di Klaten Oleh : Riasti F.3302181
BAB I PENDAHULUAN
A. Sejarah Berdirinya Perusahaan
Perusahaan J’ROT GALERY adalah perusahaan yang bergerak di
bidang meubel kayu antik milik Bapak H. Jarod Santoka. Bapak H. Jarod
Santoka selain sebagai pemilik juga menjabat sebagai pimpinan perusahaan.
Perusahaan J’ROT GALERY didirikan pada bulan April 1999 dan telah
didaftarkan ke Kantor Departemen Perindustrian Dan Perdagangan Kabupaten
Klaten dengan nomor 97-213/11.12/TDUP/V/1999.
Perusahaan J’ROT GALERY berlokasi di Jalan Makam Ronggo
Warsito Nomor 01 Jatipuro, Trucuk, Klaten. Sebelum menempati tempat yang
ditempati sekarang, awal mulanya perusahaan menempati rumah orang tuanya
di Gulan, Wanglu, Trucuk, Klaten.
Sebelum mendirikan perusahaan J’ROT GALERY Bapak Jarod
besarnya modal, tenaga kerja yang terampil, pemasaran hasil produknya.
Besarnya modal yang digunakan Bapak Jarod Santoka untuk mendirikan
perusahaan J’ROT GALERY adalah sebesar Rp 90.000.000,00. Dengan segala
asset yang dimiliki, Perusahaan J’ROT GALERY berusaha untuk tetap eksis
dalam percaturan dunia usaha meubel antik yang persaingannya sangat ketat
untuk saat sekarang ini.
B. Struktur Organisasi
Struktur organisasi merupakan gambaran secara sistematis tentang
tugas dan tanggung jawab serta hubungan antara bagian-bagian dalam
perusahaan. Tujuan diadakan struktur organisasi adalah untuk mempermudah
pimpinan perusahaan dalam mengkoordinasi bawahannya. Dengan struktur
organisasi dapat diketahui wewenang dan tanggung jawab dari personil yang
memangku jabatan dalam organisasi.
Adapun struktur organisasi yang digunakan perusahaan J’ROT
GALERY adalah berbentuk struktur organisasi garis. Gambar struktur
organisasi perusahaan J’ROT GALERY adalah sebagai berikut ini (terdapat
Gambar. 1.1. STRUKTUR ORGANISASI PERUSAHAAN J’ROT GALERY DIREKTUR
GENERAL MANAGER
PERENCANAAN & PENGENDALIAN PROD.
ADM. &
KEUANGAN PEMBELIAN
PERSONALIA EXPORT
STUFFING ADM.
GUDANG QC. DALAM
BAHAN
LOGISTIK KASIR QC. LUAR
MANDOR POLITUR
MANDOR SERVIS KAYU
14 C. Deskripsi Jabatan
Tugas dan wewenang masing-masing bagian dalam struktur organisasi
perusahaan J’ROT GALERY adalah sebagai berikut ini:
1. Direktur
Tugas dan wewenangnya adalah sebagai berikut :
a. Menetapkan kebijaksanaan dalam jangka pendek, menengah, dan
panjang bagi perusahaan.
b. Mengambil keputusan yang berkaitan dengan kepentingan perusahaan.
2. General Manager
Tugas dan tanggung jawabnya adalah sebagai berikut :
a. Menjalankan semua fungsi-fungsi dari manajemen yaitu perencanaan,
pengorganisasian, pengarahan, dan pengawasan.
b. Menetapkan berbagai peraturan pelaksanaan tugas semua karyawan
perusahaan.
c. Mengelola perusahaan dengan penuh rasa tanggung jawab.
3. Personalia
Tugas dan wewenangnya adalah sebagai berikut :
a. Pencarian, interview dan seleksi, pengangkatan, penetapan tarif, upah
serta cuti bagi karyawan.
b. Menciptakan suasana kerja yang menarik dan sehat dengan jalan
memelihara hubungan kerja yang harmonis di antara karyawan.
c. Mengadakan hubungan dengan instansi pemerintah mengenai semua
15
d. Mempekerjakan setiap karyawan berdasarkan kemampuan yang
dimiliki oleh karyawan.
e. Menciptakan komunikasi yang bebas dan terarah antara karyawan dan
pemilik berdasarkan atas moral dan etika yang baik.
f. Memberi bimbingan dan pendidikan kerja secara terus menerus kepada
karyawan agar dapat memperoleh kemajuan dan peningkatan mutu
kerja.
4. Export
Tugas dan wewenangnya adalah sebagai berikut :
a. Bertanggung jawab terhadap kelancaran pengiriman kontainer.
b. Berkoordinasi dengan bagian perencanaan dan pengendalian produksi,
General manager, dan stuffing.
c. Bertanggung jawab atas kelancaran dokumen-dokumen yang
berhubungan langsung maupun tidak langsung terhadap export.
5. Perencanaan dan Pengendalian Produksi
Tugas dan wewenangnya adalah sebagai berikut :
a. Menyusun jadwal kerja.
b. Mengeluarkan perintah kerja pada bagian produksi.
c. Memeriksa penyebab keterlambatan dan kemacetan kerja.
d. Bertanggung jawab atas kegiatan seluruh karyawan dalam proses
16 6. Administrasi dan Keuangan
Tugas bagian administrasi dan keuangan adalah sebagai berikut :
a. Mengadakan hubungan dengan instansi-instansi lain yang ada
kaitannya dengan perusahaan.
b. Melaksanakan pekerjaan yang ada hubungannya dengan surat
menyurat.
c. Pengawasan presensi dan jam kerja karyawan.
d. Membuat daftar kas dan laporan pembukuan setiap bulan.
e. Berkoordinasi dengan bagian pembelian, Personalia, dan General
Manager.
f. Menyiapkan acara bagi General Manager dan bagian lain.
g. Menghitung besarnya upah tiap karyawan yang meliputi penerimaan
dan potongan.
7. Pembelian
Tugas dan wewenangnya adalah sebagai berikut :
a. Memberikan informasi, instruksi, koreksi, dan pembinaan yang cukup
pada bawahannya.
b. Bertanggung jawab atas persediaan barang-barang yang akan
diproduksi berdasarkan pesanan.
c. Melaksanakan kegiatan administrasi pembelian dan membuat
17
d. Melaksanakan pembelian dengan penggunaan surat perintah borong
dan melakukan koordinasi dengan bagian perencanaan dan
pengendalian produksi.
8. Administrasi Gudang
Tugas dan wewenangnya adalah sebagai berikut :
a. Mengisi kartu stok barang dalam gudang yang berisikan penerimaan
barang, pengeluaran barang, dan barang yang tersisa.
b. Menerima barang dari pengrajin berdasarkan surat perintah borong dan
daftar order.
c. Membuat dokumen berita acara penerimaan barang dan mencatat jika
ada keadaan barang yang datang tidak cocok dengan surat perintah
borong.
d. Memeriksa kualitas barang yang dikirim.
e. Membuat catatan setiap penerimaan barang dari suplier dan
pengeluaran barang dari gudang.
9. Quality Control Luar
Tugas dan wewenangnya adalah sebagai berikut :
a. Mengadakan pembinaan terhadap pengrajin yang menjadi tanggung
jawabnya mengenai kualitas maupun bentuk barang yang dibuat oleh
pengrajin.
b. Berkoordinasi dengan bagian pembelian dan Quality Control dalam.
c. Bertanggung jawab atas kualitas barang yang masih berada di
18 10. Logistik Bahan
Tugas dan wewenangnya adalah sebagai berikut :
a. Membuat laporan hasil pembelian pada bagian administrasi dan
keuangan.
b. Berkoordinasi dengan bagian produksi dan administrasi keuangan.
c. Bertanggung jawab atas bahan-bahan yang diperlukan oleh proses
produksi.
d. Membuat laporan berkala mengenai penerimaan, pengeluaran dan sisa
bahan yang dipakai.
11.Stuffing
Tugas dan wewenangnya adalah sebagai berikut :
a. Mempersiapkan barang-barang yang akan dikirim.
b. Membuat laporan fisik setiap hari mengenai barang yang sudah
dibungkus (packing).
c. Membuat laporan mengenai hasil stuffing dan melaporkan ke bagian
export, perencanaan dan pengendalian produksi serta administrasi
gudang.
12. Quality Control Dalam
Tugas dan wewenangnya adalah sebagai berikut :
a. Bertanggung jawab atas penerimaan barang mentah atau jadi baik
kualitas maupun kuantitas.
b. Melaporkan hasil proses produksi dalam satu hari ke bagian
19
c. Melaporkan persediaan barang yang ada di gudang baik mentah
maupun jadi serta barang dalam proses.
