BAB III PEMBAHASAN. 1. Sejarah Perkembangan Perusahaan

(1)

18 BAB III

PEMBAHASAN

A. Gambaran Objek Magang Kerja

1. Sejarah Perkembangan Perusahaan

PT. (Persero) Asuransi Kredit Indonesia atau PT. Askrindo (Persero) merupakan salah satu badan usaha milik negara yang bergerak dalam bidang asuransi serta tidak dapat dipisahkan dari pembangunan ekonomi Indonesia. Sejak pemerintah menyusun dan menetapkan REPELITA I tahun 1969, yang salah satu sasaran pokok rencana tersebut adalah pemerataan hasil pembangunan dalam semua bidang kesempatan, pendapatan masyarakat dan sekaligus merangsang pertumbuhan lapangan kerja. Dalam rangka mencapai sasaran ini, pemerintah mengambil langkah konkrit antara lain dengan mengembangkan usaha kecil dan menengah dengan cara mengatasi salah satu aspek usaha yang penting yaitu aspek pembiayaan.

Berdiri tanggal 6 April 1971 berdasarkan peraturan pemerintah Indonesia nomor 1/1971 tanggal 11 Januari 1971, untuk mengemban misi dalam pemberdayaan usaha mikro, kecil dan menengah guna menunjang pertumbuhan perekonomian Indonesia. Peran PT. Askrindo (Persero) dalam pemberdayaan usaha mikro, kecil dan menengah adalah sebagai lembaga penjamin atas kredit yang disalurkan oleh

(2)

19 perbankan kepada usaha mikro, kecil dan menengah. Sesuai dengan visi dan misinya, PT. Askrindo (Persero) senantiasa menjalankan peran dan fungsinya sebagai collateral substitution institution yaitu lembaga penjamin yang menjembatani kesenjangan antara usaha mikro, kecil dan menengah yang layak namun tidak memiliki agunan cukup untuk memperoleh kredit dengan lembaga keuangan baik perbankan maupun lembaga non bank (feasible tetapi tidak bankable). Sejalan dengan berubahnya waktu, saat ini PT. Askrindo (Persero) memiliki 5 lini usaha yaitu asuransi kredit bank, asuransi kredit perdagangan, surety bond, customs bond dan asuransi umum. PT. Askrindo (Persero) sejak tahun 2007 melaksanakan program pemerintah yang dikenal sebagai penjaminan kredit usaha rakyat. Dalam pelaksanaannya bersama dengan PT. Askrindo (Persero) memberikan penjaminan atas kredit yang disalurkan oleh 3 bank pelaksana yaitu BRI, BNI dan Mandiri.

Usaha mikro, kecil dan menengah di Indonesia merupakan tulang punggung kekuatan ekonomi yang mampu memberikan kontribusi yang sangat signifikan. Menguatnya permodalan usaha mikro, kecil dan menengah akan memberikan multiplier effects berupa tumbuhnya kegiatan usaha yang diikuti dengan terbukanya lapangan kerja serta meningkatkan nilai usaha. Terciptanya usaha mikro, kecil dan menengah yang tangguh pada tahap berikutnya mampu memberikan kontribusi dalam menekan angka pengangguran dari kemiskinan.

(3)

20 2. Visi dan Misi

Bagi suatu perusahaan yang berorientasi untuk terus berkembang, visi dan misi memiliki peran penting sehingga kegiatan bisnis perusahaan menjadi lebih fokus dan terarah. Visi dan misi dalam perusahaan tercermin dengan jelas dan sangat menjunjung tinggi sebuah nilai kepuasan pelanggannya. Dalam rangka mencapai komitmen untuk selalu mengutamakan kepuasan pelanggan, visi dan misi PT. Askrindo (Persero) adalah sebagai berikut:

a. Visi Perusahaan

Menjadi perusahaan penanggung risiko yang unggul dengan layanan global guna mendukung perekonomian nasional.

b. Misi Perusahaan

1) Menjalankan kegiatan usaha penanggungan risiko yang

mendukung pembangunan ekonomi nasional, terutama program pemerintah dalam pengembangan usaha mikro, kecil dan menengah serta usaha koperasi lainnya.

2) Menjalankan kegiatan usaha penanggungan risiko dengan

layanan global.

3) Memberikan manfaat kepada para pemangku kepentingan

dengan menerapkan tata kelola perusahaan yang baik, sistem pengendalian intern dan manajemen risiko.

(4)

21 3. Struktur Organisasi

Dengan memperhatikan perkembangan bisnis perusahaan ke depan, perusahaan perlu menyusun struktur organisasi yang sesuai, sehingga terbentuk dengan jelas mengenai pembagian tugas dan tanggung jawab agar dapat berjalan lancar untuk mencapai tujuan perusahaan. Dalam struktur organisasi PT. Askrindo (Persero) Cabang Surakarta, Deputy Area Managing Director disini khususnya bagian

keuangan & umum memiliki peran yang sama dengan Human

Resource Development sebagai kesatuan yang bergerak untuk mengelola dan meningkatkan nilai sumber daya manusia yang dimiliki perusahaan. Untuk uraian lengkap mengenai struktur organisasi PT. Askrindo (Persero) Cabang Surakarta dapat dilihat pada gambar berikut:

Gambar 3.1 Struktur Organisasi

PT. Askrindo (Persero) Cabang Surakarta Area Managing Director (AMD) Deputy AMD Keuangan & Umum Deputy AMD Pertanggungan Deputy AMD Pemasaran Deputy AMD Klaim & Subrogasi Staff Keuangan & Umum ff Staff Pertanggungan ff Staff Pemasaran ff

Staff Klaim & Subrogasi

(5)

22 4. Deskripsi Jabatan

Dengan mengacu pada struktur organisasi diatas, maka berikut ini adalah deskripsi jabatan yang ada dalam PT. Askrindo (Persero) Cabang Surakarta:

a. Area Managing Director (AMD)

Area Managing Director adalah pemegang jabatan tertinggi di kantor cabang. Tugas dan tanggung jawabnya adalah sebagai berikut:

1) Mengendalikan segala bentuk aktivitas perusahaan di kantor cabang.

