1
TUGAS AKHIR
PERANAN DAN TANGGUNG JAWAB SEKRETARIS DALAM MEMBANTU PELAKSANAAN TUGAS-TUGAS PIMPINAN
PADA KANTOR DINAS BADAN PELAYANAN PERIJINAN TERPADU MEDAN
OLEH:
QONITHA YULIA MIRANDA GINTING 112103049
PROGRAM STUDI DIPLOMA III KESEKRETARIATAN FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN
2014
LEMBAR PERSETUJUAN TUGAS AKHIR
NAMA : QONITHA YULIA MIRANDA GINTING
NIM : 112103049
PROGRAM STUDI : D-III KESEKRETARIATAN
JUDUL TUGAS AKHIR : PERANAN DAN TANGGUNG JAWAB
SEKRETARIS DALAM MEMBANTU
PELAKSANAAN TUGAS – TUGAS
PIMPINAN PADA KANTOR DINAS BADAN PELAYANAN PERIJINAN TERPADU MEDAN
Tanggal : Juli 2014 KETUA PROGRAM STUDI
DIPLOMA III KESEKRETARIATAN
NIP: 19741012 200003 2 003 (Dr. Beby Karina Fawzeea Sembiring,SE,MM)
Tanggal : Juli 2014 DEKAN
NIP. 19560407 198002 1 001 Prof. Dr. Azhar Maksum, M.Ec, Ac, Ak,CA
3
PENANGGUNG JAWAB TUGAS AKHIR
NAMA : QONITHA YULIA MIRANDA GINTING
NIM : 112103049
PROGRAM STUDI : D-III KESEKRETARIATAN
JUDUL TUGAS AKHIR : PERANAN DAN TANGGUNG JAWAB
SEKRETARIS DALAM MEMBANTU
PELAKSANAAN TUGAS – TUGAS
PIMPINAN PADA KANTOR DINAS BADAN PELAYANAN PERIJINAN TERPADU MEDAN
Medan, Juli 2014
Menyetujui
Pembimbing
NIP. 19830119 200604 1 001
(Doli Muhammad Jafar Dalimunthe,SE,MSi)
i
KATA PENGANTAR
Segala puji dan syukur kehadirat Allah SWT, yang telah memberikan
hikmat dan hidayah kepada penulis, sehingga penulis dapat mengerjakan dan
menyelesaikan Tugas Akhir yang berjudul “Peranan dan Tanggung Jawab
Sekretaris Dalam Membantu Pelaksanaan Tugas-Tugas Pimpinan Pada Kantor
Dinas Badan Pelayanan Perijinan Terpadu Medan”. Salawat dan salam juga
penulis sampaikan kepada Nabi Besar Muhammad SAW, beserta keluarga dan
para sahabatnya, karena dengan syafaatnyalah kita dapat keluar dari alam
kegelapan kea lam yang terang benderang, kemudian dari awal yang tidak
mengetahui menjadi mengetahui.Penulis telah banyak menerima bimbingan,
saran, motivasi dan do’a dari berbagai pihak selama penulisan Tugas Akhir ini.
Maka dalam kesempatan ini dengan rasa kerendahan hati ijinkanlah penulis
menyampaikan ucapan terima kasih yang sebesar – besarnya kepada yang
terhormat:
1. Bapak Prof. Dr.dr Syahril Pasaribu DTM & H Msc (CTM) Spa(k), selaku
Rektor Universitas Sumatera Utara
2. Bapak Prof. Dr. Azhar Maksum M.Ec, Ac, Ak,CA selaku Dekan Fakultas
Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.
3. Ibu Dr. Beby Karina Fawzeea Sembiring, SE,MM, selaku Ketua Program
Studi DIII Kesekretariatan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas
Sumatera Utara.
ii
4. I
5. Doli Muhammad Djafar Dalimunthe,SE,MSi selaku Dosen Pembimbing yang
telah banyak memberikan masukan dan bantuan kepada penulis dalam
penyelesaian Tugas Akhir ini.
DIII Kesekretariatan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera
Utara
6. Seluruh staff pengajar atau dosen DIII Kesekretariatan yang memberikan
ilmu kepada penulis dan staff pegawai pada Fakultas Ekonomi dan Bisnis
Universitas Sumatera Utara
7. Seluruh Staff pegawai Badan Pelayanan Perijinan Terpadu (BPPT) Medan
yang memberikan penulis kesempatan untuk melaksanakan magang di kantor
dinas tersebut.
8. Kepada orang yang paling istimewa, kagumi dan hormati dalam kehidupan
penulis yang sangat berjasa dalam membesarkan dan membimbing penulis
serta selalu sabar mendidik penulis menjadi anak yang berguna dan saleha,
buat kedua orang tua penulis Ayahanda Syahrul Anwar. S Ginting dan Ibunda
tersayang Sri Astuti.
9. Buat kakak tercinta Syahfitri Rathi Susanti Ginting,SE dan adik tersayang
Risky Mhd Fajar Ginting yang selalu memberikan bantuan dan semangat bagi
penulis dalam membuat Tugas Akhir ini.
10.Untuk yang tersayang Tengku Dian Agusdi,Amd terima kasih yang sudah
ada dalam suka dan duka serta selalu memberikan motivasi penulis dalam
membuat Tugas Akhir ini
iii
atas semua dukungan dan perhatiannya selama ini.
Penulis menyadari bahwa Tugas Akhir ini masih jauh dari kesempurnaan,
untuk itu penulis mengharapkan kritik dan saran yang bersifat membangun agar
nantinya dapat menjadi lebih baik. Akhirnya penulis memohon agar Allah SWT
memberikan limpahan rahmat dan hidayah-Nya kepada penulis dan semua pihak
yang telah memberikan bantuannya selama ini.
Medan, Juli 2014
Penulis
Qonitha Y.M Ginting
NIM. 112103049
iv
DAFTAR ISI
Halaman
KATA PENGANTAR ... i
DAFTAR ISI ... iv
DAFTAR TABEL ... v
DAFTAR GAMBAR ... vi
BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang ... 1
B. Perumusan Masalah ... 4
C. Tujuan dan Manfaat Penelitian ... 5
D. Metode Penelitian ... 5
E. Jadwal Kegiatan ... 7
F. Sistematika Penulisan ... 7
BAB II PROFIL INSTANSI A. Sejarah Singkat Badan Pelayanan Perijinan Terpadu Medan .. 9
B. Struktur Organisasi ... 11
C. Job Description Badan Pelayanan Perinan Terpadu Medan .... 12
D. Jaringan Usaha Kegiatan ... 27
E. Kinerja Usaha Terkini ... 28
F. Rencana Kegiatan ... 29
BAB III PEMBAHASAN A. Pengertian Sekretaris ... 30
B. Peranan dan Tanggung Jawab Sekretaris ... 31
C. Jenis – Jenis Sekretaris ... 35
D. Ruang Lingkup Tugas Sekretaris ... 39
E. Peranan Sekretaris Dalam Membantu Pimpinan ... 46
v
DAFTAR PUSTAKA ... 54
vi
DAFTAR TABEL
No. Judul Halaman
Tabel 1.1 Jadwal Penulisan Tugas Akhir ... 7
Tabel 2.1 Perijinan Pelayanan Pada Bidang I ... 18
Tabel 2.2 Perijinan Pelayanan Pada Bidang II ... 21
Tabel 2.3 Perijinan Pelayanan Pada Bidang III ... 24
Tabel 2.4 Perijinan Pelayanan Pada Bidang IV ... 27
vii
Gambar 2.1 Struktur Organisasi Pada Badan Pelayanan Perijinan
Terpadu Kota Medan ... 11
1
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Braum dan Ramon dalam Saiman (2002 : 24) mengatakan bahwa
sekretaris adalah seorang pembantu dari seorang kepala atau pimpinan yang
menerima pendiktean, menyiapkan surat-menyurat, menerima tamu, memeriksa
atau mengingatkan kepala atau pimpinannya mengenai kewajibannya yang resmi
atau perjanjiannya dan melakukan banyak kewajiban lainnya yang berhubungan
guna meningkatkan efektivitas dari kepala atau pimpinannya. Sekretaris pimpinan
adalah orang yang bertugas membantu tugas pimpinan. Seorang sekretaris harus
selalu siap sedia membantu meringankan beban pimpinan dan memecahkan
persoalan dan mengambil keputusan tingkat awal bagi kepentingan pimpinan.
Seorang sekretaris merupakan perantara bagi orang yang ingin berhubungan
dengan pimpinan atau sebaliknya dia juga berfungsi sebagai pembina hubungan
baik antara perusahaan dengan masyarakat luar.
Dunia kesekretariatan sebagai suatu profesi telah jauh berkembang
sedemikian rupa sehingga berkembang pula menjadi suatu profesi yang sangat
penting dan selalu diperlukan oleh setiap perusahaan dan orang modern, baik
dalam ruang lingkup yang masih sederhana sampai kepada industri besar.
Sekretaris memegang peranan yang penting dan dapat menentukan berhasil
tidaknya tujuan perusahaan. Pentingnya peranan seorang sekretaris ini tentunya
sesuai dengan jabatan sekretaris pada masing-masing organisasi. Peranan
sekretaris secara umum dapat diketahui sebagai berikut:
1. Peran sekretaris terhadap atasan
Maksud peran sekretaris terhadap atasan disini adalah:
a. Sebagai perantara saluran komunikasi dan pembinaan hubungan yang baik
bagi orang yang ingin berhubungan dengan pimpinan.
b. Sebagai sumber informasi yang diperlukan pimpinan dalam memenuhi
fungsi, tugas, dan tanggung jawab.
c. Sebagai pelanjut keinginan pimpinan kepada bawahan dalam pelaksanaan
tugas.
d. Alternatif pemikiran dari pimpinan dalam ide-ide.
e. Sebagai faktor penunjang dalam keberhasilan pekerjaan dan cerminan
pimpinan dan bawahan.