13. Mandor
Tugas dan wewenangnya adalah sebagai berikut :
a. Melaksanakan proses produksi di departemennya masing-masing.
b. Melaksanakan koordinasi dengan karyawan bawahannya dan
departemen yang terkait.
c. Membuat laporan hasil kerja karyawan dan diserahkan ke bagian
Personalia.
d. Bertanggung jawab atas kualitas kerja dan disiplin karyawan.
14. Kasir
Bertugas membayarkan upah kepada karyawan yang dimasukkan dalam
amplop dan disertai dangan slip upah.
D. Kegiatan Perusahaan
Usaha yang dilakukan perusahaan J’ROT GALERY adalah usaha yang
berhubungan langsung dengan penjualan barang yaitu meubel kayu antik. Jika
terjadi permintaan pembelian yang mendadak perusahaan membeli barang
setengah jadi dari para pengrajin yang ada di sekitar perusahaan tersebut
berada. Dengan sedikit proses penyelesaian akhir, maka barang tersebut siap
untuk dipasarkan. Dalam proses ini ada empat kegiatan pokok yang dilakukan
20 1. Pengamplasan
Yaitu proses penghalusan permukaan kayu menggunakan amplas
dan juga pemeriksaan tingkat kekeringan dari kayu, sehingga sesuai
dengan keinginan dari pembeli. Adapun ukuran amplas yang dipakai
antara 100, 120, dan 400.
2. Cat dan Politur
Yaitu proses pemberian warna ataupun corak dari meubel yang
akan dipasarkan. Bahan yang dipakai antara lain politur, spirtus, serlak,
dan cat, sehingga barang yang diproses sesuai dengan keinginan konsumen
baik dari segi warna atau corak dan tingkat kehalusan cat dan politur.
3. Servis Kayu
Yaitu Kegiatan yang dilakukan untuk memperbaiki barang-barang
yang masuk dalam gudang, menyangkut kualitas kekuatan kayu dan
bentuk barang yang sesuai dengan keinginan pembeli.
4. Stuffing
Yaitu proses yang berhubungan dengan pembungkusan barang
yang akan dikirim serta pengaturan tempat pada truk pengangkut barang.
E. Latar Belakang Masalah
Dalam era perdagangan bebas dimungkinkan persaingan antar
perusahaan makin tinggi. Hal ini akan memacu pada setiap perusahaan untuk
selalu memiliki produk yang berkualitas tinggi serta mendorong pihak
21
kuantitas barang yang diproduksi. Dengan semakin majunya perusahaan,
maka diikuti dengan berkembangnya aktivitas perusahaan salah satunya
adalah aktivitas pembelian bahan baku.
Sistem pembelian digunakan dalam perusahaan untuk pengadaan
barang yang diperlukan oleh perusahaan. Sistem pembelian dirancang untuk
menangani transaksi pembelian tunai dan kredit. Transaksi pembelian erat
kaitannya secara langsung dengan pengeluaran kas yang ada dalam
perusahaan, maka harus terdapat prosedur yang baik untuk mencegah
terjadinya penyelewengan dalam pembelian. Kegiatan pembelian dimulai
dengan diajukannya permintaan pembelian barang ke bagian pembelian,
kemudian dilanjutkan dengan permintaan penawaran harga dan pemilihan
pemasok, Pengiriman order pembelian kepada pemasok terpilih, penerimaan
barang yang dibeli, pencatatan utang yang timbul dari transaksi pembelian dan
berakhir dengan distribusi pembelian. Pembelian dapat digolongkan menjadi
dua yaitu pembelian lokal dan pembelian impor. Pembelian lokal adalah
pembelian dari pemasok dalam negeri, sedangkan pembelian impor adalah
pembelian dari pemasok luar negeri (Mulyadi, 2001:299). Pembelian lokal
bahan baku melibatkan bagian produksi gudang, bagian pembelian, bagian
penerimaan barang, dan bagian akuntansi. Bukti-bukti yang digunakan dalam
pembelian lokal bahan baku adalah surat permintaan pembelian, surat order
pembelian, laporan penerimaan barang, dan faktur dari penjual. Sistem
22
pencatatan penerimaan barang di gudang, dan pencatatan utang (Depdikbud,
1990/1991).
Sistem pembelian yang digunakan dalam perusahaan J’ROT
GALERY adalah sistem pembelian lokal. Berdasarkan arti penting informasi
tersebut, maka penulis tertarik untuk melakukan “EVALUASI SISTEM DAN
PROSEDUR PEMBELIAN BAHAN BAKU PADA PERUSAHAAN J’ROT
GALERY DI KLATEN”.
F. Rumusan Masalah
Berdasarkan pada latar belakang masalah yang diuraikan di atas, maka
penulis merumuskan masalah sebagai berikut:
1. Bagaimana prosedur pembelian bahan baku pada perusahaan J’ROT
GALERY DI KLATEN ?
2. Apakah kelebihan dan kelemahan dari sistem dan prosedur pembelian
bahan baku pada perusahaan J’ROT GALERY DI KLATEN ?
G. Tujuan Penelitian
Tujuan dilakukan penelitian pada J’ROT GALERY adalah sebagai
berikut:
1. Untuk mengetahui prosedur pembelian bahan baku pada perusahaan
J’ROT GALERY DI KLATEN.
2. Untuk mengevaluasi sistem pembelian bahan baku pada perusahaan
23
H. Manfaat Penelitian Bagi Perusahaan J’ROT GALERY
Manfaat penelitian bagi perusahaan J’ROT GALERY adalah sebagai
bahan pertimbangan dan masukan bagi perusahaan mengenai bagaimana
sistem dan prosedur pembelian yang baik, sehingga perusahaan dapat
mengetahui kelemahan dan kelebihan perusahaan dalam sistem pembelian dan
dapat melakukan perbaikan mengenai sistem pembelian.
I. Metode Penelitian
Untuk memperoleh data-data yang diperlukan, penulis menggunakan
teknik pengumpulan data seperti berikut ini:
1. Interview (wawancara), yaitu mengadakan wawancara atau tanya jawab
langsung kepada pihak-pihak yang berkaitan dengan sistem dan prosedur
pembelian pada perusahaan J’ROT GALERY.
2. Studi Pustaka, yaitu mengumpulkan data dengan cara membaca
buku-buku yang ada hubungannya dengan masalah yang akan diteliti guna
mendapatkan pengertian secara teoritis tentang masalah yang akan
diteliti tersebut.
24 BAB II
LANDASAN TEORI DAN PEMBAHASAN
A. Landasan Teori
Suatu sistem dalam perusahaan sangat membantu jalannya kegiatan
perusahaan guna mencapai tujuan perusahaan serta memberikan informasi
yang diperlukan oleh pihak-pihak yang terkait. Oleh karena itu sistem yang
baik sangat diperlukan bagi perusahaan untuk tetap terus berada pada kondisi
optimal. Sebelum membahas Sistem Informasi Akuntansi, penulis akan
menguraikan terlebih dahulu mengenai sistem dan prosedur yang membentuk
suatu Sistem Informasi Akuntansi.
1. Pengertian Sistem dan Prosedur
a. Menurut Mulyadi (2001 : 5)
Sistem adalah suatu jaringan prosedur yang dibuat menurut pola yang
terpadu untuk melaksanakan kegiatan pokok perusahaan. Sedangkan
prosedur adalah suatu urutan kegiatan klerikal, biasanya melibatkan
beberapa orang dalam satu departemen atau lebih, yang dibuat untuk
menjamin penanganan secara seragam transaksi perusahaan yang
terjadi berulang-ulang.
b. W Gerald Cold dalam Baridwan (1979 : 1)
Sistem adalah suatu kerangka dari prosedur-prosedur yang saling
menyeluruh untuk melaksanakan suatu kegiatan atau fungsi utama
dari perusahaan.
Prosedur adalah suatu urut-urutan pekerjaan kerani, biasanya
melibatkan beberapa orang dalam satu bagian atau lebih disusun
untuk menjamin adanya perlakuan yang seragam terhadap
transaksi-transaksi perusahaan yang terjadi.
c. Sugiarto (1985 : 29)
Sistem adalah suatu kesatuan yang terdiri dari unit-unit yang
berkaitan secara fungsional dan mempunyai tujuan bersama yang
sama, prosedur adalah suatu kelompok kegiatan administrasi yang
berhubungan erat yang merupakan sub fungsi dari suatu sistem,
seperti sistem penjualan dan pengumpulan kas dan sebagainya.
d. Harnanto (1987 : 391)
Sistem adalah suatu kerangka dari prosedur-prosedur yang
diintegrasikan dan diciptakan untuk dapat mengikuti, mencatat dan
mengawasi pelaksanaan kegiatan-kegiatan yang berhubungan dengan
salah satu bidang akuntansi dalam suatu perusahaan. Prosedur adalah
meliputi semua tahap atau langkah (proses/operasi) yang diperlukan
dalam pelaksanaan terhadap suatu bagian dari suatu sistem.
