• Tidak ada hasil yang ditemukan

TATA KEARSIPAN SUB BAGIAN UMUM DAN KEPEGAWAIAN DINAS PEKERJAAN UMUM KABUPATEN KLATEN

N/A
N/A
Protected

Academic year: 2017

Membagikan "TATA KEARSIPAN SUB BAGIAN UMUM DAN KEPEGAWAIAN DINAS PEKERJAAN UMUM KABUPATEN KLATEN"

Copied!
86
0
0

Teks penuh

(1)

commit to user

i

TATA KEARSIPAN SUB BAGIAN UMUM DAN

KEPEGAWAIAN DINAS PEKERJAAN UMUM

KABUPATEN KLATEN

TUGAS AKHIR

Diajukan Untuk Memenuhi Sebagian Persyaratan Dalam Memperoleh Sebutan Vokasi Ahli Madya ( A.Md. ) Dalam Bidang Manajemen Administrasi

Disusun Oleh :

INTAN MAYASARI

D1508036

PROGRAM DIPLOMA III MANAJEMEN ADMINISTRASI

FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK

UNIVERSITAS SEBELAS MARET

SURAKARTA

(2)

commit to user

(3)

commit to user

iii

(4)

commit to user

iv

PERNYATAAN

Nama : Intan Mayasari NIM : D1508036

Menyatakan dengan sesungguhnya bahwa tugas akhir berjudul “TATA

KEARSIPAN SUB BAGIAN UMUM DAN KEPEGAWAIAN DINAS PEKERJAAN UMUM KABUPATEN KLATEN” adalah betul-betul karya sendiri. Hal-hal yang bukan karya saya dalam tugas akhir tersebut diberi tanda citasi dan ditunjukkan dalam Daftar Pustaka.

Apabila dikemudian hari terbukti pernyataan saya tidak benar, maka saya bersedia menerima sanksi akademik, berupa pencabutan tugas akhir dan gelar yang saya peroleh dari tugas akhir tersebut.

Surakarta, Mei 2011 Yang membuat pernyataan

Intan Mayasari

(5)

commit to user

v

MOTTO

Segala perkara dapat ku tanggung di dalam DIA yang memberi

kekuatan kepada ku.

( Filipi 4 : 13 )

There is no friendship, no love like that of the parents for the

child.

( Henry Word Beecher )

Jangan melayani perasaan negatif, usir segara. Biasakan

memelihara pikiran positif dan tindakan positif. Dengan

demikian kita akan menjalani kehidupan ini penuh dengan

syukur, semanggat dan sukses luar biasa.

(6)

commit to user

vi

PERSEMBAHAN

Karya ini aku persembahkan untuk :

Yesus Kristus, Tuhan Allah dan Juruselamat ku, tanpa kasih

MU aku bukan apa-apa dan aku tidak akan sampai seperti pada

saat ini

Ayah dan Bunda yang selalu mendoakan aku, mengasihi aku dan

selalu memberi aku semanggat

Kedua kakak ku beserta suaminya

Sahabat-sahabat ku terkasih

(7)

commit to user

vii

KATA PENGANTAR

Syalom…

Segala puji syukur kepada Tuhan Yesus yang telah memberikan kasih, sukacita dan penyertaan yang tiada tara, sehingga Laporan Tugas Akhir ini dapat diselesaikan.

Penulisan Laporan Tugas Akhir dengan judul “ TATA KEARSIPAN SUB BAGIAN UMUM DAN KEPEGAWAIAN DINAS PEKERJAAN UMUM

KABUPATEN KLATEN “ disusun untuk memenuhi persyaratan guna meraih sebutan

profesional Ahli Madya program studi Manajemen Administrasi, program Diploma III, Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik, Universitas Sebelas Maret Surakarta.

Penulis mengucapkan terima kasih kepada pihak yang telah memberikan bantuan doa dan dorongan sehingga penulis dapat menyelesaikan Laporan Tugas Akhir ini.

1. Bapak Herwan Parwiyanto, S,Sos, M.Si selaku pembimbing tugas akhir yang telah memberikan bimbingan dan pengarahan kepada penulis dalam menyelesaikan tugas akhir ini.

2. Bapak Drs. Sakur, MS. selaku Ketua Program Diploma III Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta

3. Bapak H. Supardi, SIP selaku Kepala Sub Bagian Umum dan Kepegawaian Dinas Pekerjaan Umum Kabupaten Klaten.

4. Ibu Chistiana Alorina Budianti selaku pegawai Sub Bagian Umum dan Kepegawaian Dinas Pekerjaan Umum Kabupaten Klaten.

5. Ibu V Sri Wahyuni selaku pegawai Sub Bagian Umum dan Kepegawaian Dinas Pekerjaan Umum Kabupaten Klaten.

6. Seluruh pegawai Dinas Pekerjaan Umum Kabupaten Klaten yang tidak dapat penulis sebutkan satu persatu.

7. Ayah dan Bunda, terima kasih atas doa dan kasih sayang yang tiada henti. 8. Kedua kakak ku,,terima kasih telah menyayangi dan selalu mendoakan ku.

(8)

commit to user

viii

10.Teman-teman sekelas (MA B), kebersamaan kita selama ini tidak akan pernah aku lupakan.

11.Teman-teman kos (Nindy, Tiwi, mb Nafi, ka’Ros n Vivi) kalian yang membuat aku betah di kos, kebersamaan kita selama ini tidak akan pernah aku lupakan. 12.Semua pihak yang telah membantu dalam penulisan Laporan Tugas Akhir ini,

yang tidak dapat penulis sebutkan satu-persatu.

Penulis menyadari bahwa dalam melakukan pengamatan dan penulisan Laporan Tugas Akhir ini masih jauh dari sempurna dan banyak kekurangan mengingat keterbatasan kemampuan penulis. Untuk itu penulis sangat mengharapkan saran dari pembaca demi meningkatkan pengetahuan penulis. Semoga Laporan Tugas Akhir ini bermanfaat bagi pihak yang berkepentingan.

Harapan penulis, karya sederhana ini dapat memberi manfaat bagi pembaca dan pihak-pihak yang memerlukanya.

Surakarta, Mei 2011

(9)

commit to user

ix

DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL ………..………. i

PERSETUJUAN ……….……… ii

PENGESAHAN ……….. iii

PERNYATAAN ……….. iv

MOTTO ………. v

PERSEMBAHAN ……….. vi

KATA PENGANTAR ……… vii

DAFTAR ISI ……….. ix

DAFTAR BAGAN ………. xi

DAFTAR TABEL ……… xii

ABSTRAK ……….. xiii

ABSTRACT ……… xiv

BAB I PENDAHULUAN ……….. 1

A.Latar Belakang Masalah ………. 1

B.Perumusan Masalah ……… 3

C.Tujuan Pengamatan ……… 4

D.Manfaat Pengamatan ……….. 4

BAB II TINJAUAN PUSTAKA ……….. 5

A.Pengertian Tata Kearsipan ……….. 5

1. Pengertian Tata ………. 5

2. Pengertian Arsip ………... 5

3. Pengertian Kearsipan ……… 8

B.Tujuan Kearsipan ……… 11

C.Tata Kearsipan ……… 12

(10)

commit to user

x

2. Penyimpanan Arsip ………. 14

3. Pemeliharaan Arsip ………. 20

4. Penyusutan Arsip ………. 25

5. Fasilitas Kearsipan ……….. 28

6. Pegawai Kearsipan ………. 28

D.Metode Pengamatan ……… 30

BAB III DISKRIPSI INSTANSI ……….. 34

A.Diskripsi Lokasi Pengamatan ……….. 34

B.Uraian Tugas ………. 43

C.Keadaan Pegawai ……….. 48

D.Visi dan Misi Dinas Pekerjaan Umum Kabupaten Klaten ………. 51

BAB IV HASIL PENGAMATAN DAN PEMBAHASAN ……….. 52

A.Tata Kearsipan pada Sub Bagian Umum dan Kepegawaian ……… 52

1. Penerimaan dan Pencatatan Arsip ……… 52

2. Penyimpanan Arsip ………. 60

3. Pemeliharaan Arsip ………. 64

4. Penyusutan Arsip ………. 65

B.Fasilitas Kearsipan ……….. 66

C.Pegawai Kearsipan ………. 68

BAB V KESIMPULAN DAN SARAN……… 69

A.Kesimpulan ……….. 69

B.Saran ……… 71

DAFTAR PUSTAKA ……….. 72

(11)

commit to user

xi

DAFTAR BAGAN

Bagan 2. 1 Stuktur Organisasi Administrasi Kearsipan ………. 10

Bagan 2. 2 Model Analisis Interaktif ………. 33

Bagan 3. 3 Struktur Organisasi Dinas Pekerjaan Umum ……… 47

Bagan 4. 1 Proses Pengurusan Surat Masuk ……….. 53

Bagan 4. 2 Agenda Surat Masuk ……… 54

Bagan 4. 3 Proses Pengurusan Surat Keluar ……….. 57

(12)

commit to user

xii

DAFTAR TABEL

Tabel 3. 1 Keadaan Pegawai Menurut Jenis Kelamin ……….. 48

Tabel 3. 2 Keadaan Pegawai Menurut Tingkat Pendidikan ……….. 49

Tabel 3. 3 Keadaan Pegawai Menurut Jabatan ……….. 50

Tabel 4. 1 Jumlah Surat Masuk tahun 2010 ……….. 56

Tabel 4. 2 Jumlah Surat Keluar tahun 2010 ……….. 59

(13)

commit to user

xiii

ABSTRAK

Intan Mayasari, D1508036, “TATA KEARSIPAN SUB BAGIAN UMUM DAN KEPEGAWAIAN DINAS PEKERJAAN UMUM KABUPATEN KLATEN”, Laporan Tugas Akhir, Program Diploma III, Manajemen Administrasi, Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta, 2011, 72 halaman.

