KEPUTUSAN BUPATI JEMBRANA NOMOR 613 TAHUN 2003 TENTANG URAIAN TUGAS POKOK DAN FUNGSI SEKRETARIAT DEWAN PERWAKILAN RAKYAT DAERAH KABUPATEN JEMBRANA BUPATI JEMBRANA,
Menimbang : a. bahwa dengan ditetapkannya Peraturan Daerah Kabupaten Jembrana Nomor 10 Tahun 2003 tentang Pembentukan Susunan Organisasi dan Tata Kerja Perangkat Daerah Kabupaten Jembrana, maka dipandang perlu menetapkan uraian tugas Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Kabupaten Jembrana; b. bahwa uraian tugas dimaksud huruf a, ditetapkan dengan Keputusan Bupati; Mengingat : 1. Undangundang Nomor 69 Tahun 1958 tentang Pembentukan Daerah daerah Tingkat II dalam Wilayah Daerahdaerah Tingkat I Bali, Nusa Tenggara Barat dan Nusa Tenggara Timur (Lembaran Negara Tahun 1958 Nomor 122; Tambahan Lembaran Negara Nomor 1655);
2. Undangundang Nomor 8 Tahun 1974 tentang Pokokpokok Kepegawaian sebagaimana telah diubah dengan Undangundang Nomor 43 Tahun 1999 (Lembaran Negara Tahun 1974 Nomor 55; Lembaran Negara Tahun 1999 Nomor 169; Tambahan Lembaran Negara Nomor 3890);
3. Undangundang Nomor 22 Tahun 1999 tentang Pemerintahan Daerah (Lembaran Negara Tahun 1999 Nomor 60; Tambahan Lembaran Negara Nomor 3839);
4. Undangundang Nomor 25 Tahun 1999 tentang Perimbangan Keuangan antara Pemerintah Pusat dan Daerah (Lembaran Negara Tahun 1999 Nomor 72; Tambahan Lembaran Negara Nomor 3848);
5. Undangundang Nomor 28 Tahun 1999 tentang Penyelenggaraan Negara yang Bersih dan Bebas dari Korupsi,Kolusi dan Nepotisme (Lembaran Negara Tahun 1999 Nomor 75; Tambahan Lembaran Negara 3851); 6. Peraturan Pemerintah Nomor 25 Tahun 2000 tentang Kewenangan
Pemerintah dan Kewenangan Propinsi sebagai Daerah Otonom (Lembaran Negara Tahun 2000 Nomor 54; Tambahan Lembaran Negara Nomor 3952);
7. Peraturan Pemerintah Nomor 8 Tahun 2003 tentang Pedoman Organisasi Perangkat Daerah (Lembaran Negara Tahun 2003 Nomor 14; Tambahan Lembaran Negara Nomor 4262); 8. Keputusan Presiden Nomor 44 Tahun 1999 tentang Teknik Penyusunan Peraturan Perundangundangan dan Bentuk Rancangan Undangundang Rancangan Peraturan Pemerintah dan Rancangan Keputusan Presiden; 9. Peraturan Daerah Kabupaten Jembrana Nomor 10 Tahun 2003 tentang Pembentukan Susunan Organisasi dan Tata Kerja Perangkat Daerah dan Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat (DPRD) Kabupaten Jembrana (Lembaran Daerah Tahun 2003 Nomor 48; Tambahan Lembaran Daerah Nomor 10).
MEMUTUSKAN :
Menetapkan : KEPUTUSAN BUPATI JEMBRANA TENTANG URAIAN TUGAS SEKRETARIAT DEWAN PERWAKILAN RAKYAT DAERAH KABUPATEN JEMBRANA
BAB I
Dalam Keputusan ini yang dimaksud dengan : 1. Daerah adalah Daerah Kabupaten Jembrana. 2. Pemerintah Daerah adalah Pemerintah Kabupaten Jembrana. 3. Bupati adalah Bupati Jembrana. 4. Sekretaris Daerah adalah Sekretaris Daerah Kabupaten Jembrana yang selanjutnya disebut Sekda. 5. Dewan Perwakilan Rakyat Daerah adalah Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Kabupaten Jembrana yang selanjutnya disebut DPRD.
6. Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah yang selanjutnya disebut Setwan adalah Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Kabupaten Jembrana; 7. Sekretaris Dewan Perwakilan Rakyat Daerah yang selanjutnya disebut Sekwan adalah Sekretaris Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Kabupaten Jembrana ; BAB II KEDUDUKAN, TUGAS POKOK DAN FUNGSI Pasal 2 Setwan adalah unsur pelayanan terhadap DPRD, dipimpin oleh seorang Sekretaris yang bertanggung jawab kepada Pimpinan DPRD dan secara administrasi dibina oleh Sekda. Pasal 3
Setwan mempunyai tugas pokok memberikan pelayanan administrasi kepada anggota DPRD. Pasal 4 Untuk melaksanakan tugas pokok tersebut Pasal 3, Setwan mempunyai fungsi : a. fasilitasi rapatrapat anggota DPRD; b. pelaksanaan urusan rumah tangga dan perjalanan dinas anggota DPRD; c. pengelolaan tata usaha DPRD.
BAB II SUSUNAN ORGANISASI Pasal 5 (1) Susunan Organisasi Setwan terdiri dari : a. Sekwan; b. Bagianbagian c. Sub Bagiansub bagian. (2) Bagan Organisasi Setwan sebagaimana tercantum dalam lampiran Keputusan ini dan merupakan bagian yang tidak terpisahkan. BAB IV URAIAN TUGAS Pasal 6 Sekwan mempunyai tugas :
a. mengkoordinasikan penyusunan program Setwan dengan memberikan arahan Kepada Kepala Bagian mengacu pada Pola Dasar Pembangunan Kabupaten Jembrana, Kebijaksanaan Bupati, kondisi obyektif dan ketentuan yang berlaku;
b.merumuskan sasaran yang hendak dicapai berdasarkan skala prioritas sebagai pedoman pedoman pelaksanaan tugas;
c. mendistribusikan tugas kepada bawahan sesuai dengan bidangnya berdasarkan ketentuan yang berlaku;
d.memonitor serta mengevaluasi hasil pelaksanaan tugas bawahan agara sasaran dapat dicapai sesuai dengan program kerja dan ketentuan yang berlaku;
e. menilai kinerja bawahan sebagai bahan pengembangan karier;
f. menyusun perumusan kebijakan dalam memperlancar tugas kegiatan DPRD;
g.menyelenggarakan urusan rumah tangga, tata usaha, kepegawaian, keuangan dan perbekalan DPRD;
j. melaporkan hasil pelaksanaan tugas/kegiatan kepada Pimpinan DPRD.
Pasal 7
Bagian Umum dan Keuangan mempunyai tugas :
a. menyusun rencana kegiatan Bagian Umum dan Keuangan baik rutin maupun pembangunan sebagai bahan pelaksanaan tugas;
b. mengkoordinasikan pelaksanaan tugas bawahan sesuai dengan bidang tugasnya;
c. memberikan petunjuk kepada bawahan agar pelaksanaan tugas berjalan sesuai dengan pedoman dan ketentuan yang berlaku;
d. menilai bawahan dengan cara memonitor dan mengevaluasi hasil kerjanya sebagai bahan pengembangan karier;
e. menyiapkan fasilitas rapatrapat bagi DPRD maupun Setwan;
f. memeriksa dan menyiapkan alat kebutuhan rumah tangga Pimpinan DPRD dan Setwan; g. melakukan pengurusan terhadap, gedung, Kendaraan dinas, dan barang inventaris
lainnya; h. menjaga dan memelihara kebersihan, ketentraman dan ketertiban Setwan; i. melakukan urusan surat menyurat yang diperlukan oleh DPRD serta memelihara arsip; j. menyelenggarakan urusan kepegawaian; k. menyiapkan data sebagai bahan penyusunan rencana anggaran untuk keperluan DPRD dan Setwan berdasarkan program kerja masingmasing bagian sesuai dengan ketentuan yang berlaku;
l. melakukan pengelolaan keuangan daerah untuk keperluan DPRD dan Sekwan berdasarkan program kerja yang telah ditetapkan;
m. melakukan penyusunan rencana anggaran belanja pegawai dengan belanja barang berdasarkan peraturan perundangundangan yang berlaku;
n. menyiapkan daftar gaji dan tunjangan yang diberikan kepada pegawai sesuai prosedur yang berlaku;
o. memberikan saran/telahaan kepada Sekwan sesuai bidang tugasnya p. melaksanakan tugastugas kedinasan lainnya yang diberikan oleh atasan;
q. melaporkan hasil kegiatan sebagai bahan informasi/pertanggung jawaban kepada Sekwan.
