Dengan adanya era globalisasi seperti saat ini ditambah lagi dengan adanya kemajuan teknologi yang sangat pesat menyebabkan timbulnya persaingan yang ketat diantara perusahaan dalam dunia bisnis. Untuk memenuhi kebutuhan informasi, memerlukan pengolahan yang sistematis dengan cara membentuk suatu sistem informasi. Sistem persediaan barang yang sedang berjalan pada PT. Industri Karet Deli Medan sudah menggunakan sistem komputerisasi tetapi masih terdapat beberapa kelemahan. Oleh karena itu, peneliti tertarik untuk menganalisa sistem berjalan dan mengatasi berbagai kelemahan yang ada pada sistem yang lama serta merancang suatu sistem informasi persediaan.
Peneliti merancang sistem informasi persediaan yang dapat mengatasi laporan stok yang tidak akurat dan mengatasi keterlambatan penyampaian informasi dalam pengaliran informasi dari suatu bagian ke bagian lain misalnya dari bagian gudang ke bagian penjualan.
Penelitian ini memiliki tujuan untuk mempelajari dan menganalisa sistem informasi persediaan barang pada PT. Industri Karet Deli Medan agar dapat diketahui kelemahan dan keunggulannya dan Memberikan solusi penyelesaian untuk menyelesaikan masalah yang sedang dihadapi oleh di PT. Industri Karet Deli Medan sehubungan dengan pengolahan data persediaan dan informasi yang akan dihasilkan. Serta memiliki manfaat untuk memudahkan pihak administrasi penjualan dalam menyusun laporan data persediaan, agar disajikan dengan lebih cepat dan akurat oleh pihak administrasi dan untuk meningkatkan kemampuan peneliti dalam perancangan sistem yang dapat menjadi referensi perpustakan tentang sistem informasi persediaan.
Kata Kunci: sistem, informasi, persediaan.
Abstract
With the globalization era as it is now coupled with rapid technological advancements, there has been an intense competition among companies in the business world. To meet information needs, requires systematic processing by forming an information system. Goods inventory system that is running at PT. Industri Karet Deli Medan has been used by a computerized system but there are still some weaknesses. Therefore, the researchers are interested in analyzing the running and overcoming various systems in the old system and designing an inventory information system.
Researchers design inventory information systems that can overcome inaccurate stock reports and overcome delays in delivering information in information from one part to another, for example from warehouse to sales department.
This study has the aim to study and analyze the information system of inventory at PT. Industri Karet Deli Medan in order to know the benefits and provide solutions to solve problems that are being faced by PT. Industri Karet Deli Medan in connection with the processing of inventory data and information that will be produced. As well as having benefits to facilitate the sales administration in preparing inventory data reports, to be presented more quickly and accurately by the administration and to improve the ability of researchers in system design that can be a reference library of inventory information systems.
1. Pendahuluan
Dengan semakin ketatnya persaingan bisnis di dalam dunia usaha, kecepatan dan ketepatan dalam bertindak merupakan suatu hal yang utama. Pengelolaan yang baik pada suatu perusahaan sangat diperlukan untuk memperlancar kinerja perusahaan. Ada beberapa sistem pada suatu perusahaan, salah satunya adalah sistem persediaan, yang berfungsi untuk mengetahui jumlah barang pada gudang. Pada sistem informasi persediaan, seharusnya suatu perusahaan mempunyai stok opname serta stok terendah, adapun fungsi dari stok opname adalah mempercepat kegiatan perusahaan dalam menentukan jumlah persediaan akhir, sedangkan stok minimum untuk mengetahui suatu barang pada level terendah, dimana pada saat barang akan habis, sistem dapat menunjukan sinyal, sehingga perusahaan dapat langsung memesannya kembali.
Komputerisasi adalah pemanfaatan komputer secara benar dan semaksimal mungkin, dan bukan sekedar sebagai pengganti mesin ketik. Hal ini harus ditunjang oleh hardware (perangkat keras), software (perangkat lunak), dan brainware (pemakai komputer/operator). Untuk saat ini, ketiga faktor tersebut saling berhubungan dan harus terpenuhi semua agar komputer dapat menjalankan tugas dan fungsinya secara optimal dan maksimal.
PT. Industri Karet Deli Medan adalah salah satu perusahaan swasta yang memproduksi dan mendistribusikan produk karet. Dalam pelaksanaan kegiatan penerimaan dan pendistribusian di PT. Industri Karet Deli Medan, telah digunakan suatu sistem informasi untuk mendata transaksi yang telah dilakukan dan sistem informasi yang digunakan pada PT. Industri Karet Deli Medan sebenarnya sudah cukup baik, namun masih memiliki beberapa keterbatasan dan kekurangan karena pada sistem persediaan suku cadang sering tidak sesuai diakibatkan pengambilan suku cadang dengan satuan yang berbeda pada sistem misalnya dalam masuk barang mesin dalam satuan set akan tetapi pada saat pengambilan dalam bentuk piece, dan pada saat index data sering gagal yang menyebabkan semua data transaksi terhapus sehingga perlu dilakukan pengisian ulang data transaksi yang hilang tersebut.
