Penerapan Teknologi Informasi pada Sistem Kerumahtanggaan Perpustakaan Perguruan Tinggi

PENERAPAN TEKNOLOGI I NFORMASI PADA SI STEM KERUMAHTANGGAAN PERPUSTAKAAN PERGURUAN TI NGGI

JONNER HASUGI AN

St a f Pe nga j a r Pr ogr a m St udi I lm u Pe r pust a k a a n Fa k ult a s Sa st r a USU

Abst r a ct

Library housekeeping is a t erm used t o describe rout ine daily act ivit ies of a library. General descript ion of library housekeeping includes acquisit ions, cat aloguing, cir culat ion cont r ol, ser ial cont r ol, online public access cat alogue ( OPAC) and st at ist ics. Libr ar y housek eeping act iv it ies is a ser ies of int egr at ed act iv it ies which becom e an int egr at ed libr ar y syst em s. Tr adit ional pat t er n or convent ional m et hod in m anaging higher- educat ion libr ar y can not be im plem ent ed t o handle t he huge infor m at ion ex plosion of t his cent ur y and t o fulfil t he needs of user s. For t hese r easons, t he requirem ent of inform at ion and t echnology im plem ent at ion has been realized by library from bot h developed and developing count ries. This im plem ent at ion is know n as libr ar y aut om at ion, w hich is t he applicat ion of com put er s t o per for m num bers of works in library.

The m ain reason for a library t o im plem ent aut om at ion is t o increase processing efficiency , t o im pr ov e ser v ice t o user s, sav ing m oney and cont aining cost , t o im pr ov e adm inist rat ive and m anagem ent inform at ion. The applicat ion of com put er for library housekeeping m ust be t hrough m at ure considerat ion by referring t o scient ific m et hod. This ar t icle descr ibe com pr ehensiv ely t hr ough lit er at ur e r ev iew .

Key Word : Library Aut om at ion, Library and I nform at ion Technology, Library Housekeeping

1 . Pe n da h u lu a n

Teknologi inform asi biasanya diart ikan serbagai perpaduan ant ara ( a) kom put er, m encakup perangkat lunak dan perangkat keras, ( b) kom unikasi dat a yang m em ungkinkan kom put er yang berdiri sendiri t erint egrasi pada j aringan kom put er, baik y ang ber sifat lokal m aupun int ernasional ( c ) m edia penyim panan dan m et ode unt uk m erepresent asikan dat a, dengan t uj uan unt uk m em peroleh, m engolah, m enyim pan sert a m enyam paikan inform asi ( Keen, 1995 : 1 - 2, dan Longley, 1983 : 165) . Dalam ruang lingkup perpust akaan, t eknologi inform asi diart ikan sebagai aplikasi kom put er dan t eknologi lain unt uk pengadaan, pengolahan, penyim panan, t em u kem bali (r et r iev al) dan penyebaran inform asi ( Duval, 1992: 245)

Penggunaan kom put er pada sist em kerum aht anggaan perpust akaan (libr ar y

housekeeping) bukanlah m erupakan suat u fenom ena baru. Tedd ( 1993: 163)

m engem ukakan bahwa pada perm ualaan dasawarsa 1960- an, beber apa per pust akaan di Am erika Serikat dan I nggris t elah m enggunakan kom put er unt uk m elaksanakan kegiat an perpust akaan, t erut am a kegiat an sirkulasi. Penggunaannya sem akin m eningkat sej alan dengan perkem bangan ilm u pengat ahuan dan t eknologi, khususnya t eknologi inform asi.

sem akin t ersedia di berbagai sit e di int ernet , dan akses t erhadap inform asi t ersebut sem akin m udah. Sem ua hal t ersebut m erupakan suasana yang kond usif bagi berkem bangnya kegiat an pengaj aran dan penelit ian di suat u perguruan t inggi, t erm asuk pada perpust akaanya. Di sisi lain m enunt ut suat u pola baru yang lain dari pola sebelum nya unt uk m engelola perpust akaan perguruan t inggi, yang m erupakan unit pela ksana t eknis ( UPT) dar i kegiat an pendidikan dan penelit ian t er sebut .

Pola t radisional at au konvensional unt uk m engelola perpust akaan perguruan t inggi sem akin hari dirasakan t idak bisa lagi m enghandel ledakan inform asi, dalam rangka pem enuhan kebut uhan pengguna. Pola t radisional m engelola perpust akaan, secar a ber angsur- angsur harus dialihkan kepada pola pengelolaan yang berorient asi kepada penerapan t eknologi inform asi. Di sisi lain, pengguna perpust akaan perguruan t inggi yang m ayor it as adalah m ahasisw a, t elah m ulai fam ilier dengan t eknologi inform asi khususnya kom put er unt uk m elakukan pencarian inform asi yang dibut uhkannya. Sebagai cont oh, sist em t em u kem bali m anual dengan m enggunakan kat alog kart u di perpust akaan perguruan t inggi, dewasa ini dirasakan sem a kin kurang m em adai, karena pengguna t elah m am pu m enilai sist em it u sangat lam bat j ika dibanding dengan online public access cat alogue ( OPAC).

