BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Masalah
Indonesia merupakan salah satu negara berkembang yang memiliki laju
pertumbuhan penduduk yang sangat tinggi. Pertumbuhan penduduk yang semakin
pesat terutama dengan adanya prioritas pembangunan pada sektor industri properti
dan real estate, telah mendorong semakin banyaknya perusahaan real estate.
Seiring dengan laju pertumbuhan penduduk yang tinggi maka kebutuhan akan
rumah, properti, tempat usaha terasa semakin diperlukan. Perumahan merupakan
salah satu kebutuhan primer bagi setiap manusia.
Untuk itu, banyak perusahaan tertarik mengembangkan bisnisnya dibidang
real estate. Perusahaan berharap bahwa perumahan yang dibangunnya dapat
memberikan layanan-layanan yang dapat membuat kehidupan manusia menjadi
lebih nyaman..Oleh karena itu perumahan harus didesain sedemikian rupa agar
perumahan tersebut mempunyai kualitas yang cukup baik. Bahan bahan yang
digunakan pun merupakan bahan dengan kwalitas yang baik dan sesuai standar
type dan harga nya. Ditinjau dari sudut akuntansi, bidang usaha real estate
memiliki karateristik fisik dan karakteristik ekonomis yang berbeda dengan
bidang usaha lainnya.
Sebagai suatu organisasi, maka perusahaan yang bergerak dalam bidang
real estate dalam menjalankan usahanya memerlukan suatu sistem informasi
digunakan, hal tersebut bertujuan agar memudahkan perusahaan dalam
menentukan sistem pembelian bahan bangunan yang seperti apa yang sebaiknya
diterapkan. Akuntansi sebagai suatu sistem informasi, mengidentifikasikan,
mengumpulkan dan mengkomunikasikan informasi ekonomi kesuatu badan usaha
kepada beragam pihak, baik pihak intern maupun pihak ekstern. Informasi
akuntansi merupakan data keuangan yang berguna bagi pihak-pihak yang
membutuhkan untuk dijadikan sebagai dasar dalam pengambilan keputusan yang
tepat.
Pembelian merupakan salah satu fungsi penting untuk kelancaran
operasional perusahaan, dimana perusahaan akan mendapatkan pasokan bahan
bangunan dari pemasok untuk penyediaan bahan bangunan agar permintaan bahan
bangunan untuk pembangunan perumahaan dapat dipenuhi dengan baik.
Pembelian dibagi menjadi dua, yaitu pembelian tunai yang terkait dengan
pengeluaran kas dan pembelian kredit yang terkait dengan piutang usaha.
Kesalahan-kesalahan dalam melakukan pembelian bahan bangunan akan
berpengaruh buruk pada perusahaan tanpa adanya perencanaan dan pengendalian
yang tepat dalam melakukan pembelian memungkinkan terjadinya pembelian
yang terlalu sedikit atau mungkin terlalu banyak, harga beli yang terlalu tinggi
yang pada akhirnya akan merugikan perusahaan. Untuk itu, pengendalian atas
pembelian akan membantu perusahaan mencegah terjadinya kesalahan dalam
penanganan.
Fungsi pembelian bertanggung jawab untuk memperoleh informasi
bahan bangunan, dan mengeluarkan order pembelian kepada pemasok yang
dipilih. Dalam sistem akuntansi pembelian, fungsi penerimaan bahan bangunan
bertanggung jawab untuk melakukan pemeriksaan terhadap jenis, mutu, dan
kuantitas bahan bangunan yang diterima pemasok guna menentukan dapat atau
tidaknya barang tersebut diterima oleh perusahaan.
PT. Graha Riau Gemilang salah satu perusahaan yang bergerak dibidang
property memiliki beberapa pemasok bahan bangunan. Pemasok untuk pemesanan
pembelian bahan bangunan Bisnis properti di Indonesia dari tahun ke tahun
menunjukkan perkembangan yang cukup signifikan.Maraknya pembangunan
perumahan dalam skala besar mengakibatkan kompetisi bisnis properti di
Indonesia semakin ketat, sehingga pengembang berlomba-lomba membuat
perencanaan proyek perumahan lebih menarik.
Dalam hal ini PT. Graha Riau Gemilang menggunakan sistem pembelian
bahan bangunan dengan cara tunai. Di PT. Graha Riau Gemilang proses yang
dilakukan masih bersifat manual, hal ini dapat menyebabkan lamanya waktu yang
dibutuhkan oleh perusahaan dalam tugasnya baik dalam pembelian. Sulitnya
melakukan pencarian data pembelian yang sudah dilakukan. Sering terjadi
ketidakcocokan laporan ditiap bagian, hal ini dikarenakan laporan yang dikerjakan
secara manual sehingga dapat terjadi keluputan dari pihak pengguna. Dan juga
pelaporan yang menggunakan media kertas membuat biaya operasional yang perlu
dibayar perusahaan menjadi lebih besar.
Tujuan utama sistem akuntansi adalah membuat laporan yang didalamnya
perusahaan. Hal ini menuntut setiap manajemen untuk memajukan usaha dan
menjaga kelangsungan usahanya. Untuk masalah yang berhubungan dengan
keuangan (akuntansi) perusahaan khususnya pada perusahaan yang bergerak pada
bidang real estate biasanya menggunakan cara-cara atau prinsipnya
masing-masing yang sesuai dengan situasi dan kondisi perusahaan tersebut dengan
berpegang terhadap prinsip akuntansi yang berlaku umum.
Standar akuntansi mendominasi tugas – tugas akuntan. Standar tersebut
terus menerus berubah, dihapus, atau ditambahkan. Standar juga menyajikan
petunjuk yang praktis dan mudah yang terkait dengan tugas – tugas akuntan.
Standar juga berguna untuk membandingkan apakah yang telah dilakukan
memberikan hasil yang memuaskan. Dengan adanya standar, maka penyimpangan
– penyimpangan yang terjadi dalam ploa pencatatan dapat diperbaiki dengan
pedoman standar, atau dengan kata lain, standar dapat dijadikan sebagai petunjuk
dalam memberlakukan suatu transaksi.
Berdasarkan uraian diatas maka penulis tertarik untuk mengetahui secara
lebih jauh mengenai apakah sistem akuntansi pembelian bahan bangunan yang
digunakan oleh PT. Graha Riau Gemilang telah sesuai dengan standar sistem
akuntansi, karena pentingnya sistem akuntansi dalam menentukan pembelian.
Maka pemahaman ini akan difokuskan pada “Sistem Akuntansi Pembelian Bahan Bangunan Pada PT. Graha Riau Gemilang” yang sedang diteliti oleh penulis dan hasil penelitian akan penulis tuangkan dalam sebuah Laporan Tugas
1.2 Rumusan Masalah
Adapun rumusan masalah dari penelitian ini adalah bagaimana system
akuntansi dalam pembelian bahan bangunan pada PT. Graha Riau Gemilang.
1.3 Tujuan dan Manfaat Penelitian 1.3.1 Tujuan Penelitian
Adapun tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui apakah sistem
yang digunakan PT. Graha Riau Gemilang dalam pembelian bahan bangunan
telah sesuai dengan standar akuntansi pembelian.
1.3.2 Manfaat Penelitian
1. Bagi Penulis, Diharapkan dapat menambah wawasan bagi penulis khususnya tentang pengakuan pendapatan pada perusahaan properti
yang sebagian besar penjualannya dilakukan dengan cicilan bagaimana
penerapan yang sesungguhnya diperusahaan sehingga dapat diperoleh
gambaran adanya perbedaan antara teori dan konsep yang diperoleh
dibangku kuliah dengan penelitian yang dilakukan langsung di
perusahaan.
2. Bagi Perusahaan, Diharapkan dapat berperan sebagai sumbangan pemikiran ataupun bahan masukan dan pertimbangan dalam proses
pengambilan keputusan dan penentuan kebijaksanaan yang berkaitan
dengan penjualan.
3. Bagi Perguruan Tinngi, Terjalin hubungan yang baik dan berkelangsungan antara PT. Graha Riau Gemilang dengan Sekolah
tenaga ahli bidang akuntansi yang sangat dibutuhkan dalam
perusahaan.
