Risdian Nur Khayatur Rohman
(Prodi D3 PMIK STIKes Buana Husada Ponorogo)
Abstrak
Penyelenggaraan rekam medis merupakan suatu proses yang berkesinambungan, pelayanan berkesinambungan pada unit kerja rekam medis dimulai dari pasien mendaftar sampai pengolahan berkas di unit kerja rekam medis meliputi assembling, coding, analising reporting, dan filling.
Setiap hambatan yang mungkin terjadi dalam penyelenggaraan rekam medis dapat mengakibatkan kegiatan menjadi terhambat di pengolahan berkas rekam medis penyelenggaraan rekam medis yang baik adalah ketepatan waktu pengembalian berkas rekam medis pasien rawat inap ke unit kerja rekam medis dengan tepat waktu.
Di RSU Muhammadiyah Ponorogo khususnya di bagian rekam medis terdapat beberapa masalah salah satunya keterlambatan pengembalian berkas rekam medis.
Penelitian ini bertempat di RSU Muhammadiyah Ponorogo yang dilaksanakan selama bulan Maret –Juni 2016. Penelitian ini menggunakan metode kualitatif deskriptif.
Subjek dalam penelitian ini seluruh berkas rekam medis pasien rawat inap, 16 petugas rawat inap dan 1 petugas rekam medis di bagian assembling. Instrumen dalam penelitian ini menggunakan pedoman wawancara dan pedoman observasi.
Hasil penelitian ini mengetahui jumlah keterlambatan pengembalian berkas rekam medis dari masing-masing ruang rawat inap. Ruang Mas Mansyur prosentase keterlambatan pengembalian berkas rekam medis sebesar 48%, Ruang Ahmad Dahlan prosentase keterlambatan pengembalian berkas rekam medis sebasar sebesar 64%, Ruang Siti Walidah prosentase keterlambatan pengembalian berkas rekam medis sebesar 52%, Ruang Fahrudin prosentase keterlambatan pengembalian berkas rekam medis sebesar 25%. Berdasarkan prosentase di atas ruang Ahmad Dahlan paling sering yang terlambat mengembalikan berkas rekam medis.
Kata Kunci : Rekam Medis, Keterlambatan, Pengembalian.
PENDAHULUAN LATAR BELAKANG
Rumah sakit adalah industri jasa yang berfungsi untuk memenuhi salah satu kebutuhan primer manusia, baik dari segi individu maupun dari segi masyarakat secara keseluruhan guna meningkatkan derajat hidup manusia (Imron T.A,2009). Rumah sakit merupakan salah satu sarana kesehatan yang memberikan pelayanan kesehatan kepada masyarakat yang menyediakan pelayanan rawat jalan, rawat inap, dan gawat darurat, serta memiliki peran yang sangat strategis dalam
mempercepat peningkatan derajat kesehatan masyarakat (Kepmenkes RI Nomor 129/Menkes/SK/II/2008). Oleh karena itu rumah sakit dituntut untuk memberikan pelayanan yang bermutu sesuai dengan fungsi dan standard yang telah ditetapkan.
Fungsi rumah sakit sesuai Undang-
Undang Republik Indonesia Nomor 44
Tahun 2009 tentang Rumah Sakit
adalah menyelenggaraan penelitian
dan pengembangan serta penapisan
teknologi bidang kesehatan dalam
rangka peningkatan pelayanan
kesehatan dengan memperhatikan
etika ilmu pengetahuan bidang
kesehatan. Adapun upaya untuk
mendukung tercapainya peningkatan
pelayanan promotif, preventif, kuratif dan rehabilitatif yang diberikan kepada pasien oleh tenaga medis sesuai dengan standard pelayanan medis dengan memanfaatkan sumber daya dan fasilitas secara optimal (Permenkes
No.1045/MENKES/PER/XI/2006).
Dalam pelayanan non medis berkaitan erat dengan rekam medis karena rekam medis mempunyai peranan penting dalam peningkatan pelayanan rumah sakit. Seiring berjalannya waktu rumah sakit semakin menunjukan kualitas dalam pelayanan kesehatan kepada masyarakat secara optimal, agar tercapainya pelayanan tersebut banyak faktor harus yang diperhatikan dalam setiap penyelenggaraanya, dari beberapa faktor yang ada salah satunya adalah pelayanan di unit kerja rekam medis.
Rekam medis diartikan sebagai keterangan baik yang tertulis maupun yang terekam tentang identitas, anamnese, penentuan fisik laborotarium, diagnosa segala pelayanan dan tindakan medis yang diberikan kepada pasien, dan pengobatan baik yang dirawat inap, rawat jalan maupun yang mendapatkan pelayanan gawat darurat (Depkes, 2006). Sedangkan menurut Permenkes No.269/MENKES/PER/III/2008 tentang rekam medis, rekam medis adalah berkas yang berisikan catatan dan dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien.
Penyelenggaraan rekam medis merupakan suatu proses yang berkesinambungan, pelayanan berkesinambungan pada unit kerja rekam medis dimulai dari pasien mendaftar sampai pengolahan berkas di unit kerja rekam medis meliputi assembling, coding, analising reporting, dan filling. Setiap hambatan yang
medis. Salah satu faktor untuk mendukung penyelenggaraan rekam medis yang baik adalah ketepatan waktu pengembalian berkas rekam medis pasien rawat inap ke unit kerja rekam medis dengan tepat waktu.
Terkait dengan ketepatan pengembalian berkas rekam medis ini juga sudah dijelaskan pada Departemen Kesehatan Republik Indonesia tahun 2006 tentang Pedoman Penyelenggaraan Dan Prosedur Rekam Medis Rumah Sakit, setandar pengembalian berkas rekam medis pasien pulang maksimal dalam waktu 2x24 jam. Rekam medis juga berpengaruh untuk mendukung peningkatan mutu pelayanan kesehatan, dengan melakukan pendokumentasian secara cepat dan tepat.
Berdasarkan hasil observasi pada 23 November 2015 di Rumah Sakit Umum Muhammadiyah Ponorogo dengan melakukan wawancara kepada kepala unit kerja rekam medis peneliti menemukan masalah di unit kerja rekam medis di bagian assembling.
Masalah tersebut berkaitan dengan keterlambatan pengembalian berkas rekam medis pasien rawat inap ke unit kerja rekam medis. Berkas rekam medis seharusnya dikembalikan ke unit kerja rekam medis satu hari setelah pasien dinyatakan pulang oleh dokter, namun di Rumah Sakit Umum
Muhammadiyah Ponorogo
pengembalian berkas rekam medis
dilakukan tidak sesuai dengan
peraturan atau SOP (Standard
Operational Procedur) yang berlaku di
rumah sakit. Dalam (Kepmenkes RI
Nomor 129/Menkes/SK/II/2008) tentang
standar pelayanan rumah sakit
dijelaskan kelengkapan pengisian
berkas rekam medis 24 jam setelah
selesai pelayanan dan selambat-
lambatnya dalam waktu 2x24 jam harus
ditulis dalam berkas rekam medis.
kembali ke unit kerja rekam medis terdapat 57 berkas rekam medis yang terlambat pada bulan november – desember 2015.
Keterlambatan pengembalian ini terjadi karena kurang mengertinya pihak perawat dan dokter bangsal perawatan tentang standard waktu pengembalian berkas rekam medis, selain itu ada pihak perawat dari bangsal mempunyai persepsi yang
berbeda-beda, ada yang
mengembalikan ke unit rekam medis setiap hari tetapi tidak terisi dengan lengkap, ada juga yang menunggu sampai lengkap tetapi waktu pengembalianya lebih dari 2x24 jam.
Diketahui juga dari hasil wawancara terhadap kepala unit rekam medis di Rumah Sakit Umum Muhammadiyah Ponorogo waktu paling lama dalam pengembalian berkas rekam medis yaitu sampai 7x24 jam. Hal-hal tersebut berdampak terhadap pengolahan berkas rekam medis selanjutnya di unit kerja rekam medis khususnya di bagian assembling. Solusi dari keterlambatan ini mengadakan diskusi dengan kepala rekam medis dan petugas rekam medis terkait sosialisasi terhadap petugas rawat inap tentang batas waktu pengembalian berkas rekam medis.
Berdasarkan latar belakang ini maka peneliti tertarik untuk melaksanakan penelitian dengan judul
“Analisa Faktor Penyebab Keterlambatan Pengembalian Berkas Rekam Medis Pasien Rawat Inap ke Unit Kerja Rekam Medis di Rumah
Sakit Umum Muhammadiyah
Ponorogo”.
METODE
Desain penelitian ini menggunakan metode deskriptif yaitu suatu metode yang digunakan untuk menggambarkan atau menganalisis suatu hasil penelitian
perawat rawat inap. Informan dalam penelitian ini adalah kepala unit rekam medis. Obyek penelitian ini adalah penyebab keterlambatan pengembalian berkas rekam medis dari ruang rawat inap ke unit rekam medis.
Variabel dalam penelitian ini adalah Faktor penyebab keterlambatan pengembalian berkas rekam medis.
Teknik pengumpulan data pada penelitian ini menggunakan teknik observasi dan wawancara.
