2. DASAR TEORI
2.1 Sistem Manajemen Pergudangan
Manajemen pergudangan diperlukan untuk mengontrol kegiatan pergudangan. Pengendalian yang dilakukan bertujuan untuk mengurangi biaya-biaya yang ada didalam gudang, alur keluar masuk serta penempatan barang yang efektif dan efisien, serta keakuratan informasi stok barang didalam gudang. Sistem informasi mengenai manajemen pergudangan dapat dikatakan sebagai
warehouse management system (WMS). Menurut Gwynne Richards (2011),
sistem manajemen pergudangan diperlukan untuk:
Penempatan barang yang tertata.
Keakuratan terhadap stok.
Mengurangi kesalahan pengambilan.
Mengurangi jumlah klaim produk.
Meningkatkan kepuasan konsumen.
Meningkatkan kinerja gudang.
2.2 Gudang
Gudang merupakan fasilitas untuk menyimpan berbagai macam jenis produk yang memiliki unit-unit penyimpanan dalam jumlah yang besar maupun kecil dalam jangka waktu saat produk dihasilkan oleh pabrik dan saat produk akan dikirim kepada pelanggan atau sebagai tempat penyimpanan barang untuk fasilitas pendukung produksi.
Gudang dapat menyimpan barang berupa raw material, barang work in
process atau barang finished good. Menurut Holy Icun Yunarto dan Martinus
Getty Santika (2005) kegiatan tersebut dapat meliputi kegiatan perpindahan, penyimpanan dan perpindahan informasi dan didalam bukunya terdapat beberapa macam tipe gudang, yaitu:
Manufacturing plant warehouse
Manufacturing plant warehouse adalah gudang yang berlokasi di pabrik.
material, pengambilan material, penyimpanan barang jadi ke gudang, transaksi internal gudang, dan pengiriman barang jadi ke central warehouse,
distribution warehouse, atau langsung ke konsumen.
Menurut John Warman, manufacturing plant warehouse dapat dibagi-bagi lagi menjadi:
a. Gudang Operasional
Gudang operasional digunakan untuk menyimpan raw material dan
sparepart yang nantinya akan diperlukan dalam proses produksi.
b. Gudang Perlengkapan
Gudang Perlengkapan merupakan gudang yang digunakan utnuk menyimpan perlengkapan yang digunakan untuk mendukung proses produksi.
c. Gudang Pemberangkatan (Gudang Finished Good)
Gudang Pemberangkatan adalah tempat yang digunakan untuk menyimpan barang yang telah menjadi finished good, dari gudang inilah barang
finished good akan dikirim keluar ke distributor.
d. Gudang Musiman
Gudang musiman bersifat isidentil dan digunakan pada saat gudang lainnya penuh sehingga gudang musiman digunakan untuk menaruh barang pada jangka waktu tertentu.
Central warehouse
Central warehouse adalah gudang pokok. Kegiatan yang ada didalam gudang
pusat meliputi penerimaan barang jadi, penyimpanan barang jadi ke gudang dan pengiriman barang jadi ke gudang distributor.
Distribution warehouse
Distribution warehouse adalah gudang distribusi dimana kegiatan yang terjadi
didalam gudang ini adalah penerimaan barang jadi, penyimpanan barang, pengambilan dan persiapan barang yang akan di kirim, pengiriman barang ke konsumen.
Retailer warehouse
Retailer warehouse adalah gudang pengecer, dengan kata lain dapat dikatakan
2.3 Kegiatan Pergudangan
Pergudangan memiliki tiga kegiatan utama yaitu movement
(perpindahan), storage (penyimpanan), dan information transfer (transfer informasi).
Movement (perpindahan)
Fungsi perpindahan dapat di bagi lagi menjadi beberapa aktivitas, meliputi:
a. Penerimaan (recieving)
Penerimaan meliputi pembongkaran produk dari pengangkutan, pembaharuan stok persediaan, pemeriksaan kualitas dan kuantitas.
b. Transfer atau penyimpanan
Meliputi perpindahan produk ke dalam gudang untuk menyimpan dan perpindahan untuk pengiriman keluar.
c. Pengambilan pesanan
Merupakan aktivitas perpindahan utama serta melakukan pengelompokan terhadap produk-produk yang di inginkan oleh pelanggan.
d. Cross-docking
Cross-docking adalah aktivitas penyimpanan dengan memindahkan barang
secara langsung yang berasal dari penerimaan barang dari gudang ke tempat lain.
e. Pengiriman (shipping)
Merupakan aktivitas perpindahan terakhir yang meliputi pengeluaran produk dan sekumpulan pesanan keluar dari gudang.
