TUGAS AKHIR
PENGELOLAAN SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR
PADA BAGIAN KEMAHASISWAAN
FAKULTAS EKONOMI USU
OLEH :
ULFA HUMAIRA
072103050
PROGRAM STUDI DIPLOMA III KESEKRETARIATAN
FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
MEDAN
▸ Baca selengkapnya: surat izin keluar sekolah doc
(2)KATA PENGANTAR
Assalamu’alaikum Wr. Wb.Dengan segala kerendahan hati syukur alhamdulillah penulis ucapkan atas
kehadirat Allah SWT yang telah memberikan rahmat dan hidayah-Nya sehingga
penulis dapat menyelesaikan penulisan Tugas Akhir ini guna memenuhi salah satu
persyaratan akademik dalam menyelesaikan program studi pendidikan Diploma
III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Serta salawat
beriring salam kepada junjungan besar Nabi Muhammad SAW yang telah
membawa umat-Nya dari alam yang penuh kegelapan menuju alam yang penuh
dengan ilmu pengetahuan.
Adapun judul Tugas Akhir ini adalah “PENGELOLAAN SURAT
MASUK DAN SURAT KELUAR PADA BAGIAN KEMAHASISWAAN
FAKULTAS EKONOMI USU”.
Dengan kemampuan yang masih terbatas, penulis menyadari bahwa
sepenuhnya Tugas Akhir ini masih jauh dari sempurna dan sederhana sekali
sebagai suatu karya ilmiah. Hal ini adalah sebagai akibat dari keterbatasan waktu,
ilmu, dan pengetahuan penulis. Untuk itu saran dan kritik yang membangun dari
berbagai pihak untuk menyempurnakan Tugas Akhir ini.
Selanjutnya pada kesempatan ini penulis ingin menyampaikan ucapan
terima kasih yang sebesar-besarnya kepada semua pihak yang telah memberikan
bantuan, bimbingan dan dukungannya baik moril, materil, dan spiritual baik
▸ Baca selengkapnya: contoh buku mutasi siswa masuk dan keluar
(3)menyelesaikan Tugas Akhir ini. Dengan tulus penulis mengucapkan terima kasih
kepada :
1. Bapak Drs. Jhon Tafbu Ritonga, SE, M.Ec selaku Dekan Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara.
2. Ibu Dr. Endang Sulistya Rini, SE, M.Si selaku Ketua Program Studi
Diploma III Kesekretariatan.
3. Ibu Dr. Arlina Nurbaity Lubis, MBA selaku Sekretaris Program Studi
Diploma III Kesekretariatan.
4. Ibu Dra. Fepty Aniar, SE, M.Si selaku Kepala Sub Bagian Akademik Fakultas
Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
5. Ibu Dr. Prihatin Lumbanraja SE, MSi selaku Dosen Pembimbing penulis
yang telah meluangkan waktu, tenaga dan pikiran untuk memberikan
bimbingan, arahan, dan koreksi dalam proses penyelesaian tugas akhir,
sehingga penulisan tugas akhir ini dapat terselesaikan dengan baik.
6. Ibu Dra. Friska Sipayung, SE, M.Si selaku dosen Penasehat Akademik.
7. Ibu Ema selaku pegawai administrasi bagian Kemahasiswaan Fakultas
Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang telah memberikan data yang
diperlukan dalam menyelesaikan Tugas Akhir ini.
8. Teristimewa kepada Ibunda Siti Wardjiah yang telah memberikan kasih
sayang, perhatian, pengorbanan serta dorongan semangat kepada ananda
sehingga penulis dapat menyelesaikan pendidikan pada Fakultas Ekonomi
9. Kedua adikku yang tersayang, Okky dan Ikram, serta abang-abangku,
Boy, Riki dan Eby yang telah membantu memberikan semangat dan doa
kepadaku dalam menyelesaikan Tugas Akhir ini.
10. Teman-temanku di Program Studi Diploma III Kesekretariatan Stambuk 2007,
Ayu, Ira, Latifah, Iin, Zahara, Rere, Putri, Titin serta seluruh teman-teman
D-III Kesekretariatan lainnya.
11. Teman-teman seperjuangan selama magang Group 07 : Ayu, Dinda, Olin,
Feby, dan Wirdah. Walaupun, hanya selama sepuluh minggu kita
bersama, tetapi kenangan-kenangan bersama kalian tidak akan pernah
aku lupakan.
Akhir kata, besar harapan penulis semoga Tugas Akhir ini dapat
memberikan manfaat bagi rekan-rekan pembaca sekalian.
Medan, Maret 2010
Penulis
DAFTAR TABEL
No Halaman
DAFTAR GAMBAR
No Halaman
DAFTAR LAMPIRAN
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah
Perkembangan dunia usaha sangat erat kaitannya dengan pelaksanaan
sistem informasi dan komunikasi yang handal. Semakin tinggi teknologi
komunikasi yang digunakan maka akan semakin mempercepat proses
penyampaian informasi. Seiring dengan berkembangnya zaman, teknologi
komunikasi berkembang begitu pesat dengan banyak bermunculannya berbagai
alat telekomunikasi yang canggih, seperti; telepon, telepon seluler (HP), televisi,
radio, telegram, faksimile, e-mail, facebook dan lain sebagainya. Pada
umumnya, perusahaan-perusahaan pun sudah banyak menggunakan alat
komunikasi yang canggih dan modern dalam penyampaian informasi, namun
masih ada komunikasi tertulis yang tidak dapat dilupakan keberadaannya,
bahkan masih tetap kokoh terpakai seolah tak bisa tergantikan oleh berbagai
peralatan komunikasi yang canggih dan modern tersebut. Komunikasi tertulis
tersebut adalah surat.
Surat merupakan alat komunikasi tulisan yang sampai sekarang masih
efektif diterapkan demi kelancaran operasi suatu perusahaan.
Surat adalah alat komunikasi tertulis yang berasal dari satu pihak dan ditujukan
kepada pihak lain untuk menyampaikan warta. (Barthos, 2003:36). Menurut
Bratawidjaja (2001) mengatakan “Surat merupakan alat komunikasi tertulis
yang efektif, merangkum informasi secara lengkap, jelas dan dapat
dapat dijadikan sebagai alat bukti tertulis. Surat masih digunakan sampai
sekarang karena surat memiliki kelebihan dibandingkan dengan sarana
komunikasi lainya kelebihan tersebut karena surat lebih praktis, efektif dan
ekonomis. Surat selain berfungsi sebagai alat komunikasi juga berfungsi sebagai
pengingat, bahan bukti hitam diatas putih yang memiliki kekuatan hukum,
sumber data, alat pengikat, jaminan, wakil, alat promosi.
Dalam suatu lembaga baik swasta maupun pemerintah dalam
melakukan kegiatan operasional perusahaannya tidak terlepas dari kegiatan
surat-menyurat atau korespondensi, maka dari itu di dalam suatu perusahaan
atau instansi, kegiatan surat-menyurat harus mendapatkan perhatian yang
sungguh, karena isi dari surat pada perusahaan atau instansi akan menjadi
sarana pencapaian tujuan dari perusahaan/instansi yang bersangkutan, maka
dari itu perlu adanya pengelolaan surat. Menurut Djuhari (2004)
mengingat begitu penting peranan surat maka sudah selayaknya suatu
perusahaan mengadakan penanganan khusus terhadap surat menyurat
sehingga surat akan membantu perusahaan dalam mencapai tujuan dan
terlaksananya tugas pokok yang telah direncanakan. Setiap surat masuk yang
diterima dan surat keluar yang dikirim oleh suatu organisasi pemerintah
maupun swasta mempunyai nilai yang sangat penting, baik sebagai alat
komunikasi, sebagai pusat ingatan, sebagai bukti otentik dan sekaligus dapat
menunjukkan dinamika atau kegiatan hidup suatu kantor atau organisasi
keluar harus dilakukan setepat-tepatnya sehingga selalu dapat diikuti proses
perkembangannya.
