PEMBUATAN
SISTEM
ONLINE
MONITORING
DISPOSISI SURAT PADA PDAM SURYA SEMBADA
KOTA SURABAYA
KERJA PRAKTIK
Program Studi
S1 Sistem Informasi
Oleh :
RIZQI ARIEF FIRMANSYAH 11.41010.0024
FAKULTAS TEKNOLOGI DAN INFORMATIKA
x
BAB 1 PENDAHULUAN ... 2
1.1. Latar belakang ... 2
1.2. Perumusan Masalah ... 2
1.3. Batasan Masalah ... 3
1.4. Tujuan ... 3
1.5. Sistematika Penulisan ... 4
BAB II GAMBARAN UMUM INSTANSI... 5
2.1. Latar Belakang Perusahaan Daerah Air Minum Kota Surabaya ... 5
2.2 Dasar Hukum ... 5
2.3 Sejarah Perkembangan Perusahaan ... 5
2.4 Visi Misi PDAM Kota Surabaya ... 8
2.5 Jumlah Pelanggan Tahunan ... 8
2.6 Struktur Organisasi ... 10
BAB III Landasan Teori... 11
3.1 Monitoring ... 11
3.2 Aplikasi Web ... 12
3.3 Analisa dan Desain Sistem ... 13
3.4 Javascript... 13
3.5 Pengenalan HTML ... 14
3.6 Sistem Basis Data ... 15
3.7 Database Management System... 15
3.8 Oracle ... 15
xi
3.10 Internet ... 16
3.11 Web Server ... 17
3.12 Unified Modeling Language (UML) ... 17
3.13 Pengertian Surat ... 23
3.14 Sistem Informasi... 24
3.15 Pemrograman ... 24
3.16 Paperless Concept ... 25
3.17 Konsep Dasar Sistem ... 26
3.18 Konsep Dasar Informasi ... 26
BAB IV DESKRIPSI PEKERJAAN ... 28
4.1 Analisis dan Desain Sistem ... 29
4.2 Perancangan Sistem Aplikasi ... 29
4.2.1 Diagram Aktifitas Login ... 31
4.2.2 Diagram Aktivitas Melihat Dashboard ... 32
4.2.3 Diagram Aktifitas Monitoring Surat Masuk ... 33
4.2.4 Diagram Aktifitas Monitoring Disposisi Surat... 34
42.5 Diagram Aktifitas Monitoring Level ... 35
4.3 Desain Input Output... 36
4.3.1 Desain Halaman Login... 36
4.3.2 Desain Halaman Utama ... 36
4.3.3 Desain Monitoring Surat Masuk... 37
4.3.4 Desain Monitoring Disposisi ... 38
4.3.5 Desain Form Penanganan Surat ... 38
4.3.6 Desain Monitoring Surat ... 39
4.3.7 Desain Monitoring Level 1 ... 40
4.3.8 Desain Notifikasi Surat ... 40
4.4 Flow Of Event ... 42
4.4.1 Flow Of Event Login ... 42
4.4.2 Flow Of Event Monitoring Surat Masuk ... 43
xii
4.5 Conceptual Data Model (CDM) ... 47
4.6 Physical Data Model (PDM) ... 48
4.7 Rancangan Basis Data ... 49
4.8 Implementasi Sistem... 56
4.8.1 Kebutuhan perangkat lunak ... 56
4.8.2 Kebutuhan perangkat keras ... 56
4.9 Hasil Implementasi ... 57
4.9.1 Instalasi Program ... 57
4.9.2 Pembahasan Implementasi Sistem ... 57
4.9.3 Halaman Utama Dashboard... 58
4.9.4 Halaman Monitoring Surat Masuk ... 59
4.9.4 Menu Notifikasi ... 60
4.9.5 Form Penanganan ... 61
4.9.6 Monitoring Disposisi Surat ... 62
4.9.7 Halaman Monitoring Level ... 64
BAB V PENUTUP ... 65
5.1 Kesimpulan ... 65
5.2 Saran ... 66
DAFTAR PUSTAKA ... 67
LAMPIRAN ... 68
1 1.1. Latar belakang
Perkembangan ilmu teknologi yang semakin canggih dalam waktu cepat dan pesat, sangat berpengaruh terhadap kemajuan bisnis di sektor pemerintah dan swasta. Untuk memajukan usaha bisnis tersebut diperlukan manajemen yang tepat, misalnya dengan diterapkannya suatu system terkomputerisasi dan terintegrasi dengan baik, maka semua pekerjaan yang berhubungan dengan transaksi dan pengolahan data akan lebih mudah untuk diselesaikan. Pihak monitoringpun akan dimudahkan dengan adanya berbagai jenis laporan yang dapat digunakan untuk menentukan kebijakan-kebijakan pada suatu perusahaann
PDAM Surya Sembada Kota Surabaya merupakan salah satu unit usaha milik daerah yang bergerak dalam distribusi air bersih bagi masyarakat umum. PDAM terdapat di setiap provinsi, kabupaten, dan kotamadya di seluruh indonesia. PDAM merupakan perusahaan daerah sebagai sarana penyedia air bersih yang diawasi dan dimonitor oleh aparat – aparat eksekutif maupun legislatif daerah. Perusahaan air minum yang dikelola secara modern sudah ada sejak zaman penjajahan belanda pada tahun 1890.
sehubungan adanya surat masuk dari luar instansi maupun dari dalam instansi itu sendiri. Meskipun bagian administrasi memahami akan isi dan maksud surat itu namun yang berhak menindak lanjuti atas surat tersebut adalah Pimpinan sehingga pimpinan perusahaan atau instansi akan mengeluarkan disposisi dalam lembar lain atau dalam lembar surat itu juga. Didalam disposisi surat ini juga diperlukan monitoring yang tepat dan akurat.
Saat ini PDAM memiliki kendala banyaknya surat yang mengalami masalah seperti kurangnya respon terhadap surat, lamanya penanganan, dan juga ketidak efektifan dalam melakukan disposisi surat, serta pengelolaan surat yang tidak update secara cepat dan mudah diakses, maka dari itu penulis berusa PDAM Surya Sembada Kota Surabaya memohon agar dibuatkan web yang fleksibel dengan segala device untuk mudah diakses dimanapun dan kapanpun dengan tujuan memonitoring kegiatan dari surat yang didisposisi, sehingga mendapatkan hasil penanganan yang maksimal dan informasi update yang diperoleh lebih cepat dan akurat.
1.2. Perumusan Masalah
Berdasarkan dari uraian latar belakang masalah di atas maka didapat perumusan masalah sebagai berikut : Bagaimana membuat system online
1.3. Batasan Masalah
Berdasarkan Perumusan Masalah diatas, maka Pembatasan Masalah dalam Kerja Praktek ini adalah sebagai berikut :
1. Form Login
Halaman berisi textfield sebagai hak akses yang harus diisi nomor induk karyawan dan juga password agar dapat menjelajah ke halaman monitoring yang lebih lanjut.
2. Tabel Monitoring Surat Masuk
Tabel yang berisikan nomor surat, tanggal diterima, tanggal surat, maksud surat, status, action (disposisi, penanganan).
