SKRIPSI
Diajukan Untuk Memenuhi Syarat Kelulusan Pada Program Studi Strata Satu Jurusan Sistem Informasi
Disusun oleh : CAHYANGGA UNANTI
10507279
JURUSAN SISTEM INFORMASI
FAKULTAS TEKNIK DAN ILMU KOMPUTER
UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA
i
kaberadaan tersebut tidak didukung oleh suatu sistem yang handal mulai dari pencatatan data reservasi kamar, check in, check out, laundry, serta food and beverage masih berupa manual sehingga data tidak akurat dan memakan waktu yang cukup lama. Data reservasi, check in, check out, laundry dan food and beverage masih disimpan dalam bentuk berkas sehingga sering terjadi kehilangan data atau rusaknya data akibat kelalaian karyawan. Kesulitan dalam pembuatan kwitansi serta laporan karena hanya menggunakan proses manual yaitu mencatat pada kertas atau nota, oleh sebab itu di perlukan suatu sistem informasi yang dapat menyelesaikan permasalahan dalam pengolahan data tamu pada Hotel Millenia.
Metode penelitian yang digunakan oleh penulis dengan menggunakan metode deskriptif dimana gambaran tentang penelitian selanjutnya akan diambil tindakan untuk membuat suatu sistem informasi pelayanan tamu hotel. Metode prototype digunakan pada penelitian ini agar user dan peneliti dapat melakukan pendekatan mengenai bagaimana suatu program yang akan dirancang sesuai keinginan user. Program ini dirancang dengan menggunakan perangkat lunak Microsoft Visual Basic 6.0 dan database yang digunakan untuk membantu program ini adalah Microsoft SQL Server 2000.
Sistem informasi yang dibangun oleh penulis diharapkan dapat digunakan untuk mengolah data yang ada, dimulai pada saat reservasi, check in, laundry, food and beverage sampai proses tamu check out, sehingga dapat mempermudah dalam proses pencarian data, penghitungan biaya keseluruhan dan juga mempermudah dalam proses pembuatan laporan, sehingga dapat meningkatkan kualitas kerja karyawan hotel dan juga meningkatkan mutu pelayanan hotel. Diharapkan pengembangan sistem informasi pelayanan tamu selanjutnya dapat menjadi sistem informasi yang dapat mengolah seluruh laporan keuangan secara detail, menampilkan keseluruhan detail pemakaian fasilitas hotel selama tamu menginap pada kwitansi checkout dan dapat menerima pembayaran uang muka tidak hanya dengan uang tunai
not supported by a robust system of recording data from room reservations, check in, check out, laundry, and food and beverage is still a manual so that data is not accurate and takes a long time. Data reservations, check in, check out, laundry and food and beverage is still stored in the file so often the case of data loss or corruption of data due to negligence of employees. Difficulty in preparing receipts and reports as it only uses a manual process that is recorded on paper or memorandum, and therefore in need of an information system that can solve problems in data processing room at Hotel Millennia.
The Writer used descriptive methodology wich is describe about the next step in research. This action research is taken to make guest service information system in millennia hotel. Prototype methodology is used to make user and researcher
can do approach abaout how programme that is designed on user’s wants. This
programme that is designed with software Microsoft visual basic and database that is used to help this programme is Microsoft sql server 2000.
Information systems built by the author is expected to be used to process the data, starting at the time of reservation, check in, laundry, food and beverage until the guests check out, so as to facilitate the search process data, calculation of overall costs and also facilitate the process of making the report, so that to improve the quality of hotel employees and also improve the quality of hotel services. Expected development of information systems can be further guest services information system that can process all financial reports in detail, show you the entire details of the use of hotel facilities for guests staying at checkout receipts and be able to receive advance payments not only with cash
iii
KATA PENGANTAR
Dengan mengucapkan puji dan syukur kehadirat Tuhan Yang Maha Esa
yang telah memberikan Rahmat dan Karunia-Nya, sehingga penulis dapat
menyelesaikan Skripsi sebagai salah satu syarat kelulusan Program Sarjana
Jurusan Sistem Informasi di Universitas Komputer Indonesia.
Adapun judul Penelitian ini adalah “SISTEM INFORMASI PELAYANAN
TAMU PADA HOTEL MILLENIA CILEUNYI”.
Dalam Menyelesaikan Penelitian ini tentunya penulis banyak mendapat
bimbingan dan bantuan dari berbagai pihak. Untuk itu pada kesempatan ini
penulis ingin menyampaikan ucapan terimakasih kepada berbagai pihak yang
selama ini banyak membantu dan memberikan dorongan, antara lain kepada yang
terhormat :
1. Allah SWT atas segala Berkat dan Rahmat-Nya bagi penulis.
2. Dr. Ir. Eddy Suryanto Soegoto, M.Sc selaku Rektor Universitas Komputer
Indonesia (UNIKOM).
3. Dr. Arry Akhmad Arman selaku Dekan Fakultas Teknik dan Ilmu
Komputer Universitas Komputer Indonesia (UNIKOM).
4. Dadang Munandar, SE, M.Si selaku Ketua Jurusan Sistem Informasi serta
Dosen Wali yang telah banyak membantu dalam penulisan Skripsi ini.
5. Sintya Sukarta, ST., MT selaku Dosen Pembimbing yang telah banyak
iv
6. Seluruh Dosen dan staf yang telah membina penulis untuk menjadi orang
yang lebih baik lagi di masa yang akan datang.
7. Wieke Ratna selaku Pemimpin pada Hotel Millenia yang telah membantu
dan memberi kelancaran dalam pelaksanaan Skripsi.
8. Kamal selaku pembimbing pada Tempat Penelitian Skripsi Hotel Millenia.
9. Orang Tua penulis yang senantiasa mendukung dan mendoakan penulis.
10. Imas, lulu, risty, dedew dan Seluruh teman – teman seperjuangan di MI7
angkatan 2007
11.Sandi Satriana yang mendukung serta mendampingi penulis selama
penyusunan skripsi.
Kemampuan dan Pengalaman yang penulis miliki sangat terbatas. Oleh
karena itu, penulis sadar benar apa yang penulis tuangkan dalam Skripsi ini masih
jauh dari sempurna. Maka saran–saran yang bersifat membangun dari semua
pihak sangat penulis harapkan untuk dimanfaatkan pada masa–masa mendatang.
Kiranya cukup sekian prakata dari penulis, penulis mohon maaf apabila ada
kekurangan dan kekhilafan. Semoga Tuhan Yang Maha Esa selalu melimpahkan
Berkat dan Rahmat-Nya kepada kita semua. Amiiinn…
Bandung, Juni 2011
1 1.1. Latar Belakang
Penggunaan teknologi informasi dan komunikasi melalui sistem informasi
bukan saja akan meningkatkan kualitas serta kecepatan informasi yang dihasilkan
bagi manajemen. Dengan adanya teknologi informasi dan komunikasi yang
sesuai. akan dapat menciptakan suatu sistem informasi manajemen yang mampu
meningkatkan integrasi di bidang informasi dan operasi diantara pihak yang ada di
suatu organisasi.
Untuk menyajikan teknologi informasi dan komunikasi yang cepat dan
akurat, maka dalam proses pengolahan data harus dilakukan secara
terkomputerisasi dalam sebuah sistem yang biasa disebut sistem informasi.
Dengan dilakukannya proses pengolahan data secara terkomputerisasi, maka
pekerjaan-pekerjaan pengolahan data tersebut bisa dilakukan secara efektif dan
efisien.
Dalam dunia perhotelan hal tersebut juga diperlukan untuk mengolah data
yang berhubungan dengan system informasi hotel, begitu pula dengan Hotel
Millenia. Dengan adanya system yang terkomputerisasi maka berbagai data
menjadi lebih mudah untuk diolah. Hotel ini sendiri memiliki 41 kamar dengan
enam tipe kamar yaitu super deluxe, deluxe, executive, standard+tv, standard dan
ekomoni. Hotel menyediakan berbagai fasilitas yang cukup nyaman bagi tamu
beverage, sehingga dibutuhkan suatu sistem yang saling terintegrasi dengan baik.
Hotel ini cukup diminati oleh para tamu yang tidak hanya berasal dari kawasan
bandung, namun juga tamu dari kota lain. Hal ini dapat dilihat dari tingkat hunian
yang terisi penuh pada hari libur dan minimal 20 kamar terisi pada hari biasa,
dikarenakan harga yang terjangkau dengan fasilitas yang cukup mendukung.
Namun, fasilitas tersebut belum didukung oleh system informasi yang dapat
memudahkan bagi tamu serta karyawan Hotel Millenia itu sendiri.