2) Bertanggung jawab langsung atas terlaksananya visi dan misi kantor cabang.

3) Bertanggung jawab atas hasil kinerja pelaksanaan tugas dan fungsi kantor cabang.

4) Menjalin komunikasi yang baik dengan kantor pusat.

5) Mengkoordinasikan seluruh kegiatan kantor cabang sesuai program yang telah ditetapkan.

6) Menyusun dan melaksanakan rencana kerja dan anggaran

kantor cabang sesuai yang telah diputuskan.

7) Mengusahakan tercapainya efisiensi serta efektifitas demi peningkatan kualitas kerja kantor cabang.

(6)

23 b. Deputy AMD Keuangan & Umum

Tugas dan tanggung jawabnya adalah sebagai berikut:

1) Melakukan koordinasi dan pengawasan terhadap seluruh

kegiatan dibidang keuangan dan umum.

2) Menyelenggarakan serta mengatur anggaran perusahaan yang menyangkut penerimaan dan pengeluaran kas.

3) Bertanggung jawab atas kebenaran administrasi saldo kas. 4) Memberikan laporan keuangan setiap bulan pada kantor pusat. 5) Bertanggung jawab atas tata tertib dan absensi karyawan. 6) Mengatur pembayaran gaji karyawan.

7) Mengatur dan mempersiapkan proses perekrutan dan seleksi karyawan baru.

c. Staff Keuangan & Umum

1) Bertanggung jawab penyelenggaraan pembukuan atas kegiatan

perusahaan mulai dari fungsi pencatatan, pengikhtisaran dan laporan keuangan bulanan.

2) Melakukan administrasi rekening koran untuk rekonsiliasi data. 3) Mengelola arsip dokumen, surat yang berhubungan dengan

bagian keuangan dan umum.

4) Meminta dana pada bagian keuangan di kantor pusat.

(7)

24 6) Memasukkan data hasil perhitungan absen karyawan, lembur

dan potongan perusahaan. d. Deputy AMD Pertanggungan

Tugas dan tanggung jawabnya adalah sebagai berikut: 1) Membuat analisa perpanjangan untuk terbitnya polis. 2) Meneliti kebenaran data diri pemegang polis.

3) Memberikan informasi mengenai syarat perubahan polis. 4) Bertanggung jawab atas penerbitan polis dan sertifikat peserta. e. Staff Pertanggungan

Tugas dan tanggung jawabnya adalah sebagai berikut: 1) Melakukan pembuatan surat untuk pengajuan polis.

2) Melakukan pengarsipan dokumen dan surat yang berkaitan dengan bagian pertanggungan.

3) Memasukkan dan melakukan analisa data pertanggungan yang

masuk ke komputer.

4) Bertanggung jawab atas pelayanan dengan memberikan surat pemberitahuan untuk jatuh tempo polis.

f. Deputy AMD Pemasaran

1) Mengkoordinasi rencana kegiatan serta memantau realisasi program pemasaran.

2) Menetapkan strategi pasar serta memelihara dan membina jaringan pemasaran kantor cabang.

(8)

25 3) Bertanggung jawab atas kualitas pelayanan prima untuk konsumen dengan mengedepankan inovasi produk berkualitas dengan kreativitas promosi.

4) Mengkaji usulan sistem marketing dan sasaran baru. g. Staff Pemasaran

1) Melakukan promosi produk pada konsumen.

2) Mengumpulkan data dan informasi yang berhubungan dengan kegiatan pemasaran.

3) Bertanggung jawab atas laporan kunjungan dan melakukan verifikasi data konsumen.

4) Memberikan penjelasan asuransi, tarif dan luas jaminan kepada konsumen.

h. Deputy AMD Klaim & Subrogasi

1) Meminta kelengkapan dokumen klaim kepada tertanggung.

2) Melakukan survei langsung atas klaim yang telah diberikan oleh tertanggung.

3) Bertanggung jawab atas penjelasan kepada tertanggung atas klaim yang diajukan secara tepat, jelas dan benar.

4) Membuat evaluasi klaim yang terjadi setiap bulan pada kantor pusat.

(9)

26 i. Staff Klaim & Subrogasi

1) Bertanggung jawab atas pemeriksanaan kelengkapan dokumen

klaim sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

2) Memproses pengajuan klaim ke dalam sistem aplikasi.

3) Melakukan pengarsipan setiap dokumen klaim secara lengkap. 4) Membuat analisa perhitungan ganti rugi terhadap tertanggung. 5) Membuat surat permintaan pembayaran klaim pada bagian

keuangan.

5. Jumlah Karyawan

Jumlah karyawan PT. Askrindo (Persero) Cabang Surakarta adalah

sebanyak 19 orang. Untuk uraian lengkap mengenai jumlah karyawan PT. Askrindo (Persero) Cabang Surakarta dapat dilihat pada tabel

berikut:

Tabel 3.1 Jumlah Karyawan

PT. Askrindo (Persero) Cabang Surakarta

No Jabatan Jumlah

Karyawan 1 Area Managing Director (AMD) 1 orang 2 Deputy AMD keuangan & umum 1 orang

3 Staff keuangan & umum 2 orang

4 Deputy AMD pertanggungan 1 orang

5 Staff pertanggungan 4 orang

6 Deputy AMD pemasaran 1 orang

7 Staff pemasaran 4 orang

8 Deputy AMD klaim & subrogasi 1 orang

9 Staff klaim & subrogasi 4 orang

Total 19 orang

(10)

27 6. Hari dan Jam Kerja

Hari kerja PT. Askrindo (Persero) Cabang Surakarta dimulai dari hari Senin sampai dengan hari Jumat. Ketentuan ini berlaku bagi semua karyawan, baik jabatan yang paling tinggi maupun yang paling rendah. Pembagian jam kerja PT. Askrindo (Persero) Cabang Surakarta dimulai pukul 08.00 WIB, akan tetapi khusus hari Senin dimulai pukul 07.30 WIB karena adanya kegiatan briefing terlebih dahulu sebelum jam kerja. Untuk uraian lengkap tentang hari dan jam kerja karyawan PT. Askrindo (Persero) Cabang Surakarta dapat dilihat pada tabel berikut:

Tabel 3.2 Hari dan Jam Kerja

PT. Askrindo (Persero) Cabang Surakarta

Hari Jam Kerja Jam Istirahat

Senin 07.30-17.00 12.00-13.00

Selasa-Kamis 08.00-17.00 12.00-13.00

Jumat 08.00-17.00 11.45-13.00

Sumber: PT. Askrindo (Persero) Cabang Surakarta, 2016.