Arsip merupakan pusat ingatan dan sumber informasi dalam rangka melakukan kegiatan perencanaan, penganalisaan, perumusan kebijakan, pengambilan keputusan, pembuatan laporan, penilaian, pengendalian dan pertanggungjawaban secepat-cepatnya secara akurat, terpercaya dan lengkap dari suatu proses kegiatan administrasi pemerintah maupun organisasi swasta, maka sangatlah diperlukan adanya pengelolaan arsip yang baik dan tertib. Adapun tujuan dari penulisan Laporan Tugas Akhir ini adalah untuk mengetahui bagaimana pengelolaan arsip pada Dinas Pekerjaan Umum Kabupaten Klaten.

Dalam melakukan pengamatan dipilih lokasi Dinas Pekerjaan Umum Kabupaten Klaten, bardasarkan pertimbangan bahwa Dinas Pekerjaan Umum merupakan Dinas Pemerintah yang bergerak dalam bidang pelayanan kepada masyarakat sehingga dituntut bisa memberikan hasil kerja yang baik. Jenis pengamatan yang digunakan adalah deskriptif kualitatif yang mendeskripsiksn, memaparkan dan menganalisa sejumlah data yang ada baik secara tertulis maupun lisan berdasakan pengamatan dan berhubungan langsung dengan informan. Sumber data diperoleh dari hasil wawancara langsung dengan informan dan melalui buku-buku perusahaan. Teknik pengumpulan data dilakukan dengan wawancara, observasi dan dokumentasi. Teknis analisis data berupa reduksi data, sajian data, penarikan simpulan atau verifikasi.

Dari hasil pengamatan yang dilakukan pada Sub Bagian Umum dan Kepegawaian Dinas Pekerjaan Umum Kabupaten Klaten, dapat diketahui bahwa penerimaan dan pencatatan arsip menggunakan sistem satu pintu, asas penyimpanan yang digunakan adalah asas campuran, dengan asas ini masing-masing sub bagian diberi kepercayaan untuk menyimpan arsipnya sendiri. Untuk sistem penyimpanan yang digunakan adalah sistem subjek.

(14)

commit to user

xiv

ABSTRACT

Intan Mayasari, D1508036, “ARCHIVAL SYSTEM AT GENERAL AFFAIRS AND PERSONNEL DIVISION OF PUBLIC WORKS DEPARTMENT KLATEN REGENCY”, Final Report Assignment, Diploma-3 Program, Administration Management, Faculty of Social and Political Sciences Sebelas Maret University Surakarta, 2011, 72 pages.

Archive is a memory centre and source of information for quick, accurate, reliable and complete planning, analyzing, policy formulation, decision making, report writing, evaluation, controlling and responsibility reporting of a government and private administration activity process. Thus it is necessary for a well-ordered archival system. The aim of this report writing is to know how the archival system at Public Works Department of Klaten Regency.

The place of observation in this paper, i.e. Public Works Department of Klaten Regency, is selected due the reason that Public Works Department is a government agency that provides service to public therefore it is required to give a good performance in accomplishing its duty. Descriptive and qualitative observation is done to describe, present, and analyze a number of data either orally or written based on the observation and directly correlated with informant. Data is obtained

from direct interview with informants and from company’s documents. Technique of

collecting data used is interview, observation and documentation. Techniques of analyzing data used are data reduction, conclusion drawing or verification.

From results of observation at General Affairs and Personnel Division Public Works Department of Klaten Regency, it can be seen that archives acceptance and registry used is one door system while archives storing principle used is mixed principle in which each division is given credence to store its own archives. Storing system used is subject system.

(15)

commit to user

1

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah

Setiap bentuk organisasi baik itu organisasi swasta maupun organisasi pemerintahan pasti mempunyai tujuan tertentu, dalam mencapai tujuannya baik itu organisasi pemerintah maupun organisasi swasta menginginkan agar kegiatan organsiasinya dapat berjalan dengan baik dan lancar. Kegiatan pencapaian tujuan suatu organisasi tidak terlepas dari aktivitas yang bersifat pokok dan aktivitas yang bersifat penunjang, aktivitas pokok merupakan aktivitas yang secara langsung berkenaan dengan tugas pokoknya, sedangkan aktivitas penunjang adalah akivitas yang bersifat menunjang kelancaran aktivitas pokok, termasuk dalam aktivitas penunjang yaitu pekerjaan kantor atau Tata Usaha dan pekerjaan lainnya yang bersifat administasi.

Kegiatan Tata Usaha adalah segenap aktivitas menghimpun, mencatat, mengelola, menggandakan, mengirim dan menyimpan berbagai keterangan yang diperlukan dalam setiap usaha kerjasama sekelompok orang untuk mencapai tujuan tertentu. Jadi kegiatan tata usaha adalah kegiatan yang berhubungan dengan warkat, surat-surat dan dokumen atau sering disebut arsip.

Kearsipan berperan penting dalam administrasi, sebagai bagian pusat ingatan dan sumber informasi dalam melakukan kegiatan perencanaan, penganalisisan, perumusan kebijakan, pengambilan keputusan, pembuatan laporan, penilaian, pengendalian dan pelaksanaan pertanggungjawaban. Maka dalam organisasi perlu adanya tata kearsipan yang baik, rapi, teratur, efektif dan efisien. Dengan adanya tata kearsipan yang demikian dapat membantu kelancaran mekanisme kerja dari seluruh kegiatan administrasi perkantoran. Namun apabila pengelolaan kearsipan tidak ditangani dengan baik, maka hal ini bisa menghambat kelancaran kegiatan berorganisasi bahkan dapat mengakibatkan pemborosan pikiran, tenaga dan waktu.

(16)

commit to user

yang terus berkembang dari waktu-ke waktu. Pelaksanaan tata kearsipan yang baik, rapi, teratur, efektif dan efisien sangat diperlukan guna memberikan informasi yang cepat bagi pimpinan dan anggota organisasi yang lain untuk pengambilan suatu keputusan serta untuk mengambil langkah tertentu guna menunjang pelaksanaan tugas pokok maupun pelayanan kepada pihak lain yang bersangkutan.

Jika suatu organisasi tidak melaksanakan tata kearsipan dengan baik dan teratur maka tidaklah mungkin organisasi tersebut dapat memberikan data informasi yang baik, lengkap dan akurat. Faktor yang menyebabkan suatu organisasi belum melaksanakan penataan arsip sebagaimana mestinya adalah kurang adanya kesadaran dari para pegawai akan pentingnya arsip didalam administrasi perkantoran. Kemungkinan yang lain karena tidak tersedianya pegawai yang ahli dalam bidang kearsipan.

Kearsipan merupakan bidang yang sama pentingnya dengan bidang lain, sehingga tidak sembarangan orang ditempatkan dalam bidang ini. Pegawai-pegawai yang berada dalam bidang kearsipan harus memiliki keahlian dalam pelaksanaan tata kearsipan dan diperlukan kejujuran, dan ketelitian dalam menangani pekerjaan itu. Dengan tata kearsipan yang baik dan teratur serta ditunjang dengan sumber daya manusia yang memiliki keahlian dalam bidang kearsipan, maka kegunaan arsip dapat membantu organisasi dalam menyajikan data dan informasi yang cepat dan tepat, sehingga dapat membantu kelancaran kegiatan administrasi perkantoran.

Berdasarkan hasil pengamatan, penulis mengetahui bahwa pengelolaan arsip di Dinas Pekerjaan Umum Kabupaten Klaten menggunakan asas kombinasi yaitu untuk jenis arsip aktif disimpan pada masing-masing unit kerja yang berkepentingan atau unit kerja pencipta arsip (Desentralisasi), sedangkan untuk arsip inaktif disimpan secara terpusat (Sentralisasi) pada kantor arsip Dinas Pekerjaan Umum yang berfungsi sebagai pusat arsip. Sedangkan untuk pengurusan surat masuk dan surat keluar diselenggarakan dengan menggunakan prinsip satu pintu yaitu melalui Bagian Umum dan Kepegawaian.

(17)

commit to user

Pekerjaan Umum Kabupaten Klaten. Bagian ini merupakan bagian yang penting karena berkaitan langsung dengan urusan dengan surat-menyurat, penggandaan, ekspedisi, kearsipan, rumah tangga, pengadaan dan pemeliharaan perlengkapan kantor serta melakukan pengelolaan administrasi perkantoran.

Selama masa pengamatan penulis mengetahui bahwa pada Sub Bagian Umum dan Kepegawaian Dinas Pekerjaan Umum Kabupaten Klaten belum memiliki ruangan khusus yang digunakan untuk menyimpan arsip. Selain itu di Dinas Pekerjaan Umum Kabupaten Klaten juga belum mempunyai pegawai khusus yang menangani tentang arsip (pegawai yang memiliki keahlian dibidang arsip), sehingga semua pegawai bisa mengurusi arsip-arsip mereka sendiri. Hal ini mengakibatkan apabila sewaktu-waktu arsip di Dinas Pekerjaan Umum Kabupaten Klaten mengalami kerusakan maupun hilang, maka tidak ada pegawai yang bertanggungjawab penuh terhadap kehilangan maupun kerusakan arsip tersebut.

Atas berbagai pertimbangan diatas, maka penulis memilih Dinas Pekerjaan Umum Kabupaten Klaten sebagai tempat mengadakan pengamatan karena Dinas Pekerjaan Umum merupakan Dinas Pemerintah yang bergerak dalam bidang pelayanan kepada masyarakat sehingga dituntut bisa memberikan hasil kerja yang baik. Oleh karenanya Sub Bagian Umum dan Kepegawaian diharapkan bisa melakukan tata kearsipan secara tepat, efisien dan efektif. Dalam hal ini penulis tertarik untuk mengadakan pengamatan dengan mengambil judul “Tata

Kearsipan Sub Bagian Umum dan Kepegawaian Dinas Pekerjaan Umum Kabupaten Klaten”.

B. Perumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang yang telah diuraikan diatas tersebut, maka perumusan masalah yang diajukan pada pengamatan ini adalah sebagai berikut:

Bagaimana Pelaksanaan Tata Kearsipan pada Sub Bagian Umum dan

(18)

commit to user C. Tujuan Pengamatan

Sesuai dengan perumusan masalah diatas, maka tujuan dari pengamatan adalah :

1. Tujuan Operasional

Yaitu untuk mengetahui bagaimana Tata Kearsipan pada Sub Bagian Umum dan Kepegawaian Dinas Pekerjaan Umum Kabupaten Klaten.

2. Tujuan Fungsional

Memberikan sumbangan pemikiran atas dasar temuan-temuan selama pengamatan dan diharapkan dapat bermanfaat bagi instansi pada umumnya dan bagi pegawai pada khususnya, kaitannya dengan tata kearsipan.

3. Tujuan Individual

Pengamatan ini dilaksanakan untuk memenuhi syarat dalam memperoleh sebutan ahli Madya pada Program Diploma III Manajemen Administrasi Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.

D. Manfaat Pengamatan

Adapun manfaat yang dapat diambil dari pengamatan ini adalah sebagai berikut :

1. Memberi gambaran mengenai bagaimana pelaksanaan Tata Kearsipan Sub Bagian Umum dan Kepegawaian Dinas Pekerjaan Umum Kabupaten Klaten. 2. Merupakan media pembelajaran bagi semua pihak yang berkepentingan

terutama tentang masalah kearsipan.

(19)

commit to user

5

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

A. Pengertian Tata Kearsipan

1. Pengertian Tata

Kata tata berasal dari bahasa Jawa kuno, yaitu Tata atau Nata,

namun dalam bahasa Sansekerta kata tata ditulis dengan “Tatha” yang

memiliki arti mengurus atau menyusun. Dalam kamus bahasa Indonesia kata tata diartikan sebagai aturan, kaidah, susunan, cara menyusun dan sistem (2007: 1147). Sedangkan menurut Saiman (2002: 15), tata ialah suatu aturan atau peraturan yang harus ditaati dalam suatu proses penyelenggaraan kerja. Jadi dapat disimpulkan bawa tata berarti kegiatan mengurus, mengatur, menyusun, dan merupakan suatu peraturan yang harus ditaati dalam suatu proses penyelenggaraan kerja

2. Pengertian Arsip

Setiap perusahaan pasti memiliki arsip yang berupa data dan informasi berkaitan dengan perusahaan. Data dan informasi yang terdapat di dalam arsip ada yang harus disampaikan untuk sementara waktu dan ada yang diproses lebih lanjut dan ada juga yang sudah selesai pemrosesan namun harus disimpankan karena masih dibutuhkan oleh perusahaan.

Kata “arsip” berasal dari bahasa Belanda archief. Menurut Atmosudirdjo, dalam Wursanto (1991: 14), archief dalam bahasa Belanda mempunyai beberapa pebgertian, sebagai berikut :

a. Tempat penyimpanan secara teratur bahan-bahan arsip : bahan-bahan tertulis, piagam-piagam, sutrat-surat, keputusan-keputusan, akte-akte, dokumen-dokumen, peta-peta.

b. Kumpulan teratur, dari pada bahan-bahan kearsipan tersebut. c. Bahan-bahan yang harus diarsip itu sendiri

(20)

commit to user

a. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan pemerintahan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan.

b. Naskah-naskah yang dibuat diterima oleh Badan-badan swasta dan atau perorangan, dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan. Kemudian Undang-undang no 7 tahun 1971 memberikan penjelasan bahwa yang dimaksud dengan naskah-naskah dalam bentuk corak bagaimanapun juga dari suatu arsip, adalah meliputi baik yang tertulis, maupun yang dapat didengar dan dilihat seperti hasil-hasil rekaman, film dan lain sebagainya.

Sedangkan yang dimaksud dengan berkelompok adalah naskah-naskah yang berisikan hal-hal yang berhubungan satu dengan yang lainya yang dihimpun dalam suatu berkas tersendiri mengenai naskah-naskah yang sama.

Istilah lain untuk arsip adalah file dan records. Atmosudirdjo, dalam Wursanto (1991: 14) memberikan pengertian file dan records sebagai berikut :

File berarti :

o Wadah, tempat, map, ordner, kotak, almari kabinet dan sebagainya

yang dipergunakan untuk menyimpan bahan-bahan arsip

o Kumpulan teratur (sistematik) bahan-bahan arsip, surat-surat,

kartu-kartu, mikrofilm-mikrofilm dan sebagainya yang setiap kali dipakai untuk bahan petunjuk atau pembuktian.

o Setiap pengaturan, penyortiran, penerbitan yang sistematik dan

berturut atas barang-barang, orang-orang, personel, kertas-kertas tertulis, dokumen-dokumen dan sebagainya.

o Setiap sarana atau alat yang dipakai untuk menyimpan surat-surat

(21)

commit to user

Rccords berarti :

o Setiap catatan, apa saja yang dicatat untuk disimpan

o Setiap bahan yang tertulis yang dipergunakan sebagai bukti,

pertanggungjawaban atas suatu peristiwa atau kejadian

o Register, daftar, monumen dan sebagainya dimana sesuatu bukti

tertulis itu ditaruh, dicatat dan direkam.

o Fakta-fakta atau data yang dicatat secara tertentu mengenai sesuatu

misalnya : jasa-jasa, kelakukan, peristiwa kerja, karier, dan sebagainya.

o Plat atau piringan hitam, pita, rekaman.

o Suatu berita acara atau laporan resmi yang dibuat oleh seorang pejabat

resmi.

Secara singkat dapat dikatakan bahwa records adalah setiap lembaran dalam bentuk maupun dalam wujud apapun yang berisi informasi atau keterangan untuk disimpan sebagai bahan pembuktian atau pertanggungjawaban atas suatu peristiwa atau kejadian.

Sedangkan file, menurut pengertian tersebut diatas dapat berarti wadah, tempat atau sarana yang dipakai untuk menyimpan surat-surat secara teratur dan dapat pula berarti kumpulan bahan-bahan keterangan dalam bentuk maupun dalam wujud apapun yang dapat dipergunakan sebagai bahan pembuktian terhadap suatu peristiwa atau kejadian.

Disamping dua istilah tersebut (file dan records), istilah lain untuk arsip adalah warkat, istilah warkat berasal dari bahasa Arab dari kata warkat yang artinya surat. Tetapi dalam perkembangan selanjutnya warkat tidak hanya berarti surat, melainkan setiap lembaran yang berisi keterangan yang mempunyai arti dan kegunaan. The Liang Gie, dalam Wursanto (1991: 15), memberikan pengertian bahwa warkat, adalah setiap catatan tertulis atau bergambar mengenai sesuatu hal atau peristiwa yang dibuat orang untuk keperluan membantu ingatan.

(22)

Undang-commit to user

Undang No.7 tahun 1971, yang dimaksud dengan arsip dinamis dan arsip statis adalah sebagai berikut :

a. Arsip dinamis

Adalah arsip yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan, kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara. Singkatnya dapat dikatakan bahwa arsip dinamis adalah arsip-arsip yang masih digunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari (Warsanto, 1991: 28-29).

Arsip dinamis dapat dibedakan menjadi :

1) Arsip aktif ialah arsip-arsip yang masih sering dipergunakan bagi kelangsungan kerja. Jadi arsip aktif masih ada ditempat atau unit pengolah dalam suatu kantor atau perusahaan.

2) Arsip semi aktif adalah arsip-arsip yang frekuensi penggunaanya sudah mulai menurun.

3) Arsip inaktif ialah arsip-arsip yang jarang sekali dipergunakan dalam proses pekerjaan sehari-hari.

b. Arsip statis

Adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari Administrasi Negara.

Singkatnya dapat dikatakan bahwa arsip statis adalah arsip-arsip yang sudah tidak dipergunakan secara langsung dalam kehidupan perkantoran sehari-hari (Warsanto, 1991 : 29).

3. Pengertian Kearsipan

Kearsipan mempunyai peranan sebagai “pusat ingatan”, sebagai “sumber informasi” dan “sebagai alat pengawasan” yang sangat diperlukan

(23)

commit to user

laporan, pertanggungjawaban, penilaian dan pengendalian secepat-cepatnya. (Barthos , 1990: 2)

Beberapa pengertian kearsipan, menurut para ahli, diantaranya : a. Ig. Wursanto (1991: 12), mendefinisikan kearsipan adalah salah satu

macam pekerjaan kantor atau pekerjaan tata usaha yang banyak dilakukan oleh setiap badan usaha, baik badan usaha pemerintah maupun badan usaha swasta. Kearsipan menyangkut pekerjaan yang berhubungan dengan penyimpanan warkat atau surat-surat dan dokumen-dokumen kantor lainya.

b. M. N Maulana (1979: 19), mendefinisikan kearsipan adalah suatu cara atau metode yang digunakan atau direncanakan dan dipergunakan untuk menyimpan, pemeliharaan arsip bagi individu maupun umum dengan memakai indeks yang sudah ditentukan. Dalam hal ini yang perlu diperhatikan adalah pengelolaan dan pengaturan serta pengawasan dan pemeliharaan yang dikendalikan sehingga teratur rapi dan praktis, mudah dicari kembali dengan cepat, tepat, efektif dan efisien.

(24)

commit to user

Berikut contoh Bagan Kearsipan atau Struktur Organisasi Administrasi Kearsipan

Bagan 2.1

Biasanya bagan tersebut dimasukkan ke dalam sekretariat (Maulana 1979: 20)

Dari beberapa definisi diatas dapat diketahui bahwa kearsipan memiliki peranan penting, baik sebagai alat untuk membantu daya ingatan manusia maupun dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintah dalam pelaksanaan kehidupan bangsa.

