BAB IV
HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN PENELITIAN
A. Hasil Penelitian
1. Gambaran Umum Perusahaan
a. Sejarah Singkat Perusahaan
Apotik Adli merupakan salah satu perusahaan yang bergerak di
bidang perdagangan obat-obatan dan melayani penjualan obat tanpa
resep (bebas) dan obat dengan resep yang beralamat di Jl. Veteran No.60
Rt.31 Kec. Banjarmasin Timur Kota Banjarmasin. Dinas Kesehatan
Pemerintah Kota Banjarmasin memberikan Surat Izin Apotek dengan
Nomor 503/301/SIPA/6371/XII.15/Diskes.
Berdiri pada tahun 2015 oleh Bapak ARIF NOOR RAHMAN dan
dikelola sendiri, kemudian setelah muncul prospek yang menjanjikan
akhirnya Apotek Adli dikelola oleh Apoteker bernam DINA
RAHMAWANTY, M.FARM., APT dan beberapa karyawannya.
Apotek Adli mulai beoperasi dari pukul 09.00 WITA sampai
dengan 22.00 WITA pada hari Senin sampai dengan Minggu terbagi
menjadi 3 (tiga) shift, shift pagi pukul 09.00 WITA sampai dengan
12.00 WITA dengan karyawan 1 (satu) orang Apoteker, 1 (satu) orang
Asisten Apoteker dan 1 (satu) orang bagian penjualan, lalu pada shift
siang dari pukul 12.00 WITA sampai dengan 18.00 WITA dengan
karyawan 1 (satu) orang Apoteker, 1 (satu) orang Asisten Apoteker dan
2. Struktur Organisasi
Struktur Organisasi antara satu perusahaan dengan perusahaan lain
belum tentu sama, hal ini disebabkan dalam penyusunan struktur organisasi
harus sesuai dengan spesifikasi dari perusahaan, besar kecilnya perusahaan,
dan juga bergantung kebijaksanaan perusahaan itu sendiri. Adapun struktur
organisasi yang ada pada Apotek Adli adalah sebagai berikut :
Bagan 1
Struktur Organisasi Apotek Adli
Sumber : Apotik Adli (Diolah oleh Penulis)
Struktur organisasi pada Apotek Adli ini termasuk dalam bentuk
organisasi garis (line organization) dimana kekuasaan, arahan serta
petunjuk berasal dari pimpinan kepada seluruh karyawan dan
pertanggungjawaban berjalan dari bawah ke atas. Dari Struktur Organisasi
tersebut dapat diuraikan tanggung jawab masing-masing bagian yang
terdapat pada Apotek Adli sebagai berikut :
1) Pimpinan
PIMPINAN (APOTEKER)
Salah satu untuk mendirikan apotek adalah harus ada seorang
Apoteker Pengelola Apotek (APA) dan memiliki Surat Izin Apotek
(SIA), dalam mengelola dan mengawasi jalannya apotek. Pada Apotek
Adli pimpinan berfungsi sebagai apoteker dan juga bisa merangkap di
fungsi gudang dan fungsi kas. Selain mengambil keputusan dan
kebijakan, pimpinan juga bertanggungjawab dalam kelancaran proses
penjualan dan pembelian obat-obatan.
2) Asisten Apoteker
Asisten apoteker pengganti apoteker sementara apabila apoteker
ada kesibukan. Selain itu asisten apoteker di Apotek Adli juga bisa
merangkap sebagai fungsi penjualan apabila apotek sedang ramai oleh
pembeli.
3) Bagian Penjualan
Bagian penjualan di Apotek Adli bertugas melayani pembeli,
menyiapkan obat dan mengisi buku pencatatan penjualan sesuai dengan
obat yang dibeli kemudian menerima uang dari transaksi penjualan tunai
obat dengan resep maupun non resep. Setelah itu menyerahkan obat dan
kemudian dicatat di buku penjualan. Selain itu juga berfungsi untuk
mengecek ketersediaan stok obat.
3. Sistem Informasi Akuntansi Penerimaan Kas dari Penjualan Tunai Pada
Apotek Adli
a. Sistem Informasi Akuntansi Penerimaan Kas dari Penjualan Tunai
Penjualan tunai resep dilaksanakan oleh Apotek Adli dengan
cara pembeli datang membawa resep dari dokter untuk melakukan
transaksi. Bagian penjualan akan melayani dan menerima resep
dokter yang dibawah oleh pembeli kemudian bagian penjualan akan
menyerahkan kepada Apoteker atau Asisten Apoteker.
Setelah itu, bagian penjualan menyiapkan obat dan mengisi
buku catatan penjualan. Lalu pembeli akan melakukan pembayaran
kebagian penjualan atau setelah itu obat diserahkan kepada pembeli
dan beserta resepnya disimpan sebagai arsip.
