MODUL KULIAH
Dasar Dasar Manajemen
Program Studi Manajemen Dakwah
Oleh:
Tim Penyusun
STAI Terpadu Yogyakarta
Daftar Isi
Halaman Judul ... 1
Kata Pengantar ... 2
Daftar Isi ... 3
Materi 1 ... 4
Materi 2 ... 9
Materi 3 ... 14
Materi 4 ... 17
Materi 5 ... 21
Materi 6 ... 25
Materi 7 ... 27
Ujian Tengah Semester ... 30
Materi 8 ... 30
Materi 9 ... 31
Materi 10 ... 37
Materi 11 ... 41
Materi 12 ... 43
Materi 13 ... 46
Materi 14 ... 49
Materi 15 ... 51
Ujian Akhir Semester ... 51
Sumber Rujukan ... 52
Materi 1 Pengertian Manajemen Kebutuhan Manajemen
a. Manajemen dibutuhkan untuk semua tipe organisasi dan dalam semua tipe organisasi.
b. Manusia dalam perjalanan hidupnya selalu akan menjadi anggota beberapa macam organisasi (missal, olahraga, sekolah, danlainnya)
c. Walau organisasi yang digeluti berbeda tetap memiliki persamaan terutama dalam fungsi-fungsi manajerialManajemen dibutuhkan untuk semua tipe organisasi dan dalam semua tipe organisasi
Alasan Manajemen dibutuhkan a. Untuk mencapai tujuan
b. Untuk menjaga keseimbangan diantara tujuan-tujuan yang saling bertentangan c. Untuk mencapai efisiensi dan efektivitas
1) Efisiensi : kemampuan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan dengan benar ini adalah rasio antara keluaran (output) dan masukan (input).
seorang manajer yang efisien : yang dapat mencapai keluaran yang lebih tinggi disbanding dengan masukan-masukan.
2) Efektivitas : kemampuan untuk memilih tujuan yang tepat atau peralatan yang tepat untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan
seorang manajer efektif dapat memilih pekerjaan yang harus dilakukan yang tepat untuk mencapai tujuan
Menurut Ahli Manajemen Peter Drucker:
a. Efektivitas adalah melakukan pekerjaan yang benar (doing the right things) b. Efisiensi adalah melakukan pekerjaan dengan benar (doing things right) DEFINISI MANAJEMEN
a. Mary Parker Follett, manajemen sebagai seni dalam menyelesaikan pekerjaan
b. Stoner, manajemen merupakan proses perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengawasan usaha-usaha para anggota organisasi dan pengguna sumber daya-sumber daya organisasi lainya agar mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan
Istilah manajemen dapat digunakan untuk hal-hal yang berhubungan dengan:
a. Pengelompokan Pekerjaan. Manajemen berarti suatu kelompok orang yang melaksanakan tugas-tugas atau fungsi-fungsi manajerial.
b. Seorang Individu. yang melaksanakan fungsi-fungsi manajerial atau bagian dari kelompok secara keseluruhan dapat disebut bagian manajemen.
c. Suatu disiplin akademik. Manajemen adalah suatu bidang spesialisasi akademik, atausuatu bidang studi.
d. Suatu proses. Manajemen juga merupakan suatu proses; karena mencakup pelaksanaan suatu rangkaian tipe-tipe khusus kegiatan atau fungsi.
Sumber Daya Dalam Manajemen a. Man
b. Money c. Mathodes d. Materials e. Machines f. Market
MANAJEMEN DAN MANAJER 1. Pengaertian Manajer
Secara umum “manajer” berarti setiap orang yang mempunyai tanggung jawab atas bawahan dan sumber daya-sumber daya organisasi lainnya.Manajer dapat diklasifikasi dengan dua cara : menurut tingkatan mereka dalam organisasi(rendah, menengah dan tinggi). Dan kegiatan-kegiatan organisasi untuk mana mereka bertanggung jawab (manajer umum dan fungsional).
2. Tingkatan Manajer
a. Manajemen pertama merupakan tingkatan paling rendah dalam suatu organisasi yang memimpin dan mengawasi tenaga-tenaga operasional, dalam tingkatan ini para manajer di sebut dengan kepala atau pemimpin, mandor (foremen), dan penyelia (supervisors)
b. Manajemen menengah dapat meliputi beberapa tingkatan dalam suatu organisasi.
Para manajer menengah membawahi dan mengarahkan kegiatan-kegiatan para manajer lainnya dan kadang-kadang juga karyawan operasional.
c. Manajer Puncak. Klasifikasi manajer tertinggi ini terdiri dari sekelompok kecileksekutif. Manajemen puncak bertanggung jawab atas keseluruhan manajemenorganisasi. Sebutan khas manajer puncak adalah direktur, presiden, kepala divisi,wakil presiden senior, dan sebagainya.
3. Fungsi Utama Manajemen
Ada dua fungsi utama manajemen, yaitu manajemen administratif dan manajemen operatif, yakni : Manajemen administratif dan Manajemen operatif.
4. Ruang Lingkuo Kegiatan
Manajer-manajer Fungsional dan Umum Atas dasar ruang lingkup kegiatan yang dikelola, paramanajer dapat pula diklasifikasi sebagai manajer fungsional dan manajer umum. Manajer fungsionalmempunyai tanggung jawab hanya atas satu kegiatan organisasi, seperti produksi, pemasaran,keuangan, kepegawaian, atau akuntansi. Fungsi- fungsi yang dilaksanakan ManajerSalah satu klasifikasi paling awal dari fungsi-fungsi manajerial dibuat oleh Henri Fayol, yangmenyatakan bahwa perencanaan, pengorganisasian, pengkoordinasian, pemberian perintah, danpengawasan adalah fungsi-fungsi utama.
5. Fungsi-Fungsi yang Dilaksanakan Manajer
Salah satu klasifikasi paling awal dari fungsi-fungsi manajerial dibuat oleh Henri Fayol, yang menyatakan bahwa perencanaan, pengorganisasian, pengkoordinasian, pemberian perintah, dan pengawasan adalah fungsi-fungsi utama.
a. Perencanaan (planning)
adalah pemilihan atau penetapan tujuan-tujuan organisasidan penentuan strategi, kebijaksanaan, proyek, program, prosedur, metoda, sistem, anggaran, danstandar yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan. Perencanaan organisasi memiliki tujuan yangmemungkinkan diantaranya :
1) Organisasi bisa memperoleh dan mengikat sumber daya-sumber daya yang diperlukan untuk mencapai tujuan-tujuan.
2) Para anggota organisasi untuk melaksanakan kegiata-kegiatan yang konsisten dengan berbagai tujuan prosedur terpilih
3) Kemajuan dapat terus dimonitor dan diukur, sehingga tindakan korektif dapat diambil bila tingkatan tingkatan kemajuan tidak memuaskan.
b. Pengorganisasian (organizing)
1) Penentuan sumber daya-sumber daya dan kegiatan-kegiatan yang dibutuhkan untuk mencpai tujuan organisasi
2) Perencanaan dan pengenbangan suatu organisasi atau kelompok kerja yang akan dapat membawa hal-hal tersebut ke arah tujuan.
3) Pendelegasian wewenang yang diperlukan kepada individu-individu untuk melaksanakan tugas-tugasnya.
c. Penyusunan Personalia
Adalah penarikan (recruitment), latihan dan pengembangan serta penempatan dan pemberian orientasi para karyawan dalam lingkungan kerja yang menguntungkan dan produktif.
d. Pegarahan
Fungsi pengarahan (leading), secara sederhana adalah untuk membuat atau mendapatkan para karyawan melakukan apa yang dilakukan dan harus mereka lakukan.
e. Pengawasan
Adalah penemuan dan penerapan cara dan peralatanuntuk menjamin bahwa rencana telah dilaksanakan sesuai dengan yang telah ditetapkan. Fungsi pengawasan pada dasarnya mencakup empat unsure, yaitu :
1) penetapan standarpelaksanaan, 2) penentuan ukuran-ukuran pelaksanaan
3) pengukuran pelaksanaan nyata danmembandingkannya dengan standar yang telah ditetapkan,
4) pengambilan tindakan koreksi yangdiperlukan bila pelaksanaan menyimpang dari standar.
