• Tidak ada hasil yang ditemukan

Pengelolaan Surat Masuk Dan Surat Keluar Pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU

N/A
N/A
Protected

Academic year: 2016

Membagikan "Pengelolaan Surat Masuk Dan Surat Keluar Pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU"

Copied!
57
0
0

Teks penuh

(1)

TUGAS AKHIR

PENGELOLAAN SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR

PADA BAGIAN KEMAHASISWAAN

FAKULTAS EKONOMI USU

OLEH :

ULFA HUMAIRA

072103050

PROGRAM STUDI DIPLOMA III KESEKRETARIATAN

FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

MEDAN

▸ Baca selengkapnya: surat izin keluar sekolah doc

(2)

KATA PENGANTAR

Assalamu’alaikum Wr. Wb.

Dengan segala kerendahan hati syukur alhamdulillah penulis ucapkan atas

kehadirat Allah SWT yang telah memberikan rahmat dan hidayah-Nya sehingga

penulis dapat menyelesaikan penulisan Tugas Akhir ini guna memenuhi salah satu

persyaratan akademik dalam menyelesaikan program studi pendidikan Diploma

III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Serta salawat

beriring salam kepada junjungan besar Nabi Muhammad SAW yang telah

membawa umat-Nya dari alam yang penuh kegelapan menuju alam yang penuh

dengan ilmu pengetahuan.

Adapun judul Tugas Akhir ini adalah “PENGELOLAAN SURAT

MASUK DAN SURAT KELUAR PADA BAGIAN KEMAHASISWAAN

FAKULTAS EKONOMI USU”.

Dengan kemampuan yang masih terbatas, penulis menyadari bahwa

sepenuhnya Tugas Akhir ini masih jauh dari sempurna dan sederhana sekali

sebagai suatu karya ilmiah. Hal ini adalah sebagai akibat dari keterbatasan waktu,

ilmu, dan pengetahuan penulis. Untuk itu saran dan kritik yang membangun dari

berbagai pihak untuk menyempurnakan Tugas Akhir ini.

Selanjutnya pada kesempatan ini penulis ingin menyampaikan ucapan

terima kasih yang sebesar-besarnya kepada semua pihak yang telah memberikan

bantuan, bimbingan dan dukungannya baik moril, materil, dan spiritual baik

▸ Baca selengkapnya: contoh buku mutasi siswa masuk dan keluar

(3)

menyelesaikan Tugas Akhir ini. Dengan tulus penulis mengucapkan terima kasih

kepada :

1. Bapak Drs. Jhon Tafbu Ritonga, SE, M.Ec selaku Dekan Fakultas Ekonomi

Universitas Sumatera Utara.

2. Ibu Dr. Endang Sulistya Rini, SE, M.Si selaku Ketua Program Studi

Diploma III Kesekretariatan.

3. Ibu Dr. Arlina Nurbaity Lubis, MBA selaku Sekretaris Program Studi

Diploma III Kesekretariatan.

4. Ibu Dra. Fepty Aniar, SE, M.Si selaku Kepala Sub Bagian Akademik Fakultas

Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

5. Ibu Dr. Prihatin Lumbanraja SE, MSi selaku Dosen Pembimbing penulis

yang telah meluangkan waktu, tenaga dan pikiran untuk memberikan

bimbingan, arahan, dan koreksi dalam proses penyelesaian tugas akhir,

sehingga penulisan tugas akhir ini dapat terselesaikan dengan baik.

6. Ibu Dra. Friska Sipayung, SE, M.Si selaku dosen Penasehat Akademik.

7. Ibu Ema selaku pegawai administrasi bagian Kemahasiswaan Fakultas

Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang telah memberikan data yang

diperlukan dalam menyelesaikan Tugas Akhir ini.

8. Teristimewa kepada Ibunda Siti Wardjiah yang telah memberikan kasih

sayang, perhatian, pengorbanan serta dorongan semangat kepada ananda

sehingga penulis dapat menyelesaikan pendidikan pada Fakultas Ekonomi

(4)

9. Kedua adikku yang tersayang, Okky dan Ikram, serta abang-abangku,

Boy, Riki dan Eby yang telah membantu memberikan semangat dan doa

kepadaku dalam menyelesaikan Tugas Akhir ini.

10. Teman-temanku di Program Studi Diploma III Kesekretariatan Stambuk 2007,

Ayu, Ira, Latifah, Iin, Zahara, Rere, Putri, Titin serta seluruh teman-teman

D-III Kesekretariatan lainnya.

11. Teman-teman seperjuangan selama magang Group 07 : Ayu, Dinda, Olin,

Feby, dan Wirdah. Walaupun, hanya selama sepuluh minggu kita

bersama, tetapi kenangan-kenangan bersama kalian tidak akan pernah

aku lupakan.

Akhir kata, besar harapan penulis semoga Tugas Akhir ini dapat

memberikan manfaat bagi rekan-rekan pembaca sekalian.

Medan, Maret 2010

Penulis

(5)
(6)

DAFTAR TABEL

No Halaman

(7)

DAFTAR GAMBAR

No Halaman

(8)

DAFTAR LAMPIRAN

(9)

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah

Perkembangan dunia usaha sangat erat kaitannya dengan pelaksanaan

sistem informasi dan komunikasi yang handal. Semakin tinggi teknologi

komunikasi yang digunakan maka akan semakin mempercepat proses

penyampaian informasi. Seiring dengan berkembangnya zaman, teknologi

komunikasi berkembang begitu pesat dengan banyak bermunculannya berbagai

alat telekomunikasi yang canggih, seperti; telepon, telepon seluler (HP), televisi,

radio, telegram, faksimile, e-mail, facebook dan lain sebagainya. Pada

umumnya, perusahaan-perusahaan pun sudah banyak menggunakan alat

komunikasi yang canggih dan modern dalam penyampaian informasi, namun

masih ada komunikasi tertulis yang tidak dapat dilupakan keberadaannya,

bahkan masih tetap kokoh terpakai seolah tak bisa tergantikan oleh berbagai

peralatan komunikasi yang canggih dan modern tersebut. Komunikasi tertulis

tersebut adalah surat.

Surat merupakan alat komunikasi tulisan yang sampai sekarang masih

efektif diterapkan demi kelancaran operasi suatu perusahaan.

Surat adalah alat komunikasi tertulis yang berasal dari satu pihak dan ditujukan

kepada pihak lain untuk menyampaikan warta. (Barthos, 2003:36). Menurut

Bratawidjaja (2001) mengatakan “Surat merupakan alat komunikasi tertulis

yang efektif, merangkum informasi secara lengkap, jelas dan dapat

(10)

dapat dijadikan sebagai alat bukti tertulis. Surat masih digunakan sampai

sekarang karena surat memiliki kelebihan dibandingkan dengan sarana

komunikasi lainya kelebihan tersebut karena surat lebih praktis, efektif dan

ekonomis. Surat selain berfungsi sebagai alat komunikasi juga berfungsi sebagai

pengingat, bahan bukti hitam diatas putih yang memiliki kekuatan hukum,

sumber data, alat pengikat, jaminan, wakil, alat promosi.

Dalam suatu lembaga baik swasta maupun pemerintah dalam

melakukan kegiatan operasional perusahaannya tidak terlepas dari kegiatan

surat-menyurat atau korespondensi, maka dari itu di dalam suatu perusahaan

atau instansi, kegiatan surat-menyurat harus mendapatkan perhatian yang

sungguh, karena isi dari surat pada perusahaan atau instansi akan menjadi

sarana pencapaian tujuan dari perusahaan/instansi yang bersangkutan, maka

dari itu perlu adanya pengelolaan surat. Menurut Djuhari (2004)

mengingat begitu penting peranan surat maka sudah selayaknya suatu

perusahaan mengadakan penanganan khusus terhadap surat menyurat

sehingga surat akan membantu perusahaan dalam mencapai tujuan dan

terlaksananya tugas pokok yang telah direncanakan. Setiap surat masuk yang

diterima dan surat keluar yang dikirim oleh suatu organisasi pemerintah

maupun swasta mempunyai nilai yang sangat penting, baik sebagai alat

komunikasi, sebagai pusat ingatan, sebagai bukti otentik dan sekaligus dapat

menunjukkan dinamika atau kegiatan hidup suatu kantor atau organisasi

(11)

keluar harus dilakukan setepat-tepatnya sehingga selalu dapat diikuti proses

perkembangannya.