4. Bagi Pembaca, Diharapkan dapat dijadikan sebagai dasar untuk penelitian lebih lanjut dibidang ini.
1.4 Metodologi Penelitian
Metode yang digunakan dalam penelitian ini adalah :
1. Studi Literatur
Studi literatur adalah cara yang dipakai untuk menghimpun data-data
atau sumber-sumber yang berhubungan dengan topik yang diangkat
dalam suatu penelitian. Studi literatur bisa didapat dari berbagai
sumber, jurnal, buku dokumentasi, internet dan pustaka.
2. Studi Kasus Observasi
Pengumpulan data dengan observasi langsung atau dengan
pengamatan langsung adalah cara pengambilan data dengan
menggunakan mata tanpa ada pertolongan alat standar lain untuk
keperluan tersebut. Penulis melakukan observasi pada perusahaan PT.
Graha Riau Gemilang
1.5 Lokasi dan Waktu Penelitian
Untuk mendapatkan data dan informasi dalam penyusunan Laporan Tugas
Akhir ini, Penulis melakukan penelitian disebuah perusahaan yang bergerak
dibidang usaha property bernama PT. Graha Riau Gemilang yang beralamat di Jl.
Tiung No. 16 A Pekanbaru. Penelitian dilaksanakan dari tanggal 1 April 2015
1.6 Sistematika Penulisan
Sistematika penulisan merupakan suatu uraian mengenai susunan
penelitian secara teratur dalam beberapa bab sehingga memberikan suatu
gambaran yang jelas tentang apa yang ditulis.
Bab I : Pendahuluan
Pada bagian pertama ini menyatakan latar belakang masalah, rumusan
masalah, tujuan dan manfaat penelitian serta sistematika penulisan itu
sendiri.
Bab II : Tinjauan Pustaka
Bab ini menguraikan studi pustaka yang berhubungan dengan topik,
selanjutnya dituangkan menjadi suatu gambaran kerangka pemikiran
teoritis dimana diperkuat dengan hasil-hasil penelitian terdahulu
sehingga dari gambaran tersebut bisa diajukan beberapa hipotesis
yang perlu diuji kebenarannya dan definisi operasional variabel.
Bab III : Gambaran Umum Perusahaan
Bab ini meliputi sejarah singkat perusahaan, visi, misi perusahaan,
tugas dan tanggung jawab masing-masing jabatan
Bab IV : Hasil dan Pembahasan
Bab ini meliputi analisis data serta interprestasi data.
Bab V : Penutup. Bab ini menyimpulkan uraian hasil pembahasan, saransaran
yang diperlukan untuk memberikan hasil yang lebih baik serta
BAB II
LANDASAN TEORI
2.1 Pengertian Sistem
Sistem pada dasarnya adalah sekelompok unsur yang erat berhubungan
satu dengan lainnya, yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan
tertentu. (Mulyadi, 2001 : 2). Dalam pengertian yang lain sistem adalah
sekelompok atau lebih komponen-komponen yang saling berkaitan (interrelated)
atau subsistem-subsistem yang bersatu untuk mencapai tujuan yang sama
(common purpose) (Hall, 2001 : 5).
Pengertian lainnya sistem adalah sistem adalah suatu kerangka dari
prosedur-prosedur yang saling berhubungan yang disususn drngan suatu skema
yang menyeluruh untuk melaksanakan suatu kegiatan atau fungsi utama dari
perusahaan (Baridwan, 1998 : 3).
Dari uraian tersebut diproleh kesimpulan bahwa system adalah
sekelompok unsur, komponen atau subsistem-subsistem, kerangka dari
prosedur-prosedur yang saling berhubungan yang disusun sesuai dengan skema yang
menyeluruh untuk mencapai tujuan tertentu.
2.2 Pengertian Sistem Akuntansi
Ditinjau dari segi proses kegiatannya akuntansi dapat didefinisikan sebagai
proses pencatatan, penggolongan, peringkasan, pelaporan dan penganalisisan data
Menurut Lapoliwa dan Kuswadi (2000:2) akuntansi adalah Seni
pencatatan, pengklasifikasian, dan pengikhtisaran dengan cara yang sepatutnya
dan dalam satuan uang atas transaksi dan kejadian yang setidak-tidaknya sebagian
mempunyai sifat keuangan serta penginterprestasian hasil dari pencatatan tersebut.
Menurut Horngern, Harisson (2000:3) pengertian akuntansi adalah: Suatu
sistem akuntansi yang mengukur aktivitas-aktivitas bisnis, memproses informasi
tersebut kedalam bentuk laporan-laporan, dan mengkomunikasikannya kepada
para pengambil keputusan. Laporan keuangan adalah dokumen-dokumen yang
melaporkan kegiatan bisnis pribadi atau organisasi kedalam satuan moneter.
Sistem akuntansi mempelajari berbagai rancang bangun (design)
prosedur-prosedur untuk pengumpulan, penciptaan, dan pelaporan data akuntansi yang
paling sesuai dengan kebutuhan suatu perusahaan tertentu. (Suwardjono 2003 : 3).
Sistem Akuntansi adalah organisasi formulir, catatan dan laporan yang
dikoordinasikan sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang
dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengolahan perusahaan (Mulyadi,
2001 : 3).
Dari definisi sistem akuntansi tersebut unsur suatu sistem akuntansi pokok
adalah formulir, catatan, yang terdiri dari jurnal, buku besar dan buku pembantu
serta laporan. Sistem akuntansi bersedia menyediakan kerangka aturan,
mekanisme, organisasi dan peralatan yang dibutuhkan bagi berlangsungnya proses
akuntansi, baik itu akuntansi keuangan maupun manajemen biaya. Hasil rancang
bangun serta sistem akuntansi akan dapat manjadikan aktifitas akuntansi
2.3 Pengertian Pembelian
Pembelian adalah usaha pengadaan barang-barang untuk perusahaan.
Dalam perusahaan dagang pembelian dilakukan dengan dijual kembali tanpa
mengadakan perubahan bentuk barang, sedangkan pada perusahaan manufaktur
pembelian dilakukan dengan merubah kembali dengan merubah bentuk.
Pembelian (purchases) adalah harga pembelian (harga pokok)barang
dagang yang diperoleh perusahaan selama periode tetentu (Aliminsyah dan Padji,
2003 : 450).
Menurut Soemarso S.R (2009 : 208) dalam bukunya yang berjudul “Akuntansi
suatu pengantar “ kegiatan pembelian dalam perusahaan dagang adalah :
1. Membeli barang dagang secara tunai atau kredit.
2. Membeli aktiva produksi untuk digunakan dalam kegiatan perusahaan.
3. Membeli barang dan jasa-jasa lain sehubungan dengan kegiatan
perusahaan.
Sehingga dapat diperoleh kesimpulan bahwa pembelian merupakan
perkiraan yang digunakan untuk mencatat semua pembelian barang dagang dalam
satu periode tertentu.
2.4 Sistem Akuntansi Pembelian
Sistem Informasi Akuntansi Pembelian berarti suatu sistem pembelian atau
suatu sistem transaksi untuk mendapatkan barang - barang baik secara kredit
maupun secara tunai di dalam suatu organisasi / perusahaan yang merupakan
kombinasi dari orang - orang, fasilitas, teknologi, media, prosedur - prosedur dan
memberi sinyal kepada management dan menyediakan suatu dasar informasi
pembelian untuk pengambilan keputusan. Tujuan utamanya adalah memperoleh
bahan dengan biaya serendah mungkin yang konsisten dengan kualitas jasa yang
dipersyaratkan.
Menurut (Zaki Baridwan, 2009:173) dalam bukunya yang berjudul Sistem
Akuntansi Penyusunan Prosedur dan Metode : “Prosedur pembelian mengatur
cara - cara dalam melakukan semua pembelian baik barang maupun jasa yang
dibutuhkan oleh perusahaan. Proses ini dimulai dari adanya kebutuhan atas suatu
barang atau jasa sampai barang atau jasa yang dibeli diterima.”
2.4.1 Fungsi Terkait
Fungsi yang terkait dengan akuntansi pembelian menurut Mulyadi
(2001:300) adalah sebagia berikut :
1. Fungsi Gudang
Dalam sistem akuntansi pembelian, fungsi gudang bertanggung jawab
untuk mengajukan permintaan pembelian sesuai dengan posisi persediaan
yang ada di gudang dan untuk menyimpan barang yang telah diterima oleh
fungsi penerimaan.