Tugas Manajer
1. Manajer bekerja dengan dan melalui orang lain.
2. Manajer memadukan dan menyeimbangkan tujuan-tujuan yang saling bertentangan danmenetapkan prioritas-prioritas.
3. Manajer bertanggung jawab dan mempertanggungjawabkan.
4. Manajer harus berpikir secara analitis dan konsepsual.
5. Manajer adalah seorang mediator.
6. Manajer adalah seorang politisi.
7. Manajer adalah seorang diplomat.
8. Manajer mangambil keputusan-keputusan sulit.
Kegiatan-kegiatan yang dilakukan Manajer
Pada dasarnya kegiatan-kegiatan yang dilaksanakan oleh para manajer dapat diklasifikasikan ke dalam kelompk :
1. Pribadi 2. Teknis 3. Administratif 4. Interaksional
Lembar Portofolio Mahasiswa
1. Coba saudara diskusikan, bagaimana cara memutuskan suatu masalah yang sifatnya urgen !
Contoh kasus : Anda adalah Gubernur daerah A. Ternyata di daerah A mengalami lonjakan kasus covid-19 secara signifikan. Anda sebagai Gubernur, apa yang akan anda lakukan?
Materi 2
Manajemen & Lingkungan Ekasternal Organisasi Manajemen dan Linhkungan Eksternal Organisasi
1. Manajer tidak hanya memusatkan terhadap internal perusahaanya saja
2. Harus menyadari pentingnya pengaruh lingkungan eksternal terhadap organisasi yang dikelolanya
3. Mempertimbangkan unsur-unsur dan kekuatan lingkungan eksternal
4. Contoh kondisi eksternal yang saat ini sangat bergejolak: menghadapi kondisi ekonomi, pesatnya perkembangan teknologi dan informasi, perubahan prilaku konsumen, peraturan-peraturan pemerintah
5. Jadi manajemen dituntut untuk selalu bersifat adaptif, mengikuti dan menyesuaikan dengan lilngkungannya
Faktor-faktor Lingkungan Eksternal
1. Lingkungan eksternal terdiri dari unsur-unsur diluar organisasi, dimana tidak dapat dikendaikan dan berpengaruh dalam membuat keputusan oleh manajer
2. Organisasi mendapat masukan yang dibutuhkan: bahan baku, dana, tenaga kerja dan energi, mentransformasikan menjadi produk dan jasa, memberikan keluaran- keluaran pada lingkungan eksternal
3. Lingkungan eksternal mempunyai : Unsur-unsur yang berpengaruh langsung (lingkungan ekstern mikro) dan yang berpengaruh tidak langsung (lingkungan ekstern makro)
Lingkungan Ekstern Mikro
1. Komponen paling penting : para pesaing, langganan, pasar tenaga kerja, lembaga keungan, para penyedia (suppliers), perwakilan pemerintah
2. Yang perlu diperhatikan lainya walau tingkat pengaruhnya bias sangat berbeda : saluran distribusi, media, asosiasi bisnis, kelompok pecinta lingkungan, kelompok politik tertentu
Lingkungan Ekstern Makro
1. Mempengaruhi organisasi dengan dua cara: kekuatan tersebut mempengaruhi organisasi secara langsung atau tidak langsung melalui satu atau dua lingkungan ekstern mikro, dan unsur-unsur lingkungan mikro menciptakan iklim
2. Lingkungan ini terdiri dari faktor-faktor, teknologi, ekonomi, politik, sosial dan dimensi internasional sebagai kekuatan yang berada diluar jangkauan perusahaan dan biasanya terlepas dari situasi operasional perusahaan, dengan organisasi jarang memiliki kekuatan untuk memberikan pengaruh balik yang berarti.
Organisasi dan Lingkungan
1. Lingkungan ekstern mempengaruhi manajer bervariasi menurut tipe dan tujuan organisasi
2. Usaha mempengaruhi lingkungan ekstern mikro 3. Peramalan (forecasting) dan lingkungan ekstern makro 4. Perencanaan, perancangan organisasi dan lingkungan Tanggung jawab sosial Manajer
1. Berarti manajemen mempertimbangkan dampak social dan ekonomi didalam pembuatan keputusanya.
2. Tanggungjawab sosial ini merupakan salah satu tugas yang harus di lakukan manajer karena ini merupakan syarat utama bagi berhasilnya perusahaan terutama untuk jangka panjang.
3. Dengan demikiann manajer dituntut untuk mengimplementasikan etika berusaha (the ethics of managers) terutama dalam hubunganya dengan langganan, karyawan, penemu teknologi, lembaga pendidikan, perusahaan lainya, para penyedia kreditur, pemegang saham, pemerintah, masyarakat pada umumnya
5 Faktor yang Mempengaruhi Keputusan pada Masalah Etika:
1. Hukum
2. Peraturan-peraturan pemerintah 3. Kode etik industry dan perusahaan 4. Tekanan-tekanan social dan
5. Tegangan antara standar perorangan dan kebutuhan organisasi
6. Faktor tersebut mempegaruhi etika manajer dengan tingkatan dan pada bidang- bidang fungsi yang berbeda-beda
Lembar Portofolio Mahasiswa
1. Sebutkan alasan perlunya perencanaan?
Materi 3 Proses Perencanaan Pengertian Perencanaan
Adalah pemilihan sekumpulan kegiatan dan pemutusan selanjutnya apa yang akan dilakukan, kapan, bagaimana, dan oleh siapa. Dengan pertimbangan waktu yang akan datang dalam perencanaan dan kegiatan diputuskan akan di laksanakan. Dalam perencanaan dipengaruhi oleh besarnya dan tujuan organisasi. Kebutuhan akan perencanaan ada di semua tingkatan dan akan meningkat pada tingkatan ang paling potensia. Perencanaan tidak akan berakhir bila rencana terebut telah ditetapkan karena rencana harus diimplementasikan
Alasan Perlunya Perencanaan
1. Perencanan tidak akan dapat mengendalikan waktu yang akan datang
2. Salah satu maksud perencanaan untuk melihat bahwa program-program dan penemuan- penemuan sekarang dapat dipergunakan untuk meningkatkan kemungkinan pencapaian tujuan-tujuan diwaktu yang akan datang yaitu meningkatkan pembuatan keputusan yang lebih baik
3. Perencanaan harus aktif, dinamis, berkesinambungan dan kreatif agar manajemen tidak hanya akan bereaksi atas lingkungan tetapi lebih menjadi peran aktif
Manfaat Perencanaan
1. Membantu manajemen untuk menyesuaikan diri dengan perubahan lingkungan 2. Membantu dalam mengkristalisasi penyesuaian dalam masalah utama
3. Memungkinkan manajer memahami keseluruhan gambaran operasi lebih jelas 4. Membantu menempatkan tanggungjawab lebih tepat
5. Memberikan cara pemberian perintah untuk beroprasi 6. Memudkan koordinasi
7. Membuat tujuan lebih khusus, terperinci dan lebih mudah dipahami 8. Meminimumkan kerja yang tidak pasti
9. Menghemat waktu usaha dan dana Kelemahan Perencanaan
1. Pekerjaan yang tercakup dalam perencanaan mungkin berlebihan pada kontribusi nyata 2. Perencanaan cenderung menunda kegiatan
3. perencanaan mungkin terlalu membatasi manajemen untuk berinisiatif dan berinovasi 4. Kadang-kadang hasil yang paling baik didapatkan oleh penyelesaian situasi individual dan
penanganan setiap masalah pada saat masalah tersebut terjadi 5. Ada rencana-rencana yang diikuti cara-cara yng tidak konsisten Tipe Perencanaan dan Rencana
Pengelompokan perencanaan akan mentukan isi rencana dan bagaimana perencanaan itu dapat dilakukan. Meskipun proses dasar perencanaan sama bagi setiap manajer, dalam praktek perencanaan dapat mengambil berbagai bentuk, hal ini disebabkan :
1. Perbedaan tipe organisasi, mempunyai perbedaan misi, dimana pendekatan perencanaan yang digunakan berbeda
2. Bahkan dalam suatu organisasi yang sama dibutuhkan tipe perencanaan dan untuk waktu yang berbeda-beda
3. Manajer yang berlainan akan mempunyai gaya perencanaan yang berbeda
Dua Tipe Utama Rencana
1. Rencana-rencana strategik : yang dirancang memenuhi tujuan-tujuan organisasi yang lebih luas, mengimplementasikan misi yang memberikan alasan khas keberadaan organisasi
2. Rencana-rencana operasional : penguraian lebih terperinci bagaimana rencana-rencana stategic dicapai. Dalam rencana operasional digabi menjadi dua,
a. Rencana sekali pakai : dikembangkan untuk mencapai tujuan-tujuan tertentu dan tidak digunakan ketika sudah tercapai
b. Rencana tetap : merupakan pendekatan standar untuk penanganan situasi-situasi yang dapat diperkirakan dan terjadi berulang-ulang.