Pembuatan surat harus dilakukan dengan hati-hati agar citra yang
baik dari organisasi dapat tercermin lewat surat tersebut. Dalam hal ini
peranan pembuat surat dan para penata administrasi kantor sangat penting
dalam melaksanakan hubungan komunikasi. Sistem penanganan surat masuk
dan surat keluar mencakup pekerjaan kantor yang dilakukan oleh seorang
petugas dengan menggunakan sistem untuk membantu pencapaian informasi
melalui surat tersebut.
Kegiatan pengelolaan surat-menyurat ini termasuk suatu kegiatan
penting yang dikerjakan bagian khusus yaitu unit atau seksi ekpedisi
pengurusan surat masuk. Pengelolaan surat masuk sangat penting terhadap
pekerjaan kantor karena itu diperlukan suatu ketelitian serta melalui
beberapa tahap yakni mulai dari penerimaan surat, pembukuan surat,
pencatatan surat, penyortiran surat dan akhirnya pendistribusian surat. Begitu
juga dengan surat keluar sama pentingnya bagi perusahaan karena surat
keluar merupakan data dan informasi mengenai perusahaan yang dapat
memberikan reputasi yang baik terhadap perusahaan. Pengelolaan surat
keluar meliputi beberapa tahap yakni mulai dari penyiapan konsep surat,
persetujuan konsep surat, registrasi dan pemberian nomor, pengetikan surat,
penandatanganan surat, pencatatan surat keluar dan akhirnya pengiriman
Berdasarkan uraian di atas, maka penulis memilih judul mengenai
“Pengelolaan Surat Masuk Dan Surat Keluar Pada Bagian
Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU” agar diperoleh pemahaman yang
lebih mendalam tentang pengelolaan surat-menyurat yang mempunyai
peranan penting dalam perusahaan.
B. Perumusan Masalah
Didalam Tugas Akhir ini penulis akan mencoba untuk membahas
permasalahan mengenai “Bagaimana pengelolaan surat masuk dan surat
C. Tujuan dan Manfaat Penelitian
1. Tujuan Penelitian
Tujuan Penelitian dalam penulisan tugas akhir ini adalah untuk
mengetahui bagaimana pengelolaan surat masuk dan surat keluar yang
dilaksanakan pada bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU.
2. Manfaat Penelitian
Manfaat penelitian yang diharapkan antara lain:
a. Memberikan berbagai masukan atau informasi yang berguna
demi terciptanya pengelolaan surat masuk dan surat keluar yang
efektif dan efisien.
b. Sebagai bahan referensi bagi para peneliti lainnya.
c. Menambah pengetahuan dan pengalaman penulis tentang
pengelolaan surat masuk dan surat keluar sehingga penulis dapat
membandingkan antara praktek dengan teori yang didapatkan
D. Jadwal Kegiatan
Dalam pembuatan Tugas Akhir ini, penulis membuat jadwal kegiatan,
gunanya agar waktu yang diperlukan dapat dibagi-bagi dengan teratur,
supaya penulisan Tugas Akhir ini dapat diselesaikan tepat pada waktunya.
Adapun jadwal kegiatan dapat dilihat pada Tabel 1.1 sebagai berikut:
Tabel 1.1 Jadwal Kegiatan
No Kegiatan
Minggu Ke-1
Minggu Ke-2
Minggu Ke-3
Minggu Ke-4
1 Persiapan
2 Pengumpulan Data
3 Analisis dan Pembahasan
4 Pengetikan
E. Sistematika Penulisan
Berikut merupakan rincian sistematika penulisan pada penulisan tugas
akhir ini antara lain:
BAB I : PENDAHULUAN
Pada bab ini akan menjelaskan latar belakang masalah, perumusan
masalah, tujuan dan manfaat penelitian serta memaparkan jadwal kegiatan
dan sistematika penulisan.
BAB II : PROFIL PERUSAHAAN
Pada bab ini diuraikan mengenai sejarah ringkas perusahaan, struktur
organisasi, job description, jenis usaha/kegiatan, kinerja usaha terkini,
rencana kegiatan perusahaan.
BAB III : PEMBAHASAN
Membahas tentang penelitian yang dilakukan penulis pada Bagian
Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU yang berkaitan dengan fungsi surat,
bentuk-bentuk surat dan pengelolaan surat masuk, pengelolaan surat keluar
dan pengelolaan arsip.
BAB IV : KESIMPULAN DAN SARAN
Menjelaskan kesimpulan menyeluruh sesuai dengan topik penelitian
BAB II
PROFIL INSTANSI
A. Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi USU
Universitas Sumatera Utara (USU) diprakarsai oleh pemuka masyarakat
Sumatera Utara dan Aceh dengan membentuk Yayasan USU dan mendirikan
Fakultas Kedokteran pada 20 Agustus 1952 sebagai fakultas pertama. Menyusul
kemudian Fakultas Hukum, Pertanian dan Teknik. Pada tahun 1959, Fakultas
Ekonomi USU pertama kali didirikan oleh Yayasan USU berlokasi di
Kutaraja (sekarang Kota Banda Aceh), dan Dr. Teuku Iskandar menjabat
sebagai Dekan pada waktu itu.
Yayasan Universitas Sumatera Utara sendiri pada waktu itu berada di
kota Medan, namun Fakultas Ekonomi yang berada di Kutaraja (Banda
Aceh) tetap memakai nama dibawah panji Universitas Sumatera Utara. Ini
menunjukkan bahwa pada saat itu, tekhnik operasional berada di Kutaraja,
sedangkan penyelesaian administrasinya tetap berada di bawah Presiden
Sumatera Utara (istilah untuk nama pimpinan pada waktu itu).
Berhubung Fakultas Ekonomi USU yang berkedudukan di Banda Aceh
menjadi bagian dari Universitas Syah Kuala, pada tahun 1961 USU membuka
kembali Fakultas Ekonomi di Medan. Penetapan dilakukan dengan surat
keputusan Menteri Pendidikan Tinggi RI No. 64/1961 tanggal 24 November 1961
yang berlaku surut terhitung mulai 1 Oktober 1961. Berdasarkan surat keputusan
tersebut, tanggal 24 Nopember diperingati sebagai hari lahir atau Dies Natalis
Sesuai dengan Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan R.I
No. 0535/0/1983, tanggal 08 Desember 1983, Keputusan Dirjen. Pendidikan
tinggi No.131/DIKTI/Kep/1984, dan disusul Surat Keputusan
No.23/DIKTI/Kep/1987 No.25/DIKTI/Kep/1987 dan No.26/DIKTI/Kep/1987,
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara mengasuh dua jenjang
Program Pendidikan, yaitu Program Pendidikan Strata-1 Program Pendidikan
D-III.
1. Program Pendidikan Strata-1 meliputi 3 (tiga) Departemen, yaitu :
a. Departemen Ekonomi Pembangunan
b. Departemen Manajemen
c. Departemen Akuntansi
2. Program Diploma-III terdiri dari :
a. Jurusan Kesekretariatan
b. Jurusan Akuntansi
c. Jurusan Keuangan
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara di Medan mulai
Visi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Visi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah menjadi
salah satu Fakultas Ekonomi terkemuka yang dikenal unggul dan mampu
memenuhi kebutuhan pasar dalam persaingan global.
Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah sebagai
berikut :
1. Menghasilkan lulusan yang mempunyai karakter dan kompetensi dalam
bidang ilmu ekonomi, manajemen dan akuntansi yang berorientasi pasar,
2. Meningkatkan kualitas proses belajar mengajar dengan pemberdayaan dan
peningkatan kualifikasi dan kualitas dosen,
3. Mengembangkan dan meningkatkan pelaksanaan dharma penelitian dan
pengabdian sebagai upaya meningkatkan mutu keilmuan dan sumber
pendanaan fakultas dalam status PT BHMN,
4. Senantiasa berusaha meningkatkan pelayanan kepada mahasiswa selaku
pelanggan (customer) dan stakeholders lainnya,
5. Meningkatkan jaringan dan kerjasama dengan institusi swasta dan
pemerintah serta organisasi profesional dan lembaga lain terkait yang
Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara :
1. Menghasilkan lulusan yang berkualitas dan mampu bersaing serta
menyesuaikan diri terhadap perkembangan nasional dan internasional.
