ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENJUALAN
PADA BUTIK AYOZHA SURABAYA
Naskah Publikasi
diajukan oleh
Riris Woro Rukmiasri
08.12.3081
kepada
JURUSAN SISTEM INFORMASI
SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER
AMIKOM
YOGYAKARTA
2012
ii
ANALYSIS AND DESIGN INFORMATION SYSTEM AT AYOZHA BOUTIQUE SURABAYA
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENJUALAN PADA BUTIK AYOZHA SURABAYA
Riris Woro Rukmiasri Jurusan Sistem Informasi STMIK AMIKOM YOGYAKARTA
ABSTRACT
With technology development so fast especially computer technology, so deficits that in data processing process according to manual can reduced. computer can do data
processing and number calculation quicker and better from human because computer do not know tired during there user that processed it so that information that produced accurate and efficient from time aspect and cost. information have a certain quality very help to company in course of decision making so that can competitiveness increase company with competitor existing.
Boutique AYOZHA be trade effort that active in fashion. in keseharian sale data, purchasing data, kind data, goods data, data supplier register into boutique general ledger and then cultivated again be boutique reports that still done according to manual by boutique employee. besides, report result from data processing according to manual usually very easy accessing everybody so that causes information not safe. so from that is boutique want to apply a system based on information technology, so that transaction registration that done more safe, correct and accurate.
aim that want at reach from this watchfulness makes computerized goods sale data processing information system to makes easy boutique AYOZHA in do sales transaction data processing, with can display report at require by boutique AYOZHA swiftly so that produce information have a certain quality.
1
1. PENDAHULUAN
Dengan perkembangan teknologi yang begitu pesat khususnya teknologi komputer, maka kekurangan-kekurangan yang terjadi pada proses pengolahan data secara manual bisa dikurangi. Komputer bisa melakukan pengolahan data dan kalkulasi angka yang lebih cepat dan lebih baik dari manusia karena computer tidak mengenal lelah selama ada user yang memprosesnya sehingga informasi yang dihasilkan lebih akurat dan efisien dari segi waktu dan biaya. Informasi yang berkualitas sangat membantu perusahaan dalam proses pengambilan keputusan.
Butik AYOZHA merupakan usaha dagang yang bergerak di bidang fashion. Dalam kesehariannya data penjualan, data pembelian, data retur, data jenis, data barang, data suplier dicatat ke dalam buku besar butik tersebut dan kemudian diolah lagi menjadi laporan-laporan butik yang masih dilakukan secara manual. Pencatatan dan pengolahan data secara manual membutuhkan waktu yang lama sehingga menyebabkan informasi yang dihasilkan menjadi tidak berkualitas. Selain itu, hasil laporan dari pengolahan data secara manual biasanya sangat mudah diakses semua orang sehingga menyebabkan informasi tidak aman. Oleh karena itu butik ini ingin menerapkan suatu sistem yang berbasis teknologi informasi dalam kegiatannya terutama dalam hal keuangan.
2. LANDASAN TEORI 2.1. Definisi Sistem
Suatu sistem adalah jaringan kerja dari prosedur lebih menekankan urut-urutan operasi di dalam sistem dan berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau menyelesaikan suatu sasaran tertentu.
2.2. Konsep Dasar Informasi
Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya. Sumber dari informasi adalah data. Data merupakan bentuk jamak dari bentuk tunggal data-item. Data adalah kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian dan kesatuan nyata. Kejadian-kejadian adalah sesuatu yang terjadi pada saat tertentu. .
2.2.1. Siklus Informasi
Informasi tidak lahir dengan sendirinya, tetapi lahir dari sebuah siklus. Di dalam siklus tersebut, terdapat suatu model pengolah data yang pada akhirnya melahirkan informasi.
2
Dasar Data Prose (Model) Output (Information) Penerima Keputusan Tindakan Hasil Tindakan Data (Tangkap) Input DataGambar 2.1 Siklus Informasi 2.2.2. Kualitas Informasi
Kualitas suatu informasi (quality of information) tergantung dari tiga hal, yaitu: 1. Akurat (accurate), berarti informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan
dan tidak biasa atau menyesatkan. Akurat juga berarti informasi harus jelas mencerminkan maksudnya.
2. Tepat pada waktunya (timeliness), berarti informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat.
3. Relevan (relevance), berarti informasi tersebut mempunyai manfaat untuk pemakainya. Nilai dari informasi (value of information) ditentukan dari dua hal, yaitu manfaat dan biaya mendapatkannya. Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya mendapatkannya.
