SISTEM INFORMASI PENGELOLAAN SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR DI BAPAPSI KABUPATEN BANDUNG

(1)

1

SISTEM INFORMASI PENGELOLAAN SURAT MASUK DAN SURAT

KELUAR DI BAPAPSI KABUPATEN BANDUNG

La Ode Saktika A. Luthfi, Mubassiran, Sari Armiati, Program Studi Manajemen Informatika

Politeknik Pos Indonesia Bandung, Jl. Sari Asih 54 Bandung 40151, Indonesia Tel. +62-22-200-9570

lsaluthfi@yahoo.co.id , mubassiran@poltekpos.ac.id, armiati@gmail.com

Abstrak - Badan Perpustakaan, Arsip dan Pengembangan Sistem Informasi (BAPAPSI) memiliki tugas pokok melaksanakan penyusunan dan pelaksanaan kebijakan daerah yang bersifat spesifik di bidang pengelolaan dan pelayanan perpustakaan, kearsipan dan pengembangan sistem informasi yang meliputi perpustakaan, kearsipan, pengelolaan dan pengembangan informasi, pemberdayaan informasi serta melaksanakan ketatausahaan badan. Penyebaran perintah disposisi dari kepala dinas ke kepala bidang masih melalui meja ke meja sehingga memperlambat alur informasi. Oleh karena itu perlu disusun rancangan sistem untuk mengelola surat masuk dan keluar agar data surat dapat tersusun dengan baik dan rapi dan penyebaran perintah disposisi secara komputerisasi sehingga dapat bermanfaat bagi instansi.

Metodologi penelitian yang digunakan adalah metodologi waterfall. Tahapan awal dimulai dengan analisis menggunakan Flowmap sebagai pendeskripsian proses yang sedang berjalan yaitu prosedur surat masuk dan proses surat keluar. Perancangan sistem informasi ini menggunakan UML (Unified Modelling Language) sebagai bahasa pemodelan sistem yang akan dibangun, Class Diagram sebagai model data yang terdiri dari entitas dan hubungan (relation) antaraobjek-objek.Sistem yang dibangun menggunakan bahasa pemrograman VB.Net dan basis data menggunakan Microsoft SQL Server.

Sistem Informasi ini telah diuji dengan menggunakan teknik Black Box. Strategi pengujian yang digunakan dalam Sistem yaitu dengan menggunakan pengujian unit. Pengujian dilakukan terhadap 40 unit.

Berdasarkan hasil implementasi yang dilakukan, maka dapat diambil kesimpulan bahwa sistem informasi pengelolaan surat masuk dan surat keluar dapat melakukan penyebaran perintah disposisi dari kepala dinas ke kepala bidang secara komputerisasi.

Kata Kunci : Bapapsi, Sistem Informasi, Surat Keluar,Surat Masuk, Disposisi, UML, VB.Net, Sql Server,

BlackBox.

I.PENDAHULUAN

Badan Perpustakaan, Arsip dan Pengembangan Sistem Informasi (BAPAPSI) merupakan badan yang bekerja dalam bidang pengolahan data yang ada dan digunakan oleh semua badan yang ada di Pemerintahan Kabupaten Bandung. BAPAPSI memiliki 4 bidang yakni, bidang perpustakaan, kearsipan,pengelolaan dan pengembangan informasi dan pemberdayaan informasi

Berdasarkan tugas pokok dari BAPAPSI itu sendiri maka dibutuhkan sebuah sistem pengelolaan arsip yang baik dan terorganisir dengan rapi. Tapi pada penerapannya sistem informasi pengelolaan arsip yang ada di BAPAPSI belum berjalan sebagaimana mestinya. Terdapat beberapa sistem informasi yang harusnya sudah terkomputerisasi namun masih menggunakan cara manual. Salah satunya adalah

dalam pengolahan surat masuk, surat keluar dan disposisi surat masuk di BAPAPSI.

Selain itu penyebaran perintah disposisi dari kepala dinas ke kepala bidang masih melalui meja ke meja sehingga memperlambat alur informasi. Oleh karena itu perlu disusun rancangan sistem untuk mengelola surat masuk dan keluar agar data surat dapat tersusun dengan baik dan rapi dan penyebaran perintah disposisi secara komputerisasi sehingga dapat bermanfaat bagi instansi. Melihat permasalahan tersebut maka dibangunlah Sistem Pengelolaan Surat Masuk dan Surat Keluar di BAPAPSI Kab. Bandung.

(2)

Tujuan dari pembangunan sistem ini adalah ini adalah sebagai berikut :

1. Merancang sistem informasi yang dapat mempermudah sekretaris, kepala bidang dan kepala dinas dalam penyebaran perintah disposisi.