Permasalahan yang terjadi pada Hotel Millenia adalah pelayanan tamu pada
hotel ini belum menggunakan system yang terkomputerisasi, sehingga apabila ada
tamu yang datang atau memesan kamar seorang resepsionist hanya menggunakan
buku untuk mencatatnya. Begitu juga dengan pelayanan laundry serta food and
beverage hanya dicatat oleh masing-masing bagian pada berkas serta nota. Pada
akhir bulan rekap data pemesanan kamar, check in, check out, pendapatan serta
pelayanan lain hanya disalin ulang menggunakan berkas yang telah disediakan
oleh Hotel Millenia. Penggunaan berkas seperti yang berjalan di Hotel Millenia
terdapat banyak kekurangan seperti , data tidak tercatat, serta kehilangan data
karena kesalahan penyimpanan seperti data terelip atau hilang. Belum
terintegrasinya data – data sehingga kesulitan dalam pengolahan data serta
terjadinya kesalahan informasi. Dilihat dari permasalahan di atas maka penulis
mengangkat masalah pemesanan kamar pada Hotel Millenia sebagai topic
penyusunan skripsi dengan judul yang diambil yaitu : “SISTEM INFORMASI
1.2. Identifikasi Masalah
Berdasarkan uraian yang ada pada latar belakang dan judul dapat disusun
permasalahan sebagai berikut :
1. Pencatatan data reservasi kamar, check in, check out, laundry, serta food and
beverage masih berupa manual sehingga data tidak akurat dan memakan
waktu yang cukup lama.
2. Data reservasi, check in, check out, laundry dan food and beverage masih
disimpan dalam bentuk berkas sehingga sering terjadi kehilangan data atau
rusaknya data akibat kelalaian karyawan.
3. Kesulitan dalam pembuatan kwitansi serta laporan karena hanya
menggunakan proses manual yaitu mencatat pada kertas atau nota.
1.2.2.Rumusan Masalah
Rumusan masalah Sistem Informasi Pelayanan Tamu pada Hotel Millenia :
1. Bagaimana Sistem Informasi Pelayanan Tamu yang berjalan pada Hotel
Millenia.
2. Bagaimana perancangan Sistem Informasi Pelayanan Tamu pada Hotel
Millenia sehingga mempermudah proses penyimpanan data.
3. Bagaimana pengujian Sistem Informasi Pelayanan Tamu pada Hotel
Millenia.
4. Bagaimana Implementasi Sistem Informasi Pelayanan Tamu pada Hotel
1.3. Maksud dan Tujuan
Maksud dilakasanakan penelitian ini adalah untuk mengimplementasikan
pengetahuan yang didapat di bangku perkuliahan dengan kenyataan yang
sesungguhnya dilapangan, sedangkan tujuan dilaksanakannya penelitian Skripsi
di Hotel Millenia adalah :
1. Untuk mengetahui Sistem Informasi Pelayanan Tamu yang berjalan pada
Hotel Millenia.
2. Untuk merancang Sistem Informasi Pelayanan Tamu pada Hotel Millenia
sehingga mempermudah proses pengolahan data pelayanan tamu.
3. Untuk melakukan pengujian Sistem Informasi Pelayanan Tamu pada Hotel
Millenia.
4. Untuk mengimplementasikan Sistem Informasi Pelayanan Tamu pada Hotel
Millenia.
1.4. Kegunaan Penelitian
Adapun kegunaan dari penelitian ini terbagi menjadi 2 bagian yaitu,
kegunaan Praktis dan kegunaan Akademis. Lebih jelasnya dijelaskan di bawah ini:
1.4.1 Kegunaan Praktis
Kegunaan Praktis dari penelitian ini di maksudkan oleh penulis bagi Hotel
Millenia yaitu, dengan menggunakan system ini diharapkan dapat meningkatkan
mengefesiensikan waktu dalam proses pengolahan data pemesanan kamar
sehingga data lebih capat, tepat, dalam penyimpanan dan pembuatan laporan.
1.4.2. Kegunaan Akademis
Kegunaan akademis dari penelitian yang dilakukan oleh penulis ini
diharapkan dapat menambah pengetahuan serta wawasan di bidang teknologi dan
informasi khususnya yang berhubungan dengan Sistem Informasi Pelayanan
Tamu.
1.5. Batasan Masalah
Mengingat luasnya permasalahan yang ada pada Hotel Millenia, serta untuk
menghindari penafsiran yang terlalu jauh dalam mempersepsikan uraian, maka
penulis membatasi masalah sebagai berikut :
1. Ruang lingkup sistem hanya dibatasi pada proses Pelayanan Tamu pada
Hotel Millenia yaitu reservasi kamar, check in, laundry, food and beverage,
check out saja.
2. Laporan keuangan pada bagian keuangan tidak termasuk dalam
pembahasan.
3. Uang muka pada proses reservasi hanya membahas uang muka berupa tunai.
4. Apabila melakukan reservasi kamar dikenakan deposit sebesar 50% dari
setiap harga kamar yang dipesan.
I II III IV I II III IV I II III IV I II III IV I II III IV I II III IV
1Pengumpulan Data
2Analisis
3Perancangan Program
4Pembuatan Jadwal
5Pengujian Program 6Implementasi
Mei Juni
No Aktivitas Januari Februari Maret April
6. Laporan laundry serta food ang beverage hanya dibatasi yang berhubungan
dengan pemesanan makanan atau minuman dari tamu.
1.6. Lokasi dan Waktu Penelitian
Penelitian di Hotel Millenia yang beralamat di Jl.Percobaan No.38 Cileunyi.
Penelitian Skripsi ini dilakukan selama 6 bulan, dengan perincian kegiatan seperti
terlihat pada table dibawah ini :
Tabel 1.1
7 2.1. Pengertian Sistem
“Sistem adalah sekelompok elemen – elemen yang terintegrasi dengan
maksud yang sama untuk mencapai tujuan.” (Hanif:2007:7). Sumber daya
mengalir dari elemen output dan untuk menjamin prosesnya berjalan dengan baik
maka dihubungkan dengan mekanisme control seperti gambar di bawah ini:
Gambar 2.1. Model Hubungan Elemen-Elemen Sistem
Sumber:(Hanif:2007:7)
2.2.Pengertian Informasi
Informasi adalah data yang telah diolah menjadi suatu bentuk yang penting
bagi si penerima dan mempunyai nilai yang nyata yang dapat dirasakan dalam
keputusan-keputusan yang sekarang atau keputusan-keputusan yang akan datang.
Tujuan
Mekanisme Kontrol
Transformasi
8
Berguna atau tidaknya informasi tergantung pada beberapa aspek, yaitu:
1. Tujuan si penerima
Apabila informasi itu tujuannya untuk memberikan bantuan maka informasi
itu harus membantu si penerima dalam usahanya untuk mendapatkannya.
2. Ketelitian penyampaian dan pengolahan data
Penyampaian dan mengolah data, inti dan pentingnya info harus
dipertahankan.
3. Waktu
Informasi yang disajikan harus sesuai dengan perkembangan informasi itu
sendiri.
4. Ruang dan tempat
Informasi yang didapat harus tersedia dalam ruangan atau tempat yang tepat
agar penggunaannya lebih terarah bagi si pemakai.
5. Bentuk
Dalam hubungannya bentuk informasi harus disadari oleh penggunaannya
secara efektif, hubungan-hubungan yang diperlukan,
kecenderungan-kecenderungan dan bidang-bidang yang memerlukan perhatian manajemen
serta menekankan informasi tersebut ke situasi-situasi yang ada hubungannya.
6. Semantik
Agar informasi efektif informasi harus ada hubungannya antara kata-kata dan
9 2.3. Pengertian Sistem Informasi
Pengertian Sistem Informasi adalah “data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam pengambilan
keputusan saat ini atau mendatang.” (Hanif:2007:9).
2.4. Konsep Dasar Basis Data
“Basis data / database merupakan kumpulan data yang saling berelasi. Data
sendiri merupakan fakta dari objek, orang, dan lain-lain” (Kusrini:2007:2). Basis data dapat didefinisikan dalam berbagai sudut pandang sebagai berikut:
1. Himpunan kelompok data yang saling berhubungan yang diorganisasikan
sedemikian rupa sehingga kelak dapat dimanfaatkan dengan cepat dan
mudah.
2. Kumpulan data yang saling berhubungan yang disimpan secara bersama
sedemikian rupa tanpa pengulangan ( redundancy ) yang tidak perlu untuk
memenuhi kebutuhan.
3. Kumpulan file/table/arsip yang saling berhubungan yang disimpan dalam
media penyimpanan elektronik.