2. Fungsi Pembelian
Fungsi pembelian bertanggung jawab untuk memperoleh informasi
mengenai harga barang, menentukan pemasok yang dipilih dalam
pengadaan barang dan mengeluarkan order pembelian kepada pemasok
3. Fungsi Penerimaan
Dalam sistem akuntansi pembelian, fungsi ini bertanggung jawab untuk
melakukan pemeriksaan terhadap jenis, mutu dan kualitas barang yang
diterima dari pemasok guna menentukan dapat atau tidaknya barang
tersebut diterima oleh perusahaan. Dan juga bertanggung jawab untuk
menerima barang dari pembeli yang berasal dari transaksi retur penjualan.
4. Fungsi Akuntansi
Fungsi akuntansi yang terkait dalam transaksi pembelian adalah fungsi
pencatatan persediaan. Fungsi pencatatan utang bertanggung jawab untuk
mencatat transaksi pembelian kedalam register bukti kas keluar. Dan untuk
menyelenggarakan arsip dokumen bukti kas keluar dan untuk
menyelenggarakan arsip dokumen bukti kas keluar yang berfungsi sebagai
catatan utang. Sedangkan fungsi persediaan bertanggung jawab untuk
mencatat harga pokok persediaan barang yang dibeli kedalam kartu
persediaan.
2.4.2 Dokumen yang Digunakan
Menurut Mulyadi (2001:303) dokumen yang digunakan dalam sistem
akuntansi pembelian adalah :
1. Surat permintaan pembelian
Dokumen ini merupakan formulir yang diisi oleh fungsi gudang untuk
meminta fungsi pembelian melakukan pembelian barang dengan jenis,
jumlah, dan mutu seperti yang tersebut dalam surat permintaan
2. Surat permintaan penawaran harga
Dokumen ini digunakan untuk meminta penawaran harga bagi barang
yang pengadaannya tidak bersifat berulang kali terjadi (tidak repetitif),
yang menyangkut jumlah rupiah pembelian yang besar.
3. Surat order pembelian
Dokumen ini digunakan untuk memesan barang kepada pemasok yang
telah dipilih.
4. Laporan penerimaan barang
Dokumen ini dibuat oleh fungsi penerimaan untuk menunjukkan
bahwa barang yang diterima dari pemasok telah memenuhi jenis,
spesifikasi, mutu dan kuantitas seperti yang tercantum dalam surat
order pembelian.
5. Surat perubahan order pembelian
Kadangkala diperlukan perubahan terhadap isi surat order pembelian
yang sebelumnya telah diterbitkan. Perubahan tersebut dapat berupa
perubahan kuantitas, jadwal penyerahan barang, spesifikasi,
penggantian atau hal lain yang bersangkutan dengan perubahan bisnis.
Biasanya perubahan tersebut diberitahukan kepada pemasok secara
resmi dengan menggunakan surat perubahan order pembelian.
6. Bukti kas keluar
Dokumen ini dibuat oleh fungsi akuntansi untuk dasar pencatatan
transaksi pembelian. Dokumen ini juga berfungsi sebagai perintah
2.4.3 Catatan-Catatan Akuntansi yang Digunakan
Catatan akuntansi yang digunakan untuk mencatat transaksi pembelian
(Mulyadi,2001:308) adalah :
1. Register bukti kas keluar, Adalah suatu jurnal untuk mencatat utang yang timbul dari pembelian.
2. Jurnal pembelian, Jika dalam pencatatan utang perusahaan menggunakan account payable procedure, jurnal yang digunakan untuk
mencatat transaksi pembelian adalah jurnal pembelian.
3. Kartu utang, Jika dalam catatan utang perusahaan menggunakan account payable procedure buku pembantu yang digunakan untuk
mencatat utang kepada pemasok adalah kartu utang.
4. Kartu persediaan, Dalam sistem akuntansi pembelian. Kartu persediaan ini digunakan untuk mencatat harga pokok persediaan yang dibeli.
2.4.4 ProsedurPembelian
Prosedur pembelian dilaksanakan melalui beberapa bagian dalam
perusahaan bagian-bagian yang terkait dalam prosedur ini adalah bagian
pembelian, penerimaan barang, hutang dan gudang, menurut Mulyadi(2001:300)
transaksi pembelian mencakup prosedur berikut ini :
1. Pada saat persediaan bahan menunjukkan batas minimal fungsi gudang mengajukan permintaan pembelian ke fungsi pembelian.
2. Fungsi pembelian meminta penawaran harga dari berbagai pemasok.
4. Fungsi pembelian membuat order pembelian kepada pemasok yang dipilih.
5. Fungsi penerimaan memeriksa dan menerima barang yang dikirim oleh pemasok.
6. Fungsi penerimaan menyerahkan barang yang diterima kepada fungsi gudang untuk disimpan.
7. Fungsi penerimaan melaporkan penerimaan kepada fungsi akuntansi.
8. Fungsi akuntansi menerima faktur tagihan dari pemasok dan atas dasar faktor dari pemasok tersebut fungsi akuntansi mencatat kewajiban
yang timbul dari transaksi pembelian.
2.4.5 Jaringan prosedur yang membentuk system akuntansi pembelian
Menurut Mulyadi(2001:3001) jarimgan prosedur yang membentuk sistem
akuntansi pembelian adalah sebagai berikut :
1. Prosedur permintaan pembelian
Dalam prosedur ini fungsi gudang mengajukan permintaan pembelian
dalam formulir surat perrnintaan pembelian kepada fungsi pembelian.
Jika barang tidak disimpan di gudang, misalnya untuk barang langsung
pakai, fungsi yang memakai barang mengajukan permintaan pembelian
langsung ke fungsi pembelian dengan menggunakan surat permintaan
pembelian.
Dalam prosedur ini fungsi pembelian mengirimkan surat permintaan
penawaran harga kepada petnasok untuk memperoleh informasi
mengenai harga barang dan berbagai syarat pembelian yang lai, untuk
memungkinkan pemilihan pemasok yang akan ditunjuk sebagai
pemasok barang yang diperlukan oleh perusahaan.
3. Prosedur order pembelian
Dalam prosedur ini fungsi pembelian mengirimkan surat order
pembetian kepada pemasok yang dipilih dan memberitahukan kepada
unit-unit organisasi lain dalam perusahaan, mengenai order pembelian
yang sudah dikeluarkan oleh perusahaan.
4. Prosedur penerimaan barang
Dalam prosedur ini fungsi penerimaan melakukan pemeriksaan
mengenai jenis, kualitas dan mutu barang yang diterima dari pemasok,
dan kemudian membuat laporan penerimaan barang untuk menyatakan
peneriinaan barang dari pemasok tersebut.
5. Prosedur pencatatan utang
Dalam prosedur ini fungsi akuntansi memriksa dokumen-dokumen
yang berhubungan dengan pembelian dan menyelenggarakan
pencatatan utang atau mengarsipkan dokumen sumber sebagai catatan
utang.
Prosedur ini meliputi distribusi rekening yang di debit dari transaksi
pembelian untuk kepentingan pembuatan laporan manajemen.
2.4.6 Flowchart
Flowchart dipergunakan untuk menggambarkan proses kegiatan dalam
suatu organisasi. Flowchart berupa bagan untuk keseluruhan sistem termasuk
kegiatan-kegiatan manual dan aliran atau arus dokumen yang dipergunakan dalam
sistem.
Penggambaran flowchart harus menggunakan cara-cara dan
ketentuan-ketentuan yang berlaku secara lazim dalam sistem informasi akuntansi, sehingga
tidak menimbulkan kebebasan yang tidak mempunyai standar dalam
menggambarkan sistem. Dalam sistem informasi akuntansi diperoleh kesepakatan
dari pihak-pihak yang berkompeten untuk digunakannya standar simbol yang
dipakai untuk menggambarkan bagan atau flowchart.
