MAKALAH KEPRIBADIAN YANG BAIK SEBAGAI SE

MAKALAH

KEPRIBADIAN YANG BAIK SEBAGAI

SEORANG SEKRETARIS PROFESIONAL

DALAM PERUSAHAAN

Disusun Oleh :

Putri Indah Arum Asih

NIM : 2014130073

PROGRAM STUDY SEKRETARIS

FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS PAMULANG

KATA PENGANTAR

Dengan memanjatkan puji syukur ke hadirat Tuhan Yang Maha Esa, atas

segala limpahan rahmat dan karunia-Nya kepada penulis sehingga dapat

menyelesaikan makalah ini yang berjudul “KEPRIBADIAN YANG BAIK

SEBAGAI SEORANG SEKRETARIS PROFESIONAL DALAM PERUSAHAAN”.

Penulis menyadari bahwa dalam pembuatan makalah ini berkat bantuan

dan tuntunan Tuhan Yang Maha Esa dan tidak lepas dari bantuan berbagai pihak

untuk itu dalam kesempatan ini penulis menghaturkan rasa hormat dan terima

kasih yang sebesar-besarnya kepada semua pihak yang membantu dalam

pembuatan makalah ini.

Penulis menyadari bahwa dalam proses penulisan makalah ini masih dari

jauh dari kesempurnaan baik materi maupun cara penulisannya. Namun demikian,

penulis telah berupaya dengan segala kemampuan dan pengetahuan yang dimiliki

sehingga dapat selesai dengan baik dan oleh karenanya, penulis dengan rendah

hati dan dengan tangan terbuka menerima masukan, saran dan usul guna

penyempurnaan makalah ini. Akhirnya Penulis berharap semoga makalah ini

dapat bermanfaat bagi seluruh pembaca.

DAFTAR ISI

Kata Pengantar………....………...

Daftar Isi………....………

BAB I PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang………..

1.2 Identifikasi Masalah………..

1.3 Pembatasan Masalah………..

1.4 Perumusan Masalah………...

1.5 Tujuan dan Manfaat...

BAB II TINJAUAN PUSTAKA

2.1 Pengertian Kepribadian...………

2.2 Pengertian Sekretaris...………....

2.3 Menjadi Sekretaris Profesional... 2.4 Keprofesionalan Sekretaris... 2.5 Jenis-jenis Sekretaris... 2.6 Fungsi-fungsi Sekretaris... 2.7 Tugas Sekretaris...

BAB III PENUTUP

3.1 Kesimpulan...

3.2 Saran...

BAB I PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Berdasarkan penjelasan ini, penulis menyimpulkan bahwa kepribadian menempati posisi yang punya peranan penting dalam kehidupan seseorang. Reaksi individu terhadap lingkungan dan perilakunya ternyata dipengaruhi oleh kepribadiannya. Kepribadian adalah Organisasi dinamis di dalam individu yang terdiri dari sistem-sistem yang menentukan tingkah laku dan pikirannya secara karakteristik dalam menyesuaikan diri terhadap lingkungannya. Hubungan antar pribadi menjadi semakin bebas dibandingkan beberapa dekade sebelumnya.

1.2 Identifikasi Masalah

Seorang sekretaris mempunyai tugas penting dalam menyelesaikan pekerjaannya disuatu organisasi / perusahaan, maka dari itu seorang sekretaris harus segera merencanakan pekerjaannya dan menyelesaikan pekerjaan dalam waktu singkat disamping harus tetap menjaga mutu pekerjaanya agar tidak menjadi penyimpangan dengan arti lain dapat diarahkan pada hal-hal yang sesuai dengan pembahasan penulisan maka masalah-masalah yang timbul dapat di identifikasikan antara lain:

1. Kepribadian sekretaris itu penting

2. Menjadi seorang sekretaris yang profesional

3. Sikap yang baik sebagai seorang sekretaris profesional 4. Etika kerja yang dimiliki seorang Sekretaris

1.3 Pembatasan Masalah

Dari berbagai permasalahan yang telah diidentifikasikan diatas, penulis juga menyadari bahwa tidak semua bidang dapat dipelajari karena keterbatasan waktu dan kemampuan, maka penulis membatasi laporan pada masalah

”Kepribadian yang baik sebagai seorang Sekretaris dalam Perusahaan”.

1.4 Perumusan Masalah

Dari pembatasan masalah tersebut maka fokus penulisan sudah sangat jelas, perumusan masalah dalam penulisan ini adalah

1. Apakah kepribadian sekretaris dalam melaksanakan tugas telah efektif dan efesien ?

2. Bagaimana syarat-syarat sekretaris yang baik dalam meningkatkan profesionalisme kerja di perusahaan ?

2

Tujuan dari di buatnya makalah ini adalah untuk mengetahui bagaimana Kepribadian seorang Sekretaris agar dapat bekerja secara efektif dan efisien.

