51 A. Hasil Penelitian
1. Sejarah Perusahaan
Dilatar belakangi kondisi perekonomian yang kurang memuaskan, pada tahun 1970, atas saran seorang pemilik sekolah yang bernama Maslan (Alm), kerukunan guru yang ada saat itu untuk mengumpulkan modal dengan membayar iuran, untuk dipinjamkan kepada sesama guru yang memerlukan. Kegiatan tersebut berjalan lancar, dalam perkembangnnya pada bulan Agustus 1971 atas kesepakatan 31 orang guru yang hadir pada pertemuan Kerukunan Guru sebagaimana tersebut di atas ditingkatkan menjadi koperasi, dengan tujuan agar kerukunan tersebut menjadi pedoman dan aturan yang jelas, kemudian disepakati “Koperasi Guru-Guru Wilajah Bandjarmasin Utara” sebagai nama koperasi. Simpanan pokok anggota ditetapkan Rp 50,00 per anggota sedangkan simpanan wajib per anggota Rp 25,00 perbulan.
Setelah melalui berbagai proses Pengurus koperasi mengajukan Akte Pendirian yang ditanda tangani oleh pengurus dalam rangka memperoleh pengesahan Badan Hukum, pada tanggal 27 Mei 1972 memperoleh pengesahan Badan Hukum dari Direktorat Koperasi Provinsi Kalimantan Selatan, dengan nama “Primer Koperasi Pegawai Negeri Guru-Guru Wilajah Bandjarmasin Utara” dengan Nomor : 1107/BH/IX,
tanggal 27 Mei 1972 yang berkedudukan di Banjarmasin. Sampai dengan tahun 1984 koperasi berjalan lancar dan anggota tercatat 161 orang. Pada tahun 1984 s.d 1986 Koperasi mengalami kemerosotan yang luar biasa, anggota yangn semula 161 orang dari 41 SDN, pada akhir tahun 1986 tinggal 54 orang.
Atas desakan anggota yang masih aktif pada tanggal 9 April 1987, Pengurus melaksanakan RAT tahun buku 1986, pada rapat tersebut tersebut disepakati simpanan pokok per anggota Rp 10.000,00 dan simpanan wajib Rp 1.000,00 per bulan, setiap anggota. Sejak RAT 1987 tersebut sampai sekarang koperasi berjalan lancar, anggota senantiasa bertambahan, omset dan juga SHU meningkatkan dan yang lebih penting setiap tahun melaksanakan RAT tepat waktu. Untuk RAT tahun 2014 dengan hasil yang disepakati simpanan pokok anggota Rp 10.000,00 setiap orang dan simpanan wajib Rp 75.000,00 setiap anggota.
2. Struktur Organisasi dan Deskripsi Jabatan a. Struktur Organisasi
Struktur organisasi adalah merupakan suku kerangka yang memperlihatkan arus interaksi dalam organisasi, siapa yang memutuskan, siapa memerintah dan siapa yang melaksanakan suatu pekerjaan. Dengan adanya struktur organisasi akan menjadi lebih jelas bagaimana yang berwenang dan bagaimana yang akan memberikan tugas atau tanggung jawab pada suatu entitas. Berikut adalah struktur
organisasi pada Koperasi Pegawai Negeri (KPN) Guru-Guru Banjar Utara Banjarmasin:
Bagan 1
Struktur Organisasi KPN Guru-Guru Banjar Utara Banjarmasin
Sumber : KPN Guru-Guru Banjar Utara Banjarmasin
Bagan 2
Susunan Pengurus KPN Guru-Guru Banjar Utara Banjarmasin
Sumber : Diolah oleh Penulis
RAT Pengurus Pengawas Penasehat Staf Manajer Ketua Wakil Ketua Bendahara Wakil Sekretaris Sekretaris
b. Deskripsi Jabatan
Adapun tugas masing-masing bagian kepengurusan yang ada dalam struktur organisasi KPN Guru-Guru Banjar Utara Banjarmasin yang akan dijelaskan sebagai berikut :
1) Rapat Anggota Tahunan (RAT)
Rapat Anggota Tahunan (RAT) merupakan pemegang kekuasaan tertinggi dalam koperasi, sehingga seluruh anggota memiliki hak yang sama untuk meminta keterangan dan pertanggungjawaban dari pengurus dan pengawas mengenai pengelolaan koperasi. Pelaksanaan rapat anggota dilaksanakan paling sedikit 1 (satu) tahun sekali. Rapat anggota akan membahas dan menetapkan antara lain :
a) Kebijakan umum di bidang organisasi, manajemen dan usaha koperasi.
b) Pemilihan, pengangkatan, pemberhentian pengurus dan pengawas.
c) Rencana kerja, rencana anggaran pendapatan dan belanja koperasi, serta pengesahan laporan keuangan.
d) Pengesahan Pertanggungjawaban pengurus dan pelaksanaan tugasnya.
e) Pembagian sisa hasil usaha (SHU).
f) Penggabungan, peleburan, pembagian dan pembubaran Koperasi.
2) Penasehat
Tugas Penasehat adalah memberikan pertimbangan dan nasehat baik diminta maupun tidak diminta untuk kepentingan dan kemajuan Koperasi. Dapat menghadiri Rapat Anggota, Rapat Gabungan dan Rapat Pengurus.
3) Pengurus
Pengurus adalah orang-orang yang dipilih dari dan oleh anggota koperasi dalam Rapat Anggota Tahunan. Pada tahap awal pendirian, bisa saja pengurus dipilih dari Badan Pendiri. Persyaratan dan tata cara pemilihan pengurus biasanya dicantumkan secara detail dalam anggaran dasar. Pengurus terdiri dari Ketua, Wakil Ketua, Sekretaris, Wakil Sekretaris, dan Bendahara. Ketua, Wakil Ketua, dan Bendahara menjalankan fungsi pendaftaran anggota, fungsi kas, dan fungsi penerimaan pinjaman, sedangkan sekretaris dan wakil sekretaris menjalankan fungsi akuntansi. Secara umum tugas dan tanggungjawab Pengurus antara lain :
a) Melaksanakan program dan keputusan yang dihasilkan pada rapat anggota.
b) Mengawasi dan mengevaluasi kegiatan koperasi agar terciptanya kinerja yang sehat.
d) Menyelenggarakan Pembukuan Keuangan, Inventaris, Administrasi dan RAT.
e) Mewakili koperasi didalam dan diluar koperasi.
f) Melakukan tindakan hukum atau upaya lain untuk kepentingan anggota dan kemanfaatan koperasi.
g) Memilih, menerima anggota dan pemberhentian anggota. h) Bertanggungjawab atas segala upaya yang berhubungan
dengan tugas kewajiban dan wewenangnya. 4) Pengawas
Pengawas wajib diadakan dan dioperasikan untuk lembaga keuangan yang beroperasi sesuai dengan prinsip-prinsip koperasi. Pengawas harus terdiri dari para ahli di bidangnya yang di dukung oleh pemahaman terhadap pengetahuan umum dibidang koperasi. Secara umum tugas dan tanggung jawab pengawas antara lain :
a) Mengawasi kinerja pengurus dalam menjalankan tugas dan amanat yang sesuai dengan ketentuan RAT
b) Memberikan saran dan kritikkan kepada pengurus dalam menghadapi berbagai masalah/kendala dalam menjalankan tugas.
c) Sebagai penyambung lidah antara anggota dan pengurus yang berhubungan dengan hak dan kewajibannya baik sebagai anggota atau pengurus.
