PROTOKOL NOTARIS DIKAITKAN DENGAN PEMUSNAHAN ARSIP MENURUT UNDANG- UNDANG NOMOR 43 TAHUN 2009 TENTANG
KEARSIPAN DAN MENURUT DOKTRIN
TESIS
Diajukan Untuk Memperoleh Gelar Magister Kenotariatan Pada Program Studi Magister Kenotariatan Fakultas Hukum Universitas Sumatera Utara
Oleh
Novrida Fauziyah Nasution 167011146/M.Kn
PROGRAM STUDI MAGISTER KENOTARIATAN FAKULTAS HUKUM
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN
2018
Telah diuji pada
Tanggal : Desember 2018
PANITIA PENGUJI TESIS
Ketua : Dr. Suprayitno, S.H, M.kn
Anggota : 1. Dr. Henry Sinaga, S.H, Sp.N, M.Kn
2. Dr. T. Keizerina Devi Azwar, S.H, C.N, M.Hum 3. Dr. Rudi Haposan, S.H, M.Mkn
4. Dr. Tony, S.H, M.Kn
PROTOKOL NOTARIS DIKAITKAN DENGAN PEMUSNAHAN ARSIP MENURUT UNDANG-UNDANG NOMOR 43 TAHUN 2009 TENTANG
KEARSIPAN DAN MENURUT DOKTRIN ABSTRAK
Protokol Notaris adalah kumpulan dokumen yang merupakan Arsip Negara yang harus disimpan dan dipelihara oleh Notaris sebagaimana ditentukan dalam Pasal 1 angka 13 Undang-Undang Nomor 2 Tahun 2014 tentang perubahan atas Undang-Undang Nomor 30 Tahun 2004 tentang Jabatan Notaris. Pengaturan Kearsipan sebagaimana dalam Undang-Undang Kearsipan tidak mengatur penyelenggaraan kearsipan protokol sebagai Arsip Negara. Hal ini menimbulkan ketidakpastian hukum bagi notaris dalam menyimpan dan memelihara Protokol Notaris. Maka dari itu penelitian ini dilakukan. Penelitian dilakukan untuk mengetahui bagaimana Protokol Notaris dikaitkan dengan Pemusnahan Arsip menurut Undang-Undang Nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan dan doktrin, apa saja urgensi dari pemusnahan Protokol Notaris, dan bagaimana pertanggungjawaban Notaris terhadap Protokol Notaris apabila dimusnahkan.
Teori yang digunakan dalam penelitian ini adalah Teori Tanggung Jawab Hukum dan Kepastian Hukum, jenis penelitian tesis ini merupakan penelitian normatif yang bersifat deskriptif analitis, dimana pendekatan terhadap permasalahan dilakukan dengan mengkaji Undang-Undang Nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan, Undang-Undang Nomor 2 Tahun 2014 tentang perubahan atas Undang-Undang Nomor 30 Tahun 2004 tentang Jabatan Notaris, serta didukung oleh hasil wawancara kepada Ketua Majelis Pengawas Daerah Kota Medan dan 3 orang Notaris.
Dari hasil penelitian ini diketahui menurut Doktrin bahwa Daluwarsa Arsip itu paling lama 30 tahunsehingga setelah lewat waktu itu, Arsip tidak bermakna lagi sebagai alat bukti yang sah di Pengadilan. Jadi, hal yang sia-sia jika arsip tersebut tetap dipertahankan padahal sudah melewati jangka waktu tertentu (daluwarsa) dan banyaknya kendala yang harus dihadapi Notaris pemegang Protokol Notaris merupakan urgensi yang mengharuskan untuk dilakukannya pemusnahan terkait Protokol Notaris merupakan Arsip Negara.Berdasarkan hasil penelitian tersebut saran yang dapat diberikan adalahsebaiknya Protokol Notaris yang dikaitkan dengan pemusnahan arsip menurut Undang-Undang nomor 43 tahun 2009 tentang kearsipan diatur dengan jelas di dalam Undang-Undang Kearsipan terkait jadwal retensi arsip Protokol Notaris sehingga Protokol Notaris yang sudah lewat batas Daluwarsa Arsip dapat dimusnahan dan notaris pemegang Protokol Notaris mendapatkan kepastian hukum.
Kata Kunci:Notaris, Protokol Notaris dan Pemusnahan Arsip.
NOTARIAL PROTOCOLS RELATED TO ARCHIVE REMOVAL ACCORDING TO LAW NO. 43/2009 ON FILING AND
TO DOCTRINE ABSTRACT
Notarial protocols are a set of documents as a State Archive which has to be kept and maintained by a Notary, based on Article 1, figure 13 of LawNo. 2/2014 on the Amendment of Law No. 30/2004 on Notarial Position. Law on Filing does not regulate filing protocols as a State Archive which causes legal uncertainty for aNotary. The objective of the research was to find out the correlation between Notarial Protocols and the Removal of archives according to Law No. 43/2009 on Filing, the urgency of removing Notarial Protocols, and how about a Notary’s liability for Notarial Protocols when they are removed.
The research used the Theory of Legal Responsibility and Legal Certainty.It also used juridical normative and descriptive analytic method by analyzing Law No. 43/2009 on Filing and Law No. 30/2004 on the Amendment of Law No.
30/2004 on Notarial Position. It was supported by the result of interviews with the Head of Regional Supervision Council of Medan and with three Notaries.
The result of the research shows that according to the doctrine, an archive will be in effect for 30 years; after that, it is expired and invalid as evidence before the Court. Therefore, it is futile to maintain it since it hasbeen expired so that a Notary as the holder of Notarial Protocols has to remove them since they are a State Archive. It is recommended that Notarial Protocols be removed, in accordance with Law No. 43/2009 on Filing which is clearly seen in Law on Filing concerning their retention schedule so that Notarial Protocols which have been expired can be removed and the Notary as the holder of Notarial Protocols can get legal certainty.
Keywords: Notary, Notarial Protocols, Archive Removal
KATA PENGANTAR
Bismillahirrahmanirrahiim
Puji dan syukur penulis ucapkan kehadirat Allah SWT yang telah melimpahkan rahmat dan karunia-Nya kepada penulis sehingga penulis dapat menyelesaikan tesis yang berjudul “PROTOKOL NOTARIS DIKAITKAN DENGAN PEMUSNAHAN ARSIP MENURUT UNDANG-UNDANG NOMOR 43 TAHUN 2009 TENTANG KEARSIPAN DAN MENURUT DOKTRIN” ini guna penyelesaian studi untuk memperoleh gelar Magister Kenotariatan di Fakultas Hukum Universitas Sumatera Utara Program Studi Magister Kenotariatan.
Pada kesempatan ini penulis mengucapakan terima kasih kepada semua pihak yang telah membantu penulis dalam menyelesaikan tesis ini dan kepada pihak yang telah menjadi bagian penting selama penulis menjalani kehidupan perkuliahan di Fakultas Hukum Universitas Sumatera Utara Program Studi Magister Kenotariatan, yaitu :
1. Prof. Dr. Runtung, SH,M.Hum., selaku Rektor Universitas Sumatera Utara.
2. Prof. Dr. Budiman Ginting, SH, M.Hum,selaku Dekan Fakultas Hukum Universitas Sumatera Utara.
3. Ibu Dr. T. Keizerina Devi Azwar, SH, CN, M. Hum, selaku Ketua Program Studi Magister Kenotariatan Fakultas Hukum Universitas Sumatera Utara.
4. Bapak Dr. Edy Ikhsan, SH, MA,selaku Sekretaris Program Studi Magister Kenotariatan Fakultas Hukum Universitas Sumatera Utara.
5. Bapak Dr. Suprayitno, S.H, M.Kn, selaku pembimbing utama yang telah meluangkan waktu dan memberi motivasi, bimbingan, dorongan, saran dan perhatian hingga selesai penulisan tesis ini.