1. Tujuan Penelitian

Adapun tujuan yang ingin penulis capai dalam melakukan penelitian ini adalah sebagai berikut :

a. Bagaimana untuk mengetahui proses kerja sekretaris

b. Bagaimana untuk mengetahui sikap seorang sekretaris dalam pelaksanaan tugasnya

c. Bagaimana untuk mengetahui upaya-upaya yang dilakukan sekretaris dalam pelaksanaan tugasnya

2. Manfaat Penelitian

Adapun manfaat dari penelitian ini adalah sebagai berikut :

a. Pemahaman mengenai keprofesionalan

b. Pengetahuan mengenai seluk beluk pribadi yang dimiliki sebagai seorang sekretaris

TINJAUAN PUSTAKA

2.1 Pengertian Kepribadian

Kepribadian memilki beberapa pengertian. Pengertian secara umum,

kepribadian merupakan pola khas seseorang dalam berfikir, merasakan dan

berperilaku yang relatif stabil dan dapat diperkirakan. (Dorland 2002).

Kepribadian juga merupakan jumlah total kecenderungan bawaan atau herediter

dengan berbagai pengaruh dari lingkungan serta pendidikan, yang membentuk

kondisi kejiwaan seseorang dan mempengaruhi sikapnya terhadap kehidupan

(Weller, 2005).

Kepribadian adalah suatu organisasi yang dinamis dari sistem psikofisik individu yang menentukan tingkah laku dan pikiran individu secara khas. Istilah menggunakan sistem psikofisik dengan maksud menunjukkan bahwa jiwa dan raga manusia adalah suatu sistem yang terpadu dan tidak dapat dipisahkan satu sama lain, serta diantara keduanya selalu terjadi interaksi dalam mengarahkan tingkah laku. Sedangkan istilah khas dalam batasan kepribadian itu memiliki arti bahwa setiap individu memiliki kepribadiannya sendiri. Tidak ada dua orang yang berkepribadian sama, karena itu tidak ada dua orang yang berperilaku sama. Kepribadian paling sering dideskripsikan dalam istilah sifat yang bisa di ukur yang ditunjukkan oleh seseorang.

Menurut Gordon W.Allport (Calvin S.Hall dan Gardner Lindzey, 2005) bahwa kepribadian adalah organisasi dinamis dalam diri individu sebagai sistem psikofisik yang menentukan caranya yang unik dalam menyesuaikan diri terhadap lingkungannya. Kata kunci dari pengertian kepribadian adalah penyesuaian diri.

Kepribadian sekretaris adalah watak seseorang yang tercemin dalam tindakan dan perbuatan seorang sekretaris. kebaikan yang harus dimiliki, dilaksanakan dan di hayati oleh seorang sekretaris seperti jujur, setia, bertanggung jawab, dan berdediksi tinggi. Sedangkan etika sekretaris adalah cara berbicara, berpakaian, berbuat dan bertindak yang diterima baik di kalangan sekretaris lingkungan kerja mereka. Meliputi cara menyapa dan menghormati orang lain, cara berjalan, makan, cara berdiri, cara menghubungi orang secara lisan atau via telepon.

Kepribadian sekretaris penting dibangun dan dikembangkan terus menerus guna membangun profesionalisme seorang sekretaris. Kepribadian sekretaris professional dapat dikembangkan dari berbagai segi yang mencangkup. Memiliki kepribadian yang baik Seorang sekretaris bukan hanya harus berpenampilan menarik, tapi juga harus memiliki kepribadian yang baik. Seorang sekretaris profesional harus ramah, baik, bertanggung jawab kepada semua tugasnya dan memiliki etika yang baik dalam hal berbicara, makan, duduk, dan lain sebagainya. Etika yang baik itu harus dimiliki oleh seorang sekretaris karena berkaitan dengan citra perusahaan.

Ada hal-hal yang perlu dilakukan seperti berikut ini :

 Menciptakan kepribadian yang lebih menarik dalam melaksanakan

tugas sekretaris

 Mencari kelebihan yang terpendam dalam diri  Menghilangkan kebiasaan buruk yang ada dalam diri  Terbuka dengan rekan kerja Anda

 Jangan merusak diri sendiri dengan ketakutan-ketakutan yang tidak

beralasan. Dengan adanya pengenalan diri, sekretaris akan selalu membandingkan pekerjaan yang dicapai dirinya sendiri dengan perkembangan perusahaan.

Siap untuk menerima kritik seorang sekretaris harus terbuka menerima kritik dengan baik dari pimpinan maupunrekan kerja. Kita tidak boleh menganggap sepele kritik tersebut, namun kita harus kritik terhadap kritik yang diajukan untuk kita dan tidak boleh menanggapi kritik dengan arogan dan tergesa-gesa.

Kepribadian memilki beberapa pengertian. Pengertian secara umum, kepribadian adalah integrasi dari keseluruhan atau kecenderungan seseorang untuk berperasaan, berkehendak, berfikir,bersikap dan berbuat sesuai dengan pola perilaku tertentu. Selain itu, ada beberapa ahli yang berpendapat tentang pengertian kepribadian, antara lain :

1. Menurut M.A.W. Brower berpendapat bahwa kepribadian adalah corak tingkah laku sosial yang meliputi corak kekuatan, dorongan, keinginan, opini dan sikap-sikap seseorang.