2. Peranan sekretaris terhadap bawahan (pimpinan)
Yang dimaksud disini yaitu:
a. Penentuan kebijakan yang berlaku bagi pegawai bawahan secara adil,
yaitu mengenai peraturan penempatan pegawai yang sesuai dengan
kecakapan dan kemampuan (rule of the place).
b. Memberikan motivasi kerja kepada pegawai bawahan sehingga pekerjan
dapat berjalan lancar dan berhasil dengan baik.
c. Memberikan rasa bangga dan puas kepada pegawai bawahan dalam
menjalankan pekerjaan.
d. Menerima pendapat dan usul bawahan dalam berbagai masalah.
3
e. Mengadakan pendekatan kepada pegawai untuk lebih mengarahkan dan
mengetahui kelemahan dan kehendak pegawai bawahan sehingga
sikapdan tingkah laku sekretaris akan berpengaruh terhadap pekerjaan
pegawai bawahan. Bagi sekretaris yang ramah dan komunikatif akan
memberikan suasana hubungan kerja yang baik bagi bawahan sehingga
segala permasalahan dapat.
Sesuai dengan undang-undang Nomor 32 Tahun 2004 tentang
Pemerintahan Daerah yang menegaskan bahwa tujuan pemberian otonomi adalah
berupaya memberikan peningkatan pelayanan dan kesejahteraan yang semakin
baik kepada masyarakat, pengembangan kehidupan demokrasi, keadilan dan
pemerataan. Sehingga kualitas layanan aparatur pemerintah kepada masyarakat
merupakan indikator keberhasilan otonomi daerah. Sehubungan dengan hal
tersebut, maka Pemerintah Kota Medan membentuk Badan Pelayanan Perijinan
Terpadu (BPPT) sesuai dengan Peraturan Daerah Kota Medan No. 3 Tahun 2009
tentang Pembentukan Organisasi dan Tata Kerja Perangkat Daerah Kota Medan.
Badan Pelayanan Perijinan Terpadu (BPPT) mempunyai tujuan
mewujudkan pelayanan prima, melayani kepentingan masyarakat dalam mengurus
perizinan dengan baik yang didasarkan pada prinsip-prinsip pelayanan publik,
yaitu responsivitas, akuntabilitas, kesederhanaan, transparansi, dan kepastian
hukum, meningkatkan efisiensi dan efektifitas kinerja aparatur Pemerintah Kota
Medan, khususnya yang terlibat langsung dengan pelayanan masyarakat,
mendorong kelancaran pemberdayaan ekonomi masyarakat, yang pada gilirannya
masyarakat dapat terdorong untuk ikut berpartisipasi aktif dalam berbagai
kegiatan pembangunan. Keberhasilan Badan Pelayanan Perijinan Terpadu (BPPT)
tidak terlepas dari peranan sekretaris didalamnya.
Berdasarkan uraian diatas, penulis merasa tertarik untuk mengetahui
peranan sekretaris dalam membantu pimpinan di Badan Pelayanan Perijinan
Terpadu Medan, dalam penulisan Tugas Akhir ini penulis memilih judul “Peranan
dan Tanggung Jawab Sekretaris Dalam Membantu Pelaksanaan Tugas-Tugas
Pimpinan Pada Kantor Dinas Badan Pelayanan Perijinan Terpadu Medan”. B. Perumusan Masalah
Seorang sekretaris memiliki peranan penting dalam sebuah organisasi.
Peranan utama sekretaris adalah sebagai patner kerja dari pimpinan, sebagai
konsekuensinya seorang sekretaris harus mampu menangani pekerjaan yang
dilimpahkan kepadanya secara baik, sekaligus bertanggung jawab terhadap
pekerjaan itu. Seorang sekretaris harus mengetahui bagaimana kinerja dari
pimpinannya, cara pimpinannya mengambil keputusan, sehingga seorang
sekretaris dapat bekerja dengan maksimal dan sesuai dengan yang diharapkan
pimpinan. Begitu pentingnya peran sekretaris sehingga sulit dibayangkan jika
suatu perusahaan tanpa seorang sekretaris.
Mengingat begitu kompleksnya peranan sekretaris pada suatu perusahaan
ataupun organisasi maka masalah pokok yang akan dibahas dalam Tugas Akhir ini
adalah “Bagaimana Peranan dan Tanggung Jawab Sekretaris Dalam Membantu
Pelaksanaan Tugas-Tugas Pimpinan Pada Kantor Dinas Badan Pelayanan
Perijinan Terpadu Medan?”
5
C. Tujuan Dan Manfaat Penelitian a. Tujuan Penulisan
Adapun tujuan penelitian adalah untuk mengetahui Peranan dan Tanggung
Jawab Sekretaris Dalam Membantu Pelaksanaan Tugas-Tugas Pimpinan Pada
Badan Pelayanan Perijinan Terpadu (BPPT) Medan.
b. Manfaat Penulisan
Adapun manfaat dari penelitian ini adalah:
1. Untuk memperdalam pengetahuan dan pemahaman penulis mengenai
peranan sekretaris dalam perusahaan.
2. Bagi perusahaan, memberikan sumbangan pemikiran sebagai bahan
masukan bagi Badan Pelayanan Perijinan Terpadu (BPPT) Medan
3. Bagi pembaca, sebagai referensi tentang peranan sekretaris.
D. Metode Penelitian
Untuk mencapai hasil yang baik, maka diperlukan berbagai data yang
mendukung penulisan tugas akhir ini, adalah sebagai berikut:
1. Lokasi Penelitian
Riset ini penulis lakukan pada Badan Pelayanan Perijinan Terpadu (BPPT)
Medan.
2. Sumber Data
a. Data Primer
Data yang diperoleh langsung dari perusahaan mengenai peranan sekretaris
pada Badan Pelayanan Perijinan Terpadu (BPPT) Medan
b. Data Sekunder
Data yang diperoleh dari sumber lain dalam bentuk laporan dan publikasi
yang disebut data sekunder eksternal dan data sekunder internal yang
datanya dari dalam dan dari luar perusahaan seperti sejarah perusahaan,
struktur organisasi, laporan keuangan, buku, surat kabar, majalah, dan
media lainya.
3. Teknik Pengumpulan Data
a. Wawancara (Interview)
Suatu teknik pengumpulan data dengan melakukan tanya jawab secara
langsung kepada pihak-pihak yang berwenang dalam perusahaan untuk
memperoleh data dan informasi yang sesuai dengan materi penelitian.
b. Dokumentasi
Yaitu dengan cara meminta surat-surat, catatan-catatan, laporan-laporan
dan lain lain yang tersimpan didalam arsip-arsip Badan Pelayanan
Perijinan Terpadu (BPPT) Medan yang berhubungan dengan bidang yang
diteliti.
4. Metode Analisis Data
a. Deskriptif
Dengan metode ini data yang sudah dikumpul, digolongkan atau
dikelompokan, dianalisis dan diinterprestasikan. Dengan demikian penulis
akan mendapatkan gambaran yang sebenarnya tentang perusahaan.
7
E. Jadwal Kegiatan
Riset ini dilakukan oleh penulis pada Badan Pelayanan Perijinan Terpadu
(BPPT) Medan dapat dilihat pada tabel 1.1 sebagai berikut:
Tabel 1.1
Jadwal Kegiatan Penulisan Tugas Akhir
No Kegiatan
Minggu ke
I II III
1. Persiapan
2. Pengumpulan Data
3. Penulisan
Sumber: Penulis (2014)
Pada kegiatan pengumpulan data, penulis melakukan pengumpulan data sela
dua minggu, dimulai tanggal 03 Maret 2014 sampai 15 Maret 2014 di bagian
Sekretaris Badan Pelayanan Perijinan Terpadu (BPPT) Medan.
F. Sistematika Penulisan
Adapun sistematika penulisan dari penulisan tugas akhir ini adalah:
BAB I. PENDAHULUAN
Pada bab ini penulis akan membahas latar belakang, perumusan masalah,
tujuan dan manfaat penulisan, metode penelitian, jadwal kegiatan dan sistematika
penulisan
BAB II. PROFIL PERUSAHAAN/INSTANSI
Pada bab ini penulis akan membahas sejarah ringkas perusahaan, struktur
organisasi, job description, jaringan usaha/kegiatan, kinerja usaha terkini, dan
rencana kegiatan pada Badan Pelayanan Perijinan Terpadu (BPPT) Medan.
BAB III. PEMBAHASAN
Pada bab ini penulis akan menguraikan jenis atau bentuk pekerjaan yang
dilaksanakan oleh sekretaris pada Badan Pelayanan Perijinan Terpadu (BPPT)
Medan yaitu pengertian, peranan dan tanggung jawab, sejenis, tugas-tugas, dan
etiket sekretaris pimpinan.
BAB IV. KESIMPULAN DAN SARAN
Pada bab ini penulis akan menguraikan kesimpulan dan saran mengenai
Peranan dan Tanggung Jawab sekretaris pimpinan dalam membantu pelaksanaan
tugas-tugas pimpinan pada kantor dinas Badan Pelayanan Perijinan Terpadu
(BPPT) Medan.
9
BAB II
PROFIL PERUSAHAAN
A. Sejarah Singkat Kantor Badan Pelayanan Perijinan Terpadu (BPPT) Kota Medan
Sesuai dengan undang-undang Nomor 32 Tahun 2004 tentang
Pemerintahan Daerah yang menegaskan bahwa tujuan pemberian otonomi adalah
berupaya memberikan peningkatan pelayanan dan kesejahteraan yang semakin
baik kepada masyarakat, pengembangan kehidupan demokrasi, keadilan dan
pemerataan. Sehingga kualitas layanan aparatur pemerintah kepada masyarakat
merupakan indikator keberhasilan otonomi daerah. Sehubungan dengan hal
tersebut, maka Pemerintah Kota Medan membentuk Badan Pelayanan Perijinan
Terpadu (BPPT) sesuai dengan Peraturan Daerah Kota Medan No. 3 Tahun 2009
tentang Pembentukan Organisasi dan Tata Kerja Perangkat Daerah Kota Medan.
