IMPLEMENTASI DAN PENERAPAN SISTEM
INFORMASI UNTUK PENGOLAHAN DATA TRANSAKSI
PENJUALAN DAN PERSEDIAAN KULIT MANIS PADA
PT. TROPICAL ANDALAS DENGAN MENGGUNAKAN
BAHASA PEMOGRAMAN PERSONAL HOME PAGE
(PHP) DAN DIDUKUNG DENGAN DATABASE MYSQL
Muhammad Afdhal
Universitas Putra Indonesia “YPTK” Padang e-mail: [email protected]
Abstrak
Abstrak - Penelitian ini memaparkan tentang perancangan aplikasi untuk pengolahan transaksi
penjualan dan persediaan barang pada PT. Tropical Andalas dengan menggunakan bahasa pemograman PHP(personal Home Page) dan database MYSQL. dari penelitian yang sudah dilakukan pada PT. Tropical Andalas sini dapat disimpulkan bahwa sistem yang digunakan masih dilakukan secara manual contohnya pencatatan barang masuk dan pencatatan transaksi yang dilakukan sehari-hari masih menggunakan buku jurnal, sehingga memakan waktu yang lama dalam pemeriksaan data barang serta dalam pembuatan laporan transaksi penjualan. Setelah dilakukan penelitian pada PT. Tropical Andalas dengan cara mengumpulkan data-data baik berupa wawancara dan data yang di arsipkan. Selanjutnya dilakukan analisis terhadap data yang telah dikumpulkan dengan menggunakan alat bantu perancangan sistem, kemudian dirancang suatu disain output, desain input, desain file dan juga bentuk aplikasi penjualan dan persediaan barang, hasil dari analisis tersebut diterapkan ke dalam suatu aplikasi yang mampu mengelola tentang penjualan dan persediaan barang dengan menggunakan bahasa pemograman PHP oleh kerena itu, dengan adanya sistem baru ini diharapkan dapat membantu pihak PT. Tropical Andalas dalam pengolahan transaksi penjualan dan persediaan barang yang lebih efektif dan efesien.
Kata Kunci : Penjualan dan persediaan, Bahasa Pemograman PHP, MySQL
.
1. Pendahuluan
Perkembangan ilmu pengetahuan dan penerapan teknologi mengalami peningkatan. Efektifitas serta efisiensi waktu dan biaya menyebabkan setiap praktisi bisnis merasa perlu menerapkan teknologi dalam setiap lingkungan kerjanya. Pada saat ini teknologi yang banyak dimanfaatkan di berbagai instansi pemerintah dan swasta. Berdasarkan uraian diatas maka penulis melakukan analisa dan merancang suatu sistem dengan mengambil judul untuk penelitian kripsi ini yaitu: “Implementasi dan Penerapan Sistem Informasi Untuk Pengolahan Data Transaksi Penjualan dan Persediaan Kulit Manis pada PT. Tropical Andalas dengan menggunakan bahasa pemograman Personal Home Page (PHP) dan didukung dengan database Mysql”.
2. Landasan Teori
2.1 Konsep Dasar Sistem Informasi
Menurut buku Karangan Tata Sutabri (2012 : 46) konsep dasar sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian,mendukung operasi,bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.
2.1.1 Definisi Sistem
Definisi sistem berkembang sesuai dengan konteks dimana pengertian sistem itu digunakan. Berikut akan diberikan beberapa definisi system. Didalam buku yang berjudul Astah – Analisis Serta Perancangan Sistem Informasi Melalui pendekatan UML,disebutkan mengenai pengertian sistem, dimana sistem adalah kumpulan elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai tujuan(Hamim Tohari,”Astah – Analisis Serta Perancangan Sistem Informasi Melalui pendekatan
2.1.2 Pengertian Informasi
Sumber dari informasi adalah data. Data adalah fakta atau kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian kejadian yang mempunyai arti tersendiri. Informasi adalah data yang telah diproses sedemikian rupan, sehingga memiliki arti yang lebih bermanfaat bagi penggunanya (Hamim Tohari, “Astah – Analisis serta perancangan Sistem Informasi Melalui Pendekatan UML”,2014:7).
