :
“Peranan Perencanaan dan Pengawasan Persediaan Dalam Keputusan Manajemen Pada PT. Rajawali Nusindo Cabang Medan”.
Adalah benar hasil kerja saya sendiri dan judul yang dimaksud belum pernah
dimuat, dipublikasikan atau diteliti oleh mahasiswa lain dalam konteks penulisan
skripsi Program S-1 Ekstensi Departemen Akuntansi Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara.
Semua sumber data dan informasi yang diperoleh, telah dinyatakan dengan jelas,
benar apa adanya. Dan apabila dikemudian hari pernyataan ini tidak benar, saya
bersedia menerima sanksi yang ditetapkan oleh pihak Universitas.
Medan, 22 DESEMBER 2009
Yang membuat pernyataan
KATA PENGANTAR
Segala puji dan syukur penulis panjatkan kehadirat Tujuan Yang Maha
Esa, atas segala berkat dan kasih-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan
penulisan skripsi ini dengan judul “Peranan Perencanaan dan Pengawasan
Persediaan Dalam Keputusan Manajemen Pada PT. Rajawali Nusindo Cabang Medan” guna memenuhi salah satu syarat untuk memperoleh gelar Sarjana Ekonomi pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
Penulis menyadari bahwa skripsi ini masih jauh dari kesempurnaan, yang
disebabkan adanya keterbatasan kemampuan, pengalaman, dan pengetahuan
penulis baik mengenai materi, teknik penyusunan, maupun analisisnya. Oleh
karenanya, dengan hati terbuka penulis menerima setiap saran dan kritik dari
pembaca untuk penyempurnaan pada masa yang akan datang.
Adapun skripsi ini dapat diselesaikan hanya dengan bimbingan dan
dorongan dari berbagai pihak secara langsung maupun tidak langsung. Dalam
kesempatan ini penulis menyampaikan penghormatan dan rasa terima kasih
sebesar-besarnya kepada :
1. Bapak Drs. John Tafbu Ritonga, M.Ec selaku Dekan Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara.
2. Bapak Drs. Hasan Sakti Siregar, MSi selaku Ketua Departemen Akuntansi
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
3. Ibu Dra. Mutia Ismail, MM, Ak selaku Sekretaris Departemen Akuntansi
4. Bapak Drs. Chairul Nazwar, MSi, Ak selaku Dosen Pembimbing yang telah
meluangkan waktu dan memberikan sumbangan pemikirannya dalam
mengarahkan dan membimbing penulis serta dengan sabarnya menghadapi
penulis sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi ini.
5. Bapak Drs. Syahelmi, MSi, Ak selaku Pembanding I yang bersedia
memberikan sumbangan saran dan pemikirannya dalam penyusunan skripsi
saya.
6. Ibu Dra. Mutia Ismail, MM, Ak selaku Pembanding II yang bersedia
memberikan sumbangan saran dan pemikirannya dalam penyusunan skripsi
saya.
7. Bapak Drs. Syahelmi, MSi, Ak selaku Dosen Wali selama penulis belajar di
Fakultas Ekonomi Jurusan Akuntansi Sumatera Utara.
8. Seluruh dosen Fakultas Ekonomi dan seluruh Staf Pegawai Departemen
Akuntansi Universitas Sumatera Utara.
9. Seluruh staf PT. Rajawali Nusindo Cabang Medan, terutama pada Bapak Edi
Saputra Hasibuan beserta rekan-rekan kerjanya yang telah bersedia
meluangkan waktunya dan banyak memberikan bantuan kepada penulis dalam
melakukan studi kasus skripsi ini.
10.Ayahanda dan Ibunda yang telah memberikan kasih sayang serta semangat
kepada penulis selama ini, dan yang telah memberikan dukungan baik moral
Semoga penulisan skripsi ini akan berguna dan bermanfaat bagi para
pembaca. Akhir kata penulis mengucapkan terima kasih dan penghargaan yang
tidak terkira kepada semua pihak yang telah membantu penulis dalam penyusunan
skripsi ini
Medan, 22 DESEMBER 2009
Penulis
ABSTRAK
Perencanaan dan pengawasan persediaan atas aktivitas dalam perusahaan maju atau pun yang sedang berkembang menjadi lebih rumit dengan adanya pendelegasian wewenang dan tanggung jawab dari pimpinan perusahaan kepada bawahannya. Perencanaan dan pengawasan persediaan diperlukan untuk membantu dalam keputusan manajemen tersebut. Pada saat ini, banyak ditemukan masalah dalam penyusunan rencana dan pengawasan persediaan karena keadaan perekonomian yang cendrung kurang stabil. Kurang tepatnya perencanaan dan pengawasan yang dilakukan perusahaan akan mengakibatkan keputusan manajemen yang kurang tepat dalam hal persediaan.
PT. Rajawali Nusindo Cabang Medan adalah salah satu perusahaan yang bergerak dibidang distributor obat-obatan dan alat-alat kesehatan merupakan Pedagang Besar Farmasi (PBF) yang menyalurkan obat-obatan sering mengalami masalah perencanaan dan pengawasan dalam hal persediaan. Ini terlihat dari banyaknya persediaan yang menumpuk di gudang sehingga banyak modal perusahaan otomatis menjadi besar akibat perencanaan yang kurang tepat. Perencanaan dan pengawasan merupakan hal yang tidak dapat dipisahkan satu sama lain, untuk itu perusahaan wajib untuk melaksanakannya apabila ingin maju dan mengurangi kerugian.
Dari hasil penelitian dapat dilihat bahwa persediaan menumpuk, karena perencanaan persediaan yang kurang memperhatikan keadaan ekonomi masyarakat. Perusahaan mengalami kesu;litan karena sering terjadi ramalan masa depan yang tidak tepat akibat kurangnya analisa terhadap pengalaman masa lalu. Penulis juga melihat kendala yang dialami perusahaan yaitu kurangnya sumber daya manusia yang ditugaskan untuk melakukan pengawasan dan perawatan sehingga banyak persediaan yang tidak terawat dan tidak dipergunakan lagi. Semua masalah ini merupakan masalah yang akan dibahas dalam skripsi ini. Untuk mengatasi hal ini, PT. Rajawali Nusindo Cabang Medan sebaiknya menambah karyawan dengan mengikuti pelatihan agar dapat membuat perencanaan yang dapat diandalkan oleh perusahaan sehingga dapat mengurangi kerugian perusahaan. Perusahaan sebaiknya juga menambah sumber daya manusia yang ditugaskan khusus untuk melakukan pengawasan pada setiap bidang dalam perusahaan tersebut agar perencaan yang telah dibuat dengan baik dapat terlaksana dengan baik pula.
ABSTRACT
Planning And supply observation for activity in company go forward nor which is rounding into more complex with the existence of delegation of authority and responsibility from company head to its subordinate. planning And supply observation needed to to assist in the management decision. At the moment, a lot of found by internal issue of compilation plan and supply observation of because economics circumstance which tend to less stabilize. Less precisely planning and observation by a company will result the management decision which less precisely in the case of supply.
PT. Rajawali Nusindo Branch the Field is one of peripatetic company is area of distributor of mediciens and health appliance represent the Whole Saler Pharmacy channelling mediciens often experience of the problem of planning and observation in the case of supply. This is seen from to the number of supply heaping in bond so that a lot of company capital automatically become big effect of planning which less precisely. planning And observation represent the inseparable matter one another, for that company is obliged to to execute it if wishing to go forward and lessen the loss.
From visible research result that supply heap, because supply planning which less pay attention to the economic circumstance of society. Company experience of the difficulty because often happened the imprecise future forecast effect of lack of analysis to past experience. Writer also see the natural constraint of company that is the lack of human resource assigned to the observation and treatment so that a lot of supply which do not to take care and not utilized again. All this problem represent the problem to be discussed in this skripsi. To overcome this matter, PT. Rajawali Nusindo Branch the Field better add the employees by following training can make the planning which can be pledged by company so that can lessen the company loss. Company better also add the human resource assigned special to the observation in each area in the company planning which have been made better can be executed better also.
DAFTAR ISI SKRIPSI
Halaman
PERNYATAAN
...
iKATA PENGANTAR……… ii
ABSTRAK
...
vABSTRACT……… vi
DAFTAR ISI SKRIPSI………
………
…… viiDAFTAR GAMBAR……….. x
BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masalah
………..
1B. Perumusan Masalah……… 4
C. Tujuan Penelitian……… 4
D. Manfaat Penelitian………... 5
E. Kerangka Konseptual………... 5
BAB II TINJAUAN PUSTAKA A. Tinjauan Penelitian Terdahulu……… 7
B. Sistem Perencanaan Persediaan………. 9
C. Sistem Pengawasan Persediaan………. 17
BAB III METODE PENELITIAN
A. Tempat dan Waktu Penelitian……… 29
B. Jenis Penelitian………... 29
C. Jenis Data……… 30
D. Teknik Pengumpulan Data………... . 31
E. Metode Analisis Data………. 31
BAB IV ANALISIS HASIL PENELITIAN A. Sejarah Singkat dan Struktur Organisasi Perusahaan
.... 32
B. Perencanaan Persediaan
………..