Data yang diperoleh selanjutnya diolah dengan cara menelaah seluruh data yang tersedia dari berbagai sumber. Dari hasil wawancara peneliti tidak langsung menulis pada lembar wawncara namun sebelumnya peneliti menerjemahkan terlebuh dahulu dari hasil rekaman pada saat wawancara.
Dalam penelitian ini peneliti menggunakan instrumen penelitian yang terdiri dari:
1. Pedoman Observasi 2. Pedoman wawancara 3. Buku ekspedisi 4. Berkas rekam medis 5. Alat tulis
HASIL PENELITIAN
Faktor Penyebab Keterlambatan Dari Faktor Man, Methode Dan Material.
Pada penelitian ini peneliti
menggunakan 3 subyek yang dijadikan
untuk memperoleh informasi, yaitu dari
petugas perawat rawat inap, petugas
rekam medis dan kepala unit rekam
medis sebagai informan. Berikut adalah
tabel informasi kriteria petugas rawat
inap yang di dapat dari hasil penelitian
di RSU Muhammadiyah dari faktor
SDM (Man) :
1 S1 Keperwatan
1 6%
2 D3
Keperawatn
12 75%
3 D3
Kebidanan
4 25%
Dari tabel diatas diketahui klasifikasi pendidikan terakhir petugas rawat inap dalam satu shift jam kerja S1 keperawatan ada 1 petugas dengan prosentase 50%, D3 Keperawatan 12 Petugas dengan prosentase 16% dan 4 petugas D3 Kebidanan dengan prosentase 36%.
Tabel 4.5 Kriteria Lama bekerja SDM Petugas Rawat Inap
No Lamabekerja
Jumlah Prosentase 1
< 1
Tahun
1 6%
2
1Tahun 4 25%
3
2 Tahun
5 31%
4
>3 Tahun
6 37%
Dari tabel diatas diketahui klasifikasi petugas rawat inap dalam satu shift jam kerja dari lamanya bekerja untuk lama bekerja <1 tahun ada 1 petugas, 1 tahun ada 4 petugas, lama bekerja 2 tahun ada 5 petugas dan >3 tahun ada 6 petugas.
Tabel 4.6 Kriteria Jenis Kelamin SDM Petugas Rawat Inap
No JenisKelamin
Jumla h
Prosent ase
1 Laki-Laki 7
Petuga s
43%
2 Perempu an
9 Petuga
s
56%
43% petugas perempuan 9 petugas dengan prosentase 56%.
PEMBAHASAN
Mengetahui Faktor Penyebab Keterlambatan Berkas Rekam Medis Pasien Rawat Inap dari Sumber daya Manusia (Man)
Berdasarkan hasil wawancara terhadap petugas rawat inap di RSU Muhammadiyah Ponorogo, dari 16 petugas rawat inap dengan klasifikasi pendidikan terakhir rata-rata menempuh pendidikan D3 Keperawatan, dan lama bekerja rata-rata sudah bekerja 1-5 tahun. Keseluruhan di ruang rawat inap dalam sekali shift jam kerja terdapat 5-6 perawat terdiri dari jenis kelamin laki-laki dan perempuan. Dari segi pendidikan terakhir bukan menjadi salah satu faktor keterlambatan pengemabalian berkas rekam medis karena dari petugas rawat inap rata-rata sudah memahami standar waktu pengambalian berkas rekam medis. Jenis kelamin bukan faktor dari penyebab terjadinya keterlambatan pengembalian berkas rekam medis. Tingkat lama bekerja dapat menjadi faktor penyebab terjadinya keterlambatan pengembalian berkas rekam medis, sebanyak 62% dari petugas baru di ruang keperawatan rawat inap, yang lama bekerjanya kurang dari 3 tahun belum sepenuhnya memahami tentang standar waktu pengembalian berkas rekam medis.
Meskipun pernah dilakukan sosialsasi terkait standar waktu pengembalian berkas rekam medis tetapi patugas masih terlambat dalam mengembalikan. Selain faktor diatas dari hasil wawancara juga diketahui faktor yang menyebabkan keterlambatan pengembalian berkas rekam medis adalah dari dokter belum menandatangani berkas rekas rekam medis, selain itu dari pihak perawat belum melengkapi pengisian kelengkapan berkas rekam medis pasien yang sudah pulang sebelumnya sehingga mengakibatkan berkas rekam medis menumpuk di ruangan rawat inap dan terlambat dikembalikan ke unit rekam medis.
Menurut Permenkes No. 269 Tahun 2008 tentang Rekam Medis, bahwa
identitas pasien, diagnosa masuk, hasil pemeriksaan penunjang, diagnosa akhir pengobatan, tindak lanjut dan nama tanda tangan dokter atau dokter gigi yang memberikan pelayan kesehatan.
Sedangkan menurut Kepmenkes RI Nomor 129/Menkes/SK/II/2008 tentang standar pelayanan rumah sakit dijelaskan kelengkapan pengisian berkas rekam medis 24 jam setelah selesai pelayanan dan selambat-lambatnya dalam waktu 2x24 jam harus ditulis dalam berkas rekam medis.
Dengan terisinya data yang lengkap pada pengisian berkas rekam medis maka informasi pasien akan mudah diketahui. Selain itu berkas rekam medis juga tidak akan terlambat dikembalikan ke unit rekam medis karena pengisianya sudah terisi dengan lengkap.
Mengetahui Faktor Penyebab Keterlambatan Berkas Rekam Medis Pasien Rawat Inap dari Prosedur Yang Ditetapkan (Methode)
Dari hasil pengamatan di RSU
Muhammadiyah Ponorogo alur
pengembalian berkas rekam medis terhadap cara pengembalian berkas rekam medis pasien yang sudah pulang meninggalkan ruangan belum sesuai dengan SOP (Standard Operational Procedure) yang berlaku. Prosedur pengembalian berkas rekam medis pasien rawat inap yang keluar yaitu :
a. Namun demikian sering terjadi keterlambatan pengembalian karena ketidaklengkapan isi berkas Kelengkapan pencatatan lembar / berkas rekam medis yang sudah di isi oleh intalasi pelayanan diteliti kelengkapan pengisianya untuk pengisian kelengkapan yang belum lengkap pengisianya dikembalikan ke instalasi pelayanan terkait.
b. Ketepatan waktu penyerahan berkas rekam medis keluar rumah sakit (KRS).
dilaporkan ke unit terkait.
Rekam medis tersebut sehingga sering terjadi keterlambatan dalam pengembalian berkas rekam medis ke unit rekam medis di bagian assembling.
Keterlamabatan waktu pengembalian berkas rekam medis yang tinggi dari ruang rawat inap ke unit rekam medis mempunyai efek negatif terhadap mutu pelayanan kesehatan yang diberikan oleh suatu instansi rumah sakit.
Menurut (Purwaningtias,2003) dalam (Yulia Rachma,2012), ketidaktepatan waktu pengembalian berkas rekam medis mampu menimbulkan reaksi komplain dari keluarga pasien, dimana ketika pasien kembali untuk kontrol beberapa hari post rawat inap, berkas rekam medisnya terlambat ditemukan oleh petugas karena tidak tersedia di rak penyimpanan sehingga pasien mengalami keterlambatan pelayanan kesehatan .
Berkas rekam medis pasien yang kurang lengkap sering tertahan pada ruangan rawat inap, sedangkan dibagian assembling harus sesegera mungkin melakukan pendataan. Apabila berkas rekam medis tersebut belum lengkap maka berkas rekam medis tersebut akan dikembalikan lagi ke ruang rawat inap untuk dilengkapi kembali pengisiannya dalam kurun waktu 14 hari setelah pengembalian baik sudah lengkap maupun belum lengkap.
Dengan dijalankannya pekerjaan sesuai SOP (Standard Operational Procedure) yang ditetapkan di RSU Muhammadiyah Ponorogo, maka pelayanan terhadap pasien di rumah sakit juga akan meningkat dan berkualitas.
Mengetahui Faktor Penyebab Keterlambatan Berkas Rekam Medis Pasien Rawat Inap dari Sarana dan Prasarana (Material)
Dari hasil pengamatan terhadap
faktor sarana dan prasrana yang dapat
menunjang pelayanan di unit rekam
medis, sesuai dengan teori dimana
sarana dan prasarana adalah semua
benda yang tidak bergerak maupun
terhadap faktor sarana dan prasarana di unit rekam medis di RSU Muhammadiyah Ponorogo, Terdapat buku eksepdisi pengembalian berkas rekam medis. Di buku ekspedisi setiap kegiatan pengembalian dicatat dengan memberi nama petugas yang
mengembalikan, tanggal
pengembalian, dan tanda tangan petugas yang mengembalikan.
Fungsi dari buku ekpedisi ini adalah untuk mengetahui berkas rekam medis yang sudah dikembalikan dan harus ditulis pada buku ekspedisi, jika pada unit assembling menanyakan berkas rekam medis pada ruang rawat inap sudah kembali apa belum, petugas rawat inap bisa langsung memberi tahu dan tidak susah dalam pencarian (Rionanda, F.S, 2013).
