Laporan Tinjauan Manajemen LP3M UB Tinjauan Manajemen DESEMBER Lembaga Pengembangan Pendidikan Dan Penjaminan Mutu (LP3M)

(1)

Laporan Tinjauan Manajemen LP3M UB 2016

i

Tinjauan Manajemen

DESEMBER 2016

Lembaga Pengembangan Pendidikan Dan

Penjaminan Mutu (LP3M)

Universitas Brawijaya

2016

(2)

I

LEMBAR PENGESAHAN

1. Jenis Berkas : Laporan Tinjauan Manajeman

2. Nama Unit : Lembaga Pengembangan Pendidikan dan

PenjaminanMutu

3. Nama Institusi : Universitas Brawijaya

4. PenanggungJawab : Prof. Dr. Munawar, SE.,DEA

5. Koordinator Penyusun : Ir. Achmad Wicaksono, M.Eng.,Ph.D

6. Anggota Penyusun : Dr. Wuryansari Muharini K, M.Si

Dr. Endang Arisoesilaningsih, MS Drs. Eko Ilham, MAP

Hery Sujatmiko, S.AP Sjamsul Arifin, SAB.,M.AB Bambang Haryanto, SE.,M.AB

7. Periode : …...2016

Malang, …...2016 Ketua LP3M,

Ttd

Prof. Dr. Munawar, SE.,DEA NIP. 19570212 198403 1003

(3)

Laporan Tinjauan Manajemen LP3M UB 2016 ii

Daftar Isi

Lembar Pengesahan _______________________________________________________ i Daftar Isi ________________________________________________________________ ii I. Pendahuluan __________________________________________________________1

II. Visi Misi ______________________________________________________________1 III. Lingkup Bahasan_______________________________________________________2 IV. Pelaksanaan __________________________________________________________2 IV. Hasil ________________________________________________________________3

1. Audit Internal Mutu (AIM) ___________________________________________

2. Surveillance Visit 3 & 4 ISO 9001:2008 oleh LRQA _______________________3

3. Umpan Balik Pelanggan ____________________________________________8

4. Kinerja LP3M dan Evaluasi Proses ___________________________________ 11

5. Tindakan Koreksi dan Tindakan Pencegahan ___________________________ 12

6. Tindak Lanjut Tinjauan Manajemen Sebelumnya ________________________ 12

7. Perubahan yang Mempengaruhi SMM ________________________________ 16

8. Saran dan Masukan untuk Perbaikan SMM ____________________________ 16

V. Penutup ___________________________________________________________ 16 VI. Lampiran __________________________________________________________ 17

(4)

1

I. Pendahuluan

Sadar akan pentingnya peningkatan mutu pendidikan tinggi, maka sejak tahun 1976 Universitas Brawijaya (UB) secara terus-menerus mengadakan peningkatan mutu aktivitas instruksional melalui berbagai program pelatihan, antara lain Program Akta Mengajar V, Pelatihan Keterampilan Dasar Teknik Instruksional (PEKERTI) terhadap dosen muda serta program Applied Approach (AA) bagi dosen senior sehingga di UB pada waktu itu terbentuk suatu tim yang dikenal sebagai tim AA.

Pengakuan oleh berbagai pihak akan keberhasilan UB dalam meningkatkan kemampuan instruksional terbukti dengan seringnya tim AA mendapat undangan untuk memberikan pelatihan di luar kampus. Meskipun demikian secara struktural tim AA tidak memiliki kaitan dengan struktur kelembagaan di UB. Kondisi ini mendorong dibentuknya Lembaga Pengembangan Pendidikan dan Penjaminan Mutu Universitas Brawijaya (LP3M-UB) sebagai salah satu lembaga yang dimiliki Universitas Brawijaya pada tahun 2016 berdasarkan Permenristekdikti No. 44 Tahun 2016 tentang organisasi dan Tata Kerja. Untuk mengakomodasikan meningkatnya permintaan layanan dari pengguna, saat ini LP3M memiliki 10 kepala pusat, yaitu:

1. Pusat Pembinaan Agama (PPA)

2. Pusat Mata Kuliah Pengembangan Kepribadian (MKPK)

3. Pusat Pengembangan Aktifitas Pembelajaran (P2AP) dan

Pendidikan Jarak Jauh (PJJ)

4. Pusat Informasi, Dokumentasi dan Keluhan (PIDK)

5. Pusat Pengembangan Relevansi Pendidikan (P2RP)

6. Pusat Pengembangan Pendidikan Akademik dan Profesional (P3AP)

7. Pusat Pengembangan Manajemen Pendidikan (P2MP)

8. Pusat Urusan International (IO)

9. Pusat Jaminan Mutu (PJM)

10.Pusat Studi Layanan Disabilitas (PSLD)

II. Visi dan Misi LP3M UB

Visi LP3M UB

Menjadikan LP3M-UB sebagai Lembaga Pengembangan Pendidikan dan Penjaminan Mutu untuk mendorong Universitas Brawijaya menuju Word Class Entrepreneurial University melalui pelayanan prima di bidang Pengembangan Pendidikan dan Penjaminan Mutu.