2. Menjadi lembaga yang berkemampuan melaksanakan
penelitian-penelitian dan pengabdian kepada masyarakat dan responsive terhadap
perkembangan/perubahan.
B. Jenis Usaha/Kegiatan
Fakultas adalah unsur pelaksana akademik yang melaksanakan dan
mengembangkan pendidikan, penelitian, pengabdian/pelayanan masyarakat
dan pembinaan civitas akademik. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera
Utara merupakan sebuah instansi yang menghasilkan jasa pendidikan
non-profit (tidak berorientasi pada perolehan laba), seperti perusahaan penghasil
jasa pada umumnya yang bertujuan menghasilkan laba bagi perusahaan.
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lebih berorientasi pada
pelayanan pendidikan yang bermutu dan berkualitas, melakukan
penelitian-penelitian yang bermanfaat bagi ilmu pengetahuan serta melakukan kegiatan
sosial berupa pengabdian kepada masyarakat sesuai dengan Tri Dharma
Perguruan Tinggi : Penyelenggaraan Pendidikan, Pengabdian Penelitian dan
Dengan demikian, diharapkan lulusan-lulusan dari Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara adalah lulusan yang mempunyai kualitas yang
baik dan mampu bersaing di lapangan pekerjaan nantinya.
C. Struktur Organisasi
Struktur Organisasi adalah suatu susunan dan hubungan antara tiap bagian
serta posisi yang ada pada suatu organisasi atau perusahaan dalam menjalankan
kegiatan operasional untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Untuk
menggambarkan dengan jelas pemisahan kegiatan pekerjaan antara yang satu
dengan yang lain dan bagaimana hubungan aktivitas dan fungsi dibatasi,
diperlukan sebuah struktur organisasi. Struktur organisasi menunjukkan adanya
pembagian kerja dan meninjukkan bagaimana fungsi-fungsi atau
kegiatan-kegiatan yang berbeda-beda tersebut diintegrasikan (koordinasi). Selain daripada
itu struktur organisasi juga menunjukkan spesialisasi-spesialisasi pekerjaan,
saluran perintah dan penyampaian laporan.
Suatu instansi terdiri dari berbagai unit kerja yang dapat
dilaksanakan perseroangan, maupun kelompok kerja yang berfungsi
melaksanakan serangkaian kegiatan tertentu dan mencakup tata hubungan
secara vertical melalui saluran tunggal. Struktur organisasi Fakultas Ekonomi
PIMPINAN UNIVERSITAS
Rektor : Prof. Chairuddin P. Lubis D.T.M & H, Sp.A. (K)
Pembantu Rektor I : Prof. Dr. Ir. Sumono, M.S.
Pembantu Rektor II : Prof. Subhilhar, Ph.D.
Pembantu Rektor III : dr. Linda T. Maas, M.P.H.
Pembantu Rektor IV : Prof. Dr. Ir. Sukaria Sinulingga, M.Eng.
Pembantu Rektor V : Ir. Isman Nuriadi
PIMPINAN FAKULTAS
Dekan : Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec.
Pembantu Dekan I : Drs. Arifin Hamzah, MM, Ak
Pembantu Dekan II : Fahmi Natigor SE, AK, MAcc
Pembantu Dekan III : Ami Dilham, SE, MSi
DEWAN PERTIMBANGAN FAKULTAS
Ketua : Drs Erwin Abubakar, MBA, Ak
Sekretaris : Dra. Komariah Pandia, MSi
Anggota : • Prof. Bachtiar Hassan Miraza
• Prof. Moenaf Hamid Regar, MSAc
• Prof. Dr. Amrin Fauzi
• Prof. Dr. Arnita Zainuddin, MSi
• Prof. Dr. Ade Fatma Lubis, MBA, MAFIS
• Prof. Dr Azhar Maksum, MEc.Acc
• Prof. Drs. Robinson Tarigan, MRP
• Prof. Dr. Ramli, MS
• Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec
• Drs. Arifin Hamzah, MM, Ak
• Ami Dilham, SE, MSi
• Drs. Arifin Akhmad, Msi, Ak
• Wahyu Ario Pratomo,SE, MEc
DEPARTEMEN
S1 Ekonomi Pembangunan
Ketua : Wahyu Ario Pratomo, SE, MEc.
Sekretaris : Dr. Irsad Lubis, SE, M.Soc.Sc.
S1 Manajemen
Ketua : Prof. Dr. Ritha F. Dalimunte, SE, MSi.
Sekretaris : Nisrul Irawaty, SE, MBA
S1 Akuntansi
Ketua : Drs. Hasan Sakti Siregar, MSi, Ak.
Sekretaris : Fahmi N. Nasution, SE, MAcc, Ak.
PROGRAM DIPLOMA
Keuangan
Ketua : Prof. Dr. Paham Ginting, SE, MSc
Sekretaris : Syafrizal Helmi, SE, MSi
Akuntansi
Ketua : Drs. Hasan Sakti Siregar, MSi, Ak
Sekretaris : Iskandar Muda, SE, MSi, Ak
Kesekretariatan
Ketua : Dr. Endang Sulistya Rini, SE, MSi
Sekretaris : Dr. Arlina Nurbaity Lubis, SE, MBA
BAGIAN TATA USAHA
Kep. Bag. Tata Usaha : Sofia Anita, SE
Kasub. Personalia : Dra. Komariah
Kasub. Keuangan : Eka Juliani, SE
Kasub. Perlengkapan : Simba Sembiring, SE
Kasub. Akademik : Pepti Aniyar, SE
D. Job Description
Berikut ini adalah job description dari setiap unit pada bagian
1. Bagian Tata Usaha
Tugasnya adalah :
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggara Tahunan (RKAT) Bagian dan
mempersiapkan penyusunan RKAT Fakultas.
b. Menghimpun dan menelaah peraturan perundang-undangan di bidang
ketatausahaan, akademik, administrasi umum dan keuangan,
kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan.
c. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan di bidang akademik
administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni,
kepegawaian dan perlengkapan
d. Melaksanakan urusan persuratan, kerumahtanggaan, perlengkapan,
kepegawaian, keuangan dan kearsipan.
e. Melaksanakan urusan rapat dinas dan upacara resmi di lingkungan
fakultas.
f. Melaksanakan administrasi pendidikan, penelitian dan
pengabdian/pelayanan kepada masyarakat.
g. Melaksanakan urusan kemahasiswaan dan hubungan alumni fakultas.
h. Melaksanakan pemantauan dan evaluasi kegiatan di lingkungan
fakultas
j. Melaksanakan penyimpanan dokumen dan surat yang berhubungan
dengan kegiatan fakultas
k. Menyusun laporan kerja bagian dan mempersiapkan penyusunan
laporan fakultas.
2. Sub Bagian Akademik
Tugasnya adalah :
a. Menyususn Rencana Kerja dan Anggaran Tahun (RKAT) Sub Bagian dan
mempersiapkan penyusunan RKAT bagian
b. Mengumpulkan dan mengolah data di bidang pendidikan, penelitian,
Pengabdian/ Pelayanan kepada masyarakat
c. Melakukan administrasi akademik
d. Melakukian penyusunan rencana kebutuhan sarana akademik
e. Menghimpun dan mengklasifikasi data pencapaian target kurikulum
f. Melakukan urusan kegiatan pertemuan ilmiah di lingkungan fakultas
g. Melakukan administrasi penelitian dan Pengabdian/Pelayanan pada
masyarakat di lingkungan fakultas
h. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan
laporan Bagian.