Entity adalah orang, tempat, kejadian atau konsep yang informasinya
direkam, atau sesuatu yang dipakai untuk menyimpan informasi. Atribut adalah
elemen data yang merupakan bagian dari entity. Data value adalah data akurat
atau informasi yang disimpan pada tiap data elemen yang saling berkaitan
10
elemen data terkecil yang disimpan dalam sebuah spasi (ruang) fisik. Record
adalah sejumlah field yang dikelompokkan dan membentuk sebuah satuan data,
yang sekaligus menguraikan atribut khusus dari sebuah entity. File adalah
sekumpulan record sejenis.
Sedangkan database itu sendiri adalah sekumpulan file–file yang membentuk satuan data yang besar, atau sekumpulan data yang saling terkait /
berhubungan, yang disimpan secara bersama–sama sedemikian rupa dan tanpa ada perulangan yang tidak perlu. Data–data ini harus mengandung semua informasi untuk mendukung semua kebutuhan system.
Basis data bertujuan untuk mengatur data sehingga diperoleh kemudahan,
ketepatan, dan kecepatan dalam pengambilan kembali. Untuk mencapai
tujuannya syarat sebuah basis data yang baik adalah sebagai berikut :
1. Tidak adanya redudansi dan inkonsistensi data
Redudansi terjadi jika suatu informasi disimpan di beberapa tempat.
Akibat dari redudansi adalah inkonsistensi data atau data yang tidak
konsisten.
2. Kesulitan Pengaksesan Data
Basis data memiliki fasilitas untuk melakukan pencarian informasi
dengan menggunakan Query ataupun dari Tool untuk melihat tabelnya.
Dengan fasilitas ini, kita bisa secara langsung melihat data dari
11
program aplikasi sehingga memudahkan pengguna dalam mengakses
informasi.
3. Multiple User
Basis data memungkinkan penggunaan data bersama – sama oleh banyak pengguna pada saat yang bersamaan atau pada saat yang
berbeda. Dengan meletakkan basis data pada bagian server yang bisa
diakses dari banyak client, kita sudah menyediakan akses ke semua
pengguna dari computer client ke sumber informasi yaitu basis data.
2.5. Jaringan Komputer
“Jaringan komputer adalah suatu sistem yang terdiri atas komputer dan
perangkat jaringan lainnya yang bekerja sama untuk mencapai suatu tujuan
tertentu. Komputer, printer, atau perangkat keras lainnya yang terhubung dengan
jaringan dikenal dengan istilah node”. (Angga:2006:1)
Gambar 2.2. Jaringan Komputer
12
Jaringan Komputer yang paling sederhana terdiri dari dua buah node.
Jaringan tersebut dapat disusun oleh hubungan dua buah komputer atau perangkat
keras. ( Angga:2006:2)
Gambar 2.3. Jaringan Komputer sederhana
Sumber:(Angga:2006:2)
2.5.1. Jenis – Jenis Jaringan Komputer
Ada beberapa jenis jaringan computer berdasarkan luas area jangkauan
jaringan. Jenis – jenisnya sebagai berikut :
2.5.1.1. Local Area Network
Merupakan jaringan yang bersifat lokal. Jaringan ini umumnya digunakan
dalam lingkup yang kecil, seperti dalam suatu kantor atau kampus. Penggunaan
jaringan LAN bertujuan untuk berbagi tukar informasi. (Angga:2006:6)
2.5.1.2. Metropolitan Area Network
Merupakan jaringan komputer kelas menengah yang mencakup seperti pada
satu kota besar. Menghubungkan satu lingkungan kantor dengan kantor lainnya
dan sebagainya. (Teguh:2007:2)
13 2.5.1.3. Wide Area Network
Merupakan jaringan komputer wilayah luas yang mencakup antarnegara atau
antar benua. Biasa juga disebut dengan Global Area Network (GAN) yaitu
jaringan komputer yang mencakup seluruh dunia. (Teguh:2007:2)
2.5.2. Topologi Jaringan
Topologi adalah cara menghuungkan sebuah komputer dengan komputer
lainnya sehingga membentuk suatu jaringan. Ada beberapa topologi jaringan,
yaitu :
2.5.2.1. Topologi Bus
Merupakan topologi di mana semua node dihubungkan melalui suatu kabel
yang memiliki dua buah ujung. Pada kedua ujung kabel dipasang suatu perangkat
yang berfungsi untuk mencegah hilangnya sinyal pada kabel. Perangkat tersebut
dikenal dengan istilah Terminator.(Angga:2006:3)
Gambar 2.4. Topologi Bus
14 2.5.2.2. Topologi Star
Pada topologi ini LAN terdiri dari sebuah central node yang berfungsi
sebagai pengatur arus informasi dan penanggung jawab komunikasi dalam suatu
jaringan. Jadi jika node yang satu ingin berkomunikasi dengan node yang lain
maka harus melalui central node. (Teguh:2007:3)
Gambar 2.5. Topologi Star
Sumber:(Teguh:2007:4)
2.5.2.3. Topologi Ring
Menghubungkan antar node secara serial dalam bentuk suatu lingkaran
tertutup. (Teguh:2007:4)
Gambar 2.6. Topologi Ring
15 2.5.2.4. Topologi Tree
Merupakan topologi di mana node – node dihubungkan secara hierarkis. (Angga:2006:5)
Gambar 2.7. Topologi Tree
Sumber: (Angga:2006:6)
2.5.2.5. Topologi Mesh
Merupakan topologi dimana node dalam jaringan dapat terhubung dengan
node – node yang lain secara tidak beraturan. Suatu node dapat memiliki lebih dari satu koneksi ke node yang lain. (Angga:2006:5)
Gambar 2.8. Topologi Mesh
16 2.5.3. Jenis Koneksi Jaringan
Koneksi jaringan diperlukan untuk sharing data dan lainnya. Oleh karena itu,
dijelaskan pula jenis – jenis koneksi jaringan sebagai berikut :
2.5.3.1. Peer To Peer
Peer to peer merupakan system jaringan yang memungkinkan seorang
pengguna membagi sumber daya yang ada di komputernya, baik itu file data,
printer, dan lain – lain dan mengakses sumber daya yang terdapat pada computer lain. Model ini tidak mempunyai sebuah file server atau sumber daya yang
terpusat, seluruh computer mempunyai kemampuan yang sama untuk memakai
sumber daya yang tersedia di jaringan.
Model ini memiliki beberapa kelebihan serta kekurangan. Kelebihan dari
model ini adalah tidak terlalu mahal, karena tidak membutuhkan satu PC yang
sepenuhnya berfungsi sebagau server dan tidak digunakan sebagai media kerja.
Kelemahannya adalah tingkat keamanan yang kurang, karena tidak menyediakan
fasilitas server pengaman yang mencukupi.
2.5.3.2. Client Server
Client server merupakan system jaringan yang memungkinkan jaringan
untuk mensentralisasi fungsi dan aplikasi kepada satu atau dua pemakai file
server. Sebuah file server menjadi jantung dari keseluruhan system,
17
Workstation yang berdiri sendiri dapat mengambil sumber daya yang ada pada file
server.
Mode jaringan client server ini juga memiliki beberapa kelebihan dan
kekurangan. Kelebihannya adalah sumber daya dan keamanan data dikontrol
melalui server. Kelemahannya adalah membutuhkan biaya mahal, karena
memnutuhkan 1 komputer yang bertindak sebagai sever. Apabila terjadi
kerusakan pada server maka data pada computer client akan terganggu.
2.6. Definisi Hotel
Hotel berasal dari kata Hostel. Konon hostel diambil dari bahasa Perancis
yang diambil dari bahasa latin yaitu hostes. Bangunan public ini sudah disebut – sebut sejak akhir abad ke – 17. Maknanya sebagai tempat penambungan bagi pendatang atau dapat juga sebagai bangunan yang menyediakan tempat tinggal
sementara serta makanan untuk umum.
“Definisi hotel adalah jenis akomodasi yang mempergunakan seluruh atau
sebagian bangunan untuk menyediakan jasa penginapan, makanan dan minuman
serta jasa lain bagi umum yang dikelola secara komersial.”(ismayanti:2009:135)
Sementara hotel proprietor act tahun 1959 membuat definisi hotel : An
18
accommodation with special contract to any traveler, able and willing to pay a
reasonable sum, who is fit to be received.
2.7. Definisi Reservasi
Pemesanan dalam bahasa Inggris adalah Reservation yang berasal dari kata
“to reserve” yaitu menyediakan atau mempersiapkan tempat sebelumnya.