Misi LP3M UB

1. Meningkatkan percepatan laju pengembangan pendidikan dan Penjaminan Mutu di

Universitas Brawijaya melalui berbagai kegiatan dan kajian-kajian ilmiah untuk menghasilkan konsep-konsep strategis yang dapat digunakan sebagai landasan penyusunan kebijakan-kebijakan di Universitas Brawijaya.

(5)

2

2. Meningkatkan kualitas sumber daya manusia, khususnya dalam konteks

pemahaman, penguasaan, dan penerapan berbagai prinsip, metode, dan teknik-teknik aktivitas instruksional.

3. Berperan serta dalam upaya-upaya pemberdayaan masyarakat internal maupun

eksternal kampus dengan menggunakan konsep-konsep dan metode ilmiah melalui berbagai kegiatan pendidikan dan pelatihan professional.

III. Lingkup Bahasan

Mengacu pada sistem manajemen mutu (SMM) SNI ISO 9001:2008, LP3M

melaksanakan tinjauan manajemen dengan ruang lingkup sebagaimana

dipersyaratkan, yaitu:

1. Hasil audit, meliputi temuan-temuan dalam Audit internal Mutu ((AIM) Siklus 9

tahun 2016 dan temuan-temuan Surveillance Visit 1 & 2 ISO 9001:2008 oleh Lloyd’s Register Quality Assurance (LRQA).

2. Umpan balik pelanggan, meliputi umpan balik terhadap kegiatan LP3M, hasil indeks

kepuasan masyarakat (IKM), dan kompilasi keluhan pelanggan LP3M.

3. Kinerja proses bisnis, berupa capaian sasaran mutu setiap bidang dan kesesuaian

produk.

4. Tindakan pencegahan dan tindakan koreksi, berupa hambatan program

masing-masing bidang dan tindak-lanjut untuk mencegah hambatan tersebut agar tidak terjadi lagi.

5. Tindak lanjut tinjauan manajemen sebelumnya, yaitu catatan yang perlu mendapat

perhatian pada tinjauan manajemen sebelumnya.

6. Perubahan yang mempengaruhi SMM (baik internal maupun dari eksternal), yaitu

adanya Organisasi dan Tata Kerja (OTK) UB yang baru dan adanya regulasi baru di tingkat nasional, antara lain PERMENRISTEK-DIKTI 44/2015 tentang Standar Nasional Pendidikan Tinggi dan PERMENRISTEK-DIKTI 32/2016 tentang Sistem Penjaminan Mutu Perguruan Tinggi

7. Saran dan masukan untuk perbaikan SMM di LP3M.

IV. Pelaksanaan

Hari, tanggal : Senin, 6 Pebruari 2017

Jam : 13.00 s.d 16.00 WIB

Tempat : Ruang LP3M, Gedung Layanan Bersama Lt. 3 Universitas Brawijaya

(6)

3

V. Hasil

Hasil evaluasi manajemen LP3M Tahun 2016 berikut ini disajikan sesuai urutan lingkup bahasan tinjauan manajemen yang telah disampaikan pada (Bab 2).

10.1 Hasil Audit

10.1.1 Audit Internal Mutu (AIM)

LP3M telah diaudit melalui mekanisme AIM UKPPA Siklus 9 Tahun 2016, yaitu pada hari Kamis, tanggal 11 Maret 2016. Tim auditor internal yang bertugas melakukan proses audit diketuai oleh Dr. Amin Setyo Leksono dan beranggotakan Dr. Ratno Bagus Edi Wibowo. Pada AIM UKPPA siklus 9 Tahun 2016 dilakukan verifikasi terhadap tindak lanjut atas temuan pada AIM UKPPA siklus sebelumnya, penilaian kesesuaian website, dan pemetaan terhadap keterpenuhan akan draft Standar Mutu UB.

Tindak lanjut atas temuan pada AIM UKPPA siklus sebelumnya meliputi:

a. Perumusan dan penetapan MP untuk pembentukan fakultas dan/atau PS

baru

b. Memperbaiki dan menyesuaikan kuisioner agar lebih kuantitatif

c. Struktur menu dalam website LP3 telah disesuaikan dengan standar website

yang yang ditetapkan untuk web unit.

d. Sejumlah konten sudah ditambahkan dan disesuaikan dengan standar

website untuk web unit.

e. Beberapa sub menu sudah ditambahkan dan disesuaikan dengan standard

website untuk web unit.

f. Kriteria ketercapaian sasaran mutu telah ditetapkan sehingga memudahkan

proses evaluasi implementasi suatu proses

Karena website telah diperbaiki sesuai temuan pada AIM UKPPA siklus sebelumnya, maka penilaian website pada AIM UKPPA Siklus 9 Tahun 2016 tidak menghasilkan temuan.

Pemetaan terhadap keterpenuhan akan draft Standar Mutu UB pada umumnya berkaitan dengan ketidakjelasan Tupoksi Lembaga di UB, khususnya LP3, dan perubahan Organisasi Tata Kelola UB yang belum ditetapkan, sehingga sampai saat ini belum dapat dilakukan tindak lanjut.