Storage (penyimpanan)
Fungsi penyimpanan terbagi atas penyimpanan sementara dan penyimpanan semi permanen.
a. Penyimpanan sementara
Penyimpanan sementara merupakan penyimpanan barang yang bersifat sementara seperti barang semi finish good dan barang perlengkapan persediaan.
Penyimpanan semi permanen ini merupakan penyimpanan finish good sementara hingga adanya pemesanan dari konsumen.
Information transfer (transfer informasi)
Aktivitas transfer informasi adalah informasi mengenai persediaan (stock) barang yang ada di gudang atau informasi-informasi lain yang berguna, informasi ini dapat digunakan untuk pihak diluar gudang maupun internal.
2.4 Klasifikasi Produk
Gudang umumnya merupakan suatu tempat untuk menyimpan benda. Benda yang disimpan dalam gudang dapat disebut sebagia persediaan atau
inventory. Secara umum persediaan terbagi berdasarkan 2 hal umum, yaitu
persediaan barang berdasarkan fungsi dan persediaan barang berdasarkan kecepatan arus aliran barang.
Persediaan barang berdasarkan fungsi
Dalam dunia industri persediaan yang disimpan dapat bermacam-macam fungsinya. Persediaan barang berdasarkan fungsi secara umum berdasarkan fungsi fisik, dapat dibagi menjadi empat fungsi utama yaitu:
a. Sebagai Raw Material
Raw Material merupakan barang yang akan diproses dan diberi nilai
tambah untuk dapat dijual dan di pasarkan kepada konsumen dengan nilai yang lebih tinggi dari sebelumnya. Bahan baku atau raw material dapat berbeda-beda setiap perusahaan seperti bahan baku adalah finish good dari suatu perusahaan belum tentu bahan baku yang sama adalah finish good dari perusahaan lain.
b. Sebagai Work In Process
Barang Work in process (WIP) adalah barang setengah jadi dimana WIP akan di proses lebih lanjut untuk menjadi finish good.
c. Sebagai Finished Good
Finished goods merupakan produk akhir dari suatu perusahaan yang akan
d. Sebagai Sparepart atau Peralatan
Peralatan atau sparepart merupakan barang yang menjadi fasilitas pendukung untuk merubah raw material menjadi finished good.
Persediaan barang berdasarkan kecepatan arus aliran barang
Klasifikasi persediaan barang berdasarkan kecepatan arus aliran barang akan dibedakan menjadi tiga jenis yaitu:
a. Barang Fast Moving
Barang yang disebut sebagai fast moving adalah barang-barang yang alur masuk dan keluarnya cepat serta berada di gudang dalam waktu singkat. b. Barang Medium Moving
Barang yang disebut sebagai medium moving merupakan barang yang tidak terlalu cepat dan tidak terlalu lama berada didalam gudang.
c. Barang Slow Moving
Barang yang disebut sebagai slow moving adalah barang yang memiliki arus masuk dan keluarnya lamban serta berada didalam gudang dalam waktu yang cukup lama.
2.5 Pengertian Perencanaan Tata Letak Fasilitas
Perencanaan tata letak fasilitas merupakan perancangan tata cara pengaturan fasilitas-fasilitas pabrik guna untuk mendukung kelancaran proses produksi, dimana dalam pnegaturan akan dilakukan pemanfaatan luas area, untuk penempatan mesin atau fasilitas pendukung lainnya, kelancaran perpindahan barang, penyimpanan barang yang bersifat sementara maupun permanen. Tata letak fasilitas berhubungan erat dengan proses perencanaan dan pengaturan tata letak dari mesin, peralatan, aliran barang dan orang yang bekerja pada masing-masing stasiun kerja yang ada.