2.3. Konsep Dasar Sistem Informasi
Sistem informasi dapat didefinisikan sebagai suatu sistem di dalam suatu organisasi yang merupakan kombinasi dari orang-orang, fasilitas, teknologi, media, prosedur-prosedur dan pengendalian yang ditujukan untuk mendapatkan jalur komunikasi penting, memproses tipe transaksi rutin tertentu, member sinyal kepada manajemen dan yang lainnya terhadap kejadian-kejadian internal dan eksternal yang penting dan menyediakan suatu dasar informasi untuk pengambilan keputusan.
3
2.3.2 Definisi Sistem Informasi Penjualan
Sistem informasi penjualan adalah suatu kumpulan informasi yang mendukung proses pemenuhan kebutuhan suatu organisasi yang bertanggung jawab untuk menyediakan informasi penjualan dan transaksi data dalam suatu kesatuan proses yang saling terkait antar pembeli dan bersama-sama bertujuan untuk mendapatkan keuntungan.
2.4. Analisis Sistem
Definisi analisis sistem adalah Penguraian dari sistem informasi yang utuh ke dalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan, kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikannya (Jogiyanto HM, 1998,h.129).
2.5. Konsep Pemodelan Sistem 2.5.1. Flowchart
Flowchart adalah bagian yang menunjukkan arus pekerjaan dari sistem secara keseluruhan menjelaskan urutan dari prosedur-prosedur yang ada di dalam sistem serta menunjukkan apa yang dikerjakan di dalam sistem.
Flowchart digambarkan dengan menggunakan simbol-simbol tertentu yang dapat berupa input, output, proses, storage media, laporan, dan lain-lain.
2.5.2. DFD
Data Flow Diagram termasuk dalam rancangan model logika, yang mempunyai maksud untuk menjelaskan kepada user bagaimana fungsi-fungsi di sistem informasi secara logis akan berjalan. DFD menggambarkan arus data dari suatu sistem informasi, tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik di mana sistem itu berada.
2.6. Definisi Basis Data
Basis Data adalah kumpulan data yang saling berhubungan (berelasi). Dalam ilmu komputer, definisi basis data bertambah spesifik, yaitu kumpulan file/tabel/arsip yang saling berhubungan yang disimpan dalam media penyimpanan elektronik (disk). Data diwujudkan dengan bentuk tabel-tabel. Relasi antar tabel ditunjukkan dengan adanya kunci (key) pada kolom (field) yang memiliki keterkaitan fungsi.
4
Basis data mempunyai tujuan untuk mengatur data sehingga diperoleh kemudahan, ketepatan, dan kecepatan dalam pengambilan kembali. Menurut Kusrini(2007, h.141).
3. ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM 3.2.Identifikasi Masalah
Permasalahan yang terjadi pada sistem informasi penjualan di butik AYOZHA adalah sebagai berikut :
1. Pencatatan dalam pengolahan persediaan dan transaksi penjualan maupun pembelian barang masih dilakukan secara manual, sehingga menyebabkan lambatnya pelayanan.
2. Proses perhitungan transaksi masih menggunakan kalkulator, dan kertas coretan untuk merekam hasil perhitungan sementara. Sering terjadi kesalahan perhitungan akibat kesalahan penulisan pada kertas coretan.
3. Terjadinya kesulitan dalam proses pelacakan transaksi yang ingin diketahui karena bukti transaksi masih dalam bentuk nota dan arsip yang tidak teratur.
4. Penulisan dan penyajian laporan masih dilakukan secara manual karena belum adanya sistem penjualan yang digunakan untuk pengolahan data. Hal ini dirasa masih kurang efisien dan akan sering terjadi kesalahan dalam penulisanya. Laporan-laporan perusahaan sangat mudah diakses oleh orang luar.
3.2.4 Analisis Kebutuhan Sistem
Meliputi kebutuhan fungsional dan kebutuhan non fungsional.
a. Kebutuhan fungsional yaitu kebutuhan yang kebutuhan user bisa mengakses system apa saja yang ada di sana.
b. Kebutuhan non fungsional yaitu kebutuhan minimal system yang akan digunakan.
