69
BAB 4
RANCANGAN SISTEM INFORMASI YANG DIUSULKAN
4.1 Prosedur usulan
1. Prosedur pendataan pelamar
a. Dimulai ketika Staff Tata Usaha menerima Surat lamaran dari pelamar. b. Staff Tata Usaha menginput data-data pelamar ke dalam database pelamar. c. Kemudian staff Tata Usaha akan mengarsip data-data pelamar tersebut sebagai
dokumen.
2. Prosedur Penerimaan karyawan baru
a. Dimulai dari adanya kebutuhan akan karyawan baru untuk mengisi posisi yang kosong dalam sekolah.
b. Pelamar diseleksi berdasarkan kriteria-kriteria yang telah ditetapkan oleh pihak sekolah.
c. Pelamar yang lulus seleksi dipanggil untuk mengikuti tes kemudian wawancara penerimaan.
d. Staff Tata Usaha menginput data pelamar yang lulus tes kedalam database karyawan.
70
2. Prosedur pelatihan karyawan
a. Dimulai dari kebutuhan akan perkembangan pengetahuan dan teknologi masa kini.
b. Pihak sekolah memenuhi undangan dari pihak luar.
c. Karyawan wajib mengikuti pelatihan yang diadakan dalam waktu yang telah ditetapkan oleh pihak luar tersebut.
d. Pihak luar memberikan sertifikat pelatihan kepada staff Tata Usaha. e. Staff Tata Usaha mengarsip transaksi tersebut sebagai dokumen.
f. Kemudian sertifikat pelatihan diberikan kepada karyawan yang telah mengikuti pelatihan.
3. Prosedur penilaian
a. Kegiatan per-3 bulan ini dilakukan oleh Tim Manajemen yang terdiri dari Kepala Sekolah, Wakil Kepala Sekolah dan Bagian Penelitian dan Pengembangan dari Yayasan.
b. Tim Manajemen melakukan penilaian berdasarkan dengan beberapa ketentuan yang ada ditambah dengan penilaian dari masing-masing Tim Manajemen. c. Karyawan yang mendapatkan penilaian bagus akan diberikan reward dari Tim
Manajemen.
71
4. Prosedur mutasi
a. Dimulai dari keinginan sekolah untuk melancarkan kegiatan sekolah dan pendayagunaan tenaga kerja.
b. Pihak sekolah menentukan pegawai yang berkompeten untuk dimutasikan. c. Pihak sekolah melakukan konfirmasi ke pegawai yang telah dipilih untuk
dimutasikan
72
4.2 Activity Diagram 4.2.1Overview Diagram
73
4.2.2 WorkFlow
ACTOR ACTIVITIES
Calon Pelamar Staff Tata Usaha
Menerima surat lamaran
1. Menaruh surat lamaran 2. Mendata surat lamaran 3. Mengarsip surat lamaran Staff Tata usaha
Tim Manajemen
Menyeleksi Pelamar
4. Memmbuat daftar pelamar
5. Menerima daftar pelamar dari staf tata usaha 6. Membuat data kualifikasi guru baru
7. Mengadakan tes dan wawancara 8. Panggilan kerja
Tim Manajemen Staff Tata Usaha
Menerima Karyawan Baru
9. Membuat daftar karyawan baru
10. Membuat laporan penerimaan karyawan baru 11. Mendata karyawan baru
Tim Manajemen Karyawan Staff Tata Usaha Karyawan
Mengadakan Pelatihan
12. Memenuhi undangan pelatihan 13. Mengikuti pelatihan
14. Menerima sertifikat pelatihan 15. Mendata sertifikat pelatihan
16. Menerima sertifikat pelatihan dari staf tata usaha Tim Manajemen
Staff Tata Usaha
Mengadakan Penilaian Kinerja
17. Melakukan penilaian
18. Mendata penilaian kinerja karyawan
Tim Manajemen Staff Tata Usaha
Mutasi Karyawan
19. Mendaftar karyawan yang di mutasi 20. Mendata karyawan yang dimutasi
74
4.2.3 Detailed Activities Diagram
Staff Tata usaha
Pelamar Komputer
1. Menaruh surat lamaran
2. Mendata surat lamaran
3. Mengarsip surat lamaran Ms_Pelamar
Surat Lamaran
75
Komputer
Staff Tata usaha Tim Manajemen
Data kualifikasi 4. Membuat daftar pelamar
5. Menerima daftar pelamar
6. Membuat data kualifikasi
7. Mengadakan tes dan wawancara
8. Panggilan kerja Surat Panggilan Kerja Surat Panggilan Tes Surat Panggilan Wawancara Daftar Pelamar Ms_pelamar Tr_surat_panggilan
