Business Benefit Consumer demand visibility
More accurate forecast Increased service to distributor
Reduce inventories Reduce planning / deployment costs
Reduce replenishment cycle Simplified, exception-based process
Business Benefit Reduce supply risk
Improved in-stock levels
Reduce inventories Increased sales Increased transparency
Simplified, exception-based process CICO CICO / Supplier Supplier
Front end agreements Joint business plan Create Demand
Forecast Create Demand Forecast Project planning &
Daily planning Exchange Project, Forecast and
Collaboration on Exception Review project schedule, daily usage as part of
consensus meeting
Review Project and daily usage forecast Create order forecast Create order forecast
Collaboration Supply and Distribution Planning
Gambar 3.13. Keuntungan CPFR Bagi CICO dan Pemasok Keuntungan bagi pemasok
• Reduce supply risk
• Improved in-stock levels
• Reduce inventories
• Increased sales
• Increased transparency
• Simplified, exception-based process
Tabel 3.3. Mekanisme yang ada pada penerapan CPFR
NO Koordinasi Kegiatan Mekanisme Hasil yang diharapkan
Pembuatan
Usage Plan pembagian informasi Standarisasi dari
Usage plan di submit 6 bulan sebelum proyek berjalan atau setiap
awal tahun untuk perubahan kebutuhan suku cadang Pembuatan Forecast Standarisasi metode forecast yang digunakan Penggunaan metode forecast time series,
holt's model dan winter's model Review forecast Standarisasi koreksi forecast Disiplin dilakukan perkuartal 1 Inventory Control User dengan
pembagian informasi Standarisasi yang dibutuhkan
Information Sharing berjalan lebih maksimal mengenai kebutuhan material, baik untuk proyek dan
Tabel 3.3. Mekanisme yang ada pada penerapan CPFR (lanjutan)
NO Koordinasi Kegiatan Mekanisme Hasil yang diharapkan Pembuatan Forecast Standarisasi metode forecast yang digunakan Penggunaan metode forecast time series,
holt's model dan winter's model Pembuatan Kontrak Standarisasi yang berhubungan dengan tipe kontrak, parameter koordinasi, pembagian keuntungan Kontrak jangka panjang yang dapat
mengakomodasi kebutuhan dalam
periodenya Proses
Procurement Standarisasi proses procurement Proses procurement berjalan tepat waktu Proses
Pengorderan barang
Standarisasi pengelompokkan barang dan tingkat
pemenuhan Pengorderan sesuai jadual 2 Inventory Control dengan Buyer/Procurement specialist
pembagian informasi Standarisasi yang dibutuhkan
Information Sharing berjalan dengan baik mengenai kemampuan
pemasok, lead time dan jadual pemesanan
barang Proses
Procurement Standarisasi proses procurement Proses procurement berjalan tepat waktu
Pembuatan Kontrak Standarisasi yang berhubungan dengan tipe kontrak, parameter koordinasi, pembagian keuntungan
Nilai kontrak jangka panjang yang lebih
akurat Proses pengorderan barang Standarisasi proses pengorderan barang, penjadualan order Pengorderan sesuai jadual 3 Buyer dengan Pemasok
pembagian informasi Standarisasi yang dibutuhkan Information Sharing mengenai barang, leadtime dan monitoring order Mengontrol Level Inventory Standarisasi kegiatan pengontrolan level inventory
Level inventory selalu update dan semua
pihak dapat mengetahuinya Menyeleksi barang yang akan di writeoff Standarisasi prosedure penyeleksian barang yang tidak terpakai di
gudang
Barang yang tidak terpakai selama 5 tahun dapat segera di
write-off
4 dengan Warehouse Inventory Control
pembagian informasi Standarisasi yang dibutuhkan
Information Sharing mengenai level inventory, barang-barang yang tidak
digunakan lagi (dihapus/diwriteoff)
Tabel 3.3. Mekanisme yang ada pada penerapan CPFR (lanjutan)
NO Koordinasi Kegiatan Mekanisme Hasil yang diharapkan Pengiriman
Barang Peningkatan kualitas pelayanan Pengecekan
barang
Standarisasi proses pengiriman barang
dan dokumentasinya Pekerjaan lebih cepat dilaksanakan 5 Warehouse dengan Pemasok
pembagian informasi Standarisasi yang dibutuhkan
Information Sharing mengenai jumlah barang yang dikirim,
kecocokan dengan order, Pengorderan
barang Pengorderan sesuai jadual Pengiriman
Barang
Standarisasi proses pengiriman barang
dan dokumentasinya Peningkatan kualitas pelayanan 6 Warehouse dengan User
pembagian informasi Standarisasi yang dibutuhkan
Information Sharing mengenai waktu pengiriman, jumlah barang yang diorder dan meng update data
di sistem
b. Vendor Managed Inventory (VMI)
Strategi berikutnya dari inventory management adalah Vendor Managed Inventory
(VMI). Pada VMI ini pemasok diberi tanggungjawab untuk mengatur inventory dari
perusahaan. Pemasok memiliki akses ke inventory CICO dan bertanggung jawab
untuk mengeluarkan order permintaan. CICO akan memberikan atau menginformasikan seberapa banyak inventory digudang dan juga jumlah kebutuhan.
