Audit Siklus Penggajian dan Personalia
Siklus penggajian dan personalia melibatkan pekerjaan dan pembayaran kepada semua karyawan. Ketidaktepatan dalam penilaian dan pengalokasian biaya tenaga kerja dapat mengakibatkan salah saji laba bersih yang material.
Perbedaan utama antara siklus penggajian dan personalia serta siklus lainnya :
- Hanya ada satu kelas transaksi untuk penggajian
Penggajian hanya memiliki satu kelas karena penerimaan jasa dari karyawan dan pembayaran jasa tersebut melalui penggajian biasanya terjadi dalam periode waktu yang singkat.
- Transaksi pada umumnya jauh lebih signifikan daripada akun neraca terkait
Akun-akun yang terkait dengan penggajian seperti penggajian akrual dan potongan pajak biasanya bernilai kecil dibandingkan dengan total transaksi selama tahun bersangkutan.
- Pengendalian internal terhadap penggajian sudah efektif bagi hampir semua perusahaan,
bahkan perusahaan yang kecil sekalipun
Keefektifan dari pengendalian atas pemotongan dan pembayaran pajak penggajian diatur oleh pemerintah. Adanya ketidakadilan dalam pembahian gaji karyawan dapat menimbulkan masalah moral.
Audit penggajian menekankan pada pengujian pengendalian, pengujian substantif atas transaksi, dan prosedur analitis.
Akun dan Transaksi Dalam Siklus Penggajian dan Personalia
Tujuan keseluruhan dari audit siklus penggajian dan personalia adalah untuk mengevaluasi apakah saldo akun yang terpengaruh oleh siklus tersebut telah dinyatakan secara wajar sesuai degan prinsip-prinsip akuntansi yang diterima umum.
Akun yang umum dalam siklus penggajian dan personalia umunya dijelaskan dengan akun T, yang menggambarkan cara informasi akuntansi mengalir melalui berbagai akun dalam siklus penggajian dan personalia.
kerja dicatat dengan ayat jurnal penyesuaian pada akhir periode bagi setiap biaya tenaga kerja yang dihasilkan tetapi belum dibayar.
Fungsi Bisnis dalam Siklus Penggajian dan Personalia Serta Dokumen dan
Catatan Terkait
Siklus penggajian dan personalia melibatkan perolehan jasa dari karyawan yang konsisten dengan tujuan perusahaan, dan akuntansi yang tepat untuk jasa tersebut.
Akun dalam Siklus Penggajian dan Personalia
Upah, gaji, bonus,
dan komisi akrual
Pembayaran Saldo awal
Upah yang diperoleh, gaji, Tenaga kerja langsung
Kas di
Pembayaran gaji Saldo akhir Pembayaran pajak gaji
Pemotongan pajak penghasilan
dan pengurangan
lainnya
Saldo awal
Pembayaran Pemotongan pajak gaji
Saldo akhir
Beban pajak
gaji akrual
Pembayaran
Beban pajak gaji Beban pajak gaji
Saldo akhir
Kolom tiga mengidentifikasi empat fungsi bisnis dalam siklus penggajian dan personalia yang umum serta mengilustrasikan hubungan antara fungsi bisnis, kelas transaksi, akun-akun, dan dokumen serta catatan.
1. Personalia dan kesempatan kerja
Departemen sumber daya manusia menyediakan sumber yang independen untuk mewawancarai dan merekrut personil yang memenuhi kualifikasi. Departemen tersebut juga merupakan sumber catatan yang independen nagi verifikasi internal atas informasi upah.
o Catatan personalia
Meliputi data seperti tanggal mulai bekerja, investigasi personil, tingkat pembayaran, pembayaran, pengurangan yang diotorisasi, evaluasi kinerja, dan tanggal berhenti bekerja. o Formulir otorisasi pengurangan
Formulir ini digunakan untuk mengotorisasi pengurangan gaji, termasuk jumlah pembebasan untuk pemotongan pajak penghasilan dan program tabungan lainnya, obligasi tabungan, serta iuran serikat pekerja.
o Formulir otorisasi tingkat pembayaran
Digunakan untuk mengotorisasi tingkat pembayaran. Sumbernya adalah kontrak tenaga kerja, otorisasi oleh manajemen, atau otorisasi dari dewan direksi.