2.6 Tata Letak Sistem Penyimpanan
Tata letak sistem penyimpanan merupakan salah satu aktivitas dalam gudang yang sangat penting guna mencapai efisiensi dari kinerja gudang seperti pengambilan barang berdasarkan kecepatan alur barang dan proses penempatan barang yang sesuai. Persoalan perancangan yang ada berkaitan dengan ukuran
sistem penyimpanan, metode yang digunakan, dan tata letak sistem penyimpanannya. Ketentuan-ketentuan yang harus dipertimbangkan adalah jumlah lokasi penyimpanan yang dibutuhkan, metode storing/retrieving produl, dan penembatan barang sesuai dengan lokasinya.
Ukuran dalam sistem penyimpanan bergantung pada jumlah parameter dan variabelnya seperti karakteristik material (ukuran, berat, maksimal tumpukan, bentuk, dan lain-lain.), harga dari produk tersebut, metode penyimpanan dan tata letak penyimpanan.
Tata letak sistem penyimpanan meliputi tinggi, panjang, dan lebar penyimpanan, lokasi tiap barang dalam penyimpanan, dan lokasi serta konfigurasi dari beberapa fungsi pendukung yang dibutuhkan. Kapasitas penyimpanan dari sistem penyimpanan akan dipengaruhi oleh tata letak yang digunakan.
Beberapa alternatif aturan lokasi penyimpanan yang dapat digunakan untuk menentukan penempatan tiap barang pada lokasi yang ada dibagi menjadi tiga kategori utama yaitu:
Dedicated Storage Location
Dedicated Storage sering disebut dengan penyimpanan yang tetap (fixed slot storage), menggunakan penempatan lokasi yang spesifik untuk tipa barang
yang disimpan. Jumlah lokasi penyimpanan yang ada harus mampu memenuhi kebutuhan penyimpanan maksimum produk. Dedicated storage ini memperhatikan level aktivitas storage dan retrieval untuk tiap produk yang berbeda.
Randomized Storage
Randomized storage adalah penyimpanan yang tersebar (floating slot storage),
membuat lokasi penyimpanan untuk produk tertentu sering berubah-ubah setiap waktu tergantung dengan kondisi permintaan dari konsumen.
Randomized storage dapat dilakukan sistem FIFO (first in, first out) namun
penempatan untuk setiap barang bersifat acak tanpa ada aturan atau bebas.
Randomized storage memiliki asumsi untuk tiap slot penyimpanan menjadi
pilihan yang sama dan pada saat gudang relatif penuh, tidak ada perbedaan yang signifikan dalam jarak perpindahan atau pengambilan untuk persiapan barang yang akan dipindah.
Class-based Dedicated Storage Location
Alternatif lokasi penyimpanan ini berada di antara dedicated storage dan
randomized storage. Class-based Storage ini memiliki klasifikasi untuk tiap
item berdasarkan nilai dari keseluruhan produk. Gudang dengan 80% aktivitas
storage and retrieval diberikan pada 20% dari item, 15% pada 30% dari item,
dan 5% aktivitas pada 50% dari item. Produk yang masuk diklasifikasikan tiga kelas yaitu A,B, dan C. Waktu dan jarak dapat diminimumkan apabila produk kelas A dekat dengan input/output point, selanjutnya kelas B, dan kelas C terjauh.
2.7 Tata Letak Barang
Tata letak barang menurut John Warman (2004) hal yang harus diperhatikan adalah sistem pengukuran kecepatan yang baik dan sistem pengendalian yang baik. Sistem pengukuran kecepatan berdasarkan dari klasifikasi barang bedasarkan kecepatan arus aliran barang yaitu fast moving,
medium moving, dan slow moving. Barang dengan fast moving lebih baik
diletakkan pada area yang mudah dijangkau, medium moving diletakkan di area yang tidak terlalu susah untuk dijankau, dan terakhir slow moving diletakkan di area yang sulit untuk di jangkau karena barang slow moving sangat jarang mengalami perpindahan barang. Peletakkan barang dengan klasifikasi berdasarkan kecepatan arus aliran barang akan mempermudah dalam melakukan pengambilan sehingga gudang menjadi lebih efisien.