3. Sub Bagian Umum dan Keuangan
Tugasnya adalah:
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub
b. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan dan
kerumahtanggaan.
c. Melakukan urusan persuratan dan kearsipan di lingkungan fakultas.
d. Melakukan urusan penerimaan tamu pimpinan, rapat dinas dan
pertemuan ilmiah di lingkungan fakultas.
e. Mengumpulkan dan mengolah data keuangan.
f. Melakukan penerimaan, penyimpanan, pembekuan, pengeluaran, dan
pertanggungjawaban keuangan.
g. Melalukan pembayaran gaji honorarium, lembur, vakansi, perjalanan
dinas, pekerjaan borongan dan pembelian serta pengeluaran lainnya
yang telah diteliti kebenarannya.
h. Mengoperasionalkan sistem informasi keuangan.
i. Melakukan penyimpanan dokumen dan surang bidang keuangan.
j. Menyusun laporan kerja sub bagian dan mempersiapkan penyusunan
lapran bagian.
4. Sub Bagian Kepegawaian
Tugasnya adalah:
a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub
Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.
b. Melaksanakan proses pengadaan dan pengangkatan pegawai.
c. Melakukan urusan mutasi pegawai
e. Memproses penempatan angka kredit jabatan fungsional usul kenaikan
jabatan/pankat surat keputusan mengajar, pengangkatan Guru Besar
Tetap/Tidak Tetap/Emiritus, izin dan cuti
f. Melaksanakan pemberian penghargaan pegawai
g. Memproses SK jabatan struktural dan fungsional
h. Memproses pelanggaran disiplin pegawai
i. Menyusun laporan kerja sub bagian dan mempersiapkan penyusunan
lapran bagian
5. Sub Bagian Kemahasiswaan dan Alumni
Tugasnya adalah:
a. Menyusun rencana kerja dan anggaran tahunan (RKAT) bagian dan
mempersiapkan penyusunan dan RKAT bagian.
b. Mengumpul dan mengelola data di bidang kemahasiswaan dan alumni,
kepegawaian dan perlengkapan.
c. Melakukan administrasi kemahasiswaan.
d. Melakukan pemberian izin/Rekomendasi kegiatan Kemahasiswaan.
e. Mempersiapkan usul pemilihan mahasiswa berprestasi.
f. Mempersiapkan pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan tingkat Universitas.
g. Melakukan penyusunan beasiswa Pembina karir dan layanan kesejahteraan
mahasiswa.
h. Mengoperasikan sistem informasi kemahasiswaan dan alumni.
i. Melaksanakan penyimpanan dokumen dan surat di bidang kemahasiswaan
j. Menyusun laporan kerja Sub bagian dan mempersiapkan penyusunan
laporan bagian.
k. Melakukan penyajian info di bidang kemahasiswaan.
6. Sub Bagian Perlengkapan
Tugasnya adalah:
a. Menyusun rencana kerja dan anggaran tahunan (RKAT) bagian dan
mempersiapkan penyusunan dan RKAT fakultas.
b. Mengumpulkan dan mengolah data perlengkapan
c. Mengoperasionalkan sistem informasi kerumahtanggaan dan
perlengkapan.
d. Melakukan pemeliharaan kebersihan, keindahan dan keamanan
lingkungan.
e. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat di bidang
kerumahtanggaan dan perlengkapan.
f. Melakukan urusan pengelolaan barang perlengkapan.
g. Menyusun laporan kerja Sub bagian dan mempersiapkan penyusunan
E. Kinerja Usaha Terkini
Setiap perusahaan mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan
sesuai dengan tujuan perusahaan, butuh waktu untuk mencapai itu semua
begitu juga pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, fakultas
terus berupaya agar tujuan yang telah digariskan oleh fakultas dapat
terwujud. Tidak mudah dalam mewujudkan itu semua karena membutuhkan
kerja keras yang tinggi dan disiplin dan loyalitas dalam bekerja.
Pastinya untuk mendorong mencapai hasil yang maksimal diperlukan
kinerja yang bermutu dan tepat. Jadi kinerja usaha terkini yang dijalankan
perusahaan adalah menyelenggarakan program pendidikan dan pengajaran
terhadap mahasiswa, melakukan berbagai macam penelitian-penelitian ilmiah
khususnya bidang ekonomi yang bermanfaat bagi universitas, mahasiswa dan
masyarakat, serta melakukan pengabdian kepada masyarakat berupa
seminar-seminar kepada masyarakat, memotivasi masyarakat agar dapat hidup lebih
layak dan mandiri, kegiatan bakti sosial kepada masyarakat, dan lain
sebagainya. Fakultas juga terus melakukan pembinaan terhadap civitas
akademika agar dapat menghasilkan sumber daya manusia yang benar-benar
memiliki kualitas yang baik.
Kegiatan-kegiatan kerohanian juga tetap dilaksanakan fakultas, seperti
perayaan hari-hari besar keagamaan (misalnya: Natal, Paskah, Idul Fitri,
Isra' Mi'raj, dan lain-lain) sehingga para civitas akademika selalu memiliki
nilai-nilai dan norma-norma keagamaan dalam menjalani hidup, serta selalu
F. Rencana Kegiatan
Rencana kegiatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
anatara lain:
1. Persiapan kuliah mahasiswa semester genap/ganjil
2. Perkuliahan semester genap/ganjil
3. Ujian Mid Semester dan ujian Final Semester genap/ganjil
BAB III PEMBAHASAN
A. Fungsi Surat dan Bentuk Surat
1. Fungsi Surat
Surat mempunyai peranan yang sangat penting sebagai alat
komunikasi tertulis dalam kehidupan bermasyarakat dewasa ini. Sepucuk
surat selain berfungsi sebagai alat-alat penyampaian pesan dapat pula
berfungsi sebagai alat pengingat (warkat) dan arsip serta sebagai alat bukti.
Tetapi yang perlu digaris bawahi adalah tidak semua surat dapat disebut sebagai
warkat, arsip dan dokumen. Surat baru dapat disebut sebagai warkat, arsip dan
dokumen apabila surat tersebut berfungsi sebagai alat pengingat. Fungsi-fungsi
surat adalah:
a. Sebagai sarana komunikasi
Surat merupakan sarana komunikasi yang ekonomis, efektif dan praktis.
b. Sebagai wakil penulis
Surat menjadi wakil dari pembuat surat yang membawa pesan, misi atau
informasi yang hendak disampaikan kepada penerima.
c. Bahan bukti
Surat digunakan untuk mengingat karena surat merupakan sarana
komunikasi secara tertulis, maka surat dapat dijadikan bahan bukti yang
d. Sumber data
Surat dapat menjadi sumber data yang dapat digunakan untuk informasi
atau petunjuk keterangan untuk di tindak lanjuti.
e. Bahan pengingat
Surat mengingatkan seseorang dalam kegiatan atau aktifitasnya dimasa
lalu yang bisa dipergunakan untuk melakukan kegiatan selanjutnya baginya.
2. Bentuk-bentuk Surat
Bentuk surat adalah tata letak/posisi bagian-bagian surat. Bentuk
surat yang sesuai akan menimbulkan kesan yang baik bagi penerima surat.
Salah satu hal yang menentukan serasi atau tidaknya suatu surat ialah
bentuk surat yang digunakan. Penempatan bagian-bagian surat pada posisi
tertentu akan membentuk model (style) yang tertentu pula, sehingga dalam
penulisan surat hendaknya dipilih bentuk yang tepat untuk memperoleh efisiensi
kerja yang maksimal, adapun beberapa bentuk surat yaitu:
a. Bentuk Setengah Lurus
Surat yang berbentuk setengah lurus di susun dengan aturan, semua
bagian surat di ketik mulai dari margin kiri yang sama, batas-batas bagian surat di
ketik dengan menambahkan jarak 5 (Lima) ketukan dan setiap paragraf baru di
mulai pada margin yang sama diantara paragraf yang satu dan yang lainnya
berjarak satu spasi.
b. Bentuk Lurus
Bentuk lurus pada dasarnya hampir sama dengan bentuk lurus penuh.