3. Tabel Monitoring Disposisi
Tabel yang berisikan nomor surat, jenis surat, kategori surat, subjek, gambar. 4. Tabel Detail Monitoring Disposisi
Tabel yang berisikan tanggal diteruskan, tanggal terlaksana, dari (pengirim), jabata, kepada (penerima), jabatan, status, instruksi, waktu respon.
5. Notifikasi
Pemberitahuan surat baru yang telah dilakukan disposisi
1.4. Tujuan
Berdasarkan batasan masalah diatas maka tujuan dari pembuatan aplikasi inventarisasi ini antara lain :
2. Sistem ini dibuat untuk memonitoring dan mengelola segala bentuk aktvitas surat khususnya Disposisi Surat dilakukan oleh PDAM SURYA SEMBADA Kota Surabaya secara terkomputerisasi, sehingga memperoleh informasi secara cepat dan akurat.
1.5. Sistematika Penulisan
Penulisan laporan ini secara sistematis dapat dibagi menjadi 5 bab, yaitu : BAB I : PENDAHULUAN
Berisi latar belakang masalah yang ada, perumusan masalah berdasarkan tujuan, batasan masalah yang akan dibahas, tujuan dari pembuatan aplikasi, kontribusi, serta sistematika penulisan.
BAB II : GAMBARAN UMUM INSTANSI
Berisi kilas sejarah instansi, visi dan misi, profil tempat kerja praktek
BAB III : LANDASAN TEORI
Berisi teori-teori pendukung dan literatur yang digunakan dalam pembuatan aplikasi.
BAB IV DESKRIPSI PEKERJAAN
Berisi uraian tentang tugas-tugas yang dikerjakan pada saat kerja praktek, yaitu dari analisa system, pembahasan masalah berupa
activity diagram, perancangan sistem berbasis objek, use case, struktur tabel, CDM, PDM, dan implementasi sistem berupa
capture dari setiap tampilan program. BAB V: PENUTUP
5 BAB II
GAMBARAN UMUM INSTANSI
1.1. Latar Belakang Perusahaan Daerah Air Minum Kota Surabaya
PDAM atau Perusahaan Daerah Air Minum merupakan salah satu perusahaan terbesar milik daerah, yang bergerak dalam distribusi air bersih dalam masyarakat umum. PDAM terdapat disetiap provinsi, kabupaten dan kotamadya di seluruh Indonesia. PDAM merupakan perusahaan daerah sebagai sarana air bersih yang di awasi atau di monitoring oleh aparat – aparat eksekutif maupun legislatif daerah.
2.2 Dasar Hukum
Berdirinya PDAM Kota Surabaya merupakan peninggalan jaman Belanda, dimana pembentukannya sebagai BUMD berdasarkan :
Peraturan Daerah No. 7 tahun 1976 tanggal 30 Maret 1976
Disahkan dengan Surat Keputusan Gubernur Kepala Daerah Tingkat I
Jawa Timur, Tanggal 06 Nopember 1976 No. II/155/76
Diundangkan dalam Lembaran Daerah Kotamadya Daerah Tingkat II
Surabaya tahun 1976 seri C pada tanggal 23 Nopember 1976 No. 4/C
2.3 Sejarah Perkembangan Perusahaan
kebutuhan air bersih dan mengairi sawah di wilayah Magelang. Berikut ini adalah sejarah perkembangan PDAM dari tahun ke tahun :
1890 : Air minum untuk Kota Surabaya pertama kali diambil dari sumber mata air di desa Purut Pasuruan diangkut dengan Kereta Api
1903 : Pemasangan pipa dari Pandaan oleh NV. Biernie selama 3 (tiga) tahun.
1906 : Jumlah Pelanggan ± 1.500 sambungan.
1922 : IPAM Ngagel I di bangun dengan kapasitas 60 lt/dt.
1932 : Mata air Umbulan ditingkatkan kapasitasnya dengan membangun rumah pompa baru.
1942 : Peningkatan kapasitas IPAM Ngagel I menjadi 180 lt/dt
1950 : Perusahaan Air Minum diserahkan pada Pemerintah Republik Indonesia (Kota Praja Surabaya).
1954 : Peningkatan kapasitas IPAM Ngagel I menjadi 350 lt/dt.
1959 : Pembangunan IPAM Ngagel II kapasitas 1.000 lt/dt, didesain & dilaksanakan oleh Degremont Fa. (Prancis).
1976 : Perusahaan Air Minum disahkan menjadi Perusahaan Daerah dan dituangkan dalam Perda No. 7 tanggal 30 Maret 1976.
1977 : Peningkatan kapasitas IPAM Ngagel I menjadi 500 lt/dt.
1980 : Peningkatan kapasitas IPAM Ngagel I menjadi 1.000 lt/dt.
1982 : Pembangunan IPAM Ngagal III kapasitas 1.000 lt/dt dgn lisensi dari Neptune Microfloc (Amerika Serikat).
1990 : Pembangunan IPAM Karangpilang I dengan kapasitas 1.000 lt/dt dengan dana Loan IBRD No. 2632 IND.
1991 : Pembangunan gedung kantor PDAM yang terletak di Mayjen. Prof. Dr. Moestopo No.2 Surabaya yg dibiayai dana PDAM murni.
1994 : Peningkatan kapasitas IPAM Ngagel I menjadi 1.500 lt/dt.
1996 : - Peningkatan kapasitas IPAM Ngagel I menjadi 1.800 lt/dt - Peningkatan kapasitas IPAM Karangpilang I menjadi 1.200 lt/dt
- Dimulainya pembangunan IPAM Karangpilang II dengan kapasitas 2.000 lt/dt. Yang didanai Loan IBRD No. 3726 IND.
1997 : - Peningkatan kapasitas IPAM Ngagel III menjadi 1.500 lt/dt.
- Produksi awal 500 l/dt IPAM Karangpilang II didistribusikan ke pelanggan
1999 : Pembangunan IPAM Karangpilang II dengan kapasitas 2.000 lt/dt telah selesai
2001 : Pekerjaan peningkatan kapasitas IPAM Karangpilang II menjadi 2.500 lt/dt dimulai
2006 : - Peningkatan kapasitas IPAM Karangpilang I menjadi 1.450 lt/dt - Peningkatan kapasitas IPAM Karangpilang II menjadi 2.750 lt/dt
2009 : Pembangunan IPAM Karangpilang III dengan kapasitas 2.000 lt/dt
2.4 Visi Misi PDAM Kota Surabaya Visi
Tersedianya air minum yang cukup bagi pelanggan melalui perusahaan air minum yang mandiri, berwawasan global, dan terbaik di Indonesia.
Misi
1. Memproduksi dan mendistribusikan air minum bagi pelanggan
2. Memberi pelayanan prima bagi pelanggan dan berkelanjutan bagi pemangku kepentingan
3. Melakukan usaha lain bagi kemajuan perusahaan dan berpartisipasi aktif dalam kegiatan sosial kemasyarakatan.
2.5 Jumlah Pelanggan Tahunan
Pelayanan air minum kepada masyarakat tidak hanya terbatas pada daerah administratif kota surabaya saja, melainkan juga masyarakat daerah kabupaten Pasuruan, Sidoarjo, dan Gresik selain itu PDAM Kota Surabaya juga mendukung program pemerintah untuk pelayanan air bersih misalnya untuk :
Perumnas
Program perbaikan kampung (KIP)
Untuk masyarakat yang daerahnya belum terjangkau jaringan pipa distribusi, pelayanan dilakukan dengan menggunakan mobil tangki, termnal air, hidran umum dan kran umum. Data jumlah pelanggan lebih detil bisa dilihat pada tabel 2.1 berikut.
