ANALISIS SISTEM INFORMASI APLIKASI POS REMITTANCE
KERJA PRAKTEK
Diajukan untuk Memenuhi
Tugas Mata Kuliah Kerja Praktek
Program Strata Satu Jurusan Teknik Informatika
Fakultas Teknik dan Ilmu Komputer
Universitas Komputer Indonesia
LISTYA KARTIKA SARI T
10106217
JURUSAN TEKNIK INFORMATIKA
FAKULTAS TEKNIK DAN ILMU KOMPUTER
UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA
BANDUNG
i
KATA PENGANTAR
Puji syukur penulis panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa karena atas berkat, kasih dan karunia-Nyalah sehingga penulis dapat menyelesaikan laporan kerja praktek yang berjudul “APLIKASI POS REMITTANCE”.
Adapun maksud dari penyusunan laporan kerja praktek ini adalah untuk memenuhi salah satu syarat dalam menyelesaikan mata kuliah kerja praktek di semester jurusan Teknik Informatika di Universitas Komputer Indonesia Bandung.
Dalam menyelesaikan laporan kerja praktek ini penulis banyak memperoleh bantuan baik secara langsung maupun secara tidak langsung dari berbagai pihak.
Dalam penyusunan laporan kerja praktek ini masih jauh dari sempurna dan tidak luput dari kekurangan yang disebabkan terbatasnya pengetahuan dan pengalaman penulis. Oleh karena itu, segala saran dan kritik yang sifatnya konstruktif dan kondusif penulis menerima dengan kerendahan hati.
Semoga Tuhan YME membalas budi kebaikan serta melimpahkan berkat-Nya kepada semua pihak yang berkenan membantu dalam penyusunan Tugas Akhir ini. Besar harapan penulis semoga laporan kerja praktek ini dapat berguna bagi pihak yang memerlukan. Amin.
Bandung, Agustus 2009
DAFTAR ISI
LEMBAR JUDUL
LEMBAR PENGESAHAN
KATA PENGANTAR... i
DAFTAR ISI... ii
DAFTAR TABEL... vii
DAFTAR GAMBAR... viii
DAFTAR SIMBOL... ix
DAFTAR LAMPIRAN... x
BAB I PENDAHULUAN... 1
1.1 Latar Belakang Masalah……... 1
1.2 Identifikasi Masalah... 2
1.3 Maksud danTujuan………….………. 2
1.3.1 Maksud……….……….. 2
1.3.2 Tujuan………. 2
1.4 Batasan Masalah... 2
1.5 Metodologi Penelitian...3
BAB II TINJAUAN PUSTAKA …... 6
2.1 Profil Tempat Kerja Praktek………. 6
2.1.1 Sejarah Instansi……… 8
2.1.2 Logo Instansi………. 9
2.1.3 Badan Hukum Instansi………... 13
2.1.4
Struktur Organisasi Perusahan………... 15
2.2 Landasan Teori……….. 16
2.2.1 Pengertian Perangkat Lunak (Software)……… 16
2.2.2 Konsep Dasar Sistem………. 17
2.2.2.1 Pengertian Dasar Sistem………. 17
2.2.2.2 Bentuk Umum Sistem……… 19
2.2.2.3 Karakteristik Sistem………... 19
2.2.2.4 Analisis Sistem……… 22
2.2.3 Konsep Dasar Informasi……… 22
2.2.3.1 Pengertian Dasar Informasi………... 22
2.2.3.2 Siklus Informasi………. 23
2.2.3.4 Nilai Informasi………... 25
2.2.3.5 Konsep Dasar Sistem Informasi……… 25
2.2.3.6 Komponen Sistem Informasi... 26
2.2.4 Flow Map………... 26
2.2.5 Alat-alat Pemodelan Sistem... 26
2.2.6 Pendekatan Analisis Sistem………... 27
2.2.6.1 DFD (Data Flow Diagram)………... 27
2.2.6.2 Kamus Data (Data Dictionary)... 28
2.2.7 Basis Data……….. 28
2.2.7.1 Pengertian Data……….. 28
2.2.7.2 Pengolahan Data……… 29
2.2.7.3 Siklus Pengolahan Data………. 29
2.2.7.4 Konsep Dasar Basis Data………... 29
2.2.7.5
Pengertian Basis Data……… 30
2.2.7.6
Tujuan Basis Data……….. 30
2.2.7.7
Pengguna Basis Data………. 31
2.2.7.8
Database Management System (DBMS)………... 32
2.2.8
Borland Delphi………... 32
BAB III ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM... 35
3.1 Jadwal Kerja Praktek………... 35
3.2 Cara / Teknik Kerja Praktek……… 35
3.3 Data Hasil Kerja Praktek………. 35
3.3.1 Lingkup Pekerjaan………... 35
3.3.2 Analisis Sistem………. 36
3.3.3 Analisis Prosedur Pada Sistem Yang Berjalan………. 36
3.4 Analisis Kebutuhan 47
3.4.1 Analisis Kebutuhan Non Fungsional………. 47
3.4.1.1 Analisis Perangkat Lunak……….. 47
3.4.1.2 Analisis Perangkat Keras……….. 47
3.4.1.3
Analisis user……….. 48
3.4.2
Analisis Kebutuhan Fungsional……… 49
3.4.2.1 Data Flow Diagram (DFD)………... 50
3.3.4.2 Kamus Data……….. 56
3.3.4.3 Struktur Tabel………... 60
3.5 Perancangan Tampilan Program………. 67
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN ... 74
4.1 Kesimpulan... 74
4.2 Saran... 74
1
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Masalah
Perkembangan dan kebutuhan akan teknologi yang pesat pada saat sekarang
ini, terutama dalam dunia bisnis, menciptakan peluang serta ancaman bagi
perusahaan untuk terus berkembang. Oleh karena itu, suatu sistem komputerisasi
yang bisa menawarkan kecepatan dan ketepatan dalam penyajian, penyimpanan,
serta manipulasi data dan informasi, akan sangat mendukung dalam membuat
suatu keputusan.
PT. Pos Indonesia adalah perusahaan yang bergerak di bidang jasa dengan
berbagai macam layanan yang diberikan, dan salah satunya adalah pengiriman
wesel PT Pos Indonesia. Menyadari banyaknya layanan yang diberikan
mengakibatkan lambatnya dalam proses pengolahan data.
Melihat permasalahan tersebut pentingnya sistem informasi dalam
penyampaian informasi, sehingga dapat diuraikan secara garis besar yang
disajikan dalam bentuk laporan kerja praktek dengan judul “ANALISIS SISTEM
2
1.2 Identifikasi Masalah
Sesuai dengan latar belakang masalah di atas, masalah yang akan dibahas
dalam menganalisis ini adalah:
• kebutuhan akan teknologi yang pesat pada saat sekarang
• lambatnya dalam proses pengolahan data proses pengiriman wesel
Berdasarkan hal tersebut maka dirumuskan masalah bagaimana
menganalisis SISTEM INFORMASI APLIKASI POS REMITTANCE
1.3 Maksud dan Tujuan
1.3.1 Maksud
Berdasarkan permasalahan yang ada, maksud laporan kerja praktek ini
adalah menganalisis sistem informasi aplikasi POS remittance di PT. POS
Indonesia.
1.3.2 Tujuan
Tujuan yang akan dicapai dalam penelitian laporan kerja praktek ini adalah :
1. Menganalisis bisnis layanan keuangan khususnya wesel dapat
memberi kemudahan dalam proses.
2. Melihat cara kerja aplikasi pos remittance ini apakah dapat
mempercepat pelaksanaan dan penyelenggaraan bisnis layanan
keuangan khususnya wesel.
1.4 Batasan Masalah
Penelitian yang telah dilakukan mengenai pemasukan data pengirim,
penerima wesel dan transaksi wesel, pencetakan data dan pembuatan laporan
3
1. Prosedur yang digunakan dalam penggunaan sistem ini adalah
prosedur pembukaan layanan, prosedur buka layan/awal dinas,
prosedur penerimaan kiriman, prosedur pembayaran kiriman, prosedur
pembukaan layanan. Data yang dibutuhkan dalam proses transakasi
adalah data pengirim wesel, data wesel, data penerima wesel
2. Data yang dibutuhkan adalah data pengirim, data penerima, bukti
pembayaran, backsheet setor, backsheet bayar, rekapitulasi data.
