UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
FAKULTAS EKONOMI
PROGRAM S-1 EKSTENSI
MEDAN
SKRIPSI
PENERAPAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI
PERSEDIAAN DALAM MENGHASILKAN INFORMASI
YANG BERGUNA PADA PT. CHAROEN POKPHAND
INDONESIA
OLEH :
NAMA : RHEIN ALDE N SINULINGGA
NIM : 040522155
DEPARTEMEN : AKUNTANSI
GUNA MEMENUHI SALAH SATU SYARAT UNTUK MEMPEROLEH GELAR SARJANA EKONOMI
PERNYATAAN Dengan ini menyatakan bahwa skripsi yang berjudul:
“Penerapan Sistem Informasi Akuntansi Persediaan dalam Menghasilkan Informasi Yang Berguna Pada PT. Charoen Pokphand Indonesia”.
Adalah benar hasil karya saya sendiri dan judul dimaksud belum pernah dimuat, dipublikasi atau diteliti oleh mahasiswa lain dalam konteks penulisan skripsi level Program S-1 Ekstensi Departemen Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
Semua sumber data dan informasi yang diperoleh telah dinyatakan dengan jelas, benar apa adanya. Dan apabila dikemudian hari pernyataan ini tidak benar, saya bersedia menerima sanksi yang ditetapkan oleh universitas.
Medan, 21 September 2007 Yang Membuat Pernyataan
KATA PENGANTAR
Segala puji syukur, hormat dan kemuliaan penulis ucapkan kepada Allah Bapa atas kasih dan penyertaanNya serta segala hikmat dan kebijaksanaan yang diberikanNya sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi.
Skripsi ini dibuat guna melengkapi persyaratan dalam memperoleh gelar sarjana pada Fakultas Ekonomi Jurusan Akuntansi Universitas Sumatera Utara, dengan judul “Penerapan Sistem Informasi Akuntansi Persediaan Dalam Menghasilkan Informasi Yang Berguna Pada PT. Charoen Pokphand Indonesia”.
Dalam penyelesaian skripsi ini, penulis menyadari adanya kekurangan, mengingat keterbatasan pengetahuan dan pengalaman penulis. Namun berkat dorongan dan bantuan dari semua pihak skripsi ini dapat diselesaikan dengan baik. Maka pada kesempatan ini penulis mengucapkan banyak terima kasih yang setulusnya kepada:
1. Bapak Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec, sebagai Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
2. Bapak Drs. Arifin Akhmad, M.Si, Ak, selaku Ketua Departemen Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Medan dan Bapak Fahmi Natigor Nasution, SE, M.Acc,Ak selaku Sekretaris Departemen Akuntansi Universitas Sumatera Utara.
3. Bapak Drs. Wahidin Yasin, Ak selaku dosen pembimbing yang telah banyak memberikan bantuan dalam penyelesaian skripsi ini.
4. Bapak Drs. Erwin Abubakar, MBA, Ak selaku dosen pembanding I.
6. Seluruh dosen khususnya Departemen Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
7. Seluruh dosen dan staff administrasi khususnya Departemen Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
8. Seluruh staff dan karyawan PT. Charoen Pokphand Indonesia. 9. Teman-teman jurusan akuntansi khususnya stambuk 2004.
10. Seseorang yang telah banyak memberikan dukungan dalam penyelesaian skripsi ini.
Secara khusus penulis mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada kedua orang tua yang sangat kukasihi, Alm. T. Sinulingga dan P. Ginting yang selalu mendoakanku dan menyayangiku. Dan juga teristimewa buat keluarga B’Hendri Ginting dan K’Daessy Sinulingga, Abang Aristo Leo Sinulingga dan juga Abang Hendra Sinulingga serta keponakanku yang lucu-lucu Joseph dan Rio. Juga buat keluargaku semuanya dimanapun berada, penulis mengucapkan terima kasih.
Medan, 21 September 2007 Penulis,
DAFTAR ISI
Hal
PERNYATAAN ... i
KATA PENGANTAR ... ii
ABSTRAK ... iv
DAFTAR ISI ... v
DAFTAR TABEL ... vii
DAFTAR GAMBAR... viii
DAFTAR LAMPIRAN ... ix
BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masalah ... 1
B. Perumusan Masalah ... 3
C. Tujuan Penelitian ... 4
D. Kerangka Konseptual ... 5
BAB II TINJAUAN PUSTAKA A. Tinjauan Sistem Informasi Akuntansi ... 6
B. Komponen Sistem Informasi Akuntansi ... 11
C. Sistem Pengolahan Data Komputer ... 17
D. Tinjauan Tentang Persediaan ... 22
BAB III METODE PENELITIAN
A. Jenis Penelitian ... 35
B. Jenis dan Sumber Data ... 35
C. Teknik Pengumpulan Data ... 35
D. Metode Analisis Data ... 36
BAB IV ANALISIS HASIL PENELITIAN A. Data Penelitian 1. Gambaran Umum PT. Charoen Pokphand Indonesia... 36
a. Sejarah Singkat Perusahaan ... 36
b. Struktur Organisasi Perusahaan ... 39
2. Sistem Informasi Akuntansi untuk Pengolahan Data Persediaan... 47
B. Analisis Hasil Penelitian 1. Struktur Organisasi dan Sistem Informasi Akuntansi ... 51
2. Sistem Informasi Akuntansi untuk Pengolahan Data Persediaan ... 52
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN A. Kesimpulan ... 57
B. Saran ... 58
DAFTAR TABEL
No. Judul Hal
DAFTAR GAMBAR
No. Judul Hal
DAFTAR LAMPIRAN Lampiran 1 Struktur Organisasi
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah
Informasi akuntansi merupakan bagian yang terpenting dari seluruh informasi yang diperlukan oleh manajemen. Agar data keuangan yang ada dapat dimanfaatkan oleh pihak manajemen maupun pihak luar perusahaan, maka data tersebut perlu disusun dalam bentuk-bentuk yang sesuai untuk dapat menghasilkan informasi yang sesuai dan dalam bentuk yang sesuai juga, maka diperlukan suatu sistem yang mengatur arus pengolahan data akuntansi dalam perusahaan.
Akuntansi merupakan bahasa untuk berbisinis. Setiap perusahaan menggunakannya untuk menyediakan informasi kuantitatif, terutama yang bersifat keuangan. Pada mulanya, akuntansi hanyalah merupakan suatu proses pengumpulan data, pencatatan, penggolongan, pembuatan rangkuman dan pelaporan transaksi bisnis saja. Tetapi pada perkembangannya, akuntansi telah dikembangkan dalam konsep sistem informasi terhadap akuntansi.
yang bersifat non keuangan misalnya asset perusahaan seperti tanah, bangunan, mesin-mesin, dan lain sebagainya. Semua data yang diperoleh tersebut dicatat di dalam buku perusahaan yang terdiri dari buku kas, buku bank, buku penjualan, buku pembelian, dan lain-lain. Semakin besar perusahaan, semakin beragam jenis transaksinya yang biasanya juga memerlukan buku-buku seperti buku hutang, piutang, persediaan, produksi, dan lain-lain.
Di dalam pencatatan, perusahaan kecil pada umumnya melakukan sistem pencatatan manual dengan menggunakan buku biasa. Seiring dengan perkembangan teknologi, maka telah dikembangkan sistem pencatatan transaksi menggunakan program komputer sehingga sanggup mencatat transaksi yang begitu banyak jumlahnya dan dalam waktu yang relatif singkat. Pemrosesan data akuntansi menjadi informasi akuntasi ini dibukukan melalui beberapa langkah mulai dari pengklasifian data sampai pada penyusunan laporan. Untuk pemrosesan inilah diperlukan alat bantu yang mempunyai kesanggupan teknis untuk mengolah data sesuai dengan tujuan akhir pengolahan.
selengkap-lengkapnya tentang pemasukan dan pengeluaran barang. Sistem informasi persediaan akan menghasilkan berbagai macam laporan tentang status persediaan. Maka dari itu bentuk pengendalian persediaan ini harus dilaksanakan secara teliti dan seksama sehingga tidak terjadi penyimpangan dan kesalahan terhadap informasi tentang data persediaan, di samping tuntutan persaingan bisnis yang menghendaki penyediaan informasi persediaan secara tepat.
Tujuan akhir dari proses akuntansi adalah dihasilkannya informasi akuntansi yang akan dipergunakan oleh berbagai kelompok pemakai dengan tujuan yang berbeda-beda. Informasi sebagai hasil pengolahan data tersebut akan digunakan untuk membantu pengambilan keputusan. Dari keputusan tersebut akan diteruskan dengan suatu tindakan sebagai follow up-nya. Dengan tindakan tersebut akan diperoleh suatu hasil yang nantinya akan dianggap sebagai sebuah data input untuk pengolahan tahap berikutnya.