7. Daerah Pemasaran

Daerah pemasaran adalah daerah dimana perusahaan melakukan penjualan berbagai macam produknya. Daerah pemasaran yang luas sangat menguntungkan untuk penjualan dari berbagai daerah. Dalam memenuhi permintaan pasar, PT. Askrindo (Persero) memasarkan produknya tidak hanya dilayani oleh kantor pusat di Jakarta tetapi juga dilayani melalui 50 cabang yang tersebar di 34 provinsi seluruh Indonesia sebagai daerah pemasarannya antara lain sebagai berikut:

(11)

28 Tabel 3.3

Daerah Pemasaran

No Daerah Pemasaran No Daerah Pemasaran

1 Kantor cabang Jakarta 26 Kantor cabang Denpasar

2 Kantor cabang Surakarta 27 Kantor cabang Surabaya

3 Kantor cabang Jogja 28 Kantor cabang Banda Aceh

4 Kantor cabang Semarang 29 Kantor cabang Padang

5 Kantor cabang Bandung 30 Kantor cabang Jambi

6 Kantor cabang Medan 31 Kantor cabang Bengkulu

7 Kantor cabang Makassar 32 Kantor cabang Pekanbaru

8 Kantor cabang Palembang 33 Kantor cabang Bandar

Lampung

9 Kantor cabang Samarinda 34 Kantor cabang Madura

10 Kantor cabang Balikpapan 35 Kantor cabang Madiun

11 Kantor cabang Banjarmasin 36 Kantor cabang Malang

12 Kantor cabang Pontianak 37 Kantor cabang Kediri

13 Kantor cabang

Palangkaraya 38 Kantor cabang Jember

14 Kantor cabang Manado 39 Kantor cabang Kisaran

15 Kantor cabang Bekasi 40 Kantor cabang Pangkal

Pinang

16 Kantor cabang Bogor 41 Kantor cabang Batam

17 Kantor cabang Tangerang 42 Kantor cabang Gorontalo

18 Kantor cabang Serang 43 Kantor cabang Palu

19 Kantor cabang Cirebon 44 Kantor cabang Kendari

20 Kantor cabang Tasikmalaya 45 Kantor cabang Mataram

21 Kantor cabang Sukabumi 46 Kantor cabang Mamuju

22 Kantor cabang Magelang 47 Kantor cabang Ambon

23 Kantor cabang Tegal 48 Kantor cabang Ternate

24 Kantor cabang Purwokerto 49 Kantor cabang Sorong

25 Kantor cabang Pati 50 Kantor cabang Jayapura

Sumber: PT. Askrindo (Persero) Cabang Surakarta, 2016. 8. Sistem Penggajian

Sistem penggajian yang berlaku di PT. Askrindo (Persero) Cabang Surakarta yaitu sistem bulanan. Pembayaran gaji dilakukan untuk karyawan tetap pada akhir bulan, sedangkan untuk karyawan kontrak dibayarkan pada awal bulan berikutnya. Pembayaran gaji dilakukan melalui transfer dari bank BRI ke rekening masing-masing karyawan

(12)

29 yang bersangkutan. Secara umum besaran gaji yang diberikan oleh PT. Askrindo (Persero) Cabang Surakarta adalah berdasarkan sebagai berikut:

a. Jabatan karyawan.

b. Kemampuan prestasi kerja.

c. Ketrampilan dan keahlian yang dimiliki. d. Loyalitas terhadap perusahaan.

e. Rasa tanggung jawab yang tinggi terhadap pekerjaan. 9. Jenis Produk

Jenis produk yang ditawarkan oleh PT. Askrindo (Persero) ada bermacam-macam adalah sebagai berikut:

a. Penjaminan Kredit Usaha Rakyat

Kredit atau pembiayaan modal kerja dan investasi kepada usaha mikro, kecil dan menengah untuk bidang usaha yang produktif serta layak, namun belum bankable dengan platfond credit atau pembiayaan sampai dengan Rp. 500 juta yang dijamin oleh perusahaan penjaminan. Penyaluran kredit usaha rakyat diharapkan dapat membantu mengembangkan pengusaha menjadi lebih produktif.

b. Asuransi Kredit

Produk yang memberikan penjaminan kepada perbankan maupun non perbankan atas kredit yang diberikan kepada usaha mikro, kecil dan menengah. Fungsi perusahaan dalam hal ini

(13)

30 adalah memberikan jaminan atau ganti rugi atas kemacetan yang disalurkan perbankan maupun non perbankan kepada usaha mikro, kecil dan menengah.

c. Suretyship

Lini usaha asuransi umum yang memberikan jaminan atas

kemampuan principal dalam melaksanakan kewajiban sesuai

perjanjian pokok antara principal dan obligee. d. Asuransi Kredit Perdagangan

Produk yang memberikan potensi kepada pabrikan, distributor sebagai tertanggung atas risiko tidak terbayarnya piutang kredit perdagangan dari distributor atau buyer. Melalui layanan produk ini, pihak tertanggung akan mendapatkan jasa manajemen kredit sangat bermanfaat, baik untuk tertanggung maupun buyer yaitu credit advice, credit control dan insurance protection.

e. Asuransi Umum

Penanggulangan risiko atas kerugian, kehilangan manfaat dan tanggung jawab hukum kepada pihak ketiga yang timbul dari peristiwa yang tidak pasti.

f. Reasuransi

PT. Askrindo (Persero) juga akan menerima reciprocal business dari perusahaan reasuransi luar negeri maupun perusahaan asuransi dan reasuransi dalam negeri.