2) Informasi yang Diperlukan Manajemen
Informasi yang diperlukan manajemen dalam sistem
penerimaan kas dari penjualan tunai adalah :
a) Resep dari dokter.
b) Jumlah kas yang diterima dari penjualan tunai obat dengan resep
c) Data obat (Nama obat, kuantitas obat yang tersedia, harga jual
obat dan harga beli obat)
3) Fungsi yang Terkait
Fungsi yang terkait dalam sistem penerimaan kas dari
penjualan tunai pada Apotek Adli.
a) Fungsi Kas
Fungsi ini bertugas menerima pembayaran dan
menyerahkan obat kepada pembeli. Fungsi ini dilakukan oleh
b) Fungsi Gudang
Fungsi ini bertugas untuk menerima resep dari fungsi
penjualan, melakukan pengecekan ketersediaan obat,
menyiapkan obat, menyerahkan obat ke fungsi penjualan dan
mencatat ke dalam buku catatan penjualan. Fungsi ini dilakukan
oleh Apoteker atau Asisten Apoteker.
c) Fungsi Akuntansi
Fungsi ini bertugas untuk mencatat transaksi penerimaan
kas dari penjualan tunai dengan resep ke dalam buku catatan
penjualan. Fungsi ini dilakukan oleh Apoteker.
4) Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem
Jaringan prosedur yang membentuk sistem penerimaan kas
dari penjualan tunai pada Apotek Adli yaitu :
a) Prosedur Order Penjualan
Prosedur ini menerima resep dari pembeli, menyiapkan
obat. Kemudian obat diserahkan ke fungsi kas untuk proses
pembayaran. Prosedur ini dilaksanakan oleh fungsi penjualan.
b) Prosedur Penerimaan Kas
Prosedur ini digunakan untuk menerima pembayaran dari
pembeli. Fungsi kas menerima order yang telah disampaikan
oleh fungsi penjualan. Fungsi kas mencatat transaksi ke dalam
buku penerimaan kas.
Prosedur ini dilaksanakan oleh fungsi kas, fungsi kas akan
melakukan penyetoran uang hasil penjualan harian ke bank
setelah jam kerja berakhir.
5) Dokumen yang Digunakan
Dokumen yang digunakan dalam sistem informasi akuntansi
penerimaan kas dari penjualan tunai pada Apotek Adli yaitu berupa
Gambar 1 Laporan Penjualan
Sumber : Apotek Adli
6) Catatan Akuntansi yang Digunakan
Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem informasi
akuntansi penerimaan kas dari penjualan tunai pada Apotek Adli
masih belum ada.
7) Bagan Alir Dokumen
Bagan alir dokumen yang berjalan pada Apotek Adli yaitu
bagan alir dokumen sistem informasi akuntansi penerimaan kas dari
penjualan tunai.
Berikut ini bagan alir dokumen sistem informasi akuntansi
Bagan 2
Bagan Alir Dokumen Sistem Informasi Akuntansi
Penerimaan Kas dengan non resep dari Penjualan Tunai pada
Apotek Adli Banjarmasin
Berdasarkan bagan alir dokumen penerimaan kas dari
penjualan tunai obat non resep yang berjalan pada Apotek Adli
fungsi penjualan pada bagian penjualan dapat dijelaskan sebagai
berikut :
a) Menerima order penjualan dari pembeli
b) Mencek stok obat
c) Jika ada maka bagian penjualan kembali ke pembeli, jika ada
Bagan 3
Bagan Alir Dokumen Sistem Informasi Akuntansi Penerimaan Kas dengan Resep dari Penjualan Tunai pada
Apotek Adli
Berdasarkan bagan alir dokumen penerimaan kas dari
penjualan tunai obat dengan resep yang berjalan pada Apotek Adli
dapat dijelaskan sebagai berikut :
a) Fungsi Penjualan
(1) Menerima resep dari pembeli.
(2) Menyerahkan resep kepada fungsi gudang.
(3) Menerima resep beserta obat yang diberikan oleh fungsi
gudang.
(4) Menerima uang dari pembeli.
(5) Mencatat ke dalam buku catatan penjualan dan menyimpan
resep.
b) Fungsi Gudang
(1) Menerima resep dari fungsi penjualan.
(2) Mencek ketersediaan obat.
Jika obat tidak tersedia maka resep dikembalikan ke fungsi
penjualan untuk diserahkan lagi ke pembeli oleh fungsi
penjualan.
(3) Menyerahkan obat beserta resep kepada fungsi penjualan.
8) Sistem Pengendalian Intern
Apotek Adli dalam struktur organisasi terdapat adanya
perangkapan fungsi pada bagian penjualan, bagian penjualan
merangkap fungsi penjualan, fungsi kas dan fungsi gudang.
b) Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan
(1) Nota penjualan tidak ada.
(2) Prosedur pencatatan masih manual di buku menjadi satu
dengan penjualan resep, yaitu :
a) Faktur dari pemasok
Faktur ini dibuat oleh pemasok. Faktur ini
digunakan untuk merekam berbagai informasi dan
sebagai bukti transaksi yang diperlukan oleh manajemen
mengenai pembelian.
Berikut adalah dokumen faktur pembelian dari
pemasok yang digunakan pada Apotek Adli
Gambar 2 Faktur pembelian dari pemasok
Sumber : Apotek Adli
b) Rekening – rekening yang dikeluarkan perusahaan
Rekening ini digunakan untuk merekam berbagai
informasi dan sebagai bukti transaksi yang diperlukan
oleh manajemen mengenai pengeluaran beban
operasional seperti rekening listrik, rekening telpon,
rekening air(PDAM), dll.
9) Catatan Akuntansi yang Digunakan
Apotek Adli tidak ada pencatatan akuntansi untuk pengeluaran
kas oleh karena itu sangat rawan akan terjadinya kecurangan.