Berdasarkan uraian tersebut maka penulis ingin mengetahui sejauh mana penerapan sistem informasi akuntansi dalam mengolah data persediaan yang telah diterapkan oleh perusahaan. Untuk itu penulis mengambil judul : “Penerapan Sistem Informasi Akuntansi Persediaan Dalam Menghasilkan Informasi Yang Berguna Pada PT. Charoen Pokphand Indonesia.”
B. Perumusan Masalah
pengolahan data akuntansi melalui sistem informasi akuntansi yang diterapkan perusahaan mampu menghasilkan informasi yang berguna bagi perusahaan? “
C. Tujuan Penelitian
Tujuan yang akan dicapai oleh penulis dalam penelitian ini adalah:
1. Untuk mengetahui apakah sistem informasi akuntansi yang ada dalam perusahaan telah memadai atau tidak, dalam usaha membantu perusahaan mencapai tujuannya.
2. Untuk menambah pengetahuan, terutama dalam hal sistem informasi akuntansi yang diterapkan oleh perusahaan.
Manfaat yang diharapkan atas penelitian ini adalah:
1. Bagi penulis: Memperoleh pengetahuan mengenai penerapan sistem informasi akuntansi untuk persediaan dalam rangka menghasilkan informasi yang berguna.
2. Bagi perusahaan: Sebagai masukan bagi perusahaan mengenai hal-hal yang berkaitan dengan Penerapan Sistem Informasi Akuntansi untuk mengolah data persediaan.
D. Kerangka Konseptual
Gambar 1.1 Kerangka Konseptual Sumber : Penulis, 2007
Sistem Informasi Akuntansi
Data Akuntansi
Siklus Produksi Persediaan Buku Besar Laporan Keuangan Informasi Yang
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
A. Tinjauan Sistem Informasi Akuntansi 1. Pengertian Sistem Informasi Akuntansi
Sistem adalah kumpulan dari sub sistem / bagian / komponen apapun baik fisik ataupun non fisik yang saling berhubungan satu sama lain dan bekerja sama secara harmonis untuk mencapai satu tujuan tertentu. Informasi merupakan hasil pengolahan data yang memberikan makna atau arti serta bermanfaat bagi yang memakainya.
Sistem Informasi Manajemen adalah sebuah sistem informasi yang selain melakukan pengolahan data yang ada dalam sebuah organisasi, juga memberikan dukungan informasi dan pengolahan untuk fungsi manajemen dan pengambilan keputusan. Sedangkan sistem informasi akuntansi hanya mengolah data akuntansi untuk menghasilkan informasi.
Pengertian Sistem Informasi Akuntansi menurut Wilkinson (2000:7), yaitu “An accounting information system is a unified structure within an entity, such as a business firm, that employs physical resources and other components to transform economic data into accounting information, with the purspose of satisfying the information need of a variety users.”
Dari defenisi yang telah dikemukakan diatas, maka dapat diambil kesimpulan yang merupakan karakteristik sistem informasi akuntansi, yaitu bahwa sistem informasi akuntansi merupakan kesatuan dari seluruh komponen yaitu sumber modal dan manusia untuk mengolah data transaksi dalam menyiapkan informasi keuangan, sedangkan informasi keuangan ini akan berguna bagi para pemakai informasi keuangan dalam membuat keputusan untuk mencapai berbagai tujuan dalam kesatuan usaha dan dalam penggunaan sumber daya seefisien dan seefektif mungkin.
2. Struktur Organisasi dan Sistem Informasi Akuntansi
maupun di luar organisasi, sehingga para pengelola organisasi akan dengan cepat dan akurat menanggapi perubahan yang timbul.
Jadi dilihat dari aspek informasi, suatu organisasi perusahaan dapat merupakan kumpulan atau integrasi dari berbagai keputusan yang diambil oleh unit organisasi yang berintikan orang-orang dengan berdasarkan kepada informasi yang diterima dan persepsi orang-orang tersebut terhadap informasi yang diterimanya untuk mencapai tujuan.
Struktur organisasi perusahaan berkaitan erat dengan sistem informasi akuntansi. Keterkaitan yang dimaksud adalah:
a. Untuk merancang atau membuat suatu sistem informasi akuntansi seorang analis sistem harus memperhatikan struktur organisasi. Berdasarkan struktur ini dapat dilihat bagaimana hubungan antara pihak di dalam perusahaan dan apa yang dibutuhkan tiap bagian. Struktur organisasi akan menjadi pola bagaimana informasi mengalir dalam perusahaan. Merupakan hal yang terpenting bagi akuntan untuk mengerti tentang struktur dari suatu organisasi, sehingga dapat secara efektif merancang suatu sistem untuk menyediakan manajemen dengan fungsi-fungsi yang dibutuhkannya.
3. Tujuan Sistem Informasi Akuntansi
Bagi suatu perusahaan, Sistem Informasi Akuntansi dibangun dengan tujuan utama untuk mengolah data keuangan yang berasal dari berbagai sumber menjadi informasi akuntansi yang diperlukan oleh berbagi macam pemakai. Pemakai informasi tersebut dapat berasal dari dalam perusahaan seperti manajer atau dari luar perusahaan seperti pelanggan dan pemasok.
Ada tiga fungsi atau peran Sistem Informasi Akuntansi yang digunakan untuk mencapai tujuan dimana ketiga fungsi tersebut sangat erat hubungannya satu sama lain sehingga harus dilihat secara bersamaan. Ketiga peran atau fungsi tersebut adalah:
1. Mendukung aktivitas perusahaan sehari-hari.
Suatu perusahaan agar dapat tetap eksis perusahaan tersebut harus terus beroperasi dengan melakukan sejumlah aktivitas bisnis yang peristiwanya disebut sebagai transaksi seperti melakukan pembelian, penyimpanan, proses produksi dan penjualan. Di dalam sistem informasi akuntansi, khususnya sistem informasi akuntansi keuangan, data-data akuntansi disimpan dalam beberapa file. File-file utama yang berisi data akuntansi terdiri dari file transaksi (transaction file) yang berisi data jurnal dan file master (master file) yang berisi data buku besar (ledger).
Tujuan yang sama pentingnya dari sistem informasi akuntansi adalah untuk memberi informasi yang diperlukan dalam proses pengambil keputusan. Keputusan harus dibuat dalam kaitannya dengan perencanaan dan pengendalian aktivitas perusahaan.
3. Membantu pengelola perusahaan dalam memenuhi tanggung jawabnya kepada pihak eksternal.
Setiap perusahaan harus memenuhi tanggung jawab hukum. Salah satu tanggung jawab penting adalah keharusannya memberi informasi kepada pemakai yang berada diluar perusahaan atau stakeholder yang meliputi pemasok, pelanggan, pemegang saham, kreditor, investor besar, serikat kerja, analis keuangan, assosiasi industri, atau bahkan publik secara umum.
Adapun aktivitas / peran yang dilakukan oleh Sistem Informasi Akuntansi untuk memenuhi tujuannya tersebut meliputi:
1. Mengumpulkan dan memasukkan data transaksi ke dalam sistem informasi akuntansi.
2. Mengolah data transaksi tersebut.
Data yang sudah dikumpulkan dan dimasukkan ke dalam sistem informasi akuntansi biasanya mengalami serangkaian pengolahan baik secara batch maupun secara on-line agar bisa menjadi informasi yang sesuai dengan kebutuhan.
Data disimpan dalam berbagai cara penyimpanan data. Menyimpan dan menyusun data tujuan utamanya agar data dapat diakses dengan cepat sehingga informasi dapat diperoleh pada saat diperlukan dan dapat dipercaya. 4. Memberi pemakai atau pengambil keputusan (manajemen) informasi yang
diperlukan.
Informasi biasanya disajikan dalam bentuk laporan atau bila format yang diinginkan sering berubah-ubah maka harus disediakan suatu fasilitas untuk mencari data dan membuat laporan dengan format yang sesuai dengan kebutuhan mereka sendiri saat itu.
5. Mengontrol semua proses yang terjadi.
Pengontrolan dilakukan sejak data dikumpulkan kemudian dimasukkan dan disimpan untuk diproses sehingga salah satu fungsi penting dari sistem informasi adalah untuk mengamankan data sehingga informasi yang akurat dapat dihasilkan.
B. Komponen Sistem Informasi Akuntansi
Untuk mewujudkan suatu pemrosesan data elektronis maka diperlukan perangkat-perangkat pendukung yang memungkinkan terselenggaranya sistem tersebut. Adapun komponen/elemen-elemen dalam sistem pemrosesan data elektronika terdiri dari:
1. Hardware
Hardware merupakan peralatan fisik yang dapat digunakan untuk
hasil pengolahan data dalam bentuk informasi. Hardware terdiri dari lima komponen utama, yaitu:
a. Central Processing Unit (CPU)
Merupakan alat yang berfungsi untuk mengolah data dan memiliki komponen register, ALU dan control unit. CPU merupakan jantung sistem komputer, tapi walaupun demikian prosesor ini tidak akan memberikan manfaat tanpa komponen pendukung lainnya. Prosesor dengan komponen lainnya saling terintegrasi membentuk suatu sistem komputer.
b. Input Devices
Merupakan alat-alat yang dapat digunakan untuk memasukkan data ke dalam komputer, misalnya adalah keyboard, mouse, scanner.
c. Output Devices
Merupakan peralatan-peraltan yang digunakan untuk mengeluarkan informasi hasil pengolahan data. Misalnya adalah printer, monitor, LCD, speaker.
d. Secondary Storage
Merupakan memori kedua yang digunakan untuk menyimpan data yang jumlahnya sangat banyak.
e. Computer Communication Devices
Merupakan peralatan-peralatan yang harus digunakan agar komunikasi data dapat berjalan dengan baik.
