EVALUASI SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENGGAJIAN PADA
PT. BANK MUAMALAT CABANG CILEDUG
Dwi Prasetyo Wibowo
Fakultas Ekonmomi Jurusan Akuntansi Universitas Gunadarma Depok
ABSTRAKSI
Sistem Informasi Akuntansi penggajian diperlukan dalam menunjang keefektifan pengendalian intern penggajian. Untuk mengetahui evaluasi sistem informasi akuntansi penggajian pada PT. Bank Muamalat Indonesia Cabang Ciledug penulis melakukaan penelitian yang bergerak di bidang perbankan. Adapun tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui bagaimana peranan sistem informasi akuntansi yang ada diperusahaan terhadap pelaksanaan kegiatan pengendalian intern penggajian. Untuk memperoleh data yang diperlukan, penulis menggunakan metode deskriptif kualitatif dengan pendekatan studi kasus dan studi pustaka. Dari hasil penelitian yang penulis lakukan, ternyata PT. Bank Muamalat Indonesia Cabang Ciledug telah menerapkan sistem informasi akuntansi penggajian dengan memadai, hal ini terlihat dari kriteria-kriteria yang telah ditetapkan, yaitu terdiri dari unsur-unsur sistem informasi akuntansi seperti adanya tujuan, masukan, pengeluaran, penyimpanan data, pengolahan, intruksi dan prosedur, pengguna, pengendalian dan pengukuran keamanan, sehingga dapat menunjang keefektifan pengendalian intern penggajian, yaitu : (1) Lingkungan Pengendalian, (2) Aktivitas Pengendalian, (3) Penilaian Resiko, (4) Informasi dan Komunikasi, (5) Pengawasan. Berdasarkan hasil penelitian, dapat disimpulkan bahwa sistem informasi akuntantansi penggajian yang memadai dapat menunjang keefektifan pengendalian intern penggajian.
Kata Kunci : Evaluasi Sistem Informasi Akuntansi Penggajian
I. PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Masalah
Sistem informasi akuntansi (SIA) merupakan suatu kerangka pengkordinasian sumber daya seperti peralatan dan manusia untuk mengkonversi input berupa data ekonomik menjadi keluaran berupa informasi keuangan yang digunakan untuk melaksanakan kegiatan suatu entitas dan menyediakan informasi akuntansi bagi pihak-pihak yang berkepentingan. Dalam sistem informasi akuntansi yang terpenting
adalah bahwa sistem tersebut berjalan sesuai dengan stuktur pengendalian intern. COSO mendefinisikan pengendalian intern sebagai proses yang diimplementasikan oleh dewan komisaris, pihak manajemen, dan mereka yang berada dibawah arahan keduanya. Berdasarkan COSO pengendalian intern memberikan jaminan yang wajar bukan absolute, karena kemungkinan kesalahan manusia, kolusi dan penolakan manajemen atas pengendalian, untuk menangani tujuan
yang luas dari para dewan komisaris dan pihak manajemen terdapat lima komponen dalam COSO yaitu lingkungan pengendalian, aktivitas pengendalian, penilaian risiko, informasi komunikasi dan pengawasan semua itu harus ada dalam perusahaan.
Penggajian merupakan bagian yang harus mendapat perhatian besar, karena selain biaya terbesar dalam biaya operasi perusahaan, juga karena karyawan sangat sensitif terhadap kesalahan maka dalam hal ini pengendalian internal memegang peranan penting untuk mengendalikan setiap aktivitas-aktivitas yang ada dalam perusahaan sehingga kesalahan-kesalahan atau penyimpangan yang terjadi dalam perusahaan dapat di perkecil.
Berdasarkan uraian diatas maka peneliti ingin menulis judul “ EVALUASI
SISTEM INFORMASI AKUNTANSI
PENGGAJIAN PADA PT. BANK
MUAMALAT CABANG CILEDUG’’.