10) Bagan Alir Dokumen (Flowchart)
Bagan alir dokumen yang berjalan pada Apotek Adli yaitu
Berikut bagan alir dokumen sistem informasi akuntansi
pengeluaran kas pada Apotek Adli :
Bagan 4
Bagan Alir Dokumen Sistem Informasi Akuntansi Pengeluaran kas pada Apotek Adli
Bagian Penjualan dan Bagian Gudang mulai Memesan barang ke pemasok Faktur pembelian Melakukan pembayaran ke pemasok Faktur Pembelian
Sumber : Apotek Adli (dibuat oleh penulis)
Berdasarkan bagan alir dokumen sistem informasi akuntansi
pengeluaran kas dari pembelian barang dagang pada Apotek Adli
dapat dijelaskan sebagai berikut :
(1) Memesan barang dagang ke pemasok
(2) Menerima faktur pembelian rangkap kedua
(3) Melakukan pembayaran ke pemasok
(4) Menyimpan faktur pembelian
(5) Faktur pembelian diserahkan kepada pimpinan
11) Sistem Pengendalian intern
a) Organisasi yang memisahkan fungsi secara tegas dan jelas
Tidak ada pemisahan tugas sehingga perangkapan tugas
yang terjadi seperti fungsi kas juga sebagai fungsi akuntansi.
b) Sistem otorisasi dan Prosedur Pencatatan
Pencatatan pengeluaran kas dalam laporan pembelian
didasarkan atas faktur pembelian yang di otorisasi oleh fungsi
kas dan fungsi akuntansi.
Setelah pembelian barang, maka barang selalu di cek
sesuai dengan faktur pembelian.
d) Mutu karyawan sesuai dengan tanggung jawab
Apotek Adli memiliki beberapa karyawan yang mampu
melaksanakan pekerjaan yang sesuai dengan tugas dan tanggung
jawabnya.
B. Pembahasan Hasil Penelitian
1. Permasalahan
a. Analisis Sistem Informasi Akuntansi Penerimaan Kas dari Penjualan
Tunai
1) Analisis Sistem Informasi Akuntansi Penerimaan Kas dari
Penjulan Tunai
Berdasarkan hasil penelitian dan beberapa data yang telah
penulis dikumpulkan, dapat diketahui bahwa sistem informasi
akuntansi penerimaan kas dari penjualan tunai pada Apotek Adli
yang diterapkan masih memiliki beberapa kelemahan, yaitu :
a) Informasi yang diperlukan manajemen
Adli untuk penerimaan kas dari penjualan tunai selama ini hanya
informasi mengenai buku penerimaan kas.
b) Fungsi yang terkait
Sistem penerimaan kas dari penjualan tunai pada Apotek
Adli terjadi perangkapan tugas oleh bagian penjualan yang
melaksanakan fungsi kas, fungsi penjualan, dan fungsi
akuntansi.
c) Jaringan prosedur yang membentuk sistem
Jaringan prosedur yang membentuk sistem pada Apotek
Adli sudah dapat dikatakan efektif, meliputi prosedur order
penjualan, prosedur penerimaan kas, prosedur penyerahan
barang dan prosedur pencatatan penjualan tunai.
d) Dokumen yang digunakan
Dokumen yang digunakan pada Apotek Adli masih
memiliki kekurangan, seperti tidak adanya laporan penjualan
yang lebih detail.
e) Catatan akuntansi yang digunakan
Catatan akuntansi yang digunakan pada Apotek Adli
dalam sistem informasi akuntansi penerimaan kas dari penjualan
tunai yaitu hanya berupa buku penerimaan kas.
f) Sistem pengendalian intern
Sistem pengendalian intern dari sistem informasi akuntansi
berjalan belum memenuhi unsur sistem informasi akuntansi
penerimaan kas dari penjualan tunai, yaitu :
(1) Organisasi yang memisahkan fungsi secara tegas dan jelas
Menurut analisis penulis, perangkaapan yang
dilakukan oleh bagian penjualan yang melakukan fungsi kas,
fungsi penjualan, dan fungsi akuntansi memungkinkan
terjadinya penyelewengan kas dari transaksi penjualan.
(2) Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan
Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan pada Apotek
Adli belum baik, karena masih manual mencatat di dalam
buku penerimaan kas.
(3) Praktik yang sehat dalam menjalankan tugas dan fungsi
setiap unit organisasi
Apotek Adli belum dilakukan perhitungan saldo kas
yang ada.
(4) Karyawan yang mutunya sesuai dengan fungsinya
Karyawan yang bekerja pada Apotek Adli sudah
memiliki fungsi dan tanggung jawab masing-masing
berdasarkan kemampuan yang mereka miliki.
