PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PERSEDIAAN
BAHAN BAKU PADA PT.GRANESIA
BANDUNG
Skripsi
Diajukan sebagai salah satu syarat untuk melakukan Tugas Akhir pada jurusan Manajemen Informatika jenjang S1 Fakultas Teknik & Ilmu Komputer
Disusun oleh :
INDRA KRISMANTO 10505808
JURUSAN MANAJEMEN INFORMATIKA
FAKULTAS TEKNIK & ILMU KOMPUTER
UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA
BANDUNG
LEMBAR PENGESAHAN
PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PERSEDIAAN
BAHAN BAKU PADA PT.GRANESIA
BANDUNG
Indra Krismanto 10505808
Telah Disetujui dan Disahkan di Bandung Sebagai Skripsi Pada Tanggal
Mengetahui,
Dekan Fakultas Teknik dan Informatika
DAFTAR ISI
LEMBAR PENGESAHAN
PERNYATAAN KEASLIAN
ABSTRAK……….………….……… i
ABSTRACT……….………….………..…… ii
KATA PENGANTAR……….………….……….……. iii
DAFTAR ISI……….………….……….. vi
DAFTAR GAMBAR……….………….………. xi
DAFTAR TABEL……….………….……….. xii
DAFTAR SIMBOL……….………….………... xiii
BAB I. PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang Penelitian……… 1
1.2. Identifkasi Dan Rumusan Masalah ………. 4
1.2.1. Identifikasi……….. 4
1.2.2. Rumusan Masalah………... 4
1.3. Maksud dan Tujuan Penelitian ……… 5
1.3.1. Maksud……… 5
1.3.2. Tujuan ………. 5
1.4. Kegunaan Penelitian………. 6
vii
1.4.2. Kegunaan Akademis………. 6
1.5. Batasan Masalah……… 7
1.6. Lokasi dan Waktu Penelitian……… 7
BAB II. LANDASAN TEORI 2.1. Pengembangan Sistem……… 8
2.2. Konsep Dasar Sistem ..……….. 10
2.2.1. Pengertian Sistem ……….. 10
2.2.2. Karekteristik Sistem.……….. 13
2.2.3. Klasifikasi Sistem ..……… 13
2.3. Pengertian Informasi……….. 14
2.4. Konsep Dasar Sistem Informasi ...………... 16
2.4.1. Komponen dan Tipe Sistem Informas……….... 17
2.5. Teori Persediaan...……….. 18
2.5.1. Jenis-jenis Persediaan……….………..……….. 19
2.6. Persediaan Bahan Baku……….. 21
BAB III. OBJEK DAN METODE PENELITIAN 3.1 Objek Penelitian……….... 22
3.1.1 Sejarah Singkat Perusahaan……….. 22
3.1.2 Struktur Organisasi Perusahaan………….……….. 25
3.1.4 Visi dan Misi Perusahaan……….. 35
3.2 Metode Penelitian………..……..……….. 36
3.2.1 Jenis Dan Teknik Pengumpulan Data……… 37
3.2.2 Metode Pendekatan dan Pengembangan Sistem……… 38
3.2.3 Metode Pendekatan Sistem……… 38
3.2.4 Metode Pengembangan Sistem………. 39
3.2.5 Analisis dan Perancangan Sistem………. 41
3.2.5.1. Diagram Kontek………... 41
3.2.5.2. Data Flow Diagram………. 42
3.2.5.3. Kamus Data……… 43
3.2.5.4. Normalisasi……… 43
3.2.5.5. ERD/Relasi Tabel……….. 44
3.2.6. Pengujian Software………. 45
3.2.7. Analisis User……….. 46
BAB IV. ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM 4.1 Analisis Sistem Yang Berjalan……… 47
4.1.1 Analisis Dokumen……… 47
4.1.2 Analisis Prosedur yang sedang berjalan……….. 48
4.1.2.1 Flow Map Yang Sedang Berjalan………... 49
4.1.2.2 Diagram Kontek Yang Sedang Berjalan ..……..…… 50
ix
4.1.3 Evaluasi Sistem yang sedang berjalan………. 52
4.2. Perancangan Sistem... 52
4.2.1. Tujuan Pembuatan Sistem……….. 53
4.2.2. Gambaran Umum Sistem Yang Diusulkan……… 53
4.2.3. Perancangan Prosedur Yang Diusulkan………. 54
4.2.3.1. Flow Map……….. 55
4.2.3.2. Diagram Kontek……… 56
4.2.3.3. DFD Level 0………. 56
4.2.3.4. Kamus Data……….. 57
4.2.4. Perancangan Basis Data……… 58
4.2.4.1. Normalisasi……….. 58
4.2.4.2. Relasi Tabel………. 59
4.2.4.3. ERD……… 60
4.2.4.4. Struktur File……… 61
4.2.4.5. Kodifikasi……….. 63
