2.5
2.5 Pengelolaan Obat dan Perbekalan Kesehatan di Instalasi Farmasi Kabupaten/KotaPengelolaan Obat dan Perbekalan Kesehatan di Instalasi Farmasi Kabupaten/Kota Pengelolaan obat dan perbekalan kesehatan me
Pengelolaan obat dan perbekalan kesehatan merupakan suatu siklus kegiatan yang dimulairupakan suatu siklus kegiatan yang dimulai dari perencanaan sampai dengan monitoring dan evaluasi yang saling terkait satu sama lainnya. dari perencanaan sampai dengan monitoring dan evaluasi yang saling terkait satu sama lainnya. Kegiatannya mencakup perencanaan , pengadaan, penerimaan, penyimpanan, pendistribusian, Kegiatannya mencakup perencanaan , pengadaan, penerimaan, penyimpanan, pendistribusian, pencatatan dan pelaporan, penghapusan serta monitoring dan evaluasi.
pencatatan dan pelaporan, penghapusan serta monitoring dan evaluasi.
2.5.1
2.5.1 PerencanaanPerencanaan 2.5.1.1
2.5.1.1 DefinisiDefinisi
Perencanaan obat dan perbekalan kesehatan merupakan salah satu fungsi yang Perencanaan obat dan perbekalan kesehatan merupakan salah satu fungsi yang menentukan proses pengadaan.
menentukan proses pengadaan.
2.5.1.2
2.5.1.2 TujuanTujuan
Terdapat 2 (dua) tujuan dalam kegiatan perencanaan obat dan perbek
Terdapat 2 (dua) tujuan dalam kegiatan perencanaan obat dan perbek alan kesehatan adalahalan kesehatan adalah sebagai berikut :
sebagai berikut : a.
a. Untuk menetapkan jenis dan jumlah obat dan perbekalan kesehatan yang tepat, sesuai denganUntuk menetapkan jenis dan jumlah obat dan perbekalan kesehatan yang tepat, sesuai dengan pola
pola penyakit penyakit dan dan kebutuhan kebutuhan pelayanan pelayanan kesehatan kesehatan dasar dasar termasuk termasuk obat obat program program kesehatankesehatan yang telah ditetapkan.
yang telah ditetapkan. b.
b. Untuk mencegah terjadinya kekosongan obat dan perbekalan kesehatan.Untuk mencegah terjadinya kekosongan obat dan perbekalan kesehatan. 2.5.1.3
2.5.1.3 Tahap PerencanaanTahap Perencanaan
Proses perencanaan obat dan perbekalan kesehatan melalui beberapa tahap sebagai berikut: Proses perencanaan obat dan perbekalan kesehatan melalui beberapa tahap sebagai berikut: a.
a. Tahap perencanaan kebutuhan obatTahap perencanaan kebutuhan obat 1)
1) Tahap pemilihan obatTahap pemilihan obat
Fungsi pemilihan adalah untuk menentukan perbekalan farmasi yang benar-benar Fungsi pemilihan adalah untuk menentukan perbekalan farmasi yang benar-benar diperlukan sesuai dengan jumlah pasien/kunjungan dan pola penyakit di rumah sakit. diperlukan sesuai dengan jumlah pasien/kunjungan dan pola penyakit di rumah sakit. Dasar-dasar pemilihan obat meliputi :
dasar pemilihan obat meliputi :
Jenis obat yang di pilih seminimal mungkin dengan cara menghindari kesamaan jenis.Jenis obat yang di pilih seminimal mungkin dengan cara menghindari kesamaan jenis.
Hindari obat kombinasi, kecuali obat kombinasi mempunyai efek yang lebih baik diHindari obat kombinasi, kecuali obat kombinasi mempunyai efek yang lebih baik di
bandingkan obat tunggal. bandingkan obat tunggal.
Apabila jenis obat banyak, maka di pilih berdasarkan obat pilihan (drug of choice).Apabila jenis obat banyak, maka di pilih berdasarkan obat pilihan (drug of choice).
2)
Kompilasi pemakaian obat berfungsi untuk mengetahu pemakaian setiap bulan dari Kompilasi pemakaian obat berfungsi untuk mengetahu pemakaian setiap bulan dari masing-masing jenis obat di unit pelayanan kesehatan/puskesmas selama setahun, serta masing-masing jenis obat di unit pelayanan kesehatan/puskesmas selama setahun, serta untuk menentukan stok optimum (stok kerja + stok pengaman).
untuk menentukan stok optimum (stok kerja + stok pengaman). Informasi yang didapat dri kompilasi pemakaian obat adalah : Informasi yang didapat dri kompilasi pemakaian obat adalah :
Jumlah pJumlah pemakaian emakaian tiap jenis tiap jenis obat obat pada pada masing-masing Unit masing-masing Unit Pelayanan Pelayanan Kesehatan/Kesehatan/
Puskesmas. Puskesmas.
Persentase pemakaian tiap jenis obat terhadap total pemakaian setahun seluruh UnitPersentase pemakaian tiap jenis obat terhadap total pemakaian setahun seluruh Unit
Pelayanan Kesehatan/ Puskesmas. Pelayanan Kesehatan/ Puskesmas.
Pemakaian rata-rata Pemakaian rata-rata untuk untuk setiap jenis setiap jenis obat obat untuk tingkat untuk tingkat Kabupaten/ Kabupaten/ Kota.Kota.
Pola penyakit yang ada.Pola penyakit yang ada.
Manfaat informasi yang didapat adalah : Manfaat informasi yang didapat adalah :
Sebagai sumber data dalam menentukan jenis dan kebutuhan obat.Sebagai sumber data dalam menentukan jenis dan kebutuhan obat.
Sebagai Sebagai sumber sumber data data dalam dalam menghitung menghitung kebutuhan kebutuhan obat obat untuk untuk pemakaian pemakaian tahuntahun
mendatang. mendatang.
Kegiatan yang dilakukan adalah : Kegiatan yang dilakukan adalah :
Langkah
Langkah pertama adalpertama adalah pengisian ah pengisian Formulir Formulir Kompilasi dari Kompilasi dari masing masing masing masing jenisjenis obat
obat untuk untuk seluruh seluruh puskesmas. puskesmas. Pengisian Pengisian formulir formulir kompilasi kompilasi pemakaian pemakaian obat obat (formulir(formulir IFK 1) dengan cara:
IFK 1) dengan cara: Jenis Obat Jenis Obat Kolom 1 Kolom 1 Kolom 2 Kolom 2 Kolom 3 s/d 14 Kolom 3 s/d 14 Kolom 15 Kolom 15 Kolom 16 Kolom 16 :: :: :: :: :: ::
Nama obat disertai kekuatan dan bentuk
Nama obat disertai kekuatan dan bentuk sediaan.sediaan. Contoh: Amoksisillin 500 mg kaplet.
