BAB IV ANALISA
Bab ini akan menganalisa temuan-temuan penelitian berdasarkan teori dan konsep hasil studi pustaka tentang Peranan Otomatisasi Kantor terhadap Efisiensi Kerja Karyawan.
4.1 Otomatisasi kantor di PT Sidomuncul Pupuk Nusantara
Menurut Sedarmayanti (2001) otomatisasi kantor adalah cara pelaksanaan prosedur dan tata kerja secara otomatis, dengan pemanfaatan yang menyeluruh dan seefisien mungkin atau mesin kantor, sehingga bahan dan sumber yang ada dapat dimanfaatkan. PT Sidomuncul Pupuk Nusantara memiliki mesin kantor pendukung otomatisasi kantor dengan lima kategori yaitu mesin-mesin kantor untuk mengirimkan, mencatat, menghimpun, mengolah dan memperbanyak bahan keterangan.
Mesin-mesin untuk menghimpun bahan keterangan; o Mesin penjilid merk Gemet 302 D tersedia satu o Pemotong kertas track manual tersedia satu Mesin-mesin untuk mengolah bahan keterangan; o Mesin hitung merk casio tersedia tiga
o Komputer merk Hp Pro 3330MT , Core i3 3220 3.3Ghz tersedia tiga Mesin-mesin untuk memperbanyak bahan keterangan;
o Mesin fotocopy fuji xerox tersedia satu
Mesin-mesin untuk mengirimkan bahan keterangan;
o Telepon Panasonic KX-T2375 tersedia satu untuk tiap ruangan o Printer deskjet merk hp type f2276 tersedia tiga
o Faximile Panasonic KX-FT77 tersedia satu
Mesin-mesin untuk menyimpan bahan keterangan; o Penghancur kertas merk Krisbow tersedia satu o Pelubang kertas/kartu Kenko tersedia dua
Hal itu juga sesuai dengan pendapat Nur (2013) mengenai penggunaan peralatan yang dapat dikelompokkan dilihat dari fungsinya dalam berbagai pekerjaan kantor.
Mesin-mesin untuk mengirimkan bahan keterangan; Telepon dan interphone, printer, faximile
Mesin-mesin untuk mencatat bahan keterangan diantaranya; Mesin tulis, mesin dikte, mesin penomor, asahan pensil Mesin-mesin untuk menghimpun bahan keterangan;
Pembuka surat, mesin penjilid, hechtmachine, pemotong kertas, pencatat uang kas. Mesin-mesin untuk mengolah bahan keterangan;
Mesin jumlah, mesin hitung, komputer.
Mesin-mesin untuk memperbanyak bahan keterangan;
Mesin stensil, mesin stencil spirtus, mesin fotocopy, mesin perekam sheet Mesin-mesin untuk menyimpan bahan keterangan;
Mikrofilm, penghancur kertas, pelubang kertas/kartu.
Para karyawan PT Sidomuncul Pupuk Nusantara sudah menggunakan beberapa aplikasi otomatisasi kantor seperti word processing, e-mail, faksimile, videoconference dalam bentuk skype dan imaging. Keempat aplikasi ini digunakan para karyawan untuk mendukung pekerjaan seperti pembuatan laporan dan komunikasi antar atasan dan karyawan apabila tidak dapat bertatap muka. Meskipun aplikasi yang digunakan hanya 4 aplikasi namun 4 aplikasi tersebut sesuai dengan pendapat dari Azhar (2005) yaitu sebagai berikut:
1. Pengolahan Kata (Word processor) 2. Surat Elektronik (Electronic Mail) 3. Surat Suara (Voice Mail)
4. Kalender Elektonik (Electronic Calendaring) 5. Konferensi Audio (Audio Conference)
6. Konferensi Video (Video Conference) 7. Konferensi Komputer
8. Fax (faksimile)
9. Teks Video (Videotext) 10. Pembuatan Image (Imaging) 11. Dekstop Publishing
12. Layanan Informasi Digital (Digital Information System) 13. Teleconference, Videoconference, Dataconference.
Aplikasi yang belum dimanfaatkan oleh PT Sidomuncul Pupuk Nusantara antara lain surat suara, kalender elektronik, konferensi audio, konferensi komputer, teks video, dekstop publishing, layanan informasi digital, teleconference, dan dataconference. Beberapa aplikasi ini belum dimanfaatkan oleh PT Sidomuncul Pupuk Nusantara karena perusahaan belum memiliki kebutuhan intens untuk rapat jarak jauh.
4.2 Efisiensi kerja karyawan PT Sidomuncul Pupuk Nusantara
Dari segi usaha, suatu usaha dapat dikatakan efisien kalau sesuatu hasil tertentu tercapai dengan usaha sekecil-kecilnya. Pengertian usaha dapat dikembalikan pada lima unsur yang juga disebut sumber-sumber kerja yakni pikiran, tenaga, waktu, ruang dan benda (Gie, 1987).
4.2.1 Penggunaan sumber-sumber kerja karyawan PT Sidomuncul Pupuk Nusantara menerapkan lima unsur kerja.
4.2.1.1 Penggunaan sumber pikiran
Karyawan PT Sidomuncul Pupuk Nusantara melakukan pekerjaan menghitung yang sifatnya berulang-ulang, mereka menyiapkan tabel perkalian atau tabel jumlah, sehingga jika diperlukan lagi tinggal membacanya dan tidak perlu menghitungnya kembali. Para karyawan menggunakan aplikasi Microsoft excel 2007 untuk membantu melakukan pekerjaan menghitung.
4.2.1.2 Penggunaan sumber kerja tenaga
Beberapa karyawan PT Sidomuncul Pupuk Nusantara bercerita bahwa apabila mereka membutuhkan penjepit kertas, pelubang kertas harus pergi ke ruang staff untuk meminjam barang-barang tersebut karena tidak tersedia di area kerja mereka sendiri. Peletakan mesin
kantor printer dan komputer berada di ruang staff lantai dua dan di ruang staff lantai satu. Apabila karyawan akan mengerjakan laporan, karyawan membawa laptop sendiri. Jika akan mencetak laporan, karyawan perlu berjalan ke ruang staff untuk menggunakan printer.
4.2.1.3 Penggunaan sumber kerja waktu
Setiap karyawan memiliki perbedaan penggunaan waktu dalam bekerja. Ada karyawan yang pernah mengalami keterlambatan dalam pengumpulan laporan, ada juga yang tidak pernah mengalami keterlambatan dalam pengumpulan. Kendala seperti itu dialami karena para karyawan yang tidak membawa laptop sendiri mengalami kesulitan untuk mengerjakan laporan yang berdampak pada keterlambatan pengumpulan.
4.2.1.4 Penggunaan sumber ruang
Dari hasil observasi, penggunaan ruang staff lantai satu tidak dimaksimalkan dengan baik. Ruang staff lantai satu berukuran 5x6m berisi peralatan kantor, mesin kantor dan 6 pegawai staff, sehingga ruang staff di lantai satu sangat penuh.
4.2.1.5 Penggunaan sumber benda
Ketersediaan benda seperti kertas di lantai dua sering terbuang-buang. Penulis pernah menemukan kertas kosong yang sudah ada kop suratnya, namun tidak jadi digunakan.
Hal itu juga sesuai dengan pendapat dari The Liang Gie (1987) bahwa dalam aktivitas ketatausahaan, perbandingan terbaik antara suatu kerja dengan hasil yang dicapai dapat dilihat dari dua segi. Dari segi usaha, suatu usaha dapat dikatakan efisien kalau sesuatu hasil tertentu tercapai dengan usaha sekecil-kecilnya. Pengertian usaha dapat dikembalikan pada lima unsur yang juga disebut sumber-sumber kerja yakni pikiran, tenaga, waktu, ruang dan benda.