3.2.6 Analisis Kelayakan Sistem
Analisis kelayakan sistem bertujuan untuk menentukan layak atau tidaknya suatu sistem dikembangkan. Menurut Prof. Dr. Jogiyanto HM, MBA, Akt dalam bukunya Analisis dan Desain menjelaskan bahwa penilaian kelayakan yang di lakukan untuk menilai suatu proyek layak atau tidak layak di terapkan meliputi semua aspek seperti teknologi, operasi, jadwal, ekonomi, hukum. Namun dalam sebuah proyek untuk analisis informasi yang di butuhkan adalah teknologi, operasional, ekonomi dan hukum.
5
3.3 Perancangan Sistem 3.3.2. Flowchart Sistem
Flowchart sistem adalah gambaran secara umum bagaimana sistem berjalan. 3.3.3. DFD
Data Flow Diagram sebagai perancangan alur data pengembangan sistem informasi penjualan yang terstruktur dan jelas.
3.3.4. Perancangan Basis Data
Perancangan basis data adalah tahap untuk menemukan struktur komponen database yang paling tepat untuk sistem yang sedang dibangun. Tahapan dalam perancangan basis data dimulai dari tahapan normalisasi, hingga relasi tabel berikut tipe datanya.
3.5. Perancangan Antar Muka
Perancangan antar muka sistem dilakukan dengan membuat sketsa tampilan antar muka sistem yang berfungsi sebagai alat komunikasi antar pengguna dengan system.
4. IMPLEMENTASI DAN PEMBAHASAN
Implementasi merupakan tahapan dimana sistem siap untuk dioperasikan, pada tahap ini sistem sudah harus dianalisa dan didesain secara rinci serta penggunaan teknologi telah dilakukan seleksi.
4.3. Rencana Implementasi Sistem
Rencana implementasi merupakan suatu arah dan batasan yang harus dilaksanakan. Rencana tersebut mencakup anggaran dan biaya dengan tujuan untuk memberikan pengendalian pengeluaran biaya, selain fungsi anggaran terdapat penjadwalan jam yang berfungsi untuk pengendalian terhadap waktu implementasi. 4.4. Pelaksanaan Proses Implementasi
Implementasi sistem merupakan tahap penggunaan sistem yang diusulkan agar dapat dioperasikan sesuai dengan harapan dan tujuan dari kegiatan ini, yaitu untuk menyiapkan perlengkapan dan peralatan yang dibutuhkan. Kegiatan implementasi dilakukan dengan dasar kegiatan yang telah direncanakan. Adapun kegiatan tersebut adalah:
4.4.4. Pemilihan dan Pelatihan Personil 1. Pemilihan Personil
Personil yang dipilih adalah karyawan dari butik AYOZHA, dalam hal ini adalah kasir dari toko tersebut, dengan pertimbangan bahwa karyawan tersebut sudah
6
memahami sistem penjualannyas, sehingga hanya diperlukan penyesuaian terhadap sistem yang baru.
2. Pelatihan Personil
Personil yang akan mengoperasikan sistem ini perlu dilatih untuk hal-hal yang belum mereka pahami. Metode yang biasa ditempuh untuk melakukan pelatihan personil, yaitu:
1) Pelatihan Prosedur 2) Pelatihan Tutorial 3) Pelatihan Praktek Kerja 4.4.5. Instalasi Perangkat Lunak
1. Instalasi SQL Server 2000. 2. Instalasi aplikasi.
4.4.6. Pengetesan Program
Secara spesifik beberapa kegiatan terhadap pengetesan program yang dilakukan meliputi pengetesan input dan edit data, hapus data, pencarian data, simpan data dan media output/keluaran.
1. Pengetesan terhadap input dan edit data 2. Pengetesan terhadap item pencarian data 3. Pengetesan terhadap item simpan data 4. Pengetesan terhadap media output 4.4.7. Pengetesan Sistem
Pengetesan sistem dilakukan untuk memeriksa hubungan antara komponen sistem yang diimplimentasikan. Tujuan utama dari pengetesan sistem ini adalah untuk memastikan bahwa komponen-komponen dari sistem telah berfungsi sesuai dengan yang diharapkan.
4.4.8. Konversi Sistem
Konversi sistem dilakukan setelah kegiatan pengetesan program dan sistem selesai dengan baik, tanpa ada masalah pada sistem yang baru. Konversi sistem merupakan proses untuk meletakkan sistem baru supaya siap digunakan, diharapkan sistem baru dapat menggantikan proses sistem yang lama.
