2.2. APLIKASI TABUNGAN (SAVING DEPOSIT APPLICATION SYSTEM)
Kegiatan yang bisa menggunakan sistem aplikasi tabungan secara umum terdiri dari pembukaan rekening, transaksi proses akhir hari beserta posting otomatis ke General Leger dan proses akhir bulan serta pemeliharaan terhadap file master, file parameter dan file transaksi.
1. Contoh Program dan Sistem File
Sistem aplikasi Tabungan merupakan kumplan program atau instruksi yang saling berhubungan satu sama lain. Seperti apliaksi General Ledger, program yang terpasang di mesin operasional adalah yang sudah di-compile sehingga merupakan object program atau executable file.
Object Program
Object program secara umum merupakan proses-proses perhitungan atau pencatatan data yang berkaitan dengan pengelolaan Tabungan. Contoh program-program yang ada pada sistem aplikasi Tabungan dapat dilihat di bawah ini.
Membuka Sistem TAB_001.OVL
Menutup Sistem TAB_002.OVL
Mengganti Tanggal TAB_003.OVL
Menu Cash Officer TAB_M1.OVL
Menu Head Teller TAB_M2.OVL
Menu Teller TAB_M3.OVL
Menu Rekening Khusus TAB_M4.OVL
Operasional Sistem Aplikasi 18
Menu Akhir Hari TAB_M5.OVL
Menu Akhir Bulan TAB_M6.OVL
Sistem File
Data yang diolah atau hasil pengolahannya yang dilakukan oleh program- program, tersimpan dalam bentuk file-file data. Beberapa contoh file yang digunakan pada sistem aplikasi berdasarkan jenis filenya dapat dilihat pada tabel 2.1. berikut :
Tabel 2.1. Sistem File
GRCIF.DBF Data Nasabah
TAB.DBF File Rekening Nasabah
UPD.DBF File Perubahan Rekening Nasabah
DTF.DBF Data Nasabah
TABBVL.DBF File Rekening Nasabah
SYS.DBF Data Nasabah
TBL.DBF File Rekening Nasabah
BTS.DBF File Perubahan Rekening Nasabah
TABL.DBF Tabel % Bunga
GROFF.DBF Data Account Officer
GRMILIK.DBF Tabel Golongan Kepemilikan GRSEQ.DBF Counter Jumlah Nomor Rekening GRNUMBER.DBF Counter Jumlah Nasabah
PAR.DBF File Parameter Cabang
SISTIM.DBF File Control Tanggal Sistem dan Kode Aktifitas Aplikasi GRGL.DBF Hasil Pembuatan Transaksi GL
GRGLDES.DBF Hasil Pembuatan Transaksi GL
2. Pengguna Sistem
Pengguna sistem aplikasi Tabungan harus mempunyai kewenangan atau otoritas yang ditetapkan berdasarkan kebijakan manajemen. User_ID yang digunakan dalam aplikasi Tabungan dibuat sesuai dengan kebutuhan dari setiap kantor cabang yang ada, yang dilengkapi dengan sistem password, termasuk tingkatan otoritasnya. Contoh daftar pengguna sistem aplikasi dapat dilihat pada Tabel 2.2. berikut.
Tabel 2.2. Tabel User_ID
User_ID Keterangan
T01 Cash Officer
T02 Head Teller
T03 Customer Service
T04 Teller_1
T05 Teller_2
T06 Teller_3
T07 EDP
Operasional Sistem Aplikasi 20
MENU OPERASIONAL SISTEM APLIKASI TABUNGAN
MENU CASH OFFICER
Mengganti Password
Pemeliharaan Batasan Wewenang
Blokir / Aktif / Tutup Rekening
Pemeliharaan File Cabang Update Persen Bunga Cek Saldo
Penyesuaian Saldo Membuat Transaksi GL Cetak Transaksi GL per Nomor Rekening
Cetak Transaksi GL per nota Posting Transaksi GL
MENU HEAD TELLER
Mengganti Password Informasi Nama dan Alamat
Pemeliharaan File Nasabah
Pemeliharaan Nomor Rekening
pemeliharaan Tabel Kode Transaksi
Pemeliharaan File Persen (%) Tambahan)
Daftar Rekening Menghapus Transaksi Mencetak Saldo Mundur Reset Kliring
MENU TELLER
Mengganti Password Pembukaan Rekening Transaksi
Informasi Nasabah Informasi Nomor R/K Terakhir
Informasi Lengkap Nomor Rekening
Informasi Transaksi Nomor Rekening
MENU REKENING KHUSUS
Pembukaan Rekening Khusus
Pemeliharaan Rekening Khusus
Daftar Pembukaan Rekening Khusus
Daftar Penutupan Rekening Khusus
Daftar Rekening Khusus yang Diblokir
Daftar Gaji Rekening Khusus
Posting Gaji Rekening Khusus ke Rekening Tabungan
Mengganti Password Input Gaji Rekening Khusus
MENU AKHIR HARI
Daftar Pembukaan Rekening R/K
Daftar Penutupan R/K Daftar Rekening yang Diblokir
Daftar R/K yang Tidak Aktif
Daftar Nama dan Alamat Daftar Mutasi Harian per Teller
Daftar Mutasi Harian Daftar Mutasi Periode Daftar Mutasi yang Dihapus
Daftar Posisi Saldo Daftar Setoran Kliring Daftar Bunga sampai dengan Hari Ini
Rekap Kode Transaksi Daftar Perubahan Data Nasabah
Daftar Back Value Proses Akhir Hari
MENU AKHIR BULAN
Daftar Biaya Administrasi Perhitungan Akhir Bulan Daftar Bunga
Print Kredit Nota (BNG) Print Debet Nota PPh23 Print Debet Biaya Adm.