6. Bapak Dr. Henry Sinaga, S.H, Sp.N, M.Kn, selaku pembimbing kedua yang telah meluangkan waktu dan memberi motivasi, bimbingan, dorongan, saran dan perhatian hingga selesai penulisan tesis ini.
7. Ibu Dr. T. Keizerina Devi Azwar, SH, CN, M.Hum., selaku pembimbing ketiga yang telah meluangkan waktu dan memberi motivasi, bimbingan, dorongan, saran dan perhatian hingga selesai penulisan tesis ini.
8. Bapak Dr. Rudi Haposan, S.H, M.Kn dan Bapak Dr. Tony, S.H, M.Kn selaku dosen penguji yang telah memberi masukan dan saran untuk perbaikkan penulisan tesis.
9. Bapak dan Ibu Dosen Program Studi Magister Kenotariatan Fakultas Hukum Universitas Sumatera Utara, yang telah memberikan ilmu pengetahuan, bimbingan serta arahan yang sangat bermanfaat selama penulis mengikuti proses kegiatan perkuliahan.
10. Seluruh staff/pegawai Pegawai Administrasi Program Studi Magister Kenotariatan Fakultas Hukum Universitas Sumatera Utara yang telah banyak membantu dalam proses administrasi mulai dari penulis masuk kuliah hingga penulis menyelesaikan tesis ini.
11. Teristimewa, kedua orangtuaku tercinta Alm. Syaiful Munim Nasution dan Junaidah S.Pd. Terkhusus utuk mama atas segala doa, dukungan, nasehatdan bimbingannya kepada penulis selama ini. Terimakasih mama untuk kesabaran dan segenap kasih sayang yang luar biasa.
12. Abang-abang tersayang Ade Erwinsyah Nasution S.P, dan Ary Apriansyah Nasution S.Eyang telah memberikan doa dan semangat untuk penulisan tesis ini.
13. Untuk sahabat-sahabat tersayang seperjuangan, Thia, Kak Astria, Poppy, Runi, Dinna, Dita, Fenny,Nina,Sasa, terima kasih telah menemani dan mewarnai hari-hari penulis sebagai anak rantau.
14. Rekan-rekan seperjuangan Stambuk 2016 Program Studi Magister Kenotariatan Fakultas Hukum Universitas Sumatera Utara yang ikut mewarnai masa perkuliahan penulis. Terkhusus untuk sahabat-sahabat sekelas di grup D dan B yang namanya tidak dapat penulis sebutkan satu persatu yang terus memberikan motivasi, semangat, selalu saling membantu, saling memberikan kritik dan saran dari awal masuk perkuliahan sampai saat penulis selesai menyusun tesis ini. Semoga persahabatan kita tetap terjaga sampai kapanpun.
Penulis berharap semoga bantuan dan kebaikan yang telah diberikan kepadapenulis, mendapat balasan yang setimpal dari Allah SWT, agar selalu dilimpahkankebaikan, kesehatan, kesejahteraan dan rezeki yang melimpah.Akhirnya, semoga tesis ini dapat berguna bagi diri penulis dan juga bagi semua pihakkhususnya yang berkaitan dengan Protokol Notaris yang dikaitkan dengan Pemusnahan Arsip menurut Undang-Undang Nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan.
Medan, 17 Desember 2018 Penulis,
(Novrida Fauziyah Nasution)
DAFTAR RIWAYAT HIDUP DATA PRIBADI
Nama : Novrida Fauziyah Nasution Tempat / Tgl. Lahir : Binio, 08 November 1993 Alamat : Jl. Purwo Deli Tua
Status : Belum Menikah
Agama : Islam
PENDIDIKAN FORMAL
1. SD Negeri 011 Rengat, Kabupaten Indragiri Hulu 2. SMP Negeri 2 Rengat, Kabupaten Indragiri Hulu 3. SMA Negeri 1 Rengat, Kabupaten Indragiri Hulu 4. S1 Universitas Riau
DAFTAR ISI
Halaman LEMBAR PENGESAHAN
TANGGAL UJIAN
PERNYATAAN ORISINALITAS PERSETUJUAN PUBLIKASI TESIS ABSTRAK
ABSTRACT
DAFTAR RIWAYAT HIDUP --- i
KATA PENGANTAR --- ii
DAFTAR ISI --- v
BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang --- 1
B. Rumusan Masalah --- 7
C. Tujuan Penelitian --- 7
D. Manfaat Penelitian --- 8
E. Keaslian Penelitian --- 9
F. Kerangka Teori dan Konsepsi--- 10
1. Kerangka Teori --- 10
2. Landasan Konsepsi --- 17
G. Metode Penelitian --- 19
1. Sifat dan Jenis Penelitian --- 19
2. Sumber Data --- 20
3. Teknik dan Alat Pengumpulan Data --- 22
4. Analisis Data --- 23
BAB II PROTOKOL NOTARIS DIKAITKAN DENGAN PEMUSNAHAN ARSIP MENURUT UNDANG-UNDANG NOMOR 43 TAHUN 2009 TENTANG KEARSIPAN DAN MENURUT DOKTRIN A. Protokol Notaris menurut Undang-Undang Nomor 2 Tahun 2014 perubahan atas Undang-Undang Nomor 30 Tahun 2004 tentang Jabatan Notaris --- 26
1. Pengertian Protokol Notaris --- 26
2. Jenis-Jenis Protokol Notaris --- 27
3. Prosedur Penyerahan Protokol Notaris --- 31
B. Arsip Negara menurut Undang-Undang Kearsipan Nomor 43 Tahun 2009 --- 34
1. Tinjauan tentang Arsip --- 34
2. Jenis-Jenis Arsip --- 38
3. Tujuan Kearsipan --- 41
4. Guna Arsip --- 42
5. Penilaian Arsip --- 43
6. Penyutusan Arsip --- 44
7. Jadwal Retensi Arsip --- 45
8. Pemusnahan Arsip --- 46
C. Protokol Notaris Dintinjau Dari Undang-Undang Kearsipan Nomor 43 Tahun 2009 --- 49
1. Protokol Notaris Sebagai Arsip Negara --- 49
2. Kriteria Kearsipan Negara --- 53
3. Kedudukan Protokol Notaris Sebagai Arsip Negara --- 54 D. Protokol Notaris Dikaitkan Dengan Pemusnahan Arsip
Menurut Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang
Kearsipan dan menurut Doktrin --- 57 BAB III URGENSI PROTOKOL NOTARIS SEHINGGA PERLU
DILAKUKAN PEMUSNAHAN TERHADAP PROTOKOL NOTARIS
A. Peranan Notaris --- 63 B. Akta Notaris sebagai Alat Bukti yang Sempurna --- 64 C. Pengaturan Jangka Waktu Penyimpanan (Retensi) Protokol
Notaris Sebagai Arsip Negara --- 70 D. Peranan Majelis Pengawas Daerah (MPD) Terhadap
Protokol Notaris --- 73 E. Masalah Dalam Penyimpanan Protokol Notaris --- 75
1. Masalah Yang Dihadapi Oleh Notaris Dalam Penyimpanan Protokol Notaris Yang Sudah Berumur
25 Tahun --- 76 2. Masalah Yang Dihadapi Majelis Pengawas Daerah
Dalam Penyimpanan Protokol Notaris Yang Sudah
Berumur 25 Tahun Atau Lebih --- 81 F. Pemusnahan Arsip Sebagai Alternatif Penyelesaian
Masalah Penyimpanan Protokol Notaris --- 83 G. Perlunya Pemusnahan Protokol Notaris Yang Sudah
Berumur 25 Tahun --- 85
BAB IV PERTANGGUNGJAWABAN NOTARIS APABILA PROTOKOL NOTARIS DIMUSNAHKAN
A. Pertanggungjawaban Notaris Atas Protokol Notaris
Yang Disimpannya --- 93
1. Pertanggungjawaban Notaris Menurut Undang-Undang Nomor 2 Tahun 2014 tentang perubahan atas
Undang-Undang Nomor 30 Tahun 2004 tentang Jabatan
Notaris --- 96 2. Pertanggungjawaban Notaris Terhadap Protokol Notaris -- 102 B. Pertanggungjawaban Notaris Apabila Protokol Notaris
Dimusnahkan --- 105
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN
A. Kesimpulan --- 115 B. Saran --- 116 DAFTAR PUSTAKA --- 119
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Ketentuan Pasal 65 Undang-Undang Nomor 2 Tahun 2014 tentang perubahan atas Undang-Undang Nomor 30 Tahun 2004 tentang Jabatan Notaris sebagaimana mengatur dan menentukan mengenai tanggung jawab notaris. Pasal tersebut menetapkan bahwa notaris bertanggungjawab atas setiap akta yang dibuatnya meskipun protokol notaris telah diserahkan atau dipindahkan kepada pihak penyimpan protokol notaris.Tanggung jawab notaris saat menjabat terkait pula dengan penyimpanan seluruh protokol yang dimilikinya.