1.5 Metodologi penelitian
Metode penelitian yang digunakan dalam laporan kerja ini menggunakan:
Metode Pengumpulan Data
Teknik pengumpulan data dilakukan dengan cara :
a. Studi Kepustakaan yaitu mengumpulkan data dengan cara membaca,
mempelajari dan menganalisa beberapa buku yang berkaitan dengan
masalah yang berhubungan dengan penelitian ini.
b. Pengamatan/Observasi yaitu teknik pengumpulan data dengan
mengadakan penelitian atau meninjau langsung ke PT. POS Indonesia.
c. Wawancara/Interview yaitu dengan bertanya langsung kepada pegawai
perusahaan yang mampu dan mengerti akan masalah yang
dipertanyakan.
d. Studi Literatur yaitu melakukan perncarian pustaka-pustaka yang
4
penjelasan yang berhubungan untuk pemecahan masalah melalui
internet.
1.6 Sistematika Penulisan
Sistematika penulisan penelitian tugas akhir ini terbagi menjadi beberapa
bagian yang disusun untuk memberikan gambaran umum tentang penelitian yang
dijalankan, dengan sistematika pembahasan disusun sebagai berikut :
BAB I PENDAHULUAN
Bab I ini merupakan pendahuluan yang menjelaskan tentang latar
belakang masalah, identifikasi masalah, maksud dan tujuan, batasan
masalah, metode penelitian serta sistematika penulisan.
BAB II TINJAUAN PUSTAKA
Bab II ini merupakan tinjauan umum yang di dalamnya menjelaskan
tentang profil perusahaan, mulai dari sejarah perusahaan, logo
instansi, badan hukum instansi, struktur organisasi perusahaan dan job
deskripsion, dan teori-teori yang berhubungan dengan permasalahan
berdasarkan studi pustaka yang dilakukan.
BAB III ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM
Bab III ini berisikan uraian mengenai analisis dari rancangan
pembuatan sistem aplikasi. Lingkup pembahasan meliputi analisis
sistem, perancangan global dan perancangan rinci dari hasil analisis
5
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN
Bab IV ini merupakan penutup penyusunan laporan kerja praktek
yang berisi kesimpulan dari penelitian yang telah dilaksanakan. Selain
itu berisi pula saran yang diharapkan dapat menjadi masukan yang
2.1 Profil Tempat Kerja Praktek
Pos Indonesia merupakan anggota organisasi Universal Posta Union (UPU)
yang merupakan organisasi pos dunia. Melalui organisasi ini, administrasi pos
seluruh dunia menjalin kerja sama jaringan internasional dalam penyelenggaraan
layanan pos.
UPU didirikan pada tahun 1874 dengan kantor pusat di ibu kota Swiss, Bern
merupakan organisasi internasional tertua yang kedua setelah International
Telecommunication Union (ITU). Organisasi ini saat ini memiliki anggota
sebanyak 191 negara.
UPU merupakan forum untuk kerja sama penyelenggaraan layanan pos dan
membantu terciptanya jaringan universal layanan/ produk pos yang up to date.
Untuk itu, UPU memiliki peran advisory, mediasi, dan memberikan bantuan
teknis yang dibutuhkan negara anggota.
Untuk menjamin /mengatur kerja sama pertukaran kiriman pos internasional,
UPU membuat aturan-aturan yang terdiri dari Constitution, Convention, General
Regulation, Letter Post Regulation, Parcel Post Regulation, dan Postal Payment
Tabel 2.1 Profil Tempat Kerja Praktek
Dokumen Bahasa Indonesia English
Constitution &
General Regulation
1 1 2
Convention 1 1
Letter Post
Regulation
1 1 2 3
Parcel Regulation 1 1 2
Payment Service
Agreement
1 2 1 2
Selain itu, UPU juga membuat rekomendasi untuk menstimulasi pertumbuhan
produksi kiriman pos dan meningkatkan kualitas layanan pos. Selain menjadi
anggota UPU, Pos Indonesia juga menjadi anggota organisasi Asia Pacific Postal
Union (APPU). Organisasi ini merupakan organisasi antar administrasi pos se
Asia Pasifk yang berkedudukan di Bangkok, Thailand dengan anggota berjumlah
29 negara.
APPU merupakan organisasi yang berafiliasi kepada UPU, dan memiliki
tujuan untuk memperluas, menfasilitasi dan mengembangkan hubungan kerja
Dalam melaksanakan peran dan fungsinya UPU maupun APPU
menyelenggarakan aktivitas baik yang bersifat rutin maupun yang bersifat
insidental. Kegiatan rutin yang diselenggarakan UPU adalah : Congress (4
tahunan), Sidang Postal Operations Council (tiap tahun), Council of
Administration Meeting (tiap tahun), dan Strategy Conference (4
tahunan).Sedangkan kegiatan rutin yang diselenggarakan oleh APPU adalah
APPU Congress (4 tahunan), dan APPU Excecutive Council Meeting (2 tahunan).
[image:16.612.126.515.366.695.2]2.1.1 Sejarah Instansi
Tabel 2.2 Sejarah Instansi
Tahun Uraian
26 - 8- 1746 Kantorpos pertama di Indonesia adalah
di Batavia didirikan oleh Gubernur
Jendral GW Baron
1906 Posts Telegraafend Telefoon Diensts
27-9 – 1945 Jawatan PTT Republik Indonesia
ditandai Pengambilalihan Kantor Pusat
PTT di Bandung oleh Angkatan Muda
PTT dari pemerintahan Militer Jepang.
Tanggal tersebut diperingati sebagai
1961 Berdasarkan Peraturan Pemerintah
No.240 Tahun 1961 status Jawatan
PTT berubah menjadi Perusahaan
Negara (PN) Pos dan Telekomunikasi
1965 PN Pos dan Telekomunikasi dibagi dua
menjadi : PN Pos dan Giro berdasarkan
Peraturan Pemerintah No 29 Tahun
1965 dan PN Telekomunikasi
berdasarkan Peraturan Pemerintah No
30 Tahun 1965
1978 Berdasarkan Peraturan Pemerintah
No.9 Tahun 1978, status PN Pos dan
Giro diubah menjadi Perusahaan
Umum (Perum) Pos dan Giro.
2.1.2 Logo Instansi
Logo lama Perum Pos dan Giro terdiri dari unsur padi-kapas yang
bersambung dengan banner di atas dengan tulisan RI, banner di bawah dengan
tulisan POS & GIRO, mengelilingi unsur segi-lima yang mengurung bola dunia
dan burung. Diantara segi-lima dan padi–kapas terdapat garis arsiran horisontal
Gambar 2.1 Logo Lama Perum Pos Indonesia
(sebelum mengalami perubahan)
Ide utama pada logo ini adalah burung, sebagai tanda yang mewakili
merpati pos, sebagai bentuk konsep pengiriman surat jaman dahulu. Bola dunia,
sebagai representasi dari perputaran dunia, kekekalan, dan adanya hubungan antar
negara, atau internasionalisasi.
Unsur padi kapas, yang merepresentasikan sila ke lima dari Pancasila dapat
dimaknai sebagai bentuk keadilan dan kesejahteraan sosial. Untuk kelompok
tertentu padi mevisualisasikan pangan dan kesuburan, kapas memvisualisasikan
sandang. Unsur padi kapas dapat dimaknai kemakmuran dan kesejahteraan
masyarakat yang tercukupi kebutuhan pangan dan sandangnya.
Banner yang bertuliskan RI di atas segilima dan merupakan ujung dari
unsur padikapas yang melingkari segi-lima, merupakan singkatan dari Republik
Makna yang tertangkap secara semantik dari membaca tanda-tanda pada
logo ini adalah pekerjaan profesionalitas pos yang divisualisasikan dengan burung
merpati dan bola dunia, terkurung oleh segilima dan masih dikelilingi oleh padi
kapas yang ujung atasnya ada banner bertuliskan RI, yang memberikan kesan
bersifat nasional.
