1 1.1. Latar Belakang Masalah
Dengan majunya perkembangan teknologi seperti sekarang ini, baik di Lembaga Pendidikan, Instansi Pemerintah, Organisasi Profesi, Organisasi Kemasyarakatan atau Politik, maupun Swasta banyak yang menggunakan komputer sebagai alat bantu yang bisa menyimpan dan mengelolah segala macam data dengan tepat, cepat dan akurat. Seiring dengan perkembangan teknologi diharapkan tidak hanya sebagai pengolah data saja, tetapi dapat menjadi media informasi yang dapat diakses setiap saat. Hal ini dapat diwujudkan dengan menghubungkan komputer dalam sebuah jaringan atau internet.
Pelayanan Administrasi Terpadu Pada Kecamatan Kotabaru ialah pengurus layanan masyarakat di kantor kecamatan yang sistem pengelolaannya, pertama dari permohonan sampai ketahap munculnya berkas dilakukan melalui satu tempat yaitu dalam satu loket pelayanan administrasi. Instansi pemerintah daerah seperti kecamatan adalah salah satu contoh instansi pemerintah yang melaksanakan pelayanan publik, mempunyai tugas pokok membantu Bupati dalam pengurusan pemerintahan, pengembangan, serta kemasyarakatan dalam lingkungan kecamatan serta meningkatkan daya guna pelayanan publik dalam rangka penyelenggaraan pemerintahan yang bagus. serta meningkatkan kualitas pelayanan dalam perijinan melalui transparasi atau bentuk jasa dan standarisasi pelayanan. Tugas lain dari kecamatan yaitu melayani dalam hal Registrasi Kartu Keluarga (KK), Pendaftaran Pengajuan Cetak e-KTP, Surat Pindah antar Kabupaten, Surat masukan dan Surat keluaran. Penulis menemukan masalah terkait pelayanan publik yaitu mengenai
sarana yang masih dilakukan dengan tangan, misalnya dalam pemrosesan data administrasi masih menggunakan buku untuk mencatat data, banyak data atau laporan yang tidak terarsip dengan baik, pencarian memakan waktu lama karena harus mencari satu persatu berkas dan keterbatasan tempat untuk menyimpan berkas atau data kecamatan. Untuk mengatasi permasalahan diperlukan sebuah pemecahan masalah yaitu dengan menggunakan aplikasi kependudukan yang sudah menggunakan komputer dalam mengolah data, dan informasi dengan berbasis website. Maka dari itu penulis melihat bahwa perlunya sebuah sistem informasi berbasis web diinstansi pemerintahan tempat dimana penulis melakukan penelitian di Kecamatan Kotabaru, yang diharapkan dapat mengikuti perkembangan teknologi informasi yang begitu maju saat ini.
Berdasarkan latar belakang permasalahan diatas dengan ini penulis termotivasi untuk merancang sebuah sistem informasi berbasis web yang berjudul “Perancangan Sistem Informasi Pelayanan Administrasi Terpadu Pada Kecamatan Kotabaru”.
1.2. Tujuan dan Manfaat
Tujuan penelitian Tugas Akhir yang dilaksanakan di Kecamatan Kotabaru ini adalah :
1. Merancang sistem informasi Pendataan Penduduk di Kecamatan Kotabaru agar memberikan informasi yang cepat, akurat, tepat dan lebih efisien.
2. Petugas dapat dengan mudah untuk menambahkan data, menghapus data, serta memperbaharui data, dan mencari informasi penduduk yang telah di input di Kecamatan Kotabaru.
3. Supaya hasil penelitian ini dapat berguna untuk instansi Kecamatan Kotabaru dalam menciptakan sistem informasi layanan administrasi kependudukan yang berjalan secara akurat, cepat, efektif dan efisien, serta membangun komunikasi yang baik untuk penduduk dan petugas Kecamatan Kotabaru.
Sedangkan manfaat penelitian Tugas Akhir ini yang dilaksanakan di Kecamatan Kotabaru sebagai berikut :
1. Manfaat untuk objek penelitian
a. Dapat membantu Instansi Kecamatan Kotabaru dalam proses pelayanan administrasi sehari-hari agar pendataan menjadi lebih efektif dan efisien. b. Untuk memudahkan penduduk mencari informasi Data pendaftaran pengajuan
cetak e-KTP, Data registrasi kartu keluarga (KK), Data surat pindah antar kabupaten, Data surat masuk, Data surat keluar, dan Data laporan dokumen penduduk.
c. Dapat meringankan kerja pegawai di Kecamatan Kotabaru. 2. Manfaat untuk penulis
a. Mengembangkan kreativitas penulis dalam menghadapi keadaan sesungguhnya dalam dunia kerja yang didapat saat melakukan penelitian.
b. Penulis dapat mengenal lebih jauh mengenai situasi dan kondisi suatu informasi yang ada di Kecamatan Kotabaru.
c. Dengan mengadakan penelitian ini peneliti berharap dapat memperbanyak wawasan, pengetahuan, dan pengalaman yang didapat di Kecamatan Kotabaru. d. Penelitian Tugas Akhir ini sebagai salah satu syarat kelulusan Program
Diploma Tiga (D.III), Program Studi Sistem Informasi Universitas Bina Sarana Informatika (UBSI).
3. Manfaat untuk pembaca
a. Sebagai perbandingan pembaca yang ingin menjadikan referensi dalam mengembangkan ilmu pengetahuan.
b. Dapat menambah wawasan dan pengalaman yang lebih luas.