Akta notaris yang merupakan akta autentik mempunyai 3 (tiga) fungsi terhadap para pihak yang membuatnya yaitu:1
1. Sebagai bukti bahwa para pihak yang bersangkutan telah mengadakan perjanjian tertentu;
2. Sebagai bukti bagi para pihak bahwa apa yang tertulis dalam perjanjian adalah menjadi tujuan dan keinginan para pihak;
3. Sebagai bukti kepada pihak ketiga bahwa pada tanggal tertentu kecuali jika ditentukan sebaliknya para pihak telah mengadakan perjanjian dan bahwa isi perjanjian adalah sesuai dengan kehendak para pihak.
Dalam menjalankan tugas jabatannya, salah satu kewajiban notaris dalam bidang administrasi adalah menyimpan dan memelihara segala dokumen
1Salim HS, Hukum Kontrak-Teori dan Teknik Penyusunan Kontrak, Jakarta : Sinar Grafika, 2006, hal. 43
termasuk diantaranya kumpulan akta dan berbagai dokumen lainnya yang biasa dikenal dengan protokol notaris.Protokol notaris adalah kumpulan dokumen yang merupakan arsip negara yang harus disimpan dan dipelihara oleh notaris sebagaimana ditentukan dalam Pasal 1 angka 13 Undang-Undang Nomor 2 Tahun 2014 tentang perubahan atas Undang-Undang Nomor 30 Tahun 2004 tentang JabatanNotaris.
Protokol notaris, menurutpenjelasan Pasal 62 Undang-Undang Nomor 2 Tahun 2014 tentang perubahan atas Undang-Undang Nomor 30 Tahun 2004 tentang Jabatan Notaris, terdiri atas:
1. minuta Akta;
2. buku daftar akta atau repertorium;
3. buku daftar akta di bawah tangan yang penandatanganannya dilakukan di hadapan Notaris atau akta di bawah tangan yang didaftar;
4. buku daftar nama penghadap atau klapper;
5. buku daftar protes;
6. buku daftar wasiat; dan
7. buku daftar lain yang harus disimpan oleh Notaris berdasarkan ketentuan peraturan perundang-undangan.
Notaris diwajibkan menyimpan dengan baik akta atau protokolnya selama ia menjabat sebagai Notaris, namun dalam hal-hal tertentu protokol notaris harus diserahkan kepada penerima protokol notaris. Hal ini sebagaimana dinyakatan dalam Pasal 62 Undang-Undang Nomor 2 Tahun 2014 tentang perubahan atas Undang-Undang Nomor 30 Tahun 2004 tentang Jabatan Notaris, bila notaris yang bersangkutan :
a. Meninggal dunia;
b. Telah berakhir masa jabatannya;
c. Minta sendiri;
d. Tidak mampu secara rohani dan atau jasmani untuk melaksanakan tugas jabatan sebagai Notaris secara terus menerus lebih dari 3 (tiga) tahun;
e. Diangkat menjadi pejabat Negara;
f. Pindah wilayah jabatan;
g. Diberhentikan sementara; atau h. Diberhentikan dengan tidak hormat.
Akta yang dibuat oleh notaris adalah akta autentik yang otensitasnya bertahan terus, bahkan setelah notaris itu meninggal dunia.2
Bukti tulisan dalam perkara perdata merupakan bukti yang utama, karena dalam lalu lintas keperdataan sering kali orang dengan sengaja menyediakan suatu bukti yang dapat dipakai kalau timbul suatu perselisihan dan bukti yang disediakan tadi lazimnya berupa tulisan.Dari bukti-bukti tulisan itu adalah segolongan yang sangat berharga untuk pembuktian, yaitu dinamakan akta.
Untuk itu, ada kewajiban notaris untuk tetap menyimpan akta-akta yang telah dibuatnya sebagai bagian dari protokol dengan baik, meskipun si pemilik protokol tengah cuti maupun telah meninggal dunia.Penyimpanan protokol notaris ini sangat penting, karena selain merupakan kewajiban notaris yang diperintahkan oleh Undang- Undang Jabatan Notaris, penyimpanan protokol notaris berkaitan dengan pembuktian.
3Dan di antara surat-surat dan tulisan-tulisan yang dinamakan akta tadi ada satu golongan lagi yang mempunyai suatu kekuatan pembuktian istimewa yaitu dinamakan akta autentik.4
Pasal 63 ayat (5) Undang-Undang Nomor 2 Tahun 2014 tentang perubahan atas Undang-Undang Nomor 30 Tahun 2004 tentang Jabatan Notaris menyebutkan bahwaprotokol notaris dari notaris lain yang pada waktu
2Nico, Tanggung Jawab Notaris selaku Pejabat Umum, Yogyakarta:Center For Documentation and Studies of Business Law (CDSBL), 2003, hal. 3
3Subekti, Hukum Pembuktian, Jakarta : PT. pradnya Paramita, 2003, hal.25
4Ibid., hal.26
penyerahannya berumur 25 (dua puluh lima) tahun atau lebih diserahkan oleh Notaris penerima protokol notaris kepada Majelis Pengawas Daerah (disingkat MPD).
Ketua Bidang Informasi Teknologi Pengurus Pusat Ikatan Notaris Indonesia (PP INI) Ismiati Dwi Rahayu tidak yakin ketentuan ini bisa dilaksanakan. Bagaimana mungkin MPD mampu menyimpan ribuan protokol notaris yang telah berusia 25 tahun lebih dikantor MPD apabila majelis pengawas itu sendiri tidak memiliki kantor, padahal MPD telah berdiri sejak 2004 lalu.5
Dalam kaitannya protokol notaris dengan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan diatur tentang Penyelenggaraan Kearsipan yang meliputi kebijakan, pembinaan, dan pengelolaan Kearsipan untuk menjamin ketersediaan arsip dalam penyelenggaraan kegiatan sebagai bahan akuntabilitas kinerja dan sebagai alat bukti. Pengaturan kearsipan sebagaimana dalam Undang- Undang Kearsipan tidak mengatur penyelenggaraan kearsipan protokol notaris
Lantaran MPD tak punya kantor, protokol-protokol Notaris tersebut kini disimpan di kantor notaris yang bersangkutan. Artinya, ketentuan Pasal 63 ayat (5)Undang-Undang Nomor 2 Tahun 2014 tentang perubahan atas Undang-Undang Nomor 30 Tahun 2004 tentang Jabatan Notaristidak dapat dijalankan sebagaimana mestinya.Begitu juga dengan ketentuan Pasal 1 angka 13 Undang-Undang Nomor 2 Tahun 2014 tentang perubahan atas Undang-Undang Nomor 30 Tahun 2004 tentang Jabatan Notaris, persoalan ini juga semakin diperkuat dengan tidak ada solusi dari Undang-Undang Jabatan Notaris itu sendiri.