Tabel 2. 1 Jumlah Pelanggan menurut Jenis Pelanggaran
No
2.749.306 2.794.596 2.731.018 2.719.237 2.750.357 2.818.700
9
Penduduk Terlayani
1.969.730 2.028.175 2.168.698 2.270.751 2.389.498 2.495.737
10
Cakupan Layanan
2.6 Struktur Organisasi
Struktur organisasi pada PDAM Surya Sembada Kota Surabaya adalah sebagai berikut :
11 3.1 Monitoring
Monitoring adalah suatu kegiatan observasi yang berlangsung terus menerus untuk memastikan dan mengendalikan keserasian pelaksanaan program dengan perencanaan yang telah ditetapkan. Evaluasi adalah suatu teknik penilaian kualitas program yang dilakukan secara berkala melalui metode yang tepat. Pada hakekatnya evaluasi diyakini sangat berperan dalam upaya meningkatkan kualitas operasional suatu program dan berkontribusi penting dalam memandu pembuat kebijakan di seluruh strata organisasi. Dengan menyusun, mendesain evaluasi yang baik dan menganalisis hasilnya dengan tajam, kegiatan evaluasi dapat memberi gambaran tentang bagaimana kualitas operasional program, layanan, kekuatan dan kelemahan yang ada, efektifitas biaya dan arah produktif potensial masa depan (Riset Unggulan Terpadu, 2008: 5).
Kegiatan Supervisi, Monitoring, Evaluasi dan Pelaporan diharapkan menghasilkan keluaran sebagai berikut :
1. Diketahuinya tingkat kemajuan kegiatan tahun sebelumnya, baik yang sedang berjalan maupun yang telah selesai
3. Terlaksananya pencegahan secara dini kemungkinan terjadinya penyimpangan lebih lanjut berdasarkan indikasi permasalahan yang ada
4. Tersedianya umpan balik sebagai bahan untuk pengambilan kebijakan/tindakan yang diperlukan dalam rangka penyempurnaan penyelenggaraan penyuluhan pertanian di masa yang akan datang;
5. Tersedianya laporan berkala (bulanan, triwulan, dan tahunan)
3.2 Pengertian Surat
Surat (Wursanto,1991) adalah sarana komunikasi untuk menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain. Fungsinya mencakup lima hal: sarana pemberitahuan, permintaan, buah pikiran, dan gagasan; alat bukti tertulis; alat pengingat; bukti historis; dan pedoman kerja.
Surat masuk (Wursanto,1991) adalah semua jenis surat yang diterima dari instansi lain maupun dari perorangan, baik yang diterima melalui pos (kantor pos) maupun yang diterima dari kurir (pengiriman surat) dengan mempergunakan buku pengiriman. Menurut Hidajat dalam bukunya “Pembimbing Administrasi dan Surat -menyurat” surat ialah sehelai kertas atau lebih dimana dituliskan suatu pernyataan
Surat keluar ialah surat yang lengkap (bertanggal, bernomor, berstempel dan telah ditandatangani oleh pejabat yang berwenang) yang dibuat oleh suatu instansi atau lembaga lain.
3.2 Aplikasi Web
Pada awalnya aplikasi web dibangun dengan hanya menggunakan bahasa yang disebut HTML (HyperText Markup Langauge). Pada perkembangan berikutnya, sejumlah skrip dan objek dikembangkan untuk memperluas kemampuan HTML seperti PHP dan ASP pada skrip dan Apllet pada objek. Aplikasi Web dapat dibagi menjadi dua jenis yaitu aplikasi web statis dan dinamis.
Web statis dibentuk dengan menggunakan HTML. Kekurangan aplikasi seperti ini terletak pada keharusan untuk memelihara program secara terus menerus untuk mengikuti setiap perkembangan yang terjadi. Kelemahan ini diatasi oleh model aplikasi web dinamis. Pada aplikasi web dinamis, perubahan informasi dalam halaman web dilakukan tanpa perubahan program tetapi melalui perubahan data. Sebagai implementasi, aplikasi web dapat dikoneksikan ke basis data sehingga perubahan informasi dapat dilakukan oleh operator dan tidak menjadi tanggung jawab dari webmaster.
Arsitektur aplikasi web meliputi klien, web server, middleware dan basis data. Klien berinteraksi dengan web server. Secara internal, web server berkomunikasi dengan middleware dan middleware yang berkomunikasi dengan basis data. Contoh
tambahan proses yaitu server menerjemahkan kode PHP menjadi kode HTML. Kode PHP yang diterjemahkan oleh mesin PHP yang akan diterima oleh klien. (Abdul Kadir, 2009)
3.3 Analisa dan Desain Sistem
Menurut (Ladjamudin, 2005), Analisa sistem yang ada sangat bergantung pada teori umum sebagai sebuah landasan konseptual. Bertujuan untuk memperbaiki fungsi di dalam sistem yang sedang berjalan agar menjadi lebih efisien, mengubah sasaran sistem yang sedang berjalan.
3.4 Sistem Basis Data
Menurut (Kusrini, 2007), Basis data adalah kumpulan data yang memiliki relasi antar entitas, sehingga adanya basis data ini mempunya tujuan untuk mempermudah perolehan data dalam waktu yang singkat dan ketepatan data yang diperoleh.
3.5 Database Management System
DBMS bertujuan menyediakan lingkungan yang nyaman dan efisien untuk penyimpanan data dan pengambilan data dari basis data. DMBS sangat berperan memberi abstraksi data tingkat tinggi ke pemakai.
3.6 Data
Data berasal dari bahasa Latin yaitu datum yang berarti fakta, kenyataan, kejadian atau peristiwa. Jadi data atau fakta adalah kenyataan dari sesuatu kejadian atau peristiwa. Data dapat didefinisikan yaitu kumpulan fakta-fakta yang berupa fisik dan bukan fisik, kejadian-kejadian dan prosedur yang belum diolah manusia atau peralatan yang digunakan oleh manusia.