76
Staff Tata usaha Komputer Tim Manajemen
Ms_Karyawan 9. Membuat daftar karyawan baru
Daftar Karyawan
Baru 10. Membuat Lap. Penerimaan Karyawan
Lap. Penerimaan Karyawan
11. Mendata Karyawan baru
Tr_surat_panggilan
Komputer Staff Tata usaha
Tim Manajemen
17. Melakukan penilaian
18. Mendata penilaian kinerja karyawan Lap.
Penilaian Kinerja
Tr_PenilaianKinerja
Gambar 4.6 : Detailed activity diagram event mengadakan penilaian kinerja
Komputer Tim Manajemen Staf Tata Usaha
Ms_Karyawan
Surat mutasi
Ms_mutasi 19 Mendaftar karyawan yang dimutasi
Daftar Mutasi Karyawan
20. Mendata karyawan yang dimutasi
79 4.2.4 Class Diagram Ms_karyawan PK ID Kode_karyawan Nama_karyawan Jabatan Status_pegawai No_KTP Jenis_kelamin Tempat_lahir Tanggal_lahir Alamat Kota Kode_pos No_Tlp No_handphone Agama Kewarganegaraan Status_sipil Detail_keluarga PK,FK1 ID Kode_karyawan Nama Hubungan Jenis_kelamin Tanggal_lahir Pendidikan Pekerjaan Detail_pendidikanformal PK,FK1 ID Kode_karyawan Jenis_pendidikan Nama_lembaga Kota Tahundari Tahunsampai Detail_pendidikannonformal PK,FK1 ID Kode_karyawan Jenis_pendidikan Nama_lembaga Kota Tahundari Tahunsampai Dibiayai_oleh Detail_pelatihan_internal PK,FK1 ID Kode_karyawan Periode Metode Profesional Display Workshop Ktsp Komputer Jurnalistik Pakem Detail_Pelatihan_eksternal PK,FK1 ID Kode_karyawan Periode Supermotivasi Iso Managemen Multi Mutu Detail_kinerja PK,FK1 ID Kode_karyawan Tahun Periode P1 P2 P3 P4 P5 P6 PR Tr_surat_panggilan PK,FK1 ID No_surat Kode_pelamar Nama_pelamar Alamat Tanggal_panggila Waktu_panggilan Tempat_panggilan Jenis_panggilan Keterangan Tr_mutasi PK,FK1 ID No_surat Tanggal_surat Kode_karyawan Nama_karyawan Posisi_awal Mutasi Tanggal_mulai TrHasilPelamar PK,FK1,FK2 ID Kode_pelamar Nama_pelamar Hasil_test Hasil_wawancara Status Tanggal_status Ms_pelamar PK ID Kode_pelamar Nama_pelamar Jabatan Status_kerja No_ktp Jenis_kelamin Tempat_lahir Tanggal_lahir Alamat Kota Kode_pos No_tlp No_handphone Agama Kewarganegaraan Status_pernikahan Status_panggilan_test Status_panggilan_kerja Status_tes Status_wawancara Keterangan_wawancara Gambar 4.8 : ClassDiagram
80
4.3 Usecase Diagram
Sistem Informasi Sumber Daya Manusia SDIT ASY-SYUKRIYYAH TANGERANG
Menerima surat lamaran
Staf Tata Usaha
Mutasi karyawan Mengadakan palatihan Menerima karyawan baru Menyeleksi Pelamar Mengadakan penilaian kinerja Tim Manajemen
81
4.4 Rancangan Database
1. Master Karyawan
Nama database : Ms_Karyawan
Primary key : ID
Foreign key : N/A
Atttribute Panjang Data Type
ID 8 int Kode_Karyawan 10 varchar Nama_Karyawan 30 varchar Jabatan 30 varchar Status_pegawai 20 varchar No_KTP 16 varchar Jenis_Kelamin 9 varchar Tempat_Lahir 20 varchar Tanggal_Lahir 10 varchar Alamat Long text
Kota 20 varchar Kode_POS 5 varchar No_Tlp 10 varchar No_Handphone 15 varchar Agama 20 varchar Kewarganegaraan 3 varchar Status_Sipil 20 varchar Tabel 4.2 : Ms_Karyawan
2. Detail Keluarga Karyawan
Nama database : Detail_Keluarga
Primary key : ID
82
Atttribute Panjang Data Type
ID 8 int Kode_Karyawan 20 varchar Nama 30 varchar Hubungan 30 varchar Jenis_Kelamin 9 varchar Tanggal_Lahir 10 varchar Pendidikan 30 varchar Pekerjaan 50 varchar Tabel 4.3 : Detail_Keluarga
3. Detail Pendidikan Formal Karyawan
Nama database : Detail_Pendidikan
Primary key : ID
Foreign key : N/A
Atttribute Panjang Data Type
ID 4 int Kode_Karyawan 10 varchar Jenis_Pendidikan 20 varchar Nama_Lembaga 20 varchar Kota 20 varchar Tahun 10 varchar Tabel 4.4 : Detail_Pendidikan