(1) Sub Bagian Tata Usaha dan Rumah Tangga mempunyai tugas :
a. menyusun rencana kegiatan Sub Bagian Tata Usaha dan Rumah Tangga baik rutin maupun pembangunan sebagai bahan pelaksanaan tugas;
b. memberikan petunjuk kepada bawahan agar pelaksanaan tugas berjalan sesuai dengan pedoman dan ketentuan yang berlaku; c. menilai bawahan dengan cara memonitor dan mengevaluasi hasil kerjanya sebagai bahan pengembangan karier; d. menerima dan mengendalikan suratsurat masuk dan keluar; e. melakukan penataan kearsipan; f. mengusulkan kenaikan gaji berkala, kenaikan pangkat dan golongan dilingkungan Setwan;
g. melakukan pengetikan, penggandaan dan mendistribusikan suratsurat baik untuk anggota DPRD maupun kepada instansi lainnya; h. menyiapkan usul cuti pegawai dilingkungan Setwan; i. memberikan pelayanan administrasi kepada Pimpinan DPRD dan alat kelengkapan lainnya; j. memberikan saran/telahaan kepada atasan sesuai bidang tugasnya; k. melaksanakan tugas kedinasan lainnya yang diberikan oleh atasan;
l. melaporkan hasil pelaksanaan tugas/kegiatan kepada Kepala Bagian Umum dan Keuangan.
(2) Sub. Bagian Keuangan mempunyai tugas :
a. menyusun rencana kegiatan Sub Bagian Keuangan baik rutin maupun pembangunan sebagai bahan pelaksanaan tugas;
b. memberikan petunjuk kepada bawahan agar pelaksanaan tugas berjalan sesuai dengan pedoman dan ketentuan yang berlaku; c. menilai bawahan dengan cara memonitor dan mengevaluasi hasil kerjanya sebagai bahan pengembangan karier; d. menyiapkan bahanbahan dalam rangka penyusunan rancangan anggran induk dan perubahan rancangan anggaran untuk belanja rutin untuk DPRD dan Sekwan; e. menyiapkan bahan dalam rangka DIK, SPPR, dan pelaksanaan SKO dan SPMU yang diterima; f. menyusun register DIK, SPP, SKO, SPMU sesuai ketentuan yang berlaku;
g. menyiapkan bahanbahan dalam rangka penyusunan rancangan perhitungan anggaran DPRD dan Sekwan;
h. menyiapkan secara sistimatis penyusunan atau laporan pengendalian anggran DPRD dan Sekwan; i. mengatur cara pembayaran yang tertib dan teratur serta melakukan penyimpanan uang kas DPRD; j. melakukan pengurusan dan penyimpanan tanda bukti kas serta suratsurat berharga dan dokumentasi lainnya yang bernilai uang; k. menyiapkan surat perintah perjalanan Dinas baik dalam daerah maupun luar daerah untuk keperluan peninjauan dan kegiatan DPRD lainnya;
l. melakukan pembukuan secara sistimatis dan kronologis dari penerimaan dan pengeluaran uang sesuai ketentuan yang berlaku;
m. meneliti buktibukti pembayaran uang sebelum melakukan pembayaran untuk kepentingan DPRD dan Sekwan; n. memberikan pertimbangan kepada atasan bidang tugasnya; o. melaksanakan tugas kedinasan lainnya yang diberikan oleh atasan; p. melaporkan hasil pelaksanaan tugas/ kegiatan kepada Kepala Bagian Umum dan Keuangan. Pasal 9 Bagian Persidangan mempunyai tugas :
a. menyusun rencana kegiatan Bagian Persidangan baik rutin maupun pembangunan sebagai bahan pelaksanaan tugas;
b. memberikan petunjuk kepada bawahan agar pelaksanaan tugas berjalan sesuai dengan pedoman dan ketentuan yang berlaku;
c. menilai bawahan dengan cara memonitor dan mengevaluasi hasil kerjanya sebagai bahan pengembangan karier; d. menyiapkan dan mendistribusikan bahanbahan rapat dan sidang yang diselenggarakn DPRD; e. menyusun rencana jadwal kegiatan; f. menyiapkan dan menyelenggarakan daftar hadir rapat/sidang DPRD; g. menyiapkan bahan untuk melayani kebutuhan pimpinan dan anggotaanggota DPRD pada waktu rapat/sidang; h. menyiapkan undangan dan bahanbahan untuk kegiatan Sidang Pleno, Komisi, rapat Praksi, Panitia dan rapatrapat lainnya;
q. melaksanakan tugas kedinasan lainnya yang diberikan oleh atasan; i. melaporkan hasil pelaksanaan tugas/ kegiatan kepada Sekwan.