Kegunaan dari data adalah sebagai bahan dasar yang objektif di dalam proses penyusunan kebijaksanaan dan keputusan oleh pimpinan organisasi. Data merupakan keterangan yang masih mentah (belum diolah). Agar dapat dipergunakan, maka data tersebut harus diolah terlebih dahulu ke dalam bentuk informasi yang sesuai dengan keperluan yang dibutuhkan.(Kenneth C. Laudon dan Jane P. Laudon, 2008)
3.7 Internet
yangberarti antar dan Net yang berarti jaringan sehingga Internet dapat diartikan hubungan antar jaringan. (MADCOMS, 2008)
3.8 Web Server
Web server adalah sebuah bentuk server yang khusus digunakan untuk menyimpan halaman website atau hompage. Komputer dapat dikatakan web server jika komputer tersebut memiliki suatu program server yang disebut Personal Web Server (PWS). PWS ini difungsikan agar halaman web yang ada didalam sebuah komputer server dapat dipangggil oleh komputer klien. Macam-macam web server antara lain adalah:
a. Apache (Open Source)
b. Xitami
c. IIS
d. PWS
(R. S. Rosari, 2008)
3.9 Unified Modeling Language (UML)
menyediakan standar pada notasi dan diagram yang bisa digunakan untuk memodelkan suatu sistem. Ada beberapa diagram yang disediakan dalam UML (Sholiq, 2006), antara lain:
a. Diagram use case (use case diagram)
b. Diagram aktivitas (activity diagram)
c. Diagram sekuensial (sequence diagram)
d. Diagram kolaborasi (collaboration diagram)
e. Diagram kelas (class diagram)
f. Diagram statechart (statechart diagram)
g. Diagram komponen (component diagram)
h. Diagram deployment (deployement diagram)
Terdapat notasi pada UML, antara lain : A. Actor
Actor adalah segala sesuatu yang berinteraksi dengan sistem aplikasi komputer. Jadi actor ini bisa berupa orang, perangkat keras, atau mungkin juga objek lain dalam sistem yang sama. Biasanya yang dilakukan oleh actor adalah memberikan informasi pada sistem dan memerintahkan sistem untuk melakukan sesuatu. Pada Gambar 3.3 akan ditunjukan notasi actor.
B. Class
Class merupakan pembentuk utama dari sistem berorientasi objek karena
class menunjukan kumpulan objek yang memiliki atribut dan operasi yang sama.
Class digunakan untuk mengimplementasikan interface. Pada Gambar 3.4 akan ditunjukan notasi class.
Gambar 3. 2 Notasi Class
C. Interface
Interface merupakan kumpulan operasi tanpa implementasi dari suatu class. Implementasi operasi dalam interface dijabarkan oleh operasi dalam class. Oleh karena itu keberadaan interface selalu disertai oleh class yang mengimplementasikan operasinya. Interface ini merupakan salah satu cara mewujudkan prinsip enkapsulasi dalam objek. Pada Gambar 3.5 akan ditunjukan notasi interface.
Gambar 3. 3 Notasi Interface
Use case menjelaskan urutan kegiatan yang dilakukan actor dan sitem untuk mencapai suatau tujuan tertentu. Walaupun menjelaskan kegiatan namun use case
hanya menjelaskan apa yang dilakukan oleh actor dan sistem, bukan bagaimana actor
dan sistem melakukan kegiatan tersebut. Pada Gambar 3.6 akan ditunjukan notasi use case.
Gambar 3. 4 Notasi Use Case
E. Interaction
Interaction digunakan unutk menunjukan baik aliran pesan atau informasi antar objek. Biasanya interaction ini dilengkapi juga dengan teks bernama operation signature yang tersusun dari nama operasi, parameter yang dikirim dan tipe parameter yang dikembalikan. Pada Gambar 3.7 akan ditunjukan notasi interaction.
Gambar 3. 5 Notasi Interaction
F. Package
penglihatan (visibility) dari model yang sedang dibangun. Pada Gambar 3.8 akan ditunjukan notasi package.
Gambar 3. 6 Notasi Package
G. Note
Note digunakan untuk memberikan keterangan dan komentar tambahan dari suatu elemen sehigga bisa langsung terlampir dalam model. Note ini bisa ditempelkan ke semua elemen notasi yang lain. Pada Gambar 3.9 akan ditunjukan notasi note.
Gambar 3. 7 Notasi Note
H. Dependency
Dependency merupakan relasi yang menunjukkan bahwa perubahan pada
Gambar 3. 8 Notasi Dependency
I. Association
Association menggambarkan navigasi antar class (Navigation), beberapa banyak objek lain yang bisa berhubungan dengan satu objek (Multiplicity antar class), dan apakah suatau class menjadi bagian dari class lainnya (Aggregation). Pada Gambar 3.11 akan ditunjukan notasi association.
Gambar 3. 9 Notasi Association
J. Generalization
Generalization menunjukkan hubungan antara elemen yang lebih umum ke elemen yang lebih spesifik. Dengan generalization, class yang lebih spesifik
(subclass) akan menurunkan atribut dan operasi dari class yang lebih umum
(superclass), atau “subclass is a superclass”. Dengan menggunakan notasi
Gambar 3. 10 Notasi Generalization
K. Realization
Realization menunjukkan hubungan bahwa elemen yang ada di bagian tanpa
panah akan merealisasikan apa yang dinyatakan oleh elemen yang ada di bagian dengan panah. Misalnya merealisasikan package, component merealisasikan class
atau interface. Pada Gambar 3.13 akan ditunjukan Notasi realization.
Gambar 3. 11 Notasi Realization
3.10 Sistem Informasi
pengambilan keputusan. Sistem informasi dalam suatu organisasi dapat dikatakan sebagai suatu sistem yang menyediakan informasi bagi semua tingkatan dalam organisasi tersebut kapan saja diperlukan. Sistem ini menyimpan, mengambil, mengubah, mengolah dan mengkomunikasikan informasi yang diterima dengan menggunakan sistem informasi atau peralatan sistem lainnya. (Ferdinand, 2012: Sistem Informasi).
3.11 Paperless Concept
Merupakan sebuah konsep yang bertujuan untuk mengurangi penggunaan kertas dengan cara mendigitalisasikan data ataupun dokumen secara keseluruhan. Seiring dengan perkembangan jaman yang mengacu sistem terkomputerisasi dan terotomatisasi. Selain itu, konsep paperless juga menciptakan Green Environment sebagai bentuk penangkalan Global Warming. (Prastowo, Jogiyanto.2007) Dengan menggunakan sistem paperless concept, kita akan mendapat beberapa keuntungan apabila dibandingkan dengen sistem manual, antara lain :
1. Lebih ekonomis, mengurangi biaya cetak, kirim, simpan, dll
2. Lebih efisien, mengurangi tempat penyimpanan dokumen
3. Lebih efektif, data digital sama kegunaannya dengan dokumen
5. Meningkatkan produktifitas, antara data dan proses ada dalam bentuk digital, tidak memerlukan konversi dan lain sebagainya.
6. Lebih ramah lingkungan, mengurangi penggunaan kertasyang berbahan baku bubuk kayu dari pohon.
7. Meningkatkan produktifitas, antara data dan proses ada dalam bentuk digital, tidak memerlukan konversi dan lain sebagainya.
8. Lebih ramah lingkungan, mengurangi penggunaan kertasyang berbahan baku bubuk kayu dari pohon.
3.12 Konsep Dasar Sistem
Menurut Ferdinand dalam buku Sistem Informasi, sistem adalah suatu kesatuan utuh yang terdiri dari beberapa bagian yang saling berhubungan dan berinteraksi untuk mencapai tujuan tertentu. (Ferdinand, 2005)
3.13 Konsep Dasar Informasi
1. „Informasi adalah data yang telah diolah/diproses sedemikian rupa sehingga meningkatkan pengetahuan seseorang yang menggunakan data tersebut‟ (McFadden, 1999).
2. „Informasi adalah pengurangan jumlah ketidakpastian ketika pesan diterima‟ (Shannon & Weaver, 1992).