Kebut uhan akan penerapan t eknologi inform asi di perpust akaan sudah lam a dirasakan sangat pent ing oleh perpust akaa n di berbagai negara m aj u, negara berkem bang, m aupun negara t erbelakang. Hasil survei yang dilakukan oleh Zhou ( 1997) t erhadap perkem bangan perpust akaan dan t eknologi inform asi di Asia Tengga m enunj ukkan bahwa 60 % perpust akaan- per pust ak aan besar di Asia Tenggar a ( China, Malaysia, Singapura, Hongkong dan Viet nam ) t elah m em iliki hom epages, dan 50 % k at alog per pust ak aan t er sebut t elah dapat diak ses di int er net , dan sem ua negar a-negara di Asia Tenggara m em punyai respek t erhadap t eknologi inform asi, sert a t elah siap unt uk m em ulai dan m elakukan invest asi. Disarankannya j uga, bahwa t elah wakt unya bagi perpust akaan unt uk m em pert im bangkan kem bali ( r econsider ) peranan t radisionalnya unt uk m elakukan perubahan kearah konsep v ir t ual libr ar y , y ang not a bene harus m em anfaat kan t eknologi inform asi.

Penerapan kom put er unt uk sist em kerum aht anggaan perpust akaan bagi beberapa perpust akaan di I ndonesia, khususnya perpust akaan perguruan t inggi, dewasa ini sudah m erupakan kebut uhan yang m endesak karena berbagai alasan. Per pust ak aan perguruan t inggi yang berkem bang dengan pesat dan dinam is, t elah m erasakan bahwa sist em m anual t idak lagi m em adai unt uk penanganan beban kerj a, khususnya unt uk kegiat an rut in yang bersifat klerikal, m isalnya unt uk bidang pengadaan, pengat alogan, pengaw as an sirkulasi, dan unt uk berebagai j enis layanan j asa lainnya.

Di sisi lain, t ernyat a m asih banyak perpust akaan perguruan t inggi yang t idak m em punyai pengalam an pada pem anfaat an kom put er unt uk kegiat an kerum aht anggaannya. Para pust akawan di perpust akaan perguruan t inggi ini diperkirakan m asih banyak yang belum m em punyai penget ahuan yang m em adai unt uk bidang ini. I ronisnya, diduga m asih ada diant ara elit pengelola perpust akaan perguruan t inggi yang m asih m erasa alergi dengan t eknologi inform asi. Mereka secara k onser v at if bercolokol m em pert ahankan pola pengelolaan konvensional, dengan m em unculkan berbagai alasan yang irrasional. Keadaan yang dem ikian m enyebabkan pengem bangan dan pem anfaat an t eknologi inform asi di perpust akaan perguruan t inggi, t erasa berj alan sangat lam bat , karena pust akawan m erasa enggan bahkan m ungkin t idak m am pu berkom unikasi dengan baik dengan para profesional di bidang kom put er, yang seharusnya m enj adi m it ra kerj a yang dapat diaj ak bekerj asam a unt uk pengem bangan sist em kerum aht anggaan perpust akaan yang berbasis t eknologi inform asi.

Akan t et api j ika dikaj i secara m endalam , t uj uan penerapan kom put er pada sist em kerum aht anggaan perpust akaan pada hakekat nya berm uara pada peningkat an kualit as layanan perpust akaan yang diharapkan bisa m em berikan kepuasan kepada penggunanya. Unt uk m erealisasikan t uj uan it u, m ut lak diperlukan suat u perencanaan yang m at ang dan sist em at is, karena banyak fakt or yang perlu dipert im bangkan secara cer m at sebelum suat u sist em diim plem ent asikan dan dioperasikan dengan m ulus, t erm asuk pem aham an t ent ang konsep dasar sist em kerum aht anggaan perpust akaan, dan fakt or pem ilihan sist em .

Tulisan ini m encoba m enyaj ikan konsep dasar kom ponen sist em kerum aht anggaan perpust akaan, dan konsep dasar pem ilihan sist em m encakup m et ode pem ilihan perangkat kom put er ( soft w ar e dan h ar dw ar e) . Tuj uan yang dihar apkan m elalui t ulisan ini ialah m em berikan gam baran t ent ang beberapa pert im bangan dasar yang m elat arbelakangi pem ilihan sist em yang cocok at au sesuai dengan kondisi m asing- m asing perpust akaan, khususnya perpust akaan perguruan t inggi. Tulisan ini j uga diharapkan dapat m em berikan kont ribusi bagi upaya pem aham an yang berkait an dengan pengem bangan sist em kerum aht anggaan perpust akaan yang m enggunakan kom put er, baik bagi para pust akawan m aupun pem erhat i aplikasi kom put er di perpust akaan.

