Analisis dan Usulan Sistem Pemeliharaan Gedung Serta Fasilitasnya, Prosedur dan Formulir Di Universitas Kristen Maranatha - MCUrepository

(1)

DATA PENULIS

Nama Lengkap : Otman Awih

Alamat di Bandung : Jl. Babakan Sukaresik 1 no 1

Alamat Asal : Jl. Lingkungan II, RT 54, RW 16, Sukajadi, Talang Kelapa, Musi Banyu Asin, Sumatera Selatan No Telp Bandung : -

No Telp Asal : (0711) 432259 No Handphone : 08562136018

Alamat Email : Otman_Awih’00@Yahoo.com Pendidikan : SMU Xaverius 1 Palembang

Jurusan Teknik Industri Universitas Kristen Maranatha Nilai TA : 3,6 (A)

(2)

BAB 4 PENGUMPULAN DATA

A. Prosedur Usulan Peminjaman Ruangan ( Pihak Luar )

Pem ohon

Kabag. K erum ahtanggaan

1

K aBPG

Kabag. Kerum ahtanggaan

2

Teknisi LIstrik 3

1, 4

2, 5 4

6

G ambar E-1 Bagan Alir Inform asi Usulan Prosedur Pem injam an Ruangan ( Pihak Dalam )

7

Keterangan : 1 : Permintaan FPR 2 : FPR ( 3 rangkap ) 3 : Penandatanganan FPR

4 : FPR yang sudah ditandatangani 5 : FPR rangkap ke-1

6 : FPR rangkap ke-3 7 : Jadwal pemakaian ruang

(3)

BAB 4 PENGUMPULAN DATA 4-2

B. Prosedur Usulan Peminjaman Ruangan ( Pihak Luar )

Pem ohon

Koster Sekretariat

(Bag.Agenda) Rektor

KaBPG Kabag.

Kerum ahtanggaan 2 Kabag. ME

1, 6 2, 7, 9, 10

3 3

4

5

8

11 12

G am bar E-2 Bagan Alir Inform asi Prosedur Pem injam an Ruang (Pihak Luar)

Keterangan :

1 : Menanyakan ruangan 2 : Note kondisi ruangan

3 : Proposal & note kondisi ruangan 4 : Surat & lampiran biaya

5 : Surat disposisi 6 : Meminta FPR 7 : FPR (3 rangkap)

8 : Meminta tandatangan FPR 9 : FPR yang sudah ditandatangan KaBPG

10: FPR rangkap ke-1 11: FPR rangkap ke-3

(4)

C. Prosedur Usulan Pemakaian Sound System

Kabag. ME 1 Teknisi Electrical

G am bar E-3 Bagan Aliran Inform asi Prosedur Pem akaian Sound System

D. Prosedur Usulan Pemakaian Ruangan

Gambar E-4 Bagan Alir Informasi Prosedur Pemakaian Ruangan

Pihak Pem ohon Koster

1 1

Keterangan :

1 : Formulir Peminjaman ruangan

E. Prosedur Usulan Penambahan Titik Lampu

Pem ohon

Kabag. ME

Teknisi Kaur Gam bar

Kaur Adm inistrasi

KaBPG 1

Kabag. Pem eliharaan Fisik

Gedung

2

3

4 5

6 7

9

8, 10

10

(5)

Keterangan :

1 : Surat permohonan 2 : Meminta Kabag. ME untuk mengkoordinir 3 : Meminta Kabag. Pemeliharaan Fisik Gedung untuk membantu 4 : meminta tandatangan FPP I

5 : FPP yang ditandatangani I

6 : Kabag. Pemeliharaan Fisik Gedung mengutus bawahannya

7 : Mengutus teknisi untuk membantu

8 : Meminta komponen 9 : Meminta tandatangan FPP II

10: FPP yang ditandatangani ke-2

F. Prosedur Usulan Gangguan Listrik

Pem ohon

Kabag. ME

Teknisi Kaur Gam bar

Kaur Adm inistrasi

KaBPG 1

Kabag. Pem eliharaan Fisik

Gedung

Gambar E-6 Bagan Alir Informasi Usulan Prosedur Penambahan Titik Lampu

Keterangan :

1 : Surat permohonan 2 : Meminta Kabag. ME untuk mengkoordinir

(6)

5 : FPP yang ditandatangani I

6 : Kabag. Pemeliharaan Fisik Gedung mengutus bawahannya

7 : Mengutus teknisi untuk membantu

8 : Meminta komponen

9 : Meminta tandatangan FPP II

10: FPP yang ditandatangani ke-2

G. Usulan Prosedur Pemeliharaan Lift

Teknisi

Sub-Pihak Perusahaan KaBAU

1

Gambar E-7 Bagan Alir Informasi Prosedur Pemeliharaan Lift

Kaur Adm inistrasi 12 13

Keterangan :

1 : Melaporkan mau mengecek lift 2 : Meminta mematikan lift 3 : Meminta menghidupkan lift 4 : FWOS rangkap ke-3 dan FCBR rangkap ke-3

5 : Memberitahu ada kerusakan lift 6 : Menginginkan perbaikan lift 7 : Melapor pada perusahaan 8 : PO

9 : Menelepon perusahaan untuk memperbaiki lift

10: Mengutus teknisi untuk memperbaiki lift

(7)

H. Usulan Prosedur Pengecekan Hidran, Springkle, Alarm Kebakaran

Pihak Pem adam

Kebakaran Kabag. ME

Kaur Adm inistrasi 1

2 3, 5

4

Gambar E-8 Bagan Alir Informasi Usulan Prosedur Pengecekan H idran, Springkle, Alarm

Kebakaran

Keterangan :

1 : Surat Pemberitahuan 2 : Meminta membuat PPD 3 : Struk Biaya

4 : Membayar Pengecekan 5:Kwitansi

I. Prosedur Pelatihan Pemadam Kebakaran

Pihak Pelatihan Pem adam Kebakaran (PPPK)

KaBPG K aur Adm inistrasi

Pihak Kepala Tiap Biro dan TU 1

2

3

4 7

5, 6

Gambar E-9 Bagan Alir Informasi Usulan Prosedur Pelatihan Pemadam Kebakaran

Keterangan :

(8)

3 : Meminta buat surat pelatihan pemadam kebakaran

4 : Surat pelatihan

5 : Mengutus orang untuk dilatih 6 : Membayar pelatihan

7 : Kwitansi

J. Usulan Prosedur Perawatan APAR

Kabag. ME Kaur A dm inistrasi 1

2

Gambar E-10 Bagan Alir Informasi Usulan Prosedur Peraw atan APAR

Keterangan :

1 : Meminta Membuat PPD 2 : Menyerahkan uang

K. Usulan Prosedur Perawatan Genset

Teknisi Mechanical K abag. ME

Kaur Adm inistrasi SPBU

1

2 3

4 5

5

Gambar E-11 Bagan Alir Informasi Usulan Prosedur Peraw atan Genset

Keterangan :

1 : Meminta uang kepada Kabag ME 2 : Meminta membuat PPD

3 : Memberi uang

(9)

L. Usulan Prosedur PPD

KaBPG

Sekretariat Rektorat

Kaur G am bar Bagian Keuangan

Bagian Kasir Pem bantu Rektor II

1, 6 2

3 4

4

5, 11 7

8

9

10

Gambar E-12 Bagan Alir Informasi Usulan Prosedur PPD

Keterangan :

1: PPD ( rangkap 4 )

2 : PPD yang sudah ditandatangani oleh KaBAU 3 : Mengecek keuangan di Bag. Keuangan 4 : PPD yang sudah diisi bag. Keuangan 5 : PPD rangkap ke-1

6 : FIPU (rangkap 2)

7 : FIPU rangkap ke-1 yang sudah ditandatangani oleh KaBPG 8 : FIPU rangkap ke-2 yang sudah ditandatangani oleh KaBPG 9 : Menyerahkan uang