4.2.5. Perancangan Antar Muka……….. 64
4.2.5.1. Struktur Menu………... 64
4.2.5.2. Perancangan Input……… 65
4.2.5.3. Perancangan Output………. 70
BAB V IMPLEMENTASI DAN PENGUJIAN SISTEM
5.1. Implementasi……… 72
5.1.1 Batasan Implementasi…….……….…… 72
5.1.2 Implementasi Perangkat Lunak...………. 73
5.1.3 Implementasi Perangkat Keras...………. 74
5.1.4. Implementasi Basis Data……….. 74
5.1.5. Implementasi Antar Muka……… 78
5.1.6. Implementasi Instalasi Program………... 83
5.1.7. Penggunaan Program……… 85
5.2. Pengujian……….. 85
5.2.1. Rencana Pengujian……… 86
5.2.2. Kasus dan Hasil Pengujian……… 86
5.2.3. Kesimpulan Hasil Pengujian………. 88
BAB VI. KESIMPULAN DAN SARAN 7.1 Kesimpulan……….……….. 89
7.2 Saran……….…………..……….. 91
DAFTAR PUSTAKA………... 92
BAB II Landasan Teori
2.1. Pengembangan Sistem
[Jog98] mendefinisikan pengembangan system (System Development) dapat berarti menyusun suatu system yang baru untuk menggantikan system yang lama secara keseluruhan atau memperbaiki system yang telah ada. Pada dasarnya pengembangan suatu sistem mempunyai tahapan-tahapan kerja atau siklus yang berfungsi agar dapat terlaksananya pengembangan sistem sesuai yang diharapkan. Tahapan-tahapan kerja yang dimaksud adalah sebagai berikut :
1. Proses Perencanaan (System Planing).
Pada proses ini atau dalam perencanaan ini adalah tahap dimana kita merencanakan pengembangan sistem yang baru yang bertujuan untuk menghindari kesalahan-kesalahan yang sering terjadi serta untuk memperbaiki sistem yang sedang berjalan menjadi lebih baik.
2. Analisis Sistem (System Analyst)
9
pengaruhnya dalam sistem, sehingga diharapkan kita akan mengetahui dengan jelas keadaan sistem itu sendiri.
3. Desain Sistem (System Design)
Pada tahap ini adalah satu tahap dimana dalam melakukan tahapan desain sistem informasi yang baru dan mengubah sistem yang lama yang bertujuan untuk menghilangkan setiap permasalahan-permasalahan yang dihadapi. Dalam mendesain sistem dapat diartikan sebagai penggambaran dan pembuatan sketsa. 4. Seleksi Sistem
Tahap ini adalah merupakan tahap dimana melakukan pemilihan atau menentukan perangkat lunak (Software) dan perangkat keras (Hardware) dari sistem yang dirancang dan untuk melakukan tugas ini dibutuhkan tenaga yang benar-benar memiliki pengetahuan yang luas. Sebab dalam pemilihan ini, pengetahuan yang dipunyai oleh seseorang yakni siapa saja yang menyediakan teknologi ini, cara pemilihannya bagaimana mengevaluasi untuk menyeleksi sistem sebagainya.
5. Implementasi Sistem
10
2.2. Konsep Dasar Sistem
Suatu Sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, yang artinya saling bekerja sama membentuk satu kesatuan. Konsep dasar sistem ini meliputi pengertian sistem, karakteristik sistem dan klasifikasi sistem.
2.2.1. Pengertian Sistem
Menurut [Bsd02] “Sistem merupakan kumpulan elemen yang saling berhubungan satu sama lain yang membentuk satu kesatuan dalam usaha
mencapai suatu tujuan”. Sedangkan menurut [Tsb04] “Sistem sebagai kumpulan
dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu” Dari definisi diatas dapat diambil kesimpulan bahwa suatu sistem merupakan kumpulan dari komponen-komponen yang saling berhubungan yang disusun secara terpadu yang bertujuan untuk melaksanakan suatu kegiatan atau fungsi utama dari perusahaan.