Adapun dasar pembentukan Badan Pelayan Perijinan Terpadu (BPPT)
yaitu:
1. INPRES Nomor 1 Tahun 1995 tentang Kualitas Pelayanan Aparatur
Pemerintah kepada Masyarakat.
2. Keputusan Menpan Nomor 81 Tahun 1993 tentang Pedoman Tata Laksana
Pelayanan Umum.
3. Surat Edaran Menkowasbangpan Nomor 56/MK.WASPAN/6/1998, antara
lain menyebutkan bahwa langkah-langkah perbaikan mutu pelayanan
masyarakat diupayakan dengan menerapkan pola pelayanan terpadu (satu
atap satu pintu) bagi unit-unit kerja kantor pelayanan yang terkait dalam
proses atau menghasilkan suatu produk pelayanan.
4. Keputusan Menpan No.KEP/24/M.PAN/2004 Tentang Pedoman umum
penyusunan Indeks Kepuasan Masyarakat Unit Pelayanan Instansi
Pemerintah.
5. Keputusan Menpan No. KEP/26/M.PAN/2004 Tentang petunjuk tekns
Transparansi dan Akuntabilitas dalam penyelenggaraan Pelayanan Publik.
Kantor Badan Pelayanan Perijinan Terpadu Pemerintahan Kota Modan
telah mengeluarkan peraturan daerah Nomor 8 tahun 2009 tentang Rencana
pembangunan Jangka Panjang Kota Medan 2006-202 Rencana Kerja Badan
Pelayanan Perijinan Terpadu merupakan bagian dari RKPD Kota Medan tahun
2013 yang merupakan tahapan-tahapan pratikan (taktis) untuk mencapai target
dan sasaran pembangunan kota, baik untuk jangka menengah maupun jangka
panjang.
Visi Kantor Badan Pelayanan Perijinan Terpadu (BPPT) Kota Medan
Adapun visi dari Badan tersebut adalah terwujudnya Pelayanan Prima
Perijinan untuk Mewujudkan Medan Kota Metropolitan yang berdaya saing,
nyaman, peduli dan sejahtera.
Misi Kantor Badan Pelayanan Perijinan Terpadu (BPPT) Kota Medan
Sedangkan misi dari Badan tersebut adalah:
1) Mewujudkan pelayanan Perijinan yang Optimal dan Professional serta
kepuasan masyarakat.
2) Meningkatkan Kualitas Sumber Daya Aparatur yang Profesional.
11
3) Meningkatkan Sistem Informasi Manajemen Pelayanan yang berbasis
Infomasi Teknologi
4) Meningkatkan peran serta masyarakat dalam pelayanan perijinan terpadu.
5) Meningkatkan hubungan kerja antar SKPD di lingkungan Pemko Medan.
B. Stuktur Organisasi
Gambar 2.1
Stuktur Organisasi Badan Pelayanan Perijinan Terpadu Medan
Sumber: Buku Panduan Standar Operasional Prosedur Perijinan Pemerintah Kota Medan Badan Pelayanan Perijinan Terpadu (2011diolah)
BADAN PELAYANAN PERIJINAN TERPADU SEKRETARIAT BADAN TATA USAHA SUB BAGIAN PENYUSUNAN SUB BAGIAN KEUANGAN SUB BAGIAN UMUM KELOMPOK JABATAN FUNGSIONAL BIDANG PELAYANAN PERIJINAN I (Usaha Perdagangan dan Industri ) BIDANG PELAYANAN PERIJINAN II ( Ketentraman dan Ketertiban) BIDANG PELAYANAN PERIJINAN III ( T.Ruang Perhubungan dan Lingk Hidup) BIDANG PELAYANAN PERIJINAN IV (Konstruksi
dan Lain – lain)
TIM TEKNIS
TIM
TEKNIS TEKNIS TIM
TIM TEKNIS
C. Job Description Kantor Badan Pelayanan Perijinan Terpadu Kota Medan
Sesuai dengan Perda Kota Medan No. 3 Tahun 2009 tentang Pembentukan
Organisasi dan Tata Kerja Perangkat Daerah Kota Medan Pasal 159 dan 160 dan
Peraturan Walikota Medan Nomor 6 Tahun 2010 tentang Rincian Tugas Pokok
dan Fungsi Badan Pelayanan Perijinan Terpadu (BPPT) Kota Medan, maka Tugas
Pokok dan Fungsi sesuai dengan Struktur Organisasi dari secretariat badan adalah
sebagai berikut:
1. Sekretariat Tugas badan:
a. Badan berkedudukan di bawah dan bertanggungjawab kepada
Walikota melalui Sekretaris Daerah;
b. Badan sebagaimana dimaksud didukung oleh Sekretariat yang
dipimpin oleh Kepala;
c. Kepala Sekretariat sebagaimana dimaksud karena jabatannya adalah
Kepala Badan;
d. Badan mempunyai tugas pokok melaksanakan koordinasi dan
menyelenggarakan pelayanan administrasi di bidang perijinan secara
terpadu dengan prinsip koordinasi, integrasi, sinkronisasi, simplikasi,
keamanan dan kepastian.
Fungsi Badan:
a. Pelaksanaan penyusunan program;
b. Penyelenggaraan pelayanan administrasi perijinan;
13
c. Pelaksanaan koordinasi proses pelayanan perijinan;
d. Pelaksanaan administrasi pelayanan perijinan;
e. Pemantauan dan evaluasi proses pemberian pelayanan perijinan;
f. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Walikota sesuai dengan
tugas dan fungsinya.
Bagian Tata Usaha
Bagian tata usaha dipimpin oleh Kepala Bagian yang berada di bawah dan
bertanggung jawab kepada Kepala Badan.
Tugas Pokok:
a. Tugas pokok Bagian Tata Usaha melaksanakan sebagian tugas Badan
lingkup ketatausahaan yang meliputi pengelolaan administrasi umum,
keuangan dan penyusunan program.
Fungsi:
a. Penyusunan rencana, program dan kegiatan Bagian Tata Usaha;
b. Pengelolaan administrasi Badan yang meliputi administrasi keuangan,
kepegawaian, tata persuratan, perlengkapan, dan rumah tangga;
c. Pengkoordinasian penyusunan, perencanaan, dan program Badan;
d. Pelaksanaan monitoring, evaluasi, dan pelaporan pelaksanaan Badan;
e. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Badan sesuai dengan
tugas dan fungsinya.
Tupoksi Sub Bagian Umum
Sub Bagian Umum dipimpin oleh Kepala Sub Bagian yang berada
dibawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Bagian Tata Usaha dan
mempunyai tugas pokok melaksanakan sebagian tugas Bagian Tata Usaha lingkup
administrasi umum;
Fungsi:
a. Penyusunan rencana, program dan kegiatan Sub Bagian Umum;
b. Penyusunan bahan petunjuk teknis pengelolaan administrasi umum;
c. Pengelolaan administrasi umum yang meliputi pengelolaan naskah dinas,
penataan kearsipan, administrasi kepegawaian, perlengkapan, dan
penyelenggaraan kerumahtanggaan Badan;
d. Penyiapan pertemuan/rapat-rapat Badan;
e. Pelaporan lingkup administrasi umum;
f. Penyiapan bahan monitoring, evaluasi, dan pelaporan pelaksanaan tugas;
g. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan Kepala Bagian sesuai dengan tugas
dan fungsinya.
Tupoksi Sub Bagian Keuangan
Sub Bagian Keuangan dipimpin oleh Kepala Sub Bagian, yang berada di
bawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Bagian Tata Usaha dan mempunyai
tugas pokok melaksanakan sebagian tugas Bagian Tata Usaha lingkup
pengelolaan administrasi keuangan.
Fungsi:
a. Penyusunan rencana, program dan kegiatan Sub Bagian Keuangan;
b. Penyiapan bahan petunjuk teknis pengelolaan administrasi keuangan;
15
c. Pelaksanaan pengelolaan administrasi keuangan meliputi kegiatan
penyusunan rencana, penyusunan bahan, pemrosesan, pengusulan, dan
verifikasi;
d. Penyiapan bahan/pelaksanaan koordinasi pengelolaan admnistrasi
keuangan;
e. Penyusunan laporan keuangan Badan;
f. Penyiapan bahan monitoring, evaluasi dan pelaporan pelaksanaan tugas;
g. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan Kepala Bagian sesuai dengan tugas
dan fungsinya.
Tupoksi Sub Bagian Penyusunan Program
Sub Bagian Penyusunan Program dipimpin oleh Kepala Sub Bagian, yang
berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Bagian Tata Usaha dan
mempunyai tugas pokok melaksanakan sebagian tugas Bagian Tata Usaha lingkup
penyusunan program dan pelaporan.
Fungsi:
a. Penyusunan rencana, program dan kegiatan Sub Bagian Penyusunan
Program;
b. Pengumpulan bahan petunjuk teknis lingkup penyusunan rencana dan
program Badan;
c. Penyiapan bahan penyusunan rencana dan program Badan;
d. Pengembangan sistem informasi pelayanan;
e. Pelaksanaan penyuluhan dan pelayanan pengaduan masyarakat;
f. Penyiapan bahan pembinaan, pengawasan dan pengendalian;
g. Penyiapan bahan monitoring, evaluasi dan pelaporan pelaksanaan tugas;
h. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan Kepala Bagian sesuai dengan tugas
dan fungsinya.