10: Kwitansi

(10)

M. Usulan Prosedur Perbaikan Air Mati

Pem ohon Kaur Adm inistrasi Kabag. ME

K aBPG

Teknisi Teknisi Electrical Teknisi Mechanical

1 2

3

4 4

5 6

7 8 8

Gambar E-13 Bagan Alir Informasi Usulan Prosedur Perbaikan Air M ati

Keterangan :

1 : Menghubungi BPG 2 : Menkonfirmasi masalah 3 : Melapor permasalahan

4 : Bekerja sama dengan bawahan

5 : Melaporkan hasil perbaikan 6 : FPP

(11)

N. Usulan Prosedur Perbaikan Sarana Plumbing

Pem ohon Kaur Adm inistrasi Kabag. ME

Teknisi Mechanical

Kaur Gam bar

1 2

3, 4 5

6

Gambar E-14 Bagan Alir Informasi Usulan Prosedur Perbaikan Sarana Plumbing

Keterangan :

1 : Menghubungi BPG 2 : Mengkonfirmasi masalah 3 : Mengkoordinir bawahan

4 : FPP

5 : Meminta tandatangan FPP 6: FPP yang sudah ditandatangan

O. Usulan Prosedur Penerimaan FPP

Kaur Gam bar KaBPG

Kaur Adm inistrasi 1

1

Gambar E-15 Bagan Alir Usulan Prosedur Penerimaan FPP

(12)

P. Usulan Prosedur Pembuatan Laporan Debt Air

Dinas

Pertam bangan Kabag. ME

1

2

Gambar E-16 Usulan Prosedur Pembuatan Laporan Debit Air

Keterangan :

1 : Meminta laporan debit air 2 : Memberikan laporan debit air

Q. Usulan Prosedur Pembuatan Partisi / Ruangan

Pem ohon PR II Kaur Adm inistrasi

Kaur Gam bar

Kabag. ME dan Pem eliharaan Fisik

Gedung

Gambar E-17 Bagan Alir Informasi Usulan Prosedur Pembuatan Partisi/Ruangan

Keterangann:

1 : Surat permohonan (SP) 2 : LD & SP penolakan 3 : LD, SP pengerjaan 4 : Koordinasi kunjungan 5 : LD & SP fotokopi

6 : Menanyakan spesifikasi pekerjaan

7 : Gambar

8 : Melaporkan hasil

9 : Meminta menghubungi sub-kontraktor

(13)

12: Meminta mengajukan RAB 13: LD, SP, RAB

14: LD

15: Negoisasi ulang RAB

16: Melakukan kesepakatan dengan RAB

17 RAB & LD

18 Meminta membuat PPD 19 RAB & LD fotokopi

20: Melakukan pengawasan 21: Laporan opname

22: Kwitansi & BAS 2 23: BAS 1

24: Menyerahkan kunci ruangan 25: Tanda terima dan berita Acara 26: Berita acara yang ditandatangan 27: Tanda terima dan berita acara yang sudah ditandatangan

R. Usulan Prosedur Keadaan Darurat

Pihak Keam anan

Kabag. Kerum ahtanggaan

1

Pihak yang bersangkutan

1 2

Gambar E-18 Bagan Alir Informasi Usulan Prosedur Keadaan Darurat

Keterangan :

(14)

S. Usulan Prosedur Perawatan AC

Teknisi AC Kabag. ME

Teknisi Electrical

1

Gambar E-19 Bagan Alir Informasi Usulan Prosedur Perawatan AC

Kaur Administrasi

3 2

4, 5 6

Keterangan :

1 : Melapor mau servis AC

2 : Meminta Kasubag. Listrik, Genset, Telepon, dan Sound System

3 : Membayar servis

4 : Membayar servis dan perbaikan 5 : Kwitansi

T. Usulan Prosedur Penambahan Extention

Pemohon PR II KaBPG

Kabag. ME Teknisi Electrical

1 1

2

1, 3 3, 6

4, 7 4

5

Gambar E-20 Bagan Alir Informasi Usulan Prosedur Penambahan Extention

Keterangan :

(15)

3 : Meminta untuk mengecek line 4 : Memberitahukan hasil

pengecekan line

5 : Surat disposisi yang sudah diisi KaBPG

6 : Memberitahukan untuk mengerjakan line

7 : Melaporkan hasil pengerjaan line

U. Usulan Prosedur Perawatan Penangkal Petir dan CCTV

Kabag. ME Pihak yang

m em perbaiki 1

2

Gambar 21-E Bagan Alir Informasi Usulan Prosedur Perbaikan Penangkal Petir &

CCTV

Kaur Adm inistrasi

4

5 3

Keterangan :

1 : Menghubungi pihak yang memperbaiki

2 :Nota biaya

3 : Membayar perbaikan

4 : Kwitansi

V. Usulan Prosedur Kehilangan Kunci

(16)

Kabag. M E Teknisi Electrical

Mulai

Daftar pem akaian

sound system

Daftar pem akaian

sound system

Hari yang ditentukan?

Mengatur

sound system

Selesai

Acara selesai ?

Mem beresk

an sound

system

Selesai

Belum Bukan

Sudah Iya

Gambar D-4 Flow Chart Prosedur Usulan Pemakaian Sound System

Mem asukan data

Mem -print data

(17)

T eknisi Listrik Pem ohon

Kaur Adm inistrasi

FPP

M ULAI FPP

menemukan kerusakan fisik gedung

Kaur Gam bar

FPP

Input FPP

M engisi & Tanda tangan

M emeriksa FPP, mengisi

membaw a FPP

Kabag ME

M enganalisis kerusakan/ pergantian

M emberi instruksi perbaikan ke pekerja harian

mengkoordinasi pekerja harian untuk

melaksanakan perbaikan dan memberikan FPP ke

pekerja harian

M engaw asi pekerjaan Pekerja harian M engisi perkiraan w aktu pekerjaan di

FPP

M enghubungi Kabag M E untuk melakukan pekerjaan perbaikan

Prosedur Permintaan Barang dan Pemesanan Barang ke Toko

FPP

Y A M engisi w aktu penyelesaian,

Kabag Pem eliharaan Fisik Gedung

M enyuruh pekerja harian untuk

FPP = Formulir Permohonan Perbaikan FKKU = Formulir Kunjungan Ke User

FPP

M enyerahkan pada pemohon untuk diisi dan ditandatangani Berita Acara

A

BPG

(18)

T eknisi Listrik Pem ohon

Kaur Adm inistrasi

FPP

M ULAI FPP

menemukan kerusakan fisik gedung

Kaur Gam bar

FPP

Input FPP

M engisi & Tanda tangan

M emeriksa FPP, mengisi

membaw a FPP

Kabag ME

M enganalisis kerusakan/ pergantian

M emberi instruksi perbaikan ke pekerja harian

mengkoordinasi pekerja harian untuk

melaksanakan perbaikan dan memberikan FPP ke

pekerja harian

M engaw asi pekerjaan Pekerja harian M engisi perkiraan w aktu pekerjaan di

FPP

M enghubungi Kabag M E untuk melakukan pekerjaan perbaikan

Prosedur Permintaan Barang dan Pemesanan Barang ke Toko

FPP

Y A M engisi w aktu penyelesaian,

Kabag Pem eliharaan Fisik Gedung

M enyuruh pekerja harian untuk

FPP = Formulir Permohonan Perbaikan FKKU = Formulir Kunjungan Ke User

FPP

M enyerahkan pada pemohon untuk diisi dan ditandatangani Berita Acara

A

BPG

(19)

Teknisi Sub-kontraktor Teknisi Electrical

Mulai

Melapor bahwa mau mengecek lift kepada kasubag.