Berdasarkan uraian definisi atau pengertian sistem dan prosedur
diatas, dapat ditarik kesimpulan bahwa suatu sistem terdiri dari jaringan
prosedur, sedangkan prosedur merupakan urut-urutan kegiatan klerikal,
kegiatan yang dilakukan untuk mencatat dalam formulir, buku jurnal,
buku pembantu, dan buku besar yakni meliputi: menulis, menggandakan,
menghitung, memberi kode, mendaftar, memilih, memindahkan, dan
membandingkan. Prosedur yang baik akan menciptakan sistem yang baik
pula, keduanya saling berhubungan, dengan demikian manfaat dari
sistem adalah memudahkan dalam memilih perlakuan tujuan.
2. Pengertian Sistem Akuntansi
Terdapat beberapa pengertian mengenai sistem akuntansi yang
dikemukakan oleh para ahli, yang dapat diuraikan sebagai berikut:
a. Mulyadi (2001 : 3)
Sistem akuntansi adalah organisasi formulir, catatan dan laporan yang
dikoordinasi sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan
yang dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan
perusahaan.
b. Baridwan (1979 : 1)
Sistem akuntansi adalah formulir-formulir, buku catatan,
prosedur-prosedur dan alat-alat yang digunakan untuk mengolah data yang
berhubungan dengan usaha suatu perusahaan dengan tujuan untuk
menghasilkan umpan balik dalam bentuk laporan-laporan yang
diperlukan oleh manajemen untuk mengawasi usahanya, dan bagi
pihak-pihak lain yang berkepentingan seperti pemegang saham,
kreditur, dan lembaga-lembaga pemerintah untuk menilai hasil operasi
c. Sugiarto (1984 : 23)
Sistem akuntansi adalah Sistem akuntansi terdiri dari
kegiatan-kegiatan manusia yang menjalankan kegiatan-kegiatan-kegiatan-kegiatan tersebut,
alat-alat dan jaringan dokumen, catatan-catatan dan laporan-laporan yang
ada dalam suatu organisasi guna menyajikan suatu informasi keuangan
bagi pihak-pihak yang berkepentingan, terutama pengelola perusahaan.
d. Soemarso (1994 : 624)
Sistem akuntansi adalah suatu jaringan urutan langkah-langkah
pelaksanaan pekerjaan yang melibatkan beberapa orang dalam suatu
organisasi.
Tujuan umum pengembangan sistem akuntansi menurut Mulyadi (1997 :
19-20) adalah sebagai berikut:
a. Untuk menyediakan informasi bagi pengelolaan kegiatan usaha baru
b. Untuk memperbaiki informasi yang dihasilkan oleh sistem yang sudah ada
c. Untuk memperbaiki pengendalian akuntansi dan pengelolaan intern
d. Untuk mengurangi biaya klerikal dalam penyelenggaraan catatan
akuntansi.
B. Sistem Akuntansi Pembelian Bahan Baku
Suatu sistem dalam perusahaan sangat membantu jalannya kegiatan
perusahaan guna mencapai tujuan perusahaan serta dapat memberikan
informasi yang diperlukan oleh pihak-pihak yang terkait, oleh karena itu
pada kondisi optimal. Untuk memenuhi kebutuhan bahan baku dan bahan
pembantu lainnya perusahaan sering melakukan transaksi pembelian, oleh
karena itu diperlukan suatu sistem akuntansi pembelian bahan baku yang baik
yang memenuhi syarat-syarat sistem pengendalian intern untuk mencegah
terjadinya penyelewengan dalam sistem akuntansi pembelian tersebut,
sehingga proses produksi dapat berjalan lancar.
1. Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem Akuntansi Pembelian
Prosedur pembelian mengatur cara-cara dalam melakukan semua
pembelian, baik barang atau jasa yang dibutuhkan oleh perusahaan.
Menurut Mulyadi (2001:301), prosedur pembelian dilaksanakan melalui
beberapa bagian dalam perusahaan.
a. Prosedur permintaan pembelian
Dalam prosedur ini bagian gudang mengajukan permintaan pembelian
dalam formulir surat permintaan pembelian kepada bagian pembelian,
sesuai dengan jenis, mutu dan kualitas barang.
b. Prosedur permintaan penawaran harga dan pemilihan pemasok
Dalam prosedur ini bagian pembelian mengirimkan surat permintaan
penawaran harga kepada para pemasok untuk memperoleh informasi
mengenai harga barang dan berbagai syarat pembelian yang lain, untuk
memungkinkan pemilihan pemasok yang akan ditunjuk sebagai
c. Prosedur order pembelian
Dalam prosedur ini bagian pembelian mengirimkan surat order
pembelian kepada pemasok yang dipilih dan memberitahukan kepada
unit-unit organisasi lain dalam perusahaan mengenai order pembelian
yang sudah dikeluarkan oleh perusahaan.
d. Prosedur penerimaan barang
Dalam prosedur ini bagian penerimaan melakukan pemeriksaan
mengenai jenis, mutu dan kuantitas barang yang diterima dari
pemasok, dan kemudian membuat laporan penerimaan barang untuk
menyatakan penerimaan barang dari pemasok tersebut.
e. Prosedur pencatatan utang
Dalam prosedur ini bagian akuntansi memeriksa dokumen-dokumen
yang berhubungan dengan pembelian dan menyelenggarakan
pencatatan utang atau mengarsipkan dokumen sebagai catatan utang.
f. Prosedur distribusi pembelian
Prosedur ini meliputi distribusi rekening yang didebit dari transaksi
pembelian untuk kepentingan pembuatan laporan manajemen.
2. Bagian yang terlibat dalam Sistem Akuntansi Pembelian
Menurut Mulyadi bagian-bagian yang terlibat dalam sistem pembelian
a. Bagian gudang
Bagian gudang bertanggung jawab untuk mengajukan permintaan
pembelian sesuai dengan posisi ketersediaan yang ada di gudang dan
untuk menyimpan barang yang telah diterima oleh bagian penerimaan.
b. Bagian pembelian
Bagian pembelian bertanggung jawab untuk memperoleh informasi
mengenai harga barang, menentukan pemasok yang dipilih dalam
pengadaan barang dan mengeluarkan order pembelian kepada pemasok
yang dipilih.
c. Bagian penerimaan
Bagian penerimaan bertanggung jawab untuk melakukan pemeriksaan
terhadap jenis, mutu, dan kuantitas barang tersebut diterima oleh
perusahaan.
d. Bagian akuntansi
Bagian akuntansi yang terkait dalam transaksi pembelian adalah fungsi
pencatat utang dan fungsi pencatat persediaan.
Fungsi pencatat utang bertanggung jawab untuk mencatat transaksi
pembelian ke dalam register bukti kas keluar. Fungsi pencatat
persediaan bertanggung jawab untuk mencatat harga pokok persediaan
barang yang dibeli ke dalam kartu persediaan.
3. Dokumen yang Digunakan Dalam Sistem Akuntansi Pembelian
Menurut Mulyadi dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi
a. Surat permintaan pembelian
Dokumen ini diisi oleh bagian gudang untuk meminta bagian
pembelian melakukan pembelian barang dengan jenis, mutu dan
kuantitas sesuai dengan surat tersebut.
b. Surat permintaan penawaran harga
Dokumen ini digunakan untuk meminta penawaran harga bagi barang
yang pengadaannya tidak bersifat berulang kali terjadi.
c. Surat order pembelian
Dokumen ini digunakan untuk memesan barang kepada pemasok yang
telah dipilih.
d. Laporan penerimaan barang
Dokumen ini dibuat oleh bagian penerimaan untuk menunjukkan
bahwa barang yang diterima dari pemasok telah memenuhi jenis, mutu
dan kuantitas barang sesuai yang tercantum dalam surat order
pembelian.
e. Surat-surat perubahan order pembelian
Kadang kala diperlukan perubahan terhadap isi surat order pembelian
yang sebelumnya telah diterbitkan. Perubahan tersebut dapat berupa
perubahan kuantitas, jadwal penyerahan barang, spesifikasi,
penggantian atau hal lain yang bersangkutan dengan perubahan desain
f. Bukti kas keluar
Dokumen ini dibuat oleh fungsi akuntansi untuk dasar pencatatan
transaksi pembelian.
