commit to user BAB II
GAMBARAN UMUM THE SUNAN HOTEL SOLO
A. Gambaran Umum 1. Sejarah dan Latar Belakang Hotel Sunan
The Sunan Hotel Solo dahulu bernama Quality Hotel Solo merupakan hotel berbintang empat di Surakarta yang dibangun sejak tahun 1995 dan diresmikan pada 5 Januari 1998 oleh H. Wisnu Suhardono, SE pemilik Graha Mulya Wirastama yang merupakan suatu badan usaha perseorangan terbatas yang bergerak di bidang property terkemuka di Solo, dimana PT. Graha Mulya Wirastama juga merupakan owning company QUALITY-CHOICE INTERNATIONAL. Hotel ini didirikan oleh H. Wisnu Suhardono, SE untuk mengembangkan usaha orang tua beliau yang dahulu juga pengusaha hotel di Keprabon Solo.
Pada awalnya QUALITY-CHOICE INTERNATIONAL hanya menawarkan jasa penginapan berupa kamar-kamar. Namun demi memenuhi tuntutan pasar dan agar lebih bisa memberikan fasilitas dan sarana penunjang bagi tamu-tamu hotel, maka mulai tahun 1999 disediakan fasilitas-fasilitas penunjang lain seperti coffee shop, metting room, music room, dan fitness center. Untuk lebih mengembangkan hotel dan bertujuan agar cepat dikenal di
kalangan perhotelan, baik domestik maupun mancanegara, owning company memutuskan untuk menggunakan manajemen QUALITY-CHOICE INTERNATIONAL, suatu jaringan manajemen hotel internasional yang berpusat di Amerika Serikat, sebagai trademark hotel. Di Indonesia, Choice Hotel Indonesia adalah pemegang franchise dari Choice Hotel International. Pada bulan Oktober 1990, Mr. Ron Muller dan Mrs. Karl Waelti para veteran yang telah 40 tahun berkecimpung di bisnis perhotelan, mendirikan perusahaan ini.
Namun seiring perkembangan bisnis perhotelan, Quality Hotel Solo melepaskan diri dari manajemen QUALITY–CHOICE INTERNATIONAL dan merubah namanya menjadi The Sunan Hotel Solo. Mulai tanggal 23 November 2007 Quality Hotel Solo resmi berubah namanya menjadi The Sunan Hotel Solo.
(Sumber Dokumen The Sunan Hotel Solo)
The Sunan Hotel Solo tidak merubah struktural manajemennnya, hanya saja The Sunan Hotel Solo mengganti namanya dan mencoba untuk mandiri
dengan brandnya yang baru. Diharapkan The Sunan Hotel Solo mampu lebih meningkatkan occupancy-nya didunia perhotelan.
Selain untuk melestarikan usaha orang tuanya, pemilik The Sunan Hotel Solo memilih kota Solo sebagai lokasi hotel karena kota Solo terkenal dengan kekayaan seni budaya dan tempat-tempat wisata yang cukup beragam dan tentunya hal tersebut akan menarik wisatawan domestik maupun mancanegara.
Sejak awal berdirinya The Sunan Hotel Solo mengalami banyak peningkatan, tidak hanya dari tingkat hunian kamar namun juga dari tingginya minat masyarakat dalam menggunakan jasa yang ditawarkan The Sunan Hotel Solo seperti : coffee shop, metting room, swimming pool, restaurant, music room, convention center, lounge, banquet dan fitness center & SPA.
The Sunan Hotel Solo, selalu berupaya untuk meningkatkan kualitas, baik dari segi fasilitas maupun tenaga professional untuk menjamin kepuasan pelanggan, sebagaimana motto yang diterapkan oleh hotel yaitu “Feel The Sunan Experience”. Diharapkan dengan terjaminnya kepuasan pelanggan akan meningkatkan laba perusahaan dan kemajuan hotel.