Informasi merupakan aset penting bagi suatu institusi atau organisasi. Oleh karena itu, informasi harus berkualitas, dijaga, dan dipelihara dengan baik. Sedangkan kualitas dari suatu informasi tergantung dari tiga hal yaitu :
1. Akurat
Informasi harus bebas dari kesalahan – kesalahan. Akurat harus mencerminkan maksud dan penyampaiannya harus akurat, dari sumber sampai penerima informasi.
2. Tepat Waktu
Informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat. Informasi yang sudah tidak berlalu tidak akan mempunyai nilai lagi karena informasii merupakan landasan diadakannya pengambilan keputusan. Bila keputusan terlambat, maka akan berakibat fatal bagi organisasi atau perusahaan.
3. Relevan
Informasi harus mempunyai manfaat bagi pemakainya. Relevansi informasi untuk tiap tiap orang berbeda, seperti contoh informasi sebab musabab kerusakan mesin produksi kepada akuntan perusahaan adalah kurang relevan dan akan lebih relevan jika ditunjukan kepada ahli teknik perusahaan (Hamim Tohari, “Astah – Analisis serta perancangan sistem informasi melalui pendekatan UML:,2014:8).
2.1.3 Pengertian Sistem Informasi
Sistem informasi adalah suatu sistem didalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan (Tata Sutabri,”Konsep Sistem Informasi”, 2012:46).
2.2 Konsep Penjualan
Perusahaan pada umumnya mempunyai tiga tujuan dalam penjualan yaitu mencapai volume penjualan, mendapatkan laba tertentu, dan menunjukan pertumbuhan perusahaan. Penjualan adalah suatu kegiatan yang terdiri dari transaksi penjualan barang atau jasa secara kredit maupun tunai. (Mulyadi,2008:160).
2.3 Konsep Persediaan
Dalam sebuah perusahaan persediaan barang merupakan milik perusahaan yang siap untuk dijual kepada konsumen, pada setiap tingkat perusahaan baik perusahaan kecil, menengah maupun besar, persediaan sangat penting untuk kelangsungan hidup perusahaan.
2.3.1. Metode Economic Order Quantity (EOQ)
Metode EOQ merupakan metode yang digunakan untuk menentukan jumlah pembelian bahan mentah pada setiap kali pesan dengan biaya paling rendah.( Carlen Valerle Sakkung,”Jurnal Akuntansi”,2011).
Alasan-alasan untuk menyimpan persediaan (baik bahan baku maupun barang jadi), yang mana hal ini sejalan dengan prinsip EOQ, yaitu :
1. Untuk menghadapi ketidakpastian dalam permintaan sebagaimana diketahui bahwa adanya kemungkinan permintaan yang berfluktuasi, sehingga dapat memuaskan permintaan pelanggan.
2. Untuk menghindari fasilitas manufaktur yang tidak bisa bekerja lagi karena adanya kegagalan mesin, suku cadang yang tidak tersedia, dan pengiriman suku cadang yang terlambat.
3. Untuk mengambil keuntungan dari diskon-diskon.
4. Untuk berjaga-jaga jika terjadi kenaikan harga di masa akan datang. Rumus yang di gunakan metode EOQ ini sebagai berikut :
EOQ= Q*= 2𝐶𝑅
H
Keterangan:
Q* = Jumlah/nilai EOQ (unit). C = Biaya pemesanan per pesan. R = pemintaan per periode (unit) H = Biaya Penyimpanan.