2) Analisis Sistem Informasi Akuntansi Pengeluaran Kas
Berdasarkan hasil penelitian dan beberapa data yang telah
penulis kumpulkan, dapat diketahui bahwa sistem informasi
memiliki beberapa kelemahan, yaitu sebagai berikut :
a) Informasi yang diperlukan manajemen selama ini hanya berupa
data pemasok, data obat, informasi transaksi pembelian obat,
dan informasi beban-beban operasional perusahaan. Apotek
Adli masih belum memiliki informasi mengenai pembelian per
pemasok dan pembelian per tanggal. Informasi pembelian
barang dagang ini berkaitan erat dengan pengeluaran kas, karena
pengeluaran kas untuk pembelian barang dagang didapat dari
transaksi pembelian barang dagang, sehingga perusahaan juga
memerlukan informasi tentang data pembelian.
b) Fungsi yang terkait
Sistem informasi akuntansi pengeluaran kas untuk
pembelian barang dagang pada Apotek Adli melibatkan
fungsi-fungsi terkait, seperti fungsi-fungsi kas dan akuntansi. Dalam hal ini
terjadi perangkapan fungsi yaitu fungsi kas juga sebagai fungsi
akuntansi. Sehingga dalam fungsi-fungsi ini sering terjadi
pergantian fungsi dalam praktik kerjanya.
c) Jaringan prosedur yang membentuk sistem
Jaringan prosedur yang membentuk sistem informasi
akuntansi pengeluaran kas untuk pembelian barang dagang pada
Apotek Adli belum adanya prosedur pembuatan bukti kas
d) Dokumen yang digunakan
Dokumen yang digunakan Apotek Adli dalam sistem
informasi akuntansi pengeluaran kas belum memiliki Bukti Kas
Keluar (BKK).
e) Sistem pengendalian intern
Sistem pengendalian intern dari sistem informasi akuntansi
pengeluaran untuk pembelian barang dagang pada Apotek Adli
yang berjalan belum memenuhi unsur sistem informasi
akuntansi pengeluaran kas, yaitu :
(1) Organisasi yang memisahkan fungsi secara tegas dan jelas
Menurut analisis penulis, perangkapan yang dilakukan
oleh bagian penjualan yang melakukan fungsi penjualan,
fungsi kas dan fungsi akuntansi memungkinkan terjadinya
penyelewengan kas pada transaksi pembelian.
(2) Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan
Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan sudah cukup
baik.
(3) Praktik yang sehat dalam menjalankan tugas dan fungsi
setiap unit organisasi
Pengeluaran kas dengan jumlah yang besar belum
dilakukan dengan cek.
(4) Karyawan yang mutunya sesuai dengan fungsinya
memilliki fungsi dan tanggung jawab masing-masing
berdasarkan kemampuan yang mereka miliki.
2. Alternatif Pemecahan Masalah
a. Penerimaan Kas dari Penjualan Tunai yang Disarankan
Berdasarkan dari permasalahan yang telah diuraikaan, maka
penulis memberikan alternatif pemecahan masalah untuk sistem
penerimaan kas dari penjualan tunai sebagai berikut :
1) Informasi yang Diperlukan Manajemen yang Disarankan
Informasi yang diperlukan manajemen yang disarankan
penulis untuk sistem penerimaan kas dari penjualan tunai, yaitu :
a) Laporan penjualan per nota
b) Laporan penjualan per tanggal
c) Laporan penjualan keseluruhan
d) Laporan penjualan per jenis obat
e) Laporan penjualan per nama obat
2) Fungsi yang Terkait yang Disarankan
Fungsi yang terkait dalam sistem penerimaan kas dari
penjualan tunai yaitu fungsi penjualan, fungsi kas, fungsi akuntansi,
dan fungsi gudang. Fungsi gudang dilakukan oleh bagian gudang.
Fungsi kas, fungsi akuntansi dan fungsi penjualan dilakukan oleh
bagian penjualan.
3) Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem yang Disarankan
penjualan tunai yang disarankan adalah :
a) Prosedur Order Penjualan
Prosedur ini menerima order dari pembeli, melayani
pembeli, mengecek barang dengan menggunakan sistem
informasi. Prosedur ini dilaksanakan oleh bagian penjualan.
b) Prosedur Pemeriksaan Barang
Prosedur ini memeriksa barang sesuai keinginan pembeli,
jika sesuai maka transaksi dilanjutkan dengan menerima
pembayaran dari pembeli, jika tidak maka akan kembali kepada
pembeli. Prosedur ini dilaksanakan oleh asisten apoteker.
c) Prosedur Pencatatn Penjualan
Pada prosedur ini bagian admin akan bertugas mencatat
penjualan tunai yang terjadi dan mencocokan antara nota yang
ada dengan sejumlah kas yang telah diterima nya, sehingga
menghasilkan laporan penerimaan kas dari penjualan tunai yang
valid dan akan diserahkan kepada manajer keuangan.
4) Dokumen yang Disarankan
Dokumen yang disarankan untuk digunakan dari penjualan
tunai pada Apotek Adli adalah sebagai berikut :
a) Nota Penjualan
Dokumen ini dibuat oleh kasir sebagai bukti pembayaran
sebelumnya tidak ada nota penjualan. Berikut ini desain nota
yang di sarankan penulis untuk Apotek Adli :
Gambar 3 Nota Penjualan
Sumber : Dibuat oleh penulis
b) Laporan Penjualan Per Tanggal
digunakan sebagai transaksi penjualan harian maupun bulanan.
Laporan penjualan ini gunanya untuk melihat pelaksanaan
operasi penjualan dalam satu periode. Berikut desain laporan
penjualan yang disarankan penulis
Gambar 4
Laporan Penjualan per Tanggal
Sumber : Dibuat Oleh Penulis
c) Laporan Penjualan Per Nama Obat
Laporan penjualan per kategori ini digunakan untuk
mengetahui transaksi penjualan setiap nama obat. Berikut desain
Gambar 5
Laporan Penjualan per Nama Obat
Sumber : Dibuat Oleh Penulis
5) Bagan Alir Dokumen yang Disarankan
Bagan alir dokumen sistem informasi akuntansi penerimaan
kas dari penjualan tunai yang disarankan pada Apotek Adli.
