Pendahuluan
Pendidikan dan Pelatihan (Diklat) adalah sebuah kata yang sangat akrab dengan kita sehari-hari karena keterlibatan kita sebagai penyelenggara, widyaiswara, ataupun peserta diklat. Menurut Peraturan Pemerintah Nomor 101 Tahun 2000 dinyatakan bahwa diklat adalah proses penyelenggaraan belajar menga-jar dalam rangka meningkatkan kemampuan (pengetahuan, keterampilan, dan sikap) Pega-wai Negeri Sipil agar dapat melaksanakan dan meningkatkan kualitas tugas pekerjaannya yang berorientasi pada pelayanan, pengayo-man dan pengembangan partisipasi masyara-kat. Muncul pertanyaan-pertanyaan, mengapa setelah sekian banyak diklat dilaksanakan hasil-nya masih belum mencerminkan tujuan yang sebenarnya? Bagaimana membangun diklat sebagai suatu sistem agar manfaat dan tujuan diklat bisa tercapai dengan baik?
Diklat dianggap sebagai salah satu upaya strategis dalam peningkatan kualitas sumber daya manusia (SDM). Keberhasilan Diklat ditentukan oleh berbagai faktor yang meliputi
penentuan tujuan diklat, pengembangan
kurikulum, penyusunan program diklat,
penetapan peserta dan widyaiswara, penye-lenggaraan administrasi dan keuangan, proses pembelajaran serta lingkungan fisik dan ling-kungan emosional. Faktor-faktor tersebut akan menunjang efektivitas dan efisiensi penyeleng-garaan diklat apabila berada dalam kerangka sistem.
Dengan kata lain faktor yang menentu-kan keberhasilan diklat adalah sistem penye-lenggaraan diklat yang integral dimana sub sis-tem dari sissis-tem tersebut terkait satu dengan yang lainnya. Perlu ada sistem yang mengatur dan ada pengelola yang melaksanakan, men-gendalikan agar diklat berjalan sesuai dengan fungsinya, tujuan diklat tercapai secara efektif dan tidak terjadi pemborosan karena salah memilih arah dan tujuan.
Konsep Diklat
Diklat merupakan wadah pengembangan SDM aparatur dan non aparatur sebagai sosok individu profesional untuk dapat melaksanakan tugas-tugas pemerintahan dan pembangunan
DIKLAT SEBAGAI SUATU SISTEM
Oleh:
Puji Iswari *)
Abstrak
Keterkaitan antar unsur (bagian) dalam penyelenggaraan diklat bagaikan sebuah sistem dengan susunan ter-padu dan terdiri atas bagian-bagian yang saling berhubungan, saling berinteraksi dan saling mendukung serta membentuk satu kesatuan yang utuh. Diklat menjadi efektif dan efisien apabila berada dalam kerangka sistem melalui tahapan-tahapan yang meliputi: proses analisis kebutuhan diklat, proses penentuan tujuan diklat, proses perencanaan program diklat, proses pelaksanaan diklat dan proses evaluasi diklat. Setiap proses tidak berdiri sendiri tetapi saling terkait satu dengan lainnya dan hasil proses sebelumnya yang menentukan proses berikutnya. Agar tujuan penyelenggaraan diklat tercapai secara efektif dan efisien, proses-proses tersebut hendaknya berada dalam pendekatan sistem yang integral.
sesuai tuntutan kerja. Proses belajar yang dimaksudkan adalah untuk mengubah kom-petensi kerja seseorang sehingga ia dapat berprestasi lebih baik dalam jabatannya. Kompetensi diklat secara umum mencakup 3 (tiga) ranah utama yaitu ranah kognitif (pengetahuan), ranah afektif (sikap dan
perilaku) dan ranah psikomotorik
(ketrampilan). Kegiatan diklat akan ber-muara kepada peningkatan kualitas peserta diklat dengan kompetensi yang dipersyarat-kan untuk mampu melaksanadipersyarat-kan tugas dan tanggungjawabnya sebagai abdi negara dan abdi masyarakat. Lulusan diklat diharapkan mampu berperan sebagai pembaharu, memiliki sikap dan pengabdian yang berori-entasi pada pelayanan prima organisasi.
Diklat dipandang sebagai bagian dari pendidikan yang mengkaitkan proses belajar untuk meningkatkan pengetahuan, ketrampilan dan sikap di luar sistem pen-didikan yang berlaku dalam waktu yang re-latif singkat dan metode yang lebih
mengu-tamakan praktik daripada teori
(Atmodiiwiryo,2002), dengan empat kata kunci yaitu:
1. Proses belajar (learning) adalah usaha aktif seseorang yang dilakukan secara sadar untuk mengubah perbuatan, peri-laku atau kemampuannya dimana hasil-nya bisa benar atau salah.
