BERITA ACARA PENJELASAN PEKERJAAN (AANWIJZING)

BERITA ACARA PENJELASAN PEKERJAAN (AANWIJZING)

PAKET CETAK RAPOR SD,SMP,SMA, SMK, PAKET A,B,C DAN

TK SERTA SAMPUL RAPOR

PADA SKPD DINAS PENDIDIKAN PEMUDA DAN OLAH RAGA KAB. ROKAN HULU

Nomor : 7.13.2/BA-POKJA2/DPPO/VI/2011

Pada hari ini, Senin tanggal Empat bulan Juli tahun Dua Ribu Sebelas, pada Pukul 15.00 WIB di Sekretariat Unit Layanan Pengadaan (ULP) Pemda Rokan Hulu (Gedung Pemuda) , kami yang bertanda tangan dibawah ini POKJA 2 Unit Layanan Pengadaan (ULP) Barang/Jasa Pemerintah Daerah Rokan Hulu yang diangkat berdasarkan Surat Keputusan Bupati Rokan Hulu No. 3 Tahun 2011 tanggal 5 Januari 2011 tentang Pembentukan Susunan Personil Unit Layanan Pengadaan (ULP) Barang dan Jasa Kabupaten Rokan Hulu TA. 2011 telah melaksanakan Penjelasan Kantor (Aanjwizing) bersama-sama dengan Rekanan peserta Pelelangan Umum dengan :

•

Pimpinan Rapat : SAMSUL KAMAR.S.Hut Jabatan : Ketua Pokja 2

•

Penjelasan Umum dan Administrasi : SAMSUL KAMAR.S.Hut Jabatan : Ketua Pokja 2

•

Penjelasan Teknis : SAMSUL KAMAR.S.Hut Jabatan : Ketua Pokja 2

•

Notulen Rapat : EDY NURMAN Jabatan : Anggota

Adapun Paket-Paket Kegiatan yang dilakukan penjelasannya dan Adendumnya pada waktu ini adalah :

NO NAMA PAKET HPS

1. Cetak Rapor SD,SMP,SMA,SMK, Paket A,B,C dan TK serta Sampul Rapor

Rp. 444.654.000

Adapun pokok-pokok penjelasan dan perubahan serta penambahan yang akan dipenuhi/dilaksanakan oleh calon penyedia Barang/Jasa sebagai berikut :

1. Proses Pelelangan dilakukan berpedoman pada Peraturan Presiden nomor 54 Tahun 2011.

2.

Pekerjaan ini terbuka untuk perusahaan kecil dengan sub bidang yang sesuai dengan peraturan yang diterbitkan oleh instansi yang berwenang.

3.

Metode Pelelangan/Pemilihan Penyedia Barang/Jasa yang digunakan adalah metode Pemilihan Umum dengan Pasca Kualifikasi. Yakni metode pemilihan Penyedia Pekerjaan Konstruksi untuk semua pekerjaan yang dapat diikuti oleh semua Pekerjaan Konstruksi yang memenuhi syarat.

4.

Metode penyampaian/pemasukan dokumen penawaran adalah metoda satu sampul. Metoda satu sampul yaitu penyampaian dokumen penawaran yang terdiri dari persyaratan administrasi, usulan teknis dan penawaran harga yang dimasukkan kedalam 1 (satu) sampul tertutup kepada Panitia Pengadaan. Caranya yakni Penawaran disampaikan dalam dua Rangkap yang terdiri dari 1 (satu) dokumen Asli dan 1 (satu) dokumen Rekaman. Dokumen asli dan rekaman agar diberi Tanda ” ASLI” dan ”REKAMAN”. Kemudian Dokumen Asli dan Rekaman dimasukkan kedalam sampul Tertutup dan diberi tanda ”DOKUMEN PENAWARAN”, nama paket pekerjaan, nama dan alamat Peserta, serta ditujukan kepada Pokja 2 ULP Pemda Rokan Hulu.

5. Kelengkapan dokumen yang harus dibuat dan dilampirkan oleh peserta adalah, yakni ; 1. Surat Penawaran

2. Surat Jaminan Penawaran Asli.

3. Daftar Kuantitas dan Harga serta Rekapitulasinya 4. Formulir Isian Kualifikasi

5. Formulir Rekapitulasi perhitungan TKDN (dalam hal tidak dibuat tidak menggugurkan) 6. Fakta Integritas

7.

Surat Pernyataan tertulis bahwa perusahaan yang bersangkutan dan managemennya

tidak dalam pengawasan pengadilan, tidak pailit, kegiatan usahanya tidak sedang

diberhentikan dan atau direksi yang bertindak untuk dan atas nama perusahaan atau

peserta perseorangan tidak sedang dalam menjalani sangsi pidana. Surat pernyataan

dibuat bermatrai Rp. 6.000 (dalam hal tidakbermatrai tidak mengugurkan )

8. Surat Pernyataan Sanggup untuk melaksanakan pekerjaan sesuai kontrak dengan tepat waktu dan siap untuk mengganti cetakan-cetakan yang rusak (Misal robek, hasil cetakan buram, antar lembar lengket dan lain-lain) yang dijumpai oleh Pengguna barang ketika barang di bagikan ke Sekolah-sekolah tanpa meminta biaya tambahan. Surat pernyataan ini diperlukan Mengingat Jumlah hasil cetakan yang banyak sehingga memungkinkan panitia penerima/pemeriksa tidak memeriksa hasil cetakan setiap lembar atau setiap buah hasil cetakan. Sehingga ketika dijumpai kerusakan tersebut yang disebabkan oleh kesalahan dalam percetakan maka penyedia berkewajiban untuk mengantinya tanpa dipunggut biaya.

