ANALISA SISTEM INFORMASI PELAYANAN
PEMESANAN TIKET TOUR PT DWIDAYA WORLD WIDE
LAPORAN KULIAH KERJA PRAKTEK
Diajukan Untuk Memenuhi Mata Kuliah Analisa dan Perancangan Sistem Informasi Pada Program Diploma III
Disusun Oleh
KELAS 12.4B.06
BINA SARANA INFORMATIKA
JURUSAN MANAJEMEN INFORMATIKA
2016
1. Windi Aulia 12144893
2. Elfa Illahiya 12143776
KATA PENGANTAR
Dengan mengucapkan puji syukur kehadirat ALLAH SWT, yang telah memberi Rahmat dan Karunia-Nya sehingga dapat menyusun dan menyelesaikan Laporan Kuliah Kerja Praktek (KKP) ini dengan baik. Kuliah Kerja Praktek (KKP) ini diajukan untuk memenuhi salah satu mata kuliah Analisan dan Perancangan Sistem Informasi pada program Diploma III (D3) AMIK BSI Kalimalang. Sebagai bahan penulisan diambil berdasarkan hasil penelitian, dari beberapa sumber literature yang mengandung penulisan ini.
Kami menyadari bahwa tanpa bimbingan dan dorongan dari semua pihak, maka penulisan Laporan Kuliah Kerja Praktek (KKP) ini tidak akan terwujud dan selesai tepat waktu, maka dalam kesempatan ini izinkanlah penulis menyampaikan ucapan terima kasih kepada :
1. Bapak Ir. Naba Aji Notoseputroselaku Direktur AMIK BSI.
2. Ahmad Sinun sebagai dosen mata kuliah analisa dan perancangan sistem informasi 3. Pak Kelvin selaku staff karyawan
4. Orang tua tercinta yang selalu mendukung dan terus-menerus memberikan doa.
5. serta rekan-rekan yang ikut memberikan bantuan dalam pembuatan laporan kuliah kerja praktek ini.
Serta semua pihak yang pada kesempatan ini yang telah banyak membantu penulis dalam menyelesaikan laporan ini, baik secara langsung maupun tidak langsung. Penulis menyadari masih banyak kekurangan dalam penyusunan laporan ini, untuk itu penulis mengharapkan saran dan kritik dari seluruh pihak untuk kemajuan dan kelengkapan penyusunan laporan ini. Akhir kata, penulis berharap semoga Laporan Kuliah Kerja Praktek (KKP) ini dapat bermanfaat bagi penulis khusunya dan pembaca pada umumnya.
Jakarta, 14 April 2016
DAFTAR ISI
2.3 Peralatan Pendukung (Tools System)...15
2.3.1 Kamus Data...17
2.3.2 Notasi pada Kamus Data ...18
BAB III ANALISA SISTEM BERJALAN 3.1 Umum...20
3.2 Tinjauan Perusahaan...20
3.2.1 Sejarah Perusahaan...20
3.2.2 Struktur Organisasi dan Fungsi...21
3.4 Diagram Alir Data (DAD) Sistem Berjalan...30
3.5 Kamus Data Sistem Berjalan...33
3.5.1 Kamus Data Dokume Masukan...33
3.5.2 Kamus Data Dokumen Keluaran...33
3.6 Spesifikasi Sistem Berjalan...34
3.6.1 Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan...34
3.6.2 Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran...34
3.6.3 Spesifikasi File ...35
3.6.4 Struktur Kode...35
3.6.5 Spesifikasi Program...36
3.7 Permasalahan...37
3.8 Pemecahan Masalah...37
BAB IV PENUTUP 4.1 Kesimpulan...38
4.2 Saran...38
DAFTAR PUSTAKA...39
DAFTAR SIMBOL
A. Simbol Diagram Alir Data atau Data Flow Diagram
Gambar III.1 Struktur Organisasi...22
Gambar III.2 Diagram Konteks Sistem Berjalan...30
Gambar III.3 Diagram Nol Sistem Berjalan...31
Gambar III.4 Diagram Detail Sistem Berjalan...32
Tabel II.1 Notasi Tipe Data...18 Tabel II.2 Struktur Data...19
Lampiran A.1 Form Pemesanan...41 Lampiran A.2 Bukti Pembayaran...42
PENDAHULUAN
1.1 Umum
Informasi merupakan hal yang tidak bisa dipisahkan dari aktivitas kehidupan. Masa era globalisasi banyak sekali orang yang memanfaatkan jasa transportasi. Baik melalui darat, laut maupun udara. Khusunya yang akan dibahas adalah jalur transportasi udara, jalur transportasi melalui udara dinilai lebih efektif dan efisien baik dari segi waktu, biaya, dan tenaga. Jika ingin melakukan perjalanan dengan menggunakan pesawat secara manual, calon penumpang terlebih dahulu melakukan pemesanan tiket pesawat udara ke pusat pembelian tiket sesuai dengan maskapai penerbangan yang ingin dipilih. Dengan adanya kemajuan teknologi melalui internet penumpang dapat dengan mudah memsan tiket pesawat, dan memiliki banyak manfaat yang bisa diperoleh perusahaan diantaranya adalah berupa informasi dari satu pihak dengan pihak lain, informasi yang tidak terbatas pada suatu tempat maupun ruangan dan informasi perusahaan dapat dengan mudah bisa diakses dari manapun diseluruh penjuru dunia.