Sampai saat ini The Sunan Hotel Solo telah mengalami beberapa pergantian pimpinan / General Manager, mulai dari yang pertama yaitu Mr. Eric Aebersoled yang berasal dari Swiss pada tahun 1998 sampai 1999. Setelah menjabat kurang lebih satu tahun, beliau digantikan oleh Mr. Victor H. Sitompul
pada tahun 1999 sampai 2001. Kemudian selanjutnya berturut-turut Mr. Leopold Tambingon (incharge) pada tahun 2001 sampai 2002, Mr. Gunawan Budiraharjo, SE, MBA. pada tahun 2002 sampai 2003 dan selain menjabat menjadi GM, Mr. Gunawan Budiraharjo, SE, MBA adalah salah satu direktur PT. Graha Mulya Wirastama. Kemudian beliau digantikan oleh Mr. Dicky Soemarsono yang sebelum menjabat menjadi General Manager pada tahun 2003 sampai 2012, Mr. Dicky Soemarsono menjabat sebagai executive assistant manager di The Sunan Hotel Solo dan sampai sekarang The Sunan Hotel Solo di pimpin oleh Mr Mustafa Rahmatono, thn 2012 – sekarang sebagai General Manager.
2. Struktur Bangunan Hotel Sunan
The Sunan Hotel Solo menempati tanah seluas 22.603,14 m2 dengan luas bangunan 16.145 m2, dengan pelaksanaan pembangunannya oleh PT Paramaloka Konsultan dan dirancang oleh arsitek Jaya Kencana, ME dengan design arsitektur tradisional Jawa dengan design modern.
Struktur bangunannya antara lain :
a. Basement, terdapat :
1) Ruang Perkantoran dan Pengendalian adalah tempat dimana semua sistem hotel dioperasikan
2) Music Room adalah tempat dimana tamu bisa menikmati live musik secara langsung yang disediakan oleh pihak manajemen hotel.
3) Pusat Kebugaran (Fitness Center) dan Sauna adalah tempat dimana tamu hotel bisa melakukan olahraga dan menyegarkan pikiran.
4) Florist adalah tempat jika tamu ingin memesan bunga atau pusat dimana bunga-bunga yang layu digantikan dengan yang baru oleh pihak hotel.
5) Royal Season Education Center adalah tempat perkuliahan yang dibuat oleh pihak hotel yang disediakan bagi lulusan sma ataupun smk yang ingin melanjutkan pekuliahan tentang hotel.
6) Masjid Qolbun Salim adalah tempat mushola yang disediakan oleh Hotel Sunan jika umat muslim yang ingin melaksanakan ibadah shalat. 7) Loker Karyawan & Area Parkir adalah tempat menyimpan barang karyawan yang telah disediakan oleh pihak hotel dan tempat untuk parkir kendaraan karyawan ataupun tamu hotel yang melakukan check-in
8) Bale Raos adalah tempat untuk bersantai para tamu b. Ground Floor, terdapat :
1) Receptionist & Lobby adalah tempat dimana tamu ingin melakukan check-in dan registrasi pembayaran hotel.
2) Restaurant Narendra Indo Asia Dining adalah tempat yang disediakan oleh pihak hotel agar tamu tidak mencari restaurant diluar hotel.
3) Royal Espresso & Coffe Lounge & Dilicatesen adalah tempat untuk bersantai tamu yang ingin merasakan ketenangan dihotel.
4) Shopping Arcade adalah tempat yang disediakan oleh pihak hotel agar tamu tidak berbelanja diluar hotel.
5) Semi Olimpic Swimming Pool adalah tempat untuk berenang tamu yang ingin melakukan olahraga renang.
6) Grand Ballroom & Kono Room adalah tempat biasanya diadakan meeting room ataupun event-event yang diadakan diluar pihak hotel tetapi dengan persetujuan hotel.
7) Nurhadi Privat Dining Room adalah tempat biasanya digunakan meeting tamu pribadi.
8) Embasy Wine Shop adalah tempat untuk berjualan minuman berakohol jika tamu ingin memesan minuman berakohol.
c. Lantai 1 :
1) Terdapat kamar-kamar penginapan yang digunakan oleh tamu yang melakukan check-in di hotel sunan.