4. Catatan Akuntansi yang Digunakan Dalam Sistem Akuntansi Pembelian
Menurut Mulyadi catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem
akuntansi pembelian adalah:
a. Register bukti kas keluar
b. Jurnal pembelian
c. Kartu utang
d. Kartu persediaan
Adapun sistem akuntansi pembelian bahan baku secara tunai maupun
kredit yang digunakan pada perusahaan J’ROT GALERY adalah :
1. Jaringan prosedur yang membentuk sistem pembelian bahan baku secara
tunai pada perusahaan J’ROT GALERY adalah:
a. Prosedur permintaan barang
Dalam prosedur ini bagian administrasi gudang mengajukan
permintaan pembelian ke bagian pembelian secara lisan untuk
memesan barang sesuai dengan jenis, mutu dan kuantitas barang
apabila barang yang diminta tersebut habis atau kurang jumlahnya
dengan yang diminta.
b. Prosedur permintaan penawaran harga dan pemilihan pemasok
Dalam prosedur ini bagian pembelian mencari informasi mengenai
memungkinkan pemilihan pemasok yang akan ditunjuk sebagai
pemasok barang yang diperlukan oleh perusahaan.
c. Prosedur order pembelian
Dalam prosedur ini setelah bagian administrasi gudang mengajukan
permintaan pembelian, maka bagian pembelian mengecek ke gudang
untuk meneliti apakah barang-barang yang diminta benar-benar telah
habis atau tidak cukup kuantitasnya, kemudian bagian pembelian
mengirimkan surat perintah borong order kepada pemasok yang telah
dipilih dan memberitahukan kepada bagian-bagian yang lain yang
terkait dalam transaksi pembelian dalam perusahaan tentang order
pembelian yang telah dikeluarkan perusahaan.
d. Prosedur penerimaan barang
Dalam prosedur ini bagian administrasi gudang dan quality control
dalam bertanggung jawab menerima dan menyimpan barang yang
diterima dari pemasok, tetapi sebelum barang diterima bagian quality
control luar melakukan pemeriksaan terhadap jenis, mutu dan
kuantitas barang yang masih berada di pemasok kemudian bagian
administrasi gudang membuat surat terima barang masuk untuk
menyatakan penerimaan barang dari pemasok apakah barang yang
datang sudah sesuai dengan surat perintah borong order.
e. Prosedur pencatatan pengeluaran kas
Dalam prosedur ini bagian administrasi keuangan memeriksa apakah
dari pemasok, surat perintah borong order, tanda terima barang masuk
telah ada dan kemudian membandingkan ke 3 formulir tersebut,
kemudian menyelenggarakan pencatatan utang yang timbul ke dalam
jurnal umum.
Jaringan prosedur yang membentuk sistem pembelian bahan baku
secara kredit pada perusahaan J’ROT GALERY adalah:
a. Prosedur permintaan barang
Dalam prosedur ini bagian administrasi gudang mengajukan
permintaan pembelian ke bagian pembelian secara lisan untuk
memesan barang sesuai dengan jenis, mutu dan kuantitas barang
apabila barang yang diminta tersebut habis atau kurang jumlahnya
dengan yang diminta.
b. Prosedur permintaan penawaran harga dan pemilihan pemasok
Dalam prosedur ini bagian pembelian mencari informasi mengenai
harga barang dan berbagai syarat pembelian yang lain, untuk
memungkinkan pemilihan pemasok yang akan ditunjuk sebagai
pemasok barang yang diperlukan oleh perusahaan.
c. Prosedur order pembelian
Dalam prosedur ini setelah bagian administrasi gudang mengajukan
permintaan pembelian, maka bagian pembelian mengecek ke gudang
untuk meneliti apakah barang-barang yang diminta benar-benar telah
habis atau tidak cukup kuantitasnya, kemudian bagian pembelian
dipilih dan memberitahukan kepada bagian-bagian yang lain yang
terkait dalam transaksi pembelian dalam perusahaan tentang order
pembelian yang telah dikeluarkan perusahaan.
d. Prosedur penerimaan barang
Dalam prosedur ini bagian administrasi gudang dan quality control
dalam bertanggung jawab menerima dan menyimpan barang yang
diterima dari pemasok, tetapi sebelum barang diterima bagian quality
control luar melakukan pemeriksaan terhadap jenis, mutu dan
kuantitas barang yang masih berada di pemasok kemudian bagian
administrasi gudang membuat surat terima barang masuk untuk
menyatakan penerimaan barang dari pemasok apakah barang yang
datang sudah sesuai dengan surat perintah borong order.
e. Prosedur pencatatan utang
Dalam prosedur ini bagian administrasi keuangan memeriksa apakah
dokumen-dokumen yang berhubungan dengan pembelian seperti faktur
dari pemasok, surat perintah borong order, tanda terima barang masuk
telah ada dan kemudian membandingkan ke 3 formulir tersebut,
kemudian menyelenggarakan pencatatan utang yang timbul ke dalam
jurnal umum. Bila faktur dari pemasok telah jatuh tempo, maka faktur
dari pemasok, surat perintah borong order, dan tanda terima barang
masuk dibandingkan untuk dibuat nota pembayaran guna dilakukan
Sedangkan jaringan prosedur yang membentuk sistem pembelian
barang setengah jadi pada perusahaan J’ROT GALERY adalah
a. Prosedur penerimaan pesanan
Dalam prosedur ini Direktur menerima pesanan dari konsumen, dan
konsumen menginginkan agar barang pesanan tersebut segera
dikirimkan.
b. Prosedur Permintaan barang
Dalam prosedur ini Direktur memberitahukan ke bagian produksi
bahwa ada pesanan mendadak yang harus segera dikirim ke konsumen.
Setelah itu bagian produksi ke gudang, apakah persediaan barang jadi
di gudang mencukupi kuantitasnya. Apabila persediaan di gudang
habis atau kurang jumlahnya, maka bagian produksi mengajukan
permintaan pembelian secara lisan untuk membeli barang setengah jadi
karena ada pesanan mendadak dari konsumen.
c. Prosedur permintaan penawaran harga dan pemilihan pengrajin
Dalam prosedur ini bagian pembelian mencari informasi mengenai
harga barang dan berbagai syarat pembelian, untuk memungkinkan
pemilihan pengrajin yang akan ditunjuk sebagai pemasok barang yang
diperlukan oleh perusahaan.
d. Prosedur order pembelian
Dalam prosedur ini bagian pembelian membuat dan mengirimkan surat
perintah borong order ke pengrajin yang telah dipilih dan
transaksi pembelian dalam perusahaan tentang order pembelian
perusahaan yang telah dikeluarkan oleh perusahaan.
e. Prosedur penerimaan barang
Dalam prosedur ini bagian administrasi gudang bekerjasama dengan
quality control dalam untuk bertanggungjawab menerima dan
menyimpan barang dari pengrajin, tetapi sebelum barang diterima
bagian quality control luar melakukan pemeriksaan terhadap jenis,
mutu, dan kuantitas barang yang masih berada di pengrajin, kemudian
bagian administrasi gudang membuat tanda terima barang masuk untuk
menyatakan bahwa barang tersebut telah diterima dari pengrajin dan
sudah sesuai dengan surat perintah borong order.
f. Prosedur pencatatan utang
Dalam prosedur ini bagian administrasi keuangan memeriksa apakah
dokumen-dokumen yang berhubungan dengan pembelian seperti faktur
dari pengrajin, surat perintah borong order, tanda terima barang masuk
telah ada dan sesuai dengan jenis, mutu, dan kuantitas barang yang
diinginkan, kemudian bagian administrasi keuangan membandingkan
ke 3 formulir tersebut dan menyelenggarakan pencatatan utang
kedalam jurnal umum. Setelah membandingkan ke 3 formulir tersebut
dan faktur dari pengrajin telah jatuh tempo, maka bagian administrasi
keuangan membuat nota pembayaran guna dilakukan pengeluaran kas
2. Bagian-bagian yang terlibat dalam sistem pembelian barang setengah jadi
pada perusahaan J’ROT GALERY adalah
a. Direktur
Direktur menerima pesanan dari konsumen kemudian memberitahukan
ke bagian produksi bahwa ada pesanan mendadak dari konsumen.
b. Bagian produksi
Bagian produksi bertanggungjawab mengecek ke gudang apakah
persediaan barang jadi mencukupi kuantitasnya. Apabila barang
persediaan di gudang habis atau kurang kuantitasnya, maka bagian
produksi bertanggung jawab mengajukan permintaan pembelian
barang setengah jadi ke bagian pembelian karena ada pesanan
mendadak dari konsumen.
c. Bagian pembelian
Bagian pembelian bertanggungjawab memperoleh informasi mengenai
harga barang dan syarat pembelian dan menentukan pengrajin sebagai
pemasok. Bagian pembelian juga bertanggungjawab membuat surat
perintah borong order sesuai dengan permintaan pembelian.
d. Bagian administrasi gudang
Bagian administrasi gudang bekerjasama dengan quality control dalam
untuk bertanggungjawab menerima dan menyimpan barang yang
diterima dari pengrajin. Bagian administrasi gudang juga
e. Quality control luar
Bagian ini bertanggungjawab untuk memeriksa jenis, mutu, dan
kuantitas barang yang masih berada di pengrajin.
f. Quality control dalam
Bagian ini bertanggungjawab untuk mengawasi bagian-bagian yang
lain yang terkait dalam transaksi pembelian. Bagian ini juga
bekerjasama dengan bagian administrasi gudang untuk
bertanggungjawab menerima dan menyimpan barang yang diterima
dari pengrajin.
g. Bagian Administrasi keuangan
Bagian ini bertanggungjawab atas pencatatan pembelian baik secara
tunai maupun kredit dan membuat nota pembayaran setelah
membandingkan faktur dari pengrajin, surat perintah borong order dan
tanda terima barang masuk.
h. Kasir
Bagian ini bertanggungjawab dalam pembayaran atau pelunasan
setelah menerima nota pembayaran dari bagian administrasi keuangan.
