USULAN KEGIATAN
AUDIT MUTU INTERNAL
BIDANG AKADEMIK DAN NON-AKADEMIK
TAHAP IMPLEMENTASI DOKUMEN PERIODE DESEMBER 2013 – JANUARI 2014
PUSAT PENJAMINAN MUTU
UNIVERSITAS TUNAS PEMBANGUNAN SURAKARTA
2013
PUSAT PENJAMINAN MUTU (PPM)
(TOTAL QUALITY MANAGEMENT CENTER) UNIVERSITAS TUNAS PEMBANGUNAN SURAKARTA
Jalan Balekambang Lor No. 1 Telp/(fax (0271) 726278-739048 SURAKARTA 57139 Website: http://utp.ac.id Email [email protected]
Nomor : 003/F/PPM-UTP/X/2013
Perihal : Usulan Kegiatan dan Tim AMI Tahap Implementasi Dokumen Th. 2013/2014 Lamp : 2 (dua) lembar
Kepada : Yth. Rektor Universitas Tunas Pembangunan
u/b. Bapak Prof. Dr. Ir. H. Ongko Cahyono, MSc.
Disampaikan dengan hormat, bahwa dalam rangka keberlanjutan implementasi Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) di lingkup Universitas Tunas Pembangunan, kami mengingatkan sudah saatnya dilaksanakan lagi penyelenggaraan Audit Muti Internal. (AMI). Terkait hal dimaksud, Pusat Penjaminan Mutu (PPM), mengajukan kegiatan AMI tahap Implementasi Dokumen baik pada tingkat Universitas dan Fakultas serta Program Studi. Bagi Rektorat dan Dekan Fakultas akan meliputi bidang akademik dan non akademik.
Sebagaimana telah diketahui, tujuan AMI dalam tahap implementasi adalah untuk mendapatkan data dan informasi faktual tentang implementasi setiap dokumen sebagai dasar pengambilan keputusan, perbaikan dan/atau pengembangan program-program akademik dan non-akademik serta mengurangi resiko kegagalan Sistem Penjaminan Mutu Eksternal (SPME)/audit eksternal oleh BAN-PT sebagai kelanjutan SPMI. Temuan hasil audit selanjutnya dianalisis, dinilai kecukupan dan kesesuaiannya terhadap Standar Nasional (SN) Dikti. Implementasi dokumen dalam tahap ini meliputi:
1. Dokumen Manajemen 2. Dokumen Akademik
3. Impementasi Dokumen Mutu (Kebijakan Mutu/SPMI, Manual Mutu/SPMI, Standar Mutu/SPMI dan Standar Operasional Prosedur/SOP, Instruksi Kerja/IK dan record/form SPMI dan dokumen-dokumen lain terkait).
Hasil temuan auditor, akan digunakan sebagai dasar pengambilan keputusan yang secara khusus untuk memberikan umpan balik tentang kinerja unit kerja terkait yaitu mengarahkan pencapaian sasaran dan menemukan peluang perbaikan.
Sehubungan dengan itu, kami mohon perkenan Keputusan Bapak untuk Pelaksanaan Kegiatan serta Tim Audit Mutu Internal Tahap Implementasi Dokumen UTP Periode Tahun 2013/2014 sebagai payung hukum (draft Susunan Tim Audit Mutu Internal tersaji dalam Lampiran I).
Jika disetujui, sosialisasi AMI sebelum pelaksanaan AMI pada tingkat universitas akan kami laksanakan pada tanggal 4 November 2013 jam 9.00- 10.30 WIB, sedangkan pelaksanaan AMI untuk Rektorat dimulai pada tanggal 3 Desember 2013 jam 09.00-selesai. (Jadwal AMI terlampir pada Lampiran II) Sosialisasi AMI dan pelaksanaan AMI untuk tingkat fakultas dan Prodi tersaji pada Lampiran III).
Demikian ajuan ini kami sampaikan atas perhatian dan kebijakan terbaiknya diucapkan terima kasih.
Surakarta, 30 Oktober 2013 Mengetahui
Wakil Rektor I, Ketua Pusat Penjaminan Mutu,
Ir. H. Isnarno, MT. Ir. Dwi Suci Sri Lestari, MT.