2. Pencatatan waktu dan persiapan penggajian
Pencatatan waktu dan persiapan penggajian mempengaruhi secara langsung beban penggajian setiap periode. Untuk mencegah salah saji dalam empat aktivitas berikut, diperlukan penggajian yang memadai :
Penyiapan kartu waktu oleh karyawan
Pengikhtisaran dan penghitungan pembayaran kotor, pengurangan, dan pembayaran bersih
Penyiapan cek gaji
Penyiapan catatan gaji
Dokumen yang mengindikasikan waktu per jam karyawan mulai dan berhenti bekerja setiap hari serta jumlah jam kerja karyawan.
o Tiket waktu pekerjaan
Formulir yang menunjukkan pekerjaan mana yang dikerjakan karyawan selama periode waktu tertentu.
o File transaksi penggajian
File ini mencantumkan semua transaksi penggajian yang diproses oleh sistem akuntansi selama suatu periode.
o Jurnal atau daftar penggajian
Laporan ini dibuat dari file transaksi penggajian dan umumnya mencantumkan nama karyawan, tanggal, jumlah penggajian kotor dan bersih, jumlah pemotongan, serta klasifikasi akun atau klasifikasi setiap transaksi.
o File induk penggajian
File komputer yang digunakan untuk mencatat transaksi penggajian bagi setiap karyawan dan mempertahankan total upah karyawan yang dibayar selaa tahun tersebut hingga tanggal saat ini. o Cek gaji
Cek gaji ditulis dan kemudian diserahkan kepada karyawan sebagai pertukaran atas jasa yang dilaksanakannya. Jumlah dalam cek tersebut merupakan pembayaran kotor dikurangi pajak dan pemotongan lainnya.
o Rekonsiliasi rekening bank penggajian
Rekonsiliasi bank independen merupakan hal yang penting bagi semua akun kas termasuk penggajian, untuk menemukan kesalahan dan kecurangan. Akun penggajian imprest adalah akun penggajian terpisah di mana saldo bernilai kecil dipertahankan. Akun imprest membatasi
exposure klien terhadap kecurangan penggajian, serta menyederhanakan rekonsiliasi rekening bank penggajian.
3. Penyiapan SPT Pajak penggajian dan pembayaran pajak
Sebagian besar sistem penggajian yang terkomputerisasi menyiapkan SPT Pajak penggajian dengan menggunakan informasi tentang transaksi penggajian dan file induk. Untuk mencegah salah saji dan kewajiban pajak serta penalti yang potensial, individu yang kompeten harus memverifikasi output secara independen.
o Formulir W2
Formulir yang dikirim ke setiap karyawan yang mengikhtisarkan penghasilan karyawan selama tahun kalender, termasuk pembayaran kotor, pemotongan pajak penghasilan, dan pemotongan jaminan sosial.
Formulir yang diserahkan ke unit pemerintah lokal, negara bagian, dan federal untuk menunjukkan pembayaran pajak yang dipotong dan pajak perusahaan.
Metodologi Untuk Merancang Pengujian Pengendalian dan Pengujian
Substantif Atas Transaksi
Pengendalian internal untuk pengujian biasanya sangat terstruktur dan terkendali dengan baik untuk mengelola pengeluaran kas, meminimalkan keluhan dan ketidakpuasan para
karyawan, serta meminimalkan kecurangan penggajian.
Karena memroses penggajian serupa pada sebagian besar organisasi, dan program penggajian di komputer harus dimodifikasi setiap tahun terhadap perubahan schedule pemotongan pajak, umumnya perusahaan menggunakan jasa penggajian dari luar untuk memroses penggajian. Biasanya tidak sulit bagi perusahaan untuk menetapkan pengendalian yang baik dalam siklus penggajian dan personalia.
Pengujian pengendalian dan pengujian substantif atas transaksi merupaka bagian paling penting dalam menguji penggajian, namun hal ini tidak bersifat ekstensif. Banyak auditor menghadapi resiko salah saji material yang rendah, walaupun penggajian seringkali menjadi bagian yang signifikan dari total beban. Ada tiga alasan untuk hal ini :
- Karyawan kemungkinan besar akan mengajukan keluhan kepada manajemen jika mereka
dibayar terlalu rendah.
