64 BAB V
HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN
V.1. Deskripsi Karakteristik Responden
Deskripsi karakteristik responden adalah penjelasan tentang keberadaan Pegawai Negeri Sipil yang berada di bawah naungan Kantor Kopertis Wilayah IX Sulawesi yang diperlukan sebagai informasi untuk mengetahui identitas sebagai responden dalam penelitian ini. Responden sebagai objek penelitian yang memberikan interpretasi terhadap karakteristik responden untuk melihat seberapa besar tingkat efektivitas Sistem Informasi Manajemen Kepegawai (SIMPEG) pada Kantor Kopertis Wilyah IX Sulawesi.
Responden dalam penelitian ini sebanyak 33 orang yang terdiri dari pegawai/ tenaga administrasi dan tenaga dosen DPK yang representatif untuk dikemukakan sebagai kelayakan responden dalam memberikan informasi mengenai identitas diri mulai dari umur, jenis kelamin, pangkat dan golongan,. Lebih jelasnya akan diuraikan sebagai berikut.
a. Jenis Kelamin
Berdasarkan hasil yang diperoleh, karakteristik responden yang menjadi subjek penelitian ini menurut jenis kelamin ditunjukkan pada tabel berikut.
65 Tabel. 7
Karakteristik Responden Berdasarkan jenis kelamin
No Jenis Kelamin Jumlah Persentase
1 Laki-laki 21 64%
2 Perempuan 12 36.36%
Jumlah 33 100%
Sumber : Diolah dari data primer, Juni 2012.
Dari data pada tabel 7 menunjukkan bahwa dari 33 orang yang merupakan responden terbanyak adalah berjenis kelamin laki-laki sebesar 21 orang (64%) sedangkan perempuan sebanyak 12 orang (36.36%)
b. Umur
Adapun karakteristik responden yang menjadi subjek penelitian berdasarkan jenis kelamin ditunjukkan dalam tabel 8 di bawah ini :
Tabel.8
Karakteristik Responden Berdasarkan Umur
No Klasifikasi Umur Jumlah Persentase
1 21 s/d 30 tahun 7 21.21%
2 31 s/d 40 tahun 7 21.21%
3 41 s/d 50 tahun 10 30.30%
4 50 tahun ke atas 9 27.27%
Jumlah 33 100%
Sumber : Diolah dari data primer, Juni 2012.
Setelah melihat tabel 8 di atas, dapat diketahui bahwa usia antara 41 sampai dengan 50 tahun lebih dominan dari keseluruhan responden, sebanyak 10 orang (30.30%), sedangkan persentase usia yang terkecil dari keseluruhan responden adalah 7orang (21.21%) dengan kisaran usia 21 sampai 30 dan usia 31 sampai 40 tahun.
66 c. Tingkat Pendidikan
Karakteristik responden yang menjadi subjek penelitian ini menurut pendidikan terakhir ditunjukkan pada tabel 9 di bawah ini :
Tabel.9
Kararkteristik responden berdasarkan pendidikan terakhir
No Pendidikan Jumlah Persentase
1 Diploma III (D3) 1 3.03%
2 Strata I (S1) 13 39.39%
3 Strata II (S2) 14 42.42%
4 Strata III (S3) 5 15.15%
Jumlah 33 100%
Sumber : Diolah dari data primer, Juni 2012.
Tingkat pendidikan responden didapatkan bahwa sebagian besar responden memiliki latar belakang pendidikan terakhir adalah Sarjana strata II (S2) sebanyak 14 orang (42.42%), kemudian diikuti oleh responden yang berpendidikan terakhir sarjana strata I (S1) yakni dengan jumlah responden sebanyak 13 orang (39.39 %) lalu diikuti oleh pegawai yang berpendidikan terakhir strata III (S3) sebanyak 5 orang (15.15 %) dan jumlah yang paling sedikit adalah pegawai yang berpendidikan Diploma III (D3) dengan jumlah sebanyak 1 orang (3.03%).
d. Golongan
Karakteristik responden yang menjadi subjek penelitian ini menurut golongan ditunjukkan pada tabel 10 di bawah ini :
67 Tabel. 10
Karakteristik responden menurut golongan
No Golongan Jumlah Persentase
1 I -
2 II 2 6.06%
3 III 21 64%
4 IV 10 30.30%
Jumlah 33 100%
Sumber : Diolah dari data primer, Juli 2012
Dari tabel di atas dapat diketahui bahwa golongan pekerjaan responden yang terbanyak adalah golongan III yakni sebanyak 21 orang (64%). kemudian diikuti oleh responden dengan golongan IV sebanyak 10 orang (30.30%) dan selanjutnya golongan II sebanyak 2 orang (6.06%).
