• Tidak ada hasil yang ditemukan

Analisa Sistem Penggajian BAB III

N/A
N/A
Protected

Academic year: 2018

Membagikan "Analisa Sistem Penggajian BAB III"

Copied!
20
0
0

Teks penuh

(1)

3.2 Tinjauan Perusahaan

A. Sejarah Perusahaan

PD.“Al-Hally” Galeri Muslim berdiri pada tahun 2004 oleh Bapak H.Sobirin

yang berpusat di Ruko Taman Wisata Blok A 15 No. 7 Depan Marakash Square

Pondok Ungu Permai Bekasi Utara dan memiliki 2 cabang. Salah satunya terletak di

Ruko Villa Mutiara Gading 2 Blok R1 No. 16 Tambun Bekasi. Tenaga kerja yang

dipekerjakan PD.”Al-Hally” berjumlah 12 orang.

PD.“Al-Hally” yang merupakan perusahaan yang bergerak di bidang

perdagangan. Dengan motto “Alhamdulillah, Berkah, Melimpah”. PD.“Al-Hally

membangun kepercayaan terhadap member-member yang dimiliki. Dengan

menyadari bahwa sangat tidak mudah untuk bersaing dengan perusahaan-perusahaan

yang bergerak di bidang yang sama. PD.”Al-Hally” mencoba untuk lebih fokus

dalam pelayanan dan memberikan solusi yang terbaik bagi member-member.

PD.”Al-Hally” dengan aktif mendengarkan dan belajar untuk memahami apa yang

menjadi kebutuhan utama dari member-member.

B. Struktur Organisasi

Perusahaan merupakan suatu organisasi yang mempunyai tujuan baik dalam

jangka pendek maupun jangka panjang yang akan dicapai. Agar dapat mencapai

tujuan tersebut diperlukan koordinasi dan kerjasama antar fungsi yang ada didalam

(2)

Pembagian tugas dan tanggungjawab merupakan bagian yang terpenting

didalam perusahaan sehingga kegiatan dapat berjalan sesuai dengan prosedur yang

telah ditetapkan. Untuk itu diperlukan struktur organisasi yang jelas dalam

menspesifikasikan tugas dan tanggungjawab manajemen pada semua tingkat dalam

organisasi.

Struktur organisasi yang terdapat pada PD.”Al-Hally” berbentuk fungsional

dimana struktur wewenangnya berupa garis yang menunjukkan bahwa

masing-masing fungsi bertanggungjawab pada satu atsan.

`Berikut ini struktur organisasi PD.”Al-Hally” :

Bagan Struktur Organisasi PD. “Al-Hally” Galeri Muslim Bekasi

(3)

C. Pembagian Tugas dan Wewenang

Berikut tugas dan wewenang dari masing-masing unit yang terdapat pada

PD.”Al-Hally” Galeri Muslim Bekasi :

a. Direktur Utama

Membawahi: Manajer Pemasaran, Manajer Administrasi dan Keuangan,

Manajer Pembelian dan Gudang

Tugas:

 Membuat rencana pengembangan dan usaha perusahaan dalam

jangka pendek & panjang

 Bertanggung jawab penuh atas tugasnya untuk kepentingan

perusahaan dalam mencapai maksud dan tujuannya

Wewenang:

 Mengawasi serta mengurus kekayaan perusahaan

 Menunjuk, mengangkat dan memberhentikan manajer

 Menandatangani permintaan pengeluaran kas

 Menetapkan pencapaian tujuan untuk jangka panjang

 Mengambil keputusan dan strategi bagi perusahaan

b. Manajer Pemasaran

Bertanggung jawab kepada: Direktur utama

Membawahi: Bagian Penjualan

Tugas:

 Merencanakan dan merumuskan kebijakan strategis yang

(4)

 Memonitoring dan mengarahkan proses-proses pemasaran

 Memberikan masukan pada direktur utama dalam memutuskan

hal-hal yang berkaitan dengan pemasaran

Wewenang:

 Menetapkan dan mengevaluasi upaya strategis dan kebijakan

pemasaran serta pengadaan barang

c. Bagian Penjualan

Bertanggung jawab kepada: Manajer Pemasaran

Tugas:

 Bertanggungjawab kepada direktur pemasaran

 Mengkoordinir penjualan agar memenuhi target

 Menyusun rencana penjualan

 Mengikuti dan menganalisa perkembangan pasar

 Menganalisa laporan penjualan & mengadakan evaluasi serta

memberikan saran dalam rangka peningkatan penjualan

Wewenang:

 memberikan kebijakan-kebijakan atas rencana penjualan

d. Manajer Administrasi dan Keuangan

Bertanggung jawab kepada: Direktur Utama

Tugas:

 Melakukan verifikasi ulang atas semua bukti penerimaan dan

(5)

 Melakukan verifikasi atas semua buku penjualan tunai, faktur

penjualan dan nota pembelian serta bukti barang dari

perusahaan ke konsumen

Wewenang:

 Menandatangani seluruh dokumen yang berkaitan dengan

aministrasi perusahaan

 Membuat evaluasi kegiatan perusahaan bidang keuangan

e. Manajer Pembelian dan Gudang

Bertanggung jawab kepada: Direktur Utama

Membawahi: Bagian Pembelian dan Bagian Gudang

Tugas:

 Menandatangani segala urusan pembelian, penerimaan, dan

gudang.

 Bertanggung jawab atas segala urusan yang berhubungan dengan

pembelian

Wewenang:

 Memberikan kebijaksanaan mengenai hal-hal yang berkaitan

(6)

f. Bagian Pembelian

Bertanggung jawab kepada: Direktur Pembelian dan Gudang

Tugas:

 Mementukan pemasok yang dipilih dalam pengadaan barang

 Mengeluarkan order pembelian kepada pemasok yang dipilih

Wewenang:

 Membuat pemesanan pembelian dan memesan barang kepada

pemasok

 Membuat pembelian yang befungsi untuk menambah stok

barang

g. Bagian Gudang

Bertanggung jawab kepada: Manajer Pembelian dan Gudang

Tugas:

 Mempersiapkan barang yang akan dikirim

 Bertanggung jawab atas penyimpanan kembali barang yang

diterima dari retur penjualan

 Mengajukan permintaan pembelian sesuai dengan posisi

persediaan yang ada digudang

Wewenang:

 Memeriksa penjualan yang dibawa pelanggan saat ingin

melakukan retur penjualan

(7)

3.3 Prosedur Sistem Berjalan

A. Prosedur Penyerahan Absen

Karyawan yang masuk dan pulang kerja setiap hari absen menggunakan kartu

absen. Kartu absen tersebut dikumpulkan setiap akhir bulan oleh karyawan ke

bagian Keuangan untuk direkap. Selanjutnya setelah rekapitulasi, kartu absen

dan rekapitulasi absen karyawan tersebut diarsipkan.

B. Prosedur Penghitungan Gaji

Penghitungan gaji karyawan dilakukan oleh bagian Keuangan dengan terlebih

dahulu melihat arsip data karyawan, dilanjutkan dengan melihat arsip

rekapitulasi absen dan arsip bonus. Kemudian gaji total dibuat rekapitulasinya

oleh bagian Keuangan dan selanjutnya meminta persetujuan ke Direktur. Dari

persetujuan Direktur, rekapitulasi dikembalikan ke bagian Keuangan untuk

diarsipkan, begitu dengan data gaji karyawan.

C. Prosedur Pembayaran Gaji

Berdasarkan arsip gaji karyawan, bagian Keuangan membayar gaji kepada

karyawan dengan memberikan slip gaji karyawan. Slip gaji tersebut berisi

rincian detail gaji yang diterima karyawan yang bersangkutan dan bagian

Keuangan juga memberikan tanda terima gaji karyawan untuk ditandatangani

sebagai bukti pembayaran dan setelah ditandatangani, tanda terima tersebut

(8)

D. Prosedur Laporan Gaji

Selanjutnya setelah semua prosedur selesai, maka bagian Keuangan membuat

laporan gaji dengan melihat ke arsip gaji dan arsip tanda terima yang sudah

ditandatangani oleh karyawan dan ditujukan kepada Direktur sedangkan

copy-nya diarsipkan.