5) Manajer
Manajer merupakan pengelola koperasi, dimana manajer diangkat dan diberhentikan oleh pengurus. Secara umum tugas dan tanggungjawab manajer anatara lain :
a) Melaksanakan kebijakan operasional yang telah ditetapkan pengurus.
b) Bertanggungjawab atas administrasi kegiatan usaha dan organisasi koperasi.
c) Melaksanakan tugas sehari-hari di bidang usaha.
d) Mengembangkan dan mengelola usaha untuk mencapai tujuan secara efektif dan efisien.
6) Staf
Staf melaksanakan dan menjalankan semua tugas-tugas yang diselenggarakan di KPN Guru-Guru Banjar Utara Banjarmasin.
B. Pembahasan Hasil Penelitian
Dokumen-dokumen yang digunakan pada sistem akuntansi simpan pinjam pada KPN Guru-Guru Banjar Utara Banjarmasin, yaitu :
1. Kartu Tanda Anggota 2. SK CPNS
3. Surat Permohonan Menjadi Anggota 4. Buku Daftar Anggota Koperasi 5. Daftar Tagihan
6. Daftar Simpanan Anggota 7. Tanda Terima
8. Slip Setoran
9. Buku Kas Harian dan Umum
10. Rekapitulasi Simpanan dan Tagihan Anggota Pensiunan 11. Tanda Terima/Perjanjian
12. Pernohonan Pinjaman Uang Koperasi
13. Buku Rekapitulasi Permohonan Pinjaman Anggota 14. Daftar Piutang Anggota
Sistem Akuntansi Simpan Pinjam pada KPN Guru-Guru Banjar Utara Banjarmasin merupakan sistem akuntansi utang piutang yang dibedakan menjadi sistem akuntansi utang dan sistem akuntansi piutang sebagaimana dijelaskan berikut ini:
1. Sistem Akuntansi Utang pada KPN Guru-Guru Banjar Utara Banjarmasin
Sistem akuntansi utang pada KPN Guru-Guru Banjar Utara Banjarmasin yaitu suatu jaringan prosedur yang memproses data dari transaksi penerimaan anggota baru, penerimaan simpanan pokok dan simpanan wajib anggota baru maupun dari seluruh anggota setiap bulan serta penerimaan simpanan-simpanan lainnya (simpanan sukarela dan simpanan simpanan khusus) dari anggota yang kemudian dicatat kedalam Daftar Simpanan Anggota dan dicetak menjadi
dokumen yang digunakan sebagai sumber dari pembuatan laporan pertanggungjawaban pengurus yang diolah secara manual.
Sistem akuntansi utang yang berjalan pada KPN Guru-Guru Banjar Utara Banjarmasin terdiri dari 3 prosedur berikut ini :
a. Prosedur Pendaftaran Calon Anggota dan Persetujuan Menjadi Anggota serta Pembayaran Simpanan Pokok dan Simpanan Wajib dari Anggota Baru.
1) Deskripsi Kegiatan
Pendaftaran calon anggota dan persetujuan menjadi anggota serta pembayaran simpanan pokok dan simpanan wajib dari anggota baru dilaksanakan oleh koperasi dengan cara menerima permohonan calon anggota yang terlebih dahulu diserahkan pada koperasi. Permohonan tersebut akan diajukan pada rapat rutin pengurus yang dilaksanakan satu sampai dua kali seminggu. Keputusan diterima menjadi anggota atau tidak diterima menjadi aggota akan diputuskan sesuai hasil kesepakatan rapat pengurus. Jika diterima menjadi anggota maka KPN Guru-Guru Banjar Utara Banjarmasin akan membuat daftar tagihan anggota persekolah sesuai sekolah tempat anggota terdaftar sebagai guru dengan status Pegawai Negeri Sipil (PNS). Daftar Tagihan Anggota tersebut akan dikirimkan ke Dinas Pendidikan Kota Banjarmasin untuk diketahui dan untuk dilakukan pemotongan langsung dari gaji
anggota yang bersangkutan melalui bank untuk pembayaran simpanan pokok dan simpanan wajib oleh anggota baru ke rekening KPN Guru-Guru Banjar Utara Banjarmasin.
2) Fungsi yang Terkait
a) Fungsi Pendaftaran Anggota
Fungsi ini bertanggung jawab untuk menerima permohonan calon anggota dan bertanggung jawab untuk memberi keputusan menerima atau tidak menerima calon anggota menjadi anggota KPN Guru-Guru Banjar Utara Banjarmasin serta bertanggung jawab untuk melakukan pencatatan ke dalam Buku Daftar Anggota Koperasi.
b) Fungsi Kas
Fungsi ini bertanggungjawab setelah calon anggota diterima menjadi anggota untuk memproses dokumen-dokumen permohonan yang sudah diterima pada fungsi pendaftaran anggota untuk membuat Daftar Tagihan yang akan dikirimkan ke Dinas Pendidikan untuk pemotongan langsung gaji anggota yang secara otomatis akan ditransfer ke dalam rekening KPN Guru-Guru Banjar Utara Banjarmasin.
c) Fungsi Akuntansi
Fungsi ini bertanggungjawab mengelola dokumen-dokumen yang sudah diproses sebelumnya pada fungsi
pendaftaran anggota dan fungsi kas untuk dilakukan penginputan data nama anggota baru, jumlah simpanan pokok dan jumlah simpanan wajib yang dibayarkan oleh anggota baru ke dalam aplikasi Microsoft Excel serta akan dicetak menjadi dokumen Daftar Simpanan Anggota pada akhir tahun. Berdasarkan data tersebut juga akan dicetak Kartu Tanda Anggota yang akan diserahkan kepada anggota koperasi yang bersangkutan.
3) Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem a) Prosedur Penerimaan Anggota Baru
Fungsi pendaftaran anggota menerima permohonan dari calon anggota berupa SK CPNS, pas foto ukuran 2x3 cm, dan Surat Permohonan Menjadi Anggota yang selanjutnya akan diarsip sementara sampai dihasilkan keputusan untuk calon anggota yang bersangkutan diterima menjadi anggota atau tidak diterima menjadi anggota. Jika keputusan diterima menjadi anggota ditetapkan maka fungsi pendaftaran anggota akan melakukan pencatatan ke dalam Buku Daftar Anggota Koperasi dan akan mengeluarkan dokumen-dokumen permohonan calon anggota dari arsip sementara yang kemudian akan diproses lebih lanjut pada fungsi kas.
b) Prosedur Penerimaan Simpanan Pokok dan Simpanan Wajib dari Anggota Baru
Fungsi kas melakukan pencatatan kedalam komputer menggunakan aplikasi microsoft Excel dan mencetaknya dalam bentuk dokumen Daftar Tagihan yang akan dikirimkan ke Dinas Pendidikan Kota Banjarmasin setelah diotorisasi oleh Bendahara. SK CPNS, pas foto ukuran 2x3 cm, dan Surat Permohonan Menjadi Anggota akan diserahkan kepada Sekretaris untuk diproses lebih lanjut pada fungsi akuntansi.
c) Prosedur Pencatatan Daftar Simpanan Anggota
Fungsi akuntansi mengelola dokumen yang sudah diproses pada fungsi pendaftaran anggota dan fungsi kas, seperti SK CPNS, dan Surat Permohonan Menjadi Anggota yang akan dijadikan dasar penginputan data ke dalam komputer melalui microsoft excel, kemudian dicetak menjadi Daftar Simpanan Anggota yang akan diotorisasi oleh Sekretaris, Bendahara, dan Ketua Koperasi. Oleh fungsi akuntansi dokumen-dokumen yang menjadi sumber pencatatan Daftar Simpanan Anggota akan diarsip permanen.