2 .V isi da n Pe n yu su n a n Re n ca n a St r a t e gis

Ledakan inform asi yang m em banj iri seluruh aspek kehidupan m anusia di abad ini, m em unculkan berbagai t ant angan baru bagi perpust akaan, khususnya perpust akaan perguruan t inggi. Unt uk m enangani ledakan inform asi ini, guna pem enuhan kebut uhan penggguna, m aka seharusnya t erj adi pergeseran visi. Visi perpust akaan sebagai pengelola bahan pust aka, seharusnya bergeser m enj adi penyedia inform asi ilm u penget ahuan dan t eknologi. Perum usan visi perpust akaan ini, t ent unya sangat dipengaruhi kondisi int ernal dan ekst ernal dari peruguruan t inggi induknya. Oleh karena it u, visi dari suat u perpust akaan perguruan t inggi dengan yang lainnya t ent u dapat ber beda dengan yang lainnya. Visi per pust akaan per gur uan t inggi sangat dipengaruhi kondisi lingkungan int ernalnya, salah sat u diant aranya ialah kondisi dan kem am puan pengguna ut am a unt uk m em anfaat kan segala sum ber dan fasilit as y an g t er sedia. Kem am puan pengguna perpust akaan perguruan t inggi yang pada saat ini t elah m ulai fam ilier dengan kom put er, dapat digunakan sebagai t olok ukur unt uk m erevisi bahkan unt uk m engubah visi perpust akaan. Selain it u, fakt or ekst ernal j uga t ur ut ber pengar uh k epada penent uan visi perpust akaan perguruan t inggi, salah sat u diant aranya ialah perkem bangan t eknologi inform asi yang t elah dapat dipakai sebagai sarana dan alat unt uk m elakukan berbagai kegiat an rut in di perpust akaan, yang t elah t erbukt i bisa m em beri efisiensi dan efek t iv it as pada pengelolaan per pust ak aan.

Konsekuensi t er hadap per geser an v isi t er sebut , adalah per lu unt uk m enyelaraskan perencanaan perpust akaan dengan perencanaan kegiat an akadem is, sert a keharusan unt uk m enerapkan t eknologi inform asi pada berbagai kegiat an perpust akaan t ert ent u yang dipandang sangat urgen. Misi ut am a penerapan t eknologi inform asi adalah sebagai sarana unt uk m encapai visi yang dim ilikinya, dan bukan sem at a- m at a hanya unt uk m em enuhi kebut uhan m anaj em en operasional perpust akaan. Oleh karena it u penerapan t eknologi inform asi t ersebut harus dilakukan dalam per encanaan yang m at ang, m elalui per encanaan st r at egis per pust akaan.

kekuat an dan kelem ahan dari fakt or int ernal, yang bisa mem perkuat dan m ungkin m elem ahkan penerapan t eknologi inform asi t ersebut di perpust akaan. Selanj ut nya perlu disusun st rat egi unt uk m elaksanakan pengaplikasian t eknologi inform asi t ersebut , perlu dit ent ukan apa yang m enj adi ukuran keberhasilan dari penerapan t eknologi inform asi t ersebut , dan bagaim ana cara unt uk m engevaluasinya.

Secar a t eor it is, pelaksanakan suat u r encana st r at egis di per pust akaan, per lu m em perhat ikan berapa hal ant ara lain, apa yang m enj adi m aksud at au t uj uan dari r encana st r at egis t er sebut , unt uk keperluan siapa perencanaan it u, bagaim ana rencana st rat egis diim plem ent asikan, dan apakah m odel perencanaan st rat egis yang dipilih cocok at au sesuai dengan st rukt ur organisasi yang ada ( Walst er, 1995 : 47) . Pernyat aan ini m enunj ukkan bahwa perencanaan penerapan t eknologi inform asi di perpust akaan harus m elihat kebut uhan. Kebut uhan akan penerapan t eknologi inform asi t ersebut t ent u harus m em perhat ikan ruang lingkup kegiat an rut in yang ada dalam sist em kerum aht anggan perpust akaan it u sendiri.

3 . Pe n e r a pa n Te k nologi I nfor m a si Pa da Sist e m Ke r um a ht a ngga a n Perpust a k a a n Pergurua n Tinggi

3 . 1. Ala sa n Pe n e r a pa n Te n ologi I n for m a si

Set iap perpust akaan m em punyai alasan t ert ent u unt uk m engem bangkan sist em kerum aht anggaannya, dari sist em m anual m enj adi sist em yang m enggunakan kom put er. Walaupun alasan- alasan t et r sebut ada y ang ber sifat spesifik unt uk per pust akaan t er t ent u, t et api biasanya t er dapat beber apa alasan yang ber laku um um bagi sem ua perpust akaan. Salm on ( 1985 : 20) m enyat akan ada sej um lah alasan yang valid unt uk m engaplikasikan kom put er ( aut om asi) di perpust akaan, ant ara lain ialah unt uk m elakukan sesuat u yang lebih baik, lebih cepat at au lebih m urah dibanding dengan sist em m anual; at au unt uk m em berikan suat u pelayanan baru.

Sej alan dengan pendapat it u, Duval dan Main ( 1992) m enyat akan, dari berbagai alasan unt uk m elakukan aut om asi di perpust akaan, alasan berikut adalah yang paling sering dij um pai dan dikut ip yait u m eningkat kan efisiensi pem rosesan ( incr eased pr ocessing efficiency ) , m em perbaiki layanan k epada pengguna (im pr ov ed

ser v ice t o u ser s) , penghem at an dan penekanan pem biayaan ( sav ing m oney and cont aining cost ) , m em perbaiki adm inistrasi dan inform asi m anaj em en ( im pr ov ed adm inist r at iv e and m anagem ent infor m at ion) sebagai j aw aban at as k egagalan sist em

m anual dan sebagai suat u basis unt uk m elakukan reorganisasi. Sat u hal m enarik dari alasan di at as ialah perbaikan adm inist rasi dan inform asi m anaj em en. Hal ini dipandang sangat pent ing karena kegagalan perpust akaan t erm asuk perpust akaan perguruan t inggi unt uk m elakukan fungsinya ialah karena t idak didukung oleh adm inist rasi dan inform asi m anaj em en yang baik.