45
1. Perencanaan Persediaan Pada Saat Ekonomi Stabil 45 2. Perencanaan Persediaan Pada Saat Ekonomi Tidak Stabil……… 47
C. Pengawasan Pesediaan……… 48
1. Pengawasan Fisik………. 48
2. Pengawasan Akuntansi Persediaan……….. 50
3. Pengawasan Jumlah Yang Dibutuhkan……… 52
D. Pelaporan Persediaan………. 53
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN
A. Kesimpulan……… 57
B. Saran……….. 58
DAFTAR PUSTAKA………. 60
DAFTAR GAMBAR
Nomor JUDUL Halaman
Gambar 2.1 Proses Material Requirements Plan / MRP 17
Gambar 4.1 Struktur Organisasi PT. Rajawali Nusindo Cabang 44
ABSTRAK
Perencanaan dan pengawasan persediaan atas aktivitas dalam perusahaan maju atau pun yang sedang berkembang menjadi lebih rumit dengan adanya pendelegasian wewenang dan tanggung jawab dari pimpinan perusahaan kepada bawahannya. Perencanaan dan pengawasan persediaan diperlukan untuk membantu dalam keputusan manajemen tersebut. Pada saat ini, banyak ditemukan masalah dalam penyusunan rencana dan pengawasan persediaan karena keadaan perekonomian yang cendrung kurang stabil. Kurang tepatnya perencanaan dan pengawasan yang dilakukan perusahaan akan mengakibatkan keputusan manajemen yang kurang tepat dalam hal persediaan.
PT. Rajawali Nusindo Cabang Medan adalah salah satu perusahaan yang bergerak dibidang distributor obat-obatan dan alat-alat kesehatan merupakan Pedagang Besar Farmasi (PBF) yang menyalurkan obat-obatan sering mengalami masalah perencanaan dan pengawasan dalam hal persediaan. Ini terlihat dari banyaknya persediaan yang menumpuk di gudang sehingga banyak modal perusahaan otomatis menjadi besar akibat perencanaan yang kurang tepat. Perencanaan dan pengawasan merupakan hal yang tidak dapat dipisahkan satu sama lain, untuk itu perusahaan wajib untuk melaksanakannya apabila ingin maju dan mengurangi kerugian.
Dari hasil penelitian dapat dilihat bahwa persediaan menumpuk, karena perencanaan persediaan yang kurang memperhatikan keadaan ekonomi masyarakat. Perusahaan mengalami kesu;litan karena sering terjadi ramalan masa depan yang tidak tepat akibat kurangnya analisa terhadap pengalaman masa lalu. Penulis juga melihat kendala yang dialami perusahaan yaitu kurangnya sumber daya manusia yang ditugaskan untuk melakukan pengawasan dan perawatan sehingga banyak persediaan yang tidak terawat dan tidak dipergunakan lagi. Semua masalah ini merupakan masalah yang akan dibahas dalam skripsi ini. Untuk mengatasi hal ini, PT. Rajawali Nusindo Cabang Medan sebaiknya menambah karyawan dengan mengikuti pelatihan agar dapat membuat perencanaan yang dapat diandalkan oleh perusahaan sehingga dapat mengurangi kerugian perusahaan. Perusahaan sebaiknya juga menambah sumber daya manusia yang ditugaskan khusus untuk melakukan pengawasan pada setiap bidang dalam perusahaan tersebut agar perencaan yang telah dibuat dengan baik dapat terlaksana dengan baik pula.
ABSTRACT
Planning And supply observation for activity in company go forward nor which is rounding into more complex with the existence of delegation of authority and responsibility from company head to its subordinate. planning And supply observation needed to to assist in the management decision. At the moment, a lot of found by internal issue of compilation plan and supply observation of because economics circumstance which tend to less stabilize. Less precisely planning and observation by a company will result the management decision which less precisely in the case of supply.
PT. Rajawali Nusindo Branch the Field is one of peripatetic company is area of distributor of mediciens and health appliance represent the Whole Saler Pharmacy channelling mediciens often experience of the problem of planning and observation in the case of supply. This is seen from to the number of supply heaping in bond so that a lot of company capital automatically become big effect of planning which less precisely. planning And observation represent the inseparable matter one another, for that company is obliged to to execute it if wishing to go forward and lessen the loss.
From visible research result that supply heap, because supply planning which less pay attention to the economic circumstance of society. Company experience of the difficulty because often happened the imprecise future forecast effect of lack of analysis to past experience. Writer also see the natural constraint of company that is the lack of human resource assigned to the observation and treatment so that a lot of supply which do not to take care and not utilized again. All this problem represent the problem to be discussed in this skripsi. To overcome this matter, PT. Rajawali Nusindo Branch the Field better add the employees by following training can make the planning which can be pledged by company so that can lessen the company loss. Company better also add the human resource assigned special to the observation in each area in the company planning which have been made better can be executed better also.
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah
Perkembangan perekonomian nasional yang tidak menentu pada pemerintahan
orde baru, menuntut setiap badan usaha atau perusahaan sebagai pelaku ekonomi
mengkaji kembali setiap keputusan manajemen untuk menentukan kebijakan.
Berbagai keputusan manajemen yang menghasilkan kebijakan yang dinilai tidak
produktif akan direvisi atau bahkan dihilangkan untuk kemudian diganti dengan
kebijakan baru yang menuntut efisiensi tinggi dan efektivitas tetap. Hal ini sangat
penting dilakukan untuk dapat terus mempertahankan kelanjutan hidup
perusahaannya sehingga tidak berdampak buruk seperti penurunan laba atau
memperoleh kerugian besar.
Secara umum laba optimum merupakan tujuan setiap perusahaan didirikan.
Karena itu untuk mencapai tujuan tersebut pada kondisi saat ini sangat diperlukan
kecermatan pelaksana atau pengelola perusahaan melakukan sinergi yang kuat
antar masing-masing bagian yang terdapat dalam organisasi perusahaan itu.
Sinergi integral dari seluruh bagian-bagian yang terdapat dalam perusahaan itu
akan dapat mendukung kelancaran operasional perusahaan yang pada akhirnya
diharapkan akan dapat mencapai tujuan yang telah ditetapkan perusahaan.
Diantara berbagai fungsi yang dijalankan perusahaan ini, salah satu fungsi
yang cukup fital adalah bagaimana mengelola persediaan barang dagang
setiap perusahaan selalu menghadapi masalah dalam pengelolaan persediaannya.
Untuk perusahaan kecil dan miliki penjualan yang terbatas, pengelolaan
persediaan bukan masalah yang rumit. Tetapi bagi perusahaan besar yang
beroperasi dalam skala penjualan besar, pengelolaan persediaan ini telah menjadi
masalah yang rumit dan kompleks.
Persediaan di butuhkan oleh perusahaan industri dan perusahaan dagang. Bagi
perusahaan industri jenis persediaannya adalah persediaan bahan baku, persediaan
barang setengah jadi, persediaan barang penolong, dan persediaan barang jadi.
Sedangkan perusahaan dagang mempunyai persediaan yaitu persediaan barang
dagang. Aktivitas yang dilakukan perusahaan dagang adalah pembelian dan
penjualan barang dagang. Harga pokok barang dagang yang dijual merupakan
pengurangan terbesar dari hasil penjualan tersebut yang pada gilirannya nanti
mempengaruhi laba bersih perusahaan. Untuk mendapatkan harga pokok yang
bersaing dengan perusahaan dagang lain yang sejenis maka dituntut efisiensi dan
efektifitas dalam pengelolaan persediaannya.
Persediaan barang dagang adalah salah satu elemen utama dari kekayaan
perusahaan dagang yang jumlah cukup materiil. Persediaan ini diharapkan dapat
berputar lebih lanjut keperiode berikutnya. Investasi yang terlalu besar dalam
persediaan barang dagang dibandingkan dengan kebutuhan akan memperbesar
biaya penyimpanan, dan resiko kerusakan, dan pemeliharaan digudang.
Sebaliknya jika persediaan barang dagang terlalu kecil akan menghambat jalannya
usaha perusahaan karena sering kali kekurangan persediaan, akibatnya konsumen
perencanaan dalam penentuan jumlah persediaan barang agar jumlah barang yang
tersedia merupakan jumlah yang paling optimal bagi perusahaan. Selain
perencanaan persediaan juga harus di lakukan pengawasan terhadap persediaan
tersebut. Pengawasan persediaan harus dapat memberikan keyakinan bahwa data
yang ada mengenai persediaan dapat dipercaya, baik dari segi fisik dan nilainya.
Artinya pengawasan persediaan dapat menghasilkan informasi yang akurat dan
tepat waktu kepada manajemen sehingga dapat digunakan untuk pengambilan
keputusan.
