TUGAS AKHIR
PERANAN TATA RUANG KANTOR (OFFICE LAYOUT) DALAM MEMPERLANCAR ARUS KERJA PEGAWAI PADA BIRO
UMUM DAN PERLENGKAPAN SETDA PROVSU
OLEH :
TRI AYU NING TIAS 152103050
Guna Memenuhi Salah Satu Syarat Untuk Menyelesaikan Pendidikan pada Program Studi Diploma III
PROGRAM STUDI DIPLOMA III KESEKRETARIATAN FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN
KATA PENGANTAR
Segala puji dan syukur penulis ucapkan kepada Allah SWT yang telah memberikan rahmat dan hidayah-Nya serta kesempatan bagi penulis sehingga tersampaikan kepada Rasulullah SAW. Adapun Tugas Akhir ini berjudul
“Peranan Tata Ruang Kantor (Office Layout) Dalam Memperlancar Arus Kerja Pegawai Pada Biro Umum Dan Perlengkapan Sekretariat Daerah Provsu ”.
Penulisan Tugas Akhir ini bermanfaat untuk menambah wawasan dan pengetahuan penulis khususnya mengenai masalah yang diangkat dalam penelitian ini. Selain itu, penelitian ini dilakukan guna memenuhi salah satu syarat untuk memperoleh gelar Ahli Madya Jurusan DIII-Kesekretariatan pada Universitas Sumatera Utara.
Dalam penulisan tugas akhir ini hingga selesai, penulis telah mendapat banyak bimbingan dan dukungan dari berbagai pihak. Karena itu penulis ingin mengucapkan terima kasih kepada:
1. Bapak Prof. Dr. Ramli, S.E, MS., sebagai Dekan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.
2. Ibu Dra. Marhayanie, M.Si., sebagai Ketua Program Studi DIII- Kesekretariatan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.
3. Ibu Inneke Qamariah SE, MSi., sebagai Sekretaris Program Studi DIII Kesekretariatan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.
4. Ibu Magdalena Linda Leonita Sibarani, SE., MSi, sebagai Dosen Pembimbing tugas akhir yang telah membimbing saya dalam menyelesaikan tugas akhir.
5. Ibu Yasmin Chairunisa Muchtar, SP., MBA sebagai Dosen Penguji Tugas Akhir saya.
6. Seluruh dosen pengajar dan pegawai Fakultas Ekonomi dan Bisnis Program Studi Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara yang telah membantu penulis mendapatkan informasi dan urusan kampus.
7. Terima kasih kepada Ayahanda tercinta Sabar panjaitan dan Ibunda tercinta Sriyani yang senantiasa memberikan doa, kasih sayang dan motivasi.
8. Untuk Saudara kandung saya Sherlina Panjaitan, Delfiliana Panjaitan, Ody Wirdana Panjaitan, Abang ipar saya M. Hakiki Harahap dan Toha Nasution Kemudian tidak lupa keponakan saya tersayang Fathir, Nasyauqi dan Kenzie yang selalu memberi dukungan dan support sehingga penulis tetap semangat
9. Sahabat-sahabat seperjuangan Nadya, Anca, Nabilla, Fuja, Bella, yang selalu mendukung disaat suka dan duka, memberikan semangat, dan motivasi satu sama lain sehingga Tugas Akhir ini terselesaikan juga.
Akhir kata penulis berharap agar upaya ini dapat mencapai maksud yang diinginkan dan dapat menjadi tulisan yang berguna bagi semua pihak yang telah membaca Tugas Akhir ini.
Medan,15 Agusutus 2018
Tri Ayu Ning Tias NIM: 152103050
DAFTAR ISI
Halaman
KATA PENGANTAR ... i
DAFTAR ISI ... iii
DAFTAR TABEL ... iv
DAFTAR GAMBAR ... v
DAFTAR LAMPIRAN ... vi
BAB I PENDAHULUAN 1.1. ... Latar Belakang ... 1
1.2. ... Rumusan Masalah ... 3
1.3. ... Tujuan Penelitian ... 3
1.4. Manfaat Penelitian ... 4
1.5 Jadwal Kegiatan ... 4
1.6 Sistematika Penulisan... 5
BAB II PROFIL PERUSAHAAN 2.1. Sejarah Singkat Kantor Gubernur Sumatera Utara ... 7
2.2. Visi dan Misi ... 8
2.3. Struktur Organisasi ... 9
2.4. Job Description ... 10
2.5. Kinerja Usaha Terkini ... 19
2.6. Rencana Kegiatan... 19
BAB III PEMBAHASAN 3.1. Pengertian Tata Ruang Kantor ... 21
3.2. Tujuan Tata Ruang Kantor ... 22
3.3. Asas-Asas Pengelolaan Tata Ruang ... 23
3.4. Langkah-Langkah Menyusun Tata Ruang ... 24
3.5. Macam-Macam Tata Ruang Kantor ... 25
3.6. Lingkungan Dan Kondisi Fisik Tata Ruang Perkantoran ... 27
3.7. Tata Ruang Kantor Pada Biro Umum Dan Perlengkapan ... 30
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN 4.1. Kesimpulan ... 34
4.2. Saran ... 35
DAFTAR PUSTAKA ... 36
LAMPIRAN ... 37
DAFTAR TABEL
No Tabel Judul Halaman
1.1 Jadwal Kegiatan ... 4
DAFTAR GAMBAR
No Gambar Judul Halaman
2.1 Lambang Provinsi Sumatera Utara ... 8
2.2 Struktur Organisasi Biro Umum ... 9
3.1 Tata Ruang Pada Biro Umum dan Perlengkapan ... 31
3.2 Tata Ruang Pada Biro Umum dan Perlengkapan ... 31
BAB I PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang
Ditinjau secara fisik, kantor adalah suatu ruangan atau bagian dari suatu bangunan tempat melaksanakan segenap pekerjaan kantor. Dengan kata lain, arti tata ruang kantor juga dapat pula diutarakan sebagai pengaturan dan penyusunan seluruh mesin kantor, alat perlengkapan kantor serta perabot kantor pada tempat yang tepat, sehingga pegawai dapat bekerja dengan baik, nyaman leluasa dan bebas untuk bergerak, sehingga tercapailah efisiensi dalam bekerja (Sedarmayanti,2017:143)
Tata ruang kantor merupakan satu hal yang penting dalam memasuki sebuah perusahaan. Dan sudah menjadi kebiasaan manusia memperhatikan sesuatu terutama dilihat dari fisiknya. Pada setiap kantor terdapat pimpinan yang memegang wewenang dalam pekerjaan kantor. Pimpinan ini melakukan koordinasi dan komunikasi sehingga semua petugas dalam kantor tersebut dapat mencapai tujuan yang ditentukan.