Bisnis Pos merupakan bisnis jasa yang berlingkup internasional,
menghubungkan antar negara di dunia, sehingga kesan yang timbul dari logo lama
PT Pos ini adalah profesionalitas Pos yang bersifat internasional divisualisasikan
dengan burung merpati dan bola dunia, namun masih terkurung oleh hal-hal yang
bersifat nasional, burung tidak dapat lepas dan bebas.
Pada logo PT Pos yang lama ini masih terlihat adanya dominasi dua unsur
sebagai reprensentasi dari ideologi Pancasila yaitu padi-kapas, dan segilima. Di
sini hegemoni ideologi melalui logo terlihat sangat jelas, terutama dari
unsur-unsur tanda-tanda yang ditampilkan.
Setelah mengalami perubahan kelembagaan dari Perum Pos dan Giro
menjadi
Persero, logo PT Pos Indonesia mengalami perubahan. Visualisasi burung merpati
Pos yang siap terbang bebas mengelilingi dunia tidak lagi terkurung oleh segilima
dan padi kapas.
Burung merpati pos terbang dan berjalan semakin cepat. Kesan kecepatan
divisualisasikan dengan sayap yang bergaris horisontal, proporsi burung dibuat
lebih
memanjang dan mengecil di ujung untuk memberikan kesan gerak dinamis
(Gambar 2.1.2.2).
Ukuran burung dibuat lebih besar dibandingkan dengan bola dunia, dapat
dimaknai bahwa burung sebagai tanda yang merepresentasikan PT Pos diharapkan
dapat menguasai dunia. Logo memiliki warna dasar ‘jingga’ untuk menandakan
sesuatu yang penting.
Warna ini juga digunakan untuk tiang-tiang pemisah pada perbaikan di
jalan tol, seragam tukang parkir, pakaian penerbang, pakaian pendaki gunung, dan
[image:20.612.222.417.427.582.2]segala sesuatu yang dianggap penting dan perlu perhatian.
Gambar 2.2 Logo Baru PT Pos Indonesia
(setelah mengalami perubahan)
Tulisan dengan tipografi bold: POS INDONESIA, menunjukkan nama
dunia, di sini terbacabahwa yang utama adalah profesionalitas dibidang usaha,
dengan slogan “Untuk anda kami ada”, untuk lebih menekankan kesan
mengutamakan pelayanan. Tipografi slogan tersebut menggunakan huruf latin
untuk memberikan kesan luwes, lentur dan ramah.
Dari visualisasi burung merpati yang dikurung oleh sesuatu bentuk
segi-lima,
menjadi lepas tanpa kurungan. Jika fenomena tersebut di atas ditinjau dari sistem
tanda dari Saussure tentang makna arbitrary, dimana makna sesuatu yang dibuat
secara artifisial tetapi disepakati oleh masyarakat, dan merupakan konvensi,
dimana penanda berupa bentuk segilima, diubah atau dihilangkan, untuk
menciptakan makna dan citra yang baru dari PT Pos Indonesia. Dengan upaya
merubah penanda, maka diharapkan dapat memperbaiki citra yang telah terlanjur
terbentuk di masyarakat.
Upaya ini diantaranya ada yang ditunjang dengan slogan yang
memberikan citra pelayanan, sebagaimana seharusnya citra
perusahaan-perusahaan ini yaitu untuk melayani masyarakat.
2.1.3 Badan Hukum Instansi
Berdasarkan Surat Keputusan Direksi PT Pos Indonesia (Persero) nomor :
KD 23 /DIRUT/0604 tanggal 18 Juni 2004 tentang Implementasi Sistem Pos
Remmitance, Surat Keputusan Direksi PT Pos Indonesia (Persero) nomor : KD 30
untuk dipedomani dan dilaksanakan dalam rangka peluncuran dan
operasionalisasi produk layanan weselpos instan.
Dalam masa promosi dan sesuai dengan Surat Keputusan Direksi
mengenai Tarif Layanan Weselpos Instan point KELIMA, besar uang kiriman
sampai dengan Rp. 25,000,000 (dua puluh lima juta rupiah) biaya pengirimannya
ditetapkan menjadi 30,000 (tiga puluh ribu rupiah) sudah termasuk PPN 10 %.
Dengan adanya penetapan tarif tersebut tidak perlu ada perubahan di UPT
didalam aplikasinya, karena tariff sudah diset langsung didalam aplikasi atau
2.1.4 Struktur Organisasi Perusahan
2.2 Landasan Teori
2.2.1 Pengertian Perangkat Lunak (Software)
Perangkat lunak memiliki pengertian menunjuk pada program dan alat
bantu lain yang bersifat menambah kemampuan komputer sebagai alat untuk
melaksanakan tugas atau operasi tertentu. Program aplikasi dapat dibuat secara
khusus untuk memenuhi kebutuhan khusus pula (tailor-made) atau berupa paket
yang mempunyai aplikasi umum.
Disebut juga dengan perangkat lunak, merupakan kumpulan beberapa
perintah yang dieksekusi oleh mesin komputer dalam menjalankan pekerjaannya.
perangkat lunak ini merupakan catatan bagi mesin komputer untuk menyimpan
perintah, maupun dokumen serta arsip lainnya.
Merupakan data elektronik yang disimpan sedemikian rupa oleh komputer
itu sendiri, data yang disimpan ini dapat berupa program atau instruksi yang akan
dijalankan oleh perintah, maupun catatan-catatan yang diperlukan oleh komputer
untuk menjalankan perintah yang dijalankannya. Untuk mencapai keinginannya
tersebut dirancanglah suatu susunan logika, logika yang disusun ini diolah melalui
perangkat lunak, yang disebut juga dengan program beserta data-data yang
diolahnya. Pengeloahan pada software ini melibatkan beberapa hal, diantaranya
adalah sistem operasi, program, dan data. Software ini mengatur sedemikian rupa
2.2.2 Konsep Dasar Sistem
Pengertian sistem menurut Jogiyanto H.M yang dalam bukunya
menyatakan :
“Sistem adalah suatu kesatuan yang terdiri dari dua atau lebih komponen atau
subsistem yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan“ [4]
Sistem dapat didefinisikan juga sebagai suatu kesatuan yang terdiri dari
dua atau lebih komponen atau sub-sistem yang berinteraksi untuk mencapai suatu
tujuan. Sistem adalah kumpulan dari bagian apapun baik fisik maupun non fisik
yang saling berhubungan satu sama lain dan bekerja sama secara harmonis untuk
mencapai satu tujuan tertentu.
Dari pengertian diatas dapat diambil kesimpulan bahwa didalam sistem
terdiri dari sistem-sistem bagian (subsistem). Masing-masing subsistem dapat
terdiri dari subsistem yang lebih kecil lagi. Subsistem ini saling berinteraksi dan
saling berhubungan membentuk satu kesatuan (terintegrasi) sehingga tujuan
sistem tersebut dapat tercapai.
2.2.2.1 Pengertian Dasar Sistem
Suatu sistem pada dasarnya merupakan suatu susunan yang teratur dari
kegiatan yang berhubungan satu sama lain dan prosedur-prosedur yang berkaitan
yang melaksanakan dan mempermudah pelaksanaan kegiatan utama dari suatu
prosedur-prosedur yang saling berhubungan, nerkumpul, bersama-sama untuk melakukan
suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu”. [4]
Sistem itu sendiri mempunyai tujuan yang sama untuk menghasilkan
sesuatu yang lebih bermanfaat ada yang menyebut mencapai suatu tujuan (goal)
dan ada yang menyebutkan untuk mencapai sasaran (object). Jadi dapat
disimpulkan pengertian sistem adalah kumpulan dari berbagai macam elemen
yang berbeda namun mempunyai tujuan yang sama untuk mencapai sasaran atau
objek. Beberapa ciri dari sistem yaitu sebagai berikut :
1. Mengarah Pada Tujuan
Cara kerja sistem ini adalah merangkai dan mengkoordinasikan fakta-fakta untuk
mencapai tujuan dengan menggunakan aturan-aturan tertentu.
2. Merupakan Suatu Keseluruhan
Sistem merupakan suatu keseluruhan yang bulat dan utuh, dimana tujuan
masing-masing dari bagian yang membentuk sistem akan saling menunjang dan mencapai
tujuan dari sistem secara keseluruhan, dan ini berarti bahwa pencapaian tujuan
dari salah satu bagian tidak dapat dilakukan dengan mengabaikan pencapaian
tujuan dengan bagian yang lainnya.