Selain itu kearsipan juga merupakan salah satu bahan untuk penelitian ilmiah. Usaha-usaha penelitian untuk mempelajari persoalan-persoalan tertentu akan lebih mudah bila bahan-bahan kearsipan terkumpul, tersimpan dengan baik dan teratur.

Berdasarkan definisi diatas dapat diambil kesimpulan bahwa kearsipan adalah suatu proses kegiatan pengurusan atau pengaturan arsip dengan mempergunakan suatu sistem tertentu, sehingga arsip-arsip tersebut dapat ditemukan kembali dengan tepat dan cepat saat diperlukan kembali.

Apabila pengertian antara “tata” dan “kearsipan” digabungkan maka yang dimaksud dengan Tata Kearsipan adalah kegiatan mengatur, Agenda

Kepala

Wakil

Stensil

(25)

commit to user

menyusun dan mengurus arsip yang meliputi penerimaan dan pencatatan, penyimpanan, pemeliharaan, serta pemusnahan atau penyusutan arsip-arsip dengan menggunakan sistem tertentu agar apabila arsip tersebut diperlukan dengan cepat dan mudah ditemukan kembali.

B. Tujuan Kearsipan

Tujuan kearsipan adalah untuk menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan pertanggungjawaban tersebut bagi Pemerintah. (Barthos, 1990: 12)

Secara umum sistem kearsipan mempunyai sasaran untuk memberikan pelayanan dalam penyimpanan arsip dan menyediakan informasi yang baik dan siap pakai dengan cara yang mudah dan cepat.

Menurut Ida Nuraida dalam bukunya, tujuan penyimpanan arsip adalah:

 Sebagai referensi, bila perusahaan memerlukan suatu keterangan atau informasi tertentu.

 Memberikan data atau informasi kepada manajer atau pihak yang berwenang untuk mengambil keputusan dalam perusahaan mengenai hasil atau prestasi yang telah dicapai oleh perusahaan. Hasil atau prestasi yang telah dicapai perusahaan adalah dasar dalam pengambilan keputusan untuk masa yang akan datang.

 Memberikan keterangan-keterangan sebagai bukti yang sesuai dengan ketentuan hukum. (Nuraida, 2008: 101)

(26)

commit to user C. Tata Kearsipan

Disetiap organisasi baik organisasi pemerintah maupun organisasi swasta, biasanya dalam urusan surat menyurat di catat dalam semacam buku yang dinamakan buku agenda. Buku ini mencatat segala sesuatu yang berkenaan dengan pengiriman surat-surat kepada pihak lain atau penerimaan surat-surat masuk.

Untuk surat masuk maupun surat keluar biasanya dibuatkan buku agenda sendiri-sendiri. Jadi biasanya setiap organisasi mempunyai buku agenda surat masuk dan buku agenda surat keluar.

Terdapat 5 struktur cara tata kerja kearsipan yang memuat seluruh kegiatan kearsipan, antara lain sebagai berikut :

1. Penerimaan dan Pencatatan Arsip a. Surat Masuk

Surat masuk adalah surat yang masuk ke dalam suatu instansi atau perusahaan atau bagian dalam suatu instansi atau perusahaan, baik yang berasal dari instansi atau perusahaan lain atau dari bagian lain pada instansi atau perusahaan yang sama. Dengan demikian surat masuk dapat berasal dari pihak ekstern maupun pihak intern instansi atau perusahaan tersebut. (Nuraida, 2008: 76)

Kegiatan dalam penanganan surat masuk meliputi: a) Penerimaan Surat

 Surat masuk yang sudah di terima disortir terlebih dahulu kemudian di catat dalam buku agenda surat masuk

 Bila menerima surat dari pos maka harus memeriksa kebenaran alamat surat dan mengembalikan surat apabila alamat yang tercantum pada surat salah.

 Menggolongkam surat berdasarkan alamat yang dituju.

 Mengelompokan surat terbuka dan tertutup.

(27)

commit to user

 Membubuhkan stempel tanggal dan waktu surat diterima dibelakang surat, ini berlaku untuk surat rahasia.

b) Pengarahan Surat

 Mengarahkan surat pada pimpinan instansi atau perusahaan, bila berkaitan dengan kebijakan.

 Mengarahkan surat langsung kepada unit pengolah, bila berkaitan dengan pekerjaan teknis operasional

c) Penilaian Surat

 Menentukan surat penting,surat rahasia dan surat biasa d) Pencatatan Surat

 Setelah diagendakan surat masuk dilampirkan dan dicatat dalam lembar disposisi, sebelum didistribusikan surat dicatat dalam peredaran naskah, kepada siapa surat tersebut ditujukan, kepada pihak mana surat tersebut diteruskan

e) Penyimpanan Surat f) Penyampaian Surat

b. Surat Keluar

Surat keluar adalah surat yang dikirim oleh suatu instansi atau perusahaan atau bagian dalam suatu instansi atau perusahaan, baik yang berasal dari instansi atau perusahaan lain atau dari bagian lain pada instansi atau perusahaan yang sama. Dengan demikian surat keluar dapat ditujukan ke pihak ekstern maupun pihak intern dalam instansi atau perusahaan tersebut. (Nuraida, 2008: 76).

Kegiatan penanganan surat keluar meliputi: a) Menyiapkan Konsep

Penyiapan dan penulisan konsep dilakukan oleh pejabat yang menandatangani surat tersebut atau staf yang ditunjuk.

b) Pengelompokan

(28)

commit to user

c) Pencatatan

 Surat keluar di tulis dalam buku agenda surat keluar, yang terdiri dari kolom-kolom: nomor agenda, tanggal surat, nomor surat, perihal, keterangan dan tujuan surat tersebut.

 Pemberian nomor dan tanggal dilakukan setelah pengetikan surat dilakukan dan setelah dibubuhi tanda tangan oleh pihak yang berwenang dan surat tersebut siap untuk dikirim.

 Pemberian nomor dan kode dilaksanakan menurut pola klasifikasi yang telah ditetapkan.

 Mencatat surat penting dalam kartu kendali (tiga rangkap)

 Mencatat surat biasa dan surat rahasia pada lembar pengantar (dua rangkap)

d) Pengiriman atau Pendistribusian

Pengiriman surat keluar dilakukan oleh bagian ekspedisi, bagian pengiriman atau kurir

2. Penyimpanan Arsip

a. Asas-asas Penyimpanan Arsip

Penyimpanan arsip dapat dilakukan melalui tiga asas yaitu : a) Sentralisasi

Dalam sebuah kantor baik itu kantor pemerintah maupun kantor swasta pasti mempunyai satu unit kerja yang menangani penerimaan surat masuk dan surat keluar. Bermacam-macam nama yang diberikan kepada unit kerja tersebut, tetapi biasanya disebut dengan Tata Usaha. Tata Usaha disini merupakan unit sentral penerimaan surat masuk dan surat keluar. Sulit dibayangkan semrawutnya lalu lintas apabila dalam suatu kantor tidak menyatukan kegiatan surat masuk dan surat keluar di satu unit khusus.

(29)

commit to user

diolah (diproses). Dengan sentralisasi arsip maka semua surat-surat kantor yang sudah selesai diproses akan disimpan di sentral arsip. Dewasa ini sentralisasi arsip masih sulit untuk di terapkan, karena begitu banyak jenis surat atau arsip yang sukar dipisahkan dari unit kerja yang menangani pengolahanya, misalnya: kwitansi, laporan dan lain-lain. Sistem pengolahan arsip sentralisasi ini hanya efektif dan efisien apabila dilaksanakan pada kantor kecil.

Keuntungan dari sentralisasi arsip adalah:

 Ruang dan peralatan arsip dapat dihemat.

 Petugas dapat mengkonsentrasikan diri khusus pada pekerjaan kearsiapan.

 Kantor hanya menyimpan satu arsip, duplikasinya dapat dimusnahkan.

 Sistem penyimpanan arsip dari berbagai macam arsip dapat diseragamkan.

Kerugian dari sentralisasi arsip adalah:

 Sentralisasi hanya efektif dan efisien untuk organisasi yang kecil.

 Tidak semua jenis arsip dapat disimpan dengan satu sistem penyimpanan yang seragam.

 Unit kerja yang memerlukan arsip akan memakan waktu lebih lama untuk memperoleh arsip yang diperlukan.

b) Desentralisai

(30)

commit to user

menyelenggarakan kearsipanya sesuai dengan kemauan masing-masing.

Untuk organisasi yang besar dengan ruang kantor yang terpisah-pisah letaknya, sistem penyelenggaraan arsip secara desentralisasi sangat sesuai untuk diterapkan. Disini semua kegiatan kearsipan mulai dari pencatatan, penyimpanan, peminjaman, pengawasan, pemindahan dan pemusnahan dilaksanakan oleh unit kerja masing-masing dan di tempat unit kerja masing-masing.

Keuntungan dari desentralisasi arsip adalah :

 Pengelolaan arsip dapat dilakukan sesuai kebutuhan unit kerja masing-masing.

 Keperluan akan arsip mudah terpenuhi, karena berada pada unit kerja sendiri.

 Penanganan arsip lebih mudah dilakukan, karena arsipnya sudah dikenal baik.

Kerugian dari desentralisasi arsip adalah:

 Penyimpanan arsip menyebar di berbagai lokasi dan dapat menimbulkan duplikasi arsip yang di simpan.

 Kantor harus menyediakan peralatan dan perlengkapan arsip di setiap unit kerja, sehingga penghematan pemakaian peralatan kantor sulit dijalankan.

 Penataran dan pelatihan kearsipan perlu diadakan karena petugas-petugas umumnya bertugas merangkap dan tidak mempunyai latar belakang pendidikan kearsipan.