Sedangkan bagian-bagian yang terlibat dalam sistem akuntansi
pembelian bahan baku secara tunai maupun kredit pada perusahaan J’ROT
GALERY adalah:
a. Bagian administrasi gudang
Bagian administrasi gudang bertanggung jawab untuk mengajukan
bahan baku yang diminta benar-benar telah habis kuantitasnya. Bagian
administrasi gudang bekerjasama dengan quality control dalam untuk
bertanggung jawab menerima dan menyimpan barang-barang yang
diterima dari pemasok. Bagian administrasi gudang juga bertanggung
jawab dalam membuat tanda terima barang masuk.
b. Bagian pembelian
Bagian pembelian bertanggung jawab membuat surat perintah borong
order sesuai dengan permintaan pembelian oleh bagian administrasi
gudang setelah sebelumnya mengecek ke gudang bahwa barang
benar-benar habis atau kurang kuantitasnya. Bagian pembelian juga
bertanggung jawab untuk memperoleh informasi mengenai harga
barang, menentukan pemasok yang dipilih dalam pengadaan barang
dan mengeluarkan surat perintah borong order kepada pemasok yang
di pilih.
c. Bagian logistik bahan
Bagian ini bertanggung jawab atas bahan-bahan yang diperlukan oleh
proses produksi, serta bertanggung jawab untuk membuat laporan hasil
pembelian pada bagian administrasi keuangan.
d. Quality control luar
Bagian ini bertanggung jawab atas jenis, mutu, dan kuantitas barang
e. Quality control dalam
Bagian ini bertanggung jawab untuk mengatasi bagian-bagian yang
lain dalam transaksi pembelian. Bagian ini juga bertanggung jawab
untuk mengawasi jalannya pembelian bahan baku, dan bekerjasama
dengan bagian administrasi gudang untuk bertanggung jawab
menerima dan menyimpan barang-barang yang diterima dari pengrajin
f. Bagian administrasi keuangan
Bagian ini bertanggung jawab atas pencatatan pembelian baik secara
tunai maupun kredit dan membuat nota pembayaran setelah
membandingkan faktur dari pemasok, surat perintah borong order, dan
tanda terima barang masuk.
g. Kasir
Bagian kasir bertanggung jawab dalam pembayaran atau pelunasan
setelah menerima faktur dan nota pembayaran dari bagian administrasi
keuangan.
3. Dokumen-dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi pembelian
bahan baku secara tunai maupun kredit pada perusahaan J’ROT GALERY
adalah :
a. Surat perintah borong order (SPBO)
Dokumen ini dibuat oleh bagian pembelian sebagai pemberitahuan
kepada bagian-bagian yang terkait dalam transaksi pembelian, untuk
melakukan pembelian barang sesuai dengan jenis, mutu, dan kuantitas
setelah bagian pembelian memperoleh informasi mengenai harga
barang dan telah menentukan pemasok yang dipilih dalam pengadaan
barang.
Surat perintah borong order dibuat rangkap 3, dan didistribusikan:
1) Lembar 1 berwarna putih : untuk pengrajin atau pemasok
2) Lembar 2 berwarna biru : untuk bagian administrasi keuangan
3) Lembar 3 berwarna kuning : untuk bagian pembelian
b. Tanda terima barang masuk (TTBM)
Dokumen ini dibuat oleh bagian administrasi gudang untuk
menunjukkan bahwa barang yang dibeli telah diterima dari pemasok
sesuai dengan jenis, mutu, dan kuantitas barang seperti yang tercantum
dalam surat perintah borong order.
Tanda terima barang masuk dibuat rangkap 3, dan didistribusikan:
1) Lembar 1 berwarna putih :untuk pengrajin atau pemasok
2) Lembar 2 berwarna biru :untuk bagian administrasi
keuangan
3) Lembar 3 berwarna kuning :untuk bagian produksi
c. Nota pembayaran
Dokumen ini dibuat oleh bagian administrasi keuangan sebagai
perintah ke bagian kasir untuk melakukan pembayaran utang ke
pemasok.
1) Lembar 2 berwarna putih : untuk bagian administrasi
keuangan
2) Lembar 3 berwarna merah muda : untuk bagian produksi
4. Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem akuntansi pembelian
bahan baku secara tunai maupun kredit pada perusahaan J’ROT GALERY
adalah :
Jurnal Umum
Jurnal Umum dibuat oleh bagian administrasi keuangan digunakan oleh
perusahaan J’ROT GALERY untuk mencatat pembelian yang telah terjadi.
C. Hubungan Sistem Akuntansi dengan Sistem Pengendalian Intern Sistem akuntansi merupakan unsur dari kegiatan perusahaan yang
dilaksanakan secara rutin untuk dapat melaksanakan dengan baik maka
didalamnya harus melekat unsur-unsur sistem pengendalian intern. Dengan
adanya sistem akuntansi yang didalamnya dipertimbangkan sistem
pengendalian intern, diharapkan pengawasan terhadap bagian-bagian
operasional perusahaan, sehingga informasi yang dihasilkan dapat terjamin
keandalan dan ketelitiannya. Pembentukan sistem akuntansi berhubungan erat
dengan sistem pengendalian intern, apabila sistem akuntansi dikembangkan
didasarkan pada unsur-unsur sistem pengendalian intern, maka hasil dari
sistem akuntansi adalah informasi yang akurat dan andal, tujuan sistem
pengendalian intern juga tercapai.
1. Menjaga kekayaan organisasi
2. Mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi
3. Mendorong efisiensi
4. Mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen
Elemen-elemen sistem pengendalian intern dalam sistem pembelian
menurut Mulyadi (1989:316):
1. Organisasi
a. Fungsi pembelian harus terpisah dari fungsi penerimaan.
b. Fungsi pembelian harus terpisah dari fungsi akuntansi.
c. Fungsi penerimaan harus terpisah dari fungsi penyimpanan barang.
d. Transaksi pembelian harus dilaksanakan oleh fungsi gudang, fungsi
pembelian, fungsi akuntansi.
2. Sistem Otorisasi Dan Prosedur Pencatatan
a. Surat permintaan pembelian harus diotorisasi oleh fungsi gudang.
b. Surat order pembelian diotorisasi oleh fungsi pembelian atau pejabat
yang lebih tinggi.
c. Laporan penerimaan barang diotorisasi oleh fungsi penerimaan.
d. Bukti kas keluar diotorisasi oleh fungsi akuntansi atau pejabat yang
lebih tinggi.
e. Pencatatan terjadinya utang didasarkan pada bukti kas keluar yang
didukung dengan surat order pembelian, laporan penerimaan barang,
f. Pencatatan kedalam kartu utang dan register bukti kas keluar
diotorisasi oleh fungsi akuntansi.
3. Praktik Yang Sehat
a. Surat permintaan pembelian bernomor urut tercetak dan pemakaiannya
dipertanggungjawabkan oleh fungsi gudang.
b. Surat order pembelian bernomor urut tercetak dan pemakaiannya
dipertanggungjawabkan oleh fungsi gudang.
c. Laporan penerimaan barang bernomor urut tercetak dan pemakaiannya
dipertanggungjawabkan oleh fungsi penerimaan.
d. Pemasok dipilih berdasarkan jawaban penawaran harga bersaing dari
berbagai pemasok.
e. Barang hanya diperiksa dan diterima oleh fungsi penerimaan jika
fungsi ini telah menerima tembusan surat order pembelian dari fungsi
pembelian.
f. Fungsi penerimaan melakukan pemeriksaan barang yang diterima dari
pemasok dengan cara menghitung dan menginspeksi barang tersebut
dan membandingkannya dengan tembusan surat order pembelian.
g. Terdapat pengecekan terhadap harga, syarat pembelian, dan ketelitian
perkalian dalam faktur dari pemasok sebelum faktur tersebut diproses
untuk dibayar.
h. Catatan yang berfungsi sebagai buku pembantu utang secara periodik
i. Pembayaran faktur dari pemasok dilakukan dengan syarat pembayaran
guna mencegah hilangnya kesempatan untuk memperoleh potongan
tunai.
j. Bukti kas keluar beserta dokumen dicap “lunas” oleh fungsi
pengeluaran kas setelah cek dikirim kepada pemasok.