5 http://www.hukumonline.com/berita/baca/lt532c49f3cbb01/notaris-bingung-dimana- harusmenyimpan-protokol-notaris, diakses tanggal 27 April 2018
sebagaimana ketentuan dalam Undang-Undang Nomor 2 Tahun 2014 tentang perubahan atas Undang-Undang Nomor 30 Tahun 2004 tentang Jabatan Notaris meskipun protokol notaris sebagai arsip Negara, namun demikian juga tidak mengatur secara detail tentang penyelenggaraan kearsipan protokol notaris. Hal ini menimbulkan ketidakpastian hukum bagi notaris dalam menyimpan dan memelihara protokol notaris.
Protokol notaris merupakan arsip negara dan bukan milik pribadi notaris, namun notaris dalam melaksanakan jabatannya adalah berkewajiban untuk menyimpan ditempat yang aman.Sebagai arsip negara makapengelolaannya harus tunduk sesuai dengan Undang-undang Nomor 43tahun 2009 yang merupakan aturan khusus (lex spesialis) yang mengaturtentang kearsipan. Undang-Undang Nomor 43 tahun 2009 tentangKearsipan menyatakan arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga Negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.
Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan yang terdapat dalam Pasal 49 huruf b menyatakan pemusnahan arsip yang telah habis retensi dan yang tidak memiliki nilai guna dilaksanakan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.Jadwal retensi arsip yang selanjutnya disingkat JRA adalah daftar yang berisi sekurang-kurangnya jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang
penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip.
Pemusnahan arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 49 huruf b dilakukan terhadap arsip yang:
1. tidak memiliki nilai guna;
2. telah habis retensinya dan berketerangan dimusnahkan berdasarkan JRA;
3. tidak ada peraturan perundang-undangan yang melarang; dan 4. tidak berkaitan dengan penyelesaian proses suatu perkara.
Sebagai sebuah dokumen yang disimpan, arsip memiliki jangka waktu penyimpanan yang biasa disebut retensi, arti harafiah dari retensi adalah penahanan.Dalam kearsipan, retensi arsip artinya lama sesuatu arsip disimpan (ditahan) di file aktif atau file in-aktif sebelum dipindahkan atau dimusnahkan.Patokan menentukan waktu retensi sebaiknya berdasarkan golongan arsip, yaitu vital, penting, berguna, dan tidak berguna.
Waktu retensi arsip baik di file aktif maupun in-aktif hendaklah sesuai dengan kebutuhan kantor masing-masing. Sesudah terdapat kesepakatan maka jadwal retensi arsip dikukuhkan dalam bentuk peraturan atau surat keputusan, dengan adanya jadwal retensi arsip petugas dapat melaksanakan seleksi arsip yang akandipindahkan atau dimusnahkan.6
Nandang Alamsah Deliarnoor mengatakan bahwa adanya daluwarsa Arsip yaitu dengan lewatnya waktu tertentu yang ditentukan oleh peraturan maka arsip tidak dapat dijadikan alat bukti yang sah lagi, hal sia-sia jika arsip tetap dipertahankan padahal sudah melewati jangka waktu tertentu
6Lihat Pasal 1 ayat (9) UU No. 43 Tahun 2009
(daluwarsa).7
B. Rumusan Masalah
Sedangkan dalam Pasal 65 Undang-Undang Nomor 2 Tahun 2014 tentang perubahan atas Undang-Undang Nomor 30 Tahun 2004 tentang Jabatan Notaris: “Notaris, Notaris Pengganti, Notaris Pengganti Khusus, dan Pejabat Sementara Notaris bertanggungjawab atas setiap akta yang dibuatnya meskipun Protokol Notaris telah diserahkan atau dipindahkan kepada pihak penyimpan Protokol Notaris”.
Berdasarkan latarbelakang masalah di atas, dapat diketahui adanya permasalahan, sehingga menarik untuk diteliti dengan judul penelitian “Protokol Notaris Dikaitkan Dengan Pemusnahan Arsip Menurut Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan Dan Menurut Doktrin”.
1. Bagaimana Protokol Notaris dikaitkan dengan Pemusnahan Arsip menurut Undang-Undang Nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan dan menurut Doktrin?
2. Apa Urgensi Protokol Notaris sehingga perlu dilakukan Pemusnahan terhadap Protokol Notaris?
3. Bagaimanapertanggungjawaban Notaris apabila Protokol Notaris dimusnahkan?
C. Tujuan Penelitian
Adapun yang menjadi tujuan penelitian dalam penulisan tesis ini adalah sebagai berikut :
7Nandang Alamsah Deliarnoor, Aspek Hukum Dalam Kearsipan, Tanggerang Selatan, Universitas terbuka, 2014, Hal 4.1
1. Untuk mengetahui dan memahami protokol notaris yang dikaitkan dengan pemusnahan arsip menurut Undang-Undang Nomor 43 tahun 2009 tentang kearsipan dan menurut doktrin.
2. Untuk mengetahui dan memahamiapa saja Urgensi Protokol Notaris sehingga perlu dilakukan Pemusnahan terhadap Protokol Notaris.
3. Untuk mengetahui dan memahami apakah dengan dimusnahkannya protokol notaris tanggung jawab notaris juga ikut berakhir.
D. Manfaat Penelitian
Adapun Manfaat yang didapat dari hasil penelitian ini adalah sebagai berikut:
1. Manfaat Teoritis
Secara teoritis, pembahasan terhadap masalah-masalah yang telah dirumuskan dalam penelitian ini dapat memberikan kontribusi serta pemahaman bagi ilmu dan pandangan mengenai Protokol Notaris yang dikaitkan dengan pemusnahan arsip menurut Undang-Undang nomor 43 Tahun 2009 tentang kearsipan dan menurut doktrin.
2. Manfaat Praktis
Secara praktis, penelitian diharapkan dapat memberikan jawaban atas permasalahan yang diteliti dan dapat menjadi masukan bagi para Notaris dalam pelaksanaan ketentuan yang harus dijalani oleh seorang notaris terkait Protokol notaris.
E. Keaslian Penulisan
Berdasarkan informasi dan hasil penelusuran pada kepustakaan, khususnya di lingkungan Perpustakaan Program Studi Magister Kenotariatan Universitas Sumatera Utara, belum ada penelitian sebelumnya yang penelitian “Protokol Notaris Dikaitkan Dengan Pemusnahan Arsip Menurut Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan dan menurut Doktrin”.
Dengan demikian penelitian ini adalah asli, sehingga dapat dipertanggung jawabkan kebenarannya secara ilmiah.
Akan tetapi telah ditemukan judul tesis yang berkaitan dengan Protokol Notaris, namun topik permasalahan dan bidang kajiannya berbeda dengan penelitian ini, penelitian tersebut yaitu:
1. Jovi Putra Darupa, NIM 1320122032, Program Studi Magister Kenotariatan, Judul Tesis Kajian Hukum Terhadap Tanggung Jawab Notaris Terhadap Peralihan Protokol Notaris.
Perumusan Masalah :
1. Bagaimana bentuk pertanggungjawaban hukum terhadap protokol notaris yang dialihkan selama dalam masa tenggang peralihan protokol notaris tersebut?
2. Bagaimana akibat hukum terhadap notaris penerima Protokol Notaris?
2. Muhammad Faisal Nasution, NIM 157011132, Program Studi Magister Kenotariatan, Judul Tesis Tanggung jawab Pemberi dan Penerima Protokol Notaris Terhadap Protokol Notaris Yang Hilang Atau Rusak
Perumusan Masalah :
1. Bagaimana Notaris harus memelihara dan menjaga Protokol Notaris yang telah diserahkan kepadanya?
2. Bagaimana bentuk tanggung jawab dan perlindungan hukum pihak Notaris terhadap Protokol Notaris yang beralih pada penerima Protokol?