2. Menurut Yinger kepribadian adalah keseluruhan perilaku dari seorang individu dengan sistem kecenderungan tertentu yang berinteraksi dengan serangkaian situasi telah dilaluinya.

3. Menurut Cuber mengatakan bahwa kepribadian adalah gabungan keseluruhan sifat-sifat yang tampak dan dapat dilihat dari seseorang.

6

kepribadian seorang sekretaris, yaitu (ABCC : Appearance, Behaviour, Character, Capability ). Untuk lebih jelasnya, akan diuraikan sebagai berikut :

Berikut rumusan sederhana untuk memudahkan dalam membentuk kepribadian seorang sekretaris, yaitu :

1. Good Appearance

Bukan berati cantik dalam wajah, merangkum segala keluwesan dan kesopanan dalam tindakan. Penampilan sekretaris juga harus dapat diterima di lingkungan kantor tempat bekerja. Cara berpakian dan dandanan juga

mencerminkan kepribadiannya. 2. Good Behavior

Berarti tingkah laku yang baik. Setiap sikap mempunyai nilai yang beraneka ragam. Sebagai pedoman bagi sekretaris untuk menuju good behavior adalah berupaya mengajar diri sendiri agar menjadi pribadi yang disenengi oleh siapa saja,kapan saja,dimana saja dalam suasana apapun juga.

3. Good Character

Tuntunan masyarakat menghendaki seseorang mempunyai sifat yang baik dalam pergaulan,lebih-lebih sekretaris dalam hubungannya dengan pimpinan. Sifat-sifat yang baik yang melengkapi penilaian kepribadian sekretaris antara lain kejujuran, pikiran positif, taat beribadah, menhargai orang lain, serta bekerja keras.

4. Good Capabiliity

Berdasarkan pengertian tersebut, dapat disimpulkan bahwa kepribadian meliputi segala corak perilaku dan sifat yang khas dan dapat diperkirakan pada diri seseorang, yang digunakan untuk bereaksi dan menyesuaikan diri terhadap rangsangan, sehingga corak tingkah lakunya itu merupakan suatu kesatuan fungsional yang khas bagi individu itu.

2.2 Pengertian Sekretaris

Sekretaris adalah sekretaris yang tugasnya membantu seorang eksekutif atau pimpinan. Apabila ditinjau secara etimologi, sekretrais berasal dari kata “secretum” yang berarti “rahahsia”, atau secretaries atau secretarium yang berarti seorang yang diberi kepercayaan untuk memegang rahasia.

Pendapat para ahli antara lain :

1. Daniel Barun dan Ramun . C . Portugal dalam bukunya Hand Book For Government Secretary Stenografer :

Sekretaris adalah pembantu pimpinan untuk menerima dikte, mengonsep surat atau korespondensi, menerima tamu, memeriksa dan melakukan banyak tugas lain yang ada hubungannya, untuk meningkatkan efektifitas kerja pimpinan.

2. H.W. Fowler dan F.G. Fowler :

 Sekretaris adalah orang yang bekerja pada orang lain untuk

membantu dalam korespondensi, pekerjaan tulis menulis mendapatkan informasi dan masalah-masalah rahasia lainnya.  Sekretaris adalah pegawai ditunjuk oleh masyarakat atau

perusahaan atau perserikatan untuk melakukan korespondensi, memelihara warkat-warkat, terutama yang berurusan dengan perusahannya.

 Sekretaris adalah mentri yang mengepalai kantor pemerintahan

3. Louis C. Nanasay dan Wiliam Selden :

Sekretaris adalah seorang pegawai kantor yang memiliki kedudukan lebih bertanggung jawab dari pada stenografer dan tugas-tugasnya biasanya penyalin dikte, berurusan dengan masyarakat unutk menjawab telepon, mengundang untuk pertemuan, membuat perjanjian, memelihara atau mengarsip warkat-warkat, surat-surat dan lain-lain. Sekretaris sering bertindak sebagai seorang pembantu administrator atau sebagai pemimpin muda. Yeti Sumaryati, 1996.

“Jadi pada umumnya : Sekretaris adalah seorang yang melakukan pekerjaan pokok menyelenggarakan urusan surat-menyurat termasuk penyimpanannya, bagi seorang pejabat atau suatu organisasi”

Liang gie the, 1985.

2.3 Menjadi Sekretaris Profesional

Ukuran profesionalitas seseorang bisa dilihat dari dua sisi (teknis keterampilan atau keahlian yang dimilikinya, serta hal-hal yang berhubungan dengan sifat, watak, dan kepribadiannya).