3. Adanya Keterbatasan
Sistem memiliki sifat yang terbuka, dimana suatu sistem dapat berinteraksi
dengan sistem lainnya yang lebih besar.
Suatu sistem mempunyai atau melakukan proses transformasi kegiatan yang
mengubah suatu input atau masukan menjadi suatu output untuk mencapai suatu
tujuan.
5. Saling Berkaitan
Sistem terdiri dari elemen-elemen yang saling berkaitan satu elemen dengan
elemen yang lain.
2.2.2.2 Bentuk Umum Sistem
Bentuk umun dari suatu sistem terdiri atas masukan (input), proses dan
keluaran (output), dalam bentuk umum sistem ini bisa melakukan satu atau lebih
masukan yang akan diproses dan menghasilkan keluaran sesuai dengan rencana
yang telah ditentukan sebelumnya.
Gambar 2.4Bentuk Umum Sistem
2.2.2.3 Karakteristik Sistem
Suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat tertentu, yaitu
mempunyai sebagai berikut :
Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, yang
artinya saling bekerja sama untuk membentuk satu kesatuan.
Komponen-komponen sistem atau elemen-elemen sistem dapat berupa suatu subsistem atau
bagian-bagian dari sistem.
2. Batas Sistem (Boundary)
Batas sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan
sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batas sistem ini
memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai satu kesatuan. Batas suatu sistem
menunjukkan ruang lingkup (scope) dari sistem tersebut.
3. Lingkungan Luar Sistem (Environment)
Lingkungan luar dari suatu sistem adalah apapun diluar batas dari sistem yang
mempengaruhi operasi sistem. Lingkungan luar sistem dapat bersifat
menguntungkan dan dapat juga bersifat merugikan sistem tersebut. Lingkungan
luar yang menguntungkan meupakan energi dari sistem dan harus tetap dijaga dan
dipelihara. Sedangkan lingkungan luar yang merugikan harus ditahan dan
dikendalikan, jika tidak maka akan mengganggu kelangsungan hidup dari sistem.
4. Penghubung Sistem (Interface)
Penghubung merupakan media penghubung antara satu subsistem dengan
subsistem yang lainnya. Melalui penghubung ini memungkinkan sumber-sumber
daya mengalir dari subsistem ke subsistem lainnya. Keluaran (output) dari suatu
melalui penghubung. Dengan penghubung satu subsistem dapat berintegrasi
dengan subsistem yang lainnya membentuk satu kesatuan.
5. Masukan (input)
Masukan adalah energi yang dimasukkan ke dalam sistem. Masukan dapat berupa
masukan perawatan (maintenance input) dan masukan sinyal (signal input).
Maintenance input adalah energi yang dimasukkan supaya sistem tersebut
beroperasi. Signal input adalah energi yang diproses untuk didapatkan keluaran.
6. Keluaran (Output)
Keluaran adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi
keluaran yang berguna dan sisa pembuangan. Keluaran dapat merupakan masukan
untuk subsistem yang lain atau kepada supra sistem.
7. Pengolahan (Process)
Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan merubah
masukan menjadi keluaran.
8. Sasaran (Objective) atau Tujuan (Goal)
Suatu sistem pasti mempunyai tujuan atau sasaran. Sasaran dari sistem sangat
menentukan sekali masukan yang dibutuhkan sistem dan keluaran yang akan
2.2.2.4 Analisis Sistem
Analisis sistem dapat didefinisikan sebagai “penguraian dari suatu
sistem informasi yang utuh ke dalam bagian-bagian komponennya dengan
maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi
permasalahan-permasalahan, kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi dan
kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan
perbaikan-perbaikannya.” Analisis dan Desain : Jogiyanto [4]
2.2.3 Konsep Dasar Informasi
Definisi umum informasi dalam pemakaian sistem informasi adalah data
yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi
yang memakai di dalam mengambil keputusan. Jadi sistem pengolahan informasi
pengolahan data dari bentuk tak berguna menjadi berguna bagi penerimanya.
2.2.3.1 Pengertian Dasar Informasi
Informasi dapat didefinisikan sebagai hasil dari pengolahan data dalam
suatu bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi penerimanya yang
menggambarkan suatu kejadian-kejadian yang nyata yang berguna untuk
pengambilan keputusan.
Sumber dari Informasi adalah data. Data adalah kenyataan yang
Informasi adalah data yang telah diproses kedalam suatu bentuk yang lebih
berarti bagi penerima dan mempunyai nilai nyata dan terasa bagi keputusan saat
itu atau keputusan mendatang.
Informasi yang bersumber dari proses data harus merupakan informasi
yang terstruktur. Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih
berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya.
2.2.3.2 Siklus Informasi
Data merupakan bentuk yang masih mentah sehingga perlu diolah untuk
proses lebih lanjut. Data diolah melalui suatu model untuk dihasilkan informasi.
Data yang diolah untuk menghasilkan informasi menggunakan suatu model proses
tetentu agar dapat lebih berguna dalam bentuk informasi.
Data yang diolah melalui suatu model menjadi informasi, penerima
kamudian menerima informasi tersebut, membuat suatu keputusan dan melakukan
tindakan dan menghasilkan suatu tindakan yang akan membuat sejumlah data
kembali. Data tersebut akan ditangkap sebagai input, diproses kembali melalui
Siklus informasi dapat dilihat seperti pada gambar 2.3 berikut :
Dasar Data
2.2.3.3 Kualitas Informasi
Kualitas dari suatu informasi yang diharapkan tergantung tiga hal pokok, yaitu :
1. Akurat
Berarti informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan yang biasanya terjadi dan
selain itu harus jelas maksud dan tujuannya sehingga output/keluaran biasa
dipertanggung jawabkan.
2. Tepat Waktu
Informasi yang dihasilkan atau dibuthkan tidajk boleh terlambat (usang) informasi
yang usang tidak akan mempunyai nilai yang baik, sehingga jika digunakan
Gambar 2.5Siklus Informasi
[image:32.612.171.464.140.357.2]sebagai dasar dari pengambilan keputusan akan bersifat fatal atau mengalami
kesalahan dalam pengambilan keputusan dan tindakan.
3. Relevan
Berarti informasi tersebut mempunyai manfaat dan informasi yang diterima si
pemakai dan pemakai lainya bisa berbeda-beda.
2.2.3.4 Nilai Informasi
Nilai dari informasi ditentukan dari dua hal, yaitu manfaat dan biaya untuk
mendapatkannya. Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif
dibandingkan dengan biaya untuk mendapatkannya. Akan tetapi perlu
diperhatikan bahwa informasi yang digunakan didalam suatu sistem informasi
umumnya digunakan untuk beberapa kegunaan. Sehingga tidak memungkinkan
dan sulit untuk menghubungkan suatu bagian informasi pada suatu masalah
tertentu dengan biaya untuk memperolehnya. Pengukuran nilai informasi biasanya
dihubungkan dengan analisis Cost Effectiveness atau Cost Benefit.
2.2.3.5 Konsep Dasar Sistem Informasi
Sistem informasi merupakan suatu sistem didalam suatu organisasi yang
mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi,
bersifat manajerial dan kegiatan stategis dari suatu organisasi dan menyediakan
informasi untuk pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang dibutuhkan.
Sistem informasi dapat didefinisikan sebagai berikut :
“Sistem informasi adalah suatu sistem didalam suau organisasi yang
bersifat manajerial dan kegiatan stategi-stategis dari suatu organisasi dan
menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan”. [4]
2.2.3.6 Komponen Sistem Informasi
Sistem informasi mempunyai beberapa komponen yaitu :
1. Perangkat keras (Hardware) yaitu semua alat komputeryang secara fisik dapat
diliah dan diraba dengn jelas, seperti: keyboard, harddisk, monitor, alat
printer, mouse, dan lain-lain.
2. Perangkat lunak (Software) yatitu semua pengakat komputer yang dapat
mebuat perangkat keras komputer bekerja menjalankan fungsinya.
3. Manusia (Brainware) yaitu orang yang mengoperasikan komputer.
2.2.4 Flow Map
Bagan alir atau flow map adalah bagan yang menunjukan alir didalam
program atau prosedur sistem secara logika. Bagan alir digunakan terutama untuk
alat bantu komunikasi dan dokumentasi.