 Kegiatan pemusnahan arsip harus dilakukan setiap unit kerja, dan hal ini merupakan pemborosan.

c) Kombinasi Sentralisasi dan Desentralisasi

(31)

commit to user

perkantoran penggunaan kombinasi dari dua cara tersebut. Cara ini disebut sebagai kombinasi Sentralisasi dan Desentralisasi Arsip. Dengan cara ini kelemahan-kelemahan kedua cara memang dapat diatasi.

Dalam penanganan arsip secara kombinasi, arsip yang masih aktif dipergunakan atau disebut arsip aktif dikelola di unit kerja masing-masing pengolah dan arsip yang sudah kurang dipergunakan atau disebut arsip inaktif dikelola di sentral arsip. Dengan demikian pengelolaan arsip aktif dilakukan secara desentralisasi dan arsip inaktif dilakukan secara sentralisasi.

(Amsyah, 1988 : 16-18)

b. Sistem Penyimpanan Arsip

Aktivitas dalam bidang kearsipan adalah penyimpanan arsip. Arsip harus di simpan menurut suatu sistem tertentu yang memungkinkan penemuan kembali dengan cepat apabila diperlukan. Menurut Ida Nuraida (2008 : 94), secara umum terdapat beberapa sistem klasifikasi atau sistem indeks dalam penyimpanan arsip, yaitu:

a) Sistem Alfabetis

1) Arsip disimpan berdasarkan urutan kode abjad yang diberikan untuk nama orang, organisasi atau perusahaan.

2) Merupakan sistem yang paling banyak digunakan di berbagai perusahaan.

3) Cocok untuk organisasi kecil atau arsip untuk perorangan b) Sistem Numerik

1) Arsip disimpan berdasarkan urutan kode numerik yang diberikan untuk nama orang, organisasi atau perusahaan.

2) Dapat dikombinasikan dengan sistem alfabetis untuk menjaga urutan penyimpanan arsip (sistem alfabetis-numerik).

(32)

commit to user

c) Sistem Geografis

1) Arsip disimpan berdasarkan kode wilayah atau nama geografis. Misalnya: nama kota, nama provinsi, nama negara dan lain-lain.

2) Dapat dikombinasikan dengan klasifikasi alfabetis untuk menjaga urutanya (sistem alfabetis-geografis)

3) Sistem ini cocok untuk organisasi yang membagi wilayah operasinya berdasarkan wilayah atau geografis, seperti perusahaan distributor yang memiliki cabang diberbagai tempat d) Sistem Subjek

1) Arsip disimpan berdasakan subjek tertentu yang ada dalam kegiatan organisasi atau perusahaan. Misalnya: nama departemen, jenis produk, jenis transaksi dan lain-lain.

2) Urutan subjek biasanya dijaga dengan menggunakan sistem klasifikasi alfabetis (sistem alfabetis-subjek).

3) Sistem ini cocok untuk organisasi atau perusahaan yang kegiatanya berkaitam dengan berbagai subjek, seperti produk, proyek dan sebagainya.

e) Sistem Kronologis

1) Arsip disimpan berdasarkan urutan kronologis tanggal-bulan-tahun.

2) Sistem ini umumnya bersifat sementara, sebelum arsip diklasifikasikan berdasarkan sistem klasifikasi yang lain.

Pada prakteknya pengklasifikasian arsip merupakan kombinasi dari berbagai sistem klasifikasi yang tujuanya mempermudah dan mempercepat penemuan arsip kembali.

Untuk menentukan sistem mana yang akan digunakan oleh suatu perusahaan maka harus disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan yang bersangkutan dengan mempertimbangkan :

 Ukuran perusahaan, aktifitas kantor dan perkembanganya.

(33)

commit to user  Jenis atau tipe arsip.

 Cara penggunaan arsip.

 Sifat kerahasiaan arsip.

Jadi dapat disimpulkan bahwa tidak ada sistem klasifikasi arsip terbaik yang dapat diterapkan dengan efektivitas yang sama untuk semua perusahaan. Sistem tersebut harus disesuaikan dengan kebutuhan dan situasi perusahaan. (Nuraida, 2008 : 94-95).

c. Prosedur Penyimpanan Arsip

Prosedur penyimpanan arsip menurut Ig. Wursanto (1995 : 16-18), meliputi kegiatan-kegiatan sebagai berikut:

a) Memisah-misahkan (Segregating) Arsip

Memisah-misahkan arsip berarti mengadakan pensortiran terhadap arsip-arsip yang akan disimpan, untuk dikelompokan menurut subjek-subjek seperti yang tercantum dalam kartu kendali atau menurut daftar indeks yang telah di tentukan.

b) Meneliti (examining) Arsip

Meneliti arsip-arsip yang akan disimpan perlu, untuk mengetahui apakah arsip-arsip yang akan disimpan itu sudah ada tanda-tanda persetujuan (disposisi) dari pejabat yang berwenang yang membenarkan bahwa arsip itu boleh di simpan. Arsip yang belum diberi tanda persetujuan (disposisi) untuk disimpan sebaiknya dikembalikan kepada yang berwenang untuk mendapatkan penjelasan lebih lanjut.

c) Memadukan (assembling) Arsip

Arsip-arsip yang merupakan bagian-bagian langsung atas persoalan yang sama dijadikan satu dan di susun menurut susunan kronologis tanggal surat.

d) Mengklasifikasi (classification) Arsip

(34)

commit to user

(sub-sub subjek) beserta kodenya secara cermat. Kode dicantumkan pada bagian ujung kanan bawah surat.

e) Mengindeks (indexing) Arsip

Kegiatan mengindeks meliputi kegiatan-kegiatan sebagai berikut:

 Membaca secara cermat untuk menentukan inti surat

 Menentukan judul arsip secara tepat

 Memberi tanda-tanda atau keterangan-keterangan lain yang dapat menjadi petunjuk (indeks) arsip yang bersangkutan

 Membubuhkan caption utama berikut kode masalahnya (sub-subjek) pada arsip yang bersangkutan.

f) Mempersiapkan Tunjuk Silang (cross reference)

Tunjuk silang dipergunakan apabila terdapat dua caption. Caption yang pertama digunakan sebagai caption utama sedangkan caption yang kedua dicantumkan pada tunjuk silang

g) Menyusun Arsip

Arsip-arsip yang sudah diberi judul disusun sesuai dengan sistem susunan yang digunakan dalam sistem penyimpanan, misalnya: sistem abjad, sistem angka, sistem perihal dan lain sebagainya h) Menyimpan Arsip

Menyimpan arsip berarti mengatur pembentukan arsip-arsip sesuai dengan pola klasifikasi dan mengatur penyusunan arsip-arsip di dalam file-file atau folder-folder pada tempatnya yang benar.

3. Pemeliharaan Arsip

(35)

commit to user

a. Pengaturan Ruangan

Yang dimaksud dengan ruangan dalam hal ini adalah ruangan penyimpanan arsip. Ruangan penyimpanan arsip diatur sebagai berikut:

 Ruangan penyimpanan arsip jangan terlalu lembab,ruangan agar dijaga tetap kering. Supaya ruangan tidak terlalu lembab aturlah suhu ruangan. Untuk mengatur kelembaban udara dan temperatur udara dapat dipasang AC, yang dipasang 24 jam terus-menerus. AC selain untuk mengatur kelembaban dan temperature udara, juga bisa untuk mengurangi banyaknya debu.

 Ruangan harus terang, dan sebaiknya menggunakan penarangan alam, yaitu sinar matahari. Sinar matahari disamping untuk memberi penerangan ruangan, dapat pula membasmi musuh-musuh kertas arsip. Diusahakan agar sinar matahari tidak jatuh langsung pada bendel-bendel arsip karena dapat membahayakan kertas-kertas arsip. Kertas-kertas-kertas arsip cepat rapuh (getas) sehingga arsip cepat rusak. Agar sinar matahari tidak jatuh secara langsung pada bendel-bendel kertas arsip, maka pintu-pintu dan jendela-jendela dibuat menghadap ke utara atau ke selatan. Dengan demikian ruangan penyimpanan arsip tidak menghadap secara langsung pada datangnya sinar matahari.

 Ruangan harus dibuat ventilasi secukupnya. Ventilasi dapat membantu mengatur suhu udara dalam ruangan, sehingga ruangan tidak terlalu lembab.

 Ruangan harus terhindar dari kemungkinan serangan api.

 Ruangan harus terhindar dari kemungkinan serangan air (banjir).

 Dalam hal-hal tertentu (hujan) periksalah ruangan untuk mengetahui kemungkinan adanya talang, saluran air dan atap gedung yang bocor. Apabila terjadi kebocoran harus segera diperbaiki pada saat itu juga.

(36)

commit to user

hama atau serangga perusak atau pemakan kertas arsip antara lain: jamur dan sejenisnya, rayap, gegat dan lain sebagainya.

 Lokasi ruang atau gedung penyimpanan arsip hendaknya bebas dari tempat-tempat industri, sebab polusi udara (kotoran udara) sebagai hasil pembakaran minyak sangat berbahaya bagi kertas-kertas arsip. Untuk mengatasi hal semacam ini sebaiknya gedung atau ruangan penyimpanan arsip dilengkapi dengan filter untuk menyaring udara. Dengan menggunakan filter diharapkan udara yang masuk ke dalam ruangan penyimpanan arsip tidak tercemar oleh debu-debu. Udara yang bersih tidak hanya bermanfaat bagi ruang penyimpanan arsip tetapi penting juga bagi para pegawai yang bertugas dalam ruangan penyimpanan arsip tersebut.

 Ruangan penyimpanan arsip sebaiknya terpisah dari ruangan-ruangan kantor yang lain.