satu lift yang tidak ada orang

Pihak Satpam GAP

Mematikan salah satu lift yang

tidak ada orangnya

Kabag. ME Pihak Perusahaan

A di FCBR & FWOS

kerusakan ? Selesai

Memberitahu kepada Kabag. kerumahtanggaa 1 ada kerusakan dan biaya yang diperlukan untuk

Gambar D-7 Flowchart Prosedur Usulan Pemeliharaan Lift Note :

PPD : Permohonan Penggunaan Dana FCBR : Formulir Call Back Report FW OS : Formulir W ork Order Servis PO : Purchase Order

(20)

P ihak Pem adam Kebakaran K abag. ME

Mulai

S urat Pem beritahuan

Surat Pem beritahuan

Mem inta Kaur Adm in.

untuk m em buat

PPD

A

Melakukan Pengecekan

Mem bayar biaya pengecekan

Rp Rp

Mem buat K witansi pem bayaran

K witansi

Kwitansi

Gambar D-8 Flow chart Prosedur Usulan Pengecekan H idran, Springkle, Alarm Kebakaran Struk biaya

Struk biaya Kaur Adm inistrasi

Mem buat PPD

R p A

B

C C

Mulai D

D Prosedur

(21)

P Ihak Pelatihan Pem adam Kebakaran

(PP PK) KaB PG

Pihak K epala Biro-Biro & Kepala TU Tiap Jurusan

Mem inta Kaur Adm in. untuk m em buat surat

pelatihan dan m au dilatih

E

Gambar D-9 Flow chart Prosedur Usulan Pelatihan Pemadam Kebakaran

Ya Tidak

Kaur Adm inistrasi

(22)

Kabag. ME

Mulai

Sudah saat pengisiaan ?

M em inta Kaur Adm in

m em buat PPD Pengece

kan

S elesai

Gambar D-10 Flow chart Prosedur Usulan Peraw atan APAR

Selesai

Rp

Melakukan pengisian

Kaur Adm in

Mem buat PPD

A

Rp A

(23)

Teknisi Mechanical

Gambar D-11 Flow chart Prosedur Usulan Peraw atan Genset

Belum Kaur. Adm in

(24)

Teknisi Listrik

Mulai

Listrik padam ?

Menghid upkan Genset

Selesai

Gambar D-12 Flow chart Prosedur Usulan M enghidupkan Genset

Listrik m enyala ?

Mem atik an genset

Tidak

Ya

Tidak

Ya

Selesai

(25)

Kaur Adm inistrasi Kepala BPG Sekretariat Rektor Bagian Keuangan Pem bantu Rektor II Bagian Kasir

M ulai

M engisi PPD

PPD 4 dana d ibag. keuangan anggaran d i PPD

Gambar D-13 Flow chart Prosedur Usulan Pengambilan PPD

(26)

(27)

(28)

Pem ohon

Kaur Gam bar

BPG

T eknisi M echanical / Electrical Kabag M E

Me n g is i d a n me n a n d a ta n g a i

Be r ita Ac a r a ( FPP)

Me mb e r ik a n FPP k e p e mo h o n u n tu k

d iis i & d ita n d a ta n g a n i

FPP FPP

FPP

FPP FPP

me n g is i FPP p a d a k o lo m b a g ia n a ta s me n g e n a i k e r u s a k a n y a n g te la h te r ja d i & me min ta p e k e r ja h a r ia n u n tu k

me mb e r ik a n FPP k e Ka b a g Ke b e r s ih a n

FPP FPP

Gambar D -15

Flow Chart Pros e dur Us ulan Pe rbaikan Air M ati (b)

1

Ke te r a n g a n :

FPP = Fo r mu lir Pe r mo h o n a n Pe r b a ik a n A

(29)

Pemohon

Kaur Adm inistrasi

MULAI

menemukan

kerusakan

y a ng

berhubungan

dengan saluran

air/pipanisasi

(plumbing)

M enghubungi

BPG

M ene

infor

langs

meng

Kabag M

rima

masi

ung

hubungi

(30)

Kaur Gam bar

M enerima FPP yang

sudah dikerjakan dari

Pekerja harian dan

(31)

MUL

Dinas Perta

M em

laporan

(32)

Pemohon

PR II

SP

MULAI

Mengajukan surat

permohonan

untuk pembuatan

partisi ke Rektorat

(PR II)

Disetujui?

Surat

Permohonan

(33)

(34)

Pemohon

PR II

YA

Mengisi LD

bahwa RAB

disetujui

B

(35)

Pe

m

o

ho

n

P

R

(36)

(37)

A

Kabag. Koster

Pihak Pemohon KaBPG

Mulai

Menentukan jdwl & ruangan yg mau dipakai

Meminta formulir

FPR = Formulir Peminjaman Ruang

Gambar D-1

Flow Chart Prosedur Usulan Peminjaman Ruangan ( Pihak Dalam )

Selesai Tidak

Ya

(38)

Pihak Pem ohon Koster Sekretariat Rektor

( Bag. Agenda ) KaBPG

Kabag. Kerum ahtanggaan II

M ulai

mendatangi Koster untuk menanyakan tentang ruangan

Ada ruangan ?

Selesai M embuat

note

M au hari atau ruangan lain ?

Note Note

dan misi ? Tolak

M enulis

Flow Chart Prosedur Usulan Peminjaman Ruang ( Pihak Luar )

(39)

Gambar D-23

Flow chart Prosedur Usulan Keadaan darurat ( diluar jam kerja )

Pihak Keam anan Koster Pihak Bersangkutan

Mulai

Ada m asalah penting m engenai

UKM

Menelepon Kabag. kerum ahtanggaan

1

M elihat keadaan

yang terjadi

Situasi bisa ditangani sendiri ?

Menelepon pihak yang bersangkutan

Menangani m asalah

Menyelesaikan m asalah yang

ada

Selesai

Ya

Tidak

(40)

Pem ohon Koster

G am bar D-24 Flow Chart Prosedur Usulan Pem injam an Kunci

Mulai

Mem injam kunci ke

koster

Alasan ? Selesai

Mem inta pem ohon m engisi daftar pem injam an kunci

Mengisi daftar pem injam an

kunci

Mem inta ID

ID ID

Sesuai ? Selesai

Mem bukakan pintu

Ruangan terbuka

Selesai ?

Mengunci pintu

(41)

(42)

Pihak Pem ohon Koster

(43)

Teknisi AC Kabag. ME Teknisi Listrik

Ada Kerusakan ? B

B

M em bayar uang servis

R p

M au m em perbaiki ?

M em perbai ki AC M engam bil uang di kas kecil utk

G am bar D-25 Flow Chart Usulan Prosedur Peraw atan AC

Kaur Adm inistrasi

Ya

Tidak

(44)

Pem ohon PR II KaBPG Kabag. ME Teknisi Listrik

SD = Surat Disposisi

(45)

Note :

PPD = Perm ohonan Penggunaan Dana

Pihak yang m em perbaiki Kabag.ME

Mulai

Ada kerusakan ? Selesai

Menghubungi pihak yang m em perbaiki

Melakukan perbaikan

Mem buat nota biaya

Nota biaya

biaya > Rp200.000

Mem ak ai kas

kecil

Mem buat PPD

Rp

A A

Rp

Mem buat kwitansi

Kwitansi

Kwitansi Ya

Tidak

G am bar D-27 Flow Chart Usulan Prosedur Perbaikan Penangkal Petir & CCTV

Kaur Adm inistrasi

Prosedur PPD

Selesai Tidak

(46)

Pihak Pem ohon Kasubag. Listrik, Genset, Telepon, dan Sound System

M ulai

Formulir Peminjaman ruang

M engecek Formulir

Terima ?

Tolak membuka

ruangan

M embuka ruangan

Perlu soundsystem

?