Bagan alir dokumen atau sering disebut juga Flow Map merupakan bagan
alir yang menunjukan arus dari aliran formulir termasuk tembusan-tembusannya.
2.2.5 Alat-alat Pemodelan Sistem
Pemodelan sistem merupakan hal yang penting bagi kelangsungan sistem
itu sendiri. Pemodelan sistem adalah suatu upaya untuk menjaga efektifitas sistem
menyusun suatu sistem yang baru untuk menggantikan sistem yang lama secara
keseluruhan atau memperbaiki sistem yang sudah ada.
Alat-alat yang digunakan dalam pemodelan sistem antara lain adalah:
1. Data Flow Diagram (DFD).
2. Kamus Data (Data Dictionary)
2.2.6 Pendekatan Analisis Sistem
Untuk melangkah ke tahap berikutnya yaitu tahap desain, maka
sebelumnya akan melakukan tahap-tahap sebagai berikut :
2.2.6.1 DFD (Data Flow Diagram)
Data Flow Diagram adalah diagram sistem yang menggambarkan cara
kerja aplikasi secara logic. Mulai dari tingkat paling tinggi sampai dengan tingkat
paling rendah. Pada perancangan ini terdiri dari perancangan awal (preliminary
design) dan perancangan rinci (detailed design) sesuai dengan tahap-tahap
rekayasa perangkat lunak. Adapun penjelasan dari perancangan awal adalah
perancangan sistem yang menggambarkan tentang hubungan antara sistem dengan
lingkungan luar sistem. [7]
Hubungan ini dapat digambarkan dengan menggunakan diagram konteks.
Sedangkan perancangan rinci adalah perancangan sistem yang menggambarkan
tentang proses yang terjadi pada sistem serta arus data yang mengalir antar
yang terstruktur, DFD ini menggambarkan arus data di dalam sistem yang
terstruktur dan jelas serta merupakan dokumentasi sistem yang baik.
2.2.6.2 Kamus Data (Data Dictionary)
Kamus data adalah katalog fakta tentang data dan kebutuhan-kebutuhan
informasi dari suatu sistem informasi. Kamus data dapat mendefinisikan data
yang mengalir pada sistem dengan lengkap. Kamus data dapat digunakan pada
tahap analisa dan perancangan sistem. Pada tahap perancangan sistem, kamus
data digunakan untuk merancang masukan, merancang laporan-laporan dan
database. [7]
Dengan adanya kamus data, didapat definisi-definisi dari bentuk-bentuk
yang tidak dimengerti dalam DFD yaitu aliran data, file, proses dan
elemen-elemen data. Arus data pada DFD bersifat global, hanyaditujukan nama arus
datanya saja. Keterangan lebih lanjut tentang struktur dari arus data, secara lebih
lengkap dapat dilihat di kamus data.
2.2.7 Basis Data
2.2.7.1 Pengertian Data
Data merupakan ”fakta atau keterangan yang belum mempunyai arti atau
nilai, serta data dapat dijadikan kajian analisis atau kesimpulan. Data biasanya
terdiri dari beberapa elemen data (data item). Elemen data adalah unit terkecil dari
2.2.7.2 Pengolahan Data
Pengolahan data dengan komputer terkenal dengan nama pengolahan data
elektronik. Data adalah kumpulan kejadian yang diangkat dari suatu kenyataan.
Data dapat berupa angka-angka, huruf-huruf atau simbol-simbol khusus atau
gabungan darinya. Pengolahan data adalah manipulasi dari data ke dalam bentuk
yang lebih berguna dan lebih berarti, berupa suatu informasi.
2.2.7.3 Siklus Pengolahan Data
Suatu proses pengolahan data terdiri dari tiga tahapan dasar yang disebut
dengan siklus pengolahan data (data processing cycle) yaitu input, processing dan
output.
1. Input, tahap ini merupakan proses memasukkan data ke dalam proses
komputer lewat alat input (input device).
2. Process, tahap ini merupakan proses pengolahan dari data yang sudah
dimasukkan yang dilakukan oleh alat pemroses (processing data), yang
dapat berupa proses menghitung, membandingkan, mengklasifikasikan,
mengurutkan, mengendalikan atau mencari di storage.
3. Output, tahp ini merupakan proses menghasilkan output dari hasil
pengolahan data ke alat output (output device), yaitu berupa informasi.
2.2.7.4 Konsep Dasar Basis Data
Basis Data (Database) dapat dibayangkan sebagai sebuah lemari arsip
kembali data tersebut. Basis Data menunjukkan suatu kumpulan data yang dipakai
dalam suatu lingkungan perusahaan atau instansi-instansi. Penerapan basis data
dalam sistem informasi disebut sistem basis data (database system).
2.2.7.5Pengertian Basis Data
Basis data terdiri dari kata basis dan data. Basis dapat diartikan gudang
atau tempat bersarang dan data yang berarti representasi fakta dunia nyata yang
mewakili suatu objek seperti manusia, hewan, peristiwa, konsep dan sebagainya
yang direkam dalam bentuk angka, huruf, simbol, teks, gambar, bunyi atau
kombinasinya.
Jadi dapat disimpulkan bahwa Basis Data merupakan kumpulan data yang
(arsip) yang saling berhubungan yang disimpan secara bersama sedemikian rupa
dan tanpa pengulangan (redudansi) yang tidak perlu, untuk memenuhi berbagai
kebutuhan. Atau bisa diartikan sebagai kumpulan file/tabel/arsip yang saling
berhubungan yang disimpan dalam media penyimpanan elektronis. [2]
2.2.7.6 Tujuan Basis Data
Basis Data (Database) pada prinsipnya ditujukan untuk pengaturan data
agar terdapat kemudahan dalam pengambilan kembali data tersebut. Berikut ini
terdapat beberapa tujuan dari Basis Data diantaranya yaitu :
1. Kecepatan dan kemudahan (Speed)
2. Efisiensi ruang penyimpanan (Space)
3. Keakuratan (Accuracy)
5. Kelengkapan (Completeness)
6. Keamanan (Security)
7. Kebersamaan (Sharability)
2.2.7.7 Pengguna Basis Data
Pengguna basis data yang dibedakan berdasarkan cara mereka berinteraksi
terhadap sistem diantaranya yaitu :
1. Programmer Aplikasi (Application Programmer)
Pemakai yang berinteraksi dengan basis data dengan menggunakan Data
Manipulation Language (DML) untuk membuat aplikasi dengan
menggunakan bahasa pemrograman.
2. User Mahir (Casual User)
Pemakai yang berinteraksi dengan sistem tanpa membuat modul program.
3. User Umum (Naïve User)
Pemakai berinteraksi dengan aplikasi basis data yang telah dibuat atau
disediakan oleh sistem.
4. User Khusus (Specialized User)
Pemakai yang membuat program aplikasi basis data untuk keperluan tertentu
2.2.7.8 Database Management System (DBMS)
Diperlukan suatu sistem untuk diintegrasikan data file ke dalam suatu file
sehingga bisa melayani berbagai user yang berbeda. Perangkat keras dan lunak
serta prosedur yang mengelola database manajemen sistem.
DBMS memungkinkan untuk membentuk dan meremajakan file-file,
memilih, mendatakan dan menyortir data, dan untuk menghasilkan
laporan-laporan.
Fungsi yang penting dari DBMS adalah sebagai berikut :
1. Menyediakan sistem akses cepat.
2. Mengurangi kerangkapan data atau redundancy data.
3. Memungkinkan adanya updating secara bersamaan.
4. Menyediakan sistem yang memungkinkan dilakukannya pengembangan
database.
5. Memberikan perlindungan dari pihak pemakai tidak berhak.
2.2.8 Borland Delphi
Delphi adalah paket bahasa pemrograman yang bekerja dalam sistem
operasi Windows. Delphi merupakan bahasa pemrograman yang mempunyai
Kelebihan-kelebihan yang dapat diambil ketika seorang pengembang
perangkat lunak menggunakan Borland Delphi adalah :
1. Delphi mendukung Pemrograman Berorientasi Objek (Object Oriented
Programming).