Pembuatan surat harus dilakukan dengan hati-hati agar citra yang

baik dari organisasi dapat tercermin lewat surat tersebut. Dalam hal ini

peranan pembuat surat dan para penata administrasi kantor sangat penting

dalam melaksanakan hubungan komunikasi. Sistem penanganan surat masuk

dan surat keluar mencakup pekerjaan kantor yang dilakukan oleh seorang

petugas dengan menggunakan sistem untuk membantu pencapaian informasi

melalui surat tersebut.

Kegiatan pengelolaan surat-menyurat ini termasuk suatu kegiatan

penting yang dikerjakan bagian khusus yaitu unit atau seksi ekpedisi

pengurusan surat masuk. Pengelolaan surat masuk sangat penting terhadap

pekerjaan kantor karena itu diperlukan suatu ketelitian serta melalui

beberapa tahap yakni mulai dari penerimaan surat, pembukuan surat,

pencatatan surat, penyortiran surat dan akhirnya pendistribusian surat. Begitu

juga dengan surat keluar sama pentingnya bagi perusahaan karena surat

keluar merupakan data dan informasi mengenai perusahaan yang dapat

memberikan reputasi yang baik terhadap perusahaan. Pengelolaan surat

keluar meliputi beberapa tahap yakni mulai dari penyiapan konsep surat,

persetujuan konsep surat, registrasi dan pemberian nomor, pengetikan surat,

penandatanganan surat, pencatatan surat keluar dan akhirnya pengiriman

(12)

Berdasarkan uraian di atas, maka penulis memilih judul mengenai

“Pengelolaan Surat Masuk Dan Surat Keluar Pada Bagian

Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU” agar diperoleh pemahaman yang

lebih mendalam tentang pengelolaan surat-menyurat yang mempunyai

peranan penting dalam perusahaan.

B. Perumusan Masalah

Didalam Tugas Akhir ini penulis akan mencoba untuk membahas

permasalahan mengenai “Bagaimana pengelolaan surat masuk dan surat

(13)

C. Tujuan dan Manfaat Penelitian

1. Tujuan Penelitian

Tujuan Penelitian dalam penulisan tugas akhir ini adalah untuk

mengetahui bagaimana pengelolaan surat masuk dan surat keluar yang

dilaksanakan pada bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU.

2. Manfaat Penelitian

Manfaat penelitian yang diharapkan antara lain:

a. Memberikan berbagai masukan atau informasi yang berguna

demi terciptanya pengelolaan surat masuk dan surat keluar yang

efektif dan efisien.

b. Sebagai bahan referensi bagi para peneliti lainnya.

c. Menambah pengetahuan dan pengalaman penulis tentang

pengelolaan surat masuk dan surat keluar sehingga penulis dapat

membandingkan antara praktek dengan teori yang didapatkan

(14)

D. Jadwal Kegiatan

Dalam pembuatan Tugas Akhir ini, penulis membuat jadwal kegiatan,

gunanya agar waktu yang diperlukan dapat dibagi-bagi dengan teratur,

supaya penulisan Tugas Akhir ini dapat diselesaikan tepat pada waktunya.

Adapun jadwal kegiatan dapat dilihat pada Tabel 1.1 sebagai berikut:

Tabel 1.1 Jadwal Kegiatan

No Kegiatan

Minggu Ke-1

Minggu Ke-2

Minggu Ke-3

Minggu Ke-4

1 Persiapan

2 Pengumpulan Data

3 Analisis dan Pembahasan

4 Pengetikan

(15)

E. Sistematika Penulisan

Berikut merupakan rincian sistematika penulisan pada penulisan tugas

akhir ini antara lain:

BAB I : PENDAHULUAN

Pada bab ini akan menjelaskan latar belakang masalah, perumusan

masalah, tujuan dan manfaat penelitian serta memaparkan jadwal kegiatan

dan sistematika penulisan.

BAB II : PROFIL PERUSAHAAN

Pada bab ini diuraikan mengenai sejarah ringkas perusahaan, struktur

organisasi, job description, jenis usaha/kegiatan, kinerja usaha terkini,

rencana kegiatan perusahaan.

BAB III : PEMBAHASAN

Membahas tentang penelitian yang dilakukan penulis pada Bagian

Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU yang berkaitan dengan fungsi surat,

bentuk-bentuk surat dan pengelolaan surat masuk, pengelolaan surat keluar

dan pengelolaan arsip.

BAB IV : KESIMPULAN DAN SARAN

Menjelaskan kesimpulan menyeluruh sesuai dengan topik penelitian

(16)

BAB II

PROFIL INSTANSI

A. Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi USU

Universitas Sumatera Utara (USU) diprakarsai oleh pemuka masyarakat

Sumatera Utara dan Aceh dengan membentuk Yayasan USU dan mendirikan

Fakultas Kedokteran pada 20 Agustus 1952 sebagai fakultas pertama. Menyusul

kemudian Fakultas Hukum, Pertanian dan Teknik. Pada tahun 1959, Fakultas

Ekonomi USU pertama kali didirikan oleh Yayasan USU berlokasi di

Kutaraja (sekarang Kota Banda Aceh), dan Dr. Teuku Iskandar menjabat

sebagai Dekan pada waktu itu.

Yayasan Universitas Sumatera Utara sendiri pada waktu itu berada di

kota Medan, namun Fakultas Ekonomi yang berada di Kutaraja (Banda

Aceh) tetap memakai nama dibawah panji Universitas Sumatera Utara. Ini

menunjukkan bahwa pada saat itu, tekhnik operasional berada di Kutaraja,

sedangkan penyelesaian administrasinya tetap berada di bawah Presiden

Sumatera Utara (istilah untuk nama pimpinan pada waktu itu).

Berhubung Fakultas Ekonomi USU yang berkedudukan di Banda Aceh

menjadi bagian dari Universitas Syah Kuala, pada tahun 1961 USU membuka

kembali Fakultas Ekonomi di Medan. Penetapan dilakukan dengan surat

keputusan Menteri Pendidikan Tinggi RI No. 64/1961 tanggal 24 November 1961

yang berlaku surut terhitung mulai 1 Oktober 1961. Berdasarkan surat keputusan

tersebut, tanggal 24 Nopember diperingati sebagai hari lahir atau Dies Natalis

(17)

Sesuai dengan Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan R.I

No. 0535/0/1983, tanggal 08 Desember 1983, Keputusan Dirjen. Pendidikan

tinggi No.131/DIKTI/Kep/1984, dan disusul Surat Keputusan

No.23/DIKTI/Kep/1987 No.25/DIKTI/Kep/1987 dan No.26/DIKTI/Kep/1987,

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara mengasuh dua jenjang

Program Pendidikan, yaitu Program Pendidikan Strata-1 Program Pendidikan

D-III.

1. Program Pendidikan Strata-1 meliputi 3 (tiga) Departemen, yaitu :

a. Departemen Ekonomi Pembangunan

b. Departemen Manajemen

c. Departemen Akuntansi

2. Program Diploma-III terdiri dari :

a. Jurusan Kesekretariatan

b. Jurusan Akuntansi

c. Jurusan Keuangan

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara di Medan mulai

(18)

Visi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Visi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah menjadi

salah satu Fakultas Ekonomi terkemuka yang dikenal unggul dan mampu

memenuhi kebutuhan pasar dalam persaingan global.

Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah sebagai

berikut :

1. Menghasilkan lulusan yang mempunyai karakter dan kompetensi dalam

bidang ilmu ekonomi, manajemen dan akuntansi yang berorientasi pasar,

2. Meningkatkan kualitas proses belajar mengajar dengan pemberdayaan dan

peningkatan kualifikasi dan kualitas dosen,

3. Mengembangkan dan meningkatkan pelaksanaan dharma penelitian dan

pengabdian sebagai upaya meningkatkan mutu keilmuan dan sumber

pendanaan fakultas dalam status PT BHMN,

4. Senantiasa berusaha meningkatkan pelayanan kepada mahasiswa selaku

pelanggan (customer) dan stakeholders lainnya,

5. Meningkatkan jaringan dan kerjasama dengan institusi swasta dan

pemerintah serta organisasi profesional dan lembaga lain terkait yang

(19)

Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara :

1. Menghasilkan lulusan yang berkualitas dan mampu bersaing serta

menyesuaikan diri terhadap perkembangan nasional dan internasional.