Bedanya terletak pada pengetikan tanggal surat, nama jabatan, tanda tangan, nama
terang dan NIP, salam penutup, semuanya terletak di margin sebelah kiri.
c. Bentuk Lekuk dan Gerigi
Bentuk lekuk dan gerigi (Indented Style) yaitu setiap paragraf diketik
agak menjorok ke dalam. Paragraf yang satu dan paragraf yang lainnya tidak
perlu berjarak.
d. Bentuk Resmi Indonesia Lama
Bentuk resmi Indonesia lama yaitu penulisan alamat surat diketik sebelah
kanan di bawah tanggal surat.
e. Bentuk Resmi Indonesia Baru
Bentuk resmi Indonesia baru merupakan variasi bentuk setengah lurus dan
bentuk resmi Indonesia lama, bedanya dengan bentuk setengah lurus terletak
pada penulisan salam penutup yang berada pada margin kanan yang setara
dengan penulisan tembusan.
Penggunaan bentuk surat oleh setiap organisasi/instansi dewasa ini
berbeda-beda, sehingga belum terdapat bentuk surat yang dianggap baku,
yang akan dipakai sebagai pedoman dalam surat-menyurat. Pada umumnya
bentuk surat yang akan dipergunakan oleh setiap instansi ditentukan
berdasarkan peraturan yang bermula dari kebiasaan-kebiasaan yang dianggap
baik. Dalam hal membuat surat resmi, hendaknya dipilih bentuk yang
Bentuk surat yang biasa digunakan pada bagian Kemahasiswaan
Fakultas Ekonomi USU adalah:
a. Bentuk Lurus Penuh (Full Block Style)
b. Bentuk Lurus (Block Style)
Kedua bentuk surat ini sudah sesuai dengan kebutuhan di dalam
pengkonsepan surat-surat pada bagian Kemahasiswaan. Karena bagian
Kemahasiswaan merupakan bagian dari Fakultas Ekonomi USU yang
merupakan instansi pendidikan, jadi bentuk surat yang dipakai pun tidak
banyak ragam macamnya. Selain itu, pada bagian-bagian lain di Fakultas
Ekonomi USU, kedua macam bentuk surat ini sudah dijadikan bentuk surat
yang biasa digunakan di dalam pengkonsepan surat-surat pada Fakultas
Ekonomi USU. Oleh karena itu, kedua bentuk surat inilah yang juga
B. Pengelolaan Surat Masuk dan Surat Keluar
1. Pengelolaan Surat Masuk
Prosedur pengelolaan surat yang baik hendaknya menggunakan
langkah-langkah sebagai berikut:
a. Penerimaan
Tugas penerimaan adalah :
1) Mengumpulkan dan menghitung jumlah surat yang masuk,
2) Meneliti ketepatan alamat sipengirim surat,
3) Menggolongkan surat sesuai dengan urgensi penyelesaian,
4) Menandatangani bukti pengiriman sebagai tanda bahwa surat telah
diterima.
b. Penyortiran
Penyortiran dapat dilakukan berdasarkan atas golongan surat biasa, rutin
dan rahasia. Penyortiran adalah kegiatan memisah-misahkan surat untuk
pengolahan lebih lanjut.
c. Pencatatan
Setelah surat dicatat distempel (cap) serta memeriksa ketepatan jenis
ataupun jumlah lampiran yang harus diterima maka langkah berikutnya adalah
melakukan pencatatan.
d. Mengagendakan surat masuk.
Mengagendakan surat adalah kegiatan mencatat surat masuk dan surat
keluar kedalam buku agenda. Setiap surat masuk dicatat dan diberi nomor agenda
surat masuk. Kemudian, digunakan kartu kendali untuk mengendalikan surat
tipis berukuran 10 x 15 cm berisi kolom-kolom untuk mencatat surat
masuk dan surat keluar serta untuk mengendalikan surat tersebut. Kartu
kendali berfungsi sebagai pengganti buku agenda, yang mana
penggunaannya dapat ditulis rangkap 2, rangkap 3 ataupun rangkap 4,
sesuai dengan kebutuhan masing-masing kantor.
e. Pengarahan dan penerusan
Surat-surat yang perlu diproses lebih lanjut, harus diarahkan dan
diteruskan kepada pejabat yang berhak mengolahnya.
f. Penyampaian surat
Penyampaian surat dilakukan oleh petugas pengarah atau ekspedisi yang
dilaksanakan dengan langkah- langkah sebagai berikut:
1) Surat yang sudah berdisposisi terlebih dahulu dicatat dalam buku
Ekspedisi Intern.
2) Menyampaikan surat terlebih dahulu melalui buku ekspedisi kepada
pejabat yang bersangkutan.
3) Petugas pengarah atau ekspedisi mengembalikannya kepada urusan
agenda untuk dicatat dalam buku pengarahan.
g. Penyimpanan berkas atau arsip surat masuk
Penyimpanan berkas atau arsip surat dari pimpinan dilakukan oleh unit
pengolah dengan mempergunakan metode kearsipan yang berlaku untuk kantor
tersebut.
Dalam penanganan surat pada setiap kantor tidak akan mungkin
kantor tersebut juga prosedur, tata cara dan bentuk perlengkapan yang
digunakan. Misalnya pada bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU,
surat yang masuk ke bagian ini sebagian besar berasal dari Biro Rektor,
yakni dari Pembantu Rektor III (Bagian Kemahasiswaan). Surat-surat masuk
ini biasanya diantar oleh petugas khusus dari Biro Rektor yang ditugaskan
untuk mengantar surat-surat tersebut ke bagian Kemahasiswaan Fakultas
Ekonomi USU. Surat-surat yang masuk ke bagian Kemahasiswaan Fakultas
Ekonomi USU ini biasanya berisi tentang informasi lowongan kerja,
informasi beasiswa, undangan seminar dan lain-lain.
Berikut ini akan dijelaskan sistem pengelolaan surat masuk pada
bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU:
a. Penerimaan Surat
Surat masuk yang diantar oleh petugas Biro Rektor diterima oleh
pegawai bagian Kemahasiswaan dan diperiksa kebenaran alamat serta
kelengkapan lampirannya.
b. Penyortiran Surat
Surat yang telah diterima oleh pegawai bagian Kemahasiswaan
kemudian dipisah-pisahkan menurut golongannya, mana surat biasa, rutin
atau rahasia.
c. Pencatatan Surat
Mencatat surat dapat dilakukan dengan buku agenda dan kartu
kendali. Namun, pada bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU,
kartu kendali. Surat masuk tersebut lalu dicatat oleh pegawai bagian
Kemahasiswaan di dalam buku agenda. Dengan menggunakan buku agenda
surat masuk dibedakan menurut tanggal, bulan dan tahunnya.
d. Pengarahan Surat
Pengarahan/pengendalian surat menentukan kepada siapa surat itu
akan disampaikan. Para pegawai di bagian Kemahasiswaan Fakultas
Ekonomi USU menentukannya melalui isi dari surat.
e. Mendistribusikan surat
Setelah semua surat sudah ditentukan akan kemana surat tersebut
diarahkan maka dilakukan pendistribusian surat sesuai dengan tujuannya.
f. Pengolahan Surat
Pada tahap ini, surat masuk yang sudah didistribusikan siap dibaca
dan ditindak lanjuti oleh unit pengolah masing-masing. Karena surat yang
masuk pada bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU sangat beragam
pokok permasalahannya, maka proses penindaklanjutan dari masing-masing
surat pun beragam. Misalnya, seperti surat masuk yang berisi tentang
undangan seminar. Surat seperti ini hanya perlu proses pembalasan surat
kepada si pengirim surat. Beda halnya dengan surat tentang informasi
beasiswa ataupun lowongan kerja. Para pegawai di bagian Kemahasiswaan
Fakultas Ekonomi USU juga harus mengumumkan kepada mahasiswa
tentang isi dari surat tersebut dan melakukan proses lebih lanjut mengenai
g. Penyimpanan Surat
Setelah surat masuk sudah sampai ke tujuan yang dimaksudkan,
maka surat yang kira-kira sudah selesai dibaca dan ditindaklanjuti akan
disimpan di dalam arsip map SURAT MASUK. Map ini disimpan di dalam
sebuah lemari kaca yang terdapat di bagian Kemahasiswaan Fakultas
Ekonomi USU.