2) Triwindu Meeting Room adalah tempat tamu yang melakukan check-in dan ingin melakukan meeting secara pribadi.
3) Imperial Taste Modern Oriental Cuisine adalah restaurant dan tempat khusus merokok yang telah disediakan pihak hotel.
4) Direksi Office adalah PT yang sudah membawahi manajeman di The Sunan Hotel Solo.
5) dan guest room adalah fasilitas penginapan di hotel sunan yang lengkap dengan dapur dan ruang tamu.
d. Lantai 2, 3, 4, 5 dan 6 :
Hanya terdapat kamar-kamar penginapan saja dan khusus lantai 6 ada Executive lounge adalah tempat untuk meeting room yang hanya berakapasitas 6-8 orang saja.
e. Halaman Depan :
Cukup luas biasanya digunakan untuk parkir kendaraan tamu yang akan melakukan check-in atau yang akan menghadiri event yang telah diselenggarakan di Hotel Sunan dan pos keamanan hotel.
f. Fasilitas-fasilitas di The Sunan Hotel Solo 1) Services and Facilities
a) 204 Guest Room & Suites adalah kamar yang sudah disediakan oleh pihak hotel dan memiliki fasilitas masing-masing.
b) Meeting & Function Rooms adalah tempat untuk rapat tamu yang sedang melakukan check-in.
c) Business Center adalah tempat keperluan tamu ingin melakukan internet ataupun fotocopy.
d) 24 Hours Room Services adalah jika tamu memerlukan sesuatu yang bisa dibantu oleh pihak hotel.
e) 24 Hours Security adalah keamanan yang selalu siap dalam 24 jam. f) Outdoor Semi Olympic Pool adalah tempat berenang jika tamu ingin
melakukan olahraga renang.
g) Fitness Centre adalah pusat kebugaran olahraga.
h) Shooping Arcade adalah tempat berbelanja dari pihak hotel tanpa tamu harus pergi keluar hotel.
i) Baby Pool adalah tempat berenang khusus untuk anak-anak.
j) Free Wifi & High Speed Internet adalah fasilitas internet gratis yang sudah disediakan oleh pihak hotel.
k) Catering and Convention facilities adalah tempat untuk memesan makanan jika tamu ingin melakukan event di Hotel Sunan tanpa harus memesan makanan diluar hotel.
l) Pick Up and Drop Transportation adalah fasilitas dari driver untuk mengantar ataupun menjemput tamu yang akan check-in tanpa dikenakan biaya.
m) Laundry and Dry Cleaning Services adalah tempat pelayanan hotel untuk mencuci baju tamu ataupun uniform karyawan hotel
n) Drug Stroe adalah tempat berbelanja seperti mini market yang sudah disediakan pihak hotel.
o) Clinic adalah tempat berobat jika ada tamu yang merasakan kondisi badan sedang drop.
q) Luggage Store adalah tempat bellboy untuk menyimpan barang tamu yang belum diambil ataupun dititipkan.
r) Paeking Area adalah tempat yang sudah disediakan pihak hotel untuk parkir tamu yang akan check-in.
s) Mushola adalah tempat beribadah umat muslim yang akan menjalankan kewajibannya ataupun tamu yang akan melakukan sholat.
t) Toilet adalah tempat yang sudah disediakan oleh pihak hotel jika tamu akan buang air besar
u) Taxi Services adalah fasilitas yang sudah berkerjasama dengan pihak hotel jika tamu ingin melakukan berpergian dengan menggunakan taxi. 2) Accommodation :
Total jumlah Kamar 204 yang terdiri :
2 President Suite : Fasilitas ruang besar, dua kamar tidur dengan kasur yang berukuran twin bed dan King Size bed, dua kamar mandi dengan perlengkapan mandi yang lebih istimewa, satu kamar mandi untuk di ruang utama, dapur pribadi, ruang makan, bar counter, tiga televisi dengan tv cable, dan tiga telephone yang bisa dipakai untuk luar area hotel.
4 Suites : Fasilitas single / double bed, TV Cable, dua kamar mandi, perlengkapan kamar standar, ruang keluarga, ruang makan, bar counter, televisi dengan layar lebar yang terdapat di kamar tidur dan di ruang keluarga.