V.2 Pembahasan Efektivitas Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian (SIMPEG)
Kemampuan Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian (SIMPEG) dalam menghasilkan informasi kepegawaian adalah merupakan tujuan dari Sistem Informasi Manajemen kepegawaian (SIMPEG) itu sendiri, ketersediaan informasi kepegawaian yang berkualitas sangat diperlukan dalam penyelenggaraan manajemen PNS.
Dalam rangka menindaklanjuti Keputusan Menteri Dalam Negeri No.17 tahun 2003 Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian (SIMPEG) dengan desain panduan manajemen kepegawaian berbasis teknologi informasi maka pengelolaan dan pengembangan SIMPEG akan tetap dilaksanakan. Semua itu merupakan rangkaian informasi birokrasi yang sangat kontributif pada penerapan Good Governance karena secara signifikan akan terbangun jaminan akses
68 masyarakat terhadap informasi dalam rangka akuntabilitas publik yang lebih luas. Dengan terintegrasinya sistem informasi kepegawaian secara real time, cepat dan akurat diharapkan akan terjadi tingkat pelayanan kepegawaian dalam suatu organisasi dan selanjutnya tidak terjadi lagi perbedaan data/informasi pegawai.. Dengan Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian (SIMPEG) yang efektif diharapkan pula dapat menyediakan informasi kepegawaian yang dibutuhkan baik oleh para pengambil kebijakan dalam perencanaan, pengembangan dan kesejahteraan pegawai maupun bagi pegawai itu sendiri.
Secara keseluruhan, Kantor Kopertis Wilayah IX Sulawesi memiliki sumberdaya manusia yang cukup banyak. Berdasarkan data pegawai pada tahun 2011, diketahui bahwa jumlah pegawai Kantor Kopertis Wilayah IX Sulawesi secara keseluruhan adalah sebanyak 1.132 orang yang terdiri dari 86 orang tenaga administrativ dan 1046 orang tenaga pengajar (dosen DPK). Untuk mengelola pegawai dan mendukung penyajian data serta informasi di bidang kepegawaian, maka Kantor Kopertis Wilayah IX Sulawesi telah mengembangkan aplikasi pengolahan dan penyajian data kepegawaian yang disebut SIMPEG.
SIMPEG memiliki peran yang berarti untuk mendukung manajemen kepegawaian. Informasi Kepegawaian yang merupakan output dari SIMPEG pada Kantor Kopertis Wilayah IX Sulawesi antara lain : kepangkatan pegawai maupun dosen DPK, daftar gaji berkala, pendidikan dan pelatihan yang telah/akan diikuti, historis karir, masa pensiunan pegawai, laporan statistik pegawai, laporan bulanan kepegawaian, surat-surat keputusan yang berhubungan dengan kepegawaian.
69 Karena begitu pentingnya peranan Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian (SIMPEG) dalam menghasilkan informasi kepegawaian, maka perlu sistem tersebut berjalan secara efektif. Untuk mengetahui bagaimanakah tingkat efektivitas SIMPEG pada Kantor Kopertis Wilayah IX Sulawesi dengan melihat output dari sistem tersebut yakni informasi kepegawaian maka penulis memilih 4 dimensi efektivitas yang dikemukakan oleh Richard M. Steers yakni Kualitas, Produktivitas, Kesiagaan, dan Efisiensi. Besarnya indikator efektivitas SIMPEG yang ditetapkan dalam bentuk persentase dari jawaban yang diberikan dari tiap-tiap indikator dapat dilihat dari tabel-tabel berikut ini:
a. Dimensi Kualitas
Kualitas adalah karakteristik produk atau jasa dalam tujuannya untuk memenuhi kebutuhan dan harapan baik yang dinyatakan secara tegas maupun tersamar. Kualitas yang dimaksudkan disini artinya mutu dari informasi kepegawaian sebagai hasil dari sistem informasi manajemen kepegawaian (SIMPEG). Kualitas informasi merupakan sasaran utama dalam menciptakan sebuah sistem informasi. Untuk mengukur dimensi kualitas dalam upaya mengetahui tingkat efektivitas SIMPEG pada Kantor Kopertis Wilayah IX Sulawesi dapat diukur melalui indikator sebagai berikut :
1. Informasi kepegawaian yang selalu akurat dan lengkap 2. Informasi kepegawaian yang selalu tepat waktu. 3. Informasi kepegawaian yang relevan
70 Tabel.11
Tanggapan responden mengenai informasi kepegawaian yang selalu akurat dan lengkap.