2.4 Siklus Hidup Pengembangan Sistem
Pengembangan sistem dapat berarti menyusun suatu sistem yang baru untuk mengganti sistem yang lama secara keseluruhan atau memperbaiki sistem yang ada. Berikut Siklus Hidup Perkembangan Sistem dapat dilihat pada gambar 1:
Sumber: Hanim Tohari-2011:3-6)
Gambar 1 : Siklus Hidup Pengembangan Sistem
2.4.1 Alat Bantu Perancangan Sistem
Alat bantu perancangan sistem ditujukan untuk mempermudah pemahaman terhadap sistem yang ada atau sistem yang akan dibuat. Berikut ini adalah pengelompokkan alat bantu perancangan sistem yang biasa dipakai :
Perencanaan
Analisa sistem
Desain sistem secara umum
Desain sistem terinci
Seleksi sistem Implementasi sistem Perawatan sistem Awal proyek
sistem
Pengembangan sistem Manajemen sistem2.4.1.1 Aliran Sistem Informasi (ASI)
Sistem flow atau bagan alir sistem merupakan bagan yang menunjukkan arus pekerjaan secara keseluruhan dari sistem. Sistem flow menunjukkan urutan – urutan dari prosedur yang ada didalam sistem dan menunjukkan apa yang dikerjakan sistem (Jogiyanto, “Analisis dan desain sistem informasi: pendekatan terstruktur teori dan praktik aplikasi bisnis”,2005:796 -799)
2.5 Basis Data
Basis data dapat dibayangkan sebagai sebuah lemari arsip, tujuan adanya lemari arsip adalah untuk mencaridan mengambil kembali arsip dari lemari masing-masing dengan mudah dan cepat ( Fathansyah,”Basis Data edisi revisi”,2012:1-2)
2.5.1. Definisi Basis Data
Pengertian basis data adalah sistem terkomputerisasi yang tujuan utamanya adalah memelihara data yang sudah diolah atau informasi dan membuat informasi tersedia saat dibutuhkan (Sumber : “Buku Rekayasa Perangkat Lunak”,Rosa A.S – M. Shalahuddin,2011,44). Pada intinya basis data adalah media untuk menyimpan data agar dapat diakses dengan mudah dan cepat (Sumber : Buku Rekayasa Perangkat Lunak (Rosa A.S – M. Shalahuddin,2011,44).
3. Hasil dan Diskusi
3.1 Aliran Sistem Informasi Lama
Pada aliran Sistem Informasi penjualan dan pengolahan data persediaan barang pada PT.
Tropical Andalas yang lama terdapat kelemahan yang menyebabkan kesalahan dan
kesulitan, serta kinerja dari sistem yang kurang optimal dalam menghasilkan informasi
yang akurat. Adapun Aliran Sistem Informasi penjualan dan persediaan barang (Stock)
PT. Tropical Andalas yang lama dapat dilihat pada gambar 2.
Permintaan Barang Permintaan
Barang
Pelanggan Bagian
Penjualan Bagian Gudang Pimpinan
Notta Pemesanan Mencatat permintaan barang Notta Pemesanan Ambil Barang Notta barang keluar Notta barang keluar Membuat faktur Faktur Faktur Rekap Faktur Laporan penjualan harian Laporan penjualan harian Laporan permintaan barang Laporan permintaan barang Membuat daftar pembelian Daftar Pembelian Daftar Pembelian Pembelian Barang Laporan Persediaan Barang Laporan Persediaan Barang A A A
3.1.2 Aliran Sistem Informasi (ASI) Baru
Bagian ini merupakan kerangka dasar yang ditunjukan sebagai bahan usulan untuk
mengembangkan sistem yang baru. Sistem yang baru ini akan memperbaiki kerja sistem
pengolahan data tanpa menganggu stabilitas sistem. Dalam hal ini penulis mencoba
membuat suatu sistem baru dari pengembangan yang ada, berupa Aliran Sistem
Informasi (ASI) Baru , sepertiterlihat pada gambar 3:
Permintaan Barang Permintaan
Barang
Pelanggan Bagian
