BAB IV
HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN
4.1. Gambaran Umum Obyek Penelitian
Penyelenggaraan suatu event memerlukan berbagai persiapan yang dibutuhkan sebelum acara dimulai hingga acara selesai dilaksanakan. Manajemen yang dapat mengatur semua persiapan suatu kegiatan acara tersebut terangkum dalam manajemen event. Manajemen event suatu kegiatan diawali dengan pra kegiatan yaitu suatu perencanaan (planning) , setelah itu kegiatannya atau aktifitasnya dan setelah acara berakhir maka disebut pasca kegiatan.
Sebelum membahas mengenai perencanaan event peneliti akan
menjelaskan mengenai event itu sendiri. Pada penelitian ini event perayaan Festival Cap Go Meh di Singkawang menurut Wong Bui Kong sebagai Ketua Panitia pelaksana :
”...Festival Cap Go Meh Kota Singkawang adalah event tetap agenda pariwisata Kota Singkawang dan telah menjadi event tingkat Nasional. Untuk memeriahkan Festival Cap Go Meh Kota Singkawang telah ditetapkan beberapa agenda kegiatan. Serangkaian kegiatan dalam rangka perayaan Imlek dan Festival Cap Go Meh bertujuan untuk melestarikan kekayaan budaya nusantara khususnya Cap Go Meh Singkawang yang telah berkembang selama ratusan tahun. Dan untuk mempertahankan nilai-nilai kerukunan antar etnis yang telah terjalin selama ratusan tahun sebagai kekuatan dan fondasi NKRI. Perayaan cah Go Meh juga untuk mendukung Singkawang sebagai Kota Pariwisata dan dapat memperkenalkan Kota Singkawang ke kancah industri pariwisata dunia”.
Cap Go Meh di kota Singkawang ini menjadi event tetap tahunan dalam Kalender Pariwisata Kota Singkawang karena Cap Go Meh di Kota Singkawang merupakan salah satu wisata ritual yang paling diminati baik wisatawan domestik maupun wisatawan mancanegara. Festival Cap Go Meh pada setiap tahunnya digelar 15 (lima belas) hari setelah perayaan Imlek.
Dalam perkembangannya Festival Cap Go Meh telah mengukir prestasi yang membanggakan Kota Singkawang berturut-turut dari tahun 2008. Dalam Festival Cap Go Meh mendapatkan Rekor Muri dengan naga terpanjang dan di tahun 2009 mendapat rekor Muri berupa pemasangan lampion terbanyak mengalahkan Rekor Muri Kota Batam dengan jumlah 5000 lampion sementara Kota Singkawang berhasil memasang lampion sebanyak 10.895 buah dan kue keranjang terbesar (tinggi 99 cm, diameter 2,88 meter, berat 8,735 ton) serta lampion raksasa (tinggi 22 meter, diameter 32 meter). Semua dicatatkan dalam
Museum Rekor Dunia Indonesia(MURI).
Festival Cap Go Meh memang unik dan karena keunikannya pada tahun 2009 Pemerintah Republik Indonesia menetapkan Cap Go Meh Singkawang sebagai event resmi nasional melalui Menteri Kebudayaan dan Pariwisata RI, Jero
Wacik. Bahkan Cap Go Meh Singkawang berhasil meraih predikat ”Wonderful
of The World 2013 paling WOW”.
”...Disadari atau tidak, hampir semua warga kota Singkawang memperoleh dampak positif dari kegiatn Imlek sampai Cap Go Meh karena tingginya kunjungan tamu. Mulai dari tukang parkir, PKL atau pedagang warung , toko, restoran, penginapan atau hotel, agen tour travel, maskapai penerbangan, dan lain sebagainya., semua menikmati ”panen tahunan”
tersebut. Perayaan tersebut bukan sekedar perayaan satu kelompok, namun merupakan perayaan yang menjadi milik semua dan mendatangkan manfaat terutama manfaat ekonomi bagi semua”.(Ketua Panitia Pelaksana).
Alur pekerjaan pelaksanaan event Festival Cap Go Meh ini menurut Ketua Panitia Pelaksana adalah :
”...Alur kerjanya adalah setelah mendapat SK dari Walikota Singkawang selaku panitia inti Festival Cap Go Meh di kota Singkawang. Dengan berkantor di Sekretariat kami rapat bersama Muspida., tokoh masyarakat , unsur dari Kepemudaan, unsur komunitas suku perantau Dewan Adat Dayak (DAD), Majelis Adat Budaya Tionghoa (MABT), Majelis Adat Budaya Melayu (MABM). Dengan suara musyawarah untuk mufakat akan dipilih ketua pelaksana dan didampingi 3 (tiga) orang Wakil Ketua Pelaksana, Sekretaris didampingi wakil sekretaris serta 1 (satu) orang, bendahara didampingi wakil 2 (dua) orang...”.