Dari penjelasan di atas dapat disimpulkan bahwa di bagian
Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU terdapat perbedaan pada saat
pencatatan surat. Di dalam bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU,
pencatatan surat masuknya tidak menggunakan kartu kendali, tetapi hanya
menggunakan buku agenda. Namun hal ini, tidak berpengaruh besar bagi
pengelolaan surat masuk pada bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi
USU dan juga tidak terlalu menghambat proses penyampaian setiap surat
masuk yang datang ke bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU ini.
Alasannya adalah karena bagian Kemahasiswaan merupakan suatu unit
bagian di dalam Fakultas Ekonomi USU yang tidak terlalu besar/luas
jangkauan kerjanya. Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU
memiliki struktur organisasi yang sangat sederhana dengan hanya memiliki
satu pimpinan, yakni Pembantu Dekan III dan dengan jajaran pegawai yang
hanya terdiri dari beberapa orang saja. Jadi, surat-surat yang masuk ke
dalam bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU, walaupun pencatatan
suratnya tidak disertai dengan penggunaan kartu kendali, tetapi proses
Justru bila menggunakan kartu kendali, dapat menyebabkan kesulitan
dalam pengelolaan surat masuknya. Pengelolaan surat masuknya bisa
menjadi lebih kompleks atau rumit untuk dikerjakan karena bagian
Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU merupakan suatu unit bagian yang
memiliki struktur organisasi yang sederhana dengan jangkauan area kerja
yang tidak terlalu luas. Jadi, dengan tidak menggunakan kartu kendali,
justru pengelolaan surat masuk di bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi
2. Pengelolaan Surat Keluar
Selain untuk memperlancar komunikasi, surat keluar juga memiliki
fungsi utama yakni sebagai wakil dari penulis. Surat keluar yang tatanan
kalimat, susunan bahasa serta format penulisannya rapi akan mencerminkan
citra yang bagus dari instansi yang mengirimkan surat tersebut. Untuk itu,
proses pengelolaan surat keluar amat sangat penting dan harus dilakukan
dengan benar-benar teliti. Dalam hal ini, peranan pembuat/pengkonsep surat
sangatlah diharapkan keprofesionalismeannya.
Prosedur pengelolaan surat keluar yang baik hendaknya menggunakan
langkah-langkah sebagai berikut:
a. Pembuatan konsep surat
Konsep surat disebut juga dengan istilah draft. Konsep surat dibuat dan
disusun sesuai bentuk surat yang benar atau yang dikehendaki pimpinan.
b. Pengetikan
Apabila konsep surat telah mendapat persetujuan dan memperoleh kode
atau nomor surat, diserahkan kepada unit pengolah. Kemudian kepala unit
pengolah harus tekun dan teliti mentaklik hasil pengetikan konsep surat hingga
konsep surat itu menjadi bentuk surat (Net Surat), setelah melalui koreksi
kesalahan.
c. Mengetik surat dalam bentuk akhir
Konsep yang telah disetujui pimpinan kemudian diketik dalam bentuk
d. Penandatanganan
Net surat itu kemudian disampaikan kepada pimpinan, atau pejabat yang
berwenang untuk menandatangani.
e. Pencatatan
Dalam pencatatan ini, kegiatan – kegiatan yang dilakukan yaitu sebagai
berikut :
1) Net surat yang telah ditandatangani, dicap disertai kelengkapan lainnya,
seperto (Lampiran dan amplop)
2) Surat dinas resmi ini lebih dulu dicatat dalam buku verbal oleh petugas
yang disebut verbalis.
3) Surat dinas setelah selesai dicatat dalam buku verbal, kemudian surat
tersebut siap untuk dikirim.
Dilihat dari pengelolaan surat yang diterima oleh instansi (surat masuk)
dan yang keluar (surat keluar) dari instansi harus memperhatikan beberapa
prosedur untuk mencapai efisiensi kerja dan kelancaran administrasi surat
menyurat. Pengelolaan surat keluar tidak hanya harus benar-benar teliti dan
cermat, tetapi kecepatan dalam prosesnya (dalam segi waktu) pun sangat
diharapkan sehingga surat dapat lebih cepat sampai kepada penerima.
Berikut ini adalah sistem pengelolaan surat keluar pada bagian
Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU:
a. Permintaan Pembuatan Surat
Pada tahap awal ini, mahasiswa mendatangi bagian Kemahasiswaan
bermacam-macam jenisnya, misalnya surat riset bagi mahasiswa yang akan
melaksanakan riset/survei di instansi lain, surat untuk memperoleh KTM
baru, surat izin tinggal di asrama putri dan lain sebagainya.
b. Penyiapan Konsep Surat dan Pengetikan Surat
Permintaan pembuatan surat dari mahasiswa akan ditindaklanjuti oleh
pegawai bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU dengan mencari
bentuk konsep surat yang memang sudah tersimpan copynya di komputer
sesuai dengan surat apa yang diminta oleh mahasiswa. Lalu setelah
ditemukan, konsep surat disesuaikan dengan nama mahasiswa, NIM dan
data-data mahasiswa lainnya yang meminta surat tersebut. Setelah
disesuaikan, surat tersebut di-print rangkap 2.
c. Penandatanganan Surat
Surat yang telah selesai di-print, diperiksa kembali apakah masih
terdapat kesalahan dalam penulisan kata-kata, format penulisan atau yang
lainnya. Jika tidak terdapat kesalahan lagi, maka surat tersebut diserahkan
oleh pegawai kepada Pembantu Dekan III untuk ditandatangani.
d. Registrasi Penomoran dan Penstempelan Surat
Setelah surat ditandatangani, surat tersebut diserahkan kepada ruang
Sekretaris Dekan. Pada Sekretaris Dekan, surat terlebih dahulu dicatat di
dalam buku agenda sesuai dengan nomor urut di dalam buku agenda. Lalu,
nomor tersebut dituliskan ke surat sesuai nomor urut yang tadi sudah
surat tersebut lalu distempel, kemudian diserahkan kembali ke bagian
Kemahasiswaan.
e. Pengambilan Surat
Surat yang telah diserahkan dari Sekretaris Dekan kemudian
diperiksa kembali, apakah nomor, stempel dan tanda tangan sudah lengkap
serta penulisan kata-katanya sudah benar dan tepat. Jika sudah tidak
memiliki kesalahan lagi, maka surat tersebut dipisahkan, rangkap pertamanya
diletakkan di dalam keranjang yang telah disiapkan oleh pihak bagian
Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU. Keranjang tersebut ada dua buah
dan di depan keranjang tersebut ditempel label nama ”EKSTENSI” dan
”REGULER / D3”. Surat yang telah dipisahkan tersebut diletakkan di
dalam keranjang sesuai dengan program mahasiswa yang tadi meminta surat
tersebut, apakah program ekstensi, reguler atau diploma III. Sedangkan
rangkap kedua dari surat tersebut disimpan di dalam arsip map SURAT
KELUAR yang terletak di lemari kaca di samping map SURAT MASUK.