No Tanggapan
Responden Skor (x) F F.X Persentase
1 Sangat Setuju 4 1 4 3.03% 2 Setuju 3 24 72 73% 3 Kurang Setuju 2 6 12 18.18% 4 Tidak Setuju 1 2 2 6.06% Total 33 90 100% Rata-rata skor : 90 = 2.72 33
Sumber : Diolah dari data primer, Juni 2012.
Dari tabel 11 tersebut di atas, dapat terlihat tanggapan responden mengenai informasi kepegawaian yang dihasilkan SIMPEG Kantor Kopertis Wilayah IX Sulawesi selalu akurat dan lengkap dengan persentase jawaban sangat setuju 3.03%, setuju 73%, kurang setuju 18.18%, dan jawaban tidak setuju 6.06%. Dari jawaban responden tersebut dapat disimpulkan bahwa informasi yang dihasilkan oleh Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian (SIMPEG) pada Kantor Kopertis Wilayah IX Sulawesi selalu akurat dan lengkap dimana sebagian besar responden memberi jawaban setuju. Kesimpulan tersebut didukung dari hasil wawancara penulis dengan responden yang menyatakan bahwa:
“Selama ini sih, informasinya akurat dan lengkap, karena itu merupakan sebuah keharusan dari sebuah informasi, informasi tersebut haruslah akurat diterima oleh pengguna informasi.”(Sumber : Wawancara, 26 Juni 2012).
71 Akurasi merupakan ukuran rasio antara jumlah informasi yang benar dan tidak benar. Suatu informasi dikatakan tinggi apabila akurasinya sebesar 95%. Namun akurasi tinggi tidak akan berguna apabila kedatangannya terlambat dan tidak teratur. Oleh karena itu informasi tersebut harus lengkap, ringkas dan teratur agar tidak memusingkan pengguna informasi tersebut.
Tabel.12
Tanggapan responden mengenai informasi kepegawaian yang selalu tepat waktu
No Tanggapan
Responden Skor (x) F F.X Persentase
1 Sangat Setuju 4 2 8 6.06% 2 Setuju 3 16 48 48.48% 3 Kurang Setuju 2 12 24 36.36% 4 Tidak Setuju 1 3 3 9.1% Jumlah 33 83 100% Rata-rata skor = 83 = 2.52 34
Sumber : Diolah dari data primer, Juni 2012.
Dari data pada tabel 12 tersebut di atas, dapat terlihat tanggapan responden mengenai informasi yang dihasilkan oleh Sistem Informasi Manejemen Kepegawaian (SIMPEG) selalu tepat waktu dengan persentase jawaban sangat setuju 6.06%, setuju 48.48%, kurang setuju 36.36% dan tidak setuju 9.1%. Dari jawaban responden tersebut, maka dapat ditarik kesimpulan dengan melihat jawaban dengan persentase terbanyak yakni setuju maka disimpulkan bahwa informasi yang dihasilkan oleh sistem informasi manajemen kepegawaian (SIMPEG) pada Kantor Kopertis Wilayah IX Sulawesi ini, selalu tepat waktu. Meskipun masih ada sekitar 36.36% (12 orang) yang mengatakan kurang setuju dan 9.1% (3 orang) yang menyatakan tidak setuju. Hal tersebut
72 disebabkan karena data pegawai yang bersangkutan belum lengkap ataupun belum terkumpul sehingga pengolahan informasinya pun terhambat dan informasi yang dihasilkanpun kadang tidak tepat waktu.
Terkait masalah ketepatan waktu informasi kepegawaian yang dihasilkan oleh Sistem Informasi Manajemen kepegawaian (SIMPEG) pada kantor Kopertis Wilayah IX Sulawesi ini, responden yang menyatakan bahwa:
”....informasi yang dihasilkan oleh SIMPEG Kopertis ini selalu tepat waktu, karena sudah didukung oleh tenaga yang berkualitas dan fasilitas-fasilitas yang memadai, jika informasinya terlambat, itu sebenarnya tergantung dari dosennya sendiri jika dosen yang bersangkutan malas atau terlambat untuk memberikan datanya maka informasinya pun akan terlambat untuk diolah .” (Sumber : Wawancara, 15 Juni 2012)
Ketepatan waktu sebuah informasi merupakan salah satu unsur yang menentukan kualitas dari sebuah informasi. Informasi yang usang (terlambat) akan membuat informasi tersebut tidak mempunyai nilai yang baik terutama bagi proses pengambilan keputusan. Informasi kepegawaian yang diperoleh tepat waktu, sebenarnya dapat dimaknai bahwa informasi tersebut harus sudah sampai ke pihak pengguna informasi sebelum informasi tersebut digunakan.