3. Bagaimana bentuk tanggung jawab penerima Protokol Notaris terhadap Protokol Notaris yang hilang atau rusak?
F. Kerangka Teori dan Konsepsi 1. Kerangka Teori
Kerangka teori adalah kerangka pemikiran atau butir-butir pendapat, teori, tesis mengenai sesuatu kasus atau permasalahan yang menjadi bahan perbandingan pegangan teoritis.8Kerangka teori juga merupakan landasan dari teori atau dukungan teori dalam membangun atau memperkuat kebenaran dari permasalahan yang dianalisis.Kerangka teori yang dimaksud adalah kerangka pemikiran atau butir-butir pendapat, teori tesis, sebagai pegangan baik disetujui atau tidak disetujui.9
Ada asumsi yang menyatakan, bahwa bagi suatu penelitian, maka teori atau kerangka teoritis mempunyai beberapa kegunaan.Kegunaan tersebut paling sedikit mencakup hal-hal sebagai berikut:10
a. Teori tersebut berguna untuk lebih mempertajam atau lebih mengkhususkan fakta yang hendak diselidiki atau diuji kebenarannya.
8M. Solly Lubis, Filsafat Ilmu dan Penelitian, Bandung: Mandar Maju, 1994.hal 80.
9W. Friedmann, Teori dan Filsafat Umum, Jakarta: Raja Grafindo, 1996.hal. 2.
10Soerjono Soekanto, Pengantar Penelitian Hukum, Jakarta:UI-Press 1981, hal 113.
b. Teori sangat berguna didalam mengembangkan sistim klasifikasi fakta, membina struktur konsep-konsep serta memperkembangkan definisi- definisi.
c. Teori biasanya merupakan suatu ikhtisar daripada hal-hal yang telah diketahui serta diuji kebenarannya yang menyangkut obyek yang diteliti.
d. Teori memberikan kemungkinan pada presiksi fakta mendatang, oleh karena telah diketahui sebab-sebab terjadinya fakta tersebut dan mungkin faktor- faktor tersebut akan timbul lagi pada masa-masa mendatang.
e. Teori memberikan petunjuk-petunjuk terhadap kekurangan-kekurangan pada pengetahuan peneliti.
Teori adalah untuk menerangkan atau menjelaskan mengapa gejala spesifik atau proses tertentu terjadi. Suatu teori harus diuji dengan menghadapkannya pada fakta-fakta yang dapat menunjukkan ketidak benarannya.11 Teori merupakan keseluruhan pernyataan yang saling berhubungan yang dikemukakan untuk menjelaskan tentang adanya sesuatu.12
Menurut Bintaro Tjokromidjojo dan Mustafa Adidoyo, teori diartikan sebagai “Ungkapan mengenai hubungan kasual yang logis diantara perubahan (variable) dalam bidang tertentu, sehingga dapat digunakan sebagai kerangka pikir (frame of thinking) dalam memahami serta menangani permasalahan yang timbul di dalam bidang tersebut”. Perkembangan ilmu hukum tidak terlepas dari teori hukum sebagai landasannya dan tugas teori hukum adalah untuk
11J.J.J. M.Wuisman, Penelitia Ilmu-ilmu Sosial, Penyunting, M. Hisyam, Jakarta:UI Press, 1996, hal 203
12J.J.H. Bruggink, Refleksi Tentang Hukum, dialih bahasakan oleh Arief Sidharta, Bandung:Citra Aditya Bakti, 1999.hal. 2.
menjelaskan nilai-nilai hukum dan postulat-postulatnya hingga dasar-dasar filsafatnya yang paling dalam.13
Hukum pada hakikatnya adalah sesuatu yang abstrak, tetapi dalam manifestasinya bisa berwujud konkrit.Suatu ketentuan hukum baru dapat dinilai baik jika akibat-akibat yang dihasilkan dari penerapannya adalah kebaikan, kebahagiaan yang sebesar-besarnya dan berkurangnya penderitaan.
Sehingga penelitian ini tidak terlepas dari teori-teori ahli hukum yang dibahas dalam bahasa dan sistem pemikiran para ahli hukum sendiri. Jelaslah kiranya bahwa seorang ilmuan mempunyai tanggungjawab sosial yang terpikul dibahunya.Bukan karena dia adalah warga masyarakat yang kepentingannya terlibat secara langsung di masyarakat melainkan juga karena dia mempunyai fungsi tertentu dalam kelangsungan masyarakat hidup masyarakat.
14Menurut teori konvensional, tujuan hukum adalah mewujudkan keadilan (rechtsgerechtigheid), kemanfaatan (rechtsutiliteit) dan kepastian hukum (rechts zekerheid).15
Menurut Satjipto Rahardjo, “Hukum melindungi kepentingan seseorangdengan cara mengalokasikan suatu kekuasaan kepadanya untuk bertindak dalam rangka kepentingannya tersebut. Pengalokasian kekuasaan ini dilakukan secara terukur, dalam arti, ditentukan kekuasaan kedalamannya.Kekuasaan yang demikian itulah yang disebut hak.Tetapi tidak di
13Bintoro Tjokroamidjojo dan Mustafa Adidjoyo, Teori dan Strategi Pembangunan Nasional, Jakarta:CV. Haji Masagung, 1998.hal. 13.
14Lili Rasjidi dan I. B. Wyasa Putra, Hukum Sebagai Suatu Sistem Bandung: Remaja Rosdakarya, 1993. hal. 79.
15Achmad Ali, Menguak TabirHukum Suatu Kajian Filosofis dan Sosiologis, Jakarta:PT.
Gunung Agung Tbk, 2002 hal. 85.
setiap kekuasaan dalam masyarakat bisa disebut sebagai hak, melainkannya kekuasaan tertentu yang menjadi alasan melekatnya hak itu pada seseorang.16
a. Teori Tanggung Jawab Hukum
Adapun Teori yang akandijadikan landasan untuk menjawab rumusan masalah dalam penelitian tesis ini adalah Teori pertanggungjawaban dan kepastian hukum dalam menganalisis Protokol Notaris Dikaitkan Dengan Pemusnahan Arsip Menurut Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan dan menurut Doktrin.
Teori tanggung jawab hukum merupakan teori yang menganalisis tentang tanggung jawab subjek hukum atau pelaku yang telah melakukan perbuatan melawan hukum atau perbuatan pidana untuk memikul biaya atau kerugian atau melaksanakan pidana atas kesalahannya maupun karena kealpaannya.17Dalam Bahasa Indonesia, kata tanggung jawab berarti keadaan wajib menanggung segalasesuatunya (kalau terjadi apa-apa boleh dituntut, dipersalahkan, diperkarakan, dan sebagainya).Menanggung diartikan sebagai bersedia memikul biaya (mengurus, memelihara), menjamin, menyatakan keadaan kesediaan untuk melaksanakan kewajiban.18
Menurut, Hans Kelsen dalam teorinya tentang tanggung jawab hukum menyatakan bahwa: “seseorang bertanggung jawab secara hukum atas suatu perbuatan tertentu atau bahwa dia memikul tanggung jawab hukum, subyek
16Satjipto Rahardjo, Ilmu Hukum, Bandung: Citra Aditya Bakti, Cetakan ke-V, 2000, hal.
53. 17
Peter Mahmud Marzuki, Pengantar Ilmu Hukum, Cetakan Kedua, Kencana Prenada Media Group, tahun 2009, Jakarta, hal 158
18Departemen Pendidikan dan Kebudayaan, 1989, Kamus Besar Bahasa Indonesia, Jakarta: Balai Pustaka hal.899
berarti dia bertanggung jawab atas suatu sanksi dalam hal perbuatan yang bertentangan. Lebih lanjut Hans Kelsen menyatakan bahwa:“Kegagalan untuk melakukan kehati-hatian yang diharuskan oleh hukum disebut kekhilafan (negligence), dan kekhilafan biasanya dipandang sebagai satu jenis lain dari kesalahan (culpa), walaupun tidak sekeras kesalahan yang terpenuhi karena mengantisipasi dan menghendaki, dengan atau tanpa maksud jahat, akibat yang membahayakan.