Contoh: Amoksisillin 500 mg kaplet. Nomor urut Unit Pelayanan Kesehatan. Nomor urut Unit Pelayanan Kesehatan. Nama
Nama Unit Unit Pelayanan Pelayanan Kesehatan Kesehatan (UPK) (UPK) yang yang dilayanidilayani oleh Unit Pengelola Obat/ Instalasi Farmasi Kabupaten/ oleh Unit Pengelola Obat/ Instalasi Farmasi Kabupaten/ Kota.
Kota.
Data pemakaian obat
Data pemakaian obat di UPK, termdi UPK, termasuk perhitungan asuk perhitungan untukuntuk menghindari
menghindari kekosongan kekosongan obat. obat. Data Data diperoleh diperoleh daridari kolom pemakaian (17) dari formulir LPLPO.
kolom pemakaian (17) dari formulir LPLPO. Jumlah kolom (3) sampai dengan kolom (14) Jumlah kolom (3) sampai dengan kolom (14)
Data pemakaian rata-rata obat/ bulan (kolom 15 Data pemakaian rata-rata obat/ bulan (kolom 15
Kolom 17
Baris lain-lain :
:
dibagi dengan bulan pemakaian)
Persentase masing puskesmas : total masing-masing puskesmas dibagi dengan jumlah seluruh puskesmas (pada kolom 15)
Digunakan untuk mencatat pemakaian obat diluar keperluan distribusi rutin ke masing-masing UPK. Hal ini mencakup pengeluaran obat untuk memenuhi keperluan kegiatan publik oleh publik lain, misalnya: Kejadian Luar Biasa (KLB), Bencana alam dan lain-lain.
a.Tahap perhitungan kebutuhan obat 1) Metode Konsumsi
Perhitungan kebutuhan dengan metode konsumsi di dasarkan pada real konsumsi perbekalan farmasi periode yang lalu, dengan berbagai penyesuaian dan koreksi.
Langkah perhitungan rencanan kebutuhan obat menurut pola konsumsi adalah :
Pengumpulan dan pengolahan data
Analisa data untuk informasi dan evaluasi Perhitungan perkiraan kebutuhan obat
Penyesuaian jumlah kebutuhan obat dengan alokasi dana
Rumus perhitungan perencanaan dengan metode konsumsi : A = (B + C + D) - E
Keterangan :
A Rencana pengadaan
B Pemakaian rata-rata x 12 bulan C Buffer stock (10
–
20%)D Lead time (3
–
6 bulan) E Sisa stokKelebihan metode konsumsi:
Tidak memerlukan data epidemiologi maupun standar pengobatan
Bila data konsumsi lengkap, pola peresepan tidak berubah, dan kebutuha n relative stabil,
maka kemumgkinan kelebihan dan kekurangan obat sangat kecil
Kekurangan metode konsumsi
Data konsumsi data obat dan data jumlah kontak pasien yang dap at di andalakan mungkin
sulit di peroleh.
Tidak dapat dijadikan dasar untuk mengkaji pola penggunaan obat dan rasionalitas
penggunaan obat.
Tidak dapat di andalkan bila kekurangan stok lebih dari 3 bulan, obat berlebih atau
kehilangan.
b. Metode Epidemiologi
Perencanaan dengan metode epidemiologi di dasarkan pada data jumlah kunjungan, frekuensi penyakit, dan standar pengobatan yang ada. Langkah-langkah pokok metode ini :
Pengumpulan dan pengolahan data (menentukan jumlah penduduk yang dilayani,
menentukan jumlah kunjungan kasus yang akan di layani).
Menyediakan standar atau pedoman pengobatan yang di gunakan untuk perencanaan. Menghitung perkiraan kebutuhan obat.
Penyesuaian dengan alokasi dana yang tersedia.
Kelebihan metode epidemiologi :
Perkiraan kebutuhan mendekati kebenaran Dapat di gunakan untuk program-program baru
Standar pengobatan dapat di gunakan untuk memperbaiki pola penggunaan obat
Kekurangan metode epidemiologi:
Membutuhkan waktu dan tenaga yang terampil
Data penyakit sulit diperoleh secara pasti dan kemungkinan ada penyakit yang tidak
dilaporkan.
Memerlukan sistim pencatatan dan pelaporan yang lengkap. Pola penyakit dan pola peresepan tidak selalu sama.
Dapat terjadi kekurangan obat bila ada wabah atau kebutuhan insidentil. Jenis obat yang diadakan terlalu banyak.
Data yang perlu dipersiapkan untuk perhitungan metode epidemiologi :
Perkiraan jumlah populasi
Komposisi demografi dari populasi yang akan diklasifikasikan berdasarkan jenis kelamin untuk umur antara:
-
0–
4 tahun-
5–
14 tahun-
15–
44 tahun-
> 45 tahun (disesuaikan dengan LB-1)-
Atau ditetapkan berdasarkan kelompok dewasa (> 12 tahun) dan anak ( 1–
12 tahun) Menetapkan pola morbiditas penyakit.
Masing-masing penyakit pertahun untuk seluruh populasi pada kelompok umur yang ada. Menghitung perkiraan jenis dan jumlah obat sesuai dengan pedoman pengobatan dasar di
puskesmas.
Frekuensi kejadian masing-masing penyakit pertahun untuk seluruh populasi pada
kelompok umur yang ada.
Menghitung kebutuhan jumlah obat, dengan cara jumlah kasus dikali jumlah obat sesuai
pedoman pengobatan dasar di puskesmas.
Untuk menghitung jenis, jumlah, dosis, frekwensi dan lama pemberian obat dapat
menggunakan pedoman pengobatan yang ada.
Menghitung jumlah kebutuhan obat yang akan datang dengan mempertimbangkan faktor
antara lain:
-
Pola penyakit-
Lead time-
Buffer stock Menghitung kebutuhan obat tahun anggaran yang akan datang
Dengan melaksanakan penyesuaian perencanaan obat dengan jumlah dana yang tersedia, maka informasi yang didapat adalah jumlah rencana pengadaan, skala prioritas masing-masing jenis obat dan jumlah kemasan untuk rencana pengadaan obat tahun yang akan datang.