PT Dwidaya World Wide merupakan perusahaan agen perjalanan yang bergerak dibidang biro perjalanan meliputi tiket pesawat udara baik domestik dalam maupun internasional, kapal pesiar, menyewakan mobil baik buat dalam kota maupun luar kota, juga menyelenggarakan pemandu wisata atau guilding and tour conducting, serta pengurusan dokumen perjalanan yang sesuai dengan peraturan berlaku. Cabang PT Dwidaya World Wide beralamat di Mall Casablanca Jln. Casablanca no. 88, Jakarta Selatan.
Salah satu aktivitasnya adalah menyediakan sistem informasi pemesanan tiket tour, tiket pesawat, tiket pemesanan hotel yang sudah terperinci dan terorganisir dengan baik, agar dalam melakukan peningkatan kegiatan perusahaan bisa terus berkembang secara memuaskan. Jasa Tour and Travel adalah salah satu bidang usaha yang dikembangkan oleh PT Dwidaya World Wide merupakan jasa yang bergerak dibidang transportasi. Jasa di era globalisasi saat ini, sangat diperlukan oleh berbagai kalangan masyarakat yang ingin membutuhkan sarana transportasi cepat, aman dam nyaman.
Adapun maksud penulisan Kuliah Kerja Praktek ini adalah :
1. Melakukan penelitian mengenai cara prosedur untuk pemesanan tiket pada PT Dwidaya World Wide.
2. Pengguna jasa transportasi udara bisa lebih efisien dan efektif dari segi waktu, biaya dan tenaga.
Sedangkan tujuan dalam penulisan laporan kkp ini adalah untuk memenuhi mata kuliah analisa dan perancangan sistem informasi pada semester IV (empat).
1.3 Metode Penelitian
Metode penelitian merupakan langkah penting dalam penyusunan laporan kkp khususnya, untuk memperoleh data sesuai dengan materi yang sedang dibahas dan kebenaran yang menunjang penelitian ini. Maka peneliti menggunakan data sebagaia berikut, yaitu :
1. Metode Observasi
Dalam penyusunan laporan, penulis melakukan observasi secara langsung untuk melihat bagaimana proses pemesanan yang dilakukan pelanggan dan mengetahui bagaimana cara proses detail yang berkaitan dengan proses pembelian dan melakukan penjualan tiket.
2. Metode Wawancara
Untuk mendapatkan informasi secara lengkap penulis melakukan wawancara dengan staff karyawan dan melakukan tanya jawab. Tujuannya yakni untuk mengetahui situasi dan kondisi yang ada secara umum, sebagai bahan untuk melakukan penelitian dan pengumpulan data selengkap mungkin.
3. Metode Study Pustaka
Metode pengumpulan data dan informasi dengan cara mengumpulkan data secara langsung ke perusahaan.
Dalam penulisan laporan kkp ini, penulis membahas tentang analisa sistem pemesanan tiket tour pada Dwidayatour. Agar laporan kkp ini mencapai sasaran, maka ruang lingkup pembahasan meliputi proses pemesanan tiket, proses pembayaran.
1.5 Sistematika Penulisan
Untuk mengetahui secara ringkas permasalahan dalam penulisan laporan Kuliah Kerja Praktek ini, dengan harapan agar penelitian apat dilakukan secara sistematis dan efisien. Sistematika penulisan bertujuan untuk mempermudah pembaca menelusuri dan mudah memahami laporan Kuliah Kerja Praktek, sebagai berikut :
BAB I PENDAHULUAN
Pendahuluan ini menjelaskan tentang latar belakang secara umum, maksud dan tujuan ruang lingkup, dan sistematika secara keseluruhan.
BAB II LANDASAN TEORI
Pada bab ini penulis menjelaskan tentang konsep dasar sistem dan peralatan pendukung (tools sistem).
