RANCANG BANGUN E-PESANTREN
SISTEM INFORMASI SANTRI
DI PONDOK PESANTREN TERPADU AL-YASINI
Teguh Pradana1), Khusnul Khotimah2) , Saifudin3) S1/Jurusan Teknik Informatika STMIK Yadika Bangil
Email:Inti_persada_software@yahoo.co.id saifudin@alyasini.net,
Abstract :Yasini Islamic boarding school is an islamic educatioanal intitutions that famous in Est Java. Al-Yasini islamic boarding school has many kinds of institutions, there are formnal school and informal school. however, the management of data is relate with administration, students data, payment of administrations students, violations, and daily attendance of students is still done manually. Therefore made students information system based on web for help in the case record..
Keyword :System Information, Website, Islamic Boarding School
PENDAHULUAN
Perkembangan pendidikan pesantren ditengah kemajuan teknologi dan informasi dapat memberikan warna terhadap keberadaan pondok pesantren di Indonesia yang dinilai sangat terbelakang, khusunya dalam pemanfaatan teknologi dan informasi dalam pelayanan administrasi bagi santri.
Saat ini di Pondok Pesantren Terpadu Al-Yasini belum ada layanan komputerisasi otomatis untuk dapat mengakses administrasi data santri. Semuanya masih dilakukan secara manual untuk pencarian data santri, pembayaran syahriyah, data pelanggaran dan absensi harian santri.
Seiring dengan perkembangan teknologi internet, e-pesantren mulai dikembangkan di Pondok Pesantren Terpadu Al-Yasini. Hakikat e-pesantren adalah bentuk pelayanan administrasi pondok pesantren dengan mudah, cepat dan efisien yang dituangkan dalam format digital melalui sebuah teknologi. E-pesantren dapat digunakan dalam pelayanan administrasi secara offline intranet. Merancang e-pesantren tidak sekedar menyajikan data santri, data pembayaran syahriyah, cetak KTS (Kartu Tanda Santri), data pelanggaran dan absensi harian santri. Begitu pula desain tampilan yang sederhana, mudah di gunakan dan respon cepat.
Tujuan dalam penelitian adalah merancang dan membangun sistem informasi kepesantrenanyang menjadi pusat data santri, data pembayaran syahriyah, data pelanggaran dan absensi harian santri yang bisa di akses dari berbagai macam perangkat melalui web browser
PERANCANGAN SISTEM
Diagram Konteks
Diagram konteks adalah DFD menggambarkan tentang bagaimana proses dari sistem ini secara umum, dan juga entitas yang ada di dalam sistem ini.
Data Report
Login Data Entry
Login Data Report Santri
Input Data Pelanggaran Santri Setting SISNI
Login
1 SISNI
+
ADMIN KEAMANAN
KYAI
Gambar 1 : Diagram konteks SISNI
Diagram Konteks (Context Diagram) merupakan level tertinggi (top level) dari suatu desain sistem, diagram yang menggambarkan hubungan antar sistem dengan entitas di luar sistem pada sistem informasi santri di Pondok Pesantren Terpadu Al-Yasini Pasuruan.