1.2 Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang yang telah dikemukakan diatas maka permasalahan yang akan dibahas adalah Bagaimana sistem informasi akuntansi penggajian di PT. Bank Muamalat Indonesia Cabang Ciledug ?
1.3 Batasan Masalah
Agar permasalahan yang dibahas
tidak menyimpang terlalu jauh, maka untuk menilai efektifitas Sistem Informasi Akuntansi, digunakan metode COSO untuk difokuskan pada lingkup fungsi, prosedur dan laporan yang dihasilkan oleh sistem informasi akuntansi penggajian karyawan perusahaan.
1.4 Tujuan Penelitian
Berdasarkan rumusan masalah yang telah dikemukakan di atas tujuan penelitian ini untuk mengetahui sistem informasi akuntansi penggajian PT. Bank Muamamalat Indonesia Cabang Ciledug.
1.5 Manfaat Penelitian
1. Manfaat Akademis
Dapat menambah pengetahuan mengenai sistem informasi akuntansi yang digunakan perusahaan tersebut. Dan dari hasil penelitian ini diharapkan dapat memberikan sumbangan pemikiran bagi perusahaan dalam bidang informasi.
2. Manfaat Praktis
Bagi penulis diharapkan hasil penelitian dapat dijadikan literature pelengkap dan sumber informasi bagi peneliti sejenis pada masa yang akan datang.
2. LANDASAN TEORI
2.1 Sistem Informasi Akuntansi
Sistem adalah “sesuatu yang memiliki bagian-bagian yang saling berinteraksi untuk mencapai tujuan tertentu melalui tiga tahapan yaitu input, proses dan output.” menurut Widjajanto (2008 : 2).
“Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan” Jogjianto (2005 :11).
Sistem informasi akuntansi adalah kumpulan sumber daya, seperti manusia dan peralatan, yang dirancang untuk mengubah data keuangan dan data lainnya ke dalam informasi. Informasi tersebut dikomunikasikan kepada para pembuat keputusan. Sistem informasi akuntansi melakukan
hal tersebut entah dengan sistem manual atau melalui sistem terkomputerisasi Boddnar dan Hopwood (2006 : 3).
2.2 Flowchart
Bagan alir ( flowchart ) adalah representasi grafis dari sistem yang mendeskripsikan relasi di antara entitas-entitas intinya Bagan alir dapat digunakan untuk menyajikan aktivitas manual, aktivitas pemrosesan komputer atau keduanya. Bagan alir dokumen digunakan untuk menggambarkan elemen-elemen dari sistem manual, termasuk catatan akuntansi (dokumen, jurnal, buku besar dan file), departemen operasional yang terlibat dalam proses, dan aktivitas (baik yang bersifat administratif maupun fisik) yang dilakukan departemen tersebut.
2.3 Sistem Pengendalian Intern
sistem pengendalian intern menurut AICPA ( American Institute of Certified Public Accountants ) yang dikutip oleh Bambang Hartadi menyebutkan, sistem pengendalian intern meliputi struktur organisasi, semua metode dan ketentuan-ketentuan yang terkoordinasi yang
dianut dalam perusahaan untuk melindungi harta kekayaan, memeriksa ketelitian, dan seberapa jauh data akuntansi dapat dipercaya meningkatkan efisiensi usaha dan mendorong ditaatinya kebijakan perusahaan yang telah diterapkan.
2.4 Sistem Informasi Akuntansi
Penggajian
Sistem informasi akuntansi penggajian adalah gabungan antara sekumpulan manusia dan sumber-sumber modal dalam suatu organisasi yang bertanggungjawab atas tersedianya informasi keuangan dalam bidang pembayaran gaji, dimana informasi yang diperlukan tersebut berasal dari pengumpulan dan pengolahan data-data transaksi yang terjadi.