Rencana Strategic
Adalah proses pemilihan tujuan-tujuan organisasi, penentuan strategi, kebijaksanaan dan program-program yang diperlukan untuk tujuan tersebut atau merupakan proses perencanaan jangka panjang yang disusun dan digunakan untuk menentukan dan mencaai tujuan organisasi, terdapat 3 alasan pentingnya rencana strategic : 1) memberikan kerangka dasar dalam semua bentuk perencanaan lainya, 2) pemahaman perencanaan strategic akan memudahkan pemahaman atas bentuk2 perencanaan lalinya, 3) merupakan titik permulaan bagi pemahaman dan penilaian kegiatan-kegiatan manajer organisasi.
Kelebihan dan Kelemana Perencanaan Strategik 1. Kelebihan
a. Dalam memberikan pedoman yang konsisten bagi kegiatan-kegiatan organisasi b. Membantu para manajer dalam membuat keputusan
c. Meminimumkan kemungkinan kesalahan, karena tujuan atau sasaran strategi dirumuskan dengan sangat cermat
2. Kelemahan
a. Semua kebaikan akan dapat dicapai jika melakukan proses perencanaan strategic formal, kelemahannya memerlukan invetasi dalam waktu, uang dan orang yang cukup besar
b. Penetapan dan pemeliharaan melibatkan banyak biaya
c. Bahwa perencanaan stategic kadang-kadang cenderung membatasi organisasi hanya terhadap pilihan paling rasional dan bebeas risiko
Hambatan-hambatan Perencanaan Efektif 1. Penolakan Internal
Hambatan bersumber pada ketidaksediaan dan ketidak mampuan individu perencana 2. Bukan didalam tapi diluar perencana
Keengganan umum para anggota organisasi untuk menerima perencanaan karena perubahan yang ditimbulkan
Hambatan Pembuatan Rencana Efektif
1. Kurang pengetahuan tentang organisasi 2. Kurang pengetahuan tentang lingkungan
3. Ketidakmampuan melakukan peramalan secara efektif 4. Kesulitan perencanaan operasi2 yang tidak berulang 5. Biaya
6. Takut gagal 7. Kurang percaya diri
8. Ketidaksediaan untuk menyingkirkan tujuan-tujuan alternatif
Materi 4
Penetapan Tujuan Organisasi dan Pembuatan Keputusan
1. Hubungan Misi, Tujuan dan rencana lainnya
Teoritik : Misi organisasi – tujuan umum dan menyeluruh – tujuan khusus, strategi kebijaksanaan, program dan rencana pada tingkat lebih rendah
Contoh pada lembaga pendidikan : mencetak sarjana-sarjana yang berkualitas – meningkatkan pelayanan kepada mahasiswa – mutu dosen ditingkatkan fasilitas disediakan birokrasi dipermudah dan kerja sama dengan lembaga terkait
2. Berbagai Fungsi Tujuan Organisasi a. Pedoman bagi kegiatan b. Sumber legitimasi c. Standar pelaksanaan d. Sumber motivasi
e. Dasar rasional pengorganisasian 3. Tipe-tipe Tujuan
a. Tujuan kemasyarakatan (societal goals) b. Tujuan keluaran (output goals)
c. Tujuan system (system goals) d. Tujuan produk (product goals) e. Tujuan turunan (deived goals) 4. Proses Penetapan Tujuan
a. Bahwa barang dan jasa yang diproduksi organisasi akan dapat memberikan berbagai manfaat paling sedikit sama dengan harganya
b. Bahwa barang dan jasa dapat memuaskan kebutuhan konsumen
c. Bahwa teknologi yang digunakan dalam proses produksi akan menghasilkan barang dan jasa dengan biaya dan kualitas bersaing
d. Bahwa dengan kerja keras dan dukungan sumber dayanya, organisasi dapat beroperasi dengan lenih baikdari sekedar menjaga kelangsungan hidup (survive), yaitu untuk pertumbuhan (growth) dan dapat menghasilkan laba
e. Bahwa pelayanan manajemen akan membarikan public image yang menguntungkan, sehingga mereka bersedia menanamkan modalnya dan menyumbangkan tenaganya untuk membantu sukses organisasi
f. Bahwa perusahaan mempunyai konsep diri (self concept) yang dapat dikomunikasikan dan ditularkan kepada para karyawan dan pemegang saham organisasi
5. Bidang-bidang Tujuan Tujuan
a. Posisi pasar b. Produktivitas
c. Sumberdaya fisik dan keuangan d. Profitabilitas
e. Inovasi
f. Prestasi dan pegembangan manajer g. Prestasi dan sikap karyawan
h. Tanggungjawab social dan public 6. Agar Perumusan Tujuan Efektif
a. Proses perumusan tujuan hendaknya melibatkan individu-individu yang bertanggungjawab terhadap pencapaian tujuan
b. Menajer puncak sebagai perumus tujuan umum, hendaknya bertanggungjawab untuk menurunkan tujuan-tujuan pada tingkatan yang lebih randah
c. Tujuan harus realistic, diselaraskan dengan lingkungan internal dan eksternal, baik sekarang maupun waktu yang akan datang
d. Tujuan harus jelas, beralsan dan bersifat menantang para anggota organisasi e. Tujuan-tujuan umum hendaknya dinyatakan secara sederhana agar mudah dipahami
dan diingat oleh plaksana
f. Tujuan bidang fungsional organisasi harus konsisten dengan tujuan umum
g. Majemen harus selalu meninjau kembali tujuan yang telah ditetapan, dan bila perlu mengubah dan memperbaiki seusia perkembangan lingkungan
7. Pembuatan Keputusan
a. Kegiatan ini memerankan peran penting terutama bila manajer melaksanakan fungsi perencanaan. Perencanaan menyangkut keputusan-keputusan sangat penting danjangka Panjang yang dibuat manajer
b. Pembuatan keputusan (decision making) menggambarkan proses melalui nama serangkaian kegiatan dipilih sebagai penyelesaian suatu masalah tertentu
8. Tipe-tipe Keputusan
Tipe-tipe keputusan Teknik-teknik membuat keputusan Tradisional Model Diprogram : keputusan-
keputusan rutin dan berulang-ulang.
Organisasi
mengembangkan proses- proses khusus bagi penanganannya
1. Kebiasaan
2. Kegiatan rutin:
prosedur-prosedur pengoprasian standar 3. Struktur
organisasi, pengharapan
umum, sistem tujuan, saluran- saluran
1. Teknik-teknik riset operasi: analisis matematik:
model-model simulasi komputer
2. Pengolahan data elektronik
Tidak diprogram : keputusan-keputusan sekali pakai, disusun tidak sehat, kebijakan susunan.