BAB III ANALISA SISTEM BERJALAN
Pada bab ini penulis membahas mengenai hal yang bersifat umum, tinjauan perusahaan dengan menguraikan sejarah perusahaan dan struktur organisasi beserta fungsi, prosedur sistem berjalan, diagram alir data (DAD) sistem berjalan, kamus data sistem berjalan, spesifikasi sistem berjalan memiliki sub spesifikasi bentuk masukan dan keluaran, spesifikasi file, struktur kode, spesifikasi program, bab ini juga menguraikan tentang permasalahan dan pemecahan masalah.
LANDASAN TEORI
2.1 Konsep Dasar Sistem
Ada banyak pendapat tentang pengertian dan definisi sistem yang dijelaskan oleh beberapa ahli. Berikut pengertian dan definisi sistem menurut beberapa ahli:
1. Menurut Jogianto (2005:2), Sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Sistem ini menggambarkan suatu kejadian-kejadian dan kesatuan yang nyata, seperti tempat, benda dan orang-orang yang betul-betul ada dan terjadi.
2. Menurut Indrajit (2001:2), Sistem adalah kumpulan-kumpulan dari komponen-komponen yang memiliki unsur keterkaitan antara satu dengan lainnya.
3. Lani Sidharta (1995:9), Sistem adalah himpunan dari bagian-bagian yang saling berhubungan, yang secara bersama mencapai tujuan-tujuan yang sama.
4. Menurut Murdick, R. G (1991:27), Sistem adalah seperangkat elemen yang membentuk kumpulan atau prosedur-prosedur atau bagan-bagan pengolahan yang mencari suatu tujuan bagian atau tujuan bersama dengan mengoperasikan data dan atau barang pada waktu rujukan tertentu untuk menghasilkan informasi dan atau energi dan atau barang.
5. Menurut Davis, G. B (1991:45), Sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang beroperai bersama-sama untuk menyelesaikan suatu sasaran.
Dengan mengacu pada beberapa definisi sistem diatas dapat diartikan bahwa sistem adalah sekumpulan komponen dan elemen yang mempunyau tujuan bersama dan memiliki unsur keterkaitan dalam menghasilkan sebuah informasi.
Menurut Edhy Sutanta (2003 : 4-6) Suatu sistem mempunyai karakteristik sebagai berikut: 1. Mempunyai Komponen atau komponen sistem (components)
Komponen sistem adalah segala sesuatu yang menjadi bagian penyusun sistem. Komponen dapat berupa benda nyata ataupun abstrak. Komponen sistem disebut juga sebagai subsistem, dapat berupa orang, benda, hal atau kejadian yang terlibat dalam sistem.
2. Mempunyai batas/batas sistem (boundary)
Batas sistem diperlukan untuk membedakan satu sistem dengan sistem yang lain. Tanpa adanya batas sistem, maka sangat sulit untuk menjelaskan suatu sistem. Batas sistem akan memberikan scope tinjauan terhadap sistem.
3. Mempunyai lingkungan (environments)
Lingkungan sistem adalah segala sesuatu yang berada di luar sistem. Lingkungan sistem dapat menguntungkan ataupun merugikan. Umumnya, lingkungan yang menguntungkan akan selalu dipertahankan untuk menjaga keberlangsungan sistem. Sedangkan lingkungan sistem yang merugikan akan diupayakan agar mempunyai pengaruh seminimal mungkin, bahkan jika mungkin ditiadakan. 4. Mempunyai penghubung/antar muka (interface) antar komponen
Penghubung/antar muka (interface)
Merupakan komponen sistem, yaitu segala sesuatu yang bertugas menjembatani hubungan antar komponen dalam sistem. Penghubung/antar muka merupakan sarana yang memungkinkan setiap komponen saling berinteraksi dan berkomunikasi dalam rangka menjalankan fungsi masing-masing komponen. 5. Mempunyai masukan (input)
Masukan merupakan komponen sistem, yaitu segala sesuatu yang perlu dimasukkan kedalam sistem sebagai bahan yang akan diolah lebih lanjut untuk menghasilkan keluaran yang berguna.
6. Mempunyai pengolahan (processing)
menerima masukan, mengolah masukan, dan menampilkan hasil olahan sesuai dengan kebutuhan para pemakai.
7. Mempunyai keluaran (output)
Keluaran merupakan komponen sistem yang berupa berbagai macam bentuk keluaran yang dihasilkan oleh komponen pengolahan.
8. Mempunyai sasaran (objectives) dan tujuan (goal)
Setiap komponen dalam sistem perlu dijaga agar saling bekerja sama dengan harapan agar mampu mencapai sasaran dan tujuan sistem. Sasaran berbeda dengan tujuan. Sasaran sistemadalah apa yang ingin dicapai oleh sistem untuk jangka waktu yang relatif pendek. Sedangkan tujuan merupakan kondisi/ hasil akhir yang ingin dicapai oleh sistem untuk jangka waktu yang panjang. Dalam hal ini, tahapan merupakan hasil pada setiap tahapan tertentu yang mendukung upaya pencapaian tujuan.