2. Menjadi lembaga yang berkemampuan melaksanakan

penelitian-penelitian dan pengabdian kepada masyarakat dan responsive terhadap

perkembangan/perubahan.

B. Jenis Usaha/Kegiatan

Fakultas adalah unsur pelaksana akademik yang melaksanakan dan

mengembangkan pendidikan, penelitian, pengabdian/pelayanan masyarakat

dan pembinaan civitas akademik. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera

Utara merupakan sebuah instansi yang menghasilkan jasa pendidikan

non-profit (tidak berorientasi pada perolehan laba), seperti perusahaan penghasil

jasa pada umumnya yang bertujuan menghasilkan laba bagi perusahaan.

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lebih berorientasi pada

pelayanan pendidikan yang bermutu dan berkualitas, melakukan

penelitian-penelitian yang bermanfaat bagi ilmu pengetahuan serta melakukan kegiatan

sosial berupa pengabdian kepada masyarakat sesuai dengan Tri Dharma

Perguruan Tinggi : Penyelenggaraan Pendidikan, Pengabdian Penelitian dan

(20)

Dengan demikian, diharapkan lulusan-lulusan dari Fakultas Ekonomi

Universitas Sumatera Utara adalah lulusan yang mempunyai kualitas yang

baik dan mampu bersaing di lapangan pekerjaan nantinya.

C. Struktur Organisasi

Struktur Organisasi adalah suatu susunan dan hubungan antara tiap bagian

serta posisi yang ada pada suatu organisasi atau perusahaan dalam menjalankan

kegiatan operasional untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Untuk

menggambarkan dengan jelas pemisahan kegiatan pekerjaan antara yang satu

dengan yang lain dan bagaimana hubungan aktivitas dan fungsi dibatasi,

diperlukan sebuah struktur organisasi. Struktur organisasi menunjukkan adanya

pembagian kerja dan meninjukkan bagaimana fungsi-fungsi atau

kegiatan-kegiatan yang berbeda-beda tersebut diintegrasikan (koordinasi). Selain daripada

itu struktur organisasi juga menunjukkan spesialisasi-spesialisasi pekerjaan,

saluran perintah dan penyampaian laporan.

Suatu instansi terdiri dari berbagai unit kerja yang dapat

dilaksanakan perseroangan, maupun kelompok kerja yang berfungsi

melaksanakan serangkaian kegiatan tertentu dan mencakup tata hubungan

secara vertical melalui saluran tunggal. Struktur organisasi Fakultas Ekonomi

(21)
(22)

PIMPINAN UNIVERSITAS

Rektor : Prof. Chairuddin P. Lubis D.T.M & H, Sp.A. (K)

Pembantu Rektor I : Prof. Dr. Ir. Sumono, M.S.

Pembantu Rektor II : Prof. Subhilhar, Ph.D.

Pembantu Rektor III : dr. Linda T. Maas, M.P.H.

Pembantu Rektor IV : Prof. Dr. Ir. Sukaria Sinulingga, M.Eng.

Pembantu Rektor V : Ir. Isman Nuriadi

PIMPINAN FAKULTAS

Dekan : Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec.

Pembantu Dekan I : Drs. Arifin Hamzah, MM, Ak

Pembantu Dekan II : Fahmi Natigor SE, AK, MAcc

Pembantu Dekan III : Ami Dilham, SE, MSi

DEWAN PERTIMBANGAN FAKULTAS

Ketua : Drs Erwin Abubakar, MBA, Ak

Sekretaris : Dra. Komariah Pandia, MSi

Anggota : • Prof. Bachtiar Hassan Miraza

• Prof. Moenaf Hamid Regar, MSAc

• Prof. Dr. Amrin Fauzi

• Prof. Dr. Arnita Zainuddin, MSi

• Prof. Dr. Ade Fatma Lubis, MBA, MAFIS

(23)

• Prof. Dr Azhar Maksum, MEc.Acc

• Prof. Drs. Robinson Tarigan, MRP

• Prof. Dr. Ramli, MS

• Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec

• Drs. Arifin Hamzah, MM, Ak

• Ami Dilham, SE, MSi

• Drs. Arifin Akhmad, Msi, Ak

• Wahyu Ario Pratomo,SE, MEc

DEPARTEMEN

S1 Ekonomi Pembangunan

Ketua : Wahyu Ario Pratomo, SE, MEc.

Sekretaris : Dr. Irsad Lubis, SE, M.Soc.Sc.

S1 Manajemen

Ketua : Prof. Dr. Ritha F. Dalimunte, SE, MSi.

Sekretaris : Nisrul Irawaty, SE, MBA

S1 Akuntansi

Ketua : Drs. Hasan Sakti Siregar, MSi, Ak.

Sekretaris : Fahmi N. Nasution, SE, MAcc, Ak.

(24)

PROGRAM DIPLOMA

Keuangan

Ketua : Prof. Dr. Paham Ginting, SE, MSc

Sekretaris : Syafrizal Helmi, SE, MSi

Akuntansi

Ketua : Drs. Hasan Sakti Siregar, MSi, Ak

Sekretaris : Iskandar Muda, SE, MSi, Ak

Kesekretariatan

Ketua : Dr. Endang Sulistya Rini, SE, MSi

Sekretaris : Dr. Arlina Nurbaity Lubis, SE, MBA

BAGIAN TATA USAHA

Kep. Bag. Tata Usaha : Sofia Anita, SE

Kasub. Personalia : Dra. Komariah

Kasub. Keuangan : Eka Juliani, SE

Kasub. Perlengkapan : Simba Sembiring, SE

Kasub. Akademik : Pepti Aniyar, SE

(25)

D. Job Description

Berikut ini adalah job description dari setiap unit pada bagian

1. Bagian Tata Usaha

Tugasnya adalah :

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggara Tahunan (RKAT) Bagian dan

mempersiapkan penyusunan RKAT Fakultas.

b. Menghimpun dan menelaah peraturan perundang-undangan di bidang

ketatausahaan, akademik, administrasi umum dan keuangan,

kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan.

c. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan di bidang akademik

administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni,

kepegawaian dan perlengkapan

d. Melaksanakan urusan persuratan, kerumahtanggaan, perlengkapan,

kepegawaian, keuangan dan kearsipan.

e. Melaksanakan urusan rapat dinas dan upacara resmi di lingkungan

fakultas.

f. Melaksanakan administrasi pendidikan, penelitian dan

pengabdian/pelayanan kepada masyarakat.

g. Melaksanakan urusan kemahasiswaan dan hubungan alumni fakultas.

h. Melaksanakan pemantauan dan evaluasi kegiatan di lingkungan

fakultas

(26)

j. Melaksanakan penyimpanan dokumen dan surat yang berhubungan

dengan kegiatan fakultas

k. Menyusun laporan kerja bagian dan mempersiapkan penyusunan

laporan fakultas.

2. Sub Bagian Akademik

Tugasnya adalah :

a. Menyususn Rencana Kerja dan Anggaran Tahun (RKAT) Sub Bagian dan

mempersiapkan penyusunan RKAT bagian

b. Mengumpulkan dan mengolah data di bidang pendidikan, penelitian,

Pengabdian/ Pelayanan kepada masyarakat

c. Melakukan administrasi akademik

d. Melakukian penyusunan rencana kebutuhan sarana akademik

e. Menghimpun dan mengklasifikasi data pencapaian target kurikulum

f. Melakukan urusan kegiatan pertemuan ilmiah di lingkungan fakultas

g. Melakukan administrasi penelitian dan Pengabdian/Pelayanan pada

masyarakat di lingkungan fakultas

h. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan

laporan Bagian.