Dua hal yang menjadi hal dasar dalam menentukan seberapa bagus dan berpengaruhnya informasi di jaman sekarang adalah:
a. Kualitas Informasi
Kualitas dari suatu informasi tergantung dari tiga hal utama yang saling berkaitan satu sama lainnya, yaitu:
1. Informasi harus akurat, berarti informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan informasi harus mencerminkan maksudnya.
2. Tepat pada waktunya, berarti informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat. Informasi yang sudah usang tidak akan mempunyai nilai lagi.
3. Relevan, berarti informasi tersebut mempunyai manfaat untuk pemakainya. b. Nilai Informasi
Nilai dari suatu informasi ditentukan dari dua hal, yaitu manfaat dan biaya mendapatkannya. Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya mendapatkannya. Sebagian besar informasi tidak dapat ditaksir keuntungannya dengan satuan nilai uang, tetapi dapat ditaksir nilai efektivitasnya. Pengukuran nilai informasi biasanya dihubungkan dengan analisis
26 BAB IV
DESKRIPSI PEKERJAAN
Berdasarkan hasil yang telah didapat selama Kerja Praktek di Perusahaan Daerah Air Minum Surya Sembada kota Surabaya, telah diperoleh permasalahan yang ada di PDAM Surabaya yaitu proses monitoring disposisi surat yang belum terintegrasi dengan baik antara manusia dan komputer atau dapat dibilang belum terkomputerisasi. Selain itu dalam pengelolaan data disposisi surat dan notifikasi surat masuk memiliki dampak yang tinggi pada PDAM Surabaya karena untuk mengetahui secara cepat dan akurat surat yang masuk dan untuk memberikan informasi pada karyawan tentang detail monitoring surat yang dilakukan oleh Perusahaan Daerah Air Minum Surya Sembada kota Surabaya. Selama ini, pemberian informasi mengenai surat masuk dan monitoring disposisi surat dilakukan secara manual, mengirim surat yang berisi informasi monitoring dari satu karyawan ke karyawan yang lainnya. Selain itu, belum ada laporan yang mengabari bahwa ada surat masuk. Pemberitahuan surat masuk hanya melalui SMS atau pada saat bertatap muka yang dapat menyebabkan lamanya tindakan langsung pada surat baru.
Berdasarkan permasalahan yang ada diatas, untuk menyelesaikan masalah diperlukan langkah – langkah sebagai berikut :
1. Analisis sistem 2. Desain sistem 3. Implementasi sistem
4.1 Analisis dan Desain Sistem
Dalam membuat sistem baru, dibutuhkan analisis terlebih dahulu dan keakuratan data yang baik karena dengan analisis dan keakuratan yang baik dapat memperbaiki kualitas informasi khususnya pada kegiatan monitoring disposisi surat, sehingga akses untuk mendapatkan info mengenai surat masuk, monitoring disposisi surat, detail monitoring disposisi dan notifikasi dari setiap pegawai dapat tersimpan dengan baik.
4.2 Perancangan Sistem Aplikasi
Berdasarkan analisis sistem yang ada, maka akan dirancang suatu sistem yang sesuai kebutuhan perusahaan khususnya dalam bidang monitoring disposisi surat. Rancangan sistem dari mengubah surat yang awalnya hardcopy menjadi hasil scan atau softcopy sampai kepada monitoring pengiriman dan disposisi surat yang dilakukan oleh satu pegawai ke pegawai yang lain dijelaskan menggunakan
uc Use Case Business
Karyaw an Lev el 0
Karyaw an Lev el 2 Karyaw an Lev el 3
Karyaw an Lev el 4 Karyaw an Lev el 1
Monitoring Surat Masuk
Melihat Dashboard Monitoring Disposisi
Surat
Monitoring Surat Lev el
«include»
«include»
«include»
Gambar 4. 1 Use Case Monitoring Disposisi Surat
4.2.1 Diagram Aktifitas Login
Login merupakan sebuah aktifitas dimana user harus memasukkan NIP dan juga Password sebagai hak akses untuk masuk ke halaman selanjutnya. Jika user telah sesuai pada data yang diinputkan, apabila berupa Direktur Utama maka dapat melihat dashboard, monitoring disposisi surat, monitoring surat masuk dan monitoring level. Bila user bukan direktur utama melainkan pegawai biasa maka tidak dapat mengelola monitoring level. Diagram aktifitas ditunjukkan pada Gambar 4.2 berikut. Surat Masuk, dan Monitoring
Lev el
4.2.2 Diagram Aktivitas Melihat Dashboard
Aktifitas untuk melihat dashboard ini ditunjukkan untuk dapat melihat secara langsung aktifitas dari surat beserta total surat. Surat apa sajakah yang baru masuk, begitu pula surat yang telah kadaluarsa, surat yang harus dikerjakan sebelum masa kadaluarsa dan surat yang dengan tepat waktu diselesaikan. Diagram aktifitas ditunjukkan pada Gambar 4.3 berikut.
act Melihat Dashboard
Sistem Pegaw ai
Start
Memilih Dashboard Menampilkan Dashboard
Melihat 4 aktiv itas surat
Surat Belum Ditanggapi
Melakukan Penanganan
Finish [Ya]
[Tidak]
4.2.3 Diagram Aktifitas Monitoring Surat Masuk
Aktifitas monitoring surat masuk ini untuk menampilkan nomor surat yang mewakili surat baru yang masuk dengan disertai tanggal diterima dan tanggal pembuatan surat, serta maksud dari surat yang telah dikirim. Status akan menentukan jika masih belum dalam keadaan selesai berarti surat tersebut perlu ditindak lanjuti dengan cara disposisi atau dilakukan sebuah penanganan tergantung dari maksud surat apakah surat tersebut dikirim ke penerima untuk didisposisikan kembali kebawahannya atau bahkan harus menangani sendiri surat tersebut. Diagram aktifitas ditunjukkan pada Gambar 4.4 berikut.
act Monitoring Surat Masuk
Sistem surat, maksud surat, status,
dan aksi
4.2.4 Diagram Aktifitas Monitoring Disposisi Surat
Aktifitas monitoring disposisi surat ini untuk menampilkan nomor surat, jenis dari surat, darimanakah surat tersebut berasal. Kategori surat yang menunjukkan bahwa surat berkondisi dalam lingkungan eksternal atau internal, subject, dan gambar surat yang memiliki format tif. Jika pegawai membutuhkan detail dari surat dapat memilih salah satu nomor surat yang dibutuhkan kemudian akan ditampilkan tanggal diteruska, tanggal terlaksana, pengirim, penerima, status, intruksi, dan waktu respon surat. Diagram aktifitas ditunjukkan pada Gambar 4.5 berikut.
act Monitoring Disposisi Surat
Sistem Pegaw ai
Start
Memilih monitoring disposisi surat
Menampilkan nomor, j enis, kategori, subj ect, dan
gambar surat status, intruksi, dan w aktu
respon
Finish
[Ya] [Tidak]
42.5 Diagram Aktifitas Monitoring Level
Aktifitas monitoring level ini diperuntukkan hanya bagi direktur utama yang dapat melihat keseluruhan surat baik eksternal maupun internal dengan sistem yang memberikan informasi tentang status surat apakah open, in progress, ataupun selesai. Kemudian total dari surat yang berstatus demikian. Adapula jika direktur utama membutuhkan detail dari monitoring level yang merujuk pada level 2 yang akan menampilkan siapa sajakah pegawai yang membawa surat tersebut dan surat bernomor apa berapa sajakah yang dia bawa. Diagram aktifitas ditunjukkan pada Gambar 4.6 berikut.
act Business Process Model
Sistem
Memilih salah satu status surat
Menampilkan Pegaw ai dan nomor surat
Finish
[Ya] [Tidak]
4.3 Desain Input Output
Pada bahasan berikut penulis membuat Desain Input Output dari aplikasi. Hasil desain berdasarkan pada use case yang sudah dibuat. Desain berikut diperuntukkan kepada PDAM Surya Sembada Surabaya.