Bagan 5
Bagan Alir Dokumen Sistem Informasi Akuntansi Penerimaan Kas dari penjualan tunai yang disarankan pada Apotek Adli
Sumber : Dibuat oleh Penulis
Berdasarkan bagan alir dokumen sistem informasi akuntansi
penerimaan kas dari penjualan tunai pada Apotek Adli dapat
dijelaskan sebagai berikut :
a) Kasir
Kasir memiliki tugas antara lain :
(2) Menginput data obat yang dibeli & membuat nota
(3) Melakukan transaksi penjualan menggunakan sistem
komputer
(4) Mencetak nota penjualan sebanyak 2 rangkap & Laporan
penjualan harian
(5) Menerima pembayaran dari pelanggan
(6) Memberi otorisasi dan membubuhkan cap toko
(7) Nota rangkap pertama di serahkan ke pembeli beserta obat
yang dibeli
(8) Nota rangkap kedua diarsipkan sementara berdasarkan
nomor urut
(9) Laporan penjualan harian di serahkan ke bagian keuangan
yang dicetak secara periodik
b) Bagian Keuangan
Bagian Keuangan memiliki tugas antara lain :
(1) Laporan Penjualan Harian telah diserahkan oleh kasir
(2) Memberikan otorisasi laporan penjualan harian
(3) Laporan penjualan harian diserahkan kepimpinan beserta
uang penjualan harian
6) Sistem Pengendalian Intern yang Disarankan
Sistem pengendalian intern dalam sistem informasi
akuntansi penerimaan kas dari penjualan tunai sebagai berikut :
Apotek Adli belum memisahkan fungsi yang tegas antara
para karyawannya, sehingga perlu penyesuaian untuk
beberapa bagian yang menjalankan suatu fungsi. Agar lebih
efektif dalam pembagian-pembagian tugas yang dilakukan
maka diperlukan sebuah program aplikasi yang terintegrasi
antar cabang yang nantinya akan memudahkan setiap fungsi
untuk menjalankan fungsi dan tanggung jawabnya.
b) Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan
(1) Nota diotorisasi oleh fungsi kas.
(2) Prosedur pencatatan menggunakan program aplikasi
penerimaan kas menggunakan Microsoft Visual Basic
2015 untuk menghasilkan laporan secara komputerisasi dengan sajian informasi.
c) Praktik yang Sehat Dalam melaksanakan Tugas dan Fungsi
Setiap Unit Organisasi
Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi
setiap unit organisasi yang disarankan adalah :
(1) Pimpina melakukan pengecekan jumlah kas yang diterima
dengan laporan penjualan.
(2) Melakukan perhitungan jumlah kas yang ada ditangan
fungsi kas secara periodik dan secara mendadak oleh
pimpinan.
Penulis menyarankan penggunaan program aplikasi
penerimaan dan pengeluaran kas menggunakan Microsoft
Visual Basic 2015. Untuk itu, Penulis perlu memberikan arahan penggunaan program aplikasi tersebut kepada bagian
penjualan, asisten apoteker dan pimpinan.
b. Pengeluaran Kas yang Disarankan
Berdasarkan permasalahan yang telah diuraikan, maka penulis
akan memberikan alternatif pemecahan masalah untuk sistem informasi
akuntansi pengeluaran kas pada Apotek Adli :
1) Infomasi yang diperlukan manajemen yang disarankan penulis
untuk sistem pengeluaran kas, yaitu :
a) Laporan pembelian per nota
b) Laporan pembelian per tanggal
c) Laporan pembelian keseluruhan
d) Laporan pembelian per jenis obat
e) Laporan pembelian per nama obat
2) Fungsi Terkait yang Disarankan
Fungsi yang terkait dalam sistem informasi akuntansi
pengeluaran kas pada Apotek Adli yaitu fungsi kas dan akuntansi
yang bertanggung jawab untuk melakukan pengeluaran kas dan
pencatatan pengeluaran kas serta membuat laporan.
3) Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem yang Disarankan
akuntansi pengeluaran kas untuk pembelian barang dagang
pelaksanaan prosedurnya berdasarkan pada diagram alir data yang
disarankan. Adapun prosedur yang disarankan untuk Apotek Adli :
a) Prosedur Pengeluaran Kas
Pada prosedur ini fungsi kas untuk membuat bukti kas
keluar sebanyak dua rangkap. Rangkap pertama diserahkan ke
pemasok dan rangkap kedua di arsip secara permanen.
b) Prosedur Pencatatan Pengeluaran Kas
Prosedur ini setelah fungsi kas membuat bukti kas keluar,
dibuatlah laporan pengeluaran kas oleh fungsi kas menggunakan
program aplikasi.
4) Dokumen yang Disarankan
Dokumen yang disarankan untuk digunakan pada pengeluaran
kas pada Apotek Adli adalah sebagai berikut :
a) Laporan Pembelian Pertanggal
Dokumen ini dibuat oleh bagian keuangan. Dokumen ini
digunakan sebagai transaksi pembelian harian maupun bulanan.