3. Sub Bagian Umum dan Keuangan

Tugasnya adalah:

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub

(27)

b. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan dan

kerumahtanggaan.

c. Melakukan urusan persuratan dan kearsipan di lingkungan fakultas.

d. Melakukan urusan penerimaan tamu pimpinan, rapat dinas dan

pertemuan ilmiah di lingkungan fakultas.

e. Mengumpulkan dan mengolah data keuangan.

f. Melakukan penerimaan, penyimpanan, pembekuan, pengeluaran, dan

pertanggungjawaban keuangan.

g. Melalukan pembayaran gaji honorarium, lembur, vakansi, perjalanan

dinas, pekerjaan borongan dan pembelian serta pengeluaran lainnya

yang telah diteliti kebenarannya.

h. Mengoperasionalkan sistem informasi keuangan.

i. Melakukan penyimpanan dokumen dan surang bidang keuangan.

j. Menyusun laporan kerja sub bagian dan mempersiapkan penyusunan

lapran bagian.

4. Sub Bagian Kepegawaian

Tugasnya adalah:

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub

Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.

b. Melaksanakan proses pengadaan dan pengangkatan pegawai.

c. Melakukan urusan mutasi pegawai

(28)

e. Memproses penempatan angka kredit jabatan fungsional usul kenaikan

jabatan/pankat surat keputusan mengajar, pengangkatan Guru Besar

Tetap/Tidak Tetap/Emiritus, izin dan cuti

f. Melaksanakan pemberian penghargaan pegawai

g. Memproses SK jabatan struktural dan fungsional

h. Memproses pelanggaran disiplin pegawai

i. Menyusun laporan kerja sub bagian dan mempersiapkan penyusunan

lapran bagian

5. Sub Bagian Kemahasiswaan dan Alumni

Tugasnya adalah:

a. Menyusun rencana kerja dan anggaran tahunan (RKAT) bagian dan

mempersiapkan penyusunan dan RKAT bagian.

b. Mengumpul dan mengelola data di bidang kemahasiswaan dan alumni,

kepegawaian dan perlengkapan.

c. Melakukan administrasi kemahasiswaan.

d. Melakukan pemberian izin/Rekomendasi kegiatan Kemahasiswaan.

e. Mempersiapkan usul pemilihan mahasiswa berprestasi.

f. Mempersiapkan pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan tingkat Universitas.

g. Melakukan penyusunan beasiswa Pembina karir dan layanan kesejahteraan

mahasiswa.

h. Mengoperasikan sistem informasi kemahasiswaan dan alumni.

i. Melaksanakan penyimpanan dokumen dan surat di bidang kemahasiswaan

(29)

j. Menyusun laporan kerja Sub bagian dan mempersiapkan penyusunan

laporan bagian.

k. Melakukan penyajian info di bidang kemahasiswaan.

6. Sub Bagian Perlengkapan

Tugasnya adalah:

a. Menyusun rencana kerja dan anggaran tahunan (RKAT) bagian dan

mempersiapkan penyusunan dan RKAT fakultas.

b. Mengumpulkan dan mengolah data perlengkapan

c. Mengoperasionalkan sistem informasi kerumahtanggaan dan

perlengkapan.

d. Melakukan pemeliharaan kebersihan, keindahan dan keamanan

lingkungan.

e. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat di bidang

kerumahtanggaan dan perlengkapan.

f. Melakukan urusan pengelolaan barang perlengkapan.

g. Menyusun laporan kerja Sub bagian dan mempersiapkan penyusunan

(30)

E. Kinerja Usaha Terkini

Setiap perusahaan mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan

sesuai dengan tujuan perusahaan, butuh waktu untuk mencapai itu semua

begitu juga pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, fakultas

terus berupaya agar tujuan yang telah digariskan oleh fakultas dapat

terwujud. Tidak mudah dalam mewujudkan itu semua karena membutuhkan

kerja keras yang tinggi dan disiplin dan loyalitas dalam bekerja.

Pastinya untuk mendorong mencapai hasil yang maksimal diperlukan

kinerja yang bermutu dan tepat. Jadi kinerja usaha terkini yang dijalankan

perusahaan adalah menyelenggarakan program pendidikan dan pengajaran

terhadap mahasiswa, melakukan berbagai macam penelitian-penelitian ilmiah

khususnya bidang ekonomi yang bermanfaat bagi universitas, mahasiswa dan

masyarakat, serta melakukan pengabdian kepada masyarakat berupa

seminar-seminar kepada masyarakat, memotivasi masyarakat agar dapat hidup lebih

layak dan mandiri, kegiatan bakti sosial kepada masyarakat, dan lain

sebagainya. Fakultas juga terus melakukan pembinaan terhadap civitas

akademika agar dapat menghasilkan sumber daya manusia yang benar-benar

memiliki kualitas yang baik.

Kegiatan-kegiatan kerohanian juga tetap dilaksanakan fakultas, seperti

perayaan hari-hari besar keagamaan (misalnya: Natal, Paskah, Idul Fitri,

Isra' Mi'raj, dan lain-lain) sehingga para civitas akademika selalu memiliki

nilai-nilai dan norma-norma keagamaan dalam menjalani hidup, serta selalu

(31)

F. Rencana Kegiatan

Rencana kegiatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

anatara lain:

1. Persiapan kuliah mahasiswa semester genap/ganjil

2. Perkuliahan semester genap/ganjil

3. Ujian Mid Semester dan ujian Final Semester genap/ganjil

(32)

BAB III PEMBAHASAN

A. Fungsi Surat dan Bentuk Surat

1. Fungsi Surat

Surat mempunyai peranan yang sangat penting sebagai alat

komunikasi tertulis dalam kehidupan bermasyarakat dewasa ini. Sepucuk

surat selain berfungsi sebagai alat-alat penyampaian pesan dapat pula

berfungsi sebagai alat pengingat (warkat) dan arsip serta sebagai alat bukti.

Tetapi yang perlu digaris bawahi adalah tidak semua surat dapat disebut sebagai

warkat, arsip dan dokumen. Surat baru dapat disebut sebagai warkat, arsip dan

dokumen apabila surat tersebut berfungsi sebagai alat pengingat. Fungsi-fungsi

surat adalah:

a. Sebagai sarana komunikasi

Surat merupakan sarana komunikasi yang ekonomis, efektif dan praktis.

b. Sebagai wakil penulis

Surat menjadi wakil dari pembuat surat yang membawa pesan, misi atau

informasi yang hendak disampaikan kepada penerima.

c. Bahan bukti

Surat digunakan untuk mengingat karena surat merupakan sarana

komunikasi secara tertulis, maka surat dapat dijadikan bahan bukti yang

(33)

d. Sumber data

Surat dapat menjadi sumber data yang dapat digunakan untuk informasi

atau petunjuk keterangan untuk di tindak lanjuti.

e. Bahan pengingat

Surat mengingatkan seseorang dalam kegiatan atau aktifitasnya dimasa

lalu yang bisa dipergunakan untuk melakukan kegiatan selanjutnya baginya.

2. Bentuk-bentuk Surat

Bentuk surat adalah tata letak/posisi bagian-bagian surat. Bentuk

surat yang sesuai akan menimbulkan kesan yang baik bagi penerima surat.

Salah satu hal yang menentukan serasi atau tidaknya suatu surat ialah

bentuk surat yang digunakan. Penempatan bagian-bagian surat pada posisi

tertentu akan membentuk model (style) yang tertentu pula, sehingga dalam

penulisan surat hendaknya dipilih bentuk yang tepat untuk memperoleh efisiensi

kerja yang maksimal, adapun beberapa bentuk surat yaitu:

a. Bentuk Setengah Lurus

Surat yang berbentuk setengah lurus di susun dengan aturan, semua

bagian surat di ketik mulai dari margin kiri yang sama, batas-batas bagian surat di

ketik dengan menambahkan jarak 5 (Lima) ketukan dan setiap paragraf baru di

mulai pada margin yang sama diantara paragraf yang satu dan yang lainnya

berjarak satu spasi.

(34)

b. Bentuk Lurus

Bentuk lurus pada dasarnya hampir sama dengan bentuk lurus penuh.