Tabel 2.1
Simbol Bagan Alir Dokumen
Simbol Nama Simbol Keterangan
Dokumen Rangkap Menggambarkan dokumen asli dan tembusannya
Berbagai Dokumen Menggambarkan berbagai jenis dokumen yang digabungkan bersama dalam satu paket
Catatan Menggambarkan catatan akutansi yang digunakan untuk mencatat data yang direkam sebelumnya di dalam dokumen Penghubung pada
halaman yang sama
tertentu dan kembali berjalan pada suatu simtem diperlukan lebih dari satu halaman
Kegiatan Manual Untuk menggambarkan kegiatan manual seperti menerima order , mengisi formulir, membandingkan dll Keterangan/
komentar
Untuk menambahkan komentar agar pesan yang disampaikan lebih jelas
Arsip sementara Menunjukan tempat penyimpanan dokumen
Arsip permanen Menunjukkan tempat penyimpanan dokumen secara permanen yang tidak akan diproses lagi
On-line computer
prosess Menggambarkan pengolahan kompuer secara online
Keying, Typing Menggambarkan pemasukan data ke dalam komputer melalui on-line terminal
Pita magne c Menggambarkan arsip komputer yang berbentuk pita magne
On-line storage Menggambarkan arsip komputer yang berbentuk on-line (di dalam memori komputer)
ya tidak
Keputusan Menggambarkan keputusan yang harus dibuat dalam proses pengolahan data. Keputusan yang dibuat ditulis dalam simbol
Persimpangan
garis alir Menggambarkan arah proses pengolahan data
Pertemuan garis
alir Digunakan jika dua garis alir bertemu dan salah satu garis mengikuti garis lainnya
Mulai/Berakhir Menggambarkan awal dan akhir suatu sistem akutansi
Dari pemasok Masuk ke sistem Menggambarkan kegiatan diluar sistem
masuk ke dalam alir sistem
Ke sistem penjualan Keluar ke sistem
lain Menggambarkan kegiatan (di luar sistem) keluar dari sistem
Sumber : Mulyadi.2010 Sistem Akuntansi. Edisi 3.h. 60-63
Sumber : Ida Bagus Teddy Prianthara , Sistem Akuntansi Konstruksi (2009:94)
Keterangan Flowchart : 1. Bagian Gudang
Ketika Persediaan material ada pada reorder point, maka bagian
gudang akan mempersiapkan Surat Permintaan Barang (alur a). Surat
permintaan barang dibuat sebanyak tiga rangkap. SPB ini akan
diotorisasi oleh kepala bagian gudang (alur b) . Satu akan diserahkan
ke bagian penerimaan dan satunya akan disimpan sebagai arsip oleh
bagian gudang (alur c) Barang yang diserahkan oleh bagian pnerimaan
bersama dengan surat penerimaan barang , akan dicocokan kembali
dengan SPB (alur o). Kalau sudah sesuai, barang disimpan di gudang
(alur p). Selanjutnya , barang yang dating ini dicatat ke dalam kartu
persediaan (alur q).
2. Bagian Pembelian
Bagian pembelian ini menerima SPB dari bagian gudang , lalu bagian
gudang akan melihat budget yang ada apakah bias melakukan
pembelian (alur d). Kalau dinyatakan tidak bias , maka bagian
pembelian akan mengembalikan SPB ini (alur f). Kalau dinyatakan
bias maka bagian pembelian akan mempersiapkan Surat Order
Pembelia (SOP) yang diotorisasi oleh kepala bagian pembelian (alur
e). SOP ini dibuat dalam empat rangkap, satu diserahkan ke supplier ,
satu diserahkan ke bagian penerimaan , satu diserahkan ke bagian
3. Supplier
Surat order pembelian yang diserahkan bagian pembelian, diterima dan
digunakan supplier untuk mempersiapkan barang yang dipesan (alur
h). Barang yang telah siap, dikirim bersama dengan faktur penjualan
(alur i). Faktur ini sebanyak tiga rangkap, dua untuk bagian perusahaan
yang memesan dan satu kembali ke supplier (alur j).
4. Bagian Penerimaan
Barang yang dikirim oleh supplier, diperiksa jumlahnya serta
kesesuaiannya antara surat order pembelian, barang yang datang
dengan faktur (alur k). Jika telah sesuai, maka bagian penerimaan
mempersiapkan laporan penerimaan barang yang diotorisasi oleh
kepala bagian penerimaan (alur l). Bagian penerimaan akan membuat
laporan penerimaan dalam tiga rangkap (alur m). Satu untuk bagian
gudang yang dikirim bersama material, satu dikirim ke bagian
akuntansi,dan satu lagi disimpan sebagai arsip (alur n).
5. Bagian Akuntansi
Berbagai dokumen yang telah diterima oleh bagian akuntansi , dicatat
dan dicocokan, SOP , faktur, dan laporan penerimaan barang
dicocokan satu sama lain (alur r). Selanjutnya , dari dokumen bagian
akuntansi mencatatnya ke dalam kartu utang (alur s). Dari kartu utang
ini bagian akuntansi dapat melihat kapan utang terjadi dan kapan jatuh
temponya (alur t ). Pada saat utang jatuh tempop , bagian akuntansi
(alur u). Pada saat pembayaran utang bukti pengeluaran kas ini akan
diarsipkan oleh bagian akuntansi (alur v dan alur w ).
Sistem Informasi Akuntansi Pembelian Bahan Baku ini dapat
mempermudah mengentrykan dan memproses data / pembelian bahan baku yang
terjadi pada perusahaaan dan dapat mempermudah untuk membuat laporan
keuangan.
Jadi dapat ditarik kesimpulan dari definisi-definisi di atas penulis dapat
menyimpulkan bahwa Sistem Informasi Akuntansi Pembelian adalah sebuah
sistem yang memproses data dan transaksi antara pihak yang membutuhkan atau
mengolah aktiva produktif, barang dagangan, dan barang jasa lainnya dengan
pihak supplier. Bahan baku merupakan bahan dasar yang di gunakan untuk
membuat sesuatu, untuk mempertanggung jawabkan tugas-tugas yang diberikan.
2.5 Pengertian Persediaan Bahan Baku
Persediaan dalam PSAK 2009 No. 14 (par.5), persediaan adalah aset:
1. tersedia untuk dijual dalam kegiatan usaha biasa
2. dalam proses produksi untuk penjualan tersebut
3. dalam bentuk bahan atau perlengkapan untuk digunakan dalam proses
produksi/ pemberian jasa.
Bahan baku menurut Hanggana (2008 : 15) adalah :”Bahan yang
menempel menjadi satu dengan barang jadi yang mempunyai nilai relatif tinggi
dibanding nilai bahan yang lain dalam suatu pembuatan barang jadi.”
Mulyadi dalam Hanggana (2008 : 15) mengartikan bahan baku sebagai
Berdasakan definisi diatas dapat disimpulkan bahwa persediaan bahan
baku adalah suatu aset perusahaan yang berupa bahan untuk digunakan dalam
kegiatan produksi perusahaan sehingga dapat dihasilkan suatu produk.
2.6 Sistem Pengendalian Intern
Sistem pengendalian intern meliputi struktur organisasi, metode dan
ukuran – ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi,
mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan
mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen (Mulyadi 2001: 163).
Menurut Horngren dan Harrison (2007 : 390) pengendalian internal adalah
rencana organisasional dan semua tindakan terkait yang dirancang untuk:
1. Mengamankan aktiva
Sebuah perusahaan harus mengamankan aktivanya, jika tidak
perusahaan tersebut akan menyia - nyiakan sumber dayanya.
2. Mendorong karyawan untuk mengikuti kebijakan perusahaan
Setiap orang dalam suatu organisasi harus bekerja sama untuk
mencapai tujuan yang sama.
3. Meningkatkan efisiensi operasi
Perusahaan tidak boleh boros terhadap sumber daya yang dimiliki.
4. Memastikan catatan akuntansi yang akurat dan dapat diandalkan Catatan yang baik merupakan hal yang sangat penting. Tanpa catatan
yang dapat diandalkan, akan sulit menentukan bagian mana yang
Menurut Mulyadi (2001 :164) untuk dapat mencapai tujuan pengendalian
intern, perusahaan harus menerapkan unsur pokok pengendalian intern yaitu:
1. Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas. Dalam pemisahan tanggung jawab hendaknya berdasarkan pada
prinsip berikut ini:
1) Harus ada pemisahan masing - masing fungsi yaitu pemisahan fungsi
penyimpanan, operasi serta pencatatan.