Panitia pelaksana perayaan Festival Cap Go Meh bekerja di bagi menjadi 2 (dua) team kerja dengan komposisi area Jakarta dan area Singkawang dan sekitarnya. Dengan alasan serangkaian kegiatan Cap Go Meh memerlukan dukungan dari berbagai pihak dan biaya yang sangat besar oleh sebab itu donasi dan bantuan dari semua pihak dikerahkan agar event dapat berjalan sesuai dengan yang direncanakan dan dapat dilaksanakan dengan sukses.
Dalam pencarian sponsor dan donasi maka panitia pelaksana membuat strategi team kerjanya, berikut cuplikan penejalasan dari Ketua Panitia Pelaksana :
”... Setelah penunjukan susunan panitia tahap selanjutnya kami akan rapat di Jakarta dengan tujuan mencari sponsorship atau donatur. Malam pencarian dana Cap Go Meh di Jakarta, kami mengundang masyarakat Kalimantan Barat yang merantau di Jakarta. Pelaksanaan malam pencarian dana dilakukan 1-2 bulan sebelum acara agar tercapai donasi yang maksimal. Dan biasanya langsung para perantau (penduduk asli Singkawang yang berada di Jakarta) akan dengan sendirinya turut berpartisipasi dalam kegiatan
Festival Cap Go Meh ini dengan memberikan donasi atau sponsor untuk kegiatan acara...”.
Manajemen event dapat didefinisikan sebagai mengorganisir sebuah event yang dikelola secara professional, sistematis, efisien dan efektif yang kegiatannya meliputi dari konsep (perencanaan) sampai dengan pelaksanaan hingga pengawasan.
”...Perencanaan event Festival Cap Go Meh ini dari tahun ke tahun hampir sama, panita akan mempersiapkan segala sesuatu seperti : merancang siapa peserta pawai tatung dalam perayaan Cap Go Meh, rangkaian kegiatannya apa saja, siapa yang akan mengisi acara setiap harinya, apa saja yang akan ditampilkan, dari mana pawai dimulai dan berakhir, media promosi dan publikasinya, dll , sementara untuk waktu kapan pelaksanaannya dari tahun ke tahun memang tidak bisa dirubah”(Cuplikan wawancara dengan Ketua panitia pelaksana).
Perencanaan event Festival Cap Go Meh untuk mengkoordinasi para peserta pawai tatung, para peserta pawai lampion, dan lain-lain juga untuk menjaring penonton. Pawai tatung di Kota Singkawang berasala dari kota Pontianak, Kabupaten Pontianak, Kabupaten Sambas, Kabupaten Bengkayang, dan kota lain disekitarnya. Dengan rangkaian kegiatan acara festival Cap Go Meh yang berisi beberapa kegiatan seperti Malam Imlek, pameran dan pagelaran seni budaya multi etnis serta bazaar produk-produk khas Singkawang, Pawai Lampion, Lomba hias rumah, Dekorasi kota, Acara malam pembukaan dan penutupan serta Pesta kembang api, Bakti Sosial, Kontes Miss Shanghai, Festiival Lampion, Festival Cap Go Meh, Altar & ritual (lelang barang-barang yang sudah disembahyangi di altar persembahan yang memiliki anggapan
bahwa barang-barang tersebut membawa kesehatan yang baik dan keberuntungan yang melimpah).
Pengisi acara perayaan tersebut setiap harinya adalah pameran dan pagelaran seni budaya multi etnis diisi oleh 15 stand produk Singkawang, tarian dan kesenian 16 daerah di bumi nusantara yang dipertunjukan oleh paguyuban dari Ambon, Banjar, Batak, Bugis, Dayak, Jawa, Madura, Manado, Melayu, Nusa Tenggara Timur, Riau, Sumatera Barat, Sumatera Selatan, Sunda dan Tionghoa. Juga ditampilkan Wayang gantung asli Tiongkok. Malam Imlek diisi dengan pemberian angpao dari ibu Walikota Singkawang untuk anak-anak. Pawai lampion digelar sebelum perayaan Cap Go Meh diikuti oleh berbagai instansi pemerintah dan swasta juga lembaga swadaya masyarakat. Pawai tatung pada saat perayaan Cap Go Meh dimulai dari Lapangan Stadion Kridasana dan ruas jalan dalam kota, lalu berakhirnya di ruas jalan dalam kota.
Dari hasil wawancara bisa disimpulkan bahwa penyelenggaraan event
tersebut tidak memiliki target penonton namun panitia pelaksana lebih memikirkan bahwa warga masyarakat Singkawang dan sekitarnya diharapkan hadir serta para wisatawan asing dan wisatawan domestic dari pelbagai daerah di bumi Nusantara ini,
Intinya pra kegiatan atau perencanaan event Festival Cap Go Meh diawali dengan konsep event yang akan diadakan , namun tidak memiliki berapa banyak jumlah target audience yang diharapkan hadir pada penyelenggaraan kegiatan.