Laporan pembelian ini gunanya untuk melihat pelaksanaan
operasi pembelian dalam satu periode.
b) Laporan Pembelian Per Nama Obat
Laporan pembelian per nama obat ini digunakan untuk
mengetahui transaksi pembelian setiap nama obat.
Laporan pembelian per pemasok ini digunakan untuk
mengetahui transaksi pembelian setiap pemasok.
5) Bagan Alir Dokumen yang disarankan
Bagan alir dokumen sistem informasi akuntansi pengeluaran
kas yang disarankan pada Apotek Adli :
Bagan 6
Bagan Alir Dokumen Sistem Informasi Akuntansi Pengeluaran Kas pada Apotek Adli yang Disarankan
Sumber : Diolah oleh Penulis
Berdasarkan bagan alir dokumen pengeluaran kas dari
pembelian tunai pada Apotek Adli yang disarankan dapat dijelaskan
sebagai berikut :
(1) Menerima faktur pembelian / rekening biaya operasional
(2) Membuat bukti kas keluar
(3) Transaksi pengeluaran kas
(4) Mencetak bukti kas keluar sebanyak 2 rangkap
(6) Bukti kas keluar rangkap kedua diarsipkan secara permanen
sesuai nomor bukti kas keluar
(7) Mencetak laporan pengeluaran kas secara periodik
(8) Laporan pengeluaran kas diserahkan kepimpinan
6) Sistem Pengendalian Intern yang Disarankan
Sistem pengendalian intern dalam sisitem informasi akuntansi
penerimaan kas dari piutang sebagai berikut :
a) Organisasi yang memisahkan fungsi secara tegas dan jelas
Apotek Adli belum memisahkan fungsi yang tegass antara
para karyawannya, sehingga perlu penyesuaian untuk beberapa
bagian yang menjalankan suatu fungsi. Agar lebih efektif dalam
pembagian – pembagian tugas yang dilakukan maka diperlukan
sebuah program aplikasi yang yang terintegrasi antar cabang
yang nantinya akan memudahkan setiap fungsi untuk
menjalankan fungsi dan tanggung jawabnya.
b) Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan
(1) Nota diotorisasi oleh fungsi kas
(2) Prosedur pencatatan menggunakan Microsoft Visual Basic
2015 untuk menghasilkan laporan secara komputerisasi dengan sajian informasi yang akurat dengan tingkat
kecermatan dan efisiensi terhadap penampilan informasi.
c) Praktik yang Sehat Dalam Melaksanakan Tugas dan Fungi
(1) Pimpinan melakukan pengecekan jumlah kas yang diterima
dengan laporan penjualan.
(2) Melakukan perhitungan jumlah kas yang ada ditangan fungsi
kas secara periodik dan secara mendadak oleh pimpinan.
d) Karyawan yang Mutunya Sesuai dengan Tanggungjawanmya
Penulis menyarankan penggunaan program aplikasi
penerimaan dan pengeluaran kas menggunakan Microsoft Visual
Basic 2015. Untuk itu, Penulis perlu memberikan arahan penggunaan program aplikasi tersebut kepada bagian penjualan,
asisten apoteker dan pimpinan.
b. Sistem Informasi Akuntansi Penerimaan Kas pada Apotek Adli yang
disarankan
Tabel basis data yang digunakan dalam mendesain sistem
informasi akuntansi penerimaan dan pengeluaran kas pada Apotek
Adli
Tabel 1 Tabel Unnormalisasi
No Nama Field No Nama Field
1 kodeobatlenny 15 alamatpemasoklenny 2 namaobatlenny 16 telponpemasoklenny 3 tanggalkadaluarsalenny 17 nonotapembelianlenny 4 kodejenisobatlenny 18 tanggalbelilenny 5 jenisobatlenny 19 kodepenggunalenny 6 kodekategoriobatlenny 20 kuantitaslenny 7 kategoriobatlenny 21 nonotapenjualanlenny 8 kodesatuanobatlenny 22 tanggaljuallenny 9 satuanobatlenny 23 kodekasirlenny 10 hargabelilenny 24 bayarlenny 11 hargajuallenny 25 namapenggunalenny 12 stokobatlenny 26 sandilenny 13 kodepemasoklenny 27 jabatanlenny 14 namapemasoklenny Sumber : Penulis
a) Bentuk Normal Pertama (1NF)
Bentuk normal pertama yaitu nilai untuk semua data
adalah atomic, yang artinya data tersebut tidak bisa dibagi-bagi
lagi menjadi unit-unit yang lebih kecil dan nilai berulang.
Contohnya pada tbpemasoklenny terdapat namapemasoklenny
dan alamatpemasoklenny, dimana atribut tersebut tidak dapat
dibagi bagi menjadi unit yang lebih kecil.
b) Bentuk normal kedua (2NF)
Sebuah tabel bentuk normal kedua menyatakan tabel
tetapi tidak pada 2NF sebuah tabel relasional berada pada bentuk
normal kedua jika dia berada pada 1NF dan setiap kolom bukan
kunci yang sepenuhnya tergantung dengan kunci utama.