Datangi dengan proses pemecahan masalah umum
1. Kebijakan institusi dan kreativitas 2. Coba-coba
3. Seleksi dan latihan para pelaksana
Teknik pemecahan masalah yang diterapkan pada :
1. Latihan membuat keputusan
2. Penyususnan program-program
“heuristic”
9. Keterlibatan Bawahan Dalam Pembuatan Keputusan Kelebihan
a. Dalam pengembangan tujuan, kelompok memberikan jumlah pengetahuan yang lebih besar
b. Dalam pengembangan alternatif, usaha-usaha individual para anggota kelompok dapat memungkinkan pencarian lebih luas dalam berbagai bidang fungsional organisasi.
c. Dalam penilaian alternatif, kelompok mempunyai kerangka pandangan yang lebih lebar
d. Dalam pemilihan alternatif, kelompok lebih dapat menerima risiko dibanding pembuat keputusan individual
e. Karena berpartisipasi dalam proses pembuatan keputusan, para anggota kelompok secara individual lebih termotivasi untuk melaksanakan keputusan
f. Kreativitas yang lebih besar dihasilkan dari interaksi antar individu dengan berbagai pandangan yang berbeda-beda
10. Kelemahan
a. Implementasi suatu keputusan, apakah dibuat oleh kelompok atau tidak, harus diselesaikan oleh para manajer secara individual. Karena kelompok tidak diberikan tanggung jawab, keputusan-keputusan kelompok dapat menghasilkan situasi di mana tidak jawab dan saling melempar tanggung jawab.
b. Berdasarkan pertimbangan nilai dari waktu sebagai salah satu sumber daya organisasi, keputusan kelompok sangat memakan biaya
c. Pembuatan keputusan kelompok adalah tidak efisien bila keputusan harus dibuat dengan cepat.
d. Bila atasan terlibat, atau bila salah atu anggota mempunyai keprobadian dominan, keputusan yang dibuat kelompok dalam kenyataanya bukan keputusan kelompok.
Materi 5
Pengorganisasian dan struktur organisasi 1. Pengorganisasian (organizing)
Merupakan suatu proses untuk merancang struktur formal, mengelompokan dan mengatur serta membagi tugas-tugas atau pekerjaan diantara anggota organisasi agar tujuan organisasi dapat dicapai dengan efisien.
2. Proses Pengorganisasian
a. Perincian seluruh pekerjaan yang harus dilaksanakan untuk mencapai tujuan organisasi
b. Pembagian beban pekerjaan total menjadi kegiatan-kegiatan yang secara logic dapat dilaksanakan oleh satu orang
c. Pengadaan dan pengembangan suatu mekanisme untuk mengkoordinasikan pekerjaan para anggota organisasi menjadi kesatuan yang terpadu dan harmonis.
3. Faktor Penentu Perancangan Struktur Organisasi a. Strategi organisasi
b. Teknologi yang digunakan c. Anggota dan orang yang teribat d. Ukuran organisasi
4. Unsur Struktir Organisasi a. Spesialisasi kegiatan b. Standarisasi kegiatan c. Kordinasi kegiatan
d. Sentralisasi dan disentralisali pembuatan keputusan e. Ukuran satuan kerja
5. Aspek Utama Suatu Struktur Oorganisasi a. Pembagian kerja
b. Manajer dan bawahan satu rantai perintah c. Tipe pekerjaan yang dilaksaakan
d. Pengelompokan segmen-segmen pekerjaan e. Tingkat manajemen
6. Bentuk Bagan Organisasi 7. Kelompok Kerja Formal
a. Kesatuan tugas khusus
b. Panitia tetap dan panitia ad hog c. Dewan dan komisi
Materi 6
Penyusunan Personalia Organisasi PENYUSUNAN PERSONALIA ORGANISASI
Penyusunan personalia organisasi merupakan fungsi manajemen yang berkenaan dengan penarikan, penempatan, pemberian latihan, dan pengembangan anggota-anggota organisasi.
PENENTUAN KEBUTUHAN JABATAN
Penentuan tujuan dan rencana organisasi – spesifikasi jabatan – mengetimasi jumlah karyawan – mempertimbangkan persediaan karyawan yang sudah tersedia – penentuan spesifikasi jabatan melalui proses analisis jabatan, menentukan keterampilan, tanggung jawab, pengetahuan, wewenang, lingkungan dan antar hubungan hasil ini disebut deskripsi jabatan dan spesifikasi jabatan.
JABATAN
Jabatan adalah penrnyataan-pernyataan tertulis yang meliputi tugas-tugas wewenang, tanggung jawab dan hubungan.
Spesifikasi jabatan merupakan pernyataan-pernyataan tertulis yang menunjukan kualitas minimum karyawan yang dapat diterima diterima agar mampu menjalankan suatu jabatan dengan baik; berisi identifikasi jabatan, kondisi pekerjaan suatu jabatan, kualifikasi-kualifiksai personalia.
PENGEMBANGAN SUMBER-SUMBER PENAWARAN PERSONALIA
PENARIKAN PERSONALIA (RECRUITMENT)
Berkenaan dengan pencarian dan penarikan sejumlah karyawan potensial yang akan diseleksi untuk memenuhi kebtuhan organisasi. Menyangkut perolehan karyawan dalam jumlah yang tepat dengan kemampuan yang dibutuhkan untuk mengisi jabatan yang tersedia. Metode yang digunakan pasif dan agresif.
SELEKSI PERSONALIA
Adalah pemilihan seseorang tertentu dari sekelompok karyawan-karyawan potensial untuk melaksanakan suatu jabatan tertentu.
PROSEDUR SELEKSI
a. Wawancara pendahuluan b. Pengumpulan data pribadi c. Pengujian (testing) d. Pemeriksaan kesehatan e. Pemeriksaan referensi prestasi f. Wawancara yang lebih mendalam g. Kebutuhan pribadi
h. Orientasi jabatan
BEBERAPA FAKTOR KARYAWAN POTENSIAL a. Latar belakang pribadi
b. Bakat dan minat c. Sikap dan kebutuhan
d. Kemampuan analitis dan manipulatif e. Keterampilan dan kemampuan teknik f. Kesehatan
ORIENTASI KARYAWAN BARU
Tahap orientasi merupakan kegiatan pengenalan dan peyesuaian karyawan baru dengan organisasi
LATIHAN DAN PENGEMBANGAN KARYAWAN
a. On the job : dilakukan dengan coaching, planned progression, rotasi jabatan, penugasan sementara, system penilaian dan prestasi formal
b. Off the job : dilakukan dengan program-program pengembangan eksekutif, latihan laboratorium, pengembangan organisasi
PEMBERIAN KOMPENSASI KEPADA KARYAWAN
Penentuan kompensasi : kesediaan membayar, kemampuan membayar, persyaratan- persyaratan pembayaran.
Materi 7
Dasar Dasar Proses Pengawasan 1. Dasar – dasar proses pengawasan
Definisi pengawasan :
Menurut Robert J. Mockler pengawasan yaitu usaha sistematik menetapkan standar pelaksanaan dengan tujuan perencanaan, merancang sistem informasi umpan baik, membandingkan kegiatan nyata dengan standar, menentukan dan mengukur deviasi-deviasi dan mengambil tindakan korekasi yang menjamin bahwa semua sumber daya yang dimiliki telah dipergunakan dengan efektif dan efiseien.
Dalam hal ini, Louis E. Boone dan David L. Kurtz (1984) memberikan rumusan tentang pengawasan sebagai : “the process by which manager determine whether actual operation are consistent with plans”.