10.1.2 Surveillance Visit 3 & 4 ISO 9001:2008 oleh LRQA

Lembaga Pengkajian dan Pengembangan Pendidikan merupakan salah satu unit

yang selalu dikunjungi saat Surveillance Visit (SV) ISO 9001:2008. Pada

pelaksanaan SV 3 & 4, yaitu tanggal 17 s.d. 20 Mei 2016, LP3M dievaluasi

kembali oleh Asesor Lloyd’s Register Quality Assurance (LRQA). Pada kunjungan

tersebut, asesor yang bertugas di LP3M adalah Mr. Sugeng Hartono selaku lead assessor.

Berdasarkan Stage 4 Assessment Report untuk SMM ISO 9001:2008 Universitas Brawijaya, khususnya pada bagian LP3M tidak ada temuan. Hal ini dapat dilihat pada Tabel 1. (Laporan Audit Internal Mutu dan Daftar Ketidak Sesuaian

(7)

4

(Corrective Action Requirement – CAR). Pada Surveilence visit 17 s.d. 20 Mei 2016 disarankan beberapa hal yang masih perlu mendapat perhatian, yaitu:

a. Pada tinjauan manajemen perlu ditambahkan status koreksi dan tindakan

pencegahan terhadap kegiatan yang belum sesuai dengan rencana, seperti penerbitan jurnal ERUDIO.

b. Sebagain besar kegiatan yang dilaksanakan di LP3M berupa pelatihan, namun

belum ditetapkan kriteria agar seseorang dapat menjadi pelatih.

c. Konsultasi dan pendampingan merupakan salah satu bisnis LP3M, sehingga

perlu ditetapkan mekanisme dan kriteria untuk mengukur tingkat kepuasan pelanggan.

(8)

(9)

6 KTS/New, SRM-BYA, 23 Jun

2015

SM-UKPPA-B01 Masih dalam tahap pendampingan penyusunan KKNI pada beberapa PRODI. Harus ada koordinasi antara LP3 dengan Warek I tentang pemilihan lembaga akreditasi Internasional. Jika AUNQA yang dipilih maka ELO harus menjadi pilihan dalam menentukan learning outcome .

Menung gu hasil penyusunan dan implementasi OTK 2016

Dalam OTK yang berlaku, LP3 ti dak memiliki tusi untuk melakukan monev terhadap Penyusunan, peng usulan, peng kajian, penetapan rumusan capaian pembelajaran lulusan

6 bulan sudah ada kegiatan pendampingan dan OTK 2016 sudah ditetapkan (ASL,RBE,11-3-2016)

closed

KTS/New, SRM-BYA, 23 Jun 2015

SM-UKPPA-C01 masih dalam tahap pendampingan penyusunan KKNI pada beberapa PRODI

Dalam OTK yang berlaku, LP3 ti dak memiliki tusi dan SDM untuk melakukan pendamping an penyusunan KKNI pada SELURUH PRODI

6 bulan sudah ada kegiatan pendampingan dan OTK 2016 sudah ditetapkan(ASL,RBE,11-3-2016)

closed

SM-UKPPA-C02 sampai saat ini masih belum ditangani oleh LP3/belum menjadi ranah LP3, perlu kejelasan tupoksi peranan masing-masing

Dalam OTK yang berlaku, LP3 ti dak memiliki tusi dan SDM untuk melakukan monev terhadap mata kuliah MKU

6 bulan OTK 2016 sudah di tetapkan, selanjutnya ti nggal menindaklanjuti penataan org anisasi (ASL, RBE, 11-3-2016)

closed

Sesuai OTK yang berlaku mo nitoring dan evaluasi pengembangan kurikulum di setiap pro gram studi bukan menjadi tusi LP3

6 bulan sudah ada pedomannya (ASL, RBE, 11-03-2016)

closed

Sesuai OTK yang berlaku mo nitoring dan evaluasi pemanfaatan Capaian Pembelajaran sebag ai dasar untuk meng embang kan dan meng implementasikan filosofi, struktur, isi, dan meto de instruksional kurikulum dan asesmen pencapaian kompetensi mahasiswa, bukan menjadi tusi LP3

6 bulan LP3 mengembangkan instrumen untuk ev aluasi capaian pembelajaran

Open

Sesuai OTK yang berlaku monitoring dan evaluasi implementasi Metode Pembelajaran bukan menjadi tusi LP3

6 bulan LP3 mengembangkan instumen untuk ev aluasi capaian pembelajaran

Open

SM-UKPPA-C06 sudah pernah diusulkan kajian kualitas input dan daya tampung , namun masih belum menjadi prioritas prog ram

Melakukan kajian kualitas input dan menyelesaikan penyusunan lapo ran kajian daya tampung

Keterbatasan sumber dana dan sumber daya mengharuskan LP3 mengatur skala prioritas

Meng ajukan tambahan alo kasi sumber dana dan SDM

6 bulan Kajian kualitas input sudah pernah dilakukan,dan ada laporannya (ASL,RBE,11-3-2016)

closed

Sesuai OTK yang berlaku monitoring dan evaluasi keterpenuhan standar kualitas proses dalam pengembangan kurikulum bukan menjadi tusi LP3

6 bulan harus dikoordinasikan dengan PJM untuk membentuk intrumen audi t/monev tunggal

Open

Sesuai OTK yang berlaku monitoring dan evaluasi keterpenuhan standar kualitas output dalam pengembangan kurikulum bukan menjadi tusi LP3