Beberapa metode untuk meningkatkan efektifitas dan efisiensi angggaran pengadaan obat : 1) Analisa ABC
Kelompok A : Menyerap dana pengadaan sebesar 70%. Kelompok B : Menyerap dana pengadaan sebesar 20%. Kelompok C : Menyerap dana pengadaan sebesar 10%.
Langkah-langkah menentukan kelompok A, B dan C :
Hitung jumlah dana yang dibutuhkan untuk masing-masing obat dengan cara mengalikan
kuantum obat dengan harga obat.
Tentukan peringkat mulai dari yang terbesar dananya sampai yang terkecil. Hitung persentasenya terhadap total dana yang dibutuhkan.
Hitung akumulasi persennya.
Obat kelompok A termasuk dalam akumulasi 70%.
Obat kelompok B termasuk dalam akumulasi >70% s/d 90% (menyerap dana ± 20%). Obat kelompok C termasuk dalam akumulasi > 90% s/d 100% (menyerap dana ± 10%).
2) Analisa VEN
Salah satu cara untuk meningkatkan efisiensi penggunaan dana obat yang terbatas dengan mengelompokkan obat berdasarkan manfaat tiap jenis obat terhadap kesehatan. Semua jenis obat yang tercantum dalam daftar obat dikelompokkan kedalam tiga kelompok berikut:
Kelompok V : Very Essential adalah kelompok obat-obatan yang sangat esensial (vital), yang termasuk dalam kelompok ini antara lain :
-
Obat penyelamat (life saving drugs)-
Obat untuk pelayanan kesehatan pokok (obat anti diabet,-
Obat untuk mengatasi penyakit penyebab kematianterbesar.
Kelompok E : Essential adalah kelompok obat yang bekerja kausal yaitu obat yang bekerja pada sumber penyebab penyakit.
Kelompok N : Nonessential (obat penunjang) yaitu obat yang kerjanya ringan dan biasa dipergunakan untuk menimbulkan kenyamanan atau untuk mengatasi keluhan ringan.
3) Analisa kombinasi ABC dan VEN
Analisa kombinasi ini digunakan untuk menentukan prioritas jika anggaran pengadaan obat yang tersedia tidak sesuai dengan kebutuhan.
A B C
V VA VB VC
E EA EB EC
N NA NB NC
Metoda gabungan ini digunakan untuk melakukan pengurangan obat. Mekanismenya adalah :
Obat yang masuk kategori NC menjadi prioritas pertama untuk dikurangiatau dihilangkan
dari rencana kebutuhan, bila dana masih kurang, maka obat kategori NB menjadi prioritas selanjutnyadan obat dalam kategori NA yang menjadi kategori berikutnya.
Jika dana yang tersedia masih kurang juga, kelompok obat yang menjadi prioritas untuk
dikurangi atau dihilangkan berikutnya berturut-turut adalah EC, EB kemudian EA. Langkah-langkah menentukan VEN :
Menyusun analisa VEN.
Menyediakan data pola penyakit. Merujuk pada pedoman pengobatan
c. Tahap koordinasi lintas program
Pengadaan obat dan perbekalan kesehatan untuk Pelayanan Kesehatan Dasar (PKD) dibiayai melalui berbagai sumber anggaran. Oleh karena itu koordinasi dan keterpaduan perencanaan pengadaan obat dan perbekalan kesehatan mutlak diperlukan, sehingga
pembentukan Tim Perencanaan Obat Terpadu adalah merupakan suatu kebutuhan dalam rangka meningkatkan efisiensi dan efektivitas penggunaan dana obat melalui koordinasi, integrasi dan sinkronisasi antar instansi yang terkait dengan perencanaan obat di setiap Kabupaten/ Kota.
Berbagai sumber anggaran yang membiayai pengadaan obat dan perbekalan kesehatan antara lain:
a. Dana Alokasi Umum (DAU) dan Dana Alokasi Khusus (DAK). b. PAD/APBD II.
c. Askes.
d. Program Kesehatan.
e. Jaminan Kesehatan Masyarakat (JAMKESMAS). f. Sumber-sumber lain.
2.5.2 Pengadaan 2.5.2.1 Definisi
Pengadaan obat dan perbekalan kesehatan merupakan proses untuk penyediaan obat yang dibutuhkan di unit pelayanan kesehatan. Berdasarkan peraturan terbaru, pengadaan obat dilaksanakan sesuai dengan ketentuan-ketentuan dalam Kepres No. 70 tahun 2012 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah, yaitu melalui :
a. Pelelangan Umum b. Pelelangan Terbatas c. Pelelangan Sederhana d. Penunjukan Langsung e. Pengadaan Langsung f. Kontes
Sedangkan beberapa tim yang terlibat dalam proses pengadaan adalah sebagai berikut : a. Pengguna Anggaran yang selanjutnya disebut PA adalah Pejabat pemegang kewenangan penggunaan anggaran Kementerian/Lembaga/Satuan Kerja Perangkat Daerah atau Pejabat
b. Kuasa Pengguna Anggaran yang selanjutnya disebut KPA adalah pejabat yang ditetapkan oleh PA untuk menggunakan APBN atau ditetapkan oleh Kepala Daerah untuk menggunakan APBD.
c. Pejabat Pembuat Komitmen yang selanjutnya disebut PPK adalah pejabat yang bertanggung jawab atas pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa.
d. Unit Layanan Pengadaan yang selanjutnya disebut ULP adalah unit organisasi Kementerian/Lembaga/ Pemerintah Daerah/Institusi yang berfungsi melaksanakan Pengadaan Barang/Jasa yang bersifat permanen, dapat berdiri sendiri atau melekat pada unit yang sudah ada.
e. Pejabat Pengadaan adalah personil yang ditunjuk untuk melaksanakan Pengadaan Langsung.
f. Panitia/Pejabat Penerima Hasil Pekerjaan adalah panitia/pejabat yang ditetapkan oleh PA/KPA yang bertugas memeriksa dan menerima hasil pekerjaan.
g. Aparat Pengawas Intern Pemerintah atau pengawas intern pada institusi lain yang selanjutnya disebut APIP adalah aparat yang melakukan pengawasan melalui audit, reviu, evaluasi, pemantauan, dan kegiatan pengawasan lain terhadap penyelenggaraan tugas dan fungsi organisasi.
h. Penyedia Barang/Jasa adalah badan usaha atau orang perseorangan yang menyediakan Barang/Pekerjaan Konstruksi/Jasa Konsultansi/Jasa Lainnya.