1. Bidang Pelayanan Perijinan I Tugas Pokok dan Fungsi
Sesuai dengan Perda Kota Medan No. 3 Tahun 2009 tentang Pembentukan
Organisasi dan Tata Kerja Perangkat Daerah Kota Medan Pasal 159 dan 160 dan
Peraturan Walikota Medan Nomor 6 Tahun 2010 tentang Rincian Tugas Pokok
dan Fungsi Badan Pelayanan Perijinan Terpadu (BPPT) Kota Medan, maka Tugas
Pokok dan Fungsi sesuai dengan Struktur Organisasi Bidang Pelayanan Perijinan I
adalah sebagai berikut:
Tugas:
a. Bidang Pelayanan Perijinan I dipimpin oleh Kepala Bidang, yang
berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Badan;
b. Bidang Pelayanan Perijinan I mempunyai tugas pokok melaksanakan
sebagian tugas Badan lingkup pelayanan perijinan yang berkaitan
dengan Usaha, Perdagangan dan Perindustrian;
c. Dalam melaksanakan tugas pokok, Bidang Pelayanan Perijinan I
menyelenggarakan.
Fungsi:
a. Penyusunan rencana, program dan kegiatan Bidang Pelayanan
Perijinan I;
b. Penyusunan petunjuk teknis Bidang Pelayanan Perijinan I;
17
c. Pelaksanaan persiapan fasilitasi program kerja Bidang Pelayanan
Perijinan I;
d. Pelaksanaan pelayanan perijinan;
e. Pelaksanaan rapat-rapat dengan Tim Teknis yang berkaitan dengan
permohonan Ijin;
f. Pengkoordiniran pengolahan data perijinan;
g. Pengkoordiniran pelaksanaan peninjauan lokasi/lapangan terhadap
permohonan ijin dan pembuatan berita acara pemeriksaan lapangan;
h. Pengkoordiniran pelaksanaan proses perijinan, dan persiapan konsep
Surat Keputusan Perijinan;
i. Pelaksanaan koordinasi dengan instansi/lembaga lainnya terkait bidang
pelayanan perijinan;
j. Pelaksanaan monitoring dan evaluasi serta penyusunan pelaporan
kegiatan di Bidan Pelayanan Perijinan I;
k. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan Kepala Badan sesuai dengan
tugas dan fungsinya.
Tim Teknis mempunyai tugas:
a. Meneliti permohonan ijin;
b. Mengadakan rapat pembahasan permohonan ijin;
c. Melaksanakan peninjauan lokasi/lapangan terhadap permohonan ijin
apabila diperlukan;
d. Melaksanakan proses perijinan, perhitungan retribusi dan persiapan
konsep Surat Keputusan/Perijinan;
e. Memberikan saran-saran atau pertimbangan-pertimbangan kepada Kepala
Badan yang menyangkut pelaksanaan tugas dan fungsi Badan;
f. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Badan sesuai dengan
tugas dan fungsinya.
Tabel 2.1
Perijinan Pelayanan Pada Bidang I
NAMA
IJIN BIDANG JENIS IJIN
TAHUN PENGURUSAN IJIN GANGGUAN (NON INDUSTRI) BIDANG PELAYANAN
PERIJINAN I (USAHA,
PERINDUSTRIAN DAN PERDAGANGAN) DAFTAR ULANG TIGA TAHUN SEKALI IJIN USAHA INDUSTRI KECIL DAN MENENGAH BIDANG PELAYANAN
PERIJINAN I (USAHA,
PERINDUSTRIAN DAN PERDAGANGAN) SEKALI PENGAJUAN SATU KALI IJIN USAHA PERDAGANGAN (SIUP) BIDANG PELAYANAN
PERIJINAN I (USAHA,
PERINDUSTRIAN DAN PERDAGANGAN) SEKALI PENGAJUAN SATU KALI TANDA DAFTAR PERUSAHAAN (INDUSTRI) BIDANG PELAYANAN
PERIJINAN I (USAHA,
PERINDUSTRIAN DAN PERDAGANGAN) DAFTAR ULANG LIMA TAHUN SEKALI
19
LANJUTAN
NAMA IJIN
BIDANG JENIS
IJIN TAHUN PENGURUSAN TANDA DAFTAR PERUSAHAAN (NON INDUSTRI) BIDANG PELAYANAN
PERIJINAN I (USAHA,
PERINDUSTRIAN DAN PERDAGANGAN) DAFTAR ULANG LIMA TAHUN SEKALI
Sumber: Buku Panduan Standar Operasional Prosedur Perijinan Pemerintah Kota Medan Badan Pelayanan Perijinan Terpadu (2011 diolah)
2. Bidang Pelayanan Perijinan II Tugas Pokok dan Fungsi
Sesuai dengan Perda Kota Medan No. 3 Tahun 2009 tentang Pembentukan
Organisasi dan Tata Kerja Perangkat Daerah Kota Medan Pasal 159 dan 160 dan
Peraturan Walikota Medan Nomor 6 Tahun 2010 tentang Rincian Tugas Pokok
dan Fungsi Badan Pelayanan Perijinan Terpadu (BPPT) Kota Medan, maka Tugas
Pokok dan Fungsi sesuai dengan Struktur Organisasi Bidang Pelayanan Perijinan
II adalah sebagai berikut:
Tugas:
a. Bidang Pelayanan Perijinan II dipimpin oleh Kepala Bidang, yang berada
di bawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Badan;
b. Bidang Pelayanan Perijinan II mempunyai tugas pokok melaksanakan
sebagian tugas Badan lingkup pelayanan perijinan yang berkaitan dengan
ketentraman dan ketertiban masyarakat;
c. Dalam melaksanakan tugas pokok, Bidang Pelayanan Perijinan II
menyelenggarakan.
Fungsi:
a. Penyusunan rencana, program dan kegiatan Bidang Pelayanan PerijinanII;
b. Penyusunan petunjuk teknis Bidang Pelayanan Perijinan II;
c. Pelaksanaan persiapan fasilitasi program kerja Pelayana Perijinan II;
d. Pelaksanaan pelayanan perijinan;
e. Pelaksanaan rapat-rapat dengan Tim Teknis yang berkaitan dengan
permohonan Ijin;
f. Pengkoordiniran pengolahan data perijinan;
g. Pengkoordiniran pelaksanaan peninjauan lokasi/lapangan terhadap
permohonan ijin dan pembuatan berita acara pemeriksaan lapangan;
h. Pengkoordiniran pelaksanaan proses perijinan, perhitungan retribusi,
penetapan SKPD/SKRD, dan persiapan konsep Surat Keputusan
Perijinan;
i. Pelaksanaan koordinasi dengan instansi/lembaga lainnya terkait bidang
pelayanan perijinan;
j. Pelaksanaan monitoring dan evaluasi serta penyusunan pelaporan kegiatan
di Bidang Pelayanan Perijinan II.
k. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan Kepala Badan sesuai dengan tugas
dan fungsinya.
Tim Teknis mempunyai tugas:
a. Meneliti permohonan ijin;
21
b. Mengadakan rapat pembahasan permohonan ijin;
c. Melaksanakan peninjauan lokasi/lapangan terhadap permohonan ijin
apabila diperlukan;
d. Melaksanakan proses perijinan, perhitungan retribusi dan persiapan
konsep Surat Keputusan/Perijinan;
e. Memberikan saran-saran atau pertimbangan-pertimbangan kepada Kepala
Badan yang menyangkut pelaksanaan tugas dan fungsi Badan;
f. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Badan sesuai dengan
[image:31.595.113.554.367.587.2]tugas dan fungsinya.
Tabel 2.2
Perijinan Pelayanan Pada Bidang II
NAMA IJIN BIDANG
JENIS IJIN TAHUN PENGURUSAN IJIN GANGGUAN (INDUSTRI)
BIDANG PELAYANAN PERIJINAN
II (KETENTRAMAN DAN
KETERTIBAN)
DAFTAR
ULANG
SATU TAHUN SEKALI
IJIN
PELATARAN
PARKIR
BIDANG PELAYANAN PERIJINAN
II (KETENTRAMAN DAN
KETERTIBAN)
DAFTAR
ULANG
SATU TAHUN SEKALI
Sumber: Buku Panduan Standar Operasional Prosedur Perijinan Pemerintah Kota Medan Badan Pelayanan Perijinan Terpadu (2011diolah)
3. Bidang Pelayanan Perijinan II Tugas Pokok dan Fungsi
Sesuai dengan Perda Kota Medan No. 3 Tahun 2009 tentang Pembentukan
Organisasi dan Tata Kerja Perangkat Daerah Kota Medan Pasal 159 dan 160 dan
Peraturan Walikota Medan Nomor 6 Tahun 2010 tentang Rincian Tugas Pokok
dan Fungsi Badan Pelayanan Perijinan Terpadu (BPPT) Kota Medan, maka Tugas
Pokok dan Fungsi sesuai dengan Struktur Organisasi Bidang Pelayanan Perijinan
III adalah sebagai berikut:
Tugas:
a. Bidang Pelayanan Perijinan III dipimpin oleh Kepala Bidang, yang berada
di bawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Badan;
b. Bidang Pelayanan Perijinan III mempunyai tugas pokok melaksanakan
sebagian tugas Badan lingkup pelayanan perijinan yang berkaitan dengan
tata ruang, perhubungan, dan lingkungan hidup;
c. Dalam Pelaksanaan monitoring dan evaluasi serta penyusun pelaporan
kegiatan di Bidang Pelayanan Perijinan III;
d. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan Kepala Badan sesuai dengan tugas
dan fungsinya;
e. melaksanakan tugas pokok, Bidang Pelayanan Perijinan III
menyelenggarakan.
Fungsi:
a. Penyusunan rencana, program dan kegiatan Bidang Pelayanan Perijinan
III;
b. Penyusunan petunjuk teknis Bidang Pelayanan Perijinan III;
c. Pelaksanaan persiapan fasilitasi program kerja Bidang Pelayanan
Perijinan III;
d. Pelaksanaan pelayanan perijinan;
23
e. Pelaksanaan rapat-rapat dengan Tim Teknis yang berkaitan dengan
permohonan Ijin;
f. Pengkoordiniran pengolahan data perijinan;
g. Pengkoordiniran pelaksanaan peninjauan lokasi/lapangan terhadap
permohonan ijin dan pembuatan berita acara pemeriksaan lapangan;
h. Pengkoordiniran pelaksanaan proses perijinan, perhitungan retribusi,
penetapan SKPD/SKRD, dan persiapan konsep Surat Keputusan
Perijinan;
i. Pelaksanaan koordinasi dengan instansi/lembaga lainnya terkait bidang
pelayanan perijinan.