Konversi sistem ini dilakukan dalam jangka waktu dua minggu. Data-data yang ada pada sistem koperasi simpan pinjam dikonversi ke dalam sistem baru. Pelaksanaan konversi ini dilakukan dengan konversi pararel dengan pertimbangan bahwa apabila sistem yang baru tidak berjalan sesuai dengan apa yang diharapkan
7
maka masih ada data-data pada sistem yang lama, sehingga kegiatan pengolahan data akan tetap berjalan lancar.
4.5. Manual Program
Manual program dibuat untuk digunakan sebagai panduan penggunaan aplikasi bagi user dalam mengoperasikannya. Manual program yang bagus dapat menjadi pemandu pengguna dalam memanfaatkan aplikasi tanpa harus menghubungi pengembang aplikasi tersebut.
4.2.1. Tampilan Form Login
Gambar 4.18 Form Login
Login merupakan syarat untuk dapat memanfaatkan program secara keseluruhan. Hanya admin yang sudah terdaftar yang berhak untuk login untuk mengoperasikan Sistem Penjualan. Pada form login ada dua data yang harus dimasukkan, yaitu:
1. ID User : ID pengguna yang sudah terdaftar dan diberi wewenang untuk menggunakan aplikasi ini.
2. Password : Kode khusus sebagai syarat yang harus dimasukkan dengan benar agar tidak sembarang orang dapat mengakses program dan menyalahgunakanya.
4.2.2. Form Utama
Form utama ini menampilkan menu utama dalam sistem penjualan, yaitu master data, transaksi, laporan. Pada form ini akan dibuat perbedaan hak akses pada penggunannya seperti pada pengolahan data pengguna, hanya pemilik butik yang memiliki akses untuk melakukan manipulasi data tersebut, sedangkan user lain tidak bisa mengaksesnya.
8
2. Transaksi, digunakan untuk merecord transaksi yang terjadi : transaksi pembelian, transaksi penjualan, transaksi retur beli.
3. Laporan, digunakan untuk melihat aktivitas dan data yang telah tersimpan dalam program: laporan suplier, laporan barang, laporan pembelian, laporan penjualan, laporan retur beli.
4. Pengaturan, digunakan untuk mengatur data pengguna : input data pengguna, ubah password.
Gambar 4.21 Form Utama
4.2.3. Form Input Data Pengguna
9
Pada form ini akan ditampilkan field-field yang harus diisi yang berkenaan dengan pembuatan account dari setiap pengguna, pada form ini hanya pemilik toko yang memiliki hak akses. Pada form ini akan diminta untuk mengisi field username, password, nama, dan jabatan (untuk menentukan hak akses) yang akan digunakan pada saat Login
.
4.2.4. Form Input Data Barang
Gambar 4.22 Form Input Data Barang
Form ini digunakan untuk menginputkan data barang. Pada form ini seluruh fieldnya wajib di isi, jika tidak diisi dengan lengkap maka akan muncul pemberitahuan vbInformation.
4.2.5. Form Input Data Suplier
Form input data suplier adalah form yang digunakan untuk menambah, mengubah, menyimpan, menghapus, dan membatalkan data suplier. Jadi form suplier ini dapat menyimpan data-data suplierk yang ada di Butik AYOZHA.
10
Gambar 4.28 Form Input Data Suplier
4.2.6. Form Jenis
Gambar 4.12 Form Input Data Jenis
Form data jenis ini digunakan untuk melakukan input data jenis, melakukan manipulasi data dan menghapus data yang telah tersimpan didalamnya. Form data jenis ini akan digunakan dalam form data barang sebagai keterangan jenis saat pemilihan barang.
4.2.7. Form Pembelian Barang
Form pembelian barang adalah form yang digunakan untuk melakukan transaksi pembelian barang terhadap suplier yang ada. Diform ini akan mencatat barang apa saja yang dibeli beserta supliernya.
11
Gambar 4.30 Form Pembelian Barang 4.2.8. Form Penjualan
Gambar 4.32 Form Penjualan
Form ini digunakan untuk merecord transaksi penjualan, terdapat button popup di sebelah id barang untuk memudahkan menginputkan data barang ke fild seperti popup barang pada form pembelian.
4.2.9. Form Retur Beli
Form retur beli adalah form yang digunakan untuk menukarkan barang yang kita beli dari suplier apabila terdapat kerusakan barang ataupun ketidaksesuaian barang dengan barang yang kita inginkan.