Ada delapan syarat yang harus dimilki oleh seseorang jika ingin jadi seorang profesional, yaitu :

1. Menguasai pekerjaan

Seseorang layak disebut profesional apabila iya tahu betul apa yang harus iya kerjakan. Iya memakai ukuran-ukuran yang jelas untuk mengetahui apakah yang dikerjannya itu berhasil atau tidak. Ada tiga hal pokok yang bisa dilihat untuk menilai apakah seseorang menguasai pekerjaannya atau tidak, yaitu :

 Bagaimana iya bekerja

 Bagaimana iya mengatasi persoalan dan  Bagaimana iya akan menguasai hasil kerjanya

Seorang profesional akan menjadikan dirinya sebagai problem solver (pemecah persoalan) , bukannya jadi touble maker (pencipta masalah) bagi pekerjaannya.

2 Mempunyai loyalitas

Dengan adanya loyalitas, seorang profesional akan selalu berfikir proaktif, yaitu selalu melakukan usaha-usaha antisipasi agar hal-hal yang fatal tidak terjadi.

1. Mempunyai integritas

Seorang profesioanl tak cukup hanya cerdas dan pintar, tapi juga harus memiliki nilai-nilai kejujuran, kebenaran, dan keadilan.

Seorang profesioanl harus mempunyai integritas sehingga iya tetap mempunyai prinsip unutuk dapat bertahan dalam situasi yang tidak menentu.

2. Mampu bekerja keras

Seorang profesional tidak akan pernah memilih-milih dengan siapa iya akan bekerja sama, sehingga iya mampu mengembangkan dan meluaskan hubungan kerja sama dengan siapa pun, di mana pun, dan kapan pun. Seorang profesional tidak akan merasa canggung atau turun harga diri bila iya harus bekerja sama dengan orang-orang yang mungkin secara status lebih rendah darinya.

3. Mempunyai visi

Seorang profesional harus mempunyai visi sehingga iya memiliki dasar dan landasan yang kuat untuk mengarahkan pikiran, sikap dan

perilakunya. Dengan mempunyai visi yang jelas, maka seorang profesional akan memiliki rasa tanggung jawab yang besar karena apa yang

dilakukannya sudah dipikirkan masak-masak sehingga iya sudah mempertimbangkan resiko apa yang akan diterimanya.

Dengan adanya visi yang jelas, seorang profesional akan dengan mudah untuk memfokuskan diri terhadap apa yang iya pikirkan, lakukan, dan iya kerjakan.

4 Mempunyai kebanggaan

Seorang profesional harus mempunyai kebanggaan dan memberikan penghargaan setinggi-tingginya terhadap profesi yang dia jalani.

Komitmen yang didasari oleh munculnya rasa bangga terhadap profesi dan jabatannya akan menggerakkan seorang profesional untuk mencari hal-hal yang lebih baik dan senantiasa memberikan kontribusi yang besar terhadap apa yang iya lakukan.

5 Mempunyai komitmen

Seorang profesional harus memiliki komitmen tinggi dan tidak mudah tergoda oleh bujuk rayu yang akan menghancurkan nilai-nilai profesi yang dianutnya. Dengan komitmen yang dimilikinya, seseorang akan tetap memegang teguh nilai-nilai profesionalisme yang iya yakini

kebenarannya. 6 Mempunya Motivasi

Seseorang yang menawarkan jasa atau layanan sesuai dengan protokol dan peraturan dalam bidang yang dijalaninya dan menerima gaji sebagai upah atau jasanya. Orang tersebut juga merupakan anggota suatu entitas atau organisasi yang didirikan sesuai dengan hukum di sebuah negara atau wilayah. Meskipun begitu, seringkali seseorang yang merupakan ahli dalam suatu bidang juga disebut ‘profesional” dalam bidangnnya meskipun bukan merupakan anggota sebuah entitas yang didirikan dengan sah. Sebagai contoh, dalam dunia olahraga terdapat olahragawan profesional yang merupakan kebalikan dari olahragawan amatir yang bukan berpatisipasi dalam sebuah turnamen / kompetisi demi uang.

Karyawan Profesional adalah seorang karyawan yang digaji dan

melaksanakan tugas sesuai Juklak (Petunjuk Pelaksanaan) dan Juknis (Petunjuk Teknis) yang dibebankan kepada dia. Sangat wajar jika dia mengerjakan tugas di luar Juklak dan Juknis dan meminta upah atas pekerjaannya tersebut. Karena Profesional adalah terkait dengan pendapatan, tidak hanya terkait dengan keahlian.

Dilihat sumber yang saya dapat ternyata profesi itu memiliki pemahaman yang berbeda, berikut dua pendapat dari sumber yang berbeda yaitu :

Menurut salah satu buku yang saya baca yaitu “Kepribadian & Etika

Profesi’ karangan Rismawaty, mengatakan :

“ Kata profesi berasal drai bahasa latin yaitu professues yang berarti suatu

kegiatan atau pekerjaan yang semula dihubungkan dengan sumpah dan janji

bersifat relegius ”

Menurut sumber internet pada situs : htp://id.wikpedia.org/wiki/Profesi,

mengatakan :

“ Profesi adalah pekerjaan yang membutuhkan pelatihan dan penguasaan terhadap

suatu pengetahuan khusus. Suatu profesi biasannya memiliki asosiasi profesi,

kode etik, serta proses sertifikasi dan lisensi yang khusus untuk bidang profesi

tersebut “

Dilihat dari pengertian-pengertian tersebut beserta pemahaman. Saya sendiri dapat disimpulkan secara ringkas arti profesi itu ialah suatu pekerjaan yang membutuhkan keterampilan dari seseorang yang menekuni suatu bidangtertentu.