4.3.1 Desain Halaman Login
Halaman login akan menampilkan sebuat tombol “Login” dimana
username menggunakan type input textfield dengan menggunakan nomor induk pegawai dan password menggunakan nama depan pegawai. Desain halaman
login ditunjukkan pada Gambar 4.9 berikut.
4.3.2 Desain Halaman Utama
Halaman Home akan muncul suatu dashboard yang menunjukanberita berita terbaru tentang surat, setelah pengguna melakukan proses login. Berikut telah dijelaskan apa sajakah hasil yang keluar. Untuk lebih detailnya akan dijelaskan secara rinci pada desain selanjutnya. Desain halaman home ditunjukkan pada Gambar 4.10 berikut.
Gambar 4. 8 Desain Form Home Dashboard
4.3.3 Desain Monitoring Surat Masuk
Gambar 4. 9 Desain Monitoring Surat Masuk
4.3.4 Desain Monitoring Disposisi
Halaman monitoring disposisi ini akan menjelaskan bagaimana posisi surat saat setelah didisposisikan, berapakah nomor surat, jenis surat, subject dan gambar surat masuk dari luar atau client. Desain Monitoring Disposisi ditunjukkan pada Gambar 4.12 berikut.
4.3.5 Desain Form Penanganan Surat
Dalam aksi dari monitoring surat masuk terdapat disposisi dan penanganan, Oleh karena penulis membatasi masalah dengan disposisi maka penulis hanya akan membahas mengenai fungsi penanganan saja. Penanganan ini ditujukan untuk menyelesaikan masalah surat agar menemukan titik temu solusi dari masalah tersebut. Aktor yang menangani permasalahan ini berdasarkan dari wewenang pada saat mendapatkan disposisi surat dari atasan. Desain Form
Penangananditunjukkan pada Gambar 4.13 berikut.
4.3.6 Desain Monitoring Surat
Halaman monitoring surat ini bertujuan untuk mengetahui status dari surat yang telah diteruskan atau didisposisikan kebawahan, dalam tabel ini di infokan pula mengenai waktu respon dari surat. Monitoring ini juga menunjukkan bahwa siapa sajakah yang bertanggung jawab atas disposisi dari surat tersebut dari mana pengirimnya dan diperuntukkan untuk siapa, serta apakah benar disposisi surat dilaksanakan sesuai hirarki dari struktur organisasi. Desain Monitoring Surat ditunjukkan pada Gambar 4.14 berikut.
Gambar 4. 12 Desain Form Monitoring Surat
4.3.7 Desain Monitoring Level 1
Tabel 4. 1 Status Surat
Penjelasan dilanjutkan dengan Monitroing Level 1 yang ditunjukkan pada Gambar 4.15 berikut.
Gambar 4. 13 Desain Monitoring Level 1
4.3.8 Desain Notifikasi Surat
Gambar 4. 14 Desain Notifikasi Surat
4.9.9 Desain Monitoring Level 2
Pada halaman ini akan dijelaskan bagaimana direktur dapat melihat keseluruha surat dan siapa sajakah yang sedang mengatasi atau meng-handle surat tersebut beserta nomor surat yang tertera dan menjadi tanggung jawab pegawai. Desain Monitoring Surat level 2ditunjukkan pada Gambar 4.17 berikut.
4.4 Flow Of Event
Pada pembahasan di bawah ini, akan melakukan pemodelan yang telah ditentukan sebelumnya. Tahap yang akan lakukan adalah membuat flow-of-event
dari sistem. Flow-of-event yang di buat yaitu:
4.4.1 Flow Of Event Login
Flow of event untuk login menginputkan username dan password pada aplikasi inidapat dilihat pada Tabel 4.2 berikut.
Tabel 4. 2 Flow Of Event Login
Diskripsi
Use case Login memungkinkan user atau pegawai untuk masuk kedalam aplikasi sehingga dapat memonitoring proses disposisi surat.
Kondisi Awal Data pegawai sudah terdaftar
Kondisi Akhir
Aksi Pemakai Respon Sistem
1
User memasukkan Nomor Induk Pegawai atau NIP beserta
Password. sebagai pegawai atau direktur utama. Apabila belum maka kembali pada form login.
4.4.2 Flow Of Event Monitoring Surat Masuk
Flow of Event untuk menampilkan notifikasi yang sudah ada menjadi tabel monitoring surat masuk pada aplikasi dapat dilihat pada Tabel 4.3 berikut.
Tabel 4. 3 Flow Of Event Monitoring Surat Masuk
Diskripsi
Use case Monitoring Surat Masuk memungkinkan user atau
pegawai untuk meilhat surat baru hasil terima dari disposisi antar pegawai
Kondisi Awal User telah melakukan Login sebagai Pegawai selain Tata Usaha
Kondisi Akhir Surat baru beserta tanggal dan maksud surat akan ditampilkan
Aliran Kejadian Utama
No .
Aksi Pemakai Respon Sistem
1.
User memilih notifikasi yang ada di message
2.
User memilih salah satu penanganan dari nomor surat yang ada
Sistem menampilkan form penanganan yang berguna untuk
menyelesaikan masalah dan
mencari solusinya
3.
User mengisi form dan menyimpannya.
Sistem akan menyimpan hasil penanganan yang telah diisikan.
4.4.3 Flow Of Event Monitoring Disposisi Surat
Flow of Event Monitoring Disposisi Surat untuk menampilkan kategori surat dan gambar surat masuk yang telah melewati proses scanning serta jenis surat terlampir pada aplikasi dapat dilihat pada Tabel 4.4 berikut.
Tabel 4. 4 Flow Of Event Monitoring Disposisi Surat
Diskripsi
Use case Monitoring Disposisi Surat memungkinkan user atau pegawai untuk melihat detail surat seperti gambar hasil scan, subject, jenis, dan katgori surat.
Kondisi Awal User telah melakukan Login sebagai Pegawai selain Tata Usaha
Kondisi Akhir Surat dengan status disposisi akan ditampilkan
Aliran Kejadian Utama
No .
1
User memilih menu monitoring disposisi surat
Sistem menampilkan hasil disposisi beserta nomor surat, jenis dan kategorinya.
2.
User memilih salah satu nomor surat
Sistem akan menampilkan detail monitoring pada disposisi surat sehingga dapat diketahui pengirim dan untuk siapa surat tersebut didisposisikan
4.4.4 Flow Of Event Monitoring Level
Flow of Event Monitoring Level untuk menampilkan jumlah status surat yang berupa open, disposisi dan seterusnya pada aplikasi dapat dilihat pada Tabel 4.5 berikut.