Hans Kelsen selanjutnya membagi mengenai tanggung jawab terdiri dari:
1. Pertanggungjawaban individu yaitu seorang individu bertanggung jawab terhadap pelanggaran yang dilakukannya sendiri;
2. Pertanggungjawaban kolektif berarti bahwa seorang individu bertanggung jawab atas suatu pelanggaran yang dilakukan oleh orang lain;
3. Pertanggungjawaban berdasarkan kesalahan yang berarti bahwa seorang individu bertanggung jawab pelanggaran yang dilakukannya karena sengaja dan diperkirakan dengan tujuan menimbulkan kerugian;
4. Pertanggungjawaban mutlak yang berarti bahwa seorang individu bertanggung jawab atas pelanggaran yang dilakukannya karena tidak sengaja dan tidak diperkirakan.
Tanggung jawab notaris sebagai profesi lahir dari adanya kewajiban dan kewenangan yang diberikan kepadanya, kewajiban dan kewenangan tersebut secara sah dan terikat mulai berlaku sejak notaris mengucapkan sumpah jabatannya sebagai notaris. Sumpah yang telah diucapkan tersebutlah yang seharusnya mengontrol segala tindakan notaris dalam menjalankan
jabatannya.Tanggung jawab timbul karena telah diterima wewenang, tanggung jawab merupakan keadaan wajib menanggung segala sesuatunya apabila ada sesuatu yang boleh dituntut, dipermasalahkan,diperkarakan dan sebagainya.19
b. Teori Kepastian Hukum
Tanggung jawab yang dimaksudkan untuk notaris di dalam Undang-Undang Nomor 2 Tahun 2014 tentang perubahan atas Undang-Undang Nomor 30 Tahun 2004 tentang Jabatan Notaris adalah keterikatan notaris terhadap ketentuan- ketentuan hukum dalam menjalankan tugas dan kewajibannya.Tanggung jawab notaris dalam hubungan hukum yang timbul khususnya dalammenjalankan profesinya semata-mata dikaitkan dengan kesalahan dalam menjalankan profesi atau terhadap akibatnya.
Notaris dalam menjalankan tugasnya dibatasi oleh salah satunya adalah umur berdasarkan pada Pasal 8Undang-Undang Nomor 2 Tahun 2014 tentang perubahan atas Undang-Undang Nomor 30 Tahun 2004 tentang Jabatan Notarissedangkan pada Pasal 65 Undang-Undang Nomor 2 Tahun 2014 tentang perubahan atas Undang-Undang Nomor 30 Tahun 2004 tentang Jabatan Notarisseakan-akan notaris tidak mempunyai batas pertanggungjawaban terhadap akta yang dibuat. Seperti terkandung dalam kalimat : “Notaris, Notaris Pengganti, Notaris Pengganti Khusus, dan Pejabat Sementara Notaris bertanggungjawab atas setiap akta yang dibuatnya meskipun Protokol Notaris telah diserahkan atau dipindahkan kepada pihak penyimpan Protokol Notaris”.
19Simorangkir, Etika Jabatan, Aksara Persada Indonesia, Jakarta, 1998, hal. 102
Menurut Utrecht, hukum bertugas menjamin adanya kepastian hukum (rechtzekerheit) dalam pergaulan manusia dan hubungan-hubungannya dalam pergaulankemasyarakatan.20
1. Adanya aturan yang bersifat umum membuat individu mengetahui perbuatan apa yang boleh atau tidak boleh dilakukan;
Hukum menjamin kepastian pada pihak yang satu terhadap pihak yang lain. Kepastian hukum menunjukkan kepahaman dalam pengertian tidak menimbulkan keragu-raguan (multitafsir), dan logis dalam artian menjadi suatu sistem norma dengan norma lain, sehingga tidak berbenturan atau menimbulkan norma.
Teori kepastian hukum mengandung 2 (dua) pengertian yaitu:
2. Berupa keamanan hukum bagi individu dari kesewenangan pemerintah karena dengan adanya aturan hukum yang bersifat umum itu individu dapat mengetahui apa saja yang boleh dibebankan atau dilakukan oleh Negara terhadap individu. Kepastian hukum bukan hanya berupa pasal-pasal dalam Undang-Undang melainkan juga adanya konsistensi dalam putusan hakim antara putusan hakim yang satu dengan putusan hakim lainnya untuk kasus yang serupa telah diputuskan.21
Menurut Jan Michael OttoKepastian hukum dapat dicapai apabila situasi tertentu:
1. Tersedia aturan-aturan hukum yang jelas (jernih), konsisten dan mudah diperoleh (accessible);
2. Instansi-instansi penguasa (pemerintah) menerapkan aturan-aturan hukum tersebut secara konsisten dan juga tunduk dan taat tersebut;
3. Warga secara prinsipil menyesuaikan perilaku mereka terhadap aturan-aturan tersebut;
4. Hakim-hakim (peradilan) yang mandiri dan tidak berpihak menerapkan aturan-aturan hukum tersebut secara konsisten sewaktu-waktu mereka menyelesaikan sengketa;
5. Keputusan peradilan secara kongkrit dilaksanakan.22
20M. Solly Lubis, Op.Cit, hal.17
21Peter Mahmud Marzuki, op.Cit, hal.158.
22Jan Michael Otto, Kepastian Hukum di Negara Berkembang, Terjemahan Tristam Moeliono, Komisi Hukum Nasional Jakarta, 2003, hal.25
Teori kepastian hukum berkaitan dengan Notaris dan para pihak yang terkait Protokol Notaris Yang Dikaitkan Dengan Pemusnahan Arsip Menurut Undang- Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang kerasipan dan menurut Doktrin merupakan pertanyaan yang hanya bisa dijawab secara normatif, bukan sosiologis dan diundangkan secara pasti karena mengatur secara jelas dan logis. Jelas dalam artian tidak menimbulkan keragu-raguan (multi-tafsir) dan logis dalam artian menjadi suatu sistem norma dengan norma lain sehingga tidak berbenturan atau menimbulkan konflik norma.
2. Landasan Konsepsi
Konsep adalah suatu bagian terpenting dari teori.Konsep diterjemahkan sebagai usaha membawa sesuatu dari abstrak menjadi sesuatu yang konkrit, yang disebut dengan operational definition.23Suatu konsep bukan merupakan gejala yang akan diteliti, akan tetapi merupakan suatu abstraksi dari gejala tersebut.
Gejala itu sendiri biasanya dinamakan fakta, sedangkan konsep merupakan suatu uraian mengenai hubungan-hubungan dalam fakta tersebut.24
23Ridwan Khairandy, Itikad Baik Dalam Kebebasan Berkontrak, Jakarta:FH-UI,2003, hal 129-130.
24Suharnoko, Hukum Perjanjian Teori dan Analisa Kasus, Jakarta:Prenada Media, 2004, hal. 8-9.
Untuk menjawab permasalahan yang terdapat dalam penelitian ini maka harus didefinisikan beberapa konsep dasar, agar secara operasional diperoleh hasil penelitian yang sesuai dengan tujuan yang telah ditentukan.
Berdasarkan judul dari penelitian tesis ini, dirumuskan serangkaian kerangka konsepsi atau definisi operasional sebagai berikut:
1. Protokol Notaris adalah kumpulan dokumen yang merupakan Arsip Negara yang harus disimpan dan dipelihara oleh Notaris. Berupa minuta Akta, buku daftar akta atau repertorium, buku daftar akta di bawah tangan yangpenandatanganannya dilakukan di hadapan Notaris atau akta di bawah tangan yang didaftar, buku daftar nama penghadap atau klapper, buku daftar protes, buku daftar wasiat, danbuku daftar lain yang harus disimpan oleh Notaris berdasarkan ketentuan peraturan perundang-undangan.