Pada koordinasi dengan VMI ini, maka pemasok akan melakukan semua kegiatan
forecast dan pengorderan (lihat Gambar 3.14). Inventory control hanya mengawasi
aktivitas dari pemasok. Satu hal yang harus di perhatikan pemasok adalah level
inventory di gudang yang ada di lokasi. Pemasok akan memperhitungkan berapa
Apabila inventroy di gudang diperkirakan tidak mencukupi lagi memenuhi
kebutuhan user yang akan datang, maka pemasok akan memproses order dan
mengirimkan barang ke gudang user sesuai dengan kebutuhan. banyak barang yang
harus di simpan di gudang user di lapangan. Kinerja pemasok akan diukur dari
keberhasilannya mencapai target yang ditetapkan perusahaan (SAR, TOR, IPR dan SL).
Dengan adanya target yang telah ditetapkan perusahaan, maka diharapkan jumlah
inventory akan berkurang. Pada akhirnya perusahaan dapat meningkatkan profit,
dengan adanya penghematan uang, waktu dan tenaga kerja, dan peningkatan kualitas pelayanan dari penerapan VMI ini.
Vendor Managed Inventory (VMI) Pemasok melakukan semua kegiatan forecasting dan pengorderan Pemasok mengirimkan langsung barang ke user Tugas inventory control berkurang Pemasok harus memenuhi target Perusahan (SL, SAR, IPR, TOR) Saving money, time and man
power Jumlah inventory
berkurang
Kualitas pelayanan meningkat
Gambar 3.14. Diagram Solusi VMI
Untuk bisnis proses VMI dapa dilihat pada Gambar 3.15 Kegiatan berawal dari pemberian usage plan oleh user dan historical data dari inventory control.
Data-data tersebut menjadi dasar bagi para pemasok untuk menentukan estimasi nilai kontrak VMI. Setelah para pemasok menentukan estimasi nilai kontrak, maka estimasi tersebut akan diberikan ke procurement untuk dilakukan penyeleksian
(proses procurement). Hasil dari proses procurement adalah VMI kontrak.
Pemasok yang memenangkan VMI kontrak akan melayani order langsung dari
user. Jadi inventory control tidak lagi melayani orde dari user. Inventory control
hanya menerima informasi dan juga mengawasi untuk setiap order yang dikeluarkan oleh user dan setiap barang yang dikirm oleh pemasok. Pemasok
akan mengirimkan order selama nilai kontrak belum tercapai. Apabila nilai VMI kontrak sudah berakhir, maka procurement akan melakukan proses procurement
yang baru untuk VMI kontrak. Pengiriman barang langsung ke user di lapangan.
Apabila barang dikirim, maka proses pembayaranpun juga menyertai. Semua
inventory berada dipemasok dan user. Kinerja pemasok akan dipantau dari
Tabel 3.4. Mekanisme yang ada pada penerapan VMI
NO Koordinasi Kegiatan Mekanisme Hasil yang diharapkan
Pembuatan
Usage Plan pembagian informasi Standarisasi dari
Usage plan akan diberikan ke pemasok pada awal tahun dan 6
bulan sebelum proyek berjalan Pembuatan Forecast Standarisasi metode forecast yang digunakan Pemasok membuat forecast berdasarkan kebutuhan user di lapangan Review forecast Standarisasi koreksi forecast Pemasok melakukan koreksi terhadap forecast 1 User dengan Pemasok
pembagian informasi Standarisasi yang dibutuhkan
Information Sharing berjalan lebih maksimal mengenai kebutuhan material, baik untuk proyek dan kegiatan rutin dari user
2 Inventory Control dengan pemasok Data pembagian informasi Standarisasi yang dibutuhkan Information Sharing berjalan lebih maksimal mengenai kebutuhan data periode sebelumnya Monitoring order and performance Standarisasi penilaian hasil kerja
(service level)
Semua informasi berkaitan dengan order dan pengiriman
barang harus diinformasikan ke inventory control 3 Procurement dan pemasok Proses Pembuatan kontrak Standarisasi dalam hal tipe kontrak dan parameter kontrak,
Kontrak lebih jelas dan memberi keuntungan
untuk kedua belah pihak
3.1.3. Metode forecast yang lebih akurat (Time series, Holt’s model dan Winter’s model)
Langkah-langkah dalam membuat forecast
Untuk penjelasan langkah-langkah pembuatan forecast Gambar 3.16 adalah sebagai
berikut:
1. Tujuan dari Forecast
Tahap awal dari pembuatan forecast adalah penentuan tujuan dari
pembuatan forecast itu sendiri. Di Chevron Indonesia Company (CICO),
Forecast yang dibuat adalah forecast kebutuhan untuk barang-barang stok.
Barang-barang stok tersebut dapat berupa suku cadang mesin atau peralatan. Apabila ada kerusakan atau kegiatan perawatan pada mesin atau peralatan tersebut, maka diharapkan suku cadang selalu tersedia di gudang. Kerusakan pada mesin atau peralatan tidak dapat diprediksikan. Kecuali kegiatan perawatan yang sesuai dengan buku panduan dari pabrik. Ketidakpastian kebutuhan tersebut harus diantisipasi dengan menyediakan stok suku cadang di gudang. Maka didapatlah tujuan dari pembuatan forecast yaitu untuk memperkirakan kebutuhan suku cadang
dikemudian hari agar nantinya kita bisa menentukan jumlah stok suku cadang yang harus disediakan di gudang.