Mesin komputer tidak dapat berbuat apapun kalau tidak dikendalikan oleh program yang berupa instruksi. Program inilah yang dinamakan software. Software merupakan kumpulan dari program-program yang digunakan untuk menjalankan aplikasi tertentu pada komputer. Pada umumnya software dapat dibedakan atas dua jenis yaitu:
a. Sistem Software
Sistem software merupakan software yang digunakan untuk mengendalikan jalannya komponen sistem komputer yang terdiri dari sistem operasi, interpreter dan kompiler.
1) Sistem Operasi (Operating System)
Sistem operasi berfungsi untuk mengendalikan hubungan antara komponen-komponen yang terpasang dalam suatu sistem komputer, misalnya antara keyboard dengan CPU, dengan layar monitor, dan lain-lain.
Sistem operasi memiliki beberapa fungsi, antara lain:
a) Menjalankan komputer saat pertama kali komputer dinyalakan. b) Menjalankan program aplikasi.
c) Menjalankan program utility. d) Mengelola file.
e) Menjalankan mode batch (menumpuk data sebelum diolah).
f) Memberi layanan pencetakan data di layar dan printer serta menyimpan data di file.
Interpreter merupakan software yang berfungsi sebagai penerjemah bahasa yang dimengerti oleh manusia ke dalam bahasa yang dimengerti oleh komputer. Sehingga manusia dapat berkomunikasi dengan komputer. 3) Compiller
Compiler berfungsi untuk menterjemahkan bahasa yang dipahami oleh manusia ke dalam bahasa yang dipahami oleh komputer secara langsung satu file. Fungsi kompiler sama dengan fungsi interpreter tetapi caranya yang berbeda.
b. Application Software
Merupakan software yang siap digunakan untuk menjalankan aplikasi tertentu. Software aplikasi tidak dibuat memenuhi keinginan orang tertentu tetapi untuk kepentingan umum. Application software ini dapat dibedakan atas tiga jenis yaitu:
1) User software, yaitu aplikasi yang dibuat oleh pemakai sendiri. 2) Tailor made, yaitu aplikasi yang dibuat berdasarkan pesanan.
3) Package software, yaitu aplikasi yang tersedia di pasaran, seperti Wordstar dan Lotus 123.
3. Database
mempunyai hubungan informasi yang berkaitan dan mempunyai struktur tetap. Semua file database terdiri dari beberapa record dan record terdiri dari beberapa field-field. Selanjutnya field-field terdiri dari sub field dan sub field terdiri atas karakter-karakter. Pengolahan data merupakan tugas yang cukup penting dalam sistem informasi suatu perusahaan. Karena kemajuan teknologi maka pengolahan data menjadi kompleks sehingga perlu dikelola dengan lebih efisien. Dengan tujuan inilah maka database diperlukan dalam suatu sistem pengolahan data dengan komputer.
4. Prosedur
Prosedur merupakan rangkaian aktivitas atau kegiatan yang dilakukan secara berulang-ulang dengan cara yang sama. Prosedur penting dimiliki bagi suatu organisasi agar segala sesuatu dapat dilakukan secara seragam. Pada akhirnya prosedur akan menjadi pedoman bagi suatu organisasi dalam menentukan aktivitas apa saja yang harus dilakukan untuk menjalankan suatu fungsi tertentu. Dengan adanya prosedur yang memadai maka dapat dilakukan pengendalian terhadap aktivitas perusahaan.
operasi penarikan file dan operasi pembuatan laporan. Operasi-operasi ini sebenarnya melaksanakan semua tahapan yang diisyaratkan dalam memproses transaksi.
5. Brainware
Brainware adalah sumber daya manusia yang merupakan bagian terpenting dari komponen Sistem Informasi. Komponen ini merupakan bagian yang tidak terpisahkan dengan komponen lainnya sebagai hasil dari perencanaan, analisis, perancangan. Meskipun komputer merupakan alat elektronik yang canggih dan dapat bekerja secara otomatis namun sesuai dengan konsep bahwa komputer hanya dapat bekerja sesuai dengan instruksi yang diterimanya maka dalam hal ini aspek manusia tetap dibutuhkan. Peranan manusia dalam sistem pengolahan data dengan komputer berdasarkan tugas dilakukan sebagai berikut:
a. Operator
Operator berfungsi untuk mengoperasikan komputer dan mematikan sistem komputer.
b. Data Preparation
Data preparation berfungsi untuk memasukkan bentuk kode ke dalam media input atau outputnya, menginput data dari sumber dokumen serta melakukan verifikasi atas kebenaran input tersebut.
c. Sheduler
d. Librarian
Librarian berfungsi untuk mengatur keluar masuknya data yang disimpan dalam suatu ruang khusus (library).
e. Programmer
Programmer berfungsi untuk merencanakan suatu program, menyusun program, mengadakan implementasi sistem dan dokumen.
C. Sistem pengolahan data komputer
Pengolahan data dengan komputer, salah satunya bertujuan agar terjadi peningkatan efektivitas dan efisiensi dalam penyelenggaraan sebuah sistem informasi. Peningkatan efektivitas dan efisiensi tersebut harus didukung dengan tersedianya sistem dan prosedur kegiatan pengolahan data yang melibatkan teknik-teknik terbaik yang dimungkinkan dalam mengelola data-data tersebut.
terhadap efektivitas dan efisiensi pengolahan data. Demikian juga dengan sistem pengolahan data. Prosedur dan sistem pengolahan data ada beberapa macam dan masing-masing memiliki karakteristik yang berbeda. Ada keuntungan dan kelebihan dari masing-masing teknik tersebut yang kesemuanya bisa mendapatkan hasil maksimal jika diterapkan sesuai bentuk dan model aplikasi yang dikembangkan. Jenis-jenis sistem pengolahan data dengan komputer, antara lain: 1. Sistem Real Time
Sistem Real Time merupakan suatu sistem pengolahan data yang membutuhkan tingkat transaksi dengan kecepatan tinggi. Hal ini mengingat bahwa kebutuhan transaksi harus diperoleh pada saat yang sama, sebagai bagian dari pengendalian sistem secara keseluruhan.
Pada sistem Real Time, pengolahan data harus berpusat pada CPU yang relatif besar karena sistem ini didukung dengan sistem operasi yang rumit dan sistem aplikasi yang panjang dan kompleks. Hal itu juga mengingat diperlukannya memori penyimpanan yang cukup besar untuk menampung antrian data pesan-pesan dari setiap terminal. Kemudian file induk atau master file dalam harus diupdate dan harus tersedia setiap saat jika dipergunakan sehingga diperlukan sentralisasi dalam pengorganisasian file agar sistem bisa lebih efektif dan efisien. Di samping itu, mengingat file-file tersebut harus selalu siap sedia setiap saat jika dibutuhkan dalam pengolahan data, maka file-file tersebut harus disimpan pada input output device yang bisa diakses secara langsung.
tepat baik menggunakan telephone maupun kabel-kabel berkecepatan tinggi. Antara pusat pemrosesan dengan terminal sebaiknya juga ditempatkan suatu interchange terminal atau terminal persimpangan yang dapat menghimpun, menyimpan dan mengirim pesan dari terminal ke pusat pemrosesan atau sebalikya.
Tabel 2.1
Keuntungan dan Kelemahan Sistem Real Time
Keuntungan Sistem Real Time Kelemahan Sistem Real Time
1. Sistem Real Time dapat 1. Konfigurasi perangkat keras mengendalikan kecermatan data memerlukan CPU dengan dengan baik. Hal ini dikarenakan memori yang besar, CPU Sistem Real selalu mengedit data cadangan dan terminal-terminal saat memasuki terminal dan yang cukup banyak.
menolak jika ada kesalahan. 2. Memerlukan perangkat lunak 2. Mampu menyajikan informasi yang canggih yang mampu
Sumber : Panduan Aplikatif Sistem Akuntansi Online Berbasis Komputer (2003:129)
2. Sistem Batch
Sistem tumpuk ini merupakan sistem pengolahan data yang paling tua dan paling popular dibanding dengan sistem yang lainnya.