2) Suatu fungsi tidak boleh diberi tanggung jawab penuh untuk
melaksanakan semua tahap suatu transaksi.
2. Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang cukup terhadap kekayaan. Tersedianya sistem yang
mengatur pembagian wewenang untuk otorisasi atas terlaksananya setiap
transaksi sehingga atas dasar otorisasi tersebut suatu transaksi bisa
dilaksanakan.
3. Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi.
1) Penggunaan formulir bernomor urut cetak.
2) Pemeriksaan mendadak.
3) Adanya Perputaran jabatan.
4) Setiap transaksi ditangani lebih dari satu orang dan berbeda fungsi
5) Keharusan pengambilan cuti bagi karyawan yang berhak sehingga
dapat dilakukan internal check secara tidak langsung oleh karyawan
yang menggantikan.
6) Secara periodik dilakukan pencocokan fisik kekayaan dengan
pencatatannya.
7) Adanya tim khusus untuk melakukan control pelaksanaan
pengendalian intern.
4. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya. Mutu karyawan merupakan unsur pengendalian intern yang paling penting. Jika
perusahaan memiliki karyawan yang kompeten dan jujur, unsur
pengendalian yang lain dapat dikurangi sampai dengan batas minimum.
Untuk mendapatkan karyawan yang kompeten dan dapat dipercaya, cara
yang dapat ditempuh yaitu:
1) Seleksi calon karyawan berdasar persyaratan yang telah ditetapkan
oleh perusahaan sesuai jabatan masing - masing.
2) Adanya program pelatihan keahlian khusus untuk mendukung
BAB III
GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN
3.1 Sejarah Singkat Perusahaan
PT. Graha Riau Gemilang merupakan perusahaan swasta yang bergerak
dalam bidang Real Estate / Developer, yang berdiri pada tanggal 07 April 2005
berdasarkan Akte Notaris H.DARMANSYAH, SH Nomor 14, yang beralamat di
Jl. Seroja No. 38 Padang Bulan Senapelan Pekanbaru dan sekarang bertempat di
kantor baru sejak tahun 2011 yang beralamat di Jl. Tiung No. 16 A Sukajadi
Pekanbaru.
Modal awal PT. Graha Riau Gemilang adalah sejumlah
Rp.1.200.000.000,- terbagi atas 1200 lembar saham masing-masing nominal
Rp.1.000.000,- Pemegang saham PT. Graha Riau Gemilang adalah sebagai
berikut : Musdalil Amri sebanyak 180 lembar saham dengan nilai nominal
Rp.180.000.000,- dan Muhammad Tamrin Taher sebanyak 120 lembar saham
dengan nominal Rp. 120.000.000,-.
3.2 Visi PT. Graha Riau Gemilang
Adapun visi dari PT.Graha Riau Gemilang adalah : "Menjadi perusahaan
terkemuka dibidang Real Estate di Pekanbaru dengan mengembangkan
3.3 Misi PT. Graha Riau Gemilang
kemampuan utama Perusahaan yang baik (Good Corporate Govermance)".
Untuk mewujudkan Misi tersebut maka deperlukan perumusan Misi sebagai
berikut :
1. Meningkatkan kualitas kerja
2. Memonitori dan mengawasi semua biaya operasional
3. Meningkatkan dan mengoptimalkan sarana dan prasarana
3.4 Struktur Organisasi Pada PT. Graha Riau Cemerlang
Gambar. 3.1 : Gambar Struktur Organisasi PT. Graha Riau Gemilang 2016
Sumber : PT. Graha Riau Gemilang
3.5 Tugas dan Tanggung jawab 1. Komisaris Utama
Pimpinan tertinggi dalam perusahaan yang bertugas mengawasi pekerjaan
Direktur, memberikan bantuan serta nasehat kepadanya, juga
mengesahkan sistem dan prosedur hubungan kerja, selain itu komisaris
juga memiliki suara penuh untuk mengangkat dan memberhentikan
Direktur Utama/ Pimpinan perusahaan.
2. Direktur Utama/ Pimpinan Perusahaan
Direktur utama mempunyai tugas dan tanggung jawab terhadap segala
kegiatan perusahaan antara lain:
1) Memutuskan arah kebijaksanaan perusahaan berdasarkan rencana
perusahaan.
2) Mengawasi jalannya operasi perusahaan, keuangan dan perkembangan
usaha.
3) Mengangkat dan memberhentikan karyawan.
4) Mewakili perusahaan baik intern maupun ekstern.
5) Mengkoordinasi pelaksanaan tugas yang dilakukan oleh bawahannya.
6) Memelihara hubungan baik dengan semua kalangan masyarakat,
pemerintah maupun swasta.
7) Mempertanggung jawabkan hasil usaha.
3. General Manager
General Manager diangkat oleh Direktur untuk memimpin langsung
proyek induk dan tetap stand by di site office. General Manager juga
berfungsi sebagai wakil dari pihak pemilik untuk memimpin dan
mengawasi pelaksanaan proyek.
4. Keuangan
1) Melakukan seleksi atau perekrutan pekerja diproyek untuk pegawai
bulanan sampai dengan pekerja harian dengan spesialisai keahlian
masing-masing sesuai posisi organisasi proyek yang dibutuhkan.
2) Pembuatan laporan keuangan atau laporan kas bank proyek, laporan
pergudangan, laporan bobot prestasi proyek, daftar hutang dan
lain-lain.
3) Membuat dan melakukan verifikasi bukti-bukti pekerjaan yang akan
dibayar oleh owner sebagai pemilik proyek.
4) Melayani tamu – tamu intern perusahaan maupun ekstern dan
melakukan tugas umum.
5) Mengisi data-data kepegawaian, pelaksanaan, asuransi tenaga kerja,
menyimpan data-data kepegawaian karyawan dan pembayaran gaji
serta tunjangan karyawan.
6) Membuat laporan akutansi proyek dan menyelesaikan perpajakan serta
retribusi.
7) Mengurus tagihan kepada pemilik proyek atau jika kontraktor nasional
pusat serta menyiapkan dokumen untuk permintaan dana ke bagian
keuangan pusat.
8) Membantu project manager terutama dalam hal keuangan dan sumber
daya manusia sehingga kegiatan pelaksanaan proyek dapat berjalan
dengan baik.
9) Membuat laporan ke pemerintah daerah setempat, lurah atau
kepolisian mengenai keberadaan proyek dan karyawan dalam
pelaksanaan pekerjaan pembangunan.
10) Mencatat aktiva proyek meliputi inventaris, kendaraan dinas, alat-alat
proyek dan sejenisnya.
11) Menerima dan memproses tagihan dari sub kontraktor jika proyek
yang dikerjakan berskala besar sehingga melakukan pemborongan
kembali kepada kontraktor spesialis sesuai dengan item pekerjaan
yang dikerjakan.
12) Memelihara bukti-bukti kerja sub bagian administrasi proyek serta
data-data proyek.
5. Manager Proyek
1) Bertanggung jawab atas kelancaran pekerjaan yang menjadi
kewajibannya.
2) Mempelajari gambar dan spesifikasi proyek.
3) Melakukan persiapan lapangan, termasuk pengukuran.
4) Membuat laporan realisasi quantity pekerjaan yang telah dilaksanakan.
6) Dapat membuat opname borongan..
7) Membuat rekapitulasi kebutuhan material di proyek.
8) Pelaksana juga berkewajiban memberikan usulan kepada pemilik
apabila menjumpai beberapa kesulitan dalam pelaksanaan.
6. Pemasaran
Pemasaran tugas dan tanggung jawab bagiannya antara lain :
1) Menyusun program dan strategi pemasaran, baik jangka pendek maupun
jangka panjang sesuai dengan kebijaksanaan yang telah ditentukan oleh
perusahaan.
2) Menawarkan produk perumahan melalui media elektronik, media cetak,
maupun presentasi ke instansi-instansi baik pemerintah maupun swasta
serta pameran.
