BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Semakin kompleksnya kegiatan bisnis suatu perusahaan maka akan sulit untuk mengawasi setiap kegiatan bisnis oleh pimpinan. Untuk itu diperlukan suatu alat yang dapat mengontrol semua aktivitas bisnis perusahaan. Alat yang tepat yang dapat digunakan adalah pengendalian intern. Pengendalian intern perusahaan dapat menjamin bahwa setiap aktivitas bisnis perusahaan dapat berjalan secara wajar dan meyakinkan bahwa tujuan-tujuan perusahaan yang telah ditetapkan sebelumnya dapat tercapai.
Pengendalian intern perusahaan merupakan tanggung jawab dari pihak menajemen dan dewan direksi. Betapa pentingnya pengendalian intern adalah untuk mengurangi resiko perusahaan mengalami gangguan yang menyebabakan kerugian perusahaan. Kerugian perusahaan tersebut dapat berupa harga pokok yang tinggi, berkurangnya penghasilan, kerugian aktiva perusahaan, akuntansi yang tidak akurat, terhentinya aktivitas usaha, mendapat sanksi hukum, ketidakmampuan berkompetisi dengan perusahaan lain, serta penyelewengan dan penggelapan. Selain itu terdapat alasan lainya yaitu bahwa pengendalian intern memberikan jaminan yang layak bahwa kewajiban-kewajiban hukum dapat dipatuhi.
PT. Astra International Tbk. TSO Soekarno Hatta Bandung ( selanjutnya disebut TSO Soekarno Hatta Bandung ) merupakan dealer resmi Toyota yang
melakukan kegiatan bisnisnya berupa penjualan kendaraan Toyata dan kegiatan purna jualnya, yaitu kegitan servis berkala kendaraan Toyota, dan penjualan suku cadang asli Toyota.Sebagai awal dari kegiatan bisnisnya, PT. Astra International Tbk. TSO Soekarno Hatta Bandung melaksanakan kegiatan pembelian kepada vendor yang telah ditetapkan oleh manajemen. Terdapat tiga vendor utama yang mensupalai barang-barang kebutuhan konsumen Toyota, yaitu Toyota Astra Motor, Depo Regional Jawa Barat ( gudang induk PT. Astra International Tbk. TSORegional Jawa Barat), dan AUTO2000 Accesoris. Sebagian besar aktivitas pembelian dilakukan kepada Depo Regional Jawa Barat. Aktivitas pembelian ini merupakan pembelian transfer dari induk ke cabang.
Transasksi pembelian transfer dilakukan setiap hari oleh bagian partsTSO Soekarno Hatta Bandung. Pembelian transfer ini adalah pembelian jenis suku cadang yang sering diminta oleh konsumen untuk servis berkala. Sedangkan untuk suku cadang yang jarang diminta, maka harus ada order khusus dari bagian
parts ke Depo. Suku cadang yang jarang diminta ini disebut suku cadang nonstock.
Berdasarkan wawancara kepada bapak Ade Syaeful Rahman selaku karyawan bagian parts TSO Soekarno Hatta, menjelaskan bahwa, seringkali timbul masalah ketika melakukan kegiatan pembelian transfer suku cadang
nonstock. Masalah tersebut berupa kesalahan input nomor identitas maupun
kuantitas suku cadang yang dipesan pelanggan. Hal ini akan menyebabkan masalah bagi perusahaan di kemudian hari. Suku cadang yang salah tersebut tidak bisa diretur, karena murni kesalahan bagian parts. Sehingga suku cadang tersebut
akan berada di gudang parts sampai terjual kembali. Hingga waktunya terjual kembali, ada perhitungan bunga yang merupakan beban perusahaan. Sampai jangka waktu 1 tahun suku cadang nonstock masih ada di gudang, maka selanjunya akan di lelang dengan harga 10%-20% dari harga jualnya. Hal tersebut menyebabkan kerugian bagi perusahaan. Masalah yang diungkapkan tersebut didukung dengan bukti daftar suku cadang lelang beserta faktur suku cadang pelunasan tertanggal 30 September 2011.