Dalam sistem Batch ini, setumpuk dokumen dikumpulkan dan diubah ke dalam file-file input yang bisa terbaca komputer baik berupa punch card ataupun disk. Pendekatan sistem ini diterapkan untuk aplikasi yang memiliki jumlah data besar sehingga diperlukan pemeriksaan pendahuluan yang cermat sebelum data diolah. Model ini juga diterapkan dalam sistem informasi yang tidak memerlukan akses secara lagnsung dari waktu ke waktu melainkan dalam tingkat periode. Misalnya laporan yang dibutuhkan dalam periode mingguan, bulanan, triwulan dan sebaginya. Sebagai contoh, jika laporan dibutuhkan untuk tingkat bulanan, maka data-data akan dikumpulkan terlebih dahulu untuk satu bulan, kemudian baru diolah untuk mendapatkan laporan yang diinginkan.
Tabel 2.2
Keuntungan dan Kelemahan Sistem Tumpuk
Keuntungan Sistem Tumpuk Kelemahan Sistem Tumpuk
1. Mudah dipahami oleh manajemen 1. Membutuhkan waktu relatif dalam pengaturannya. lebih lama karena harus 2. Perangkat keras dan perangkat menyiapkan kartu-kartu yang lunak tidak serumit sistem yang disusun dengan sistem tumpuk.
lain.
3. Memerlukan biaya yang tidak 2. Sistem ini kurang mendukung jika terlalu mahal untuk implementasi suatu saat diperlukan informasi sistem karena kesederhanaan yang bersifat kritis mengingat perangkat keras sistem dan jangka waktu pencarian yang konfigurasinya. panjang.
Sumber : Panduan Aplikatif Sistem Akuntansi Online Berbasis Komputer (2003:129)
Sistem database merupakan pengembangan sistem yang menangani penyelenggaran file sehingga pemrogram dapat mengembangkan aplikasi yang terlepas dari struktur data. Dengan kata lain, program aplikasi dapat membentuk dan menyelenggarakan file untuk menangani penumpukan data.
Data base merupakan suatu kumpulan data yang tidak berganda dan saling berhubungan yang siap digunakan sebagai input program-program aplikasi pemakai. Suatu konsep yang mengintegrasikan file-file data untuk membentuk suatu database disebut dengan Data Base Manajemen Sistem (DBMS). Dengan DBMS, file-file akan saling berhubungan dan saling mendukung untuk suatu tujuan laporan. Sebagi contoh, sistem data base persediaan terdiri atas tabel daftar barang, tabel pembelian, tabel penjualan, tabel mutasi dan sebagainya.
File tabel terdiri dari beberapa buah record. Seperti misalnya dalam tabel barang ada record untuk barang-barang kosmetik, peralatan kantor, dan sebagainya. Setiap record terdiri dari banyak data field, misalnya record barang terdiri dari data field kode barang, nama barang, harga beli, harga jual dan sebagainya.
Tabel 2.3
Keuntungan dan Kelemahan Data Base
Keuntungan Sistem Data Base Kelemahan Sistem Data Base
kendala.
1. Pengertian Persediaan
Istilah persediaan menunjukkan barang-barang yang dimiliki untuk dijual dalam kegiatan normal perusahaan, serta untuk perusahaan manufaktur, barang-barang yang sedang diproduksi atau akan dimasukkan ke dalam proses produksi. Sifat barang yang diklasifikasikan sebagai persediaan sangat bervariasi menurut sifat aktivitas perusahaan, dan dalam beberapa hal meliputi aktiva yang biasanya tidak dianggap sebagai persediaan. Sebagai contoh, tanah dan bangunan yang dimiliki untuk dijual kembali oleh suatu perusahaan real estate, bangunan yang sedang dikerjakan untuk dijual di masa mendatang oleh perusahaan konstruksi, dan saham yang dibeli untuk dijual kembali oleh para pialang selayaknya diklasifikasikan sebagai persediaan oleh perusahaan bersangkutan. Persediaan merupakan salah satu unsur yang paling aktif dalam operasi perusahaan yang secara kontinu diperoleh atau diproduksi dan dijual.
perusahaan.
Pernyataan Standar Akuntansi Keuangan No.14 (2004:14.1) memberikan pengertian persediaan yang lebih spesifik sebagai berikut:
Persediaan adalah aktiva:
a. tersedia untuk dijual dalam kegiatan usaha normal; b. dalam proses produksi dan atau dalam perjalanan atau;
c. dalam bentuk bahan atau perlengkapan (supplies) untuk digunakan dalam proses produksi atau pemberian jasa
2. Jenis-jenis persediaan
Istilah persediaan atau persediaan barang dagang pada umumnya diterapkan untuk barang-barang yang dimiliki oleh perusahaan dagang, baik perusahaan dagang besar maupun eceran, apabila barang tersebut diperoleh dalam keadaan yang siap untuk dijual kembali. Istilah bahan baku, barang dalam proses dan barang jadi berkaitan dengan persediaan perusahaan manufaktur.
a. Persediaan bahan baku
Bahan baku merupakan barang-barang yang diperoleh untuk digunakan dalam proses produksi. Beberapa bahan baku diperoleh secara langsung dari sumber-sumber alam. Akan tetapi, lebih sering bahwa bahan baku diperoleh dari perusahaan lain yang merupakan produk akhir pemasok tersebut. Sebagai contoh, kertas cetak merupakan produk akhir dari pabrik kertas, tetapi merupakan bahan baku bagi perusahaan percetakan.
yang dihasilkan. Istilah bahan penolong atau pembantu digunakan untuk menyebut bahan tambahan, yaitu bahan baku yang diperlukan dalam proses produksi tetapi tidak secara langsung dimasukkan ke dalam produk. Bahan baku yang secara langsung digunakan dalam produksi barang-barang tertentu sering disebut bahan langsung, bahan penolong disebut bahan tak langsung. Walaupun bahan penolong dapat diikhtisarkan secara terpisah, barang-barang tersebut harus dilaporkan sebagai bagian dari persediaan perusahaan karena akhirnya akan dipakai dalam proses produksi. Bahan-bahan penolong yang dibeli untuk digunakan dalam penyerahan barang, penjualan, dan berbagai fungsi administratif umum lainnya tidak boleh dilaporkan sebagai bagian persediaan, tetapi sebagai beban dibayar di muka (prepaid expense).
b. Barang dalam proses
Barang dalam proses yang juga disebut pekerjaan dalam proses terdiri dari bahan baku yang sebagian telah diproses dan perlu dikerjakan lebih lanjut sebelum dapat dijual. Persediaan ini meliputi tiga unsur biaya: bahan langsung, upah langsung dan overhead pabrik atau overhead produksi. Biaya bahan yang secara langsung dikaitkan dengan barang-barang dalam produksi dikelompokkan dalam bahan langsung. Biaya pekerja yang secara langsung dapat dikaitkan dengan barang-barang dalam produksi dikelompokkan dalam upah langsung. Bagian overhead pabrik yang dapat dialokasi ke barang-barang dalam produksi merupakan unsur overhead pabrik atau overhead produksi.
produk tertentu. Biaya ini meliputi biaya produksi umum seperti penyusutan, pemeliharaan, reparasi, pajak, kekayaan, asuransi, serta biaya penerangan, pemanasan dan pembangkit tenaga.
c. Barang jadi
Barang jadi merupakan produk yang telah diproduksi dan menunggu untuk dijual. Pada saat produk ini diselesaikan, biaya yang diakumulasikan dalam proses produksi ditransfer dari Barang dalam Proses ke perkiraan persediaan barang jadi. 3. Sistem Persediaan
Catatan persediaan dapat diselenggarakan baik dengan basis periodik ataupun dengan basis perpetual. Sistem persediaan periodik memerlukan inventorisasi fisik, yaitu penghitungan, pengukuran atau penimbangan barang pada akhir periode akuntansi untuk menetapkan kuantitas yang ada sehingga porsi biaya yang terbawa ke masa depan bisa ditentukan.
memperkuat jumlah saldo yang terdapat dalam pembukuan. Frekuensi penghitungan fisik bervariasi tergantung pada sifat barang, tingkat perputarannya dan tingkat pengendalian internal.
Dalam prakteknya, semua perusahaan dagang dan manufaktur besar serta banyak organisasi telah menerapkan sistem persediaan perpetual. Sistem ini merupakan suatu pengecekan dan pengendalian berkesinambungan atas persediaan. Perencanaan pembelian dan produksi akan dipermudah, jumlah persediaan yang ada di perusahaan dapat terjamin keserasiannya, dan kerugian yang terjadi karena kerusakan dan pencurian akan terungkap sepenuhnya. Biaya tambahan untuk menyelenggarakan sistem tersebut biasanya akan terimbangi karena manfaat yang diperoleh manajemen.