D. Evaluasi terhadap sistem akuntansi pembelian bahan baku pada perusahaan J’ROT GALERY
Dari jaringan prosedur, bagian-bagian yang terlibat, dokumen-dokumen
yang digunakan, catatan akuntansi dan unsur-unsur sistem pengendalian intern
tersebut akan penulis evaluasi satu persatu tentang sistem pengendalian intern
pada perusahaan J’ROT GALERY.
1. Evaluasi terhadap jaringan prosedur yang membentuk sistem akuntansi
pembelian secara tunai pada perusahaan J’ROT GALERY
a. Prosedur permintaan barang
Dalam prosedur ini permintaan pembelian diajukan oleh bagian
administrasi gudang secara lisan ke bagian pembelian untuk memesan
barang sesuai dengan jenis, mutu, dan kuantitas barang, bagian
administrasi gudang tidak mempunyai bukti bahwa telah mengajukan
permintaan pembelian ke bagian pembelian sehingga kurang dapat
b. Prosedur permintaan penawaran harga dan pemilihan pemasok
Bagian pembelian mencari informasi tentang harga barang, dan
berbagai syarat pembelian untuk menentukan pemilihan pemasok.
c. Prosedur order pembelian
Bagian pembelian membuat surat perintah borong order kemudian
mengirimkannya ke pemasok yang dipilih. Surat perintah borong order
pada perusahaan J’ROT GALERY belum bernomor urut tercetak tetapi
perusahaan sudah menerapkan sistem otorisasi.
d. Prosedur penerimaan barang
Bagian administrasi gudang bekerja sama dengan quality control
dalam untuk menerima dan menyimpan barang dari pemasok
kemudian bagian administrasi gudang membuat tanda terima barang
masuk. Tanda terima barang masuk belum bernomor urut tercetak
sehingga pemakaiannya kurang dapat dipertanggungjawabkan.
e. Prosedur pencatatan pengeluaran kas
Bagian administrasi keuangan memeriksa faktur dari pemasok surat
perintah borong order, tanda terima barang masuk kemudian
membandingkannya untuk pencatatan pengeluaran kas kedalam jurnal
umum dan membuat nota pembayaran guna dilakukan pengeluaran kas
oleh bagian kasir.
Sedangkan evaluasi terhadap jaringan prosedur yang membentuk
sistem akuntansi pembelian secara kredit pada perusahaan J’ROT
a. Prosedur permintaan barang
Dalam prosedur ini permintaan pembelian diajukan oleh bagian
administrasi gudang secara lisan ke bagian pembelian untuk memesan
barang sesuai dengan jenis, mutu, dan kuantitas barang.Bagian
administrasi gudang tidak mempunyai bukti bahwa telah mengajukan
permintaan pembelian ke bagian pembelian sehingga kurang dapat
dipertanggungjawabkan.
b. Prosedur permintaan penawaran harga dan pemilihan pemasok
Bagian pembelian mencari informasi tentang harga barang, dan
berbagai syarat pembelian untuk menentukan pemilihan pemasok.
c. Prosedur order pembelian
Bagian pembelian membuat surat perintah borong order kemudian
mengirimkannya ke pemasok yang dipilih. Surat perintah borong order
yang digunakan pada perusahaan J’ROT GALERY belum bernomor
urut tercetak tetapi perusahaan sudah menerapkan sistem otorisasi.
d. Prosedur penerimaan barang
Bagian administrasi gudang bekerja sama dengan quality control
dalam untuk menerima dan menyimpan barang dari pemasok
kemudian bagian administrasi gudang membuat tanda terima barang
masuk. Tanda terima barang masuk belum bernomor urut tercetak
e. Prosedur pencatatan utang
Bagian administrasi keuangan memeriksa faktur dari pemasok, surat
perintah borong order, tanda terima barang masuk kemudian
membandingkannya untuk pencatatan utang ke dalam jurnal umum
dan membuat nota pembayaran guna dilakukan pengeluaran kas oleh
bagian kasir.
Evaluasi terhadap jaringan prosedur yang membentuk sistem
akuntansi pembelian barang setengah jadi pada perusahaan J’ROT
GALERY adalah
a. Prosedur penerimaan pesanan
Prosedur yang digunakan perusahaan J’ROT GALERY pada
pembelian barang setengah jadi, yang pertama adalah prosedur
penerimaan pesanan yang dilakukan oleh Direktur yang menerima
pesanan mendadak dari konsumen.
b. Prosedur permintaan barang
Dalam prosedur ini bagian produksi mengajukan permintaan ke bagian
pembelian setelah bagian produksi mengecek barang ke gudang.
c. Prosedur permintaan penawaran harga dan pemilihan pengrajin
Dalam prosedur ini yang mencari informasi mengenai harga barang
dan syarat pembelian serta memilih pengrajin sebagai pemasok adalah
d. Prosedur order pembelian
Dalam prosedur ini bagian pembelian membuat dan mengirimkan surat
perintah borong order ke pengrajin.
e. Prosedur penerimaan barang
Dalam prosedur ini belum ada pemisahan fungsi antara fungsi
penerimaan dan penyimpanan barang. Bagian administrasi gudang
bekerjasama dengan quality control dalam untuk menerima dan
menyimpan barang dari pengrajin.
f. Prosedur pencatatan utang
Dalam prosedur ini bagian administrasi keuangan membandingkan
faktur dari pengrajin, surat perintah borong order, tanda terima barang
masuk kemudian membuat nota pembayaran guna dilakukan
pembayaran oleh bagian kasir.
2. Evaluasi terhadap bagian yang terlibat dalam sistem akuntansi pembelian
bahan baku secara tunai dan kredit pada perusahaan J’ROT GALERY.
Evaluasi terhadap bagian yang terlibat dalam sistem dan prosedur
pembelian bahan baku pada perusahaan J’ROT GALERY akan dapat
diketahui apakah sistem akuntansi telah sesuai dengan pelaksanaannya.
a. Fungsi gudang dilaksanakan oleh bagian administrasi gudang
Bagian ini mempunyai fungsi untuk mengajukan permintaan
pembelian ke bagian pembelian, bagian administrasi gudang bekerja
barang yang diterima dari supplier serta membuat tanda terima barang
masuk.
b. Fungsi pembelian dilaksanakan oleh bagian pembelian
Bagian ini bertanggung jawab untuk melakukan pembelian barang ke
pemasok yang telah dipilih sebelumnya dan membuat surat perintah
borong order yang ditujukan ke bagian administrasi keuangan,
pemasok, dan pembelian.
c. Fungsi penerimaan dilaksanakan oleh bagian administrasi gudang dan
quality control dalam
Kedua bagian ini bertanggung jawab dalam menerima dan menyimpan
barang dari pemasok, dengan adanya bagian quality control dalam
maka akan terjadi pengawasan dengan baik sehingga kemungkinan
terjadinya penyelewengan akan kecil dalam pembelian bahan baku.
d. Fungsi akuntansi dilaksanakan oleh bagian administrasi keuangan dan
kasir
Bagian administrasi keuangan membuat catatan atas pembelian secara
tunai maupun kredit, sedangkan untuk pembayaran atau pelunasan
utang dilaksanakan oleh bagian kasir setelah menerima faktur dan nota
e. Fungsi pengawasan dilaksanakan oleh quality control dalam dan
quality control luar.
Bagian ini pada perusahaan J’ROT GALERY berfungsi sebagai
pengawas dalam segala hal yang berkaitan dengan transaksi
pembelian.