Pengawasan yang baik meliputi pengawasan fisik dan pengawasan akuntansi
serta pengawasan atas dasar jumlah persediaan. Pengawasan fisik mengenai
jumlah unit, kualitas, dan harga serta hal lainnya dan dapat dibandingkan dengan
catatan persediaan tersebut. Pengawasan fisik lebih diutamakan pada pengamanan
fisik, penyimpanan persediaan. Pengawasan akuntansi dilakukan melalui sistem
pencatatan yang dilakukan sedangkan pengawasan jumlah persediaan dilakukan
dengan cara membandingkan catatan persediaan dengan jumlah fisik persediaan.
PT. Rajawali Nusindo Cabang Medan merupakan perusahaan yang bergerak
dibidang obat-obatan, dan alat medis. Produk-produk yang menjadi penyumbang
penjualan terbesar bagi perusahaan ini adalah obat-obatan dan lain-lain. Karena
cukup banyak jenis produk dan mobilitas keluar masuk barang, maka tentu
diperlukan perencanaan dan pengawasan persediaan yang baik sehingga dapat
menghindari kerugian yang akibat kesalahan dalam pengelolaan persediaan pada
akhirnya dapat mencapai tujuan perusahaan yaitu memperoleh laba yang optimal
sudah menerapkan perencanaan dan pengawasan yang baik ini dilihat dengan
memiliki peraturan bahwa Pedagang Besar Farmasi tidak boleh menjual langsung
produknya kekonsumen akhir maka pelanggan dari perusahaan ini adalah
Pedagang Besar Farmasi (sebagai sub agen), apotik, toko obat, laboratorium,
rumah sakit, klinik dan praktek dokter.
Oleh sebab itu penulis tertarik untuk melihat lebih lanjut bagaimana penerapan
perencanaan dan pengawasan dalam perusahaan. Maka penulis memilih judul
“Peranan Perencanaan dan Pengawasan Persediaan Dalam Keputusan Manajemen pada PT. Rajawali Nusindo Cabang Medan”.
B. Perumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang masalah serta mengamati bagaimana prosedur dan
peranan sistem perencanaan dan pengawasan persediaan maka penulis
merumuskan permasalahan tersebut sebagai berikut :
Apa peranan perencanaan dan pengawasan persediaan dalam keputusan
manajemen?
C. Tujuan Penelitian
Adapun tujuan yang ingin dicapai penulis dalam penelitian ini adalah :
1. Untuk mengetahui apakah perencanaan dan pengawasan persediaan dapat
membantu manajemen dalam memperoleh informasi yang akurat tentang
2. Untuk mengetahui apa saja peranan perencanaan dan pengawasan
persediaan dalam keputusan manajemennya?
D. Manfaat Penelitian
Adapun yang menjadi manfaat dari penelitian adalah :
1. Bagi penulis, untuk menambah pengetahuan tentang masalah akuntansi
yang berkaitan dengan persediaan baik dalam rangka teoritis maupun
penerapannya diperusahaan.
2. Bagi perusahaan yang diteliti, sebagai sumbangan pemikiran yang
bermanfaat untuk dapat menerapkan akuntansi persediaan secara memadai
sesuai dengan prinsip akuntansi yang berlaku umum.
3. Bagi mahasiswa dan lingkungan akademis, sebagai referensi atau acuan
dari penyelidikan berikutnya.
E. Kerangka Konseptual
Gambar 1.1
Kerangka Konseptual Analisis Prosedur Pada PT. Rajawali Nusindo Cabang Medan
PERSEDIAAN
PERENCANAAN
PENGAWASAN
Penjelasan Kerangka Konseptual PT. Rajawali Nusindo Cabang Medan Kerangka konseptual dalam penelitian ini yaitu PT. Rajawali Nusindo Cabang
Medan merupakan perusahaan distributor obat-obatan dan alat kesehatan. Dimana
memiliki bagian dari persediaan yaitu penyediaan obat-obatan dan alat-alat
kesehatan serta adanya peranan perencanaan dan pengawasan yang dilakukan
perusahaan didalam proses keputusan manajemen, agar keputusan yang diperoleh
perusahaan dapat digunakan untuk mencapai tujuan yang telah di tetapkan atau
direncanakan perusahaan. Untuk itu prosedur perencanaan dan pengawasan
persediaan harus dilakukan sebaik mungkin agar keputusan manajemen yang
merupakan akhir dari struktur variabel PT. Rajawali Nusindo Cabang Medan
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
A.
Tinjauan Penelitian Terdahulu
Nama dan Tahun Penelitian : Fifi Irmalinda (2004)
Judul Penelitian : Perencanaan dan Pengawasan Persediaan pada PT. Samafitro Perwakilan Medan
Perumusan Masalah : Penelitian yang dilakukan mengangkat permasalahan “Apakah perencanaan dan
pengawasan persediaan yang dilakukan
selama ini pada PT. Samafitro Perwakilan
Medan sudah cukup efektif?
Hasil Penelitian : Dalam hasil penelitian Fifi Irmalinda mengambil kesimpulan bahwa PT.
Samafitro Perwakilan Medan dalam
metode perencanaan dan pengawasan
persediaan barang dagangnya pada
perusahaan ini ataupun perusahaan lainnya
belum sepenuhnya baik? Sehingga penulis
memberi saran kepada pimpinan
perusahaan tersebut agar menerapkan
perencanaan dan pengawasan persediaan
Nama dan Tahun Penelitian : Selviana (2004)
Judul Penelitian : Analisis Perencanaan dan Pengawasan Persediaan Guna Memperoleh Laba yang
Optimal Pada PT. Juta Dharma Pratama
Medan
Perumusan Masalah : Bagaimana perencanaan persediaan yang diterapkan oleh PT. Juta Dharma Pratama
Medan untuk memperoleh laba yang
optimal?
Hasil Penelitian : Dalam hasil penelitian Selviana mengambil kesimpulan bahwa PT. Juta
Dharma Pratama Medan belum
sepenuhnya baik dalam metode
perencanaan dan pengawasan persediaan
dan perusahaan belum memperoleh laba
yang optimal sehingga penulis memberi
saran kepada bagian kepala keuangan,
kepala pembelian, kepala penjualan harus
memerhatikan pelaksanaan perencanaan
dan pengawasan persediaan agar menjadi
lebih baik sehingga laporan keuangan
nyata dan tidak kecurangan dalam
B.
Sistem Perencanaan Persediaan
Perencanaan merupakan suatu cara bertindak yang ditetapkan terlebih dahulu.
Proses berpikir kedepan untuk mengambil suatu keputusan tentang cara bertindak
setelah mempertimbangkan banyak kemungkinan alternatif yang ada.
Perencanaan merupakan penetapan tujuan yang diinginkan dan pemanfaatan
sumber-sumber daya guna mencapai tujuan, kebaikan utamanya adalah penentuan
waktu dalam tahapan besar dan faktor-faktor lain yang ada kaitannya dengan
rencana jangka panjang. Perencanaan yang efektif didasarkan pada analisis atas
fakta-fakta yang dikumpulkan.
Manajemen puncak akan memikul tanggung jawab perencanaan yang lebih
luas di bandingkan jenjang manajemen yang lebih rendah, namun setiap tingkat
manajemen harus mempunyai tanggung jawab yang jelas dan pasti.
Sedangkan tujuan dari perencanaan persediaan adalah :
1. Untuk mengetahui berapa besar kualitas persediaan yang harus
dipesan, sehingga persediaan yang ada tidak terlalu besar atau kecil.
2. Agar perusahaan dapat meminimumkan biaya-biaya persediaan.
3. Agar perusahaan dapat bekerja secara efisien.
Menurut Norren (2000 : 3) “ Perencanaan meliputi pemilihan serangkaian
aktivitas dan spesifikasi bagaimana aktivitas tersebut akan dilaksanakan “. Langkah pertama dalam perencanaan adalah melingkupi aktivitas untuk
mengidentifikasi tujuan (goal), menyusun anggaran (budget), menetapkan strategi
dan kebijakan (strategy and policy), peraturan dan prosedur (rules and
Perencanaan persediaan yang baik akan dapat menjamin bahwa persediaan
barang dagang yang tersedia dapat memenuhi pesanan yang diminta atau dipesan
oleh pelanggan atau konsumen. Dalam penyusunan perencanaan barang dagang
diperlukan peramalan terutama kepada hal-hal yang berpengaruh kepada
perusahaan. Data yang diperlukan untuk penyusunan peramalan ini adalah
merupakan semua data yang mempunyai pengaruh terhadap produk dan penjualan
produk perusahaan itu.
Dalam perencanaan persediaan ada dua unsur yang terpenting yaitu :
1. Menentukan jalan pesanan data pembelian yang paling ekonomis
dimana biaya-biaya persediaan berapa pada titik paling rendah.
2. Menentukan saat pesanan atau pembelian dilakukan dimana hal ini
perlu agar tidak terjadi kelebihan stock maupun kekurangan stock.
Dengan kata lain perencanaan persediaan pada dasarnya terdiri dari serangkaian
kegiatan yang ditetapkan lebih awal sehingga tujuan yang hendak dicapai dapat
diwujudkan sebagai hasil kegiatan. Perusahaan harus menetapkan suatu
kebijaksanaan pengelolaan persediaan. Dengan kata lain setiap perusahaan harus
mempunyai kebijakan persediaan yang jelas, gunanya antara lain :
Untuk menetapkan perusahaan pada posisi yang selalu siap untuk melayani
penjualan, baik disaat-saat biasa maupun bila ada pesanan secara mendadak.