70 Junior Suites Rooms : fasilitas single / double bed, dua televisi, dua kamar mandi, perlengakapan kamar standar ditambah dengan adanya ruang keluarga lengkap dengan mini bar.
70 Executive Business Rooms : Fasilitas single / double bed, terdapat dua bantal dan dua guling, TV Cable, kamar mandi hot & cold, telephone, perlengkapan kamar standar, ditambah dengan fasilitas hot spot atau internet gratis yang bisa langsung diakses didalam kamar.
118 Deluxe Rooms : Fasilitas single / double bed, TV Cable, kamar mandi hot & cold, dan perlengkapan kamar standar.
3) Room Facilities :
Fasilitas –fasilitas yang dimiliki tiap kamar adalah : telephone SLI / SLJJ, televise (satellite & in house movies) dengan remote control dan parabola 19 channel, hair dryer, VCD, radio / piped music, mini bar and refrigerator, kamar mandi dengan bath tub, shower air panas & dingin, central AC with individual control, dan kunci kamar magnetik.
Sedangkan failitas-fasilitas yang didapatkan para tamu adalah: welcome drink, Koran, buah-buahan segar dikamar, sarapan pagi, transportasi dari dan ke bandara atau stasiun KA, bebas menggunakan fasilitas olahraga, (fitness dan
renang), bebas masuk Music Room, layanan laundry, dan layanan room service 24 jam.
4) Transportation
a) From : Adisumarmo Airport Distance : 6 Km Time :15 Minutes By : Car
b) From : Balapan Train Station Distance : 4 Km Time :6 Minutes By : Car
5) Restaurant and Bar
Narendra Indo Asia Dining 06.00 – 24.00 120 seat The Embassy Wine Shop 11.00 – 23.00
Royal Espresso Coffe & Tea Lounge 10.30 – 23.00 20 seat
Music Room 18.30 – 02.00 250 seat
Pool Bar & Restaurant 07.00 – 22.00 30 seat
Ramen Corner 11.00 – 22.00 20 seat Imperial Taste Modern Oriental Oriental Cuisine 10.00 – 23.00 84 seat
Infinitea Tea Lounge by Twingins 10.00 – 23.00 10 seat (Sumber Dokumen The Sunan Hotel Solo)
3. STRUKTUR ORGANISASI FRONT OFFICE
TABEL 1. FRONT OFFICE ORGANIZATION CHART Front Office Manager
Asst. Front Office Manager
(Sumber Dokumen The Sunan Hotel Solo)
a. Chief Concierge
Berfungsi sebagai berikut : Exec Lg Manager Exec Lg Assc GRO Manager GRO Supervisor GRO Chief Operator Tlp Operator Dury Manager FD Supervisor FDA RSV Manager Reservation Agent Chief Bus.Service Business Service Chief Concierg e Airport Rep Bell Captain Bellman Doorgirl Doorman
1) Memastikan bahwa semua staff di bagian Concierge mendapatkan Training tentang hotel system, etika bertelepon, standar penampilan serta filosofi hotel.
2) Memberikan Training ke staff tentang prosedur penanganan barang bawaan untuk tamu VIP dan rombongan serta penanganan keuhan tamu. 3) Mengimplementasikan visi dan misi perusahaan.
4) Menyediakan peta kota, perusahaan reservasi tiket pesawat dan angkutan darat serta laut, sebagai penyedia informasi tentang aktivitas rekreasi, sosial dan keagamaan.
5) Memastikan bahwa sarana komunikasi yang berupa papan informasi (Sign Board) di Lobby selalu benar dan akurat.
Area Kerja Chief Concierge : Pintu masuk hotel, Lobby, Bell Desk, Counter
b. Bell Captain
Berfungsi sebagai berikut :
1) Mengatur tugas setiap Bellboy.
2) Menerima dan menyimpan barang tamu yang dititipkan di Concierge. 3) Memastikan Lugagge Room tetap bersih dan teratur.