2. Metode Perancangan
Dalam penelitian ini peneliti menggunakan metode pengembangan sistem yaitu metode waterfall yang menekankan pada sebuah keturutan dalam proses pengembangan perangkat lunak.
Adapun dalam pengembangan pengembangan perangkat lunak untuk menghasilkan sebuah aplikasi tentu perlu ada perencanaan. Perencanaan dibuat dengan maksud agar penelitian dapat berjalan sesuai dengan rencana yang nanti dapat selesai tepat waktu. Rencana jadwal penelitian dapat dilihat pada tabel 1.
Tabel 1 Rencana Jadwal Pelaksanaan Penelitian
1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 Studi Kelayakan 2 Pengumpulan Data 3 Studi Literatur 4 Analysis (Analisa) 5 Design (Desain) 6 Penyusunan Laporan
Mei Juni July
N o
Nama Kegiatan
Februari Maret April
3. Hasil dan Analisis
Gambar 1 Aliran Sistem Informasi Barang Masuk
Adapun Aliran sistem informasi persediaan yang ada dapat dilihat pada gambar 2.
Gambar 2. Bagan Alir Dokumen Sistem Barang Keluar Adapun aliran sistem informasi barang masuk dapat dilihat pada gambar 3.
Adapun aliran sistem informasi barang keluar dapat dilihat pada gambar 4.
Gambar 4. Bagan Alir Dokumen Sistem Barang Keluar Adapun bagan alir dokumen sistem barang retur dapat dilihat pada gambar 5.
Gambar 5. Bagan Alir Dokumen Sistem Barang Retur
Adapun bagan alir dokumen sistem penyesuaian dapat dilihat pada gambar 6.
Gambar 6. Bagan Alir Dokumen Sitem Penyesuaian
Rancangan keluaran merupakan perancangan output yang dibuat dan disusun dalam bentuk laporan ( report ). Laporan dirancang dengan menggunakan Crystal Report 9.0. Adapun perancangan keluaran terdiri dari :
a. Laporan pemesanan barang
Gambar 7 Laporan pemesanan barang b. Laporan pengeluaran barang
Adapun laporan pengeluaran barang dapat dilihat pada gambar 8.
Gambar 8 Laporan pengeluaran barang c. L aporan Order Barang
Adapun Order barang dapat dilihat pada gambar 9.
Gambar 9 Order Barang d. Laporan Purchase Order
Adapun Purchase Order dapat dilihat pada gambar 10.
e. Laporan Masuk Barang
Adapun laporan masuk barang dapat dilihat pada gambar 11.
Gambar 11 Laporan Masuk Barang f. Laporan Masuk Barang Retur
Adapun laporan masuk barang retur dapat dilihat pada gambar 12
Gambar 12 Laporan Masuk Barang Retur g. Laporan Retur Pembelian
Adapun laporan retur pembelian dapat dilihat pada gambar 13.
Gambar 13 Laporan Retur Pembelian h. Laporan Retur Produksi
Gambar 14 Tampilan Laporan Retur Produksi i. Laporan Stok
Adapun laporan stok dapat dilihat pada gambar 15.
Gambar 15 Laporan Stock j. Laporan kartu stok
Adapun laporan kartu stok dapat dilihat pada gambar 16.
Gambar 16 Laporan Kartu Stok
Setelah penulis melakukan perancangan sistem, adapun menu login dapat dilihat pada gambar 17.
Adapun tampilan sistem dapat dilihat pada gambar 18.
Gambar 18 Tampilan menu utama
Adapun sub-menu yang terdapat pada menu file dapat dilihat pada gambar 19.
Gambar 19 Tampilan sub menu file
Adapun sub-menu yang terdapat pada menu produksi dapat dilihat pada gambar 20.
Gambar 20 Tampilan sub menu produksi
Adapun sub-menu yang terdapat pada menu gudang dapat dilihat pada gambar 21.
Gambar 21 Tampilan Sub Menu Gudang
Adapun sub-menu yang terdapat pada menu pembelian dapat dilihat pada gambar 22.
Gambar 24 Tampilan Sub Menu Laporan
Dalam mempersiapkan suatu awal sebuah sistem data master adalah data yang harus pertama dilakukan untuk kelanjutan dari suatu sistem yang berjalan. Adapun persiapan data master dapat diuraikan sebagai berikut.
1. Input Data barang
Adapun tampilan form data barang dapat dilihat pada gambar 25.
Gambar 25 Tampilan form data barang 2. Input Data Supplier
Adapun tampilan form data supplier dapat dilihat pada gambar 26.
Gambar 26 Tampilan form data supplier
Pengintan data transaksi akan terjadi jika data master telah di input, adapun data-data transaksi yang ada didalam sistem dapat diuraikan sebagai berikut,
1. Data Permintaan masuk barang
Adapun tampilan form data permintaan masuk barang dapat dilihat pada gambar 27.
Gambar 27 Tampilan form data permintaan masuk barang 2. Data Purchase Order
Adapun tampilan form data purchase order dapat dilihat pada gambar 28.