Fungsi akuntansi mencetak Kartu Tanda Anggota dan menyerahkannya kepada anggota yang bersangkutan. Kartu Tanda Anggota dilengkapi foto ukuran 2x3 cm yang sudah diserahkan anggota pada saat permohonan menjadi anggota dan diotorisasi oleh ketua sebagai tanda bahwa yang bersangkutan sudah terdaftar sebagai anggota pada KPN Guru-Guru Banjar Utara Banjarmasin.
4) Informasi yang Diperlukan
Informasi yang umumnya diperlukan oleh KPN Guru-Guru Banjar Utara Banjarmasin dalam sistem akuntansi utang atas pendaftaran calon anggota dan persetujuan menjadi anggota serta pembayaran simpanan pokok dan simpanan wajib dari anggota baru adalah :
a) Biodata diri anggota baru yang terdaftar di KPN Guru-Guru Banjar Utara Banjarmasin.
b) Asal sekolah anggota terdaftar sebagai Guru dengan status Pegawai Negeri Sipil.
c) Jumlah pembayaran simpanan pokok dan simpanan wajib anggota baru.
d) Otorisasi dari pengurus yang berwenang. 5) Dokumen yang Digunakan
Dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi utang atas pendaftaran calon anggota dan persetujuan menjadi
anggota serta pembayaran simpanan pokok dan simpanan wajib dari anggota baru adalah :
a) Kartu Tanda Anggota (KTA)
Dokumen ini dihasilkan oleh fungsi akuntansi dengan cara mencetak Kartu Tanda Anggota yang berfungsi sebagai kartu identitas anggota berdasarkan data anggota dan simpanan yang telah terinput.
Gambar 1 Kartu Tanda Anggota
Sumber : KPN Guru-Guru Banjar Utara Banjarmasin Gambar 2
Kartu Tanda Anggota
b) Pas Foto ukuran 2x3 cm
Pas foto ini digunakan untuk kelengkapan Kartu Tanda Anggota KPN Guru-Guru Banjar Utara Banjarmasin.
c) SK CPNS
Dokumen ini merupakan surat keputusan dari Walikota Banjarmasin yang digunakan sebagai bukti bahwa calon anggota yang mendaftar merupakan Guru yang berstatus Pegawai Negeri Sipil (PNS) di Kota Banjarmasin. Berikut adalah contoh gambar Surat Keputusan Walikota Banjarmasin :
Gambar 3 SK CPNS
d) Surat Permohonan Menjadi Anggota
Dokumen ini digunakan untuk mengajukan permohonan menjadi anggota KPN Guru-Guru Banjar Utara Banjarmasin yang dibuat dari sekolah tempat calon anggota bertugas dan diotorisasi oleh Pemohon serta Kepala Sekolah untuk mengetahui. Berikut adalah contoh Surat Permohonan Menjadi Anggota :
Gambar 4
Surat Permohonan Menjadi Anggota
6) Catatan Akuntansi yang Digunakan
Catatan Akuntansi yang digunakan dalam sistem akuntansi utang atas pendaftaran calon anggota dan persetujuan menjadi anggota serta pembayaran simpanan pokok dan simpanan wajib dari anggota baru adalah :
a) Buku Daftar Anggota Koperasi
Buku Daftar Anggota Koperasi digunakan oleh fungsi Pendaftaran Anggota untuk mencatat identitas anggota baru beserta otorisasi oleh anggota baru dan ketua koperasi yang disertai cap jempol anggota baru yang bersangkutan.
Gambar 5
Buku Daftar Anggota Koperasi
b) Daftar Tagihan
Daftar Tagihan ini dihasilkan dari proses pencatatan akuntansi menggunakan microsof excel berbentuk file yang kemudian dicetak menjadi dokumen berisi daftar tagihan untuk pembayaran simpanan pokok dan simpanan wajib anggota baru persekolah yang akan diserahkan ke Dinas Pendidikan Kota Banjarmasin. Dengan dokumen ini Dinas Pendidikan Kota Banjarmasin akan melakukan pemotongan langsung gaji anggota KPN Guru-Guru Banjar Utara Banjarmasin melalui bank dan melakukan transfer langsung ke rekening KPN Guru-Guru Banjar Utara Banjarmasin.
Gambar 6 Daftar Tagihan
Sumber : KPN Guru-Guru Banjar Utara Banjarmasin c) Daftar Simpanan Anggota
Daftar Simpanan Anggota ini dibuat oleh fungsi akuntansi yang dihasilkan dari proses pencatatan akuntansi menggunakan microsof excel berbentuk file yang kemudian dicetak menjadi dokumen berisi nama-nama anggota baru beserta penerimaan simpanan pokok dan simpanan wajib dari anggota baru KPN Guru-Guru Banjar Utara Banjarmasin. Daftar Simpanan Anggota digunakan sebagai sumber pembuatan Laporan pertanggungjawaban pengurus yang akan disampaikan pada Rapat Anggota Tahunan.
Gambar 7
Sumber : KPN Guru-Guru Banjar Utara Banjarmasin 7) Unsur Sistem Pengendalian Intern
a) Organisasi
(1) Fungsi pendaftaran anggota terpisah dari fungsi kas. Fungsi pendaftaran angggota yang merupakan fungsi operasi dipisahkan dari fungsi kas yang merupakan fungsi penyimpanan. Pemisahan ini mengakibatkan setiap penerimaan simpanan pokok dan simpanan wajib dari pendaftaran angggota baru dilaksanakan oleh dua fungsi yang saling mengecek. Fungsi pendaftaran calon anggota dan fungsi kas dilakukan oleh bendahara. Penerimaan anggota baru dan simpanan pokok serta simpanan wajib anggota baru oleh bendahara diketahui oleh ketua pada saat pengambilan keputusan penerimaan anggota baru.
(2) Fungsi kas terpisah dari fungsi akuntansi. Fungsi kas dilakukan oleh bendahara dan fungsi akuntansi dilakukan oleh sekretaris dan diketahui oleh ketua pada saat mengotorisasi Daftar Simpanan Anggota.
b) Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan
(1) Pembuatan Daftar Tagihan untuk diserahkan ke Dinas Pendidikan Kota Banjarmasin diotorisasi oleh Bendahara yang melaksanakan fungsi kas.
(2) Pengisian dan pencetakkan Daftar Simpanan Anggota diotorisasi oleh fungsi akuntansi dengan diotorisasi oleh bendahara, sekretaris, dan ketua.
c) Praktik yang sehat
(1) Penggunaan dokumen dengan tanggal transaksi yang urut, setiap transaksi pembayaran simpanan pokok dan simpanan wajib dari anggota baru pada KPN Guru-Guru Banjar Utara Banjarmasin.
(2) Pemeriksaan mendadak (Surprised audit) oleh pengawas dilaksanakan tanpa pemberitahuan lebih dahulu kepada pihak koperasi, dengan jadwal yang tidak teratur.
(3) Setiap transaksi pembayaran simpanan pokok dan simpanan wajib dari anggota baru dilaksanakan dari awal sampai akhir tidak hanya oleh satu orang saja, tetapi dengan melibatkan beberapa pengurus KPN Guru-Guru Banjar Utara Banjarmasin, yaitu ketua, sekretaris, dan bendahara.
(4) Perputaran jabatan (job rotation) kepengurusan KPN Guru-Guru Banjar Utara Banjarmasin secara rutin setiap 3 tahun sekali.