3. METODE PENELITIAN
Dalam penulisan skripsi ini objek penelitian yang dipilih oleh penulis adalah PT. Bank Muamalat Indonesia Cabang Ciledug. Dengan menggunakan metode analisis deskriftif. Dimana Penelitian ini hanya mengungkap dan mendiskripsikan fakta-fakta yang ditemui dilapangan
tanpa melakukan pengujian hipotesis. Untuk memperoleh data yang dibutuhkan penulis menggunakan metode pengumpulan data yaitu data primer dan sekunder. Dimana data primer tersebut didapat dari hasil wawancara, penelitian lapangan, teknik pengumpulan data yang dilakukan adalah menanyakan kepada pihak yang berwenang memberikan penjelasan data yang diperlukan dalam penelitian ini. Data Sekunder yaitu tinjauan perpustakaan merupakan metode penelitian yang dilakukan dengan mengumpulkan data mengenai sistem pengendalian internal terhadap penggajian pada perusahaan yang diperoleh dari berbagai literature, artikel, mencari referensi buku-buku dan penulisan skripsi sebelumnya yang berhubungan dengan permasalahan tersebut. Alat analisis yang digunakan penulis yaitu dapat dilihat dari sistem pengendalian internal menurut COSO. Hasil penelitian dan pembahasan dapat didokumentasikan kedalam tiga bentuk yaitu flowchart, DFD dan ERD.
4. PEMBAHASAN 4.1 Struktur Organisasi
Gambar 4.1
Struktur Organisasi PT. Bank Muamalat Indonesia Cabang Ciledug
4.2 Sistem Informasi Akuntansi Penggajian
Di Bank Muamalat Indonesia Cabang Ciledug sistem penggajian terdiri dari 3 prosedur, yaitu : Prosedur pencatatan waktu hadir, prosedur pembuatan daftar gaji, prosedur pembayaran gaji.
1. Prosedur Pencatatan Waktu Hadir
Prosedur ini bertujuan untuk mencatat waktu hadir karyawan. Prosedur ini dikelola oleh unit opersional cabang dengan menggunakan sistem MHP (Muamalat Human Power). Sistem MHP ini secara online dan otomatis terkoneksi dengan sisem penggajian. Sekaligus sistem
tersebut melakukan pemotongan penghasilan pegawai berdasarkan hari tidak masuk kerja.
2. Prosedur Pembuatan Daftar Gaji
PT, Bank Muamalat Indonesia Cabang Ciledug menggunakan daftar induk penggajian secara sistematis dengan program yang terkomputerisasi dengan sistem MHP (Muamalat Human Power). Dalam prosedur ini fungsi pembuatan daftar gaji karyawan dikelola oleh unit operasional kantor cabang.
4.2.1 Bagian yang terkait pada sistem pengendalian intern penggajian
pada PT. Bank Muamalat
Indonesia Cabang Ciledug
1. Bagian Operation manager
2. Bagian divisi sumber daya manusia (SDM)
3. Bagian Personalia
4.2.3 Bagan Alur Dokumen (flow Chart) Sistem Penggajian pada PT. Bank
Muamalat Indonesia Cabang
Flowchart merupakan tenik sistem yang paling sering digunakan. Flowchart merupakan diagram simbol yang menunjukkan arus data dan tahapan operasi dalam sebuah sistem. Untuk memahami sistem informasi akuntansi penggajian dapat dilihat dari flowchart dibawah ini.
Gambar 4.2
Flow Chart Unit Kerja Operation Manager
Keterangan :
DGI : Daftar Gaji Induk DP : Data Pegawai
BB : Buku Besar DTP : Daftar Tarif Pajak
MFGD : Master File Gaji Diperbaiki Gambar 4.3
Flow Chart Sumber Daya Manusia (SDM)
Gambar 4.4 Flow Chart Unit Personalia
4.2.4 Diagram Alur Data ( Data Flow Diagram) Sistem penggajian
Data Flow Diagram (DFD) adalah alat pembuatan model yang memungkinkan profesional sistem untuk menggambarkan sistem sebagai suatu jaringan proses fungsional yang dihubungkan satu sama lain dengan alur data, baik secara manual maupun komputerisasi.