Sist em perpust akaan yang berbasis kom put er akan dapat dengan m udah m enghasilkan berbagai j enis st at ist ik berkenaan dengan kegiat an perpust akaan. Misalnya st at ist ik sir kulasi, pengat alogan, pengadaan dan sebagainya. Ket er sediaan inform asi pada sist em yang berbasis kom put er, akan m engakibat kan pengam bilan keput usan m anaj em en yang cenderung akurat , efisien dan efekt if.

3 . 2. Sit e m Ke r um a ht a ngga a n Pe r p u st a k a a n

Kerum aht anggaan perpust akaan ( library housekeeping) adalah suat u ist ilah yang digunakan unt uk m enggam barkan kegiat an rut in sehari- har i per pust akaan. Rowley ( 1993 : 7) m enyat akan bahwa penggunaan kom put er dalam kerum aht anggaan per pust ak aan m encakup pada pem esanan dan pengadaan (or der ing and acquisit ions) , pen gat alogan (cat aloguing) , pengaw asan sir k ulasi (cir cu lat ion con t r ol) , pengaw asan serial (ser ials con t r ol) dan m anaj em en st at ist ik k olek si (collect ion of m an agem en t

st at ist ics) . Sem ua kegiat an rut in kerum aht anggaan perpust akaan dit uj ukan unt uk

sam pai kepada kegiat an sirkulasi. Gam baran um um rut init as kerum aht anggaan perpust akaan m encakup sej um lah pekerj aan sebagai berikut :

(a)

Pengadaan ( acquisit ions ) yait u m encakup seluruh kegiat an yang berhubungan dengan pengadaan bahan pust aka, baik yang dilakukan m elalui pem belian, pert ukaran, m aupun berupa hadiah. Kegiat an pengecekan bibliografi yang dilakukan sebelum pem esanan da n penerim aan bahan pust aka t erm asuk di dalam nya. Kegiat an lain yang j uga t erm asuk ke dalam nya, adalah m encakup pem rosesan dan pem eliharaan adm inist rasi at au arsip yang berhubungan dengan pengadaan t er seb u t .

(b)

Pengat alogan ( cat aloguing) y ait u selur uh k egiat an yang dilakukan unt uk m em persiapkan cant um an (r ecor d ) bibliografi, dengan t uj uan unt uk m enghasilkan kat alog yang digunakan sebagai sarana t em u kem bali koleksi perpust akaan. Kat alog t er sebut dapat ber bent uk kar t u at aupun dalam bent uk online ( OPAC) .

(c)

Pen gaw asan sirkulasi ( cir cu lat ion con t r ol) yait u seluruh kegiat an yang berhubungan dengan t ransaksi pem inj am an dan pengem balian bahan pust aka. Kegiat an ini m encakup pencat at an pem inj am an dan pengem balian koleksi yang biasanya unt uk penggunaan di luar perpust akaan . Dengan kat a lain, kegiat an ini berhubungan dengan pengont rolan peredaran koleksi perpust akaan.

(d)

Pengaw asan Ser ial ( ser ials con t r ol) yait u seluruh kegiat an yang berhubungan dengan pem buat an pesanan, penerim aan dokum en, akses t erhadap koleksi serial, pengajuan t unt ut an ( claim ) , pem inj am an dan penj ilidan t erbit an berkala at au serial.

(e)

Kat alog Online ( online public access cat alogue) at au OPAC y ait u peny ediaan fasilit as t em u kem bali koleksi perpust akaan m elalui t erm inal kom put er unt uk digunakan oleh pengguna perpust akaan.

(f)

St at ist ik yait u pencat at an kuant it as peker j aaan yang m encakup j um lah per olehan bahan pust aka, j um lah pengolahan bahan pust aka, j um lah anggot a perpust akaan, j um lah pengunj ung, j um lah pem inj am , j um lah bahan pust akan yang dipinj am kan k epada pengguna, ket erlam bat an pengem balian dan sebagainya. Sist em kerum aht anggaan perpust akaan m engum pulkan dan m engolah dat a ini unt uk keperluan inform asi m anaj em en dan pelaporan.

3 . 3. Ke b u t u h a n Sist e m Au t om a si

Pada sist em kerum aht anggan perpust akaan yang m anual, se m ua pekerj aan dalam set iap kegiat an dilakukan hanya dengan m enggunakan kem am puan m anusia. Pekerj aan rut init as yang sering dilakukan secara berulang- ulang, biasanya akan m enim bulkan kej em uan bagi pelaksananya. Kem am puan t enaga m anusia unt uk m elakukan dan meningkat kan fr ekuensi peker j aan sangat lah t er bat as, padahal pada kondisi t er t ent u ada kalanya suat u peker j aan har us diselesaikan dengan w akt u yang cepat dan ak ur at .