Tim Teknis mempunyai tugas:
a. Meneliti permohonan ijin;
b. Mengadakan rapat pembahasan permohonan ijin;
c. Melaksanakan peninjauan lokasi/lapangan terhadap permohonan ijin
apabila diperlukan;
d. Melaksanakan proses perijinan, perhitungan retribusi dan persiapan
konsep Surat Keputusan/Perijinan;
e. Memberikan saran-saran atau pertimbangan-pertimbangan kepada Kepala
Badan yang menyangkut pelaksanaan tugas dan fungsi Badan;
f. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Badan sesuai dengan
tugas dan fungsinya
Tabel 2.3
Perijinan Pelayanan Pada Bidang III
NAMA IJIN BIDANG JENIS
IJIN TAHUN PENGURUSAN IJIN PENGAMBILAN DAN PEMANFAATAN AIR BAWAH TANAH BIDANG PELAYANAN
PERIJINAN III (TATA RUANG,
PERHUBUNGAN DAN LINGKUNGAN HIDUP) DAFTAR ULANG DUA TAHUN SEKALI IJIN PENGEBORAN AIR BAWAH TANAH BIDANG PELAYANAN
PERIJINAN III (TATA RUANG,
PERHUBUNGAN DAN LINGKUNGAN HIDUP) DAFTAR BARU ENAM BULAN IJIN REKLAME (KHUSUS SPANDUK DAN UMBUL-UMBUL) BIDANG PELAYANAN
PERIJINAN III (TATA RUANG,
PERHUBUNGAN DAN LINGKUNGAN HIDUP) DAFTAR BARU TIGA PULUH HARI KALENDER
Sumber: Buku Panduan Standar Operasional Prosedur Perijinan Pemerintah Kota Medan Badan Pelayanan Perijinan Terpadu 2011( diolah)
4. Bidang Pelayanan Perijinan IV Tugas Pokok dan Fungsi
Sesuai dengan Perda Kota Medan No. 3 Tahun 2009 tentang Pembentukan
Organisasi dan Tata Kerja Perangkat Daerah Kota Medan Pasal 159 dan 160 dan
Peraturan Walikota Medan Nomor 6 Tahun 2010 tentang Rincian Tugas
25
Pokok dan Fungsi Badan Pelayanan Perijinan Terpadu (BPPT) Kota Medan, maka
Tugas Pokok dan Fungsi sesuai dengan Struktur Organisasi dari Bidang
Pelayanan perijinan IV adalah sebagai berikut:
Tugas:
a. Bidang Pelayanan Perijinan IV dipimpin oleh Kepala Bidang, yang berada
di bawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Badan;
b. Bidang Pelayanan Perijinan IV mempunyai tugas pokok melaksanakan
sebagian tugas Badan lingkup pelayanan perijinan yang berkaitan dengan
konstruksi, kesehatan dan lain-lain;
c. Dalam melaksanakan tugas pokok, Bidang Pelayanan Perijinan IV
menyelenggarakan.
Fungsi:
a. Penyusunan rencana, program dan kegiatan Pelayanan Perijinan IV;
b. Penyusunan petunjuk teknis Bidang Pelayanan Perijinan IV;
c. Pelaksanaan persiapan fasilitasi program kerja Bidang Pelayanan
Perijinan IV;
d. Pelaksanaan pelayanan perijinan;
e. Pelaksanaan rapat-rapat dengan Tim Teknis yang berkaitan dengan
permohonan Ijin;
f. Pengkoordiniran pengolahan data perijinan;
g. Pengkoordiniran pelaksanaan peninjauan lokasi/lapangan terhadap
permohonan ijin dan pembuatan berita acara pemeriksaan lapangan;
h. Pengkoordiniran pelaksanaan proses perijinan, perhitungan retribusi,
penetapan SKPD/SKRD, dan persiapan konsep Surat Keputusan
Perijinan;
i. Pelaksanaan koordinasi dengan instansi/lembaga lainnya terkait bidang
pelayanan perijinan;
j. Pelaksanaan monitoring dan evaluasi serta penyusunan pelaporan kegiatan
di Bidang Pelayanan Perijinan IV;
k. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan Kepala Badan sesuai dengan tugas
dan fungsinya.
Tim Teknis mempunyai tugas:
a. Meneliti permohonan ijin;
b. Mengadakan rapat pembahasan permohonan ijin;
c. Melaksanakan peninjauan lokasi/lapangan terhadap permohonan ijin
apabila diperlukan;
d. Melaksanakan proses perijinan, perhitungan retribusi dan persiapan
konsep Surat Keputusan/Perijinan;
e. Memberikan saran-saran atau pertimbangan-pertimbangan kepada Kepala
Badan yang menyangkut pelaksanaan tugas dan fungsi Badan;
f. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Badan sesuai dengan
tugas dan fungsinya.
27
Tabel 2.4
Perijinan Pelayanan Pada Bidang IV
NAMA IJIN BIDANG JENIS IJIN TAHUN
PENGURUSAN
IJIN KERJA
PETUGAS
KESEHATAN
BIDANG PELAYANAN PERIJINAN
IV (KONSTRUKSI, KESEHATAN,
DAN LAIN-LAIN) DAFTAR ULANG LIMA TAHUN SEKALI IJIN OPTIK
BIDANG PELAYANAN PERIJINAN
IV (KONSTRUKSI, KESEHATAN,
DAN LAIN-LAIN) DAFTAR ULANG LIMA TAHUN SEKALI IJIN OPTIK
BIDANG PELAYANAN PERIJINAN
IV (KONSTRUKSI, KESEHATAN,
DAN LAIN-LAIN) REGISTRASI ULANG SETIAP TAHUN IJIN USAHA JASA KONSTRUKSI
BIDANG PELAYANAN PERIJINAN
IV (KONSTRUKSI, KESEHATAN,
DAN LAIN-LAIN)
DAFTAR
BARU
TIGA TAHUN
Sumber: Buku Panduan Standar Operasional Prosedur Perijinan Pemerintah Kota Medan Badan Pelayanan Perijinan Terpadu (2011diolah)
D. Jaringan Usaha Atau Kegiatan
Badan Pelayanan Perijinan Terpadu (BPPT) Medan adalah Badan
Pelayanan Prima Perijinan untuk Mewujudkan Medan Kota Metropolitan yang
berdaya saing, nyaman, peduli dan sejahtera. Badan Pelayanan Perijinan Terpadu
(BPPT) Medan adalah sebuah instansi mewujudkan pelayanan perijinan yang
optimal dan professional serta kepuasan masyarakat,
Badan Pelayanan Perijinan Terpadu (BPPT) Medan lebih berorientasi pada
peningkatkan kualitas sumber daya aparatur yang profesional,meningkatkan
sistem informasi manajemen pelayanan yang berbasis infomasi dan teknologi,
serta meningkatkan pelayanan perjinan yang bermutu dan berkualitas. Dengan
demikian Badan Pelayanan Perijinan Terpadu (BPPT) Medan diharapkan
mewujudkan pelayanan perijinan yang berbasis teknologi bisa optimal dan
professional sehingga pelayanan perijinan dapat memberikan kepuasaan kepada
masyarakat.
E. Kinerja Usaha Terkini
Setiap perusahaan tentu mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan
sesuai dengan tujuan perusahaan, butuh waktu untuk mencapai itu semua, begitu
juga pada Badan Pelayanan Perijinan Terpadu (BPPT) Medan yang terus
berupaya agar tujuan yang telah digariskan pada Badan Pelayanan Perijinan
Terpadu (BPPT) Medan dapat terwujud secara optimal. Tidak mudah
mewujudkan itu semua karena membutuhkan kerja keras yang tinggi, disiplin dan
loyalitas dalam bekerja.
Pastinya untuk mendorong mencapai hasil yang maksimal diperlukan
kinerja yang bermutu dan tepat. Jadi kinerja usaha terkini yang dijalankan Badan
Pelayanan Perijinan Terpadu (BPPT) Medan adalah menjalankan pelayanan
yang berbasis teknologi dan informasi sehingga diharapkan dalam pelaksanaan
pelayanan dapat berjalan secara efektif, efisien, transparan, akuntabel dan tepat
waktu.
29
F. Rencana Kegiatan
Adapun rencana kegiatan Badan Pelayanan Perijinan Terpadu (BPPT)
Medan antara lain sebagai berikut:
1. Pengeluaran ijin yang dikeluarkan kepala badan yang merupakan bukti
legalitas menyatakan sah atau diperbolehkanya seseorang atau badan
hukum untuk melakukan usaha atau kegiatan tertentu.
2. Badan Pelayanan Perijinan (BPPT) Medan melanyani proses perijinan
yang meliputi ijin gangguan perusahaan industri dan bukan industri, ijin
usaha perdagangan, tanda daftar perusahaan, ijin usaha industri (IUI)
khusus perusahaan industri kecil dan menengah, ijin optik, ijin pelataran
parkir, ijin kerja petugas kesehatan, ijin reklame khusus umbul – umbul
dan spanduk, ijin usaha jasa kontruksi dan ijin pengelolaan, pengeboran,
pengambilan dan pemanfaat air bawah tanah.