4) Mengontrol setiap barang yang disimpan atau masih berada di Lobby mempunyai tanda pengenal yang jelas.
5) Mengatur Bellboy untuk menyiapkan Trolley atau kendaraan barang dalam menjemput bus rombongan yang akan ke hotel.
6) Mengarahkan semua Bellboy di setiap shift kerja.
Area Kerja Bell Captain : Front Office, Lobby, Kamar Tamu.
B. Gambaran Umum Tentang Kantor Depan (Front Office)
1. Pengertian Kantor Depan
Kantor Depan merupakan salah satu departemen yang berfungsi untuk menjual kamar hotel. Menurut Tarmoezi dan Manurung (2001:180), Kantor Depan merupakan departement yang bertanggung jawab atas penjualan kamar hotel berdasarkan cara yang sistematis melalui reservasi hingga penyerahan kamar kepada tamu hotel atau memberikan pelayanan informasi kepada para tamu selama mereka berada atau menginap di hotel.
Kantor Depan adalah tempat di mana tamu diterima pertama kali oleh perwakilan hotel. Renner (1981:17) berpendapat bahwa “The front office is where the guest is the first met by a representative of the hotel”. Perwakilan dari hotel tersebut akan berusaha memberikan bantuan semaksimal mungkin kepada tamu. Bantuan yang diberikan oleh pihak hotel yang berupa penjelasan mengenai fasilitas hotel, merupakan salah satu proses komunikasi.
Proses tersebut terjadi antara pihak tamu dengan pihak hotel. Maka dapat dikatakan kantor depan sebagai salah satu departemen yang ada di hotel
yang secara operasional berhubungan langsung dengan tamu (Darsono 2001:18). Kantor Depan terletak di bagian depan hotel dimaksudkan agar mudah diketahui tamu.
2. Fungsi Kantor Depan
a. Menurut Sugiarto (2000:5) menerangkan bahwa fungsi dari departemen kantor depan dalam kegiatan sehari-hari meliputi hal-hal sebagai berikut:
1) Menjual akomodasi hotel.
2) Menyambut dan mendaftar tamu-tamu yang akan check-in.
3) Melayani pemesanan kamar.
4) Memantau perkembangan situasi kamar (room status) secara akurat.
5) Menyiapkan berkas-berkas pembayaran tamu (guest bill). 6) Menangani semua surat yang masuk dan keluar hotel.
7) Menangani fasilitas komunikasi.
8) Melayani dan memberikan informasi serta permintaan-permintaan pelayanan lainnya.
9) Melayani, menampung, menyelesaikan keluhan tamu.
10) Melayani penitipan barang-barang berharga.
11) Melakukan kerja sama yang baik dengan departemen lain
Berikut adalah contoh kerja sama hubungan kantor depan dengan departement lain :
Front Office bertugas menjual kamar atau menyewakan kamar dan membuat laporan tamu yang sedang menginap atau mencatat perpindahan kamar tamu maka itu Front Office mengkoordinasikan dengan House Kepping untuk melakukan pemeriksaan kamar, menyiapkan kamar dan menjaga kebersihan kamar.
b. Front Office dengan Restaurant
Front Office bertugas menginformasikan kepada Restaurant kedatangan tamu atau group utnuk mengatur persiapan, petugas, dan menyiapkan makanan dan minuman.
Dengan demikian kebutuhan dan permintaan tamu dapat dilayani dan terpenuhi dengan baik dan memuaskan.
c. Front Office dengan Kitchen
Menginformasikan jumlah tamu yang akan Breakfast,Lunch, Dinner sedangakan Kitchen mencukupi dan menyediakan bahan makanan di dapur serta menyiapkan makanan.
d. Front Office dengan Accounting
Menyangkut pembayaran tamu dan tagihan-tagihan kepada tamu. e. Front Office dengan Security, Store Room, Engineering serta
bagian-bagian lain yang terkait dengan tugas kantor depan, baik secara langsung dan tidak langsung.
