• Tidak ada hasil yang ditemukan

Peranan Sekretaris Dalam Mengelola, Menyusun Dan Menyimpan Arsip Pada Bagian Program Dinas Perhubungan Provinsi Sumatera Utara

N/A
N/A
Protected

Academic year: 2017

Membagikan "Peranan Sekretaris Dalam Mengelola, Menyusun Dan Menyimpan Arsip Pada Bagian Program Dinas Perhubungan Provinsi Sumatera Utara"

Copied!
7
0
0

Teks penuh

(1)

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Kemajuan ilmu pengetahuan dan teknologi yang sangat pesat saat ini,

berpengaruh sekali terhadap perkembangan bisnis disektor pemerintah maupun

swasta. Kemajuan yang dicapai dalam ilmu pengetahuan dan teknologi

mengakibatkan banyaknya perubahan untuk masa sekarang dan untuk masa yang

akan datang.Semua bersaing untuk meningkatkan profesionalisme baik di bidang

pendidikan, perkantoran, industri, perbankan, dan lain-lain.

Sekretaris memegang peranan yang penting dan dapat menentukan berhasil

tidaknya tujuan perusahaan.Pentingnya peranan seorang sekretaris ini tentunya

sesuai dengan jabatan sekretaris pada masing-masing organisasi. Peranan

sekretaris secara umum antara lain: Sebagai perantara saluran komunikasi dan

pembinaan hubungan yang baik bagi orang yang ingin berhubungan dengan

pimpinan, sebagai sumber informasi yang diperlukan pimpinan dalam memenuhi

fungsi, tugas, dan tanggung jawab, sebagai pelanjut keinginan pimpinan kepada

bawahan dalam pelaksanaan tugas, sebagai alternatif pemikiran dari pimpinan

dalam ide-ide, dan sebagai faktor penunjang dalam keberhasilan pekerjaan dan

cerminan pimpinan dan bawahan.

Sekretaris adalah orang, pegawai, atau karyawan yang diberi tugas dan

pekerjaan berhubungan dengan masalah rahasia negara atau perusahaan.Dengan

demikian sekretaris haruslah seorang pegawai atau karyawan yang dapat

(2)

sebagai pembantu pimpinan. Dan sekretaris dapat diartikan juga seorang

pembantu pimpinan yang bertugas menerima pendiktean, menyiapkan surat

menyurat atau korespondensi, menerima tamu, mengingatkan pimpinan tentang

kewajibannya yang resmi atau perjanjiannya serta melakukan tugas-tugas lainnya

yang berkaitan dengan peningkatan efektivitas kerja pimpinan dan sekretaris

selalu menjadi brand disuatu perusahaan.

Tugas Sekretaris tidak terlepas dengan urusan surat-menyurat, oleh sebab itu

guna mempermudah dalam memproses surat perlu ada perencanaan yang mantap.

Sekretaris harus teliti dan cermat terhadap setiap lembar surat yang masuk dan

harus dapat membedakan antara surat penting dan tidak penting, surat rahasia,

surat sangat rahasia, konfidensial, surat biasa dan surat pribadi.

Informasi yang sangat penting bagi dunia usaha adalah rekaman dari seluruh

kegiatan bisnis itu sendiri dimulai dari awal sampai dengan akhir rekaman

kegiatan bisnis tersebut terdapat didalam arsip.Diperkantoran arsip diperlukan

untuk membantu pelayanan ataupun keperluan informasi intern.Pengambilan

keputusan tergantung kepada kelengkapan, kecepatan, dan ketepatan informasi

yang disajikan dan dilaporkan secara aktif kepadanya.

Era global ini membuat para pemimpin perusahaan membutuhkan jasa

sekretaris yang lebih professional, dengan tingkat kompetensi berstandar

internasional, dalam bersaing dalam tenaga-tenaga sekretaris yang didatangkan

dari luar negeri seperti singapura dan Malaysia. Untuk itulah sekretaris di

(3)

sehingga benar-benar mampu dan berkualitas tinggi dalam proses penyusunan

arsip.

Sekretaris perlu meningkatkan keterampilan yang dimiliki, memperluas

cakrawala pengetahuan dan pergaulannya, seperti mengikuti perkembangan dalam

bidang ekonomi sosial, budaya politik maupun kecanggihan teknologi mutakhir

serta harus mampu bertindak proaktif, misalnya merencanakan dan melakukan

tugas-tugasnya tanpa harus menunggu perintah pimpinan.