Sedangkan penjelasan singkat profesionalisme itu adalah seseorang yang berprofesi serta memenuhi ciri yang akan dijelaskan pada pembahasan ciri-ciri profesionalisme.

untuk mewujudkan kerja-kerja yang profesional. Kualiti profesionalisme oleh ciri-ciri sebagai berikut :

1. Keinginan untuk selalu menampilkan perilaku yang mendekati piawai ideal. Seseorang yang memiliki profesionalisme tinggi akan selalu berusaha mewujudkan dirinya sesuai dengan piawai yang telah ditetepkan. Iya akan mengidentifikasi dirinya kepada seseorang yang dipandang memiliki piawaian tersebut. Yang dimaksud dengan “ piawai ideal “ iyalah suatu perangkat perilaku yang dipandang paling sempurna dan dijadikan sebagai rujukan.

2. Meningkatkan dan memelihara imej profesion. Profesionalisme yang tinggi ditunjukkan oleh besarnya keinginan untuk selalu meningkatkan dan memelihara imej profesion melalui perwujudan perilaku profesional.

Perwujudannya dilakukna melalui berbagai-bagai cara misalnya penampilan, cara percakapan, penggunaan bahasa, sikap tubuh badab, sikap hidup harian, hubungan dengan individu lainnya.

3. Keinginan untuk senantiasa mengejar kesempatan pengembangan profesional yang dapat meningkatkan dan memperbaiki kualiti pengetahuan dan

keterampilannya.

Kode etik profesi merupakan norma yang ditetapkan dan diterima oleh sekelompok profesi, yang mengarahkan atau memberi petunjuk kepada

anggotanya bagaimana seharusnya berbuat dan sekaligus menjamin mutu profesi itu dimata masyarakat.

Apabila anggota kelompok profesi itu menyimpang dari kode etiknya, maka kelompok profesi itu akan tercemar di mata masyarakat. Oleh karena itu, kelompok profesi harus mencoba menyelesaikan berdasarkan kekuasaannya sendiri. Kode etik profesi merupakan produk etika terapan karena dihasilkan berdasarkan penerapan pemikiran etis atas suatu profesi.

Kode etik profesi dapat berubah dan diubah seiring perkembangan zaman. Kode etik profesi merupakan pengaturan diri profesi yang bersangkutan, dan ini perwujudan nilai moral yang hakiki, yang tidak dipaksakan dari luar.

Kode etik profesi hanya berlaku efektif apabila dijiwai oleh cita-cita dan nilai-nilai yang hidup dalam lingkungan profesi itu sendiri. Setiap kode etik profesi selalu dibuat tertulis yang tersusun secara rapi, lengkap, tanpa catatan, dalam bahasa yang baik, sehingga menarik perhatian dan menyenangkan pembacannya. Semua yang tergambar adalah perilaku yang baik-baik.

2.4 Keprofesionalan Sekretaris

Seorang sekretaris dapat dikatakan profesional apabila iya memiliki sejumlah kompetensi yang mendukung profesionalitasnya. Sekretaris profesional, tidak hanya menyangkut kemampuan untuk menampilkan diri secara profesional, tetapi juga beberapa skill manajemen dasar yang bisa membantu sekretaris untuk berperan secara optimal, diantarannya manajemen waktu dan komunikasi.

Dalam hal ini tugas seorang sekretaris sangat kompleks dan beragam, sehingga apabila tidak dikuasai, tugas-tugas tersebut akan menghambat pekerjaan pemimpin. Dalam dunia bisnis peran sekretaris sangat menentukan keberhasilan perusahaan dalam mengembangkan usahanya. Sekretaris profesional harus memiliki dan bisa melakukan hal-hal berikut ini :

a) Menampilkan Citra Perusahaan

Citra perusahaan adalah hal yang harus dijunjung tinggi. Karena sekretaris adalah tangan kanan serang pimpinan perusahaan, maka sekretaris juga harus menampilkan citra perusahaan yang baik

b) Baik dan Bertanggung Jawab

Sekretaris juga harus ramah, baik dan bertanggung jawab pada semua tugasnya. Bukan hanya baik kepada pimpinan tetapi juga harus baik kepada relasi dan kawan sekantor

c) Pandai Menjaga Rahasia

Sebagai tangan kanan pimpinan dan selalu menjaga kepercayaan dari pimpinan, sekretaris harus pandai menjaga rahasia perusahaan maupun rahasia pribadi seorang pimpinan