(14)

31 B. Laporan Magang Kerja

1. Lokasi dan Penempatan Magang Kerja

Lokasi magang kerja dilaksanakan di PT. Askrindo (Persero) Cabang Surakarta beralamatkan di Jl. Dr. Radjiman No. 376 B Laweyan kota Surakarta 57141 Indonesia. Selama melakukan magang kerja, penulis ditempatkan oleh perusahaan pada bagian klaim & subrogasi.

2. Jangka Waktu Magang Kerja

Jangka waktu kegiatan magang kerja dilaksanakan selama 4 minggu, dimulai dari tanggal 04 Januari 2016 sampai tanggal 05 Februari 2016. Kegiatan magang kerja ini dilakukan sesuai dengan jam kerja perusahaan, tetapi untuk waktu berakhirnya 1 jam lebih awal yaitu pukul 16.00 WIB. Apabila mahasiswa ingin izin maka harus meminta izin terlebih dahulu kepada karyawan pendamping.

3. Jadwal dan Rincian Kegiatan Magang Kerja

Untuk uraian lengkap mengenai jadwal dan rincian kegiatan magang kerja di PT. Askrindo (Persero) Cabang Surakarta dapat dilihat pada tabel berikut:

Tabel 3.4

Jadwal dan Rincian Kegiatan Magang Kerja PT. Askrindo (Persero) Cabang Surakarta

No Hari/Tgl Jenis Kegiatan Keterangan

1 04/01/2016

Briefing dan sambutan tahun baru

Pembagian tugas serta ditempatkan di bagian klaim & subrogasi Pembagian tugas

Penyusunan berkas klaim Pengisian formulir klaim Tabel bersambung ke halaman 32.

(15)

32 Sambungan dari halaman 31.

2 05/01/2016 Penyusunan berkas klaim

Membantu bagian klaim & subrogasi Pengisian formulir klaim

5 08/01/2016

Penyusunan berkas klaim Membantu

bagian klaim & subrogasi Pengisian formulir klaim

6 11/01/2016

Briefing Membantu

bagian klaim & subrogasi Check list klaim

7 12/01/2016

Check list klaim Membantu bagian klaim & subrogasi Perhitungan subrogasi

Input data subrogasi

8 13/01/2016

9 14/01/2016

Perhitungan subrogasi Membantu

bagian klaim & subrogasi Input data subrogasi

10 15/01/2016

11 18/01/2016 Briefing

Membantu bagian klaim & subrogasi Perhitungan subrogasi 12 19/01/2016 Mengarsipkanrekening koran Membantu bagian keuangan & umum

13 20/01/2016 Check list klaim

Membantu bagian klaim & subrogasi

14 21/01/2016 Rekap agenda klaim

Membantu bagian klaim & subrogasi Analisa perhitungan klaim

(16)

15 22/01/2016

Split data klaim

Membantu bagian klaim & subrogasi Check list klaim

Analisa perhitungan klaim Mengarsipkanrekapitulasi mutasi subrograsi

16 25/01/2016

Check list klaim

Membantu bagian klaim & subrogasi Fotokopi data klaim

Scanning KTP dan surat kematian

Split data klaim

Rekap agenda surat keluar

17 26/01/2016

Mengarsipkansurat

konfrimasi persetujuan klaim

Membantu bagian klaim & subrogasi Mengarsipkansurat

konfrimasi recoveries klaim Mengarsipkanrekapitulasi mutasi subrogasi

Analisa perhitungan klaim

18 27/01/2016

Split data memorandum penyampaian berkas co -quarantee

Membantu bagian klaim & subrogasi Mengarsipkanrekapitulasi

mutasi subrogasi

19 28/01/2016 Perhitungan subrogasi

Membantu bagian klaim & subrogasi

20 29/01/2016

Briefing

Membantu bagian klaim & subrogasi Split data klaim

Check list klaim

Analisa perhitungan klaim Mengarsipkansurat

konfrimasi persetujuan klaim Fotokopi check list

persyaratan klaim Rekap agenda klaim

21 01/02/2016

Check list klaim Membantu bagian klaim & subrogasi Analisa perhitungan klaim

Rekap agenda klaim Tabel bersambung ke halaman 34.

(17)

22 02/02/2016

Check list klaim Membantu bagian klaim & subrogasi Analisa perhitungan klaim

Rekap agenda klaim Wawancara tentang sistem perekrutan

Melengkapi data untuk tugas akhir

23 03/02/2016

Input data rekening koran

Membantu bagian keuangan & umum Wawancara tentang sistem

seleksi

24 04/02/2016

Rekap agenda klaim

Membantu bagian klaim & subrogasi Penjelasan mengenai

gambaran umum perusahaan

25 05/02/2016 Perlengkapan berkas magang

kerja & tugas akhir

Tidak ada kegiatan

C. Pembahasan

1. Sistem Perekrutan dan Seleksi Karyawan Pada PT. Askrindo (Persero) Cabang Surakarta

PT. Askrindo (Persero) Cabang Surakarta dalam menjalankan perekrutan dan seleksi karyawannya menggunakan sistem yang disesuaikan dengan efisiensi biaya, waktu maupun tenaga yang digunakan. Dalam melakukan perekrutan dan seleksi didasarkan pada sejauh mana kemampuan calon karyawan untuk mengikuti seluruh proses dengan lengkap dari awal hingga akhir. Berikut penjelasan lebih lanjut mengenai sistem perekrutan dan seleksi karyawan pada PT. Askrindo (Persero) Cabang Surakarta:

(18)

35

a. Sistem Perekrutan Karyawan Pada PT. Askrindo (Persero) Cabang

Surakarta

Sistem perekrutan karyawan yang dijalankan PT. Askrindo (Persero) terdiri dari 2 macam yaitu jalur umum dan mandiri. Sistem perekrutan karyawan melalui jalur umum disini yang dimaksud adalah sistem yang pelaksanaannya dilakukan secara langsung oleh kantor pusat dan memiliki hak sepenuhnya untuk mengangkat sebagai karyawan tetap. Sedangkan sistem perekrutan karyawan melalui jalur mandiri adalah sistem yang pelaksanaannya ditangani sendiri oleh setiap kantor cabang dan hanya memiliki hak yang sebatas untuk mengangkat sebagai karyawan kontrak.