Kantor yang menyenangkan adalah tempat yang tidak membosankan dan dapat menambah semangat kerja pegawai dalam rangka mendukung peningkatan mutu kegiatan perkantoran dan tercapainya tujuan perusahaan, maka secara tidak langsung peran dan suasana kantor sangat mendukung aktifitas kerja karyawan yang bekerja dikantor tersebut
Tidak semua kantor menganggap pengaturan tata ruang kantor itu penting, bahkan sering kali keadaan seperti ini kita lihat pada suatu perusahaan atau kantor
dimana mereka menganggap kantor hanyalah tempat sementara pada waktu bekerja, sehingga syarat-syarat tata ruang kantor yang baik tidak menjadi perhatian. Hal seperti ini dapat mengakibatkan serangkaian aktivitas kantor berjalan kurang lancar, karena pengawasan terhadap pekerjaan tidak dapat dilaksanakan dengan mudah.
Menurut Quible, Office Layout menjelaskan penggunaan ruang secara efektif serta mampu memberikan kepuasaan kepada pegawai terhadap pekerjaan yang dilakukan, maupun memberikan kesan yang mendalam bagi pegawai (Muchtar,2017:23).
Office Layout yang efektif akan memberikan manfaat sebagai berikut :
1. Mengoptimalkan penggunaan ruang yang ada secara efektif.
2. Mengembangkan lingkungan kerja yang nyaman bagi pegawai.
3. Memberikan kesan positif terhadap pelanggan perusahaan.
4. Menjamin efisiensi dari arus kerja yang ada.
5. Meningkatkan produktivitas kerja pegawai.
6. Mengantisipasi pengembangan organisasi di masa depan dengan melakukan perencanaan layout yang fleksibel (Muchtar,2017:24).
Semangat kerja pegawai dipengaruhi oleh lingkungan kerja. Oleh sebab itu pelaksanan tata ruang kantor merupakan hal yang penting dari sebuah manajemen perkantoran untuk mengatur ruangan yang efisien yang dapat menimbulkan kepuasan kerja bagi para pegawai. Dalam melaksanakan pekerjaan kantor, menyusun tempat kerja, meletakkan perlengkapan kantor pada tempatnya sehingga tujuan perusahaan dapat tercapai.
Kantor Gubernur Provinsi Sumatera Utara merupakan salah satu kantor pemerintah yang menyadari begitu pentingnya tata ruang kantor terutama pada bagian Biro Umum dan Perlengkapan. Dari pemikiran-pemikiran yang telah diuraikan, maka penulis tertarik dengan judul “Peranan Tata ruang kantor (Office layout) dalam Memperlancar Arus Kerja Pegawai Pada Biro Umum Dan
Perlengkapan Sekretariat Daerah Provinsi Sumatera Utara”
1.2. Rumusan Masalah
Berdasarkan uraian latar belakang diatas maka yang menjadi permasalahan dalam tugas akhir ini adalah Sejauh mana Tata Ruang Kantor pada bagian Biro Umum dan Perlengkapan Sekretariat Daerah Provinsi Sumatera Utara dapat memperlancar arus kerja para pegawai yang sesuai dengan apa yang menjadi tujuan organisasi.
1.3. Tujuan Penelitian
Adapun tujuan Penulis melakukan penelitian ini adalah untuk mengetahui bagaimana peranan tata ruang kantor dalam hal memperlancar arus kerja para pegawai pada bagian Biro Umum dan Perlengkapan Sekretariat Daerah Provinsi Sumatera Utara.
1.4. Manfaat Penelitian
Adapun manfaat penelitianini adalah : a. Bagi Penulis:
Sebagai bahan tambahan pengetahuan manajemen perkantoran tentang tata ruang kantor (Office Layout).
b. Bagi Biro Umum dan Perlengkapan Setda Provsu
Sebagai bahan masukan dalam mengambil langkah pada masa yang akan datang. Bahwa tata ruang kantor yang baik dapat memperlancar arus kerja para pegawai dalam mencapai tujuan perusahaan/organisasi.
c. Bagi Pihak Lain:
Sebagai referensi bagi pihak lain yang beminat terhadap judul yang penulis teliti.
1.5. Jadwal Kegiatan
Penelitian dilaksanakan pada Kantor Gubernur Sumatera Utara, Jalan Diponegoro No. 30, Madras Hulu, Medan. Dimulai pada Tanggal 22 Maret 2018 – 12 Mei 2018. Untuk lebih jelasnya, jadwal kegiatan dapat dilihat pada tabel 1.1 berikut :
Tabel 1.1
Jadwal Penelitian dan Penyusunan Tugas Akhir No
. Kegiatan
Maret April Mei
Minggu Ke- Minggu Ke- Minggu Ke-
III IV I II III IV I II
1 Persiapan 2 Pengumpulan
Data 3 Penulisan
Sumber: Penulis (2018)
1.6. Sistematika Penulisan
Agar pelaksanaan Tugas Akhir ini dilaksanakan secara sistematis dan terarah maka penulis membagi luas pembahasan Tugas Akhir ini dalam 4 ( empat) bab, yang dianggap cukup memadai untuk mengemukakan hal yang dianggap penting dan relevan dengan Tugas Akhir ini dapat lebih terarah dan sistematis, adapun uraiannya sebagai berikut :
BAB I : PENDAHULUAN
Dalam bab ini diuraikan tentang latar belakang, perumusan masalah, tujuan penelitian, manfaat penelitian, jadwal penelitian dan sistematika penulisan.
BAB II : PROFIL INSTANSI
Dalam bab ini membahas tentang sejarah singkat berdirinya Kantor Gubernur Sumatera Utara, visi dan misi, struktur organisasi, job description, jaringan usaha dan kinerja usaha terkini.
BAB III : PEMBAHASAN
Pada bab ini berisi uraian yang berhubungan dengan Judul Tugas Akhir yang dibuat. Adapun pembahasan yang diuraikan mengenai Peranan Tata Ruang Kantor dalam Memperlancar Arus Kerja Pegawai pada Biro Umum dan Perlengkapan Setda Provsu.
BAB IV : KESIMPULAN DAN SARAN
Dalam bab ini penulis akan memberikan kesimpulan berdasarkan uraian terdahulu dan kemudian memberikan saran-saran yang relevan tentang Peranan Tata Ruang Kantor dalam Memperlancar Arus Kerja Pegawai yang bertitik tolak dari pengumpulan data dan pembahasan yang dilakukan dimana diharapkan dapat
memberikan masukan yang bermanfaat bagi Biro Umum dan Perlengkapan Sekretariat Daerah Provinsi Sumatera Utara.
BAB II
PROFIL INSTANSI
2.1 Sejarah Singkat Kantor Gubernur Sumatera Utara
Pada zaman pemerintahan Belanda, Sumatera Utara merupakan suatu pemerintahan yang bernama Gouvernement van Sumatra dengan wilayah meliputi seluruh pulau Sumatera, dipimpin oleh seorang Gubernur yang berkedudukan di kota Medan.
Setelah kemerdekaan, dalam sidang pertama Komite Nasional Daerah (KND), Provinsi Sumatera kemudian dibagi menjadi tiga sub provinsi yaitu:
Sumatera Utara, Sumatera Tengah, dan Sumatera Selatan. Provinsi Sumatera Utara sendiri merupakan penggabungan dari tiga daerah administratif yang disebut keresidenan yaitu: Keresidenan Aceh, Keresidenan Sumatera Timur, dan Keresidenan Tapanuli.