3.4 Diagram Alir Data (DAD) Sistem Berjalan

Diagram Alir Data digunakan untuk menggambarkan proses atau

fungsi-fungsi yang dilakukan oleh sistem keseluruhan. Proses yang berjalan digambarkan

secara logic dengan diagram tersebut.

A. Diagram Konteks

Desain ini dimulai dari bentuk yang paling global yaitu diagram konteks,

kemudian diagram ini diturunkan sampai bentuk yang paling detail. Diagram

Konteks ini menggambarkan input dan output sistem informasi penggajian

dengan satu kesatuan seperti pada gambar dibawah ini :

(9)

B. Diagram Nol Sistem Berjalan

Dari konteks diagram diatas, maka disusun Diagram Nol sistem berjalan.

Diagram Nol terlihat proses-proses yang terdapat pada sistem berjalan :

(10)

C. Diagram Detail Proses Pembayaran Gaji

Proses pembayaran gaji digambarkan secara detail pada Diagram Detail

Proses Pembayaran Gaji. Proses ini meliputi beberapa proses yang lebih rinci

yaitu proses pembuatan slip gaji dan proses penyerahan slip gaji.

(11)

3.5 Kamus Data Sistem Berjalan

Kamus data dibuat berdasarkan arus data yang ada pada diagram arus data

(DAD). Kamus data ini mencerminkan keterangan yang jelas tentag data yang

dicatatnya.

A. Kamus Data Masukkan

1. Nama Arus Data : Kartu Absen

Alias : Kartu_Absen

Bentuk Data : Cetakan Manual

Arus Data : Karyawan – Proses 1.0,

Proses 1.0 – ARSIP Kartu Absen

Penjelasan : Sebagai Bukti Kehadiran Karyawan

Periode : Setiap Karyawan Hadir

Volume : Rata-rata 12 lembar perhari

Struktur Data : Header + Isi + Footer

Jam = Jam_Masuk + Jam_Keluar

(12)

Total = Total Keseluruhan Absensi

Footer = Ttdkep_Keu + Ttd_Direktur

2. Nama Arus Data : Laporan Data Karyawan

Alias : Data_Karyawan

Bentuk Data : Cetakan Manual

Arus Data : ARSIP DataKaryawan – Proses 2.0

Penjelasan : Daftar Riwayat Hidup Karyawan

Periode : Setiap Pemeriksaan Karyawan

Volume : Setiap pertambahan karyawan

Struktur Data : Header + Isi + Footer

(13)

3. Nama Arus Data : Laporan Pendapatan

Alias : Data_Bonus

Bentuk Data : Cetakan Manual

Arus Data : ARSIP Bonus – Proses 2.0

Penjelasan : Untuk Penghitungan Bonus Karyawan

Periode : Setiap Akhir Bulan

Volume : Rata-rata 1 perhari

Struktur Data : Header + Isi + Footer

Header = Logo_Toko + Nm_Toko + Alamt_Toko +

No_Tlp + Alamt_Email + Judul

No_Tlp *Terdiri dari 12 digit*

Isi = No + Pendapatan + Pengeluaran + Setoran +

Transfer + Omset_Perhari + Total

Total = Total Keseluruhan

B. Kamus Data Keluaran

1. Nama Arus Data : Laporan Rekap Absen Karyawan

Alias : Rekap_Absen

Bentuk Data : Cetakan Manual

Arus Data : Proses 1.0 – ARSIP Rekap Absen

ARSIP Rekap Absen – Proses 2.0

(14)

Volume : Rata-rata 1 perbulan

Struktur Data : Header + Isi + Footer

Header = Logo_Toko + Nm_Toko + Alamt_Toko +

No_Tlp + Alamt_Email + Judul

No_Tlp *Terdiri dari 12 digit*

Isi = No + Nm_Karyawan + Tgl + Jabatan +

Jumlah + Ket

Tgl = Tanggal Akhir Bulan

Jumlah = [Hadir | Tdk Hadir]