2. Analisis data
Apabila mesin tersebut baru, maka kebutuhan suku cadang berdasarkan perkiraan saja atau hanya untuk kepentingan perawatan yang terencana saja. Sedangkan untuk mesin lama, maka kita bisa menjadikan data penggunaan masa lalu sebagai acuan awal dalam pembuatan forecast
kebutuhan.
Dari data masa lalu akan terlihat apakah penggunaan suku cadang tersebut memiliki satu pola tertentu atau pola yang berubah ubah setiap tahun. Untuk perhitungan forecast di CICO, penulis menggunakan
variabel Level (L), Trend (T) dan Seasonal. Level dan trend dapat telihat
dari grafik penggunan suku cadang. Untuk lebih jelasnya mengenai langkah-langkah pembuatan forecast, dapat dilihat pada Gambar 3.17.
E valua te Ex te rn al F a ct or s Ev al ua te In te rn al Fac tor s De velop an d Ref ine a F o re ca st Mo del Co llec t an d Analyz e Hist or ic al D a ta Def in e th e pu rpos e / r eas on fo r t he Fo re ca st
Gambar 3.17. Langkah-langkah pembuatan Forecast
3. Setelah kita menentukan termasuk ke jenis apakah kebutuhan suku cadang ini, maka kita bisa melakukan forecast model. Untuk jenis pola
kebutuhan tanpa ada level atau trend, maka kita menggunaakan metode
time series saja, yaitu moving average dan simple exponential smoothing.
maka kita menggunakan Holt’s model. Apabila semua faktor ada, Level,
Trend, dan Seasonal, maka kita menggunakan Winter;s model. Setelah
dilakukan perhitungan berdasarkan metode forecast yang sesuai, maka
kita bisa menyusun forecast untuk periode yang akan datang.
4. Setelah forecast dibuat, maka kita akan mengkaji faktor-faktor internal
yang tidak tercermin di data masa lalu. Seperti kegiatan proyek, jadual perawatan mesin, atau penambahan mesin baru. Semua kebutuhan kegiatan tersebut ditambahkan ke dalam forecast yang kita buat
berdasarkan waktu kebutuhan yang telah ditentukan.
5. Faktor terakhir yang harus diperhitungkan juga adalah faktor ekternal. Faktor eksternal tersebut dapat berupa keadaan ekonomi negara secara umum, perubahan peraturan dan lain-lain yang akan mempengaruhi proses pengadaan suku cadang di masa datang.
Untuk dapat membuat forecast dengan tingkat akurasi yang tinggi, maka terlebih
dahulu kita harus mengetahui faktor apa saja yang diperlukan untuk membuatnya.
Gambar 3.18. Forecasting model
Dua faktor utama yang untuk membuat forecast adalah metode forecast dan data
(lihat Gambar 3.18). Penjelasan lebih lanjut mengenai kedua faktor tersebut adalah sebagai berikut.
a. Data
Data-data yang dimaksud disini adalah data pemakaian tahun atau periode sebelumnya, data rencana kerja rutin tahun atau periode kedepan yang membutuhkan barang-barang stok, kegiatan projek, data adanya perubahan jumlah mesin atau peralatan dan modifikasi mesin yang nantinya menentukan jumlah stok untuk suku cadang. Semua data tersebut harus memiliki kejelasan dalam hal jumlah barang yang dibutuhkan, waktu pemakaian, deskripsi barang, tempat pemakaian dan yang melakukan pengorderan. Untuk saat ini,
usage plan hanya berisi nilai maksimum dan minimum.
b. Metode
Apabila metode forecast yang dipakai dapat mendeteksi penurunan
kebutuhan, baik dari data-data tahun sebelumnya ditambah usage plan,
kemudian membuat forecast kebutuhan lebih detail (baik itu dalam bulan atau
perkuartal) sehingga inventory control dapat memperhitungkan standar
deviasi dari forecast kebutuhan, maka akan didapat nilai parameter baru yang
mungkin lebih akurat. Dengan adanya parameter yang lebih akurat, maka kemungkinan untuk kelebihan inventory juga dapat diperkecil.
Metode yang digunakan dalam proyek akhir ini ada tiga, yaitu time series
(moving average dan simple exponential smoothing) Holt’s model dan
Winter’s model.
• Moving average
Kita menggunakan metode ini ketika pola kebutuhan tidak menunjukkan adanya trend atau seasonality.