9. Mempunyai Kendali (control)
Bagian kendali mempunyai peranan utama dalam menjaga atas proses dalam sistem dapat berlangsung secara normal sesuai dengan batasan yang telah ditetapkan sebelumnya. Kendali dapat berupa validasi masukan, validasi proses, maupun validasi keluaran yang dapat dirancang dandikembangkan secara terprogram.
10. Mempunyai umpan balik (feed back)
Umpan balik diperlukan oleh bagian kendali (control) sistem untuk mengecek terjadinya penyimpangan proses dalam sistem dalam sistem dan mengembalikannya ke dalam kondisi normal.
2.2.1 Konsep Dasar Informasi
1. Menurut Darmawan (2012:2), “Informasi adalah sejumlah data yang sudah diolah atau proses melalui prosedur pengolahan data dalam rangka menguji tingkat kebenarannya, keterpakaiannnya sesuai dengan kebutuhan”.
memproses, menyimpan, menganalisis, dan menyebarkan informasi untuk mencapai suatu tujuan.
Berdasarkan kedua definisi di atas, maka dapat disimpulkan informasi adalah data yang sudah diolah untuk menguji kebenarannya sehingga bermanfaat bagi pengguna dalam mengambil keputusan.
2.3 Peralatan Pendukung (Tools System)
Peralatan pendukung merupakan alat yang digunakan untuk menggambar logika model dari suatu sistem dengan menggunakan simbol-simbol, lambang-lambang, ataupun diagram-diagram yang menunjukan secara tepat arti dan fungsinya. Fungsi dari peralatan pendukung (tool system)
adalah untuk menjelaskan kepada user bagaimana fungsi dari informasi dapat bekerja dengan suatu bentuk logika model dan phsycal model.
A. Tahapan DAD
1. Diagram Konteks
Diagram ini di buat untuk menggambarkan sumber serta tujuan data yang akan diproses atau dengan kata lain diagram tersebut untuk menggambarkan system secara manual umum atau global dari keseluruhan yang ada.
2. Diagram Nol
Diagram ini dibuat untuk menggambarkan tahapan proses yang ada didalam diagram konteks yang penjabaran secara terperinci.
3. Diagram Detail
Diagram ini dibuat untuk menggambarkan arus data diatas secara lebih mendetail lagi dari tahapan proses yang ada di dalam diagram nol.
B. Aturan Main DAD
1. Di dalam diagram alir DAD tidak boleh menghubungkan antara external entity dengan external entity lainnya secara langsung.
2. Di dalam diagram alir data tidak boleh menghubungkan data store yang satu dengan lainnya secara langsung.
C. Cara Pembuatan DAD
1. Mulai dari umum sampai dengan detail (top- down analisis ). 2. Jabarkan peroses sedetail mungkin.
3. Pelihara konsistensi antar proses. 4. Berikan label yang bermakna.
D. Istilah dan Simbol yang Digunakan dalam DAD
1. Kesatuan Luar (External Entity)
External entity mewakili entitas external yang berkomunikasi dengan sistem yang dikembangkan. External entity merupakan kesatuan di lingkungan sistem yang dapat berupa manusia, organisasi, atau sistem lainnnya yang berada dilingkungan luar sistem yang akan memberikan input atau output dari sistem. Biasannya external entity ini dikenal dengan nama entitas sumber atau tujuan. External entity dapat juga berupa departemen, defisi, atau sistem diluar sistem yang berkomunikasi dengan sistem yang dikembangkan.
2. Proses (Process)
Menggambarkan proses pengolahan atau trasformasi data. Proses disebut juga fungsi atau informasi. Komponen proses yang menggambarkan bagian dari system yang mentranformasikan input ke output atau dapat dikatakan bahwa komponen proses menggambarkan transformasi suatu input atau lebih menjadi output.
3. Arus Data (Data Flow)
Suatu data flow atau arus data dapat dipresentasikan dengan anak panah yang menunjukan arah menuju keadaan keluar dari suatu proses. Alur data ini digunakan unuk menerangkan perpindahan data atau juga informasi dari suatu bagian system kebagian lainnya. Arus data disimbolkan dengan panah.
4. Simpanan Data (Data Store)
2.3.1 Kamus Data
Kamus data berfungsi sebagai suatu katalog yang menjelaskan lebih detail tentang DAD ysng mencangkup proses, data flow, dan data store. Macam-macam atribut kamus data yaitu:
A. Nama Arus Data
Hal ini harus terdapat dalam kamus data, sehingga mereka yang membaca DAD dan memerlukan penjelasan lebih lanjut tentang suatu arus data dalam DAD dapat mudah mencari di kamus data.