73 Tabel.13
Tanggapan responden mengenai informasi kepegawaian yang sesuai dengan kebutuhan pengguna informasi (Relevansi Informasi)
No Tanggapan Responden Skor F F.X Persentase 1 Sangat Setuju 4 4 16 12.12% 2 Setuju 3 24 72 73% 3 Kurang setuju 2 4 8 12.12 4 Tidak Setuju 1 1 1 3.03% Jumlah 33 97 100% Total = 97 =2.93 33
Sumber : Diolah dari data primer, Juli 2010
Dari tabel di atas dapat diperoleh gambaran bahwa informasi kepegawaian yang dihasilkan oleh SIMPEG pada Kantor Kopertis Wilayah IX Sulawesi sudah sesuai dengan kebutuhan pengguna informasi atau dengan kata lain, dikatakan bahwa informasi kepegawaian sudah relevan. Hal ini dapat dilihat dari hasil persentase jawaban responden yang memperlihatkan bahwa 73 % atau sebanyak 24responden menilai bahwa setuju dan 12.12% atau sebanyak 4 responden yang menyatakan sangat setuju tentang informasi kepegawaian yang dihasilkan oleh SIMPEG pada Kantor Kopertis Wilayah IX relevan.
Suatu informasi kepegawaian yang disajikan untuk pihak pengguna informasi tersebut akan berguna jika informasi tersebut relevan dengan kepentingannya. Informasi yang tidak relevan dengan kebutuhan pengguna informasi atau permaslahan yang ada akan membuat nilai informasi tersebut rendah. Semakin relevan suatu informasi dengan kepentingan pengguna informasi maka informasi tersebut semakin mendapatkan perhatian yang besar dari pihak pengguna. Informasi yang tidak relevan jelas tidak mendapat perhatian
74 dari si pengguna informasi. Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian dikembangkan untuk memperoleh informasi kepegawaian yang sesuai dengan keadaan/kondisi pegawai karena dalam sistem tersebut sudah tersimpan data-data pegawai yang diperlukan untuk menghasilkan sebuah informasi kepegawaian.
Terkait masalah relevansi informasi kepegawaian yang dihasilkan oleh Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian (SIMPEG) di kantor Kopertis Wilayah IX Sulawesi berdasarkan pengamatan penulis bahwa informasi yang dihasilkan memang sudah sesuai dan relevan dengan kepentingan pihak pengguna baik itu oleh pegawai sendiri maupun bagi bagi para manajer sebagai pihak pengambilan keputusan. Hal tersebut didukung dengan hasil wawancara penulis dengan Kepala Bagian Tata Usaha pada Kantor Kopertis Wilayah IX Sulawesi, Bapak Muhammad Amir, S.H yang menyatakan bahwa:
”Kalau masalah relevansi informasi, yah...menurut saya relevan-relevan saja, karena untuk mengambil sebuah keputusan yang benar memang diperlukan sebuah informasi yang relevan.” (Sumber : Wawancara, 15 Juni 2012).
Tabel. 14
Tanggapan responden mengenai informasi yang dihasilkan oleh simpeg kopertis wilayah IX sulawesi mudah dipahami
No Tanggapan
Responden Skor F F.X Persentase
1 Sangat Setuju 4 5 20 15.15% 2 Setuju 3 21 63 64% 3 Kurang Setuju 2 4 8 12.12% 4 Tidak Setuju 1 3 3 9.1% Total 33 94 100% Rata-rata : 94 = 2.85 33
75 Dari data di atas menunjukkan bahwa informasi kepegawaian yang dihasilkan oleh SIMPEG Kantor Kopertis Wilayah IX Sulawesi, mudah untuk dipahami. Dimana sebanyak 64% (21 orang responden) yang mengatakan setuju dan 15.15% (5 orang responden) yang mengatakan sangat setuju. Hal tersebut dapat dilihat dari format maupun isi dari informasi kepegawaian yang ringkas/sederhana namun jelas maksud dan tujuanya. Data tersebut juga didukung dengan hasil wawancara dengan salah satu responden yang menyatakan bahwa:
”Menurut saya, informasi kepegawaian ini mudah dipahami, karena memang sudah ada format baku untuk kebutuhan informasi tersebut.”(Sumber: Wawancara, 27 Juni 2012)
Sebuah informasi agar lebih nyata manfaatnya harus mudah dipahami oleh pengguna informasi tersebut, sebab informasi yang rumit dan berbelit-belit akan menyulitkan pengguna informasi tersebut untuk memahami dan menggunakan informasi tersebut akibatnya informasi tersebutpun akan memiliki nilai yang rendah bagi pihak pengguna informasi tersebut. Sebuah informasi yang baik harus diolah sedemikian rupa sehingga mudah dipahami oleh pengguna namun tetap memperhatikan keakuratan informasi tersebut.