2.5.2.2 Tujuan
Tujuan pengadaan obat adalah mutu obat yang diadakan terjamin dan agar tersedianya obat dengan jenis dan jumlah yang cukup sesuai kebutuhan pelayanan kesehatan sehingga obat dapat diperoleh pada saat diperlukan.
2.5.2.3 Hal - Hal yang Perlu diperhatikan / Langkah dalam Pengadaan a. Memilih metoda pengadaan
1) Pelelangan Umum
Pelelangan Umum adalah metode pemilihan Penyedia Barang/Pekerjaan Konstruksi/Jasa Lainnya untuk semua pekerjaan yang dapat diikuti oleh semua Penyedia Barang/Pekerjaan Konstruksi/Jasa Lainnya yang memenuhi syarat.
2) Pelelangan Terbatas
Pelelangan Terbatas adalah metode pemilihan Penyedia Barang/Pekerjaan Konstruksi dengan jumlah Penyedia yang mampu melaksanakan diyakini terbatas dan untuk pekerjaan yang kompleks.
3) Pelelangan Sederhana
Pelelangan Sederhana adalah metode pemilihan Penyedia Barang/Jasa Lainnya untuk pekerjaan yang bernilai paling tinggi Rp5.000.000.000,00 (lima miliar rupiah).
4) Penunjukan Langsung
Penunjukan Langsung dilakukan dengan mengundang 1 (satu) Penyedia Barang/Pekerjaan Konstruksi/Jasa Lainnya yang dinilai mampu melaksanakan pekerjaan dan/atau memenuhi kualifikasi. Penunjukan Langsung dilakukan dengan
negosiasi baik teknis maupun harga sehingga diperoleh harga yang sesuai dengan harga pasar yang berlaku dan secara teknis dapat dipertanggungjawabkan. Pelelangan atau Penunjukan Langsung untuk paket Pengadaan Barang/Pekerjaan Konstruksi Jasa Lainnya yang bernilai paling tinggi Rp100.000.000.000,00 (seratus miliar rupiah). 5) Pengadaan Langsung
Pengadaan Langsung adalah Pengadaan Barang/Jasa langsung kepada Penyedia Barang/Jasa, tanpa melalui Pelelangan/ Seleksi/Penunjukan Langsung. Pengadaan Langsung dapat dilakukan terhadap Pengadaan Barang yang bernilai paling tinggi Rp200.000.000,00 (dua ratus juta rupiah).
6) Kontes
Kontes adalah metode pemilihan Penyedia Barang yang memperlombakan barang/benda tertentu yang tidak mempunyai harga pasar dan yang harga/biayanya tidak
dapat ditetapkan berdasarkan Harga Satuan.
a. Kriteria obat dan perbekalan kesehatan 1) Kriteria umum
Obat yang tercantum dalam daftar obat Generik, Daftar Obat Pelayanan Kesehatan Dasar
(PKD), daftar Obat Program Kesehatan, berdasarkan Daftar Obat Esensial Nasional (DOEN) yang masih berlaku.
Obat telah memiliki Izin Edar atau Nomor Registrasi dari Kementerian Kesehatan R.I cq.
Badan POM.
Batas kadaluarsa obat pada saat pengadaan minimal 2 tahun. Khusus untuk vaksin dan
preparat biologis ketentuan kadaluwarsa diatur tersendiri.
Obat memiliki Sertifikat Analisa dan uji mutu yang sesuai dengan nomor batch
masing-masing produk.
Obat diproduksi oleh Industri Farmasi yang memiliki Sertifikat CPOB.
2) Kriteria mutu obat
Mutu dari obat dan perbekalan kesehatan harus dapat dipertanggungjawabkan. Kriteria mutu obat dan perbekalan kesehatan adalah sebagai berikut:
Persyaratan mutu obat harus sesuai dengan persyaratan mutu yang tercantum dalam
Farmakope Indonesia edisi terakhir.
Industri Farmasi yang memproduksi obat bertanggung jawab terhadap mutu obat melalui
pemeriksaan mutu (Quality Control) yang dilakukan oleh Industri Farmasi.
Pemeriksaan mutu secara organoleptik dilakukan oleh Apoteker penanggung jawab Instalasi Farmasi Propinsi, Kabupaten/ Kota. Bila terjadi keraguan terhadap mutu obat dapat dilakukan pemeriksaan mutu di Laboratorium yang ditunjuk pada saat pengadaan dan merupakan tanggung jawab distributor yang menyediakan.
b. Persyaratan pemasok
Pemilihan pemasok adalah penting karena dapat mempengaruhi kualitas dan kuantitas obat. Persyaratan pemasok sebagai berikut :
1) Memiliki izin Pedagang Besar Farmasi / Industri Farmasi yang masih berlaku.
2) Pedagang Besar Farmasi (PBF) harus ada dukungan dari Industri Farmasi yang memiliki Sertifikat CPOB (Cara Pembuatan Obat yang Baik) bagi tiap bentuk sediaan obat yang dibutuhkan untuk pengadaan.
3) Industri Farmasi harus memiliki Sertifikat CPOB bagi tiap bentuk sediaan obat yang dibutuhkan untuk pengadaan.
4) Pedagang Besar Farmasi atau Industri Farmasi harus memiliki reputasi yang baik dalam bidang pengadaan obat.
5) Pemilik dan atau Apoteker penanggung jawab Pedagang Besar Farmasi, Apoteker penanggung jawab produksi dan quality control Industri Farmasi tidak sedang dalam proses pengadilan atau tindakan yang berkaitan dengan profesi kefarmasian.
6) Mampu menjamin kesinambungan ketersediaan obat sesuai dengan masa kontrak.
c. Penentuan waktu pengadaan dan waktu kedatangan o bat
Waktu pengadaan dan waktu kedatangan obat dari berbagai sumber anggaran perlu ditetapkan berdasarkan hasil analisis data:
Sisa stok dengan memperhatikan waktu
Jumlah obat yang akan diterima sampai dengan akhir tahun anggaran Rata-rata pemakaian
Waktu tunggu/ lead time
Berdasarkan data tersebut dapat dibuat: a. Profil pemakaian obat
b. Penetapan waktu pesan c. Waktu kedatangan obat
d. Penerimaan dan pemeriksaan
Penerimaan dan pemeriksaan merupakan salah satu kegiatan pengadaan agar obat yang diterima sesuai dengan jenis dan jumlah serta sesuai dengan dokumen yang menyertainya.
e. Pemantauan status pesanan
Pemantauan status pesanan bertujuan untuk :
Mempercepat pengiriman sehingga efisiensi dapat ditingkatkan Pemantauan dapat didasarkan kepada sistem VEN.