Sedangkan reservation yaitu pemesanan suatu tempat fasilitas. Jadi secara umum
reservation yaitu pemesanan fasilitas yang diantaranya akomodasi, meal, seat pada
pertunjukan, pesawat terbang, kereta api, bus, hiburan, night club, discoutegue
dan sebagainya. ( Suartana, 1987 : 14 ) Kata reservation atau pemesanan dalam
dunia pariwisata disebut juga booking. Kadangkala wisatawan tidak dapat
membedakan arti dari kedua kata tersebut. Oleh karena itu perlu ditegaskan bahwa
kedua kata tersebut tidak memiliki perbedaaan arti (Yoeti:1997:45) Dalam dunia
kepariwisataan reservation merupakan suatu lembaga atau cara yang sangat
penting dan merupakan salah satu pemegang kendali bagi kelangsungan aktivitas
suatu biro perjalanan wisata.
(http://pariwisatadanteknologi.blogspot.com/2010/10/definisi-fungsi-manfaat-dan
19 2.8. Definisi Laundry
Menurut Richard Sihite (1996:3) arti kata laundry adalah
binatu/pencucian. Proses pencucian yang dimaksud adalah pencucian yang
dilakukan terhadap tekstil dalam arti segala jenis tekstil serta bentuk olahannya
dengan menggunakan media utama ait, chemical, mesin cuci.
Proses pencucian adalah juga “Suatu proses pembersihan suatu benda
dengan jalan mengeluarkan atau melepaskan partikel–partikel atau pengotor yang
bersangkutan” Hal ini diungkapkan oleh Richard Sihite (1996:4).
Menurut Richard Sihite (1996:4) tujuan suatu proses pencucian adalah :
a. Menghilangkan kotoran dan noda yang melekat pada tekstil.
b. Menjaga agar tekstil terbebas dari kuman.
c. Menjaga agar tetap cemerlang.
d. Menjaga agar sifat asli dari tekstil bertahan, misalnya : anyaman, cahaya,
warna, dan lain-lain.
e. Mencegah agar tekstil tidak cepat rusak, baik oleh bahan kimia, gerakan,
mesin, temperature cucian, dan lain-lain.
(http://digilib.petra.ac.id/viewer.php?page=1&submit.x=8&submit.y=10&qual=hi
20 2.9. Definisi Food and Beverage
Soekresno (1998:4) mengungkapkan pendapat tentang pengertian Food
and Beverage Departement yaitu :
Bagian dari hotel yang mengurus dan bertanggung jawab terhadap kebutuhan
pelayanan makanan dan minuman serta kebutuhan lain yang terkait, dari para
tamu yang tinggal maupun tidak di hotel tersebut, dan dikelola secara
professional.
Food and beverage department merupakan departemen yang memegang
peranan penting dalam suatu hotel. Keberadaan food and beverage department
dalam suatu hotel merupakan sarana yang harus ada dan salah satu pendapatan
bagi suatu hotel. Department ini juga tidak dapat berdiri sendiri karena sangat
tergantung pada department lainnya.
(http://repository.upi.edu/operator/upload/s_e0851_0607535_chapter2.pdf:10 mei
2011).
2.10.Perangkat Lunak Pendukung
Dalam pembuatan perangkat lunak reservasi hotel ini diperlukan perangkat
lunak pendukung seperti yang dijelaskan di bawah ini :
2.10.1.Microsoft Visual Basic 6.0
Visual Basic adalah salah satu development tools untuk membangun aplikasi
21
sebelumnya yaitu VB 3.0, 4.0, 5.0 yang mengalami kemajuan pesat di pasaran.
Visual Basic adalah salah satu software untuk membuat program yang cukup
sederhana tetapi banyak cakupan yang dapat dikerjakan, karena visual basic dapat
mengakses banyak software. Kesederhanaan visual basic terletak pada kemudahan
membuat bahasa pemrograman dan bentuk tampilan yang dikehendaki. Visual
Basic ini merupakan pengembangan bahasa basic yang diterapkan pada program
berbasis windows.
1. Toolbar : merupakan kumpulan ikon – ikon perintah yang sering dipakai pada visual basic.
2. Form Window atau jendela form adalah tempat kita untuk meletakkan objek – objek sebagai tampilan program.
3. Toolbox : merupakan kumpulan ikon – ikon object untuk membuat tampilan program atau form.
4. Project Explorer : Jendela project explorer adalah jendela yang mengandung
semua file didalam aplikasi Visual Basic.
5. Jendela properties adalah jendela yang berisi properties (karakteristik form)
dan objek – objek yang ada dalam form tersebut.
22 2.10.2.Microsoft SQL Server 2000
SQL Server merupakan salah satu produk DBMS (Database Management
System) yang dibuat oleh Microsoft SQL server 2000 menawarkan beberapa fitur
di dalam mengelola database, ada 2 fitur yang biasa digunakan untuk mengelola
databasedi dalam sql server 2000, yaitu :
1. Menggunakan Enterprise Manager
Fitur ini relative mudah digunakan karena mode pengelolaannya berbasis
GUI (Graphical User Interface). Oleh karena itu, cukup dengan metode
click and drag.
2. Menggunakan SQL Query Analyzer
Fitur ini menggunakan TransactSQI (perintah – perintah SQL) untuk mengelola database di dalam sql server 2000. Perintah – perintah transact SQL merupakan pengembangan dari perintah – perintah SQL standar yang sesuai dengan manajemen database pada SQL Server.
23 3.1. Objek Penelitian
Penelitian ini dilakukan pada Hotel Millenia Cileunyi yang beralamat di
Jl.Percobaan No.38 Cileunyi. Penelitian ini mengenai Sistem informasi pelayanan
tamu yang berada di hotel tersebut, serta memperbaikinya dengan merancang
system informasi perangkat lunak yang akan membantu kinerja karyawan hotel
tersebut.
3.1.1.Sejarah Singkat Perusahaan
Hotel Millenia berdiri 8 Desember 1988, oleh pemilik tunggal yaitu Ir. Tri
Wisnu Broto. Namun, pada saat itu hotel ini masih bernama Hotel Cileunyi.
Karyawannya pun belum sebanyak saat ini, hanya sekitar 13 orang. Kamar yang
tersedia juga belum sebanya saat ini. Hanya ada Super Delux, standard serta
ekonomi. Kemudian pada tahun 2000 seiring pemindahan pengurusan hotel ini
kepada istri beliau yaitu Ibu Wieke Ratna, Hotel Cileunyi berganti nama menjadi
Hotel Millenia. Hotel ini mulai berkembang hingga memiliki 41 kamar serta
memiliki 29 karyawan mulai dari manager hingga security. Pada saat ini Hotel
Millenia memiliki grade melati tiga. Grade yang cukup baik bagi hotel yang tidak
24
Hotel Milenia kini terdiri dari 6 type kamar yang masing – masing berbeda jumlah kamarnya, mulai dari ekonomi , standard, standard plus TV, executive,
deluxe dan super deluxe. Tiap type kamar memiliki perbedaan dari segi fasilitas
serta harganya, seperti di bawah ini :
1. Super Deluxe =Rp. 90.000
2. Deluxe =Rp. 80.000
3. Executive =Rp. 70.000
4. Standard + TV =Rp. 60.000
5. Standard =Rp. 55.000
6. Ekonomi =Rp. 40.000
7. Ekstra Bed =Rp. 15.000
Pemesanan pada hotel ini dapat dengan langsung datang ke hotel juga dapat
melalui pemesanan telpon serta melalui email. Pada hotel ini juga dikenakan uang
DP apabila ada tamu hotel yang ingin memesan sebelumya yaitu sebesar 50% dari
harga kamar. Pihak hotel pun tidak melupakan keamanan, Demi kenyamanan para
pelanggan, selain penjagaan di tempat parkir, hotel ini pun selalu melakukan
pemeriksaan rutin setiap 1 kali seminggu yang mana bekerja sama dengan pihak
25 3.1.2.Visi dan Misi Perusahaan
Visi dan Misi dari Hotel Millenia adalah :
“Menjadi Perusahaan Jasa yang Terbaik, dengan Pelayanan Memuaskan”
3.1.3.Struktur Organisasi Perusahaan
Manager
Manager Housekeeping
Manager Personalia
Koor Security Account/ Sekretaris
Room Division Laundry Teknisi Gardener Food and Beverage Cleaning Service
Gambar 3.1. Struktur Ogranisasi Hotel Millenia
Sumber: (Dokumen Hotel Millenia)
3.1.4.Deskripsi Tugas
Hotel Millenia merupakan perusahaan pribadi / perorangan yang
dipimpin oleh seorang manager. Dan dibantu oleh bagian – bagian yang telah diberi tugas masing–masing. Adapun tugas masing – masing bagian pada Hotel Millenia adalah sebagai berikut :
26
a. Mencatat semua laporan keuangan dan mengelola surat – menyurat. b. Mengatur penggajian karyawan tiap bulan.
c. Mengatur laporan kepada Manager
2. Housekeeping
a. Melakukan pembersihan kamar – kamar.
b. Melakukan system pembersihan kamar dan ruangan umum.
c. Memberikan pelayanan khusus kepada tamu VIP.
d. Membuat jadwal Room boy, cleaning service, dan teknisi.