 Ruangan penyimpanan arsip hendaknya disesuaikan dengan bentuk arsip yang akan disimpan didalamnya. Dewasa ini sesuai dengan perkembangan peradaban manusia dan perkembangan teknologi modern, wujud arsip beranekaragam antara lain arsip film, arsip rekaman (pita tape), peta, foto-foto, gambar-gambar dan sebagainya.

b. Kebersihan

Kebersihan yang dimaksud disini meliputi kebersihan ruangan penyimpanan arsip dan kebersihan kertas-kertas arsip.

a) Kebersihan Ruangan

Perlu diusahakan agar ruangan penyimpanan arsip selalu bersih sehingga tidak mengundang timbulnya serangga pemakan atau perusak kertas arsip (kecoa,rayap dan sebagainya), membersihkan ruangan dapat dilakukan dengan cara-cara sebagai berikut:

(37)

commit to user

sapu. Cara membersihkan ruangan dengan sapu tidak efektif karena debu malahan akan berhamburan atau beterbangan.

Dilarang merokok dan makan (makanan dalam wujud dan bentuk apapun) didalam ruangan penyimpanan arsip.

b) Kebersihan Arsip

Menjaga kebersihan arsip dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut:

Arsip-arsip dibersihkan dengan menggunakan alat penyedot debu., jangan dibersihkan dengan menggunakan sabut bulu ayam atau sulak, karena hanya memindahkan debu dari satu tempat ke tempat yang lain.

Apabila ditemukan arsip-arsip yang rusak karena dimakan serangga hendaknya dipisahkan dengan yang lainya.

Apabila ditemukan arsip-arsip yang rusak (bukan karena dimakan serangga), segara dipisahkan dari yang lain untuk kemudian diserahkan kepada yang berwenang untuk diperbaiki.

Arsip-arsip juga harus bersih dari karat, apabila arsip-arsip karena sesuatu hal harus memperggunakan penjepit, pergunakanlah penjepit antikarat atau penjepit yang terbuat dari plastik. Demikian pula hendaknya diusahakan jangan sampai didalam arsip-arsip terdapat atau terselip benda-benda yang mudah berkarat (kawat.plat,besi).

c. Pemeliharaan Tempat Penyimpanan Arsip

Tempat yang digunakan untuk menyimpan arsip antara lain : 1) Rak Arsip

Untuk menjaga keamanan rak dari serangan serangga, rayap dan sebagainya, dapat dilakukan usaha sebagai berikut:

(38)

commit to user

Jarak antara papan rak yang terbawah dengan lantai kurang lebih 6 inci, untuk memudahkan sirkulasi udara dan juga memudahkan dalam membersihkan lantai di bawah rak.

Rak arsip yang terbuat dari kayu hendaknya diolesi dengan dieldrin. Cara mengolesi dengan menggunakan kuas, searah dengan garis-garis yang ada pada kayu.

Rak merupakan tempat penyimpanan arsip secara terbuka. Keuntungan penyimpanan arsip dengan menggunakan rak adalah arsip-arsip tidak mudah lembab karena srlalu berhubungan dengan udara luar,sehingga arsip-arsip tidak mudah rusak. Akan tetapi arsip-arsip mudah dan cepat kotor dengan berbagai macam debu. Apabila petugas kearsipan tidak rajin membersihkan, debu-debu tersebut akan menumpuk pada kertas arsip dan dapat mempercepat kerusakan arsip.

2) Almari Arsip

Almari arsip merupakan tempat penyimpanan arsip secara tertutup, sehingga arsip-arsip tidak berhubungan langsung dengan udara luar. Hal ini akan mengakibatkan arsip-arsip di dalam almari mudah lembab. Akan tetapi arsip-arsip tidak mudah kotor oleh debu. Untuk menjaga arsip-arsip dalam almari dapat dilakukan usaha-usaha sebagai berikut:

 Almari harus sering dibuka, untuk menjaga tingkat kelembabanya.

 Susunlah arsip-arsip dalam almari agak renggang, jangan terlalu rapat agar tingkat kelembabanya tetap terjaga. Disamping itu penataan arsip secara renggang akan mempermudah pengambilan arsip apabila sewaktu-waktu diperlukan kembali.

(39)

commit to user

 Untuk menjaga agar kelembaban dalam almari tetap terjamin seperti yang diinginkan, dapat diberi kapur barus di dalam almari arsip.

d. Faktor-faktor Penyebab Kerusakan Arsip

Kerusakan arsip dapat disebabkan oleh dua faktor, yaitu faktor internal dan faktor eksternal

1) Kerusakan yang disebabkan dari dalam (faktor internal)

Kerusakan yang disebabkan dari dalam dapat berasal dari unsur-unsur

 Kertas

 Tinta

 Pasta atau lem

2) Kerusakan yang disebabkan dari luar (faktor external) Kerusakan akibat serangan dari luar misalnya:

 Kelembaban udara

 Udara yang terlalu kering

 Sinar matahari

 Kotoran udara

 Debu

 Jamur dan sejenisnya

 Rayap

 Gegat

4. Penyusutan Arsip

Dengan berjalanya waktu, arsip-arsip kantor akan semakin menumpuk di tempat penyimpanan. Hal ini akan menimbulkan gejala kurang efektif dan efisien sistem pengarsipan, sebagaimana yang telah diuraikan diatas. Pemusnahan ini memerlukan penanganan yaitu dengan penyusutan arsip.

(40)

commit to user

a. Penilaian Arsip

Sebelum melakukan penyusutan arsip diperlukan penilaian terhadap setiap jenis arsip yang akan dipindahkan atau dimusnahkan. Hasil penilaian menentukan berapa lama arsip disimpan dalam arsip aktif dan inaktif, serta menentukan apakah arsip tersebut akan dimusnahkan atau dikirim untuk menjadi arsip statis.

Ada 4 golongan arsip, yaitu :

 Arsip vital

Arsip ini penting bagi kehidupan bisnis dan tidak dapat diganti kembali bilamana dimusnahkan. Arsip ini tergolong arsip statis yang bersifat historis sehingga tidak dapat dipindahkan atau dimusnahkan dan disimpan abadi selamanya. Misalnya akte pendirian perusahaan, sertifikat bangunan atau tanah, Izin Mendirikan Bangunan (IMB), dan sebagainya.

 Arsip penting

Arsip ini melengkapi bisnis rutin dan dapat digantikan dengan biaya yang relatif tinggi dan lama. Arsip ini disimpan di arsip aktif selama 5 tahun dan di arsip inaktif salama 25 tahun. Misalnya, bukti-bukti keuangan.

 Arsip berguna

Arsip ini berguna sementara dan dapat diganti dengan biaya rendah. Arsip ini disimpan di arsip aktif selama 2 tahun dan disimpan di arsip inaktif selama 25 tahun. Misalnya surat pesanan, neraca dan laporan tahunan

 Arsip tidak berguna

Arsip ini dapat dimusnahkan seusai pakai untuk sementara waktu. Arsip ini disimpan paling lama selama 3 bulan di arsip aktif. Misalnya, surat undangan rapat dan pengumuman.

b. Pemindahan Arsip aktif menjadi inaktif atau kemedia lain

(41)

commit to user

harus disimpan. Pemindahan arsip juga dapat dilakukan melalui tempat penyimpanan atau pemindahan ke media lain, seperti: micro film, CD-ROM atau CD-WCD-ROM

c. Pemusnahan Arsip

Tidak semua arsip aktif yang telah dipindahkan akan disimpan sebagai arsip inaktif untuk selamanya. Ada beberapa jenis arsip yang dapat dimusnahkan setelah jangka waktu tertentu. Tetapi ada pula arsip inaktif yang dialihkan statusnya menjadi arsip statis karena alasan historis.

d. Pencatatan Pemindahan atau Pemusnahan

Arsip inaktif kemudian disimpan pada tempat penyimpanan khusus yang dibedakan dengan arsip aktif, misalnya gudang khusus untuk arsip inaktif. Pemindahan dapat dilakukan melalui tempat penyimpanan atau pemindahan ke media lain. Kemajuan teknologi memungkinkan dokumen perusahaan yang dibuat dari kertas dialihkan ke dalam micro film atau media yang lain atau di buat secara langsung dalam media elektronik.

Setiap pemindahan yang menyebabkan perubahan pihak penaggungjawab perlu dilengkapi dengan berita acara. Berita acara memuat daftar subjek arsip yang akan dipindahkan, indeks arsip yang baru, tanggal pemindahan, lokasi dan tempat pemindahan yang baru serta bukti tanda terima yang ditandatangani oleh orang yang menyerahkan arsip dan orang yang menerima arsip sebagai penanggungjawab arsip.

Cara pemindahan arsip atau pemusnahan arsip dapat dilakukan berdasarkan :

 Pemindahan secara terus-menerus

(42)

commit to user

sebagainya, dimana seluruh dokumen menjadi inaktif setelah suatu proyek atau kegiatan selesai.

 Pemindahan secara periodik

Arsip dipindahkan menjadi inaktif setelah satu periode atau jangka waktu tertentu. Umumnya dilakukan setiap satu tahun sekali. Misalnya, bukti-bukti keuangan dipindahkan menjadi inaktif setelah perusahaan melakukan tutup buku pada akhir periode akutansi.

(Nuraida, 2008 : 105-107)

5. Fasilitas Kearsipan

Alat-alat kearsipan atau pelengkap arsip pada suatu kantor perlu diperhatikan agar sesuai dengan ruangan yang sudah ada, sebaiknya dibuatkan ruangan khusus, sehingga tidak terjadi hambatan yang mungkin terjadi akibat bercampur dengan bagian lainya. Menurut M.N. Maulana (1979 : 15), alat-alat kearsipan dapat digolongkan menjadi 3 golongan besar besar, yaitu:

a. Alat-alat penerimaan surat-surat b. Alat-alat penyimpanan surat

c. Alat-alat korespondensi dan reproduksi

6. Pegawai Kearsipan

Ada anggapan bahwa pekerjaan dalam bidang kearsipan tidak mempunyai fungsi atau peranan penting. Anggapan ini tidak dapat dibenarkan, karena arsip itu sendiri mempunyai peranan penting dalam penyelenggaraan administrasi. Oleh karena itu setiap pimpinan kantor wajib memberikan pengarahan dan menanamkan pengertian serta kesadaran setiap pegawai kearsipan, betapa pentingnya peranan arsip bagi kelangsungan hidup organisasi. Itu sebabnya, pegawai kearsipan tidak kalah pentingnya dengan pegawai-pegawai kantor lainya.