Open

Sesuai OTK yang berlaku monitoring dan evaluasi keselarasan rancangan, implementasi, dan aktualisasi kurikulum dengan hasil evaluasi dan umpan balik kajian bukan menjadi tusi LP3

Open

SM-UKPPA-C10 LP3 sebagai pihak eksternal Prodi telah melakukan evaluasi dan monitoring terhadap kurikulum berbasis capaian program studi di UB dan hasilnya sekitar 54% PS mengarah ke KKNI

Melakukan pendamping an kepada PS

yang memerlukan Akar penyebab perlu ditanyakan

kepada PS yang kurikulumnya belum mengacu pada KKNI

Berg antung pada akar penyebab sesuai permintaan PS

ada tumpang ti ndih tusi dan belum ada koordinasi

Open

Bukan tusi LP3 melainkan tusi Program Studi

Open

Sesuai OTK yang berlaku monitoring dan evaluasi penyelenggaraan tindakan koreksi kurikulum bukan menjadi tusi LP3

Open

(10)

7 KTS/New, SRM-BYA, 23 Jun

2015

SM-UKPPA-E01 butir standar mutu tidak sesuai dengan draf SM UB Menung g u hasil penyusunan dan implementasi OTK 2015

Sesuai OTK yang berlaku monitoring dan evaluasi implementasi metode penilaian yang digunakan untuk menilai capaian pembelajaran mahasiswa bukan menjadi tusi LP2

harus dikoordinasikan dengan PJM untuk membentuk intrumen audi t/monev tunggal

Open

SM-UKPPA-E02 belum dilakukan kajian Menung g u hasil penyusunan dan implementasi OTK 2016

Open

SM-UKPPA-E03 belum dilakukan kajian (merupakan tupoksi Jurusan/Prodi/Fakultas)

Menung g u hasil penyusunan dan implementasi OTK 2016

Sesuai OTK yang berlaku monitoring dan evaluasi pemanfaatan metode penilaian yang digunakan bukan menjadi tusi LP3

Open

SM-UKPPA-E04 sampai saat ini masi h belum ditangani oleh LP3/belum menjadi ranah LP3, perlu kejelasan tupoksi peranan masing-masing

Sesuai OTK yang berlaku monitoring dan evaluasi implementasi metode penilaian yang digunakan buk an menjadi tusi LP3

Open

Sesuai OTK yang berlaku monitoring dan evaluasi implementasi metode penilaian yang digunakan buk an menjadi tusi LP3

Open

SM-UKPPA-E06 uraian butir tidak jelas. Perlu kejelasan tupoksi dan peran LP3 (MSD, 10 Sept.2015)

Open

SM-UKPPA-E07 uraian butir tidak jelas. Perlu kejelasan tupoksi dan peran LP3 (MSD, 10 Sept.2015)

Open

SM-UKPPA-H17 MP terkait belum disusun Menung g u hasil penyusunan dan implementasi OTK 2016

Sesuai OTK yang berlaku penyusunan, monitoring dan evaluasi terhadap keterpenuhan dokumen-dokumen tersebut bukan merupakan tusi LP3

6 bulan ada MP pelatihan, kajian dan pendampingan, namun MP evaluasi pelaksanaan belum ada (ASL, RBE, 11-03-2016)

closed

SM-UKPPA-H18 sampai saat ini masi h belum ditangani oleh LP3/belum menjadi ranah LP3, perlu kejelasan tupoksi peranan masing-masing

Sesuai OTK yang berlaku penyusunan, monitoring dan evaluasi terhadap keterpenuhan dokumen-dokumen tersebut bukan merupakan tusi LP3

6 bulan ada pedoman intrnal tentang (1) ranc angan dan anali sa jabatan; (2) uraian tugas; (3) prosedur kerja; (4) program peningk atan kompetensi manajeri al (ASL, RBE, 11-03-2016)

Closed

SM-UKPPA-H20 Sudah pernah menyusun SOP pembukaan dan penutupan PS tetapi diambil alih oleh BAK

Menung g u hasil penyusunan dan

implementasi OTK 2016 LP3 sudah pernah menyusun MP pembukaan dan penutupan PS tetapi pelaksanaannya kemudian diambil alih oleh BAK

6 bulan LP3 sudah pernah menyusun MP pembukaan dan penutupan PS tetapi pelaksanaannya kemudi an diambil alih oleh BAK

Closed

Sesuai OTK yang berlaku penyusunan dokumen umpan balik terhadap proses pembelajaran dan kurikulum bukan merupakan tusi LP3

Open

Sesuai OTK yang berlaku monitoring dan evaluasi terhadap keterpenuhan sumber umpan balik terhadap proses pembelajaran dan kurikulum bukan merupakan tusi LP3

Open

OBS /New, ASL-RB 3 -11- 2016 Tinjauan manajemen Penyusunan indikator kinerja harus terukur, mempertimbangkan tusi, kemampuan lembaga, dan kebutuhan stakeholder

Indikator kinerja akan diperbaiki

Keterbatasan sumber sumber daya dan tusi LP3

Open

(11)

Laporan Tinjauan Manajemen LP3M UB 2016 8 No Unsur Pelayanan 1 Kesesuaian Persyaratan 3,24 B 2 Kemudahan Prosedur 3,39 A 3 Kecepatan Pelayanan 3,31 A