Bedanya terletak pada pengetikan tanggal surat, nama jabatan, tanda tangan, nama

terang dan NIP, salam penutup, semuanya terletak di margin sebelah kiri.

c. Bentuk Lekuk dan Gerigi

Bentuk lekuk dan gerigi (Indented Style) yaitu setiap paragraf diketik

agak menjorok ke dalam. Paragraf yang satu dan paragraf yang lainnya tidak

perlu berjarak.

d. Bentuk Resmi Indonesia Lama

Bentuk resmi Indonesia lama yaitu penulisan alamat surat diketik sebelah

kanan di bawah tanggal surat.

e. Bentuk Resmi Indonesia Baru

Bentuk resmi Indonesia baru merupakan variasi bentuk setengah lurus dan

bentuk resmi Indonesia lama, bedanya dengan bentuk setengah lurus terletak

pada penulisan salam penutup yang berada pada margin kanan yang setara

dengan penulisan tembusan.

Penggunaan bentuk surat oleh setiap organisasi/instansi dewasa ini

berbeda-beda, sehingga belum terdapat bentuk surat yang dianggap baku,

yang akan dipakai sebagai pedoman dalam surat-menyurat. Pada umumnya

bentuk surat yang akan dipergunakan oleh setiap instansi ditentukan

berdasarkan peraturan yang bermula dari kebiasaan-kebiasaan yang dianggap

baik. Dalam hal membuat surat resmi, hendaknya dipilih bentuk yang

(35)

Bentuk surat yang biasa digunakan pada bagian Kemahasiswaan

Fakultas Ekonomi USU adalah:

a. Bentuk Lurus Penuh (Full Block Style)

b. Bentuk Lurus (Block Style)

Kedua bentuk surat ini sudah sesuai dengan kebutuhan di dalam

pengkonsepan surat-surat pada bagian Kemahasiswaan. Karena bagian

Kemahasiswaan merupakan bagian dari Fakultas Ekonomi USU yang

merupakan instansi pendidikan, jadi bentuk surat yang dipakai pun tidak

banyak ragam macamnya. Selain itu, pada bagian-bagian lain di Fakultas

Ekonomi USU, kedua macam bentuk surat ini sudah dijadikan bentuk surat

yang biasa digunakan di dalam pengkonsepan surat-surat pada Fakultas

Ekonomi USU. Oleh karena itu, kedua bentuk surat inilah yang juga

(36)

B. Pengelolaan Surat Masuk dan Surat Keluar

1. Pengelolaan Surat Masuk

Prosedur pengelolaan surat yang baik hendaknya menggunakan

langkah-langkah sebagai berikut:

a. Penerimaan

Tugas penerimaan adalah :

1) Mengumpulkan dan menghitung jumlah surat yang masuk,

2) Meneliti ketepatan alamat sipengirim surat,

3) Menggolongkan surat sesuai dengan urgensi penyelesaian,

4) Menandatangani bukti pengiriman sebagai tanda bahwa surat telah

diterima.

b. Penyortiran

Penyortiran dapat dilakukan berdasarkan atas golongan surat biasa, rutin

dan rahasia. Penyortiran adalah kegiatan memisah-misahkan surat untuk

pengolahan lebih lanjut.

c. Pencatatan

Setelah surat dicatat distempel (cap) serta memeriksa ketepatan jenis

ataupun jumlah lampiran yang harus diterima maka langkah berikutnya adalah

melakukan pencatatan.

d. Mengagendakan surat masuk.

Mengagendakan surat adalah kegiatan mencatat surat masuk dan surat

keluar kedalam buku agenda. Setiap surat masuk dicatat dan diberi nomor agenda

surat masuk. Kemudian, digunakan kartu kendali untuk mengendalikan surat

(37)

tipis berukuran 10 x 15 cm berisi kolom-kolom untuk mencatat surat

masuk dan surat keluar serta untuk mengendalikan surat tersebut. Kartu

kendali berfungsi sebagai pengganti buku agenda, yang mana

penggunaannya dapat ditulis rangkap 2, rangkap 3 ataupun rangkap 4,

sesuai dengan kebutuhan masing-masing kantor.

e. Pengarahan dan penerusan

Surat-surat yang perlu diproses lebih lanjut, harus diarahkan dan

diteruskan kepada pejabat yang berhak mengolahnya.

f. Penyampaian surat

Penyampaian surat dilakukan oleh petugas pengarah atau ekspedisi yang

dilaksanakan dengan langkah- langkah sebagai berikut:

1) Surat yang sudah berdisposisi terlebih dahulu dicatat dalam buku

Ekspedisi Intern.

2) Menyampaikan surat terlebih dahulu melalui buku ekspedisi kepada

pejabat yang bersangkutan.

3) Petugas pengarah atau ekspedisi mengembalikannya kepada urusan

agenda untuk dicatat dalam buku pengarahan.

g. Penyimpanan berkas atau arsip surat masuk

Penyimpanan berkas atau arsip surat dari pimpinan dilakukan oleh unit

pengolah dengan mempergunakan metode kearsipan yang berlaku untuk kantor

tersebut.

Dalam penanganan surat pada setiap kantor tidak akan mungkin

(38)

kantor tersebut juga prosedur, tata cara dan bentuk perlengkapan yang

digunakan. Misalnya pada bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU,

surat yang masuk ke bagian ini sebagian besar berasal dari Biro Rektor,

yakni dari Pembantu Rektor III (Bagian Kemahasiswaan). Surat-surat masuk

ini biasanya diantar oleh petugas khusus dari Biro Rektor yang ditugaskan

untuk mengantar surat-surat tersebut ke bagian Kemahasiswaan Fakultas

Ekonomi USU. Surat-surat yang masuk ke bagian Kemahasiswaan Fakultas

Ekonomi USU ini biasanya berisi tentang informasi lowongan kerja,

informasi beasiswa, undangan seminar dan lain-lain.

Berikut ini akan dijelaskan sistem pengelolaan surat masuk pada

bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU:

a. Penerimaan Surat

Surat masuk yang diantar oleh petugas Biro Rektor diterima oleh

pegawai bagian Kemahasiswaan dan diperiksa kebenaran alamat serta

kelengkapan lampirannya.

b. Penyortiran Surat

Surat yang telah diterima oleh pegawai bagian Kemahasiswaan

kemudian dipisah-pisahkan menurut golongannya, mana surat biasa, rutin

atau rahasia.

c. Pencatatan Surat

Mencatat surat dapat dilakukan dengan buku agenda dan kartu

kendali. Namun, pada bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU,

(39)

kartu kendali. Surat masuk tersebut lalu dicatat oleh pegawai bagian

Kemahasiswaan di dalam buku agenda. Dengan menggunakan buku agenda

surat masuk dibedakan menurut tanggal, bulan dan tahunnya.

d. Pengarahan Surat

Pengarahan/pengendalian surat menentukan kepada siapa surat itu

akan disampaikan. Para pegawai di bagian Kemahasiswaan Fakultas

Ekonomi USU menentukannya melalui isi dari surat.

e. Mendistribusikan surat

Setelah semua surat sudah ditentukan akan kemana surat tersebut

diarahkan maka dilakukan pendistribusian surat sesuai dengan tujuannya.

f. Pengolahan Surat

Pada tahap ini, surat masuk yang sudah didistribusikan siap dibaca

dan ditindak lanjuti oleh unit pengolah masing-masing. Karena surat yang

masuk pada bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU sangat beragam

pokok permasalahannya, maka proses penindaklanjutan dari masing-masing

surat pun beragam. Misalnya, seperti surat masuk yang berisi tentang

undangan seminar. Surat seperti ini hanya perlu proses pembalasan surat

kepada si pengirim surat. Beda halnya dengan surat tentang informasi

beasiswa ataupun lowongan kerja. Para pegawai di bagian Kemahasiswaan

Fakultas Ekonomi USU juga harus mengumumkan kepada mahasiswa

tentang isi dari surat tersebut dan melakukan proses lebih lanjut mengenai

(40)

g. Penyimpanan Surat

Setelah surat masuk sudah sampai ke tujuan yang dimaksudkan,

maka surat yang kira-kira sudah selesai dibaca dan ditindaklanjuti akan

disimpan di dalam arsip map SURAT MASUK. Map ini disimpan di dalam

sebuah lemari kaca yang terdapat di bagian Kemahasiswaan Fakultas

Ekonomi USU.

Dari penjelasan di atas dapat disimpulkan bahwa di bagian

Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU terdapat perbedaan pada saat

pencatatan surat. Di dalam bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU,

pencatatan surat masuknya tidak menggunakan kartu kendali, tetapi hanya

menggunakan buku agenda. Namun hal ini, tidak berpengaruh besar bagi

pengelolaan surat masuk pada bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi

USU dan juga tidak terlalu menghambat proses penyampaian setiap surat

masuk yang datang ke bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU ini.