B. Arus Data
Arus data menunjukan dari mana data mengalir dan kemana data akan menuju. Keterangan arus data ini harus perlu dicatat di kamus data agar memudahkan mencari arus data didalam DAD.
C. Tipe Data
Tipe data perlu dicatat dalam kamus data, karena dapat digunakan untuk mengkelompokkan kamus data kedalam kegunaannya sewaktu perancangan sistem.
D. Struktur Data
Struktur data menunjukan arus data yang dicatat. Pada kamus data terdiri dari item-item atau elemen-elemen data.
E. Penjelasan
Untuk lebih memperjelas tentang makna dari arus data yang dicatat di kamus data, maka baga penjelasan dapat diisi dengan keterangan-keterangan tentang arus data tersebut.
F. Volume
Menunjukan banyaknya arus data yang mengalir dalam suatu periode tertentu. G. Periode
H. Alias
Alias atau nama lain dari data yang harus dituliskan. Alias perlu dituliskan karena data yang sama mempunyai nama yang berbeda untuk orang atau departemen yang satu dengan yang lain.
2.3.2 Notasi pada Kamus Data
Terdiri dari 2 macam, yaitu :
A. Notasi Tipe Data
Notasi tipe data untuk membuat spesifikasi formasi input maupun output suatu data notasi yang umum digunakan antara lain adalah :
Tabel II.1
Z Angka nol yang ditampilkan spasi kosong
. Pemisah ribuan
, Pemisah pecahan
- Tanda penghubung
/ Pembago
B. Notasi Struktur Data
Notasi yang digunakan untuk membuat spesifik elemen data. Dimana notasi yang digunakan adalah sebagai berikut :
{} Iterasi (perulangan proses)
[] Pilihan salah satu pilihan yang ada | Pemisah pilihan didalam tanda[] * Keterangan atau catatan
@ Field kunci
BAB III
ANALISA SISTEM BERJALAN
3.1 Umum
sulit diatur, sangat diperlukannya peran sistem dalam sebuah perusahaan. Dengan sistem penjualan tiket PT Dwidaya World Wide diharapkan penjualan dan pendataan bisa dilakukan dengan cepat dan efisien. sasaran, serta pengalaman wisata yang tak ternilai dengan implementasi praktis industry terbaik.
Membantu praktisi bisnis kami dalam membuka dan memperluas
pandangan global terhadap dunia dengan membantu mengembangkan potensi secara professional maupun personal.
Memberikan timbal balik investasi terbaik kepada pemegang saham dan mitra bisnis.
3.2.2 SEJARAH PERUSAHAAN
Berdiri sejak 19 Juli 1967, PT Dwidaya World Wide dipercaya sebagai salah satu travel agent terbesar di Indonesia. Dibawah nama brand Dwidayatour, memiliki lebih dari 80 cabang yang terbesar di kota-kota besar seluruh Indonesia. Setiap tahunnya beberapa penghargaan bergengsi berhasil didapatkan oleh Dwidayatour, diantaranya adalah Top Travel Agent oleh beberapa maskapai penerbangan terkemuka dunia seperti Singapore Airlines, Cathay Pacific, Qatar Airways, KLM Royal Dutch, Garuda Indonesia, Eva Air, Lufthansa German Airlines, dan masih banyak lagi.
Perusahaan menerapkan manajemen yang dituangkan didalam bentuk struktur organisasi. Merupakan sebagai kumpulan sarana yang penting dalam menjalankan fungsi. Struktur organisasi sebagai suatu pola yang mempunyai hubungan antara kedudukan dan peranan dalam suatu kerjasama.
Berikut ini merupakan struktur organisasi PT Dwidaya World Wide, struktur organisasi fungsional dimana pembagian tugas masing – masing bagian dalam perusahaan adalah sebagai berikut :
1. Chairman
Merupakan pemilik dari PT Dwidaya World Wide. Secretary
Menjalankan fungsi sebagai pembantu dari tugas – tugas chairman yang bertanggung jawab langsung kepada chairman.
2. CEO
Menjalankan bisnis perusahaan seperti sales, marketing dan perorganisasian perusahaan.
• Secretary
Menjalankan fungsi sebagai pembantu dari tugas – tugas CEO yang bertanggung jawab langsung kepada CEO.
• Internal Auditor
Melakukan audit terhadap perusahaan tersebut.
3. Managing Director
Menjalankan fungsi pada bagian opersional perusahaan diluar keuangan.
• Secretary
Menjalankan fungsi sebagai pembantu dari tugas – tugas Managing Director yang bertanggung jawab langsung kepada Managing Director.