3. Oprasional
a. Mempersiapkan dan melayani penerimaan tamu baik secara perorangan,
kelompok ataupun VIP.
b. Mempersiapkan semua pesanan pada hari itu dan mencatat serta menangani
pendaftaran tamu – tamu yang telah tiba atau datang untuk menginap. c. Melayani informasi secara singkat dan jelas.
d. Membuat laporan harian serta data tentang hasil penjualan kamar dan tamu.
e. Melaksanakan pengarsipan semua dokumen front office.
4. Front Office
a. Menerima pemesanan kamar (reservation).
b. Membuat administrasi checking.
27
d. Melakukan dinas malam sesuai dengan prosedur.
e. Melakukan prosedur check out.
f. Membagi shif dan waktu karyawan.
g. Membagi tugas karyawan.
h. Melayani telfon dan email.
5. Food and Beverage
a. Mengatur dan merencanakan menu makanan.
b. Membuat resep makanan.
c. Memberikan layanan di coffe shop serta kitchen.
d. Mengontrol dan menganalisa bahan makanan.
e. Memberikan layanan khusus kepada tamu VIP.
3.2. Metode Penelitian
Metode penelitian adalah cara ilmiah untuk mengumpulkan data dengan
tujuan dan kegunaan tertentu. Karena itu, peneliti menggunakan metode penelitian
berdasarkan sifat masalahnya yaitu metode penelitian deskriptif. Metode ini
memiliki ciri–ciri sebagai berikut :
a. Tidak perlu mencari hubungan, menguji hipotesis dan membuat ramalan.
b. Mencari informasi tentang gejala yang ada.
c. Definisikan dengan jelas tujuan yang akan dicapai.
d. Rencanakan cara pendekatannya.
28
f. Laporan.
3.2.1.Desain Penelitian
Pada penelitian ini, peneliti menggunakan desain penelitian menurut
tujuannya, yaitu menggunakan penelitian deskriptif yang artinya penelitian yang
dimaksudkan untuk mengumpulkan informasi mengenai suatu masalah yang ada
pada tempat atau lokasi dilakukannya penelitian tersebut.
3.2.2.Jenis dan Metode Pengumpulan Data
Data dapat diartikan sebagai suatu fakta yang digambarkan melalui angka,
simbol, kode, dan lain-lain. Dalam suatu penelitian, data dapat dikelompokkan
menjadi data primer dan data sekunder.
3.2.2.1. Sumber Data Primer (Wawancara, Observasi, Kuesioner )
Penelitian ini dilakukan melalui wawancara serta observasi langsung pada
Hotel Millenia Cileunyi, dalam penelitian ini peneliti melakukan wawancara
kepada Manager yaitu Ibu Wieke Ratna serta Bagian operasional Hotel Millenia.
Dalam wawancara peneliti menanyakan mengenai :
a. Sejarah singkat hotel
b. Deskripsi kerja
c. Sistem Informasi Pelayanan Tamu yang sedang berjalan pada Hotel
Millenia.
29
3.2.2.2. Sumber Data Sekunder (dokumentasi)
Data Sekunder didapatkan melalui file–file yang diberikan oleh Hotel Millenia. Seperti data Struktur Organisasi, Deskripsi Kerja, serta dokumen– dokumen yang berhubungan dengan Sistem informasi Pelayanan Tamu Hotel
yang akan di rancang oleh penulis. Seperti, buku tamu, laporan laundry, laporan
food and beverage, kwitansi, form pemesanan kamar, serta buku pendapatan
kamar.
3.2.3.Metode Pendekatan dan Pengembangan Sistem
Adapun metode pendekatan sistem serta metode pengembangan sistem yang
digunakan pada penelitian ini adalah seperti yang dijabarkan di bawah ini.
3.2.3.1. Metode Pendekatan Sistem
Metode adalah suatu cara atau teknik yang sistematik untuk mengerjakan
sesuatu. Metode pendekatan sistem yang akan digunakan oleh penulis adalah
metode pendekatan analisis dan perancangan terstruktur yang didalamnya
tercakup flowmap, diagram konteks, data flow diagram, entity relationship
diagram, kamus data, normalisasi, relasi tabel.
3.2.3.2. Metode Pengembangan Sistem
Model pengembangan yang digunakan pada penelitian ini adalah model
30
kebutuhan diubah ke dalam system yang bekerja (working system) yang secara
terus menerus diperbaiki melalui kerjasama antara pengguna dan analis.
Gambar 3.2. Metode Pengembangan Prototype
Sumber:(Hanif:2007:37)
Adapun penjelasan tahapan dari metodologi prototype adalah sebagai berikut :
1. Analisis bekerja dengan tim untuk mengidentifikasi kebutuhan awal untuk
system.
2. Analis kemudian membangun prototype. Ketika sebuah prototype telah
selesai. Pengguna bekerja dengan prototype itu dan menyampaikan pada
analis apa yang mereka sukai dan yang tidak mereka sukai.
3. Analis kemudian menggunakan feedback ini untuk memperbaiki prototype.
4. Versi baru diberikan kembali ke pengguna.
5. Ulangi langkah-langkah tersebut sampai pengguna merasa puas.
Keuntungan Menggunakan Metode Prototype :
1. Prototype melibatkan pengguna dalam analisis dan desain.
2. Punya kemampuan menangkap kebutuhan secara konkret daripada abstrak.
31 3.2.3.3. Alat Bantu Analisis dan Perancangan
Ada beberapa alat bantu atau notasi yang dapat digunakan untuk
menggambarkan keadaan suatu system seperti, Flow map,Data Context Diagram
(DCD), Data Flow Diagram (DFD), dan Entity Relationship Diagram (ERD).
1) Flow Map
Flowmap merupakan representasi grafik dari system informasi, proses– proses, aliran–aliran data logis, masukan–masukan, keluaran–keluaran dan file– file serta entitas system operasi yang berhubungan dengan system informasi
tersebut. Bagan ini menggunakan symbol – symbol yang sama dengan yang digunakan di dalam bagan alir system yang menggambarkan suatu prosedur dalam
system.
2) Diagram Kontek
Diagram konteks data atau Context Diagram (CD) adalah Diagram yang
menggambarkan seluruh elemen perangkat lunak (sistem) sebagai sebuah proses
tunggal dengan data masukan dan data keluaran yang ditandai dengan keluar
masuknya anak panah.
3) Data Flow Diagram
Definisi Data Flow Diagram (DFD) adalah Representasi Grafis yang
menggambarkan aliran informasi dan perubahannya dari data masukan menjadi
32
banyak level seiring dengan berkembangnya aliran informasi dan perincian dari
fungsi yang ada.
4) Kamus Data
Kamus data adalah suatu daftar data elemen yang terorganisir dengan
definisi yang tetap dan sesuai dengan sistem, sehingga user dan analis sistem
mempunyai pengertian yang sama tentang input, output dan komponen data store.
5) Perancangan Basis Data
a. Normalisasi
Normalisasi merupakan proses pengelompokan data elemen menjadi
table-table yang entity dan relasinya. Normalisasi dapat juga didefinisikan sebagai suatu
teknik yang menstrukturkan / memecah / mendekomposisi data dalam cara – cara tertentu untuk mencegah timbulnya permasalahan pengolahan data dalam basis
data.
Permasalahan yang dimaksud adalah berkaitan dengan penyimpangan
(ammomalies) yang terjadi akibat adanya kerangkapan data dalam relsim dan
inefisiensi pengolahan. Bentuk – bentuk Normalisasi :
1. Bentuk Normalisasi Pertama
Suatu relasi dikatakan bentuk normal pertama jika dan hanya jika setiap
atribut bernilai tunggal untuk setiap barisnya. Bentuk ini dapat dilihat dari ciri – cirri yaitu record demi satu record dalam flat file (file data atau rata), data
dibentuk dalam satu record demi satu record dan nilai field berupa atomic value,
33
2. Bentuk Normalisasi Kedua
Suatu relasi dikatakan bentuk normal kedua jika dan hanya jika berada pada
bentuk normal pertama dan semua atribut bukan kunci dependensi sepenuhnya
terhadap kunci primer.
3. Bentuk Normalisasi Ketiga
Sebuah table dikatakan memenuhi bentuk normal ketiga jika untuk setiap
ketergantungan fungsional dengan notasi X→A, dimana A mewakili semua
atribut tunggal didalam table yang tidak ada di table X.
b. Entity Relationship Diagram
Entity Relationship Diagram (ERD) adalah sebuah alat bantu dalam
perancangan basis data yang berbentuk diagram sistematis yang berisi komponen
– komponen himpunan entitas dan himpunan relasi yang masing-masing
dilengkapi dengan atribut-atribut yang mempresentasikan seluruh fakta dari
‘dunia maya’ yang ditinjau.