Alasannya adalah karena bagian Kemahasiswaan merupakan suatu unit

bagian di dalam Fakultas Ekonomi USU yang tidak terlalu besar/luas

jangkauan kerjanya. Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU

memiliki struktur organisasi yang sangat sederhana dengan hanya memiliki

satu pimpinan, yakni Pembantu Dekan III dan dengan jajaran pegawai yang

hanya terdiri dari beberapa orang saja. Jadi, surat-surat yang masuk ke

dalam bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU, walaupun pencatatan

suratnya tidak disertai dengan penggunaan kartu kendali, tetapi proses

(41)

Justru bila menggunakan kartu kendali, dapat menyebabkan kesulitan

dalam pengelolaan surat masuknya. Pengelolaan surat masuknya bisa

menjadi lebih kompleks atau rumit untuk dikerjakan karena bagian

Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU merupakan suatu unit bagian yang

memiliki struktur organisasi yang sederhana dengan jangkauan area kerja

yang tidak terlalu luas. Jadi, dengan tidak menggunakan kartu kendali,

justru pengelolaan surat masuk di bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi

(42)

2. Pengelolaan Surat Keluar

Selain untuk memperlancar komunikasi, surat keluar juga memiliki

fungsi utama yakni sebagai wakil dari penulis. Surat keluar yang tatanan

kalimat, susunan bahasa serta format penulisannya rapi akan mencerminkan

citra yang bagus dari instansi yang mengirimkan surat tersebut. Untuk itu,

proses pengelolaan surat keluar amat sangat penting dan harus dilakukan

dengan benar-benar teliti. Dalam hal ini, peranan pembuat/pengkonsep surat

sangatlah diharapkan keprofesionalismeannya.

Prosedur pengelolaan surat keluar yang baik hendaknya menggunakan

langkah-langkah sebagai berikut:

a. Pembuatan konsep surat

Konsep surat disebut juga dengan istilah draft. Konsep surat dibuat dan

disusun sesuai bentuk surat yang benar atau yang dikehendaki pimpinan.

b. Pengetikan

Apabila konsep surat telah mendapat persetujuan dan memperoleh kode

atau nomor surat, diserahkan kepada unit pengolah. Kemudian kepala unit

pengolah harus tekun dan teliti mentaklik hasil pengetikan konsep surat hingga

konsep surat itu menjadi bentuk surat (Net Surat), setelah melalui koreksi

kesalahan.

c. Mengetik surat dalam bentuk akhir

Konsep yang telah disetujui pimpinan kemudian diketik dalam bentuk

(43)

d. Penandatanganan

Net surat itu kemudian disampaikan kepada pimpinan, atau pejabat yang

berwenang untuk menandatangani.

e. Pencatatan

Dalam pencatatan ini, kegiatan – kegiatan yang dilakukan yaitu sebagai

berikut :

1) Net surat yang telah ditandatangani, dicap disertai kelengkapan lainnya,

seperto (Lampiran dan amplop)

2) Surat dinas resmi ini lebih dulu dicatat dalam buku verbal oleh petugas

yang disebut verbalis.

3) Surat dinas setelah selesai dicatat dalam buku verbal, kemudian surat

tersebut siap untuk dikirim.

Dilihat dari pengelolaan surat yang diterima oleh instansi (surat masuk)

dan yang keluar (surat keluar) dari instansi harus memperhatikan beberapa

prosedur untuk mencapai efisiensi kerja dan kelancaran administrasi surat

menyurat. Pengelolaan surat keluar tidak hanya harus benar-benar teliti dan

cermat, tetapi kecepatan dalam prosesnya (dalam segi waktu) pun sangat

diharapkan sehingga surat dapat lebih cepat sampai kepada penerima.

Berikut ini adalah sistem pengelolaan surat keluar pada bagian

Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU:

a. Permintaan Pembuatan Surat

Pada tahap awal ini, mahasiswa mendatangi bagian Kemahasiswaan

(44)

bermacam-macam jenisnya, misalnya surat riset bagi mahasiswa yang akan

melaksanakan riset/survei di instansi lain, surat untuk memperoleh KTM

baru, surat izin tinggal di asrama putri dan lain sebagainya.

b. Penyiapan Konsep Surat dan Pengetikan Surat

Permintaan pembuatan surat dari mahasiswa akan ditindaklanjuti oleh

pegawai bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU dengan mencari

bentuk konsep surat yang memang sudah tersimpan copynya di komputer

sesuai dengan surat apa yang diminta oleh mahasiswa. Lalu setelah

ditemukan, konsep surat disesuaikan dengan nama mahasiswa, NIM dan

data-data mahasiswa lainnya yang meminta surat tersebut. Setelah

disesuaikan, surat tersebut di-print rangkap 2.

c. Penandatanganan Surat

Surat yang telah selesai di-print, diperiksa kembali apakah masih

terdapat kesalahan dalam penulisan kata-kata, format penulisan atau yang

lainnya. Jika tidak terdapat kesalahan lagi, maka surat tersebut diserahkan

oleh pegawai kepada Pembantu Dekan III untuk ditandatangani.

d. Registrasi Penomoran dan Penstempelan Surat

Setelah surat ditandatangani, surat tersebut diserahkan kepada ruang

Sekretaris Dekan. Pada Sekretaris Dekan, surat terlebih dahulu dicatat di

dalam buku agenda sesuai dengan nomor urut di dalam buku agenda. Lalu,

nomor tersebut dituliskan ke surat sesuai nomor urut yang tadi sudah

(45)

surat tersebut lalu distempel, kemudian diserahkan kembali ke bagian

Kemahasiswaan.

e. Pengambilan Surat

Surat yang telah diserahkan dari Sekretaris Dekan kemudian

diperiksa kembali, apakah nomor, stempel dan tanda tangan sudah lengkap

serta penulisan kata-katanya sudah benar dan tepat. Jika sudah tidak

memiliki kesalahan lagi, maka surat tersebut dipisahkan, rangkap pertamanya

diletakkan di dalam keranjang yang telah disiapkan oleh pihak bagian

Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU. Keranjang tersebut ada dua buah

dan di depan keranjang tersebut ditempel label nama ”EKSTENSI” dan

”REGULER / D3”. Surat yang telah dipisahkan tersebut diletakkan di

dalam keranjang sesuai dengan program mahasiswa yang tadi meminta surat

tersebut, apakah program ekstensi, reguler atau diploma III. Sedangkan

rangkap kedua dari surat tersebut disimpan di dalam arsip map SURAT

KELUAR yang terletak di lemari kaca di samping map SURAT MASUK.

Dari penjelasan tentang pengelolaan surat keluar di atas, terdapat

sedikit perbedaan di dalam prosesnya pada bagian Kemahasiswaan Fakultas

Ekonomi USU. Pada saat pemberian nomor pada surat pada bagian

Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU, surat ditandatangani dulu oleh

pimpinan baru bisa diberi nomor. Kemudian, pemberian nomor juga

dilakukan di bagian lain, yaitu ruang Sekretaris Dekan. Begitu juga dengan

pencatatan surat pada buku agenda. Pencatatan surat juga dilakukan di

(46)

surat tersebut, kemudian distempel. Lalu, surat yang telah selesai diberi

nomor dan distempel tersebut, diserahkan kembali ke bagian

Kemahasiswaan. Disitulah letak perbedaan proses pengelolaan surat keluar

pada bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU.

Meskipun terdapat perbedaan dalam proses pengelolaan surat keluar

pada bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU, tetapi perbedaan ini

tidak menyebabkan kesulitan dalam prosedur pengelolaan suratnya. Hal ini

disebabkan oleh komunikasi yang lancar antara bagian Kemahasiswaan

dengan bagian Sekretaris Dekan. Selain itu, kedua bagian ini letaknya

bersebelahan, jadi proses pengantaran dan penyerahan kembali surat tidak

mempunyai kesulitan yang berarti.