4.2.5 Bagan Diagram Alur Data ( Data Flow Diagram) pada PT. Bank
Muamalat Indonesia Cabang
Gambar 4.5
Diagram Konteks Sistem Informasi Penggajian yang Berjalan
4.2.6 Diagram Penghubung (Entity
Relationship Diagram) pada PT. Bank Muamalat Indonesia Cabang Ciledug
Entity Relationship Diagram atau diagram hubungan entitas dari sistem informasi akuntansi penggajian yang diusulkan yang berfungsi untuk menggambarkan model basis data yang akan dipakai. Model basis data yang digunakan adalah basis data relasional, dimana setiap entitas saling memiliki hubungan dengan entitas lain. Entitas dan hubungan yang digambarkan dalam model ERD tersebut nantinya akan dipakai untuk merancang basis data sistem infomasi akuntansi penggajian.
4.2.7 Bagan Diagram Penghubung
(Entity Relationship Diagram)
pada PT. Bank Muamalat
Indonesia Cabang Ciledug
Gambar 4.6
Entity Relationship Diagram yang Diusulkan
4.2.8 Normalisasi Data
Normalisasi data mencakup pemahaman tentang kebutuhan informasi pengguna dan peraturan bisnis organisasi. Normalisasi data merupakan proses yang meningkatkan desain basis data yang efektif dengan mengelompokkan atribut-atribut data ke dalam entitas yang sesuai dengan kondisi-kondisi tertentu.
1. Bentuk Tidak Normal (Unnormal)
Gambar 4.7
Bentuk Tidak Normal (Unnormal)
2. Bentuk Normal Kesatu (1NF)
Gambar 4.8
Bentuk Normal Pertama (1NF)
3. Bentuk Normal Kedua (2NF)
Gambar 4.9
Bentuk Normal Kedua (2NF)
4.2.9 Desain Struktur Menu Tabel
Perancangan struktur table adalah salah satu hal yang paling penting sebelum merancang program. Desain struktur table dapat dilihat pada gambar dibawahini:
1. Tabel Karyawan
Tabel 4.1
Struktur Tabel Daftar Karyawan
2. Tabel Lembur
Tabel 4.2
Struktur Tabel Daftar Lembur
No Nama Field Type Length Keterangan 1 Nm_Karyawan Text 25 Nama Karyawan 2 Tgl_diangkat Date 20 Tanggal diangkat 3 Jabatan Text 20 Jabatan Karyawan 4 Status Kepegawaian Text 20 Status Kepegawaian
Karyawan 5 Jns_kelamin Text 20 Jenis Kelamn Karyawan 6 NPWP Number 25 NPWP Karyawan 7 Tgl_Lahir Date time 8 Tanggal Lahir Karyawan 8 No_Rekening Number 20 Nomer Rekening
Karyawan
No Nama Field Type Length Keterangan 1 Jam_Mulai Number 8 Jam mulai karyawan 2 Jam_Selesai Number 8 Jam selesai Karyawan 3 Tugas Text 25 Tugas Karyawan 4 Hari Text 20 Hari lembur Karyawan 5 Tanggal Text 20 Tanggal lembur karyawan Nm_karyawan Tgl_diangkat Jabatan Status kepegawaian Jns_kelamin NPWP Tgl_Lahir No_Rekening Jam_Mulai Jam_Selesai Jam_Lembur Tugas Hari Tanggal Tunjangan_Jabatan Bulan Gaji_Bersih Gaji_kotor Gaji_diterima Dana_Pensiun Total_Potongan Nm_karyawan Tgl_diangkat Jabatan Status kepegawaian Jns_kelamin NPWP Tgl_Lahir No_Rekening Jam_Mulai Jam_Selesai Tugas Hari Tanggal Dana_Pensiun Total_Potongan Tunjangan_Jabatan Bulan Gaji_Bersih Gaji_kotor Gaji_diterima KARYAWAN Nm_karyawan* Tgl_diangkat Jabatan Status kepegawaian Jns_kelamin NPWP Tgl_Lahir No_Rekening LEMBUR Jam_Mulai* Jam_Selesai Tugas Hari Tanggal POTONGAN Dana_Pensiun* Total_Potongan GAJI Tunjangan_Jabatan* Bulan Gaji_Bersih Gaji_kotor Gaji_diterima