1. Data Flow Diagram (DFD) Proses Admin
Flow_80 Flow_79 Flow_78 Flow_77
Input Perizinan Input Absen Input Syahriyah
Input Santri Login
Entry Perizinan
Entry Santri Entry Santri
Data Entry ADMIN
10 Proses Login
11 Add Santri
12 Add Syahriyah
13 Add Absensi
14 Add Perizinan
[Profile Santri]
[Syahriyah]
[Santri ABS]
Perizinan
Gambar 2. : DFD Proses Admin (Pengolahan Data Entry)
2. Data Flow Diagram (DFD) Proses Admin (Pengolahan Data Report)
Flow_97
Hasil Report Absen
Hasil Report Syahriyajh Hasil Report Santri
Login
Data Report ADMIN
15
Proses Login
16
Proses Report
Profile Santri
Syahriyah Report
Absen Santri
Gambar 3. : DFD Proses Admin (Pengolahan Data Report)
3. Data Flow Diagram (DFD) Proses Admin (Pengolahan Data Setting)
Login
Input User Baru Flow_52
Setting SISNI ADMIN
8 Proses Login
9 Proses User Manegement +
[User]
Data Admin_Kyai_Keamanan
Flow_26 Flow_25
Login Login
Login ADMIN
KYAI
KEAMANA N 1
Proses Login
2 Cek Login
3 Login Berhasil
USER
Gambar 5. : DFD Proses Login
5.Data Flow Diagram (DFD) Proses Keamanan (Input Data Pelanggaran)
Flow_36
Data Pelanggaran Login
Input Data Pelanggaran Santri KEAMANAN
4
Proses Login
5 Input Data Pelanggaran
PELANGGARAN
Gambar 6. : DFD Proses Keamanan (Input Data Pelanggaran)
6. Data Flow Diagram (DFD) Proses Kyai (Report Data Santri)
Hasil Report Profile Santri
Hasil Report Pelanggaran Hasil Report Santri ABS
Hasil Report Syahriyah
Cek Report Login
Data Report Santri KYAI
6 Proses Login
7 Proses Report
acces _log log_id acces s _date us er_id ip_addres s module page_url page_url_com plete execution_time us er_ag ent
data_log log_id action_date us er_id module action page_url log_key log_content ip_addres s us er_ag ent reques t_variable
dati_s atu Type dati_s atu_id dati_s atu_name uniq_color s tatus
dati_dua dati_s atu_id dati_dua_id dati_dua_nam e uniq_color s tatus
extra_ku ri extra_ku r_id extra_ku r_name s tatus
files _tem p id
file_name file_path bas e_path file_type file_mym e file_s ize original_nam e create_by create_at uploaded
izin_dek at data_id as ram a_id as ram a kam ar_id kam ar formal_nam e order_id s tatus
formal_kelas formal_id formal_kelas _id formal_kelas _name order_id
s tatus grafik_unit as ram a_id as ram a kam ar_id kam ar lembaga alamat tepat_telat
jenis _biaya jenis _biaya_id jenis _biaya_nam e jenis _biaya_bes ar thn_ajaran_id order_id s tatus
jenis _biaya_keringanan jenis _biaya_id jenis _biaya_nam e jenis _biaya_bes ar thn_ajaran_id SANTRI_ID as ram a bulan_s erialized bes artot_kalibulan jenis _biaya_log
data_id jenis _biaya_id SANTRI_ID bulan tahun bayar thn_ajaran_id s antri_kamar_id as ram a created_at created_by s tatus uniq_code kecam atan kecam atan_id kecam atan_nam e dati_s atu_id dati_dua_id uniq_color s tatus
lba lba_id lba_name order_id s tatus
lpq lpq_id lpq_name order_id s tatus madin
Field madin_id madin_nam e order_id s tatus
pelanggaran pros es thn_ajaran_id created_by created_at updated_by updated_at as ram a_id as ram a kam ar_id kam ar s antri_as ram a kam ar_id thn_ajaran_id date_from date_to duras i_s erialized keterangan s tatus created_at created_by s antri_abs
SANTRI_ID kode_abs s antri_as ram a kam ar_id thn_ajaran_id bulan tahun tgl kategori_abs s antri_profile
SANTRI_ID INDUK NAMA
TEMPAT _TANGGAL_LAHIR Dus un_Jalan
Des a_Kelurahan Kecama tan Kab_Kota Propins i FORMAL MADIN LPQ LBA formal_id formal_kelas _id madin_id MADIN_KELAS_ID lpq_id
lba_id extra_ku r_id AYAH s antri_as ram a kam ar_id thn_ajaran_id data_bulan foto
SDR_STATUS s tatus order_id katergori_as rama
tanggungan thn_ajaran_id bes ar_tanggungan bes ar_tanggungan_m anual SANTRI_ID s tatus is _now date_s erialized us er
us er_id login_s alt login_nam e login_pas s word des cription full_name email_addres s phone s tatus
us ernotifikas i data_id notifikas i_id notifikas i_jenis notifikas i_ket created_at created_by created_to is _read
Langkah berikutnya dalam Rancang Bangun E-Pesantren Sistem Informasi Santri Di Pondok Pesantren Terpadu Al-Yasini adalah
merancang basis data yang digunakan. Pada basis data diciptakan tabel-tabel yang berfungsi
mengelompokkan dan menyimpan informasi sesuai fungsi masing-masing tabel, serta menentukan interaksi atau relasi diantara tabel-tabel yang ada. Adapun tabel-tabel-tabel-tabel yang digunakan dalam perpustakaan digital ini antara lain: tabel user, tabel admin, tabel guru, tabel siswa, tabel buku, tabel bacaan, tabel media.