Ket erbat asan unt uk m enangani at au m elakukan berbagai kegiat an j uga sering t erj adi dialam i oleh perpust akaan. Keadaan ini m em icu m unculnya keinginan unt uk m engaut om asikan sej um lah kegiat an di perpust akaan. Pernyat aan kebut uhan sist em dinyat akan dalam bent uk spesifikasi dan rincian kebut uhan. Ada yang m em ula dari rincian kebut uhan hanya unt uk bagian at au unit t er t ent u. Ar t iny a, hany a bagian at au unit t ert ent u yang dianggap m endesak yang akan diaut om asi. Dengan dem ikian, kebut uhan sist em aut om asi it u, hanyalah unt uk m odul sist em t ert ent u ( m odular

sy st em s) . Ada kalanya perpust akaan berkeinginan unt uk m engaut om asikan seluruh

Kegiat an kerum aht anggaan perpust akaan m erupakan suat u rangkaian kegiat an yang t er padu. Dat a bilbliogr afi yang t er cat at pada bagian pengadaan m isalnya, um um nya akan dicat at pula pada bagian pengolahan, dan dat a yang sam a j uga mungkin akan dicat at pula pada bagian sirkulasi. Melihat rangkaian kegaiat an ini, dapat diperkirakan bahw a sist em perpust akaan yang t erint egrasi ( int egr at ed libr ar y

sy st em s) m enj adi prim adona sist em yang dibut uhkanan perpust akaan. Sist em yang

t er int egr asi adalah sist em perpust akaan yang m engint egrasikan ant ara sat u m odul dengan m odul yang lainnya. Dengan sist em yang t erint egrasi t ersebut , m asing- m asing bagian at au unit pada kerum aht anggan perpust akaan akan dapat saling m em anfaat kan dat a bibliogr afis (shar ing), yang t ent unya akan m enghasilkan efisiensi yang t inggi. Duplikasi pencat at an dat a bibliografis yang sam a akan t erhindar pada kegiat an t er t ent u. Pr oses pelaksanaan kegiat an akan ber langsung lebih cepat , dan kiner j anya akan lebih akurat . Dengan dem ikian, pernyat aan kebut uhan sist em akan dit indak lanj ut i dengan cara pem ilihan sist em . Pem ilihan sist em t ent u berhubungan dengan kebut uhan sist em yang dinyat akan oleh m asing- m asing perpust akaan.

4 . Pe m ilih a n Sist e m Au t om a si Ke r u m a h t a n gga a n Pe r pu st a k a a n

Pr oses pem ilihan sist em adalah salah sat u fakt or pent ing yang harus dilalui dalam usaha m engem bangkan sist em kerum aht anggaan perpust akaan yang berbasis kom put er . Secar a t eor it is, fakt or t er sebut dapat dilakukan dengan m engacu kepada berbagai m et ode pengem bangan sist em kerum aht anggaan perpust akaan yang berbasis kom put er. Hal it u sering disebut dengan ist ilah m et ode aut om asi perpust akaan, dan pem ilihan perangkat kom put er baik perangkat lunak (sof t w ar e) m aupun perangkat keras ( har dw ar e)

4 . 1. M e dot e Au t om a si Pe r pu st a ka a n

Sepert i t elah dikem ukakan sebelum nya bahwa penggunaan kom put er at au aut om asi perpust akaan pada hakekat nya bert uj uan unt uk m eningkat kan kualit as layanan perpust akaan kepada para penggunanya. Unt uk m encapai t uj uan it u per pust ak aan dapat m enggunak an beber apa m et ode at au car a. Ber dasar k an car a pengem bangannya, Corbin ( 1985 : 9- 14) m em bagi m et ode aut om asi perpust akaan at as 4 ( em pat ) , yait u m em beli sist em t u r n k ey ( t u r n k ey sy st em s), m engadapt asi sist em ( adapt ed sy st em s ) , m engem bangkan sist em lokal (locally de v elopm ent

sy st em s) , dan m enggunakan sist em bersam a (shar ed sy st em s ) .

(a)

Mem beli sist em t u r n k ey

Sist em t urnkey adalah suat u sist em kom put er yang sudah dirancang,

diprogram , diuj i dan kem udian dij ual oleh perusahaan (v en dor at au supllier) kepada per pust akaan dalam keadaan siap unt uk dipasang dan dioperasikan. Sist em ini m erupakan suat u paket j adi. Biasanya v en dor j uga m enyiapkan dokum ent asi yang perlu, sepert i pedom an unt uk para pengguna. Ada kalanya v en dor m engikut kan pada kont rak unt uk pem asangan dan pem elihar aan sist em , ser t a penyelenggar aan pelat ihan pengoper asian sist em t er sebut unt uk par a st af per pust ak aan. Sedangk an v en dor lain hanya m enyiapkan at au m enj ual soft w ar e aplikasinya saj a, dan perpust akaan sendiri yang bert anggungj awab unt uk m enyiapkan h ar dw are- nya .