Panitia hanya memiliki tujuan dari pelaksanaan event tersebut adalah untuk mengangkat budaya ritual dan mengangkat nama Kota Singkawang sebagai tujuan wisata.
Tahap kedua dari manajemen event adalah pelaksanaan kegiatan atau aktifitasnya. Aktifitas dalam manajemen event harus dilaksanakan sesuai atau panduannya adalah pra kegiatan / perencanaan kegiatan itu sendiri.
4.2. Hasil Penelitian
4.2.1. Manajemen Event Perayaan Cap Go Meh Singkawang tahun 2014
Dewasa ini sering kita jumpai event bertajuk seni budaya yang diselenggarakan oleh suatu kota . Seni budaya bagi sebuah kota merupakan sebuah “capital” yang memiliki keunikan yang sulit ditiru sehingga dengan
mengemasnya dalam bentuk penyelenggaraan event diharapkan dapat
memperkuat positioning dalam mempromosikan identitas kota sekaligus
menghadirkan atraksi wisata.
Salah satu daerah yang mengemas event bertajuk seni budaya bahkan ritual keagamaan adalah Kota Singkawang dengan dikenal predikat Kota Seribu Vihara ini telah mengemas event warisan seni budaya ritual Festival Cap Go Meh. Festival Cap Go Meh merupakan sebuah event yang rutin diselenggarakan setiap tahun dan merupakan perhelatan terbesar yang menyajikan semua jenis kegiatan kesenian dan ritual keagamaan.
Mengacu pada data peneliti melihat penyelenggaraan Festival Cap Go Meh di kota Singkawang mengalami kendala dalam hal perencaaan event
management. Terkait dengan pentingnya perencanaan event management dalam
penyelenggaraan event, karena event bisa dikatakan efektif memberikan image
atau identitas tertentu terhadap suatu kota jika direncanakan dengan manajemen yang matang dan professional sehingga mempunyai tujuan yang jelas, unik, menarik untuk dikunjungi. Disisi lain yang patut diperhatikan adalah event
berangkat dari akar budaya atau kesenian dan ritual keagamaan memiliki originalitas dalam ide, dan adanya dukungan dari semua pihak.
Perencanaan event management ibarat seperti peta yang menunjukkan kepada kita kemana kita akan pergi. Perencanaan memberikan gambaran yang jelas mengenai apa yang diharapkan dan bagaimana cara untuk menangani situasi-situasi yang tidak diharapkan.
Pada perencanaan Festival Cap Go Meh di Singkawang menurut Wong Bui Kong sebagai Ketua Panitia Pelaksana adalah dengan mempersiapkan pencarian peserta pawai dengan cara word of mouth, berikut cuplikan wawancaranya :
“……….Pencarian peserta acara pawai dilakukan melalui telpon atau dari mulut ke mulut sebab biasanya peserta sudah tahu informasinya bahwa setiap tahun akan diadakan pawai Cap Go Meh , kami juga ada kantor secretariat buka dari jam 08.00-17.00 dimana para peserta dapat mendaftar langsung ke secretariat. Peserta pawai tatung adalah para tatung di Kota Singkawang dan sekitarnya termasuk dari kota Pontianak, Kabupaten Pontianak, Kabupaten Sambas, Kabupaten Bengkayang, dan lain-lain...”.
Manajemen event dapat didefinisikan sebagai mengorganisir sebuah
event yang dikelola secara professional, sistematis, efisien dan efektif yang kegiatannya meliputi dari konsep (perencanaan) sampai dengan pelaksanaan hingga pengawasan. Dalam perencanaan pada teori Goldbatt termasuk ke dalam riset, disain dan planning.
Untuk Festival Cap Go Meh pelaksanaan perencanaannya adalah dengan melalukan berbagai hal yang dapat diuraikan sebagai berikut dibawah ini :
a. Riset (Research)
Merujuk teori Goldbatt mengenai perencanaan suatu event maka tahapan pertama yang dilakukan adalah dengan melaksanakan suatu riset. Dalam tahapan ini penyelenggara harus mengetahui sejauh mana kebutuhan dan keinginan dari masyarakat atau audiens tentang penyelenggaraan acara tersebut. Dalam penelitian ini peneliti berhasil mewawancara Ketua Panitia Pelaksana mengenai hal tersebut adalah :
”...Perencanaan event Festival Cap Go Meh ini dari tahun ke tahun hampir sama, panita akan mempersiapkan segala sesuatu seperti : merancang siapa peserta pawai tatung dalam perayaan Cap Go Meh, rangkaian kegiatannya apa saja, siapa yang akan mengisi acara setiap harinya, apa saja yang akan ditampilkan, dari mana pawai dimulai dan berakhir, media promosi dan publikasinya, dll , sementara untuk waktu kapan pelaksanaannya dari tahun ke tahun memang tidak bisa dirubah”(Cuplikan wawancara dengan Ketua panitia pelaksana).