Evaluasi terhadap bagian yang terlibat dalam sistem akuntansi
pembelian barang setengah jadi pada perusahaan J’ROT GALERY adalah
a. Fungsi produksi dilakukan oleh bagian produksi
Bagian ini mempunyai fungsi untuk mengecek ke gudang setelah
Direktur menerima pesanan mendadak, apabila persediaan di gudang
tidak mencukupi kuantitasnya, maka bagian produksi mengajukan
permintaan pembelian ke bagian pembelian.
b. Fungsi penerimaan dilaksanakan oleh bagian administrasi gudang dan
quality control dalam
Pada perusahaan J’ROT GALERY bagian administrasi gudang
bekerjasama dengan quality control dalam untuk menerima dan
menyimpan barang dari pengrajin perusahaan belum memisahkan
kedua fungsi ini sehingga memungkinkan terjadinya penyelewengan
pada perusahaan seperti kolusi.
c. Fungsi pembelian dilaksanakan oleh fungsi pembelian
Pada perusahaan J’ROT GALERY Bagian pembelian bertugas
kemudian memilih pengrajin dan membuat surat perintah borong
order.
d. Fungsi akuntansi dilaksanakan oleh bagian administrasi keuangan dan
kasir
Bagian administrasi keuangan bertugas membandingkan Fakturdari
pengrajin, surat perintah borong order, tanda terima barang masuk
kemudian membuat mencatat pembelian secara tunai maupun kredit ke
dalam jurnal umum dan membuat nota pembayaran yang diserahkan
ke bagian kasir untuk dilakukan pengeluaran kas.
e. Fungsi pengawasan dilaksanakan oleh quality control dalam dan
quality control luar
Bagian ini pada perusahaan J’ROT GALERY berfungsi sebagai
pengawas dalam segala hal yang berkaitan dengan transaksi
pembelian.
3. Evaluasi terhadap dokumen yang digunakan dalam sistem dan prosedur
pembelian bahan baku secara tunai maupun kredit dan pembelian barang
setengah jadi pada perusahaan J’ROT GALERY untuk digunakan sebagai
bukti bahwa transaksi tersebut benar-benar terjadi.
a. Surat perintah borong order
Dibuat oleh bagian pembelian sebagai surat pemberitahuan ke bagian
b. Tanda terima barang masuk
Tanda terima barang masuk dibuat oleh bagian administrasi gudang
untuk menunjukkan bahwa bahan baku telah diterima dari pemasok
atau pengrajin sesuai dengan jenis, mutu dan kuantitas barang seperti
yang tercantum dalam surat perintah borong order.
c. Nota pembayaran
Nota pembayaran dibuat oleh bagian administrasi keuangan sebagai
perintah ke bagian kasir untuk melakukan pembayaran.
4. Evaluasi terhadap catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem
akuntansi pembelian bahan baku secara tunai maupun kredit pada
perusahaan J’ROT GALERY.
Jurnal umum
Jurnal ini diselenggarakan oleh perusahaan J’ROT GALERY untuk
mencatat pembelian bahan baku yang dilakukan oleh bagian pembelian,
catatan ini diselenggarakan oleh bagian administrasi keuangan.
5. Evaluasi terhadap sistem pengendalian intern pada perusahaan J’ROT
GALERY
a. Organisasi
1) Fungsi pembelian harus terpisah dari fungsi penerimaan
Pemisahan kedua fungsi ini dimaksudkan untuk menciptakan
pengecekan intern (melakukan pengujian atas kebenaran perkalian,
penjumlahan, dan pengurangan angka-angka yang ditentukan
dalam pelaksanaan transaksi pembelian. Dalam transaksi
pembelian fungsi pembelian berkewajiban untuk mendapatkan
pemasok atau pengrajin yang dapat dipercaya sebagai pemasok
barang yang diperlukan oleh perusahaan. Fungsi penerimaan
mempunyai wewenang untuk menolak barang yang dikirim oleh
pemasok sesuai dengan barang yang tercantum dalam surat
perintah borong order.
2) Fungsi pembelian harus terpisah dari fungsi administrasi keuangan.
Dalam sistem akuntansi pembelian fungsi administrasi keuangan
yang melaksanakan pencatatan utang dan persediaan barang harus
dipisahkan dari fungsi operasi yang melaksanakan transaksi
pembelian.
3) Fungsi penerimaan harus terpisah dari fungsi penyimpanan barang
Fungsi penerimaan merupakan fungsi akuntansi yang bertanggung
jawab atas penerimaan atau penolakan barang yang diterima dari
pengrajin. Fungsi penyimpanan merupakan fungsi yang
bertanggung jawab atas penyimpanan barang yang telah
dinyatakan diterima oleh fungsi penerimaan, kedua fungsi ini harus
4) Transaksi pembelian harus dilaksanakan oleh fungsi administrasi
gudang, pembelian, penerimaan, administrasi keuangan.
Tidak ada transaksi pembelian yang dilaksanakan secara lengkap
oleh hanya satu fungsi tersebut, setiap transaksi harus melibatkan
lebih dari satu karyawan atau lebih dari satu fungsi.
b. Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan.
1) Surat permintaan pembelian diotorisasi oleh fungsi gudang
Dalam mengajukan permintaan pembelian fungsi administrasi
gudang tidak membuat surat permintaan pembelian melainkan
secara lisan memberitahukan ke fungsi pembelian bahwa
persediaan bahan baku di gudang telah habis atau kurang
kuantitasnya.
2) Surat perintah borong order diotorisasi oleh fungsi pembelian atau
pejabat yang lebih tinggi
Surat perintah borong order dibuat oleh fungsi pembelian untuk
pengadaan barang yang akan berakibat terhadap diterimanya
barang yang dibeli dan timbulnya kewajiban perusahaan kepada
pihak luar. Oleh karena surat perintah borong order harus
diotorisasi oleh bagian yang berwenang untuk mengurangi
kemungkinan diterimanya barang dan timbulnya kewajiban yang
3) Tanda terima barang masuk diotorisasi oleh fungsi penerimaan
barang yaitu fungsi administrasi gudang dan quality control dalam.
Tanda terima masuk diotorisasi oleh fungsi penerimaan barang
yaitu fungsi administrasi gudang . Dokumen ini dikirim ke fungsi
administrasi keuangan untuk dilaksanakan pemeriksaan terhadap
barang yang diterima dari pemasok atau pengrajin apakah sudah
sesuai dengan surat perintah borong order yang diterbitkan oleh
fungsi pembelian.
4) Bukti kas keluar diotorisasi oleh fungsi administrasi keuangan atau
pejabat yang lebih tinggi
Dalam transaksi pembelian, fungsi administrasi keuangan
menerima berbagai dokumen dari berbagai sumber seperti surat
perintah borong order, tanda terima barang masuk, faktur dari
pemasok atau pengrajin kemudian ketiga dokumen tersebut
dibandingkan untuk menyelenggarakan pengeluaran kas (nota
pembayaran) yang diotorisasi oleh bagian administrasi keuangan.
5) Pencatatan terjadinya utang didasarkan pada bukti kas keluar yang
didukung oleh surat perintah borong order, tanda terima barang
masuk dan faktur dari pemasok.
Bagian administrasi keuangan melaksanakan pencatatan
berdasarkan dokumen-dokumen pendukung seperti surat perintah
borong order, tanda terima barang masuk, dan faktur dari
6) Pencatatan ke dalam kartu utang dan register bukti kas keluar
diotorisasi oleh bagian administrasi keuangan.
Pencatatan utang yang digunakan pada perusahaan J’ROT
GALERY berdasarkan pada bukti kas keluar.
c. Praktik yang sehat.
1) Surat permintaan pembelian bernomor urut tercetak dan
pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi administrasi
gudang
Dalam mengajukan permintaan pembelian, fungsi administrasi
gudang tidak membuat surat permintaan pembelian tetapi secara
lisan memberitahukan kepada fungsi pembelian.
2) Surat perintah borong order bernomor urut tercetak dan
pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi pembelian
Surat perintah borong order pada perusahaan J’ROT GALERY
belum bernomor urut tercetak, sehingga mengurangi tingkat
keakuratan transaksi dan pemakaiannya kurang dapat
dipertanggungjawabkan.
3) Tanda terima barang masuk bernomor urut tercetak dan
pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi penerimaan
Tanda terima barang masuk pada perusahaan J’ROT GALERY
belum bernomor urut tercetak, sehingga mengurangi tingkat
keakuratan transaksi dan pemakaiannya kurang dapat
4) Pemasok dipilih berdasarkan penawaran harga barang dari
berbagai pemasok atau pengrajin
Fungsi pembelian bertugas untuk mencari informasi mengenai
harga barang dan menentukan pemasok atau pengrajin yang dipilih
dalam pengadaan barang, pemasok atau pengrajin dipilih tidak
berdasarkan pada hubungan istimewa dengan fungsi pembelian
tetapi berdasarkan perbandingan penawaran harga bersaing yang
diterima dari berbagai pemasok atau pengrajin.
5) Barang hanya diperiksa dan diterima oleh bagian penerimaan yaitu
bagian administrasi gudang dan quality control dalam jika bagian
tersebut telah menerima tembusan surat perintah barang order dari
bagian pembelian.
Sebelum barang diterima dari pemasok atau pengrajin, barang
diperiksa oleh fungsi quality control luar dan barang tersebut
diterima oleh fungsi penerimaan yaitu fungsi administrasi gudang
dan fungsi quality control dalam setelah menerima tembusan surat
perintah borong order dari fungsi pembelian.