Petugas Instalasi Farmasi Kabupaten/ Kota memantau status pesanan se cara berkala.
Pemantauan dan evaluasi pesanan harus dilakukan dengan memperhatikan :
Nama obat Satuan kemasan
Jumlah obat diadakan Obat yang sudah diterima Obat yang belum diterima
2.5.3 Penerimaan 2.5.3.1 Definisi
Penerimaan adalah kegiatan untuk menerima perbekalan farmasi yang telah diadakan sesuai dengan aturana kefarmasian. Penerimaan perbekalan farmasi harus dilakukan oleh petugas yang bertannggung jawab , harus terlatih baik, serta harus mengerti sifat penting perbekalan farmasi.
2.5.3.2 Tujuan
Tujuan penerimaan adalah untuk menjamin perbekalan farmasi yang diterima sesuai kontrak baik spesifikasi utuh, jumlah maupun waktu kedatangan.
2.5.3.3 Hal yang Perlu diperhatikan dalam Penerimaan
Perbekalan farmasi yang diterima harus sesuai dengan spesifikasi kontrak yang telah ditetapkan. Hal yang perlu diperhatikan dalam penerimaan adalah :
a. Harus mempunyai MSDS (material safetydata sheet) untuk bahan yang berbahaya. b. Harus mempunyai sertifikat asli untuk alat kesehatan.
c. Sertifikat analis produk.
2.5.4 Penyimpanaan 2.5.4.1 Definisi
Penyimpanan adalah suatu kegiatan penyimpanan dan memelihara dengan cara menempatkan perbekalan farmasi yang diterima pada tempat yang dinilai aman dari pencurian sefrta gangguan fisik yang dapat merusak obat.
2.5.4.2 Tujuan
Adapun tujuan dari kegiatan/proses penyimpanan adalah untuk memilihara mutu sediaan farmasi, menghindari penggunaan yang tidak bertanggung jawab, menjaga ketersediaan serta memudahkan pencarian dan pengawasan.
2.5.4.3 Kegiatan yang dilakukan dalam Penyimpanan 1) Persiapan sarana penyimpanan
Ketersediaan sarana yang ada di unit pengelola obat dan perbekalan kesehatan bertujuan untuk mendukung jalannya organisasi. Adapun sarana yang minimal sebaiknya tersedia adalah sebagai berikut :
a. Gedung dengan luas 300 m2
–
600 m2b. Kendaraan roda dua dan roda empat, dengan jumlah 1
–
3 unit c. Komputer + Printer dengan jumlah 1–
3 unitd. Telepon & Facsimile de ngan jumlah 1 unit e. Sarana penyimpanan:
Rak : 10 - 15 unit Pallet : 40 - 60 unit Lemari : 5 - 7 unit Lemari Khusus : 1 unit
Cold chain (medical refrigerator) Cold Box
Cold Pack Generator
f. Sarana Administrasi Umum:
Brankas : 1 Unit Mesin Tik : 1
–
2 unit Lemari arsip : 1–
2 unitg. Sarana Administrasi Obat dan Perbekalan Kesehatan:
Kartu Stok
Kartu Persediaan Obat
Kartu Induk Persediaan Obat Buku Harian Pengeluaran Barang SBBK (Surat Bukti Barang Keluar)
Kartu Rencana Distribusi
Lembar bantu penentuan proporsi stok optimum
2) Pengaturan tata ruang
Faktor yang perlu dipertimbangkan dalam merancang banguna gudang adalah : a. Kemudahan bergerak
Untuk kemudahan bergwerak, gudang ditata menggunakan sistem satu lantai, tidak bersekat-sekat. Berdasarkan arah arus penerimaan dan pengeluaran perbekalan farmasi,
ruang gudang ditata berdasarkan sistim garis lurus, arus U atau arus L. b. Sirkulasi udara yang baik.
Salah satu faktor penting dalam merancang gudang adalah adanya sirkulasi udara yang cukup di dalam ruangan gudang. Sirkulasi yang baik akan memaksimalkan stabilitas obat sekaligus bermanfaat dalam memperbaiki kondisi kerja petugas.
Idealnya dalam gudang terdapat AC, namun biayanya akan menjadi mahal untuk ruang gudang yang luas. Alternatif lain adalah menggunakan kipas angin/ventilator/rotator. Perlu adanya pengukur suhu di ruangan penyimpanan obat dan dilakukan pencatatan suhu.
c. Rak dan pallet
Penempatan rak yang tepat dan penggunaan palet dapat meningkatakan sirku.lasi udara dan pertukaran stok perbekalan farmasi.
d. Kondisi penyimpanan khusus
Seperti vaksin memerlukan “Cold Chain” khusus dan harus dilindungi dari
kemungkinan terputusnya aliran listrik, narkotika dan bahan berbahaya harus disimpan dalam lemari khusus dan terkunci, bahan-bahan yang mudah terbakar harus disimpan terpisah dari gedung penyimpanan induk.
e. Pencegahan kebakaran
Hindari penumpukan bahan-bahan yang mudah terbakar dan alat pemadam kebakaran harus ditempatkan ditempat yang mudah dijangkau.
3) Penyusunan obat
Obat disusun menurut bentuk sediaan dan alfabetis.
1. Gunakan prinsip First Expired date First Out (FEFO) dan First In First Out (FIFO) dalam penyusunan obat yaitu obat yang masa kadaluwarsanya lebih awal atau yang diterima lebih
awal harus digunakan lebih awal sebab umumnya obat yang datang lebih awal biasanya juga diproduksi lebih awal dan umurnya relatif lebih tua dan masa kadaluwarsanya
mungkin lebih awal.
2. Obat dengan kemasan besar disusun di atas pallet dan obat dengan kemasan kecil disusun di atas rak.
3. Penggunaan lemari khusus untuk penyimpanan Narkotika dan Psikotropika.
4. Perhatikan stabilitas obat, simpan obat yang stabilitasnya dapat dipengaruhi oleh temperatur, udara, cahaya dan kontaminasi bakteri, disimpan pada tempat yang sesuai. 5. Cantumkan nama masing-masing obat pada rak dengan rapi.
6. Bila persediaan obat banyak, biarkan obat tetap berada dalam box masing-masing.
4) Pengamatan mutu obat
Mutu obat yang disimpan di ruang penyimpanan dapat mengalami perubahan baik karena faktor fisik maupun kimiawi yang dapat diamati secara visual. Jika dari pengamatan visual diduga ada kerusakan yang tidak dapat ditetapkan dengan cara organoleptik, harus dilakukan sampling untuk pengujian laboratorium.