4 Ketepatan waktu layanan 3,32 A

5 Kesesuaian biaya 3,29 A

6 Hasil Layanan 3,38 A

7 Kemampuan SDM 3,54 A

8 Sikap SDM 3,60 A

9 Layanan sesuai Maklumat Layanan 3,46 A

10 Penanganan Pengaduan 3,44 A

Nilai Unsur

Total Nilai IKM 84,93

Nilai Mutu Pelayanan A

Kinerja Unit pelayanan SANGAT BAIK

10.2 Umpan Balik Pelanggan

Secara umum, umpan balik pelanggan diperoleh dari pihak eksternal dan pihak internal UB. Umpan balik pihak eksternal UB diperoleh melalui instrumen Indeks Kepuasan Masyarakat (IKM), yaitu instrumen IKM yang dipadukan dengan kuisioner untuk kebutuhan khusus di LP3M. Instrumen IKM tersebut didistribusikan kepada pihak eksternal UB yang menggunakan jasa public services di LP3M, yaitu penyediaan kerjasama pelatihan PEKERTI dan APPLIED APPROACH (AA).

Hasil evaluasi IKM di LP3M menunjukkan bahwa pelayanan LP3M termasuk baik, perlu dipertahankan, dan masih dapat ditingkatkan. Hal ini ditunjukkan dengan nilai IKM untuk LP3M sebesar 84,93 (Standar Nilai A= > 81,26) (Tabel 2). Nilai ini naik sebesar 9,45 poin dari tahun sebelumnya yaitu 75.48.

Tabel 2. Sumber data. PIDK (Pengolahan Indeks Kepuasan Pengguna Jasa Layanan 2016)

Tabel 3. Sumber data. PIDK (Tabel Pedoman penilai Kepuasan Pengguna Jasa Layanan berdasarkan KEMENPA N No : KEP/25/M.PAN/2/2004)

Selain berdasarkan pengukuran IKM oleh Pusat Informasi dan Kehumasan (PIDK), LP3M juga melakukan pengukuran kepuasan pelanggan dengan meminta umpan balik dari pelanggan terhadap narasumber-fasilitator yang telah disediakan LP3M dalam kegiatan pelatihan. Selama tahun 2016, LP3M beberapa kali melakukan kegiatan pelatihan, baik yang diselenggarakan secara reguler maupun merupakan kerja sama dengan institusi lain. Untuk mengetahui kepuasan pelanggan, LP3M selalu

1 1,00 – 1,75 D Tidak Baik 2 1,76 – 2,50 C Kurang 3 2,51 – 3,25 B Baik 4 3,26 – 4,00 81,26 – 100,00 A Sangat 25 – 43,75 43,76 – 62,50 62,51 – 81,25 NILAI

(12)

9

melakukan evaluasi dengan meminta peserta mengisi kuesioner pada setiap akhir kegiatan, khususnya kegiatan pelatihan. Sesuai kriteria yang telah ditetapkan, standar minimal tingkat kepuasan, untuk peserta pelatihan adalah 85%.

Sebagai contoh, hasil evaluasi kepuasan peserta pelatihan PEKERTI dan Applied

Approach dipaparkan secara rinci berikut ini(gambar 1 & 2).

1. Rekapitulasi kuesioner untuk PEKERTI:

(13)

10 2. Rekapitulasi untuk Pelatihan Applied Approach (AA)

(14)

11

Umpan balik pelanggan yang lain adalah dalam bentuk keluhan. Keluhan pelanggan merupakan hal penting untuk ditindak lanjuti karena berpengaruh secara langsung terhadap kepuasan. Untuk itu, LP3M berusaha untuk merekam keluhan pelanggan, baik yang tertulis maupun yang tidak tertulis (lisan).

Selama tahun 2016, tidak ditemui keluhan tertulis kepada LP3M melalui mekanisme e-Complaint. Namun update 2016 beberapa pelanggan yang menyampaikan ketidakpuasan, keluhan, atau ketidak nyamanan secara lisan kepada LP3M dan direkam menjadi tertulis (Gambar 3).

Gambar 3. Sumber data. PIDK (E-Complaint)

10.3 Kinerja LP3M dan Evaluasi Proses

Secara spesifik, selain berdasarkan pada temuan audit dan evaluasi umpan balik pelanggan, kinerja LP3M juga dapat diukur dari capaian program kerja dan capaian indikator kinerja. Setiap tahun, LP3M melakukan perumusan program kerja terukur berdasarkan hasil tinjauan manajemen tahun sebelumnya. Ukuran capaian program kerja di LP3M ditentukan dengan memberikan skor sesuai tahapan pelaksanaan programnya (Tabel 4). Berdasarkan skor tersebut, maka setiap program dapat diukur capaiannya untuk bahan evaluasi penyusunan program selanjutnya

(15)

12

Dari pengukuran setiap kegiatan Pelatihan di LP3M, dapat diketahui bahwa rata-rata capaian Program Kerja LP3M 2016 sebesar 85%. Secara umum, sebagian program kerja telah terlaksana dengan baik, akan tetapi kegiatan LP3M yang berupa kajian belum dapat diselesaikan sesuai target mengingat kegiatan yang berupa kajian memerlukan rentang waktu yang lama. Berikut ini disajikan rata-rata capaian kegiatan pelatihan di LP3M (Gambar 4).