Kardinalitas suatu relasi data dinyatakan dengan banyaknya garis cabang
atau dengan pemakainan angka, dimana angka 1 untuk relasi satu ke satu, 1 dan N
untuk relasi dari satu ke banyak atau N ke N untuk relassi banyak ke banyak.
Untuk menentukan atribut sebagai key dilakukan dengan menggaris bawahi nama
atribut tersebut.
Diagram E-R selalu dibuat denganbeberapa langkah, yaitu :
1. Mengidentifikasi dan menetapkan seluruh himpunan entitas yang akan
34
2. Menentukan atribut-atribut key masing-masing himpunan entitas.
3. Mengidentifikasi dan menetapkan seluruh himpunan relasi antara himpunan
entitas yang ada beserta foreign key-nya.
4. Melengkapi himpunan entitas dan himpunan relasi dengan atribut-atribut
deskriptif (nan key).
3.2.4.Pengujian Software
Software atau perangkat lunak yang dibuat akan melalui pengujian software
dengan metode Black Box. Metode uji coba blackbox memfokuskan pada
keperluan fungsional dari software. Karena itu uji coba blackbox memungkinkan
pengembang software untuk membuat himpunan kondisi input yang akan melatih
seluruh syarat-syarat fungsional suatu program. Uji coba blackbox bukan
merupakan alternatif dari ujicoba whitebox, tetapi merupakan pendekatan yang
melengkapi untuk menemukan kesalahan lainnya, selain menggunakan metode
whitebox.
Uji coba blackbox berusaha untuk menemukan kesalahan dalam beberapa
kategori, diantaranya
1. Fungsi –Fungsi yang salah atau hilang. 2. Kesalahan interface
3. Kesalahan dalam struktur data atau akses database eksternal
4. Kesalahan performa
35
Dalam perancangan Sistem informasi pelayanan tamu yang dirancang oleh
36 4.1. Analisis Sistem Yang Berjalan
Pada sub bab ini akan dijelaskan mengenai Analisis Sistem Informasi
Pelayanan tamu Di Hotel Millenia yang sedang berjalan. Adapun analisis yang
dilakukan adalah analisis mengenai analisis dokumen, analisis posedur dan
analisis proses.
4.1.1.Analisis Dokumen
Analisis dokomen adalah menganalisa dokumen yang sedang berjalan.Dokumen
apa saja yang terkait dan dari mana sumber dokumen, jumlah dan attribut yang
ada didalamnya, dokumen yang dimaksud antara lain :
1. Nama Dokumen : Identitas
Sumber : Tamu
Rangkap : 1 (satu)
Deskripsi : Data yang berisi tentang data tamu yang akan memesan
kamar dan checkin.
Atribut : no_identitas, nama, alamat, kewarganegaraan.
2. Nama Dokumen : Form Reservasi Kamar
Sumber : Front Office
Deskripsi : Data yang berisi tentang data pemesanan kamar yang
dipesan.
Atribut :nama, alamat, no_telp, tgl_reservasi, tgl_checkin, tgl_
check_out, jam_checkin, no_kamar, deposit.
3. Nama Dokumen : Buku Tamu
Sumber : Front Office
Rangkap : 1 (satu)
Deskripsi : Data yang berisi tentang data tamu yang check in.
Atribut : no_tamu, nama, alamat, no_kamar, extrabad, adm,
jam_checkin, keterangan.
4. Nama Dokumen : Kwitansi
Sumber : Front Office
Rangkap :1 (satu)
Deskripsi : Data yang berisi tentang pembayaran tamu kepada Front
office.
Atribut : no_seri, nama, type_kamar.
5. Nama Dokumen : Data Pakaian
Sumber : Front Office
Rangkap : 1 (satu)
Atribut : nama_pakaian, harga, jumlah, total_laundry
6. Nama Dokumen : Data Pesanan
Sumber : Front Office
Rangkap : 1 (satu)
Deskripsi : Nota pemesanan Food and beverage
Atribut : nama_makanan, harga, jumlah, total_fb
7. Nama Dokumen : Laporan Laundry
Sumber : Laundry
Rangkap :2 (dua)
Deskripsi : Laporan data laundry.
Atribut : shift, tggl_laundry, petugas, nama_tamu, jenis_laundry,
jumlah, harga, total, pengeluaran, setor.
8. Nama Dokumen : Laporan Food and Beverage
Sumber : Food and Beverage
Rangkap : 2 (dua)
Deskripsi : Laporan data pemesanan makanan dan minuman.
Atribut : shift, tggl_fb, petugas, nama_tamu, jenis_laundry, jumlah,
9. Nama Dokumen : Laporan Pendapatan.
Sumber : Front office
Rangkap : 2 (dua)
Deskripsi : Data yang berisi tentang laporan jumlah pengunjung hotel
dan pendapatan.
Atribut : no_tamu, nama, kamar_terjual, adm, keterangan, jumlah,
extrabad.
10. Nama Dokumen : Buku Pemesanan dan Pendapatan
Rangkap : 1 (Satu)
Deskripsi : Buku yang berisi data reservasi dan penjualan kamar.
Atribut : tgl, hari, pendapatan, total, total pendapatan,
kamar_terjual, total_kamar_terjual, nama, jml_DP, jenis_kamar,
tgl_checkin.
4.1.2.Analisis Prosedur yang Sedang Berjalan
Analisis prosedur merupakan kegiatan menganalisis prosedur-prosedur kerja
yang terjadi pada sistem yang sedang berjalan. Adapun hasil dari kegiatan analisis
ini berupa urutan kegiatan-kegiatan yang dilakukan oleh unit-unit organisasi
khususnya dalam kegiatan-kegiatan yang berhubungan dengan pengolahan data.
Adapun urutan prosedur sistem pelayanan tamu yang sedang berjalan sebagai
Prosedur Sistem Informasi pemesanan kamar yang sedang berjalan di Hotel
Millenia. Jl.Raya Percobaan PU No.38 Cileunyi :
1. Tamu / Guest yang ingin memesan kamar datang ke Bagian Front Office.
2. Bagian Front Office Memberikan Form Pemesanan Kamar (Rangkap dua)
kamar pada tamu.
3. Tamu Mengisi Form Pemesanan Kamar dan memperlihatkan Identitas
(KTP).
4. Form pemesanan kamar yang telah diisi dikembalikan kepada bagian Front
Office.
5. Bagian Front Office memeriksa ketersediaan kamar sesuai type kamar yang
dipesan oleh tamu.
a) Jika kamar ada, maka rangkap kedua( lembar form pemesanan
berwarna pink) serta identitas diberikan kepada tamu setelah tamu
melunasi 50% dari harga kamar. Form tersebut sebagai tanda bukti
telah memesan kamar dan harus dibawa pada hari kedatangan.
b) Jika kamar penuh maka tamu tidak dapat melakukan reservasi dan
identitas dikembalikan.
6. Jika pemesanan / reservasi sudah pasti dan disetujui maka rangkap 1 form
pemesanan (lembar berwarna putih) diberikan kepada sekertaris.
7. Sekertaris kemudian akan memindahkan data yang ada pada form
Prosedur Sistem Informasi Check in yang sedang berjalan di Hotel Millenia.
Jl.Raya Percobaan PU No.38 Cileunyi :
1. Satu hari sebelum hari kedatangan tamu melakukan konfirmasi melalui
telpon. Tamu yang datang pada hari yang ditentukan menyerahkan bukti
reservasi serta Identitas (KTP) kepada bagian Front Office.
2. Bagian front office melakukan pengecekan form pemesanan, apabila benar
maka Front Office akan mengisi Buku tamu sesuai data tamu.
3. Kemudian bagian FO akan membuatkan Kwitansi yang nantinya untuk
membayar pelunasan serta mengambil identitas yang dititipkan selama
menginap.
4. Kemudian Sekertaris akan mengupdate data pemesanan sesuai dengan
buku tamu yang telah diisi oleh front office.
5. Pada akhir hari sekertaris akan merekap data pendapatan perhari di buku
pemesanan.
Prosedur Sistem Informasi pemesanan food and beverage yang sedang
berjalan di Hotel Millenia. Jl.Raya Percobaan PU No.38 Cileunyi :
1. Tamu melakukan pemesanan melalui telpon ke bagian Front Office
disertai nomer kamar.
2. Di bagian Food and beverage akan dibuatkan menu pesanan sesuai
keinginan tamu.
3. Menu yang telah selesai dibuat kemudian akan di tuliskan harga serta
4. Kemudian pesanan tersebut akan diantarkan oleh bellboy beserta bukti
pemesanan.