Salah satu tujuan dari pengendalian intern adalah menjaga kekayaan perusahaan. Berdasarkan masalah yang telah diungkapkan, maka persediaan yang merupakan kekayaan perusahaan harus dijaga. Agar kejadian tersebut tidak terulang kembali maka beberapa hal harus dibenahi dalam hal pengendalian intern nya. Atas dasar masalah yang dialami oleh perusahaan, maka peneliti tertarik untuk melakukan sebuah penelitian dengan judul “ANALISIS PENGENDALIAN INTERN PEMBELIAN TRANSFER SUKU CADANG NONSTOCK PADA TSO SOEKARNO HATTA BANDUNG”.
1.2 Identifikasi Masalah dan Pembatasan Masalah
1.2.1 Identifikasi Masalah
Berdasarkan latar belakang yang telah diuraikan sebelumnya, maka permasalahan yang diidentifikasi adalah:
a. Bagaimana lingkungan pengendalian pada bagian parts TSO Soekarno Hatta Bandung.
b. Bagaimana aktivitas pengendalian pembelian transfer suku cadang
nonstock.
c. Apa resiko yang dihadapi dalam kegiatan pembelian transfer suku cadang
nonstock.
d. Bagaimana informasi dan komunikasi atas pembelian transfer suku cadang nonstock.
e. Bagaimana pelaksanaan pengawasan pembelian transfer suku cadangnonstock.
1.2.2 Pembatasan Masalah
Ruang lingkup masalah dalam penelitian ini dibatasi pada: a. Pengendalian intern pembelian transfer suku cadang nonstock. b. Tidak membahas retur pembelian.
c. Tidak membahas mengenai perhitungan bunga yang dibebankan pada suku cadang nonstock.
d. Tidak membahas jurnal pencatatan pembelian transfer.
1.3 Tujuan dan Manfaat Penelitian
1.3.1 Tujuan Penelitian
Adapun tujuan dalam penelitian ini adalah :
a. Untuk mengetahui mengenai lingkungan pengendalian pada bagian parts TSO Soekarno Hatta Bandung
b. Untuk mengetahui aktivitas pengendalian yang berkaitan dengan pembelian transfer suku cadang nonstock.
c. Untuk mengetahui resiko yang dihadapi dalam kegiatan pembelian transfer suku cadang nonstock.
d. Untuk mengetahui informasi dan komunikasi yang berkaitan dengan pembelian transfer suku cadang nonstock.
e. Untuk mengetahui pengawasan yang dilakukan pihak manajemen kaitannya dengan pembelian transfer suku cadang nonstock.
1.3.2 Manfaat Penelitian
Diharapkan dengan dilakukannya penelitian ini, maka akan memberikan manfaat bagi berbagai pihak, diantaranya:
a. Bagi Peneliti
Dengan adanya penelitian ini memberikan wawasan yang lebih kepada peneliti mengenai permasalahan pengendalian intern yang ada pada perusahaan dan bagaimana harus mencari solusi yang tepat berdasarkan bimbingan dan arahan dari pihak yang telah berpengalaman, yaitu Dosen Pembimbing.
b. Bagi Perusahaan
Sebagai bahan pertimbangan untuk solusi praktis bagi permasalahan perusahaan mengenai pengendalian intern pembelian transfer suku cadang nonstock.
c. Bagi Peneliti Selanjutnya
Sebagai bahan acuan maupun tambahan informasi bagi penelitian selanjutnya dalam bidang kajian yang sama, yaitu mengenai pengendalian intern pembelian transfer.
1.4 Pendekatan Masalah
Mulyadi (2008:299) mengatakan bahwa “Pembelian digunakan dalam perusahaan untuk pengadaan barang yang diperlukan oleh perusahaan.”