Dengan diterbitkannya Undang-Undang Republik Indonesia No. 10 Tahun 1948, maka pada tanggal 15 April 1948 ditetapkan sebagai hari jadi Provinsi Sumatera Utara. Pada awal tahun 1949, dilakukan kembali reorganisasi pemerintahan di Sumatera. Dengan Keputusan Pemerintah Darurat R.I. Nomor 22/Pem/PDRI pada tanggal 17 Mei 1949, Jabatan Gubernur Sumatera Utara ditiadakan. Selanjutnya dengan Ketetapan Pemerintah Darurat R.I. Pada tanggal 17 Desember 1949, dibentuk Provinsi Aceh dan Provinsi Tapanuli/Sumatera Timur. Kemudian, dengan Peraturan Pemerintah Pengganti Undang-Undang No.
5 Tahun 1950 pada tanggal 14 Agustus 1950, ketetapan tersebut dicabut dan dibentuk kembali Provinsi Sumatera Utara.
2.2 Visi dan Misi Kantor Gubernut Sumatera Utara
Sumber: Sumutprov.go.id(2018)
Gambar 2.1
Lambang Sumatera Utara Visi
“Menjadi provinsi yang berdaya saing menuju Sumatera Utara sejahtera”
Misi
1. Membangun sumber daya manusia yang memiliki integritas dalam berbangsa dan bernegara, religius dan berkompeteni tinggi.
2. Membangun dan meningkatkan kualitas infrastruktur daerah untuk menunjang kegiatan ekonomi melalui kerjasama antar daerah, swasta, regional dan internasional.
3. Meningkatkan kualitas standart hidup layak, kesetaraan dan keadilan serta mengurangi ketimpangan antar wilayah.
4. Membangun dan mengembangkan ekonomi daerah melalui pengelolaan sumber daya alam lestari berkelanjutan dan berwawasan lingkungan.
5. Reformasi binokrasi berkelanjutan guna mewujudkan tata kelola pemerintah yang baik dan bersih (good governance dan clean governance).
2.3 Struktur Organisasi
Dalam menciptakan suasana kerja yang terorganisir secara sistematis dan terpadu perlu adanya suatu rencana kerja dan pelaksanaan rencana kerja yang terarah sehingga diperlukan struktur Organisasi yang jelas dan nyata. Berikut ini adalah bagan struktur organisasi yang ada pada Kamtor Gubernur Sumatera Utara.
Sumber: www.sumutprov.go.id(2018)
Gambar 2.2
Struktur Organisasi Biro Umum
Kepala Biro Umum
&
Perlengkapan
Kabag RT Kabag TUSIP
Kasubbag RT Pimpinan
Kabag Protocol &
Perjalanan Kasubbag TU
Kesekretariatan
Kasubbag TU Gubernur & Wagub
Kassubag TU Biro
Kasubbag Urusan Operasional Mess, Gedung & Taman
Kasubbag Mutasi Kasubbag
Kendaraan
Kasubbag Adm Perjalanan Kasubbag
Upacara Kasubbag Urusan
Dalam Sekretariat
Kasubbag Protokol
Kasubbag Belanja Sekretaria
t Kasubbag Kesehatan Pegawai Kabag TU Kepegawaian
& Keuangan
2.4 Job Description
A. Kepala Bagian Arsip dan Tata Usaha
Kepala Bagian Arsip dan Tata Usaha menyelenggarakan fungsi:
1. Pengkajian bahan untuk penyempurnaan dan penyusunan kebijakan.
2. Ketentuan dan standar pengurusan/pengelolaan dan penomoran Naskah Tata Usaha Gubernur dan Wakil Gubernur, Tata Usaha Sekretaris Daerah serta Tata Usaha Biro Umum.
3. Pembinaan dan pemantapan penyelenggaraan urusan ketatausahaan Sekretaris Daerah, Gubernur dan Wakil Gubernur, Sekretaruius Daerah dan Biro Umum, sesuai ketentuan dan standar yang ditetapkan.
4. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Biro Umum, sesuai bidang tugas dan fungsinya.
5. Pemberian masukan yang perlu kepada Kepala Biro Umum, sesuai bidang tugas dan fungsinya.
6. Pelaporan dan pertanggung jawaban atas pelaksanaan tugas dan fungsinya Kepala Biro Umum, sesuai standar yang ditetapkan.
B. Kepala Bagian Tata Usaha Sekretariat
Tugas dan tanggung jawabnya adalah sebagai berikut:
1. Mengumpulkan, mengolah dan menyajikan bahan/data untuk penyempurnaan dan penyusunan kebijakan, ketentuan dan standar pengurusan/pengelolaan Tata Usaha.
2. Menyelenggarakan pengurusan/pengelolaan urusan Ketata Usahaan Sekretaris Daerah, sesuai ketentuan dan standar yang ditetapkan.
3. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh kepala Bagian Arsip dan Tata Usaha, sesuai bidang tugasnya.
4. Memberikan masukan yang perlu kepada Bagian Arsip dan Tata Usaha, sesuai bidang tugasnya.
5. Melaporkan dan mempertanggung jawabkan pelaksanaan tugasnya kepada Kepala Biro Umum melalui Kepala Bagian Arsip dan Tata Usaha, sesuai standar yang ditetapkan.
C. Kepala Bagian Tata Usaha Gubenur dan Wakil Gubernur Tugas dan tanggung jawabnya adalah sebagai berikut:
1. Mengumpulkan, mengolah dan menyajikan bahan/data untuk penyempurnaan dan penyusunan kebijakan, ketentuan dan standar pengelolaan Tata Usaha Sekretaris Daerah.
2. Menyelenggarakan urusan Ketata Usahaan Sekretaris Daerah dan memberikan dukungan teknis administrasi dalam pelaksanaan tugas Sekretaris Daerah, sesuai ketentuan dan standar yang ditetapkan.
3. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bagian Arsip dan Tata Usaha, sesuai bidang tugasnya.
4. Memberikannya masukan yang perlu kepada bagian Arsip dan Tata Usaha, sesuai bidang tugasnya.
5. Melaporkan dan mempertanggung jawabkan pelaksanaan tugasnya kepada Kepala Biro Umum melalui Kepala Bagian Arsip dan Tata Usaha, sesuai standar yang ditetapkan.
D. Kepala Bagian Tata Usaha Biro
Tugas dan tanggung jawabnya adalah sebagai berikut:
1. Menyelenggarakan tugas Ketata Usahaan Biro.
2. Memberikan dukungan teknis administrasi dalam pelaksanaan tugas Kepala Biro.
3. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bagian Arsip dan Tata Usaha, sesuai bidang tugasnya.
4. Memberikannya masukan yang perlu kepada Bagian Arsip dan Tata Usaha, sesuai bidang tugasnya.
5. Melaporkan dan mempertanggung jawabkan pelaksanaan tugasnya kepada Kepala Bagian Arsip dan Tata Usaha, sesuai standar yang ditetapkan.