Mengem bangkan sist em aut om asi perpust akaan dengan cara t urnkey

m em punyai beberapa keunt ungan diant aranya, sist em t u r n k ey dapat dipasang di per pust ak aan dalam t enggang w ak t u y ang r elat if singk at k ar ena sist em t er sebut m erupakan paket j adi ; biaya de sain, pem rogram an dan penguj ian dapat dihindarkan; spesialis sist em dan kom put er biasanya disediakan pada saat inst alasi dan pelat ihan pengoperasian; dan st af t idak harus berlat arbelakang pendidikan kom put er. Pada sisi lain, sist em t u r n k ey j uga m em punyai kelem ahan anat ar a lain, beber apa cir i sist em

t ersebut dirancang dan diprogram unt uk m engakom odasi kebut uhan perpust akaan secara um um . Kelem ahan lainnya, disam ping harganya m ahal, beberapa sist em t urnkey t idak fleksibel dalam pengert ian bahwa t idak dapat dirubah set elah dipasang.

(b)

Mengadapt asi sist em

Perpust akaan dapat j uga m em bangun dan m engem bangkan aut om asinya dengan cara m engadapt asi sist em m elalui kerj asam a j aringan. Sist em j aringan adalah suat u sist em yang dirancang, diprogram dan digunakan secara bersam a oleh beberapa perpust akaan, karena it u sist em t ersebut dinam akan j uga sist em kooperat if. Perpust akaan yang m enj adi anggot a j aringan biasanya m em bayar sej um lah biaya kepada pengelola pusat j aringan sesuai kesepakat an bersam a, m enyangkut per sy ar at an anggot a, hak dan k ew aj iban, ser t a j enis lay anan y ang digunak an secar a bersam a.

Sepert i pada sist em t u r n k ey, inst alasi sist em j aringan dapat dilakukan dalam w ak t u y an g sin gk at , karena beberapa kegiat an yang cukup rum it sepert i m erancang, m em rogram , dan sebagainya adalah t anggung j awab dari pengelola pusat j aringan. Perpust akaan yang m enj adi anggot a j aringan t idak harus m em liki t enaga ahli kom put er, karena t enaga ahli cukup disedia kan oleh pengelola j aringan. Selain it u, pendidikan dan pelat ihan st af unt uk m engelola dan m engoperasikan sist em t ersenut biasanya dilakukan dan dikoordinasikan oleh pengelola pusat j aringan. Kelem ahan dari pengem bangan sist em ini ialah bahwa kebut uhan perpust akaan sebagai pengguna sist em dan anggot a j aringan dapat berbeda, sehingga sist em sulit m engakom odasi sem ua kebut uhan t ersebut . Kelem ahan lain ialah bahwa perpust akaan anggot a j aringan kurang leluasa m engem bangkan sist em karena hak m ereka dibat asi oleh at uran kerj a sam a.

( c ) Mengem bangkan Sist em Lokal

Perpust akaan dapat j uga m em bangun sist em aut om asinya dengan m engem bangkan sist em lokal, yang sering disebut “in- house dev eloped sy st em” . Sist em lokal adalah sist em kom put er yang dirancang, diprogram dan diuj i oleh perpust akaan pem buat nya. Salah sat u cont oh sist em lokal di Perpust akaan Perguruan Tinggi di I ndonesia ialah SPEKTRA di Perpust akaan Universit as Pet ra Surabaya..

Keunt ungan dari sit em lokal, bahwa sist em dirancang dan diprogram sesuai kebut uhan at au keinginan perpust akaan. Kelem ahannya, pengem bangan sist em lokal m em but uhkan biaya yang m ahal unt uk m encari at au m em iliki t enaga ahli kom put er. Kelem ahan lainnya, m em but uhkan wakt u yang lam a agar dapat beroperasi, karena pem buat annya biasanyan dim ulai dari desain, pem rogram an, penguj ian sam pai kepada penginst alan sist em .

(d)

Menggunakan Bersam a Sist em dari Perpust akaan Lain

Met ode at au car a lain yang dapat dipilih oleh per pust akaan dalam r angka m em bangun dan m engem bangkan sist em aut om asinya, adalah m enggunakan bersam a sist em dari perpust akaan lain. Dengan m et ode ini, perpust akaan bisa m enekan biaya dan kegiat an m erancang, m em rogram dan m enguj i sist em yang biasanya m em but uhkan biaya dan w akt u yang banyak, kar ena kegiat an- k egiat an t er sebut sudah dilak uk an oleh perpust akaan asal sist em t ersebut . Cara ini banyak dilakukan oleh perpust akaan di I ndonesia, khususnya perpust akaan perguruan t inggi. Misalnya dengan m enggunakan secara bersam a sist em SI PI SI S yang dirancang bangun oleh Perpust akaan I PB Bogor.

perpust akaan yang m enggunakan m et ode ini harus m em iliki t enaga ahli kom put er unt uk m engadapt asi soft w ar e aplikasi t ersebut dan kem udian m enginst alnya.