Petugas gudang farmasi harus mengetahui beberapa tanda jika sediaan tersebut sudah rusak/tidak memenuhi syarat lagi, seperti perubahan warna, bau ataupun rasa, terdapat bintik- bintik, lubang pecah, retak, jadi bubuk atau lembab, antar sediaan melekat satu sama lain serta botol atau kemasan rusak sehingga dapat mempengaruhi mutu obat (untuk tablet, kapsul dan tablet salut). Perubahan konsistensi, perubahan warna, terdapat endapan, larutan menjadi keruh dan kemasan bocor (untuk sedian larutan dan injeksi).
2.5.5 Pendistribusian 2.5.5.1 Definisi
Distribusi adalah suatu rangkaian kegiatan dalam rangka pengeluaran dan pengiriman obat, terjamin keabsahan, tepat jenis dan jumlah secara merata dan teratur untuk memenuhi kebutuhan unit-unit pelayanan kesehatan. Distribusi obat dilakukan agar persediaan jenis dan
jumlah yang cukup sekaligus menghindari kekosongan dan menumpuknya persediaan serta memperthankan tingkat persediaan obat.
2.5.5.2 Tujuan
Tujuan dari kegiatan pendistribusian adalah terlaksananya pengiriman obat secara merata dan teratur sehingga dapat diperoleh pada saat dibutuhkan, terjaminnya mutu obat dan perbekalan kesehatan pada saat pendistribusian, terjaminnya kecukupan dan terpelihar anya penggunaan obat di unit pelayanan kesehatan, serta terlaksananya pemerataan kecukupan obat
sesuai kebutuhan pelayanan dan program kesehatan.
2.5.5.3 Kegiatan Distribusi
Kegiatan distribusi obat di Kabupaten/ Kota terdiri dari :
1. Kegiatan distribusi rutin yang mencakup distribusi untuk kebutuhan pelayanan umum di unit pelayanan kesehatan.
Instalasi Farmasi Kabupaten/ Kota merencanakan dan melaksanakan pendistribusian obat ke unit pelayanan kesehatan di wilayah kerjanya serta sesuai kebutuhan. Untuk itu dilakukan kegiatan-kegiatan sebagai berikut :
a. Perumusan stok optimum dan jumlah permintaan
Rencana distribusi obat ke setiap unit pelayanan kesehatan termasuk rencana tingkat persediaan, didasarkan kepada besarnya stok optimum setiap jenis obat di setiap unit pelayanan kesehatan. Rumus perhitungannya adalah sebagai berikut :
Stok Optimum Permintaan
= (a + b + c) = (a +b + c)
–
dDimana, a Pemakaian waktu tertentu b Buffer Stock 10% dari a
c Lead time 10% dari a d Sisa stok
Pada akhir periode distribusi akan diperoleh persediaan sebesar stok pengaman di setiap unit pelayanan kesehatan. Rencana tingkat persediaan di IFK adalah rencana
distribusi untuk memastikan bahwa persediaan obat di IFK cukup untuk melayani kebutuhan obat selama periode distribusi berikutnya. Posisi persediaan yang direncanakan tersebut di harapkan dapat mengatasi keterlambatan permintaan obat oleh unit pelayanan kesehatan atau pengiriman obat oleh IFK Kabupaten/ Kota.
b. Penetapan frekwensi pengiriman obat ke unit pelayanan
Frekuensi pengiriman obat ke unit pelayanan ditetapkan dengan memperhatikan :
Anggaran yang tersedia
Jarak dan kondisi geografis dari IFK ke UPK Fasilitas gudang UPK
Sarana yang ada di IFK
c. Penyusunan peta lokasi, jalur dan jumlah pengiriman
Agar alokasi biaya pengiriman dapat dipergunakan secara efektif dan efisien maka IFK perlu membuat peta lokasi dari unit-unit pelayanan kesehatan di wilayah kerjanya. Hal ini sangat diperlukan terutama untuk pelaksanaan distribusi aktif dari IFK. Jarak (km) antara IFK dengan setiap unit pelayanan kesehatan dicantumkan pada peta lokasi.
Dengan mempertimbangkan jarak, biaya transportasi atau kemudahan fasilitas yang tersedia, dapat ditetapkan rayonisasi dari wilayah pela yanan distribusi.
2. Kegiatan distribusi khusus yang mencakup distribusi obat untuk : a. Program kesehatan
Instalasi Farmasi Kabupaten/ Kota dan pengelola program Kabupaten/Kota,
bekerjasama untuk mendistribusikan masing-masing obat program yang diterima dari propinsi, kabupaten/ kota.
Distribusi obat program ke Puskesmas dilakukan oleh IFK atas permintaan pen anggung
jawab program, misalnya pelaksanaan program penanggulangan penyakit tertentu seperti Malaria, Frambusia dan penyakit kelamin, bilamana obatnya diminta langsung oleh petugas program kepada IFK Kabupaten/ Kota tanpa melalui Puskesmas, maka petugas yang bersangkutan harus membuat permintaan dan laporan pemakaian obat
Obat program yang diberikan langsung oleh petugas p rogram kepada penderita di lokasi
sasaran, diperoleh/diminta dari Puskesmas yang membawahi lokasi sasaran. Setelah selesai pelaksanaan pemberian obat, bilamana ada sisa obat harus dikembalikan ke Puskesmas yangbersangkutan. Khusus untuk program Diare diusahakan ada sejumlah persediaan obat di Posyandu yang penyediaannya diatur oleh Puskesmas.
b. Kejadian Luar Biasa (KLB) dan Bencana (alam dan sosial)
Untuk KLB dan bencana alam, distribusi dapat dilakukan melalui permintaan maupun tanpa permintaan oleh Puskesmas. Apabila diperlukan, Puskesmas yang wilayah kerjanya terkena KLB/Bencana dapat meminta bantuan obat kepada Puskesmas terdekat.
2.5.5.4 Tata Cara Pendistribusian Obat
a. IFK Kabupaten / Kota melaksanakan distribusi obat ke Puskesmas dan di wilayah kerjanya sesuai kebutuhan masing-masing Unit Pelayanan Kesehatan.
b. Puskesmas Induk mendistribusikan kebutuhan obat untuk Puskesmas Pembantu, Puskesmas Keliling dan Unit-unit Pelayanan Kesehatan lainnya yang ada di wilayah binaannya.
c. Distribusi obat-obatan dapat pula dilaksanakan langsung dari IFK ke Puskesmas Pembantu sesuai dengan situasi dan kondisi wilayah atas p ersetujuan Kepala Puskesmas yang membawahinya.