Menurut Kamus Administrasi Perkantoran, oleh Liang, arsip adalah kumpulan

warkat yang disimpan secara teratur, terencana, karena mempunyai nilai sesuatu

kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat cepat ditemukan kembali. Dengan

demikian arsip adalah himpunan lembaran-lembaran tulisan.Kearsipan merupakan

bagian pekerjaan kantor yang sangat penting. Informasi tertulis yang tepat harus

tersedia apabila diperlukan agar kantor dapat memberikan pelayanan yang efektif.

Kearsipan sangat dibutuhkan dalam pelaksanaan administrasi karena arsip

merupakan pusat ingatan bagi setiap kegiatan dalam suatu kantor. Tanpa arsip

tidak mungkin seorang petugas arsip dapat mengingat semua catatan dan

dokumen secara lengkap. Oleh karena itu suatu kantor dalam mengelola

kearsipannya harus memperhatikan sistem kearsipan yang sesuai dengan keadaan

organisasinya dalam mencapai tujuannya.

Dinas Perhubungan Provinsi Sumatera Utara merupakan instansi

pemerintahan yang beroperasi untuk kepentingan masyarakat dan membangun

provinsi Sumatera Utara menjadi lebih baik.Oleh karena itu sistem kearsipan

(4)

Administrasi kantor yang baik tentunya akan dapat memberikan informasi yang

cepat dan tepat serta dapat melancarkan aktivitas perusahaan. Sebaliknya

administrasi yang kurang baik dan kurang mendapat perhatian akan mengganggu

aktivitas perusahaan, baik ini yang dilakukan didalam kantor maupun kegiatan

dilapangan. Maka jika hal itu terjadi akan mengakibatkan kerugian pada

organisasi atau perusahan tersebut.

Arsip perlu dikelola dengan baik agar dapat memperlancar seluruh kegiatan

dan proses pekerjaan kantor yang berdaya guna. Untuk dapat melaksanakan tugas

ini, pegawai yang bekerja di unit atau bagian kearsipan bukan hanya ditunjang

oleh faktor kemauan terhadap pekerjaan tetapi juga harus memiliki keterampilan

khusus di bidang kearsipan sehingga tujuan yang ingin dicapai dapat terlaksana

dengan baik.

Meskipun kearsipan berperan penting dalam sutau perusahaan, tetapi masih

banyak instansi atau organisasi yang belum melakukan penataan arsip dengan

baik, dalam pelaksanaanya masih banyak dijumpai arsip-arsip yang ditumpukkan

didalam lemari yang tidak bersusun rapi sehingga sulit untuk ditemukan kembali.

Akibat dari hal ini tentunya kelestarian informasi yang terkandung dalam arsip

tersebut tidak dapat terjamin dan akan lenyap, maka berdasarkan alasan tersebut

penyimpanan, pengamanan, dan pemeliharaan mutlak harus dilaksanakan oleh

seorang pengarsip.

Dari Uraian diatas maka dapat diketahui bahwa peranan sekretaris sangat

penting, khususnya dalam menangani arsip. Oleh karena itu, peneliti merasa

(5)

Sekretaris Dalam Mengelola, Menyusun Dan Menyimpan Arsip Pada Bagian

Program Dinas Perhubungan Provinsi Sumatera Utara”.

B. Perumusan Masalah

Berdasarkan uraian latar belakang maka perumusan masalah dalam Tugas

Akhir ini adalah “Bagaimana peranan sekretaris dalam mengelola, menyusun dan

menyimpan arsip pada Bagian Program Dinas Perhubungan Provinsi Sumatera

Utara”.

C. Tujuan Penelitian

Tujuan penelitian ini untuk mengetahui peran sekretaris dalammengelola,

menyusun dan menyimpan arsip yang diterapkan pada bagian program Dinas

Perhubungan Provinsi Sumatera Utara.

D. Manfaat Penelitian 1. Bagi Instansi

Sebagai bahan masukan melakukan perbaikan atau penyimpanan arsip yang

lebih baik lagi dari sebelumnya, sehingga sistem kearsipan dapat

memperlancar pekerjaan kantor.