4 .2 . M e m ilih Pe r a n gk a t Kom pu t e r

Dewasa ini ada keinginan dari bebrbagai perpust akaan t ert ent u dalam rangkan m em bangun dan m engem bangkan aut om asinya dengan cara m em beli sist em t urnkey , karena disam ping lebih prakt is, sej um lah perangkat lunak (sof t w ar e) khusus unt uk kerum aht anggaan perpust akaan sudah sem akin m udah dit em ukan di pasar kom ersial seper t i VTLS, Dy nix dan sebagainy a. Ak an t et api sebelum m em beli sistem t urnkey , perlu dilakukan analisis t erhadap sist em t ersebut dengan m elihat berbagai fakt or at au krit eria yang m enj adi bahan pert im bangan, agar dikem udian hari t idak t erj adi kegagalan dalam pengoperasiannya, sebagaim ana pernah dialam ai oleh sej um lah perpust akaan perguruan t inggi yang dikoordinasi oleh UKKP pada t ahun 1990 - an

Berkenaan dengan penggunaan sist em t u r n k ey, beber apa fak t or at au k r it er ia yang harus dipert im bangkan oleh perpust akaan dalam pem ilihan perangkat kom put er, baik soft w ar e m aupun h ar dw ar e hendaknya dikaj i secara m endalam .

4 .2 .1 . Pe m iliha n Pe r a ngk a t Luna k ( Softw are )

Untuk m em ilih sof t w ar e, banyak fakt or dan krit eria yang harus dipert im bangkan oleh perpust akaan. Fakt or dan krit eria t ersebut bisa diident ifikasi m elalui berbagai acuan t er t ent u. Tedd ( 1993 : 101- 102) m engem ukakan sej um lah pokok pikiran yang bisa digunakan sebagai acuan bagi perpust akaan dalam m engident ifikasi, m engevaluasi dan m em ilih sof t w ar e j adi yang cocok unt uk kegiat an ker um aht anggaan per pust akaan. Pokok pikiran t ersebut dikelom pokkannya at as 4 ( em pat ) kat egori at au fakt or sebagai berikut :

(a)

Fakt or Um um

Ada sej um lah faktor um um yang perlu dipertim bangkan dalam m em ilih sof t w ar e ant ara lain pengalam an perpust akaan lain yang pernah m enggunakan sof t w ar e t er sebut . Unt uk ini perlu dilakukan kunj ungan ke perpust akaan yang t elah m enggunakannya kem udian m elakukan diskusi dan st udi m endalam t ent ang cara kerj a dan peralat an sist em t ersebut . Jika ini t idak dapat dilakukan kerena lokasi yang berj auhan, m aka dapat dilakukan m elalui kom unikasi lain sepert i surat m enyurat unt uk m enget ahui keberadaan sof t w ar e t ersebut . Pengalam an perpust akaan lain yang t elah m enggunakan sof t w ar e yang akan dibeli t ersebut j auh lebih pent ing, dari pada pengalam an yang dikem ukakan oleh v en dor at au supplier, sebap apa y ang

dikem ukakan v en dor at au supplier biasanya banyak berim plikasi kepada konsep pem asaran yait u prom osi t erhadap produknya.

Fakt or um um lainnya yang perlu diket ahui ialah reput asi dari badan at au organisasi yang m enulis at au m em pro duksi sof t w ar e t er sebut . Sist em t urnkey at au paket j adi biasanya dit ulis at au diproduksi oleh berm acam- m acam organisasi sepert i perpust akaan, perusahaan kom put er, lem baga penelit ian dan sebagainya. Fakt or ini perlu dij adikan sebagai bahan pert im bangan, karena m enyangkut reput asi dalam m em produksi sof t w ar e t ersebut , karena hal ini m enyangkut kepada kualit as produk.

(b)

Fakt or Teknis

Ada beberapa fakt or t eknis yang perlu diperhat ikan dalam m em ilih soft w ar e , yait u ( 1) apakah sof t w ar e t esebut dapat m elakukan se j um lah fungsi yang diperlukan dalam w akt u yang t epat , ( 2) apakah sof t w ar e t er sebut dapat dij alankan pada

har dw ar e yang t ersedia, ( 3) apakah sof t w ar e t er sebut dapat dij alankan pada sist em

bagaim ana kem udahan m enggunakan soft w ar e t er sebut , dan ( 6) fak t or bahasa at au kom unikasi yang digunakan dalam soft w ar e .

Kem am puan sistem untuk m elakukan sej um lah fungsi yang diperlukan pada wakt u yang t epat , perlu dievaluasi. Unt uk m enget ahui sej um lah fungsi yang bisa dij alankan oleh suat u sist em , dan unt uk m enget ahui kem am puan fungsional dan kelengkapan ant arm ukanya ( in t er f ace) , m aka set iap m odul yang ada pada sist em dapat dievaluasi dengan m enggunakan check list yang dianggap st andar unt uk t ipe per pust ak aan t er t ent u. Hasil ev aluasi t er sebut dapat dij adik an sebagai acuan unt uk m em ilih apakah sist em t ersebut sesuai dengan kebut uhan.

( c ) Fak t or Penduk ung

Selanj ut nya, beberapa fakt or pendukung yang perlu diket ahui dan dievaluasi dalam m em ilih soft w ar e , ant ara lain m enyangkut dokum ent asi unt uk pedom an inst alasi, pet unj uk pengoperasian, pem eliharaan dan sebagainya. Selain it u perlu diket ahui, apakah v en dor m enyediakan bant uan unt uk m em asang sof t w ar e, pelat ihan dan m odifikasi sist em (upgrades ) sesuai perkem bangan t eknologi kom put er, m isalnya j ika m uncul versi baru dari soft w ar e t ersebut . Perlu j uga diket ahui apakah ada orgnisasi pengguna (user gr oup ) unt uk soft w ar e t er sebut . Biasanya sof t w ar e yang baik, m em unculkan user gr oup sebagai wadah t ukar m enukar pengalam an m enggunakannya. Biasanya user gr oup ini m enerbit kan n ew slet t er secara berkala, dan ada kalanya m enyelenggarakan sem inar dan kegiat an lainnya.