Perhitungan awal N D D D Lt =( t + t−1+...+ t−N+)/ t t L F+1 = dan Ft+n = Lt Perhitungan estimasi 1 2 2 1 1 ( + ... − + )/ , + + + = t + t + + t N t = t t D D D N F L L Catatan:
Systematic component of demand = Level (L)
Lt = estimasi dari level pada akhir periode t Tt = estimasi dari trend pada akhir periode t St = estimasi dari faktor seasonal untuk periode t
Ft = Forecast kebutuhan untuk periode t (dibuat pada periode t-1 atau sebelumnya)
Dt = aktual kebutuhan pada periode t Et = Forecast error pada periode t
• Simple exponential smoothing
Estimasi awal dari Level
∑
= = n i t D n L 1 0 1Forecast untuk semua periode t
t L
F+1 = dan Ft+n =Lt
Setelah melakukan observasi kebutuhan pada periode tertentu maka estimasi level menjadi t t t D l L+1 =α +1+(1−α)
∑
+ = − + + = − 1 0 1 1 (1 ) t n n t n t D L α α • Holt’s modelSystematic component of demand = level + trend b
at
Dt = +
Estimasi Level (Lt) dan Trend (Tt) untuk periode berikutnya t
t
t L T
F+1 = + dan Ft+n =Lt +nTt
Setelah melakukan observasi kebutuhan pada periode tertentu maka estimasi level dan tren menjadi
) ) 1 ( ) ( ) )( 1 ( 1 1 1 1 t t t t t t t t T L L T T L D L β β α α − + − = + − + = + + + +
α = smoothing constant untuk level, 0<α<1
• Winter’s model
Systematic component of demand = (Level + trend)x Seasonal factor
Forecast untuk periode berikutnya
1 1 ( ) + + = t + t t t L T S F dan Ft+1 =(Lt +lTt)St+l 1 1 1 1 1 1 1 1 1 ) 1 ( ) / ( ) 1 ( ) ( ) )( 1 ( ) / ( + + + + + + + + + + − + = − + − = + − + = t t t p t t t t t t t t t t S L D S T L L T T L S D L γ γ β β α α
α = smoothing constant untuk level, 0<α<1
β = smoothing constant untuk trend, 0<β<1
γ = smoothing constant untuk seasonal, 0<γ<1
(Sumber: Chopra dan Meindl, 2004, p.179-199)
Setelah kedua faktor tadi terpenuhi, dimana data cukup dan metode yang sesuai, maka inventory control akan mengolah data dengan metode tersebut dan
menghasilkan satu forecast untuk periode kedepan. Dari forecast tersebut, inventory
control akan mengeluarkan Purhcase Request (PR) dimana nanti akan diproses
Buyer. Buyer kemudian mengadakan pembelian dari pemasok. Kemudian pemasok
akan mengisi stok di gudang. Selain mengeluarkan PR, inventory control juga
menetapkan parameter berupa ROP, ROQ dan SS yang menjadi alat kontrol untuk melakukan proses pengisian ulang. Semua kegiatan di atas secara terus menerus dilakukan.
User akan mengeluarkan Warehouse Request (WR) ke warehouse.Barang kemudian
dikirimkan ke user apabila stok tersedia. Apabila level inventory mencapai ROP,
maka inventory control akan mengeluarkan delivery order ke pemasok untuk
mengisi kembali stok sebesar ROQ. Setiap adanya WR dari user akan di up date ke sistem. Inventory control akan selalu memonitoring apakah forecast sesuai dengan
kebutuhan aktual. Apabila ada penyimpangan, maka inventory control harus
menyesuaikan parameter yang ada.
Tabel 3.5. Data dua tahun kebutuhan barang 976 976 0 20 40 60 80 100 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 Periode Nil a i Demand (Dt) Deseasonaliszed Demand (Dt")
Grafik 3.1. Grafik kebutuhan 976
Dari Grafik terlihat bahwa tidak ada trend dan seasonality. Oleh karena itu pengolahan data menggunakan metode Four-Period Moving average dan simple
exponential smoothing.
Nilai Level dan trend
L 54.442 T -0.788 Period Demand (Dt) Deseason aliszed Demand Deseason aliszed Demand (Dt") Seasonal Factor (St) 1 63 54 1.174 2 40 53 0.757 3 53 46 52 1.008 4 70 51 51 1.365 5 89 55 51 1.752 6 90 53 50 1.800 7 67 51 49 1.369 8 45 48 48 0.935 9 50 44 47 1.056 10 63 45 47 1.342 11 70 46 1.529 12 79 45 1.745 000000976
Tabel 3.6. Rata-rata kebutuhan dalam periode 12 bulan Periode 000000976 Jan-05 86 Feb-05 30 Mar-05 65 Apr-05 80 May-05 100 Jun-05 79 Jul-05 80 Aug-05 50 Sep-05 60 Oct-05 85 Nov-05 75 Dec-05 57 Jan-06 40 Feb-06 50 Mar-06 40 Apr-06 60 May-06 77 Jun-06 100 Jul-06 54 Aug-06 40 Sep-06 40 Oct-06 40 Nov-06 65 Dec-06 100
Tabel 3.7. Perhitungan model Simple exponential smoothing
Simple exponential Smoothing
α= 0.1
Period Demand Level (Lt) Forecast (Ft) Error (Et) Absolute Error (At) Mean Absolute Error (MSEt) MADt % Error MAPEt TSt
0 64.71 1 63 65 65 2 2 0.05 2 3 3 1 2 40 62 65 25 25 15 13 61 32 2 3 53 61 62 10 10 13 12 18 27 3 4 70 62 61 -9 9 11 11 13 24 2 5 89 65 62 -26 26 17 14 30 25 0 6 90 67 65 -25 25 23 16 28 25 -2 7 67 67 67 0 0 31 14 0 22 -2 8 45 65 67 22 22 57 15 49 25 0 9 50 63 65 15 15 56 15 30 26 1 10 63 63 63 1 1 45 13 1 23 1 11 70 64 63 -7 7 41 13 10 22 1 12 79 65 64 -14 14 39 13 18 22 -1 000000976