4. Ticketing Manager
Menjalankan fungsi pada pengaturan penjualan tiket.
Membantu Ticketing Manager dalam pengaturan penjualan tiket tersebut.
• Team Leader
Membantu Ticketing Supervisor dalam menjalankan tugas serta menjadi pimpinan beberapa staf.
• Ticketing staff
Bertugas dalam memasarkan tiket, serta membantu tugas dari Team Leader.
5. Branch Manager
Menjalankan fungsi sebagai pimpinan dari cabang – cabang yang ada.
• Ticketing staff
Menjalankan fungsi sebagai penjual tiket pada cabang – cabang.
• Tour staff
Membantu tugas Branch Manager dalam memasarkan tour pada cabang – cabang.
• Cashier
Menjalankan fungsi sebagai tempat untuk pembayaran tiap penjualan tiket.
6. Dir. of Marketing and Quality Control
Menjalankan fungsi sebagai control terhadap sales manager.
• Promotion & Graphic Design
• Corporate TM Sales Supervisor
Menjalankan fungsi untuk menangani perusahaan – perusahaan yang mau berkerjasama.
• Corporate TM Sales Executive
Menjalankan fungsi sebagai pembantu Corporate TM Sales Supervisor dalam mencari perusahaan untuk bekerjasama.
7. MCE Manager
Menjalankan fungsi untuk menangani tour insentif.
• MCE Staff
Menjalankan fungsi membantu MCE Manager dalam mencari pelanggan untuk tour insentif tersebut.
8. Tour Manager
Menjalankan fungsi untuk segala macam hal yang berhubungan dengan tour.
• Tour Coordinator Australia & Asia
Menjalankan fungsi untuk menangani tour untuk bagian Australia dan Asia.
• Tour Coordinator America, Europe and Africa
Menjalankan fungsi untuk menangani tour untuk bagian America, Europe dan Africa.
• Tour Coordinator China
Menjalankan fungsi untuk menangani tour untuk bagian China.
• Tour Supervisor Domestic Tour
• Op. Supervisor Hotel Products
Menjalankan fungsi sebagai bagian yang berhubungan dengan hotel – hotel yang akan dilakukan kerjasama dalam suatu perjalanan tour.
• Hotel Staff
Menjalankan fungsi untuk membantu Op. Supervisor Hotel Products dalam mencari hotel maupun dalam melakukan kerjasama.
9. HRD Manager
Menjalankan fungsi untuk menangani pada bagian personalia perusahaan.
• Personal Supervisor
Menjalankan fungsi untuk membantu HRD Manager untuk menangani bagian personalia.
10. Travel Doc. Supervisor
Menjalankan fungsi untuk menangani bagian dokumen tour pada perusahaan.
• Travel Doc. Staff
Menjalankan fungsi untuk membantu Travel Doc. Supervisor dalam menangani dokumen tersebut.
CEO langsung membawahi Chief Accounting, Finance Manager, EDP Supervisor. Dan GA & Purchasing dilihat pada berikut ini :
1. Chief Accounting
Menjalankan fungsi sebagai pimpinan dari bagian accounting.
Menjalankan fungsi untuk membantu Chief Accounting dalam melakukan control pada bagian acconting.
• Acc Supervisor
Menjalankan fungsi untuk membantu Chief Accounting dan menjadi pimpinan dari Refund & CN Controller dan Accounting Staff.
• Refund & CN Controller
Menjalankan fungsi untuk pengembalian uang bila ada pelanggan yang membatalkan perjalanannya.
• Accounting Staff
Menjalanakan fungsi untuk accounting pada perusahaan.
2. Finance Manager
Menjalankan fungsi sebagai pimpinan untuk bagian keuangan perusahaan.
• Payment Controller
Menjalankan fungsi untuk membantu Finance Manager dalam kontrol terhadap pembayaran.
• Cashiers
Menjalankan fungsi untuk menangani bagian pembayaran pada bagian keuangan.
3. EDP Supervisor
Menjalankan fungsi sebagai pimpinan pada divisi TI perusahaan.
Menjalankan fungsi untuk menangani dalam pembelian barang – barang bagi perusahaan.
• GA Staff
Menjalankan fungsi untuk membantu GA & Purchasing dalam melakukan pembelian barang – barang bagi perusahaan.