12
Gambar 4.33 Form Retur Pembelian
4.2.10. Laporan Data Suplier
13
4.2.11. Laporan Data Barang
Gambar 4.35 Laporan Data Barang 4.2.12. Laporan Penjualan
14
4.2.13. Laporan Pembelian
Gambar 4.37 Laporan Pembelian 4.2.14. Laporan Retur Beli
15
4.2.15. Nota Jual
Gambar 4.39 Nota Penjualan
5. KESIMPULAN 5.1. Kesimpulan
Dari penilitian yang dilakukan pada sistem informasi penjualan pada Butik AYOZHA maka dapat diambil beberapa kesimpulan mengenai analisis dan desain sistem informasi penjualan in, yaitu :
1. Pengolahan data di Butik AYOZHA masih bersifat manual sehingga dalam penyajian informasi masih kurang cepat dan akurat serta dalam penyimpanan data masih kurang aman.
2. Penggunaan sistem yang masih manual mempunyai keterbatasan dalam proses pencarian data karena data tersebut masih tersimpan dalam bentuk catatan pada buku atau lembar-lembaran kertas.
3. Untuk meminimalisasi masalah-masalah tersebut maka diperlukan suatu sistem pengolahan data transaksi penjualan yang diharapkan dapat menghasilkan informasi yang cepat dan akurat serta dapat membantu dalam proses perkembangan Butik AYOZHA tersebut.
16
5.2. Saran
Berdasarkan kesimpulan di atas, juga sebagai pertimbangan bagi pihak Butik AYOZHA di dalam meningkatkan pelayanan, penulis mempunyai beberapa saran yang dapat dipertimbangkan oleh pemilik Butik.
Adapun saran yang penulis usulkan sebagai bahan pertimbangan untuk pihak Butik AYOZHA untuk meningkatkan kualitas dan kuantitas kerja yaitu :
1. Mengganti sistem yang masih manual menjadi sistem yang terkomputerisasi, dimana sistem terkomputerisasi dapat mengolah dan menyajikan data lebih efektif dan efisien dibandingkan dengan sistem yang manual.
2. Sistem informasi penjualan yang penulis usulkan dapat diterapkan dan dapat membantu pihak pengelola butik dalam melakukan pengolahan data barang dan penjualan serta mampu menyajikan informasi yang dibutuhkan.
3. Dalam pembuatan aplikasi ini penulis menyadari bahwa masih banyak kekurangan, baik dari segi penulisan, desain maupun dalam pembuatan aplikasi dikarenakan keterbatasan penulis, untuk itu saran dan kritik sangat penulis harapkan. Serta harapan penulis semoga sistem ini dapat dimanfaatkan dengan sebaik-baiknya.
Demikian kesimpulan dan saran yang dapat penulis sampaikan. Penulis berharap sistem yang diusulkan ini dapat membantu dalam proses pencatatan data, pencarian data dan pengolahan data serta pembuatan laporan penjualan. Sehingga dapat menghasilkan informasi dengan cepat dan akurat yang berguna dalam pengambilan keputusan bagi kemajuan Butik AYOZHA.
17
DAFTAR PUSTAKA
HM Jogiyanto. 1990. Analisis dan Desain Sistem Informasi. Andi Offset, Yoygakarta. Al Fatta, Hanif. 2007. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Untuk
Keunggulan Bersaing Perusahaan & Organisasi Modern. Andi Offset, Yogyakarta.
Arief, M Rudyanto. 2006. Pemrograman Basis Data Menggunakan Transact-SQL
dengan Microsoft SQL Server 2000. Andi Offset, Yoygakarta.
Sunyoto, Andi. 2007. Pemrograman Database dengan Visual Basic dan Microsoft
SQL. Andi Offset, Yogyakarta
Al-Bahra Bin Ladjamudin. 2005 Analisis dan Desain Sistem Informasi, Graha Ilmu Yogyakarta
J. Alam, M. Agus. 2005. Cara Mudah Menggunakan Crystal Reports XI (Pembuat Laporan
dari Berbagai Format Data Lokal dan Server). Jakarta: PT. Elex Media Komputindo
Kusrini. 2007. Strategi Perancangan dan Pengolahan Basis Data. Yogyakarta: Penerbit ANDI Utama, Budi Sutejo Dharma. 2002. Perencanaan dan Pembangunan Sistem Informasi.
Yogyakarta : Andi Offset.
Wahyu, Bambang. 2007. Konsep Sistem Informasi dari Bit sampai ke Database.Yogyakarta : Andi Offset.
Kristanto, Andri. 2003. Perancangan Sistem Informasi dan Aplikasinya. Yogyakarta : Gava Media.