- Semua transaksi penggajian secara tipikal seragam dan tidak rumit.
- Transaksi penggajian merupakan subjek audit pemerintah negara bagian dan federal
meyangkut pemotongan pajak penghasilan, jaminan sosial, dan pajak pengangguran. Untuk pengujian transaksi penjualan dan penerimaan kas, pengendalian internal, pengujian pengendalian, dan pengujian substantif atas transaksi bagi setiap tujuan audit yang berkaitan dengan transaksi, kita harus mengenal hal – hal berikut :
- Pengendalian internal bervariasi dari perusahaan ke perusahaan; karena itu, auditor harus
mengidentifikasi pengendalian, defisiensi yang signifikan, dan kelemahan yang material untuk setiap organisasi.
- Pengendalian yang akan digunakan oleh auditor untuk mengurangi penilaian risiko
- Jika klien merupakan perusahaan publik, tingkat pemahaman pengendalian dan luas pengujian
pengendalian harus mencukupi untuk menerbitkan opini tentang keefektifan pengendalian internal terhadap pelaporan keuangan.
- Pengujian substantif atas transaksi bervariasi tergantung pada resiko pengendalian yang dinilai
dan pertimbangan audit lainnya.
- Pengujian pengendalian dan pengujian substantif atas transaksi akan digabungkan jika
memungkinkan dan dilaksanakan dengan cara senyaman mungkin, dengan menggunakan program audit format kinerja.
Pengendalian kunci bagi siklus penggajian dan personalia untuk menilai risiko pengendalian:
1. Pemisahan tugas yang memadai
Pemisahan tugas merupakan hal yang penting dalam siklus penggajian dan personalia, terutama untuk mencegah pembayaran berlebih dan pembayaran kepada karyawan yang tidak ada atau fiktif. Fungsi penggajian harus tetap independen dari departemen sumber daya manusia, yang mengendalikan aktivitas penggajian kunci, seperti menghapus ayau menambahkan karyawan. Pemrosesan penggajian harus terpisah dari penyimpanan cek gaji yang telah ditandatangani.
2. Otorisasi yang tepat
Hanya departemen sumber daya manusia yang boleh mengotorisasi untuk menambah dan menghapus karyawan dari daftar penggajian atau mengubah tingkat upah serta potongan. Jumlah jam kerja setiap karyawan, terutama lembur, harus diotorisasi oleh bagian personalia. Persetujuan dapat dibubuhkan pada semua kartu waktu atau dilakukan atas dasar pengecualian hanya untuk jam lembur saja.
3. Dokumen dan Catatan yang memadai
Dokumen dan catatan yang memadai tergantung pada sifat sistem penggajian. Kartu waktu dan catatan diperlukan untuk karyawan per jam atau paruh-waktu. Untuk karyawan yang dibayar berdasarkan tingkat potongan atau sistem intensif lainnya, diperlukan catatan yang berbeda. Bagi banyak perusahaan, catatan waktu harus memadai untuk mengakumulasi biaya penggajian menurut pekerjaan atau penugasan.
4. Pengendalian Fisik Terhadap Aktiva dan Catatan
dicairkan harus dikembalikan untuk disetor ulang. Jika cek ditandatangani oleh mesin tanda tangan, akses ke mesin tersebut harus dibatasi.
5. Pengecekan yang Independen atas Kinerja
Perhitungan penggajian harus diverifikasi secara independen, termasuk perbandingan total batch dengan laporan ikhtisar. Anggota manajemen atau karyawan lain yang bertanggung jawab harus meriview output penggajian untuk melihat setiap salah saji atau jumlah yang tidak biasa.
6. Penyiapan Formulir Pajak Penggajian
Sebagai bagian dari pemahaman atas pengendalian internal, auditor harus meriview pengisian dari setidaknya salah satu jenis formulir pajak penggajian yang merupakan tanggung jawab klien. Potensi kewajiban berupa pajak yang belum dibayar, denda, dan bunga akan muncul jika klien lalai menyiapkan formulir pajak secara benar.