76 Tabel.15
Rekapitulasi tanggapan responden mengenai dimensi kualitas No Tanggapan Responden Rata–rata skor Persentase 1 Informasi Kepegawaian yang selalu
akurat dan lengkap. 2.72 68%
2
Informasi Kepegawaian yang selalu
tepat waktu 2.52 63%
3 Informasi kepegawaian yang relevan
dengan kebutuhan 2.93 73.25%
4 Informasi Kepegawaian yang mudah
dipahami 2.85 71.25%
Rata-rata skor dan rata-rata persentase 2.76 69% Sumber : Diolah dari data primer, Juli 2012
Dari data di atas yang merupakan rekapitulasi dari keempat indikator yang telah dipaparkan dapat diketahui bahwa sistem informasi manajemen kepegawaian (SIMPEG) jika dilihat dari dimensi kualitas informasi kepegawaian maka dapat dikatakan efektif, hal ini dapat dilihat dari rata-rata persentase rekapitulasi sebesar 69%.
b. Dimensi Produktivitas
Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian (SIMPEG) dibangun untuk mendukung produktivitas informasi kepegawaian dalam menunjang proses manajemen kepegawaian. Untuk mengukur produktivitas informasi kepegawaian yang dihasilkan oleh Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian (SIMPEG) pada Kantor Kopertis Wilyah IX Sulawesi ini, maka digunakan indikator-indikator sebagai berikut :
77 a. Jumlah Informasi kepegawaian yang selalu memadai.
b. Informasi kepegawaian selalu mengalami peningkatan baik dari segi kualitas maupun kuantitas.
Tabel.16
Tanggapan responden mengenai jumlah informasi kepegawaian yang selalu memadai.
No Tanggapan
Responden Skor (X) F F.X Persentase
1 Sangat Setuju 4 3 12 9.1% 2 Setuju 3 21 63 64% 3 Kurang Setuju 2 8 16 24.24% 4 Tidak Setuju 1 1 1 3.03% Jumlah 33 92 100% Rata-rata skor= 92 =2.79 33
Sumber : Diolah dari data primer, Juli 2012
Dari data di atas menunjukkan bahwa informasi kepegawaian yang dihasilkan oleh SIMPEG Kantor Kopertis Wilyah IX Sulawesi selalu memadai, dimana sebesar 63.63% (21 orang) yang mengatakan setuju dan 9.1% (3 orang) yang mengatakan sangat setuju. Data tersebut juga didukung dengan hasil wawancara dengan Kepala Sub Bagian Kepegawaian Kantor Kopertis Wilayah IX Sulawesi, Bapak Drs. A. Lukman, M.Si yang mengatakan bahwa :
”...Informasi kepegawaian yang dihasilkan, sudah memadai, karena data-data juga selalu tersedia, hanya saja kadang masih memerlukan waktu, karena masih ada beberapa proses pengolahan data yang dilakukan secara manual. ” (Sumber : Wawancara, 27 Juni 2012).
Agar sistem kepegawaian dapat berjalan secara efektif, maka sangat diperlukan informasi yang memadai baik bagi pegawai itu sendiri maupun bagi pembuat keputusan. Informasi kepegawaian yang kurang akan menghambat
78 proses manajemen kepegawaian dan akibatnya organisasipun tidak akan berjalan secara efektif, karena sumber daya manusia yang merupakan motor penggerak organisasi tidak dikelolah dengan baik pula.
Tabel.17
Tanggapan responden mengenai informasi kepegawaian selalu mengalami peningkatan baik kualitas maupun kuantitas
No Tanggapan Responden Skor (X) F F.X Persentase 1 Sangat setuju 4 8 32 24.24% 2 Setuju 3 21 63 64% 3 Kurang setuju 2 4 8 12.12% 4 Tidak setuju 1 0 0 0% Total 33 103 100% Rata-rata skor= 103= 3.12 33
Sumber : Diolah dari data primer, Juli 2012.