4. Metode Pencatan Persediaan
Ada beberapa metode yang digunakan oleh suatu perusahaan dalam mencatat jumlah persediaan, antara lain:
a. Metode FIFO ( First In First Out)
Metode FIFO didasarkan pada asumsi bahwa harus dibebankan ke pendapatan sesuai dengan urutan terjadinya. Dengan demikian persediaan akan dinyatakan berdasarkan biaya terbaru.
b. Metode rata-rata tertimbang (Average)
dinyatakan dengan biaya rata-rata tertimbang per unit yang sama. c. Metode LIFO (Last In First Out)
Metode LIFO didasarkan pada asumsi bahwa biaya terbaru atau terakhir dari suatu unsur barang tertentu harus dibebankan ke harga pokok penjualan. Dengan demikian persediaan dilaporkan sebesar biaya terlama yang paling dini.
5. Sistem dan Prosedur Pengelolaan Persediaan
Prosedur pengelolaan persediaan dalam operasi perusahaan terdiri atas rangkaian kegiatan yang dimulai dari produksi atau pembelian, penerimaan dan penyimpanan barang serta pemakaian atau pengeluran barang untuk dijual. Dalam menjamin adanya pengawasan dan perlakuan yang seragam terhadap transaksi-transaksi yang berkaitan dengan persediaan maka perlu adanya prosedur pengelolaan persediaan yang memadai dalam perusahaan. Sistem dan prosedur pengelolaan persediaan secara komputer pada prinsipnya tidak jauh berbeda dengan sistem manual. Secara umum prosedur pengelolaan persediaan dapat dibagi atas: a. Prosedur Pembelian
b. Prosedur Penerimaan dan Penyimpanan Barang c. Prosedur Penjualan Barang
Masing-masing prosedur dapat dijelaskan sebagai berikut: a. Prosedur Pembelian
yang mana laporan ini berfungsi sebagai permintaan pembelian.
2) Bagian pembelian setelah memilih salah satu atau lebih pemasok untuk barang yang dibutuhkan kemudian memasukkan data mengenai pembelian ini melalui terminal yang ada dalam barang pembelian. Pemilihan pemasok ini dapat dibantu laporan prestasi para pemasok yang tersedia sebagai laporan hardcopy atau peragaan softcopy pada terminal tersebut. Data yang dimasukkan ke dalam terminal tersebut meliputi nomor barang, kuantitasnya, nomor pemasok, serta tanggal tiba barang yang dipesan, setelah diverifikasi dengan program edit, data tersebut disimpan sementara dalam file data transaksi pembelian. Pada akhir setiap hari, program pesanan pembelian menyiapkan dan mencetak pesanan pembelian dari data yang dimasukkan pada hari itu. Setiap pesanan pembelian dinomori secara berurut dan diberi tanggal secara otomatis oleh program tersebut. Program pesanan pembelian dapat juga menyelipkan selembar dari tiap-tiap pesanan pembelian ke dalam file pesanan pembelian terbuka, file data transaksi pembelian.
b. Prosedur Penerimaan dan Penyimpanan Barang
adanya perbedaan pada layar monitor jika antara jumlah yang dipesan dengan jumlah yang diterima terdapat perbedaan. Apabila pesanan pembelian tidak ada ditemukan maka barang yang diterima tersebut akan ditolak dan transaksi dibatalkan.
Selanjutnya program tersebut akan mencetak laporan penerimaan barang yang telah dinomori secra berurut. Satu lembar dari pelaporan tersebut dikirimkan beserta barang dagangan yang diterima ke bagian gudang. Selanjutnya bagian gudang menerima barang tersebut serta menandatangani laporan yang ada sebagai bukti barang telah diterima dan kemudian laporan tersebut diteruskan ke bagian hutang dagang untuk pencatatan hutang.
2) Pada saat penyimpanan barang di gudang perlu diperhatikan penyusunan barang-barang yang teratur dan rapi agar pada saat dibutuhkan tidak mengalami kesulitan dalam mengambilnya dan bila stock opname diadakan atas barang-barang di gudang, maka dapat dilakukan dengan mudah disamping menghemat tempat penyimpanan.
pembelian, prosedur penerimaan barang serta prosedur pengeluaran barang. File utama adalah file induk persediaan, yang mana saldo yang tersedia pada setiap barang persediaan dimutakhirkan dengan menunjukkan pesanan, penerimaan dan penjualan barang.
c. Prosedur Pengeluaran Barang
Umumnya prosedur ini terjadi akibat adanya penjualan barang dagangan sebagai berikut:
1) Bagian penjualan setelah menerima pesanan dari langganan atau dari salesman perusahaan, memasukkan pesanan tersebut melalui terminal meliputi nomor pelanggan, nomor salesman, nama pemesan, jumlah dan jenis barang yang dipesan, nomor persediaan barang dagangan serta tanggal penyerahan yang dijadwalkan.
2) Program yang ada selanjutnya mengecek data kredit pelanggan dalam file induk piutang dagang, mengecek file induk persediaan untuk memverifikasi apakah jumlah dan jenis yang dipesan tersedia, jika kredit disetujui menempatkan pesanan tersebut dalam file pesanan terbuka, serta mencatat tanggal pengiriman yang diharapkan dalam jadwal pengiriman barang. 3) Kemudian dikirimkan salinan persetujuan atas pesanan yang telah disetujui
dipersiapkan dan diserahkan ke bagian pengepakan untuk dikirim.
4) Selanjutnya bagian pengiriman memasukkan jumlah barang yang siap dikirim melalui terminal.
5) Berdasarkan data dari bagian bagian pengiriman dan data pelanggan dari file induk piutang, program pembuatan dokumen mencetak slip pengiriman dan lembar-lembar bukti muatan. Program tersebut juga mengurangi saldo yang tersedia dalam file induk persediaan dan memutakhirkan file pesanan barang terbuka, untuk mencerminkan pengiriman tersebut jika barang yang dipesan ulang terdapat pada pengiriman tersebut, maka notasi dimasukkan dalam pesanan terbuka dan pemesanan ulang ditutup. Bagian pengiriman menyertakan slip pengiriman dalam barang tersebut, menyerahkannya ke bagian pengangkutan dan meminta tanda tangan pengangkut pada bukti muatan.
E. Sistem Informasi Akuntansi untuk pengolahan data persediaan
Kemampuan komputer dalam melakukan kombinasi prosedur-prosedur yang terpisah merupakan suatu aplikasi yang cukup penting dalam pemrosesan data. Dengan menggunakan komputer pengolahan data akuntansi menjadi lebih cepat dan akurat. Pengolahan data persediaan yang juga merupakan bagian dari akuntansi akan melalui proses yang sama dengan proses pengolahan data akuntansi secara umum apabila digunakan komputerisasi
dipakai dalam pengolahan data selanjutnya. Arsip transaksi berisi data yang sifatnya sementara untuk suatu kegiatan atau jangka waktu tertentu. Arsip induk persediaan berisi kode jenis barang, uraian barang, kode lokasi, titik pemesanan kembali, kuantitas-kuantitas order dan saldo barang. Sedangkan arsip transaksi persediaan berisi kode jenis barang, nomor dokumen, tanggal, kuantitas satuan serta harga satuan. Setiap transaksi persediaan diproses menjadi arsip transaksi yang berisi data transaksi persediaan, arsip transaksi persediaan ini akan dipindahkan ke arsip induk persediaan yang akan diperbaharui datanya dengan diterimanya data dari arsip transaksi persediaan. Salah satu program komputer akuntansi yang dikenal adalah program Akuntansi Myob dimana inventory dibahas pada modul inventory.
Inventory digunakan untuk mencatat informasi yang berhubungan dengan barang yang diperdagangkan, fungsi inventory hampir sama dengan kartu persediaan pada akuntansi manual. Menu yang digunakan untuk transaksi yang berhubungan dengan persediaan barang pada program Akuntansi Myob adalah Item Register, Set Item Price, Item List, Count Inventory, Inventory Adjustment.
Item Register merupakan sebuah form untuk mengetahui posisi kuantitas barang dan history atas persediaan yang dimiliki oleh perusahaan. Bisa juga dinamakan Stock Card. Di dalam form tersebut dapat diketahui mutasi barang pada tanggal yang dipilih per barang atau keseluruhan barang.
di gudang. Setiap periode (biasanya sebulan sekali) sebuah perusahaan akan melakukan stock opname (perhitungan barang di gudang secara fisik). Ada beberapa kemungkinan perbedaan jumlah yang menurut catatan dengan jumlah yang sebenarnya di gudang. Kemungkinan tersebut karena barang rusak atau hilang, barang sudah dikirim tetapi belum dibuat invoice ke customer, barang sudah diterima tetapi belum menerima tagihan dari supplier. Form untuk perhitungan barang secara fisik dapat dicetak dari Report, Inventory, Inventory Count Sheet. Form tersebut diberikan ke bagian gudang untuk dicek setiap barang yang ada.
BAB III
METODE PENELITIAN
A. Jenis Penelitian
Penelitian yang dilakukan adalah penelitian yang berbentuk deskriptif, yaitu penelitian yang menguraikan sifat-sifat dan keadaan sebenarnya dari suatu objek penelitian.