(5) Secara rutin diadakan penghitungan jumlah simpanan pokok dan simpanan wajib anggota baru yang diterima oleh Bendahara dan diketahui oleh Ketua.
(6) Adanya pengawas yang bertugas sebagai satuan pengawas intern yang bertugas untuk mengecek efektivitas unsur-unsur sistem pengendalian intern yang lain yang tidak melaksanakan fungsi pendaftaran anggota, fungsi kas, dan fungsi akuntansi.
d) Karyawan dan kepengurusan yang mutunya sesuai dengan tanggungjawabnya
Karyawan KPN Guru-Guru Banjar Utara Banjarmasin berlatar belakang pendidikan minimal Sekolah Menengah Atas dan direkrut dari kerabat orang-orang didalam kepengurusan yang sudah terpercaya, sedangkan untuk kepengurusan yang terdiri dari penasehat, pengurus (Ketua, Wakil Ketua, Sekretaris, Wakil Sekretaris, Bendahara), dan pengawas berlatar pendidikan sarjana dan magister yang berprofesi sebagai guru-guru di Kota Banjarmasin serta dihasilkan dari Rapat Anggota Tahunan yang dicapai dengan cara musyawarah mufakat.
e) Bagan alir dokumen
Bagan 2 menyajikan bagan alir dokumen sistem akuntansi utang dari prosedur Pendaftaran Calon Anggota
dan Persetujuan Menjadi Anggota serta Pembayaran Simpanan Pokok dan Simpanan Wajib dari Anggota Baru.
Fungsi pendaftaran anggota menerima permohonan dari calon anggota berupa SK CPNS, pas foto ukuran 2x3 cm, dan Surat Permohonan Menjadi Anggota yang selanjutnya akan diarsip sementara sampai dihasilkan keputusan untuk calon anggota yang bersangkutan diterima menjadi anggota atau tidak diterima menjadi anggota. Jika keputusan diterima menjadi anggota ditetapkan maka fungsi pendaftaran anggota akan melakukan pencatatan ke dalam Buku Daftar Anggota Koperasi dan akan mengeluarkan dokumen-dokumen permohonan calon anggota dari arsip sementara yang kemudian akan diproses lebih lanjut pada fungsi kas.
Fungsi kas melakukan pencatatan kedalam komputer menggunakan aplikasi microsoft Excel dan mencetaknya dalam bentuk dokumen Daftar Tagihan yang akan dikirimkan ke Dinas Pendidikan Kota Banjarmasin setelah diotorisasi oleh Bendahara. SK CPNS, pas foto ukuran 2x3 cm, dan Surat Permohonan Menjadi Anggota akan diserahkan kepada Sekretaris untuk diproses lebih lanjut pada fungsi akuntansi.
Fungsi akuntansi mengelola dokumen yang sudah diproses pada fungsi pendaftaran anggota dan fungsi kas, seperti SK CPNS dan Surat Permohonan Menjadi Anggota yang akan dijadikan dasar penginputan data ke dalam komputer melalui microsoft excel, kemudian dicetak menjadi Daftar Simpanan Anggota yang akan diotorisasi oleh Sekretaris, Bendahara, dan Ketua Koperasi, serta akan dilakukan pencetakkan Kartu Tanda Anggota dilengkapi foto ukuran 2x3 cm yang akan diotorisasi oleh Ketua Koperasi dan diserahkan kepada anggota yang bersangkutan sebagai tanda bahwa sudah terdaftar sebagai anggota pada KPN Guru-Guru Banjar Utara Banjarmasin. Sedangkan dokumen-dokumen yang menjadi sumber pencatatan Daftar Simpanan Anggota akan diarsip permanen oleh fungsi akuntansi.
b. Prosedur Pembayaran Simpanan Wajib, Simpanan Sukarela, dan Simpanan Khusus Setiap Bulan dari Anggota yang Berstatus Pegawai.
1) Deskripsi Kegiatan
Pembayaran simpanan wajib, simpanan sukarela, dan simpanan khusus setiap bulan dari anggota yang berstatus pegawai dilaksanakan oleh koperasi dengan cara membuat. Daftar Tagihan anggota persekolah sesuai sekolah tempat
anggota terdaftar sebagai guru dengan status Pegawai Negeri Sipil (PNS). Daftar Tagihan Anggota tersebut akan dikirimkan ke Dinas Pendidikan Kota Banjarmasin untuk diketahui dan untuk dilakukan pemotongan langsung dari gaji anggota yang bersangkutan melalui bank untuk pembayaran simpanan wajib, simpanan sukarela dan simpanan khusus oleh anggota ke rekening KPN Guru-Guru Banjar Utara Banjarmasin.
2) Fungsi yang Terkait a) Fungsi Kas
Fungsi ini bertanggungjawab membuat Daftar Tagihan persekolah yang akan dikirimkan ke Dinas Pendidikan setelah dicetak dan diotorisasi oleh Bendahara. Daftar Tagihan persekolah ini juga akan diproses lebih lanjut pada fungsi akuntansi.
b) Fungsi Akuntansi
Fungsi ini bertanggungjawab untuk memproses Daftar Tagihan yang sebelumnya dibuat pada fungsi kas untuk penginputan jumlah simpanan wajib, simpanan sukarela, dan simpanan khusus yang dibayarkan oleh anggota setiap bulan ke dalam aplikasi Microsoft Excel dan akan dicatatat ke dalam Daftar Simpanan Anggota dan dicetak pada akhir tahun.
a) Prosedur Penerimaan Simpanan Wajib, Simpanan Sukarela, Simpanan Khusus dari Anggota Setiap Bulan
Fungsi kas membuat Daftar Tagihan didalam komputer sebanyak 2 lembar yang akan dikirimkan ke Dinas Pendidikan Kota Banjarmasin dan akan diserahkan kepada Sekretaris untuk diproses lebih lanjut pada fungsi akuntansi setelah dicetak dan diotorisasi oleh Bendahara. b) Prosedur Pencatatan Daftar Simpanan Anggota
Fungsi akuntansi akan melakukan pencatatan akuntansi berdasarkan Daftar Tagihan yang diserahkan dari fungsi kas berupa penginputan data ke dalam komputer melalui microsoft excel, kemudian dicetak menjadi Daftar Simpanan Anggota yang akan diotorisasi oleh Sekretaris, Bendahara, dan Ketua Koperasi. Oleh fungsi akuntansi Daftar Tagihan beserta Daftar Simpanan Anggota akan diarsip permanen untuk keperluan sewaktu-waktu.
4) Informasi yang Diperlukan
Informasi yang umumnya diperlukan oleh KPN Guru-Guru Banjar Utara Banjarmasin dalam sistem akuntansi utang atas pembayaran simpanan wajib, simpanan sukarela, dan simpanan khusus setiap bulan dari anggota yang berstatus pegawai adalah :
a) Nama anggota yang membayar simpanan wajib, simpanan sukarela, dan simpanan khusus
b) Jumlah simpanan wajib, simpanan sukarela, dan simpanan khusus yang diterima dari anggota persekolah
c) Otorisasi dari pengurus yang berwenang. 5) Dokumen yang Digunakan
Tidak ada dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi utang atas pembayaran simpanan wajib, simpanan sukarela, dan simpanan khusus setiap bulan dari anggota yang berstatus pegawai.