Gambar 4. Sumber data. LP3M (KinerJa Pelatihan LP3M UB sd Desember)

Beberapa indikator kinerja LP3M juga belum bisa diukur, karena untuk saat ini program yang terkait dengan capaian indikator tersebut belum terlaksana dengan baik. Rata-rata capaian yang rendah tersebut disebabkan oleh adanya kegiatan terprogram yang belum terlaksana karena jenis kegiatan yang berupa kajian memerlukan waktu yang lama dalam pengerjaannya. Selain itu, capaian rendah ini juga disebabkan oleh pelaksanaan program kerja yang rata-rata tidak sesuai dengan jadwal karena ketidakjelasan perubahan OTK serta penetapan dan proses pencairan dana kegiatan yang bersumber dari dana BOPTN, dan banyaknya kegiatan pelatihan yang juga dilaksanakan oleh lembaga atau unit lain di UB pada waktu yang bersamaan.

10.4 Tindakan Koreksi dan Tindakan Pencegahan

Secara umum, masukan untuk tindakan koreksi di LP3M diperoleh dari evaluasi keluhan, evaluasi kepuasan, temuan audit, evaluasi program kerja dan evaluasi sasaran mutu. Rincian tindakan koreksi dan tindakan pencegahan tersebut disajikan pada Tabel 5.

10.5 Tindak Lanjut Tinjauan Manajemen Sebelumnya

Tindakan perbaikan secara terus menerus perlu dilakukan untuk menjaga mutu kinerja dan peningkatan sasaran mutu yang telah ditetapkan. Lembaga pengembagan pendidikan dan Penjaminan Mutu (LP3M) telah memulai menghidupkan suasana diskusi antar Kepala Pusat dan pimpinan yang cukup teratur melalui pertemuan rutin bulanan

(16)

13

Uraian Ketidaksesuaian dan Saran Rencana Tindakan Perbaikan atas Temuan

Akar Penyebab Terjadinya Temuan

Rencana Tindakan untuk Menghilangkan Akar Penyebab

Temuan

Target Waktu Selesai

Verifikasi Status Akhir

Belum ada MP untuk pembentukan Fakultas atau PS baru (baru draft yang sdh berumur 1 tahun (ISO 9001:2008 clause 7.3 design and dev elopment))

Merumuskan dan meneta pkan MP untuk pembentukan fakulta s dan/atau PS

- - 6 bulan Buka n ra na h LP3, (NIP-HNW, 14-5-2014)

Closed

Perlu skor atau nilai pada poin dalam kuesioner yang mengukur infrastructure readiness, hal ini untuk mempermudah perhitungan gap antara kebutuhan dan kondisi sebenarnya.

Memperba iki da n menyesuaika n kuisioner ya ng lebih kua ntitatif

- - 6 bulan Kuisioner suda h ada, da pa t meng ukur kwa ntitatif (NIP-HNW, 14-5-2014)

Closed

Belum ada MP untuk pembentukan Fakultas atau PS baru (baru draft yang sdh berumur 1 tahun (ISO 9001:2008 clause 7.3 design and dev elopment)

Perlu dibua t MP dima ksud - - 6 bulan Buka n ra na h LP3 (NIP-HNW, 14-5-2014)

Closed

Struktur menu belum sesuai dengan standarisasi website yg ditetapkan untuk w eb Unit.

Menyesua ikan menu w ebsite sesuai standar

- - 6 bulan Menu sudah ada, (NIP-HNW, 14-5-2014)

Closed

Sejumlah konten masih perlu penyesuaian dan penambahan, antara lain: (a) Sejarah/Sekilas, (b) Tupoksi, (c) Maklumat Layanan, (d) Prestasi, (e) Program Kerja, (f) Jenis Layanan, (g) Tinjauan Manajemen

Perlu disesua ikan deng an standa r - - 6 bulan menu w ebsite suda h leng ka p sesua i sta ndard (HTT-EJ ) 1-10-2014

Closed

Beberapa kriteria sasaran mutu tidak selaras dengan sasaran mutu sehingga timbul kesulitan dalam proses evaluasi implementasi dari suatu proses

merumuskan kriteria sa sa ra n mutu ya ng selaras denga n sasaran mutu sehingga memudahkan proses evaluasi implementasi dari suatu proses

- - 6 bulan Suda h merumuska n kriteria sasaran mutu (HTT-EJ ) 9-10-2014

Closed

Belum ada SK pengelola w ebsite a ka n dibua tka n SK peng elola w ebsite

- - 1 bulan SK peng elola w ebsite suda h a da (HTT-EJ) 1-10-2014

Closed

Belum ada penjelasan pengelolaan dokumen dan rekaman

a ka n diberi penjelasan - - 1 bulan Suda h ada penjela sa n dokumen dan reka man di w ebsite (HTT-EJ) 1-10-2014

Closed

Belum ada sub-menu Audit dalam Jaminan mutu a ka n dita mba hi sub-menu - - 1 bulan Suda h ada sub-menu audit dala m ja mina n mutu di w ebsite (HTT-EJ) 1-10-2014