Penjualan GudangBagian Pimpinan
Informasi Stock Faktur Jual Ambil Barang Faktur Jual Laporan penjualan bulanan Laporan EOQ Laporan EOQ ACC Laporan EOQ ACC Laporan EOQ ACC Laporan Persediaan Barang Laporan Persediaan Barang A A Cek Stock Faktur Jual A Entry penjualan Laporan Penjualan harian A Laporan Penjualan bulanan Laporan Penjualan Tahunan Laporan Penjualan Tahunan A Analisa Eoq Pembelian Barang Faktur Jual Faktur Jual Faktur Beli Faktur Beli Entry Pembelian Laporan Pembelian Laporan Pembelian A Data Barang dan
suplier Data Barang dan
suplier Entry Data barang
dan suplier Data Barang
Lap.Data Barang Lap. Data Barang A Lap.Data suplier
Gambar 3 : Aliran Sistem Informasi (Asi) Baru Persediaan barang (stock) PT Tropical Andalas
3.1.3 Context Diagram
Context Diagram adalah gambaran umum tentang suatu sistem yang terdapat dalam
suatu organisasi yang memperlihatkan batasan (boundry) sistem, adanya interaksi antara
eksternal entity dengan suatu sistem dan informasi secara umum mengalir diantara
entity dan sistem. Context diagram ini merupakan alat bantu yang digunakan dalam
menganalisa sistem yang akan dikembangkan. Untuk mendapatkan gambaran mengenai
sistem baru yang diusulkan serta memperjelas ruang lingkup penulisan maka perlu
dijabarkan context diagram pada gambar 4:
0.1 Sistem Informasi
Persediaan
Pelanggan PenjualanBagian
Pimpinan
Laporan EOQ ACC Faktur Jual
Faktur Jual Laporan EOQ ACC Laporan Data Barang
Laporan Data Suplier Faktur Jual Laporan Penjualan Harian Laporan Penjualan Bulanan Laporan Penjualan Tahunan Laporan EOQ Laporan Pembelian Laporan Persediaan barang
Bagian Gudang Permintaan Barang
Permintaan Barang Faktu beli Data Barang dan suplier
Laporan Data Barang Laporan Penjualan Harian Laporan Penjualan bulanan Laporan Penjualan Tahunan Laporan EOQ Laporan Pembelian
Laporan Persediaan Data Barang dan suplier
Faktur Beli
3.1.4
Data Flow Diagram Level 0
Data Flow Diagram level 0 merupakan penjabaran dari context diagram seperti dapat
dilihat pada gambar 5 berikut:
0.3 Menyerahkan
permintaan barang
Pelanggan Bagian Penjualan
Permintaan Barang 0.4 Cek Stock Permintaan Barang Barang D1 Permintaan Barang 0.5 Entry Penjualan Informasi Stock Jual D4 Pelanggan D3 Detail_Jual D5 Faktur Jual Bagian Gudang Faktur Jual 0.6 Ambil Barang F a k tu r J u a l B a ra n g 0.7 Rekap L a p o ra n P e n ju a la n H a ri a n Pimpinan Laporan Penjualan bulan Laporan Penjualan Tahuanan
0.8 Analisa EOQ Laporan Penjualan Tahuanan eoq D6 Detail_eoq D7 Laporan EOQ 0.9 ACC Laporan EOQ Laporan EOQ ACC
0.10 Pembelian barang L a p o ra n P e rs e d ia a n B a ra n g L a p o ra n E O Q A C C Data barang Data jual Data eoq Bagian Penjualan
Data detail eoq Faktur Beli 0.11 Entry Pembelian Beli D8 Detail_beli D9 Suplier D2 L a p o ra n P e m b e lia n B a ra n g Bagian Gudang 0.1 Menyerahkan Data Barang
Data Suplier Data Barang Data Suplier 0.2 Entry Data Barang dan Suplier D a ta B a ra n g Pimpinan L a p o ra n D a ta B a ra n g L a p o ra n D a ta B a ra n g Barang D1 Data Barang Suplier D2
Gambar 5 : Data Flow Diagram Level 0
3.1.5 ERD ( Entity Relationship Diagram )
Entity Relationship Diagram Merupakan diagram yang menggambarkan hubungan
antara entity dalam sebuah database. Pada diagram ini dapat dilihat hubungan antar file