d) Tahu Teknologi

e) Tahu Accounting dan Pembukuan

Accounting dan pembukuan juga harus dikuasai oleh seorang sekretaris agar bisa melakukan pembukuan kantor

f) Harus Bisa Bahasa Asing

Menguasai bahasa asing adalah nilai tambah yang harus dimiliki oleh seorang sekretaris. Karena biasannya sekretaris selalu diminta pimpinan untuk bertemu dengan relasi yang berasal dari luar negeri

g) Mempelajari Karakter Pimpinan

Kenalilah karakter atasan agar Anda tidak salah dalam tindakan dan mengambil keputusan

h) Mempunyai Etika yang Baik

Seorang sekretaris juga harus memiliki etika yang baik yaitu dalam hal berbicara, makan, duduk dan lain sebagainya. Karena itu sangat berkaitan dengan citra perusahaan

i) Pandai Berbicara di Depan Publik

Kadang sekretaris diminta untuk menemani atasan untuk melakukan presentasi menggantikan pimpinan. Karena itulah sekretaris harus bisa belajar berbicara dnegan publik atau pada saat meeting. Pada saat ini peran sekretaris profesional memang menjadi pertanyaan dna tanggung jawab.

Sekretaris profesional juga mendapat sorotan yaitu ketika posisi sekretaris akan segera tamat riwayatnya. Tergilas oleh perkembangan officeautomation dan teknologi informasi. Peran sekretaris profesional bisa menjadi kunci fungsi yang efesien dari perusahaan, khususnya dalam organisasi dengan staff bergaji kecil atau anggota staff yang tidak tetap. Berikut adalah beberapa kualitas, keterampilan dan pengetahuan yang harus ditunjukkan oleh sekretaris profesional dalam menjalankan tugasnya.

a) Pengetahuan b) Keterampilan c) Kepribadian

Di zaman yang serba moderen ini, sekretaris harus mengembangkan diri mengikuti perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi. Untuk menjadi

2.5 Jenis-jenis Sekretaris

Jenis-jenis sekretaris berdasarkan kedudukan, wewenang dan tanggung jawabnya sekretaris dibedakan menjadi dua macam yaitu :

1. Sekretaris Instansi (Organisasi)

Sekretaris yang beretugas sebagai office karena secara formal menjalankan fungsi menejer semua aspek kegiatan kantor. 2. Sekretaris Pribadi

Sekretaris yang hanya bekerja sebagai pembantu pimpinan dan sebagai mediator (perantara) pimpinan.

Seorang sekretaris pribadi harus selalu berusaha untuk mengenal hal-hal dibawah ini :

Sifat-sifat dan pribadi pimpinannya, adat kebiasaan, kegemaran atau hobby, kelebihan dan kelemahan pimpinan, dapat melindungi pimpinan, cara dan kemampuan kerjanya.

Syarat-syarat sekretaris pribadi : A. Syarat pengetahuan meliputi :

 Pengetahuan umum yang luas, terutama yang berhubungan dengan

naskah atau warkat ( biaya pos, titipan kilat, ahrga-harga benda pos dan tarif angkutan )

 Pengetahuan tentang misi, fungsi, struktur organisasi dan tata kearsipan  Memahami dan menguasai penerapan bahasa indonesia yang baku, baik

dan benar serta bahasa asing B. Syarat keterampilan meliputi :

 Teknik menyusun surat dengan pengetiksn surat  Teknik tata penyimpanan arsip

 Menulis cepat dengan steno

 Teknik berkomunikasi dengan telepon

20

 Loyalitas  Ketekunan  Kesabaran  Ketelitian  Kerapian

 Dapat menyimpan rahasia

Berdasarkan kemampuan dan pengalaman kerjanya, sekretaris dapat dibedakan menjadi dua golongan yaitu :

 Sekretaris Junior

Sekretaris Junior adalah sekretaris yang baru meniti kariernya sebagai sekretaris, iya baru keluar dari pendidikan sekretaris, jadi belum memiliki pengalaman kerja. Sekretaris junior perlu banyak belajar dan bimbingan dari seorang sekretaris senior.

 Sekretaris Senior

“Sekretaris Senior adalah sekretaris yang sudah memiliki profesionalisme

yang mantap, dapat berdiri sendiri mengatasi masalah yang timbul dan

melaksanakan tugasnya. Bila dilihat dari masa kerjanya, dibedakan antara

sekretaris junior dan senior” Liang gie the Drs Ensiklopedi, 2000.

Dari beberapa jenis-jenis sekretaris di atas dapat disimpulkan bahwa sekretaris mempunyai berbagai macam jenis, dan pada intinya jenis-jenis sekretaris adalah membantu pimpinan dalam pekerjaannya.

Sehingga pimpinan dan operasional dapat berkonsentrasi dalam mengurus tugas-tugas manajerial.