Hotel mempunyai lingkup pelayanan yang uas. Setiap Departement di hotel mempunyai tugas yang berbeda. Dalam memberikan pelayanan terhadap tamu, semua departement memerlukan kerja sama yang harmonis. Hal ini dilakukan agar target manajemen dapat tercapai dengan baik. Kerja sama antara kantor depan dengan departement lain mutlak diperlukan.
4. Struktur Organisasi Section
TABEL 2. CONCIERGE ORGANIZATION CHART
Executive Assistant Manager General Ma nager Front Office Manager Bell Captain Driver Front Desk Agent Guest Relation Officer Telp Operator
(Sumber Dokumen The Sunan Hotel Solo)
5. Job Description Bellboy
Job Description Bellboy, menurut Bagyono (1997:23-49) adalah sebagai berikut:
a. Membuka dan menutup pintu :
Sebelum membuka pintu mobil bantulah tamu keluar dari mobil dengan menahan pintu mobil sambil mengucapkan “Mind your head, please!” yang artinya “ Hati-hati dengan kepala anda !” atau dengan kalimat yang lain “ Mind your step, please!” yang artinya “ Hati-hati dengan langkah anda !”.
b. Menyapa, menyambut dan menawarkan bantuan kepada tamu Concierge
Jika hotel anda mempunyai doorman, petugas inilah yang pertama kali menyambut tamu dan mengucapkan salam. Misalnya “ Good morning Sir, welcome to Sunan , may I help you?”.
c. Mengeluarkan barang
Tugas anda sekarang mengeluarkan barang dari mobil dengan hati-hati untuk menghindari kerusakan.
d. Menempatkan barang
Langkah selanjutnya adalah meletakkan barang di tempat yang aman dan mintalah kepada tamu untuk memeriksa barang-barangnya. Jika ada yang rusak, beritahukan kepadanya. Pastikan tidak ada barang-barang lain yang tertinggal di dalam mobil.
e. Menuju Lobby
Sambil membawa barang, antar tamu menuju lobby, kemudian tunjukkan kepadanya letak reception counter. Ketika tamu sedang melakukan regristration, tempatkan barang di tempat yang aman. Jika hotel anda menggunakan kartu barang (luggage tag), ikatlah kartu tersebut pada masing-masing barang.
f. Menunggu tamu yang sedang melakukan registrasi
Sementara tamu melakukan registration, anda harus tetap berdiri di pos anda (tidak jauh dari reception counter atau di samping Belldesk). Jika receptionist sedang menangani beberapa tamu yang melakukan registrasi dan kebetulan tamu yang anda tangani adalah orang tua atau
orang cacat, antarkan tamu tersebut untuk mencari tempat duduk di sekitar lobby.
g. Menerima kartu tamu (Guest Card)
Setelah tamu selesai melaksanakan proses registration, Receptionist akan memberikan anda kartu tamu, dengan mengatakan “ Please show Mr/Madam to his room number six!”. Jika Front desk Hotel anda menggunakan kartu tamu, lihat kartu tersebut. Hafalkan nama tamu dan nomor kamarnya. Jangan lupa menuliskan nama dan nomor kartu tamu pada kartu barang yang telah tergantung pada barang tamu yang anda bawa.
h. Meminta kunci kamar
Di hotel besar, kunci kamar biasanya ditangani oleh seksi informasi. Namun kunci kamar juga banyak ditangani oleh seksi penerima tamu. Mintalah kunci kamar pada petugas informasi (information clerk) atau resepsionist. Jika anda telah mendapatkannya, cocokkan nomor kamar dikunci tersebut dengan nomor kamar yang ada pada kartu tamu.
i. Menerima Bellboy Errand Card yang sudah di cap
Sebelum anda menuju kamar, Bell Captain akan memberi formulir Bellboy Errand Card yang sudah dicap. Formulir ini digunakan untuk mencatat semua barang-barang tamu yang anda bawa. Katakan pada tamu “This way, please Sir/Madam”. Jangan berjalan terlalu cepat agar tamu dapat mengikuti langkah anda.