Kesulitan justru terkadang ditemui pada saat penandatangan surat di

bagian Kemahasiswaan. Kesulitan tersebut muncul bila pimpinan sedang

tidak berada di tempat. Penandatanganan surat menjadi agak terhambat,

sementara mahasiswa yang meminta dibuatkan surat sudah menanti-nanti

agar surat tersebut segera selesai diproses karena sangat penting untuk

keperluan mahasiswa tersebut. Demikianlah proses pengelolaan surat keluar

(47)

C. Penataan Arsip

Penataan arsip disebut juga filling. Dimana pengertian filling adalah

proses pengaturan dan penyimpanan berkas/warkat atau record secara

sistematis atau dan konsisten. Sehingga sewaktu-waktu berkas/warkat yang

diperlukan dapat ditemukan kembali dalam waktu relatif singkat. Menurut

Eti Ratnawati dan Sunarto (2006), penataan arsip (filling) adalah kegiatan

mengatur dan menyimpan arsip menurut sistem tertentu, sehingga

pemanfaatannya dapat dilakukan dengan mudah dan lancar. Filling

merupakan pusat ingatan dari suatu organisasi dan oleh karena itu sistem

filling perlu diatur sebaik-baiknya agar dapat membantu kelancaran kegiatan

operasional dari suatu organisasi. Dalam proses pengarsipan diperlukan

alat-alat yang dapat membantu terwujudnya pengarsipan yang efektif dan efisien.

Adapun alat-alat tersebut dalam penanganan surat: filling cabinet, kertas,

komputer, faximile, stempel, amplop dan perlengkapan lainnya yang akan

memperlancar proses surat-menyurat.

1. Prosedur Penyimpanan Arsip

Ada 2 (dua) macam penyimpanan arsip atau warkat yang belum selesai

diproses (file pending) dan penyimpanan arsip yang sudah diproses (Permanen

file), yaitu:

a. Penyimpanan Sementara (File Pending)

Penyimpanan file sementara memerlukan tindak lanjut yaitu sebelum

(48)

berlaku untuk setiap tiga bulan, maka file pending biasanya ditempatkan pada

salah satu lajur almari arsip (filling cabinet) yang dipergunakan.

b. Penyimpanan tetap (Permanen file)

Penyimpanan arsip sesuai dengan prosedur dan sampai penyimpanan,

kecepatan dan penemuan dokumen yang disimpan secara teratur.

Di dalam Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU, prosedur

penyimpanan arsipnya adalah sebagai berikut:

a. Penyimpanan Sementara (File Pending)

Surat-surat yang masuk ke bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi

USU yang telah selesai dibaca dan ditindaklanjuti, akan disimpan di dalam

map ordner yang di depannya diberi label “SURAT MASUK”.

Begitu juga dengan mekanisme penataan arsip bagi surat keluar.

Surat-surat keluar dari bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU akan

disimpan di dalam sebuah map ordner berlabelkan “SURAT KELUAR”.

b. Penyimpanan Tetap (Permanen File)

Bila arsip-arsip, surat-surat masuk dan keluar yang telah disimpan di

dalam map sudah tidak ada lagi proses penindaklanjutannya, maka map-map

yang berisi arsip-arsip surat ini akan dipindahkan dari lemari kaca ke dalam

(49)

2. Asas Pengorganisasian Kearsipan

Asas pengorganisasian dalam penyimpanan arsip ada 3 (tiga) yaitu:

a. Asas Sentralisasi

Asas sentralisasi adalah pelaksanaan pengelolaan arsip bagi seluruh

organisasi yang dipusatkan di satu unit khusus, yaitu pusat penyimpanan arsip.

Jadi unit unit lain tidak melaksanakan pengurusan dan penyimpanan arsip. Asas

ini biasanya digunakan oleh organisasi yang tidak terlalu besar dan

masing-masing unit banyak memerlukan informasi yang bersifat khusus atau spesifik.

b. Asas Desentralisasi

Asas desentralisasi adalah pelaksanaan pengelolaan arsip yang

ditempatkan dimasing-masing unit dalam suatu organisasi. Asas ini biasanya

digunakan oleh organisasi yang besar atau kompleks kegiatannya, dan

masing-masing unit pada organisasi tersebut mengolah informasi yang khusus.

c. Asas Gabungan

Asas gabungan adalah pelaksanaan pengelolaan arsip dengan cara

menggabungkan antara asas sentralisasi dan desentralisasi. Asas ini digunakan

untuk mengurangi kerugian yang ada pada asas sentralisasi dan desentralisasi

misalnya: untuk arsip yang bersifat umum (dibutuhkan oleh semua unit),

disimpan dipusat arsip organisasi, sedangkan arsip yang sifatnya khusus disimpan

di masing-masing unit. (Sedarmayati, 2003 : 21-23).

Di dalam bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU,

penyimpanan arsipnya menggunakan asas sentralisasi, yaitu dilakukan oleh

(50)

ini tidak terlalu luas, jadi proses pengelolaan arsipnya pun tidak

memerlukan banyak unit untuk mengelolanya.

Asas penyimpanan arsip sentralisasi yang diterapkan di bagian

Kemahasiswaan ini, lebih memudahkan pegawai dalam mengelola arsip pada

bagian Kemahasiswaan, karena bila arsip dikelola oleh banyak pegawai,

dikhawatirkan dapat menimbulkan kesalahan dalam penyimpanan arsip.

Misalnya, bila suatu saat pegawai lain yang menyimpan surat ke dalam

map yang bukan seharusnya, tentu saja dapat mengakibatkan adanya

kesulitan dalam pencarian pada saat surat tersebut diperlukan kembali

sewaktu-waktu. Bila penyimpanan arsip hanya dilakukan oleh satu pegawai

yang memang ditugaskan khusus untuk mengelola surat-surat dan arsip,

tentu saja penyimpanan arsip menjadi lebih efisien, karena pegawai tersebut

sudah pasti tidak salah dalam menempatkan atau menyimpan surat-surat

karena memang itulah tugas yang sehari-hari pegawai tersebut kerjakan.

Sedangkan untuk kelemahan dari asas sentralisasi yang diterapkan di bagian

Kemahasiswaan ini, hampir tidak ada. Karena, asas sentralisasi ini justru

lebih banyak memberikan manfaat dan kemudahan bagi pegawai yang

(51)

3. Sistem Penyimpanan Arsip

Pada dasarnya ada 5 macam sistem penyimpanan arsip yaitu :

a. Sistem Abjad

Penyimpanan yang didasarkan atas urutan abjad, jadi pemberian kode

warkat yang akan disimpan dalam arsip dengan menggunakan abjad dari A

sampai Z, kode tersebut di indeks dan diberi nama orang, nama organisasi atau

instansi yang lain sejenisnya.

b. Sistem Pokok Soal (Subyek)

Penyimpanan arsip dengan menggunakan sistem pokok soal yaitu

penyimpanan arsip di dasarkan atas perihal surat (pokok soal surat). Arsiparis

terlebih dahulu perlu menentukan masalah-masalah yang dihadapi dalam surat

menyurat sehari-hari.

c. Sistem Tanggal (kronologis)

Sistem penyimpanan dengan menggunakan tanggal (kronologis) yaitu

sistem penyimpanan yang berdasarkan tanggal surat atau penerimaan surat.

Arsiparis mempergunakan sistem tanggal (kronologis) untuk menyelenggarakan

penyimpanan apabila kegiatan surat menyurat dalam organisasi masih berjumlah

banyak sehingga dapat disatukan segala pokok permasalahan dalam satu file

untuk setiap bulannya.

d. Sistem Nomor

Sistem penyimpanan dengan nomor yaitu sistem penyimpanan arsip

dengan mempergunakan nomor sebagai acuan. Sistem nomor merupakan sistem

(52)

di perlukan, arsiparis terlebih dahulu harus membuat daftar kelompok

masalah-masalah, kelompok-kelompok pokok permasalahan seperti pada sistem subyek.

e. Sistem Wilayah

Penyimpanan arsip dengan sistem wilayah ialah mengelompokkan

berdasarkan wilayah geografis sehingga untuk melakasanakan penyimpanan

seorang arsiparis menggunakan nama daerah atau wilayah untuk pokok

permasalahan dalam hal ini adalah kota-kota yang berada di wilayah itu.