M enyiapkan soundsystem

Selesai

Formulir Peminjaman ruang

A

Tidak menyedi

akan

Gambar A-3 Flow chart Prosedur Pemakaian Ruangan (Pinjam) Tidak

Y a

Tidak

Y a

Selesai

Selesai Prosedur

(47)

Note :

LD = Lem bar Disposisi SP = Surat Perm ohonan Unit Pem eliharaan Gedung Kabag. Kerum ahtanggaan 1 Kasubag. Listrik, G enset, Telepon

dan Sound System Sub-kontraktor

Mulai

SP LD

3

A

SP LD

3

Menyuruh Kasubag. untuk

m enangani

Menelepon sub-kontraktor

Mengerjakan Penam bahan jaringan listrik

Mem buat nota pem bayaran

nota pem bayaran B

B

Mem inta uang dengan PPD

Rp

C nota pem bayaran

D

Kwitansi

Gambar A-4 Flow chart Prosedur Penambahan Jaringan Listrik

Kwitansi C

Rp

Mem buat kwitansi

D

Selesai Prosedur PPD Prosedur

Paritisi Ruangan

(48)

Pihak Pem ohon Kabag. Kerum ahtanggaan 1 Pihak Bagian Listrik, Telepon, Genset,_{Sound System} Toko E lektronik

Surat Perm ohonan perbaikan

M enyuruh Kabag. Listrik, Genset,

T elepon dan

Sound System

untuk m engurusi Surat Perm ohonan

perbaikan

M engisi FPP berdasarkan

Perlu pem belian kom ponen?

M eminta uang kepada Kabag.

M em berikan kom ponen kepada pem ohon

sbg. bukti telah dikerjakan

H

I

M enyerahkan FPP kepada Kabag. Kerum ahtanggaan 1

FPP

Gambar A-5 Flow chart Prosedur Perbaikan Gangguan Listrik

N ote :

FPP = Form ulir Perm ohonan Perbaikan PPD = Perm ohonan Penggunaan D ana

(49)

Pihak Pem ohon Kabag. Kerum ahtanggaan 1 Pihak bagian Listrik, Telepon, Genset,_{Sound System} Toko Elektronik

M ulai

M embuat surat Perm ohonan

T elepon dan

Sound System

untuk m engurusi Surat Permohonan

M engisi FPP berdasarkan

M eminta uang kepada Kabag. dan m embuat

nota

M eminta tanda tangan FPP kepada pemohon

sbg. bukti telah dikerjakan

H

I

Menyerahkan FPP kepada Kabag. Kerum ahtanggaan 1

FPP

Gambar A-6 Flow chart Prosedur Penambahan Titik Lampu

N ote :

FPP = Form ulir Perm ohonan Perbaikan PPD = Perm ohonan Penggunaan D ana

(50)

Kasubag. Listrik, Genset, Telepon, dan Sound S ystem

Mulai

Listrik padam ?

Menghid upkan G enset

Selesai

Gambar A-7 Flow chart Prosedur M enghidupkan Genset

Listrik m enyala ?

Mem atik an genset

Tidak

Ya

Tidak

Ya

Selesai

(51)

Kasubag. Listrik, Genset, Telepon, dan S ound

M engganti Oli

Selesai

Gambar A-8 Flow chart Prosedur Peraw atan Genset

B elum

Kabag. K erum ahtanggaan 1

Mem inta uang kepada Kabag. PPD = Permohonan Penggunaan D ana

(52)

Teknisi Sub-kontraktor Pihak Bagian Listrik, Genset, Telepon, Sound System

Mulai

Melapor bahwa mau mengecek lift kepada kasubag.

satu lift yang tidak ada orang

Pihak Satpam GAP

Mematikan salah satu lift yang

tidak ada orangnya

Kabag. Kerumahtanggaan 1 Pihak Perusahaan

A

di FCBR & FWOS

kerusakan ? Selesai

Memberitahu kepada Kabag. kerumahtanggaa 1 ada kerusakan dan biaya yang diperlukan untuk

Gambar A-9 Flowchart Prosedur Pemeliharaan Lift

Note :

FCBR : Formulir Call Back Report FW OS : Formulir W ork Order Servis PO : Purchase Order

Tidak

Ya

Tidak

Ya

(53)

P ihak Pem adam Kebakaran Kabag. Kerum ahtanggaan 1

Mulai

Surat Pem beritahuan

Surat

Pem beritahuan Mem buat

PPD

Rp A

A

Melakukan Pengecekan

Hidran, Springkle, & alrm kebakrn

Mem bayar biaya pengecekan

Rp Rp

Mem buat Kwitansi pem bayaran

Kwitansi Kwitansi

Gambar A-10 Flow chart Prosedur Pengecekan Hidran, Springkle, Alarm Kebakaran

Struk biaya

(54)

PIhak Pelatihan Pemadam Kebakaran

(PPPK) Kabag. Kerumahtanggaan 1

Pihak Kepala Biro-Biro & Kepala TU Tiap Jurusan

Gambar A-11 Flowchart Prosedur Pelatihan Pemadam Kebakaran Ya

PPD = Pemohona Penggunaan Dana Prosedur

(55)

Sudah saat pengisiaan ?

Melakukan pengisian

ulang

Kabag. Kerum ahtanggaan 1

Mulai

Selesai Pengece

kan

Gambar A-12 Flow chart Prosedur Peraw atan APAR

Selesai

Mem buat PPD

Rp

Tidak

Ya

(56)

Kabag. Kerumahtanggaan 1 Kepala BAU Sekretariat Rektor Bagian Keuangan Pembantu Rektor II Bagian Kasir

(57)

Note :

Unit Kerumahtanggaan 1

Pihak Pemohon KaBAU Unit Kerumahtanggaan 2 Kasubag. Listrik, Genset, Telepon, dan

Sound System

Mulai

Menentukan jdwl & ruangan yg mau dipakai

Meminta formulir

FPR = Formulir Peminjaman Ruang

(58)

(59)

Gambar A-14 Flow chart Prosedur Peminjaman Kunci

Pihak Pem ohon Kabag. Unit Kerum ahtanggaan 1

Mulai

Mem inta kunci

Mem injam kan kunci

Selesai m em akai?

M enyim pan kunci

Selesai Belum

S udah

Alasan dapat diterim a ? Menanyakan

alasan

Menolak m em injam kan Tidak

Ya

Selesai

A A

Mem akai kunci

Mengem balik an kunci

B

(60)

Unit Pem eliharaan G edung Kabag. K erum ahtanggaan 1

Mulai

Menyerahkan kunci ke

Kabag. Kerum ahtang

gaan 1

Menerim a kunci

Menyim pan kunci

Selesai

G am bar A-15

(61)

Gambar A-16 Flow chart Prosedur Keadaan darurat ( diluar jam kerja )

Pihak Keam anan Kabag. Unit Kerumahtanggaan 1 Pihak Bersangkutan

Mulai

Ada masalah penting mengenai

UKM

Menelepon Kabag. kerumahtanggaan

1

Melihat keadaan

yang terjadi

Situasi bisa ditangani sendiri ?

Menelepon pihak yang bersangkutan

Menangani masalah

Menyelesaikan masalah yang

ada

Selesai

Ya

Tidak

(62)

Note :

PPD = Perm ohonan Penggunaan Dana

Pihak yang m em perbaiki Kabag. Kerum ahtanggaan 1

Mulai

Ada kerusakan ? S elesai

Menghubungi pihak yang m em perbaiki

Melakukan perbaikan

Mem buat nota biaya

Nota biaya

biaya > Rp200.000

Mem ak ai kas

kecil

Mem buat P PD

Rp

A

Rp

Mem buat kwitansi

Kwitansi

Kwitansi Ya

Tidak

G am bar A-17 Flow Chart Prosedur Perbaikan Penangkal Petir & CCTV

Prosedur PPD

Ya

Tidak

(63)

Pem ohon PR II KaBAU Kabag. Kerum ahtanggaan 1 Kasubag. Listrik, Genset, Telepon, Sound System

M ulai

M em beritahu hasilnya ke

Kabag. M em beritahu

hasilnya ke KaBAU

SD

C C

M engisi SD

SD

SD = Surat Disposisi

(64)

Teknisi A C Kabag. kerum ahtanggaan 1 Kasubag. Listrtik, Telepon, Genset, dan Sound System

M ulai

Ada Kerusakan ? B

B

M em bayar uang servis

R p

M au m em perbaiki ?