4. Detail Pendidikan Non Formal Karyawan
Nama database : Detail_pendidikan_Non_Formal
Primary key : ID
83
Atttribute Panjang Data Type
ID 4 int Kode_Karyawan 10 varchar Jenis_Pendidikan 20 varchar Nama_Lembaga 20 varchar Kota 20 varchar Tahun 4 varchar Dibiayai_Oleh 20 varchar Tabel 4.5 : Detail_Pendidikan_Non_Formal
5. Transaksi Kinerja Karyawan
Nama database : Tr_Kinerja_Karyawan
Primary key : ID
Foreign key : N/A
Atttribute Panjang Data Type
ID 4 int Kode_Karyawan 10 varchar Tahun 4 varchar Periode 20 varchar P1 50 varchar P2 50 varchar P3 50 varchar P4 50 varchar P5 50 varchar P6 50 varchar PR 50 varchar Tabel 4.6 : Tr_Kinerja_Karyawan
84
6. Master Pelamar
Nama database : Ms_Pelamar
Primary key : ID
Foreign key : N/A
Atttribute Panjang Data Type
ID 8 int Kode_Pelamar 10 varchar Nama_Pelamar 30 varchar Jabatan 30 varchar Status_kerja 20 varchar Nomer_KTP 16 varchar Jenis_Kelamin 9 varchar Tempat_Lahir 20 varchar Tanggal_Lahir 10 varchar Alamat Longtext Kota 20 varchar Kode_POS 5 varchar No_Telepon 10 varchar No_Handphone 15 varchar Agama 20 varchar Kewarganegaraan 3 varchar Status_Pernikahan 20 varchar Status_Panggilan_Tes 20 varchar Status_Panggilan_Kerja 20 varchar Status_Tes 20 varchar Status_Wawancara 20 varchar Keterangan_Wawancara 20 varchar Tabel 4.7 : Ms_Pelamar
7. Transaksi Hasil pelamar
85
Primary key : ID
Foreign key : N/A
Atttribute Panjang Data Type
ID 4 int Kode_pelamar 10 varchar Nama_pelamar 30 varchar Hasil_test 10 varchar Hasil_wawancara 10 varchar Status 20 varchar Tanggal_status 10 varchar Tabel 4.8 : Ms_Hasil_Pelamar
8. Transaksi Pelatihan internal
Nama database : Tr_pelatihan_internal
Primary key : ID
Foreign key : N/A
Atttribute Panjang Data Type
ID 4 int Kode_karyawan 10 varchar Periode 10 varchar Jenis_pelatihan 100 varchar Frekwensi 2 varchar Tanggal 50 varchar Tabel 4.9 : Tr_Pelatihan_Internal
9. Transaksi Pelatihan eksternal
86
Primary key : ID
Foreign key : N/A
Atttribute Panjang Data Type
ID 4 int Kode_karyawan 10 varchar Periode 10 varchar Jenis_pelatihan 100 varchar Frekwensi 2 varchar Tanggal 50 varchar Tabel 4.10 : Tr_Pelatihan_Eksternal
10. Transaksi Surat panggilan
Nama database : Tr_Surat_Panggilan
Primary key : ID
Foreign key : N/A
Atttribute Panjang Data Type
ID 8 int No_surat 15 varchar Tanggal_surat 10 varchar Kode_pelamar 10 varchar Nama_pelamar 30 varchar Alamat Longtext Tanggal_panggilan 10 varchar Waktu_panggilan 15 varchar Tempat_panggilan 20 varchar Jenis_panggilan 20 varchar Keterangan Longtext Tabel 4.11: Tr_Surat_Panggilan
87
11. Transaksi Mutasi
Nama database : TrMutasi
Primary key : ID
Foreign key : N/A
Tabel 4.12: Tr_Mutasi
Atttribute Panjang Data Type
ID 8 int No_surat 20 varchar Tanggal_surat 10 varchar Kode_karyawan 10 varchar Nama_karyawan 30 varchar Posisi_awal 20 varchar Mutasi 20 varchar Tanggal_mulai 10 varchar
88
4.5 Rancangan Formulir
a). Rancangan formulir pelamar
FORMULIR PELAMAR Nama Pelamar : xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx Jabatan Terakhir : xxxxxxxxx Status : xxxxxxxxx No.KTP : 9999999999999999 Jenis Kelamin : x / x Tempat Lahir : xxxxxxxxxx Tanggal lahir : DD/MM/YYYY
Alamat : xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx Kota : xxxxxxxxx Kode pos : 99999 No. Telp : 999999999999 No. Handphone : 99999999999999 Agama : xxxxxxxxx Kewarganegaraan : xxx Status Sipil : xxxxxxxxxx Tangerang, dd/mm/yyyy (xxxxxxxxxxxxxxxxxx)