7. Pengujian atas Karyawan yang Tidak Ada
Mengeluarkan cek gaji kepada individu yang tidak bekerja lagi untuk perusahaan (karyawan yang tidak ada) sering kali diakibatkan oleh masih dibayarnya cek karyawan padahal dia sudah berhenti bekerja. Contoh orang yang melakukan jenis penggelapan ini adalah mandor atau rekan karyawan. Untuk mendeteksi penggelapan, auditor dapat membandingkan nama pada cek yang dibatalkan dengan kartu waktu dan catatan lainnya untuk mengetahui tanda tangan yang diotorisasi. Untuk menguji karyawan yang tidak ada, auditor dapat menelusuri transaksi yang dicatat dalam jurnal penggajian ke departemen sumber daya manusia untuk menentukan apakah karyawan telah benar-benar bekerja selama periode penggajian.
8. Pengujian atas Kecurangan Waktu
Kecurangan waktu terjadi apabila seorang karyawan melaporkan waktu yang lebih banyak dari yang sebenarnya dikerjakan. Karena kurangnya bukti yang tersedia, biasanya sulit bagi auditor untuk mengungkapkan kecurangan waktu. Salah satu prosedurnya adalah merekonsiliasi total jam yang dibayar menurut catatan penggajian dengan catatan jam kerja yang independen. Akan tetapi biasanya jauh lebih mudah bagi klien untuk mencegah jenis penipuan ini dengan
pengendalian yang memadai ketimbang bagi auditor untuk mendeteksinya.
Tujuan Audit yang Berkaitan dengan Transaksi, Pengendalian Kunci, Pengujian Pengendalian dan Pengujian Substantif atas Transaksi untuk Penggajian Tujuan Audit
yang Berkaitan
Pengendalian Internal Kunci
Pengujian
Pengendalian Umum
dengan
-Ada pemisahan tugas di antara personalia,
Transaksi
dengan benar cek yang tercatat dalam jurnal penggajian dengan tanggal pada cek yang dibatalkan dan kartu waktu.
-Membandingkan tanggal pada cek dengan tanggal cek tersebut dicairkan bank.
METODOLOGI UNTUK MERANCANG PENGUJIAN ATAS RINCIAN
SALDO
pengujian substantif atas transaksi serta menilai kemungkinan salah saji akun laporan keuangan dalam siklus penggajian dan personalia.
Tahapan metodologi untuk merancang pengujian atas rincian saldo untuk kewajiban penggajian adalah sebagai berikut :
- Mengidentifikasi resiko bisnis klien yang mempengaruhi akun kewajiban penggajian.
Resiko bisnis klien yang signifikan yang mempengaruhi penggajian tidak mungkin terjadi pada sebagian besar perusahaan. Akan tetapi, resiko bisnis klien itu mungkin saja terjadi pada kesepakatan kompensasi yang kompleks, yang mencakup bonus dan rencana opsi saham serta kesepakatan kompensasi yang ditangguhkan lainnya.
- Menetapkan salah saji yang dapat ditoleransi dan menilai resiko inheren untuk akun kewajiban
penggajian.
Jika sebagian besar transaksi melibatkan kas, ada resiko inheren berupa kecurangan penggajian. Karena itu, auditor sering kali mempertimbangkan pentingnya tujuan audit yang berkaitan dengan transaksi keterjadian. Hal ini juga berlaku bagi perusahaan manufaktur yang secara signifikan membebankan tenaga kerjanya ke persediaan, yang berpotensi menimbulkan misklasifikasi antara beban penggajian dan persediaan atau di antara kategori persediaan.
- Menilai resiko pengendalian untuk siklus penggajian dan personalia.
- Merancang dan melaksanakan pengujian pengendalian serta pengujian substantif atas transaksi
untuk siklus penggajian dan personalia.
- Merancang dan melaksanakan prosedur analitis untuk akun kewajiban penggajian.
Penggunaan prosedur analitis merupakan hal penting dalam siklus penggajian dan personalia seperti pada setiap siklus lainnya.