6) Catatan Akuntansi yang Digunakan
Catatan Akuntansi yang digunakan dalam sistem akuntansi utang atas pembayaran simpanan wajib, simpanan sukarela, dan simpanan khusus setiap bulan dari anggota yang berstatus pegawai adalah :
a) Daftar Tagihan
Daftar Tagihan ini dihasilkan dari proses pencatatan akuntansi menggunakan microsof excel berbentuk file yang kemudian dicetak menjadi dokumen berisi daftar tagihan untuk pembayaran simpanan wajib, simpanan sukarela dan simpanan khusus anggota persekolah yang akan diserahkan ke Dinas Pendidikan Kota Banjarmasin. Dengan dokumen ini Dinas Pendidikan Kota Banjarmasin akan melakukan
pemotongan langsung gaji anggota KPN Guru-Guru Banjar Utara Banjarmasin melalui bank dan melakukan transfer langsung ke rekening KPN Guru-Guru Banjar Utara Banjarmasin.
Gambar 8 Daftar Tagihan
Sumber : KPN Guru-Guru Banjar Utara Banjarmasin b) Daftar Simpanan Anggota
Daftar Simpanan Anggota ini dibuat oleh fungsi akuntansi yang dihasilkan dari proses pencatatan akuntansi menggunakan microsof excel berbentuk file yang kemudian dicetak menjadi dokumen berisi nama-nama anggota beserta penerimaan simpanan wajib, simpanan sukarela, dan simpanan khusus dari anggota KPN Guru-Guru Banjar Utara Banjarmasin. Daftar Simpanan Anggota digunakan sebagai sumber pembuatan Laporan pertanggungjawaban
pengurus yang akan disampaikan pada Rapat Anggota Tahunan.
Gambar 9
Daftar Simpanan Anggota
Sumber : KPN Guru-Guru Banjar Utara Banjarmasin 7) Unsur Sistem Pengendalian Intern
a) Organisasi
Fungsi kas terpisah dari fungsi akuntansi. Fungsi kas dilakukan oleh bendahara dan fungsi akuntansi dilakukan oleh sekretaris dan diketahui oleh ketua pada saat mengotorisasi Daftar Simpanan Anggota.
(1) Pembuatan Daftar Tagihan untuk diserahkan ke Dinas Pendidikan Kota Banjarmasin diotorisasi oleh Bendahara yang melaksanakan fungsi kas.
(2) Pengisian dan pencetakkan Daftar Simpanan Anggota diotorisasi oleh fungsi akuntansi dengan diotorisasi oleh bendahara, sekretaris, dan ketua.
c) Praktik yang sehat
(1) Penggunaan dokumen dengan tanggal transaksi yang urut, setiap transaksi simpanan wajib, simpanan sukarela, dan simpanan khusus anggota yang berstatus pegawai pada KPN Guru-Guru Banjar Utara Banjarmasin.
(2) Pemeriksaan mendadak (Surprised audit) oleh pengawas dilaksanakan tanpa pemberitahuan lebih dahulu kepada pihak koperasi, dengan jadwal yang tidak teratur.
(3) Setiap transaksi penerimaan simpanan wajib, simpanan sukarela dan simpanan khusus anggota yang bestatus pegawai dilaksanakan dari awal sampai akhir tidak hanya oleh satu orang saja, tetapi dengan melibatkan beberapa pengurus KPN Guru-Guru Banjar Utara Banjarmasin yaitu Ketua, Sekretaris, dan Bendahara.
(4) Perputaran jabatan (job rotation) kepengurusan KPN Guru-Guru Banjar Utara Banjarmasin secara rutin setiap 3 tahun sekali.
(5) Secara rutin diadakan penghitungan jumlah simpanan wajib, simpanan sukarela, dan simpanan khusus anggota yang berstatus pegawai yang diterima oleh Bendahara dan diketahui oleh Ketua.
(6) Adanya pengawas yang bertugas sebagai satuan pengawas intern yang bertugas untuk mengecek efektivitas unsur-unsur sistem pengendalian intern yang lain yang tidak melaksanakan fungsi kas dan fungsi akuntansi.
d) Karyawan dan kepengurusan yang mutunya sesuai dengan tanggungjawabnya.
Karyawan KPN Guru-Guru Banjar Utara Banjarmasin berlatar belakang pendidikan minimal Sekolah Menengah Atas dan direkrut dari kerabat orang-orang didalam kepengurusan yang sudah terpercaya, sedangkan untuk kepengurusan yang terdiri dari penasehat, pengurus (Ketua, Wakil Ketua, Sekretaris, Wakil Sekretaris, Bendahara), dan pengawas berlatar pendidikan sarjana dan magister yang berprofesi sebagai guru-guru di Kota
Banjarmasin serta dihasilkan dari Rapat Anggota Tahunan yang dicapai dengan cara musyawarah mufakat.
e) Bagan alir dokumen
Bagan 3 menyajikan bagan alir dokumen sistem akuntansi utang dari prosedur pembayaran simpanan pokok, simpanan sukarela, dan simpanan khusus setiap bulan dari anggota yang berstatus pegawai.
Fungsi kas melakukan pencatatan kedalam komputer menggunakan aplikasi microsoft Excel dan mencetaknya dalam bentuk dokumen Daftar Tagihan sebanyak 2 lembar. Lembar ke-1 akan dikirimkan ke Dinas Pendidikan Kota Banjarmasin dan lembar ke-2 akan diserahkan kepada fungsi akuntansi setelah diotorisasi oleh Bendahara.
Fungsi akuntansi mengelola Daftar Tagihan yang sudah diserahkan oleh fungsi kas, untuk dijadikan dasar penginputan data ke dalam komputer melalui microsoft excel, kemudian dicetak menjadi Daftar Simpanan Anggota yang akan diotorisasi oleh Sekretaris, Bendahara, dan Ketua Koperasi. Oleh fungsi akuntansi Daftar Tagihan tersebut akan diarsip permanen.
c. Prosedur Pembayaran Simpanan Wajib, Simpanan Sukarela, dan Simpanan Khusus Setiap Bulan dari Anggota Pensiunan.
1) Deskripsi Kegiatan
Pembayaran simpanan wajib, simpanan sukarela, dan simpanan khusus dari anggota setiap bulan dari anggota pensiunan dilaksanakan oleh KPN Guru-Guru Banjar Utara Banjarmasin dengan cara menerima uang simpanan anggota, dari transaksi tersebut KPN Guru-Guru Banjar Utara Banjarmasin akan mengisi Tanda Terima. Tanda terima tersebut akan diproses hingga menghasilkan Rekapitulasi Simpanan dan Tagihan Anggota Pensiun dan Daftar Simpanan Anggota
2) Fungsi yang Terkait a) Fungsi Kas
Fungsi ini bertanggungjawab untuk menerima simpanan tunai dari anggota pensiunan dan menyetorkan kas ke bank.
b) Fungsi Akuntansi
Fungsi ini bertanggungjawab untuk memproses Tanda Terima dengan Slip Setoran untuk dilakukan pencatatan akuntansi dan melakukan pencetakkan Rekapitulasi Simpanan dan Tagihan Anggota Pensiunan serta Daftar Simpanan Anggota.
3) Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem
a) Prosedur penerimaan simpanan wajib, simpanan sukarela, simpanan khusus setiap bulan dari anggota pensiunan
Fungsi kas menerima pembayaran simpanan wajib, simpanan sukarela, dan simpanan khusus dari anggota pensiunan, kemudian dibuatkan Tanda Terima sebanyak 3 lembar. Lembar ke-1 akan diserahkan kepada anggota, lembar ke-2 akan diarsip oleh Bendahara pada fungsi kas, dan lembar ke-3 akan diserahkan kepada sekretaris untuk diproses lebih lanjut.
b) Prosedur Menyetorkan Kas ke Bank
Fungsi kas akan mengisi Slip Setoran yang terdiri 2 lembar untuk dilakukan penyetoran ke bank dengan diotorisasi terlebih dahulu oleh Bendahara dan Petugas Bank. Lembar ke-1 akan diserahkan kepada Bank bersama uang dan lembar ke-2 akan dibawa pulang untuk diproses pada fungsi akuntansi.
c) Prosedur Pencatatan Daftar Simpanan Anggota
Fungsi akuntansi akan melakukan pencatatan akuntansi berdasarkan Tanda Terima dan slip setoran yang diserahkan dari fungsi kas ke dalam Buku Kas Harian dan Umum, setelah itu akan dilakukan penginputan data ke dalam komputer melalui microsoft excel, kemudian dicetak
menjadi Rekapitulasi Simpanan dan Tagihan Anggota Pensiunan (RSTAP) dan Daftar Simpanan Anggota (DSA). Oleh fungsi akuntansi Rekapitulasi Simpanan dan Tagihan Anggota Pensiunan, Tanda Terima, dan Slip Setoran akan diarsip permanen dan Daftar Simpanan Angggota akan diotorisasi oleh Sekretaris, Bendahara, dan Ketua Koperasi kemudian juga akan diarsip untuk keperluan KPN Guru-Guru Banjar Utara Banjarmasin.
4) Informasi yang Diperlukan
Informasi yang umumnya diperlukan oleh KPN Guru-Guru Banjar Utara Banjarmasin dalam sistem akuntansi utang atas penerimaan simpanan wajib, simpanan sukarela, simpanan khusus setiap bulan dari anggota pensiunan adalah :
a) Nama anggota yang membayar simpanan wajib, simpanan sukarela, dan simpanan khusus
b) Jumlah simpanan wajib, simpanan sukarela, dan simpanan khusus yang diterima dari anggota pensiunan
c) Otorisasi dari pengurus yang berwenang. 5) Dokumen yang Digunakan
Dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi utang atas pembayaran simpanan wajib, simpanan sukarela, dan simpanan khusus dari anggota setiap bulan dari anggota Pensiunan adalah :
a) Tanda Terima
Dokumen ini merupakan bukti tanda terima simpanan wajib, simpanan sukarela, dan simpanan khusus dari anggota pensiunan yang dilakukan secara tunai
Gambar 10 Tanda Terima
Sumber : KPN Guru-Guru Banjar Utara Banjarmasin b) Slip Setoran
Dokumen ini merupakan bukti transaksi setoran kas ke bank oleh KPN Guru-Guru Banjar Utara Banjarmasin.
Gambar 11 Slip Setoran
6) Catatan Akuntansi yang Digunakan
Catatan Akuntansi yang digunakan dalam sistem akuntansi utang atas pembayaran simpanan wajib, simpanan sukarela, dan simpanan khusus dari anggota setiap bulan dari anggota Pensiunan adalah :
a) Buku Kas Harian dan Umum
Buku kas harian dan umum ini dibuat oleh fungsi akuntansi untuk mencatatat segala macam transaksi KPN Guru-Guru Banjarmasin Utara Banjarmasin secara tunai.
Gambar 12
Buku Kas Harian dan Umum
b) Daftar Simpanan Anggota
Daftar Simpanan Anggota ini dibuat oleh fungsi akuntansi yang dihasilkan dari proses pencatatan akuntansi menggunakan microsof excel berbentuk file yang kemudian dicetak menjadi dokumen berisi nama-nama anggota beserta penerimaan simpanan wajib, simpanan sukarela, dan simpanan khusus dari anggota pensiunan KPN Guru-Guru Banjar Utara Banjarmasin. Daftar Simpanan Anggota digunakan sebagai sumber pembuatan Laporan pertanggungjawaban pengurus yang akan disampaikan pada Rapat Anggota Tahunan.
Gambar 13
Daftar Simpanan Anggota
c) Rekapitulasi Simpanan dan Tagihan Anggota Pensiunan Rekapitulasi simpanan dan tagihan anggota pensiunan dibuat oleh fungsi akuntansi yang dihasilkan dari proses pencatatan akuntansi menggunakan microsof excel berbentuk file yang kemudian dicetak menjadi dokumen berisi data nama anggota pensiunan beserta simpanan dan tagihan setiap anggota yang perbulan.
Gambar14
Rekapitulasi Simpanan dan Tagihan Anggota Pensiunan
7) Unsur Sistem Pengendalian Intern a) Organisasi
Fungsi kas terpisah dari fungsi akuntansi. Fungsi kas dilakukan oleh bendahara dan fungsi akuntansi dilakukan oleh sekretaris dan diketahui oleh ketua pada saat mengotorisasi Daftar Simpanan Anggota.
(1) Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan
(a) Pengisian Tanda Terima Simpanan wajib, simpanan sukarela, dan simpanan khusus anggota diotorisasi oleh Bendahara yang melaksanakan fungsi kas. (b) Pengisian Slip Setoran kas ke Bank diotorisasi oleh
Bendahara yang melaksanakan fungsi kas
(c) Pengisian dan pencetakkan Daftar Simpanan Anggota diotorisasi oleh fungsi akuntansi dengan diotorisasi oleh bendahara, sekretaris, dan ketua. (2) Praktik yang sehat
(a) Penggunaan tanda terima dengan tanggal transaksi yang urut, setiap transaksi simpanan wajib, simpanan sukarela, dan simpanan khusus anggota pensiunan pada KPN Guru-Guru Banjar Utara Banjarmasin.
(b) Pemeriksaan mendadak (Surprised audit) oleh pengawas dilaksanakan tanpa pemberitahuan lebih
dahulu kepada pihak koperasi, dengan jadwal yang tidak teratur.
(c) Setiap transaksi penerimaan simpanan wajib, simpanan sukarela dan simpanan khusus anggota dilaksanakan dari awal sampai akhir tidak hanya oleh satu orang saja, tetapi dengan melibatkan beberapa pengurus KPN Guru-Guru Banjar Utara Banjarmasin, yaitu ketua, sekretaris, dan bendahara. (d) Perputaran jabatan (job rotation) kepengurusan
KPN Guru-Guru Banjar Utara Banjarmasin secara rutin setiap 3 tahun sekali.
(e) Secara rutin diadakan penghitungan jumlah simpanan wajib, simpanan sukarela, dan simpanan khusus anggota yang diterima oleh Bendahara dan diketahui oleh Ketua.
(f) Adanya pengawas yang bertugas sebagai satuan pengawas intern yang bertugas untuk mengecek efektivitas unsur-unsur sistem pengendalian intern yang lain yang tidak melaksanakan fungsi kas dan fungsi akuntansi.
(3) Karyawan dan kepengurusan yang mutunya sesuai dengan tanggungjawabnya
Karyawan KPN Guru-Guru Banjar Utara Banjarmasin berlatar belakang pendidikan minimal Sekolah Menengah Atas dan direkrut dari kerabat orang-orang didalam kepengurusan yang sudah terpercaya, sedangkan untuk kepengurusan yang terdiri dari penasehat, pengurus (Ketua, Wakil Ketua, Sekretaris, Wakil Sekretaris, Bendahara), dan pengawas berlatar pendidikan sarjana dan magister yang berprofesi sebagai guru-guru di Kota Banjarmasin serta dihasilkan dari Rapat Anggota Tahunan yang dicapai dengan cara musyawarah mufakat.