Dari data tersebut di atas menunjukkan bahwa informasi kepegawaian yang dihasilkan oleh SIMPEG Kantor Kopertis selalu mengalami peningkatan baik dari segi kualitas maupun kuantitas, dimana 64% (21 orang) yang mengatakan setuju dan 24.24% (9 orang) yang mengatakan sangat setuju. Data tersebut, didukung dari hasil wawancara dengan staf pengelolah SIMPEG pada Kantor Kopertis Wilayah IX Sulawesi, Ibu A.Tenri Dio Nasrum, S.Kom yang menyatakan bahwa :
...”Informasi kepegawaian ini selalu mengalami peningkatan, karena tiap hari informasi-informasi tersebut diperbaruhi (diupdate) dan setiap tahun juga sistemnya selalu diperbaruhi (selalu ada aplikasi baru).” (Sumber: Wawancara, 29 Juli 2012)
Sebuah Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian (SIMPEG) dikembangkan untuk meningkatkan kualitas maupun kuantitas informasi
79 kepegawaaian yang diperlukan dalam proses manajemen kepegawaian. Berdasarkan pengamatan penulis, pemanfaatan SIMPEG di Kantor Kopertis Wilayah IX Sulawesi memberikan banyak manfaat untuk menghasilkan informasi kepegawaian yang selalu mengalami peningkatan baik dari segi kualitas maupun kuantitas, karena dengan adanya SIMPEG ini informasi kepagawaian yang dihasilkan lebih banyak, lebih cepat, tepat dan akurat.
Tabel.18
Rekapitulasi tanggapan responden mengenai dimensi produktivitas No Tanggapan Responden Rata–rata skor Persentase 1 Jumlah Informasi Kepegawaian yang
selalu memadai. 2.79 70%
2
Informasi kepegawaian selalu mengalami peningkatan kualitas maupun kuantitas
3.12 78%
Rata-rata skor dan rata-rata persentase 2.97 74% Sumber : Diolah dari data primer, Juli 2012.
Dari data di atas yang merupakan rekapitulasi dari ketiga indikator yang telah dipaparkan dapat diketahui bahwa sistem informasi manajemen kepegawaian (SIMPEG) jika dilihat dari dimensi produktivitas maka dapat dikatakan efektif, hal ini dapat dilihat dari rata-rata persentase rekapitulasi sebesar 74%.
c. Dimensi Kesiagaan
Kesiagaan berasal dari kata siaga yang artinya siap sedia (selalu tersedia dengan baik). Informasi kepegawaian merupakan hal yang penting yang dibutuhkan untuk memperlancar proses manajemen kepegawaian. Oleh karena
80 itu, informasi kepegawaian harus selalu tersedia dengan baik. Sebuah SIMPEG yang efektif harus mampu menyediakan informasi yang selalu tersedia dengan baik, khususnya pada saat dibutuhkan, selain itu sistem tersebut juga harus mampu memberikan informasi terbaru, karena informasi yang usang/lama tentunya akan tidak berguna lagi, atau dapat mengakibatkan kesalahan dalam proses pengambilan keputusan terkait masalah kepegawaian.
Untuk mengukur dimensi kesiagaan dalam upaya mengetahui tingkat efektivitas Sistem Informasi kepegawaian (SIMPEG) pada Kantor Kopertis Wilayah IX Sulawesi, maka indikator-indikator yang digunakan antara lain:
1. Informasi kepegawaian selalu tersedia dengan baik khususnya pada saat dibutuhkan
2. Informasi kepegawaian selalu up to date.
Tabel.19
Tanggapan responden mengenai informasi kepegawaian selalu tersedia dengan baik khususnya pada saat dibutuhkan.
No Tanggapan Responden Skor (X) F F.X Persentase 1 Sangat setuju 4 5 20 15.15% 2 Setuju 3 16 48 48.48% 3 Kurang setuju 2 11 22 33.33% 4 Tidak setuju 1 1 1 3.03% Total 33 91 100% Rata-rata skor= 91= 2.76 34
Sumber : Diolah dari data primer, Juli 2012.
Dari data pada tabel 19 tersebut di atas, dapat terlihat tanggapan responden mengenai informasi yang dihasilkan oleh Sistem Informasi
81 Manejemen Kepegawaian (SIMPEG) selalu tersedia dengan baik khususnya pada saat dibutuhkan, dengan persentase jawaban sangat setuju 15.15% (5 orang), setuju 48.48% (16 orang), kurang setuju 33.33% (11 orang) dan tidak setuju 3.03% (1 orang). Dari jawaban responden tersebut, maka dapat ditarik kesimpulan dengan melihat jawaban dengan persentase terbanyak yakni setuju dan kemudian ditambah juga dengan jawaban sangat setuju, maka disimpulkan bahwa informasi yang dihasilkan oleh sistem informasi manajemen kepegawaian (SIMPEG) pada Kantor Kopertis Wilayah IX Sulawesi ini, selalu tersedia dengan baik khususnya pada saat dibutuhkan, karena informasi tersebut tersimpan dalam media penyimpanan yang dapat diakses setiap saat, sehingga ketika ada pegawai/pimpinan yang membutuhkan informasi tersebut,informasi kepegawaian dapat langsung diberikan oleh staf pengelolah SIMPEG tersebut.