Sehingga hubungan baik dengan para pelanggan perlu dijaga karena itu
persediaan barang cukup agar tidak mengecewakan pelanggan.
Perencanaan persediaa dapat dilakukan dengan beberapa cara. Teknik
1. Budgetary Plan System (Perencanaan Melalui Anggaran)
Menurut Noreen (2000 : 402) “Anggaran adalah rencana rinci tentang
perolehan dan penggunaan sumber daya lainnya untuk suatu periode tertentu”. Anggaran bukan hanya berfungsi sebagai alat perencanaan melainkan juga sebagai alat pengawasan. Anggaran persediaan untuk
perusahaan dagang maupun perusahaan industri dimulai dengan menetapkan
berapa jumlah yang harus dijual yang ditetapkan melalui perkiraan atau
estimasi dari pihak manajemen. Metode ini menetapkan suatu anggaran untuk
masing-masing jenis persediaan secara terpisah. Ini dapat dilakukan dengan
mempelajari catatan penjualan yang lalu dan program penjualan
masing-masing jenis barang dan dengan menentukan kuantitas yang harus ada
ditangan dalam masa anggaran.
Menurut Noreen (2000 : 404) menyebutkan manfaat anggaran adalah
sebagai berikut :
a. Anggaran meliputi alat komunikasi bagi rencana manajemen melalui organisasi.
b. Anggaran memaksa manajer untuk memikirkan dan merencanakan masa depan. Bila penyiapan anggaran tidak diperlukan maka akan terlalu banyak manajer yang harus mengahabiskan waktunya untuk mengatasi berbagai masalah darurat.
c. Proses penganggaran merupakan alat alokasi sumber daya pada berbagai bagian dari organisasi agar dapat digunakan seefrektif mungkin.
d. Proses penganggaran dapat mengungkapkan adanya kemandegan potensial sebelum terjadinya.
f. Anggaran menentukan tujuan dan sasaran yang dapat berlaku sebagai banch mark untuk mengevaluasi kinerja pada waktu berikutnya.
Anggaran pembelian barang dagangan sama dengan anggaran produksi,
hanya saja “barang” disini berarti barang yang akan dibeli dan bukan barang
yang akan diproduksi. Format dasar tersebut adalah sebagai berikut :
Harga Pokok Penjualan yang dianggarkan XXX
Ditambah persediaan akhir barang dagangan yang diinginkan XXX
Kebutuhan Total XXX
Dikurangi persediaan awal barang dagangan XXX
Pembelian yang dibutuhkan XXX
Perusahaan dagang menyusun anggaran pembelian persediaan seperti diatas
untuk masing-masing jenis barang yang termasuk dalam persediaan.
2. Economic Order Quantity (Jumlah Pemesanan Yang Ekonomis)
Menurut Noreen (2000 : 436) menyatakan “Economic Order Quantity
adalah besarnya pemesanan yang meminimumkan inventory ordering cost dan inventory carrying costs”. Dapat juga diartikan Economic Order
Quantity adalah jumlah barang yang dapat diperoleh dengan biaya yang
Penggunaan Economic Order Quantity didasarkan pada asumsi :
a. Jumlah pesanan relatif selalu sama, di nyatakan dengan satuan unit
atau rupiah.
b. Tingkat pemakaian atau permintaan terhadap persediaan sama dengan
periode sebelumnya.
Dalam menentukan EOQ terdapat variabel-variabel yang turut menentukan
yaitu :
a. RU (required units), adalah jumlah unit pesanan yang dibutuhkan
dalam satu periode. Kebutuhan per tahun untuk satu periode ini
ditentukan oleh pihak manajemen berdasarkan pengalaman masa
lampau dan kebutuhan masa yang akan datang.
b. CU (cost unit), adalah harga bahan atau barang per unit, yang
ditentukan berdasarkan taksiran atatupun pengalaman masa yang
lampau. Harga bahan merupakan biaya yang sesungguhnya dibayarkan
kepada penjual atau pemasok. Hal yang menjadi perhatian dari harga
bahan adalah jika terdapat potongan pembelian.
c. CO (cost order), adalah besarnya pesanan, dapat diperoleh dari
informasi terdahulu. Biaya pesanan meliputi seluruh biaya dikeluarkan
oleh perusahaan berkenaan dengan pemesanan persediaan sejak dari
surat pesanan (order) dibuat sampai dengan persediaan tersebut sampai
d. CC (carrying cost), adalah besarnya biaya penyimpanan, dihitung
dengan persentase tertentu, diambil dari data periode yang lalu dengan
menjumlahkan seluruh biaya pemeliharaan dibagi total biaya yang
terjadi dan ditambah biaya investasi atas persediaan.
Penentuan jumlah pemesanan yang ekonomis dapat dilakukan dengan
menggunakan rumus. Rumus jumlah pemesanan yang ekonomis (EOQ)
adalah:
EOQ =
2 x RU x CO
CU x CC
Contohnya :
Perusahaan membutuhkan 2.400 unit pmesanan barang setiap tahun. Biaya
pemesanan per tahun $20. Biaya barang per unit dibeli dengan harga 0.75.
Dengan biaya penyimpanan 20%.
Berapa Economic Order Quantity nya ?
EOQ
=2 x 2.400 x $20
0.75 x 20 %
96.000
EOQ
= 0.153. Inventory Turn Over (Analisis Perputaran Persediaan)
Teknik perencanaan persediaan yang juga sering digunakan adalah dengan
menghitung tingkat perputaran persediaan (Inventory Turn Over). Tingkat
perputaran persediaan mempunyai efek langsung terhadap besar kecilnya
model yang diinvestasikan ke dalam persediaan. Makin turn over persediaan
maka jangka waktu modal yang diinvestasikan ke dalam persediaan makin
pendek, sehingga untuk memenuhi volume penjualan tertentu membutuhkan
jumlah modal yang lebih kecil dari pada Turn Over yang rendah.
Perhitungan Inventory Turn Over dapat dilakukan untuk semua persediaan
yang ada diperusahaan. Perputaran (Turn Over) dihitung dengan cara sebagai
berikut :
Perputaran Barang = Jumlah Harga Pokok Barang-barang yang Telah Dijual
Dagang Persediaan Rata-rata Barang Dagang
Hasil pembagian di atas menunjukan banyaknya perputaran persediaan
dalam satu periode, biasanya dalam satu tahun. Suatu tingkat perputaran yang
rendah, memungkinkan menunjukan adanya investasi yang telalu rendah
dalam persediaan. Sebaliknya satu tingkat perputaran yang terlalu tinggi dapat
mengakibatkan perusahaan kehilangan sebagian penjualan atau terpaksa
membeli. Pada kenyataannya hanya sedikit perusahaan yang dapat mencapai
persediaannya hanya pada persediaan sisa dari level sebelumnya. Hasilnya
mampu secara substansial mengurangi bahan penyimpanan dan pemesanan
dan meningkatkan efektifitas operasi.
4. Material Requirements Plan / MRP (Perencanaan Kebutuhan Material)
Perencanaan kebutuhan material (Material Requirements Plan / MRP)
adalah suatu konsep dalam manajemen produksi yang membahas cara yang
tepat dalam perencanaan barang yang dibutuhkan dalam proses produksi,
sehingga barang yang dibutuhkan dapat tersedia sesuai dengan yang
direncanakan. MRP dapat membantu perusahaan dalam membuat perencanaan
persediaan sesuai dengan kebutuhan sehingga dapat meminimalkan
persediaan. MRP memberikan peningkatan efisiensi karena jumlah persediaan,
dan waktu pengiriman barang direncanakan lebih baik, karena ada
keterpaduan dalam kegiatan yang di dasarkan dalam kegiatan yang di
dasarkan pada jadwal induk.
Tujuan MRP antara lain :
1. Meminimalkan persediaan
2. Mengurangi resiko karena keterlambatan pengiriman
3. Komitmen yang realistis
4. Meningkatkan efisiensi
Komponen dasar MRP terdiri dari jadwal induk produksi, daftar material
Untuk lebih jelasnya proses MRP dapat dilihat pada bagan berikut ini :
Gambar 2.1
Proses Material Requirements Plan / MRP
C. Sistem Pengawasan Persediaan
Perencanaan berkaitan erat dengan pengawasan. Tanpa adanya pengawasan
maka perencanaan tidak ada gunanya. Dalam mengelola persediaan pengawasan
perlu diperhatikan oleh perusahaan sehingga setiap perusahaan memiliki teknik
tersendiri dalam melakukan pengawasan persediaan. Untuk membuat pengawasan
yang efektif bagi perusahaan maka perlu dijabarkan dalam sistem pengawasan
persediaan.