Perencanaan event Festival Cap Go Meh untuk mengkoordinasi para peserta pawai tatung, para peserta pawai lampion, dan lain-lain juga untuk menjaring penonton. Pawai tatung di Kota Singkawang berasal dari kota Pontianak, Kabupaten Pontianak, Kabupaten Sambas, Kabupaten Bengkayang, dan kota lain disekitarnya.
Dari hasil wawancara bisa disimpulkan bahwa penyelenggaraan event
tersebut tidak memiliki target penonton namun panitia pelaksana lebih memikirkan bahwa warga masyarakat Singkawang dan sekitarnya diharapkan hadir serta para wisatawan asing dan wisatawan domestic dari pelbagai daerah di bumi Nusantara ini,
Intinya pra kegiatan atau perencanaan event Festival Cap Go Meh diawali dengan konsep event yang akan diadakan , namun tidak menjalankan riset
berapa banyak jumlah target audience yang diharapkan hadir pada
penyelenggaraan kegiatan, yang termasuk dalam suatu riset pada suatu manajemen. Riset dilakukan untuk menentukan tingkat kebutuhan dan keinginan dari target.
Panitia hanya memiliki tujuan dari pelaksanaan event tersebut adalah untuk mengangkat budaya ritual dan mengangkat nama Kota Singkawang sebagai tujuan wisata.
b. Desain (Design)
Tahap kedua dari manajemen event menurut teori Goldbatt adalah melaksanakan desain. Mengacu pada data peneliti melihat penyelenggaraan Festival Cap Go Meh di kota Singkawang mengalami kendala dalam hal perencaaan event management. Terkait dengan pentingnya perencanaan event management dalam penyelenggaraan event, karena event bisa dikatakan efektif memberikan image atau identitas tertentu terhadap suatu kota jika direncanakan dengan manajemen yang matang dan professional sehingga mempunyai tujuan yang jelas, unik, menarik untuk dikunjungi. Disisi lain yang patut diperhatikan adalah event berangkat dari akar budaya atau kesenian dan ritual keagamaan memiliki originalitas dalam ide, dan adanya dukungan dari semua pihak.
Perencanaan event management ibarat seperti peta yang menunjukkan kepada kita kemana kita akan pergi. Perencanaan memberikan gambaran yang jelas mengenai apa yang diharapkan dan bagaimana cara untuk menangani situasi-situasi yang tidak diharapkan.
Pada perencanaan Festival Cap Go Meh di Singkawang menurut Wong Bui Kong sebagai Ketua Panitia Pelaksana adalah dengan mempersiapkan pencarian peserta pawai dengan cara word of mouth, berikut cuplikan wawancaranya :
“……….Pencarian peserta acara pawai dilakukan melalui telpon atau dari mulut ke mulut sebab biasanya peserta sudah tahu informasinya bahwa setiap tahun akan diadakan pawai Cap Go Meh , kami juga ada kantor secretariat buka dari jam 08.00-17.00 dimana para peserta dapat mendaftar
langsung ke secretariat. Peserta pawai tatung adalah para tatung di Kota Singkawang dan sekitarnya termasuk dari kota Pontianak, Kabupaten Pontianak, Kabupaten Sambas, Kabupaten Bengkayang, dan lain-lain...”.
Sedangkan bentuk promosi event yang dilakukan adalah dengan cara
advertising dan word of mouth berikut hasil wawancara dengan Ketua Panitia Pelaksana :
“…………Melalui media cetak dan elektronik, brosur dan buku katalog, Baliho, Spanduk, banner, backdrop, kaos, media sosial dan billboard. Promosi juga dilakukan oleh perusahaan tour travel dengan membuat paket-paket perjalanan ke Kota Singkawang dalam rangka Festival Cap Go Meh. Ditambah lagi berita dari mulut ke mulut bukan hanya dari warga Singkawang tapi dari komunitas-komunitas lainpun yang akan hadir dalam perayaan Cap Go Meh”.
Perencanaan event Festival Cap Go Meh di Kota Singkawang ini juga memiliki kelemahan dalam perekrutan kepanitiaan padahal hal ini sangatlah penting. Dengan kepanitian yang kurang terorganisir dengan baik maka team work tidak akan berjalan dengan baik sehingga pada pelaksanaan eventpun akan sangat banyak dipengaruhi. Berikut hasil wawancara dengan Wong Bui Kong sebagai Ketua Panita Pelaksana Festival Cap Go Meh di Singkawang :
“……….System perekrutan kepanitiaan ada 2 (dua) kategori
yaitu dengan system honor dan ada pula yang sukarelawan atau partisipan yang dengan sukarela membantu kegiatan tanpa harus dibayar bahkan membantu pula dalam hal pencarian sponsor sebagai baktinya untuk kota kelahirannya yaitu Kota Singkawang. System honor kepanitiaan berdasarkan alur dan system kerjanya. Untuk yang mengurus administrasi / staf di kantor secretariat kepanitiaan yang bekerja selama 1 (satu) bulan akan diberi honor sebesar Rp.3.000.000,-. Ada pula yang system kerja harian karyawan mendapat honor sebesar Rp.100.000,-. Per hari. “.