3.3 Prosedur Sistem Berjalan
Analisa prosedur merupakan menganalisa kegiatan-kegiatan yang telah dilakukan oleh pihak PT Dwidaya World Wide dalam melakukan proses sistem informasi, pelayanan pemesanan tiket tour yang sedang berjalan. Prosedur atau tahapan-tahapan dari analisa proses sistem pelayan an pemesanan tiket yang sedang berjalan, sebagai berikut :
A. Prosedur Pendaftaran
Bagi pelanggan yang ingin pesan tiket bisa melalui kantor cabang "Dwidayatour" terdekat. Bagian ticketing akan mencatat pesanan pelanggan di Reservation Form For (RFF), selanjutnya RFF yang sudah diisi akan dimasukkan ke file pesanan dan dimasukkan juga ke arsip pesanan. Bagi pelanggan baru akan diminta data-datanya lalu dimasukkan ke dalam file pelanggan, sedangkan pelanggan yang sudah pernah memesan akan di buka datanya kembali dari file pelanggan. Lalu bagian ticketing akan memverifikasikan data pesanan pelanggan.
B. Prosedur Biaya
tidak dilakukan sesuai prosedur, peserta tersebut dianggap telah melakukan pembatalan dan akan dikenakan biaya pembatalan sesuai dengan ketentuan berlaku.
C. Prosedur Cetak Tiket
Pada proses ini, cetak tiket dilakukan dengan melihat data pemesanan melalui arsip pemesanan via website dan melihat data penerbangan melalui arsip penerbangan. Selanjutnya tiket akan diberikan kebagian kasir. bagian kasir akan membuat invoice berdasarkan tiket yang sudah dicetak untuk menyesuaikan total harga yang tertera ditiket. Setelah bagian kasir menerima pembayaran dari pemesan, maka bagian kasir akan memberikan tiket dan invoice sebagai bukti pembayaran tiket kepada pemesan. Data invoice akan disimpan kedalam arsip pembayaran untuk dijadikan sebagai data pembayaran, tiket akan disimpan kedalam arsip tiket.
D. Prosedur Pembatalan dan Biaya
Peserta yang berniat membatalkan keikutsertaan harus mengisi Formulir Pembatalan atau menyampaikan pembatalannya secara tertulis kepada PT Dwidaya World Wide
Pembatalan yang dilakukan oleh peserta tur karena sesuatu dan lain hal, akan dikenakan biaya pembatalan sebagai berikut :
Setelah deposit s/d 22 hari sebelum tanggal keberangkatan : senilai deposit yang telah ditentukan.
21 s/d 15 hari sebelum tanggal keberangkatan : 30% dari biaya tur 14 s/d 8 hari sebelum tanggal keberangkatan : 40% dari biaya tur 7 s/d 4 hari sebelum tanggal keberangkatan : 50% dari biaya tur
Kurang dari 4 hari sebelum tanggal keberangkatan : 100% dari biaya tur.
Pengembalian dana akan memakan waktu sekitar dua (2) sampai (3) bulan untuk memproses pengembalian dana tiket pesawat.
Biaya pembatalan diatas juga dapat dikenakan kepada peserta yang atas kehendak sendiri, pindah ke jenis tour lain ataupun tanggal keberangkatan lain.
Disamping biaya pembatalan, peserta wajib membayar biaya proses pengurusan visa yang telah dilakukan.
Khusus untuk pembatalan akibat visa ditolak, peserta wajib membayar biaya pengurusan visa serta biaya pembatalan tour sesuai yang dikenakan oleh pihak airlines/hotel/supplier lainnya.
E. Prosedur Laporan
Untuk sistem informasi penjualan tiket, laporan yang dibuat meliputi laporan penjualan berdasarkan file transaksi penjualan, laporan keuangan berdasarkan file jurnal, detail jurnal yang kemudia diberikan kepada manager.
3.4 Diagram Alir Data (DAD) Sistem Berjalan
Dari hasil analisa yang dilakukan pada PT Dwidaya World Wide, dapat diketahui bentuk sistem secara garis besar yang sedang berjalan di dalam perusahaan tersebut. Bentuk secara garis besarnya dapat dilihat dibawah ini, sebagau berikut:
f
Info Bayar, Info Data Customer, Tiket
Tanda Terima Proses Refund
b
Tanda Terima Proses Refund Copy
Tanda Terima Refund Info Tanda Info Form Refund
Info Hasil Refund
Gambar III. 4
3.5 Kamus Data Sistem Berjalan
3.5.1 Kamus Data Dokumen Masukan
A. Form Pemesanan
Nama Arus Data : Info Reservasi
Alias : Info Reservasi
Bentuk Data : Lembaran Kertas
Arus Data : Proses 1.0 Pemesan
Penjelasan : Sebagai bukti pemesanan tiket
Periode : Setiap kali terjadi pemesanan
Volume : Harian
Struktur Data :
Header : logo + keterangan
Isi : no + nama peserta sesuai paspor + keterangan + nama tour/ tour code + tanggal keberangkatan + harga tour + reservasi diterima oleh + dari
cabang/agent + keterangan + tanggal + tanda tangan.