(65)

PROSEDUR

PROSEDUR PEMAKAIAN

RUANGAN

TANGGAL REVISI :

TANGGAL BERLAKU :

KODE DOKUMEN : 043/ SOP /BPB/ UKM

Versi : 1 Revisi : 0 Halaman 1 dari 1

1. TUJUAN : Pemohon mengetahui bagaimana memakai cara

memakai ruangan yang dipinjam

2. RUANG LI NGKUP : Biro Pemeliharaan Gedung di Universitas Kristen

Maranatha

3. DEFI NI SI : -

4. REFERENSI : I SO 9001:2000 klausul 4.2.3 : Pengendalian

Dokumen.

5. DI STRI BUSI : Biro Pemeliharaan Gedung

6. PROSEDUR :

6.1Pemohon membawa formulir peminjaman ruangan kepada koster untuk diperiksa. 6.2Jika benar, maka ruangan yang dipinjam dijiinkan untuk dipakai, jika tidak benar

maka ditolak. Setelah diperiksa formulir tersebut dikembalikan ke pemohon. 6.3Kemudian koster membuka ruangan lalu menanyakan apakah butuh peralatan

yang tersimpan di lemari ruangan tersebut, bila membutuhkan maka peralatan yang ada dilemari yang digembok dikeluarkan, bila tidak membutuhkan peralatan maka tidak dikeluarkan.

6.4Lalu gembok lemari dibiarkan terbuka supaya bila sudah selesai pemohon dapat memasukan peralatan ke dalam lemari dan menggemboknya.

6.5Lalu pemohon memanggil koster untuk mengecek dan mengunci ruangan.

6.6Kemudian koster mengecek ruangan bersama pemohon, bila sesuai dengan kondisi peralatan seperti semula waktu minjam maka pemohon boleh pulang. Bila tidak maka pemohon mengganti alat tersebut.

7. FORMULI R : -

8. BUKU : -

(66)

PROSEDUR

PROSEDUR PEMAKAIAN

RUANGAN

KODE DOKUMEN : 043/ SOP /BPB/ UKM

10. KARTU : -

11. STRUK : -

12. KUI TANSI : -

Disiapkan oleh :

Otman Awih

Diperiksa oleh :

Kepala Biro Pemeliharaan Gedung

Disahkan oleh :

(67)

PROSEDUR

PROSEDUR PEMINJAMAN

RUANGAN GAP, GSG, & GRHA

WIDYA (PIHAK LUAR)

TANGGAL REVISI : TANGGAL BERLAKU :

KODE DOKUMEN : 038 / SOP / BPG / UKM

1. TUJUAN : Pemohon mengetahui cara peminjaman ruangan

di GAP, GSG, & GRHA WI DYA

Maranatha

3. DEFI NI SI : ME = Mechanical & Engineering

4. REFERENSI : I SO 9001: 2000 klausul 4.2.3 : Pengendalian

Dokumen, Unit Kerumahtanggaan 1

6. PROSEDUR :

6.1Pihak pemohon mendatangi Koster untuk menanyakan ada ruangan yang ingin dipinjam untuk jadwal yang diinginkan.

6.2Bila ada ruangan maka Koster memberi note yang menyatakan ada ruangan, dimana note tersebut dilampirin dengan surat pengantar dan proposal yang oleh pemohon dikirimkan ke bagian agenda ( sekretariat ). Bila tidak ada ruangan pada jadwal yang diinginkan maka Kabag. Koster menawarkan ruangan lain atau jadwal lain, bila mau maka diberi note, dimana note tersebut dilampirin dengan surat pengantar dan proposal yang oleh pemohon dikirimkan ke bagian agenda ( sekretariat ). Bila tidak mau maka ditolak.

6.3Kemudian pemohon membuat proposal, surat pengantar. Lalu surat pengantar dan proposal ditujukan kepada rector dengan diselipin note dari Kabag. Koster.

6.4Kemudian oleh bagian sekretariat mengirimkan proposal, surat pengantar beserta note kepada rektor.

(68)

PROSEDUR

PROSEDUR PEMINJAMAN

RUANGAN GAP, GSG, & GRHA

WIDYA (PIHAK LUAR)

6.6Kemudian pihak pemohon mendatangi Koster untuk meminta FPR dan membayar biaya peminjaman ruangan yang telah ditentukan.

6.7Setelah menerima uang pembayaran pinjaman ruangan maka Koster membuat kwitansi bukti pembayaran. Lalu menyerahkan kwitansi beserta FPR kepada pihak pemohon.

6.8Pihak pemohon mengisi formulir permohonan pemakaian ruang. Dimana formulir tersebut terdiri dari tiga rangkap.

+ Rangkap ke-1 diserahkan ke pemohon + Rangkap ke-2 diserahkan ke Kabag. Koster

+ Rangkap ke-3 diserahkan ke unit Kerumahtanggaan 2

6.9 Setelah diisi maka pemohon meminta tandatangan dari Kepala BPG dengan membawa kwitansi.

6.10 Sebelum ditanda tangani Kepala BPG mengecek kwitansi. Kalau kwitansi sesuai maka FPR ditanda tangani, kalau tidak sesuai maka ditolak. Setelah ditandatangani maka pemohon ditanya Koster apakah membutuhkan operator sound system, bila pemohon memerlukan operator maka Koster membuat suatu note kepada Kabag. ME yang mana isinya tentang adanya pemakaian ruangan yang membutuhkan operator sound sistem. Bila tidak membutuhkan operator sound sistem maka Kabag. Koster tidak membuat note.

6.11Kemudian formulir FPR tersebut diserahkan kepada Koster lalu oleh Kabag. Koster rangkap ke-1 diserahkan kepada pemohon untuk disimpan, rangkap ke-2 diserahkan kepada Kabag. Koster untuk disimpan. Rangkap ke-3 diambil oleh Kabag. Kerumahtanggaan 2 untuk disimpan sebagai arsip.

7. FORMULI R : FPR

8. BUKU : -

9. SURAT :

(69)

PROSEDUR

PROSEDUR PEMINJAMAN

RUANGAN GAP, GSG, & GRHA

WIDYA (PIHAK LUAR)

11. STRUK : -

12. KUI TANSI : -

Disiapkan oleh :

Otman Awih

Diperiksa oleh :

Disahkan oleh :

(70)

PROSEDUR

PROSEDUR PENAMBAHAN

TITIK LAMPU

1. TUJUAN : Pemohon mengetahui proses yang harus

dilakukan untuk penambahan titik lampu

Maranatha

3. DEFI NI SI : FPP = Formulir Permohonan Perbaikan

Pemohon = kepala unit / jurusan / biro yang membutuhkan penambahan dalam titik lampu.

KaBPG = Kepala Biro Pemeliharaan Gedung ME = Mechanical & Electrical

6. PROSEDUR :

6.1Pihak pemohon mengisi FPP, kemudian FPP diserahkan ke Administrasi. 6.2Lalu administrasi memberikan FPP kepada KaBPG.

6.3Kemudian KaBPG memeriksa, dan mengisi FPP tersebut untuk memutuskan apakah bagian ME atau bagian pemeliharaan fisik gedung. Bila ME, KaBPG meminta Kabag. ME untuk menangani.

6.4KaBPG memberikan FPP kepada Kaur Gambar, lalu Kaur Gambar menginput data dan menyimpanya di hardisk.