B. Jenis dan Sumber Data
Jenis data yang dikumpulkan adalah data kuantitatif dan data kualitatif yang bersumber dari:
a. Data primer, yaitu data yang diperoleh langsung dari objek penelitian yaitu dari PT. Charoen Pokphand Indonesia melalui teknik wawancara yang kemudian akan diolah oleh penulis.
b. Data sekunder, yaitu data yang diperoleh melalui studi kepustakaan yang berupa modul dan dokumen yang berhubungan dengan penelitian.
a. Teknik Observasi, yaitu dilakukan dengan mengamati langsung terhadap objek yang diteliti, yaitu PT. Charoen Pokphand Indonesia.
b. Teknik Wawancara, yaitu pengumpulan data dengan melakukan tanya jawab langsung kepada pihak-pihak yang terkait dengan pokok permasalahan.
c. Teknik dokumentasi, yaitu pengumpulan data dengan melakukan pengumpulan dokumen-dokumen yang berhubungan dengan penelitian.
D. Metode Analisis Data
BAB IV
ANALISIS HASIL PENELITIAN
A. Data Penelitian
1. Gambaran Umum PT. Charoen Pokphand Indonesia a. Sejarah Singkat Perusahaan
PT. Charoen Pokphand Indonesia cabang Medan adalah merupakan suatu perusahaan PMA ( Penanaman Modal Asing ) yang bergerak di bidang produksi makanan ternak atau lebih dikenal dengan pakan ternak. Adapun jenis pakan ternak yang diproduksi perusahaan ini berdasarkan jenis ternaknya adalah seperti; pakan udang, pakan ikan, pakan ayam, pakan bebek, pakan sapi, dan pakan babi. Di samping memproduksi pakan ternak seperti di atas, perusahaan ini juga bergerak di bidang peternakan dan tambak udang.
Negara Thailand, maka dikembangkanlah perusahaan yang menghasilkan makanan ternak sebagai bagian dari bisnis perusahaan ini. Kira-kira tahun 1953 didirikanlah pabrik makanan ternak Charoen Pokphand yang pertama, untuk memenuhi kebutuhan akan bahan baku yang berkualitas baik untuk pabrik pakan ternaknya maka Charoen Pokphand juga menyediakan bibit tanaman hasil dari Charoen Pokphand sendiri bagi para petani, yang nantinya bila panen hasilnya akan dibeli oleh Charoen Pokphand untuk diproses menjadi pakan ternak yang bermutu baik, pada mulanya pengolahan makanan ternak dilakukan secara sederhana dan belum memakai alat modern, tetapi perusahaan ini telah mampu mensuplai akan kebutuhan makanan ternak antara 60% sampai dengan 70% di negara Thailand.
Pada tahun 1970 dengan semakin banyakanya kebutuhan pasar dan berkembangnya perusahaan, maka jaringan perusahaan ini semakin meluas untuk memenuhi permintaan pasar, dan sebagai jawabnya Charoen Pokphand pun melebarkan sayapnya ke beberapa negara seperti Indonesia, Singapura, Hongkong, Taiwan dan Malaysia.
PT. Charoen Pokphand Indonesia didirikan tahun 1971 sebagai anak perusahaan dari Charoen Pokphand Overseas Investment Co. Ltd Hongkong. Hal ini ditandai dengan berdirinya salah satu pabrik pakan ternak modern dan berskala besar yang pertama di Jakarta.
1979.
Pada tahun 1988, karena didorong oleh semakin meningkatnya pasaran ekspor udang, maka PT. Charoen Pokphand Indonesia menambah pakan udang ke dalam rangkaian produksi pakan unggas yang sudah semakin berkembang dengan kapasitas produksinya 14.400 ton pakan udang untuk setiap tahunnya.
PT. Charoen Pokphand Indonesia cabang Medan dikelompokkan atas dua divisi yaitu, PT. Charoen Pokphand Indonesia cabang Medan yang berlokasi di Kawasan KIM Mabar memproduksi pakan ternak (unggas) serta PT. Charoen Pokphand Indonesia cabang Medan yang berlokasi di jalan Medan-Tanjung Morawa KM 8,5 memproduksi makanan udang dan ikan.
b. Struktur Organisasi Perusahaan
jabatan tertentu dalam organisasi, dimana masing-masing personil diberi tugas dan tanggung jawab sesuai dengan jabatannya. Adapun tugas, wewenang dan tanggung jawab setiap jabatan pad PT. Charoen Pokphand Indonesia cabang Medan akan dijelaskan sebagai berikut:
1. Presiden Direktur
Presiden Direktur adalah merupakan pucuk pimpinan yang tertinggi di dalam perusahaan yang mempunyai kekuasaan dan tanggung jawab ke dalam maupun ke luar perusahaan dan mempunyai wewenang dalam memutuskan setiap kebijaksanaan perusahaan.
Tugas-tugas Presiden Direktur antara lain adalah:
a) Menetapkan langkah-langkah pokok dalam melaksanakan kebijaksanaan perusahaan dan sasaran-sasaran perusahaan.
b) Mengambil keputusan-keputusan dan tindakan-tindakan yang tepat demi kepentingan dan kelangsungan jalannya perusahaan agar terbentuk suatu kerjasama yang harmonis.
c) Mengadakan hubungan kerjasama dengan pihak luar perusahaan baik pihak swasta maupun pemerintah.
d) Memimpin dan mengawasi kegiatan perusahaan setiap harinya.
Internal control bertugas memeriksa dan mengawasi setiap tindakan yang dilakukan oleh Presiden Direktur maupun para manager yang ada dalam perusahaan. Internal Control berfungsi sebaga staff ahli yang berwenang untuk memberikan saran-saran bagi perkembangan perusahaan. Internal Control ini berkedudukan di pusat (Jakarta) dan biasanya diterjunkan langsung ke perusahaan-perusahaan cabang berdasarkan instruksi Vice President dari Jakarta, yang biasanya empat kali dalam setahun.
3. Marketing Manager
Marketing Manager bertanggung jawab atas kelancara penjualan dan tercapainya target penjualan. Selain itu Marketing Manager juga bertanggung jawab kepada pimpinan perusahaan untuk melaporkan tentanghasil penjualan kepada atasan baik secara lisan maupun tulisan.
Tugas-tugas Marketing Manager antara lain:
a) Mengadakan strategi perusahaan yang baik yaitu mencakup jenis produk, harga, pendistribusian dan promosi produk yang telah dipasarkan serta produk yang akan dipasarkan.
b) Mengadakan penelitian pasar untuk mengetahui tingkat kebutuhan konsumen, market share dan tingkat persaingan sehingga dapat ditentukan kebijaksanaan atau rencana volume penjualan.
c) Meneliti kondisi produk yang berada di pasar.
a) Bertanggung jawab atas pelaksanaan kegiatan produksi.
b) Mengawasi dan merencanakan produksi agar sesuai dengan spesifikasi dan standar mutu yang telah ditentukan.
c) Mengawasi dan mengevaluasi kegiatan produksi untuk mendeteksi kekurangan dan penyimpangan sehingga dapat dilakukan perbaikan.
5. Export Import Manager
Tugas-tugas Export Impoprt Manager antara lain adalah:
a) Menyiapkan dokumen yang menyangkut pelaksanaan ekspor dan impor perusahaan.
b) Membuat laporan mengenai pelaksanaan kegiatan ekspor dan impor. c) Mengirimkan dan memasukkan barang dari dan ke luar negeri.
d) Memeriksa barang yang akan dikirim atau yang akan diterima apakah ada yang rusak atau hilang.
6. Purchasing Manager
Tugas-tugas Purchasing Manager antara lain adalah:
a) Membantu General Manager dalam merencanakan serta mengkoordinir seluruh pengolahan yang berhubungan dengan pembelian, penyimpanan dan pendistribusian bahan-bahan yang digunakan oleh perusahaan.
b) Merencanakan sistem pengadaan dan persediaan bahan.
c) Mempersiapkan permintaan kebutuhan bahan dan menetapkan standar bahan.
7. Finance Manager
b) Bertanggungjawab atas pendanaan perusahaan. c) Menerima order dari bagian marketing.
d) Mengkoordinir pembayaran gaji dan upah karyawan. 8. Accounting Manager
Tugas-tugas Accounting Manager antara lain adalah:
a) Memeriksa dan menganalisa data dan laporan aliran dana serta biaya perusahaan.
b) Memeriksa dan menganalisa semua transaksi keuangan baik pemasukan maupun pengeluaran.
9. Sales Head
Tugas-tugas Sales Head antara lain adalah:
a) Melakukan penelitian kemungkinan adanya pasar baru di daerahnya. b) Bertanggung jawab atas distribusi produk di daerahnya.
c) Melakukan riset terhadap kebutuhan konsumen akan jenis produk yang diminati.
d) Menyusun laporan penjualan produk dari beberapa daerah pemasaran. 10. Production Head
Tugas-tugas Production Head antara lain adalah:
a) Bertanggung jawab atas pelaksanaan kegiatan produksi.
b) Mengkoordinir dan mengawasi bagian mixer, bahan baku dan pengolahan agar pelaksanaan kegiatan sesuai dengan rencana.