Pasal 10
(1) Sub Bagian Risalah dan Persidangan mempunyai tugas :
a. menyusun rencana kegiatan Bagian Risalah dan Persidangan baik rutin maupun pembangunan sebagai bahan pelaksanaan tugas;
b. memberikan petunjuk kepada bawahan agar pelaksanaan tugas berjalan sesuai dengan pedoman dan ketentuan yang berlaku;
c. menilai bawahan dengan cara memonitor dan mengevaluasi hasil kerjanya sebagai bahan pengembangan karier;
d. menyiapkan bahanbahan dalam rangka penyusunan risalah ikhitisar dan resume rapat/sidang yang telah diselenggarakan oleh DPRD;
e. mengikuti rapat/sidang DPRD;
f. merekam dan menyimpan pita rekaman hasil rapat/sidang DPRD; g. menyiapkan bahan dalam rangka kegiatankegiatan rapat/sidang DPRD;
h. menyiapkan dan mendistribusikan bahanbahan rapat dan sidang yang diselenggarakan DPRD;
i. melaksanakan tugas kedinasan lainnya yang diberikan oleh atasan; j. melaporkan hasil pelaksanaan tugas/ kegiatan kepada Sekwan.
(2) Sub Bagian Humas Protokol mempunyai tugas :
a. menyusun rencana kegiatan Bagian Humas Protokol baik rutin maupun pembangunan sebagai bahan pelaksanaan tugas;
b. memberikan petunjuk kepada bawahan agar pelaksanaan tugas berjalan sesuai dengan pedoman dan ketentuan yang berlaku; c. menilai bawahan dengan cara memonitor dan mengevaluasi hasil kerjanya sebagai bahan pengembangan karier; d. mempersiapkan acara penerimaan tamutamu DPRD; e. mempersiapkan bahan dalam rangka penyusunan acara perjalanan Pimpinan DPRD dan tamutamu DPRD;
f. mempersiapkan penyelenggaraan upacara pelantikanpelantikan DPRD dan pertemuanpertemuan lainnya yang diselenggarakan oleh DPRD;
g. mengatur tata tempat dan melayani pemakaian sound system dalam rangka kegiatan rapatrapat/sidang DPRD; h. mempersiapkan dan mengatur acara perjalanan DPRD; i. mempersiapkan acara peninjauan dan mengadakan hubungan terlebih dahulu dengan pihak yang akan dikunjungi oleh Pimpinan dan anggota DPRD; j. menginventarisir dan menata informasi dalam lingkungan DPRD; k. melaksanakan tugas kedinasan lainnya yang diberikan oleh atasan; l. melaporkan hasil pelaksanaan tugas/ kegiatan kepada Sekwan. BAB V PENUTUP Pasal 11 Keputusan ini mulai berlaku pada tanggal diundangkan
Agar setiap orang mengetahuinya, memerintahkan pengundangan Keputusan Bupati ini dengan penempatannya dalam Lembaran Daerah Kabupaten Jembrana. Diundangkan di Negara pada tanggal 14 Nopember 2003 BUPATI JEMBRANA, I GEDE WINASA Diundangkan di Negara pada tanggal 14 Nopember 2003 SEKRETARIS DAERAH KABUPATEN JEMBRANA
I GDE SUINAYA