Pemodelan data yang digunakan dalam perancangan ini adalahEntity Relationship Model (ERM) yang kemudian digambarkan dalam bentuk diagram yang disebut Entity Relationship Diagram (ERD). ERD mendokumentasikan data dalam bentuk entity dan menunjukkan relasi diantara entity yang ada. ERD merupakan suatu model untuk menjelaskan hubungan antar data dalam basis data dalam basis data berdasarkan obyek-obyek dasar data yang mempunyai hubungan antar relasi. (Sutanta, 2011:91).
IMPLEMENTASI
DAN
PENGUJIAN
SISTEM
Implementasi Antarmuka
Hasil antarmuka merupakan implementasi dari desain form-form yang dibuat kemudian ditampilkan pada halaman-halaman berbasis web.
1. Implementasi Halaman Login
Halamanloginmerupakan tampilan awal ketika sistem informasi santri diakses olehuser. Pada halaman iniuseryang terdaftar harus
memasukkanusernamedanpasswordjuga captchauntuk masuk ke dalam sistem.Username danpasswordharus sesuai dengan data yang tersimpan dalamdatabase. Halaman Login ini merupakan pintu awal bagi user untuk menuju halaman-halaman berikutnya.
Halaman depan sistem merupakan halaman yang pertama kali muncul setelah userloginmelalui web browser.Halaman ini digunakan untuk menampilkan informasi jumlah santri
berdasarkan daerah provinsi, kabupaten / kota dan kecamatan yang berupa grafik. Halaman beranda memiliki beberapa menu ataupunlink untuk menuju ke halaman lain, diantaranya menu utama, edit user, notifikasi dan logout. Pada halaman beranda juga terdapat kotak pencarian guna untuk mencari data santri secara cepat.
Gambar 10. Halaman Beranda
3. Santri
Halaman pada menu Santri ini berfungsi untuk menambahkan data santri baru maupun santri lama serta pada halaman ini digunakan juga untuk merubah status santri.Userdapat
memasukkan data lengkap santri meliputi nomor induk, nama, tempat tanggal lahir, alamat, sekolah asal & data wali santri atau orang tua.
Gambar 11. Halaman Form Add Santri
4. Update Santri
Gambar 12. Halaman Update data Santri
5. Cari Santri
Menu ini berfungsi untuk implementasi pencarian data santri menggunakan nomor induk atau nama.
Gambar 13. Halaman pencarian data santri
6. Foto Santri
Untuk mengenal dan mempermudah pendataan santri setiap kamarnya maka data dilengkapi dengan foto santri dan data tersebut nantinya akan di tempel di pintu masing-masing kamar.
Gambar 14. Halaman foto santri
7. Import Excel Santri
Menu ini peruntukkan bagi user yang bekerja di luar jangkauan jaringan sistem agar memberikan kebebasan user untuk bekerja dimana saja dan data akan di import ke sistem informasi santri ketika user berada dijangkauan jaringan sistem.
Gambar 15. Halaman Import Excel Santri 8. Syahriyah
Menu pembayaran syahriah atau biaya bulanan santri, di menu ini juga dapat dibedakan santri yang mendapatkan dispensasi.
Gambar 16. Halaman Syahriyah
9. Import Excel Syahriyah
Pada menu pembayaran juga disediakan untuk import data dari file excel untuk mengantisipasi adanya kerusakan jaringan server, pemadaman listrik agar admin tetap bisa bekerja dan nantinya bisa upload data melalui menu import Excel Syahriyah ini.