Dengan system alur kerja kepanitiaan adalah sebagai berikut :
“………System kerja kepanitiaannya setelah SK Walikota Singkawang diterbitkan, kami rapat untuk membagi tugas-tugas kepanitiaan, seperti bagian pencarian dana, merekrut anggota untuk pawai, membuat asesoris dan kaos seragam peserta, bagian keamanan, dan lain-lain . Semua kerja berdasarkan job description (pembagian kerja panita)”.
c. Planning (Perencanaan)
Perencanaan pelaksanaan kegiatan Festival Cap Go Meh di Kota Singkawang akan dilaksanakan sesuai dengan riset dan disain yang telah dibuat oleh panitia pelaksana. Planning dari kegiatan tersebut adalah acara dilaksanakan bertempat di Kota Singkawang dengan cara seluruh jalan raya digunakan untuk perayaan Festival Cap Go Meh. Kota Singkawang yang cukup jauh dari ibukota Kalimantan Barat memiliki akses yang cukup sehingga dari berbagai daerah merasakan kenyamanan untuk datang menghadiri dan menyaksikan perayaan Cap Go Meh tersebut.
Tanggal pelaksanaan direncanakan pada 15 (lima belas) hari setelah perayaan Imlek. Dimana kegiatan akan berjalan beruntun dengan serangkaian acara yang telah direncanakan yaitu pawai tatung, pawai lampion, malam Imlek, pameran dan pagelaran seni budaya multi etnis serta bazaar produk-produk khas Singkawang, lomba hias rumah, dekorasi kota, acara malam pembukaan dan penutupan serta pesta kembang api, Bakti Sosial, Kontes Miss Shanghai, Festiival Lampion, Festival Cap Go Meh, Altar & ritual .
Dengan tim kerja yang sudah ditetapkan oleh panitia adalah panitia yang berada di Kota Singkawang dan panitia yang berada di Jakarta.
Berikut hasil wawancara dengan Ketua Panita Pelaksana mengenai hal tersebut :
“…………Dalam sebuah event tentu tidak lepas dari kerjasama dengan pihak lain. Acara Cap Go Meh Singkawang juga bekerjasama dengan perusahaan swasta seperti Bank BCA, Yamaha, Lampu Shinyoku, dengan BUMN seperti Bank BRI, Bank BRI, Bank Mandiri dan Telkomsel. Semua instansi baik swasta maupun BUMN memberikan sumbangan dari Rp.50.000.000,-. Sampai dengan Rp.100.000.000,-. Disamping itu panitia juga bekerjasama dengan unsure Ormas, Pemuda, TNI –
Kepolisian agar acara berlangsung sukses………..”.
Pelaksanaan event Festival Cap Go Meh Singkawang ini dilaksanakan tanpa perencanaan yang kuat karena keterlibatan beberapa unsure kepanitiaan yang tidak dikelola dengan baik sehingga banyak hal terjadi hambatan komunikasi. Berikut cuplikan wawancara Ketua Panitia pelaksana mengenai pelaksanaan event tersebut :
“………….Pada saat pelaksanaan event Festival Cap Go Meh di Singkawang semua saling berkoordinasi antar semua pihak. Dari instansi pemerintah dan pihak swata maupun warga masyarakat sehingga pelaksanaan acara dapat berjalan lancar setiap tahunnya. Walau memang tak ada gading yang tak retak berkat kerja keras semua pihak Cap Go Meh Singkawang mendapat apresiasi banyak pihak.
Pihak instansi pemerintah memiliki anggaran terbatas, namun peran serta masyarakat yang peduli amat sangat membantu pelaksanaan event Cap Go Meh Singkawang ini. Rangkaian pelaksanaan event dilakukan sesuai dengan perencanaan yang sudah dibuat, namun memang masih ada kekurangan di sana sini pada penyelenggaraan tahun lalu, itulah menjadi pelajaran untuk tahun ini agar kekurangan-kekurangan tersebut dapat di minimalisir dan penyelenggaraan event tahun ini dapat diprediksi kendala yang ada”.
Planning dari kegiatan Festival Cap Go Meh di Kota Singkawang dapat disimpulkan sesuai dengan hasil wawancara tersebut diatas dan beberapa narasumber lainnya yaitu tempat, tanggal, hari pelaksanaan acara, bentuk acara dan pengisi acara, tim kerja dan ruang lingkup pekerjaan dari tim tersebut serta pihak-pihak yang terkait sebagai sponsor dan donator dalam pelaksanaan acara.
d. Koordinasi (Coordinations)
Teori dari Goldbatt menyatakan bahwa manajemen event untuk
pelaksanaan suatu acara langkah berikutnya adalah koordinasi dalam suatu aktifitas kegiatan acaranya. Aktifitas dalam manajemen event harus dilaksanakan sesuai atau panduannya adalah pra kegiatan / perencanaan kegiatan itu sendiri. Saat setelah pembentukan kepanitaan dalam perencanaan
event, Festival Cap Go Meh di Singkawang inipun bekerjasama dengan pihak lain untuk terselenggaranya acara tersebut.