Jarak antara ruangan rawat inap dengan instalasi unit rekam medis yang lumayan jauh, sehingga berkas rekam medis yang akan dikembalikan sering terlambat. Apabila hanya satu berkas rekam medis ada kemungkinan petugas timbul rasa malas untuk mengembalikan karena jarak yang lumayan jauh, walaupun hanya satu berkas rekam medis seharusnya dikembalikan sesegera mungkin ke unit rekam medis dan tidak usah menunggu berkas rekam medis banyak karena data pasien yang sudah pulang harus sesegera mungkin dicatat di unit rekam medis untuk dilakukan pendataan. Hal ini sering terjadi padahal sudah ada aturan tentang peraturan pengembalian berkas rekam medis yang sudah dibuat oleh rumah sakit.
PENUTUP Kesimpulan
Berdasarkan hasil penelitian yang dilakukan di RSU Muhammadiyah Ponorogo, peneliti dapat menyimpulkan sebagai berikut :
Mansyur dari 29 berkas rekam medis yang kembali ke unit rekam medis terdapat 14 berkas rekam medis yang terlambat jika diprosentasekan sebasar 48%, Ruang Ahmad Dahlan dari 25 berkas rekam medis yang kembali ke unit rekam medis terdapat 16 berkas rekam medis yang terlambat jika diprosentasekan sebasar 64%, Ruang Siti Walidah dari 17 berkas rekam medis yang kembali ke unit rekam medis terdapat 9 berkas rekam medis
yang terlambat jika
diprosentasekan sebasar 52%, Ruang Fahrudin dari 25 berkas rekam medis yang kembali ke unit rekam medis terdapat 13 berkas rekam medis yang terlambat jika diprosentasekan sebasar 25%.
2. Keterlambatan pengembalian berkas rekam medis disebabkan oleh faktor Sumber Daya Manusia (Man). Petugas rawat inap terlambat mengembalikan berkas rekam medis dari ruang rawat inap ke unit rekam medis hal ini disebabkan karena pihak perawat belum selesai melakukan pengisian berkas rekam medis pasien secara lengkap. Selain dari pihak perawat, dari pihak dokter juga mempengaruhi dari terjadinya penyebab keterlambatan berkas rekam medis dikarenakan pihak dokter belum menandatangani berkas rekam medis pasien rawat inap yang sudah dinyatakan pulang / selesai mendapatkan pelayanan.
3. Keterlambatan pengembalian
berkas rekam medis dari faktor
prosedur yang berlaku di rumah
sakit (Methode). Petugas rawat
inap dan petugas rekam medis
sudah mengetahui SOP (Standard
Operational Procedure) terkait
waktu pengembalian berkas rekam
medis pasien rawat inap yang
masih cukup tinggi, ini disebabkan beban kerja perawat yang cukup tinggi dan juga tentang pengisian berkas rekam medis pasien rawat inap yang sudah pulang belum di isi secara lengkap sehingga berkas rekam medis menumpuk di ruang rawat inap.
4. Keterlambatan pengembalian berkas rekam medis dari faktor sarana dan prasarana (Material).
Unit rekam medis di RSU Muhammadiyah Ponorogo sudah menggunakan buku ekspedisi unuk setiap kegiatan pengembalian berkas rekam medis. setiap petugas rawat inap yang mengembalikan berkas rekam medis sudah mencatat di buku ekspedisi dengan tepat.
Saran
Untuk menghindari terjadinya masalah keterlambatan pengembalian berkas rekam medis, maka peneliti memberikan saran agar pengembalian berkas rekam medis dikembalikan dengan tepat waktu, yakni sebagai berikut :
1. Bagi petugas rawat inap sebaiknya meningkatkan kerja sama dengan dokter penanggung jawab pasien dalam melakukan pengisian berkas rekam medis dengan tepat waktu agar pengembalian berkas rekam medis bisa dikembalikan dengan tepat waktu.
2. Bagi kepala unit rekam medis sebaiknya memberikan motivasi atau pengarahan kepada petugas rawat inap tentang waktu pengembalian berkas rekam medis agar pengembalian berkas rekam medis dikembalikan dengan tepat waktu demi tercapainya pelayanan yang lebih baik terhadap RSU Muhammadiyah Ponorogo.
Muhammadiyah Ponorogo tentang waktu pengembalian berkas rekam medis kepada seluruh petugas medis maupun petugas rekam medis.
DAFTAR PUSTAKA
2006, Pedoman Pengolahan Rekam Medis Rumah Sakit di Indonesia, Jakarta : Departemen Kesehatan RI Direktorat Pelayanan Medik
Avita Fardaningrum, 2013, Aspek Pengendalian Tingkat Keterlambatan Pengembalian Dokumen Rekam Medis Dari Rawat Inap Ke Assembling Di Rumah Sakit Bhayangkara Semarang Periode Februari Tahun 2013. KTI Universitas Dian Nuswantoro.
Semarang.
Daryanto, 2011. Adminstrasi Pendidikan.Jakarta: Rineka Cipta Eri Rustiyanto, 2009, Etika Profesi Perekam Medis dan Informasi Kesehatan. Yogyakarta: Graha Ilmu Gemala R. Hatta, 2008, Pedoman Informasi Manajemen Kesehatan di sarana pelayanan kesehatan. Jakarta:
Universitas Indonesia
Kepmenkes RI Nomor
129/Menkes/SK/II/2008 Tentang Standar Pelayanan Minimal Rumah Sakit Menteri Kesehatan Republik Indonesia.
Kepmenkes RI No.
560/MENKES/SK/IV/2003 tentang Tarif Perjan Rumah Sakit Menteri Kesehatan Republik Indonesia.
Permenkes No. 269/MENKES/PER/III/
2008 Tentang Rekam Medis
Sakit Umum Daerah Tugurejo Semarang Bulan Januari 2013. KTI Universitas Dian Nuswantoro.
Semarang.
Sugiyono, 2010, Metode Penelitian Pendidikan. Bandung: Alfabeta.
TA, Imron, 2009, Manajemen Logistik Rumah Sakit. Jakarta: Sagung Seto.
UU No. 44 Tahun 2009 Tentang Rumah Sakit
Yulia, R. 2011. Pengaruh Karakteristik Individu Dokter Dan Petugas Pengembalian Berkas Rekam Medis (Pos Perawatan) Terhadap Mutu Berkas Rekam Medis Paien Rawat Inap Di Rumah Sakit Haji Jakarta Tahun 2011. Skripsi FKM Universitas Indonesia. Jakarta.
Sumber Internet:
Eem, Huzaimah. 2011. Implementasi Fungsi – Fungsi Manajemen Pada Layanan Kesehatan Cuma – Cuma (LKC) Ciputat Tangerang bersumber dari[internet]
http://repository.uinjkt.ac.id/dspace/
bitstream/123456789/18916/1/EEM%2 0HUZAIMAH-FDK.pdf [diakses pada
senin 29 februari 2016 jam 16.20 wib]
626
FAKTOR PENYEBAB KETERLAMBATAN WAKTU PENGEMBALIAN BERKAS REKAM MEDIS RAWAT
INAP DI RS ESTOMIHI MEDAN TAHUN 2019
E-mail: [email protected]
ABSTRAK
Aspek ketepatan waktu pengembalian berkas rekam medis rawat inap harus sesuai dengan SPO yang ditetapkan oleh rumah sakit Estomihi yaitu 2x24 jam setelah pasien pulang dan sudah dalam keadaan lengkap. Oleh karena itu perlu adanya evaluasi faktor penyebab keterlambatan waktu pengembalian berkas rekam medis rawat inap untuk meningkatkan mutu pelayanan rumah sakit. Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui penyebab ketidaktepatan waktu pengembalian berkas rekam medis rawat inap, jenis penelitian ini yaitu deskriptif, teknik pengumpulan data menggunakan observasi, kuisioner dan wawancara. Dari hasil penelitian yang dilakukan diketahui bahwa jumlah ketidaktepatan waktu pengembalian berkas rekam medis sebesar 63 atau 72,41% berkas rekam medis rawat inap dan jumlah berkas yang tepat waktu sebesar 24 atau 27,59%. Faktor penyebab keterlambatan waktu pengembalian berkas rekam medis rawat inap yaitu disebabkan oleh dokter yang terlambat mengisi kelengkapan berkas rekam medis, belum adanya petugas khusus pengembalian berkas rekam medis rawat inap, serta jarak Instalasi rawat inap ke Instalasi rekam medis yang cukup jauh sehingga mengakibatkan keterlambatan pengembalian berkas rekam medis rawat inap ke Instalasi rekam medis. Saran sebaiknya pihak rumah sakit melakukan sosialisasi dan mengingatkan kembali dokter dan profesi medis yang lain saat rapat tentang ketepatan pengembalian berkas rekam medis agar lebih disiplin dalam melengkapi berkas rekam medis sesuai dengan kebijakan SPO sehingga pengembalian berkas rekam medis tidak mengalami keterlambatan.
Kata Kunci: Pengembalian Berkas, Rekam Medis Rawat Inap.