7. Arsitek
Bertugas untuk melakukan perancangan pengembangan kawasan sesuai
dengan spesifikasi dan batasan-batasan yang telah ditentukan diatas tanah
yang dikembangkan dengan menggunakan data-data yang dihasilkan dan telah
diolah oleh surveyor. Arsitek juga mempunyai tugas untuk membuat
perancangan design rumah sesuai konsep yang diinginkan oleh Developer.
8. Administrasi
1) Tugasnya meliputi admin, logistic, dan lainnya yang mendukung
pelaksanaan administasi berjalan lancar.
2) Menjaga dan mengupdate informasi administasi mulai dari office supply,
3) Mempersiapkan arrangement meeting detail, absensi staff, serta
melakukan hal-hal seperti surat menyurat dengan staf lainya.
9. Pengawas
Mempunyai tugas dan wewenang sebagai berikut :
1) Mengawasi laju pelaksanaan pekerjaan konstruksi fisik dari segi kualitas
bahan bangunan serta pelaksanaaannya.
2) Mengawasi ketepatan waktu dan biaya pelaksanaan pekerjaan konstruksi
fisik.
3) Bertanggung jawab atas hasil pekerjaan kepada Owner/pemilik proyek.
4) Memberikan persetujuan mengenai laporan harian, bulanan serta laporan
pekerjaan tambahan maupun pekerjaan kurang dan penyelesaian
BAB IV PEMBAHASAN
4.1 Anggaran Penggunaan Bahan Bangunan
Sebelum mendirikan bangunan rumah, PT. Graha Riau Gemilang
membuat anggaran biaya dan anggaran bahan bangunan yang akan digunakan
untuk mendirikan satu unit rumah berdasarkan type rumahnya. Hal ini dilakukan
agar perusahaan dapat Menetapkan jumlah total biaya pekerjaan yang
menguraikan masing masing item pekerjaan yang akan dibangun. Dan
Menetapkan Daftar dan Jumlah Material yang dibutuhkan. Dalam RAB harus
dipastikan jumlah masing masing material disetiap komponen pekerjaan. Jumlah
material didasarkan dari volume pekerjaan , sehingga kesalahan perhitungan
volume setiap komponen pekerjaan akan mempengaruhi jumlah material yang
dibutuhkan. Daftar dan Jenis material yang tertuang dalam RAB menjadi dasar
pembelian material ke Supplier.
Berikut ini adalah RAB 1 Unit rumah type 38 pada PT. Graha Riau
Gemilang :
RENCANA ANGGARAN BIAYA
PEMBANGUNAN RUMAH TYPE 38 VILLA PADMA
00
O PEK. SANITAIR & ASISORIS PINTU JENDELA
T 8.500.000,00 8.500.000,00
11.500.00 0,00
U UPAH PEKERJAAN
1 UPAH 38 M2
350.000,00
13.300.00 0,00 13.300.00 0,00
TOTAL BIAYA YANG DI BUTUHKAN UNTUK 1 UNIT RUMAH TYPE 38 M2
74.690.00 0,00
TERBILANG
Tabel 4.1 RAB Type 38
Sumber, PT. Graha Riau Gemilang
4.2 Sistem Pembelian Bahan Bangunan Pada PT. Graha Riau Gemilang
Sistem pembelian bahan bangunan pada PT. Graha Riau Gemilang
dilakukan secara tunai, karena pembelian bahan baku pada perusahaan tersebut
secara bertahap. Pembelian bahan bangunan untuk proses pembangunan rumah
dilakukan dengan cara mengajukan pesanan kepada pemasok. Dalam menawarkan
produknya, pemasok menggunakan beberapa cara diantaranya adalah melalui
telepon, telex, facsimile, atau surat langsun jika pemasok datang langsung ke
perusahaan. Pembelian bahan bangunan pada PT. Graha Riau Gemilang dilakukan
dengan perencanaan terlebih dahulu. Tujuan perencanaan tersebut dimaksudkan
Dalam pembahasan ini akan dibahas sistem pembelian bahan baku secara
tunai, karena dalam praktiknya PT. Graha Riau Gemilang telah sering melakukan
pembelian bahan bangunan secara tunai. Sistem pembelian bahan bangunan pada
perusahaan tersebut melibatkan beberapa bagian yaitu : Bagian Pemborong,
Bagian Pengawas dan Pembelian, Bagian Logistik, Bagian Gudang, Bagian
Akuntansi Umum.
1. Bagian Yang Terkait
a. Bagian Pemborong
Bagian ini bertanggung jawab dalam membantu Manager Produksi untuk
membuat rencana pembangunan. Setelah mendapat informasi dari bagian
gudang bahwa bahan baku tidak mencukupi lagi untuk produksi, Bagian
Pemborong sebagai fungsi pemakai barang mengajukan permintaan
pembelian kepada bagian pembelian dengan jumlah dan jenis bahan baku
yang diperlukan.
b. Bagian Pengawas & Pembelian
Bagian Pembelian bertugas dalam membantu Manager Pembelian untuk
melaksanakan pmbelian bahan baku bagi perusahaan, dengan terlebih
dahulu megadakan penawaran harga, menentukan pemasok dan
selanjutnya mengeluarkan order pembelian kepada pemasok yang dipilih.
c. Bagian Logistik
Bagian logistik bertanggung jawab atas penerimaan barang-barang yang
dipesan oleh Bagian Pembelian yang selanjutnya barang tersebut
bertanggung jawab untuk membuat Berita Acara Penerimaan Barang
(BAPB), sebagai catatan bahwa barang yang dipesan telah diterima.
d. Bagian Gudang
Bagian ini bertanggung jawab untuk memberikan informasi kepada Bagian
Pemborong bahwa bahan baku di gudang sudah tidak cukup lagi untuk
produksi. Bagian ini juga bertanggung jawab untuk menyimpan semua
barang yang diterima dari Bagian logistik ke gudang yang bersangkutan.
e. Bagian Akuntansi Umum
Bagian ini bertugas dalam membantu Manager Akuntansi dalam
melakukan pencatatan transaksi pembelian ke dalam jurnal pembelian dan
kartu persediaan berdasarkan faktur dan BAPB.
Bagian-bagian yang terkait dalam sistem pembelian bahan bangunan pada
PT. Graha Riau Gemilang adalah fungsi pemborong / fungsi PPC, fungsi
Pengawas & Pembelian, fungsi penerimaan / Logistik, fungsi gudang dan fungsi
akuntansi umum. Sedangkan menurut teori Mulyadi terdiri dari: fungsi produksi,
fungsi penerimaan, fungsi gudang, fungsi akuntansi. Dalam hal ini PT. Graha Riau
Gemilang telah memiliki bagian terkait dalam pembelian bahan bangunan yang sesuai
dengan teori mulyadi.
2. Jaringan Prosedur Yang Membentuk Sistem Pembelian
Jaringan prosedur yang membentuk sistem akuntansi pembelian pada PT.
a. Bagian Gudang yang biasanya membutuhkan barang, membuat SPP (Surat
Permintaan Pembelian) rangkap 2. Lembar 1dikirim ke Bagian Pembelian,
dan lembar 2 disimpan oleh Bagian Gudang sebagai arsip.
b. Bagian Pembelian menerima SPP lembar 1 dari Bagian Gudang.
Berdasarkan SPP lembar 1, maka Bagian Pembelian membuat SPPH.
c. SPPH tersebut dikirimkan ke Bagian Supplier. Dan Supplier membuat
SPH. SPH tersebut dikirimkan ke Bagian Pembelian. Berdasarkan SPH
tersebut, Bagian Pembelian membuat SDP (Surat Daftar Pembelian)
dikirim ke Pimpinan untuk mendapat persetujuan.
d. Jika Pimpinan menyetujui SDP tersebut, makaSDP yang telah disetujui
dikirimkan kembali ke Bagian Pembelian. Jika tidak, maka kembali ke
transaksi awal.
e. Berdasarkan SDP yang sudah disetujui, Bagian Pembelian membuat SOP
(Surat Order Pembelian) rangkap4. Lembar ke-1 dikirim kepada Supplier.