Berikut cuplikan wawancara Ketua Panitia pelaksana mengenai pelaksanaan event tersebut :
“……….Seperti contohnya kekurangan tahun lalu adalah penginapan yang masih kurang karena melonjaknya frekwensi kehadiran wisatawan ke Singkawang, akhirnya Panitia bekerjasama dengan Dinas Pariwisata meluncurkan homestay. Penduduk menyediakan rumah kediamannya untuk disewakan para tamu, ini suatu terobosan yang berani dan menarik yang mutualistis.
Kekurangan lainnya adalah tampilnya tatung-tatung yang menyakiti binatang tertentu dan tatung-tatung yang masih dibawah umur. Ini membuat
pemandangan unhappy karena ada unsure kekerasan dan berkesan ada unsure eksploitasi terhadap anak dibawah umur.
Untuk tahun ini pawai tatung dilarang peserta dibawah umur dan menampilkan atraksi kekerasan pada binatang.Termasuk juga kekurangan yang harus diperbaiki dalam pelaksanaan isi acara yaitu yang tadinya diedarkan buku dana Paramita untuk pencarian dana kini sudah tidak ada lagi, digantikan dengan dibagikan santunan bagi tatung, liong dan barongsai dengan santunan yang memadai. Serta ada berbagai riak-riak yang harus dihadapi, perbedaan pendapat antara pihak satu dan lainnya yang mempengaruhi pelaksanaan acara, karena ada job description yang tumpang tindih di penyelenggaraan ini akan lebih diatur tanggung jawab masing-masing pihak sehingga tidak akan ada pekerjaan yang over lap. Seperti apa yang dijalankan pihak pemerintah daerah tidak akan dijalankan oleh pihak swasta dan volunteer………….”.
Kelamahan dalam pelaksanaan Festival Cap Go Meh dalam langkah koordinasi. Memang tidak dapat dipungkiri kareana keterbatasan jarak antara penitia di Kota Singkawang dengan panitia yang berada di Jakarta sehingga membuat koordinasi kurang maksimal. Belum lagi kendala koordinasi komunikasi mengenai biaya yang harus diterima oleh para peserta tatung yang begitu rendah, padahal pihak panitia Jakarta telah berusaha mencarikan sponsor atau donasi untuk turut menambahkan honor para peserta pawai tatung tersebut. Berikut cuplikan wawancara dengan Bapak Lim Pakhung dari Singkawang :
“………….Kendalanya kurang honor dari panitia Cap Go Meh yang Cuma sekitar Rp.2.500.000,-.per tandu. Jumlah anggota kami yang membawa tandu sekitar 20 orang. Tapi soal uang bukan tujuan kami semata sebab kami punya tanggung jawab moral untuk mensukseskan pesta rakyat secara spiritual setahun sekali. Kadang-kadang kami juga mendapat tambahan dari sukarelawan serta simpatisan pengunjung dengan memberikan alakadarnya………”.
Koordinasi dalam hal komunikasi saat pelaksanaan acara Festival Cap Go Meh di Kota Singkawang juga mendapat kendala dari beberapa pihak seperti kurangnya fasilitas infrastruktur yang turut mendukung kegiatan ini. Berikut cuplikan wawancara dengan penonton Festival Cap Go Meh di SIngkawang yaitu Ibu Vina Ma dari Jakarta:
“…………Masukannya apa ya..oh ini mengenai penginapan hotel dan homestay ditingkatkan lagi deh termasuk rumah makan diperbanyak saat acara berlangsung. Kasihan juga melihat banyak wisatawan dari mancanegara dan wisatawan domestic kebingungan mencari-cari tempat menginap dan mencari tempat makan…”.
Banyak hal yang menjadi kendala saat pelaksanaan event Festival Cap Go Meh dengan kurangnya koordinasi dalam komunikasi para panitia baik dari pusat maupun dari kota Jakarta.
f. Evaluasi (Evaluations)
Dalam teori Goldbatt menyatakan bahwa tahapan manajemen event yang
terakhir adalah evaluasi . Saat setelah pelaksanaan event Festival Cap Go Meh di Kota Singkawang terlaksana maka panitia seharusnya melaksanakan evaluasi dari pelaksanaan event tersebut, dengan cara membuat kuesioner kepada para peserta pawai, para pengunjung dan para sponsor juga pihak lain yang terkait dalam pelaksanaan event.