3.5.2 Kamus Data Dokumen Keluaran
A. Form Pembayaran
Nama : Faktur Pembayaran
Dekripsi : Berisi Informasi Pembayaran ke Konsumen
Sumber : 2.0 transaksi pembayaran
Tujuan : Konsumen
Jenis aliran data : Laporan
Nama Struktur Data : Informasi Pembayaran
Volume : Harian
Struktur Data :
Identitas perusahaan : alamat + no telpon + faximile + email + website Isi : pembayaran diterima dari + jumlah uang + untuk pembayaran kode
cabang dank ode booking + media pembayaran + total uang
Footer : untuk pembayaran destinasi tour + bagian kasir + bagian accounting
3.6 Spesifikasi Sistem Berjalan
Yang dimaksud dengan spesifikasi sistem berjalan adalah rincian bentuk dokumen yang digunakan didalam proses penjualan tiket. Bentuk dokumen itu sendiri digolongkan dalam dua bagian yaitu dokumen masukan dan dokumen keluaran.
3.6.1. Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan
Spesifikasi dokumen masukan adalah langķah awal dalam melakukan pemrosesan data. Data-data yang terdapat didalam dokumen masukan adalah sebagai berikut : A. Nama Dokumen Masukan : Form Pemesanan Tiket
Fungsi : Untuk mengisi data pelanggan
Sumber : Bagian Administrasi
Tujuan : Petugas
Media : Kertas
Frekuensi : Setiap Melakukan Pemesanan
Bentuk : Lampiran A.1
3.6.2. Spesifikasi Dokumen Keluaran
Spesifikasi dokumen keluaran adalah dokumen atau data yang dibuat melalui hasil pemrosesan data masukan dan bentuknya dapat berupa hardcopy atau soft copy seperti tampilan dari layar program.
B. Nama Dokumen Keluaran : Tiket
Fungsi : Sebagai Alat validasi perjalanan Sumber : Bagian Administrasi
Tujuan : Pelanggan
Jumlah : 1 Lembar
Media : Komputer
Kode Wilayah
WALKK
Bentuk : Lampiran A.2
3.6.3. Spesifikasi File
Spesifikasi File Pembayaran
Nama file : File Transaksi Pembayaran
Fungsi file : Untuk data pembayaran
Tipe file : File transaksi pembayaran
Akses file : Online
Media : Personal Computer
Software : ABACUSS
3.6.4. Struktur Kode
Menurut Hartono struktur kode adalah bentuk struktur yang berfungsi untuk mengklasifikasikan data, memasukkan data ke dalam computer dan untuk mengambil bermacam-macam informasi yang berhubungan dengannya.
A. Kode Wilayah Cabang Mall Casablanca PT Dwidaya World Wide
Nomor Booking Pelanggan
6398
Format :
Contoh Kode :
3.6.5. Spesifikasi Program
Spesifikasi mendefinisikan atau menentukan input, pemrosesan, dan output yang diperlukan. Bentuk bentuk HIPO dari Sistem Informasi Pemesanan PT Dwidaya World Wide adalah sebagai berikut:
9 9 9 9
Di social media facebook ada beberapa customer yang complain dan kecewa dengan pelayanan dan sistem management dwidayatour berikan, bermasalah mulai dari keputusan yg diambil satu pihak yaitu oleh pihak Dwidayatour dan keteledoran SDM nya, bonus album foto yang salah cetak, visa terlalu lama keluarnya sehingga membutuhkan waktu yang cukup lama, koordinasi yang kurang antara cabang dan pusat.
3.8 Pemecahan Masalah
BAB IV PENUTUP 4.1 Kesimpulan
Berdasarkan penelitian yang dilakukan pada PT Dwidayatour World Wide dapat disimpulkan PT Dwidaya Tour World Wide telah dikenal sebagai salah satu tour & travel
terbaik. Dengan pengalaman jaringan yang luas, PT Dwidaya Tour World Wide mengembangkan usahanya dengan penjual paket tour yang menarik bagi pelanggan. Serta perencanaan tour yang sangat terkenal bagi para pelanggan. Pelayanan yang memadai sangat dijunjung tinggi oleh PT Dwidaya Tour World Wide, karena kepuasan pelanggan merupakan suatu nilai positif bagi perusahaan.
4.2 Saran
1. Sistem informasi yang menggunakan teknologi informasi yang menggunakan jaringan global dan aplikasi berbasis website.
Daftar Pustaka
https://arifashkaf.wordpress.com/2015/10/14/pengertian-sistem-dan-contohnya-softskill/
SLIDE BSI
http://cumlaude4edu.blogspot.co.id/2014/04/struktur-kode.html
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran A.1