Lembar ke-2 dikirim ke Bagian Keuangan. Lembar ke-3 dikirim ke Bagian
Gudang dan lembar ke-4 disimpan sebagai arsip.
f. Supplier menerima SOP lembar ke-1 dariBagianPembelian. Kemudian
Supplier membuat faktur rangkap 2. Lembar ke-1 dikirim beserta barang
pesanan ke Bagian Pembelian. Lembar ke-2 disimpan sebagai arsip.
g. Bagian Pembelian menerima faktur beserta barang pesanan dari Supplier.
Kemudian, faktur dan barang dikirim ke Bagian Gudang.
h. Bagian Gudang menerima barang dan mencatat barang masuk berdasarkan
rangkap 3. Lembar ke-1 dikirimkan ke Bagian Pembelian. Lembar ke-2
dan Faktur dikirim ke Bagian Keuangan. Dan lembar ke-3 disimpan
sebagai arsip.
i. Bagian Keuangan menerima SOP lembar ke-2dan, Faktur serta LPB
lembar ke-2 dari Bagian Gudang.
j. Berdasarkan SOP lembar ke-2, Faktur dari Bagian Pembelian serta LPB
lembar ke-2, Bagian Keuangan melakukan pembayaran kepada Bagian
Supplier.
k. Bagian Supplier menerima uang dari Bagian Keuangan. Supplier membuat
Faktur Lunas rangkap 2. Lembar ke-1 dikirmkan ke Bagian Keuangan dan
lembar ke-2 disimpan sebagai arsip.
l. Bagian Keuangan menerima faktur lunas. Berdasarkan faktur lunas
tersebut, Bagian Keuangan membuat Laporan Pembayaran Tunai rangkap
2. Lembar ke-1 dikirimkan ke Pimpinan dan lembar ke-2 disimpan sebagai
arsip.
4. Prosedur Pembayaran
Prosedur ini meliputi pembayaran bahan bangunan yang telah di pesan
dengan cara bagian pembelian menyerahkan bon pembayaran kepada bagian
akuntasi dan kemudian bagian pembelian menyerahkan langsung kepada
pembuatan laporan manajemen. Dalam distribusi pembelian pada PT. Graha Riau
Gemilang dilakukan secara Dirrect selling (langsung) dan indirrect selling (tidak
langsung), dan pembayaran dilakukan melalui giro rekening bank.
5. Prosedur Pencatatan Utang
Dalam prosedur ini Bagian Verifikasi melakukan pengecekan terhadap
faktur dan Berita Acara Penerimaan Barang apakah sudah sesuai dan berdasarkan
faktur mencatat utang ke dalam kartu utang.
6. Dokumen Yang Digunakan
Dalam kegiatan pembelian bahan bangunan PT. Graha Riau Gemilang
menggunakan dokumen-dokumen sebagai berikut :
a. SPP (Surat Permintaan Pembelian)
Surat Permintaan Pembelian Barang adalah Formulir yang digunakan
apabila akan memesan atau membeli barang ketika persediaan barang yang
bersangkutan sudah mencapai titik minimum atau sudah habis. Surat
Permintaan Pembelian Barang dibuat oleh Bagian Gudang atau bagian lain
yang memerlukan barang. Surat Permintaan Pembelian Barang dibuat
rangkap 2, lembar 1 diserahakan pada bagian Pembelian dan lembar 2
digunakan untuk arsip bagian yang bersangkutan misalnya bagian
Gudang.
b. SPH (Surat penawaran Harga)
adalah surat dari penjual kepada calon pembeli. Isinya berupa penawaran
barang atau jasa. Pada umumnya surat penawaran dibuat karena ada
penjual aktif menawarkan dagangannya supaya semakin dikenal umum
dengan membuat penawaran umum
c. SDP (Surat Daftar Pembelian)
Surat ini berisi daftar barang yang akan kita beli kepada supplier
d. Surat Order Pembelian (SOP)
Dokumen ini digunkan untuk memesan barang kepada pemasok yang telah
dipilih. Dokumen ini terdiri dari 4 rangkap yaitu lembar pertama surat
order pembelian yang dikirimkan kepada pemasok sebagai order resmi
yang dikeluarkan oleh perusahaan. Tembusan Pengakuan Oleh Pemasok.
Tembusan surat order pembelian ini dikirimkan kepada pemasok,
dimintakan tanda tangan dari pemasok tersebut dan dikirim kembali ke
perusahaann sebagai bukti telah diterima dan disetujuinya order
pembelian, serta kesanggupan pemasok memenuhi janji pengiriman
barang seperti tersebut dalam dokumen tersebut. Tembusan Bagi Unit
Permintaan Barang. Tembusan ini dikirimkan kepada fungsi yang
meminta pembelian bahwa barang yang dimintanya telah dipesan. Dan
rangkap yang terakhir adalah sebagai Arsip Tanggal Penerimaan.
Tembusan surat order pembelian ini disimpan oleh fungsi pembelian
menurut tanggal penerimaan barang yang diharapkan, sebaggi dasar untuk
mengadakan tindakan penyelidikan jika baarang tidak datang pada waktu
yang telah ditetapkan.
Merupakan dokumen yang dibuat oleh Bagian Penerimaan sebagai bukti
bahwa barang yang dipesan telah diterima. Dokumen ini dibuat rangkap
dua. Lembar kesatu dikirim ke Bagian Akuntansi , lembar kedua ke
Bagian Gudang.
f. Faktur dan Surat Jalan
Dokumen ini dibuat oleh pemasok dan diserahkan kepada pemesan
(Bagian Penerimaan) bersamaan barang yang dipesan.
Dokumen yang digunakan pada PT. Graha Riau Gemilang sudah sesuai
dengan teori buku Mulyadi, tetapi pada PT. Graha Riau Gemilang ada dokumen
surat jalan, yaitu dokumen yang dibuat oleh pemasok dan diserahkan kepada
pemesan (bagian penerimaan) bersamaan barang yang dipesan. Pada PT. Graha
Riau Gemilang dokumen yang digunakan berupa: Surat Permintaan Pembelian
(SPP), Surat penawaran Harga (SPH), Surat Order Pembelian (SOP), Laporan
Penerimaan Barang (LPB), Faktur dan Surat Jalan. Sedangkan menurut teori
Mulyadi dokumen yang digunakan berupa: Surat Permintaan Pembelian (SPP),
Surat Permintaan Penawaran Harga, Surat Order Pembelian, Faktur Pembelian,
Laporan Penerimaan Barang.
Prosedur yang membentuk sistem pada PT. Graha Riau Gemilang sudah
sesuai dengan teori Mulyadi, yaitu terdiri dari : prosedur permintaan pembelian,
prosedur permintaan penawaran harga dan pemilikan pemasok, prosedur order
7. Catatan Akuntansi Yang Digunakan
Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem akuntansi pembelian
bahan baku pada PT. Graha Riau Gemilang adalah
a. Jurnal Pembelian
Jurnal Pembelia dibuat oleh Bagian Akuntansi Umum untuk mencatat
semua transaksi pembelian secara tunai yang dlakukan oleh perusahaan
atas dasar faktur dari pemasok.
Salah satu contoh jurnal pembelian yang dilakukan oleh PT. Graha Riau
Gemilang :
Pada tanggal 9 Januari 2015 PT. Graha Riau Gemilang melakukan
pembelian bahan bangunan pada CV. Air Jaya secara tunai dengan total
pembelian Rp. 406.500,- Maka pencatatan yang harus dilakukan oleh
pihak perusahaan atas pendapatan tunai yang diterima dari pelanggan
adalah sebagai berikut :
BON PESANAN
PT.GRAHA RIAU GEMILANG
TANGGAL NAMA BAHAN QTY SAT SATUANHARGA TOTAL HARGA KET 09 Januari 2015 Besi 10 sni 6 btng 42.000 252.000 AIR JAYA
09 Januari 2015 Besi 6 sni 6 btng 25.000 150.000 AIR JAYA
09 Januari 2015 kawat ikat 0,5 kg 9.000 4.500 AIR JAYA
TOTAL 406.500
Tabel 4.2 Bon Pembelian Bahan Bangunan
Jurnal Penjualan Tunai
Tanggal Keterangan Debet Kredit
09 Januari
2015
Kas 406.500
Penjualan 406.500
b. Surat Pesanan (Supplier Card)
Supplier Card merupakan kartu yang digunakan oleh Bagian Peerimaan
untuk mengetahui atau mencocokkan antara Order Pembelian dengan
penerimaan barang yang dipesan.