2.2.2. Karakteristik Sistem
Suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat tertentu yaitu sebagai berikut :
1. Komponen-komponenSistem (components)
Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling bekerja sama untuk membentuk satu kesatuan komponen-komponen sistem atau elemen-elemen sistem dapat berupa suatu subsistem atau bagian-bagian dari sistem setiap sistem tidak peduli betapapun kecilnya, selalu mengandung komponen-komponen atau subsistem-subsistem
11
Batas sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batas sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai suatu kesatuan.batas suatu sistem menunjukan ruang lingkup dari sistem tersebut.
3. Lingkungan luar Sistem (Environment)
Lingkungan luar dari suatu sistem adalah apapun diluar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem, lingkungan luar sistem dapat bersifat menguntungkan dan merugikan sistem itu sendiri, lingkungan yang menguntungkan merupakan energi dari sistem yang harus dijaga dan dipelihara, sedangkan yang merugikan sistem harus ditahan dan dikendalikan, kalau tidak maka akan mengganggu kelangsungan hidup itu sendiri.
4. Penghubung Sistem (Sistem interface)
Sebagai media yang menghubung Sistem dengan subsistem lainnya. Melalui penghubung ini memungkinkan sumber-sumber daya mengalir dari satu subsistem ke subsistem lainya. Dengan penghubung subsistem lainya membentuk satu kesatuan.
5. Masukan Sistem (Sistem Input)
Masukan adalah energi yang dimasukan kedalam sistem. Masukan dapat berupa perawatan dan masukan sinyal. Masukan perawatan adalah energi yang dimasukan supaya sistem tersebut dapat beroperasi. Masukan sinyal adalah energi yang diproses untuk mendapatkan keluaran.
12
Keluaran adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan. Keluaran dapat merupakan masukan untuk subsistem yang lain atau kepada supra sistem. 7. Pengolah Sistem (Sistem Processing)
Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan merubah masukan menjadi keluaran.
8. Sasaran Sistem (Objective)
Suatu sistem pasti mempunyai tujuan (goal) atau sasaran ( objective ). Kalau suatu sistem tidak mempunyai sasaran, maka operasi sistem tidak akan ada gunanya. Sasaran dari sistem sangat menentukan sekali masukan yang dibutuhkan sistem dan keluaran yang akan dihasilkan sistem. Suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenai sasaran dan tujuan.
13
Gambar 2.1 : Karakteristik Sistem Sumber [Tsb04]
2.2.3. Konsep Dasar Informasi Klasifikasi sistem
Sistem dapat diklasifikasikan dari beberapa sudut pandang , diantaranya adalah:
1. Sistem Abstrak dan Sistem Fisik
Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak tampak secara fisik. Sistem fisik adalah sistem yang ada secara fisik.
2. Sistem Alamiah dan Sistem Buatan Manusia
Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses alam, tidak dibuat oleh manusia. Sistem buatan menusia adalah sistem yang dirancang manusia. Sistem buatan manusia yang melibatkan interaksi antara manusia dengan mesin disebut dengan human machinesystem atau ada yang menyebut dengan machine system.
3. Sistem Tertentu dan Sistem Tak Tentu
14
Sistem tertentu beroperasi dengan tingkah laku dengan tingkah laku yang sudah banyak diprediksi. Sistem tak tentu adalah sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi karena mengandung unsur probabilitas. 4. Sistem Terbuka dan Sistem Tertutup
Sistem tertutup adalah sistem yang tidak berhubungan dan tidak terpengaruh dengan lingkungan luar. Sistem terbuka adalah sistem yang berhubungan dan terpengaruh oleh lingkungan luar.
2.3. Pengertian Informasi
Informasi merupakan proses lebih lanjut dari data yang sudah memiliki nilai tambah. Berikut ini beberapa definisi tentang informasi, yaitu :
Menurut [Tsb04] “Informasi adalah data yang telah diklasifikasikan atau diolah untuk digunakan dalam proses pengambilan keputusan”. Sedangkan menurut [Azh.04] “Informasi adalah hasil pengolahan data yang memberikan arti dan manfaat ”.
Selanjutnya [Tsb04] Mengemukakan bahwa “Data adalah merupakan kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian serta merupakan satu kesatuan
yang nyata, merupakan bentuk yang masi mentah sehingga perlu diolah lebih
lanjut melalui suatu model untuk menghasilkan informasi “.