Tembusan Kepada Yth.:
1. KDP YPTTP Surakarta 2. Wakil Rektor I, II dan III UTP.
3. Karo UTP. Surakarta 4. Arsip.
Lampiran I
Nomor Surat KaPPM : 003/F/PPM-UTP/X/2013
Perihal : Pengajuan Kegiatan dan Tim AMI Tahap Implementasi Tanggal : 30 Oktober 2013
USULAN SUSUNAN TIM AUDIT MUTU INTERNAL TAHAP IMPLEMENTASI DOKUMEN
UNIVERSITAS TUNAS PEMBANGUNAN SURAKARTA PERIODE DESEMBER 2013 – JANUARI 2014
No. Nama Dosen NIDN
Jabatan Dalam Unit
Kerja Asal
Dalam Tim AMI 1. Auditor
a. Ir. Dwi Suci Sri Lestari,
MT. 0012115401 Ketua PPM/
Dosen FT-UTP Auditor Ketua b. Dr. Ir. Sapto Priyadi, MP. 0608016101 Dosen FP-UTP Auditor Anggota 2. a. Agus Supriyoko, S.Or,
M.Or, 0616088003 GPM FKIP-UTP/
Dosen FP-UTP Observer/Peninjau b. Ir. Daryanti, MP. 0004016401 GPM FP-UTP/
Dosen FP-UTP Observer/Peninjau c. Syahriar Abdullah, SE,
MM. 0630088502 GPM FP-UTP/
Dosen FP-UTP Observer/Peninjau d. Aan Budi Santoso, SPd.,
MPd. 0613038401 GPM FKIP-UTP/
Dosen FP-UTP Observer/Peninjau Ketua Pusat Penjaminan Mutu UTP
TTD
Ir. Dwi Suci Sri Lestari, MT.
Lampiran II.a Surat KaPPM No. 003/F/PPM-UTP/X/2013; Perihal AMI & Tim AMI implementasi Dokumen; Tanggal 30 Oktober 2013 PELAKSANAAN AMI - TAHAP IMPLEMENTASI DOKUMEN - TINGKAT UNIVERSITAS
PERIODE DESEMBER 2013 – JANUARI 2014
No. Uraian Audit November Desember Januari Februari Maret
3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
1. Checking dan Sosialisasi Update Dokumen, Penyempurnaan check-list
2. Pelaksanaan audit ke lembaga-lembaga UTP + UPT PKTS
3. Closing meeting Lembaga-lembaga + PKTS UTP
4. Pelaksanaan audit ke Biro Universitas + UPT Perpustakaan
5. Closing meeting Biro Universitas + UPT Perpustakaan UTP
6. Laporan hasil audit ke Rektor melalui Pusat Menjaminan Mutu
7. Tindakan perbaikan oleh Auditee dan Verifikasi
8. Laporan hasil verifikasi ke Rektor melalui Pusat Penjaminan Mutu 9. Rapat Tinjauan Manajemen, diseminasi dan saran perbaikan kinerja ke auditee
Ketua Pusat Penjaminan Mutu
Ir. Dwi Suci Sri Lestari, MT.
Lampiran II.b Surat KaPPM No. 003/F/PPM-UTP/X/2013; Perihal AMI; Tanggal 30 Oktober 2013
PELAKSANAAN AMI - TAHAP IMPLEMENTASI DOKUMEN - TINGKAT FAKULTAS DAN PRODI PERIODE DESEMBER 2013 – JANUARI 2014
No. Uraian Audit November Desember Januari Februari Maret April
3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
1. Checking dan Sosialisasi Update Dokumen
2. Penyempurnaan check-list, Ajuan pelaksanaan AMI ke Rektor, Pengiriman
checklist ke auditee, Simulasi AMI internal, Sosialisasi check-list/AMI
3. Pelaksanaan audit ke FakultasTeknik
Pelaksanaan audit ke Program Studi Teknik Sipil Pelaksanaan audit ke Program Studi Arsitektur
4. Closing meetingFakultasTeknik
5. Pelaksanaan audit ke Fakultas Pertanian
Pelaksanaan audit ke Program Studi Agroteknologi Pelaksanaan audit ke Program Studi Agribisnis
6. Closing meeting Fakultas Pertanian
7. Pelaksanaan audit ke Fakultas Ekonomi
Pelaksanaan audit ke Program Studi Manajemen Pelaksanaan audit ke Program Studi Akuntansi
8. Closing meeting Fakultas Ekonomi
9. Pelaksanaan audit ke Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan Pelaksanaan audit ke Program Studi Pendidikan Kepelatihan Olahraga Pelaksanaan audit ke Program Studi Bimbingan Konseling 10. Closing meeting Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan 11. Laporan hasil audit ke Rektor melalui Pusat Menjaminan Mutu 12. Tindakan perbaikan oleh Auditee dan Verifikasi 13. Laporan hasil verifikasi ke Rektor melalui Pusat Penjaminan Mutu 14. Rapat Tinjauan Manajemen, diseminasi dan saran perbaikan kinerja ke auditee
Ketua Pusat Penjaminan Mutu
Ir. Dwi Suci Sri Lestari, MT.