Produksi.
11. Quality Control Head
Tugas-tugas Quality Control Head antara lain adalah: a) Bertanggung jawab atas mutu produk
b) Melakukan pengawasan mutu produk dalam proses. c) Melakukan penelitian mutu produk dalam proses.
d) Bertanggung jawab terhadap manager pengembangan produk dan pengendalian mutu.
12. Personal and GA Head
Tugas-tugas Personal and GA Head antara lain adalah:
a) Mengumpulkan absensi atau kartu absen dan membagikannya kepada semua departemen pada semua departemen pada setiap awal bulan.
b) Mengatur dan mengawas kerja supir, baik utnuk kerja rutin mengantar dan menjemput karyawan maupun tugas untuk GA serta departemen lain sehari-hari.
c) Melaksanakn administrasi lainnya yang berkaitan dengan tugas seperti karyawan cuti, sakit dan lamaran kerja.
d) Melaporkan pelaksanaan setiap tugas kepada atasan sebagai tindak lanjut tanggung jawab tugas kepada bagian GA dan Personal.
13. Production Supervisor
Tugas-tugas Production Supervisor antara lain adalah:
c) Merencanakan pemakaian bahan baku, bahan penolong dan utilitas. d) Melakukan perencanaan pekerjaan dan waktu.
e) Bertanggung jawab kepada Production Manager. 14. Maintenance Supervisor
Tugas-tugas Maintenance Supervisor antara lain adalah:
a) Mengadakan pemeriksaan, penilaian, analisa serta evaluasi pekerjaan bawahannya.
b) Mengkoordinir pembagian tugas bawahannya.
c) Merencanakan pemakaian bahan baku, bahan penolong dan utilitas. d) Melakukan perencanaan pekerjaan dan waktu.
e) Betanggung jawab kepada Production Manager. 15. Factory Administration Supervisor
Tugas-tugas Factory Administration Supervisor antara lain adalah:
a) Mengawasi dan mencatat kegiatan pemasukan dan pengeluaran barang dari dan ke gudang.
b) Bertanggung jawab atas kerusakan bahan baku dan bahan jadi. c) Bertanggung jawab kepada Finance and Accounting Manager. 16. Material and Product Analysis Section Head
Tugas-tugas Material and Product Analysis Section Head antara lain adalah: a) Melakukan pengujian laboratorium terhadap bahan baku, bahan setengah
jadi dan produk jadi.
Tugas-tugas Section Head Level Staff antara lain adalah: a) Mengawasi dan mengkoordinir semua bagian terkait.
b) Menyelesaikan tugas-tugas luar yang sifatnya intern dan ekstern seperti mengadakan hubungan dengan masyarakat dan karyawan.
c) Mengawasi pekerjaan departemen umum.
d) Mengawasi keamanan, kebersihan, ketertiban, keindahan dan kekeluargaan di perusahaan.
18. Sales Administration
Tugas-tugas Sales Administration antara lain adalah:
a) Mencatat data-data penjualan produk dari setiap daerah pemasaran dan menyusun laporan hasil penjualan produk setiap bulannya.
b) Mencatat jumlah produk yang didistribusikan ke setiap daerah pemasaran serta menyusun laporan total jumlah produk yang telah didistribusikan ke setiap daerah pemasaran setiap bulannya.
19. Sales Area
Tugas Sales Area antara lain adalah melakukan kegiatan sesuai dengan Pemasaran Area.
2. Sistem informasi akuntansi untuk pengolahan data persediaan
jawab dalam sistem pengolahan data akuntansi perusahaan yaitu bagian komputerisasi atau Electronic Data Processing (EDP) pada masing-masing cabang. Sistem komunikasi data yang digunakan adalah LAN (Local Area Network) yang merupakan suatu network yang dibatasi dengan wilayah tertentu atau lokal setempat. LAN biasanya digunakan untuk melakukan hubungan antar komputer dan antar departemen dalam satu gedung atau satu tempat. Setiap bagian dalam perusahaan sudah menggunakan komputer. Jenis komputer yang digunakan dalam setiap departemen berbeda-beda sesuai dengan kebutuhan masing-masing departemen. Jenis-jenis komputer yang digunakan perusahaan terdiri dari berbagai merk komputer dengan kapasitas 512MB-80GB,
Dalam mengolah data persediaan, perusahaan menggunakan program Theos Workstation 2000 yang dirancang atau dibuat oleh bagian EDP dari perusahaan untuk kepentingan perusahaan. Perusahaan ini merupakan perusahaan manufaktur, sehingga data persediaannya terdiri atas persediaan bahan baku, bahan dalam proses dan bahan jadi. Masing-masing data persediaan mempunyai program antara lain Truck Scale, Raw Material.
akan digunakan untuk proses produksi di pabrik ditimbang dengan menggunakan truck scale. Setelah ditimbang maka akan diketahui berat truk beserta dengan bahan baku yang dibawa truk tersebut. Setelah diketahui timbangan dari truk, bahan baku tersebut akan dicek kuantitas dan kualitasnya. Jika kuantitas dan kualitas bahan baku sudah memadai untuk diproduksi, maka truk akan dibongkar. Setelah truk selesai dibongkar, truk akan keluar dari gudang dan ditimbang kembali dengan menggunakan truck scale. Selisih antara berat truk sewaktu masuk dan keluar dari gudang merupakan jumlah bahan baku yang masuk ke gudang. Bagian gudang akan membuat form bukti timbang dan form penerimaan bahan baku, yang kemudian form tersebut akan dilanjutkan ke bagian administrasi produksi dan bagian pembelian. Bagian pembelian akan menyesuaikan surat order pembelian bahan baku dengan form penerimaan bahan baku. Berdasarkan informasi yang diperoleh dari form yang diterima dari bagian gudang, maka bagian administrasi produksi akan memproses jumlah persediaan bahan baku ke dalam program komputer yang dinamakan Raw Material yang terdiri dari:
a. Raw Material Code (R/M Code)
Di dalam R/M Code, persediaan bahan baku akan dikodekan. Pengkodean bahan baku tersebut terdiri dari kode jenis-jenis bahan baku, kode untuk bagian akunting, status pajak dari bahan baku dan tanggal proses.
b. Supplier Code
Digunakan untuk mengetahui jumlah persediaan bahan baku yang sudah diterima oleh bagian gudang. Bagian gudang akan memberikan copyan hasil timbangan ke bagian pembelian untuk mengetahui jumlah pembelian bahan baku. Setelah itu bagian gudang akan membuat BPB (Bukti Penerimaan Barang).
d. Usage
Merupakan laporan pemakaian bahan baku. Maka akan diketahui berapa jumlah bahan baku yang sudah digunakan untuk proses produksi.
e. Beginning Balance
Merupakan menu untuk mengetahui jumlah saldo awal persediaan.
f. Start of day
Merupakan menu untuk menginput data-data persediaan dalam 1 hari tersebut. Dimulai dari pengisian saldo awal bahan baku, pembelian, pemakaian, penyesuaian sampai dengan saldo akhir bahan baku.
Setelah data-data persediaan bahan baku di input oleh bagian administrasi produksi melalui tahap-tahap tersebut di atas, maka akan dibuat laporan persediaan bahan baku secara harian dan bulanan.
dipakai dalam proses berikutnya.
Selanjutnya barang dalam proses yang disimpan dalam bin (tong) tersebut dikeluarkan untuk dipakai dalam proses produksi yang pada akhirnya menjadi barang jadi yaitu berupa pakan ikan terapung dan pakan ikan tenggelam. Kemudian akan dibuat laporan harian persediaan barang jadi berdasarkan barang yang selesai diproduksi. Umumnya pengeluaran persediaan barang jadi dari gudang disebabkan karena adanya penjualan. Bagian penjualan menerima pesanan dari langganan dan akan membuat form delivery order yang akan diteruskan ke bagian gudang. Bagian gudang akan mengecek jenis produk dan jumlah, apakah dapat dipenuhi atau tidak. Jika dapat dipenuhi, maka penjualan akan disetujui, dan persediaan barang jadi keluar dari gudang untuk diberikan ke pelanggan. Saldo awal barang jadi merupakan saldo akhir periode sebelumnya ditambah penerimaan yang merupakan hasil produksi hari ini, dikurangi penjualan yang berdasarkan pesanan pelanggan, kemudian diadakan penyesuaian terhadap persediaan apakah ada yang rusak atau kelebihan produksi, sampai pada akhirnya akan diperoleh saldo akhir dari masing-masing jenis persediaan.
Indonesia adalah sistem perpetual dimana setiap ada transaksi yang terjadi atas persediaan langsung dicatat oleh bagian gudang dan memasukkan data pada sistem komputer. Dengan diterapkannya sistem ini pada perusahaan, maka bagian gudang dapat mengetahui langsung jumlah persediaan barang melalui komputer. Bagian gudang juga membuat kartu stok untuk persediaan yang ada di gudang. Kemudian akan dilakukan pengecekan kembali, apakah jumlah persediaan yang ada di kartu stok gudang sesuai dengan jumlah yang ada di komputer. Jika terjadi kesalahan, maka akan dilakukan koreksi kembali.