2. Tipe – tipe pengawasan
Tipe pengawasan menurut Hani Handoko, merupakan proses dimana aspek tertentu dari suatu prosedur harus disetujui dulu, atau syarat tertentu harus dipenuhi dulu sebelum kegiatan-kegiatan disa dilanjutkan, atau menjadi semacam “double- check” yang lebih menjamin ketepatan pelaksanaan kegiatan. Ada tiga tipe pengawasan, yaitu:
a. Kegiatan belum dilaksanakan (feedforward control) b. Kegiatan sedang dilaksanakan (concurent control) c. Kegiatan telah dilaksanakan (feedback control) 3. Tahap – tahap dalam proses pengawasan
A. Penetapan Standar
Standar berarti sebagai suatu pengukuran yang dapat digunakan sebagai patokan untuk menilai hasil-hasil. Terdapat tiga bentuk standar yang umum, sebagai berikut:
a. Standar-standar phisik, mungkin kuantitas barang atau jasa, jumlah langganan atau kualitas produk.
b. Standar-standar moneter, yang ditunjukkan dalam rupiah dan mencangkup biaya tenaga kerja, biaya penjualan, laba kotor, pendapatan penjualan dan sejenisnya.
c. Standar-standar waktu, meliputi kecepatan produksi atau batas waktu suatu pekerjaan harus diselesaikan.
B. Penentuan Pengukuran Pelaksanaan Kegiatan
a. Penetapan standar adlah sisa-sia bila tidak disertai berbagai cara untuk mengukur pelaksanaan kegiatan nyata.
b. Tahap ini menentukan pengukuran pelaksanaan kegiatan secara tepat.
C. Pengukuran Pelaksanaan Kegiatan Nyata
Ada berbagai cara untuk melakukan pengukuran pelaksanaan : a. Pengamatan(observasi)
b. Laporan-laporan, baik lisan dan tulisan c. Metode-metode otomatis
d. Inspeksi,pengujian(test) atau dengan pengambilan sempel.
D. Pembandingan Pelaksanaan Kegiatan Dengan Standar dan Penganalisaan Penyimpanan – Penyimpanan.
Tahap kritis dari proses pengawasan adalah perbandingan pelaksanaan nyata dengan pelaksanaan yang direncanakan atau stanar yang telah ditetapkan.
E. Pengambilan Tindakan Koreksi Bila Perlu Tindakan koreksi bisa berupa:
a. Mengubah standar mula-mula (barangkali terlalu tinggi atau terlalu rendah b. Mengubah pengukuran pelaksanaan (inspeksi terlalu sering frekuensinya
atau kurang atau bahkan mengganti sistem pengukuran itu sendiri)
c. Mengubah cara dalam menganalisa dan menginterprestasikan penyimpangan-penyimpangan
4. Pentingnya Pengawasan
Adanya beberapa faktor yang membuat pengawasan selalu diperlukan oleh setiap organisasi. Faktor-faktor itu adalah:
a. Perubahan lingkungan organisasi b. Peningkatan kompleksi organisasi c. Kesalahan-kesalahan
d. Kebutuhan manajer untuk mendelegasi wewenang 5. Perancangan Proses Pengawasan
Wiliam H. Newman telah mengemukakan prosedur untuk penempatan sistem pengawasan. Pendekatan terdiri atas lima langkah dasar yang dapat diterapkan untuk semua tipe kegiatan.
a. Merumuskan hasil yang diinginkan
b. Menetapkan petunjuk, dengan tujuan untuk mengatasi dan memperbaiki penyimpangan sebelum kegiatan
c. Menetapkan standar penunjuk dan hasil d. Menetapkan jaringan informasi dan umpan balik e. Menilai informasi dan mengambil tindakan koreksi 6. Alat bantu pengawasan
a. Management By Exception (MBE) b. Management Information System (MIS)
1) Tahapan survei pendahuluan dan perumusan masalah 2) Tahapan disain konseptual
3) Tahapan disain terperinci 4) Tahapan implementasi akhir
c. Management perlu memperhatikan 5 pedoman, agar perancangan MIS berjalan efektif:
1) Mengikut sertakan pemakai (unsur) kedalam tim perancang 2) Mempertahankan secara hati-hati biaya sistem
3) Memperlakukan informasi yang relevan dan terseleksi lebih dari pada pertimbangan kuantitas belaka
4) Penyajian pendahuluan sebelum diterapkan
5) Menyediakan latihan dan dokumentasi tertulis yang mencukupi bagi para operator dan pemakai sistem.
7. Karakteristik- karakteristik Pengawasan yang Efektif
Kriteria-kriteria utama adalah bahwa sistem seharusnya : Mengawasi kegiatan- kegiatan yang benar, Tepat waktu, Dengan biaya yang efektif, Tepat-akurat, Dapat diterima oleh yang bersangkutan
Karakteristik-karakteristik pengawasan yang efektif dapat diperinci sebagai berikut: Akurat, Tepat-Waktu, Obyektif dan menyeluruh, Terpusat pada titik-titik pengawasan strategic, Realistik secara ekonomi, Realistik secara organisasional, Terkoordinasi dengan aliran kerja organisasi, Fleksibel, Bersifat sebagai petunjuk dan operasional, Diterima para anggota organisasi
BERBAGAI TEKNIK DAN METODE PENGAWASAN 1. Metode Pengawasan Non-Kuantitatif
a. Metoda pengawasan non-kuantitatif adalah metoda-metoda pengawasan yang digunakan manajer dalam pelaksanaan fungsi-fungsi manajemen.
b. Teknik-teknik yang sering digunakan meliputi:
1) Pengamatan (control by observaton)
2) Inspeksi teraturdan langsung (control by regular and spot inspection) 3) Pelaporan lisan dan tertulis (control by report)
4) Evaluasi pelaksanaan
5) Diskusi antara manajer dan bawahan tentang suatu kegiatan
c. Sistem-sistem dan metoda-metoda manajemen yang digunakan untuk tujuan pangawasan menvangkup juga management by objectives (MBO), manajement by exception (MBE), dan manajement information system (MIS).
2. Sebagian besar teknik-teknik pangawasan kuantitatif cenderung untuk menggunakan data khusus dan metoda-metoda kuantitatif untuk mengukur dan memeriksa kuantitas dan kualitas keluaran (output). Metoda-metoda kuantitatif tersebut terdiri dari :
a. Anggaran (budget) b. Audit
c. Analisa Break – Even d. Analisa Rasio
e. Bagan dan teknik yang berhubung dangan waktu palaksanaan kegiatan
PENGGUNAAN ANGGARAN DALAM PENGAWASAN
Anggaran adalah laporan-laporan formal sumber daya-sumber daya keuangan yang disisihkan untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan tertentu selama periode waktu yang ditetapkan.
Anggaran adalah bagian fundamental dari banyak program pengawasan organisasi. Selain menjadi alat perencanaan dan pengawasan anggaran juga merupakan alat utama untuk pengkoordinasian kegiatan-kegiatan organisasi.
Pengawasan anggaran (buget control) adalah suatu sistem penggunaan bentuk-bentuk sasaran yang telah ditetapkan dalam suatu anggaran untuk mengawasi kegiatan-kegiatan manajerial, denagn melakukan pembandingan pelaksanaan nyata dan pelaksanaan yang direncanakan sebagai langkap pertama dalam pengawasan.
1. Pengawasan Anggaran dan Pusat-Pusat Tanggung Jawab
Sistem pengawasan dapat dilakukan untuk memonitoring fungsi-fungsi atau proyek-proyek organisasional. Atas dasar bagaimana masukan dan keluaran itu diukur melalui sistem pengawasan, ada 4 (empat) tipe utama pusat-pusat tanggung jawab:
a. Pusat Penghasilah (revenue centers) b. Pusat Biaya (expense centers) c. Pusat Penghasil Laba (profit cebter)
d. Pusat Investasi (investment center) 2. Proses Penyusunan Anggaran
Proses penyusunan anggaran biasanya dimulai ketika manajer menerima hasil forecsat ekonomi, penjualan dan sasaran laba untuk tahun yang akan datang dari anajemen puncak. Forecast dan sasaran ini menjadi pedoman penyusuan anggaran.
Dalam beberapaperusahaan, anggaran disusun paramanajer puncak tanpa atau sedikit konsultasi dengan manajer-manajer tingkat bawah.