E. Kepala Bagian Rumah Tangga
Kepala bagian Rumah Tangga mempunyai tugas membantu Kepala Biro Umum dalam penyelenggaraan urusan rumah tangga pimpinan, urusan kendaraan, urusan dalam Sekretaris Daerah, Operasional Mess, Gedung dan Taman Sekretariat serta telekomunikasi menyelenggarakan fungsi:
1. Pengkajian bahan untuk penyempurnaan dan penyusunan kebijakan, ketentuan dan standar pengurusan/pengelolaan urusan rumah tanggan pimpinan, urusan kendaraan, urusan dalam sekretariat, operasional mess, gedung dan taman sekretariat serta telekomunikasi.
2. Pembinaan dan pemantapan perencanaan dan pelaksanaan urusan rumah tangga, urusan kendaraan, urusan dalam sekretariat, operasional
mess, gudang dan taman serta telkom,sesuai ketentuan dan standar yang ditetapkan.
3. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Biro Umum, sesuai bidang tugas dan fungsinya.
4. Pemberian masukan yang perlu kepada Kepala Biro Umum, sesuai bidang tugas dan fungsinya.
5. Pelaporan dan tanggung jawab atas pelaksanaan tugas dan fungsinya kepada Biro Umum, sesuai standar yang ditetapkan.
F. Kepala Bagian Rumah Tangga Pimpinan
Tugas dan tanggung jawabnya adalah sebagai berikut:
1. Mengumpulkan, mengolah dan menyajikan bahan/data untuk penyempurnaan dan penyusunan kebijakan, ketentuan dan standar- standar perencanaan pengurusan/pengelolaan serta pelaporan penyelenggaraan urusan Rumah Tangga Pimpinan.
2. Menyiapkan rencana dan melaksanakan pengurusan/pengelolaan dan pelayanan urusan Rumah Tangga Pemimpin, sesuai ketentuan dan standar yang ditetapkan, bagian dalam kantor Gubernur Sumatera Utara serta perencanaan dan pendistribusian ATK Sekretariat Daerah.
3. Menyiapkan rencana dan melaksanakan urusan dalam sekretariat, sesuai ketentuan dan standar yang ditetapkan. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bagian Rumah Tangga Tugasnya.
4. Memberikannya masukan yang perlu kepada Bagian Rumah Tangga, sesuai bidang tugasnya.
5. Melaporkan dan mempertanggung jawabkan pelaksanaan tugasnya kepada Kepala Bagian Rumah Tangga, sesuai standar yang ditetapkan.
G. Kepala Bagian Kendaraan
Tugas dan tanggung jawabnya adalah sebagai berikut:
1. Mengumpulkan, mengolah dan menyajikan bahan/data untuk penyempurnaan dan penyusunan kebijakan, ketentuan dan standar perencanaan pelaksanaan dan pelaporan penggunaan, perawatan dan pengadaan kebutuhan kendaraan.
2. Menyiapkan rencana dan melaksanakan urusan penggunaan, perawatan dan pengadaan kebutuhan kendaraan, sesuai ketentuan dan standar yang ditetapkan.
3. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bagian Arsip dan Tata Usaha, sesuai bidang tugasnya.
4. Memberikannya masukan yang perlu kepada Bagian Rumah Tangga, sesuai bidang tugasnya.
5. Melaporkan dan Mempertanggung jawabkan pelaksanaan tugasnya kepada Kepala Bagian Rumah tangga, sesuai standar yang ditetapkan.
H. Kepala Bagian Urusan Sekretariat
Tugas dan tanggung jawabnya adalah sebagai berikut:
1. Mengumpulkan, mengolah dan menyajikan bahan/data untuk penyempurnaan dan penyusunan kebijakan, ketentuan standar perencanaan, pelaksanaan dan pelaporan pengelolaan keindahan, kebersihan, penerangan dan perawatan bagian dalam Kantor Gubernur
Sumatera Utara serta perencanaan dan pendistribusian ATK Sekretariat Daerah.
2. Menyiapkan rencana dan melaksanakan urusan dalam sekretariat, sesuai ketentuan dan standar yang ditetapkan.
3. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bagian Rumah Tangga tugasnya.
4. Memberikannya masukan yang per;u kepada Bagian Rumah Tangga, sesuai bidang tugasnya.
5. Melaporkan dan mempertanggung jawabkan pelaksanaan tugasnya kepada Kepala Biro Umum melalui Kepala Rumah Tangga, sesuai standar yang ditetapkan.
I. Kepala Bagian Urusan Operasional Mess, Gedung dan Taman Tugas dan tanggung jawabnya adalah sebagai berikut:
1. Mengumpulkan, mengolah dan menyajikan bahan/data untuk penyempurnaan dan penyusunan kebijakan, ketentuan standar perencanaan, pelaksanaan dan pelaporan pengelolaan dan pengadaan kebutuhan mess, pemeliharaan bagian luar gedung Kantor Gubernur dan taman milik Pemerintah Provinsi Sumatera Utara.
2. Menyelenggarakan pengurusan/pengelolaan urusan Ketata Usahaan Sekretaris Daerah, sesuai ketentuan dan standar yang ditetapkan.
Melaksanakan tugas Kepala Bagian Arsip dan Tata Usaha, sesuai bidang tugasnya.
3. Memberikannya masukan yang perlu kepada Bagian Arsip dan Tata Usaha, sesuai bidang tugasnya.
4. Melaporkan dan mempertanggungjawabkan pelaksanaan tugasnya kepada Kepala Biro Umum melalui Kepala Bagian Arsip dan Tata Usaha, sesuai standar yang ditetapkan.
J. Kepala Bagian Protokol dan Perjalanan
Tugas dan tanggung jawabnya adalah sebagai berikut:
Kepala bagian protokol dan perjalanan mempunyai tugas membantu Kepala Biro Umum dalam melaksanakan urusan protokol upacara dan administrasi perjalanan. Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud pada Ayat (1) pasal ini, Kepala Bagian Protokol dan Perjalanan menyelenggarakan fungsi:
1. Pengkajian bahan untuk penyempurnaan dan penyusunan kebijakan, ketentuan dan standar penyelenggaraan urusan protokoler, upacara dan perjalanan dinas.
2. Pembinaan dan pemantapan pelaksanaan urusan protokol, upacara dan perjalanan Dinas, sesuai ketentuan dan standar yang ditetapkan.
3. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Biro Umum, sesuai bidang tugas dan fungsinya.
4. Pemberian masukan yang perlu kepada Kepala Biro Umum, sesuai bidang tugas dan fungsinya.
5. Pelaporan dan pertanggung jawaban atas pelaksanaan tugas dan fungsinya kepada Biro Umum, sesuai standar yang ditetapkan.
K. Kepala Bagian Tata Usaha Kepegawaian dan Keuangan Tugas dan tanggung jawabnya adalah sebagai berikut:
1. Pengkajian bahan untuk penyempurnaan dan penyusunan kebijakan, ketentuan dan standar penyelenggaraan urusan mutasi, pemberdayaan dan kesejahteraan serta kesehatan PNS Sekretariat Daerah dan Pengelolaan Belanja Sekretariat.