Lampiran II.c Surat KaPPM No. 003/F/PPM-UTP/X/2013;
Perihal AMI dan Tim AMI Implementasi Dokumen; Tanggal 30 Oktober 2013 JADWAL PELAKSANAAN AMI
TAHAP IMPLEMENTASI DOKUMEN TINGKAT UNIVERSITAS
PERIODE DESEMBER 2013 - JANUARI 2014 PPM UTP SURAKARTA
No Uraian Audit Tanggal
1 Checking dan Sosialisasi Update Dokumen Rektorat 4 – 12 November 2013
2
Ajuan pelaksanaan audit ke Rektor, Sosialisasi check-list,
Penyempurnaan/ 13 November – 2 Desember
2013 finalisasi check-list, Pengiriman check-list ke auditee, Simulasi
AMI
3 Pelaksanaan audit ke LPPM 10 Desember 2013
4 Pelaksanaan audit ke LKI 11 Desember 2013
5 Pelaksanaan audit ke PKTS 12 Desember 2013
6 Closing Meeting Lembaga-lembaga + PKTS 14 Desember 2013
7 Pelaksanaan audit ke BAAK 17 Desember 2013
8 Pelaksanaan audit ke BAUK 17 Desember 2013
9 Pelaksanaan audit ke Perpustakaan 18 Desember 2013
10 Closing meeting Biro + Perpustakaan 20 Desember 2013
11 Laporan hasil audit ke Rektor melalui Pusat Penjaminan Mutu 30 Desember 2013 12 Tindakan perbaikan oleh Auditee dan Verifikasi 2 Januari –
15 Februari 2014 13 Laporan hasil verifikasi ke Rektor melalui Pusat Penjaminan
Mutu 20 Februari 2014
14 Rapat Tinjauan Manajemen, diseminasi dan saran perbaikan
kinerja ke auditee 27 Februari 2014
Ketua PPM
Ir. Dwi Suci Sri Lestari, MT
Lampiran II.d Surat KaPPM No. 003/F/PPM-UTP/X/2013;
Perihal AMI dan Tim AMI Implementasi Dokumen; Tanggal 30 Oktober 2013
JADWAL PELAKSANAAN AMI – TAHAP IMPLEMENTASI DOKUMEN TINGKAT FAKULTAS DAN PRODI
PERIODE DESEMBER 2014 - JANUARI 2014 PPM UTP SURAKARTA
Uraian Audit Tanggal
1. Checking dan Sosialisasi Update Dokumen 4 – 12 November 2013
2.
Ajuan pelaksanaan audit ke Rektor, Sosialisasi check-list,
Penyempurnaan/ 13 November – 2 Desember
2013
finalisasi check-list, Pengiriman check-list ke auditee, Simulasi AMI
3. Pelaksanaan audit ke Fakultas Teknik dan TU Teknik 30 Desember 2013 Pelaksanaan audit ke Program Studi Teknik Sipil 30 Desember 2013
Pelaksanaan audit ke Program Studi Arsitektur 30 Desember 2013
4. Closing meeting Fakultas Teknik 3 Januari 2014
5. Pelaksanaan audit ke Fakultas Pertanian dan TU Pertanian 7 Januari 2014 Pelaksanaan audit ke Program Studi Agroteknologi 7 Januari 2014
Pelaksanaan audit ke Program Studi Agribisnis 7 Januari 2014
6. Closing meeting Fakultas Pertanian 9 Januari 2014
7. Pelaksanaan audit ke Fakultas Ekonomi dan TU Ekonomi 21 Januari 2014
Pelaksanaan audit ke Program Studi Manajemen 21 Januari 2014
Pelaksanaan audit ke Program Studi Akuntansi 21 Januari 2014
8. Closing meeting Fakultas Ekonomi 23 Januari 2014
9. Pelaksanaan audit ke Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan 28 Januari 2014 Pelaksanaan audit ke Program Studi Pendidikan Kepelatihan Or. 28 Januari 2014 Pelaksanaan audit ke Program Studi Bimbingan Konseling 28 Januari 2014 10. Closing meeting Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan 30 Januari 2014 11. Laporan hasil audit ke Rektor melalui Pusat Menjaminan Mutu 05 Februari 2014 12. Tindakan perbaikan oleh Auditee dan Verifikasi 08 Februari – 21 Maret 2014 13.
Laporan hasil verifikasi ke Rektor melalui Pusat Penjaminan
Mutu 28 Maret 2014
14.
Rapat Tinjauan Manajemen, diseminasi dan saran perbaikan
kinerja ke auditee 15 April 2014
Ketua PPM
Ir. Dwi Suci Sri Lestari, MT