Kepala K3 (Keselamatan Kesehatan Kerja) PT Sidomuncul Pupuk Nusantara menilai staff administrasi K3 dengan pelaksanaan tugas yang dihasilkan dengan pertanggungjawaban.
4.2.2 Penilaian hasil kerja yang dihasilkan sebagai berikut: 4.2.2.1 Berhasil guna atau efektif:
Menurut Kepala K3 PT Sidomuncul Pupuk Nusantara hasil kerja yang dihasilkan oleh staff administrasi K3 selalu berhasil guna dengan baik. Pekerjaan selalu selesai sesuai dengan harapan. Staff administrasi selalu memanfaatkan notes untuk mencatat tugas yang diberikan dari Kepala K3.
4.2.2.2 Pelaksanaan kerja yang dapat dipertanggungjawabkan
Kepala K3 menilai bahwa staff administrasi K3 selama ini selalu melaksanakan tugas dengan tanggung jawab meskipun pernah mengalami keterlambatan pengumpulan laporan. Keterlambatan yang dialami staff administrasi K3 biasanya mengenai pencetakan laporan yang memerlukan waktu lama karena perlu mengantre untuk menggunakan printer di ruang staff.
4.2.2.3 Prosedur kerja yang praktis
Kepala K3 meminta laporan yang dikerjakan oleh staff administrasi K3 dalam bentuk hardcopy, tidak dikirim melalui email karena menurut Kepala K3 lebih praktis seperti itu. Staff administrasi K3 tidak membawa laptop ke kantor, maka dari itu pengerjaan laporan dilakukan dengan mencetak langsung dan diserahkan langsung.
Ketiga syarat penilaian agar tercapainya efisiensi kerja yang dilakukan Kepala K3 PT Sidomuncul Pupuk Nusantara sesuai dengan pendapat dari Sedarmayanti (2001) yaitu syarat-syarat agar tercapainya efisiensi kerja adalah sebagai berikut:
a. Berhasil guna atau efektif; b. Ekonomis;
c. Pelaksanaan kerja yang dapat dipertanggung jawabkan; d. Pembagian kerja yang nyata;
e. Prosedur kerja yang praktis.
4.3 Peranan otomatisasi kantor terhadap efisiensi kerja di PT Sidomuncul Pupuk Nusantara
Raymond (1996) mengemukakan bahwa otomatisasi kantor sebagai bagian dari solusi efisiensi dan korporasi. Tujuan utama dari proses otomatisasi adalah efisiensi yang berujung pada penghematan biaya dan tenaga. Mesin kantor komputer lebih dibutuhkan oleh sebagian
karyawan di PT Sidomuncul Pupuk Nusantara untuk mengerjakan laporan-laporan penelitian atau laporan kerja lainnya. Agar dapat memanfaatkan aplikasi seperti word processing, e-mail, faksimile, videoconference memerlukan mesin kantor komputer, printer dan mesin fax. Para karyawan, dengan adanya mesin kantor komputer atau laptop mereka masing-masing untuk menjalankan pekerjaan dan memanfaatkan aplikasi-aplikasi tersebut supaya pekerjaan mereka berjalan lancar dan berhasil guna. Personal Assistant merasa pekerjaannya terbantu dengan adanya email yang dapat dimanfaatkan untuk memberitahu jadwal General Manager. Para karyawan lain juga lebih praktis mengumpulkan tugas laporan dengan tersedianya mesin kantor printer dan alat kantor lainnya seperti penjilid kertas, pelubang kertas dan penjepit kertas. Hal tersebut juga sesuai dengan pendapat Sedarmayanti (2001) bahwa peran otomatisasi kantor berperan sebagai pemanfaatan yang seefisien mungkin atas uang, tenaga kerja, material, waktu dan mesin atau alat-alat kerja.