2. Kinerja/kemampuan kerja (
perfor-mance) adalah perubahan atau prestasi
hasil kerja seseorang pekerja secara ke-seluruhan, dimana hasil kerja tersebut harus ditunjukkan buktinya secara konk-rit dan dapat diukur (dibandingkan den-gan standar yang telah ditentukan).
3. Pekerja/karyawan/pegawai (people)
adalah seseorang yang sudah dewasa yang menduduki suatu jabatan tertentu dalam suatu organisasi yang memerlu-kan suatu diklat untuk meningkatmemerlu-kan
pengetahuan, ke-terampilan dan sikap mentalnya untuk mening-katkan hasil-hasil pekerjaannya.
4. Pekerjaan/jabatan (job)
adalah sejumlah tugas-tugas spe-sifik yang dilakukan oleh pekerja/ karyawan/pegawai dimana tugas-tugas tersebut mempunyai ting-kat kerumitan dan kesulitan serta berhubungan satu dengan lain-nya.
Secara umum diklat merupakan pelatihan praktis yang biasanya berlangsung dalam jangka pendek yang bertujuan meningkatkan dan memperbaiki sikap perilaku, keterampilan dan pengeta-huan peserta diklat sesuai tujuan.
Konsep Sistem
Sistem berasal dari bahasa Latin
systema dan bahasa Yunani sustema adalah
atau elemen yang dihubungkan bersama untuk memudahkan aliran informasi, materi atau energi untuk mencapai suatu tujuan. Dalam pengertian yang paling umum sebuah sistem adalah sekumpulan benda yang memiliki hubungan di antara mereka.
Sistem dapat diartikan sebagai suatu susunan terpadu dan terdiri atas bagian-bagian yang saling berhubungan, saling ber-interaksi dan saling mendukung antar bagiannya serta membentuk satu kesatuan yang utuh.
Pada prinsipnya setiap sistem selalu terdiri dari empat elemen yaitu objek, atribut, hubungan internal dan lingkungan. Adapun batasan sistem: memiliki komponen untuk menjalankan fungsi (sub sistem), sis-tem dikelilingi sissis-tem lain dan tidak berdiri sendiri, menjalankan proses transformasi mengubah masukan dan keluaran, kompo-nen saling berinteraksi saling bergantung, memiliki efek keterpaduan (sinergisme), memiliki mekanisme balikan, dan bersifat relatif tergantung pada lingkungan.
Konsep Diklat sebagai Suatu Sistem
Konsep diklat sebagai suatu sistem merupakan seperangkat komponen atau unsur-unsur atau sub sistem yang saling berinteraksi untuk mengubah kompetensi kerja pegawai/karyawan/orang sehingga da-pat berprestasi lebih baik dalam jabatannya melalui proses belajar dalam kegiatan diklat.
Pendekatan sistem dalam diklat meru-pakan pendekatan dengan menggunakan bagan arus mulai dari input (masukan),
proses, output (keluaran), dan outcome
(dampak). Dengan penjelasan sebagai beri-kut:
1. Masukan (input): peserta dengan kom-petensi yang ingin dimiliki, widyaiswara sesuai kompetensi keahlian dalam proses belajar mengajar, bahan ajar/modul se-suai tujuan diklat, anggaran yang tersedia, waktu pelaksanaan, alat, bahan, bangunan (sarana prasarana) untuk pen-yelenggaraan diklat
2. Proses: meliputi proses identifikasi kebu-tuhan diklat, proses penentuan tujuan diklat, proses perencanaan program dik-lat, proses pelaksanaan dikdik-lat, dan proses evaluasi diklat.
3. Produk: diklat selesai, bahan dan materi divalidasi, dan penguasaan kapasitas oleh peserta
4. Keluaran: peserta (lulusan) diklat memiliki kompetensi sesuai dengan yang diharapkan, sertifikasi, keterangan masuk kerja dan SIM
5. Dampak (outcome): peningkatan
pro-duktifitas lulusan, kontribusi lulusan yang diberikan ke organisasi.
Penerapan pendekatan sistem dalam dik-lat adalah berdasarkan kebutuhan nyata dilapangan antara lain: mengembangkan kurikulum berdasarkan kebutuhan peserta, menyiapkan secara cermat faktor-faktor yang mempengaruhi keberhasilan program diklat, menyediakan lingkungan fisik dan lingkungan emosional yang mendukung
INPUT PROSES PRODUK OUT
COME
proses pembelajaran secara kondusif, men-getahui sejauh mana keberhasilan program diklat, menjamin pencapaian tujuan diklat secara efektif dan efisien.