j. Mengetuk pintu
Jika anda dan tamu tiba di depan kamar, ketuklah pintu dengan jari. Jangan sekali-kali mengetuk pintu dengan kunci kamar karena dapat menggores pintu. Jika tidak ada jawaban dari dalam kamar tersebut, bukalah pintu secara perlahan-lahan.
k. Masuk ke dalam kamar
Langkah pertama jika anda masuk kamar adalah menyalakan lampu jika kamar terlihat gelap. Bukalah tirai, periksa keadaan kamar. Setelah semuanya benar-benar siap, persilahkan tamu masuk terlebih dahulu, kemudian anda mengikuti dengan membawa barangnya. Biarkan pintu tetap terbuka sementara anda berada di dalam kamar.
l. Luggage Rack
Luggage rack merupakan bagian dari perabot kamar, dimana anda dapat meletakkan barang bawaan tamu seperti : suitcase, hand bag, travelling bag, brief case, dll.
m. Wash basin table
Anda dapat meletakkan beauty case di meja ini. Beauty case juga dapat ditempatkan pada dressing table.
n. Menjelaskan fasilitas kamar
Sebelum menerangkan fasilitas kamar, minta ijin kepada tamu apakah anda boleh menjelaskan fasilitas kamar. Misalnya “Excuse me, Sir/Madam, could I explain the room facilities, please !”. Fasilitas
kamar adalah semua perangkat yang ada di dalam kamar sebagai berikut :
1) Air Conditioner (AC)
2) Radio
3) Televisi
4) Balcony
5) Telepon 6) Kamar mandi
o. Meletakkan kartu tamu (Guest Card) dan kunci kamar di meja
Sebelum meninggalkan kamar, anda dapat meletakkan Guest Card dan kunci kamar di atas dressing table atau dapat juga diberikan langsung kepada tamu.
p. Meninggalkan tamu
Sebelum meninggalkan tamu, ucapkan “I hope you will enjoy your stay” kemudian segera tinggalkan tamu dengan menutup pintu secara perlahan-lahan.
q. Pencatatan
Setelah anda keluar dari kamar tamu, isilah Bellboy Errand Card. Setelah itu kembalikan kepada Bell Captain untuk dicap dan disalin ke
dalam Bellboy Control Sheet. Informasi yang biasanya terdapat dalam Bellboy Errand Card antara lain :
1) Serial Number
Nomor seri yang tertera (sudah dicetak sebelumnya, misalnya 2234)
2) Bellboy number
Jika dalam sebuah hotel mempunyai beberapa Bellboy, maka setiap Bellboy mempunyai nomor.
3) Room number
Nomor kamar yang ditempati oleh tamu.
4) Guest name Nama tamu.
5) Number pieces of luggage
Jumlah barang yang anda bawa, misalnya 5 buah. 6) Description
Jenis barang, misalnya suitcase, hand bag.
7) Arrival/departure/room change
Jenis pelayanan yang anda tangani. Misalnya tamu akan melakukan check-in, check-out atau room change.
8) Date
Tanggal kartu tersebut digunakan/dibuat. Bellboy dapat mengisi Bellboy Errand Card ini di lobi setelah mengantar tamu ke kamar.
Setelah anda mengembalikan kartu tersebut, anda sebaiknya bersiap di pos anda untuk mendapatkan tugas selanjutnya.
r. Contoh alat yang biasanya digunakan bellboy dalam berkomunikasi dengan bellboy yang lain ataupun dengan departemen lain :
Gambar 3. Telephone
Alat komunikasi yang digunakan Bellboy untuk berkomunikasi dengan Bellboy yang lain atau dengan departement lain.
Gambar 4. Luggage Trolley
Kereta barang, yaitu alat yang digunakan Bellboy untuk membawa barang bawaan tamu.
Gambar 5. Luggage Tag 5. Luggage Tag
Kartu gantung tanda barang untuk digunakan atau direkatkan pada barang milik tamu ketika tiba atau berangkat guna menghindari kesalahan atau tertukarnya barang milik tanu. Biasanya ada dua dimana yang satu dibawa oleh tamu dan yang satunya lagi direkatkan pada barang milik tamu tersebut.