Tabel.20
Tanggapan responden mengenai informasi kepegawaian selalu up to date. No Tanggapan Responden Skor (X) F F.X Persentase 1 Sangat setuju 4 3 12 9.1% 2 Setuju 3 19 57 57.57% 3 Kurang setuju 2 10 20 30.30% 4 Tidak setuju 1 1 1 3.03% Total 33 90 100% Rata-rata skor= 90= 2.73 33
Sumber : Diolah dari data primer, Juli 2012.
Dari data tersebut di atas menunjukkan bahwa informasi kepegawaian yang dihasilkan oleh SIMPEG Kantor Kopertis selalu up to date, dimana 57.57% (20 orang) yang mengatakan setuju dan 9.1% (3 orang) yang mengatakan
82 sangat setuju. Informasi yang dihasilkan oleh SIMPEG Kopertis Wilayah IX Sulawesi ini selalu up to date karena adanya pemutakhiran (peremajaan) data yang diadakan sehingga informasi yang dihasilkanpun up to date. Hal tersebut didukung dengan hasil wawancara dengan staf kepegawaian yang merupakan
Untuk mendukung proses manajemen kepegawaian berjalan secara efektif, maka selalu diperlukan informasi yang up to date. Informasi yang up to date artinya informasi yang terbaru. Informasi yang terbaru, dapat memberikan gambaran yang jelas mengenai kondisi/keadaan pegawai/dosen di masa sekarang, karena kondisi pegawai selalu bersifat dinamis, dalam artian selalu terjadi perubahan.
Tabel.21
Rekapitulasi tanggapan responden mengenai dimensi kesiagaan No Tanggapan Responden Rata–rata skor Persentase
1
Informasi Kepegawaian selalu tersedia dengan baik terutama pada saat dibutuhkan.
2.76 69%
2 Informasi kepegawaian yang
diberikan selalu up to date 2.73 68.25%
Rata-rata skor dan rata-rata persentase 2.75 68.63% Sumber : Diolah dari data primer, Juli 2012.
Dari data di atas yang merupakan rekapitulasi dari kedua indikator yang telah dipaparkan dapat diketahui bahwa sistem informasi manajemen kepegawaian (SIMPEG) jika dilihat dari dimensi kesiagaan maka dapat dikatakan sudah efektif, hal ini dapat dilihat dari rata-rata persentase rekapitulasi sebesar 68.63%.
83 d. Dimensi Efisiensi
Efisiensi merupakan kriteria efektivitas mengacu pada ukuran penggunaan sumber daya yang langka dalam menghasilkan informasi. Sebuah Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian (SIMPEG) dibangun juga untuk menciptakan efisiensi dalam menghasilkan sebuah informasi kepegawaian. Untuk mengukur dimensi efisiensi, guna mengukur tingkat efektivitas SIMPEG pada Kantor Kopertis Wilayah IX Sulawesi, digunakan indikator sebagai berikut :
1. Informasi Kepegawaian dapat diperoleh dengan cepat.
2. Informasi kepegawaian dapat diperoleh dengan biaya yang minimal. Tabel.22
Tanggapan responden mengenai informasi kepegawaian dapat diperoleh dengan cepat.
No Tanggapan Responden Skor (X) F F.X Persentase 1 Sangat setuju 4 4 16 12.12% 2 Setuju 3 17 51 52% 3 Kurang setuju 2 12 24 36.36% 4 Tidak setuju 1 - 0 0% Total 33 91 100% Rata-rata skor= 91= 2.76 33
Sumber : Diolah dari data primer, Juli 2012.
Dari data tersebut di atas menunjukkan bahwa informasi kepegawaian yang dihasilkan oleh SIMPEG Kantor Kopertis dapat diperoleh dengan cepat, dimana 51.51% (17 orang) yang mengatakan setuju dan 12.12% (4 orang) yang mengatakan sangat setuju. Hal tersebut juga didukung dari hasil wawacara dengan staf pengelolah SIMPEG Kopertis Wilayah IX Sulawesi, Ibu A. Tenri Dio Nasrum, S.Kom, beliau berpendapat bahwa:
84 ”Informasi kepegawaian dapat diperoleh dengan cepat karena sudah tersedia dalam sistem, tinggal diambil saja sesuai dengan kebutuhan.”(Sumber: Wawancara, 29 Juni 2012).