ABSTRACT
The timeliness aspect of returning the inpatient medical record file must be in accordance with the SPO determined by the Estomihi hospital, which is 2x24 hours after the patient has returned and is in complete condition. Therefore it is necessary to evaluate the factors causing the delay in returning the inpatient medical record file to improve the quality of hospital services. This study aims to determine the cause of inaccurate return of inpatient medical record files, this type of research is descriptive, data collection techniques using observation, questionnaires and interviews. From the results of the research conducted, it is known that the number of inaccuracies in returning the medical record file is 63 or 72.41%, the inpatient medical record file and the number of timely files is 24 or 27.59%. Factors causing delays in returning the inpatient medical record file are caused by doctors who are late filling in the completeness of medical record files, the absence of special officers returning inpatient medical record files, as well as the distance of inpatient installations to medical record installations that are far enough to cause delay in returning record files medical hospitalization to medical record installation. Suggestions should the hospital do socialization and remind doctors and other medical professions during the meeting about the accuracy of returning medical record files to be more disciplined in completing the medical record file in accordance with the SPO policy so that the return of the medical record file is not delayed.
Keywords: File Returns, Inpatient Medical Records.
Erlindai
Dosen Prodi D-III Perekam Dan Infokes Imelda, Jalan Bilal Nomor 52 Medan
627
PENDAHULUANBerdasarkan (Undang-undang Nomor 44, 2009) tentang rumah sakit, bahwa rumah sakit yaitu institusi pelayanan kesehatan yang menyelenggarakan pelayanan kesehatan perorangan secara paripurna dan menyediakan pelayanan rawat inap, rawat jalan dan gawat darurat. Fungsi rumah sakit yaitu penyelenggaraan pelayanan pengobatan dan pemulihan kesehatan sesuai dengan standar pelayanan yang ada di rumah sakit. Salah satu peningkatan mutu pelayanan disarana kesehatan yaitu peningkatan mutu di unit rekam medis.
Berdasarkan (PERMENKES RI Nomor 71, 2013), disebutkan bahwa rawat inap adalah pelayanan kesehatan perorangan yang bersifat non spesialistik dan dilaksanakan pada fasilitas kesehatan tingkat pertama untuk keperluan observasi, perawatan, diagnosis, pengobatan dan pelayanan medis lainnya dimana pasien dirawat di instalasi rawat inap paling singkat 1 hari.
Menurut PERMENKES RI Nomor 269/MENKES/Per/III/2008, disebutkan bahwa rekam medis merupakan berkas yang berisi catatan dan dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien ataupun yang diterima pasien.
Untuk mendapatkan kinerja instalasi rekam medis yang berkualitas maka dalam proses penyelenggaraan rekam medis harus dilakukan dengan benar dan tepat. Termasuk dalam pengembalian rekam medis. Setelah pasien pulang berkas rekam medis pasien harus dilengkapi/diisi terlebih dahulu oleh perawat dan dokter, setelah itu berkas rekam medis pasien dapat dikembalikan dari ruang perawatan kebagian rekam medis.
Mengingat pentingnya kegunaan rekam medis dan dampak keterlambatan waktu pengembalian berkas rekam medis maka akan mempersulit pelaksanaan petugas bagian assembling. Oleh karena itu berkas rekam medis pasien harus segera di kembalikan ke Instalasi rekam medis paling lambat 2x24 jam setelah pasien pulang secara lengkap dan benar (Depkes RI, 2006).
Berdasarkan penelitian (Renantha, 2017) yang dilakukan di RSPAU dr. Suhardi Hardjolukito Yogyakarta mengenai ketepatan waktu pengembalian berkas rekam medis rawat inap, menunjukkan bahwa seluruh berkas rekam medis rawat inap yang dikembalikan ke bagian assembling selama bulan Juli 2017 dari 10 bangsal yaitu sebanyak 272 berkas rekam medis.
Pengembalian berkas rekam medis yang tidak tepat waktu sebanyak 145 atau 53,30%
sedangkan pengembalian berkas rekam medis yang tepat waktu sebanyak 127 berkas atau 46,70%. Faktor-faktor yang menyebabkan terjadinya keterlambatan waktu pengembalian berkas rekam medis rawat inap yaitu disebabkan karena kurangnya petugas rekam medis yang sesuai dengan bidang keilmuannya, kepatuhan,
ketelitian dan pemahaman
pertanggungjawaban dalam pengembalian berkas rekam medis rawat inap. Serta sosialisasi yang sudah pernah dilakukan tetapi belum dilaksakan secara maksimal.
Berdasarkan pengamatan yang dilakukan di RS Estomihi Medan, yang penulis dapatkan yaitu untuk mengetahui apakah dokumen rekam medis terlambat atau tidak terlambat bisa dilihat dari buku ekspedisi yang ada di ruangan assembling.
Keadaan yang ada di rumah sakit tersebut yaitu dimana masih sering terjadinya keterlambatan waktu pengembalian berkas rekam medis yang berhari-hari atau lebih dari 2x24 jam setelah pasien pulang. Rata- rata jumlah seluruh berkas rekam medis rawat inap yang dikembalikan ke bagian
assembling perbulannya dari 4 bangsaldiperkirakan sebanyak 250 berkas rekam medis. Pengembalian berkas rekam medis yang tidak tepat waktu diperkirakan sebanyak 199 berkas atau 79,6% sedangkan pengembalian berkas rekam medis yang tepat waktu sekitar 51 berkas atau 20,4%.
Penyebab dalam keterlambatan
pengembalian berkas rekam medis pasien
rawat inap yaitu tingkat kedisiplinan dokter
dalam tanggung jawab pengisian data pada
berkas rekam medis terutama pada bagian
resume medis masih kurang tertib, tidak
adanya petugas khusus pengembalian berkas
rekam medis dan jarak antara Instalasi rawat
628 inap ke Instalasi rekam medis cukup jauh.
Sehingga banyak rekam medis pasien yang masih berada di ruang perawatan hingga berhari-hari. Oleh karena itu penelitian ini dilakukan untuk mengetahui lebih lanjut faktor penyebab keterlambatan pengembalian berkas rekam medis di RS Estomihi Medan.
Berdasarkan permasalahan di atas penulis tertarik untuk melakukan penelitian dengan judul “Faktor Penyebab Keterlambatan Waktu Pengembalian Berkas Rekam Medis Rawat Inap Di RS Estomihi Medan”.
METODE PENELITIAN
Jenis penelitian ini menggunakan penelitian deskriptif. Penelitian deskriptif yaitu penelitian yang dilakukan terhadap sekumpulan objek yang biasanya bertujuan untuk melihat gambaran yang terjadi didalam suatu populasi tertentu.
(Notoatmodjo, 2012). Metode yang digunakan adalah observasi, kuesioner dan wawancara. Waktu penelitian ini dilaksanakan pada Bulan Februari–April 2019. Tempat yang dipilih peneliti ialah RS Estomihi di jl. Sisingamangaraja No. 235, Sudirejo II, Medan Kota di karenakan RS Estomihi Medan.
Populasi merupakan keseluruhan sumber data yang diperlukan dalam suatu penelitian (Saryono dkk, 2013). Populasi dalam penelitian ini adalah seluruh berkas rekam medis rawat inap pada Bulan
Februari–April 2019 di Rs Estomihi Medan sebanyak 693 dan petugas rekam medis 3 orang. Sampel adalah objek yang diteliti dan dianggap mewakili seluruh populasi.
(Notoatmodjo, 2012) besar sampel dalam penelitian ini dengan menggunakan Rumus Slovin yaitu :
𝑛 = 𝑁
1 + 𝑁(𝑑)² Keterangan:
n= Jumlah sampel N= Jumlah Populasi
d
2= Tingkat ketepatan Absolute (0.1) maka didapatkan :
n=
6931+693(0,1)²
n=
6931+693(0.01)
n=
6937,93
n=87 berkas rekam medis
Teknik sampling dalam penelitian ini menggunakan teknik random sampling, yaitu cara pengambilan sampel dari semua anggota populasi yang dilakukan secara acak tanpa memperhatikan nama, pendidikan, penyakit, ataupun umur yang ada dalam anggota populasi. Menurut (Notoatmodjo, 2012) Random Sampling yang mana teknik pengambilan sampel secara acak. Teknik random sampling ini hanya boleh digunakan apabila setiap unit atau anggota populasi itu bersifat homogen. Jadi setiap anggota populasi itu mempunyai kesempatan yang sama untuk diambil sebagai sampel.
Definisi operasional
Tabel 1. Definisi Operasional
No Variabel Definisi Operasional Alat Ukur
1 Ketidaklengkapan pengisian berkas rekam medis
Ketidaklengkapan adalah adanya kekurangan dalam pengisian berkas rekam medis yang seharusnya diisi oleh perawat dan dokter yang merawat pasien dan membubuhkan tanda tangan serta nama jelas yang harus dilengkapi selambat-lambatnya 2x24 jam setelah pasien pulang.