Tata cara distribusi obat ke Unit Pelayanan Kesehatan dapat dilakukan dengan cara penyerahan oleh IFK ke Unit Pelayanan Kesehatan, pengambilan sendiri oleh UPK di IFK,
atau cara lain yang ditetapkan oleh Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten / Kota.
2.5.6 Pencatatan dan Pelaporan 2.5.6.1 Definisi
Pencatatan dan pelaporan data obat di Instalasi Farmasi Kabupaten/Kota merupakan rangkaian kegiatan dalam rangka penatausahaan obat-obatan secara tertib baik obat-obatan yang diterima, disimpan, didistribusikan maupun yang digunakan di Puskesmas dan unit pelayanan kesehatan lainnya.
2.5.6.2 Tujuan
Tersedianya data mengenai jenis dan jumlah penerimaan, persediaan, pengeluaran/ penggunaan dan data mengenai waktu dari seluruh rangkaian kegiatan mutasi obat.
2.5.6.3 Kegiatan pencatatan dan Pelaporan
Kegiatan pencatatan dan pelaporan meliputi :
a. Pencatatan dan Pengelolaan Data untuk mendukung Perencanaan. Pen gadaan Obat melalui kegiatan perhitungan tingkat kecukupan obat per UPK.
b. Kegiatan ini perlu dilakukan untuk memastikan bahwa rencana distribusi akan dapat didukung sepenuhnya oleh sisa stok obat di IFK.
c. Perhitungan dilakukan langsung pada Kartu Rencana Distribusi Obat.
d. Tingkat kecukupan dihitung dari sisa stok obat di IFK dibagi dengan pemakaian rata-rata obat di Unit Pelayanan Kesehatan.
2.5.6.4 Laporan Pengelolaan Obat
Laporan yang perlu disusun IFK terdiri dari :
a. Laporan dinamika logistik dilakukan oleh Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota ke Walikota/Bupati dengan tembusan kepada Kadinkes Provinsi tiga bulan sekali dan dari Provinsi ke Kementrian Kesehatan Cq. Ditjen Bina Kefarmasian dan Alkes tiga bulan sekali
b. Laporan tahunan/ profil pengelolaan obat Kab/ Kota dikirim kepada Dinkes Provinsi dan setelah dikompilasi oleh Dinkes Provinsi dikirimkan kepada Kemenkes Cq. Ditjen Bina Kefarmasian dan Alkes
2.5.6.5 Laporan pengelolaan Obat Tahunan / Profil Pengelolaan Obat Kabupaten / Kota a. Fungsi
Untuk mengetahui gambaran umum pengelolaan obat di Kabupaten/Kota selama satu tahun anggaran dan untuk mengukur tingkat kinerja pengelolaan obat di Daerah Kabupaten/Kota selama satu tahun anggaran.
b. Jenis
–
Jenis Pencatatan dan Pelaporan LPLPO dan SBBK. Buku penerimaan. Buku pengeluaran.
2.5.7 Penghapusan 2.5.7.1 Definisi
Penghapusan merupakan kegiatan penyelesaian terhadap perbekalan farmasi yang tidak terpakai karena kadaluarsa, rusak, mutu tidak memenuhi standar dengan cara membuat usulan penghapusan perbekalan farmasi kepada pihak terkait sesuai dengan prosedur yang berlaku.
2.5.7.2 Tujuan
Tujuannya adalah menjamin perbekalan farmasi yang sudah tidak memenuhi syarat dikelola sesuai standar yang berlaku. Selain itu, dengan adan ya penghapusan akan mengurangi beban penyimpanan maupun mengurangi resiko terjadi penggunaan obat yang substandar. 2.5.7.3 Pelaksanaan Penghapusan
a. Data semua obat / alkes yang telah expired date ataupun rusak.
b. Kemas dalam satu wadah, dan pisahkan dari obat lainnya (yang masih bagus).
c. Ajukan permohonan kepada kepala dinkes (Permohonan pemusnahan obat exp.date). d. Surat tersebut akan diteruskan kepada Walikota / Bupati, jika di acc / diberi persetujuan,
maka akan dibentuk panitia pemusnahan.
e. Panitia tersebut akan membuat berita acara pemusnahan dan laporkan kepada kepala dinkes (bahwa proses pemusnahan sudah siap).
f. Laksanakan pemusnahan sesuai tanggal yang telah ditetapkan.
g. Dalam pelaksanaan pemusnahan harus ada saksi-saksi, yang tergantung pemerintahan kota masing-masing, misalnya dari provinsi, kota Balai POM atau lain-lainn ya.
h. Saksi tersebut menandatangani berita acara pemusnahan.
2.5.8 Monitoring dan Evaluasi 2.5.8.1 Definisi
Supervisi berasal dari kata super (lebih tinggi) dan vision (melihat) sehingga secara umum dapat diartikan sebagai mengawasi dari atas atau oleh atasan. Supervisi dalam
pengertian manajemen memiliki pengertian yang lebih luas, karena istilah yang digunakan adalah mengawasi dan bukan melihat, ini bukan dilakukan secara kebetulan. Mengawasi dalam arti bahasa Indonesia adalah mengamati dan menjaga jadi bu kan hanya mengamati saja, akan tetapi memiliki pengertian menjaga.
Supervisi yang dilakukan oleh petugas IFK adalah proses pengamatan secara terencana dari unit yang lebih tinggi (Instalasi Farmasi Propinsi/Kabupaten/Kota) terhadap pelaksanaan pengelolaan obat oleh petugas pada unit yang lebih rendah (Puskesmas/Puskesmas
Pembantu/UPT lainnya).
Pengamatan diarahkan untuk menjaga agar pekerjaan atau kegiatan yang dilakukan sesuai dengan pedoman yang disepakati bersama.
2.5.8.2 Tujuan
Supervisi ditujukan untuk menjaga agar pekerjaan pengelolaan obat yang dilakukan sesuai dengan pedoman yang berlaku.
2.5.8.3 Ruang Lingkup
a. Pengelolaan obat meliputi : Seleksi, pengadaan, penyimpanan, distribusi, pencatatan & pelaporan serta monitoring & evaluasi.
b. Sarana Prasarana meliputi : Sarana Infrastruktur, sistem pengelolaan dan sarana penunjang ( software, hardware).
c. Sumber daya manusia (jumlah dan kualifikasi).
2.5.8.4 Supervisi Pengelolaan dan Penggunaan Obat a. Kegiatan supervisi meliputi :
Proses penyusunan rencana.