9. Surat Pernyataan Sanggup untuk menyusun hasil cetakan sesuai dengan Jenisnya kedalam Kardus/kotak dalam jumlah tertentu sesuai arahan Pengguna Barang tanpa meminta biaya tambahan dari pengguna barang. Surat pernyataan ini diperlukan mengingat hasil cetakan yang beragam maka untuk memudahkan pendistribusian maka penyedia berkewajiban untuk mengklasifikasikannya atau memisahkan setiap jenis hasil cetakan kedalam kardus/kotak ataupun penanda lainnya.

10. Surat Pernyataan Kesanggupan untuk membuat file-file soft copy dari barang-barang yang dicetak (halaman-halaman Rapor/buku) tanpa meminta biaya tambahan. Surat pernyataan ini diperlukan mengingat saat ini pengguna Barang hanya memiliki dokumen dalam bentuk Hard copy yang hasil cetakannya kurang jelas. Sementara untuk mendapatkan hasil cetakan yang baik tentunya penyedia/percetakan harus memiliki master/file soft copy-nya

11. Dokumen Usulan Teknis, minimal terdiri dari ;  Metode Pelaksanaan Pekerjaan

Metode Pelaksanaan diuraikan secara jelas sehingga mengambarkan bahwa rekanan memahami pelaksanaan kegiatan ini. Bagi rekanan yang mendapat dukungan maka harus menguraikan tahap pekerjaan yang akan dilakukannya dan harus dilengkapi dengan metode pelaksanaan yang dibuat dan ditandatangani oleh Pemberi Dukungan. Sedangkan metode Pelaksanaan bagi yang tanpa dukungan (percetakan) cukup membuat metode pelaksanaan atas nama perusahaan sendiri. Metode masing-masing sesuai dengan pekerjaan yang ditanganinya. Metode pelaksanaan harus disertai dengan analisa kemampuan alat yang dimiliki (Sesuai dengan kapasitas mesin yang dimiliki) untuk menyelesaikan pekerjaan yang dimaksud. Sehingga jangka waktu yang ditawarkan logis dengan kemampuan alat yang dimiliki



Spesifikasi Teknis. Spesifikasi teknis barang yang ditawarkan rekanan harus jelas, dibuat dan ditanda tangani oleh rekanan. Untuk lebih Jelasnya Spesifikasi yang ditawarkan maka rekanan juga harus menguraikan Jenis dan merek Kertas dan bahan sampul Rapor yang ditawarkan.

 Jadwal waktu pelaksanaan pekerjaan.

Prinsipnya Jadwal pelaksanaan tidak boleh melebihi waktu yang sudah ditetapkan, Adapun Jangka waktu Pelaksanaan Pekerjaan ini adalah paling lama selama 60 (Enam puluh) hari kalender



Daftar Personil Inti. Daftar Personil inti merupakan bagian dari kualifikasi. Untuk Rekanan yang memiliki percetakan sendiri dan tidak memerlukan dukungan maka daftar Personil inti dapat dibuat tersendiri maupun dicantumkan pada data Personalia/Personil inti pada formulir isian kualifikasi. Sedangkan untuk rekanan yang tidak memiliki percetakan sendiri atau memerlukan dukungan dari percetakan maka personil inti yang dibuat adalah personil inti yang dimiliki oleh pemberi dukungan sehingga ditandatangani oleh pemberi dukungan. Untuk dapat melaksanakan Kegiatan ini maka penyedia/pemberi dukungan harus memilki Personil inti sebagai berikut :

No Jabatan Pada _{Proyek ini} Pendidikan minimal Jumlah Pengalaman _Minimal Keteranga_n 1 Tenaga

Pengepakan SLTA 2 Orang 1 Tahun Ijasah dapat

dilampirk an atau diserahka n pada saat klarifikasi

2 Tenaga Penjilidan SLTA 2 orang 1 Tahun

3 Operator Mesin

Potong SLTA 2 orang 1 Tahun

5 Operator mesin

Offset SLTA 2 Orang 1 Tahun

6 Operator

Komputer SLTA 2 Orang 1 Tahun

Kebenaran kualifikasi personil inti harus dilengkapi dengan Daftar Riwayat Hidup (Terutama tamatan Pendidikan dan riwayat Pekerjaan personil)



Daftar Peralatan Utama. Daftar peralatan utama sudah dianggap ada apabila peralatan yang diminta sudah tercantum pada daftar peralatan pada formulir isian kualifikasi, yakni :

NO JENIS KAPASITAS Minimal JUMLAH_(Unit)

1

2

3

4

5

Mesin Pengepakan

Mesin Offset/Cetak

Mesin Potong

Mesin Penjilidan

Komputer

Kapasitas Minimal tidak

ditentukan Panitia Sesuai

dengan kepemilikan Alat Oleh

Rekanan/pemberi dukungan.