2. Notaris adalah pejabat umum yang satu satunya berwenang untuk membuat akta autentik mengenai semua perbuatan perjanjian dan penetapan yang diharuskan oleh suatu peraturan umum atau oleh yang berkepentingan dikehendaki untuk dinyatakan dalam suatu akta autentik, menjamin kepastian tanggalnya, menyimpan aktanya dan memberikan grosse, salinan dan kutipannya, semuanya sepanjang pembuatan akta itu oleh suatu peraturan umumnya tidak juga ditugaskan atau dikecualikan kepada pejabat atau orang lain.25
3. Arsip adalah suatu kumpulan dokumen yang disimpan secarasistematis karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat secara cepat ditemukan kembali.26
4. Pemusnahan Arsip menurut Peraturan Pemerintah Nomor 34 Tahun 1979 yaitu tindakan atau kegiatan menghancurkan secara fisik arsip yang sudah berakhir fungsinya serta tidak memiliki nilai guna secara total dengan cara
25Herlien Budiono, 2008, Kumpulan Tulisan Hukum Perdata di Bidang Kenotariatan, PT.
Citra Aditya Bakti, Bandung, hal 58.
26Agus Sugiarto dan Teguh Wahyono, Manajemen Kearsipan Modern, Yogyakarta: Gava Media, 2005, hal 4
membakar habis, dicacah atau dengan cara lain sehingga tidak dapat lagi dikenal baik isi atau bentuknya.
5. Doktrin adalah Suatu pernyataan yang dituangkan kedalam bahasa oleh semua ahli hukum dan hasil pernyataannyapun disepakati oleh seluruh pihak.
G. Metode Penelitian
Pada penelitian hukum ini menjadikan ilmu hukum sebagai landasan ilmu pengetahuan induknya. Metode merupakan suatu cara atau jalan sehubungan dengan upaya ilmiah maka metode menyangkut masalah cara kerja untuk dapat memahami objek yang menjadi sasaran ilmu yang bersangkutan.27Menurut Soejono Soekanto, yang dimaksud dengan penelitian hukum adalah “kegiatan ilmiah yang didasarkan pada metode sistematika, dan pemikiran tertentu yang bertujuan untuk mempelajari satu atau segala hukum tertentu dengan jalan menganalisanya.”28
1. Sifat dan Jenis Penelitian
Jadi metode penelitian yaitu cara-cara ilmiah atau alat tertentu yang digunakanuntuk menguji suatu kebenaran untuk memecahkan permasalahan yang ada dan turut menentukan hasil yang diperoleh, supaya mendapatkan hasil yang lebih maksimal maka peneliti melakukan penelitian hukum dengan menggunakan metode-metode sebagai berikut:
Penelitian ini merupakan penelitian normatif yang bersifat deskriptif analitis.Dengan demikian, sifat penelitian dikategorikan penelitian dekriptif
dengan analitis yang bersifat kualitatif.Penelitian bersifat deskriptif analitis adalah
27Zainuddin Ali, Metode Penelitian Hukum, Jakarta : Sinar Grafika,2009,hal.105
28Soerjono Soekanto, Pengantar Penelitian Hukum, Jakarta:Univeristas Indonesia, 1986, hal.43
untuk menggambarkan, menelaah dan menjelaskan serta menganalisa perundang- undangan yang berlaku berdasarkan teori hukum yang bersifat umum.29
1. Sumber Data
Penelitian ini didukung dengan penelitian lapangan (Field Reseach), yakni untuk menjawab permasalahan yang ada dalam pokok masalah diperlukan data primer, berupa data yang langsung diperoleh dari responden seperti, keterangan dari Majelis Pengawas Daerah (MPD) notaris dan keterangan dari notaris penerima Protokol Notaris yang berumur 25 tahun atau lebih kemudian didukung dari peraruran perundang-undangan yang relevan denganpenelitian ini.
Pengumpulan data adalah bagian penting dalam suatu penelitian, karena dengan pengumpulan data akan diperoleh data yang diperlukan untuk selanjutnya dianalisis sesuai kehendak yang diterapkan. Dalam penelitian ini menggunakan metode pengumpulan kepustakaan.30 Penelitian kepustakaan dilakukan dengan cara menghimpun data dengan melakukan penelaahan bahan kepustakaan atau data sekunder yang meliputi bahan hukum primer, bahan hukum sekunder dan bahan hukum tersier.31
a. Bahan Hukum Primer yaitu bahan hukum yang mempunyai kekuatan mengikat sebagai landasan utama yang dipakai dalam rangka penelitian Data Sekunder diperoleh melalui studi pustaka atau literature, data sekunder tersebut meliputi :
29Bambang Sunggono, Metodologi Penelitian Hukum, Jakarta:Raja Grafindo Persada, 1997
30Bambang Sunggono, MetodologiPenelitian Hukum Suatu Pengantar, Jakarta:PT Raja Grafindo Persada, 2003, hal.10
31Soejono Soekanto dan Sri Manudji, Op,Cit, hal.38
ini.32Bahan hukum primer yang dipergunakan tentunya peraturan perundang- undangan yang mempunyai relevansi dengan judul yang penulis pilih.Dari penelitian ini, maka diperoleh bahan-bahan hukum yang mengikat karena dikeluarkan oleh pemerintah dan berbentuk peraturan perundang-undangan.33
b. Bahan Hukum Sekunder yaitu bahan-bahan yang erat hubungannya dengan badan hukum primer dan dapat membantu menganalisis danmemahami bahan hukum primer, yaitu buku-buku, hasil-hasil penelitian bahan yang memberikan penjelasan mengenai bahan hukum primer seperti pendapat pakar hukum, doktrin atau teori-teori yang diperoleh dari literatur hukum, hasil penelitian, jurnal-jurnal hukum, artikel ilmiah maupun website yang terkait dengan penelitian.
Yaitu Undang-Undang Nomor 2 Tahun 2014 tentang perubahan atas Undang- Undang Nomor 30 Tahun 2004 tentang Jabatan Notaris, Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tetang Kearsipan, yurisprudensi, dan bahan hukum dari zaman penjajahan yang hingga kini masih berlaku seperti KUHPerdata, KUHPidana serta Perundangan lainnya yang dapat mendukung penelitian ini.
34
c. Bahan Hukum Tersier atau bahan non hukum, yaitu berupa kamus, ensiklopedia dan lain-lain.35
2. Teknik dan Alat Pengumpulan Data
32Ronny Hanitijo, Metode Penelitian Hukum Dan Jurimetri, Ghalia Indonesia, Jakarta, 1990, hal.53
33Soerjono Soekanto, Op. cit, Pengantar Penelitian Hukum, hal 52.
34Peter Mahmud Marzuki, PengantarIlmuHukum,Jakarta: Kencana Pranda Media Group, 2008, hal. 182-183.
35Mukti Fajar ND dan Yulianto Achmad, Dualisme Penelitian Hukum Normatif dan Empiris, Jakarta: Pustaka Pelajar, 2010, hal 156-159
Dalam melakukan penelitian dikenal dua jenis teknik pengumpulan data, yaitu penelitian kepustakaan (library research) dan penelitian lapangan (field research).Penelitian kepustakaan (library research) dilakukan untuk
mengumpulkan data sekunder melalui pengkajian terhadap peraturan perundang- undangan, literatur-literatur, tulisan-tulisan para pakar hukum, bahan kuliah yang berkaitan dengan penelitian ini.36 Penelitian lapangan (field research) merupakan penelitian yang dilakukan dengan cara mendatangi langsung tempat yang menjadi objek penelitian. 37
Di dalam penelitian, pada umumnya dikenal tiga jenis alat pengumpulan data yakni studi dokumen, pengamatan dan pedoman wawancara.Ketiga alat pengumpulan data tersebut dapat dipakai secara bersamaan ataupun sendiri- sendiri.
Penelitian lapangan (field research) dilakukan dengan melakukan wawancara kepada beberapa informan yang dinilai memiliki kompetensi di bidangnya masing-masing, terkait dengan penelitian yang akan dilakukan.
Peneliti akan menggunakan teknik pengumpulan data berupa studi dokumen atau kepustakaan atau penelitian kepustakaan (library research) yang didukung pula oleh penelitian lapangan (field research) untuk memperoleh data sekunder yang berupa bahan-bahan hukum primer, sekunder, dan tersier.