Untuk sistem perekrutan karyawan yang akan penulis bahas dalam penelitian ini adalah jalur mandiri. Dalam sistem perekrutan karyawan melalui jalur mandiri pada PT. Askrindo (Persero) Cabang Surakarta memiliki kebijakan yaitu sebelum adanya proses tersebut, selalu didahului dengan memo usulan rencana penerimaan karyawan yang diajukan ke kantor pusat untuk kemudian disetujui dan dilakukan tindak lanjut. Atas dasar persetujuan kantor pusat, langkah selanjutnya yang diambil PT. Askrindo (Persero) Cabang Surakarta adalah menyusun prosedur untuk membuka lowongan pekerjaan secara mandiri, tanpa mengacu pada sistem yang dimiliki kantor pusat. Hal ini diperkuat berdasarkan hasil wawancara dengan Deputy Area Managing Director pada tanggal

(19)

36 02 Februari 2016 bahwa: “Biasanya sebelum kami mencari calon karyawan, kami lebih dulu membuat memo penerimaan karyawan baru yang ditujukan untuk kantor pusat di Jakarta artinya kami meminta persetujuan untuk pelaksanaannya. Barulah setelah mendapatkan persetujuan, kami mencari calon karyawan. Selain itu, pelaksanaannya juga akan dilakukan secara mandiri tanpa adanya campur tangan oleh kantor pusat.”

Pada PT. Askrindo (Persero) Cabang Surakarta, perekrutan yang dilakukan belum pernah dipublikasikan melalui media massa, cetak, maupun elektronik. Selama ini dalam melakukan publikasi lowongan pekerjaan, PT. Askrindo (Persero) Cabang Surakarta lebih sering menggunakan karyawannya untuk menyebar luaskan informasi ini kepada teman, kerabat maupun keluarganya yang ingin mencari pekerjaan. Dengan publikasi dari mulut ke mulut ini dinilai akan lebih efektif dan menghemat biaya serta waktu pelaksanaan relatif singkat jika dibandingkan dengan melakukan publikasi melalui media massa, cetak maupun elektronik. Dalam hal ini, dapat terlihat jelas sifat kekeluargaan yang diterapkan disana. Hal ini diperkuat berdasarkan hasil wawancara dengan Deputy Area Managing Director pada tanggal 02 Februari 2016 bahwa: “Selama ini, perekrutan karyawan yang digunakan yaitu dengan cara meminta bantuan dengan karyawan disini untuk menginformasikan lowongan pekerjaan dari mulut ke mulut

(20)

37 kepada kerabat atau keluarganya. Pada umumnya, karyawan yang diminta bantuan akan melakukannya dengan senang hati, meskipun untuk tugas tersebut mereka tidak mendapatkan imbalan dalam bentuk materi.”

Sumber perekrutan terdiri dari 2 macam yaitu internal dan eksternal. PT. Askrindo (Persero) Cabang Surakarta hanya memilih perekrutan secara internal, dengan kata lain disana lebih sering merekrut teman, kerabat, keluarga maupun rekomendasi dari karyawan yang bekerja disana. Hal ini diperkuat berdasarkan hasil wawancara dengan staff pada tanggal 02 Februari 2016 bahwa: “Dulu saya tahu kalau ada lowongan kerja dari keluarga yang bekerja disini kemudian saya mencoba memasukkan lamaran kerja dan ternyata lowongan pekerjaannya cocok dengan bidang yang saya miliki.”

PT. Askrindo (Persero) Cabang Surakarta juga akan memanfaatkan karyawan yang sudah bekerja disana, dengan cara mempromosikan karyawannya yang dinilai mampu mengisi kekosongan yang ada dalam perusahaan, khususnya bagi karyawan yang sudah lama mengabdikan diri pada perusahaan dan mempunyai banyak pengalaman kerja. Tetapi cara ini biasanya hanya digunakan untuk jabatan tertentu saja yang mungkin dapat dipromosikan. Hal ini diperkuat berdasarkan hasil wawancara dengan Deputy Area Managing Director pada tanggal 02 Februari

(21)

38 2016 bahwa: “Promosi jabatan disini bersifat horizontal artinya promosi hanya dapat dilakukan pada jabatan tertentu yaitu jabatan yang lebih tinggi akan digantikan dengan karyawan yang jabatannya lebih rendah, contohnya seperti pada jabatan saya dan Area Managing Director.”

Dengan cara merekrut karyawan dari sumber internal dinilai lebih aman, mudah mengarahkan dan mengontrol karyawan. Proses perekrutan dengan cara ini juga dipandang akan lebih mengenal karakter pribadi yang dimiliki calon karyawan. Selain itu, mampu meningkatkan semangat dan motivasi kerja karyawan karena mengetahui kemungkinan adanya promosi jabatan. Hal ini

diperkuat berdasarkan hasil wawancara dengan Deputy Area

Managing Director pada tanggal 02 Februari 2016 bahwa: “Perekrutan yang seperti ini, dinilai memiliki kelebihan yaitu calon karyawan sudah memahami perusahaan dengan baik, sehingga penyesuaiannya menjadi lebih mudah dan kemungkinan berhasil semakin tinggi. Selain itu, dapat mendorong semangat kerja, loyalitas dan komitmen kerja yang semakin baik.Serta yang paling penting lebih mengenal karakter dan kepribadian yang dimiliki oleh calon karyawan.”