Menurut [Azh04] “Data adalah fakta atau apapun yang dapat digunakan sebagai input dalam menghasilkan infoprmasi”
15
kejadian-kejadian dan kesatuan yang nyata dan digunakan untuk pengambilan keputusan oleh si penerima informasi
Data yang diolah melalui suatu model informasi. Si penerima kemudian memberi informasi tersebut, membuat suatu keputusan dan melakukan tindakan, yang berarti menghasilkan suatu tindakan yang lain yang membuat sejumlah data kembali. Data tersebut akan ditangkap sebagai input, diproses kembali lewat suatu model dan seterusnya membentuk suatu siklus. Seperti yang terdapat pada gambar 2.2 berikut ini :
Gambar 2.2:Siklus Informasi Sumber : [Tsb04]
16
1. Akurat, dapat didefinisikan sebagai perbandingan dari informasi yang benar dengan jumlah seluruh informasi yang dihasilkan pada satu proses pengolahan data tertentu. Berarti informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak menyesatkan.
2. Tepat Waktu, berarti informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat. Karena informasi yang sudah usang tidak akan bernilai lagi. Informasi merupakan landasan bagi pengambilan keputusan maka jika terjadi keterlambatan dapat berakibat fatal bagi perusahaan atau organisasi itu sendiri. 3. Relevan, berarti informasi tersebut mempunyai manfaat untuk pemakainya.
Tingkat relevansi informasi untuk tiap berbeda-beda.
2.4. Konsep Dasar Sistem Informasi
Telah diketahui bahwa informasi merupakan hal yang sangat penting bagi manajemen didalam pengambilan keputusan.
Menurut [Tsb04] “Sistem Informasi adalah suatu sistem didalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian yang
mendukung fungsi operasi organisasi yang bersifat manajerial dengan kegiatan
strategis dari suatu organisasi untuk dapat menyediakan kepala pihak luar
tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan”
Menurut [Azh04] “ Sistem Informasi adalah kumpulan dari sub-sub sistem baik phisik maupun non phisik yang saling berhubungan satu sama dan
bekerja sama secara harmonis untuk mencapai satu tujuan yaitu mengeolah data
17
Berdasarkan definisi uraian yang diatas dapat diambil kesimpulan bahwa sistem informasi merupakan perpaduan antara manusia, alat teknologi, media, prosedure dan pengendalian yang bertujuan untuk menata jaringan komunikasi sehingga dapat membantu dalam pengambilan keputusan yang tepat.
2.4.1 Komponen dan Tipe Sistem Informasi.
Sistem informasi terdiri dari komponen-komponen yang disebut dengan istilah blok bangunan (building block), yang terdiri dari blok manusia, blok model, blok keluaran, blok teknologi, blok basis data dan blok kendali.
Sebagai suatu sistem, keenam blok tersebut saling berinteraksi satu dengan yang lain membentuk satu kesatuan untuk mencapai sasaran.
1. Blok Masukan (input block)
Input mewakili data yang masuk ke dalam system informasi. Input disini termasuk metode-metode dan media untukmenangkap data yang akan dimasukkan, yang dapat berupa dokumen-dokumen.
2. Blok Model (model block)
Blok ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika dan model matematik yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data dengan cara yang sudah tertentu untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan.
3. Blok Keluaran (output block)
Produk dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen serta semua pemakai sistem.
18
Teknologi merupakan “kotak alat” dalam system informasi. Teknologi digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran dan membantu pengendalian dari system secara keseluruhan. Teknologi terdiri dari 3 bagian utama, yaitu teknisi (humanware atau brainware), perangkat lunak (software).
5. Blok Basis Data (database block)
Basis data (database) merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya, tersimpan diperangkat lunak untuk memanipulasinya. Data perlu disimpan didalam basis data untuk keperluan penyediaan informasi lebih lanjut. Data didlaam basis data perlu diorganisasikan sedemikian rupa, supaya informasi yang dihasilkan berkualitas.
6. Blok Kendali (control block)
Banyak hal yang dapat merusak sistem informasi, seperti misalnya bencana alam,api,air, kegagalan – kegagalan sistem itu sendiri, kesalahan-kesalahan, ketidak efisienan dan lain sebagainya. Beberapa pengendalian perlu dirancang dan diterapkan untuk meyakinkan bahwa hal-hal yang dapat merusak sistem dapat dicegah ataupun bila terlanjur kesalahan-kesalahan dapat langsung cepat diatasi.
2.5. Teori Persediaan (Inventori)
19
2.5.1. Jenis-jenis Persediaan (Inventori) :
1. Raw material : item yang dibeli dari supplier untuk dugunakan sebagai input dalam proses produksi.
2. Work-in-process : produk setengah jadi. 3. Finished good : produk jadi.
Kegunaan dari persediaan adalah : 1. Menjaga demand yang berfluktuasi.
2. Antisipasi bila pengiriman raw material tidak lancar. 3. Kuantitas setiap proses belum tentu sama.
Persediaan dapat timbul karena :
1. mekanisme pemenuhan atas permintaan. 2. meredam ketidakpastian.