(4) Bagan alir dokumen
Bagan 4 menyajikan bagan alir dokumen sistem akuntansi utang dari prosedur pembayaran simpanan wajib, simpanan sukarela, dan simpanan khusus setiap bulan dari anggota yang pensiunan.
Fungsi kas menerima pembayaran simpanan wajib, simpanan sukarela, dan simpanan khusus dari anggota pensiunan, kemudian dibuatkan Tanda Terima sebanyak 3 lembar dan diotorisasi oleh Bendahara. Lembar ke-1 akan diserahkan kepada anggota, lembar ke-2 akan diarsip oleh Bendahara pada fungsi kas, dan
lembar ke-3 akan diserahkan kepada sekretaris untuk diproses lebih lanjut pada fungsi akuntansi.
Fungsi kas akan mengisi Slip Setoran yang terdiri 2 lembar untuk dilakukan penyetoran ke bank dengan diotorisasi terlebih dahulu oleh Bendahara dan Petugas Bank. Lembar ke-1 akan diserahkan kepada Bank bersama uang dan lembar ke-2 akan dibawa pulang untuk diproses pada fungsi akuntansi.
Fungsi akuntansi akan melakukan pencatatan akuntansi berdasarkan Tanda Terima dan slip setoran yang diserahkan dari fungsi kas ke dalam Buku Kas Harian dan Umum, setelah itu akan dilakukan penginputan data ke dalam komputer melalui microsoft excel, kemudian dicetak menjadi Rekapitulasi Simpanan dan Tagihan Anggota Pensiunan (RSTAP) dan Daftar Simpanan Anggota (DSA). Oleh fungsi akuntansi Rekapitulasi Simpanan dan Tagihan Anggota Pensiunan, Tanda Terima, dan Slip Setoran akan diarsip permanen dan Daftar Simpanan Angggota akan diotorisasi oleh Sekretaris, Bendahara, dan Ketua Koperasi kemudian juga akan diarsip untuk keperluan KPN Guru-Guru Banjar Utara Banjarmasin.
2. Sistem Akuntansi Piutang pada KPN Guru-Guru Banjar Utara Banjarmasin
Sistem akuntansi piutang pada KPN Guru-Guru Banjar Utara Banjarmasin yaitu suatu jaringan prosedur yang memproses data dari transaksi permohonan pinjaman dan pemberian pinjaman yang akan dikembalikan oleh anggota melalui angsuran yang dibayarkan setiap bulan, kemudian dicatat kedalam Buku Rekapitulasi Permohonan Pinjaman Anggota dan kedalam Daftar Piutang Anggota untuk dicetak menjadi dokumen yang digunakan sebagai sumber dari pembuatan laporan pertanggungjawaban pengurus yang diolah secara manual.
Sistem akuntansi piutang yang berjalan pada KPN Guru-Guru Banjar Utara Banjarmasin, yaitu Prosedur Permohonan dan Persetujuan Pemberian Pinjaman yang akan dijelaskan sebagai berikut :
a. Deskripsi Kegiatan
Permohonan Pinjaman dan Persetujuan Pemberian Pinjaman dilaksanakan oleh koperasi dengan cara menerima permohonan pinjaman anggota yang terlebih dahulu diserahkan pada koperasi. Permohonan tersebut akan diajukan pada rapat rutin pengurus yang dilaksanakan satu sampai dua kali seminggu. Keputusan permohonan pinjaman anggota diterima atau tidak diterima akan diputuskan sesuai hasil kesepakatan rapat pengurus. Jika permohonan pinjaman diterima, maka anggota tersebut akan menerima pinjaman sesuai dengan surat
permohonan pinjamannya atau sesuai dengan keputusan koperasi dan akan disepakati oleh kedua belah pihak.
b. Fungsi yang Terkait
1) Fungsi Penerimaan Pinjaman
Fungsi ini bertanggung jawab untuk menerima permohonan pinjaman oleh anggota dan bertanggung jawab untuk memberi keputusan untuk menerima atau tidak menerima permohonan pinjaman oleh anggota KPN Guru-Guru Banjar Utara Banjarmasin. 2) Fungsi Kas
Fungsi ini bertanggungjawab setelah permohonan pinjaman anggota diterima, selanjutnya fungsi ini akan membuatkan tanda terima/perjanjian pemberian pinjaman dari KPN Guru-Guru Banjar Utara Banjarmasin kepada pemohon pinjaman yang akan diotorisasi oleh kedua belah pihak. Selain itu fungsi ini bertanggungjawab untuk malakukan penarikkan kas dari bank yang ada terdapat dalam rekening KPN Guru-Guru Banjar Utara Banjarmasin.
3) Fungsi Akuntansi
Fungsi ini bertanggungjawab mengelola dokumen-dokumen yang sudah diproses sebelumnya pada fungsi penerimaan simpanan dan fungsi kas untuk penginputan data nama anggota yang melakukan pinjaman, jumlah dan fasilitas pinjaman yang diberikan, dan jumlah angsuran yang dibayarkan oleh anggota
setiap bulan ke dalam aplikasi Microsoft Excel dan akan dicatat ke dalam Daftar Piutang Anggota dan dicetak pada akhir tahun. c. Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem
1) Prosedur Penerimaan Permohonan Pinjaman Anggota
Fungsi penerimaaan pinjaman menerima permohonan pinjaman dari anggota berupa surat permohonan pinjaman yang selanjutnya akan diarsip sementara sampai dihasilkan keputusan untuk pemberian pinjaman kepada anggota yang bersangkutan. 2) Prosedur Penyerahan uang pinjaman
Fungsi akuntansi memproses surat permohonan pinjaman anggota untuk dilakukan pencatatan kedalam Buku Rekapitulasi Permohonan Pinjaman Anggota dan untuk dibuatkan Tanda Terima/Perjanjian sebagai bukti transaksi pinjaman. Tanda Terima/Perjanjian diserahkan ke fungsi kas untuk diotorisasi oleh ketua koperasi dan anggota yang menerima pinjaman. Lembar ke-1 diarsip oleh Bendahara, lembar ke-2 diserahkan ke fungsi akuntansi untuk diproses lebih lanjut, dan lembar ke-3 diserahkan kepada anggota bersama uang pinjaman.
3) Prosedur Penarikkan Kas ke Bank
Jika kas ditangan dibendahara tidak mencukupi untuk memberikan uang pinjaman ke anggota, maka fungsi kas akan mengisi Slip Penarikkan untuk melakukan penarikkan kas ke bank melalui rekening KPN Guru-Guru Banjar Utara Banjarmasin,
dengan diotorisasi terlebih dahulu oleh Bendahara dan Petugas Bank, kemudian Slip penarikkan diserahkan kepada bank bersama dengan penerimaan uang.
4) Prosedur Pencatatan Daftar Piutang Anggota
Fungsi akuntansi mengelola Tanda Terima/Perjanjian yang sudah diproses pada fungsi kas. Tanda Terima/perjanjian dijadikan acuan untuk penginputan data ke dalam komputer melalui microsoft excel, kemudian dicetak menjadi Daftar Piutang Anggota yang akan diotorisasi oleh Sekretaris, Bendahara, dan Ketua Koperasi. Tanda Terima/Perjanjian akan diarsip permanen oleh sekretaris pada fungsi akuntansi.
d. Informasi yang Diperlukan
Informasi yang umumnya diperlukan oleh KPN Guru-Guru Banjar Utara Banjarmasin dalam sistem akuntansi piutang atas permohonan dan persetujuan pemberian pinjaman adalah :
1) Identitas anggota yang melakukan pinjaman di KPN Guru-Guru Banjar Utara Banjarmasin.