Lembar checklist observasi
2. Petugas pengembalian berkas rekam medis yang pengetahuannya sesuai dengan bidang keilmuannya
Petugas rekam medis yang pengetahuannya sesuai dengan bidang keilmuannya sangat bertanggung jawab dalam pengembalian berkas rekam medis sehingga pengembalian dapat berjalan lebih cepat untuk mengurangi ketidaktepatan waktu pengembalian berkas
Kuesioner
629
rekam medis rawat inap.3 Jarak pengembalian Jarak adalah angka yang menunjukkan seberapa jauh suatu berkas berubah posisi melalui tempat tertentu. Jarak antara instalasi rawat inap dengan instalasi berkas rekam medis yang jauh dan tidak dibantu menggunakan sarana seperti lift akan memperlambat proses pengembalian berkas rekam medis.
Lembar checklist observasi
4 Keterlambatan pengembalian berkas rekam medis
pengembalian berkas rekam medis dari unit rawat inap ke unit rekam medis apabila melebihi batas waktu pengembalian yaitu maksimal 2x24 jam setelah pasien pulang.
Wawancara mendalam
Analisa Data
Analisis data yang dilakukan dalam penelitian ini dengan cara deskriptif. Dalam penelitian ini untuk menunjang penyajian data agar mudah dimengerti, maka menggunakan tabel presentase. Berikut frekuensi relatif:
𝑃 =
𝐹𝑁
x100 %
f = frekuensi yang sedang dicari
N = Number of Cases (banyaknya individu) P = angka presentase
Rumus Pendekatan Skala Gutman Rumus Umum
Interval (I) = Range (R) / Kategori (K)
Range (R) = skor tertinggi – skor terendah = 100 – 0 = 100%
Kategori (K) = 3 adalah banyaknya kriteria yang disusun pada kriteria objektif suatu variabel
Kategori yaitu: Baik, Cukup dan Kurang Interval (I) = 100/3 = 33,33%
Kategori Persentase Baik :76%-100%
Cukup : 56%-75%
Kurang : 0-55%
HASIL PENELITIAN
Pengembalian Berkas Rekam Medis
Setelah dilakukan penelitian dan pengumpulan data oleh peneliti mengenai
“Faktor Penyebab Keterlambatan Waktu Pengembalian Berkas Rekam Medis Rawat Inap Di Rumah Sakit Estomihi Medan”
maka diperoleh keterangan bahwa berkas rekam medis rawat inap dari instalasi rawat inap harus sudah dikembalikan ke instalasi rekam medis dalam waktu 2x24 jam setelah pasien pulang.
Pengembalian berkas rekam medis rawat inap dari instalasi rawat inap ke instalasi rekam medis di RS Estomihi dalam kurun waktu 2x24 jam masih terjadi keterlambatan. Berdasarkan dari wawancara yang dilakukan pada tanggal 7 Maret 2019 kepada responden 1 mengenai apakah masih sering terjadi keterlambatan dalam pengembalian berkas rekam medis rawat inap.
Responden 1 memberikan keterangan sebagai berikut:
Masih sering terjadi keterlambatan
Responden 1 Masih sering terjadi keterlambatan, bahkan sampai berhari-hari diruangan rawat inap
Responden 2 Masih ada sebagian berkas rekam medis yang terlambat
Responden 3 Berdasarkan hasil penelitian di RS
Estomihi Medan diketahui jumlah seluruh berkas rekam medis rawat inap yang
dikembalikan ke assembling selama Bulan
Februari-April 2019 yaitu berkas rekam
medis terdiri dari 4 bangsal. Dari 693 berkas
630 rekam medis, sampel yang peneliti ambil
sebesar 87 berkas rekam medis. Dari 87 berkas rekam medis terdapat yang tidak
tepat waktu berjumlah 63 berkas rekam medis dan berkas rekam medis yang tepat waktu berjumlah 24 berkas rekam medis.
Tabel 2. Pengembalian Berkas Rekam Medis Rawat Inap
No Bangsal Jumlah Berkas Tepat Waktu % Tidak tepat waktu %
1 Maria 20 9 45% 11 55%
2 Martha 18 3 16,67% 15 83,33%
3 Naomi 27 6 22,22% 21 77,78%
4 Ribka 22 6 27,27% 16 72,73%
Jumlah 87 24 27,59% 63 72,41%
Dari tabel diatas menunjukkan bahwa keterlambatan pengembalian berkas rekam medis rawat inap dari instalasi rawat inap ke instalasi rekam medis pada Bulan Februari - April 2019 paling banyak pada bangsal Naomi sebanyak 21 atau 77,78% berkas tidak tepat waktu dari 27 berkas rekam medis dan keterlambatan paling sedikit pada
bangsal Maria sebanyak 11 atau 55% dari 20 berkas rekam medis.
Total presentase ketidaktepatan waktu pengembalian berkas rekam medis sebagai berikut:
𝐽𝑢𝑚𝑙𝑎ℎ 𝑏𝑒𝑟𝑘𝑎𝑠 𝑟𝑒𝑘𝑎𝑚 𝑚𝑒𝑑𝑖𝑠 𝑡𝑖𝑑𝑎𝑘 𝑡𝑒𝑝𝑎𝑡 𝑤𝑎𝑘𝑡𝑢 𝑗𝑢𝑚𝑙𝑎ℎ 𝑠𝑒𝑙𝑢𝑟𝑢ℎ 𝑏𝑒𝑟𝑘𝑎𝑠 𝑟𝑒𝑘𝑎𝑚 𝑚𝑒𝑑𝑖𝑠 𝑥100%
=
6387
× 100%
=72,41%
Faktor Penyebab Keterlambatan Waktu Pengembalian Berkas Rekam Medis Rawat Inap Disebabkan Oleh 3 Faktor Yaitu:
1. Tingkat kedisplinan dokter dan tanggung jawab dokter dalam pengisian data pada berkas rekam medis terutama pada bagian resume medis
Berdasarkan hasil wawancara dengan responden 1 atau kepala rekam medis yang dilakukan tanggal 7 Maret 2019 di Instalasi Rekam Medis didapatkan keterangan sebagai berikut:
Dokter nya malas dalam melengkapi berkas rekam medis jika total berkas rekam medis nya hanya ada 3 ataupun 4. Oleh sebab itu setelah berkas bertumpuk di ruangan maka dokter akan melengkapi berkas rekam medis. Dokter selalu diingatkan oleh perawat untuk melengkapi berkas rekam medis, tetapi dokter selalu menunda hingga berkas rekam medis menumpuk diruangan. berkas yang tidak lengkap lebih sering di bagian resume medis dan tanda tangan dokter.
Responden 1
Berikut keterangan responden 2 yaitu petugas assembling yang dilakukan tanggal 7 Maret 2019
Keterlambatan pengembalian berkas rekam medis lebih sering disebabkan oleh dokter yang tidak melengkapi berkas rekam medis pasien. Terkadang setelah berkas rekam medis dilengkapi oleh dokter, berkas tidak langsung dikembalikan perawat ke ruang rekam medis dikarenakan beban kerja perawat di ruangan rawat inap.
Responden 2
Keterangan yang sama juga didapatkan dari responden 3 yang dilakukan pada tanggal 7 Maret 2019
Penyebab keterlambatan pengembalian berkas rekam medis disebabkan oleh dokter dan perawat yang tidak melengkapi berkas rekam medis rawat inap. Dan terkadang dokter membawa berkas rekam medis pulang kerumah untuk dilengkapi, setelah selesai dilengkapi dokter maka berkas rekam medis dikembalikan ke rumah sakit.
Responden 3 2. Petugas Pengembalian Berkas Rekam
Medis Yang Pengetahuannya Sesuai Dengan Bidang Keilmuan Nya
Berdasarkan observasi yang dilakukan
belum adanya petugas khusus dalam
pengembalian berkas rekam medis rawat
631 inap. Petugas yang bertanggung jawab
dalam pengembalian berkas rekam medis yaitu perawat. Hasil wawancara dengan
responden 1, 2 dan 3 memberikan keterangan sebagai berikut:
Yang bertugas dalam pengembalian berkas rekam medis rawat inap ialah perawat.
Responden 1
Biasanya yang mengembalikan berkas rekam medis rawat inap ke instalasi rekam medis dilakukan oleh perawat. Di rumah sakit estomihi belum ada petugas khusus dalam pengembalian berkas rekam medis. Kalau berkas rekam medis belum dikembalikan ke Instalasi rekam medis maka petugas rekam medis mengingatkan perawat dengan cara menelfon keruangan perawat agar berkas rekam medis dikembalikan ke Instalasi rekam medis.
Responden 2
Rumah sakit masih kekurangan SDM bagian rekam medis, tetapi karena faktor keuangan yang belum cukup untuk menggaji pegawai maka belum dilakukan penambahan SDM.
Seharusnya ada petugas khusus dalam pengembalian berkas rekam medis rawat inap, tetapi karena belum ada petugas khususnya maka pengembalia berkas rekam medis rawat inap dilakukan oleh perawat di setiap ruangan.
Responden 3 Untuk mengetahui gambaran
pengetahuan petugas rekam medis tentang ketepatan waktu pengembalian berkas rekam medis rawat inap di RS Estomihi Medan, digunakan analisis deskriptif berdasarkan
tanggapan atas pertanyaan-pertanyaan dalam kuisioner. Item-item pertanyaan dalam pengetahuan petugas rekam medis digambarkan dalam bentuk tabel deskriptif frekuensi.