3. Jenis – jenias Anggaran
Anggaran-anggaran organisasi datap dibagi dalam dua kelompok : anggaran operasional (operational budgets) dan anggaran finansial (finansial budget)
4. Penggunaan Anggaran Variabel
Anggaran variabel adalah perkiraan yang menunjukan bagaimana tingkat biaya bervariasi sesuai dengan tingkat kegiatan atau keluaran. Sehingga anggaran variabel berguna dalam melakukan identifikasi dengan cara yang jelas dan realistik bagaimana biaya-biaya dipengaruhi oleh jumlah kegiatan tang dilaksanakan.
Lembar Portofolio Mahasiswa
1. Saudara diminta mempelajari pengertian Manajemen dari berbagai sumber
Materi 8 Ujian Tengah Semester
Materi 9
Motivasi Dan Komunikasi Dalam Organisasi PENGERTIAN
Motivasi merupakan kegiatan yang mengakibatkan, menyalurkan, dan memelihara perilakumanusia. Motivasi ini merupakan subyek yang penting bagi manajer, karena menurut definisi manajer harus bekerja dengan dan melalui orang lain. Manajer perlu memahami orang-orang berprilaku tertentu agar dapat mempengaruhinya untuk bekerja sesuai denganyang diinginkan organisasi.motivasi adalah juga subyek membingungkan, karena motif tidak dapat diamati atau diukur secara langsung, tetapi harus disimpulkan dari perilaku orangyang tampak.
Motivasi bukan hanya satu-satunya faktor yang mempengaruhi tingkat prestasi seseorang. Dua faktor lainnya yang terlibat adalah kemampuan individu dan pemahaman tentang perilaku yang diperlakukan untuk mencapai prestasi yang tinggi atau disebut persepsi peranan. Motivasi, kemampuan, dan persepsi peranan adalah saling berhubungan. Jadis alah satu faktor rendah, maka tingkat prestasi akan rendah, walaupun faktor-faktor lainnya tinggi.
TEORI DUA FAKTOR HERZEBERG’S Terdapat dua macam faktor kebutuhan:
1. Kebutuhan akan kesehatan atau pemeliharaan. Kebutuhan ini akan kembali nol apabila setelah dipenuhi
2. Faktor pemeliharaan yang menyangkut kebutuhan psikologis seseorang. Meliputi kondisi instrik yang dapat mengggerakan motivasi kuat untuk menghasilkan prestasi yang baik.
PERBEDAAN PANDANGAN MASLOW DAN HERZBERG
Teori Kebutuhan Teori Pemeliharaan Faktor motivasional Aktualisasi diri/ pemenuhan
diri dan penghargaan Pekerjaan yang kreatif dan menantang, seperti prestasi, penghargaan, tanggung jawab dan jenjang karier
Faktor pemeliharaan Penghargaan Status
Sosial Hubungan antara probadi- atasan, bawahan dan rekan sejawat,
Keamanan/rasa aman Keaman kerja dan kendisi kerja
Fisiologis Pengupahan dan kehidupan pribadi
TEORI HARAPAN/TEORI EKSPEKTASI (Victor Vroom)
Teori ini menyatakan bahwa intensitas kecenderungan untuk melakukan dengan cara tertentu tergantung pada intensitas harapan bahwa kinerja akan diikuti dengan hasil yang pasti dan pada daya tarik dari hasil kepada individu. Bahwa orang-orang akan termotivasi untuk melakukan hal- hal tertentu guna mencapai tujuan apabila mereka yakin bahwa tindakan mereka akan mengarah pada pencapaian tujuan tersebut.
Faktor yang mempengaruhi tingkat harapan atau ekspektansi seseorang yaitu:
a. Harga diri.
b. Keberhasilan waktu melaksanakan tugas.
c. Bantuan yang dicapai dari seorang supervisor dan pihak bawahan.
d. Informasi yang diperlukan untuk melaksanakan suatu tugas e. Bahan-bahan baik dan peralatan baik untuk bekerja.
PEMBENTUKAN PERILAKU
W. Clay hammer telah mengidentifikasikan 6 (enam) pedoman penggunaan teknik-teknik pembentukan perilaku, atau disebut teori belajar (learning theory), yaitu :
1. Jangan memberikan penghargaan yang sama kepada semua orang.
2. Perhatikan bahwa kegagalan untuk memberi tanggapan dapat juga mengubah perilaku.
3. Beritahu karyawan tentang apa yang harus dilakukan untuk mendapatkan penghargaan.
4. Beritahu karyawan tentang apa yang dilakukan secara salah.
5. Jangan member hukuman di depan karyawan lain.
6. Bertindak adil.
PENGERTIAN KOMUNIKASI
Komunikasi adalah proses pemindahan pengertian dalam bentuk gagasan atau informasidari seseorang ke orang lain. Perpindahan pengertian tersebut melibatkan lebih darisekedar kata-kata yang digunakan dalam percakapan, tetapi juga ekspresi wajah, intonasi,titik putus vokal dan sebagainya. Komunikasi, sebagai suatu proses dengan mana orang-orang bermaksud memberikanpengertian-pengertian melalui pengiringan berita secara simbolis, dapat menghubungkanpara anggota berbagai satuan organisasi yang berbeda dan bidang yang berbeda pula,sehingga sering disebut rantai pertukaran iniformasi. Konsep ini mempunyai unsur-unsur :
1. suatu kegiatan untuk membuat seseorang mengerti, 2. suatu sarana pengaliran informasidan
3. suatu sistem bagi terjalinnya komunikasi di antara individu-individu.
SALURAN KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI Komunikasi Vertikal
Komunikasi vertikal terdiri atas komunikasi ke atas dan ke bawah sesuai rantai perintah.
Komunikasi ke bawah (downward communication) dimulai dari manajemen puncak kemudian mengalir ke bawah melalui tingkatakan-tingkatan manajemen sampai ke karyawan lini dan personalia paling bawah. Maksud utama komunikasi ke bawah adalah untuk memberi pengarahan, informasi, instruksi nasehat/saran dan penilaian kepada bawahan serta memberikan informasi kepadapara anggota organisasi tentang tujuan dan kebijaksanaan organisasi. Fungsi utama komuniksasi ke atas (upward communication) adalah untuk mensuplai informasi kepada tingkatan manajemen atas tentang apa yang terjadi pada tingkatanbawah.
Komunikasi Lateral atau Horizontal
Komunikasi lateral atau horizontal meliputi hal-hal berikut ini :
a. Komunikasi di antara para anggota dalam kelompok kerja yang sama.
b. Komunikasi yang terjadi antara dan di antara departemen-departemen padatingkatan organisasi yang sama.
Komunikasi Diagonal
Komunikasi Diagonal Merupakan komunikasi yang memotong secara menyilang diagonal rantai perintahorganisasi. Hal ini sering terjadi sebagai hasil hubungan-hubungan departemen linidan staf.
Pedoman Komunikasi Yang Baik
1. Cari kejelasan gagasan-gagasan terlebih dahulu sebelum dikomunikasikan.
2. Teliti tujuan sebenarnya setiap komunikasi.
3. Pertimbangkan keadaan phisik dan manusia keseluruhan kapan saja komunikasi akandilakukan.
4. Konsultasikan dengan pihak-pihak lain, bila perlu dalam perencanaan komunikasi.
5. Perhatikan tekanan nada dan ekspresi lainnya sesuai isi dasar berita selamaberkomunikasi.
6. Ambil kesempatan, bila timbul, untuk mendapatkan segala sesuatu yang membantuatau umpan balik.
7. Ikuti lebih lanjut komunikasi yang telah dilakukan.
8. Perhatikan konsistensi komunikasi.
9. Tindakan atau perbuatan harus mendorong komunikasi.
10. Jadilah pendengar yang baik, berkomunikasi tidak hanya untuk dimengerti tetapiuntuk mengerti
Lembar Portofolio Mahasiswa
1. Sebutkan Perbedaan Wewenang dan Delegasi beserta contohnya !
Materi 10 Wewenang Dan Delegasi WEWENANG DAN DELEGASI
Wewenang adalah hak untuk melakukan sesuatu atau memerintah orang lain untuk melakukan atau tidak melakukan sesuatu agar tercapai tujuan tertentu. Ada 2 pandangan berlawanan:
1. Teori formal/ pandangan klasik, wewenang adalah dianugrahkan ada karena dilimpahi 2. Teori penerimaan, wewenang muncul hanya jika diterima oleh kelompok atau individu.