Namun hal ini tidak dilaksanakan oleh pihak panitia. Disisi inilah terlihat kekurangan dari pelaksanaan event Festival Cap Go Meh di Kota Singkawang.
Tahap evaluasi yang dianggap penting, malah tidak dilaksanakan, padahal dengan adanya evaluasi tersebut pihak panitia dapat melihat kesuksesan event
tersebut apakah sudah sesuai dengan tujuan dari perencanaan awal. Terbukti dari hasil wawancara dengan pihak penonton yang bernama Bapak H.M.Thohir S.Pdi dari Kecamatan Jawai Kabupaten Sambas Kalimantan Barat kegiatan tersebut berikut ini :
“………..Masukannya adalah tetap menjaga keamanan walau massa berlimpah ruah, saling menghormati dan menghargai antar agama dan meningkatkan sosialisasi dalam kerukunan beragama.Misalnya acara berlangsung jatuh pada hari Jumat maka event harus sudah selesai pas waktu sholat Jumat. Dan ini memang sudah dibuktikan. Bagus sekali kerukunannya…”
Dan pendapat dari penonton lainnya yaitu Bapak Tjong Tji Hok S.Pd. M.Pd Ketua Baperda (Badan Pembentukan Peraturan Daerah DPRD Kab.Sambas Kal Bar):
“……..Masukannya adalah harusnya semua pihak bukannya pemerintah daerah kota Singkawang dan Kalimanta Barat saja yang turut mendukung kegiatan ini karena kegiatan ini kan sudah mendunia jadi alangkah baiknya diperhatikan sarana yang ada misalnya penerbangan lebih diperbanyak pada menjelang dan sesudah acara Cap Go Meh ini agar para wisatawan yang tidak kebagian tiket penerbangan dapat dengan mudah mendapatkannya.Baik berangkat maupun kembali ke tempat asalnya.
Dan masukan untuk acara mungkin harusnya lebih banyak lagi atraksi dari suku lainnya seperti dari Jawa, Sunda, Madura, dan Batak.Dan buat paket-paket khusus perjalanan seperti paket-paket Cap Go Meh SIngkawang wisatawan mendapatkan tiket PP menuju dan kembali dari SIngkawang, Hotel atau penginapan, menyaksikan acara ini duduk di panggung, jalan-jalan dan membeli oleh-oleh dari Singkawang, dan banyak lagi paket yang bisa dibuat……….”.
Berikut hasil wawancara dengan Ketua Panitia Pelaksana acara Festival Cap Go Meh di Kota SIngkawang mengenai kendala yang dihadapi selama pelaksanaan acara berlangsung :
“……….Kendala yang dihadapi lebih besar bukan menyangkut pelaksanaan event tapi lebih kepada infrastruktur dari pemerintah seperti misalnya kurangnya penambahan jam terbang ke Supadio Pontianak, sementara ini hanya ada 4-5 Maskapai Penerbangan dari dan ke Pontianak. Kendala lain penyediaan penginapan hotel dan home stay yang sangat terbatas, kurang restoran dan rumah makan pada saat event berlangsung. Dan dukungan dana dari Pemkot Singkawang dan APBD Provinsi yang masih terlalu kecil sehingga ada tugas ekstra bagi panitia untuk mencari dana bantuan untuk operasional perayaan event Cap Go Meh di Singkawang……..”.
Tahap evaluasi dalam manajemen event yang seharusnya dilakukan dengan membuat masukan-masukan dari berbagai segmen untuk mengetahui atau mengidentifikasi kekurangan apa saja yang telah dilakukan dalam penyelenggaraan Festival Cap Go Meh rupanya tidak dilaksanakan. Pengisian kuisioner sebagai masukan pendapat dari pengunjung, pihak sponsor, pemerhati kegiatan budaya dan dari media tidak dilakukan.
4.3. Pembahasan
Event adalah suatu pesan komunikasi yang harus sampai kepada
audience sesuai dengan tujuannya. Berdasarkan teori komunikasi Harold Lasswell : Komunikasi pada dasarnya merupakan suatu proses yang menjelaskan siapa? mengatakan apa? dengan saluran apa? kepada siapa?
dengan akibat atau hasil apa? (who? says what? in which channel? to whom? with what effect?).
Bauran Pemasaran pada penelitian ini, sesuai dengan teori Kotler bahwa ada empat unsure yaitu : produk (product), harga (price), tempat (place), dan promosi (promotion).
Produk yang sedang diteliti adalah Kegiatan perayaan Festival Cap Go Meh di Singkawang yang memiliki keunikan dan kekhasan tersendiri dari upacara ritual lainnya yang ada di Indonesia . Festival Cap Go Meh di Kota Singkawang memiliki kekuatan yang luar biasa sehingga ditetapkan sebagai
event resmi nasional. Yang bertujuan memperkenalkan Kota Singkawang kepada dunia pariwisata dengan sebutan Kota Seribu Vihara. Dengan berbagai rangkaian acara dalam Festival Cap Go Meh di Singkawang memiliki kekhasan tersendiri sehingga Cap Go Meh Singkawang mendapat predikat Wonderful of the world 2013 paling wow.