Daftar Kupon Daftar Biaya Materai Daftar Sandi 07 Cetak Salinan Rekening Proses Akhir Bulan
Gambar 2.5. Contoh Struktur Menu pada Sistem Aplikasi Tabungan
3. Struktur Menu
Aktifitas, kegiatan, atau proses pengelolaan Tabungan tercermin dalam struktur menu sistem aplikasi. Struktur menu tersebut biasanya berlapis, misal menu utama dan sub menu, dengan didasarkan pengelompokan aktifitas atau proses yang sejenis dan terkait dengan pembagian tugas dan wewenang pengguna sistem. Dalam pengoperasian sistem ini, tidak ada pengguna yang bisa menggunakan seluruh menu yang tersedia, tetapi sesuai dengan batasan wewenangnya masing-masing, misalnya seorang Teller tentunya tidak bisa menggunakan aktifitas untuk proses akhir hari.
Penjelasan lengkap mengenai hal tersebut akan dibahas lebih mendalam di materi pengamanan dan pengendalian aplikasi.
Salah satu contoh struktur menu pada sistem aplikasi Tabungan sebuah bank dapat dilihat pada gambar 2.5. di atas.
4. Prosedur-prosedur a. Prosedur Awal Hari
Kegiatan awal hari adalah pembukaan sistem yang dilakukan pada saat awal digunakan sistem aplikasi yaitu penentuan tanggal kerja berikutnya dan kegiatan ini harus dilakukan oleh dua orang yang mempunyai otoritas sebagai teller yang membuka sistem dan otoritas tertinggi (otorisasi 1) sebagai pengesahan buka sistem. Penentuan tanggal kerja berikutnya dilakukan untuk menghindari hari libur
Operasional Sistem Aplikasi 22
sehingga pada hari libur tidak perlu melakukan prosedur awal sampai prosedur akhir hari dan secara otomatis telah dilakukan pada tanggal kerja sebelumnya.
Gambar 2.6. Prosedur Awal Hari
Bila hari libur merupakan tanggal terakhir pada bulan bersangkutan maka proses akhir bulan dilakukan pada hari kerja sebelumnya tetapi
Mulai
Sistem sudah dibuka ?
Reset Kliring
(Menu Head Teller no. 10)
Tolakan Ada kliring ?
Transaksi Buka Sistem
% Bunga
Berubah ? Ubah % Bunga
Selesai
semua perhitungan bunga berdasrkan jumlah hari dalam bulan bersangkutan. Setelah sistem dibuka maka dilanjutkan dengan reset kliring yaitu mengefektifkan transaksi kliring dan input transaksi tolakan kliring bila ada. Alur kerja prosedur awal hari dapat dilihat pada Gambar 2.6.
b. Pembukaan Rekening
Prosedur pembukaan rekening dilakukan bila nsabah belum mempunyai nomor rekening atau ingin mempunyai nomor rekening lebih dari satu. Pembukaan rekening ada dua macam yaitu rekening biasa dan rekening khusus (untuk pembayaran gaji). Pembukaan rekening dilakukan oleh customer service yang disahkan oleh Account Officer.
c. Transaksi
Transaksi dilakukan setelah dilakukan pada saat pembukaan rekening sebagai setoran awal dan transaksi setoran atau penarikan. Untuk rekenig khusus penambahan saldo rekening akibat pembayaran gaji.