1

1

1

1

2 Set

Untuk peralatan yang bukan milik sendiri namun dalam bentuk sewa maka lampirkan surat bukti perjanjian sewa peralatan yang dimaksud. Keabsahan kepemilikan/penyewaan peralatan akan diklarifikasi pada saat pembuktian data. Sedangkan rekanan yang mendapat dukungan cukup melampirkan daftar peralatan dari pemberi dukungan. Kapasitas minimal tidak ditentukan namun dapat dijadikan panitia untuk mengevaluasi kesesuaian antara analisa jangka waktu pelaksanaan pekerjaan dengan kapasitas peralatan yang dimiliki.  Surat Dukungan.

Surat Dukungan hanya diwajibkan untuk rekanan yang tidak bergerak dibidang usaha percetakan. Rekanan yang bergerak dibidang percetakan dibuktikan dengan adanya izin usaha TANDA DAFTAR INDUSTRI (TDI) yang masih berlaku. Percetakan harus melampirkan dokumentasi/foto tepat usaha. Kebenarannya dapat dibuktikan dengan nama percetakan pada foto sama dengan nama rekanan

a. UNTUK YANG MEMERLUKAN DUKUNGAN

•

Surat Dukungan dari percetakan yang dilampiri dengan :  Foto kopi Tanda daftar Industri

 Foto Lokasi Usaha

 Foto Peralatan yang dimiliki  Daftar Peralatan

 Daftar Personil

b.

UNTUK YANG TIDAK MEMERLUKAN DUKUNGAN

 Foto Lokasi Usaha

 Foto Peralatan yang dimiliki

6.

Pembukaan sampul Penawaran akan dilaksanakan ;

• Masuk Penawaran akan dilaksanakan pada ; Hari/Tanggal : Kamis, 07 Juli 2011 ;

Jam : 08.30 WIB – 11.45 WIB

Tempat : Sekretariat ULP Pemda Rokan Hulu

• Buka Sampul Penawaran akan dimulai dilaksanakan pada ; Hari/Tanggal : Kamis, 07 Juli 2011 ;

Jam : 14.00 WIB – selesai

Tatacara pembukaan sampul penawaran dapat dilihat pada Dokumen pemilihan paket kegiatan ini

7.

Metode Evaluasi yang akan digunakan adalah Sistem Gugur

8. Semua Tujuan Surat adalah kepada POKJA 2 UNIT LAYANAN PENGADAAN PEMDA KAB. ROKAN HULU

9. Hal-hal yang menggugurkan penawaran

Dalam hal penawaran tidak memenuhi syarat sebagaimana yang sudah dijelaskan pada halaman pada dokumen pemilihan dan penjelasannya pada risalah ini serta perpre 54/2010.

10.

Jenis kontrak yang digunakan adalah KONTRAK HARGA SATUAN

11. Ketentuan dan cara evaluasi berkenaan dengan preferensi harga atas penggunaan produksi dalam negeri

Sesuai dengan ketentuan pada dokumen pemilihan.

12.

Ketentuan tengang penyesuaian harga ; TIDAK ADA PENYESUAAN HARGA kecuali dalam hal diperbolehkan oleh peraturan yang berlaku

13. Ketentuan dan cara sub kontrak sebahagian pekerjaan kepada usaha mikro dan usaha kecil serta koperasi kecil

Kegiatan ini diperuntukkan untuk perusahaan kecil sehingga tidak perlu di subkontrakkan 14. Masa berlaku Penawaran adalah 45 (empat Puluh Lima) Hari Kalender

15. Masa berlaku Jaminan Penawaran adalah 14 hari kalender lebih lama dari masa berlaku penawaran

16.

Besar jaminan Penawaran adalah sesuai dengan yang tertera pada LDP dan LDK 17. Laporan 3 Bulan Pajak yang diminta adalah Pajak bulan Maret, April dan Mei 18. Ketentuan tentang asuransi dan ketentuan lain yang dipersyaratkan

Asuransi yang mengelurkan jaminan adalah asuransi yang sesuai dengan peruntukannya berdasarkan aturan yang berlaku

Setelah penjelasan maka dilanjutkan dengan seksi tanya-Jawab.

Demikian Berita Acara ini dibuat untuk dipergunakan seperlunya. Pasir Pengaraian, 4 Juli 2011

POKJA 2 UNIT LAYANAN PENGADAAN PEMDA ROKAN HULU

NO NAMA JABATAN TANDA TANGAN

1 SAMSUL KAMAR.S.Hut Ketua/Anggota

2 DONI AHYU Sekretaris/Anggota 3 ANDESMAR,S.Pi, M.Si Anggota 4 EDY NURMAN Anggota 5 ANTHONY ANWAR Anggota

NO NAMA BADAN USAHA YANG MENGHADIRI TANDA TANGAN

1 2 3 4