6.5FPP diserahkan kepada Kabag. ME, kemudian Kabag. ME mengisi perkiraan waktu selesai di FPP. Lalu Kabag. ME melakukan tinjauan ke lapangan dengan membawa FPP. Setelah ditinjau jika memerlukan bantuan Bagian pemeliharaan gedung, maka Kabag. ME menghubungi Kabag. Pemeliharaan untuk membantu. 6.6Kemudian Kabag. Pemeliharan mengutus teknisinya untuk membantu.

(71)

PROSEDUR

PROSEDUR PENAMBAHAN

TITIK LAMPU

6.8Setelah diberi instruksi dan memberi FPP kepada teknisi listrik, maka teknisi melaksanakan perbaikan dengan dibantu bawahan Kabag. Pemeliharaan (bila diperlukan).

6.9 Setelah mengerjakan maka teknisi listrik menyerahkan FPP kepada Kabag. ME, bila pekerjaan beres maka Kabag. ME mengisi waktu penyelesaian, pergantian material dan menadatangani FPP. Lalu FPP diserahkan kepada teknisi listrik untuk meminta tandatangan pemohon pada FPP sebagai tanda sudah selesai. 6.10 Pemohon menadatangani FPP lalu menyerahkan kepada teknisi listrik.

6.11 Kemudian FPP oleh teknisi electrical diserahkan kepada Kabag. ME untuk diperiksa lalu setelah diperiksa FPP diserahkan ke Kaur gambar untuk diinput kedalam komputer dan disimpan dihardisk. Setelah diinput diserahkan ke Kaur administrasi untuk diarsip.

7. FORMULI R : FPP dan BpeP

8. BUKU : -

9. SURAT : Surat Permohonan

10. KARTU : -

11. STRUK : -

12. KUI TANSI : -

Disiapkan oleh :

Otman Awih

Diperiksa oleh :

Disahkan oleh :

(72)

PROSEDUR

PROSEDUR PERAWATAN

APAR

KODE DOKUMEN : 027 / SOP /BPB/ UKM

1. TUJUAN : Pemohon mengetahui bagaimana melakukan

perawatan APAR

Maranatha

3. DEFI NI SI : -

Dokumen.

6. PROSEDUR :

6.1Kabag. ME melakukan pengecekan terhadap APAR.

6.2Bila sudah saatnya pengisian maka Kabag. ME meminta administrasi untuk membuat PPD.

6.3Setelah uang ada maka bagian administrasi memberikan uang kepada Kabag. ME dilakukan pengisian ulang, dan bila belum saat untuk melakukan pengisian ulang maka tidak dilakukan pengisian ulang.

Nb : Untuk perawatannya APAR cukup diisi ulang saja. Berdasarkan jenis bahan yang dipakai buat APAR terdapat beberapa tipe :

+ CO2 : pengisiaanya 6-12 bulan sekali

+ Serbuk : pengisiaanya 1-2 tahun sekali

+ Alontron : selama tekanan masih kuat maka tidak perlu dilakukan pengisian ulang

7. FORMULI R : PPD, FI PU

8. BUKU : -

9. SURAT :

10. KARTU : -

(73)

PROSEDUR

PROSEDUR PERAWATAN

APAR

12. KUI TANSI :

Disiapkan oleh :

Otman Awih

Diperiksa oleh :

Disahkan oleh :

(74)

PROSEDUR

PROSEDUR PEMBUATAN

LAPORAN PENDEBITAN AIR

SETIAP BULAN

1. TUJUAN : Pemohon mengetahui bagaimana cara membuat laporan

pendebitan air setiap bulan

2. RUANG LI NGKUP : Biro Pemeliharaan Gedung di Universitas Kristen Maranatha

3. DEFI NI SI : -

4. REFERENSI : I SO 9001:2000 klausul 4.2.3 : Pengendalian Dokumen, UPG

6. PROSEDUR :

6.1 Dinas pertambangan meminta laporan debit air Universitas Kristen Maranatha (UKM).

6.2 Kabag ME setiap bulan mencatat meter air dan volume air, membuat laporan debit air a. Jika Dinas Pertambangan tidak datang ke UKM maka Kabag ME

mengirimkan laporan debit air ke dinas pertambangan dengan menggunakan fax

b. Jika Dinas Pertambangan datang ke UKM maka Kabag ME dapat langsung memberikan laporan debit air tanpa harus mengirimkan menggunakan fax

8. BUKU : -

9. SURAT : -

10. KARTU : -

11. STRUK : -

(75)

PROSEDUR

PROSEDUR PEMBUATAN

LAPORAN PENDEBITAN AIR

SETIAP BULAN

Laporan D ebit air

MULA I

Setiap bulan m encatat m eter air dan volum e air yang

digunakan oleh U KM

Dinas Pertambangan

Keterangan :

U KM = U niversitas Kristen M aranatha M em inta

Laporan D ebit air

M engirim laporan D ebit air U KM

dengan m enggunakan FAX

M em berikan langsung Laporan D ebit Air Kepada

D inas Pertam bangan

SELESA I

Gambar Flowchart Pros e dur Us ulan Pe mbuatan Laporan D e bit Air

Disiapkan oleh :

Otman Awih

Diperiksa oleh :

Disahkan oleh :

(76)

PROSEDUR

PROSEDUR PEMBUATAN

LAPORAN PENDEBITAN AIR

SETIAP BULAN

(77)

PROSEDUR

PROSEDUR PENERIMAAN FPP

1. TUJUAN : Pemohon mengetahui bagaimana cara

penerimaan FPP

Maranatha

3. DEFI NI SI : -

Dokumen, UPG

6. PROSEDUR :

6.1Formulir Permohonan Perbaikan (FPP) yang sudah selesai dikerjakan diterima oleh Kaur gambar

6.2Kaur gambar menyerahkan ke Ka.BPG untuk diperiksa bahwa pekerjaan perbaikan telah selesai dikerjakan kemudian FPP di acc

6.3Kemudian FPP diinput ke dalam komputer oleh Kaur gambar dan FPP diserahkan ke Kaur administrasi untuk diarsip

7. FORMULI R : FPP

8. BUKU : -

9. SURAT : -

10. KARTU : -

11. STRUK : -

(78)

PROSEDUR

PROSEDUR PENERIMAAN FPP

Disiapkan oleh :

Otman Awih

Diperiksa oleh :

Disahkan oleh :

(79)

PROSEDUR

PROSEDUR PENGECEKAN

HIDRAN,

SPRINGKLE,

ALARM

KEBAKARAN

1. TUJUAN : Pemohon mengetahui proses yang harus

dilakukan untuk perawatan hidran, Springkle, dan alarm kebakaran

Maranatha

3. DEFI NI SI : -

6. PROSEDUR :

6.1Pihak dinas pemadam kebakaran memberitahu Kabag. ME bahwa akan melakukan pengecekan melalui surat pemberitahuan seminggu sebelumnya.

6.2Lalu Kabag. ME meminta bagian administrasi membuat PPD untuk membayar biaya pengecekan.

6.3Kemudian setelah hari yang ditentukan pihak dinas pemadam kebakaran melakukan pengecekan.

6.4Setelah melakukan pengecekan maka pihak dinas pemadam kebakaran menyerahkan struk biaya pengecekan yang harus dibayar oleh bagian administrasi.

6.5Uang dari PPD oleh bagian administrasi diserahkan kepada pihak dinas pemadam kebakaran.

6.6Lalu pihak dinas membuat kwitansi bukti pembayaran dan memberi kwitansi bukti pembayaran kepada bagian administrasi.

6.7Lalu kwitansi tersebut disimpan untuk diarsip oleh bagian administarsi.