2. Pembinaan dan pemantapan penyelenggaraan urusan mutasi, pemberdayaan dan kesejahteraan serta mutasi dan kesehatan PNS Sekretariat Daerah dan Pengesahan Belanja Sekretariat, sesuai ketentuan dan standar yang ditetapkan.
3. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Biro Umum, sesuai bidang tugas dan fungsinya.
4. Pemberian masukan yang perlu kepada Kepala Biro Umum, sesuai bidang tugas dan fungsinya.
L. Kepala Bagian Mutasi
Tugas dan tanggung jawabnya adalah sebagai berikut:
1. Mengumpulkan, mengolah dan menyajikan bahan / data untuk penyempurnaan dan penyusunan kebijakan, ketentuan dan standar pelaksanaan mutasi jabatan dilingkungan sekretariat daerah.
2. Menyiapkan bahan untuk pelaksanaan tata usaha mutasi pegawai sekretariat daerah, sesuai ketentuan dan standar yang ditetapkan.
3. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bagian Tata Usaha Kepegawaian dan Keuangan, sesuai bidang tugasnya.
4. Memberikan masukan yang perlu kepada Bagian Tata Usaha Kepegawaian dan Keuangan, sesuai bidang tugasnya.
5. Melaporkan dan mempertanggung jawabkan pelaksanaan tugasnya kepada KepalaBagian Tata Usaha Kepegawaian dan Keuangan, sesuai standar yang di tetapkan.
M. Kepala Bagian Kesehatan Pegawai
Tugas dan tanggung jawabnya adalah sebagai berikut:
1. Mengumpulkan, mengolah dan menyajikan bahan / data untuk penyempurnaan dan penyusunan kebijakan, ketentuan dan standar perencanaan dan pelaksanaan pemeliharaan kesehatan pegawai sekretariat.
2. Menyiapkan bahan untuk perencanaan dan pelaksanaan urusan pemeliharaan kesehatan pegawai sekretariat daerah, sesuai ketentuan dan standar yang ditetapkan.
3. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Kepala BagianTata Usaha Kepegawaian dan Keuangan, sesuai bidang tugasnya.
4. Memberikan masukan yang perlu kepadaBagian Tata Usaha Kepegawaian dan Keuangan, sesuai bidang tugasnya.
5. Melaporkan dan mempertanggung jawabkan pelaksanaan tugasnya kepada KepalaBagian Tata Usaha Kepegawaian dan Keuangan, sesuai standar yang di tetapkan.
N. Kepala Bagian Belanja Sekretariat
Tugas dan tanggung jawabnya adalah sebagai berikut:
1. Mengumpulkan, mengolah dan menyajikan bahan / data untuk penyempurnaan dan penyusunan kebijakan, ketentuan dan standar pengelolaan belanja sekretariat.
2. Menyiapkan bahan untuk pelaksanaan pengelolaan belanja sekretariat daerah, s esuai ketentuan dan standar yang ditetapkan.
3. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Kepala BagianTata Usaha Kepegawaian dan Keuangan, sesuai bidang tugasnya.
4. Memberikan masukan yang perlu kepadaBagian Tata Usaha Kepegawaian dan Keuangan, sesuai bidang tugasnya.
2.5 Kinerja Usaha Terkini
Sekretariat Staf Ahli Gubernur Provinsi Sumatera Utara telah melayani masyarakat sejak tahun 1960. Berdasarkan tugas dan tanggung jawab yang dimiliki oleh Staf Ahli Gubernur dalam hal perjalanan dinas, maka dapat dibuat perencanaan, pengorganisasian, penggerakan, pengendalian, pengawasan, dan pengambilan keputusan terhadap pekerjaan tersebut. Sehingga tujuan yang diharapkan dapat tercapai secara efektif dan efisien.
2.6 Rencana Kegiatan
1. Meningkatkan Perekonomian Daerah
Peningkatan perekonomian daerah dilakukan dengan cara mendukung pertumbuhan PDRB, Laju Inflasi, Disparitas Pendapatan Masyarakat, Mengkaji Ekonomi dan Keuangan Regional Sumatera Utara
serta mengetahui Jumlah dan Persentase Penduduk Penduduk Miskin 2014-2018.
2. Tingkat Partisipasi Ketenagakerjaan
Jumlah penduduk yang merupakan angkatan kerja pada Agustus 2016 sebanyak 6,36 juta jiwa yang terdiri dari 5,99 juta jiwa terkategori bekerja dan 371,68 ribu juwa terkategori pengangguran. Penduduk yang bekerja ini sebagian besar bekerja pada sektor pertanian yaitu 44,50persen. Sektor kedua terbesar dalam menyerap tenaga kerja adalah di sektor perdagangan, hotel dan restoran yaitu sebesar 19,23 persen.
Sektor lain yang cukup besar peranannya dalam menyerap tenaga kerja adalah sektor jasa-jasa, baik jasa perorangan, jasa perusahaan, dan jasa pemerintahan yaitu sebesar 15,12 persen, sementara penduduk yang bekerja di sektor industri hanya sekitar 7,62 persen. Selebihnya bekerja di sektor penggalian dan pertambangan, sektor listrik, gas, dan air minum, sektor bangunan, sektor angkutan dan komunikasi dan sektor keuangan.
3. Melestarikan Perkebunan dan Kehutanan
Sumatera Utara merupakan salah satu pusat perkebunan di indonesia antara lain kelapa sawit, karet, kopi, coklat dan tembakau. Bahkan di kota Bremen, Jerman, Tembakau Deli sangat terkenal. Produksi Kopi (Robusta dan Arabika) Sumatera Utara tahun 2016 adalah sebesar 63,142ton dengan luas lahan 84.605 ha. Kabupaten Dairi,Simalungun dan Humbang hasundutan merupakan penghasil kopi dari Sumatera Utara. Bahkan kopi Sidikalang sudah dikenal di Pulau Jawa dan Eropa.