Informasi yang dihasilkan oleh Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian (SIMPEG) Kantor Kopertis Wilayah IX dapat diperoleh dengan cepat karena pengolahan informasi tersebutpun lebih ringkas tanpa melalui prosedur yang berbelit-belit dengan menggunakan aplikasi yang tersedia sehingga informasi kepegawaianpun lebih cepat diperoleh oleh pengguna informasi. Informasi kepegawaian yang diperoleh dengan cepat menunjukkan bahwa SIMPEG tersebut berjalan secara efektif, karena SIMPEG dimaksudkan untuk menghasilkan sebuah informasi kepegawaian secara cepat dan tepat.
Tabel.23
Tanggapan responden mengenai informasi kepegawaian dapat diperoleh tanpa mengeluarkan biaya yang besar
No Tanggapan Responden Skor (X) F F.X Persentase 1 Sangat setuju 4 7 28 21.21% 2 Setuju 3 22 66 67% 3 Kurang setuju 2 4 8 12.12% 4 Tidak setuju 1 0 0 0% Total 33 102 100% Rata-rata skor= 102= 3.1 33
Sumber : Diolah dari data primer, Juli 2012.
Dari data pada tabel 23 menunjukkan bahwa informasi kepegawaian yang dihasilkan oleh SIMPEG Kantor Kopertis dapat diperoleh tanpa mengeluarkan biaya yang besar, dimana 67% (22 orang) yang mengatakan setuju dan 21.21% (7 orang) yang mengatakan sangat setuju. Sebuah Sistem Informasi Manajemen
85 Kepegawaian (SIMPEG) dibangun untuk mengurangi biaya yang besar untuk menghasilkan sebuah informasi kepegawaian karena dengan adanya Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian (SIMPEG) proses pengolahan data dan informasi menjadi lebih mudah, sederhana serta ringkas sehingga tidak mengeluarkan biaya yang besar untuk menghasilkan informasi dan informasipun dapat dengan mudah serta murah diperoleh oleh pengguna informasi.
Dari pengamatan penulis, terlihat bahwa untuk memperoleh informasi kepegawaian yang dihasilkan oleh SIMPEG Kopertis Wilayah IX Sulawesi memang tidak diperlukan biaya yang besar, bahkan pihak Kopertis Wilayah IX Sulawesi ini sudah mempersiapkan sarana dan prasarana pendukung yang dapat mengurangi biaya untuk memperoleh informasi kepegawaian seperti mesin foto copy, scanner dan sebagainya sehingga ketika ada dosen ataupun pegawai yang membutuhkan sarana tersebut, pihak Kopertis sudah menyediakan sehingga dosen/pegawai yang bersangkutan tidak perlu mengeluarkan biaya lagi.
Tabel.24
Rekapitulasi tanggapan responden mengenai dimensi efisiensi No Tanggapan Responden Rata–rata skor Persentase 1 Informasi Kepegawaian dapat
diperoleh dengan cepat. 2.76 69%
2
Informasi kepegawaian dapat diperoleh dengan biaya yang minimal.
3. 1 77.5%
Rata-rata skor dan rata-rata persentase. 3.05 73.25% Sumber : Diolah dari data primer, Juli 2012.
86 Dari data di atas yang merupakan rekapitulasi dari kedua indikator yang telah dipaparkan dapat diketahui bahwa sistem informasi manajemen kepegawaian (SIMPEG) jika dilihat dari dimensi efisiensi maka dapat dikatakan efektif, hal ini dapat dilihat dari rata-rata persentase rekapitulasi sebesar 73.25%.
Untuk mengetahui kesimpulan rata-rata (%) dari keempat kategori dimensi efektivitas SIMPEG dapat dilihat pada tabel 25 berikut :
Tabel.25
Rekapitulasi dari keempat dimensi efektivitas SIMPEG
No
Dimensi Efektivitas SIMPEG
Rata- rata Persentase Kategori
1 Kualitas 2.76 69% Efektif
2 Produktivitas 2.97 74% Efektif
3 Kesiagaan 2.73 68.63% Efektif
4 Efisiensi 3.05 73.25% Efektif
Rata-rata 2.9 71.22% Efektif
Sumber : Diolah dari data primer, Juli 2012.
Data dari tabel di atas menunjukkan Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian (SIMPEG) pada Kantor Kopertis Wilayah IX Sulawesi sudah efektif, hal ini dapat dilihat dari rekapitulasi dari keempat dimensi efektivitas yaitu: kualitas, produktivitas, kesiagaan dan efisiensi yaitu sebesar 2.9 (71.22%).