Seperti yang kita ketahui setiap perusahaan perlu mengadakan persediaan
untuk menjamin kelangsungan hidup usahanya. Oleh sebab itu perusahaan
haruslah mempertahankan suatu jalan persediaan yang optimum yang dapat
menjamin kebutuhan bagi kelancaran kegiatan perusahaan dalam jalan dan mutu Daftar Material Jadwal Induk Produksi Catatan Persediaan
Perencanaan Kebutuhan Material
yang tepat serta dengan biaya yang seminimal mungkin. Sering terjadinya
kehabisan bahan baku maupun stock barang dagang menyebabkan perusahaan
kehilangan kesempatan memperoleh laba. Oleh karena itu perlu adanya
pengawasan persediaan untuk mengantisipasi masalah tersebut. Rangkaian semua
kegiatan distribusi mulai dari pembelian barang terus melalui semua kegiatan
operasi dalam pabrik sampai ke gudang barang jadi, dan dari gudang barang jadi
terus ketempat-tempat distribusi sampai akhirnya pada konsumen yang terakhir.
Pengawasan persediaan adalah pengawasan untuk barang dagangan, barang
jadi dan supplies yang dilakukan dengan metode akuntansi dan fisik. Metode
akuntansi yang digunakan di pengaruhi oleh buku gudang atau persediaan, buku
penyimpanan atau buku perkiraan lainnya yang menurut jumlah persediaan yang
di terima selama satu periode akuntansi. Metode fisik meliputi seluruh rencana
yang ada kaitannya dengan pembelian, penyimpanan, pemasukan bahan, supervise
dan perhitungan fisik persediaan.
Pengawasan persediaan bertujuan untuk menjamin tersedianya persediaan
pada tingkat yang optimal agar penjualan dapat berjalan lancar dengan
biaya-biaya persediaan yang minimal. Dalam menentukan suatu tingkat persediaan yang
optimum untuk memenuhi kenutuhan dalam jumlah, kualitas, saat yang tepat dan
biaya yang minimum maka diperlukan suatu cara pengawasan yang memadai.
Menurut Supriyono (2000 : 257) pengertian dari pengawasan persediaan
bahan baku adalah:
Sebagai suatu fungsi terkoordinasi dalam organisasi yang terus menerus disempurnakan untuk meletakan pertanggung jawaban atas pengelolaan bahan baku dan persediaan pada umumnya, serta menyelenggarakan suatu pengendalian internal yang menjamin adanya dokumen dasar pembukuan yang mendukung sah nya suatu transaksi yang berhubungan dengan bahan baku.
Pengawasan adalah suatu proses untuk menjamin terciptanya kinerja yang
efisien yang memungkinkan tujuan, rencana, kebijakan, standar yang telah
ditetapkan dapat dicapai dengan baik dan semaksimal mungkin Kegiatan ini
mencakup :
1. Menetapkan tujuan dan standar.
2. Membandingkan kinerja yang diukur dengan tujuan dan standar yang telah
ditetapkan, dan
3. Menekankan pencapaian sukses dan upaya untuk memperbaiki kesalahan.
Dari pengertian pengawasan persediaan diatas, dapat dilihat bahwa
pengawasan persediaan bahan baku tidak hanya meliputi pengawasan terhadap
fisik bahan tersebut saja tetapi juga meliputi pengawasan akuntansi yaitu
menyangkut semua prosedur, dokumen, dan catatan pengawasan bahan baku serta
dapat di percaya catatan keuangan yang mendukung kebenaran nilai transaksi
tersebut.
Untuk mengatur tersedianya suatu tingkat persediaan yang optimum, yang
dapat memenuhi kebutuhan bahan-bahan dalam jumlah, mutu, dan pada waktu
diperlukan suatu sistem pengawasan persediaan yang harus memenuhi persyaratan
sebagai berikut :
1. Terdapatnya gudang yang cukup luas dan teratur dengan pengaturan
tempat dan barang atau bahan yang tetap identifikasi bahan baku atau
barang yang tertentu.
2. Sentralisasi dan tanggung jawab pada satu orang yang dapat dipercaya
terutama penjaga gudang.
3. Suatu sistem pencatatan dan pemeriksaan atas penerimaan bahan atau
barang.
4. Pencatatan yang cukup teliti yang menunjukan jumlah yang dipesan, yang
di bagikan atau di keluarkan dan yang tersedia di dalam gudang.
5. Pengawasan mutlak atas pengeluaran bahan atau barang. Dalam
persediaan secara langsung.
6. Pemeriksaan fisik bahan atau barang yang ada.
7. Pencatatan untuk menggantikan barang yang telah di keluarkan
barang-barang yang terlalu lama dalam gudang dan barang-barang-barang-barang yang sudah
usang dan ketinggalan zaman.
Perencanaan dan pengawasan persediaan menjadi sangat penting, mengingat
persediaan merupakan harta lancar terbesar pada neraca. Persediaan ini juga
merupakan investasi penting yang membutuhkan perhatian yang besar dari
perusahaan dalam pengembangan teknik pengawasan persediaan yang cukup
terhadap penurunan harga pas, kadaluarsa, pencurian, pemborosan, kerusakan, dan
kelebihan biaya akibat keputusan yang tepat.
Untuk mencegah terjadinya tambahan biaya pada persediaan akibat hal-hal
diatas, maka perusahaan harus menetapkan perencanaan dan pengawasan atas
persediaan dan sebahagiaan dari aktifis tersebut terwujud dalam bentuk anggaran.
Sementara penyusunan anggaran mempunyai manfaat sebagai berikut :
1. Perencanaan terpadu
Anggaran perusahaan digunakan sebagai alat merumuskan rencana
perusahaan untuk menjalankan pengendalian terhadap berbagai kegiatan
perusahaan secara menyeluruh. Dengan demikian, anggaran merupakan suatu
alat manajemen yang dapat digunakan baik untuk keperluan perencanaan
maupun pengawasan.
2. Pedoman pelaksanaan perusahaan
Anggaran dapat memberikan modal yang berguna baik bagi manajemen
puncak maupun manajemen menengah. Anggaran yang disusun dengan baik
akan membuat bawahan menyadari bahwa manajemen memiliki pemahaman
yang baik tentang operasi perusahaan dan bawahan akan mendapatkan
pedoman yang jelas dalam melaksanakan tugasnya. Disamping itu,
penyusunan anggaran memungkinkan perusahaan untuk mengantisipasi
perubahan dalam lingkungan dan melaksanakan penyesuaian sebagai kinerja
3. Alat pengawasan kerja
Anggaran memerlukan serangkaian standar prestasi yang bisa
dibandingkan dengan realisasinya, sehingga pelaksanaan setiap aktivitas dapat
dinilai kinerjanya. Dalam menentukan standar diperlukan pemahaman yang
realitis dan analisis yang seksama terhadap kegiatan yang dilakukan oleh
perusahaan. Penentuan standar yang sembarangan tanpa di dasari oleh
pengetahuan dapat menimbulkan lebih banyak masalah dari pada manfaat. Hal
ini mengingatkan standar anggaran yang ditetapkan secara sembarangan
tersebut mungkin merupakan target yang mustahil untuk dicapai karena terlalu
tinggi atau terlalu rendah. Standar yang ditetapkan terlalu tinggi akan
menimbulkan frustasi atau ketidak puasan. Sebaliknya penetapan standar yang
terlalu rendah akan menjadikan biaya tidak terkendalikan, menurunkan laba
dan semangat kerja.
4. Alat evaluasi perusahaan
Anggaran yang disusun baik menerapkan standar yang relevan
memberikan pedoman bagi perbaikan operasi perusahaan dalam menentukan
langkah-langkah yang ditempuh agar pekerjaan di selesaikan dengan baik,
artinya menggunakan sumber-sumber daya perusahaan yang dianggap paling
menguntungkan. Penyimpangan yang mungkin terjadi dalam operasional perlu
dilakukan evaluasi yang dapat menjadikan masukan berharga bagi penyusunan
Ada 3 jenis pengawasan persediaan yang dapat dilakukan yaitu :
1. Pengawasan fisik
Pengawasan fisik untuk persediaan sangat penting artinya karena
persediaan barang dagang merupakan barang berwujud yang sangat rawan
terhadap pencurian dan kerusakan. Perusahaan yang cukup besar biasanya
memperkerjakan orang-orang tertentu untuk menjaga persediaan tersebut,
disamping itu perlu juga mempunyai fasilitas penyimpanan yang baik. Untuk
mengantisipasi bahaya kebakaran, pencurian atau bencana lainnya perusahaan
biasanya mengasuransikan persediaannya.
Dalam uraian diatas dapat diketahui bahwa pengawasan fisik persediaan
meliputi lokasi gudang yang tidak mengganggu kelancaran arus persediaan,
peralatan-peralatan yang efisien, fasilitas-fasilitas yang baik dan sistem
operasi penyimpanan yang sistematis, terdapatnya fasilitas yang lengkap untuk
terjaminnya persediaan di gudang.
2. Pengawasan akuntansi
Pengawasan Akuntansi berkaitan erat dengan pengendalian intern
persediaan. Dalam pengendalian intern persediaan mencakup
prosedur-prosedur yang ada hubungannya dengan persediaan, otorisasi atas transaksi
dan sistem perencanaan serta pengawasan administrasinya.