2. Hasil dari proses kompilasi berupa sebuah file yang dapat dieksekusi
(executable file) sehingga mempermudah dalam pendistribusian program dan
mengurangi banyaknya file pendukung.
3. Delphi menyediakan banyak sekali komponen yang dapat digunakan. Selain itu
banyak juga komponen yang bersumber dari pihak ketiga yang biasanya
disertai dengan dokumentasi, source code dan lain-lain. Komponen dari pihak
ketiga bisa yang komersil atau free.
4. Mendukung banyak database server (MySQL, SQL Server, Interbase, Oracle
dll) sehingga dapat mempermudah dalam membuat aplikasi database.
5. Borland Delphi menyediakan fasilitas yang luas mulai dari fungsi membuat
form hingga untuk menggunakan format file berbasis data yang popular seperti
Dbase dan Paradoks.
6. Dalam Borland Delphi template aplikasi dan template format yang dapat
2.2.9 Sistem Client-Server
Untuk mengelola suatu jaringan diperlukan suatu operasi jaringan. Sistem
opersi jaringan dibedakan menjadi dua berdasarkan tipe jaringannya, yaitu sistem
operasi Client - Server dan sistem operasi jaringan peer to peer.
Server dijaringan tipe client-server disebut dengan Dedicated Server
karena murni berperan sebagai server yang menyediakan fasilitas kepada
workstation dan server tersebut tidak dapat berperan sebagai workstation.
Pada sistem client server, untuk memenuhi kebutuhan client akan
mengirimkan message (perintah) query pengambilan data selanjutnya server yang
menerima message, akan menjalankan query tersebut (melakukan pencarian basis
data terhadap tabel tertentu) dan hasilnya (tidak semua isi tabel) yang akan
dikirimkan kembali ke client dengan begitu proses transfer data jauh lebih efisien.
Bentuk sederhana yang dapat diterapkan pada sebuah jaringan komputer
lokal (LAN) adalah penyatuan fungsi client dan fungsi workstation. Adanya
penilaian fungsi client dan server, disamping meningkatkan kompleksitas
tersendiri dalam pembangunan aplikasi (sistem) secara keseluruhan juga
menimbulkan kelemahan lain yaitu aktivitas pemasangan aplikasi (deployment)
yang tidak praktis jika terjadi perubahan atau perbaikan aplikasi basis data, maka
BAB III
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM
3.1 Jadwal Kerja Praktek
Kegiatan kerja praktek ini dilaksanakan selama 1 bulan 12 hari, terhitung dari
tanggal 13 Juli 2009 s/d 28 Agustus 2009 yang dilaksanakan di PT POS Indonesia
JL.Asia Afrika Bandung, Jawa Barat. Waktu pelaksanaan kerja praktek dilaksanakan
setiap Hari Senin sampai dengan Hari Jumat pada pukul 08.30 s/d 16.00 WIB.
3.2 Cara / Teknik Kerja Praktek
Teknis pelaksanaan dalam penyusunan laporan kerja praktek ini dilakukan
dengan menggunakan teknis sebagai berikut:
1.
Studi Kepustakaan
Penulis mempelajari buku-buku, artikel, informasi yang ada hubungannya dengan
masalah yang dibahas.
2.
Wawancara
Penulis mengadakan wawancara langsung dengan pembimbing perusahaan
dalam bidang yang berhubungan dengan masalah yang dibahas.
3.3 Data Hasil Kerja Praktek
3.3.1 Lingkup Pekerjaan
Penulis melihat,mengamati dan menganalisis kerja sistem pos Remitance pada
Dalam menganalisis aplikasi ini, penulis dibimbing oleh staf PT Pos
Indonesia (Pak Ahmat Fajarsebagai koordinator kerja praktek.
3.3.2 Analisis Sistem
Analisis sistem adalah merupakan tahap mengidentifikasi permasalahan
yang ada pada perusahaan yang berkaitan dengan apa yang akan dikerjakan dalam
hal ini adalah pembuatan halaman sertifikat diklat. Tahap-tahap yang dilakukan
dalam pembuatan database tersebut meliputi :
a.
Studi literature, yaitu pengumpulan bahan-bahan yang berhubungan dengan
masalah yang akan dibahas.
b.
Analisis permasalahan secara global untuk gambaran pembuatan aplikasi.
Untuk lebih jelasnya analisis permasalahan tersebut akan diuraikan sebagai
berikut :
3.3.3 Analisis Prosedur Pada Sistem Yang Berjalan
Analisis prosedur atau proses sistem, sistem memberikan gambaran tentang
sisten yang saat ini berjalan. Analisis sistem bertujuan untuk mengetahui lebih jelas
bagaimana cara kerja sistem tersebut, sehingga kelebihan dan kekurangan sistem
dapat diketahui.
1 Prosedur Pembukaan Layanan
•
Bagi UPT yang telah memiliki fasilitas layanan yang diperlukan untuk
pembanguna layanan ini baik petugas, hardware, software maupun fasilitas
POS Remittance kepada Kawilpos Manajer Pengembangan Usaha dengan
disertai kajian tentang potensi pasar layanan tersebut di wilayahnya dan
tanggal rencana pembukaan layanan.
•
Bagi UPT yang belum memiliki fasilitas layanan tersebut pada point a,
surat permohonan dilengkapi juga dengan permohonan pengadaan fasilitas
layanan dan fasilitas pendukung lainnya.
•
Atas dasar permohonan tersebut, kawil cq manajer Pengembangan Usaha
Wilpos memberikan pertimbangan dan keputusan dan selanjutnya
mengirim pemberitahuan kepada Ka UPT yang bertalian dengan tembusan
kepada Ka Unit Biskug
•
Tentang jenis fasilitas fisik yang diperlukan untuk pembukaan pelayanan
ini lebih lanjut diatur Petunjuk Teknis (Juknis) yang menjadi lampiran
petunjuk pelaksanaan (Juklak) ini.
2 Registrasi Dan Password Petugas
Prosedur Registrasi petugas diatur sebagai berikut :
•
Registrasi petugas administrator dan Rekonsiliator PRD diajukan oleh
Manajer Opbiskug, kepada Manajer Bangsistek
•
Registrasi petugas untuk Kepala unit Pelaksana Teknis, Manajer
Pelayanan, Manajer Akuntansi, dan Petugas Loket diajukan oleh Kepala
Unit Pelaksan teknis kepada manajer Opbiskug, dengan menggunakan
•
Registrasi Petugas untuk Petugas Kantor Wilayah Usaha Pos diajukan oleh
Kepala Wilayah Usaha Pos diajukan oleh Kepala Wilayah Usaha Pos,
dengan menggunakan formulir registrasi seperti contoh terlampir.
•
Setiap terjadi mutasi petugas, harus melakukan registrasi ulang sesuai
ketentuan d atas.
•
Pemberian hak user akan diberitahukan dengan surat rahasia yang berisi
password kepada petugas yang berhak
•
Pengguna sistem tidak di perkenalkan memberikan dan atau memberika
user id dan password kepada orang lain.
•
Pengguna sistem tidak diperkenankan mengganti IP maupun Network card
tanpa sepengetahuan administrator, karena kan berakibat kegagalan pada
saat login ke sistem.
•
Jika pengguna sistem akan melakukan penggantian IP serta network card,
maka harus dilakukan pemberitahuan kepada administrator dengan sarana
tercepat atas persetujuan Kakp
•
Pengguna diwajibkan mengamankan password antara lain
•
Dengan mengganti password secara berkala.
3 Prosedur Buka Layanan/Awal Dinas
a)
Manajer Pelayan
•
Memeriksa perangkat komputer dan saran komunikasi (koneksi intranet)
•
Jika manajer tidak dapat login ke sistem, manajer melaporkan hal tersebut
ke kepala kantor untuk melakukan aktivasi
•
Melakukan buka layanan sekaligus melakukan pembukaan transaksi dan
secara otomatis mengambil data kiriman untuk kantornya. Jika tedapat data
untuk kantor yang bertalian, manajer melakukan percetakan, menyampuli,
memberi alamat dan diserahkan kebagian antara dengan buku serah
•
Melakukan aktivasi terhadap petugas yang akan bertugas pada hari yang
bertalian
b)
Manajer Akuntansi
•
Memeriksa perangkat komputer, printer dan sarana komunikasi (koneksi I
intranet)
•
Memeriksa login ke sistem dengan mengetikan password dan user Id-nya
•
Melakuan validasi pada kesempatan pertama, jika masih ada transaksi yang
belum di validasi
c)
Kasir
Memberikan panjer kerja loket sesuai dengan kebutuhan kepada petugas
loket Pos Remmitance
4 Prosedur Penerimaan Kiriman
•
Pelanggan datang ke loket Pos Remittance kemudian mengisi RS-1
•
Petugas loket wajib memeriksa isian RS-1:
a.