8. BUKU : -

(80)

PROSEDUR

PROSEDUR PENGECEKAN

HIDRAN,

SPRINGKLE,

ALARM

KEBAKARAN

10. KARTU : -

11. STRUK : -

12. KUI TANSI : kuitansi pembayaran

Disiapkan oleh :

Otman Awih

Diperiksa oleh :

Disahkan oleh :

(81)

PROSEDUR

PROSEDUR KEADAAN

DARURAT

1. TUJUAN : Pemohon mengetahui penanganan keadaan

penting diluar jam kantor

Maranatha

3. DEFI NI SI :

6. PROSEDUR :

6.1Pihak satpam yang dilaporkan akan suatu kejadian yang darurat mengenai masalah fisik gedung diluar jam kantor menghubungi Kabag. Kerumahtanggaan 1. 6.2Kabag. Kerumahtanggaan 1 datang melihat apakah masalah tersebut dapat

ditanganinya, bila tidak dapat maka Kabag. Kerumahtanggaan 1 memelepon pihak yang bersangkutan dengan masalah tersebut supaya datang.

6.3Bila keadaan tersebut dapat ditangani sendiri maka masalah tersebut ditangani sendiri.

8. BUKU : -

9. SURAT :

10. KARTU : -

11. STRUK : -

(82)

PROSEDUR

PROSEDUR KEADAAN

DARURAT

Disiapkan oleh :

Otman Awih

Diperiksa oleh :

Disahkan oleh :

(83)

PROSEDUR

PROSEDUR KEHILANGAN

KUNCI

1. TUJUAN : Pemohon mengetahui tindakan yang harus

dilakukan pada waktu kehilangan kunci

2. RUANG LI NGKUP : Universitas Kristen Maranatha

3. DEFI NI SI :

6. PROSEDUR :

6.1Pemohon melapor kepada koster bahwa kuncinya hilang.

6.2Kemudian koster menanyakan kejadiaannya, lalu memastikan pemohon sudah mencari dengan teliti.

6.3Bila kunci tidak ketemu maka koster memberi formulir kehilangan kunci kepada pemohon lalu mengisi formulir kehilangan kunci.

6.4Setelah diisi maka formulir tersebut diserahkan kepada KaBPG untuk ditandatangani, kemudian formulir diserahkan kembali pemohon lalu pemohon menyerahkan formulir tersebut kepada koster untuk disimpan.

6.5Lalu koster mengisi Formulir Permohonan Perbaikan (FPP) lalu meminta pemohon untuk menyerahkan FPP kepada bagian pemeliharaan fisik gedung untuk melakukan penggantian kunci.

6.6Setelah dilakukan penggantian kunci, bagian pemeliharaan fisik gedung meminta tanda tangan FPP yang kedua kali sebagai tanda sudah selesai, lalu menyerahkan kunci ke koster.

6.7Formulir Permohonan Perbaikan (FPP) yang sudah selesai diserakan ke Kaur Gambar oleh bagian pemeliharaan fisik gedung.

6.8Kaur gambar menyerahkan ke Ka.BPG untuk diperiksa bahwa pekerjaan perbaikan telah selesai dikerjakan kemudian FPP di acc

(84)

PROSEDUR

PROSEDUR KEHILANGAN

KUNCI

Versi : 1 Revisi : 0 Halaman 2 dari 1 Nb : memastikan pemohon sudah mencari dengan teliti bisa dilakukan dengan meminta pemohon untuk mencari lagi atau sudah memastikan pemohon telah mencari dengan teliti.

8. BUKU : -

9. SURAT :

10. KARTU : -

11. STRUK : -

12. KUI TANSI : -

Disiapkan oleh :

Otman Awih

Diperiksa oleh :

Disahkan oleh :

(85)

PROSEDUR

PROSEDUR PERBAIKAN

KERUSAKAN SARANA

PLUMBING

1. TUJUAN : Pemohon mengetahui bagaimana

penanggulangan kerusakan sarana plumbing

Maranatha

3. DEFI NI SI : -

Dokumen, UPG

6. PROSEDUR :

6.1Prosedur

6.1.1 Pemohon dapat melaporkan dengan menghubungi melalui telepon atau secara lisan ke BPG apabila menemukan kerusakan yang berhubungan dengan pipa, instalasi air bersih dan instalasi air kotor

6.1.2 Kaur Administrasi menerima informasi, langsung menghubungi dan memberitahu Kabag ME

6.1.3 Kabag ME langsung melakukan kunjungan sesuai dengan informasi dari Kaur Administrasi beserta teknisi Mechanical untuk memeriksa tempat kerusakan saluran plumbing

6.1.4 Kabag ME menganalisis kerusakan/penggantian dan memberikan instruksi pekerjaan ke teknisi Mechanical

6.1.5 Jika memerlukan permintaan barang untuk pekerjaan perbaikan, maka Kabag ME melakukan permintaan barang, mengkoordinasi teknisi

Mechanical untuk melaksanakan pekerjaan perbaikan dengan memberikan FPP dan mengawasi pekerjaan teknisi mechanical.

6.1.6 teknisi mechanical melaksanakan pekerjaan perbaikan, setelah pekerjaan selesai, pekerja harian melaporkan ke Kabag ME

(86)

PROSEDUR

PROSEDUR PERBAIKAN

KERUSAKAN SARANA

PLUMBING

a. Jika sudah baik, maka Kabag ME mengisi Formulir Permohonan Perbaikan (FPP) mengenai kerusakan plumbing yang terjadi dan penyebabnya, kemudian meminta teknisi

mechanical untuk memberikan FPP ke Pemohon untuk diisi dan ditandatangani Berita Acaranya bahwa pekerjaan telah selesai

b. Jika belum baik, maka Kabag ME meminta teknisi mechanical

untuk melakukan pekerjaan perbaikan 6.1.8 Kemudian FPP diserahkan ke Kaur gambar

6.2 Instruksi Kerja Penambahan/ Perubahan Instalasi Plumbing 6.2.1 Survey ke lokasi yang akan ditambah/ diubah instalasinya. 6.2.2 Tuangkan dalam gambar dengan kode warna :

¾ Merah : untuk instalasi yang di bongkar. ¾ Biru : untuk instalasi baru.

¾ Hitam : untuk instalasi lama yang terpasang. ¾ Hijau : untuk peralatan lam yang di geser.

6.2.3 Buat data material yang dibutuhkan. 6.2.4 Teknis :

¾ Pipa air bersih : galvanis (GIP), PCV-AV,PE, sesuai kondisi. ¾ Pipa air kotor : PVC-type D ( minimal ).

¾ Pipa air hujan : PVC-type D ( minimal ).

¾ Fitting-fitting PVC sebaiknya satu merk dengan pipanya.

¾ Pada instalasi yang berminyak, korosif, dll. dapat digunakan pipa Cast Iron. ¾ Semua material harus berkualitas.

6.2.5 Pada pemasangan pipa pembuangan diusahakan kemiringan tidak kurang dari 5%.

(87)

PROSEDUR

PROSEDUR PERBAIKAN

KERUSAKAN SARANA

PLUMBING

6.3 I nstruksi Kerja Pemeliharaan I nstalasi ME - Mekanikal

6.3.1 Pemeliharaan kebocoran, karat dan sebagainya pada instalasi pipa

tertama paa sambungan-sambungan dilakukan rutin setiap sebulan

sekali.

6.3.2 Pemeriksaan laju dan tekanan air akibat penyumbatan kotoran atau

kesalahan pengoperasian dilakukan 3 bulan sekali.

6.3.3 Pemeriksaan kekuatan support-support dan klem pipa, dilakukan 6

bulan sekali.

6.3.4 Pembersihan talang air hujan, sebelum musim hujan tiba dan setiap

3 bulan sekali.

6.3.5 Pembersihan saluran-saluran tertutup dilakukan setiap 6 bulan, untuk

saluran terbuka dilakukan oleh Unit Kerumahtanggaan I I .

6.3.6 Periksa teknis seluruh kran, urinoir dan peralatan-pr\ eralatan

sejenisnya minimal 1 bulan sekali. Peralatan yang secara teknis tidak

dapat beroperasi sebagaimana mestinya harus diganti baru.