Tabel 3.8. Perhitungan model Four-period Moving Average
Period Demand Level (Lt) Forecast
(Ft) Error (Et)
Absolute Error (At)
Mean Absolute
Error (MSEt) MADt % Error MAPEt TSt 1 63 2 40 3 53 4 70 63 5 89 75 63 -26 26 663 26 29 29 -1 6 90 79 75 -14 14 435 20 16 23 -2 7 67 73 79 12 12 336 17 18 21 -2 8 45 63 73 28 28 441 20 61 31 0 9 50 56 63 13 13 386 18 26 30 1 10 63 57 56 -6 6 328 16 10 27 0 11 70 65 57 -13 13 306 16 19 26 0 12 79 70 65 -13 13 290 16 17 24 -1 000000976
Tabel 3.9. Kesimpulan metode Forecast
Min Max
Four-period moving
average 16 24 -2 1
Simple exponential
smoothing 13 22 -2 3
Forecasting Method MAD MAPE(%) TS Range
Dari data perhitungan di atas terlihat bahwa Simple exponential Smoothing memiliki
nilai MAD dan MAPE yang lebih kecil dibandingkan dengan Four-period Moving
average. Standar deviasi untuk Simple exponential smoothing adalah 1.25 X MAD,
yaitu 16,25. Sedangkan standar deviasi untuk Four-period moving average 20. Oleh
karena itu, untuk 976 inventory control bisa menggunakan metode forecast simple
exponential smoothing untuk penyusunan forecast periode berikutnya. Untuk
Setelah penentuan forecast di atas, maka langkah selanjutnya adalah penentuan nilai
parameter SS, ROP dan ROQ. Nilai parameter ini akan dievaluasi perkuartal. Untuk kuartal pertama (periode 13 s/d 16) perhitungan nya sebagai berikut:
Tabel 3.10. Tabel forecast kuartal pertama Periode Forecast
13 65
14 65
15 65
16 65
Lead Time 14 (hari)/ 0.47 (bulan) Service level 99.99% Z = 3.72 STD 13 d 65 D 706 Price 16.4198 Order cost 100 Holding cost 20%*price
207 ) 4198 , 16 * % 20 ( ) 100 * 706 * 2 ( ) Pr * % 20 ( ) cos _ * * 2 ( 63 ) 47 , 0 * 65 ( 33 ) _ * ( 33 47 , 0 * 72 . 3 * 13 _ * * = = = = + = + = = = = ROQ ROQ ice t Order D ROQ ROP ROP time lead d SS ROP SS SS time Lead Z STD SS SS 33 ROP 63 ROQ 207 Catatan:
• Standar deviasi didapat dari data demand kuartal pertama tahun sebelumnya. Untuk standar deviasi kuartal kedua akan diambil dari standar deviasi data aktual demand kuartal pertama tahun yang sama. Begitu seterusnya.
• Untuk forecast periode 17 s/d 20 (kuartal kedua), akan ditentukan dari Level data
aktual demand kuartal pertama (sebelumnya). Rumusnya adalah sebagai berikut
t t
t D l
L+1 =α +1+(1−α)
Setelah didapat Levelnya, maka level tersebut akan menjadi forecast untuk
periode 17 s/d 20. Begitu seterusnya.
• Order cost dan setup cost tidak berubah.
Dari hasil perhitungan di atas, terlihat bahwa nilai parameter yang baru jauh lebih kecil jika dibandingkan dengan nilai parameter sebelumnya.
Tabel 3.11. Perbandingan nilai parameter lama dan baru Parameter Lama Baru Selisih
SS 400 33 367
ROP 600 63 537
ROQ 600 207 393
Inventory level dengan metode forecast yang baru
0 50 100 150 200 250 300 1 3 5 7 9 11 13 15 17 19 21 23 25 Periode Ju m la h Inventory level ROP
Grafik 3.2. Simulasi level inventory dengan metode Forecast yang baru
Dari Grafik 3.2 di atas, maka dapat dilihat bahwa terjadinya penurunan level
inventory tetapi tidak mengurangi kualitas pelayanan atau tidak terjadi stock out.
Dengan kata lain, ketika kita menurunkan nilai-nilai parameter, kualitas pelayanan tetap terjaga. Hal ini dapat dilihat dari tidak adanya level inventory yang minus.
Hal lain yang dicapai dari nilai parameter yang baru adalah penurunan jumlah inventory dalam satu periode dibandingkan dengan jika kita tetap memakai nilai parameter yang lama.
3.1.4. Pengkajian pembuatan kontrak jangka panjang.
Selama ini belum semua barang stok yang dicover oleh kontark jangka panjang. Ada beberapa alasan kenapa tidak dicover oleh kontrak jangka panjang, yaitu: • Pemasok tidak bersedia melakukan kontrak jangka panjang karena mekanisme
kontrak yang tidak menguntungkan bagi pemasok. Tidak adanya ikatan atau minimum pembelian dari Chevron dalam satu periode kontrak. Ketidakpastian kuantitas pembelian dari Chevron membuat pemasok menanggung lebih besar risiko. Pemasok harus menyetok barang di gudang apabila barang tersebut susah didapat. Apabila tidak ada pembelian terhadap barang tersebut, atau pembelian kurang dari perkiraan awal, maka kelebihan stok akan menjadi beban pemasok.