Dengan harga tiket masuk per orang dikenakan Rp.5000,-. untuk masuk stadion Kridasana Singkawang. Stadion tersebut merupakan pusat berkumpulnya para tatung , pagelaran pentas seni budaya sebelum melakukan pawai ke jalan raya di kota Singkawang. Harga tiket masuk yang dikenakan kepada pengunjung massal dapat dikatakan termasuk tidak cukup berarti dibandingkan dengan acara yang begitu memiliki kekuatan yang khas.
Place atau tempat pelaksanaan acara dilaksanakan di kota Singkawang , seluruh jalan raya digunakan untuk perayaan Festival Cap Go Meh. Kota
Singkawang yang cukup jauh dari ibukota Kalimantan Barat memiliki akses yang cukup sehingga dari berbagai daerah merasakan kenyamanan untuk datang menghadiri dan menyaksikan perayaan Cap Go Meh tersebut.
Kegiatan promosi yang dilakukan oleh panitia pelaksanaan acara Festival Cap Go Meh di Singkawang dengan tujuan untuk mendukung Singkawang sebagai Kota Pariwisata dan dapat memperkenalkan Kota Singkawang ke kancah industri pariwisata dunia adalah dengan menjalankan
advertising dan publicity. Advertising dengan melalui media cetak dan elektronik, brosur dan buku katalog, Baliho, Spanduk, banner, backdrop, kaos, media sosial dan billboard. Promosi juga dilakukan oleh perusahaan tour travel dengan membuat paket-paket perjalanan ke Kota Singkawang dalam rangka Festival Cap Go Meh. Ditambah lagi berita dari mulut ke mulut (Word of mouth / WOM) bukan hanya dari warga Singkawang tapi dari komunitas-komunitas lainpun yang akan hadir dalam perayaan Cap Go Meh.
Publicity saat perayaan Festival Cap Go Meh di Singkawang dilakukan dengan mengundang wartawan, untuk meliput acara dan di publikasikan ke media tersebut, baik elektronik maupun cetak.
Panitia pelaksana kegiatan acara perayaan Festival Cap Go Meh di Singkawang belum menjalankan strategi komunikasi pemasaran yang baik begitu juga dengan strategi komunikasi pemasaran terpadu belum dilaksanakan oleh seluruh panitia yang tergabung didalamnya baik yang berada di kota Singkawang maupun yang berada di Jakarta. Termasuk diantaranya para komunitas-komunitas
yang secara sukarela / volunteer mencari sponsor atau donasi untuk penyelenggaraan acara.
Sehingga kegiatan event tidak bersinergis untuk membangun hubungan jangka panjang antara kegiatan acara dengan khalayak dalam hal ini wisatawan asing dan domestic.
Mengacu pada data-data yang peneliti dapatkan maka peneliti melihat bahwa penyelenggaraan event Festival Cap Go Meh mengalami kendala dalam hal perencanaan event management. Terkait dengan pentingnya perencanaan
event management dalam penyelenggaraan event, bahwa sebuah event bisa dikatakan efektif memberikan image atau identitas tertentu terhadap sebuah kota jika direncanakan dengan manajemen yang matang dan professional sehingga mempunyai tujuan yang jelas, unik, menarik untuk dikunjungi.
Disisi lain, yang patut diperhatikan adalah event berangkat dari akar budaya atau warisan budaya setempat, memiliki originalitas dalam ide, dan adanya dukungan dari semua stakeholder seperti pemerintah, swasta dan
masyarakat umum. Sementara untuk event perayaan Cap Go Meh di Singkawang
yang menjadi bahan penelitian bagi penulis ini adanya kurang koordinasi dari berbagai pihak tersebut diatas sehingga dalam pelaksanaan event dapat terlihat saling tumpang tindih antara kepanitiaan yang ada.
Peneliti juga menemukan perencanaan yang kurang terencana dengan baik, dibutikan pada saat penunjukan panitia yang baru dilaksanakan 3-4 bulan sebelum acara dilaksanakan. Ini berakibat panitia kekurangan waktu untuk
merancang program-program event yang berkualitas. Kegiatan acara yang diadakan dari tahun ke tahun tidak mengalami perubahan yang signifikan.
Dengan persiapan perencaaan yang terlalu dekat waktunya maka menurut penulis membuat materi event dari setiap tahunnya seolah tidak ada perubahan. Bahkan pada akhirnya malah terkesan hanya sebatas copy paste saja dari tahun sebelumnya.
Sehingga penulis mengkhawatirkan nanti kedepannya Festival Cap Go Meh di Singkawang akan kurang greget , stagnan , dan berkesan monoton karena ketiadaan komunikasi dan kesinambungan antar kepanitiaan.