2. Merancang sistem informasi yang dapat menampilkan grafik laporan surat masuk, surat keluar dan disposisi di BAPAPSI

Adapun yang menjadi batasan masalah dalam pembangunan SistemInformasiPengelolaan Surat Masuk dan Surat Keluar di BAPAPSI adalah sebagai berikut:

1. Sistem informasi ini akan dibangun bersifat objek oriented dan mengunakan bahasa pemrograman VB.Net.

2. Sistem Informasi Pengelolaan Surat Masuk dan Surat Keluar di Bapapsi dapt menangani hal-hal sebagai berikut :

- Pengelolaan data surat masuk - Pengelolaan data surat keluar - Pengelolaan data disposisi

- Pengelolaan data master seperti data user, data bidang

- Pengelolaan Laporan II.METODOLOGI PENELITIAN

Metode yang dijalankan dalam Pembangunan Sistem Informasi ini adalah model air terjun (waterfall). Kegiatan pengembangan dasar seperti yang digambarkan pada gambar 1 berikut:

Analisis Perancangan implementasi Integrasi dan Pengujian Operasi dan Pemeliharaan Gambar 1 MetodeWaterfall [3] Tahapan – tahapan dalam metodologi waterfall:

1. Analisis, langkah ini merupakan analisa terhadap kebutuhan sistem. Pengumpulan data dalam tahap ini bisa melakukan sebuah penelitian, wawancara atau studi literatur. Sistem analis akan menggali informasi sebanyak-banyaknya dariuser sehingga akan tercipta sebuah sistem komputer yang bisa melakukan

tugas-tugas yang diinginkan oleh user tersebut. .

2. Perancangan, tahapan dimana dilakukan penuangan pikiran dan perancangan sistem terhadap solusi dari permasalahan yang ada dengan menggunakan perangkat pemodelan sistem.

3. Implementasi, penulisan kode program atau coding merupakan

penerjemahan design dalam bahasa yang bisa dikenali oleh komputer. Dilakukan

oleh programmer yang akan

menerjemahkan transaksi yang diminta oleh user. Tahapan ini lah yang merupakan tahapan secara nyata dalam mengerjakan suatu sistem.

4. Integrasi dan Pengujian, tahapan akhir dimana sistem yang baru diuji kemampuan dan keefektifannya sehingga didapatkan kekurangan dan kelemahan sistem yang kemudian dilakukan pengkajian ulang dan perbaikan terhadap aplikasi menjadi lebih baik dan sempurna..

5.

Operasi dan pemeliharaan, perangkat lunak yang sudah disampaikan kepada pelanggan pasti akan mengalami perubahan. Perubahan tersebut bisa karena mengalami kesalahan karena perangkat lunak harus menyesuaikan dengan lingkungan (periperal atau sistem operasi baru) baru, atau karena pelanggan membutuhkan perkembangan fungsional. III. TEMUAN PENELITIAN

Business User pada Sistem Informasi Pengelolaan Surat Masuk dan Surat Keluar antara lain adalah: 1. Admin

Mengelola data user, data bidang, data surat masuk, data surat keluar dan data laporan. 2. Sekretaris

Mengelola data surat masuk, data surat keluar dan data laporan

3. Kepala Dinas

Mengelola data disposisi, data surat masuk, data surat keluar dan data laporan.

4. Kepala Bidang

Mengelola data surat masuk, surat keluar dan data laporan

(3)

3 Business Proses pada Sistem Informasi

Pengelolaan Surat Masuk dan Surat Keluar digambarkan dengan flowmap. Flowmap Surat Masuk digambarkan pada Gambar 2

Flowmap Surat Masuk

Kepala BAPAPSI Surat Masuk Kepala Bidang Sekretaris BAPAPSI Surat Masuk Surat Masuk Surat Masuk Surat Masuk Instansi lain Surat Masuk Melakukan pencatatan data surat masuk Kartu Kendali Surat Masuk Surat Masuk Kartu disposisi Surat Masuk Kartu disposisi A1 A2 Melaksanakan perintah disposisi Apakah akan memberikan disposisi ? A3 3 Mulai Memberikan disposisi Kartu disposisi Ya Tidak End

Gambar 2 Flowmap Surat Masuk IV.HASIL PENELITIAN

Perancangan yang digunakan untuk membangun Sistem Informasi Pengelolaan Surat Masuk dan Surat Keluar ini yaitu dengan menggunakan Use

Case dan Class Diagram.