Contohnya data namaobatlenny, tanggalkadaluarsalenny,
jenisobatlenny, satuanobatlenny, kategoriobatlenny,
stokobatlenny, hargajuallenny, hargabelilenny, bergantung
penuh pada kunci relasi kodeobatlenny pada tabel tbobatlenny.
c) Bentuk normal ketiga (3NF)
Bentuk normal ketiga mengharuskan semua kolom pada
tabel relasional tergantung hanya pada kunci utama. Sebuah
tabel relasional berada pada bentuk normal ketiga jika tabel
sudah berada pada 2NF dan setiap kolom yang bukan kunci tidak
tergantung secara transitif pada kunci utamanya. Contohnya
pada tbdpenjualanlenny terdapat kolom bukan kunci
kuantitaslenny, kolom tersebut tergantung sepenuhnnya pada
kunci utama nonotapenjualanlenny dan kodeobatlenny.
Selain telah memenuhi syarat bentuk normal ketiga (3NF)
diatas, maka relasi antar tabel tersebut memenuhi
anomali-anomali berikut :
(1) Anomali Penyisipan (Insertion)
Anomali penyisipan merupakan error atau kesalahan
yang terjadi akibat operasi penyisipan record pada sebuah
kodeobatlenny yang berisi KD001 dan KD002 anomali
insertion akan terjadi jika pada tbdpenjualanlenny yang atributnya kodeobatlenny diisi oleh KD003, dengan relasi ini
maka anomali dapat dicegah karena penyisipan KD003
tersebut akan ditolak oleh relasi
(2) Anomali Penghapusan
Anomali penghapusan merupakan error atau kesalahan
yang terjadi akibat operasi penghapusan terdapat record atau
sebuah relasi. Misalnya tabel tbobatlenny terdapat atribut
kodeobatlenny yang berisi KD001 dan KD002 Anomali
penghapusan akan terjadi pada tabel tbobatlenny yang
atributnya kodeobatlenny yaitu A002 dihapus, tetapi A002
pada atribut tbdpenjualanlenny masih ada, dengan relasi ini
maka anomali dapat dicegah karena penghapusan A002 akan
ditolak oleh relasi atau A002 juga terhapus pada
tbdpenjualanlenny.
(3) Anomali Modifikasi (Update)
Anomali Modifikasi merupakan kesalahan yang terjadi
akibat perubahan record dari sebuah relasi. Misalnya tabel
tbobatlenny terdapat atribut kodeobatlenny yang berisi A001
dan A002 Anomali update akan terjadi jika pada tabel
tbdpenjualanlenny yang atributnya kodeobatlenny di update
dicegah karena modifikasi A003 pada tbdpenjualanlenny
akan ditolak oleh relasi ini.
2) Sistem Basis Data (SBD)
a) Desain Basis Data Secara Logika
Penambahan kata lenny pada setiap nama tabel dan
nama field merupakan identifikasi nama penulis dalam
mengerjakan tugas akhir. Hal ini dimaksudkan untuk
mengurangi potensi terjadinya copy paste dalam pembuatan
program aplikasi. Penambahan kata lenny tersebut sesuai
dengan yang telah dianjurkan oleh pembimbing pada saat
bimbingan Tugas Akhir. Berikut ini akan penulis tampilkan
diagram relasi antar tabel yang dapat dilihat pada gambar
Gambar 6 Relasi Antar Tabel
Sumber : Penulis
Penjelasan dari gambar relasi antar tabel pada gambar di atas
adalah sebagai berikut :
(1) Tabel tbobatlenny
Tabel tbobatlenny digunakan untuk menyimpan
data obat dan memasukan data obat baru saat melakukan
pembelian. Tabel ini memiliki jenis relasi one to many ke
tbdpembelialenny dan tbdpenjualanlenny dengan field
kunci kodeobatlenny.
(2) Tabel tbpemasoklenny
Tabel tbpemasoklenny digunakan untuk
menyimpan data pemasok dan memasukan data pemasok
tbhpembelianlenny dengan field kunci
kodepemasoklenny.
(3) Tabel tbhpembelianlenny
Tabel tbhpembelianlenny digunakan untuk
menyimpan data transaksi pembelian. Tabel ini memiliki
jenis relasi one to many ke tabel tbdpembelianlenny
dengan field kunci utama nonotapembelianlenny serta
kunci tamu kodepemasoklenny.
(4) Tabel tbdpembelianlenny
Tabel tbdpembelianlenny digunakan untuk
menyimpan data pembelian. Tabel ini memiliki dua
kunci yang merupakan compound key yaitu
nonotapembelianlenny dan kodeobatlenny sehingga
tabel ini memiliki dua relasi one to many yaitu :
(a) Relasi one to many dengan tabel tbobatlenny yang
berarti satu namaobatlenny bisa mempunyai banyak
detail ke tbdpembelianlenny.
(b) Relasi one to many dengan tabel tbhpembelianlenny
yang berarti satu nonotapembelianlenny bisa
memiliki banyak detail ke tabel tbdpembelianlenny
atau tidak boleh ada lebih dari satu
nonotapembelianlenny dalam tbdpembelianlenny.
Tabel tbhpenjualanlenny digunakan untuk
menyimpan data transaksi penjualan. Tabel ini memiliki
jenis relasi one to many ke tabel tbdpenjualanlenny
dengan field kunci utama nonotapenjualanlenny.