Pengawasan akuntansi (accounting control) berfungsi untuk menjaga
keamanan harta milik perusahaan. Pengawasan ini disebut juga dengan
mencegah terjadinya hal-hal yang tidak diinginkan seperti pemanipulasikan
persediaan dan lain-lain.
Pengawasan akuntansi berhubungan dengan sistem dan prosedur intern
perusahaan. Prosedur intern perusahaan yang baik harus meliputi :
a. Pemisahan fungsi
Struktur organisasi perusahaan harus didesainsedemikian rupa agar
terdapat pembagian tanggung jawab fungsional kepada unit-unit organisasi
yang dibentuk untuk melaksanakan kegiatan pokok perusahaan.
Pembagian tanggung jawab fungsional tersebut harus dipisahkan antara
fungsi operasi yakni fungsi yang memiliki tanggung jawab untuk
menyimpan aktiva dengan fungsi akuntansi yakni fungsi memiliki
wewenang untuk mencatat transaksi perusahaan.
b. Sistem otorisasi
Dalam suatu organisasi yang baik, setiap transaksi hanya terjadi atas
dasar dari pihak yang memiliki wewenang untuk menyetujui transaksi
tersebut. Hal ini perlu untuk pengawasan intern perusahaan. Misalnya
dalam suatu transaksi pembelian, sistem otorisasi dapat diukur sebagai
berikut :
1) Kepala gudang, berwenang untuk mengajukan permintaan
pembelian dengan menyerahkan surat permintaan pembelian yang
ditujukan kepada bagian pembelian.
2) Kepala bagian, pembelian berwenang memberikan otorisasi atas
3) Kepala bagian penerimaan barang, berwenang memberikan
otorisasi pada laporan penerimaan barang yang diterbitkan oleh
bagian penerimaan barang.
4) Kepala bagian akuntansi, berwenang memberikan otorisasi pada
bukti kas keluar yang dipakai sebagai dasar pencatatan terjadinya
transaksi pembelian. Otorisasi yang dilakukan harus berdasarkan
surat pesanan yang telah diterbitkan oleh bagian pembelian.
c. Formulir
Formulir adalah bukti asli yang menjadi dasar pencatatan transaksi.
Dengan adanya formulir yamg lengkap mengenai arus masuk dan keluar
persediaan, akan mendukung sistem pencatatan yang lebih baik dan
lengkap.
d. Flowchart
Flowchart atau bagian arus adalah suatu model yang menggambarkan
aliran ataupun proses dalam suatu sistem. Penggunaan flowchart lebih
bermanfaat dibandingkan dengan uraian tertulis.
e. Internal check
Internal check adalah pengawasan tidak langsung terhadap dua orang
atau lebih yang melakukan transaksi yang sama. Internal check juga
bertujuan agar terdapat pengawasan yang baik terhadap suatu transaksi
dimana masing-masing pihak yang terkait dalam transaksi tersebut saling
Dengan demikian pengawasan akutansi yang baik untuk persediaan harus
mencakup kelima unsur yang telah disebutkan. Misalkan dalam suatu
perusahaan terdapat bagian-bagian seperti bagian penerimaan, bagian gudang,
bagian akuntansi, bagian penjualan dan bagian pengiriman.
3. Pengawasan jumlah yang di butuhkan
Jumlah persediaan yang dibutuhkan perusahaan dalam proses produksi
maupun dalam jumlah penjualan harus tepat, sesuai dengan perhitungan atau
pun perencanaan sebelumnya. Kekurangan persediaan dapat mengakibatkan
kemacetan proses produksi atau pun mengganggu usaha untuk memenuhi
permintaan konsumen (pelanggan). Hal ini tentu saja merugikan pihak
perusahaan.
Agar perencanaan yang dilakukan dapat berhasil maka perencanaan
manajemen harus disertai dengan pengawasan. Sifat pengawasan disini adalah
dengan membandingkan antara perencanaan dengan realisasi yang ada. Hasil
dari pengawasan ini memungkinkan pihak manajemen untuk mengambil
langkah-langkah revisi atau pun koreksi terhadap perencanaan yang telah
ditetapkan sebelumnya.
Pengawasan ini terus dilakukan secara berkesinambungan agar pihak
manajemen dapat terus melakukan perbaikan terhadap perencanaan yang telah
D. Peranan Perencanaan dan Pengawasan Persediaan Dalam Keputusan
Manajemen
Didalam penjelasan sebelumnya telah dijabarkan bagaimana sistem
perencanaan dan pengawasan persediaan yang baik. Sistem tersebut dibuat oleh
perusahaan tentunya bertujuan untuk menciptakan manajemen persediaan yang
dapat memberikan manfaat bagi perusahaan dan tercapainya tujuan perusahaan
tersebut. Dua konsep utama untuk mengukur prestasi kerja (performance)
manajemen adalah efisiensi dan efektifitas. Yang dimana efisiensi adalah
kemampuan untuk melakukan suatu pekerjaan dengan benar dalam konsep input
(masukan) atau output (keluaran). Seorang manager efisien yang mencapai
keluaran yang lebih tinggi (hasil, produktifitas, prestasi kerja) di bandingkan
dengan masukan (tenaga kerja, bahan baku, uang, mesin waktu) yang di gunakan.
Dengan kata lain manager yang dapat menimbulkan biaya penggunaan sumber
daya untuk mencapai keluaran (output) yang di tentukan disebut manager efisien
dapat memaksimumkan keluaran dengan jumlah masukan yang terbatas.
Efektifitas adalah kemampuan untuk memilih tujuan yang tepat atau peralatan
yang tepat untuk mencapai tujuan yang di tetapkan. Persediaan yang dikelola
dengan baik dapat menghasilkan informasi bagi manajemen dalam pengambilan
keputusan. Persediaan merupakan salah satu harta yang terutama untuk
perusahaan dagang dan industri sehingga mengalami kesulitan di dalam
pengelolaannya.
Keputusan manajemen adalah suatu keputusan yang melaksanakan fungsi-
sumber daya manusia, keuangan dan sumber informasi dalam mencapai tujuan
(goal), perusahaan (organisasi). Dengan kata lain manajer dapat disebut sebagai
setiap orang yang mempunyai tanggung jawab untuk suatu usaha dari kelompok
orang yang mempunyai tujuan yang sama dan berbagai cara dari sumber daya
yang dapat digunakan untuk mencapai tujuan perusahaan. Dalam hal ini manajer
yang dimaksud mengolah informasi tentang persediaan sehingga dapat
memberikan keputusan manajemen yang dapat menguntungkan perusahaan.
Keputusan manajemen berkaitan dengan persediaan dalam hal ini yaitu :
menetukan jadwal pembelian perusahaan, berapa stock persediaan yang harus
disiapkan agar dapat memenuhi permintaan konsumen, kapan persediaan tersebut
harus di adakan, efisiensi biaya-biaya yang berhubungan dengan persediaan
seperti biaya penyimpanan, perawatan atau pemeliharaan, mutu persediaan,
keamanan persediaan, penyusunan stock persediaan, perencanaan tempat
penyimpanan persediaan.
Apabila keputusan manajemen tidak tepat dibuat manajer di dalam hal
persediaan maka perusahaan akan banyak kerugian atau bahkan karena kesalahan
perhitungan maka mengakibatkan laporan keuangan yang disajikan akan salah
juga nilainya.
Pada saat sekarang ini banyak dijumpai kasus yang mengakibatkan kesalahan
dalam penyajian persediaan di laporan keuangan akibat kesalahan di dalam
keputusan manajemennya. Sistem perencanaan yang salah akan berakibatkan
BAB III
METODE PENELITIAN
A. Tempat dan Waktu Penelitian
Dalam penulisan skripsi ini, penulis melakukan penelitian di PT. Rajawali
Nusindo Cabang Medan yang beralamat di Jl. Jend. Gatot Subroto No. 144
Medan dan waktu penelitian dimulai dari bulan juli 2009 dan direncanakan
berakhir pada bulan desember 2009.
B. Jenis Penelitian
Sugiyono (2004 : 6), “ Menyatakan bahwa penelitian itu
bermacam-macam jenisnya dan dapat dikelompokan berdasarkan tujuan, metode, tingkat eksplanasi, analisis, dan jenis data”.
Dalam hal ini penelitian yang dilaksanakan adalah berupa penelitian yang
berbentuk deskriptif. Metode deskriptif yaitu metode dimana penulis
mengumpulkan data penelitian yang diperoleh dari objek penelitian dan
literatur-literatur lainnya kemudian menguraikan secara rinci untuk mengetahui
permasalahan penelitian dan mencari penyelesaian.
C. Jenis Data
Jenis data yang dikumpulkan adalah jenis data kualitatif dan data kuantitatif
yang bersumber dari :
1. Data Primer
Data primer merupakan data yang diperoleh dari sumber pertama baik yang
individu maupun lembaga atau institusi yang masih membutuhkan pengelolaan
yang lebih lanjut. Data primer yang penulis kumpulkan adalah hasil wawancara
berupa tanya jawab dengan bagian penjualan dan keuangan.