3. Tabel Gaji
Tabel 4.3
Struktur Tabel Daftar Gaji
4. Tabel Potongan
Tabel 4.4
Struktur Tabel Daftar Potongan
4.3 Sistem Pengendalian Intern
Penggajian
Sistem Pengendalian intern penggajian yang dilaksanakan di PT. Bank Muamamalat Indonesia Cabang ciledug sesuai dengan metode COSO adalah sebagai berikut, yaitu : Lingkungan pengendalian,aktivitas pengendalian, penilain resiko, informasi dan komunikasi, pengawasan
Tabel 4.5
Evaluasi Sistem Pengendalian Internal atas Sistem Informasi Akuntansi Penggajian pada PT. Bank Muamalat Indonesia Cabang Ciledug
Unsur Sistem Pengendalian
Intern COSO
Kelebihan Kekurangan Pengendalian
Lingkungan Pengendalian
• Komitmen atas integritas dan nilai-nilai etika
• Komite audit dewan komisaris • Peraturan yang dijalankan karyawan menjadi etika dan perilaku karyawan. • Mengawasi proses pelaporan keuangan, pengendalian intern serta ketaan hokum dan peraturan. • Dalam pembuatan daftar gaji ,perhitungan daftar gaji tidak berlaku jujur dan melakukan kecurangan.
• Penyalah gunaan wewenang perusahaan yang telah diberikan pada karyawan • melakukan manipulasi
terhadap laporan belanja pegawai (gaji)
Dari pihak manajemen tersebut akan memanggil karyawan yang memiliki otorisasi tehadap pembuatan dan perhitungan gaji serta memberikan teguran baik lisan maupun tertulis. Komite audit tersebut akan memeriksa seluruh laporan yang telah diberikan kepada pihak manajemen dan memeriksa kembali laporan gaji apakah jumlah perhitungan gaji ada kesalahan atau tidak.
Aktivitas Pengendalian • Pemisahan tugas • Dokumen dan pencatatan yang memadai • Agar tidak terjadi pekerjaan yang double dan terlalu banyak yang dilakukan dalam setiap bagian. • melindungi assetnya terutama asset terpenting yaitu informasi dengan cara membatasi hanya untuk personil yang memiliki otorisasi.
• Apabila salah satu bagian tidak menjalakan tugasnya maka perusahaan tidak akan berjalan dengan baik.
• Penyelewengan bias terjadi apabila terlalu banyak pemisahan tugas pada bagian-bagian yang terkait • Apa bila dalam
pencatatan terdapat kesalahan maka akan menjadi penghambat dalam proses pencatatan.
Dengan cara tidak memberikan terlalu banyak tugas kepada karyawan sehingga tidak terjadi pekerjaan yang double yang dilakukan karyawan dan hanya memberikan otorisasi kepada bagian-bagian yang menangani masalah penggajian.
Memeriksa kembali catatan atau dokumen sehingga apabila ada kesalahan dapat diperbaiki.
• Pengendalian Resiko • memperkecil resiko yang terjadi dalam penggajian terutama dalam pengelolaan data gaji • tidak memperkirakan besarnya kerugian apabila ada kerugian gaji.