(22)

39 b. Sistem Seleksi Karyawan Pada PT. Askrindo (Persero) Cabang

Surakarta

Setelah perekrutan, kegiatan selanjutnya yang dilakukan adalah seleksi. Seperti perusahaan pada umumnya, PT. Askrindo (Persero) Cabang Surakarta juga melakukan seleksi pada calon karyawan yang ingin bekerja pada perusahaannya. Tahap ini sangat penting karena akan sangat mempengaruhi kualitas karyawan yang akan dihasilkan. Hal ini juga digunakan untuk menilai calon karyawan tersebut memenuhi syarat atau tidak untuk diterima sebagai karyawan baru, sehingga diperlukan serangkaian tahapan seleksi. Hal ini diperkuat berdasarkan hasil wawancara dengan Deputy Area Managing Director pada tanggal 03 Februari 2016 bahwa: “Dilakukannya seleksi pada perusahaan ini karena perusahaan memerlukan karyawan baru yang lebih optimal dan berkualitas sesuai dengan kebutuhan perusahaan.”

Sistem seleksi karyawan pada PT. Askrindo (Persero) Cabang Surakarta berupa pengecekan berkas lamaran kerja, tes wawancara kerja dengan Deputy Area Managing Director, tes wawancara kerja secara singkat dengan calon atasan langsung dan yang terakhir adalah pengangkatan karyawan. Hal ini diperkuat berdasarkan wawancara dengan Deputy Area Managing Director pada tanggal 03 Februari 2016 bahwa: “Sistemnya cukup mudah dalam menjalani tahapan seleksi di perusahaan ini yaitu yang

(23)

40 pertama pasti kami menerima berkas lamaran kerja. Kemudian kami memeriksa administrasi dari berkas lamaran kerja yang sudah diberikan oleh calon karyawan tersebut. Setelah itu, melakukan wawancara kerja dengan saya dan calon atasannya. Apabila semua tahapan dapat dilalui dengan baik, maka biasanya langsung diterima bekerja disini dan dilakukan pengangkatan karyawan.”

Untuk lebih jelasnya dalam flowchart akan dijelaskan secara mendetail mengenai sistem seleksi karyawan pada PT. Askrindo (Persero) Cabang Surakarta adalah sebagai berikut:

(24)

41

Gambar 3.2

Flowchart Sistem Seleksi Karyawan PT. Askrindo (Persero) Cabang Surakarta

Penerimaan Berkas Lamaran Kerja Seleksi Administrasi Undangan Tes Wawancara Kerja Tes Wawancara Kerja Keputusan Penerimaan Karyawan Pengangkatan Karyawan

(25)

42 Flowchart sistem seleksi karyawan pada PT. Askrindo (Persero) Cabang Surakarta diatas, dapat dijelaskan dalam uraian berikut:

1) Penerimaan berkas lamaran kerja

Menerima berkas lamaran kerja yang telah dikirimkan ke perusahaan, kemudian mengarsipkan berkas tersebut agar tidak terjadi kehilangan. Dalam hal ini berkas lamaran kerja dapat dikirimkan melalui email atau calon karyawan dapat datang secara langsung mengajukan berkas lamaran kerjanya ke PT. Askrindo (Persero) Cabang Surakarta.

2) Seleksi administrasi

Tahap seleksi administrasi adalah tahap pengecekan pada semua kelengkapan dan keabsahan berkas lamaran kerja sesuai persyaratan yang telah ditentukan sebelumnya. Dengan kata lain, melakukan seleksi administrasi terhadap data calon karyawan yang masuk ke perusahaan yang dianggap paling sesuai memenuhi persyaratan. Kelengkapan administrasi diperhitungkan pada tahap ini. Kelengkapan dibutuhkan untuk mendapatkan gambaran secara tertulis tentang kemampuan calon karyawan yang dimiliki.

Kelengkapan administrasi sebagaimana yang dimaksud oleh PT. Askrindo (Persero) Cabang Surakarta adalah sebagai berikut:

(26)

43 a) Jenjang pendidikan minimal diploma III.

b) Latar belakang pendidikan berkaitan dengan bidang usaha perusahaan.

c) Usia maksimal 26 tahun.

d) Menyerahkan surat keterangan kelakuan baik dari

kepolisian.

e) Dinyatakan sehat jasmani dan rohani serta tidak mengidap critical illnes atau membahayakan orang lain.

f) Dokumen lainnya yang mendukung seperti fotokopi KTP, pas foto berwarna 4 x 6, daftar riwayat hidup dan surat keterangan pengalaman kerja.

Dalam hal ini, berkas lamaran kerja yang masuk disortir kemudian dikelompokkan atas berkas yang memenuhi syarat dan yang tidak memenuhi. Calon karyawan yang memenuhi semua persyaratan dinyatakan lolos untuk mengikuti tahap seleksi selanjutnya, sedangkan apabila persyaratannya tidak lengkap dan tidak sesuai dengan ketentuan, maka calon karyawan dinyatakan tidak lolos pada tahap seleksi administrasi.

3) Undangan tes wawancara kerja

Berkas lamaran kerja yang memenuhi syarat akan diberikan surat panggilan atau dihubungi langsung melalui telepon oleh pihak perusahaan kepada calon karyawan untuk mengikuti

(27)

44 tahap seleksi berikutnya serta menginformasikan waktu dan tempat untuk dilakukan tes wawancara kerja. Sedangkan berkas lamaran kerja yang tidak memenuhi syarat akan dinyatakan gugur dan dipisahkan ke berkas lainnya.

4) Tes wawancara kerja

Tahap selanjutnya adalah melakukan tes wawancara kerja. Tes wawancara kerja dilakukan terhadap calon karyawan yang telah lolos dari tahap seleksi administrasi. Hal ini berdasarkan berkas lamaran kerja yang telah memenuhi syarat dan lengkap. Tes wawancara kerja di PT. Askrindo (Persero) Cabang Surakarta ini tidak terlalu ketat dan pertanyaan yang diajukan tidak terstruktur. Wawancara bersifat santai tetapi tetap formal, calon karyawan disini diharapkan agar dapat menyakinkan perusahaan dengan kemampuan yang dimilikinya.