Berikut ini ilustrasi atas prosedur analitis untuk akun – akun neraca serta laporan laba rugi dalam siklus penggajian dan personalia :
PROSEDUR ANALITIS SALAH SAJI YANG MUNGKIN
Membandingkan saldo akun beban penggajian dengan tahun – tahun sebelumnya (disesuaikan dengan kenaikan tingkat upah dan kenaikan volume)
Salah saji akun beban penggajian
Membandingkan tenaga kerja langsung sebagai persentase dari penjualan dengan
tahun – tahun sebelumnya
Membandingkan beban komisi sebagai persentase dari penjualan dengan tahun – tahun sebelumnya
Salah saji beban komisi dan kewajiban komisi
Membandingkan beban pajak penggajian sebagai persentase dari gaji dan upah dengan tahun – tahun sebelumnya (disesuaikan dengan perubahan tarif pajak
Salah saji beban pajak penggajian dan kewajiban pajak penggajian
Membandingkan akun pajak penggajian akrual dengan tahun – tahun sebelumnya
Salah saji pajak penggajian akrual dan beban pajak penggajian
- Merancang pengujian atas rincian saldo akun kewajiban penggajian untuk memenuhi tujuan
audit yang berkaitan dengan saldo.
Verifikasi akun kewajiban yang berkaitan dengan penggajian, yang sering kali disebut sebagai beban penggajian akrual (accrued payroll expenses), biasanya bersifat langsung jika pengendalian internal telah beroperasi secara efektif.
Dua tujuan audit yang berkaitan dengan saldo yang utama dalam menguji kewajiban penggajian adalah :
o Akrual dalam neraca saldo telah dinyatakan pada jumlah yang benar (Keakuratan).
o Transaksi dalam siklus penggajian dan personalia telah dicatat pada periode yang benar (Pisah Batas).
Perhatian utama dalam kedua tujuan itu adalah untuk memastikan bahwa tidak ada kurang saji atau akrual yang dihilangkan.
Berikut ini adalah beberapa akun kewajiban yang utama dalam siklus penggajian dan personalia :
1. Jumlah Potongan dari Gaji Karyawan
Pajak penggajian yang dipotong tetapi belum dibayar kepada pemerintah dapat diuji dengan membandingkan saldonya dengan jurnal penggajian, formulir pajak penggajian yang dibuat pada periode selanjutnya, dan pengeluaran kas periode selanjutnya. Jika pengendalian internal sudah beroperasi secara efektif, pisah batas dan keakuratan dapat dengan mudah diuji pada saat yang bersamaan dengan prosedur tersebut.
Gaji dan upah akrual terjadi setiap kali karyawan belum menerima upah yang telah menjadi haknya selama beberapa hari atau jam terakhir hingga periode selanjutnya. Pisah batas dan keakuratan yang benar untuk gaji dan upah akrual tergantung pada kebijakan perusahaan yang harus diikuti secara konsisten dari tahun ke tahun.
Setelah auditor menentukan kebijakan perusahaan untuk mengakrualkan upah dan mengetahui hal tersebut konsisten dengan tahun sebelumnya, prosedur audit yang tepat untuk menguji pisah batas dan keakuratan adalah menghitung ulang akrual klien. Salah saji yang paling mungkin dari setiap signifikansi saldo adalah kelalaian untuk memasukkan jumlah hari yang tepat yang telah dihasilkan tetapi belum dibayar.
3. Komisi Akrual
Konsep yang sama yang digunakan dalam memverifikasi gaji dan upah akrual juga dapat diterapkan pada komisi akrual, meskipun akrual ini umumnya lebih sulit diverifikasi karena perusahaan seringkali memiliki beberapa jenis perjanjian yang berbeda dengan wiraniaga dan karyawan dengan komisi lainnya.
Dalam memverifikasi komisi akrual, hal yang pertama yang perlu dilakukan adalah menentukan sifat perjanjian komisi dan kemudian menguji perhitungannya berdasarkan perjanjian tersebut. Auditor harus membandingkan metode untuk mengakrualkan komisi dengan tahun – tahun sebelumnya demi tujuan konsistensi.
4. Bonus Akrual
Pada banyak perusahaan, bonus akhir tahun yang belum dibayar kepada para pejabat dan karyawan merupakan pos yang sangat besar sehingga kelalaian untuk mencatatnya akan menimbulkan salah saji yang material.
Verifikasi atas akrual yang tercatat biasanya dapat dicapai dengan membandingkannya dengan jumlah yang diotorisasi pada risalah rapat dewan direksi.