BAB III PEMBAHASAN 3.1 Pengertian Tata Ruang Kantor
Istilah tata ruang kantor berasal dari bahasa inggris yaitu “Office Layout”, bisa diartikan tata ruang kantor adalah penentuan mengenai kebutuhan-kebutuhan dalam penggunaan ruang secara terperinci dari ruang ini untuk menyiapkan suatu susunan yang praktis dari faktor-faktor fisik yang dianggap perlu bagi pelaksana kerja perkantoran dengan biaya yang layak (Chairunnisa,2017:23). Tata ruang kantor dalam suatu pekerjaan sangat mempengaruhi sikap, produktivitas, dan interaksi karyawan terhadap sesama rekan kerja. Penataan ruang kantor dalam suatu instansi sebaiknya disesuaikan dengan perkembangan zaman dan teknologi yang ada. Seperti lemari dan meja kerja yang dirancang sesuai dengan perkembangan zaman dan kenyamanan penggunanya. Begitu juga hal nya dengan interior ruangan kantor dan juga alat-alat kantor yang digunakan. Rancangan ruang kantor saat ini mengarah ke sistem kantor terbuka yang mempermudah komunikasi dan terjalinnya kerjasama yang harmonis. (Terry,2007:98)
Lingkungan kantor sedikit banyaknya akan mempengaruhi fisik maupun psikologi Pegawai ketika melakukan pekerjaannya. Dalam melaksanakan tata usaha, suatu pekerjaan kantor adalah faktor penting yang menentukan kelancaran pekerjaan. Tata ruang kantor ialah penyusunan tempat kerja yang dan alat perlengkapan kantor sebaik-baiknya.(Steers,2009:77)
Pada dasarnya tata ruang kantor berhubungan langsung dengan manajemen perkantoran. Penggunaan ruang kantor merupakan hal penting dari
perencanaan manajemen perkantoran, untuk mendukung setiap segi proses pekerjaan yang produktif. Ruangan kantor yang dilengkapi dengan alat-alat perkantoran ini bertujuan untuk mendukung semua pekerjaan kantor, dengan meletakkan perlengkapan alat-alat kantor pada tempatnya serta pengaturan ruangan secara efisien akan membuat para Pegawai merasa nyaman. yang dimaksud dengan efisien disini adalah suatu susunan ruangan kantor yang jauh dari pemborosan tenaga dan waktu mupun hal lain yang dapat merugikan, yaitu tanpa ada pengurangan akan tujuan yang sebelumnya hendak dicapai oleh perusahaan. Ruangan yang tidak sehat dan tidak menyenangkan akan menghasilkan pekerjan yang kurang baik. (Gie,2009:207)
3.2 Tujuan Tata Ruang Kantor
Pengaturan tata ruang kantor yang baik akan mengakibatkan pelaksanaan pekerjaan kantor dapat diatur secara tertib dan lancar. Dengan demikian komunikasi kerja pegawai akan semakin lancar, sehingga koordinasi dan pengawasan akan semakin mudah serta akhirnya dapat mencapai efisiensi kerja (Quible,2009:112)
Dalam menyusun ruang kerja kantor, ada beberapa tujuan yang perlu di capai. Tujuan itu merupakan syarat-syarat yang hendaknya dipenuhi dalam setiap tata ruang kantor yang baik.
Apabila dirinci, maka tujuan tata ruang kantor antara lain adalah:
1. Mencegah penghamburan tenaga dan waktu para pegawai karena prosedur kerja dapat dipersingkat.
2. Menjamin kelancaran proses pekerjaan yang bersangkutan.
3. Memungkinkan pemakaian ruang kerja yang efisien.
4. Mencegah para pegawai dibagian lain terganggu oleh publik yang akan menemui suatu bagian tertentu, atau oleh suara bising lainnya.
5. Menciptakan kenyaman bekerja bagi para pegawai.
6. Memberikan kesan yang baik terhadap para pengunjung.
7. Mengusahakan adanya keleluasaan bagi:
a. Gerakan pegawai yang sedang bekerja
b. Kemungkinan pemanfaatan ruangan bagi keperluan lain pada waktu tertentu.
c. Kemungkinan perkembangan dan perluasan kegiatan di kemudian hari (Sedarmayanti,2017:144)
3.3 Asas-Asas pengelolaan Tata Ruang
Asas-asas pengelolaan tata ruang adalah pedoman dasar pengelolaan tata ruang. Artinya tata ruang yang baik berpedoman dari asas tersebut. Seorang ahli tata ruang Richard Muther dalam bukunya “Pratical Plan Out”, mengutarakan tentang asas-asas pengelolaan tata ruang adalah sebagai beikut:
1. Asas Jarak Terpendek:
Merupakan jarak antara 2 titik dalam garis lurus. Maksudnya jarak antara pegawai yang saling berhubungan sedekat mungkin dengan tetap mengindahkan faktor gangguan yang mungkin timbul. Contoh, meja berimpitan memungkinkan terselipnya dokumen satu pegawai ke meja rekannya.
2. Asas Rangkaian Kerja:
Yaitu penempatan para pegawai dan alat-alat kantor menurut rangkaian yang sejalan dengan urut-urutan penyelesaian pekerjaan.
3. Asas Penggunaan Segenap Ruang:
Asas ini terkait dengan efisinsi, terutama dari segi biaya. Seperti kita ketahui bersama sewa ruang atau gedung di kota besar sangat mhal.
Kondisi ini harus diantisipasi dengan pemanfaatanruangan sedemikian rupa sehingga kemubaziran tempat dapat dihindari.
4. Asas Perubahan Susunan Tempat Kerja:
Apabila diperlukan dapat dirubah dengan mudah. Misalnya, tata ruang kantor terpaksa dirubah, karena:
a. Perubahan proses kerja/prosedur kerja kantor.
b. Penemuan teknologi baru, dan lain-lain (Akhmad,2012:232) 3.4 Langkah-langkah Menyusun Tata Ruang
Sebelum dimulai membuat konsep menyusun tata ruang, maka terlebih dahulu perlu diketahui langkah-langkah menyusun tata ruang kantor antara lain :
1. Mengetahui hubungan satuan yang melaksanakan Tata Usaha dengan satuan-satuan kerja lainnya.
2. Mengetahui sifat pekerjaan (rahasia atau tidak rahasia) dan pelajari segenap pekerjaan, tentukan urutan pekerjaan, serta ketahui jumlah pegawai yang terlibat.
3. Membuat gambar denah ruangan dengan memakai skala, cantumkan panjang dan lebar ruangan yang bersangkutan, serta beri tanda, tempat pintu, jendela dan lainnya.
4. Susun letak meja kursi pegawai dan perabot lainnya, gunakan kertas warna-warni dengan ukuran tertentu, serta beri nomor kode masing- masing.
5. Menyusun denah konsep tata ruang, dengan memperhitungkan kemungkinan perubahan yang disebabkan oleh :
a. Penambahan atau pengurangan pegawai
b. Penambahan atau penggantian perabot/alat kerja.
c. Perubahan penyelesaian prosedur kerja.
d. Perubahan atau pengembangan struktur organisasi.
e. Penambahan atau pengurangan atau pekerjaan (Sutarto,2009:102) 3.5 Macam Tata Ruang Kantor
Pada dasarnya, dikenal adanya 2 macam tata ruang kantor, yaitu 1. Tata ruang kantor berkamar (Cubicle Type Offices)
Susunan ruangan yang terbagi-bagi dalam beberapa satuaan yang dibagi-bagi karena keadaan gedung terdiri atas ruangan-ruangan disebut dengan ruang kantor terpisah atau berkamar. Tata ruang kantor terpisah atau berkamar (Cubicle TypeOffices) adalah ruanganuntuk bekerja yang dipisahkan atau terbagi dalam kamar-kamar kerja.