Closed

Belum ada penjelasan mekanisme perbaikan dokumen a ka n diberi penjelasan - - 1 bulan Suda h ada penjela sa n meka nisme perbaika n dokumen (HTT-EJ) 9-10-2014

Closed

Belum ada ringkasan hasil kegiatan a ka n diberi ring ka sa n hasil kegiata n - - 1 bulan Suda h diberi ring ka sa n ha sil keg ia tan dalam w ebsite (HTT-EJ ) 1-10-2014

Closed

Belum ada sub-menu ringkasan hasil kegiatan pada menu layanan

a ka n dita mba h sub-menu ring ka sa n hasil keg ia tan pada menu la yanan

- - 1 bulan Suda h ada sub-menu ringkasan hasil keg ia tan (HTT-EJ ) 1-10-2014

Closed

Masih dalam tahap pendampingan penyusunan KKNI pada beberapa PRODI. Harus ada koordinasi antara LP3 dengan Warek I tentang pemilihan lembaga akreditasi Internasional. Jika AUNQA yang dipilih maka ELO harus menjadi pilihan dalam menentukan learning outcome .

Menungg u ha sil penyusuna n da n implementa si OTK 2016

Da lam OTK yang berlaku, LP3 tida k memiliki tusi untuk melakukan monev terha dap Penyusunan, pengusulan, peng ka jia n, peneta pa n rumusa n ca paian pembela jara n lulusan

Menunggu hasil penyusunan dan implementasi OTK 2016

6 bulan sudah ada kegiatan pendampingan dan OTK 2016 sudah ditetapkan (ASL,RBE,11-3-2016)

closed

masih dalam tahap pendampingan penyusunan KKNI pada beberapa PRODI

Da lam OTK yang berlaku, LP3 tida k memiliki tusi da n SDM untuk melakukan pendampinga n penyusunan KKNI pa da SELURUH PRODI

6 bulan sudah ada kegiatan pendampingan dan OTK 2016 sudah ditetapkan(ASL,RBE,11-3-2016)

closed

sampai saat ini masih belum ditangani oleh LP3/belum menjadi ranah LP3, perlu kejelasan tupoksi peranan masing-masing

Da lam OTK yang berlaku, LP3 tida k memiliki tusi da n SDM untuk melakukan monev terhadap mata kuliah MKU

6 bulan OTK 2016 sudah ditetapkan, selanjutnya tinggal menindaklanjuti penataan organisasi (ASL, RBE, 11-3-2016)

closed

untuk membahas beberapa permasalahan yang ada dan mencoba memberikan kontribusi pemikiran terhadap hal tersebut dan peran LP3M dalam menyikapinya. Wujud aktifitas perbaikan secara berkelanjutan dilakukan secara terus menerus dengan jalan melakukan komunikasi internal atau rapat rutin setiap hari Senin diawal bulan untuk membahas program kerja, sasaran mutu dan implementasinya, mengevaluasi dan menindaklanjuti serta meningkatkan mutu secara berkelanjutan.

Tabel 5. Sumber Data PJM Laporan Audit Internal Mutu dan Daftar Ketidak Sesuaian (Corrective Action Requirement – CAR

(17)

14 Tabel 6. Capaian Indikator Kinerja LP3M 2016

No. Proses Bisnis Indikator

Sasaran Mutu

Base Line

Sasaran Mutu

2012 2013 2014 2015 2016

Target Capaian Target Capaian Target Capaian Target Capaian Target Capaian Capaian _{(%) 2016}

1. Pelatihan Pengembangan Keterampilan Dasar Teknik Instruksional (PEKERTI) Jumlah dosen UB yang telah mengikuti pelatihan PEKERTI 2089 orang 80 orang 78 orang 80 orang 76 orang 80 orang 79 orang 160 orang 73 orang 80 orang 63 orang 79% 2. Pelatihan Applied Approach (AA) Jumlah dosen UB yang telah mengikuti pelatihan AA 1079 orang ₄₀ orang 27 orang 40 orang 26 orang 40 orang 27 orang 80 orang 35 orang 160 orang 142 orang 89%

(18)