Contoh pertannyaannya :
- Bagaimana sistem prosedur perencanaan dan pengawasan persediaan yang
dilakukan oleh PT. Rajawali Nusindo Cabang Medan?
2. Data Sekunder
Data sekunder merupakan data pelengkap bagi data primer yang diperoleh
dalam hasil pengolahan yang sudah jadi, baik berupa publikasi, maupun data
perusahaan. Data sekunder yang penulis kumpulkan dari pihak internal
perusahaan antara lain berupa struktur organisasi perusahaan, sejarah singkat
perusahaan dan prosedur perencanaan dan pengawasan persediaan yang terdapat
D. Teknik Pengumpulan Data 1. Teknik Dokumentasi
Mengumpulkan data sekunder yang telah terdokumentasikan baik data
keuangan maupun non keuangan. Data ini bersumber dari perusahaan dan buku
literatur yang ada. Teknik dokumentasi merupakan teknik pengumpulan data
sekunder, sedangkan wawancara merupakan teknik pengumpulan data primer.
2. Teknik Wawancara
Dilakukan dengan cara tanya jawab secara langsung dengan pihak perusahaan,
khususnya pada bagian yang berkaitan dengan penelitian. Seperti wawancara
kepada bagian keuangan yaitu Bapak Edi Saputra Hasibuan dan Bagian Gudang
yang ada di PT. Rajawali Nusindo Cabang Medan.
E. `Metode Analisa Data
Untuk menganalisis data yang diperoleh, penulis menggunakan metode :
1. Metode Analisis
Yakni dengan terlebih dahulu mengumpulkan data, mengklasifikasikan,
menganalisis dan mentafsirkan data sehingga dapat memberikan gambaran
mengenai permasalahan yang diteliti.
2. Metode deskriptif
Yakni metode dimana data yang dikumpulkan, disusun, diinterpretasikan dan
dianalisis sehingga memberikan keterangan yang lengkap bagi pemecahan
BAB IV
ANALISIS HASIL PENELITIAN
A. Sejarah Singkat dan Struktur Organisasi Perusahaan
PT. Rajawali Nusindo Cabang Medan beralamat di Jalan Binjai KM. 146
Medan 20123 adalah salah satu dari tujuh belas kantor cabang dari anak
perusahaan PT. PIE Rajawali Nusindo (Persero) yang berkantor pusat dijakarta.
Induk perusahaan juga berpusat di Jakarta dengan nama PT. Rajawali Nusindo
(RNI Group) Jalan Denpasar Raya Kav. D III Kuningan. Perusahaan induk tidak
melakukan kegiatan usaha (non operating). Kegiatan usaha dilakukan oleh
anak-anak perusahaan sesuai dengan anggaran dasar masing-masing dengan bidang
usaha seperti : industri gula, perdagangan umum, farmasi dan asuransi, budi daya
karet, apotik, pergudangan, kulit, pengelolaan dan pengusahaan persil dan
investasi.
PT. Rajawali Nusindo merupakan Badan Usaha Milik Negara (BUMN)
didirikan berdasarkan peraturan pemerintah No. 5 Tahun 1974 pada tanggal 21
Mei 1976 dengan bentuk badan hukum perusahaan Perseroan (Persero) dan telah
mendapatkan pengesahan mentri kehakiman No. C 24260-HT01-04 tahun 1983
tanggal 3 Juni 1983. PT. Rajawali Nusindo memiliki 9 anak perusahaan dimana
100% saham anak perusahaan PT. Phapros Semarang saham dikuasai oleh induk
hanya 49%. Kebijakan umum dari anak perusahaan ditentukan oleh Direksi
perusahaan induk sedangkan kebijakan usaha yang memiliki otoritas operasional
PT. Rajawali Nusindo Cabang Medan dibentuk berdasarkan keputusan Direksi
No. KEP : 1200. PKP/WPI:024/KI/811/1985 dan surat izin dari Departemen
Perdagangan SIUP 35/051-UPD. 1/Cab/IX/1998, dengan bidang usaha distributor
obat-obatan dan alat-alat kesehatan dengan izin operasional sebagai Pedagang
Besar Farmasi (PBT) yang menyalurkan obat-obatan keseluruh Sumatera Utara
yang memiliki izin nomor 31. 088/PBF/III/1991. dengan daerah pemasaran PT.
Rajawali Nusindo Cabang Medan adalah Sumatera Utara dan Aceh. Obat-obatan
yang dipasarkan meliputi berbagai klasifikasi obet yang ditetapkan Departemen
Kesehatan yaitu obat keras (obat-obatan daftar O), obat daftar G, obat bebas
terbatas dan obat bebas. Obat daftar O merupakan obat keras yang diperjual
belikan Pedagang Besar Farmasi (PBF) atau apotik tertentu. Obat-obatan ini
hanya disalurkan ke rumah sakit dan Pedagang Besar Farmasi (PBF) atau apotik
tertentu. Obat-obatan ini hanya disalurkan ke rumah sakit dan Pedagang Besar
Farmasi (PBF) yang telah mendapat izin khusus dari Departemen Kesehatan. Obat
daftar G adalah obat yang yang pembelinya harus menggunakan resep dokter dan
pemakaiannya sesuai petunjuk dokter. Obat bebas terbatas dapat dibeli tanpa
mengguakan resep dokter juga dapat disalurkan oleh semua Pedagang Besar
Farmasi (PBF) dan dapat diperjual belikan ke apotik dan toko obat. Pada
pembungkusannya dicantumkan “Awas obat keras” dan aturan pemakainya.
Sedangkan obat bebas dapat diperjual belikan tanpa resep dokter.
Perusahaan mengelompokan produk obat-obatan dan alat kesehatan kedalam 4
1. Obat Generik
Obat Generik adalah obat-obatan yang diproduksi dalam rangka usaha
menunjang progaram pemerintah tentang peningkatan pelayanan kesehatan
masyarakat. Obat-obatan ini diproduksi secara masal dan disubsidikan
pembayarannya oleh pemerintah melalui APBN, dikemas dalam kemasan
sederhana namun aman sehingga harga jual relatif murah di bandingkan
dengan obat paten. Ada beberapa jenis yang dipasarkan perusahaan antara
lain:
a. Acetosal 100 mg 100’s, berbentuk tablet yang digunakan untuk
menghilang rasa nyeri.
b. Amphisilline 500 mg 100’s, berbentuk tablet yang digunakan sebagai
anti biotik.
c. Diazepam 5 mg 100’s, berbentuk tablet sebagai obat penenang.
d. Tetra cycline 250 mg 100’s, berbentuk kapsul sebagai anti biotik.
e. Thiamine 100 mg 10 amp, merupakan vitamin B1.
2. LTD (Lek, Dental, Trophy)
Lek adalah produk obat-obatan, Dental merupakan produk kesehatan gigi,
sedangkan Trophy adalah peralatan atau alat rontgen gigi. Produk-produk
tersebut antara lain :
a. Dermazim Cream 50 mg, berbentuk cream untuk mengobati luka
bakar.
c. Linco biotik caps, berbentuk kapsul sebagai anti biotik.
d. Nice card, berbentuk tablet untuk mengobati penyakit jantung.
e. Polin tablet 400 mg, sebagai anti biotik.
3. Phapros
Phapros adalah anak perusahaan dari PT. Rajawali Nusindo yang
merupakan pabrik obat-obatan yang berpusat di Semarang. Dalam hal ini PT.
Rajawali Nusindo Cabang Medan bertindak sebagai distributor tunggal untuk
daerah pemasaran yang ada di wilayah Sumatera Utara terutama di daerah
Aceh, sehingga adanya produk-produk antara lain :
a. Antimo, sebagai obat anti mabuk.
b. Liuron B Plex, merupakan vitamin penambah darah.
c. Pehatifen syrup, sebagai obat asma.
d. Nitriton 60 ml, sirup obat batuk.
4. Lederle
Lederle memproduksi obat-obatan yang diolah dari pabrik phapros dan
mendapatkan lisensi dari USA. Adanya produk-produk tersebut antara lain :
a. Antane tablet, untuk pengobatan penyakit parkinson.
b. Incremin sirup, digunakan sebagai suplemen vitamin dan mineral
untuk anak.
d. Diamox, digunakan sebagai diuretic yaitu untuk melancarkan air seni
penderita hipertensi.
Sesuai dengan peraturan yang ada bahwa PBF tidak boleh menjual langsung
produknya ke konsumen akhir, maka pelanggan perusahaan adalah apotik, toko
obat, laboratorium, rumah sakit, poliklinik, klinik dan dokter.
PT. Rajawali Nusindo Cabang Medan sebagai distributor obat-obatan
memakai strategi diferensial marketing dimana dalam aktifitasnya perusahaan
berhadapan dengan tiga pasar yaitu :
1. Pasar Produsen
Pasar Produsen adalah pasar dimana pembeli produk untuk diolah
kembali. Yang termasuk pasar produsen adalah apotik. Apotik merupakan
sasaran perusahaan dalam memasarkan obat-obatan daftar G maupun obat
bebas. Disini apotik membeli obat-obatan dari perusahaan kemudian
mengolahnya sesuai dengan kebutuhan konsumen atau menurut resep dokter.