Tes wawancara kerja juga dilakukan secara terbuka, hal ini bertujuan untuk mendapatkan informasi yang banyak tentang karakter calon karyawan, termasuk pula informasi mengenai keahlian yang mereka miliki untuk mengerjakan pekerjaan yang akan dijabat nantinya. Diharapkan nantinya perekrut dapat menilai secara langsung seperti latar belakang, kecakapan, pengalaman kerja dan motivasi calon karyawan untuk bekerja di perusahaan. Dalam wawancara ini juga dilakukan negosiasi mengenai kompensasi yang akan diterima,

(28)

45 baik dalam bentuk materi maupun non materi yang merupakan standar perusahaan. Selain itu, pada tahap ini tidak diharuskan untuk mengisi formulir lamaran kerja karena informasi calon karyawan telah ada dalam berkas lamaran kerjanya.

Tes wawancara kerja dilaksanakan secara langsung oleh Deputy Area Managing Director. Pada tahap ini biasanya akan menjadi tahap yang paling menentukan bagi calon karyawan karena hasil dari wawancara tersebut menjadi aspek yang paling besar penilaiannya untuk memutuskan calon karyawan nantinya akan diterima atau ditolak bekerja di perusahaan. Kepala bagian atau calon atasan langsung juga diberikan kewenangan untuk menyeleksi calon karyawan pada tahap akhir wawancara kerja.

Wawancara oleh calon atasan langsung dilakukan untuk kepentingan memperoleh data yang lebih mendalam tentang kemampuan calon karyawan dalam melakukan tugas yang akan diberikan kepadanya. Hal ini juga dilakukan untuk menghindari kesimpulan dan pandangan yang subyektif. Selain itu, keterlibatan calon atasan langsung dalam wawancara akhir dimaksudkan untuk mengenal calon karyawan yang akan menjadi bawahannya kelak dan untuk menjawab pertanyaan dari calon karyawan seputar tugas yang akan mereka kerjakan nantinya apabila mereka diterima.

(29)

46

5) Keputusan penerimaan calon karyawan

Tahap ini adalah tahap dimana para calon karyawan dihubungi dan diberitahukan tentang keputusan dari perusahaan bahwa telah diterima menjadi karyawan baru di PT. Askrindo (Persero) Cabang Surakarta. Keputusan calon karyawan untuk diterima atau ditolak bekerja di perusahaan dilakukan oleh Deputy Area Managing Director.

Keputusan tersebut dibuat berdasarkan pertimbangan dari hasil seleksi yang telah calon karyawan lalui. Calon karyawan yang tidak memenuhi persyaratan akan ditolak, sedangkan calon karyawan yang memperoleh hasil penilaian tinggi dari keseluruhan seleksi akan diterima menjadi karyawan baru di PT. Askrindo (Persero) Cabang Surakarta. Untuk uraian lebih lengkap berikut ini merupakan data terkait jumlah karyawan yang diterima dan ditolak di PT. Askrindo (Persero) Cabang Surakarta periode 2013-2015:

Tabel 3.5

Jumlah Karyawan Diterima dan Ditolak PT. Askrindo (Persero) Cabang Surakarta

Periode 2013-2015

Tahun Jumlah Lamaran

Kerja yang Masuk

Jumlah Karyawan Diterima Ditolak 2013 19 6 13 2014 21 7 14 2015 24 9 15 Total 23 42

(30)

47 PT. Askrindo (Persero) Cabang Surakarta ini dalam menentukan bahwa keputusan akan diterima atau ditolak untuk bekerja di perusahaan dibuat berdasarkan hasil akhir yang diperoleh dari keseluruhan proses yang dilakukan oleh calon karyawan. Banyak hal yang menjadi pertimbangan dalam memilih beberapa calon karyawan adalah sebagai berikut: a) Latar belakang pendidikan.

b) Pengalaman kerja di bidang sejenis.

c) Kelengkapan berkas lamaran kerja yang paling sesuai persyaratan.

d) Kesesuaian antara berkas lamaran kerja dengan keadaan calon karyawan.

e) Selain hard skill, calon karyawan harus memiliki standar soft skill sesuai dengan yang dibutuhkan perusahaan. Soft skill yang sebaiknya dimiliki calon karyawan yaitu memiliki kemampuan untuk melayani orang, motivasi kerja tinggi dan kemauan untuk belajar.

6) Pengangkatan karyawan

Pengangkatan karyawan merupakan tahap terakhir dalam sistem seleksi karyawan. Setelah dinyatakan diterima di PT. Askrindo (Persero) Cabang Surakarta, selanjutnya perusahaan mempunyai kebijakan yaitu setelah karyawan baru diberi job desk dan penempatan bagian, maka karyawan baru

(31)

48 akan diberikan masa percobaan selama 3 bulan. Selama 3 bulan tersebut, karyawan statusnya masih dalam masa percobaan kerja. Setelah masa percobaan kerja 3 bulan selesai, dapat dilihat perkembangan karyawan tersebut, bekerja dengan baik atau buruk.

Apabila karyawan tersebut bekerja dengan baik maka dilanjutkan dengan menjadi karyawan kontrak. Karyawan tersebut akan diangkat sebagai karyawan kontrak dengan diberi masa kontrak kerja sekurang-kurangnya selama 1 tahun. Selama 1 tahun, karyawan diharapkan mampu beradaptasi dan memiliki kinerja yang bagus. Apabila dinilai baik maka kontrak kerja selama 1 tahun ini dapat saja diperpanjang. Sedangkan bagi karyawan kontrak yang dinilai tidak baik maka tidak akan diperpanjang masa kontraknya atau diberhentikan. Pengangkatan karyawan di tingkat kantor cabang hanya sebatas sampai dengan pengangkatan karyawan kontrak, sedangkan untuk pengangkatan karyawan tetap merupakan tugas dan tanggung jawab yang sepenuhnya dimiliki oleh kantor pusat di Jakarta.