15

< '05 06 07 08 09 10 11 12 13 14 15 16 Total

1 FAKULTAS : HUKUM 126 81 3 1 3 13 3 5 5 0 7 5 0 126

2 FAKULTAS : EKONOMI DAN BISNIS 191 106 0 5 5 9 13 1 39 6 1 1 0 186

3 FAKULTAS : ILMU ADMINISTRASI 177 110 10 2 2 2 4 5 5 6 10 12 3 171

4 FAKULTAS : PERTANIAN 184 118 6 2 2 10 11 2 4 5 7 13 0 180

5 FAKULTAS : PETERNAKAN 98 84 0 1 2 3 2 1 1 0 0 2 2 98

6 FAKULTAS : TEKNIK 324 176 12 8 31 13 0 29 13 0 10 22 3 317

7 FAKULTAS : KEDOKTERAN 483 148 5 2 33 4 29 58 40 22 59 26 13 439

8 FAKULTAS : PERIKANAN DAN ILMU KELAUTAN 137 83 3 3 2 3 1 5 13 2 5 4 8 132

9 FAKULTAS : MIPA 165 120 3 14 2 5 5 4 3 0 0 3 2 161

10 FAKULTAS : TEKNOLOGI PERTANIAN 117 64 0 2 2 4 3 2 9 4 5 17 4 116

11 FAKULTAS : ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK 148 11 8 0 5 6 2 11 26 3 46 7 10 135

12 FAKULTAS : ILMU BUDAYA 74 20 12 0 0 1 3 9 19 0 0 3 6 73

13 FAKULTAS : ILMU KOMPUTER 98 19 4 1 3 5 0 19 4 3 3 12 8 81

14 FAKULTAS : KEDOKTERAN HEWAN 34 1 0 0 0 0 2 4 8 0 0 6 1 22

15 PROGRAM VOKASI 8 0 0 0 0 0 0 0 0 0 4 0 5 9

JUMLAH 2364 1141 66 41 92 78 78 155 189 51 157 133 65 2246

Jumlah Dosen PEKERTI

No F A K U L T A S

< '05 06 07 08 09 10 11 12 13 14 15 16 Total

1 FAKULTAS : HUKUM 126 17 4 3 2 36 13 8 0 0 3 6 11 103

2 FAKULTAS : EKONOMI DAN BISNIS 191 19 5 6 3 24 16 2 9 7 3 4 3 101

3 FAKULTAS : ILMU ADMINISTRASI 177 24 4 12 3 24 12 3 12 0 3 4 10 111

4 FAKULTAS : PERTANIAN 184 22 5 5 4 37 13 3 11 2 4 4 9 119

5 FAKULTAS : PETERNAKAN 98 25 2 9 4 12 1 2 2 2 2 4 7 72

6 FAKULTAS : TEKNIK 324 16 3 7 47 9 18 4 28 0 5 7 19 163

7 FAKULTAS : KEDOKTERAN 483 25 4 1 82 9 5 6 5 5 7 14 26 189

8 FAKULTAS : PERIKANAN DAN ILMU KELAUTAN 137 25 4 10 1 9 12 0 9 4 4 2 7 87

9 FAKULTAS : MIPA 165 28 1 23 3 20 15 1 16 4 2 5 5 123

10 FAKULTAS : TEKNOLOGI PERTANIAN 117 19 4 5 3 7 8 2 2 2 6 3 8 69

11 FAKULTAS : ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK 148 0 4 3 3 2 4 3 0 2 4 6 11 42

12 FAKULTAS : ILMU BUDAYA 74 0 7 0 3 1 1 3 2 4 4 2 6 33

13 FAKULTAS : ILMU KOMPUTER 98 0 2 2 3 0 0 5 4 2 4 6 13 41

14 FAKULTAS : KEDOKTERAN HEWAN 34 0 0 0 1 0 0 0 0 0 0 2 6 9

15 PROGRAM VOKASI 8 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 3 1 4

JUMLAH 2364 220 49 86 162 190 118 42 100 34 51 72 142 1266

Jumlah Dosen AA

No F A K U L T A S

REKAPITULASI DATA DOSEN YANG SUDAH MENGIKUTI PELATIHAN PEKERTI DI LP3M PER DESEMBER 2016

(19)

16

10.6 Perubahan yang Mempengaruhi SMM

Pada prinsipnya, ada dua hal yang mempengaruhi SMM di LP3M, yaitu adanya peraturan baru di tingkat nasional dan adanya perubahan struktur organisasi di UB. Perubahan di tingkat nasional yang mempengaruhi secara tidak langsung adalah perubahan wadah perguruan tinggi, yaitu dari Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan (Kemdikbud) menjadi Kementerian Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi.

Dengan adanya penggabungan organisasi tersebut, maka sistem manajemen LP3M akan banyak mengalami perubahan. Namun demikian, tugas dan fungsi LP3M akan tetap seperti saat ini.

10.7 Saran dan Masukan untuk Perbaikan SMM

Secara umum, masukan-masukan dari pelanggan dan hasil kajian LP3M untuk peningkatan SMM di LP3M adalah sebagai berikut :

a. Perlunya melakukan optimalisasi penggunaan website LP3M sebagai media

penyampaian informasi yang detil dan akurat.

b. Perlunya penyusunan program kerja yang detil dengan penjadwalan yang baik dan

persiapan yang matang.

c. Evaluasi capaian program dan capaian indikator kinerja harus dipantau secara

periodik, yaitu dengan mengoptimalkan pertemuan rutin LP3M.

d. Perlu segera mengevaluasi dan memperbaiki prosedur yang ada dengan relevansi

pelaksanaan program yang ada saat ini

VI. Penutup

Berdasarkan kajian sistem manajemen LP3M seperti tertuang tersebut di atas, dapat disimpulkan bahwa sistem di LP3M cukup efektif, hal ini terbukti dari pelaksanaan kegiatan yang menjadi tusi LP3M dapat terlaksana. Adanya program dan capaian indikator kinerja yang tercapai merupakan ukuran efektifitas yang baik. Capaian tersebut, meskipun belum sempurna, adalah hasil kerja keras seluruh personil LP3M. Dalam keterbatasan sumberdaya manusia, LP3M masih mampu melaksanakan tusi-nya. Harapannya adalah agar OTK UB yang baru segera disahkan dan diimplementasikan, sehingga LP3M dapat bekerja dengan sumberdaya yang memadai untuk meningkatkan efektifitas sistem manajemen.