Gambar 28 Tampilan form data purchase order 3. Masuk Barang
Gambar 29 Tampilan form nota masuk barang barang 4. Data Retur Pembelian
Adapun tampilan form data retur masuk barang barang dapat dilihat pada gambar 30.
Gambar 30 Tampilan form data retur masuk barang 5. Data Retur Produksi
Adapun tampilan form data transfer barang dapat dilihat pada gambar 31.
6. Data pengeluaran
Adapun tampilan form data pengeluaran barang per hari dapat dihat pada gambar 32.
Gambar 32 Tampilan form data pengeluaran barang per hari 7. Data Penyesuaian Barang
Adapun tampilan form data penyesuaian barang dapat dilihat pada gambar 33.
Gambar 33 Tampilan form data penyesuaian barang 1. Laporan Stok Minimum
Adapun tampilan laporan stok minimum dapat dilihat pada gambar 34.
Gambar 34 Tampilan laporan stok minimum 2. Laporan Retur Masuk barang
3. Laporan Retur Produksi
Adapun tampilan nota retur dapat dilihat pada gambar 36.
Gambar 36 Tampilan nota retur 4. Purchase Order
Adapun tampilan purchase order dapat dilihat pada gambar 37.
Gambar 37 Tampilan purchase order 4. Kesimpulan
Adapun kesimpulan yang diperoleh peneliti dalam penelitian ini antara lain Dengan adanya sistem informasi persediaan barang ini dapat mengatasi ketidaksesuaian persediaan dan keakuratan persediaan dari pemasukan barang hingga pengeluaran barang serta Dengan adanya notifikasi minimal stok, pengguna dapat lebih mudah dalam pemesanan barang dan meminimalisasikan kehabisan stok yang ditentukan serta Dengan sistem menggunakan proses penarikan data yang cerdas ini, diharapkan pengguna akan lebih mudah menggunakannya dan dapat mengatasi pengindeksan ulang
Adapun saran yang diberikan oleh peneliti untuk pengembangan sistem antara lain Menggunakan jangkauan berbasis Mobile agar para teknisi akan lebih mudah dalam mengetahui persediaan barang didalam sistem dan mempercepat pembelian jika terjadi pembelian barang secara mendadak diluar jam kerja(bagian pembelian) dan Untuk pempercepat pengeluaran barang dan keakuratan status penyimpanan, peneliti menyarankan penggunakan barcode. Serta Untuk mempercepat pengambilan barang peniliti menyarankan untuk mencantumkan lokasi stok dan sistem alarm jika stok barang mengalami kehabisan dan Disain antar muka yang kurang modern, peneliti menyarankan untuk mengubah disain menjadi lebih baik (UI/UX DISIGN) serta Peneliti menyarankan agar adanya suara notifikasi jika ada pesanan masuk(produksi ke gudang) dan order(gudang ke pembelian).
5. Daftar Pustaka
[1.] (Anjarsari, Noviana, 2013) Analisis Perlakuan Akuntansi Persediaan Bahan Baku [2.] (Darmawan, Deni dan Fauzi, Nur, Kunkun., 2013) Sistem Informasi Manajemen. [3.] (Davis, Gordon B, 2013) Kerangka Dasar SI, Struktur & Pengembangan [4.] (Enterprise, Jubilee, 2015) Pengenalan Pemrograman Komputer
[5.] (Fathansyah, 2012) Basis Data
[6.] (Iskandaria, 2012) Contoh Pengujian Black Box
[7.] (Kadir, Abdul, 2014) Pengenalan Sistem Informasi Edisi Revisi [8.] (Ladjamudin, Al-Bahra B, 2013) Analisis dan Desain Sistem Informasi
[9.] (Laudon, Kenneth C., dan Jane P. Laudon, 2012) Management System: Managing the Digital Firm Twelfth Edition.
[10.] (Nash, John F, 2012) Pengertian Sistem Informasi
[11.] (Permana, B, 2013) Laporan Menggunakan Crystal Report Pada Visual studio 2013
[12.] (Rahmani, Fadhilah, 2012) Pengaruh Pengendalian dalam Pengelolaan Persediaan Bahan Baku terhadap Efesiensi Harga Pokok Produksi
[13.] (Roger, S. Pressman, Ph.D., 2012) Rekayasa Perangkat Lunak (Pendekatan Praktisi)
[14.] (Rosa dan Shalahuddin, M. A. S, 2013) Rekayasa Perangkat Lunak Terstruktur Dan Berorientasi Objek.
[15.] (Subhan, Mohamad, 2012) Analisa Perancangan Sistem [16.] (Sutabri, Tata, 2012) Analisis Sistem Informasi
[17.] (Sutarman, 2012) “Buku Pengantar Teknologi Informasi”
[18.] (Tantra, Rudy, 2012) Manajemen Proyek Sistem Informasi, bagaimana mengolah proyek sistem informasi secara efektif & efisien
[19.] (Yakub, 2012) Pengantar Sistem informasi
[20.] (Said, Fairuzel, 2012) Sistem Basis Data Entity Relationship Diagram.