Use Case dari system yang dibangun terlihat pada gambar 2 berikut:

Gambar 3 Use Case

Sistem Informasi Pengelolaan Surat Masuk dan Surat Keluar yang dibangun memiliki 7 proses sesuai dengan urutannya yaitu:

1. Proses Login 2. Proses Kelola User 3. Proses Kelola Bidang 4. Proses Kelola Surat Masuk 5. Proses Kelola Surat Keluar 6. Proses Kelola Disposisi 7. Proses Kelola Laporan

Gambar 3 Berikut adalah Class Diagram dari sistem yang dibangun:

Gambar 4 Class Diagram

Gambar 4 di atas menggambarkan hubungan dari antar table yang terdapat di Class Diagram yaitu : 1. Tabel User

2. Tabel Bidang 3. Tabel Surat Masuk 4. Tabel Surat Keluar 5. Tabel Disposisi Surat Masuk -id_surat_masuk: int -no_surat_masuk: varchar2 -kode_surat_masuk: varchar2 -kode_instansi: varchar2 -asal_surat: varchar2 -tanggal_surat: date -perihal: varchar2 -isi: varchar2 -pengolah: varchar2 -tanggal_terima: date -catatan: varchar2 +addSuratMasuk(): varchar2 +editSuratMasuk(): varchar2 +deleteSuratMasuk(): varchar2 +cariSuratMasuk(): varchar2 +getUser(): varchar2 +viewSuratMasuk(): varchar2 User -id_user: varchar2 -username: varchar2 -password: varchar2 ~hak_akses: varchar2 +addUser(): varchar2 +editUser(): varchar2 +deleteUser(): varchar2 +cariUser(): varchar2 +viewUser(): varchar2 Disposisi -id_disposisi: int -no_surat_masuk: varchar2 -asal: varchar2 -tanggal_surat: date -perihal: varchar2 -instruksi: varchar2 -tujuan: varchar2 -tgl_diteruskan: date +addDisposisi(): varchar2 +editDisposisi(): varchar2 +deleteDisposisi(): varchar2 +cariDisposisi(): varchar2 +getSuratMasuk(): varchar2 +getBidang(): varchar2 +viewDisposisi(): varchar2 Bidang -id_bidang: varchar2 -nama_bidang: varchar2 +addBidang(): varchar2 +editBidang(): varchar2 +deleteBidang(): varchar2 +cariBidang(): varchar2 1..* 1 Surat Keluar -id_surat_keluar: int -no_surat_keluar: varchar2 -kode_surat_keluar: varchar2 -kode_pengolah: varchar2 -tujuan: varchar2 -tanggal_surat: date -perihal: varchar2 -ringkasan: varchar2 -pengolah: varchar2 +addSuratKeluar(): varchar2 +editSuratKeluar(): varchar2 +deleteSuratKeluar(): varchar2 +cariSuratKeluar(): varchar2 +getSuratMasuk(): varchar2 +viewSuratKeluar(): varchar2 +getUser(): varchar2 +getBidang(): varchar2 1..* 1 1 1..* 1..* 1 1 1..* 1 0..1

(4)

Gambar berikut adalah tampilan awal dari sistem yang dibangun:

Gambar 5 Tampilan Halaman Awal

Gambar 6 Kelola User

Gambar 7 Kelola Surat Masuk

Gambar 8 Kelola Disposisi

V. KESIMPULAN

Setelah dibangun Sistem Informasi Pengelolaan Surat Masuk dan Surat Keluar di BAPAPSI telah mencapai sasaran kebutuhan fungsional, diperoleh beberapa kesimpulan antara lain :

1. Telah dihasilkan sistem informasi pengelolaan surat masuk dan surat keluar yang dapat melakukan penyebaran perintah disposisi dari kepala dinas ke kepala bidang secara komputerisasi.

2. Telah dihasilkan system informasi yang dapat mengelompokan surat masuk, surat keluar dan disposisi berdasarkan indeks sehingga mempermudah dalam melakukan pencarian 3. Telah dihasilkan sistem informasi yang dapat

menyimpan arsip surat masuk, surat keluar dan disposisi secara digital.

.

(5)

5 [1] Hanif Al Fatta. 2007. Analisis dan

Perancangan Sistem Informasi untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan dan Organisasi Modern. Yogyakarta: PenerbitAndi.

[2] Jerry FitzGerald, Ardra F. FitzGerald, Warren D. Stallings.Jr. (1981), Fundamentals of Systems Analysis edisikedua, John Willey & Sons, New York

[3] Jogiyanto. HM. (1999), Analisis & Disain Sistem Informasi: Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi BisnisJilid 2, Informatika: Bandung: EdisibahasaIndonesia. [4] Jogiyanto, H.M. (2004), Analisis dan Desain

Sistem Informasi. Bandung :penerbit Informatika.