Tabel 3. Kuesioner Pengetahuan Petugas Rekam Medis No
Pernyataan Benar Salah Kategori
N F(%) N F(%)
1 Rekam medis pasien yang pulang atau meninggal harus dikembalikan 2x24 jam
3 100 0 0 Baik
2 Catatan perawat harus diisi lengkap sebelum dikembalikan ke unit kerja rekam medis
3 100 0 0 Baik
3 Pengembalian berkas rekam medis rawat inap berdasarkan SPO rumah sakit
1 33,3 2 66,7 Baik
4 Penetapan SPO tentang pengembalian berkas rekam medis rawat inap adalah 2x24 jam
2 66,7 1 33,3 Kurang
5 Ketidaktepatan pengembalian berkas rekam medis rawat inap dapat mengganggu pelayanan rumah sakit
2 66,7 1 33,3 Kurang
6 Pengembalian berkas rekam medis rawat inap yang tidak tepat waktu dapat menghambat proses verifikasi BPJS
3 100 0 0 Baik
7 Ketidaktepatan pengembalian berkas rekam medis dapat menghambat dalam pembuatan laporan rumah sakit
2 66,7 1 33,3 Baik
8 Pengembalian berkas rekam medis tidak boleh lebih dari 2x24 jam setelah pasien pulang atau meninggal
2 66,7 1 33,3 Kurang
9 Pengembalian berkas rekam medis ke unit rekam medis merupakan tanggung jawab petugas rekam medis
3 100 0 0 Baik
10 Sarana dan prasarana sangat diperlukan untuk membantu dalam pengembalian berkas rekam
2 66,7 1 33,3 Baik
632
medisJumlah 23 766,8 7 233,2
Rata-rata 2,3 76,68 0,7 23,32
Skoring tertinggi “benar” = 1 Skoring terendah “salah” = 2 Dikonversasikan dalam persentase : Jawaban “benar” = 1×100% = 100%
Jawaban “salah” = 0×100% = 0%
Perhitungan jawaban “benar” dari kuesioner:
= 𝑠𝑘𝑜𝑟 𝑟𝑎𝑡𝑎 − 𝑟𝑎𝑡𝑎 𝑗𝑢𝑚𝑙𝑎ℎ 𝑟𝑒𝑠𝑝𝑜𝑛𝑑𝑒𝑛
=2,3 × 100%
3
= 77%
Kategori Persentase Baik :76%-100%
Cukup : 56%-75%
Kurang : 0-55%
Tabel 4. Distribusi Frekuensi Responden
Berdasarkan Pengetahuan Petugas Rekam Medis Tentang Ketepatan Waktu Pengembalian Berkas Rekam Medis Rawat Inap Di RS Estomihi Medan Tahun 2019
Tingkat Pengetahuan F (%)
Baik 23 76,7%
Cukup 7 23,3%
Kurang 0 0
Total 30 100%
3. Jarak Pengembalian Berkas Rekam Medis Dari Instalasi Rawat Inap Ke Instalasi Rekam Medis
Berdasarkan hasil wawancara dengan responden 1 atau kepala rekam medis yang dilakukan tanggal 7 Maret 2019 di Instalasi Rekam Medis tentang jarak pengembalian berkas rekam medis didapatkan sebagai berikut:
Jarak antara Instalasi rawat inap ke instalasi rekam medis berpengaruh dalam keterlambatan pengembalian berkas rekam medis rawat inap. Karena petugas tidak diizinkan menggunkan lift jika tidak bersama dengan pasien. Jika terdapat petugas yang ketahuan menggunakan lift maka petugas akan diberi sanksi dengan cara mengurangi gaji petugas tersebut.
Responden 1
Perawat sering mengeluh dalam mengembalikan berkas rekam medis ke Instalasi rekam medis. Terkadang setelah berkas rekam medis sudah lengkap diisi dokter dan perawat, berkas rekam medis tidak langsung dikembalikan perawat ke Instalasi rekam medis dikarenakan beban kerja perawat yang tinggi diruangan dan imbul rasa lelah dan malas untuk mengembalikan berkas rekam medis ke Instalasi rekam medis.
Responden 2
Jarak tidak menjadi penyebab dalam pengembalian berkas rekam medis rawat inap, karena setelah berkas rekam medis sudah selesai dilengkapi maka berkas langsung di kembaliakn ke Instalasi rekam medis.
Resonden 3
PEMBAHASANPengembalian Berkas Rekam Medis
Berdasarkan hasil jawaban responden saat melakukan wawancara diberikan penjelasan bahwa masih sering terjadinya keterlambatan pengembalian berkas rekam medis rawat inap hingga berhari-hari. Hal ini akan menghambat proses assembling dan
dapat menjadi beban bagi petugas dalam
pengolahan data, karena data yang diperoleh
sudah mengalami keterlambatan berhari-hari
maka pengolahannya juga akan mengalami
keterlambatan. Dalam hal ini kegiatan
pengembalian dari ruang rawat inap ke unit
rekam medis belum memenuhi ketepatan
dalam (PERMENKES No. 269, 2008) dan
Standar Pelayanan Minimal tentang
633 pengembalian berkas rekam medis di RS
Estomihi Medan yang menetapkan pengembalian berkas rekam medis rawat inap 2x24 jam setelah pasien pulang dan meninggal.
Berdasarkan hasil penelitian menunjukkan bahwa pengembalian berkas rekam medis rawat inap di RS Estomihi Medan pada Bulan Februari-April 2019 dari total 87 berkas rekam medis rawat inap masih terjadi ketidaktepatan waktu pengembalian. Ketidaktepatan waktu pengembalian berkas rekam medis yang terjadi sebesar 63 berkas rekam medis dan yang tepat waktu sebesar 24 berkas rekam medis. Keterlambatan tertinggi terjadi pada bangsal Naomi yaitu 21 atau 77,78% dan 6 atau 22,22% berkas rekam medis kembali tepat waktu. Keterlambatan terendah terjadi pada bangsal Maria yaitu 11 atau 55%
berkas rekam medis tidak tepat waktu dan 9 atau 45% berkas rekam medis kembali tepat waktu.
Faktor Penyebab Keterlambatan Waktu Pengembalian Berkas Rekam Medis Rawat Inap
1. Tingkat Kedisiplinan Dokter Dan Tanggung Jawab Dokter Dalam Pengisian Data Pada Berkas Rekam Medis Terutama Pada Bagian Resume Medis.
Berdasarkan hasil wawancara dengan responden 1 mengatakan bahwa dokter selalu menunda pengisian berkas rekam medis jika jumlah berkas hanya sedikit, jadi setelah berkas rekam medis bertumpuk di ruangan maka berkas baru akan dilengkapi oleh dokter. Berdasarkan hasil wawancara dengan responden 2 mengatakan bahwa keterlambatan pengembalian berkas rekam medis disebabkan oleh dokter. Dan sering terjadi setelah berkas sudah dilengkapi oleh dokter berkas tidak langsung dikembalikan oleh perawat dikarenakan beban kerja perawat di Instalasi rawat inap.
Keterangan yang sama juga didapatkan dari responden 3, mengatakan bahwa penyebab keterlambatan pengembalian berkas rekam medis disebabkan oleh dokter dan perawat yang tidak melengkapi berkas rekam medis rawat inap. Terkadang dokter
akan membawa berkas rekam medis pulang kerumah untuk dilengkapi, dan setelah berkas rekam medis selesai dilengkapi maka berkas rekam medis akan dibawa kembali ke rumah sakit oleh dokter dan diserahkan kepada petugas assemblin.
Dari ketiga jawaban responden, peneliti mendapatkan keterangan bahwa penyebab keterlambatan pengembalian berkas rekam medis rawat inap disebabkan oleh dokter, perawat yang tidak disiplin dan kurang teliti dalam pengisian berkas rekam medis sehingga berkas rekam medis menjadi terlambat dan harus menunggu untuk dilengkapi terlebih dahulu. Menurut kebijakan Standar Prosedur Operasional yang ditetapkan di rumah sakit Estomihi bahwa berkas rekam medis rawat inap dikembalikan oleh perawat dari setiap ruang rawat inap ke bagian rekam medik setelah pasien pulang. Berkas rekam medis rawat inap harus kembali ke bagian rekam medik paling lambat 2x24 jam stelah pasien keluar rumah sakit, dan setiap berkas rekam medis yang kembali harus diperiksa kelengkapannya. (Menurut Ery Rustiyanto, 2019) mengenai tanggung jawab dokter yang merawat yaitu tanggung jawab utama akan kelengkapan rekam medis terletak pada dokter yang merawat. Dokter mengemban tanggung jawab terakhir akan kelengkapan dan kebenaran isi rekam medis.