Footer = Kota + Tgl + Ttdkep_Keu + Ttd_Direktur

Tgl = Tanggal Dibuat Dokumen

2. Nama Arus Data : Slip Gaji

Alias : Slip_Gaji

Bentuk Data : Cetakan Manual

Arus Data : Proses 3.0 - Karyawan

Penjelasan : Sebagai Bukti Penerimaan Gaji

Periode : Setiap waktu penggajian

Volume : Rata-rata 12 perbulan

Struktur Data : Header + Isi + Footer

Header = Logo_Toko + Nm_Toko + Alamt_Toko +

(15)

No_telp *Terdiri dari 12 digit*

Isi = Tgl + Nm_Karyawan + Jabatan +

Penerimaan + Jumlah_Gaji_Bersih

Penerimaan = Tetap + Tdk_Tetap

Tetap = Gapok + Jumlah

Tdk_tetap = Tunjangan

Tunjangan = Makan + Malming + Insentif + Jumlah

Footer = Ttdkep_Keu

Penjelasan : Sebagai Bukti Tanda Terima Gaji

Periode : Setiap terjadi penggajian

Volume : Rata-rata 1 perbulan

Struktur Data : Header + Isi + Footer

Header = Logo_Toko + Nm_Toko + Alamt_Toko +

No_Tlp + Alamt_Email + Judul

(16)

Isi = No + Nm_Karyawan + Tanggal +

Jabatan + Ttd_Karyawan

Tanggal = Tanggal Penggajian

Footer = Kota + Tgl + Ttdkep_Keu + Ttd_Direktur

Tanggal = Tanggal Dibuatnya Dokumen

4.

Nama Arus Data : Laporan Penggajian

Alias : Laporan_Gaji

Bentuk Data : Cetakan Manual

Arus Data : Proses 4.0 – Direktur

Penjelasan : Sebagai Dokumen Laporan Penggajian

Periode : Setiap bulan sekali

Volume : Rata-rata 1 perbulan

Struktur Data : Header + Isi + Footer

Header = Logo_Toko + Nm_Toko + Alamt_Toko +

No_Tlp +Alamt_Email + Judul

No_Tlp *Terdiri dari 12 digit*

Isi = No + Nm_Karyawan + Jabatan +

Gaji_Pokok + Tunjangan + Gaji_Bersih

Tunjangan = Makan + Malming + Insentif

Footer = Kota + Tgl + Ttdkep_Keu + Ttd_Direktur

(17)

3.6 Spesifikasi Dokumen Sistem Berjalan

Spesifikasi ini terdiri dari dua penjelasan mengenai dokumen-dokumen yang

berjalan dibawah ini :

3.6.1 Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukkan

Dokumen masukkan atau input system penggajian, adalah sebagai berikut :

a. Nama : Kartu Absen

Fungsi : Sebagai bukti kehadiran karyawan

Sumber Data : Karyawan

Tujuan : Bagian Keuangan

Rangkap : 1(satu)

Atribut : tgl,jam_masuk,jam_keluar,ket_sakit,

ket_izin,ket_tdkhadir

b. Nama : Laporan Data Karyawan

Fungsi : Daftar riwayat hidup karyawan

Sumber Data : Bagian Keuangan

Rangkap : 1(satu)

Atribut : no,nama,ttl,alamat,jenis_kelamin,

(18)

c. Nama : Laporan Pendapatan

Fungsi : Sebagai penghitunngan bonus

Sumber Data : Bagian Keuangan

Rangkap : 1(satu)

Atribut : no,pendapatan,pengeluaran,setoran,

transfer,omset_perhari

3.6.2 Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran

Dokumen keluaran atau output system penggajian, adalah sebagai berikut :

a. Nama : Laporan Rekap Absen Karyawan

Fungsi : Dokumen Rincian Absen

Sumber Data : Bagian Keuangan

Rangkap : 1(satu)

Atribut : no,nama,tanggal,jabatan,jumlah_hadir,

jumlah_tdkhadir,keterangan

b. Nama : Slip Gaji

Fungsi : Sebagai bukti penerimaan gaji

Sumber Data : Bagian Keuangan

Tujuan : Karyawan

(19)