JENIS WEWENANG
1. Wewenang lini (line authority) merupakan wewenang dimana atasan melakukan atas perintah bawahan langsung yang diwujudkan dalam wewenang perintah dan secara langsung tercermin sebagai rantai perintah, serta diturunkan ke bawah melalui tingkatan organisasi.
2. Wewenang staff (staff authority) merupakan hak yang dimiliki oleh satuan-satuan staf untuk menyarankan, memberi rekomendasi atau konsultasi kepada personalia lini.
3. Wewenang staf fungsional (fuctional staff authority) merupakan hubungan terkuat yang dapat dimiliki staff dengan satuan-satuan lini.
DELEGASI
Delegasi merupakan pelimpahan wewenang dan tanggungjawab formal kepada orag lain untuk melaksanakan kegiatan tertentu.
Delegasi wewenang merupakan proses dimana para manajer mengalokasikan wewenang ke bawah kepada orang-orang yang melaporkan kepadanya.
Ada 4 kegiatan ketika delegasi dilakukan:
1. Pendelegasian menetapkan dan memberikan tujuan dan tugas kepada bawahan 2. Pendelegasian melimpahkan wewenang yang dperlukan untuk mencapai tujuan 3. Penerimaan delegasi menimbulkan kewajiban dan tanggung jawab
4. Pendelegasian menerima pertanggung jawaban bawahan untuk hasil-hasil yang dicapai.
Pedoman Klasik untuk Delegasi Wewenang, yaitu:
1. Prinsip skalar, harus ada garis wewenang yangjelas
2. Prinsip kesatuan perintah, setiap bawahan seharusnya melapor kepada seorang atasan 3. Tanggungjawab, wewenang dan akuntabilitas
PENYUSUSNAN PERSONALIA ORGANISASI
Sumber daya terpenting suatu organisasi adalah sumber daya manusia, orang-orang yang memberikan tenaga, bakat, kreatifitas dan usaha mereka kepada organisasi. Penyusunan personalia, fungsi manajemen yang berkenaan dengan penarikan, penempatan, pemberian latihan dan pengembangan anggota-anggota organisasi.
Proses penyusunan personalia (staffing process) serangkai kegiatan yang dilaksanakan terus menerus untuk menjaga pemenuhan kebutuhan personalia organisasi dengan orang-orang yang tepat dalam posisi-posisi tepat dan pada waktu yang tepat.
Fungsi ini dilaksanakan dalam 2 tipe lingkungan yang berbeda, yaitu:
1. Lingkungan Eksternal 2. Lingkungan Internal
Langkah-langkah Proses Penyusunan Personalia 1. Perencanaan sumber daya alam 2. Penarikan
3. Seleksi
4. Pengenalan dan orientasi
5. Latihan dan pengembangan 6. Penilaian pelaksanaan kerja
7. Pemberian balas jasa dan penghargaan
8. Perencanaan dan pengembangan karier (promosi,demosi,lateral) Penentuan Kebutuhan Jabatan
1. Penentuan tujuan-tujuan dan rencana organisasi 2. Penentuan spesifikasi jabatan
3. Mengestimasi jumlah karyawan total yang dibutuhkan selama periode tertentu di masa yang akan datang
4. Mempertimbangkan persediaan karyawan yang telah tersedia untuk melaksanakan berbagai pekerjaan
Sumber Penawaran Personalia
Eksternal Internal
1. Lamaran pribadi Manajer Personalia 1. Promosi
2. Organisasi buruh 2. Transfer
3. Kantor penempatan TK 3. Penataran
4. Sekolah sekolah 5. Perusahaan pesaing 6. Migran & Imigrasi Penarikan Personalia
Penarikan (recruitmen) untuk mencari dan penarikan sejumlah karyawan potensial yang akan diseleksi untuk memenuhi kebutuhan-kebutuhan organisasi
Metode penarikan : 1. Pengiklanan
2. Rekomendasi dari karyawan yang sedang bekerja 3. Penarikan lewat lembaga pendidikan
4. Kantor penempatan TIK 5. Serikat buruh
6. Penggunaan komputer atau internet.
Seleksi Personalia
Seleksi merupakan pemilihan seseorang tertentu dari sekelompok karyawan potensial untuk melaksanakan suatu jabatan tertentu
Prosedur seleksi:
1. Wawancara pendahuluan 2. Pengumpulan data pribadi 3. Pengujian
4. Wawancara
5. Pemeriksaan referensi-referensi prestasi 6. Pemeriksaan kesehatan
7. Keputusan pribadi 8. Orientasi jabatan
METODE LATIHAN DAN PENGEMBANGAN 1. On the job
a. Coaching
b. Planned progression c. Rotasi jabatan d. Penugasan sementara
e. Penilaian prestasi 2. Off the job
a. Program-program pengembangan eksekutif b. Latihan laboratorium
c. Pengembangan organisasi PEMBERIAN KOMPENSASI
Kompensasi merupakan pemberian kepada karyawan dengan pembayaran finansial sebagai balas jasa untuk pekerjaan yang dilaksanakan dan sebagai motivator untuk pelaksanaan kegiatan di waktu yang akan datang
Penentuan Kompensasi 1. Kesediaan membayar 2. Kemampuan membayar
3. Persyaratan-persyaratan pembayaran Bentuk-bentuk pembayaran
1. Unpah harian 2. Gaji tetap mingguan
3. Upah insentif (bonus, komisi) Lembar Portofolio Mahasiswa
1. Sebutkan tipe-tipe gaya kepemimpinan beserta contohnya !
Materi 11
Manajemen Kepemimpinan KEPEMIMPINAN
Didalam pelaksanaannya para pemimpin dapat mempengaruhi moral dan kepuasan kerja, keamanan, kualitas kehidupan kerja dan terutama tingkat prestasi suatu organisasi. Para pemimpin juga memainkan peranan kritis dalam membantu kelompok, organisasi, atau masyarakat untuk mencapai tujuan mereka. Bagaimanapun juga, kemampuan dan ketrampilan kepemimpinan dalam pengarahan adalah faktor penting efektifitas manajer. Menurut Stoner, kepemimpinan menejerial merupakan suatu proses pengarahan dan pemberian pengaruh pada kegiatan-kegiatan dari sekelompok anggota yang saling berhubungan tugasnya. Dari pendefenisian diatas terdapat tiga implikasi yang penting yaitu:
1. Kepemimpinan menyangkut orang lain, bawahan atau pengikut;
2. Kepemimpinan menyangkut suatu pembagian kekuasaan yang tidak seimbang diantara para pemimpin dan anggota kelompok;
3. Selain dapat memberikan pengarahan kepada bawahan atau pengikut, pemimpin juga dapat memperggunakan pengaruh.
Kepemimpinan adalah bagian penting manajemen, tetapi tidak sama dengan manajemen.
Kepemimpinan adalah kemampuan yang dimiliki seseorang untuk mempengaruhi orang lain agar bekerja mencapai tujuan dan sasaran.
FUNGSI-FUNGSI KEPEMIMPINAN
Agar kelompok berjalan dengan efektif, seseorang harus melaksanakan dua fungsi utama : 1. fungsi-fungsi yang berhubungan dengan tugas (“task-related”) atau pemecahan masalah,
dan
2. fungsi-fungsi pemeliharaan kelompok (“groupmaintenance”) atau sosial.
3. Fungsi pertama menyangkut pemberian saran penyelesaian,informasi dan pendapat.
Fungsi kedua mencakup segala sesuatu yang dapat membantukelompok berjalan lebih lancar, persetujuan dengan kelompok lain, penengahan perbedaan pendapat, dan sebagainya.