2) Jumlah pinjaman yang diberikan
3) Jangka waktu pelunasan pinjaman oleh anggota 4) Besar angsuran perbulan untuk melunasi pinjaman 5) Jumlah uang yang diambil dari bank
6) Otorisasi dari anggota dan pengurus yang berwenang. e. Dokumen yang Digunakan
Dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi piutang dalam permohonan dan persetujuan pemberian pinjaman adalah : 1) Tanda Terima/Perjanjian
Dokumen ini merupakan bukti tanda terima uang pinjaman dari KPN Guru-Guru Banjar Utara Banjarmasin, sekaligus sebagai perjanjian tertulis antara peminjam dan koperasi mengenai
kesepakatan pinjaman yang diberikan oleh KPN Guru-Guru Banjar Utara Banjarmasin.
Gambar 15 Tanda Terima/Perjanjian
Sumber : KPN Guru-Guru Banjar Utara Banjarmasin 2) Permohonan Pinjaman Uang Koperasi
Dokumen ini merupakan surat permohonan pinjaman uang dari anggota untuk mengajukan kepada KPN Guru-Guru Banjar Utara Banjarmasin.
Gambar 16
Permohonan Pinjaman Uang Koperasi
f. Catatan Akuntansi yang Digunakan
Catatan Akuntansi yang digunakan dalam sistem akuntansi piutang dalam prosedur permohonan dan persetujuan pemberian pinjaman adalah :
1) Buku Rekapitulasi Permohonan Pinjaman Anggota
Buku Rekapitulasi Permohonan Pinjaman Anggota digunakan oleh fungsi akuntansi untuk mencatat nama anggota yang mengajukan pinjaman serta besar pinjaman yang diberikan kepada anggota.
Gambar 17
Buku Rekapitulasi Permohonan Pinjaman Anggota
2) Daftar Piutang Anggota
Daftar Piutang Anggota ini digunakan oleh fungsi akuntansi untuk mencatat pinjaman anggota kepada KPN Guru-Guru Banjar Utara Banjarmasin sebagai sumber pembuatan laporan pertanggungjawaban pengurus yang akan disampaikan pada Rapat Anggota Tahunan.
Gambar 18 Daftar Piutang Anggota
g. Unsur Sistem Pengendalian Intern 1) Organisasi
a) Fungsi penerimaan pinjaman terpisah dari fungsi kas. Fungsi penerimaan pinjaman merupakan fungsi operasi dipisahkan dari fungsi kas yang merupakan fungsi penyimpanan. Pemisahan ini mengakibatkan setiap penerimaan pinjaman dilaksanakan oleh dua fungsi yang saling mengecek. Fungsi penerimaan pinjaman dan fungsi kas dilakukan oleh bendahara. Penerimaan pinjaman oleh bendahara diketahui oleh ketua pada saat pengambilan keputusan penerimaan pinjaman atau piutang.
b) Fungsi kas terpisah dari fungsi akuntansi. Fungsi kas dilakukan oleh bendahara dan fungsi akuntansi dilakukan oleh sekretaris dan diketahui oleh ketua pada saat mengotorisasi Daftar Simpanan Anggota.
3) Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan
a) Tanda Terima/Perjanjian pinjaman diotorisasi oleh anggota dan ketua pada fungsi kas.
b) Pengisian Slip Penarikkan kas ke bank diotorisasi oleh bendahara yang melaksanakan fungsi kas.
c) Pengisian dan pencetakkan Daftar Piutang Anggota diotorisasi oleh fungsi akuntansi dengan diotorisasi oleh bendahara, sekretaris, dan ketua.
4) Praktik yang sehat
a) Penggunaan Tanda Terima/ Perjanjian dengan nomor yang urut setiap transaksi pinjaman anggota pada KPN Guru-Guru Banjar Utara Banjarmasin.
b) Pemeriksaan mendadak (Surprised audit) oleh pengawas dilaksanakan tanpa pemberitahuan lebih dahulu kepada pihak koperasi, dengan jadwal yang tidak teratur.
c) Setiap transaksi pinjaman anggota dilaksanakan dari awal sampai akhir tidak hanya oleh satu orang saja, tetapi dengan melibatkan beberapa pengurus KPN Guru-Guru Banjar Utara Banjarmasin, yaitu ketua, sekretaris, dan bendahara.
d) Perputaran jabatan (job rotation) kepengurusan KPN Guru-Guru Banjar Utara Banjarmasin secara rutin setiap 3 tahun sekali.
e) Secara rutin diadakan penghitungan jumlah pinjaman anggota yang diberikan oleh Bendahara dan diketahui oleh Ketua. f) Adanya pengawas yang bertugas sebagai satuan pengawas
intern yang bertugas untuk mengecek efektivitas unsur-unsur sistem pengendalian intern yang lain yang tidak melaksanakan fungsi kas dan fungsi akuntansi.
5) Karyawan dan kepengurusan yang mutunya sesuai dengan tanggungjawabnya
Karyawan KPN Guru-Guru Banjar Utara Banjarmasin berlatar belakang pendidikan minimal Sekolah Menengah Atas dan direkrut dari kerabat orang-orang didalam kepengurusan yang sudah terpercaya, sedangkan untuk kepengurusan yang terdiri dari penasehat, pengurus (Ketua, Wakil Ketua, Sekretaris, Wakil Sekretaris, Bendahara), dan pengawas berlatar pendidikan sarjana dan magister yang berprofesi sebagai guru-guru di Kecamatan Banjarmasin Utara serta dihasilkan dari Rapat Anggota Tahunan yang dicapai dengan cara musyawarah mufakat.
6) Bagan alir dokumen
Bagan 5 menyajikan bagan alir dokumen sistem akuntansi piutang dari prosedur permohonan dan persetujuan pemberian pinjaman.
Fungsi penerimaaan pinjaman menerima permohonan pinjaman dari anggota berupa surat permohonan pinjaman yang selanjutnya akan diarsip sementara sampai dihasilkan keputusan untuk pemberian pinjaman kepada anggota yang bersangkutan.
Fungsi akuntansi memproses surat permohonan pinjaman anggota untuk dilakukan pencatatan kedalam Buku Rekapitulasi Permohonan Pinjaman Anggota dan untuk dibuatkan Tanda Terima/Perjanjian sebagai bukti transaksi pinjaman. Tanda Terima/Perjanjian diserahkan ke fungsi kas untuk diotorisasi oleh ketua koperasi dan anggota yang menerima pinjaman. Lembar ke-1
diarsip oleh Bendahara, lembar ke-2 diserahkan ke fungsi akuntansi untuk diproses lebih lanjut, dan lembar ke-3 diserahkan kepada anggota bersama uang pinjaman.
Fungsi kas akan mengisi Slip Penarikkan untuk melakukan penarikkan kas ke bank melalui rekening KPN Guru-Guru Banjar Utara Banjarmasin, dengan diotorisasi terlebih dahulu oleh Bendahara dan Petugas Bank, kemudian Slip penarikkan diserahkan kepada bank bersama dengan penerimaan uang.
Fungsi akuntansi mengelola Tanda Terima/Perjanjian yang sudah diproses pada fungsi kas. Tanda Terima/Perjanjian dijadikan acuan untuk penginputan data ke dalam komputer melalui microsoft excel, kemudian dicetak menjadi Daftar Piutang Anggota yang akan diotorisasi oleh Sekretaris, Bendahara, dan Ketua Koperasi. Tanda Terima/Perjanjian akan diarsip permanen oleh sekretaris pada fungsi akuntansi.