Gambar 17. Halaman Import ExcelSyahriyah
10. SantriPSG
Di Pondok Pesantren Terpadu Al-Yasini ada 2 lembaga sekolah menengah kejuruan yang mengharuskan muridnya untuk PSG pada saat kelas XI.
Gambar 18. Halaman Santri PSG
11. Absensi Santri
Gambar 19. Halaman Add Absensi Santri
12. Pelanggaran Santri
Jika santri melakukan pelanggaran maka pengurus harus menambahkan data pelanggaran pada santri yang bersangkutan untuk dilaporkan kepada wali santri.
Gambar 20. Halaman Pelanggaran Santri
13. Perizinan Pulang Santri
Halaman ini berfungsi untuk menambahkan data santri yang pulang lebih dari sehari.
Gambar 21. Halaman Add Perizinan Pulang Santri
14. Perizinan Jarak Dekat Santri
Halaman pada menu Add Perizinan Jarak Dekat Santri ini berfungsi untuk menambahkan data santri yang izin keluar dengan tenggang waktu yang telah ditentukan dan tidak lebih dari sehari.
Halaman pada menu Pulangan Santri ini di fungsikan ketika liburan pesantren saja pada saat semua santri pulang ke rumah masing-masing dengan waktu yang telah ditentukan.
Gambar 23. Halaman Pulangan Santri
16. Ekstrakurikuler Santri
Halaman pada menu Ekstrakurikuler Santri ini berfungsi untuk menambah pendataan santri yang mengikuti kegiatan ekstrakurikuler di Pondok Pesantren Terpadu Al-Yasini, meliputi :
Albanjari, Ishari, Pagar Nusa, Kaligrafi, Qiro'ah Bittaghonni, Senam Santri dan Pramuka.
Gambar 24. Halaman Ekstrakurikuler Santri
17. Jenis Biaya
Halaman pada menu ini berfungsi untuk menambahkan jenis biaya yang harus di bayar oleh santri, antara lain seperti syahriyah dan dansos.
Gambar 25. Halaman Jenis Biaya
Gambar 26. Halaman Asrama
19. Data Kamar
Halaman pada menu Data Kamar ini berfungsi untuk menambahkan kamar yang ada di asrama.
Gambar 27. Halaman Kamar 20. Wilayah
Halaman pada menu Wilayah ini berfungsi untuk menambahkan daerah wilayah provinsi,
kabupaten atau kota dan kecamatan.
Gambar 28. Halaman Data Provinsi
Hasil Pengujian
Pengujian fungsional sistem merupakan pengujian terhadap fungsi yang terdapat dalam sistem yang dibangun. Pengujian ini dilakukan untuk mengetahui apakah fungsi-fungsi yang terdapat dalam sistem berjalan sesuai dengan yang diharapkan atau tidak.
Penggujian Fungsional Sistem
N
o Pernyataan
Penilaian
Y T
1. Proses login sistem berjalan dengan baik, jika username,
password dan captcha yang
ditulis dengan benar
√
2. Sistem dapat melakukan proses pengolahan (tambah, edit, delete)
√
3. Sistem dapat menampilkan data santri dengan baik √ 4. Sistem dapat menampilkan
data syahriyah dengan baik √ 5. Sistem dapat menampilkan
data asrama dengan baik √ 6. Sistem dapat menampilkan
data absensi dengan baik √ 7. Sistem dapat mencetak kartu
tanda santri dengan baik √ 8. Sistem dapat melakukan proses
pencarian data santri dengan baik
√
9. Sistem dapat mengganti
password dengan baik √
1 0.
Setelahlogout,jika halaman di
back tidak akan bisa masuk lagi ke dalam sistem
√
Keterangan : Y : Iya T : Tidak
Pengujian Antarmuka Sistem
Pengujian antarmuka sistem merupakan pengujian yang dilakukan untuk mengetahui respon pengguna terhadap kenyamanan antarmuka (interface) dari sistem yang sudah dibangun.