Tabel 4. 5 Flow Of Event Monitoring Level
Diskripsi
Use case Monitoring Level memungkinkan user atau pegawai
untuk melihat jumlah surat sesuai dengan status surat dan berapa pegawai yang sedang menanganinya.
Kondisi Awal User telah melakukan Login sebagai Pegawai bukan Tata Usaha
Kondisi Akhir Tabel jumlah akan ditampilkan
Utama
1
User memilih menu monitoring level
Sistem menampilkan tabel yang berisi jumlah surat yang digolongkan dari status surat
2.
User memilih salah satu status surat.
46 4.5 Conceptual Data Model (CDM)
pendisposisian
4.7 Rancangan Basis Data
Pada tahap ini akan dirancangkan sebuah basis data dimana untuk membngun sistem informasi monitoring disposisi surat pada PDAM Surya Sembada kota Surabaya. Berikut adalah struktur tabel basis data sistem informasi monitoring disposisi surat.
1. Nama Tabel : Jabatan
PK : ID_Jabatan
FK : Bawahan_Dari
Tabel 4. 6 Struktur Tabel Jabatan
No. Nama Atribut Type Length Deskripsi
1. ID_Jabatan Varchar2 25 ID Jabatan
2. Bawahan_Dari Varchar2 25 Bawahan dari Jabatan
3. Jenis_Jabatan Varchar2 100 Jenis Jabatan
4. Level_Jabatan Number Level Jabatan
2. Nama Tabel : Jenis_Disposisi
PK : ID_Disposisi
Tabel 4. 7 Struktur Tabel Jenis Disposisi
No. Nama Atribut Type Length Deskripsi
1. ID_Jdisposisi Number ID Jenis Disposisi
2. Jenis_Disposisi Varchar2 100 Jenis Disposisi
3. Urutas_Disposisi Number Urutas Disposisi
4. Keterangan_Disposisi Varchar2 500 Keterangan Disposisi
3. Nama Tabel : Jenis_Surat
PK : ID_Jenis
Tabel 4. 8 Struktur Tabel Jenis Surat
No. Nama Atribut Type Length Deskripsi
1. ID_Jenis Varchar2 15 ID Jenis
3. Deskripsi Surat Varchar2 15 Keterangan Surat
4. Kode_Awal Varchar2 10 Kode Awal Surat
5. Kode_Akhir Varchar2 10 Kode Akhir Surat
4. Nama Tabel : Kategori
PK : ID_Kategori
Tabel 4. 9 Struktur Tabel Kategori
No. Nama Atribut Type Length Deskripsi
1. ID_Kategori Number 15 ID Ktegori
2. Nama_Kategori Varchar2 100 Nama Kategori
3. Keterangan_Kategori Varchar2 15 Keterangan Kategori
5. Nama Tabel : Pegawai
PK : NIP
FK : ID_Jabatan
No. Nama Atribut Type Length Deskripsi
1. NIP Varchar2 15 Nomor Induk Pegawai
2. ID_Jabatan Varchar2 25 ID Jabatan Pegawai
3. Password Varchar2 15 Password Pegawai
4. Nama Varchar2 100 Nama Pegawai
5. Email Varchar2 50 Email Pegawai
6. Nama Tabel : Penanganan
PK : ID_Penanganan
Tabel 4. 11 Struktur Tabel Penanganan
No. Nama Atribut Type Length Deskripsi
1. ID_Penanganan Number ID Penanganan
2. Tgl_Penanganan TimeStamp Tanggal Penanganan Surat
3. Cara_Penanganan Varchar2 500 Penanganan yang dilakukan
7. Nama Tabel : Status_Surat
PK : ID_Status
Tabel 4. 12 Struktur Tabel Status Surat
No. Nama Atribut Type Length Deskripsi
1. ID_Status Number ID Status Surat
2. Jenis_Status Varchar2 25 Jenis Status Surat
3. Keterangan_Status Varchar2 500 Keterangan Status Surat
8. Nama Tabel : Surat
PK : Kode_Surat
FK1 : ID_Jenis
FK2 : ID_Kategori
Tabel 4. 13 Struktur Tabel Surat
No. Nama Atribut Type Length Deskripsi
1. Kode_Surat Varchar2 25 Kode Surat
2. ID_Jenis Varchar2 15 ID Jenis Surat
3. ID_Kategori Number ID Kategori Surat
4. Subject Varchar2 100 Subject Surat
5. Gambar Varchar2 50 Link Surat
6. Deskripsi Varchar2 250 Keterangan Surat
7. Pengirim Varchar2 100 Nama Pengirim
8. Wkt_Surat TimeStamp Waktu surat dibuat
9. Wkt_Terima TimeStamp Waktu Surat Diterima
10. Sumber_Surat Varchar2 Kode Surat dari pihak luar
11. Lanjutan_Surat Varchar 2 Kode Surat sebelunya
9. Nama Tabel : Disposisi
PK : ID_Disposisi
FK1 : Kode_Surat
FK2 : ID_Jdisposisi
FK3 : ID_Penanganan
FK4 : ID_Status
FK5 : Dari (ID_Jabatan)
FK6 : Ke (ID_Jabatan)
Tabel 4. 14 Struktur Tabel Disposisi
No. Nama Atribut Type Length Deskripsi
1. ID_Disposisi Number ID Disposisi
2. Kode_Surat Varchar2 25 ID Jabatan Pegawai
3. ID_Jdisposisi Number ID Jenis Disposisi
4. ID_Penanganan Number ID Penanganan
5. ID_Status Number ID Status Surat
7. Ke Varchar2 25 Jabatan Penerima
8. Tanggal_Disposisi TimeStamp
9. Perintah_Disposisi Varchar2 500 Perintah Disposisi Surat
10. Status_Disposisi Varchar2 15 Status Disposisi
11. Waktu_Terbaca TimeStamp Waktu Disposisi Surat terbaca
12. Waktu_Terlaksana TimeStamp Waktu Disposisi Surat terlaksana
4.8 Implementasi Sistem
Berbagai sistem yang dipergunakan dalam menjalankan sistem informasi pada monitoring disposisi surat di PDAM Surya Sembada kota Surabaya dapat dijabarkan sebagai berikut :
4.8.1 Kebutuhan perangkat lunak
Beberapa software yang digunakan dalam membuat website ini :
1. Sistem Operasi Microsoft Windows 7
2. Oracle 10g
4. Notepad ++
5. Xammpp Control Panel
Untuk dapat menjalankan website ini dibutuhkan software sebagai berikut:
1. Sistem Operasi (Windows XP, 7, Vista, Linux, dll)
2. Internet Browser (Mozilla Firefox, Google Chrome, tergantung browser yang
compatible)
4.8.2 Kebutuhan perangkat keras
Spesifikasi hardware minimal yang dibutuhkan pada komputer untuk dapat menjalankan website ini adalah komputer dengan spesifikasi sebagai berikut :
1. Processor Pentium IV 1 Ghz
2. Memori 256 Mb
3. Harddisk 20Gb
4. VGA card 8Mb
4.9 Hasil Implementasi
4.9.1 Instalasi Program
Dalam tahap ini, pengguna harus memperhatikan dengan benar terhadap penginstalan perangkat lunak. Berikut langkah-langkah instalasi :
1. Instalasi Oracle 10g
2. Instalasi Xampp Control Panel
3. Instalasi notepad ++
4. Instalasi browser yang mendukung seperti Mozilla Firefox dan Google Chrome
4.9.2 Pembahasan Implementasi Sistem
Gambar 4. 18 Halaman Login
Seperti yang kita lihat terdapat label NIK dan juga password yang bertipe textfield. Dari NIK harus diisi Nomor Induk Karyawan atau Pegawai. Untuk Password penulis memakai nama dari pegawai tersebut. User dalam login terdapat dua yaitu direktur utama dan juga pegawai biasa. Jika login sebagaidirektur utama maka akan dapat melihat keseluruhan proses surat .