Dari penjelasan tentang pengelolaan surat keluar di atas, terdapat
sedikit perbedaan di dalam prosesnya pada bagian Kemahasiswaan Fakultas
Ekonomi USU. Pada saat pemberian nomor pada surat pada bagian
Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU, surat ditandatangani dulu oleh
pimpinan baru bisa diberi nomor. Kemudian, pemberian nomor juga
dilakukan di bagian lain, yaitu ruang Sekretaris Dekan. Begitu juga dengan
pencatatan surat pada buku agenda. Pencatatan surat juga dilakukan di
surat tersebut, kemudian distempel. Lalu, surat yang telah selesai diberi
nomor dan distempel tersebut, diserahkan kembali ke bagian
Kemahasiswaan. Disitulah letak perbedaan proses pengelolaan surat keluar
pada bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU.
Meskipun terdapat perbedaan dalam proses pengelolaan surat keluar
pada bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU, tetapi perbedaan ini
tidak menyebabkan kesulitan dalam prosedur pengelolaan suratnya. Hal ini
disebabkan oleh komunikasi yang lancar antara bagian Kemahasiswaan
dengan bagian Sekretaris Dekan. Selain itu, kedua bagian ini letaknya
bersebelahan, jadi proses pengantaran dan penyerahan kembali surat tidak
mempunyai kesulitan yang berarti.
Kesulitan justru terkadang ditemui pada saat penandatangan surat di
bagian Kemahasiswaan. Kesulitan tersebut muncul bila pimpinan sedang
tidak berada di tempat. Penandatanganan surat menjadi agak terhambat,
sementara mahasiswa yang meminta dibuatkan surat sudah menanti-nanti
agar surat tersebut segera selesai diproses karena sangat penting untuk
keperluan mahasiswa tersebut. Demikianlah proses pengelolaan surat keluar
C. Penataan Arsip
Penataan arsip disebut juga filling. Dimana pengertian filling adalah
proses pengaturan dan penyimpanan berkas/warkat atau record secara
sistematis atau dan konsisten. Sehingga sewaktu-waktu berkas/warkat yang
diperlukan dapat ditemukan kembali dalam waktu relatif singkat. Menurut
Eti Ratnawati dan Sunarto (2006), penataan arsip (filling) adalah kegiatan
mengatur dan menyimpan arsip menurut sistem tertentu, sehingga
pemanfaatannya dapat dilakukan dengan mudah dan lancar. Filling
merupakan pusat ingatan dari suatu organisasi dan oleh karena itu sistem
filling perlu diatur sebaik-baiknya agar dapat membantu kelancaran kegiatan
operasional dari suatu organisasi. Dalam proses pengarsipan diperlukan
alat-alat yang dapat membantu terwujudnya pengarsipan yang efektif dan efisien.
Adapun alat-alat tersebut dalam penanganan surat: filling cabinet, kertas,
komputer, faximile, stempel, amplop dan perlengkapan lainnya yang akan
memperlancar proses surat-menyurat.
1. Prosedur Penyimpanan Arsip
Ada 2 (dua) macam penyimpanan arsip atau warkat yang belum selesai
diproses (file pending) dan penyimpanan arsip yang sudah diproses (Permanen
file), yaitu:
a. Penyimpanan Sementara (File Pending)
Penyimpanan file sementara memerlukan tindak lanjut yaitu sebelum
berlaku untuk setiap tiga bulan, maka file pending biasanya ditempatkan pada
salah satu lajur almari arsip (filling cabinet) yang dipergunakan.
b. Penyimpanan tetap (Permanen file)
Penyimpanan arsip sesuai dengan prosedur dan sampai penyimpanan,
kecepatan dan penemuan dokumen yang disimpan secara teratur.
Di dalam Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU, prosedur
penyimpanan arsipnya adalah sebagai berikut:
a. Penyimpanan Sementara (File Pending)
Surat-surat yang masuk ke bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi
USU yang telah selesai dibaca dan ditindaklanjuti, akan disimpan di dalam
map ordner yang di depannya diberi label “SURAT MASUK”.
Begitu juga dengan mekanisme penataan arsip bagi surat keluar.
Surat-surat keluar dari bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU akan
disimpan di dalam sebuah map ordner berlabelkan “SURAT KELUAR”.
b. Penyimpanan Tetap (Permanen File)
Bila arsip-arsip, surat-surat masuk dan keluar yang telah disimpan di
dalam map sudah tidak ada lagi proses penindaklanjutannya, maka map-map
yang berisi arsip-arsip surat ini akan dipindahkan dari lemari kaca ke dalam
2. Asas Pengorganisasian Kearsipan
Asas pengorganisasian dalam penyimpanan arsip ada 3 (tiga) yaitu:
a. Asas Sentralisasi
Asas sentralisasi adalah pelaksanaan pengelolaan arsip bagi seluruh
organisasi yang dipusatkan di satu unit khusus, yaitu pusat penyimpanan arsip.
Jadi unit unit lain tidak melaksanakan pengurusan dan penyimpanan arsip. Asas
ini biasanya digunakan oleh organisasi yang tidak terlalu besar dan
masing-masing unit banyak memerlukan informasi yang bersifat khusus atau spesifik.
b. Asas Desentralisasi
Asas desentralisasi adalah pelaksanaan pengelolaan arsip yang
ditempatkan dimasing-masing unit dalam suatu organisasi. Asas ini biasanya
digunakan oleh organisasi yang besar atau kompleks kegiatannya, dan
masing-masing unit pada organisasi tersebut mengolah informasi yang khusus.
c. Asas Gabungan
Asas gabungan adalah pelaksanaan pengelolaan arsip dengan cara
menggabungkan antara asas sentralisasi dan desentralisasi. Asas ini digunakan
untuk mengurangi kerugian yang ada pada asas sentralisasi dan desentralisasi
misalnya: untuk arsip yang bersifat umum (dibutuhkan oleh semua unit),
disimpan dipusat arsip organisasi, sedangkan arsip yang sifatnya khusus disimpan
di masing-masing unit. (Sedarmayati, 2003 : 21-23).
Di dalam bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU,
penyimpanan arsipnya menggunakan asas sentralisasi, yaitu dilakukan oleh
ini tidak terlalu luas, jadi proses pengelolaan arsipnya pun tidak
memerlukan banyak unit untuk mengelolanya.
Asas penyimpanan arsip sentralisasi yang diterapkan di bagian
Kemahasiswaan ini, lebih memudahkan pegawai dalam mengelola arsip pada
bagian Kemahasiswaan, karena bila arsip dikelola oleh banyak pegawai,
dikhawatirkan dapat menimbulkan kesalahan dalam penyimpanan arsip.
Misalnya, bila suatu saat pegawai lain yang menyimpan surat ke dalam
map yang bukan seharusnya, tentu saja dapat mengakibatkan adanya
kesulitan dalam pencarian pada saat surat tersebut diperlukan kembali
sewaktu-waktu. Bila penyimpanan arsip hanya dilakukan oleh satu pegawai
yang memang ditugaskan khusus untuk mengelola surat-surat dan arsip,
tentu saja penyimpanan arsip menjadi lebih efisien, karena pegawai tersebut
sudah pasti tidak salah dalam menempatkan atau menyimpan surat-surat
karena memang itulah tugas yang sehari-hari pegawai tersebut kerjakan.
Sedangkan untuk kelemahan dari asas sentralisasi yang diterapkan di bagian
Kemahasiswaan ini, hampir tidak ada. Karena, asas sentralisasi ini justru
lebih banyak memberikan manfaat dan kemudahan bagi pegawai yang
3. Sistem Penyimpanan Arsip
Pada dasarnya ada 5 macam sistem penyimpanan arsip yaitu :
a. Sistem Abjad
Penyimpanan yang didasarkan atas urutan abjad, jadi pemberian kode
warkat yang akan disimpan dalam arsip dengan menggunakan abjad dari A
sampai Z, kode tersebut di indeks dan diberi nama orang, nama organisasi atau
instansi yang lain sejenisnya.
b. Sistem Pokok Soal (Subyek)
Penyimpanan arsip dengan menggunakan sistem pokok soal yaitu
penyimpanan arsip di dasarkan atas perihal surat (pokok soal surat). Arsiparis
terlebih dahulu perlu menentukan masalah-masalah yang dihadapi dalam surat
menyurat sehari-hari.
c. Sistem Tanggal (kronologis)
Sistem penyimpanan dengan menggunakan tanggal (kronologis) yaitu
sistem penyimpanan yang berdasarkan tanggal surat atau penerimaan surat.