(6) Tabel tbdpenjualanlenny
Tabel tbdpenjualanlenny digunakan untuk
menyimpan data penjualan. Tabel ini memiliki dua kunci
yang merupakan compound key yaitu
nonotapenjualanlenny dan kodeobatlenny, sehingga
tabel ini memiliki dua relasi one to many yaitu :
(a) Relasi one to many dengan tabel tbobatlenny yang
berarti satu namaobatlenny bisa mempunyai banyak
detail ke tabel tbdpenjualanlenny
(b) Relasi one to many dengan tabel tbhpenjualanlenny
yang berarti satu nonotapenjualanlenny bisa
memiliki banyak detail ke tabel tbdpenjualanlenny
atau tidak boleh ada lebih dari satu
nonotapenjualanlenny dalam tabel
tbdpenjualanlenny.
b) Desain Basis Data Secara Fisik
(1) Tabel Obat
Nama Tabel : tbobatlenny
Jumlah Field : 12
Fungsi : untuk menyimpan data obat
Gambar 7 Tabel Obat
Sumber : Dibuat Oleh Penulis
(2) Tabel Pemasok
Nama Tabel : tbpemasoklenny
Kunci Utama : kodepemasoklenny
Jumlah Field : 4
Gambar 8 Tabel Pemasok
Sumber : Dibuat Oleh Penulis
(3) Tabel Header Pembelian
Nama Tabel : tbhpembelianlenny
Kunci Utama: nonotapembelianlenny
Jumlah Field: 4
Fungsi : Untuk menyimpan data header pembelian
Gambar 9
Tabel Header Pembelian
Sumber : Dibuat Oleh Penulis
(4) Tabel Detail Pembelian
Nama Tabel : tbdpembelianlenny
Kunci Utama : nonotapembelianlenny
Jumlah Field : 5
Gambar 10 Tabel Detail Pembelian
Sumber : Dibuat Oleh Penulis
(5) Tabel Header Penjualan
Nama Tabel : tbheaderpenjualanlenny
Kunci Utama : nonotapenjualanlenny
Jumlah Field : 4
Fungsi : untuk menyimpan data header pembelian
Gambar 11 Tabel Detail Pembelian
Sumber : Dibuat Oleh Penulis
(6) Tabel Detail Penjualan
Nama Tabel : tbdpenjualanlenny
Kunci Utama : nonotapenjualanlenny
Jumlah Field : 5
Fungsi : umtuk menyimpan data penjualan
Gambar 12 Tabel Detail Penjualan
Sumber : Dibuat Oleh Penulis 3) User Interface
Program aplikasi penerimaan dan pengeluaran kas dibuat
oleh penulis dengan menggunakan Microsoft Visual Basic 2015
sebagai front end. Pada program ini penulis membuat beberapa
form master, form transaksi dan form laporan.
(1) Form Login
Form login merupakan form yang muncul pertama kali
saat menjalankan program. Berikut tampilan form login :
Gambar 13 Form Login
Sumber : Dibuat Oleh Penulis (2) Form Menu Utama
Menu utama merupakan tampilan setelah form
progam kepada user. Menu utama terdiri dari sub-sub
menu utama seperti menu master, menu transaksi,
menu laporan dan menu pengaturan. Adapun desain
menu dan sub menu dapat dilihat sebagai berikut :
Gambar 14 Form Menu Utama
Sumber : Dbuat Oleh Penulis
(3) Form Master Data
Form master terdiri dari 2 form, fungsi setiap
master yaitu sebagai penginputan data. Adapun
master-master yang digunakan adalah :
(a) Form Master Obat
Form master obat berfungsi untuk
menginputkan data dari obat dan tabel yang
diperlukan adalah tabel tbobatlenny. Berikut ini
Gambar 15 Form Master Obat
Sumber : Dibuat Oleh Penulis
(b) Form Master Pemasok
Form master pemasok berfungsi untuk
menginputkan data pemasok dan tabel yang
digunakan tbpemasoklenny. Berikut ini form
Gambar 16 Form Pemasok
Sumber : Dibuat Oleh Penulis (4) Form data transaksi
(a) Form Penjualan
Form penjualan merupakan form yang
digunakan untuk transaksi dari penjualan tunai.
Bagian kasir bertugas melakukan transaksi dari
penjualan tunai. Berikut tampilan transaksi dari
penjualan tunai
Gambar 17 Form Transaksi Penjualan
Sumber : Dibuat Oleh Penulis
Form pembelian digunakan untuk transaksi
pembelian obat yang dilakukan oleh asisten
apoteker. Berikut tampilan form pembelian :
Gambar 18
Form Transaksi Pembelian
Sumber : Dibuat Oleh Penulis
(5) Laporan
(a) Laporan Master Data
Laporan master data merupakan laporan
data-data yang diinput, salah satu contohnya laporan
data obat yang berfungsi sebagai informasi data
obat untuk transaksi penjualan dan pembelian.
Gambar 19 Laporan Master Data Obat
Sumber : Dibuat Oleh Penulis
(b) Laporan Transaksi Penjualan
Laporan transaksi penjualan merupakan
laporan data-data yang diinput, salah satu
contohnya laporan transaksi penjualan yang
berfungsi sebagai informasi transaksi penjualan.
Gambar 20 Laporan Penjualan
Sumber : Dibuat Oleh Penulis
(c) Laporan Transaksi Pembelian
Laporan transaksi pembelian merupakan
laporan data-data yang diinput, salah satu
contohnya laporan transaksi pembelian yang