Melihat alasan-alasan di atas, penulis mencoba memberikan solusi mengenai kontrak jangka panjang tersebut, yaitu:
• Adanya kepastian minimum pembelian dari Chevron. Kepastian itu didapat
dari forecast yang dibuat besama antara inventory control dengan pemasok.
• Meningkatkan rasa saling percaya antara CICO dengan pemasok dengan cara berbagi informasi berkaitan dengan rencana kerja kedepan dari CICO.
• Adanya mekanisme pemberian diskon bagi CICO apabila pencapaian nilai target lebih dari 70%.
3.2. Analisis Solusi Bisnis
3.2.1. Peningkatan tingkat kedisiplinan melalui kebijakan dan peraturan perusahaan.
Setelah dilaksanakannya kebijakan-kebijakan yang menyangkut tingkat kedisiplinan dan juga mekanisme koordinasi, maka penulis mencoba untuk memberikan
gambaran tentang hasil dari penerapan tersebut. Untuk lebih jelas dapat melihat Tabel 3.12.
Pada Tabel 3.12 tersebut dapat dilihat perbandingan antara kondisi sebelum dan sesudah adanya kebijakan. Tingkat kedisiplinan dalam pengisian usage plan meningkat dari kondisi sebelumnya. Selain itu review meeting juga selalu dilakukan dan berjalan lebih efektif. Tingkat akurasi forecast meningkat karena information
sharing yang telah berjalan lebih baik dan juga penggunaan metode forecast yang
lebih akurat. Dukungan dari user juga akan lebih baik terutama dalam hal forecasting
dan inventory control. Evaluasi kinerja juga dilakukan lebih baik dimana setiap pihak
(user, inventory control, procurement dan pemasok) memiliki KPI dan targetnya
masing-masing. Apabila target tercapai, maka akan ada reward bagi pihak yang
melakukan. Begitu juga sebaliknya, apabila tidak tercapai maka akan ada punishment
untuk pihak tersebut.
Tabel 3.12. Perbandingan kondisi sebelum dan sesudah adanya Kebijakan Aspek Kondisi sebelum Kondisi setelah
adanya kebijakan Pengisian usage plan tidak selalu dilakukan Disiplin melakukan pengisian usage
plan Review meeting Dilakukan apabila perlu dilakukan dan lebih Lebih sering
efektif Forecast Tingkat akurai rendah Tingkat akurasi lebih baik
Koordinasi sharing belum Informastion berjalan maksimal
Information sharing berjalan lebih baik
Dukungan dari user Masih kurang dalam hal forecasting
User memiliki komitment yang kuat
dalam hal forecasting dan
inventory
Evaluasi nilai target Hanya untuk internal departemen SCM
Disosialisasikan ke seluruh departemen
dan menjadi target bersama
Pemberian Reward and
3.2.2. Mekanisme koordinasi antara User, Inventory Control, Buyer dan pemasok.
Penjelasan perbandingan antara koordinasi dalam bentuk CPFR dan VMI dapat dilihat pada Tabel 3.13.
Tabel 3.13. Perbandingan antara CPFR, VMI dengan kondisi saat ini
NO Kegiatan Kondisi saat ini Kondisi setelah penerapan CPFR Kondisi setelah penerapan VMI Dilakukan oleh Inventory control Dilakukan secara bersama-sama dengan User, inventory control,
dan pemasok
Dilakukan oleh vendor dan diawasi oleh inventory control Data usage plan
tidak lengkap dengan waktu
penggunaan
Data usage plan lebih terperinci dalam hal
waktu penggunaan dan jumlahnya
Data usage plan akan diolah oleh vendor/pemasok Forecasting User tidak selalu
mengirimkan usage plan Disiplin dalam mengirimkan usage plan Disiplin dalam mengirimkan usage plan Kurangnya koordinasi dalam hal pembagian informasi keadaan dilapangan
Inventory control atau buyer mengunjungi
user di lapangan sehingga mendapat informasi yang lebih
akurat
Inventory control memberikan semua informasi yang didapat
dari user ke pemasok
Jadual forecasting yang belum jelas
Forecasting diadakan setiap akhir tahun dan
dievaluasi setiap kuartal
Forecast merupakan tanggung jawab dari
pemasok 1 Masih menggunakan metode forecast sederhana
Metode forecast lebih akurat
Pemasok akan memastikan forecast
tidak akan jauh dari aktual kebutuhan Kinerja pemasok
yang belum jelas
Penyeleksian pemasok dengan syarat-syarat
yang lebih rinci
Penyeleksian pemasok lebih ketat dan
terperinci 2 Procurement
Internal lead time tidak dapat
diprediksi
Internal lead time dapat dikurangi karena
adanya blanked order contract
Internal lead time dapat dikontrol oleh pemasok
sehingga kinerja pelayanan tetap memenuhi target Tidak semua
barang stok dicover oleh blanked order
contract
Persentase barang stok yang dicover blanked order contract
meningkat (target 100%)
Blanked order kontrak diganti dengan kontrak
kerja sama (out sourching) Buyer harus
mencari tahu harga barang setiap
dilakukannya proses procurement
Harga barang tetap untuk satu periode
kontrak
Harus ada mekanisme penyesuai harga barang apabila harga yang telah ditetapkan melebihi atau kurang dari harga pasar yang
Tabel 3.13. Perbandingan antara CPFR, VMI dengan kondisi saat ini (lanjutan)
NO Kegiatan Kondisi saat ini Kondisi setelah penerapan CPFR Kondisi setelah penerapan VMI 2 Procurement Tingkat kepercayaan buyer dengan pemasok masih rendah Tingkat kepercayaan buyer dengan pemasok lebih tinggi
Buyer percaya kepada pemasok untuk melakukan sebagian
dari tugas mereka
3 Kontrak panjang yang tidak Kontrak jangka mengikat
Kontrak jangka panjang yang mengikat dan saling
menguntungkan
Kontrak jangka panjang yang mengikat dan saling menguntungkan 4 Pengisian Ulang Adanya keterlambatan pengiriman
Barang dikirim tepat
waktu menetapkan target KPI Perusahaan Pemasok tidak siap
dengan barang stok
Pemasok harus siap setiap saat apabila ada
order
Pemasok dapat mengetahui kapan
order akan tiba
Pemasok tidak mengetahui kondisi inventory level Pemasok dapat memonitor inventory level Pemasok dapat mengatur inventory level sesuai dengan kebutuhan user dan harus mencapai target
perusahaan
Pengisian ulang Masih melibatkan buyer untuk menerbitkan PO
Pemasok langsung mengirimkan barang
ketika sampai ROP dengan persetujuan inventory control (adanya DO) / tidak
melibatkan buyer
Keterlibatan procurement hanya di
awal pembuatan kontrak kerja sama.