1.3. Metode Penelitan
Dalam melakukan pengumpulan data dan informasi mengenai penyusunan laporan, penulis menggunakan metode penelitian sebagai berikut :
A. Metode Pengembangan Perangkat Lunak (Software)
Menurut (Sukamto dan Shalahuddin, 2018:28) menjelaskan bahwa “Model SDLC air terjun (waterfall) sering juga disebut model sekuensial linier (sequential linear) atau alur hidup klasik (classic life cycle). Model air terjun menyediakan pendekatan alur hidup perangkat lunak secara terurut dimulai dari analisis, desain, pengkodean, pengujian dan tahap pendukung (support)”.
Dalam perancangan sistem pada tugas akhir ini penulis menggunakan metode waterfall, Berikut ini adalah penjelasannya :
1. Analisis kebutuhan perangkat lunak
Pada langkah ini penulis mengamati setiap masalah yang ada di Kecamatan Kotabaru, khususnya masalah pada sistem informasi administrasi, antara lain informasi data penduduk, pendaftaran, pencarian data, dan pengolahan data laporan, kemudian mendefinisikan masalah tersebut. Selanjutnya penulis menjelaskan sistem yang sudah berjalan di Kecamatan Kotabaru dan kemudian memberikan rekomendasi perbaikan dengan menggunakan website ini. Sehingga software yang penulis gunakan pada website ini adalah script web Php MySQl.
2. Desain
Langkah desain sistem adalah tahap dimana penulis melakukan desain sistem ini sesuai dengan kebutuhan pada Kecamatan Kotabaru. Dan penulis juga menggunakan Entity Relationship Diagram (ERD) dan Logical Record Structure (LRS) untuk membuat rancangan database. Arsitektur perangkat lunak menggunakan UML (Unified Modelling Language) seperti activity diagram, use case diagram. class diagram, dan sequence diagram. Penyimpanan basis data menggunakan MYSQL, struktur navigasi, sesuai dengan kebutuhan website yang sudah diteliti pada tahap sebelumnya.
3. Pembuatan kode program
Pembuatan kode program atau coding merupakan penerjemah design dalam bahasa yang bisa dibaca oleh komputer. Langkah selanjutnya bahasa pemrograman yang digunakan yaitu dengan PHP dan CSS (Cascoding Style Sheets) sebagai desain antar muka untuk menerangkan sistem informasi pelayanan administrasi kependudukan pada Kecamatan Kotabaru. Teknik pemrograman yang digunakan ialah teknik pemrograman yang berbasis terstruktur.
4. Pengujian (Testing)
Untuk mengetahui jika sistem yang dibuat dan mengetahui dimana kekurangan sistem tersebut penulis menggunakan blackbox testing sebagai penguji ditahap ini untuk memastikan keluaran yang dihasilkan sesuai dengan yang diinginkan. 5. Pendukung (support) dan pemeliharaan (maintenance)
Perangkat lunak yang sudah dibuat dan diterapkan pada perangkat lain akan mengalami perubahan. Perubahan bisa terjadi karena adanya kesalahan atau error yang muncul dan tidak terdeteksi saat pengujian atau perangkat lunak
yang harus beradaptasi dengan lingkungan baru. Tahap pendukung atau pemeliharaan dapat mengulangi proses pengembangan mulai dari analisis spesifikasi untuk perubahan perangkat lunak yang sudah ada, tetapi tidak untuk membuat perangkat lunak yang baru.
B. Teknik Pengumpulan Data
Dalam melakukan teknik pengumpulan data yang dipakai oleh penulis dalam melakukan pengumpulan data untuk Tugas Akhir, yaitu :
1. Metode Pengamatan Langsung (Observation)
Melakukan pengamatan langsung ke lokasi pada Kecamatan Kotabaru, Jl. Raya Kotabaru No 1 Desa Wancimekar, Kecamatan Kotabaru, Kabupaten Karawang, Jawa Barat 41374. Untuk mendapatkan informasi seputar data-data yang diperlukan, seperti informasi instansi pemerintahan dan juga dapat diketahui kekurangan dari sistem yang sedang dijalankan saat ini diinstansi tersebut.
2. Metode wawancara (Interview)
Wawancara yang dilakukan ini bertujuan untuk mendapatkan informasi secara lengkap, dan untuk mendapatkan hal itu penulis melakukan metode tanya jawab mengenai semua kegiatan yang berhubungan dengan Operator Administrasi Paten yang bernama Bapak Asep Saepudin, A.Md. di Kecamatan Kotabaru.
3. Studi Pustaka
Penulis mengumpulkan berbagai referensi yang membantu pembuatan laporan tugas akhir dengan cara membaca buku baik yang bersifat online (internet) seperti google books, google scholar, ataupun secara offline (tidak terhubung dengan internet) seperti tugas akhir, jurnal, dan buku-buku yang relevan yang
dapat membantu pembuatan tugas akhir ini.
1.4. Ruang Lingkup
Dalam perancangan sistem informasi pelayananan administrasi terpadu pada Kecamatan Kotabaru diperlukan batasan masalah supaya permasalahan yang terjadi tidak terlalu luas dan lebih spesifik sehingga sesuai dengan maksud dan tujuan penulis. Pada penelitian ini penulis lebih memfokuskan pada masalah perihal pembuatan Kartu Keluarga (KK), yaitu mulai dari prosedur pendaftaran, prosedur pemeriksaan berkas dan transaksi sampai ke hasil akhir yaitu pembuatan laporan dokumen kependudukan.
Oleh sebab itu penulis memberikan usulan dan perbaikan dari masalah yang terjadi di Kecamatan Kotabaru yaitu dengan membuat aplikasi yang dapat membantu dalam proses dan pengerjaannya, salah satu proses yang lebih penulis fokuskan yaitu proses Registrasi Kartu Keluarga (KK) yang dimulai dari proses Login sampai tahap hasil yang uraiannya penulis bahas di laporan ini.