• Sebelum terjadinya kerugian, seharusnya dalam melakukan pengolahan data gaji itu dilakukan dengan hati-hati baik dalam menginput data, melakukan penghitungan gaji. • Informasi dan komunikasi • Manajemen mendapatkan informasi yang relevan, tepat waktu dan akurat. • adanya kesalahan dalam informasi pada sistem informasi akuntansi penggajian
• menelusuri dan melacak kehal-hal yang berkaitan dengan penggajian sehingga dapat diketahui apabila ada kesalahan dalam informasi penggajian
• Pengawasan • Dalam pembuatan daftar gaji dan perhitungan gaji. Supaya tidak ada kecurangan /kekeliruan
• Tidak adanya control yang baik dari pihak manajemen terhadap karyawannya.
• Selain pihak manajemen seharusnya manajemen memberikan otorisasi kepada pihak lain seperti kepala bagian dalam melakukan pengawasan terhadap pembuatan daftar gaji,perhitungan gaji sehingga tidak ada kecurangan. No Nama Field Type Length Keterangan
1 Tunjangan_Jabatan Number 20
Tunjangan jabatan karyawan
2 Bulan Number 20 Bulan
3 Gaji_Bersih Number 20 Gaji bersih Karyawan 4 Gaji_Kotor Number 20 Gaji kotor Karyawan
5 Gaji_diterma Number 20 Gaji diterima karyawan
No Nama Field Type Length Keterangan 1 Dana_Pensiun Number 20 Dana pensiun karyawan 2 Total_Potongan Number 20 Toal Potongan Karyawan
5 Kesimpulan dan Saran
5.1 Kesimpulan
Berdasarkan hasil penelitian, penulis dapat menarik kesimpulan pada PT. Bank Muamalat Indonesia Cabang Ciledug yang membahas masalah sistem informasi akuntansi terhadap pengendalian intern gaji sebagai berikut :
1. PT. Bank Muamalat Indonesia Cabang Ciledug telah memisahkan tugas dan tanggung jawab fungsional pada masing-masing bagian yang berhubungan dengan penggajian karyawan. Prosedur sistem penggajian yang ada di PT. Bank Muamalat Indonesia Cabang Ciledug sederhana. Meski jaringan prosedurnya sederhana prosedur tersebut dikatakan baik karena mudah dipahami dan dapat memperlancar proses penggajian karyawan.
2. Sistem pengendalian internal yang mengacu pada COSO yang ada pada PT. Bank Muamalat Indonesia Cabang Ciledug dapat di andalkan.
5.2 Saran
Saran yang bisa penulis sampaikan dalam penulisan skripsi ini yaitu : Setiap bagian-bagian yang terkait dalam penggajian pegawai PT. Bank Muamalat Indonesia Cabang Ciledug harus sesuai dengan kemampuannya masing-masing guna menjalankan unsur-unsur sistem pengendalian intern yang baik.
DAFTAR PUSTAKA
Aditya Primatika, 2009, Efektifitas Sistem Informasi Akuntansi Penggajian Karyawan (studi kasus di perusahaan daerah air minum kabupaten malang), Jurnal Ekonomi-Akuntansi
Bambang Hartadi, 2005, Sistem Pengendalian Internal, Yogyakarta : BPFE-Yogyakarta.
Bambang Hartadi, Sistem Pengendalian Internal, Yogyakarta : BPFE-Yogyakarta , 2005.
Bodnar, George H, William S Hopwood. Penerjemah Amir Abadi Jusuf.. Sistem Informasi Akuntansi. Salemba Empat. Jakarta, 2006. James A. Hall, Sistem Informasi Akuntansi
Edisi 4, Salemba empat, Jakarta, 2007
Jogiyanto, H.M, Analisis dan Desain Sistem Informasi, Andi Offset, Yogyakarta,2005.
Mulyadi. Sistem Akuntansi Cetakan, Salemba Empat, Jakarta, 2008 Nugroho, Widjajanto, Sistem Informasi
Akuntansi, Erlangga, Jakarta, 2008
Romney, Marshall B, Pal J. Steinbart, Barry E. Sistem Informasi Akuntansi, Salemba Empat, 2006