30
A. Pengertian Sekretaris
Dewasa ini peran seorang sekretaris bukan hanya sebagai salah satu
karyawan dalam sebuah perushaan, namun lebih jauh sebagai faktor penting yang
mendukung kelancaran tugas-tugas pimpinan karena sebagian tugas sekretaris
adalah berkaitan erat dengan pimpinan. Berikut pengertian Sekretaris menurut
beberapa para ahli seperti dibawah ini yaitu sebagai berikut:
Menurut Hendarto dan Tulusharyono (2003 : 4) “Sekretaris adalah orang
yang membantu seseorang, yaitu pimpinan dalam melaksanakan tugas
perkantoran yang timbul dari tugasnya sebagai pimpinan. Dan Menurut
Saiman (2002 : 24) pengertian sekretaris adalah sebagai berikut, “Sekretaris
adalah seseorang yang mempunyai tugas yang sangat berkaitan dengan kegiatan
tulis-menulis atau catat-mencatat dari suatu kegiatan perkantoran atau perusahaan
sedangkan
Dari tiga pendapat para ahli diatas yang menjelaskan pengertian
sekretaris, maka dapat disimpulkan bahwa pengertian sekretaris pada hakikatnya
Nuraeni (2008 : 2) menyatakan bahwa: “Sekretaris adalah orang yang
bekerja pada orang lain untuk membantu dalam korespondensi, pekerjaan tulis,
mendapatkan informasi, dan masalah-masalah lain pegawai yang ditunjuk oleh
masyarakat perusahaan, atau perserikatan untuk melakukan korespondensi,
memelihara warkat-warkat, terutama yang berurusan dengan perusahaannya
menteri yang mengepalai kantor pemerintahan“.
31
adalah seseorang yang membantu pimpinan dalam menjalankan tugas-tugasnya,
yang meliputi kegiatan mencatat dan menulis dari suatu kegiatan
perkantoran.Sekretaris pimpinan pada Badan Pelayanan Perijinan Terpadu
(BPPT) Medan adalah seseorang yang membantu meringankan tugas – tugas
pimpinan dalam menjalankan tugasnya terutama pada masalah berkas
permohonan perijinan, selain itu sekretaris pada Badan Pelayanan Perijinan
Terpadu (BPPT) Medan juga berperan penting dalam meneliti kembali seluruh
berkas permohonan khusunya masalah kelengkapan berkas, pengetikan dan proses
perjalanan berkas tersebut.
B. Peranan dan Tanggung Jawab Sekretaris a) Peran Sekretaris
Sekretaris memegang peranan yang penting dan dapat menentukan
berhasil tidaknya tujuan perusahaan. Pentingnya peranan seorang sekretaris ini
tentunya sesuai dengan jabatan sekretaris pada masing-masing organisasi.
Peranan sekretaris secara umum dapat diketahui sebagai berikut:
1. Peranan sekretaris terhadap atasan:
a. Sebagai perantara saluran komunikasi dan pembinaan hubungan yang
baik bagi orang yang ingin berhubungan dengan pimpinan.
b. Sebagai sumber informasi yang diperlukan pimpinan dalam memenuhi
fungsi, tugas, dan tanggung jawab.
c. Sebagai pelanjut keinginan pimpinan kepada bawahan dalam
pelaksanaan tugas.
d. Alternatif pemikiran dari pimpinan dalam ide-ide.
e. Sebagai faktor penunjang dalam keberhasilan pekerjaan dan cerminan
pimpinan dan bawahan.
2. Peranan sekretaris terhadap bawahan (pimpinan):
a. Penentuan kebijakan yang berlaku bagi pegawai bawahan secara adil,
yaitu mengenai peraturan penempatan pegawai yang sesuai dengan
kecakapan dan kemampuan (rule of the place).
b. Memberikan motivasi kerja kepada pegawai bawahan sehingga
pekerjaan dapat berjalan lancar dan berhasil dengan baik.
c. Memberikan rasa bangga dan puas kepada pegawai bawahan dalam
menjalankan pekerjaan.
d. Menerima pendapat dan usul bawahan dalam berbagai masalah.
e. Mengadakan pendekatan kepada pegawai bawahan untuk lebih
mengerahkan dan mengetahui kelemahan dan kehendak pegawai
bawahan.
Peranan sekretaris terhadap bawahan merupakan penilaian dari
bawahan sehingga sikap dan tingkah laku sekretaris akan berpengaruh
terhadap pekerjaan pegawai bawahan. Bagi sekretaris yang ramah dan
komunikatif akan memberikan suasana hubuungan kerja yang baik bagi
bawahan sehingga segala permasalahan dapat didiskusikan dan dicari cara
penyelesaiannya.
b) Tanggung Jawab Sekretaris
Tanggung jawab sekretaris seorang sekretaris tentunya sesuai dengan
fungsi jabatan sekretaris tersebut. Bagi organisasi yang besar, tugas sekretaris
33
juga lebih berat karena selain betugas dan bertanggung jawab terhadap
pimpinannya, ia juga harus bertanggung jawab untuk mengatur dan
mengawasi tugas dan kegiatan bawahannya. Secara umum tugas-tugas
sekretaris meliputi hal-hal sebagai berikut:
1) Menerima dikte dari pimpinan.
2) Melaksanakan korespondensi (menerima dan mengirim surat-surat
termasuk telepon, telegram, dan faksimile).
3) Menyimpan arsip-arsip yang dinilai penting.
4) Menerima tamu-tamu pimpinan.
5) Membuat jadwal pertemuan dan perjanjian-perjanjian pimpinan dengan
teman relasi maupun kegiatan lainnya.
6) Menyiapkan bahan-bahan keterangan kepada pimpinan sesuai dengan
kebutuhan pimpinan dalam rapat maupun kegiatan lainnya.
7) Bertindak sebagai perantara antara pimpinan dan bawahan.
8) Mengatur rapat-rapat dan seminar pimpinan dengan bawahan.
9) Menemani pimpinan dalam pertemuan penting.
10) Menyusun pidato-pidato untuk pimpinan.
Dalam pelaksanaan tugas dan tanggung jawab pada setiap orang untuk
menjadi lebih baik, harus ada motivasi atau semangat kerja. Hal ini sangat
penting bagi sekretaris terutama sekretaris eksekutif atau manajer karena
mereka mempunyai tugas ganda, yaitu tugas terhadap kegiatan pimpinan
sehari-hari dan tugas terhadap koordinasi maupun pengendalian bawahan.
Pada Badan Pelayanan Perijinan Terpadu (BPPT) Medan, seorang
sekretaris sangat berperan penting dalam kelancaran aktivitas pimpinan
(kepala Badan) dimana sekretaris pada Badan Pelayanan Perijinan Terpadu
(BPPT) Medan mempunyai peran dan tanggung jawab yang didelegasikan
sehingga Pimpinan (Kepala Badan) dapat menjalankan pekerjaannya dan
mefokuskan diri pada pengawasan dan pengembangan Badan Pelayanan
Perijianan Terpadu (BPPT) Medan dan juga terhadap masalah – masalah yang
terjadi pada Badan Pelayanan Perijinan Terpadu (BPPT) Medan. Sekretaris
juga sebagai penghubung dalam menyampaiakan informasi dari pimpinan
(Kepala Badan) kepada para Kepala Sub bagian Umum, Kepala Sub Bagian
Keuangan, Kepala Bidang – Bidang, Bendahara Peneriman dan seluruh Staff
pegawai di kantor dinas Badan Pelayanan Perijinan Terpadu (BPPT) Medan.
Informasi yang diberikan itu berupa disposisi dari surat – surat masuk seperti
surat – surat keputusan, undangan dan surat ataupun berkas yang berkaitan
dengan permasalahan permohonan ijin. Dengan sampainya informasi kepada
bagian yang dituju barulah setiap bidang dapat mengetahui apa yang harus
dikerjakan sesuai dengan intruksi dari pimpinan (Kepala Badan). Sekretaris
Pimpinan juga berperan penting dalam menyelesaikan hal – hal kecil yang
mungkin terjadi dalam lingkungan kerja namun cukup mempengaruhi
aktivitas kerja organisasi, sehingga dengan demikian sekretaris mempunyai
posisi penting dalam menjalankan aktivitas pada Badan Pelayanan Perijinan
Terpadu (BPPT) Medan.
35
Menurut hasil pengamatan penulis, saat ini sekretaris pimpinan pada
Badan Pelayanan Perijinan Terpadu (BPPT) Medan telah dapat menjalankan
peran dan tanggung jawabnya dengan baik. Sekretaris pimpinan mampu
menyampaikan informasi – informasi dengan cepat dari pimpinan (kepala
badan) kepada bidang – bidang di kantor dinas Badan Pelayanan Perijinan
Terpadu (BPPT) Medan sehingga informasi dapat diproses dengan cepat dan
mampu menyelesaiakan tugas yang diberikan secara tiba – tiba dengan cepat.
Sekretaris pimpinan mampu menunjukan keprofesionalnnya terhadap
penanganan tugas – tugas yang diberikan. Selain itu juga sekretaris pimpinan
mampu menciptakan hubungan yang baik dengan para pegawai lain pada
Badan Pelayanan Perijinan Terpadu (BPPT) Medan. Karena apabila sekretaris
dapat membangun hubungan yang baik dengan pegawai lain, maka pegawai
lain akan berpikir bahwa sikap tersebut merupakan hasil dari kepemimpinan
yang baik dari atasannya.
C. Jenis-Jenis Sekretaris
Setiap sekretaris harus mengetahui dengan jelas kedudukan dan
peranannya dalam suatu organisasi. Ada kalanya dasar pendidikan dan
pengalaman antara satu dengan yang lain tidak sama, namun dengan adanya
kesempatan yang didapat atau perkembangan yang terjadi di dalam pembinaan
karirnya serta kemampuan sekretaris akan mempunyai tugas dan tanggung jawab
yang berbeda. Dalam Wursanto (2006 : 2) maka sekretaris dapat dibedakan
menjadi:
a. Sekretaris Organisasi
Sekretaris organisasi disebut juga sekretaris instansi, sekretaris
perusahaan, business secretary, excecutive secretary. Seorang sekretaris
organisasi disamping menjalankan tugas atas perintah pimpinan, juga memiliki
kedudukan sebagai manajer yang mengelola suatu unit kerja dalam bidang
kesekretariatan. Oleh karena itu, seorang sekretaris organisasi memiliki peran dan
fungsi manajerial, meliputi membuat perencanaan, melakukan pengorganisasian,
membimbing dan mengarahkan, mengontrol serta mengambil keputusan atas
berbagai masalah yang dihadapi dalam bidang pekerjaan kesekretariatan. Contoh
sekretaris organisasi adalah:
1) Sekretaris Jendral
2) Sekretaris Kabinet
3) Sekretaris Wilayah
4) Sekretaris Inspektorat Jendral
5) Sekretaris Yayasan
b. Sekretaris Pribadi dan Sekretaris Pimpinan 1. Sekretaris Pribadi
Sekretaris pribadi adalah seorang yang mengerjakan kegiatan perkantoran,
untuk membantu seseorang, dan bersifat pribadi. Sekretaris dalam
pengertian ini bukan pegawai atau staff dari suatu organisasi atau
perusahaan tetapi seseorang yang diangkat dan digaji oleh perorangan.