PENTINGNYA FLEKSIBILITAS
Dalam organisasi, seperti juga dalam kehidupan lainnya, dibutuhkan fleksibilitas. Ini membantu untuk menanggapi terhadap orang-orang dan situasi-situasi secara tepat danmembuat penyesuaian bila terjadi penyimpangan dari antisipasi. Sebagai manajer, semua orang harus berhati-hati terhadap berbagai macam gaya kepemimpinan yang tersedia.
Materi 12 Manajemen Konflik PENYEBAB TERJADINYA KONFLIK
1. Komunikasi 2. Struktur 3. Pribadi
KONFLIK DALAM ORGANISASI
Adalah ketidak sesuain antara dua atau lebih anggota yang timbul adanya kenyataan bahwa mereka harus membagi sumber daya yang terbatas dan/atau karena kenyataan bahwa mereka mempunyai perbedaan status, tujuan, nilal atau persepsi. Sedangkan persaingan ada bila tujuan pihak-pihak yang terlibat adalah tidak sesuai tetapi pihak-pihak tersebut tidak dapat saling mengganggu.
JENIS-JENIS KONFLIK
1. Konflik dalam diri individu 2. Konflik antar individu
3. Konflik antara individu dan kelompok
4. Konflik antar kelompok dalam organisasi yang sama 5. Konflik antar organisasi
PENGELOLAAN KONFLIK
1. Metode simulasi konflik 2. Metode pengurangan konflik 3. Metode penyelesaian konflik
Tiga metode 1). Dominasi dan penekanan, 2). Kompromi, 3). Pemecahan masalah integratif
KONFLIK STRUKTURAL
Dalam organisasi klasik terdapat : 1. Konflik hirarki 2. Konflik fungsional 3. Konflik lini-staff 4. Konflik formal-informal KONFLIK LINI-STAFF
Pandangan Lini Pandangan Staff
Staff melangkahi wewenangnya Lini kurang memanfaatkan staff Staff tidak memberi nasihat yang bermanfaat Lini menolak gagasan baru
Staf menumpang keberhasilan lini Lini memberi wewenang terlalu kecil kepada staff
Staf memiliki pandangan sempit PENANGGULANGAN KONFLIK LINI-STAFF
1. Tanggungjawab lini dan staff harus ditegaskan 2. Mengintegrasikan kagiatan-kagiatan lini staff 3. Mengajarkan lini untuk menggunakan staff
4. Mendatkan pertanggungjawaban staff atas hasil-hasil
Materi 13 Manajemen Kinerja Definisi kinerja
Menurut Amstron dan Baron, kinerja merupakan hasil pekerjaan yang mempunyai hubungan kuat dengan tujuan strategis organisasi kepuasan konsumen dan memberikan kontribusi ekonomi.
Menurut Indra Bastian, kinerja adalah gambaran mengenai tingkat pencapaian pelaksanaan suatu kegiatan/program/kebijakasanaan dalam wujudkan sasaran, tujuan, misi dan visi organisasi yang tertuang dalam perumusan skema strategis suatu organisasi. Secara umum kinerja dalah hasil yang diperoleh suatu organisasi baik organisasi tersebut bersifat profit oriented dan non profit oriented yang dihasilkan selama satu periode tertentu.
Definisi Manajemen Kinerja
Manajemen kinerja adalah suatu ilmu yang mendukung seni di dalamnya untuk menerapkan suatu konsep manajemen yang memiliki tingkat fleksibilitas yang representatif dan aspiratif guna mewujudkan visi dan misi perusahaan dengan cara mempergunakan orang yang ada di organisasi tersebut secara maksimal. Arti kata fleksibilitas yaitu mewujudkan suatu perusahaan yang profesional dan disegani oleh para mitra bisnis serta pesaing.
Definisi Kinerja Organisasi
Menurut Chaizi Nasucha, mengemukakan kinerja organisasi adalah sebagai efektifitas organisasi secara menyeluruh untuk memenuhi kebutuhan yang ditetapkan dari setiap kelompok yang berkenaan dengan usaha-usaha yang sistematik dan meningkatkan kemampuan organisai secara terus menerus kebutuhanya secara efektif.
Manajemen Kinerja dan Kepemimpinan
Sebuah kinerja bisa mengalami fluktuatif berdasarkan kondisi dan situasi yang turut mempengaruhinya. Ada beberapa variabel yang bisa dilihat sebagai penyebab terjadinya fluktuatif kinerje tersebut, yaitu:
1. Latar belakang pendidikan dan pengalaman (background education and experinece) 2. Kondisi persaingan yang terjadi begitu tinggi dan pihak pimpinan perusahaan selama ini
tidak memiliki keputusan yang memiliki nilai terobosan
3. Financial reserve (cadangan keuangan) dan dana hedging yang dimiliki tidak keputusan yang memiliki nilai terobosan.
4. Pimpinan telah menempatkan orang-orang yang tidak sesuai dengan konsep profesionalisme atau tidak sesuai dengan keahlian yang dimiliki.
Tujuan Manajemen Kinerja
Dalam hal ini Michael Armstrong mengatakan, “tujuan menyeluruh manajemen kinerja adalah untuk menumbuhkan suatu budaya di mana individu dan kelompok bertanggung jawab atas kelanjutan peningkatan proses bisnis dan peningkatan keterampilan dan krobusi mereka sendiri”.
Adapun tujuan spesifik diterapkan manajemen kinerja, Michael Amstrong mengatakan bahwa tujuan spesifik manajemen kinerja adalah untuk:
1. Mencapai peningkatan yang dapat diraih dalam kinerja organisasi
2. Bertindak sebagai pendorong perubahan dlaam mengembangkan suatu budaya yang berorientasi pada kinerja.
3. Meningkatan motivasi dan komitmen karyawan
4. Memungkinka individu mengembangkan kemampuan mereka, meningkatkan kepuasan kerja merka
5. Mengembangkan hubungan yang konstruksi dan terbuka antas individu dan maanjer.
6. Memberikan suatu kerangka kerja bagi kesepakatan sasaran 7. Memusatkan perhatian pada atribut dan kompetensi
Materi 14
Hambatan Penerapan Manajemen Kinerja Hambatan – hambatan dalam Penerapan Manajemen Kinerja
Dalam menerapkan suatu model manajemn kinerja yang profesional maka sering ditemui berbagai hambatan. Adapun bentuk hambatan sebagai berikut:
1. Masih kurangnya pemahaman pihak manajemen perusahaan dalam mengenal secara lebih komprehensif tentang manajemen kinerja
2. Sarana dan prasarana yang terdapat di organisasi tersebut baik organisasi yang bersifat profit oriented dan non profit oriented belum mendukung ke arah penegakan konsep manajemen kinerja yang baik.
3. Research,pelatihan, jurnal dan buku teks yangmendukung pemahaman serta percepatan berbagai pihak dalam memahami dan menafsirkan tentang manajemen kinerja belum tersedia lengkap
4. Keberadaan berbagai buku referensi baik yang tertulis oleh penulis asing dan domestik masih lebih bersifat umum dan belum bersifat khusus
5. Dukungan pihak terkait seperti pemerintah dan lembaga terkait lainnya yang belum begitu maksimal dalam fungsinya sebagai kontrol sosial.
Solusi dalam Menyelesaikan Masalah Bidang Manajemen Kinerja
1. Menempatkan penilaian kinerja dengan ukuran-ukuran yang bersifat objektif 2. Penyediaan fasilitas sarana dan prasarana yang menunjang
3. Mengadakan pelatihan dan diskusi secara rutin untuk membahas apa-apa saja yang menjadi persoalan dalam bidang manajemen kinerja.
4. Perusahaan harus menyediakan buku-buku yang lengkap.
5. Membangun kerjasama yang harmonis dengan berbagai pihak baik pemerintah, lembaga swadaya masyarakat dll.
Materi 15 Tugas Mandiri
Materi 16 Ujian Akhir Semester
Referensi
Manajemen Kepemimpinan Teori dan Aplikasi, Alfabeta(2017) : Irham Fahmi Dasar-dasar Manajemen, Grasindo : Yayat M. Herujito
Pengantar Manajemen,Wilis(2017) : Hari Sucahyowati, S.Pd., M.Si.