Identitas pengirim dan penerima (nama dan alamat)
b.
Besar uangjenisa layanan
c.
Layanan keamanan
d.
Berita (maksimal 100 karakter)
e.
Tandatangan pengirim
•
Petugas Loket mengentrikan besar uang dan jenis layanan untuk
mengetahui biaya total pengiriman uang
•
Petugas loket menerima, menghitung dan memeriksa keaslian uang yang
diterima
•
Petugas melanjutkan tugas entri data sampai dengan proses simpan data
•
Dalam hal pengirim memilih jenis ;ayanan tidak diantar/weesel pos instan,
pengirim diminta mengisi PIN dua kali. Pengisian PIN kedua harus sama
dengan yang pertama
•
Dalam hal pengisian PIN kedua berbeda dengan yang pertama, petugas
loket meminta pengirim melakukan pengisian ulang PIN kedua
•
Dalam hal pengirim lupa dengan PIN pertama sehingga tidak bisa
mengisikan PIN kedua, maka petugas loket meminta manajer melakukan
reset PIN
•
Petugas loket melakukan cetak RESI rangkap 2 sebagai tanda bukti
•
Petugas loket harus membubuhkan cap tanggal dan paraf RESI
•
Petugas loket menyerahkan RESI lembar 1 kepada pengirim, lembar
ke-2 disematkan pada RS-1 yang bartalian sebagai pertinggal
5
Prosedur Pembayaran Kiriman
a)
Layanan Tidak / Weselpos Instan
•
Penerima datang ke loket pembayaran dengan memberikan informasi NTP
dan menyertakan fotocopy kartu identitas, berupa KTP, SIM atau kartu
identitas lain yang masih berlaku
•
Petugas loket mengentrikan NTP
•
Penerima mengentrika PIN melalui Numeric Keypad
•
Berdasarkan kedua isian (PIN dan NTP) tersebut petugas loket melakukan
inquiry data ke server nasional
•
Jika inquiry data berhasil, petugas loket mencocokan data penerima dengan
kartu identitas
•
Dalam hal pengirim menggunakan layanan keamanan Q/A, petugas loket
wajib mengajukan pertanyaan berdasarkan Q/A
•
Jika penerima tidak dapat menunjukan/memberikan, penerima harus
menghubungi pengirim untuk meminta informasi Q/A yang bertalian
•
Jika jawaban penerima benar maka petugas loket dapat melakukan
pembayaran
•
Petugas loket melakukan cetak RESI rangkap 2 sebagai tanda bukti
pembayaran
•
Penerima harus membubuhkan tandatangan dan nama jelas pada RESI
•
Petugas loket menyerahkan RESI lembar ke-2 kepada penerima
•
Petugas loket menyimpan RESI lembar ke-1 yang telah ditandatangani dan
fotocopy kartu indentitas penerima untuk petinggal
b)
Layanan Diantar / Weselpos Reguler
•
Penerima datang ke loket pembayaran dengan meyerahkan RS-2 dan
fotocopy kartu identitas, berupa KTP, SIM atau kartu identitas lain yang
masih berlaku
•
Petugas mencocokan kartu identitas dengan RS-2
•
Jika kartu identitas denga RS-2 cocok, petugas loket memasukkan NTP
untuk melakukan inquiry data
•
Dalam hal terdapat Q/A maka petugas wajib mengajukan pertanyaan
berdasarkan Q/A
•
Jika pertanyaan tersebut tidak dapat dijawab dengan benar, petugas loket
dapat melakukan pembayaran
•
Petugas loket mengetrikan data indentitas penerima
•
Petugas loket melakukan percetakan RESI rangkap 2 sebagai tanda bukti
pembayaran
•
Petugas loket menyerahkan uang dan RESI lembar ke-2 kepada penerima
•
Petugas loket mematikan RS-2 dengan garis menyilang
•
Petugas loket menyimpan RESI lembar ke-1 yang telah ditandatangani,
RS-2 dan fotocopy kartu indentitas utnuk petinggal
6.
Prosedur Pembatalan Kiriman
Dalam hal pengirim meminta uang yang dikirim maka dilakukan proses
pembayaran kembali kepada pengirim dengan syarat uang yang dikirim belum
dibayarkan oleh penerima. Prosedur pembayaran sebagai berikut
a)
Weselpos Instan
•
Pengirim menunjukkan RESI setor
•
Proses pembayaran dilakukan sebagaimana proses pembayaran normal
•
Sebagai bukti bahwa pembatalan ataupun pembayaran uang telah dilakukan
oleh pengirim, maka RESI asli (lembar-1)harus diminta dari pengirim
•
Pengirim harus membubuhkan tandatangan pada RESI setor dan RESI
bayar
•
RESI setor dimatikan dengan cara memberi tanda silang
•
Petugas loket membubuhkan paraf pada RESI bayar
•
RESI bayar yang telah diparaf petugas loket dijadikan bukti pembayaran,
kemudian disatukan dengan RESI setor sebgai lampiran backsheet bayar
b)
Weselpos Reguler
•
Manajer pelayana menghubungi kantor tujuan untuk melakukan percetakan
RS-2. Manajer Pelayanan di kantor tujuan mematikan RS-2 degnan garis
menyilang
•
Proses pembayaran dilakukan sebagaimana proses pembayaran normal
•
Sebagai bukti bahwa pembatalan ataupun pembayaran uang telah dilakukan
oleh pengirim, maka RESI asli (lembar-1)harus diminta dari pelanggan
•
Pengirim harus membubuhkan tandatangan pada RESI setor dan RESI
bayar
•
RESI setor dimatikan dengan cara memberi tanda silang
•
Petugas loket membubuhkan paraf pada RESI bayar
•
RESI bayar yang telah diparaf petugas loket dijadikan bukti pembayaran,
kemudian disatukan dengan RESI setor sebagai lampiran backsheet bayar.
Layanan ini dapat dilihat juga dalam bentuk flowmap ataupun diagram lainnya:
7 Flow Map
Menggambarkan urutan proses atau prosedur kerja dari sebuah aplikasi.
Dalam hal ini akan dijelaskan bagaimana prosedur kerja dari Aplikasi POS
3.4 Analisis Kebutuhan
Memaparkan kebutuhan non fungsional dan kebutuhan fungsional
3.4.1 Analisis Kebutuhan Non Fungsional
Analisis kebutuhan sistem non fungsional adalah suatu analisis untuk
mengetahui elemen-elemen apa saja yang berhubungan dengan sistem yang sedang
berjalan.
3.4.1.1 Analisis Perangkat Lunak
Adapun perangkat lunak yang ada dalam PC di bagian penjurusan adalah
1.
Sistem operasi menggunakan Windows XP
2.
Pengelolaan data siswa Menggunakan Microsoft Ofice 2003
a.
Pengolahan Text : Microsoft Office Word
b.
Pengolahan tabel: Microsoft Office Excel
Sedangkan perangkat lunak yang dibutuhkan dalam proses penjurusan
adalah :
1.
Sistem Operasi : Windows XP
2.
Tools Program : Borland Delphi Versi 7
3.
Mysql untuk database nya (dapat Menggumakan wamp server).
3.4.1.2 Analisis Perangkat Keras
Adapun spesifikasi perangkat keras (
hardware
)
pada sistem yang sedang
berjalan terdapat satu unit komputer
yang berada dibagian transaksi dengan
spesifikasi yaitu sebagai berikut :
b.
Monitor 14“
c.
Hardisk Drive 80 Gb
d.
Memory/RAM 1 Gb
e.
VGA Card 256 Mb
f.
CD ROM drive
g.
Keyboard
h.
Mouse
i.