2. Petugas Pengembalian Berkas Rekam Medis Yang Pengetahuannya Sesuai Dengan Bidang Keilmuan Nya
Hasil wawancara dengan responden
pertama mengenai petugas pengembalian
berkas rekam medis, Responden 1
mengtakan bahwa di rumah sakit Estomihi
yang bertugas dalam pengembalian berkas
rekam medis rawat inap ialah perawat
ruangan di masing-masing Instalas rawat
inap. Hasil wawancara dengan responden 2
mengatakan bahwa yang biasa bertugas
dalam pengembalian berkas rekam medis
rawat inap dilakukan oleh perawat ruangan,
petugas rekam medis juga mengatakan
bahwa belum ada petugas khusus dalam
pengembalian berkas rekam medis rawat
inap. Dan jika berkas rekam medis belum
dikembalikan ke Instalasi rekam medis maka
634 petugas rekam medis akan menelfon perawat
Instalasi rekam medis untuk mengingatkan perawat agar mengembalikan berkas rekam medis ke Instalasi rekam medis.
Hasil wawancara dengan responden 3 mengatakan bahwa di Rumah Sakit Estomihi masih kekurangan SDM dalam pengembalian berkas rekam medis rawat inap, karena yang seharusnya bertugas dalam pengembalian berkas rekam medis rawat inap ialah petugas rekam medis yang pengetahuaannya sesuai dengan bidang keilmuannya. Berdasarkan wawancara yang dilakukan dengan 3 responden dikatakan bahwa belum terdapat petugas khusus pengembalian berkas rekam medis dan masih kurangnya SDM. Hal tersebut mengakibatkan adanya keterlambatan waktu pengembalian berkas rekam medis rawat inap di RS Estomihi medan yang terjadi hingga berhari-hari dan menumpuk di setiap ruangan. Sehingga sangat membantu jika dilakukan penambahan SDM dalam pengembalian berkas rekam medis rawat inap agar proses pengembalian lebih cepat dan mengurangi ketidaktepatan waktu pengembalian berkas rekam medis rawat inap. Dan dari hasil kuisioner diketahui bahwa dari 3 petugas rekam medis memiliki tingkat pengetahuan baik dengan persentase sebesar 76,7% tentang ketetapan batas waktu pengembalian berkas rekam medis dan ketentuan kelengkapan isi rekam medis tetapi petugas belum menjalankan peraturan sesuai dengan Standar Prosedur Operasional.
Menurut kebijakan Standar Prosedur Operasional yang ditetapkan di rumah sakit Estomihi bahwa berkas rekam medis rawat inap dikembalikan oleh perawat dari setiap ruang rawat inap ke bagian rekam medis setelah pasien pulang. Menurut (Renantha, 2017) menjelaskan bahwa uraian tugas pengembalian berkas rekam medis rawat inap mengurangi ketidaktepatan waktu pengembalian berkas rekam medis rawat inap. Jika terdapat petugas rekam medis yang khusus untuk pengembalian berkas rekam medis rawat inap akan lebih cepat dan membantu dalam proses pengembaliannya.
3. Jarak Pengembalian Berkas Rekam Medis Dari Instalasi Rawat Inap Ke Instalasi Rekam Medis
Hasil wawancara dengan responden 1 tentang jarak Instalasi rawat inap ke Instalasi rekam medis mengatakan bahwa jarak Instalasi rawat inap ke Instalasi rekam medis berpengaruh dalam keterlambatan waktu pengembalian berkas rekam medis rawat inap, dimana karena dalam pengembalian berkas rekam medis perawat tidak diizinkan menggunakan sarana seperti lift dalam pengembalian berkas rekam medis. Hasil wawancara dengan responden 2 mengatakan bahwa terkadang perawat sering mengeluh setiap mengembalikan berkas rekam medis ke Instalasi rekam medis. Dan terkadang setelah berkas rekam medis sudah lengkap diisi dokter dan perawat, berkas rekam medis tidak langsung dikembalikan perawat ke Instalasi rekam medis dikarenakan beban kerja perawat yang tinggi diruangan dan timbul rasa lelah dan malas untuk mengembalikan berkas rekam medis ke Instalasi rekam medis.
Hasil wawancara dengan responden 3 berbeda keterangannya dengan responden 1 dan 2 mengatakan bahwa tidak ada penyebab jarak antara Instalasi rawat inap ke Instalasi rekam medis karena setelah berkas rekam medis selesai dilengkapi berkas akan langsung di kembalikan ke Instalasi rekam medis. Berdasarkan wawancara yang dilakukan dengan 3 responden dikatakan bahwa 1 diantaranya menyatakan jarak antara instalasi rawat inap ke instalasi rekam medis tidak menjadi penyebab dalam keterlambatan pengembalian berkas rekam medis rawat inap karena jika berkas sudah selesai dilengkapi maka perawat akan langsung mengembalikan berkas rekam medis ke instalasi rekam medis. Berbeda pernyataan yang disampaikan oleh Responden 1 dan Responden 3, dua diantaranya menyatakan bahwa jarak antara instalasi rawat inap ke instalasi rekam medis menjadi salah satu penyebab dalam ketidaktepatan waktu pengembalian berkas rekam medis rawat inap.
Hal itu disebabkan karena instalasi
rawat inap terletak di lantai 2 dan 3
sedangkan instalasi rekam medis terletak di
635 lantai 6 dan dalam pengembalian berkas
rekam medis ke Instalasi rekam medis ditempuh dengan jalan kaki menggunakan fasilitas tangga, karena petugas tidak diperkenankan menggunakan lift jika tidak bersama pasien dan berkas rekam medis dibawa dengan tangan. Hal ini menyebabkan perawat mengeluh saat mengembalikan berkas rekam medis ke Intalasi rekam medis.
Maka dari itu karena jarak antara Instalasi rawat inap ke instalasi rekam medis jauh seharusnya pihak rumah sakit memperkenankan petugas menggunakan fasilitas rumah sakit seperti lift dan perlu ditambahkan sarana atau alat bantu seperti troli untuk mempermudah pengembalian berkas rekam medis ke Instalasi rekam medis.
Menurut (Renantha, 2017) bahwa pengembalian berkas rekam medis ke assembling yang ditempuh dengan jalan kaki dan berkas dibawa dengan tangan atau dengan troli, maka dari itu perlu ditambahkan sarana atau alat bantu dalam mempermudah pengembalian berkas rekam medis ke assembling, karena jarak antara Bangsal dengan Instalasi rekam medis jauh maka sarana seperti sepeda merupakan alat bantu yang yang digunakan oleh petugas.
KESIMPULAN
1. Dari hasil penelitian yang dilakukan keterlambatan waktu pengembalian berkas rekam medis rawat inap ke Instalasi rekam medis dari bulan Februari-April sebanyak 63 atau 72,41%
dari 87 berkas rekam medis rawat inap.
2. Dari hasil kuisioner diketahui bahwa rata-rata petugas rekam medis memiliki tingkat pengetahuan baik dengan persentase sebesar 76,7% tentang ketetapan batas waktu pengembalian berkas rekam medis dan ketentuan kelengkapan isi rekam medis tetapi petugas belum menjalankan peraturan sesuai dengan Standar Prosedur Operasional.
SARAN
1. Bagi Unit Rekam Medis
Sebaiknya dilakukan penambahan sumber daya manusia yang bertugas khusus dalam pengambilan dan pengembalian berkas rekam medis dari Instalasi rawat inap ke Instalasi rekam medis
2. Bagi Rumah Sakit
Sebaiknya pihak rumah sakit melakukan sosialisasi serta mengingatkan kembali dokter dan profesi medis yang lain ketika rapat tentang ketepatan pengembalian berkas rekam medis agar lebih meningkatkan kedispinannya dalam mengisi kelengkapan berkas rekam medis sesuai dengan kebijakan Standar Prosedur Operasional sehingga pengembalian berkas rekam medis tidak mengalami keterlambatan. Dan sebaiknya dilakukan peningkatan sarana pengembalian berkas rekam medis rawat inap seperti troli dan pemberian izin menggunakan lift.
DAFTAR PUSTAKA
Depkes RI. (2009). Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 44 Tahun 2009 Tentang Rumah Sakit. Jakarta:
Menteri Kesehatan Republik Indonesia.
Fatimah, Dkk. (2009). Langkah Mudah Membuat Usulan Proposal Kti Dan Laporan Hasil Kti. Jakarta: Trans Info Media.
Hasanah, Uswatun. (2014). Pengaruh Kelengkapan Resume Medis Terhadap Ketepatan Pengembalian Berkas Rekam Medis Rawat Inap Assembling Di RSUD.
Indradi, S, Rono. (2013). Materi Pokok Rekam Medis. Tangerang Selatan:
Universitas Terbuka.
Jefriany, Renantha Silvi. (2017). Karya Tulis Ilmiah Ketepatan Pengembalian Berkas Rekam Medis Rawat Inap Di RS PAU Dr. Suhardi Hardjolukito Yogyakarta. Yogyakarta: Stikes Jenderal Achmad Yani.
Menteri Kesehatan RI. (2008). Peraturan
Menteri Kesehatan Republik Indonesia
636 Nomor 269/MENKES/PER/III/2008
Tentang Rekam Medis. Jakarta:
Departemen Kesehatan Republik Indonesia.
Notoatmodjo, Soekidjo. (2012). Metodologi Penelitian Kesehatan. Jakarta: Rineka Cipta.
Peraturan Menteri Kesehatan RI. (2013).