Pada dasarnya fungsi sekretaris adalah :

1. Membantu meringankan tugas-tugas pimpinan 2. Menangani informasi untuk pimpinan

3. Menjadi jembatan penghubung

Untuk itu seorang pimpinan sangat membutuhkan sekretaris yang tidak hanya mampu menangani tugas-tugas rutin seperti menelpon atau mengetik, tetapi lebih dari itu, sekretaris juga harus selalu mencari tahu informasi tentang peristiwa-peristiwa atau halp-hal yang terjadi dalam perusahaan atau organisasi disini sekretaris harus bertindak sebagai mata, telinga dari pimpinan.

Untuk kepentingan seperti itu maka seorang sekretaris harus rajin membaca majalah, koran mendengar radio atau berita di TV, membuat artikel, berita atau informasi dan berbagai media cetak untuk disampaikan kepada pimpinan. Selain itu sekretaris juga harus bekerja efektif, kreatif dan proaktif tanpa menunggu perintah terlebih dahulu. Sekretaris harus bisa dan mampu menentukan prioritas kerja, seperti tugas yang mendesak yang harus didahulukan.

Dalam fungsinya sebagai jembatan penghubung antara pimpinan dengan pihak-pihak yang berkepentingan dengan pimpinan, sekretaris harus pandai membina hubungan, meningkatkan citra / reputasi organisasi perusahaan. Disini sekretaris juga harus menjalankan tugasnya sebagai Public Relation.

22

2.7 Tugas-Tugas Sekretaris

1. Menurut wewenangnya.

a. Tugas rutin, yaitu tugas-tugas yang hampir setiap hari dihadapi dan harus dikerjakan tanpa menunggu perintah atau instruksi khusus dari pimpinan.

b. Tugas instruksi, tugas-tugas yang tidak setiap hari dihadapi dan hanya dikerjakan bila ada perintah dari pimpinan.

c. Tugas kreatif, tugas yang dikerjakan oleh sekretaris atas dasar inisiatif.

2. Menurut jenis tugasnya.

a. Tugas administrasi / perkantoran , tugas yang berhubungan dengan tulis-menulis, dokumentasi, dan pengetikan.

b. Tugas resepsionis, tugas yang berhubungan dengan tugas komunikasi.

c. Tugas keuangan, menangani keuangan pimpinan. d. Tugas sosial

e. Tugas insidenti

Menurut pendapat Ursula Ernawati , tugas-tugas sekretaris pada dasarnya dapat dikelompokkan menjadi :

1. Tugas rutin

2. Tugas Idential berdasarkan intruksi 3. Tugas kreatif

Tugas rutin yaitu tugas umum yang hampir setiap hari dihadapi, dilaksanakan tanpa menunggu perintah khusus dari pimpinan atau tanpa menunggu waktu sudah diselesaikan, sesuai dengan job description-nya.

Adapun tugas rutin sekretaris adalah :

a. Membuka surat untuk pimpinan

b. Menyusun / membuat surat untuk kepentingan pimpinan (korespondensi) c. Menerima tamu dan bertamu mewakili pimpinan

d. Menerima telepon dan menelepon e. Mengerjakan filing (berkas)

f. Mengatur jadwal kegiatan (agenda) pimpinan

g. Menjaga kebersihan dan kerapian kantor untuk menciptakan kenyamanan kerja

h. Menyiapkan pembuatan laporan i. Mengelola kas kecil (petty cash)

2. Tugas indential

Tugas yang tidak setiap hari dihadapi oleh sekretaris, hanya akan dilaksanakan apabila ada instruksi khusus biasanya berdasarkan unsur kepercayaan pimpinan kepada sekretarisnya bahwa iya sanggup mampu dan bisa diandalkan untuk menyelesaikan suatu tugas tertentu.

Adapun kegiatan yang termasuk tugas melaksanakan instruksi tugas-tugas antara lain :

a. Mempersiapkan rapat (mulai dari menyusun daftar orang yang akan diundang, membuat surat undangan , mengatur ruangan rapat serta menyediakan segala bahan yang dibutuhkan untuk rapat tersebut) b. Mengatur makan siang atau makan malam pimpinan dengan relasinya c. Menyusun makalah, pidato untuk pimpinan

d. Mengurus masalah dengan baik

e. Mendatangi perusahaan lain atau instansi pemerintah untuk mencari informasi atau menyampaikan informasi

24

f. Mengurus perjalanan dinas pimpinan (mulai dari pemesanan tiket, booking hotel, menyusun agenda perjalanan pimpinan sampai pada catatan pengeluaran biaya perjalanan dinas)

g. Menyusun surat-surat yang bersifat rahasia

Tugas yang baik termasuk rutin, tetapi atas inisiatif sendiri tanpa diminta atau tanpa diperintha oleh pimpinan, namun wajib dilaksanakan dengan baik oleh sekretaris. Pada prinsipnya sekretarius harus dapat mencari sendiri apa yang perlu dikerjakannya asalakan menguntungkan perusahaan secara umum dan pimpinannya secara khusus Lingkup tugas kreatif tidak terbatas, asalkan tidak menyimpang atau berseberangan dengan tugas yang dikerjakan pimpinannya. Beberapa contoh tugas kreatif :

a. Mengirimkan bunga atau ucapan selamat kepada rekan pimpinan yang memperboleh promosi jabatan

b. Membuat kliping iklan atau artikel yang dibutuhkan perusahaan c. Membuta perencanaan kerja

d. Mengum[ulkan brosur, price list dari berbagai macam pameran yang berguna untuk perusahaan

e. Mempelajari organisasi, peraturan kerja, product knowledge, budaya perusahaan

f. Mengembangkan diri dengan mengikuti berbagai macam pelatihan, lokakarya, seminar ataupun kursus-kursus maupun pendidikan yang menunjang pekerjaan