.
B. Analisis Hasil Penelitian
1. Struktur Organisasi dan Sistem Informasi Akuntansi
Struktur organisasi merupakan salah satu unsur yang paling penting dalam rangka merealisasi tujuan yang telah digariskan. Dengan adanya struktur organisasi yang baik dalam suatu perusahaan, maka hubungan kerja, pembagian wewenang dan tanggung jawab terlihat dengan jelas.
Penerapan sistem komputer dalam pengolahan data akuntansi perusahaan mempunyai dampak-dampak sebagai berikut:
a. Kemampuan menghasilkan informasi tepat waktu
Penerapan sistem komputer dalam perusahaan menyebabkan keakuratan data-data lebih terjamin. Dengan berbagai prosedur dan perangkat yang ada kemungkinan program komputer akan memberitahu setiap kesalahan, sehingga dapat diperbaiki. Informasi yang cukup banyak dan berguna dapat dihasilkan dengan tingkat kecermatan dan keakuratan yang tinggi.
c. Kemampuan menghasilkan informasi yang cepat
Salah satu pertimbangan perusahaan menerapkan sistem komputer dalam pengolahan data akuntansi adalah pelayanan yang cepat dan biaya yang terjangkau pada konsumen. Penyediaan barang yang cepat sangat penting demi menghindari kerugian ekonomis yang relatif besar.
d. Kemampuan mengawasi setiap transaksi
Penerapan komputer dalam mengolah data akuntansi perusahaan ini berdampak untuk seluruh transaksi. Didukung oleh sistem komputer dan program yang digunakan oleh perusahaan, akan mempermudah untuk mengontrol dan mengawasi pekerjaan dari setiap bagian, sehingga operasi perusahaan dapat berjalan dengan baik.
2. Sistem Informasi Akuntansi untuk Pengolahan data Persediaan.
mempergunakan sistem Database dimana data yang diperoleh lalu diproses kemudian diinput ke dalam komputer untuk menghasilkan suatu informasi. Setelah proses pemasukan data selesai, maka data-data tersebut dapat dicetak sehingga menghasilkan laporan harian. Untuk membuktikan hasil kebenarannya, maka hasil yang dicetak lewat komputer dapat dibandingkan dengan laporan harian.
Apabila hasil yang dicetak lewat komputer sudah sesuai dan benar nilai-nilainya, maka bentuk laporan tersebut dapat diubah susunannya agar lebih rapi. Untuk itu langkah kerja yang harus dilaksanakan adalah mencetak hasil laporan tersebut ke dalam bentuk file. Kemudian file tersebut diedit sehingga menghasilkan laporan seperti yang diinginkan. Distribusi informasi akuntansi ini bertujuan untuk menghasilkan informasi akuntansi yang akurat dan berguna bagi pemakainya.
Prosedur pembelian, penerimaan dan penyimpanan persediaan mempunyai peranan yang sangat menentukan bagi perusahaan karena mengingat persediaan yang ada di gudang. Oleh karena itu harus diusahakan agar setiap pembelian persediaan yang dilakukan akan mendapat barang yang berkualitas sesuai dengan jumlah yang dibutuhkan dalam produksi. Bagian pembelian bertanggung jawab terhadap pembelian barang yang mendukung proses produksi, dan bagian gudang bertanggung jawab atas persediaan yang ada di gudang baik kualitas maupun kuantitasnya.
setiap saat baik melalui kartu stok maupun komputer. Dalam hal pencatatan persediaan, perusahaan menggunakan sistem pencatatan FIFO (First In First Out) yaitu dimana persediaan yang pertama kali masuk ke dalam gudang, maka persediaan itu pula yang pertama kali keluar dari gudang jika terjadi produksi. Persediaan dicatat dan diakui oleh perusahaan setelah persediaan sampai di gudang dan bukti penerimaan barang telah diterima oleh bagian gudang. Dalam hal ini perusahaan menggunakan sistem FOB Destination, yaitu persediaan dicatat jika persediaan benar-benar sudah diterima oleh bagian gudang.
Pengolahan data akuntansi persediaan secara elektronik pada perusahaan dapat menghasilkan informasi yang berguna bagi perusahaan. Pengolahan data akuntansi persediaan secara komputer dikaitkan dengan tujuan pengawasan persediaan adalah sebagai berikut:
a. Menyediakan data persediaan yang tepat dan dapat dipercaya
Pengolahan data persediaan berbasis komputer dalam perusahaan dengan sistem komunikasi yang diterapkan menjadi informasi yang dihasilkan dapat dipercaya. Sistem dan program komputer yang disusun menjadikan prosedur-prosedur dapat dijalankan dan diawasi dengan baik, sehingga informasi yang dihasilkan dapat berguna bagi perusahaan dan menjadi informasi yang dapat dipercaya.
b. Menjaga aktiva dan catatan-catatan perusahaan
c. Meningkatkan efektivitas dan efisiensi operasi
Pengolahan data akuntansi dengan komputer menghasilkan informasi yang cepat dan tepat, dimana data yang dimasukkan ke dalam komputer langsung diproses secara otomatis sesuai dengan program yang ada. Hal ini akan meningkatkan efektivitas dan efisiensi kerja dalam operasional perusahaan.
d. Mendorong ditaatinya kebijakan pimpinan perusahaan
Dalam penerapan komputer, program-program yang ada telah disesuaikan sesuai dengan kebijaksanaan dan peraturan dari pimpinan. Pegawai perusahaan didorong untuk mentaati kebijaksanaan, peraturan dan prosedur yang telah ditetapkan, karena suatu sistem pengolahan berbasis komputer dianggap akan memiliki prosedur dan sistem pemisahan tanggung jawab atas akses dan proses data. Dengan bantuan komputer, pimpinan perusahaan akan lebih mudah mengawasi bagaimana pelaksanaan tugas setiap bawahannya, apakah telah dilaksanakan sesuai dengan tugas dan tanggung jawab masing-masing atau belum.
BAB V
KESIMPULAN DAN SARAN
A. Kesimpulan
Berdasarkan pada analisis dan evaluasi hasil penelitian yang telah dikemukakan sebelumnya, penulis mengambil kesimpulan sebagai berikut:
1. Struktur organisasi PT. Charoen Pokphand Indonesia telah menunjukkan pembagian tugas, fungsi, wewenang dan tanggung jawab dengan jelas dan benar sehingga pelaksanaan pengawasan intern dapat dilaksanakan.
2. Penerapan komputerisasi dalam perusahaan sebagai alat bantu dalam proses pencatatan dan pengolahan data persediaan, maka laporan-laporan dapat dihasilkan secara cermat, lengkap, tepat dan berguna bagi perusahaan.
3. Sistem dan prosedur pengolahan data akuntansi persediaan melalui sistem informasi akuntansi yang dilaksanakan PT. Charoen Pokphand Indonesia telah menjalankan prosedur-prosedur pengolahan data persediaan yang baik disertai dengan dokumen yang jelas.
1. Perlu adanya peningkatan SDM dalam melakukan penanganan kegiatan di bidang sistem informasi akuntansi, karena masalah di dalam perusahaan akan semakin kompleks, dan di dalam suatu perusahaan sistem informasi akuntansi juga memegang peranan penting untuk kelancaran usaha dan juga dalam pengambilan keputusan.
2. Untuk memperlancar proses pengolahan data pada perusahaan, maka sebaiknya komputer sebagai alat pemrosesan yang ada pada perusahaan di back-up untuk mengikuti perkembangan teknologi dan lebih up to date.
Andi, 2003. Panduan Aplikatif Sistem Akuntansi Online Berbasis Komputer, Wahana Komuter, Semarang.
Bodnar, George H., Hopword, William S., 2003. Sistem Informasi Akuntansi, Edisi VIII, Jilid I, Penerbit PT. Indeks Kelompok Gramedia, Jakarta..
Hall, James A, 2001. Sistem Informasi Akuntansi, Jilid Pertama, Edisi Pertama, Salemba Empat, Jakarta.
Mulyadi, 2001. Sistem Akuntansi, Edisi Ketiga, Bagian Penerbitan Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi YKPN, Yogyakarta.
Philipe E. Fess, Rollin C. Niswonger, Carl S.Waren, 1999.Prinsip-Prinsip Akuntansi, Edisi Keenambelas, Jilid 1, Penerbit Erlangga, Jakarta.
Simamora, Henry, Akuntasi, 2000. Basis Pengambilan Keputusan Bisnis, Jilid Satu, Salemba Empat, Jakarta.
Susanto, Azhar, 2002. Sistem Informasi Akuntansi: Konsep dan Pengembangan Berbasis Komputer, Lingga Jaya, Bandung.
Salemba Empat (PT Salemba Empat Patria), Jakarta.