37
2. Sekretaris Pimpinan
Sekretaris pimpinan adalah seorang pembantu pimpinan yang bertugas
mengerjakan tugas-tugas perkantoran untuk seorang pimpinan tertentu.
Sekretaris dalam pengertian ini adalah pegawai atau staff dari suatu
organisasi/perusahaan, diangkat dan digaji oleh organisasi atau perusahaan
yang bersangkutan.
Berdasarkan kemampuannya dan pengalaman kerjanya, sekretaris dapat
dibedakan menjadi dua yaitu:
1. Sekretaris Junior
Sekretaris junior adalah sekretaris belum banyak memiliki pengalaman,
dapat juga berarti masih berpangkat atau berkedudukan rendah, atau baru
saja diangkat sebagai pegawai dengan jabatan sebagai sekretaris. Tugas
Sekretaris yang diberikan kepada sekretaris junior adalah tugas khusus
dalam bidang sekretaris, misalnya korespondensi, mengetik, steno,
menerima dikte, dan sebagainya.
2. Sekretaris Senior
Dalam Kamus Umum Bahasa Indonesia, kata senior memiliki arti lebih tua,
dapat pula berarti lebih tinggi dalam pangkat, kedudukan, atau tingkat.
Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa sekretaris senior adalah:
1) Sekretaris yang memiliki masa kerja, pengalaman kerja, kemampuan,
dan prestasi kerja sebagai sekretaris yang mandiri, tidak tergantung
pada perintah pimpinan. Perlu digarisbawahi bahwa seorang
sekretaris senior tidak semata-mata diukur dari usia yang lebih tua
dibandingkan pegawai atau staff yang lain, tetapi atas prestasi kerja
yang telah dicapai sekretaris itu secara nyata. Sekretaris senior tidak
hanya mampu mengerjakan tugas yang diberikan oleh pimpinan,
tetapi juga mampu mengatasi berbagai masalah yang dihadapi
sehingga benar-benar mampu menunjukkan diri sebagai seorang
sekretaris yang profersional.
2) Sekretaris yang memiliki pangkat dan kedudukan lebih tinggi
dibandingkan sekretaris junior, memiliki berbagai macam
kompetensi sehingga dia dapat menangani tugas beserta segala
macam permasalahannya dengan cepat tanpa banyak mendapat
bimbingan dari pimpinannya. Dengan demikian, Seorang sekretaris
senior adalah sekretaris yang mampu mandiri dan benar-benar
mampu menangani segala macam pekerjaan yang dituntut oleh
pimpinan berkaitan dengan tugas dan bertanggung jawab yang
diemban oleh pimpinan yang dibantu.
3) Berdasarkan Spesialisasi (Bidang Khusus dalam Pekerjaan) Dalam
hal ini yang dimaksud dengan sekretaris spesialisasi yaitu seorang
sekretaris yang khusus membidangi suatu bidang tertentu.
Misalkan:
a. Sekretaris bidang Teknik (Technical Secretary)
b. Sekretaris bidang Hukum (Legal Secretary)
c. Sekretaris bidang Akuntansi (Accounting Secretary)
d. Sekretaris bidang Kedokteran (Medical Secretary)
39
Adapun jenis sekretaris pada Badan Pelayanan Perijinan Terpadu (BPPT)
Medan adalah sekretaris pimpinan dimana sekretaris pada Badan Pelayanan
Perijinan Terpadu (BPPT) Medan dalam kedudukannya merupakan seorang
pembantu pimpinan yang bertugas meringankan, mempermudah dan
memperlancar tugas pekerjaan dan tanggung jawab pimpinan.
D. Ruang Lingkup Tugas Sekretaris
Tugas seorang sekretaris adalah membantu pimpinan dalam
melaksanakan pekerjaan-pekerjaan teknis, tetapi cukup penting artinya bagi
pimpinan. Seorang pimpinan akan sangat memerlukan bantuan sekretaris dalam
melaksanakan pekerjaan-pekerjaan kantor, seperti menerima tamu, menerima
telepon, mengambil dikte dan mengurus surat-menyurat, dan sebagainya. Karena
itu seorang pimpinan mengharapkan bahwa bantuan yang diberikan oleh
sekretaris dalam melaksanakan pekerjaannya dapat dilaksanakan dengan penuh
tanggung jawab.
Tugas-tugas bantuan yang akan diberikan oleh seorang sekretaris akan
berbeda, bergantung dari bidang usaha yang dilakukan oleh pimpinan. Karena itu
banyak variasi dari pekerjaan pimpinan, maka pendidikan seorang sekretaris
haruslah memadai dan meliputi seluruh kemungkinan tanggung jawab pekerjaan
pimpinan.Dalam Sedarmayanti (2000 : 23) dan Thomas (2003 : 21) maka
umumnya pekerjaan sekretaris dikelompokkan dalam 8 kriteria:
1. Tugas-tugas Rutin
Yaitu tugas-tugas yang harus dikerjakan setiap hari tanpa memerlukan
perintah khusus, perhatian khusus dan pengawasan khusus. Tugas-tugas rutin
meliputi:
a. Menyusun /membuat surat
b. Menata arsip
c. Mengurus dan mengendalikan surat
d. Menerima dan melayani tamu serta bertamu
e. Menerima serta melayani telepon dan menelepon
f. Mengatur jadwal acara kegiatan pimpinan
g. Mempersiapkan laporan
Kesemua tugas ini harus dikerjakan seorang sekretaris tanpa harus
menunggu perintah dari pimpinan. Dari sekian banyak tugas-tugas sekretaris tugas
yang paling mendasar adalah tugas rutin yang sehari-harinya harus dikerjakan
sekretaris.
2. Tugas-tugas Khusus
Yaitu tugas yang diperintahkan oleh pimpinan dan penyelesaiannya secara
khusus dengan dimintai pendapatnya, pertimbangan dan pengalamannya.
Tugas-tugas khusus meliputi:
a. Mengkonsep surat perjanjian kerja sama dengan relasi
b. Menyusun surat-surat rahasia atau confidential
c. Menyusun acara pertemuan bisnis
d. Pembelian kado atau cendramata
41
Ada kalanya seorang pimpinan meminta sekretaris untuk melakukan
sekretaris untuk melakukan tugas-tugas khusus ini pimpinan akan memberikan
perintah secara lengkap, tetapi mungkin juga pimpinan mengharapkan
sekretarisnya memberikan masukan dan pengalaman-pengalaman sekretaris untuk
menyelesaikan tugas-tugas tersebut.
Seorang pimpinan akan memberikan tugas-tugas khusus setiap hari, oleh
karena itu sekretaris harus dapat mengatur waktu agar tugas-tugas khusus ini
dapat dilaksanakan sebaik-baiknya.
3. Tugas-tugas Istimewa
Yaitu tugas-tugas yang menyangkut keperluan pimpinan. Tugas istimewa
meliputi:
a. Membetulkan alat-alat tulis pimpinan beserta perlengkapan yang
diperlukan.
b. Bertindak sebagai penghubung untuk meneruskan informasi kepada para
relasinya.
c. Bersama-sama atau mewakili seseorang menerima
sumbangan-sumbangan untuk dana atau keperluan kegiatan lainnya.
d. Mengigatkan pimpinan membayar iuran atau asuransi dari suatu bahan.
e. Menghadiri rapat-rapat dinas, sebagai pendamping pimpinan selama
mengadakan pertemuan bisnis.
f. Mengadakan pemeriksaan peralatan kantor yang perlu diperbaiki atau
penambahan alat-alat dan sarana kantor.
Biasanya tugas-tugas istimewa ini tidak dilakukan setiap hari. Tugas-tugas
istimewa ini harus dapat dilaksanakan dengan baik karena akan menyangkut nama
baik pimpinan.
4. Tugas Resepsionis
Tugas resepsionis ini meliputi:
a. Menerima dan menjawab telepon serta mencatat pesan-pesan lewat
telepon.
b. Menerima tamu yang akan bertamu dengan pimpinan.
c. Mencatat janji-janji untuk pimpinan.
d. Menyusun acara kerja sehari-hari pimpinan.
e. Tugas Keuangan
5. Tugas keuangan meliputi:
a. Menangani urusan keuangan pimpinan dengan baik.
b. Membayar rekening-rekening, pajak, sumbangan atas nama
pimpinan.
c. Menyimpan catatan pengeluaran sehari-hari untuk pimpinan dan
menyediakan dana untuk keperluan sehari-hari tersebut.
6. Tugas Sosial
Hal ini meliputi:
a. Mengurus kegiatan seputar kantor.
b. Mengatur penyelenggaraan resepsi untuk kantor pimpinan beserta
mengurus undangannya.
43
7. Tugas Insidential
Dalam hal ini tugas-tugas yang harus dilakukan oleh seorang sekretaris
meliputi:
a. Menyiapkan agenda rapat, menyiapkan laporan, pidato atau
persyaratan pimpinan.
b. Membuat iktisar dari berita-berita dan karangan yang termuat
dalam surat kabar, majalah yang ada kaitannya dengan kepentingan
perusahaan.
c. Mengoreksi bahan cetakan yang dikonsep pimpinan.
d. Mewakili pimpinan dalam berbagai resepsi atau pertemuan.