Keuntungan tata ruang bersekat atau berkamar ini antara lain adalah sebagai berikut:
1. Rahasia pekerjaan lebih terjamin, 2. Pekerja menjadi lebih konsentrasi.
3. Meningkatkan kewibawaan pekerja karena bekerja di dalam suatu ruangan tersendiri.
4. Terasa lebih menghargai tamu.
Sedangkan kerugian tata ruang kantor bersekat adalah sebagai berikut:
1. Komunikasi antar pegawai menjadi terhambat karena ada sekat pemisah antara satu pegawai dengan pegawai lainnya.
2. Biaya yang dikeluarkan untuk membuat tata ruang berkamar lebih besar ketimbang membuat tata ruang kantor terbuka, karena perlu membuat sekat-sekat kamar setiap ruangannya.
3. Membutuhkan ruangan kantor yang lebih luas.
4. Penggunaan ruangan kurang fleksibel.
2. Tata ruang kantor terbuka (Open Plan Offices)
Ruangan kerja yang dipisah-pisahkan tetapi semua aktivitasnya dilaksanakan pada satu ruangan besar terbuka di mana beberapa saling bekerjasama sehingga bisa berinteraksi. (Muchtar,2017: 24)
Keuntungan tata ruang kantor terbuka adalah sebagai berikut:
1. Fleksibel dalam penggunaan seluruh ruangan serta tidak memerlukan biaya tinggi.
2. Mudah melakukan komunikasi antar pegawai.
3. Pemeliharaan peralatan, pemeliharaan kebersihaan ruangan, penggunaan peralatan, menjadi lebih mudah, hal ini akan menghemat biaya perusahaan.
4. Menghemat penggunaan cahaya penerangan.
5. Biaya instalasi pertama lebih murah dibanding tata ruang berkamar.
Sedangkan kerugian tata ruang kantor terbuka adalah sebagai berikut:
1. Kegaduhan sering muncul disebabkan komunikasi yang sangat lancar dan intens.
2. Konsentrasi pegawai terkadang buyar melihat banyak orang hilir mudik.
3. Sulit merahasiakan pekerjaan penting dan bersifat rahasia.
4. Pemandangan kurang baik karena tumpukan dokumen para pegawai menjadi tidak rapi.
5. Kurang efektif diterapkan bagi pekerjaan yang membutuhkan konsentrasi tinggi.
3.6 Lingkungan dan Kondisi Fisik Tata Ruang Perkantoran
Yang termasuk lingkungan fisik di dalam tata ruang perkantoran antara lain adalah sebagai berikut:
1. Penerangan Cahaya
Karena penerangan sangat besar manfaatnya untuk keselamatan bekerja dan kelancaran kerja bagi para pegawai, maka perlu
diperhatikan adanya penerangan (cahaya) yang terang tetapi tidak menyilaukan. Cahaya yang kurang jelas mengakibatkan penglihatan kurang jelas, sehingga pekerjaan akan lambat, banyak kesalahan terjadi, dan tentu saja hal ini menyebabkan kurang efisien dalam melaksanakan pekerjaan, sehingga tujuan organisasi tersebut tidak dapat dicapai secara efektif.
2. Tata Warna
Menata warna dalam ruangan kerja perlu dipelajari dan direncanakan dengan teliti dan sebaik-baiknya. Meskipun pada kenyataannya tata warna tidak dapat dipisahkan dengan penataan dekorasi. Hal ini dapat dimaklumi, karena warna mempunyai pengaruh besar pada perasaan.
Sifat dan pengaruh warna kadang-kadang menimbulkan rasa senang, sedih dan lain-lain, sehingga di dalam sifat warna itu sendiri dapat merangsang perasaan manusia. Selai n warna itu merangsang emosi atau perasaan, warna juga dapat memantulkann sinar yang diterimanya, adapun banyak atau sedikitnya pantulan dari sinar tersebut tergantung dari macam warna itu sendiri.
3. Ventilasi atau pengaturan Udara
Pegawai akan sulit dapat bekerja dengan baik, senang dan efisien, apabila mereka bekerja di ruang kantor yang udaranya panas, pengap sehingga sulit bernapas. Sedang pekerjaan kantor dengan suhu udara yang dianggap baik berkisar 13-24 derajat celcius. Oleh karena itu perlu diusahakan adanya ventilasi cukup, yang dapat membantu
pertukaran udara dengan lancar, sehingga para pegawai diruang kerjanya tetap mendapat udara segar dan nyaman.
4. Dekorasi
Masalah dekorasi ada hubungannya dengan tata warna yang baik, karena itu dekorasi tidak hanya mempermasalahkan hiasan ruangan kerja saja tetapi harus diperhatikan cara mengatur letaknya, susunan dan tata warna perlengakapan yang akan dipasang atau diatur.
5. Suara Bising
Karena pada umumnya pekerjaan yang ada membutuhkan konsentrasi, maka suara bising hendaknya dihindarkan supaya pelaksanaan pekerjaan dapat dilakukan dengan lancar, efisien sehingga produktivitas kerja akan meningkat.
6. Musik
Menurut para peneliti, musik yang nadanya lembut sesuai dengan suasana, waktu dan tempatnya dapat membangkitkan dan merangsang pekerjaan. Oleh karena itu lagu-lagu dapat dipilih dengan teliti dikumandangkan di tempat kerja. kalau tidak justru akan mengganggu konsentrasi kerja.
7. Keamanan
Perlu diingat bahwa di dalam merencanakan Tata Ruang Kantor hendaknya selalu diperhatikan adanya keamanan dalam bekerja, oleh karena itu faktor keamanan perlu betul-betul dipertimbangkan secara hati-hati dan teliti.(Siswanto,2010:164)
3.7 Tata Ruang Kantor Pada Biro Umum dan Perlengkapan
Tata ruang kantor pada Biro Umum dan Perlengkapan Sekretariat Daerah Provinsi Sumatera Utara memiliki susunan tata ruang kantor terpisah atau berkamar (Cubicle Type Offices) yaitu ruangan untuk bekerja yang dipisahkan atau terbagi dalam kamar-kamar kerja.
Tata ruang kantor seperti ini memiliki keuntungan yaitu:
1. Konsentrasi kerja lebih terjamin.
2. Pekerjaan yang bersifat rahasia, dapat lebih terjamin atau terlindungi.
3. Untuk menambah kewibawaan status pejabat sehingga selalu terpelihara adanya kewibawaan pejabat/pimpinan.
4. Untuk menjamin keberhasilan kerja dan merasa ikut bertanggung jawab atas ruangan dan merasa ikut memiliki.
Di samping memiliki keuntungan, tata ruang kantor terbuka tersebut juga memiliki kerugian yaitu:
1. Komunikasi langsung antar pegawai tidak dapat lancar, sehingga kesempatan untuk mengadakan komunkasi menjadi berkurang.