Ada beberapa transaksi yang memerlukan persetujuan atau diotorisasi pada aplikasi Tabungan seperti saldo kurang akibat transaksi penarikan melebihi saldo efektif dan persetujuan akibat seorang Teller
Gambar 2.7. Flowchart Transaksi
Operasional Sistem Aplikasi 24
Mulai
Buka Terminal (Teller)
mempunyai batasan wewenang penarikan lebih kecil dari transaksi penarikan. Alur kerja prosedur transaksi dapat dilihat pada Gambar 2.7.
d. Proses Akhir Hari
Proses yang dilakukan setelah seluruh transaksi yang terjadi pada hari itu diinput dengan benar sehingga dapat diktahui saldo efektif setiap
Ya
Tidak Tidak
Tidak Ya Tidak
Tidak
Tidak
Ya Ya
Tidak Ya
Tidak Masuk Menu Teller No. 3
(Transaksi) Masukkan No. Rekening
No.
Rekening Pembukaan
Rekening
Masukkan Transaksi
Data sudah Saldo
Kurang Ada
Kliring
D
Transaksi dibatalkan
C
Ada Hold amount /
saldo minimum
transaksi Ada lagi dgn norek yang D
Transaksi melebihi wewenang?
E
Persetujuan dari Head Teller/
Cash Officer Tidak
transaksi Ada lagi dgn norek yang Selesai
D C Ya
E
rekening, total mutasi debet dan mutasi kredit. Bila ada transaksi yang tidak benar harus dilakukan perbaikan dengan cara menghapus transaksi yang salah dan menginput transaksi yang benar. Jika tidak ada kesalahan maka dilanjutkan dengan melakukan posting transaksi ke General Ledger sehingga perubahan total saldo di setiap cabang langsung dapat dilihat pada aplikasi General Ledger beserta total per jenis transaksi dan yang terjadi pada aplikasi Tabungan dapat dilihat juga. Alur kerja prosedur akhir hari dapat dilihat pada gambar 2.8.
e. Proses Akhir Bulan
Pada proses akhir bulan merupakan proses perhitungan bunga dan pajak serta administrasi. Sebelum melakukan perhitungan bunga, perlu diperhatikan apakah ada perubahan % bunga baik untuk per nomor rekening maupun seluruh nomor rekening. Alur kerja prosedur akhir hari dapat dilihat pada gambar 2.9.
Gambar 2.8. Flowchart Proses Akhir Hari
Operasional Sistem Aplikasi 26
A
Backup sebelum Proses Akhir Hari
Cetak Total Rekap Kode Transaksi (Menu 5,13)
Cetak Detail Transaksi Harian (Menu 5,7/13)
Buat Transaksi GL (Menu 1,8) Mulai
Daftar Mutasi Harian Per Teller (Menu 5,6)
(Menu 6,1) Daftar Mutasi Harian
(Menu 5,7) (Menu 6,1) Daftar Mutasi yang Dihapus (Menu 5,9)
(Menu 6,1)
Rekap Kode Transaksi (Menu 5,13)
(Menu 6,1)
Tidak
Ya
Tidak Tidak
Ya Ya
Tidak
Ya
Tidak
Tidak Tidak
Ya Ya
Ya
Mulai
Cetak Biaya Adm.
(Menu 6,1) Cek Saldo
Ada transaksi back value?
Cocokkan Saldo dengan
Transaksi A
Lihat Daftar Back Value (Menu 5,15)
Ada yang salah?
Bandingkan Saldo Efektif Penyesuaian Saldo
(Menu 1,7)
Pemeliharaan No.
Rekening (Menu 2,4)
Cetak Transaksi GL per No.
Rekening (Menu 1,9) (Menu 1,8)
Cetak Transaksi GL per Nota (Menu 1,10)
(Menu 1,8)
Posting Transaksi GL (Menu 1,11)
(Menu 1,8)
Posting Berhasil
Proses Akhir Hari (Menu 5,13)
Back Up
Selesai
Sudah proses akhir hari?
Biaya Adm sudah
% Bunga berubah
Pemeliharaan File
% Tabel Bunga (Menu 2,6)
A
Cetak Total Saldo (Menu 5,10)
Cetak Daftar Bunga (Menu 5,3)
Proses Akhir Bulan (Menu 6,11)
Back Up
Selesai Proses
Akhir Hari Data
Benar ?
Perbaiki Data / Transaks
i
Gambar 2.9. Flowchart Proses Akhir Bulan
Operasional Sistem Aplikasi 28
Back up
Perhitungan Akhir Bulan (Menu 6,2)
Cetak Salinan R/K (Menu 6,10)
A