5. Pembayaran Cuti Liburan, Cuti Sakit, atau Tunjangan Akrual Lainnya
Akrual dari kewajiban – kewajiban tersebut yang relatif konsisten dengan tahun sebelumnya merupakan pertimbangan yang paling penting ketika mengevaluasi kewajaran jumlahnya.
Kebijakan perusahaan untuk mencatat kewajiban harus ditentukan pertama kali, baru kemudian jumlah yang tercatat harus dihitung ulang. Kebijakan perusahaan ini harus sesuai dengan SFAS 43 mengenai absen yang diberi kompensasi.
Pajak penggajian, seperti FICA dan pajak pengangguran negara bagian serta federal dapat diverifikasi dengan memeriksa jumlah formulir pajak yang disiapkan pada periode selanjutnya untuk menentukan jumlah yang sudah harus dicatat sebagai kewajiban pada tanggal neraca.
7. Pengujian atas Rincian Saldo untuk Akun Beban
Disini pos yang paling penting adalah gaji dan bonus pejabat, gaji kantor, gaji dan komisi penjualan, serta tenaga kerja manufaktur langsung.
Auditor hanya perlu melakukan pengujian tambahan yang relatif sedikit terhadap akun – akun laporan laba rugi pada sebagian besar audit selain prosedur analitis, pengujian pengendalian, pengujian substantif atas transaksi, dan pengujian atas akun kewajiban terkait yang telah dibahas. Pengujian tambahan yang ekstensif hanya akan diperlukan apabila auditor mengungkapkan defisiensi yang signifikan atau kelemahan yang material dalam pengendalian internal, salah saji yang signifikan dalam pengujian kewajiban, atau varians utama yang belum dijelaskan dalam prosedur analitis.
8. Kompensasi Pejabat
Auditor harus memverifikasi apakah total kompensasi pejabat merupakan jumlah yang diotorisasi oleh dewan direksi, karena gaji dan bonusnya harus dimasukkan dalam laporan 10-K SEC dan SPT pajak penghasilan federal. Verifikasi kompensasi pejabat juga dijamin karena beberapa individu mungkin saja mampu membayar dirinya sendiri lebih besar dari jumlah yang diotorisasi. Pengujian audit yang biasa adalah untuk memperoleh gaji setiap pejabat yang diotorisasi dari risalah rapat dewan direksi dan membandingkannya dengan catatan pendapatan yang berhubungan.
9. Komisi
Beban komisi total dapat diverifikasi dengan mengalikan tingkat komisi untuk setiap jenis penjualan dengan jumlah penjualan dalam kategori tersebut. Jika informasi yang diinginkan tidak tersedia, mungkin perlu untuk menguji pembayaran komisi tahunan atau bulanan untuk tenaga penjualan terpilih dan menelusuri total pembayaran komisi.
10. Beban Pajak Penggajian
Pada sebagian besar audit, perhitungan tersebut memerlukan banyak biaya dan biasanyab tidak diperlukan kecuali jika prosedur analitits mengindikasikan bahwa terdapat masalah yang tidak dapat dipecahkan melalui prosedur lainnya.
11. Total Penggajian
Pengujian yang berhubungan erat dengan pengujian pajak penggajian adalah rekonsiliasi total beban penggajian dalam buku besar umum dengan SPT pajak penggajian dan formulir W-2. Tujuan dari pengujian tersebut adalah untuk menentukan apakah transaksi penggajian dibebankan ke akun non penggajian atau sama sekali tidak dicatat dalam jurnal penggajian. Pengujian pengendalian dan pengujian substantif atas transaksi merupakan cara yang lebih baik dalam mengungkapkan kedua jenis salah saji tersebut dalam sebagian besar audit.
12. Tenaga Kerja Kontrak
Untuk mengurangi biaya penggajian, banyak organisasi melakukan kontrak dengan organisasi luar untuk menyediakan staf. Biaya yang dibayarkan ke organisasi luar diuji dengan membandingkan jumlah dengan kesepakatan kontrak yang ditandatangani antara perusahaan dan perusahaan jasa luar.
13. Tujuan Penyajian dan Pengungkapan