2.8 Racking System
Tujuan utama dari sistem rak adalah meningkatkan kapasitas gudang tanpa memperluas area gudang dengan memanfaatkan ketinggian untuk memperbanyak kapasitas dari gudang. Rak memiliki dua macam yaitu:
Rak Permanen
Rak permanen adalah rak yang memiliki konstruksi tetap sehingga tidak dapat dipindah-pindahkan. Rak permanen dapat dipindahkan dengan cara membongkar yang akan memakan biaya yang besar karena sudah menjadi bagian tetap dari gudang.
Rak Sementara
Rak sementara memiliki konsturksi yang dapat dibongkar atau dipindah jika sudah tidak diperlukan. Rak sementara biasanya digunakan pada layout gudang yang belum pasti dan masih adanya perubahan dari layout gudang tersebut.
2.9 Pencarian dan Pengambilan Barang
Terdapat dua jenis metode dalam pengambilan barang yaitu:
Manual methods
Metode pengambilan barang secara manual dibagi menjadi beberapa bagian yaitu:
1. Basic order picking
Sistem pengambilan barang dimana operator bergerak menuju tumpukan barang menggunakan sarana gudang yang ada seperti forklift atau hand
lifter pada jalur yang tersedia. Sistem ini berdampak pada waktu
pengambilan barang karena lokasi setiap barang yang dibutuhkan tidak dekat.
2. Batch picking or pick by line
Sistem pengambilan yang dikelompokan menjadi satu. Operator akan mengambil banyak order dalam sekali pengambilan menggunakan hand
pallet truck.
3. Zone picking
Sistem pengambilan dimana setiap operator mengambil barang-barang yang dibutuhkan bedasarkan wilayah yang sudah ditentukan
4. Wave picking
Sistem pengambilan dimana barang dari semua wilayah akan diambil pada waktu yang bersamaan dan jenis barang tersebut akan dipilah sesuai dengan kebutuhan konsumen.
Automated picking methods
Metode pengambilan secara otomatis dengan menggunakan bantuan mesin statis dibagi menjadi beberapa bagian yaitu:
2. Carousels
Mesin yang digerakan oleh komputer dikelilingi oleh rak-rak barang. Barang akan diletakkan kedalam rak dan rak akan bergerak secara vertikal menuju lokasi tertentu. Mesin ini memliki produktivitas yang rendah tetapi memiliki akurasi yang tinggi.
3. Conveyors/Sorters
Barang akan diletakkan diatas konveyor yang berjalan dengan sendirinya menuju alat pemilah (sorters), yang akan memisahkan barang-barang sesuai dengan permintaan. Mesin ini menggunakan sistem RFID sehingga produktivitas dan akurasi tinggi.
2.10 Key Peformance Indicator
Key peformance indicator adalah sekumpulan indikator yang bersifat
kuantitatif maupun kualitatif untuk menentukan berhasil atau tidaknya suatu pekerjaan yang dilakukan berdasarkan tujuan yang ingin dicapai. KPI merupakan sebuah pendekatan pengukuran performansi suatu perusahaan. Untuk dapat mengefektifkan KPI pada suatu perusahaan diperlukan standar terhadap kinerja yang dimiliki oleh perusahaan. Pemilihan variabel indikator yang digunakan dalam mengukur suatu pekerjaan menjadi bagian yang penting dalam menjalankan KPI. Tujuan utama dari KPI adalah pada aspek-aspek kinerja perusahaan yang membutuhkan peningkatan atau dipertahankan pada tingkat tertentu untuk menjaga kualitas dari perusahaan.
2.11 Cause and Effect Diagram
Cause and effect diagram atau diagram fishbone adalah diagram yang
menunjukkan kumpulan dari sekelompok sebab-sebab serta akibat yang timbul karenanya. Kegunaan diagram sebab akibat adalah untuk menemukan faktor yang merupakan sebab pada suatu masalah. Cara yang mudah untuk menemukan faktor penyebab pada umumnya adalah mengelompokkan faktor tersebut kedalam 5 faktor utama yaitu Man, Machine, Methods, Material, dan Environment.