dalam sistem informasi persediaan barang (stock) PT. Tropical Andalas .Dari diagram
ini juga dapat dilihat bagaimana satu entity dihubungkan dengan entity lain. Untuk lebih
jelasnya ERD Sistem informasi persediaan barang (stock) dapat digambarkan seperti
gambar 6 :
Jual Pelanggan tanggal Kode_pelanggan alamat Kode_pelanggan telpon Melakukan Nomor_faktur Nama_pelanggan Detail_jual memiliki Nomor_faktur Kode_barang jumlah subtotal Barang memiliki Kode_barang Nama_barang satuan harga Stock Detail_beli Kode_barang jumlah Kode_beli memiliki Suplier alamat Kode_suplier telpon Melakukan Nama_suplier Beli tanggal Kode_suplier Kode_beli memiliki Subtotal eoq tanggal Kode_eoq Detail_eoq memiliki Kode_eoq Kode_barang kebutuhan Biaya_simpan memiliki Biaya_pesan eoq intervalGambar 6 : Entity Relathionship Diagram (ERD)
3.2 Struktur Program
Struktur program merupakan tampilan dari layar yang menunjukkan bagian-bagian dari
program yang dikerjakan. Adapun struktur program yang dirancang dapat digambarkan
seperti gambar 7 :
MENU UTAMA
ENTRY LAPORAN KELUAR
Faktur Jual Barang Penjualan Bulanan Penjulan Harian Pelanggan Suplier Penjualan Tahunan Laporan EOQ Laporan Pembelian Laporan Persediaan Barang TRANSAKSI Penjualan Eoq Pembelian
Gambar 7 : Struktur Program Sistem Informasi Persediaan Barang PT. Tropical Andalas
4.
IMPLEMENTASI DAN HASIL
4.1 Implementasi Sistem
Implementasi sistem merupakan tahap meletakkan sistem yang baru dikembangkan
supaya nantinya sistem tersebut siap untuk dioperasikan sesuai dengan yang
diharapkan. Implementasi juga merupakan penerapan dari elemen-elemen yang
telah didesain dalam bentuk pemrograman untuk menghasilkan suatu tujuan yang dibuat
berdasarkan kebutuhan
1. Laporan Data EOQ
Laporan Data EOQ adalah berisikan data-data tentang data EOQ. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada gambar 8 :
Gambar 8 : Laporan Data EOQ
2. Laporan Data Pembelian
Laporan Data Pembelian adalah berisikan data-data tentang Pembelian. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada gambar 9 :
Gambar 9 : Laporan Data Pembelian
3. laporan Persediaan Barang
Laporan Persediaan Barang adalah berisikan data-data tentang persediaan barang. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada gambar 10 :
Gambar 10 : Laporan Data Persediaan
5. Kesimpulan
Berdasarkan atas penelitian yang telah penulis lakukan pada PT. Tropical Andalas ,
maka dapat diambil kesimpulan sebagai berikut :
1. Dengan adanya sistem baru dapat membantu perusahaan dalam menyelesaikan
masalah pengolahan transaksi penjualan dan persediaan barang pada PT.Pasura
Koeritji.
2. Penyimpanan data dalam bentuk database dapat mengurangi tempat penyimpanan
dan membantu mengatasi masalah radudancy dan incosistensi data.
Daftar Pustaka
[1] Sutabri, Tata. 2012. Konsep Sistem Informasi. Jakarta : Elex Media Komputindo.
[2] Sibero,Alex.2010.Perancangan Web Aplikasi.Yogyakarta:Andi.
[3] Sovia,Febio.2011.Membangun Aplikasi E-Library Menggunakan HTML, PHP SCRIPT, dan MYSQL DATABASE,Jurnal Teknologi Informasi dan pendidikan vol. 3 No. 1 Maret 2011,ISSN : 2086 – 4981.
[5] Zahni,Warman.2013. Rekayasa web untuk pemesanan handphone berbasis Jquery pada Permata Cell,Jurnal Momentum vol. 15 No.2 Agustus 2013,ISSN : 1693-752x.