3. keinginan melakukan spekulasi. Yang termasuk didalam biaya persediaan : 1. Purchasing Cost / Production cost.
Komponen biaya ini terkadang tidak dilibatkan, karena diasumsikan harga barang per unit tidak dipengaruhi oleh jumlah barang yang dibeli dan hal ini tidak dipengaruhi jawaban optimal tentang berapa barang yang di pesan ( Kecuali ada quantyty )
2. Holding / charryng / Storage cost
20
biaya gudang, biaya kerusakan, biaya kadarluasa, Asuransi, Administrasi.
Holding cost = Average Inventory Level x Inventory cost per unit per
period.
3. Ordering / Setup cost
Biaya Administrasi / order atau biaya-biaya yang keluar untuk
mempersiapkan produksi ( Setup ) Ordering / Setup cost = Number of order / Setup ) x Cost per order ( Setup )
4. Stockout / short age cost.
Biaya yang terjadi apabila jumlah kebutuhan melebihi perssediaan yang ada
ABC Analysis
“ Many situation are dominated by a relatively few vital elements in the sitution. Thus, controling the relatively vital few will go along way toward controling the situation.”
Aplikasi dari ABC analysis dalam manajemen Persedian :
1. Mengklasifikasi item-item persediaan ke dalam basis of relatif importance
Total inventory cost
21
2. Membuat manajemen kontrol yang berbeda untuk klasifikasi yang berbeda
Faktor-faktor yang mempengaruhi kepentingan dari sebuah item (hal-hal yang dapat menjadi kriteria klasifikasi) :
1. Unit cost
2. Anual volume (Rupiah)
3. Scarcity of material used 4. lead time
5. Storage requirement
6. Cost of stockkout
2.6. Persediaan Bahan Baku
BAB VI
KESIMPULAN DAN SARAN
6.1. Kesimpulan
Setelah menganalisa masalah yang ada pada tempat penelitian, maka dapat diambil beberapa kesimpulan yaitu :
1. Sistem persediaan bahan baku yang saat ini berjalan di PT.Granesia Bandung belum efektif sehingga banyak permasalahan yang terjadi diantaranya adalah :
a. Banyak terjadinya penumpukan dan kekurangan barang di bagian gudang maka hal ini dapat di atasi dengan cara penginputan secara otomatis seperti data barang masuk dari bagian pemasaran ke bagian gudang dan barang keluar dari bagian gudang ke produksi.
b. Tidak adanya proses pencarian dan penyimpanan data kedalam database, akibat belum terintegrasinya sistem persediaan bahan baku. 2. Perancangan sistem informasi persediaan bahan baku di PT. Granesia
Bandung ini dapat di selesaikan dengan cara pembuatan sebuah aplikasi persediaan bahan baku yang terdiri dari adanya sebuah database file data barang dan Form transaksi yang dapat menganalisa proses keluar masuknya barang.
90
4. Pengujiaan sistem persediaan bahan baku di PT.Granesia ini yaitu dengan cara memasukan sebuah program aplikasi yang telah dirancang ke dalam beberapa komputer yang ada di PT.Granesia dan dibuatkannya sebuah jaringan komputer yang berbasis clint server, agar aplikasi dapat atau diakses oleh beberapa komputer sehingga sistem persediaan bahan baku ini dapat terkontrol dengan baik
Keuntungan secara khusus dari sistem persediaan bahan baku yang bebasis komputer ini adalah sebagai berikut :
1. Pengawasan terhadap sistem persediaan barang yang lebih baik lagi, dalam hal ini masalah tentang permintaan barang, dapat dilaksanakan langsung, sehingga barang yang ada dalam gudang tidak lagi kosong untuk beberapa waktu.
91
6.2. Saran
Saran untuk PT. GRANESIA Bandung
Disini Penuils akan memberikan beberapa saran untuk Perusahaan yaitu diantaranya :
1. Didalam pengoperasian sistem baru ini, agar setiap personil yang terlibat dapat diandalkan dan mampu dalam menjalankan komputer serta dapat melayani setiap permintaan barang.
92
DAFTAR PUSTAKA
[AP23], ABC Analysis.
[BSD02]. Pengertian sistem
[ASt04]. Pengertin Data dan Pengetian Sistem Informasi, Universitas Padjajaran
Lingga Jaya.
[Fgt80], Holding/Charying/storage cost
[Jog99], Definisi Pengembangan sistem.
[Tsb04], Pengertian Sistem, Pengertian Informasi dan Pengertian Sistem
Informasi