5 Kebijakan dan peraturan Belum adanya kebijakan mengenai koordinasi langsung dengan pemasok
Adanya kebijakan dan peraturan yang mengatur pelaksanaan
CPFR
Adanya kebijakan dan peraturan yang mengatur pelaksanaan VMI 6 Biaya Biaya pengorderan barang adalah 20% dari harga barang
Perlu adanya pengkajian terhadap
biaya yang harus dikeluarkan (apakah lebih besar dari cara sebelumnya atau lebih
kecil)
Perlu adanya pengkajian terhadap
biaya yang harus dikeluarkan (apakah lebih besar dari cara sebelumnya atau lebih
kecil)
Kedua alternatif di atas apabila dilakukan oleh CICO akan membantu dalam melakukan aktifitas inventory management-nya. Satu hal yang menjadi perhatian
CICO adalah seberapa besar biaya yang harus dikeluarkan dan bagaimana perbandingannya dengan biaya sistem saat ini. Tetapi biaya yang besar akan dirasakan pada awal penerapan (jangka pendek). Untuk jangka panjang, CICO akan dapat menghemat biaya dan meningkatakan profit perusahaannya lebih dari saat ini.
Untuk pemilihan alternatif, penulis mengusulkan untuk menerapkan CPFR untuk koordinasi inventory management di CICO. Dengan adanya CPFR, maka kita dapat
memaksimalkan koordinasi antara user, inventory Control dan pemasok.
Untuk VMI, penulis menilai metode ini bisa dilaksanakan. Tetapi ada beberapa persyaratan yang harus dipenuhi CICO, yaitu pemasok harus memiliki akses langsung ke user dan tersedianya gudang/ tempat penyimpanan barang di lokasi kerja
(masing-masing wilayah operasi). Saat ini, pemasok tidak diizinkan untuk dapat langsung ke lokasi kerja dan juga tidak tersedianya gudang pada lokasi kerja. Hal-hal ini harus dipertimbangkan CICO apabila menerapkan VMI.
3.2.3. Metode forecast yang lebih akurat (Time series, Holt’s model dan Winter’s model)
Keuntungan yang didapat apabila menerapkan metode forecast yang baru dapat dilihat pada Tabel 3.13.Dari tersebut terlihat jelas bahwa dengan menggunakan metode baru yaitu Time series atau Holt’s model atau Winter model, dimana
memperhitungkan adanya kecenderungan dari data sebelumnya dan juga memperkirakan kebutuhan akan datang, maka inventory control dan pemasok dapat
membangun forecast yang lebih akurat atau tingkat kesalahan yang rendah. Sehingga
kinerja pelayanan dari inventory management dapat meningkat. Berdasarkan analisa
tesebut, penulis mengusulkan untuk penggunaan metode forecast yang baru.
Tabel 3.14. Perbandingan metode forecast awal dengan metode forecast yang baru Aspek Metode sebelumnya series, Holt's model dan Winter's Dengan metode baru (Time
model)
Tingak akurasi Rendah Lebih baik dan cenderung meningkat
Waktu pengerjaan Tidak memerlukan waktu yang lama Dengan bantuan software akan lebih cepat
Nilai parameter (SS, ROP dan ROQ)
Tidak sesuai dengan
aktual kebutuhan Sesuai dengan aktual kebutuhan
Pihak yang terlibat Inventory control Inventory control, User dan pemasok
Jumlah inventory Cenderung tidak terkontrol (ada kenaikan) Bisa dikontrol dan cenderung turun
Tabel 3.14. Perbandingan metode forecast awal dengan metode forecast yang baru
(lanjutan) Aspek Metode sebelumnya
Dengan metode baru (Time series, Holt's model dan Winter's
model) Pembagian jenis
kebutuhan Kebutuhan barang proyek dan rutin dijadikan satu proyek dengan kebutuhan rutin Pemisahan antara kebutahan
Kinerja pelayanan Adanya stock out Akan lebih baik (stok out dapat diminimalisasi)
3.2.4. Pengkajian pembuatan kontrak jangka panjang
Untuk memperlihatkan perbedaan mekanisme pembuatan kontrak jangka panjang sebelumnya dan mekanime baru, maka penulis merangkumnya dalam Tabel 3.15.