Printer Dot matrix
3.4.1.3 Analisis user
Pengguna yang akan menggunakan aplikasi yang akan dibangun ini terdiri dari
dua bagian yaitu
administrator
dan
user
, dengan asumsi pengguna yang sudah
terbiasa menggunakan sistem barbasis
windows
, sebagai berikut :
a.
Supervisor Pelayanan
Supervisor
Pelayanan
adalah bagian pengguna sistem yang memiliki hak
mencetak dan memeriksa data serta membubuhkan tandatangan sebagai
pernyataan telah diperiksa dan terdapat cocok, dengan karakteristik sebagai
berikut :
1.
Mempunyai kemampuan dasar di bidang komputer.
2.
Dapat mengoperasikan sistem operasi
Microsoft Windows
XP.
b.
Supervisor Akuntansi
Supervisor Akuntansi
adalah bagian pengguna sistem yang bertugas melakukan
validasi transaksi harian sesuai dengan naskah-naskah dari supervisor, dengan
karakteristik sebagai berikut :
1.
Mempunyai kemampuan dasar dibidang komputer.
2.
Dapat mengoperasikan sistem operasi
Microsoft Windows
XP.
3.
Memiliki latar belakang pendidikan minimal D3.
c.
Petugas Loket
Petugas Loket adalah bagian pengguna sistem yang bertugas melayani
pelanggan untuk transaksi penerimaan dan atau transaksi pembayaran, dengan
karaktristik sebagai berikut:
1.
Mempunyai kemampuan dasar dibidang komputer.
2.
Dapat mengoperasikan sistem operasi
Microsoft Windows
XP.
3.
Memiliki latar belakang pendidikan minimal D3.
Berdasarkan karakteristik data diatas, pengguna yang ada di setiap bagian
pada umumnya sudah bisa mengoperasikan komputer, dapat dilihat bahwa setiap
pengguna minimal dapat mengoperasikan
Microsoft Excel, Microsoft Word
dan dapat
mengoperasikan sistem opersai
windows,
dilihat dari latar belakang pendidikan dan
pengalaman yang lebih lama dalam menggunakan komputer.
3.4.2
Analisis Kebutuhan Fungsional
Diagram konteks yang berfungsi untuk memetakan model lingkungan (
masukan, maupun keuaran sistem), dipresentasikan dengan lingkaran tunggal yang
mewakili keseluruhan sistem. Berikut merupakan gambar diagram konteks
3.4.2.1 Data Flow Diagram (DFD)
Merupakan tindak lanjut dari diagram konteks yang menjelaskan lebih rinci
lagi dari proses-proses yang terjadi dalam diagram konteks. Data Flow Diagram
(DFD) dibuat jika pada diagram konteks masih ada suatu proses yang mesti harus
dipecah lagi. Berikut ini Data Flow Diagram dari aplikasi POS REMITTANCE PT.
POS INDONESIA
[image:58.612.164.458.365.650.2]Diagram Konteks
1.
DFD level 0
2.
DFD Level 1 proses 1.0 Login User
[image:60.612.123.506.221.367.2]Berikut merupakan gambar dari DFD Level 1 proses 1.0 Login User
3.
DFD Level 2.0.1 Proses Transaksi Penerima
4.
DFD level 2.0.2 proses transaksi pembayaran kiriman
5.
DFD LEVEL 3.0 PROSES CETAK DATA
6. DFD LEVEL 4.0 LAPORAN
Gambar 3.9 DFD Level 4.0 Laporan
3.3.4.2 Kamus Data
Data yang mengalir dari satu proses ke proses yang lainnya, dapat diuraikan
sebagai berikut :
1.
User
{ User Name + Password}
a.
Password
Delapan digit bilangan
b.
User Name
2.
Pengrim uang
{info_id_pengirim,
id_penerima,
besar_uang,
jenis_layanan,
jenis_layanan_keamanan,
berita,
tandatangan_pengirim,
paraf_petugas,
syarat_ketentuan}
3.
Bukti pengirim uang
{ tgl_transaksi, jam_transaksi, NTP, No_Resi, Penerima, Pengirim,
jenis_layanan,
besar_uang_kiriman,
bea_dasar,
bea_tambahan,
PPn,
bea_total}
Format no.Resi NNNNNNN/LL/YY/XXXXXXXX
NNNNNN
: kode Nopend
LL
:kode loket
YY
:kode thn
XXXXXXXX :nomor urut
4.
Bukti pembayaran uang
{
tgl_transaksi,
jam_transaksi,
NTP,
No_Resi,
penerima,
besar
_uang_kiriman}
Format no.Resi NNNNNNN/LL/YY/XXXXXXXX
NNNNNN
: kode Nopend
LL
:kode loket
YY
:kode thn
5.
Pemberitahuan pengiriman uang kepada penerima
{Id_pengrim,
Id_penerima,
besar_uang,
NTP,
No_Resi,
tgl_cetak,
ket_status_pemberitahuan, berita}
6.
Backsheet setor
{kantor_setor, No_loket, No_backsheet, tgl_cetak, kolom_no_urut, No_resi,
jenis_layanan, besar_uang, bea, PPn}
Format no backsheet setor XXNNNNNNNLLYYXXXX
XX
: kode laporan
NNNNNNN : kode nopend
LL
: kode loket
YY
: kode tahun
XXXX
: no urut
7.
Rekap harian setor pengiriman uang
{tgl_cetak, No RS-3R, klom_No_loket, jml_transaksi, besar_uang, bea_dasar,
bea_tambahan, PPn, ket}
Format rekap harian setor pengiriman uang XXNNNNNNNXXXX
XX
: kode laporan
NNNNNNN : kode Nopend
YY
: kode tahun
XXXX
: nomor urut
{nama_kantor_bayar, No_loket, No_backsheet, tgl_cetak, kolom_No_urut,
No_resi, jenis_layanan, besar_uang}
Format no backsheet bayar XXNNNNNNNLLYYXXXX
XX
: kode laporan
NNNNNNN : kode nopend
LL
: kode loket
YY
: kode tahun
XXXX
: no urut
9.
Rekap harian pembayaran
{tgl_cetak, No_RS-4R, kolom_loket, jml_transaksi, besar_uang, keterangan}
Format rekap harian pembayaran XXNNNNNNNXXXX
XX
: kode laporan
NNNNNNN : kode Nopend
YY
: kode tahun
XXXX
: nomor urut
10.
Backsheet ambil data
{ nama_kantor_cetak, tgl_cetak, No_RS-5, kolom_N_urut, No_transaksi,
besar_uang, kantor_asal, jenis_layanan, tgl_kirim}
Format no backsheet ambil data XXNNNNNNNLLYYXXXX
XX
: kode laporan
NNNNNNN : kode nopend
YY
: kode tahun
XXXX
: no urut
11.
Rekap harian pemberitahuan kiriman Pos Remittance
{tgl_cetak, No_RS-5R, kolom_No_backsheet, jml_transaksi, besar_uang,
keterangan}
Format rekap pemberitahuan kiriman Pos Remittance XXNNNNNNNXXXX
XX
: kode laporan
NNNNNNN : kode Nopend
YY
: kode tahun
XXXX
: nomor urut
3.3.4.3 Struktur Tabel
Berikut adalah tabel-tabel yang terdapat dalam basis data yang digunakan
dalam sistem yang akan dibangun.
1.
Tabel User
Berikut merupakan tabel user
Tabel 3.1 Tabel User
Nama
Type
Length
Ket Key
User_id
Char
5
Primary
Nama_User
Varchar
50
2.
Tabel Pengirim Uang
Berikut merupakan Tabel pengirim Uang
Tabel 3.2 Tabel Pengirim Uang
Nama
Type
Length
Ket Key
info_id_pengirim
Char
10
Primary
id_penerima
Char
10
Primary
besar_uang
Int
15
jenis_layanan
Varchar
25
jenis_layanan_keamanan Varchar
25
berita
Varchar
50
tandatangan_pengirim
Varchar
paraf_petugas
Varchar
syarat_ketentuan
Varchar
3.
Tabel bukti pengiriman uang
Berikut merupakan Tabel pengirim uang
Tabel 3.3 Tabel bukti pengiriman uang
Nama
Type
Length
Ket Key
tgl_transaksi
DateTime
NTP
Varchar
25
No