4.9.3 Halaman Utama Dashboard
Setelah login sebagai direktur utama. Halaman selanjutnya adalah Halaman utama yang berupa dashboard. Pada Dashboard terdapat 4 index yaitu :
1. New Mentions
New mentions merupakan surat yang berasal dari disposisi dari tata usaha kepada direktur utama atau antar pegawai. Surat ini bersifat baru.
2. To Do Items
3. Crawl Errors
Crawl Errors merupakan surat-surat yang sudah kadaluarsa yang dimana telah lama tidak ditanggapi dan belum sama sekali ditangani
4. Complete Orders
Complete Orders merupakan surat-surat yang sudah ditangani secara cepat dan tepat waktu. Halaman Dashboard ditunjukkan pada Gambar 4.19 berikut.
Gambar 4. 19 Halaman Utama Dashboard
4.9.4 Halaman Monitoring Surat Masuk
Adapula maksud surat yang terlampir sebagai pesan singkat pada surat. Statuspun juga ditampilkan agar menandakan bahwa kondisi surat itu seperti apa, contohnya bila open maka seluruh pegawai dapat melihat tersebut. Jika dalam kondisi disposisi maka hanya dapat dilihat oleh orang yang mendisposisikan.
Action berguna untuk melakuka n disposisi lagi. Untuk disposisi kembali lagi disesuaikan dengan wewenang jabatan yang ada pada hirarki struktur organisasi PDAM Surya Sembada Surabaya. Penanganan guna untuk melakukan tindakan dalam mengatasi masalah dan mencari solusi atas kendala yang ada pada isi surat. Halaman Monitoring Surat Masuk ditunjukkan pada Gambar 4.20.
4.9.4 Menu Notifikasi
Menu Notifikasiini sebagai pengingat atau reminder bila ada surat baru yang masuk yang dimana tertera pengirim, nomor surat dan waktu pengiriman, sehingga surat dapat dikirim secara lancar, tepat penerimaannya, dan akurat dalam penanganannnya. Bila user menekan salah satu notifikasi yang ada maka akan dirujuk kembali lebih detail ke monitoring surat masuk karena dua halaman tesebut satu kesatuan yang saling terintegrasi. Menu notifikasi dapat dilihat pada Gambar 4.21 berikut.
4.9.5 Form Penanganan
Berikut contoh form penanganan yang harus dilakukan pegawai bila menerima disposisi surat dari pegawai lain . Selain memberi penanganan disertakan status agar para pegawai mengerti bahwa surat tersebut sedang dalam proses atau pending bahkan selesai. Halaman formpenanganan dapat dilihat pada Gambar 4.22 berikut.
Gambar 4. 22 Halaman Form Penanganan
4.9.6 Monitoring Disposisi Surat
diperuntukan dalam perusahaan. Gambar merupakan hasil dari scan surat hardcopy
yang menjadi softcopy. Halaman Monitoring Disposisi Surat dapat dilihat pada Gambar 4.23 berikut.
Gambar 4. 23 Halaman Monitoring Disposisi
Gambar 4. 24 Halaman Detail Monitoring Surat
4.9.7 Halaman Monitoring Level
Gambar 4. 25 Halaman Monitoring level 1
65 5.1 Kesimpulan
Setelah melakukan analisis, pembuatan sistem online monitoring disposisi surat pada PDAM Surya Sembada kota Surabaya, maka dapat diambil kesimpulan sebagai berikut:
1. Implementasi Sistem Informasi yang dibuat dapat mendukung manajemen, terutama dalam kecepatan mengakses informasi tentang surat masuk yang dapat dengan cepat dilakukan.
2. Dapat mengurangi space untuk penyimpanan arsip, sehingga biaya yang dikeluarkan untuk perawatan arsip bisa dialokasikan ke bidang lain.
3. Implementasi Sistem Informasi Monitoring Disposisi Surat di PDAM Surya Sembada kota Surabaya diharapkan bisa membantu pemantauan dengan menggunakan aplikasi yang berbasis web dan memakai template bootstrap yang mudah dan cepat di akses, fleksible dapat diakses dimanapun dan kapanpun.
4. Dapat menyediakan informasi yang mudah dikelola terkait dengan history
surat beserta status surat.
5.2 Saran
Saran – saran yang direkomendasikan untuk pengembangan perancangan dan implementasi aplikasi sistem informasi monitoring disposisi PDAM Surya Sembada kota Surabaya adalah :
1. Pengembangan sistem informasi monitoring disposisi surat ini diharapkan lebih kompleks dan bisa mencakup monitoring yang lebih rinci tidak hanya didalam perusahaan tetapi juga diluar perusahaan sehingga menjadikan komunikasi menjadi lebih praktis.
2. Sistem Informasi untuk menampilkan record setiap disposisi surat yang
berupa grafik batang sebagai penambahan didalam dashboard
67
Ferdinand, G.A.A., 2012. Rancang Bangun Sistem Informasi Persuratan dan Kearsipan Universitas Udayana Menggunakan Paradigma Pemrograman
Berorientasi Objek. Staf Pengajar Program Studi Teknik Elektro,
Universitas Udayana.
Hariyanto, Bambang. 2004. Rekayasa Sistem Berorientasi Objek. Bandung: Penerbit Informatika.
Jogiyanto, Prastowo 2007. Konsep Paperless untuk Global Warming. Yogyakarta: Andi Yogyakarta.
Kadir. Abdul 2009. Analisa dan Desain Sistem Informasi Aplikasi berbasis Web. Yogyakarta: PT. Andi Offset.
Kusrini. 2007. Strategi perancangan dan pengelolaan basis data. Yogyakarta: Andi.
Ladjamudin, bin Albahra. 2005. Analisis dan Design Sistem Informasi. Yogyakarta: Graha Ilmu.
Laudon Kenneth C. dan Laudon Jane P. 2008. Web Server Technology The Andvanced guide for Usability of Data. Morgan Kaufmann Publishers, Inc. Madcoms. 2008. Internet Components with Ada: Structures, Tools, and
Subsystems. 3rd Edition. Reading : Addison-Wesley.
Riset Unggulan Terpadu, 2008: 5. Buku Petunjuk Pelatihan Penggunaan Aplikasi Sistem Informasi Persuratan Elektronik Berbasis Intranet dan Monitoring. Pusat data dan Informasi Kementrian Perhubungan
Rosari, R.S,. (2008). System Analysis and Design with Web Server. Singapore: John Wiley & Sons, Inc.
Sholiq. 2006. Pemodelan Sistem Informasi Berorientasi Objek dengan UML edisi pertama. Yogyakarta: Graha Ilmu.