Arsiparis mempergunakan sistem tanggal (kronologis) untuk menyelenggarakan
penyimpanan apabila kegiatan surat menyurat dalam organisasi masih berjumlah
banyak sehingga dapat disatukan segala pokok permasalahan dalam satu file
untuk setiap bulannya.
d. Sistem Nomor
Sistem penyimpanan dengan nomor yaitu sistem penyimpanan arsip
dengan mempergunakan nomor sebagai acuan. Sistem nomor merupakan sistem
di perlukan, arsiparis terlebih dahulu harus membuat daftar kelompok
masalah-masalah, kelompok-kelompok pokok permasalahan seperti pada sistem subyek.
e. Sistem Wilayah
Penyimpanan arsip dengan sistem wilayah ialah mengelompokkan
berdasarkan wilayah geografis sehingga untuk melakasanakan penyimpanan
seorang arsiparis menggunakan nama daerah atau wilayah untuk pokok
permasalahan dalam hal ini adalah kota-kota yang berada di wilayah itu.
Berdasarkan uraian penjelasan di atas, dapat disimpulkan bahwa
sistem penyimpanan arsip di bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU
adalah dengan menggunakan sistem tanggal (kronologis). Surat-surat masuk
dan keluar masing-masing disimpan di dalam satu map, dengan tidak
memperhatikan permasalahan pokok dari isi surat, nomor surat atau dari
mana surat tersebut berasal. Tetapi surat-surat tersebut disimpan berdasarkan
tanggal masuk dan keluarnya.
Dengan menggunakan sistem tanggal (kronologis), arsip-arsip yang
telah disimpan menjadi lebih mudah untuk ditemukan kembali bila
sewaktu-waktu diperlukan. Pegawai hanya perlu mengingat kapan surat yang
diperlukan tersebut datang atau keluar dari bagian Kemahasiswaan. Selain
itu, ada buku agenda yang sudah berisi keterangan waktu yang dapat
menunjukkan tanggal berapa surat tersebut masuk atau keluar. Buku agenda
ini berguna untuk membantu pencarian surat-surat yang telah diarsipkan
dengan sistem penyimpanan arsip menurut tanggal (kronologis). Jadi, sistem
tepat diterapkan di bagian Kemahasiswaan. Sedangkan untuk kelemahan dari
sistem ini, hampir tidak ada kelemahannya, karena dengan menggunakan
sistem tanggal ini, proses penemuan kembali arsip-arsip yang diperlukan
BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN
A. KESIMPULAN
Adapun kesimpulan yang dapat diambil dari Tugas Akhir ini adalah
sebagai berikut:
1. Pengelolaan surat masuk dan surat keluar pada bagian
Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU sudah tertata dan terstruktur
dengan baik. Pengelolaan surat masuk pada bagian Kemahasiswaan
Fakultas Ekonomi USU meliputi beberapa tahap yaitu: penerimaan
surat, pencatatan surat, pengarahan surat, pendistribusian surat,
pengolahan surat dan penyimpanan surat. Sedangkan pengelolaan
surat keluar pada bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU
melalui beberapa tahap, yakni: permintaan pembuatan surat dari
mahasiswa, penyiapan konsep surat dan pengetikan surat,
penandatanganan surat, registrasi penomoran dan penstempelan surat
serta pengambilan surat.
2. Pengelolaan surat masuk pada bagian Kemahasiswaan Fakultas
Ekonomi USU, pada saat mengangendakan/pencatatan surat masuk
pada buku agenda tidak menggunakan kartu kendali. Ini disebabkan
karena bagian Kemahasiswaan ini merupakan suatu unit bagian yang
tidak terlalu luas jangkauan area kerjanya, sehingga penggunaan
kartu kendali tidak diperlukan di dalam bagian ini. Cukup dengan
bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU sudah terstruktur
dengan baik.
3. Penataan arsip di dalam bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi
USU menggunakan asas sentralisasi yang mana dilakukan oleh satu
pegawai pengolah surat saja, dimana bila asas ini diterapkan di
dalam bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU, proses
pengelolaan surat masuk dan surat keluarnya menjadi lebih efektif
dan efisien karena jika pengelolaan surat masuk dan surat keluar
menerapkan asas desentralisasi ataupun gabungan, proses pengelolaan
surat masuk dan surat keluarnya menjadi terhambat terutama pada
saat pencarian arsip-arsip yang suatu waktu diperlukan kembali.
4. Sistem penyimpanan arsip di dalam bagian Kemahasiswaan Fakultas
Ekonomi USU menggunakan sistem tanggal (kronologis) yang
disimpan di dalam satu map saja. Sistem tanggal (kronologis) ini
sangat mempermudah pegawai di bagian Kemahasiswaan Fakultas
Ekonomi USU dalam mencari kembali arsip yang diperlukan. Selain
itu, penyimpanan arsip dengan menggunakan sistem tanggal
(kronologis) ini dibantu dengan penggunaan buku agenda. Sebelum
surat-surat masuk dan keluar disimpan ke dalam map, surat-surat
tersebut dicatat dulu di dalam buku agenda, sesuai dengan tanggal
masuknya. Jadi, bila suatu waktu surat-surat tersebut diperlukan,
maka pegawai hanya perlu melihat di buku agenda, tanggal berapa
dengan tanggal di buku agenda. Jadi, penyimpanan arsip dengan
sistem tanggal (kronologis) ini sangat berkaitan dengan pengelolaan
surat masuk dan surat keluar pada bagian Kemahasiswaan Fakultas
Ekonomi USU.
B. SARAN
Adapun saran yang ingin penulis uraikan adalah sebagai berikut:
1. Sistem pengelolaan surat masuk dan surat keluar serta penataan arsip
pada bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU ini sebaiknya
dikelola oleh satu pegawai saja. Karena jika penataan arsipnya
dikelola oleh lebih dari satu pegawai, dikhawatirkan penataan
arsipnya menjadi terhambat, terutama pada saat pencarian arsip yang
diperlukan. Hal ini disebabkan oleh pegawai lain yang tidak bertugas
khusus untuk mengelola surat melakukan kesalahan dalam
penyimpanan surat ke dalam map. Karena kejadian seperti ini sudah
beberapa kali terjadi, maka sebaiknya sistem pengelolaan surat masuk
dan surat keluar serta penataan arsipnya dikelola oleh satu pegawai
DAFTAR PUSTAKA
Bratawidjaja, Thomas Wiyasa, 1995, Surat Bisnis Modern, Cetakan Kedelapan, Pustaka Binaman Pressindo, Jakarta.
Djuhari, O. Setiawan, 2004, Surat Menyurat Serba Panduan
Korespondensi Bahasa Indonesia, Cetakan Kedua, Yrama Widya,
Bandung.
Ratnawati, Eti dan Sunarto, 2006, Sekretaris Profesional, Amus, Yogyakarta.
Sedarmayanti, 2001, Sumber Daya Manusia Dan Produktivitas Kerja, Mandar Maju, Bandung.
Winardi, 1990, Manajemen Perkantoran Dan Pengawasan, Cetakan Kelima, Mandar Maju, Bandung.
Wiyasa, Thomas, 2003, Tugas Sekretaris Dalam Mengelola Surat Dan
Arsip Dinamis, Cetakan Pertama, PT Pradnya Paramita, Jakarta.
Wursanto, Ignatius, 2006, Kompetensi Sekretaris Profesional, Cetakan Pertama, Andi Offset, Yogyakarta.
digilib.unnes.ac.id/gsdl/collect/skripsi/archives/HASH015b/...dir/doc.pdf