Penjualan ke apotik merupakan kegiatan rutin, sehingga para salesmen dari
perusahaan selalu memeriksa daftar obat yang akan menawarkan
obat-obatan dari perusahaan kalau disetujui maka perusahaan akan mengirimkan
secepatnya ke apotik. Disamping itu apotik juga dapat melakukan pemesanan
langsung ke perusahaan.
2. Pasar Penjual
Pasar Penjual yaitu pasar yang membeli obat-obatan kepada perusahaan
kemudian menjual kepada konsumen yang termasuk ke dalam pasar penjual
melalui pemesanan langsung ke perusahaan. Biasanya yang dibeli oleh toko
obat adalah obat-obat yang telah dikenal oleh masyarakat dan tidak
memerlukan resep dokter.
3. Pasar Pemerintah
Pasar pemerintah yaitu rumah sakit dan proyek-proyek pengadaan
obat-obatan dan alat kesehatan yang dibiayai dari dana APBN atau APBD.
Perusahaan menyalurkan produknya biasanya telah ditunjuk sebagai
pemenang tender pengadaan obat oleh kepala rumah sakit atau pemimpin
proyek. Dimana penjualan biasanya dilakukan dibawah harga pasar hal ini
dapat dilakukan karena penjualan terjadi dalam jumlah besar atau tinggi.
Struktur organisasi PT. Rajawali Nusindo Cabang Medan di kelompokan atas
bagian dan divisi sesuai dengan fungsinya seperti yang dilihat pada gambar tugas
dari masing-masing bagian tersebut sebagai berikut :
1. Pimpinan cabang mempunyai tugas :
a. Memimpin dan mengkoordinir serta bertanggung jawab atas seluruh
kegiatan perusahaan serta menjaga hubungan baik dengan relasi dan
pejabat setempat.
b. Mengawasi dan mengevaluasi hasil pekerjaan bawahan.
c. Membina, mengarahkan, serta dapat memotivasi karyawan sehingga
diperoleh hasil kerja yang efektif dan efisien.
d. Menyusun, melaksanakan, dan mempertanggung jawabkan anggaran
e. Menyampaikan usul dan sasaran perbaikan serta pengembangan
perusahaan kepada atasan.
2. Bagian Piutang mempunyai tugas :
a. Menyimpan dan bertanggung jawab atas kebenaran faktur-faktur yang
disimpan.
b. Menyiapkan dan membuat daftar tagihan atas faktur yang jatuh tempo
untuk ditagih.
c. Mengerjakan administrasi yang berkaitan dengan penyimpanan faktur.
d. meneliti dan melaporkan adanya faktur-faktur lama kepada atasan.
e. Menerima kembali dan meneliti faktur-faktur yang tidak tertagih.
f. Memonitor semua faktur, Surat Pesanan Barang (SPB) dan Nota
Kredit (NKR) yang diterbitkan.
3. Bagian Pembukuan mempunyai tugas :
a. Verifikasi atas bukti-bukti keuangan dan membuat bukti-bukti
memorial.
b. Membuat laporan rekening koran bank antar negara.
c. Membuat laporan keuangan berkala.
d. Menyusun bahan-bahan rencana anggaran pendapatan dan belanja.
e. Melaksanakan administrasi investasi, biaya pemeliharaan kendaraan
dan uang muka perjalanan dinas.
g. Menyelesaikan masalah perpajakan (pemungutan, penyetoran, dan
pelaporan)
4. Bagian Kas mempunyai tugas :
a. Menyimpan dan bertanggung jawab atas kebenaran uang kas sesuai
dengan catatnnya.
b. Menerima dan mengeluarkan uang sesuai dengan bukti masuk dan
keluar setelah disetujui pimpinan.
c. Bertanggung jawab atas pelaksanaan penagihan dalam kota.
d. Mengerjakan daftar perubahan kas.
e. Mengerjakan daftar perubahan bank.
f. Mengerjakan administrasi atau giro valuta mundur.
5. Bagian Inkasso mempunyai tugas : a. Melaksanakan penagihan dalam kota.
b. Membuat bukti masuk kas atas penagihan.
c. Menyetor uang hasil penagihan cek atau giro ke kasir dan
mengembalikan faktur yang tak tertagih ke bagian piutang setiap
selesai penagihan.
d. Membuat bukti masuk kas atas penerimaan tagihan dan bukti kas
6. Bagian Pesanan mempunyai tugas :
a. Menerima pesanan penjualan lewat pesawat telepon atau secara lisan
maupun tulisan petugas lapangan (salesman dan detailer).
b. Menyiapkan dokumen surat pesanan intern (SP).
c. Bertanggung jawab atas faktur dan surat pengirirman barang (SPB)
yang diterbitkan.
d. Membuat laporan penjualan, laporan Nota Kredit (NKR), laporan
bonus pada setiap akhir bulan.
e. Membuat nota kredit atas tambahan potongan harga Nota Kredit
(NKR), Nota Kredit Barang (NKB), nota bonus dan Surat Pengiriman
Bonus (SPB).
f. Membuat kontrak jual beli sewa.
7. Bagian Gudang mempunyai tugas :
a. Menyediakan dan meneliti barang-barang yang akan dikirim ke
pelanggan.
b. Membuka, menghitung, dan meneliti barang-barang yang diterima.
c. Mengatur dan mengawasi persediaan barang di gudang.
d. Melaksanakan administrasi persediaan barang di guadang.
e. Menyampaikan laporan tentang keadaan persediaan barang mingguan.
f. Membuat PPB dan berita acara penerimaan barang.
g. Memantau Surat Pesanan Barang (SPB) yang dibuat oleh bagian
8. Bagian Umum mempunyai tugas :
a. Menyelenggarakan administrasi karyawan dan persuratan atau agenda
surat masuk atau keluar.
b. Melakukan pemeliharaan gedung kantor, kendaraan dinas, rumah dinas
dan investasi.
c. Menyelenggarakan pengadaan alat tulis kantor.
d Melayani urusan keprotokolan dan humas.
e Membuat daftar gaji, membayar dan memungut PPh pasal 21 atau
karyawan menyetorkan kekas Negara dan membuat pelaporan pajak
(Surat Pajak Tahunan masa dan Surat Pajak Tahunan atau atas
Penghasilan Karyawan ).
9. Divisi Penjualan mempunyai tugas : a. Mencari order penjualan dan canvassing.
b. Melakukan kunjungan langsung secara rutin kepada relasi.
c. Mengantar barang kepelanggan.
d. Membantu melaksanakan penagihan.
Sedangkan divisi lainnya seperti : Divisi Phapros, Divisi BM Thera, Divisi
Lederle, Divisi LD There, Divisi BM-Lab System, Divisi-ABU (POC), Divisi
BM-DC, Divisi D&G, Divisi Trophy, Divisi Generik atau Impres atau Skifa.
Melaksanakan tugas detailing dan promosi sehingga masing-masing divisi terdiri
dari beberapa detailer. Divisi penjualan terdiri dari para salesman yang bertugas
juga bertugas mengunjungi daerah pemasaran dalam jangka waktu tertentu untuk
mendapatkan order dan canvassing agar tercapainya target penjualannya.
Detailer bertugas menerangkan dan menyakinkan dokter mengenai obat-obat
yang dipromosikannya menyangkut tentang khasiat, komposisi dan efek samping
penggunaan obat-obatan serta harga obat, bonus dan diskonnya. Biasanya seorang
detailer diwajibkan mengunjungi sepuluh dokter dalam sehari. Disamping itu
detailer juga membantu pengihan piutang yang jatuh tempo kepada pelanggan.
Setiap bagian terdiri dari beberapa petugas yang jumlahnya sesuai dengan volume
kerja dan kebutuhan masing-masing bagian.
Struktur organisasi pada PT. Rajawali Nusindo Cabang Medan secara
keseluruhan telah menggambarkan fungsi-fungsi otorisasi, operasional,
penyimpanan, pencatatan dan pemeriksaan intern yang terdapat pada
bagian-bagian divisi yang masing-masing melaksanakan tugas, wewenang dan tanggung
jawabnya terhadap pelaksanaan, serta fungsi lainnya yang berkaitan dengan
kegiatan perusahaan. Dengan adanya pemisahan fungsi tersebut tidak satu bagian
pun yang dapat melaksanakan suatu transaksi dari awal sampai akhir dan
masing-masing bagian yang terlihat dalam transaksi tersebut akan saling mengawasi satu
sama lain sehingga penyelewengan dan penggelapan dapat diminimalkan.
Didalam suatu struktur organisasi yang telah dibentuk oleh PT. Rajawali
Nusindo Cabang Medan telah melakukan pemisahan terhadap fungsi-fungsi
sehingga transaksi yang ada di dalamnya dapat diproses melalui beberapa bagian
agar tidak terjadinya kecurangan disetiap bagian. Dimana fungsi otorisasi