(43)

commit to user

mempergunakan suatu sistem penyimpanan arsip yang tepat, tata kerja yang baik, tata pameliharaan, tata pengamanan dan tata pemusnahan yang tertib. Sistem penyimpanan arsip yang tepat, tata kerja yang baik dan sebagainya itu tidak mempunyai arti apa-apa bila tidak didukung oleh pegawai kearsiapan yang cakap dengan beberapa persyaratan lainya yang harus dipenuhi.

The Liang Gie dalam Ig. Wursanto (1995 : 40-41), mengatakan bahwa untuk menjadi petugas kearsipan yang baik diperlukan sekurang-kurangnya 4 syarat, yaitu:

a) Ketelitian

Ketelitian sangat diperlukan oleh setiap pegawai kearsipan agar pegawai yang bersangkutan dapat membedakan perkataan-perkataan, nama-nama atau angka-angka yang sepintas tampaknya hampir sama.

b) Kecerdasan

Cerdas berarti sempurna perkembangan akal budinya, pandai dalam berfikir. Kecerdasan kesempurnaan perkembangan akal budi, kepandaian dan ketajaman pikiran. Jadi setiap pegawai kearsipan harus menggunakan pikiranya dengan baik, mempunyai ingatan yang cukup tajam sehingga tidak mudah lupa. Dengan kecerdasan diharapkan seorang pegawai mampu memilih kata-kata untuk suatu pokok soal, serta tidak mudah melupakan suatu pokok soal yang telah ada kartu arsipnya.

c) Kecekatan

(44)

commit to user

d) Kerapian

Rapi mempunyai arti baik, tetib dan bersih. Setiap pegawai kearsipan harus mampu menciptakan dan menjaga kerapian, kebersihan dan ketertiban terhadap arsip-arsip yang disimpan. Arsip-arsip yang disusun dengan rapi, akan lebih awet, tidak mudah rusak dan mudah dalam pengambilan dan pengembalianya.

D. Metode Pengamatan

1. Lokasi Pengamatan

Pengamatan ini berlangsung di Dinas Pekerjaan Umum Kabupaten Klaten, pemilihan tersebut berdasakan pertimbangan sebagai berikut: Kearsipan mempunyai peranan penting dalam mencapai tujuan organisasi, karena berkaitan dengan dokumen-dokumen penting yang berkaitan dengan penyelenggaraan administrasi. Penulis melakukan pengamatan ini untuk mengetahui Tata Kearsipan pada Sub Bagian Umum dan Kepegawaian Dinas Pekerjaan Umum Kabupaten Klaten.

2. Jenis Pengamatan

Berdasarkan pada pokok permasalahan yaitu untuk mengetahui bagaimana Tata Kearsipan pada Sub Bagian Umum dan Kepegawaian Dinas Pekerjaan Umum Kabupten Klaten, maka jenis pengamatan yang digunakan adalah pengamatan deskriptif kualitatif yaitu jenis pengamatan yang mendeskripsiksn, memaparkan dan menganalisa sejumkah data yang ada.

3. Sumber Data

Dalam pengamatan ini data diperoleh dari beberapa sumber, yaitu : a. Nara Sumber (Informan)

(45)

commit to user

Sumber data diperoleh dari wawancara kepada pihak-pihak yang memahami permasalahan dalam pengamatan ini, yaitu:

 Ka.Subag Umum dan Kepegawaian : Bapak H.Supardi, SIP

 Staff Subag Umum dan Kepegawaian : Ibu Christiana

 Staff Subag Umum dan Kepegawaian : Ibu V.Sri Wahyuni b. Dokumentasi

Data diperoleh dari arsip, buku pedoman tentang arsip, pedoman operasional dan buku kepustakaan yang lain.

4. Teknik Pengumpulan Data

Dalam pengamatan ini teknik pengumpulan data sebagai berikut : a. Wawancara

Wawancara merupakan teknik pengumpulan data dengan tanya jawab sepihak yang dikerjakan dengan sistematis dan di dasarkan pada tujuan pengamatan

b. Observasi

Observasi merupakan metode pengamatan dan pencatatan secara sistematis terhadap gejala atau fenomena yang diamati. Metode ini dilakukan penulis secara langsung sehingga penulis dapat mengamati gejala dari masalah yang damati.

c. Dokumentasi

Dokumentasi merupakan teknik pengumpulan data yang dilakukan dengan mengambil catatan-catatan dan arsip-arsip yang diperlukan yang berkaitan dengan obyek pengamatan.

5. Teknik Analisis Data

H.B.Sutopo (2002 : 91-93), mengemukaan 3 komponen utama dalam proses analisis yang harus benar-benar dipahami oleh pengamat, komponen tersebut adalah:

a. Reduksi Data

(46)

commit to user

abstraksi data dari lapangan. Proses ini berlangsung terus sepanjang pelaksanaan penelitian, bahkan proses ini berlangsung terus sebelum pelaksanaan pengumpulan data. Artinya reduksi data sudah berlangsung sejak pengamat mengambil keputusan (meski mungkin tidak disadari sepenuhnya), tentang kerangka kerja konseptual, melakukan pemilihan kasus, menyusun pertanyaan pengamatan dan juga waktu menentukan cara pengumpulan data yang di gunakan.

Pada waktu pengumpulan data berlangsung, reduksi dilakukan dengan membuat catatan data yang telah di peroleh dari lapangan. Dalam menyusun ringkasan, pengamat melakukan coding, memusatkan tema dan menentukan batas-batas permasalahan. Proses reduksi berlangsung sampai pengamatan ini berakhir.

Dapat disimpulkan reduksi data adalah bagian dari proses analisis yang mempertegas, memperpendek, membuat fokus, membuang hal-hal yang tidak penting dan mengatur data sedemikian rupa, sehingga simpulan pengamatan dapat dilakukan.

b. Sajian Data

Sajian data merupakan suatu rakitan organisasi informasi, deskripsi dalam bentuk narasi yang memungkinkan simpulan pengamatan dapat dilakukan. Sajian ini merupakan ringkasan kalimat yang disusun secara logis dan sistematis, sehingga apabila di baca akan mudah dipahami, barbagai hal yang terjadi dan memungkinkan pengamat untuk berbuat sesuatu pada analisis maupun tindakan lain berdasarkan pemahamanya tersebut.

Sajian data ini harus mengacu pada masalah yang telah di rumuskan sebagai pertanyaan pengamatan, sehingga narasi yang terjadi merupakan deskriptif mengenai kondisi yang rinci untuk menceritakan dan menjawab setiap permasalahan yang ada.

c. Penarikan Simpulan dan Verifikasi

(47)

commit to user

peraturan-peraturan. pola-pola, pertanyaan-pertanyaan, konfigurasi yang mungkin, arahan sebab-akibat dan berbagai proposisi

Simpulan perlu di verifikasi agar cukup benar-benar bisa dipertanggungjawabkan. Oleh karena itu perlu di lakukan aktifitas pengulangan untuk tujuan pemantapan, penelusuran data kembali dengan cepat. Mungkin sebagai akibat pikiran ke dua yang timbul melintas pada pengamat pada waktu menulis sajian data dengan melihat kembali sebentar pada catatan lapangan. Pada dasarnya makna data harus diuji validitasnya supaya simpulan pengamatan menjadi lebih kokoh dan bisa lebih dipercaya.

Bagan 2.2

Model Analisis Interaktif

Pengumpulan Data

Penarikan simpulan / Verifikasi

Sajian Data Reduksi Data

(48)

commit to user

34

BAB III

DESKRIPSI INSTANSI

A. Deskripsi Lokasi Pengamatan

1. Sejarah Singkat dan Susunan Organisasi Dinas Pekerjaan Umum Kabupaten

Klaten

Dinas Pekerjaan Umum di Kabupaten Klaten sejak berdirinya sering berganti-ganti nama, sesuai dengan periodenya. Adapun selengkapnya adalah sebagai berikut :

a. Periode sebelum Kemerdekaan s/d Kemerdekaan tahun 1945 :

Nama : KARTI PROJO

Organisasi Induk : Gubernur Surakarta namanya ORRI alamat di Balai Kota Solo

Alamat kantor : di Sungkur

Kepala KARTI PROJO : Raden Ngabehi Somodiprojo Struktur Organisasi :

1. Kepala KARTI PROJO 2. Kepala Kantor

3. Kepala Gudang

b. Periode tahun 1945 s/d 1950 :

Nama : PUK

Alamat kantor : Jalan Pramuka Klaten

Kepala PUK : Raden Ngabehi Projodirj Susunan Organisasinya terdiri dari :

1. Kepala PUK 2. Kepala Kantor 3. Bagian Sempadan 4. Bagian Balai Rencana 5. Bagian Persediaan 6. Bagian Kendaraan

(49)

commit to user c. Periode Tahun 1950 s/d 1960 :

Nama : PUK Swa Tantra Tk.II Klaten Alamat Kantor : Jl.Sulawesi No.26 Klaten Kepala PUK Swa Tantra : Sutadi Mangun Martono Tk.II Klaten

Susunan Organisasi terdiri dari : 1. Kepala Kantor

2. Keuangan 3. Kepegawaian 4. Tata Usaha 5. Rumah Tangga 6. Sempadan

7. Pengawas Jalan Daerah 8. Kendaraan

9. KTB 10. Assainering 11. Cabang-Cabang

d. Periode Tahun 1960 s/d 1970 :