38
1. Studi dokumen.
Alat pengumpulan data yang digunakan dalam penelitian ini adalah :
36Riduan, Metode dan Teknik Menyusun Tesis, Bina Cipta, Bandung, 2004, hal 97.
37Mohammad Nazir, Metode Penelitan, Ghalia Indonesia, Jakarta, 2005, hal. 65.
38Soerjono Soekanto, Op.Cit.hal.21.
Studi dokumen dilakukan untuk mengumpulkan data sekunder yang terkait dengan permasalahan yang diajukan dengan cara mempelajari buku hukum, tesis, jurnal hukum, laporan hukum, makalah dan media cetak atau elektronik.
2. Pedoman wawancara.
Wawancara dengan menggunakan pedoman wawancara, merupakan wawancara yang dilakukan dengan teknik wawancara terarah (directive interview), dimana wawancara dilakukan dengan berdasarkan pada pedoman
wawancara yang telah disusun sebelumnya.
Wawancara dilakukan secara tidak kaku atau luwes dengan tetap memperhatikan dan membuat rencana pelaksanaan wawancara, mengatur daftar pertanyaan atau pedoman wawancara, serta membatasi aspek-aspek wawancara yang hanya berkaitan dengan pokok permasalahan dalam penelitian ini.39
3. Analisis Data
Suatu penelitian sangat diperlukan suatu analisis data yang berguna untuk memberikan jawaban terhadap permasalahan yang diteliti. Analisis data merupakan proses mengorganisasikan dan mengurutkan data ke dalam pola kategori dalam suatu uraian dasar sehingga dapat ditemukan tema dan dapat dirumuskan hipotesis kerja seperti yang disarankan oleh data.40
Pengolahan, analisis dan konstruksi data penelitian hukum normatif dapat dilakukan dengan cara melakukan analisa terhadap kaidah hukum dan kemudian
39Ibid. hal.229.
40Ronny Hanitijo, Op.Cit, hal 3.
kostruksi dilakukan dengan cara memasukan pasal-pasal ke dalam kategori- kategori atas dasar pengertian-pengertian dasar dari sistem hukum tersebut.
Analisis data merupakan suatu proses mengorganisasikan dan menggunakan data dalam pola, kategori dan satuan uraian dasar sehingga dapat ditemukan tema dan dapat dirumuskan suatu hipotesa kerja seperti yang disarankan oleh data.41
a. Tahapan pengumpulan data, misalnya ketentuan perundang-undangan yang berkaitan langsung dengan permasalahan yangsedang diteliti, artikel atau jurnal atau karya tulis dalam bentuk lainnya akan dikumpulkan sedemikian rupa sebagai bahan refrensi;
Bahan-bahan hukum yang disebutkan di atas, secara sederhana dapat diuraikan dalam beberapa tahapan, sebagaimana diterangkan berikut:
b. Tahapanpemilihan data, dimana dalam tahapan ini seluruh data yang telah dikumpulkan sebelumnya akan dipilah-pilah dengan mempedomani konteks yang sedang diteliti, sehingga akan lebih memudahkan dalam melakukan kajian lenih lanjut terhadap permasalahan di dalam penelitian tesis ini.
c. Tahapan analisa dan penulisan hasil penelitian, sebagai tahapan klimaks dimana seluruh data yang telah diperoleh dan dipilah tersebut akan dianalisa dengan seksama dengan melakukan interpretasi atau penafsiran yang diperlukan, sejauh mungkin diupayakan untuk berpedoman terhadap konsep, asas dan kaidah hukum yang dianggap relevan dan sesuai dengan tujuan utama dari pada penelitian ini.
41Bambang Sunggono, Op.Cit, hal.106
Setelah pengumpulan data dilakukan dengan cara sekunder, selanjutnya dilakukan penarikan kesimpulan dengan menggunakan metode deduktif, yaitu bertolak dari suatu proposisi umum yang kebenarannya telah diketahui (diyakini) dan berakhir pada suatu kesimpulan (pengetahuan baru) yang bersifat lebih khusus.42
42Bambang Sunggono, Op.cit.,hal. 11.
BAB II
PROTOKOL NOTARIS DIKAITKAN DENGAN PEMUSNAHAN ARSIP MENURUT UNDANG-UNDANG NOMOR 43 TAHUN 2009 TENTANG
KEARSIPAN DAN MENURUT DOKTRIN
A. Protokol Notaris menurut Undang-Undang Nomor 2 Tahun 2014 tentang perubahan atas Undang-Undang Nomor 30 Tahun 2004 tentang Jabatan Notaris
1. Pengertian Protokol Notaris
Menurut Pasal 1 angka 13 Undang-Undang Nomor 2 Tahun 2014 tentang perubahan atas Undang-Undang Nomor 30 Tahun 2004 tentang Jabatan Notaris, Protokol Notaris adalah kumpulan dokumen yang merupakan Arsip Negara yang harus disimpan dan dipelihara oleh notaris sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan. Protokol notaris merupakan dokumen Negara yang salah satu fungsinya adalah dapat digunakan sebagai alat bukti mengenai adanya perbuatan hukum yang telah dilakukan oleh para pihak terkait dengan perjanjian dalam ranah hukum perdata.Protokol notaris itu harus selalu disimpan dan dipelihara dalam keadaan apapun meskipun Notaris si pemilik protokol tengah cuti maupun meninggal dunia.
Tan Thong Kie berpendapat bahwa protokol adalah milik masyarakat, bukan milik Notaris yang membuat akta-akta, dan juga tidak milik notaris yang ditugaskan ditunjuk oleh menteri Kehakiman untuk menyimpannya.Seseorang yang menyimpan dokumen dalam protokol seorang notaris pada umumnya mengetahui bahwa sebuah dokumen itu aman di tangan seorang Notaris.43
Pasal 65 Undang-Undang Nomor 2 Tahun 2014 perubahan atas Undang- Undang Nomor 30 Tahun 2004 tentang Jabatan Notaris menentukan: Notaris, Notaris Pengganti dan Pejabat Sementara Notaris bertanggungjawab atassetiap
43Tan Thong Kie,Studi Notariat &Serba-Serbi Praktek Notaris, Jakarta, PT. Ichtiar Baru Van Hoeve, 2013, hal. 545.
akta yang dibuatnya meskipun protokol notaris telah diserahkan atau dipindahkan kepada pihak penyimpan protokol notaris.
2. Jenis-Jenis Protokol Notaris
Dalam Penjelasan Pasal 62 Undang-Undang Nomor 2 Tahun 2014 tentang perubahan atas Undang-Undang Nomor 30 Tahun 2004 tentang Jabatan Notaris, disebutkan bahwa protokol notaris terdiri atas:
a. Minuta Akta;
Minuta akta adalah asli akta Notaris, dimana di dalam minuta akta ini terdiri dari (dilekatkan) data-data diri para penghadap dan dokumen lain yang diperlukan untuk pembuatan akta tersebut. Setiap bulannya minuta akta harus selalu dijilid menjadi satu buku yang memuat tidak lebih dari 50 akta.Pada sampul setiap buku tersebut dicatat jumlah minuta akta, bulan dan tahun pembuatannya.44
b. Buku daftar akta atau Repertorium;
Dalam Undang-Undang Nomor 13 Tahun 1985 tentang Bea Meterai menjelaskan bahwa Minuta akta harus telah bermeterai. Jika ditemukan minutaakta belum bermeterai, maka dapat dilakukan pemeteraian kemudian oleh Pejabat Pos di Kantor Pos.
Dalam Repertorium ini, setiap hari Notaris mencatat semua akta yangdibuat oleh atau dihadapannya baik dalam bentuk minuta akta maupun Originali
44Pasal 1 angka 13 Undang-Undang Nomor 2 Tahun 2014 perubahan atas Undang Undang Nomor 30 Tahun 2004 tentang Jabatan Notaris