2. Mempersulit pengawasan.
3. Memerlukan ruangan yang luas.
4. Diperlukan biaya yang lebih besar untuk pemeliharaan ruangan, pengaturan penerangan dan biaya peralatan lainnya (Sedarmayanti, 2017:146)
Sumber: Biro Umum Dan Perlengkapan(2018)
Gambar 3.1
Tata Ruang Kantor Pada Biro Umum
Sumber: Biro Umum Dan Perlengkapan(2018)
Gambar 3.2
Tata Ruang Kantor Pada Biro Umum
Beberapa kondisi lain di bagian Biro Umum dan Perlengkapan Setda Provsu antara lain barang-barang atau dokumen-dokumen baik yang masih digunakan maupun yang tidak digunakan diletakkan dan disusun di meja dan di lemari. Kondisi ini membuat pegawai dapat lebih mudah dalam mencari dokumen-dokumen arsip yang dibutuhkan. Hal ini sangat sesuai dengan teori
memudahkan setiap gerakan para pegawai dari tempat penyimpanan arsip, serta memberikan rasa nyaman dan keleluasaan pribadi (Nuraida, 2014:99).
Susunan meja antar pegawai juga memiliki jarak, sehingga tidak menghambat pegawai jika hendak beranjak dari meja kerjanya menuju tempat lain untuk menyelesikan pekerjaannya. Penataan peralatan dan perlengkapan kantor pada Biro Umum dan Perlengkapan Setda Provsu sangat memperhatikan kedekatan letak peralatan yang sering digunakan oleh masing-masing pegawai.
seperti letak meja dan laci memudahkan pegawai dalam menjangkau peralatan/perabot yang sering digunakan dan mempertimbangkan efisiensi tenaga dan waktu yang digunakan.
Penataan Ruang Kantor tidak terlepas dari adanya lingkungan fisik yang berada di sekitar tempat ruang kerja. Lingkungan fisik pada Biro Umum dan perlengkapan Setda Provsu dapat dikelompokkan menjadi beberapa bagian yaitu dari udara, cahaya, warna pada dinding dan peralatan, dan suara yang ditimbulkan di sekitar ruang kantor.
1. Udara yang dihasilkan pada ruangan kantor di bagian Biro Umum dan perlengkapan Setda provsu sudah menggunakan pendingin ruangan AC (Air Conditioner), sehingga tidak ditemukan lagi pegawai yang merokok di dalam ruangan.
2. Cahaya penerangan pada ruang kantor sudah cukup memberikan penerangan melalui beberapa lampu yang berada pada langit-langit sebagai sumber pencahayaan dan pemanfaatan sinar matahari yang terpantul melalui ventilasi.
3. Pemakaian warna pada dinding ruang kantor bagian Biro Umum dan Perlengkapan Setda Provsu terlihat baik dan tidak terlalu mencolok karena di dominasi dengan warna putih sehingga indah ketika di lihat.
4. Keadaan suara pada ruangan kantor sendiri berasal dari para pegawai.
Kebisingan dari luar ruangan terjadi pada waktu-waktu tertentu saja, contohnya, seperti ketika jam istirahat. Suara yang cukup mengganggu tersebut berasal dari pegawai sendiri yang berinteraksi dan berdiskusi antar pegawai.
Biro Umum dan Perlengkapan Sekretariat Daerah Provinsi Sumatera Utara menerapakan peranan tata ruang kantor sebagai rangkaian efektivitas yang memperlancar arus kerja pegawai melalui perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, pengawasan dan pengendalian pekerjaan kantor untuk mencapai tujuan serta memberikan perhatian terhadap aspek-aspek tujuan organisasi perencanaan dan peralatan kerja pegawai terhadap ruang kantor.
BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN 4.1 Kesimpulan
Dari hasil penjabaran di setiap Bab, Penulis mengambil kesimpulan mengenai Peranan Tata Ruang Kantor dalam Memperlancar Arus Kerja Pegawai pada Biro Umum dan Perlengkapan Sekretariat Daerah Provinsi Sumatera Utara adalah :
1. Biro Umum dan Perlengkapan Sekretariat Daerah Provinsi Sumatera Utara menggunakan tata ruang kantor yang dibuat dengan konsep tata ruang kantor terpisah atau berkamar (Cubicle Type Offices) yaitu ruangan untuk bekerja yang dipisahkan atau terbagi dalam kamar-kamar kerja.
2. Penyusunan tata ruang kantor pada Biro Umum dan Pelengkapan Sekretariat Daerah Provinsi Sumatera Utara sudah berdasarkan aliran pekerjaan kantor, sehingga perencanaan ruangan kantor dapat membantu para pegawai dalam meningkatkan efektivitas dan memperlancar arus kerja pegawai. Tata ruang melibatkan tiga komponen yaitu peralatan, alur kerja dan hubungan pegawai, komponen ini harus benar-benar dipelajari dan dianalisa agar pegawai bekerja dengan efisien.
3. Tata ruang kantor pada Biro Umum dan Perlengkapan Sekretariat Daerah Provinsi Sumatera Utara sudah berperan dalam memperlancar arus kerja pegawai.
4.2 Saran
Setelah melakukan aktivitas penelitian dan mengambil kesimpulan dari penelitian yang penulis lakukan ada beberapa saran yng ingin disampaikan penulis guna dijadikan sebagai masukan pada Biro Umum dan Perlengkapan Sekretariat Daerah Provinsi Sumatera Utara yaitu :
1. Kantor-kantor pemerintah perlu menerapkan tata ruang kantor (Office Layout) yang sesuai dengan konsep para ahli manajemen perkantoran
modern, karena akan memberikan keuntungan yang banyak bagi kantor itu sendiri terutama di bidang produktivitas kerja. Fokus perhatian tata ruang kantor yang utama harus ditujukan kepada pegawai yang menghuni kantor tersebut selama 8 jam sehari, untuk membuat mereka merasa puas, betah dan nyaman mengerjakan pekerjaan kantor (office Work) agar mereka tidak merasa jenuh, stress atau tertekan ingin cepat-cepat pulang dari kantor.
2. Untuk peralatan dan alur kerja, sudah waktunya kantor-kantor pemerintah meniru tata ruang kantor swasta seperti bank yang memprioritaskan kenyamanan bagi pegawai dan bagi tamu yang mengunjungi kantor tersebut.
DAFTAR PUSTAKA Buku:
Akhmad, Jaenudin. 2012 Manajemen Perkantoran dan Bisnis. Jakarta: Lentera Ilmu Cendekia.
Gie, The Liang.2009. Pengertian Tata Ruang Kantor, Bandung: Antariksa.
Muchtar, Yasmin Chairunisa dan Inneke Qamariah, 2017. Dasar-Dasar Kesekretariatan. Medan: USU Press.
Nuraida, I . 2014. Manajemen Administrasi Perkantoran. Yogyakarta: kanisius.
Quible, 2009. Tujuan Penyusunan Tata Ruang. Bandung: Alfabeta Bandung.
Sedarmayanti. 2017. Manajemen Perkantoran Modern. Bandung : CV. Mandar Maju.
Siswanto, 2010. Pengantar Manajemen. Jakarta: Bumi Aksara.
Sutarto. 2009. Ensiklopedia Administrasi, Jakarta: Gunung Mulia.
Steers, Richard. 2009, Manajemen Perkantoran. Cetakan Pertama, Jakarta:
Erlangga.
Terry, George. 2007. Pengertian Tata Ruang kantor. Bandung: CV. Mandar Maju.
Lampiran Lampiran 1. Surat Riset