5. Tamu kemudian melakukan pembayaran melalui bellboy ke bagian Food
and Beverage.
Prosedur Sistem Informasi Laundry yang sedang berjalan di Hotel Millenia.
Jl.Raya Percobaan PU No.38 Cileunyi :
1. Tamu melakukan pemesanan melalui telpon ke bagian Front Office
disertai nomer kamar.
2. Di bagian Laundry akan dibuatkan menu pesanan sesuai keinginan tamu.
3. Menu yang telah selesai dibuat kemudian akan di tuliskan harga serta
totalnya.
4. Kemudian pesanan tersebut akan diantarkan oleh bellboy beserta bukti
pemesanan.
5. Tamu kemudian melakukan pembayaran melalui bellboy ke bagian
Laundry.
Prosedur Sistem Informasi Check out yang sedang berjalan di Hotel Millenia.
Jl.Raya Percobaan PU No.38 Cileunyi :
1. Tamu yang ingin check out membawa kwitansi ke bagian front office.
3. Apabila benar maka tamu akan melakukan pelunasan biaya kamar
kemudian identitas yang dititipkan di front office selama menginap akan
dikembalikan kepada tamu.
4.1.2.1. Flowmap Sistem yang Sedang Berjalan
Flow map adalah gambaran dalam bentuk diagram alir dari algoritma -algoritma
dalam suatu program yang menyatakan arah alur program tersebut. Berikut adalah
diagram alir sistem informasi pelayanan tamu hotel yang sedang berjalan di Hotel
Reservasi Kamar yang Sedang Berjalan
Gambar 4.1. Flowmap Reservasi Sistem Informasi Pelayanan Tamu yang sedang
Check In yang Sedang Berjalan
Gambar 4.2. Flowmap Check In Sistem Informasi Pelayanan Tamu yang sedang
Food and Beverage yang sedang berjalan
Gambar 4.3. Flowmap Food and Beverage Sistem Informasi Pelayanan Tamu
Laundry yang sedang berjalan
Data Pakaian Data Pakaian
Data Pakaian
Gambar 4.4. Flowmap Laundry Sistem Informasi Pelayanan Tamu yang sedang
Check Out yang sedang berjalan
Kwitansi Fix Buku Tamu
Buku
Gambar 4.5. Flowmap Check Out Sistem Informasi Pelayanan Tamu yang sedang
Keterangan :
FPK = Form Pemesanan Kamar (Form Reservasi)
B = Buku Pesanan dan Pendapatan
C = Penyimpanan Identitas Tamu/Guest
D = Buku Tamu
E = Arsip Form Pemesanan Kamar Fix 2
F = Arsip Laporan Pendapatan
G = Arsip laporan Food and beverage
H = Arsip laporan laundry
4.1.2.1. Diagram Konteks Sitem yang Sedang Berjalan
Diagram kontek merupakan alat bantu analisis terstruktur. Pendekatan
terstruktur ini mencoba untuk menggambarkan sistem secara garis besar atau
keseluruhan. Berikut ini merupakan diagram konteks dari sistem informasi
Sistem Informasi HM
Guest Manager
Form Pemesanan Kamar isi, Identitas, uang, Form Pemesanan Kamar Acc 2, Data Pesan, Data Pakaian, Kwitansi, Kwitansi Acc
Identitas, Form Pemesanan Kamar Acc 2, Kwitansi, Kwitansi Acc, Kwitansi Fix
Room Boy
Gambar 4.6. Diagram Konteks Sistem Informasi Pelayanan Tamu yang sedang
Berjalan di Hotel Millenia
4.1.2.2. Data Flow Diagram Sitem yang Sedang Berjalan
Data flow diagram merupakan alat yang digunakan pada metodologi
pengembangan sistem terstruktur dan menggambarkan aliran data didalam system
dengan jelas. Bagian ini merupakan penurunan dari diagram kontek yang
dijabarkan menjadi proses DFD level 1. Berikut ini adalah DFD sistem informasi
Guest
Identitas, Form Pemesanan Kamar isi
Form Pemesanan Kamar, identitas
Form Pemesanan Kamar Acc2
Form Pemesanan Kamar2, identitas
Identitas, Kwitansi
Lap. Food and Beverage
Data Pakaian
Kwitansi Acc, kwitansi fix
Buku Pemesanan
Data Reservasi,Buku Pemesanan Pendapatan
Data Reservasi, Buku Pemesanan Pendapatan Buku Tamu
Buku Tamu Room Boy
Uang
Uang
Gambar 4.7. DFD Level 1 Sistem Informasi Pelayanan Tamu yang sedang
Berikut ini adalah DFD level 2 untuk proses 1 yakni hasil pemecahan (break
down ) proses mengelola Reservasi :
1.1 Memeriksa
Kamar Guest
Form Pemesanan Kamar isi, identitas Form Pemesanan Kamar isi, Identitas
1.3 Tandatangan
Form Pemesanan
Kamar
Form Pemesanan Kamar DP. Identitas Uang
Form Pemesanan Kamar Acc2, Identitas
Buku Pesanan & Pendapatan Buku Pesanan & Pendapatan
Buku Pesanan& Pendapatan
Gambar 4.8. DFD Level 2 Proses 1 Sistem Informasi Pelayanan Tamu yang
Berikut ini adalah DFD level 2 untuk proses 2 yakni hasil pemecahan (break Guest Form Pemesanan Kamar Acc2,
Identitas
Identitas
Buku Pesanan & Pendapatan Buku Pesanan & Pendapatan
Buku Pesanan & Pendapatan
2.5 Form Pemesanan Kamar Fix2
Arsip Identitas
Gambar 4.9. DFD Level 2 Proses 2 Sistem Informasi Pelayanan Tamu yang
Berikut ini adalah DFD level 2 untuk proses 3 yakni hasil pemecahan (break
down ) proses mengelola Food and Beverage :
3.1
Lap. Food And Beverage
Lap. Food And Beverage
Manager Lap. Food and Beverage
Gambar 4.10. DFD Level 2 Proses 3 Sistem Informasi Pelayanan Tamu yang
Berikut ini adalah DFD level 2 untuk proses 4 yakni hasil pemecahan (break
down ) proses mengelola Laundry :
4.1 Menuliskan
Harga
Guest Data Pakaian
4.2 Mencatat
Laundry Data Pakaian+Harga
4.3 Mencatat Pelunasan
Laundry Room Boy
Data Pakaian+Harga Fix
Uang
Lap.Laundry Lap.Laundry
Lap.Laundry
Lap.Laundry
Manager Lap.Laundry
Gambar 4.11. DFD Level 2 Proses 4 Sistem Informasi Pelayanan Tamu yang
Berikut ini adalah DFD level 2 untuk proses 5 yakni hasil pemecahan (break
down ) proses mengelola Check Out :
5.1
Buku Pesanan & Pendapatan
Gambar 4.12. DFD Level 2 Proses 5 Sistem Informasi Pelayanan Tamu yang
sedang Berjalan di Hotel Millenia
Dilihat dari prosedur kerja, sistem informasi di Hotel Millenia prosesnya
sudah cukup memenuhi kebutuhan untuk berjalannya kegiatan usaha sebuah hotel,
hanya saja ada beberapa hal yang menjadi kekurangan dalam system tersebut,
Tabel 4.1. Tabel Evaluasi yang sedang berjalan di Hotel Millenia
No Permasalahan Bagian Rancangan Pemecahan
1. Dalam Pengolahan data
seluruh kegiatan dalam pelayanan tamu masing
menggunakan kertas/
berkas.
Front Office, Sekretaris
Membangun sistem
informasi pelayanan tamu hotel yang menggunakan database.
2. Dalam penghitungan
pembayaran memakan
waktu yang lama.
Front Office Membuat system informasi
yang_mempermudah petugas dalam transaksi perhitungan pembayaran.
3. Penyajian Laporan
laundry, food and
beverage, serta laporan pendapatan kamar kurang efektif dan efisien.
Sekertaris, Laundry,
Food and
Beverage
Membuat Sistem informasi yang dapat menyajikan
Laporan pendapatan
kamar, laundry, serta Food and beverage secara efektif dan efisien.
4.2. Usulan Pengembangan Sistem
Perancangan sistem merupakan suatu pengembangan perangkat lunak untuk
menghasilkan sistem yang baru atau memperbaiki sistem yang ada untuk
meningkatkan efektifitas kerja agar dapat memenuhi hasil yang diinginkan.
Rancangan sistem baru yang diterapkan adalah untuk menemukan dan
mengembangkan metode - metode, prosedur, dan proses suatu data agar tujuan
dari suatu organisasi dapat tercapai. Perancangan dibuat untuk meminimalkan
kekurangan, kelemahan dan mengatasi masalah yang dihadapi.