7. FORMULI R : FPP

8. BUKU : -

9. SURAT : -

10. KARTU : -

11. STRUK : -

(88)

PROSEDUR

PROSEDUR PERBAIKAN

KERUSAKAN SARANA

PLUMBING

Disiapkan oleh :

Otman Awih

Diperiksa oleh :

Disahkan oleh :

(89)

PROSEDUR

PROSEDUR PELATIHAN

MEMADAMKAN API

1. TUJUAN : Staff kampus mengetahui apa yang harus

dilakukan untuk memadamkan api

Maranatha

3. DEFI NI SI : -

Dokumen, Unit Kerumahtanggaan 1.

6. PROSEDUR :

6.1Bila sudah 6 bulan KaBPG menghubungi pihak penyedia jasa pelatihan pemadam kebakaran. Bila belum maka tidak dipanggil.

6.2Lalu pihak penyedia jasa tersebut mengirimkan proposal tentang apa saja yang akan diberikan dalam pelatihan tersebut.

6.3Kalau proposal tersebut disetujui oleh KaBPG maka pelatihan dapat dilakukan. Kalau tidak diterima maka proposal ditolak dan direvisi oleh pihak penyedia jasa. 6.4Setelah disetujui maka KaBPG meminta bagian administrai membuat PPD untuk

membayar biaya latihan pemadam kebakaran. Dan membuat surat yang berisi ada pelatihan pemadam kebakaran.

6.5Kemudian KaBPG mengirimkan surat tersebut kepada setiap kepala biro dan kepala TU untuk mengirimkan anggotanya untuk mengikuti pelatihan pemadam kebakaran. Dan setiap biro dan TU mengirim anggota yang perlu dilatih.

6.6Setelah hari yang ditentukan, pihak penyedia jasa pelatihan pemadam kebakaran melakukan pelatihan.

6.7Setelah melakukan pelatihan, bagian administrasi membayar biaya pelatihan dengan uang yang didapat dari PPD.

6.8Kemudian pihak penyedia membuat kwitansi bukti pembayaran dan menyerahkan kwitansi bukti pembayaran kepada bagian administrasi.

(90)

PROSEDUR

PROSEDUR PELATIHAN

MEMADAMKAN API

8. BUKU : -

9. SURAT : Surat Pemberitahuan

10. KARTU : -

11. STRUK : -

12. KUI TANSI : kuitansi pembayaran

Disiapkan oleh :

Otman Awih

Diperiksa oleh :

Disahkan oleh :

(91)

PROSEDUR

PROSEDUR PENERIMAAN

KUNCI

1. TUJUAN : Mengetahui alur penerimaan kunci dari bagian

pemeliharaan fisik gedung ke Koster

Maranatha

3. DEFI NI SI :

6. PROSEDUR :

6.1Kunci yang ada biasa didapat dari pihak bagian pemeliharaan waktu ruangan tersebut dibuat ( pembuatan partisi ), atau dari waktu suatu gedung tersebut telah selesai dibuat.

6.2Lalu kunci tersebut diserahkan ke Koster. 6.3Koster menyimpan kunci tersebut.

8. BUKU : -

9. SURAT :

10. KARTU : -

11. STRUK : -

(92)

PROSEDUR

PROSEDUR PENERIMAAN

KUNCI

Disiapkan oleh :

Otman Awih

Diperiksa oleh :

Disahkan oleh :

(93)

PROSEDUR

PROSEDUR PENGHIDUPAN

GENSET

penghidupan genset

Maranatha

3. DEFI NI SI : -

Dokumen. Unit Kerumahtanggaan 1

6. PROSEDUR :

6.1Pada waktu mati lampu, teknisi mechanical menghidupkan genset agar permintaan listrik pihak UKM dapat terpenuhi.

6.2Bila listrik padam maka menghidupkan genset, jika tidak maka tidak dihidupkan. 6.3Bila listrik sudah menyala maka genset dimatikan, bila belum maka dibiarkan

menyala.

8. BUKU : -

9. SURAT : -

10. KARTU : -

11. STRUK : -

(94)

PROSEDUR

PROSEDUR PENGHIDUPAN

GENSET

Disiapkan oleh :

Otman Awih

Diperiksa oleh :

Disahkan oleh :

(95)

PROSEDUR

PROSEDUR PERAWATAN AC

perawatan AC

Maranatha

3. DEFI NI SI : -

Dokumen.

6. PROSEDUR :

6.1Teknisi datang melapor kepada Kabag. ME bahwa mau menyervis AC.

6.2Lalu Kabag. Kerumahtanggaan 1 memanggil teknisi listrik untuk menemani teknisi tersebut.

6.3teknisi menyervis AC, bila ada kerusakan maka teknisi memberitahu Kabag. ME apa mau diperbaiki atau tidak disertai harga penyervisannya. Bila memperbaiki maka teknisi langsung memperbaiki. Bila tidak memperbaiki maka Kabag. ME membayar servisnya dengan uang dari PPD yang dibuat tiga hari sebelumnya lalu teknisi membuat kwitansi untuk diserahkan ke Kaur Administrasi dan Kaur Administrasi menyimpan kwitansi tersebut. Setelah memperbaiki maka Kaur Administrasi membayar uang perbaikan dan uang servis dimana uang perbaikannya menggunakan kas kecil.

6.4Setelah melakukan pembayaran maka teknisi membuat kwitansi lalu diberikan kepada Kaur Administrasi untuk disimpan.

8. BUKU : -

(96)

PROSEDUR

PROSEDUR PERAWATAN AC

10. KARTU : -

11. STRUK : -

12. KUI TANSI : -

Disiapkan oleh :

Otman Awih

Diperiksa oleh :

Disahkan oleh :

(97)

PROSEDUR

PROSEDUR PEMINJAMAN

RUANGAN GAP, GSG, & GRHA

WIDYA (PIHAK DALAM)

1. TUJUAN : Pemohon mengetahui cara peminjaman ruangan

di GAP, GSG, & GRHA WI DYA

Maranatha

3. DEFI NI SI : ME = Mechanical & Engineering

6. PROSEDUR :

6.1Pihak pemohon menentukan jadwal dan ruangan yang akan dipakai

6.2Pihak pemohon datang kepada Kabag. Koster untuk meminta formulir peminjaman ruangan.

6.3Kabag. Koster memeriksa jadwal pemakaian ruangan. Bila ruangan yang dipinjam pada hari yang ditentukan tidak ada yang memakai maka Formulir Peminjaman Ruangan ( FPR ) akan diberikan. Bila ada pemakaian maka Kabag. Koster menanyakan mau mengubah hari, bila mau maka pemohon menentukan jadwal lagi, jika tidak mau mengubah hari maka ditolak.

6.4Setelah menerima FPR maka pihak pemohon mengisi FPR. Dimana formulir tersebut terdiri dari tiga rangkap.

+ Rangkap ke-1 diserahkan ke pemohon + Rangkap ke-2 diserahkan ke Kabag. Koster

+ Rangkap ke-3 diserahkan ke Unit Kerumahtanggaan II 6.5Setelah diisi maka pemohon meminta tandatangan dari Kepala BPG.

(98)

PROSEDUR

PROSEDUR PEMINJAMAN

RUANGAN GAP, GSG, & GRHA

WIDYA (PIHAK DALAM)

FPR tersebut diserahkan kepada Kabag. Koster lalu oleh Kabag. Koster rangkap ke-1 diserahkan kepada pemohon untuk disimpan, rangkap ke-2 diserahkan kepada Kabag. Koster untuk disimpan. Rangkap ke-3 diambil oleh Kabag. Kerumahtanggaan 2 untuk disimpan sebagai arsip.

7. FORMULI R : FPR

8. BUKU : -

9. SURAT : -

10. KARTU : -

11. STRUK : -

12. KUI TANSI : -

Disiapkan oleh :

Otman Awih

Diperiksa oleh :

Disahkan oleh :