Berdasarkan uraian penjelasan di atas, dapat disimpulkan bahwa

sistem penyimpanan arsip di bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU

adalah dengan menggunakan sistem tanggal (kronologis). Surat-surat masuk

dan keluar masing-masing disimpan di dalam satu map, dengan tidak

memperhatikan permasalahan pokok dari isi surat, nomor surat atau dari

mana surat tersebut berasal. Tetapi surat-surat tersebut disimpan berdasarkan

tanggal masuk dan keluarnya.

Dengan menggunakan sistem tanggal (kronologis), arsip-arsip yang

telah disimpan menjadi lebih mudah untuk ditemukan kembali bila

sewaktu-waktu diperlukan. Pegawai hanya perlu mengingat kapan surat yang

diperlukan tersebut datang atau keluar dari bagian Kemahasiswaan. Selain

itu, ada buku agenda yang sudah berisi keterangan waktu yang dapat

menunjukkan tanggal berapa surat tersebut masuk atau keluar. Buku agenda

ini berguna untuk membantu pencarian surat-surat yang telah diarsipkan

dengan sistem penyimpanan arsip menurut tanggal (kronologis). Jadi, sistem

(53)

tepat diterapkan di bagian Kemahasiswaan. Sedangkan untuk kelemahan dari

sistem ini, hampir tidak ada kelemahannya, karena dengan menggunakan

sistem tanggal ini, proses penemuan kembali arsip-arsip yang diperlukan

(54)

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

A. KESIMPULAN

Adapun kesimpulan yang dapat diambil dari Tugas Akhir ini adalah

sebagai berikut:

1. Pengelolaan surat masuk dan surat keluar pada bagian

Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU sudah tertata dan terstruktur

dengan baik. Pengelolaan surat masuk pada bagian Kemahasiswaan

Fakultas Ekonomi USU meliputi beberapa tahap yaitu: penerimaan

surat, pencatatan surat, pengarahan surat, pendistribusian surat,

pengolahan surat dan penyimpanan surat. Sedangkan pengelolaan

surat keluar pada bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU

melalui beberapa tahap, yakni: permintaan pembuatan surat dari

mahasiswa, penyiapan konsep surat dan pengetikan surat,

penandatanganan surat, registrasi penomoran dan penstempelan surat

serta pengambilan surat.

2. Pengelolaan surat masuk pada bagian Kemahasiswaan Fakultas

Ekonomi USU, pada saat mengangendakan/pencatatan surat masuk

pada buku agenda tidak menggunakan kartu kendali. Ini disebabkan

karena bagian Kemahasiswaan ini merupakan suatu unit bagian yang

tidak terlalu luas jangkauan area kerjanya, sehingga penggunaan

kartu kendali tidak diperlukan di dalam bagian ini. Cukup dengan

(55)

bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU sudah terstruktur

dengan baik.

3. Penataan arsip di dalam bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi

USU menggunakan asas sentralisasi yang mana dilakukan oleh satu

pegawai pengolah surat saja, dimana bila asas ini diterapkan di

dalam bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU, proses

pengelolaan surat masuk dan surat keluarnya menjadi lebih efektif

dan efisien karena jika pengelolaan surat masuk dan surat keluar

menerapkan asas desentralisasi ataupun gabungan, proses pengelolaan

surat masuk dan surat keluarnya menjadi terhambat terutama pada

saat pencarian arsip-arsip yang suatu waktu diperlukan kembali.

4. Sistem penyimpanan arsip di dalam bagian Kemahasiswaan Fakultas

Ekonomi USU menggunakan sistem tanggal (kronologis) yang

disimpan di dalam satu map saja. Sistem tanggal (kronologis) ini

sangat mempermudah pegawai di bagian Kemahasiswaan Fakultas

Ekonomi USU dalam mencari kembali arsip yang diperlukan. Selain

itu, penyimpanan arsip dengan menggunakan sistem tanggal

(kronologis) ini dibantu dengan penggunaan buku agenda. Sebelum

surat-surat masuk dan keluar disimpan ke dalam map, surat-surat

tersebut dicatat dulu di dalam buku agenda, sesuai dengan tanggal

masuknya. Jadi, bila suatu waktu surat-surat tersebut diperlukan,

maka pegawai hanya perlu melihat di buku agenda, tanggal berapa

(56)

dengan tanggal di buku agenda. Jadi, penyimpanan arsip dengan

sistem tanggal (kronologis) ini sangat berkaitan dengan pengelolaan

surat masuk dan surat keluar pada bagian Kemahasiswaan Fakultas

Ekonomi USU.

B. SARAN

Adapun saran yang ingin penulis uraikan adalah sebagai berikut:

1. Sistem pengelolaan surat masuk dan surat keluar serta penataan arsip

pada bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU ini sebaiknya

dikelola oleh satu pegawai saja. Karena jika penataan arsipnya

dikelola oleh lebih dari satu pegawai, dikhawatirkan penataan

arsipnya menjadi terhambat, terutama pada saat pencarian arsip yang

diperlukan. Hal ini disebabkan oleh pegawai lain yang tidak bertugas

khusus untuk mengelola surat melakukan kesalahan dalam

penyimpanan surat ke dalam map. Karena kejadian seperti ini sudah

beberapa kali terjadi, maka sebaiknya sistem pengelolaan surat masuk

dan surat keluar serta penataan arsipnya dikelola oleh satu pegawai

(57)

DAFTAR PUSTAKA

Bratawidjaja, Thomas Wiyasa, 1995, Surat Bisnis Modern, Cetakan Kedelapan, Pustaka Binaman Pressindo, Jakarta.

Djuhari, O. Setiawan, 2004, Surat Menyurat Serba Panduan

Korespondensi Bahasa Indonesia, Cetakan Kedua, Yrama Widya,

Bandung.

Ratnawati, Eti dan Sunarto, 2006, Sekretaris Profesional, Amus, Yogyakarta.

Sedarmayanti, 2001, Sumber Daya Manusia Dan Produktivitas Kerja, Mandar Maju, Bandung.

Winardi, 1990, Manajemen Perkantoran Dan Pengawasan, Cetakan Kelima, Mandar Maju, Bandung.

Wiyasa, Thomas, 2003, Tugas Sekretaris Dalam Mengelola Surat Dan

Arsip Dinamis, Cetakan Pertama, PT Pradnya Paramita, Jakarta.

Wursanto, Ignatius, 2006, Kompetensi Sekretaris Profesional, Cetakan Pertama, Andi Offset, Yogyakarta.

digilib.unnes.ac.id/gsdl/collect/skripsi/archives/HASH015b/...dir/doc.pdf

Gambar

Tabel 1.1   Jadwal  Kegiatan
Gambar 2.1  :  Struktur  Organisasi  Fakultas  Ekonomi  USU  Sumber  :  Fakultas  Ekonomi  USU  ( Tahun  2009 )

Referensi

Dokumen terkait

Efisiensi kerja pada bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU dilakukan berdasarkan penghematan waktu, biaya, tenaga, dan pikiran dengan tujuan untuk memperoleh hasil usaha

Sistem penyimpanan arsip yang digunakan pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah sistem berdasarkan masalah (subjek). Dalam sistem ini, semua

Bab ini berisikan pembahasan tentang penelitian yang dilakukan penulis pada bagian Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang berkaitan dengan penanganan

dan kartu kendali surat keluar (KKSK) rangkap tiga (putih, merah dan kuning). Prosedur pengelolaan surat masuk dan surat keluar pada Kantor Kecamatan Gunungpati mengacu

Henny Olivia: Penanganan surat masuk dan surat keluar,2005 USU e-Repository © 2008... Henny Olivia: Penanganan surat masuk dan surat keluar,2005 USU e-Repository

Sebagai tindak lanjut dari aplikasi sistem informasi yang sedang berjalan pada bagian Pengelolaan Surat Masuk dan Keluar Pada Dinas Komunikasi dan Informatika

yang digunakan sebagai pedoman dalam melaksanakan kegiatan pengelolaan. Secara keseluruhan pengelolaan Surat Masuk maupun Surat Keluar memiliki serangkaian tahapan

Dari hasil pengamatan dapat disimpulkan bahwa sistem pengelolaan surat masuk dan surat keluar pada Bagian Sekretaris Perusahaan PT Industri Kereta Api (Persero) Madiun adalah