Tentang Pelayanan Kesehatan Pada Jaminan Kesehatan Nasional. Jakarta:
Depkes RI.
Purba, Erlindai. (2016). Analisis Faktor- Faktor Penyebab Keterlambatan Pemulangan Berkas Rekam Medis Dari
Instalasi Rawat Inap Ke Unit Instalasi Rekam Medis Di Rumah Sakit Vina Estetica Medan Periode Mei-Juli Tahun 2016. Jurnal Perekam Dan Informasi Kesehatan. Vo.1, No. 2, September 2016: 111.
Rustiyanto, E. (2009). Etika Profesi Perekam Medis Dan Informasi Kesehatan. Yogyakarta: Graha Ilmu.
Saryono, dkk. (2013). Metodologi Penelitian
Kualitatif Dan Kuantitatif Dalam
Bidang Kesehatan. Yogyakarta: Nuha
Medika.
Jurnal Vokasi Indonesia. 41 Jul-Des 2018 | Vol.6 | No.2
Analisis Faktor yang Berpengaruh Terhadap Ketidaktepatan Waktu Pengembalian Berkas Rekam Medis Rawat Inap di RS X Bogor
Badra Al Aufa1
1Program Studi Perumahsakitan, Program Pendidikan Vokasi, Universitas Indonesia,
Email: [email protected]
Abstrak
Ketepatan waktu pengembalian Berkas Rekam Medis (BRM) di suatu rumah sakit merupakan salah satu unsur yang mempengaruhi kualitas kinerja unit rekam medis. Berdasarkan Standar Prosedur Operasional (SPO) di RS X Bogor dan Peraturan Pemerintah yang berlaku, standar waktu pengembalian adalah 2x24 jam setelah pasien pulang. Pada periode Desember 2017-Februari 2018 diketahui persentase pengembalian berkas rekam medis dalam jangka waktu >2x24 jam sebesar 65,54%. Sehingga penelitian ini bertujuan untuk mengetahui faktor yang berpengaruh terhadap ketidaktepatan waktu pengembalian BRM di unit rawat inap. Penelitian ini menggunakan pendekatan kualitatif dengan metode pengambilan data secara wawancara mendalam, observasi dan telaah dokumen. Berdasarkan hasil penggalian informasi yang didapatkan, faktor-faktor yang mempengaruhi keterlambatan pengembalian BRM di RS X Bogor ialah keterbatasan jumlah petugas pelaksana, jarak antar gedung pelayanan rawat inap dan ruang rekam medis yang cukup jauh, serta belum adanya sosialisasi SPO secara memadai. Agar kegiatan pelayanan unit rekam medis dapat berjalan dengan efektif dan efisien, perlu dilakukan upaya pengawasan dan evaluasi terhadap pengembalian BRM secara berkala.
Kata kunci: Berkas Rekam Medis, Pengembalian, Unit Rawat Inap
Abstract
Analysis of Factors that Influence the Inaccuracy of the Time of Returns of Hospital Medical Recording in Hospital X Bogor. The timeliness of returning medical record files (MR) in a hospital is an element that influences the quality of medical record unit performance. Based on the SOP at the Bogor X Hospital and the Government Regulation, the standard of MR return time is 2x24 hours after the patient returns. In December 2017-February 2018, the percentage of medical record files returned on > 2x24 hours is 65.54%. So this study aims to determine the factors that influence the timeliness of the MR’s return in the inpatient unit. This study uses a qualitative approach with data collection methods in depth interviews, observation and document review.
As the results, the factors that influence the delay in returning BRM at the Bogor X Hospital are the limited number of staff, the distance between buildings inpatient services and medical record unit, and the lack of socialization of SOP. In order to increase effectiveness and efficiency of medical record unit services, it is necessary to periodically do monitoring and evaluating MR returns.
Keywords: Medical Record, Returning, Inpatient Unit.
Jurnal Vokasi Indonesia. 42 Jul-Des 2018 | Vol.6 | No.2 informasi yang dihasilkan lebih efektif dan efisien.
Pengolahan berkas rekam medis merupakan salah satu prosedur dalam manajemen kegiatan di unit rekam medis yang selanjutnya digunakan sebagai laporan rumah sakit. Proses penyelenggaraan rekam medis melalui beberapa rangkaian kegiatan diantaranya ialah pendaftaran, pengolahan data rekam medis, audit isi rekam medis, pengarsipan dan penyajian informasi (Widjaya, 2014).
Salah satu faktor yang mendukung dalam kegiatan pengolahan berkas rekam medis yaitu pengembalian berkas rekam medis pasien yang telah selesai mendapat pelayanan kesehatan dari unit rawat inap. Pengembalian berkas rekam medis merupakan awal kegiatan pengolahan berkas rekam medis pasien. Semakin cepat berkas tersebut dikembalikan ke unit rekam medis, maka semakin cepat pula pelaksanaan kegiatan pengolahan berkas rekam medis yang dapat mempengaruhi kualitas kinerja unit rekam medis. Pengembalian berkas rekam medis dengan tepat waktu merupakan salah satu usaha yang dapat dilakukan untuk menciptakan manajemen rekam medis yang berkualitas. Keterlambatan pengembalian berkas rekam medis lebih dari 2x24 jam dapat menghambat pelayanan, kegiatan pengolahan data pasien dan kegiatan pelaporan. Selain itu, keterlambatan pengembalian rekam medis akan berdampak pada terhambatnya pengolahan data, pengajuan klaim asuransi serta terhambatnya pelayanan terhadap pasien (Winarti, 2013).
Penelitian terkait kelengkapan pengisian dan pengembalian rekam medis dilakukan oleh Winarti dan Supriyanto dimana dalam hasilnya menyebutkan bahwa angka kelengkapan rekam medis rawat inap rumah sakit di Surabaya hanya mencapai 66%. Kepatuhan petugas kesehatan dalam tanggungjawabnya melengkapi formulir pengisian berkam medis sebanyak 85%. Sedangkan hanya 58% rekam medis yang dikembalikan secara tepat yakni kurang dari sama dengan 2 kali 24 jam (Winarti, 2013). Penelitian lain menyebutkan bahwa keterlambatan pengembalian rekam medis rawat jalan diantaranya ialah penundaan pengembalian rekam medis oleh perawat di poliklinik, pasien yang batal melakukan pemeriksaan rekam medis tidak segera dikembalikan, rekam medis terselip, dan perawat lupa dalam mengembalikan rekam medis karena ada rencana tindakan pada pasien (Muchtar &
Yulia, 2017). Atas dasar tersebut, maka penulis bertujuan untuk melakukan penelitian terkait analisis keterlambatan pengembalian berkas rekam medis pada sebuah rumah sakit di wilayah Bogor.
kesehatan di rumah sakit. Regulasi terkait rekam medis diatur dalam Permenkes Nomor 269/Menkes/Per/III/2018 tentang rekam emdis daimana sesuai dengan peraturan tersebut disebutkan bahwa rekam medis adalah berkas yang berisikan catatan dan dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien.
Selain itu, rekam medis juga dijelaskan pengertiannya dalam UU Praktik Kedokteran Pasal 46 ayat 1 dimana disebutkan bahwa rekam medis merupakan berkas yang berisi catatan dan dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien (Kementerian Kesehatan, 2008)
Rekam medis merupakan hal yang penting yang memuat kompilasi terkait fakta dan data kesehatan dan hidup pasien. Rekam medis memuat data penyakit dan perawatan pasien yang lalu dan sekarang yang dituliskan oleh tenaga kesehatan profesional. Huffman menjelaskan rekam medis perlu memuat data yang cukup untuk mengidentifikasi pasien, mendukung diagnosis atau alasan untuk menghadiri fasilitas pelayanan kesehatan, menjustifikasi perawatan dan mendokumentasikan secara akurat hasil dari perawatan. Tujuan dari rekam medis adalah untuk mencatat fakta terkait kesehatan pasien dan dengan menekankan pada kejadian yang mempengaruhi kesehatan pasien dan untuk menunjang keberlanjutan perawatan pasien di masa yang akan datang ketika dibutuhkan (Huffman, 1990 & WHO, 2006).
Rekam medis sendiri memiliki beberapa manfaat diantaranya adalah 1) sebagai dasar dan petunjuk untuk merencanakan dan menganalisis penyakit serta merencanakan pengobatan, perawatan dan tindakan medis yang harus diberikan kepada pasien, 2) meningkatkan kualitas pelayanan, 3) sebagai bahan informasi bagi perkembangan pengajaran dan penelitian, 4) bahan untuk menetapkan pembiayaan pelayanan kesehatan, 5) bahan informasi statistik kesehatan, 6) bukti tertulis utama dalam penyelesaian hukum, disiplin, etik bila diperlukan (konsil).
Setiap dokter atau dokter gigi dalam menjalankan prakik kedokteran berkewajiban membuat rekam medis. Terkait hal tersebut, rekam medis perlu dibuat segera dan dilengkapi stelah pasien menerima pelayanan. Pencatatan dan pendokumentasian rekam medis dilakukan untuk mencatat hasil pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien. Oleh karena itu, sementara dokter, dokter gigi dan kesehatan tertentu bertanggungjawab atas