Nama : DPUK Dati II Klaten Alamat Kantor : Jl.Sulawesi No.26 Klaten Kepala Dinas : 1. Sutadi Mangun Marwoto (1960 s/d 1967)

2. Mulyadi Hadi Purwoko (1967 s/d 1970)

Susunan Organisasi terdiri dari : 1. Kepala Dinas

2. Wakil Kepala 3. Kepala Kantor 4. TU

(50)

commit to user

8. KTB 9. Kendaraan 10.Verifikasi

11.6 Cabang Dinas :

e. Periode Tahun 1970 s/d 1980 :

Nama : DPUK Dati II Klaten Alamat Kantor : Jl.Sulawesi No.26 Klaten

Kepala Dinas : 1. Ir.Bambang Suseno (1970 s/d 1972) 2. Hadi Sumarto (1972 s/d 1980) Susunan Organisasinya terdiri atas :

1. Kepala Dinas 2. Wakil Kepala Dinas 3. Kepala Kantor 4. Kepala TU 5. Kepegawaian 6. Keuangan

7. Pengawas Jalan Daerah 8. Verifikasi

9. KTB 10.Gudang 11.Kendaraan

f. Periode Tahun 1980 s/d 1990 :

Nama : DPU Kabupaten Dati II Klaten Alamat Kantor : Jl.Sulawesi No.26 Klaten Kepala Dinas : Sumintarjo BMUE Susunan Organisasinya terdiri atas :

1. Kepala Dinas

2. Kepala Sub Bagian Tata Usaha : a. Urusan Umum

b. Urusan Kepegawaian c. Urusan Keuangan

(51)

commit to user

3. Seksi Bina Program :

a. Sub Seksi Penelitian dan Pengumpulan Data b. Sub Seksi Perencanaan

c. Sub Seksi Evaluasi dan Pelaporan 4. Seksi Jalan dan Pengaliran :

a. Sub Seksi Jalan b. Sub Seksi Pengaliran

c. Sub Seksi Administrasi Tehnik Jalan dan Pengaliran 5. Seksi Bangunan dan Gedung :

a. Sub Seksi Bangunan b. Sub Seksi Gedung

c. Sub Seksi Tehnik Bangunan dan Gedung

6. Seksi Kebersihan, Keindahan Kota/Daerah dan PMK : a. Sub Seksi Kebersihan, Keindahan Kota/Daerah b. Sub Seksi Pemakaman Umum

c. Sub Seksi Pencegahan dan PMK 7. Cabang DPU Kabupaten Dati II Klaten

g. Periode Tahun 1990 s/d 2000 :

Nama : Dinas Pekerjaan Umum Kabupaten Dati II Klaten

Alamat Kantor : Jl. Sulawesi No.26 Klaten Kepala Dinas : Ir.H.Slamet Marwoto Susunan Organisasi yang ada terdiri atas : 1. Kepala Dinas

2. Kepala Sub Bagian Tata Usaha : a. Urusan Umum

b. Urusan Kepegawaian c. Urusan Keuangan

d. Urusan Efisiensi dan Tata Laksana 3. Seksi Jalan dan Pengaliran :

(52)

commit to user

c. Sub Seksi Administrasi Tehnik Jalan dan Pengaliran 4. Seksi Bina Program :

a. Sub Seksi Penelitian dan Pengumpulan Data b. Sub Seksi Perencanaan

c. Sub Seksi Pengendalian, Evaluasi dan Pelaporan 5. Seksi Bangunan dan Gedung :

a. Sub Seksi Bangunan b. Sub Seksi Gedung

c. Sub Seksi Tehnik Bangunan dan Gedung 6. Seksi Tata Kota & Daerah :

a. Sub Seksi Tata Lokasi dan Bangunan b. Sub Seksi Pertanahan

c. Sub Seksi Tata Lingkungan dan Tata Lokasi Perumahan 7. Seksi Kebersihan, Keindahan Kota / Daerah dan PMK :

a. Sub Seksi Kebersihan, Keindahan Kota/Daerah b. Sub Seksi Pemakaman Umum

c. Sub Seksi Pencegahan dan PMK 8. Cabang DPU Kabupaten Dati II Klaten :

h. Periode Tahun 2000 s/d Maret 2003 :

Nama : DPU Kabupaten Klaten Alamat : Jl.Sulawesi No.26 Klaten Kepala Dinas : Ir.H.Slamet Marwoto Susunan Organisasi yang ada :

Dasar operasional kinerja Dinas Pekerjaan Umum Kabupaten Klaten terdapat dalam Peraturan Daerah No. 5 Tahun 2001 tentang Susunan Organisasi dan Tatakerja Dinas Pekerjaan Umum Kabupaten Klaten yang meliputi beberapa bidang yaitu :

1. Kepala Dinas 2. Bagian Tata Usaha

a. Subbagian Umum dan Perlengkapan; b. Subbagian Keuangan;

(53)

commit to user

d. Subbagian Perencanaan dan Pengawasan. 3. Sub Dinas Bina Marga

a. Seksi Pembangunan, Pemeliharaan Jalan dan Jembatan; b. Seksi Leger Jalan dan Jembatan;

c. Seksi Perizinan, Pemanfaatan Jalan dan Jembatan; d. Seksi Survai dan Desain.

4. Sub Dinas Cipta Karya

a. Seksi Tata Bangunan dan Tata Ruang;

b. Seksi Pemukiman dan Penyehatan Lingkungan; c. Seksi Perizinan Bangunan;

d. Seksi Survai dan Desain. 5. Sub Dinas Pengairan

a. Seksi Pembangunan dan Pemeliharaan Irigasi; b. Seksi Perizinan, Manfaat dan Operasional; c. Seksi Pengawasan, Pelestarian Sumber Air; d. Seksi Survai dan Desain.

6. Sub Dinas Kebersihan dan Pertamanan

a. Seksi Operasional Kebersihan dan Ketertiban; b. Seksi Pertamanan dan Penerangan Jalan Umum; c. Seksi Pemakaman;

d. Seksi Pemadam Kebakaran. 7. Cabang Dinas Pekerjaan Umum. 8. Kelompok Jabatan Fungsional.

i. Periode April 2003 s/d 30 Agustus 2005 :

Nama : DPU Kabupaten Klaten Alamat : Jl.Sulawesi 26 Klaten Kepala Dinas : H.Soekemi,ST.MM Susunan Organisasi yang ada terdiri atas : :

(54)

commit to user

1. Kepala Dinas 2. Bagian Tata Usaha

a. Subbagian Umum dan Perlengkapan; b. Subbagian Keuangan;

c. Subbagian Kepegawaian;

d. Subbagian Perencanaan dan Pengawasan. 3. Sub Dinas Bina Marga

a. Seksi Pembangunan, Pemeliharaan Jalan dan Jembatan; b. Seksi Leger Jalan dan Jembatan;

c. Seksi Perizinan, Pemanfaatan Jalan dan Jembatan; d. Seksi Survai dan Desain.

4. Sub Dinas Cipta Karya

a. Seksi Tata Bangunan dan Tata Ruang;

b. Seksi Pemukiman dan Penyehatan Lingkungan; c. Seksi Perizinan Bangunan;

d. Seksi Survai dan Desain. 5. Sub Dinas Pengairan

a. Seksi Pembangunan dan Pemeliharaan Irigasi; b. Seksi Perizinan, Manfaat dan Operasional; c. Seksi Pengawasan, Pelestarian Sumber Air; d. Seksi Survai dan Desain.

6. Sub Dinas Kebersihan dan Pertamanan

a. Seksi Operasional Kebersihan dan Ketertiban; b. Seksi Pertamanan dan Penerangan Jalan Umum; c. Seksi Pemakaman;

d. Seksi Pemadam Kebakaran. 7. Cabang Dinas Pekerjaan Umum. 8. Kelompok Jabatan Fungsional.

j. Periode 01 September 2005 s/d tahun 2008 :

Gambar

Tabel 3. 2  Keadaan Pegawai Menurut Tingkat Pendidikan …………………….. 49
Tabel 3.1 Keadaan pegawai  DPU Klaten
Tabel 3.2
  Tabel 3.3
+4

Referensi

Dokumen terkait

Hal ini sesuai dengan referensi yang menyatakan bahwa ikan Nila mempunyai tingkat osmolalitas yang lebih tinggi jika dibandingkan dengan lingkungannya dan dapat

Ini berkaitan dengan viabilitas embrio dan efektifitas dalam penentuan jenis kelamin embrio(sexing embrio)., maka penulis tertarik untuk melakukan penelitian dengan

Physical layer berfungsi untuk menentukan karakteristik dari kabel yang digunakan untuk menghubungkan komputer dengan jaringan. Selain itu berfungsi untuk menstranfer dan

Tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahu dan menganaliis pengaruh kompensasi dan disiplinkerja secara simultan dan parsial kepada kinerja pegawai honorer Dinas Bina Marga

Telah dimunaqosahkan dalam sidang Panitia Ujian Munaqosah Skripsi Fakultas Agama Islam Universitas Muhammadiyah Surakarta pada tanggal dan dapat diterima

Keunikan metode SA adalah bahwa solusi yang lebih buruk kadangkadang dapat diterima, sehingga sistem dapat terhindar dari perangkap minimum local (namun solusi terbaik yang

Hasil produksi dari pabrik besi spons terutama digunakan sebagai bahan baku pembuatan baja yang nantinya akan dikirim ke Slab Steel Plant dan Billet Steel Plant.. 2.4.2 Pabrik

Mitra Data Benua telah memenuhi teori unsur- unsur pengendalian intern, dan mengetahui efektifitas dari sistem pembelian dan penjualan barang dagang yang telah