Fungsi atau bagian yang terkait dalam aktivitas pembelian ini adalah sebagai berikut:
a. Fungsi Gudang b. Fungsi Pembelian c. Fungsi Penerimaan d. Fungsi Akuntansi
Dokumen, laporan, dan catatan yang digunakan dalam aktivitas pembelian adalah:
a. Surat permintaan pembelian b. Surat permintaan penawaran harga c. Surat order pembelian
d. Laporan penerimaan barnag e. Surat perubahan order f. Kartu utang
g. Kartu persediaan
Secara garis besar, terdapat enam prosedur yang membentuk aktivitas pembelian, yaitu;
a. Prosedur permintaan pembelian
b. Prosedur permintaan penawaran harga dan pemilihan pemasok c. Prosedur order pembelian
d. Prosedur penerimaan barang e. Prosedur pencatatan utang f. Prosedur distribusi pembelian
Dalam buku Accounting Information Systems, COSO ( Committee of Sponsoring Organizations ) menyatakan :
Pengendalian interrn sebagai proses yang diimplementasikan oleh dewan komisaris, pihak manajemen, dan mereka yang berada di bawah arahan keduanya, untuk memberikan jaminan yang wajar bahwa tujuan pengendalian dicapai dengan pertimbangan hal berikut :
1. Efektivitas dan efisiensi operasional organisasi 2. Keandalan pelaporan keuangan
3. Kesesuian dengan hukum dan peraturan yang berlaku (Romney dan Steinbart,2004:230)
Lima komponen pengendalian intern sebagai berikut: 1. Lingkungan Pengendalian
2. Aktivitas Pengendalian 3. Penilaian Resiko
4. Informasi dan Komunikasi 5. Pengawasan
(Romney dan Steinbart, 2004:231)
Alasan penulis menggunakan teori yang dikemukakan Romney dan Steinbart adalah penjelasan yang dikemukakan mudah dipahami dan teori mengenai pengendalian intern dijelaskan secara detail.
1.5 Metodologi Penelitian dan Sumber Data
1.5.1 Metodologi Penelitian
Metode yang digunakan dalam penelitian ini adalah metode deskriptif analisis, yaitu metode penelitian dengan mendeskripsikan dan menganalisa data-data informasi yang diperoleh dari hasil penelitian yang kemudian ditarik simpulan.
1.5.2 Jenis Data
a. Data Subyek
Data dalam penelitian ini didapat langsung dari hasil wawancara peneliti dengan karyawan bagian suku cadang di PT. Astra International Tbk. TSO Soekarno Hatta Bandung (Bapak Ade Syaeful Rahman) berupa tanggapan dan jawaban secara lisan.
b. Data Fisik
Jenis data yang diperoleh untuk penelitian ini adalah bukti fisik suku cadang nonstock yang ada pada gudang parts penjualan suku cadang TSO Soekarno Hatta Bandung.
c. Data Dokumenter
Data penelitian yang diperoleh melalui faktur suku cadang, surat jalan, dokumen elektronis purchase order, dokumen elektronis good receipt
purchase serta laporan yang berisi tentang daftar suku cadang nonstock
yang dalam kategori suku cadang mengendap.
1.5.3 Sumber Data
Data yang diperoleh untuk penelitian ini adalah : a. Data Primer
Sumber data yang diperoleh dalam penelitian ini adalah bersumber langsung dari petugas bagian parts, yaitu bapak Ade Syaeful Rahman, melalui pertanyaan yang diajukan oleh penulis dan observasi terhadap suku cadang nonstock yang ada di gudang.
b. Data Sekunder
Sumber data penelitian yang diperoleh melalui surat jalan, faktur suku cadang, bukti transfer suku cadang, purchase order elektronis, good
receipt purchase order elektronis, dan laporan daftar suku cadang nonstock yang peneliti temukan pada lemari arsip di gudang parts.
1.5.4 Teknik Pengumpulan Data
Teknik pengumpulan data yang digunakan dalam penelitian ini adalah : a. Wawancara
Untuk mengetahui masalah yang terjadi, peneliti melakukan metode pengumpulan data dengan wawancara langsung pada petugas parts suku cadang dengan mengajukan beberapa pertanyaan secara tidak terstrukur. b. Observasi
Selama melakukan penelitian, peneliti tidak hanya ikut berpartisipasi dalam aktivitas yang dilakukan oleh bagian parts tapi juga melakukan pengamatan.
1.6 Alat Analisis Data
Alat analisis data yang digunakan dalam penelitian ini adalah control
matrix. Control matrix merupakan sebuah formulir terstruktur dari analisis yang
khususnya berhubungan dengan pengendalian intern sistem akuntansi.
1.7 Waktu dan Tempat Penelitian
Penelitian ini dilakukan pada PT. Astra Internationa Tbk. TSO Soekarno Hatta Bandung yang bertempat di Jl. Soekarno Hatta 145 Bandung selama 2 bulan, dimulai dari bulan April hingga Mei 2012.