Tahap pertama dalam konsep model diklat sebagai suatu sistem adalah analisis kebutuhan diklat (training needs
assess-ment). Analisis Kebutuhan Diklat (AKD)
adalah suatu proses kegiatan yang bertujuan
untuk menemukenali adanya suatu
kesenjangan dalam bentuk pengetahuan, keterampilan maupun sikap dan perilaku pegawai pada suatu unit organisasi, kelom-pok kerja atau komunitas tertentu yang da-pat ditingkatkan melalui diklat. AKD dilak-sanakan sebagai dasar untuk menyusun pro-gram diklat. Pedoman bagi organisasi untuk merancang bangun program diklat, memberi-kan masumemberi-kan bagi organisasi lembaga diklat untuk melanjutkan atau menghentikan kegiatan selanjutnya, menjaga dan mening-katkan produktivitas kerja, menghadapi kebi-jakan baru, menghadapi tugas-tugas baru. Adapun manfaat AKD adalah menghasilkan rencana diklat sesuai dengan kebutuhan dan
sebagai dasar yang kuat untuk penyusunan program diklat. Proses selanjutnya setelah AKD adalah adalah proses penentuan tujuan diklat. Proses ini untuk menentukan tujuan diklat yang dilandasi oleh upaya
un-tuk menghilangkan diskrepansi
kinerja yang ditentukan pada proses AKD. Dalam hal penentuan tujuan diklat inilah dilakukan kegiatan rancang bangun program diklat. Dengan melakukan proses rancang bangun pro-gram diklat akan dihasilkan kurikulum dan Garis-garis Besar Pro-gram Pembelajaran (GBPP). Ran-cang bangun program diklat dapat diartikan sebagai suatu proses kegiatan yang dimaksudkan untuk membuat atau menyusun secara garis besar hal-hal yang akan dikerjakan berkaitan dengan proses belajar seseorang agar dapat mengubah kompetensi kerjanya sehingga ia dapat berprestasi dalam ja-batannya.
Proses ketiga adalah proses perenca-naan program diklat. Ini merupakan proses yang panjang dan berkesinambungan. Aspek -aspek yang diperhatikan dalam proses perencanaan diklat adalah sebagai berikut: seleksi peserta diklat, pengembangan
pan-duan diklat, penyelenggaraan diklat,
penetapan pengajar/widyaiswara sesuai per-syaratan kompetensi diklat, sarana dan prasarana diklat dan mekanisme penyediaan dana. Kegiatan perencanaan ini yang menyangkut unsur-unsur pengelolaan diklat (6 M yaitu Man, Money, Material, Machines,
Methods, Market) dan menghasilkan rencana
yang matang.
Proses selanjutnya adalah proses pe-laksanaan diklat, yang meliputi: pembukaan
Evaluasi Diklat Analisis Kebutuhan Diklat Perencanaan Program Diklat Pelaksanaan Diklat Penentuan Tujuan Diklat
dan penutupan, pelaksanaan proses pem-belajaran (kesiapan petugas, kesiapan widyaiswara, ketersediaan bahan diklat),
evaluasi proses pembelajaran (dibatasi pada evaluasi hasil pembelajaran), dan kegiatan administrasi diklat.
Proses terakhir adalah proses evaluasi diklat, yang meliputi: evaluasi se-belum dan sesudah pelaksanaan diklat, evaluasi proses pembelajaran, evaluasi penyelenggaraan diklat dan evaluasi dam-pak (pasca) diklat. Evaluasi diklat adalah mata komponen penting dalam sistem dik-lat. Tanpa ada evaluasi, kita tentu saja ti-dak mengetahui apakah program diklat yang diselenggarakan oleh suatu lembaga diklat berhasil atau sebaliknya tidak berha-sil. Tingkat pencapaian efektivitas dan efisiensi suatu program diklat dapat diketa-hui dari hasil evaluasi diklat. Pengelola dik-lat yang handal dipersyaratkan memiliki
kompetensi mengenai pelaksanaan
evaluasi diklat.
Penutup
Merupakan keniscayaan bagai suatu lembaga diklat untuk sinergis merancang diklat dalam proses-proses yang telah
dise-butkan diatas dalam kerangka sistem yang integral. Setiap proses tidak berdiri sendiri tetapi saling terkait satu dengan lainnya dan hasil proses sebelumnya akan menentukan proses beri-kutnya.
Lembaga diklat juga sudah
sepatutnya mengelola dan
memiliki sistem balikan dalam rangka meningkatkan kualitas layanan yang relevan dengan kebutuhan organisasi, unit keja dan individu dalam pengemban-gan karirnya. Dampak lebih lan-jut penerapan diklat sebagai suatu sistem adalah dapat menghasilkan lulusan diklat yang berkuali-tas. Semoga!
Daftar Pustaka
Atmodiwiryo, Subagyo, 2002. Manajemen Pelatihan. PT. Ardadizya Jaya. Jakarta Peraturan Pemerintah Nomor 101 Tahun
2000 Tentang Pendidikan dan Pelatihan Jabatan Pegawai Negeri Sipil
*) Kepala BDLHK Pekanbaru