2. Temuan

Dari sekian penjelasan sistem perekrutan dan seleksi diatas, tentunya dapat dilihat bahwa untuk mendapatkan sumber daya manusia yang optimal tentunya harus melewati proses yang cukup panjang

(32)

49 demi kemajuan perusahaan di masa yang akan datang. Melihat penjelasan tersebut, pada PT. Askrindo (Persero) Cabang Surakarta terdapat beberapa kelebihan atau keuntungan yang diperoleh dari sistem perekrutan dan seleksi karyawan yang digunakan adalah sebagai berikut:

a. Menekan Biaya Pengeluaran

Sistem perekrutan dan seleksi karyawan yang dilakukan PT. Askrindo (Persero) Cabang Surakarta dinilai dapat menekan biaya pengeluaran perusahaan. Hal ini dapat dilihat pada perekrutannya yang tidak menggunakan publikasi lowongan pekerjaan melalui media massa, cetak maupun elektronik sehingga dengan cara seperti ini dapat menekan biaya yang seharusnya dikeluarkan apabila perusahaan menggunakan publikasi melalui media tersebut. Tetapi dalam mempublikasikan lowongan pekerjaannya, PT. Askrindo (Persero) Cabang Surakarta lebih memilih menggunakan karyawannya untuk menyebar luaskan informasi lowongan pekerjaan karena dinilai lebih efektif dan efisien.

Selain itu, pada tahap seleksinya tidak menggunakan tes pengetahuan, psikologi maupun kesehatan akan tetapi hanya menggunakan seleksi administrasi dan tes wawancara kerja, sehingga dapat menekan biaya pengeluaran perusahaan. Pada perusahaan lain yang menggunakan seleksi tes pengetahuan,

(33)

50 psikologi maupun kesehatan, pastinya akan mengeluarkan alokasi biaya tersendiri untuk melakukan kegiatan tersebut.

b. Tidak Menyita Waktu Kerja dan Tenaga

Sistem perekrutan dan seleksi karyawan seperti ini, membuat PT. Askrindo (Persero) Cabang Surakarta tidak harus meluangkan jadwal khusus untuk melakukan perekrutan dan seleksi sehingga tidak akan menyita waktu kerja dan tenaga. Pada perusahaan lain yang mempunyai jadwal khusus pastinya akan menyita banyak waktu kerja. Bukan hanya waktu tetapi harus ada tenaga lebih yang digunakan seperti memasukkan publikasi lowongan pekerjaan ke media massa, cetak maupun elektronik, mempersiapkan tempat seleksi tes pengetahuan, psikologi maupun kesehatan, mengawasi sampai memeriksa hasil tes tersebut.

c. Semangat dan Motivasi Kerja Tinggi

Sistem perekrutan dan seleksi yang dilakukan PT. Askrindo (Persero) Surakarta dapat berpengaruh terhadap semangat dan motivasi kerja karyawan yang semakin tinggi. Hal ini terjadi karena apabila kinerja karyawan dinilai baik dan loyalitas terhadap perusahaan tinggi, maka tidak menutup kemungkinan akan ada promosi jabatan bagi karyawan untuk menempati ketika ada kekosongan jabatan atau pekerjaan dalam perusahaan.

Selain itu, terdapat juga beberapa kelemahan atau kerugian yang akan dirasakan oleh PT. Askrindo (Persero) Cabang Surakarta baik

(34)

51 sekarang maupun di masa mendatang yang mungkin akan dialami dengan sistem perekrutan dan seleksi karyawan yang digunakan adalah sebagai berikut:

a. Kurang Baiknya Kualitas Sumber Daya Manusia

Perekrutan yang dilakukan PT. Askrindo (Persero) Cabang Surakarta merupakan perekrutan internal. Baik itu berasal dari teman, keluarga, rekomendasi dari karyawan maupun karyawan yang dipromosikan. Perekrutan calon karyawan yang berasal dari internal merupakan sesuatu legal serta boleh untuk dilakukan, tetapi penggunaan cara ini harus lebih berhati-hati. Perekrutan seperti ini dalam suatu perusahaan sering disebut sebagai nepotisme, hal ini tidak dapat dihindari dalam perusahaan perseorangan maupun perusahaan keluarga.

Perekrutan semacam ini kurang dapat dijadikan tolak ukur mengenai kualitas sumber daya manusia yang mereka pekerjakan, hal ini terjadi karena kurang selektifnya perusahaan dalam memilih calon karyawannya. Kebijakan seperti ini seharusnya dapat lebih diminimalisir, karena calon karyawan yang diterima bukan berdasarkan atas keahlian, kecakapan maupun kualitasnya tetapi lebih kepada kesetiaannya kepada perusahaan.

b. Terjadinya Persaiangan Tidak Sehat

Sistem perekrutan dan seleksi karyawan yang dilakukan PT. Askrindo (Persero) Cabang Surakarta ini dapat membuat

(35)

52 karyawan berlomba-lomba untuk menunjukkan kinerjanya kepada atasan agar mendapatkan perhatian tersendiri dimata atasan. Hal ini mempunyai keuntungan dan kekurangan tersendiri. Ada yang bekerja sepenuh hati dengan dengan ikhlas atau ada juga yang bekerja hanya untuk mengambil perhatian orang lain terutama atasan. Selain itu, di satu sisi karyawan termotivasi untuk bekerja tetapi disisi lain terjadi persaingan yang tidak sehat karena adanya rasa iri maupun curiga terhadap karyawan lain yang telah menjadi kandidat untuk dipromosikan. Akan tetapi, semua tergantung lagi dari sudut pandang karyawan masing-masing dalam menyikapi hal tersebut.

c. Jangkauan Lamaran Kerja yang Masuk Sedikit

Sistem perekrutan dan seleksi karyawan pada PT. Askrindo (Persero) Cabang Surakarta dinilai dapat mempengaruhi jumlah lamaran kerja yang masuk sedikit. Hal ini dapat dilihat dari penyebaran lowongan pekerjaannya yang kurang luas, sehingga membuat masyarakat tidak mengetahui bahwa perusahaan sedang membutuhkan calon karyawan dan tidak mengetahui kriteria yang dicari oleh perusahaan. Selama ini, PT. Askrindo (Persero) Cabang Surakarta hanya menginformasikan lowongan pekerjaannya kepada karyawan dan orang tertentu saja, akibatnya lamaran kerja yang masuk sedikit sehingga kesempatan perusahaan untuk mendapatkan karyawan yang qualified menjadi semakin sulit.