N
o Pernyataan
Penilaian
SS S N TS STS
1. Sistem memiliki tampilan yang baik √ 2. Sistem memiliki
navigasi yang mudah untuk dioperasikan
√
3. Sistem memiliki waktu loading dan
reload data yang
relatif cepat
√
4. Sistem menampilkan pesan berhasil jika pengguna
memasukkan data dengan benar
√
5. Sistem menampilkan pesan kesalahan jika pengguna
memasukkan data yang salah
√
Keterangan Nilai :
SS : Sangat Setuju (Sangat baik)
S : Setuju
TS : Tidak Setuju STS : Sangat Tidak Setuju
SIMPULAN
1. Peneliti telah merancang dan membangun sistem informasi santri Al-Yasini berbasis web menggunakan bahasa pemrograman PHP dan database MySQL.
2. Peneliti telah membuat sistem yang dapat menyimpan data yang berkaitan dengan kepesantrenan meliputi data santri, asrama, data pembayaran syahriyah pondok, dan absensi harian santri.
SARAN
1. Antarmuka sistem yang di bangun masih sangat sederhana, sehingga dapat dikembangkan lebih lanjut untuk menghasilkan sistem yang lebih menarik dan dipahami pengguna (user-friendly).
2. Sistem Informasi Santri di Pondok Pesantren Terpadu Al-Yasini yang telah dibuat masih perlu dikembangkan agar kinerja sistem ini menjadi lebih baik dan juga menggunakan perangkat yeng lebih beragam lagi.
3. Seluruh warga Pondok Pesantren Terpadu Al-Yasini Pasuruan yang sudah mendapatkan hak akses bias memanfaatkan sistem informasi santri secara maksimal dan bijak agar perkembangan administrasi dan teknologi di pondok pesantren semakin meningkat.
DAFTAR PUSTAKA
Adyan, Ato’al., 2012. Sistem Informasi Simpan Pinjam di Koperasi Mahasiswa UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta. Skripsi UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta.
Al Fatta, Hanif., 2007, Analisis dan Perancangan Sistem Informasi. Penerbit Andi, Yogyakarta.
Anonim. Pengertian Santri. Online. https://id.wikipedia.org/wiki/santri, (diakses pada 21 Agustus 2016)
Arief, M. Rudyanto. 2011. Pemrograman Web Dinamis Menggunakan PHP dan MySQL. Yogyakarta: Penerbit Andi. Burch, John dan Grudnitski, Gary. 1986,
Pasar Wilayah 1Banjarnegara). Skripsi UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta.
David, G.B.,1974. Management Information System: Conceptual Foundation, Structure, and Development, McGraw-Hill International Book Company, Aucklland dll.
Hartono, Jogianto, 1999, Analisis dan Desain Sistem informasi: Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis, edisi ke-2, Penerbit Andi, Yogyakarta.
Hasan, Muhammad, 2014. Sistem Informasi Manajemen Pesantren Al Luqmaniyyah Yogyakarta. Skripsi UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta.
Jogianto, HM. 1999. Analisis dan Desain Sistem Informasi: Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis.Yogyakarta: CV Andi Offset
Marlinda, Linda. 2004. Sistem Basis Data. Yogyakarta: CV Andi Offset
Sutantha, Edhy. 2011. Basis Data dalam Tinjauan Konseptual. Yogyakarta: Penerbit Andi.
Richard F Neuschel, 1960, Management by System. McGrawHill, New York.
Robert G Murdick, et all, 1978. Accounting Information System. Engelwood Cliffs. Prentice Hall in.
Swastika, Windra. 2006. PHP 5 dan MySQL 4. Jakarta: Dian Rakyat
Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis, edisi ke-2, Penerbit Andi, Yogyakarta. Turban, E., dkk. 2006. Pengantar Teknologi
Infomasi, Edisi 3, diterjemahkan oleh: Deny Arnos kwary, M.Hum dan Dewi Firia Sari, M.Si. Salemba Infotek, Jakarta.
Ward, John, And Griffiths, 1996, Strategic Planning for Information System, Second
Edition, John Willey & Son’s Ltd,
Baffins lane, Chiceste.