2. Bagi Penulis

Memperdalam pengetahuan tentang pengelolaan, menyusun dan menyimpan

arsip yang diterapkan pada bagian program Dinas Perhubungan Provinsi

(6)

3. Bagi Pihak Lain

Sebagai bahan acuan bagi penulis lainnya yang akan melakukan penelitian

sesuai dengan judul laporan Tugas Akhir ini.

E. Jadwal Kegiatan Penelitian

Penelitian ini dilakukan di Dinas Perhubungan Provinsi sumatera Utara Jl.

Imam Bonjol No. 61 Kota Medan Suamtera Utara. Untuk lebih jelasnya jadwal

kegiatan ini dapat dilihat pada Tabel 1.1

Tabel I.I

Jadwal Penulisan Tugas Akhir

NO Kegiatan Februari Maret April

1 Persiapan

2 Pengumpulan Data

3 Penulisan Laporan

Sumber : Penulis (2015)

Dalam kegiatan pengumpulan data, penulis melakukan survey mulai pada tanggal

16 februari sampai dengan 31 Maret 2015 di Dinas Perhubungan Provinsi

Sumatera Utara.

(7)

Dalam penulisan tugas akhir ini pembatasan ruang lingkup yaitu sesuai

dengan judul dan diuraikan dengan saling berhubungan satu dengan yang lain.

Agar diperoleh hasil yang memuaskan maka pembahasan isi Tugas akhir ini,

penulis bagi menjadi 4 (empat) bab, dan setiap bab mempunyai sub-sub bab yang

dilengkapi dengan uraiannya masing-masing.

BAB I : PENDAHULUAN

Dalam bab ini, penulis menjelaskan latar belakang penelitian, perumusan masalah,

tujuan penelitian, manfaat penelitian, jadwal penelitian dan sistematika penulisan.

BAB II : PROFIL PERUSAHAAN

Dalam bab ini, penulis menjelaskan mengenai sejarah ringkas Dinas Perhubungan

Provinsi Sumatera Utara, struktur organisasi dan Personalia, Job Description,

jaringan usaha atau kegiatan, kinerja usaha terkini dan rencana kegiatan.

BAB III : PEMBAHASAN

Dalam bab ini, penulis menjelaskan segala sesuatu yang berhubungan dengan

Tugas Akhir. Menguraikan tentang pengertian dari arsip dan kearsipan, peranan

dan tujuan arsip, sistem penyimpanan dan pemeliharaan arsip.

BAB IV : KESIMPULAN DAN SARAN

Dalam bab ini, penulis menjelaskan tentang kesimpulan dan saran keterampilan

sekretaris dalam mengelola, menyusun, dan menyimpan arsip pada Bagian

Gambar

Tabel I.I

Referensi

Dokumen terkait

Summary of change:  Introduces more specific and strongly typed metadata that can be used to filter data, and specifies a generic constraint mechanism to filter on domain axes,

In this paper we developed a Cellular Automata (CA) model for deforestation process due to its high performance in spatial modelling, land cover change prediction

Manfaat yang diberikan oleh penginstalasian jaringan komputer antara lain adalah kemampuan untuk bertukar atau berbagi informasi dengan cara yang relatif murah dan cepat,

(1) Dengan Peraturan Daerah ini maka Perusahaan Daerah Air Minum (PDAM) Provinsi Daerah Tingkat I Riau sebagaimana diatur dalam Peraturan Daerah Provinsi Riau Nomor : 7 Tahun

Semua komputer ini terhubung dalam suatu jaringan (WLAN), Wireless tersebut membutuhkan Router dan Access Point , dengan sedikit setting IP Address, Mac address dan pengoneksian

(4) Perubahan pengaliahan sham milik Pemerintah Propinsi Riau sebagaimana dimaksud pada pasal 6 ayat (2), ditetapkan oleh RUPS masing-masing BUMD sesuai peraturan

Adapun kelemahan dari alat ini yaitu, tidak bisa untuk PC HyperThreading tetapi banyak manfaatnya untuk pengguna PC yang menggunakan PC secara berlebihan. Alat ini akan membantu

bahwa prevalensi ansietas pada mahasiswa kedokteran FK Unand tahap akademik menjelang ujian tulis sebesar.. 46,99%, ansietas ringan prevalensinya sebesar 30,45%,