Atribut : tanggal,nama,jabatan,penerimaan_tetap,

gaji_pokok,penerimaan_tidktetap,tunjangan,

makan,malming,insentif,jumlah_gajibersih

c. Nama : Laporan Tanda Terima Gaji Karyawan

Fungsi : Sebagai bukti tanda terima gaji

Sumber Data : Bagian Keuangan

Tujuan : Karyawan

Rangkap : 1(satu)

Atribut : no,nama,tanggal,jabatan,tanda_tangan

d. Nama : Laporan Penggajian

Fungsi : Sebagai dokumen laporan penggajian

Sumber Data : Bagian Keuangan

Tujuan : Direktur

Rangkap : 1(satu)

Atribut : no,nama,jabata,gaji_pokok,tunjangan_makan,

Tunjangan,malming,tunjangan_insentif,

Gaji_bersih,tanda_terima

(20)

3.7 Permasalahan Pokok

1. Prosedur yang berjalan, kebanyakan mengguakan proses manual, dimulai dari

rekapitulasi absen, penghitungan gaji, pembuatan slip gaji dan pembuatan

laporan, sehingga membutuhkan banyak waktu.

2. Integritas data tidak terjaga sehingga rentan terjadi kesalahan

3. Pembuatan laporan penggajian masih menggunakan arsip, sehingga

membutuhkan waktu yang cukup lama dan sering terjadi kesalahan data

4. Keamanan data kurang terjamin

3.8 Pemecahan Masalah

1. Dirancang sebuah system penggajian terkomputerisasi, dimana pada proses

rekap absen dan penghitungan gaji tidak perlu dicatat dalam buku/arsip ,

melainkan Bagian Keuangan dapat langsung menginputkan data dan

menghitung gaji karyawan dan disimpan dalam database.

2. Membuat database seperti di SQL Server, sehingga data bisa diakses dan di

update di kemudian hari serta bisa di BackUp untuk keamanan data

3. Membuat siste Informasi Penggajian yang didalamnya terdapat pembuatan

laporan-laporan

Gambar

Gambar III.1 Struktur Organisasi PD.”Al-Hally” Galeri Muslim Bekasi
Gambar III.2 Diagram Konteks Sistem Berjalan
Gambar III.3 Diagram Nol Sistem Berjalan
Gambar III.4 Diagram Detail Proses Pembayaran Gaji

Referensi

Dokumen terkait

Aspek yang paling sedikit dilakukan oleh siswa adalah aspek memberikan tanggapan atas penyampaian hasil kerja kelompok lain, yaitu sebanyak 3 siswa (9 %).. Peneliti akan

Pada uji kemurnian aspirin dengan plat KLT (Kromatografi Lapis Tipis) belum mendapatkan hasil yang maksimal, walaupun jarak fase gerak sampel (Rf) hampir sama dengan

Pada penelitian ini, ditunjukkan syarat cukup untuk menjamin bahwa eksistensi dan ketunggalan titik tetap untuk beberapa pemetaan kontraksi tergeneralisasi dalam ruang

Nama Jurnal, nama konferensi, proceeding dan judul buku harus ditulis dalam italics dan tiap huruf pertama pada judul yang bukan merupakan kata sambung ataupun artikel,

1. Setelah diterapkan media audio visual pada materi sopan santun berkomunikasi guru dapat menggunakan media audio visual sesuai dengan materi yang disajikan. Guru

Menyelenggarakan pembelajaran yang mendidik 4.3 Menggunakan media pembelajaran dan sumber belajar yang relavan dengan karakteristik peserta didik dan mata pelajaran yang diampu

++ ++ ++ Minat yang rendah terhadap lingkungan sosial membuat relasi interpersonal subjek 1,2 dan 3 terhadap orang-orang yang berada di satu lingkungan yang sama

Tujuan Penelitian ini adalah untuk mengetahui persepsi Pelaku Usaha Kecil Menengah (UKM) di Kota Palembang terhadap aplikasi perdagangan elektronik ( e-commerce) .Dari