8. Tugas Sekretaris dalam Bussiness Meeting
Sekretaris sering kali diminta untuk membantu pimpinan dalam menyusun
sebuah pertemuan bisnis (Bussiness meeting). Beberapa pedoman bagi
sekretaris agar penyelenggaraan pertemuan bisnis dapat membawa hasil
adalah:
a. Menentukan waktu dan tempat.
b. Menyediakan peralatan untuk meeting tersebut.
c. Mempersiapkan makanan dan minuman.
d. Sediakan kertas, brosur, dan alat tulis.
e. Sediakan alat-alat yang digunakan dalam proses rapat nantinya.
f. Jadwal pertemuan harus diatur sedemikian rupa agar pertemuan
tersebut dapat dihadiri oleh seluruh peserta rapat.
Bila semua tugas-tugas sekretaris yang telah dijelaskan pada sub bab
sebelumnya maka rician dari tugas-tugas tersebut adalah sebagai berikut:
a. Menyelenggarakan surat-menyurat (Korespondensi)
1) Memproses surat-masuk dan surat keluar
2) Mengkonsep data
3) Mengklasifikasikan tugas
4) Penggandaan warkat
5) Mencatat ciri-ciri pokok warkat yang digandakan
6) Mengatur pengantaran surat dan melayani pinjaman surat dokumen
atau arsip
b. Menyelenggarakan tata kearsipan, sehingga mempermudah proses
surat-menyurat atau mencari kembali bila arsip sewaktu-waktu dibutuhkan.
c. Menyampaikan informasi kepada pimpinan, misalnya:
1) Menyelenggarakan pencatatan dan penyampain informasi
2) Mencatat pesan-pesan yang perlu disampaikan
3) Membuat kliping surat kabar, majalah, buletin
d. Menyelenggarakan hubungan melalui telepon
e. Mengatur pertemuan rapat
f. Menyiapkan bahan laporan
g. Mengatur jadwal kegiatan pimpinan
h. Mengurus persiapan perjalanan pimpinan
i. Menjadi penghubung antara pimpinan dengan pejabat lainnya
45
Adapun tugas -tugas sekretaris di Badan Pelayanan Perijinan Terpadu
(BPPT) Medan adalah:
1. Menerima berkas permohonan ijin dari bidang – bidang
2. Menandatangani bukti penerimaan berkas pada buku ekspedisi pengiriman
berkas
3. Meneliti kembali seluruh berkas permohonan khususnya kelngkapan berkas,
pengetikan dan proses perjalanan berkas
4. Memaraf blangko ijin
5. Membuat saran dan mencatat di kartu kendali untuk diteruskan ke kepala
badan
6. Menerima dan melayani tamu serta bertamu
7. Mengurus dan mengendalikan surat
8. Membuat laporan perijinan
9. Menerima serta melayani telepon dan menelepon yang bersangkutan tentang
masalah perijinan
Kesemua tugas – tugas di atas adalah tugas yang paling mendasar yang
dilakukan sehari – hari oleh sekretaris pada Badan Pelayanan Perijinan Terpadu
(BPPT) Medan, tugas – tugas rutin di atas harus dikerjakan oleh seorang
sekretaris tanpa harus menunggu perintah dari pimpinan (Kepala Badan) dari
sekian banyak tugas yang dikerjkan oleh seorang sekretaris tugas – tugas diatas
adalah tugas yang paling wajib dikerjakan tanpa harus ada perintah dari
pimpinan (Kepala Badan).
Adapun tugas – tugas khusus yang diberikan kepada sekretaris pimpinan
pada Badan Pelayanan Perijinan Terpadu (Medan) adalah sekretaris pimpinan
diminta untuk menyusun surat – surat rahasia yang berhubungan dengan proses
perijinan. Untuk itu sekretaris pimpinan harus siap untuk diberi tugas dari
pimpinan (kepala badan).Sekretaris pada Badan Pelayanan Perijinan Terpadu
(BPPT) Medan juga mempunyai tugas menghadiri rapat – rapat dinas dan
sebagai pendamping pimpinan (Kepala Badan) selama mengadakan pertemuan
yang menyangkut kegiatan dinas maupun kegiatan yang bersangkutan pada
masalah perijinan.
E. Peranan Sekretaris Dalam Membantu Pimpinan
Dalam melaksanakan tugasnya seorang pimpinan sering mengalami
kesulitan dalam membagi waktunya. Karena begitu banyaknya tugas yang harus
dikerjakan oleh pimpinan maka seorang pimpinan harus memiliki seorang yang
dapat membantu tugas tersebut dan juga dapat membantu dan mengatur waktu
serta kegiatannya. Pada situasi seperti inilah dibutuhkan peran sekretaris.
Sekretaris dapat menjadi konfiden pertama bagi pimpinannya, tempatnya
merundingkan hal-hal yang bersifat rahasia, tempatnya membicarakan
rencana-rencana dan mendiskusikan serta mendelegasikan berbagai masalah bisnis.
Sudah merupakan kewajiban, bahwa seorang sekretaris harus membantu
pimpinan semaksimal mungkin dengan mencurahkan dedikasi yang total kepada
pimpinannya, agar pimpinan dapat bekerja secara efisien dan profersional.Bila
seorang sekretaris menguasai pekerjaan sampai kepada hal yang sekecil-kecilnya,
serta mempelajarinya dalam hubungan dengan tanggung jawab pimpinan, maka
47
hal tersebut dapat meningkatkan pendayagunaan tidak hanya terhadap
pelaksanaan tugas sekretaris, tetapi juga terhadap tugas dan keberhasilan
pimpinannya.
Dalam Saiman (2002 : 37) adapun peranan sekretaris secara umum dapat
diketahui sebagai berikut:
1. Peranan sekretaris terhadap atasan
a. Sebagai perantara atau saluran komunikasi dan pembinaan hubungan yang
baik bagi orang yang ingin berhubungan dengan pimpinan.
b. Sebagai sumber informasi yang diperlukan pimpinan dalam memenuhi
fungsi, tugas, dan tanggung jawab.
c. Sebagai pelanjut keinginan pimpinan kepada bawahan dalam pelaksanaan
tugas.
d. Alternatif pemikiran dari pimpinan dalam ide-ide.
e. Sebagai faktor penunjang dalam keberhasilan pekerjaan dan cerminan
pimpinan bagi bawahan.
2. Peranan sekretaris terhadap bawahan
a. Penentuan kebijakan yang berlaku bagi pegawai bawahan secara adil yaitu
mengenai pengaturan penempatan pegawai yang sesuai dengan kecakapan
dan kemampuan (rule of place).
b. Memberikan motivasi kerja kepada pegawai bawahan sehingga pekerjaan
dapat berjalan lancar dan berhasil baik.
c. Memberikan rasa bangga dan puas kepada pegawai bawahan dalam
menjalankan pekerjaannya.
d. Menerima pendapat dan usul bawahan dalam berbagai masalah.
e. Mengadakan pendekatan kepada pegawai bawahan untuk telah
mengerahkan dan mengetahui kelemahan dan kehendak pegawai bawahan.
Adapun peranan sekretaris dalam memperlancar tugas pimpinan pada Kantor
Dinas Badan Pelayanan Perijinan Terpadu (BPPT) Kota Medan adalah:
1. Sebagai perantara atau saluran komunikasi dan pembinaan hubungan yang
baik bagi organisasi yang ingin berhubungan dengan pimpinan.
2. Sebagai sumber informasi yang diperlukan pimpinan dalam memenuhi
fungsi tugas dan tanggung jawab.
3. Sebagai pelanjut keinginan pimpinan kepada bawahan dalam pelaksanaan
tugas.
4. Alternatif pemikiran dari pimpinan dalam ide-ide.
5. Sebagai faktor penunjang dalam keberhasilan pekerjaan dan seminar
pimpinan bagi bawahan.
6. Penentuan kebijakan yang berlaku bagi pegawai bawahan secara adil yaitu
mengenai pengaturan penempatan pegawai yang sesuai dengan kecakapan
dan kemampuan.
7. Memberikan rasa bangga dan puas kepada pegawai bawahan dalam
menjalankan pekerjaan.
8. Menerima pendapat dan usul bawahan dalam berbagai masalah.
9. Mengadakan pendekatan kepada pegawai bawahan untuk lebih
mengarahkan dan mengetahui kelemahan dan kehendak bawahan.
49
Sekretaris pada Badan Pelayanan Perijinan Terpadu (BPPT) Medan
mempunyai peranan yang sangat penting dalam membantu kelancaran tugas
pimpinan, apabila sekretaris tadi tidak ada maka pekerjaan akan terhambat baik
dalam segi tenaga, pikiran, dan waktu sehingga berkurangnya efisiensi kerja.
Dewasa ini kedudukan seorang sekretaris dalam perusahaan atau organisasi
semakin penting disebabkan perkembangan zaman yang semakin pesat dengan
permasalahan yang kompleks.
Dengan sendirinya pimpinan tidak dapat mengendalikan perusahaan atau
bawahannya dengan langsung. Hal inilah yang sering membawa akibat operasi
perusahaan berjalan lambat. Sering terjadi bahwa kelancaran tugas pimpinan tidak
terlaksana karena kurang diperhatikannya hal-hal yang kurang bersifat rinci yang
sesungguhnya merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari tugas pimpinan.
Seorang pimpinan dituntut untuk mengetahui dengan cepat dan tepat setiap situasi
dan kondisi organisasinya, dapat memanfaatkan waktunya dengan efektif dan
efisien. Guna menjamin kecermatan dan kelancaran tugas pimpinan tersebut,
diperlukan tenaga sekretaris terdidik dan terampil dan mampu mengetahui dengan
tepat dan tugas pokok organisasi dan pimpinannya serta tugas pokok dan
tanggung jawab sendiri.
Seorang sekretaris pada Badan Pelayanana Perijinan Terpadu (BPPT)
Medan mempunyai peranan dalam memberikan informasi, baik secara formal
maupun informal. Informasi formal yang berhubungan dengan perusahaan,
sedangkan informasi infor