4.2.1.Tujuan Perancangan Sistem
Tujuan dari perancangan sistem informasi ini adalah untuk memberikan
gambaran secara umum kepada pimpinan dalam pembuatan rancangan sistem
yang baru lebih baik dalam mengatasi permasalahan yang ada pada Hotel Millenia
khususnya pada bagian - bagian yang terkait dengan aktivitas dan memberikan
informasi atau laporan kepada pimpinan untuk mengetahui perkembangan
hotelnya tersebut.
4.2.2.Gambaran Umum Sistem yang Diusulkan
Untuk mengatasi permasalahan, penulis mengajukan pembuatan sebuah
sistem baru untuk proses pelayanan tamu hotel. Sistem baru ini diharapkan dapat
mempercepat proses pelayanan tamu hotel dibandingkan dengan sistem yang
lama. Berikut merupakan beberapa alasan mengapa penulis memilih untuk
mengajukan sistem ini :
1. Untuk pengelolaan data, pencarian data dan pembuatan
dokumen-dokumen keluaran yang berhubungan dengan pelayanan tamu dapat
dilakukan dengan cepat karena dilakukan sistem database.
2. Untuk memberikan kemudahan bagi Sekertaris, Manager dan karyawan
dalam pengelolaan data dan pelayanan yang berkaitan dengan kegiatan
hotel, karena dengan menggunakan program yang dijalankan melalui
computer akan dapat memaksimalkan waktu dalam kegiatan pelayanan
untuk meningkatkan kinerjanya.
4.2.3.Perancangan Prosedur yang Diusulkan
Perancangan ini mencakup flow map, diagram konteks, diagram arus data
pengkodean, struktur menu dan kebutuhan sistem sehingga menghasilkan system
yang lebih baik bagi Hotel Millenia.
4.2.3.1. Flow Map
Dari menganalisis sistem yang berjalan, dapat diketahui kelemahan yang
mengakibatkan kinerja sistem tidak berjalan dengan baik. Sehingga perlu
dirancang sebuah penyelesaian berupa usulan perancangan sistem. Adapun flow
map dari sistem yang diusulkan pada Hotel Millenia dapat dilihat pada gambar
Reservasi yang di usulkan
Input Data tamu dan Reservasi
Gambar 4.13. Flowmap Reservasi Sistem Informasi Pelayanan Hotel yang
Pelayanan Tamu yang Di usulkan F Memeriksa Kamar
Membuat Laporan
Reservasi Identitas Data Pakaian
Kwitansi
Laporan Food and Beverage Laporan Food and
Beverage Input Data Check
In
Gambar 4.14. Flowmap Sistem Informasi Pelayanan Hotel yang Diusulkan di
Check out yang di usulkan
Kwitansi Check in Kwitansi Check in
Input Data Check Out
Gambar 4.15. Flowmap Check Out Sistem Informasi Pelayanan Hotel yang
4.2.3.2. Diagram Konteks
Diagram kontek adalah diagram yang memperlihatkan hubungan antar
sistem dengan entitas luarnya. Diagram kontek dari sistem yang diusulkan untuk
Sistem Informasi Pelayanan Tamu Hotel Millenia dapat dilihat pada gambar
berikut ini :
Sistem Informasi HM
Guest Manager
Form Pemesanan Kamar, identitas,Data tamu
Kwitansi Reservasi, Identitas, Kwitansi Check in Lap.Tamu Lap. Laundry Lap Food n Beverage
Lap.pendapatan Kwitansi Check in, Kwitansi Check out
Form Pemesanan Kamar, identitas , Kwitansi Reservasi
Lap. Reservasi
Gambar 4.16. Diagram Konteks Sistem Informasi Pelayanan Tamu yang
Diusulkan di Hotel Millenia
4.2.3.3. Data Flow Diagram
Data flow diagram atau diagram aliran data ini merupakan penjabaran
sistem dari diagram konteks, diturunkan menjadi beberapa proses yang terjadi
antara entitas yang terlihat dengan sistem. Data flow diagram juga memperjelas
dokumen-dokumen yang mengalir dalam sistem. Gambar dibawah ini adalah data
1
Laporan Food and Beverage
Laporan Laundry Data
Laundry Kwitansi Check in
Kwitansi Check in, Kwitansi Check Out,
identitas
Gambar 4.17. DFD level 1 Sistem Informasi Pelayanan Tamu yang Diusulkan di
Berikut ini adalah DFD level 2 untuk proses 1 yakni hasil pemecahan
(break down ) proses mengelola reservasi :
1.1 Memeriksa
Kamar
Guest Form Pemesanan F Kamar
Kamar, identitas
Form Pemesanan Kamar, Identitas 1.2
Gambar 4.18. DFD Level 2 Proses 1 Sistem Informasi Pelayanan Tamu yang
Berikut ini adalah DFD level 2 untuk proses 2 yakni hasil pemecahan
Gambar 4.19. DFD Level 2 Proses 2 Sistem Informasi Pelayanan Tamu yang
Berikut ini adalah DFD level 2 untuk proses 3 yakni hasil pemecahan
(break down ) proses mengelola Food ang Beverage :
Guest
Data Food and Beverage Manager
Lap. Food And Beverage
Gambar 4.20. DFD level 2 proses 3 Sistem Informasi Pelayanan Tamu yang
Diusulkan di Hotel Millenia
Berikut ini adalah DFD level 2 untuk proses 4 yakni hasil pemecahan (break
down ) proses mengelola laundry :
Guest
Gambar 4.21. DFD level 2 proses 4 Sistem Informasi Pelayanan Tamu yang
Berikut ini adalah DFD level 2 untuk proses 5 yakni hasil pemecahan (break
down ) proses mengelola Check Out :
Guest
Gambar 4.22. DFD level 2 Proses 5 Sistem Informasi Pelayanan Tamu yang
Diusulkan di Hotel Millenia
4.2.3.4. Kamus Data
Kamus data dapat mendefinisikan dengan lengkap data yang mengalir diantara
proses, penyimpanan data dan entitas luar pada sistem. Data yang mengalir
tersebut dapat berupa masukan untuk sistem atau hasil dari proses sistem. Kamus
data dibuat berdasarkan data yang mengalir pada Diagram Konteks dan DFD
sebagai berikut:
Alias : Form Pemesanan Kamar
Proses : Guest – P1, P1 – Guest, P1 – F.Reservasi, F.Reservasi - P2.
Atribut : kd_reservasi, kd_kamar, nama, alamat, no_identitas,
no_tlp, tgl_reservasi, tgl_order, tgl_order_keluar, deposit,
total_reservasi.
2. Nama Arus : Kwitansi Reservasi
Alias : -
Proses : P2 – Guest, Guest – P2
Atribut : kd_reservasi, kd_kamar, nama, alamat, no_identitas,
no_tlp, tgl_reservasi, tgl_order, tgl_order_keluar, deposit,
total_reservasi.
3. Nama Arus : Data Tamu
Alias : -
Proses : P1 – F.Tamu, P2 – F.Tamu
Atribut : nama, alamat, no_identitas, kewarganegaraan, no_tlp
4. Nama Arus : Data Check in
Alias : -
Atribut : kode_checkin, kd_kamar, nama, alamat,
kewarganegaraan, no_identitas, no_tlp, tgl_checkin.
5. Nama Arus : Kwitansi Check in
Alias : -
Proses : P5 – Guest, Guest – P5
Atribut : kode_checkin, kd_kamar, nama, alamat,
kewarganegaraan, no_identitas, no_tlp, tgl_checkin.
6. Nama Arus : Data Kamar
Alias : -
Proses : F.Kamar – P1, F.Kamar – P2
Atribut : kd_kamar, tipe_kamar, harga_kamar, status, fasilitas.
7. Nama Arus : Data Check Out
Alias : -
Proses : P5 – F.Checkout
Atribut : kd_checkout, no_identitas, kode_checkin, tgl_checkout,
8. Nama Arus : Kwitansi Checkout
Alias : -
Proses : P5 - Guest
Atribut : kd_checkout, no_identitas, kode_checkin, tgl_checkout,
total_bayar.
9. Nama Arus : Data Food and Beverage
Alias : Data Pesanan Makanan
Proses : P3 – F.Restoran, F.Restoran – P5
Atribut : no_restoran, tgl_restoran, kode_checkin, kode_makanan,
nama_makanan, jumlah_makanan, sub_total_resto,
total_resto.
10.Nama Arus : Menu Makanan
Alias : -
Proses : F.Makanan – P3
Atribut : kode_makanan, nama_makanan, harga_makanan.
11.Nama Arus : Data Laundry
Alias : -