Persiapan pelaksanaan (tenaga, dana, waktu, check list).
Pelaksanaan (kunjungan, diskusi, umpan balik, penyelesaian).
Pemanfaatan hasil supervisi (kompilasi hasil, analisa, rekomendasi tindak lanjut).
b. Kriteria petugas supervisi:
Memiliki pengetahuan mutakhir, bukan hanya dalam aspek penugasan, kebijaksanaan
tetapi juga informasi mutakhir yang berkaitan dengan rencana kerja, sasaran kerja serta indikator kinerja unit organisasi.
Memiliki kemampuan dalam mengetahui semua ketentuan dan instruksi, standar dan
indikator evaluasinya.
Memiliki kemampuan dalam memastikan bahwa sistem informasi berjalan dengan
teratur, ada pencatatan dari semua parameter yang dimonitor, mekanisme analisa, dan evaluasinya.
Dari kegiatan ini dapat diidentifikasi adanya : a. Masalah yang perlu segera diatasi.
b. Masalah potensial yang dapat diantisipasi akan muncul.
c. Prakiraan masalah dan kendala yang masih membutuhkan informasi tambahan.
3. Langkah-langkah Supervisi a. Persiapan Supervisi.
b. Menyusun daftar isian.
c. Mengumpulkan data dan informasi antara lain :
laporan rutin dan laporan khusus yang tersedia. hasil supervisi pada periode sebelumnya.
dokumen lain yang terkait dengan rencana supervisi.
d. Menganalisa data dan informasi yang tersedia untuk :
memperkirakan masalah yang sedang terjadi
memperkirakan faktor penyebab timbulnya permasalahan. mempersiapkan berbagai alternatif pemecahan masalah.
e. Menentukan tujuan dan sasaran utama supervisi, seperti misalnya :
memantau tingkat keberhasilan pengelolaan obat. menemukan permasalahan yang timbul
mencari faktor penyebab timbulnya masalah. menilai hasil pelaksanaan kerja.
membina dan melatih para pelaksana.
mengumpulkan masukan untuk penyempurnaan kebijaksanaan dan program.
f. Menyusun rencana kerja supervisi kepada sasaran supervisi, agar :
pihak yang disupervisi dapat mempersiapkan segala sesuatu yang dibutuhkan. dapat diatur ulang bila terjadi perubahan jadwal.
Dari kegiatan ini dapat diidentifikasi adanya :
Masalah yang perlu segera diatasi.
Masalah potensial yang dapat diantisipasi akan muncul.
Prakiraan masalah dan kendala yang masih membutuhkan informasi
tambahan.
4. Pelaksanaan Supervisi
a. Menemui kepala/pejabat institusi yang dituju untuk menyampaikan tujuan supervisi. b. Mengumpulkan data dan informasi dengan cara :
mempelajari data yang tersedia.
wawancara dan diskusi dengan pihak yang disupervisi. pengamatan langsung.
c. Membahas dan menganalisis hasil temuan :
pencocokkan berbagai data, fakta dan informasi yang diperoleh. menilai tingkat keberhasilan pelaksanaan tugas.
menemukan berbagai macam masalah dan faktor penyebabnya. membuat kesimpulan sementara hasil supervisi.
d. Mengadakan tindakan intervensi tertentu apabila ditemukan masalah yang perlu segera ditanggulangi.
e. Melaporkan kepada pimpinan institusi yang didatangi tentang :
tingkat pencapaian hasil kerja unit yang disupervisi. masalah dan hambatan yang ditemukan.
penyebab timbulnya masalah.
tindakan intervensi yang telah dilakukan. rencana pokok tidak lanjut yang diperlukan.
f. Menyampaikan ucapan terima kasih kepada semua pihak yang telah ikut berperan pada pelaksanaan supervisi.
5. Hasil Supervisi
hasil temuan selama supervisi. tindakan intervensi yang dilakukan rencana tindak lanjut yang disarankan. catatan khusus yang bersifat rahasia.
b. Menyampaikan laporan supervisi, kepada :
atasan yang memberikan tugas supervisi.
pihak lain yang terkait dengan hasil temuan supervisi. pihak yang disupervisi (sesuai kebutuhan).
2.5.8.5 Evaluasi
Evaluasi dapat diartikan sebagai :
a. Suatu proses untuk menentukan suatu nilai atau keberhasilan dalam usaha pencapaian suatu tujuan yang telah ditetapkan.
b. Suatu usaha untuk mengukur pencapaian suatu tujuan atau keadaan tertentu dengan membandingkan dengan standar nilai yang sudah ditentukan sebelumnya.
c. Suatu usaha untuk mencari kesenjangan antara rencana yang ditetapkan dengan kenyataan hasil pelaksanaan.
Proses evaluasi dapat dilihat sebagai lima langkah model umpan balik, yang masing-masing langkah adalah :
a. Penetapan apa yang harus diukur. Ma najemen puncak menetapkan p roses pelaksanaan dan hasil mana yang akan dipantau dan dievaluasi. Proses dan hasil pelaksanaan harus dapat diukur dalam kaitannya dengan tujuan.
b. Pembuatan standar kinerja. Standar digunakan untuk mengukur kinerja merupakan suatu rincian dan tujuan yang strategis. Standar harus dapat mengukur apa yang mencerminkan hasil kinerja yang telah dilaksanakan.
c. Pengukuran kinerja yang aktual yaitu dibuat pada waktu yang tepat. Bandingkan kinerja yang aktual dengan standar. Jika hasil kinerja yang aktual berada di dalam kisaran toleransi maka pengukuran dihentikan. Melakukan tindakan korektif. Jika hasil kinerja aktual berada di luar kisaran toleransi, harus dilakukan koreksi untuk de viasi yang terjadi.
Evaluasi bermanfaat untuk :
a. Menetapkan kesulitan-kesulitan yang ditemui dalam program yang sedang berjalan. b. Meramalkan kegunaan dari pengembangan usaha-usaha dan memperbaikinya.
c. Mengukur kegunaan program-program yang inovatif.
d. Meningkatkan efektifitas program, manajemen dan administrasi. e. Kesesuaian tuntutan tanggung jawab.
Hasil evaluasi ini dapat dipergunakan untuk : a. Memberikan penilaian atas prestasi kerjanya.
b. Merupakan kebutuhan pelatihan yang memberi masukan bagi program pelatihan. c. Mengetahui sampai berapa jauh kepuasan kerja dicapai sehingga merupakan indikator
bagi motivasi kerja di unit organisasinya. d. Masukan bagi program pengembangan karier.