25

b. Tugas Khusus

Yaitu tugas yang memerlukan perintah atau sesekali pimpinan

mengingatkan sekretaris menggunakan pertimbangan dan pengalaman sekretaris menggunakan pertimbangan dan pengalaman sekretaris untuk menyelesaikannya. Misalnya membuat perjanjian, mengirim faximile. c. Tugas kreatif

Yaitu tugas yang berasal dari inisatif sekretaris untuk sendiri. Biasannya hal-hal yang dilakukan sekretaris adalah pekerjaan yang mendukung / menunjang kerja pimpinan dalam menyelesaikan tugas.

d. Tugas Untuk Melakukan Hubungan dan Kerjasama

Yaitu tugas sekretaris didominasi oleh hubungannya dengan manusia, yang didalamnya meliputi tugas rutin, khusus maupun tugas kreatif. Tugas-tugas tersebut adalah :

 Dengan dunia luar, dunia luar berarti pihak-pihak di luar kantor.

Sekretaris adalah perpanjangan tangan dari atasanya dan menjadi satu-satunya contact person yang ingin dihubungi oleh orang dengan luar perusahaan atau atasan.

 Di dalam organisasi

Yang paling utama adalah hubungan sekretaris dengan atasannya dan pekerjaanya. Bagaimana membuat pekerjaan sang atasan lebih mudah dan efektif. Kontribusi yang penting adalah fungsi sekretaris sebagai buffer, mengambil alih tugas-tugas kecil dan menanggulangi interupsi

sehingga atasan dapat berprestasi maksimal.

26

Menurut Saiman (2002:40), tugas sekretaris dalam arti sempit adalah

orang yang dipercaya oleh pimpinan untuk menyimpan rahasia pimpinan.

bersifat membantu manajer atau pimpinan untuk menjalankan roda organisasi,

lembaga, maupun kantor .

Secara umum tugas-tugas sekretaris adalah :

a. Menerima dikte dari pimpinan

b. Melaksanakan korespondensi (menerima dan mengirim surat –surat

termasuk telepon dan telegram bagi sekretaris pribadi)

c. Menyimpan arsip-arsip yang dinilai penting

d. Menerima tamu-tamu pimpinan

e. Membuat jadwal pertemuan dan perjanjian-perjanjian dengan teman

relasi maupun kegiatan lainnya

f. Menyiapkan bahan-bahan keterangan kepada pimpinan sesuai dengan

kebutuhan pimpinan dalam rapat maupun kegiatan lainnya

g. Bertindak sebagai perantara antar pimpinan dan bawahan

h. Mengatur rapat-rapat dan seminar pimpinan dengan bawahan

i. Menemani pimpinan dalam pertemuan penting

j. Menyusun pidato-pidato untuk pimpinan

BAB III

PENUTUP

3.1 Kesimpulan

Peranan seorang sekretaris adalah sebagai assistant atau tangan kanan pimpinan. Pemegang rahasia terbaik dalam perusahaan, sebagai penghubung pimpinan dengan pihak luar, perawat atau pelindung bagi pimpinan, jadi sangat diperlukan seorang sekretaris yang profesional. Kemampuan dan keterampilan teknis harus mutlak dimiliki oleh seorang sekretaris profesional untuk segala bidang ilmu.

Untuk itu kami dapat menyimpulkan makalah ini sebagai berikut :

1. Kepribadian bertujuan untuk mengenal sesama manusia baik sifatnya maupun tipe kepribadian masing-masing

2. Saling berhubungan antara sifat dan sikap baik jasmani maupun spiaktris 3. Secara umum kepribadian menunjuk pada bagaimana individu tampil dan

menimbulkan kesan bagi individu-individu lainnya kepribadian juga merupakan organisasi yang dinamis dalam sistem psikofisiologis individu yang menentukan carannya untuk menyesuaikan diri secara unik terhadap lingkungan, atau dengan kata lain kepribadian merupakan keseluruhan cara dimana seseorang individu bereaksi dan berinteraksi dengan individu lain.

3.2 Saran

DAFTAR PUSTAKA

http://kesekretarisan.blogspot.com

Lyse ana R, Bagaimana menjadi sekretaris profesional, Pt. Gramedia utama, Jakarta, 1993

http://mayamarlin.blog.friendster.com/2008/10/upaya-pengembangankiat-meng-upgrade-sekretaris-profesional/

Menjadi sekretaris Profesional (M. G Hartati Hendarto)