(d)

Fakt or Biaya

Fakt or pent ing yang m enj adi pert im bangan ialah harga dari sof t w ar e yang akan dibeli. Mahal at au m urahnya harga suat u soft w ar e harus dipert im bangkan dengan fasilit as yang t ersedia di dalam nya. Sem akin lengkap fasilit asnya t ent u harganyapun cenderung sem aki n m ahal. Unt uk it u perlu dilakukan perhit ungan yang cerm at sesuai dengan kem am puan anggaran perpust akaan.

(e)

Fakt or Hukum

Salah sat u fakt or yang t idak boleh diabaikan dalam m em ilih dan m em beli

soft w ar e ialah fakt or hukum . Hal pent ing yang pelu diket ahui dalam fakt or hukum ini

ialah m encakup ada t idaknya j am inan dalam pem belian soft w ar e t er sebut . Biasany a jam inan dalam m em beli sof t w ar e selalu ada, akan t et api t enggang w akt u j am inan t er sebut dapat ber beda ant ar a sat u dengan yang lain. Ber kenan dengan j am inan ini, hal lain yang perlu diperhat ikan ialah pengesahan kont rak, baik kont rak pem belian sist em dan kont rak pem eliharaan sist em .

4 .2 .2 . Pem iliha n H a r dw a r e

Pendekat an yang paling pent ing dilakukan dalam m em ilih h ar dw ar e ialah m engum pulkan berbagai inform asi berkena an dengan sof t w ar e yang akan dij alankan. Ada k et er k ait an ant ar a sof t w ar e dengan har dw ar e. Adak alany a suat u sof t w ar e m em erlukan spesifikasi h ar dw ar e t er t ent u, m isalny a m eny angk ut v er si pr ocessor , RAM, t opologi j aringan dan sebagainya. Hal lain yang perlu diperhatikan dalam m em ilih

h ar dw are, selain k ualit as bar ang, j uga fak t or k et er sediaan suk u cadang. Oleh k ar ena

it u, sebaiknya pihak perpust akaan m elakukan konsult asi dengan st af pusat kom put er yang ada di perguruan t inggi, sebelum m elakukan penawaran at au t ransaksi pem belian.

5 . Ke sim p u la n

perpust akaan. Melakukan aut om asi perpust akaan m em erlukan suat u perencanaan yang sist em at is, karena selain m ahal banyak fakt or yang sangat rum it yang harus dievaluasi dan dianalisis secar a cer m at .

Penilaian m erupakan salah sat u upaya awal dalam rangka m elakukan pem ilihan sist em aut om asi yang sesuai dengan kebut uhan, kondisi dan lingkungan perpust akaan. Dalam rangka penilaian dan pem ilihan sof t w ar e dan har dw ar e y ang dibut uhkan, sebaiknya perpust akaan perguruan t inggi m elibat kan ahli kom put er dari pusat kom put er at au dari program st udi kom put er yang ada.

D a ft a r Ba ca a n :

Corbin, John. Managing t he Libr ar y Aut om at ion Pr oj ect , Oryx Press, Canada, 1985 Duval, Beverly K ; Main, Linda. Aut om at ed Libr ar y Syst em s : a Libr ar ian’s Guide and

Teaching Manual, Meckler, London, 1992.

Keen, Pet er G.W. Ev er y Manager s Guide t o I nfor m at ion Technoloy , Harvard Business School, Bost on, 1995.

Longley, Dennis ; Shain, Michael. Dict ionar y of I nfor m at ion Techonology, Macm illan, London, 1993.

Rowley, Jennifer E. Com put er s for Libr ar ies , Clive Bingley, New York, 1993. Salm on, St ephen R. Library Aut om at ion Syst em s, Marcel Dekker, New York, 1985 Siddiqui, Moid A. “ The Use of I nform at ion Technology in Academ ic Librabries in Saudi

Arabia” . Jour nal of Libr ar ianship and I nfor m at ion Science, 29 ( 4) 1997 : 195-204

Tedd, Lu cy A. An I nt r oduct ion t o Com put er - based Libr ar y Sy st em s , 3rd _{ed. John Wiley}

& Sons, 1993.

Walst er, Dian. “ Planning for Technology” . Jour nal of Libr ar y Adm inist r at ion, 22 ( 1) , 1995 : 39 - 50.

Zhou, J.Z. “ The Developm ent of Libr ar y and I nfor m at ion Technologies in Sout heast Asia” . I nfor m at ion Technology and Libr ar ies, 16 ( 1) , 1997 : 20 - 26.

Pe nulis: Jonne r H a sugia n

Dosen Program St udi I lm u Perpust akaan Fakult as Sast ra USU Medan S1 USU S2 UI Jakar t a