Berikut ini adalah contoh pembelian bahan bangunan yang dilakukan oleh PT.
Graha Riau Gemilang :
BON PESANAN
PT.GRAHA RIAU GEMILANG
TANGGAL NAMA BAHAN QTY SAT SATUANHARGA TOTAL HARGA KET 09 Januari 2015 semen padang 5 SAK 62.000 248.000 PEK.PONDASI 09 Januari 2015 Besi 10 sni 6 btng 42.000 252.000 AIR JAYA
09 Januari 2015 Besi 6 sni 6 btng 25.000 150.000 AIR JAYA
09 Januari 2015 Besi 6 sni 15 btng 25.000 375.000 EDI
09 Januari 2015 kawat ikat 0,5 kg 9.000 4.500 AIR JAYA
TOTAL 1.029.500
Tabel 4.2 Pembelian Bahan Bangunan
Sumber : PT. Graha Riau Gemilang
PT.GRAHA RIAU GEMILANG
TANGGAL NAMA BAHAN QTY SAT SATUANHARGA TOTAL HARGA KET
09 Februari 2015 semen padang 5 SAK 62.000 310.000 AIR JAYA
09 Februari 2015 paku 1''-5'' 4 kg 14.000 56.000 AIR JAYA
09 Februari 2015 klahar gerobak 4 buah 5.000 20.000 AIR JAYA
TOTAL 386.000,00
Tabel 4.3 Bon Pembelian Bahan Bangunan
Sumber : PT. Graha Riau Gemilang
BON PESANAN
PT.GRAHA RIAU GEMILANG
TANGGAL NAMA BAHAN QTY SAT SATUANHARGA TOTAL HARGA KET 09 Maret 2015 pasir pasang 12,65 m3 150.000 1.897.500 edi
Tabel 4.4 Pembelian Bahan Bangunan
Sumber : PT. Graha Riau Gemilang
Dari data di atas peneliti menemukan bahwa PT. Graha Riau Gemilang
menerima surat pembelian bahan bangunan dari bagian pembelian dengan
menggabungkan pencatatan pembelian bahan bangunan dari supplier yang
menyerahkan kepada bagian akuntansi untuk menerima pembayaran yang akan di
serahkan kepada masing masing supplier.
Catatan akuntansi yang digunakan pada PT. Graha Riau Gemilang terdapat
beberapa perbedaan dengan teori pada buku Mulyadi akuntansi yang digunakan
meliputi: bukti kas keluar, jurnal pembelian, kartu utang dan kartu persediaan.
Perbedaannya terletak pada kartu utang, kartu persediaan dan kartu stock gudang.
4.3 Pengendalian Intern Sistem Akuntansi Pembelian Bahan Baku
Unsur pengendalian intern dalam pembelian bahan baku pada PT Graha
Riau Gemilang adalah sebagai berikut:
1. Sudah dibentuknya struktur organisasi yang memisahkan masing masing
bagian. Masing-masing bagian telah memiliki deskripsi jabatan
masing-masing.
2. Penggunaan dokumen dalam prosedur-prosedur sistem pembelian bahan baku
telah sesuai dengan kebutuhan dan telah diotorisasi pihak yang berwenang.
3. Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap
organisasi dapat dilihat dari:
a. Setiap transaksi telah dilakukan oleh beberapa bagian.
b. Penggunaan formulir telah disesuaikan dengan kebutuhan dan telah
diotorisasi pihak berwenang.
c. Keharusan pengambilan cuti bagi karyawan yang berhak sehingga dapat
dilakukan internal check secara tidak langsung oleh karyawan yang
menggantikan.
4. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya PT. Graha Riau
sesuai bidang pekerjaannya. Selain itu, PT. Graha Riau Gemilang
mensyaratkan pengalaman kerja untuk dapat menjadi karyawan.
Dalam pelaksanaan pengendalian intern sistem akuntansi pembelian bahan
baku pada PT. Graha Riau Gemilang sudah sesuai dengan teori buku Mulyadi, karena
bagian pembelian terpisah dengan bagian akuntansi sehingga dapat menjamin
ketelitian dan keandalan data akuntansi serta menjaga kekayaan perusahaan. Setiap
penggunaan dokumen harus mendapat otorisasi dari pihak yang berwenang atau
pejabat yang lebih tinggi. Dokumen yang digunakan bernomor urut tercetak, sehingga
dapat dipertanggungjawabkan oleh bagian-bagian yang terkait. Barang hanya
diperiksa dan diterima oleh bagian penerimaan jika telah menerima tembusan surat
order pembelian dari bagian pembelian. Adanya pengecekan harga, syarat pembelian
dan ketelitian perkalian dalam faktur dari pemasok sebelum faktur tersebut diproses.
5.1 Kesimpulan
Berdasarkan uraian mengenai Sistem Akuntansi Pembelian Bahan baku
pada PT. Graha Riau Gemilang maka dapat ditarik kesimpulan
sebagai berikut :
1. Sistem Akuntansi Pembelian Bahan Baku pada PT. Graha Riau Gemilang
pada umumnya telah dilakukan dengan baik, dengan melibatkan berbagai
fungsi dengan tugas dan tanggungjawab masing masing serta telah dilengkapi
dengan dokumen yang dapat dipertanggungjawabkan.
2. Bagian-bagian yang terkait dalam sistem akuntansi pembelian bahan baku
lebih efektif, karena adanya bagian verifikasi yang bertanggungjawab dalam
membantu Manajer Akuntansi untuk melaksanakan pencatatan atas transaksi
pembelian bahan baku secara kredit kedalam kartu utang berdasarkan faktur
dari pemasok.
3. Susunan pelaksanaan sistem akuntansi pembelian bahan baku meliputi:
fungsi-fungsi yang terkait, dokumen yang digunakan, catatan akuntansi yang
digunakan, jaringan prosedur yang membentuk sistem dan pengendalian intern
yang membentuk sistem akuntansi pembelian bahan baku.
4. Dalam sistem akuntansi pembelian bahan baku pada PT. Graha Riau
Gemilang masih terdapat kelemahan-kelemahan diantaranya : dalam
pengadaan persediaan bahan baku oleh fungsi gudang yang kurang tepat
karena adanya keterlambatan pengiriman bahan baku dari pemasok sehingga
mengakibatkan pelaksanaan kegiatan produksi oleh fungsi produksi
terganggu.
5.2 SARAN
Berdasarkan pembahasan mengenai Sistem Akuntansi Pembelian Bahan
Baku pada PT. Graha Riau Gemilang, maka penulis memberikan saran yaitu :
1. Perlunya dilakukan pengecekan ulang atas bahan baku oleh fungsi gudang
sebelum dilakukan proses produksi oleh fungsi produksi, sehingga jumlah
bahan baku yang tersedia sesuai dengan jumlah bahan baku yang
dibutuhkan dengan adanya pengecekan tersebut bagian gudang tidak akan
mengalami kelebihan bahkan kekurangan bahan baku.
2. Pada pengadaan bahan baku yang kurang tepat, mengakibatkan kegiatan
produksi terganggu dan dana yang ditanamkan dalam persediaan bahan
baku berlebihan, sehingga perlu adanya perencanaan serta pengawasan
terhadap bahan baku.
3. Sebaiknya ada pemisahan fungsi operasi yang dilakukan oleh bagian
penerimaan dan fungsi penyimpanan yang dilakukan oleh bagian gudang
sehingga keduanya bisa bekerja optimal dan meminimalkan manipulasi
data.
4. Sebaiknya penggunaan dokumen bernomor urut cetak untuk memudahkan
pertanggung jawaban dan mendukung terciptanya praktik yang sehat
dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi. Penggunaan
dokumen sebaiknya menggunkan bentuk baku untuk mendukung
pembuat dan pengotorisasi dokumen untuk mempermudah
pertanggungjawaban.
5. Sebaiknya pembelian bahan baku dilaksanakan sesuai prosedur yang
berlaku. Misalnya, usulan pembelian dari bagian marketing dilakukan
secara tertulis menggunakan dokumen yang tersedia dan sebaiknya dalam
melakukan pembelian bahan baku direktur harus meminta pertimbangan