6) Fungsi penerimaan melaksanakan pemeriksaan barang yang
diterima dari pemasok dengan cara menghitung dan menginspeksi
barang tersebut dan membandingkannya dengan tembusan surat
perintah borong order.
Fungsi penerimaan bekerja sama dengan fungsi quality control
atau pengrajin apakah sudah sesuai dengan jenis, mutu, dan
kuantitas barang seperti yang tercantum dalam surat perintah
borong order.
7) Terdapat pengecekan terhadap harga, syarat pembelian dan
ketelitian perkalian dalam faktur dari pemasok atau pengrajin
sebelum faktur tersebut diproses untuk dibayar.
Sebelum fungsi akuntansi keuangan melakukan pencatatan
terhadap pengeluaran kas, fungsi ini melakukan pengecekan
terhadap harga, syarat pembelian, dan ketelitian perkalian dalam
faktur dari pemasok atau pengrajin sehingga dapat terjamin
ketelitian dan keandalannya.
8) Catatan yang berfungsi sebagai buku pembantu utang secara
periodik direkonsiliasi dan rekening kontrol dalam buku besar.
Rekonsiliasi digunakan untuk mencocokkan dua data yang dicatat
dalam catatan akuntansi yang berbeda namun berasal dari sumber
yang sama.
9) Pembayaran faktur dari pemasok atau pengrajin dilakukan sesuai
dengan syarat pembayaran guna mencegah hilangnya kesempatan
untuk memperoleh potongan tunai.
Untuk memperoleh potongan tunai, fungsi administrasi keuangan
dan kasir sering melakukan pembayaran sebelum faktur tersebut
10) Nota pembayaran beserta dokumen pendukungnya dicap “lunas”
oleh bagian kasir setelah cek dikirimkan ke pemasok atau
pengrajin.
Nota pembayaran dibuat oleh bagian administrasi keuangan
berdasarkan atas surat perintah borong order, tanda terima barang
masuk, dan faktur dari pemasok atau pengrajin. Dokumen tersebut
dicap “lunas” untuk mencegah penggunaan dokumen lebih dari
51 BAB III TEMUAN
Berdasarkan uraian dan pembahasan mengenai sistem akuntansi pembelian
bahan baku dalam sistem pembelian yang diterapkan di perusahaan J’ROT
GALERY, maka dapat dikemukakan beberapa kelebihan dan kelemahan yang
dapat penulis jabarkan adalah :
A. Kelebihan
Kelebihan-kelebihan yang terdapat pada sistem akuntansi pembelian
bahan baku pada perusahaan J’ROT GALERY adalah:
1. Fungsi pembelian terpisah dari fungsi penerimaan. Hal ini menjamin
adanya pembagian tugas yang teliti dan dapat dipercaya
2. Fungsi pembelian terpisah dari fungsi akuntansi, fungsi yang
melaksanakan pencatatan utang dan yang melakukan pembayaran terhadap
barang yang dibeli harus dipisahkan dari fungsi yang melaksanakan
pembelian. Pemisahan fungsi ini juga dimaksudkan untuk menjaga
kekayaan perusahaan dan menjamin ketelitian dan keandalan data
akuntansi.
3. Transaksi pembelian dilaksanakan oleh lebih dari satu orang atau satu
fungsi yaitu administrasi gudang, pembelian, penerimaan, dan administrasi
keuangan.
4. Pencatatan terjadinya utang didasarkan pada pengeluaran kas yang
sehingga akan terbukti adanya kewajiban perusahaan akibat telah
dipesannya barang dan diterimanya barang.
5. Kegiatan pengecekan terhadap barang yang diterima telah dilakukan untuk
menghindari kekeliruan
6. Nota pembayaran dicap “lunas” oleh bagian administrasi keuangan setelah
melakukan pelunasan pembayaran kepada pengrajin untuk mencegah
penggunaan dokumen lebih dari satu kali sebagai dasar pembuatan bukti
kas keluar.
7. Pada surat perintah borong order, tanda terima barang masuk, nota
pembayaran diterapkan tanda tangan dari bagian yang berwenang sebagai
bukti adanya otorisasi dari bagian yang memerlukan, bagian yang
mengajukan dan bagian yang menyetujui diadakannya pembelian.
B. Kelemahan
Kelemahan yang dapat ditemukan pada perusahaan J’ROT GALERY
antara lain :
1. Masih terdapat satu fungsi yang menjalankan dua fungsi penerimaan dan
penyimpanan barang yang dilakukan oleh bagian administrasi gudang dan
quality control dalam. Hal ini memungkinkan timbulnya tanggung jawab
ganda. Jika tidak terdapat pemisahan fungsi maka informasi penerimaan
barang dan persediaan barang yang disimpan digudang tidak terjamin
ketelitian dan keakuratannya. Penyelewengan yang sering terjadi adalah
2. Perusahaan belum membuat surat permintaan pembelian sehingga bagian
administrasi gudang tidak mempunyai bukti bahwa telah mengajukan
permintaan pembelian ke bagian pembelian.
3. Surat perintah borong order dan tanda terima barang masuk belum
bernomor urut tercetak, sehingga mengurangi tingkat keakuratan transaksi
dan pemakaiannya kurang dapat dipertanggung jawabkan.
4. Perusahaan tidak membuat bagan alir sistem pembelian bahan baku,
sehingga prosedur-prosedur yang dilakukan tidak dapat dilakukan dengan
mudah oleh bagian-bagian yang terlibat dalam transaksi pembelian
54 BAB IV REKOMENDASI
A. Kesimpulan
Berdasarkan temuan pada BAB III yang berisi beberapa kebaikan dan
kelemahan pada perusahaan J’ROT GALERY maka penulis dapat menarik
kesimpulan bahwa sistem akuntansi pembelian bahan baku pada perusahaan
J’ROT GALERY sudah cukup baik dan telah memenuhi syarat sistem
pengendalian intern yang baik. Hal ini terbukti adanya:
1. Transaksi pembelian tidak hanya dilakukan oleh satu fungsi. Hal ini
memungkinkan adanya pemisahan tanggung jawab fungsional secara
tegas.
2. Adanya sistem otorisasi pada bagian yang berwenang.
3. Adanya kegiatan pengecekan terhadap barang yang diterima untuk
menghindari adanya kekeliruan.
Disamping beberapa kebaikan pada sistem pembelian tersebut, masih
terdapat beberapa kelemahan yang harus diperbaiki oleh penulis.
B. Saran
Berdasarkan beberapa kelemahan sistem pembelian pada perusahaan
J’ROT GALERY, maka penulis akan memberikan saran dalam hal untuk
mencapai sistem akuntansi pembelian bahan baku dan sistem pengendalian
55
1. Sebaiknya ada pemisahan fungsi antara fungsi penerimaan dan
penyimpanan barang.
Fungsi penerimaan barang berfungsi menerima barang dari pemasok, dan
melakukan pemeriksaan terhadap mutu, jenis dan kuantitas barang yang
diterima dari pemasok, juga melakukan penolakan bila barang yang
diterima tidak sesuai dengan syarat yang ditentukan. Fungsi penyimpanan
bertugas menyimpan barang dan mengeluarkan barang dari gudang, juga
mengontrol barang di gudang.
2. Sebaiknya perusahaan membuat surat permintaan pembelian, sehingga
bagian administrasi gudang mempunyai bukti bahwa telah mengajukan
permintaan pembelian ke bagian pembelian.
3. Sebaiknya surat perintah borong order dan tanda terima barang masuk
bernomor urut tercetak, sehingga dapat menambah tingkat keakuratan
transaksi dan pemakaiannya dapat dipertanggung jawabkan. Hal ini
dimaksudkan agar bila terjadi kekeliruan atau hilang mudah diketahui.
4. Perusahaan sebaiknya membuat bagan alir sistem akuntansi pembelian
bahan baku, agar prosedur-prosedur yang dilakukan pada perusahaan
tersebut dapat dipahami dengan mudah oleh bagian-bagian yang terlibat
56
DAFTAR PUSTAKA
Baridwan, Zaki. 1979. Sistem Akuntansi Penyusunan Prosedur dan Metode. Edisi Kedua. Yogyakarta: AA YKPN.
Harnanto. 1987. Sistem Akuntansi Survai dan Teknik Analisis. Edisi Pertama. Yogyakarta: BPFE UGM.
Mulyadi. 1997. Sistem Akuntansi. Edisi Ketiga. Jakarta: Salemba Empat.
Mulyadi. 2001. Sistem Akuntansi. Edisi Ketiga. Jakarta: Salemba Empat.
Soemarso. 1994. Akuntansi Suatu Pengantar. Edisi Kedua. Jakarta: FE UI.
57
Bagian Administrasi Gudang
Pemasok
Bersama barang
Secara lisan
Pemasok Bagian