Tabel 3.15. Perbandingan mekanisme kontrak lama dengan kontrak baru Aspek Mekanisme kontrak
sekarang Mekanisme kontrak yang baru
Risiko
Risiko dalam kegiatan inventory management masih belum teratasi dengan
baik, seperti tidak tersedianya barang/suku
cadang pada saat dibutuhkan.
Berusaha mengurangi risiko dengan melakukan information
sharing yang lebih efektif dan
efisien.
Pembelian
minimum Tidak ada pembelian minimum
Mekanisme pembelian lebih baik karena tingkat akurasi forecast
yang tinggi
Target pemenuhan pemenuhan nilai kontrak Tidak adanya target
Apabila tercapai target nilai kontrak tercapai(misalnya 80%)
maka akan ada pemotongan harga / diskon Jumlah barang
yang dicover oleh blanked order
kontrak
Tidak semua tercover Akan meningkat
Penentuan nilai
kontrak Estimasi kasar dari inventory control dan user
Adanya koordinasi antara inventory control, user dan
pemasok
Dari tabel di atas, maka penulis mengusulkan agar CICO menggunakan mekanisme kontrak yang baru. Dengan mekanisme kontrak yang baru tersebut, hubungan bisnis
antara CICO dengan pemasok dapat lebih baik karena kontrak yang dibuat dapat saling menguntungkan.
3.2.5. Kajian Key Performance Indicator (KPI)
Untuk dapat melihat kinerja masing-masing pihak, yaitu user, inventory control dan
pemasok, maka performance indicator harus selalu dijaga. Performace indicator
tersebut adalah:
• Order fulfiment, baik dari pemasok dan juga dari inventory control. Target
dari pemenuhan order adalah 99,99%.
• Delivery On time, pengiriman barang oleh pemasok. Target pengiriman
barang oleh pemasok adalah 100% tepat waktu.
• Stock Available at warehouse, dimana targetnya adalah barang tersedia pada
saat waktu yang dibutuhkan.
• Average total inventory. Untuk PI ini, targetnya adalah terjadi penurunan
jumlah inventory setiap tahunnya.
• Annual production. PI ini tergantung dari kondisi di lapang. Pihak inventory
management tidak bisa mengontrol PI ini.
• Total usage, merupakan total pemakaian user selama satu periode. Semua
pemakaian harus dicatat dan dievaluasi.
Performance indicator sebagai faktor yang akan dipakai dalam perhitungan KPI.
Apabila performace indicator terus berada pada level yang baik (sesuai target), maka
perhitungan KPI akan memberikan hasil yang baik pula.
• Apabila order fullfilment dan delivery on time meningkat, maka service level
dapat meningkat.
• Apabila stock available at warehouse dapat dijaga pada level optimum,
dimana stok yang tersedia sesuai dengan kebutuhan user (total kebutuhan
user), maka Stock Available Ratio juga dapat meningkat.
• Average total inventory berhubungan dengan annual production. Apabila
produksi dalam satu tahun menurun, diharapkan total inventory tahun yang
Delivery On time Average Total Inventory Annual production Stock available at warehouse Service Leve Service Available Ratio Inventory to Production Ratio
Turn Over Ratio Order fulfillment Total Usage Performance Indicator Key Performance Indicator (KPI)
Gambar 3.19. Hubungan PI dan KPI
Untuk melihat pengaruh solusi terhadap masalah yang dihadapi, maka penulis menggambarkan diagram hubungan solusi dan hasil yang dicapai pada Gambar 3.20. Penjelasanya adalah sebagai berikut:
• Pemakaian metode forecast yang baru telah dilakukan, maka tingkat
kesalahan dalam forecast dapat dikurangi.
• Apabila semua kebijakan telah diterapkan, maka user akan disiplin dalam mengisi usage plan dan melaksanaan review meeting. Dengan tingkat akurasi
forecast yang meningkat maka pengorderan akan sesuai dengan kebutuhan. Pada akhirnya jumlah inventory dapat dikontrol pada level optimal. Koreksi
level optimal pada inventory akan dapat menurunkan jumlah inventory.
• Penerapan CPFR telah dijalankan maka koordinasi antara user, inventory
control, procurement dan pemasok akan berjalan lebih efektif dan efisien.
• Mekanisme kontrak yang telah diperbaharuhi, maka kerjasama antara CICO dengan pemasok dapat lebih ditingkatkan. Semua barang stok dapat dicover
oleh Blanked Order Contract dan kegiatan procurement dapat diminimalisasi
sehingga internal lead time dapat di kurangi. Internal lead time yang
berkurang akan mempercepat proses pengorderan dan pemasok juga dapat tepat waktu untuk mengirim barang.
• Kinerja dari semua akan terus dikontrol dari hasil yang dicapai, yaitu jumlah penurunan inventory dan kualitas pelayanan.
